SAT

Gestin de Servicio de Asistencia Tcnica

Por Juan Angel Molina CONSULTORA INFORMATICA

Contenido

QU ES SAT? CMO USARLO 1 FORMULARIO DE BSQUEDA Y SELECCIN DE ORDENES SAT: 2 GESTIN DE ORDENES SAT Y PARTES DE TRABAJO 2.1 NUEVA ORDEN SAT O NUEVO PARTE DE TRABAJO 2.2 EDICIN DE UNA ORDEN SAT EXISTENTE 3 IMPRIMIR 4 MANTENIMIENTOS 5 MQUINAS 6 GARANTA 7 CONFIGURACIN 7.1 STOCK 7.2 ARTCULOS POR DEFECTO 7.3 FORMATO DETALLES 7.4 SERIES Y NUMERACIN 7.5 TCNICO POR DEFECTO 7.6 FECHAS CIERRE 7.7 CONTROL CIF/NIF 7.8 TIPO DE REPARACIN POR DEFECTO 7.9 ORDEN SAT O PARTE TRABAJO 7.10 ARTCULO FACTURABLE 7.11 ORDENACIN INICIAL 8 ANEXO REVISIONES

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SAT. Gestin de Servicio de Asistencia Tcnica

Contenido

Qu es SAT?

SAT es un completo programa que le permitir ofrecer atencin tcnica a sus clientes, de una forma sencilla y eficaz, adaptndose a sus requerimientos de organizacin. El gestor de Servicios de Asistencia Tcnica SAT, ha sido desarrollado para obtener el mximo rendimiento del servicio de soporte y aumentar la satisfaccin de sus clientes de una forma efectiva y gil. Con SAT podr organizar la asistencia tcnica a sus clientes de una forma completa; desde el envo de presupuestos, pasando a la generacin de rdenes de reparacin, hasta gestionar las entradas de material a reparar. La rpida organizacin de recursos materiales y humanos, tanto internos como externos, est asegurada con SAT, maximizando con ello la eficacia de su servicio y rentabilizando el trabajo realizado. SAT, al mismo tiempo, le permite regularizar al momento el stock existente, as como obtener el histrico de cada cliente de forma automtica. Prestaciones: Generacin de rdenes de reparacin Control de rdenes de reparacin Envo de presupuestos desde la orden de reparacin Asignacin de mano de obra Asignacin de recursos Planificacin de servicios Control del producto Efectos automticos sobre el stock Clasificacin por tipos de operacin Histrico de asistencias por cliente Gestin de garantas Gestin de servicios externos Generacin de presupuestos Control de seguimiento del servicio

Adems, SAT, Gestin de Servicio de Asistencia Tcnica, est completamente enlazado con las aplicaciones de gestin empresarial Nexus Software, lo que permite la generacin automtica de albaranes y facturas, cuyos formatos pueden ser definidos por el propio cliente, adecundolos a las caractersticas de cada empresa.

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Qu es SAT?

Cmo usarlo

El modulo SAT se sirve del concepto orden SAT para la gestin de todas las incidencias Servicio Asistencia Tcnica que acontezcan, as como del concepto de parte de trabajo. La orden SAT, as como los partes de trabajo, deben ir vinculados a un cliente, almacn y artculo. Los artculos se definirn con cdigo y nmero de serie. La principal diferencia entre una orden SAT y un parte de trabajo suele ser la posibilidad o no de facturar el trabajo realizado.

Formulario de Bsqueda y Seleccin de Ordenes SAT:

Tras ejecutar el mdulo nos encontramos con una pantalla inicial en la que se nos muestran una serie de filtros para poder encontrar el parte o la orden SAT que necesitemos. Como podemos observar en la parte superior derecha existe un criterio de filtrado que sirve para filtrar solo por el campo seleccionado en el criterio o por cualquier campo en caso de seleccionar el criterio de filtrado Cualquiera. Los campos por los que podemos efectuar la bsqueda son: Cliente, Artculo, Nmero de Serie, Representante y Tcnico. Adems podemos filtrar seleccionando: un rango de fechas (de apertura o de cierre de la orden o parte), el tipo de orden (parte de trabajo, orden SAT o ambos), el estado del documento (pendiente, cerrado o todos) y por tipo de reparacin.

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Cmo usarlo

En la parte inferior de la ventana podemos observar una serie de botones, el primero sirve para poder crear una nueva orden SAT o parte de trabajo. El segundo sirve para editar aquel parte u orden seleccionada previamente en la gris. El tercero sirve para borrar aquella orden SAT o parte de trabajo seleccionado. El cuarto botn imprimir los documentos vinculados a la orden o parte seleccionado. El siguiente botn, Mantenimientos sirve para dar de alta aquellos clientes que tienen contrato de mantenimiento. El botn de Mquinas sirve para dar de alta las mquinas y gestionar las mismas. El botn de Garanta sirve para registrar todos aquellos artculos vendidos que tienen un servicio de garanta. Con el botn de configuracin del modulo, se accede a un formulario de miscelnea, y desde este formulario se fijan las opciones necesarias para el correcto funcionamiento del sistema. Por ultimo, el botn Salir sirve para cerrar el mdulo.

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2.1

Gestin de ordenes SAT y partes de trabajo

Nueva Orden SAT o Nuevo Parte de Trabajo

Desde el programa SAT tenemos la doble funcin de introducir ordenes o partes de trabajo, la principal diferencia entre ambos es que los primeros se pueden facturar directamente y los segundos no, son tareas de mantenimiento interno, contratadas con el cliente previamente o servicios varios, esta funcin ser til para llevar un histrico de todas las acciones realizadas. En primer lugar, cuando queramos generar una nueva orden o parte tendremos que insertar la cabecera. La cabecera se compone de: Cdigo de Cliente: deberemos introducir el cdigo de cliente al que hace referencia la orden SAT o el parte de trabajo.

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Cmo usarlo

Tipo de Reparacin: se distinguen cuatro tipos de reparaciones: A. Reparacin en domicilio cliente: En la reparacin en casa del cliente no hay entrada del material a reparar en el almacn, tampoco existe la figura de la aceptacin del presupuesto, esta es implcita y no se permiten trabajos externos subcontratados a proveedores. B. Reparacin en taller: En la reparacin en el taller se puede dar o no de alta el articulo en el almacn (aparecer un cuadro de dialogo que nos preguntar si deseamos dar entrada al articulo en ese momento). Se deja a discrecin del cliente la aceptacin del presupuesto. En caso de no ser aceptado se generara un albaran de venta en el que aparecer como concepto el articulo que se ha introducido como articulo de rechazo en la configuracin del modulo SAT. En caso de aceptar el presupuesto se podrn efectuar tantas entregas a proveedores para trabajos externos como se desee. Una vez se hayan producido todas las reparaciones deseadas podremos servir la orden SAT, generndose los albaranes de venta asociados. C. Atencin telefnica: En la atencin telefnica no hay entrada del material a reparar en el almacn, no se permiten trabajos externos subcontratados a proveedores. D. Instalacin: Una instalacin tendr las mismas posibilidades que una reparacin en taller.

Cdigo de almacn: almacn sobre el que se efectuaran las transacciones de la incidencia SAT. Representante: el representante que efectu la venta o la recepcin de la incidencia. Fecha de Entrada: En este campo deberemos rellenar la fecha de alta de la incidencia SAT. Hora de Entrada: La hora del alta de la incidencia, por defecto se guardar si no se cambia la hora del momento en el que se estn introduciendo la cabecera de la orden o del parte. Cdigo de Articulo: cdigo del artculo al que hace referencia la incidencia SAT. Nmero de Serie: Nmero de serie del artculo al que hace referencia la orden SAT. Tipo de Orden:

Una vez se han rellenado todos estos datos se podr guardar la cabecera SAT, momento en el cual podemos rellenar campos como Avera notificada, observaciones datos de garanta etc.

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Cmo usarlo

Una vez guardada la cabecera de documento podemos guardar la orden sin necesidad de introducir ningn repuesto o mano de obra, cosa que podremos hacer con posterioridad. En este momento se da entrada al artculo en el almacn y se genera en Nexus la oferta y su correspondiente albaran de regularizacin en el caso de que se haya dado en este momento la entrada de material. A partir de este momento podemos o bien rechazar el presupuesto con lo que la orden quedar cerrada o bien seguir adelante con la aceptacin del presupuesto. Es imprescindible optar por una de las dos opciones que en el caso de reparaciones en taller debe ser aceptada por el cliente para que se pueda continuar adelante con el proceso. Si el cliente rechaza el presupuesto el modulo SAT genera automticamente el albaran de venta con el articulo de Rechazo de Presupuesto que se especific en la miscelnea, emitiendo un albaran de regularizacin para dar salida al material al que afectaba el SAT del almacn. Si por el contrario el cliente acepta el presupuesto podremos entregar la mercanca a proveedores para que realicen servicios externos.

2.2

Edicin de una Orden SAT existente

Cuando accedemos a una orden SAT existente desde la ventana de seleccin podemos editarla empleando el botn editar o dndole doble clic en la lista de ordenes.

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Cmo usarlo

Durante el proceso de edicin podemos o bien seguir el proceso normal de la orden, por que hayamos salido y tengamos que dar algn paso mas o bien podemos editar la orden, aadiendo mas repuestos o mas mano de obra. En este caso la orden SAT ser revocada hasta el paso inicial, y tendremos que ejecutar el resto de acciones asociadas a partir de ese momento. Por ejemplo si editamos una orden en la que ya hemos servido se eliminaran todos los documentos asociados y tendremos que de nuevo aceptar el presupuesto, generar los trabajos externos y servir de nuevo la orden. Solo hay un estado en el que no se puede editar la orden, y es cuando se ha facturado los albaranes de venta, que en caso de tener que ser editada dicha orden tendramos que deshacer la factura en NEXUS antes de editar la orden SAT. El borrado de ordenes SAT desde el formulario de seleccin tiene exactamente las mismas restricciones e implicaciones que la edicin aqu descrita.

Imprimir

Desde la opcin imprimir podemos acceder a una seleccin de formatos previamente configurados asociados a la orden SAT o parte de trabajo que queramos imprimir.

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Mantenimientos

Esta opcin nos proporcionar una informacin a la hora de elaborar listados de aquellos clientes que tienen contrato de mantenimiento. Desde aqu podemos ver los clientes dados de alta con esta opcin, y un filtro por cliente. Dar de alta un nuevo cliente, editarlo y por supuesto borrarlo.

Nuevo:

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Editar:

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Mquinas

En esta parte de la aplicacin daremos de alta aquellas mquinas que queramos controlar especialmente o todas las mquinas si as lo deseamos. Sobre todo para aquellas mquinas que tengan servicio de mantenimiento.

De forma que si una mquina tiene contratado o no su mantenimiento, en el momento en el que demos de alta un nuevo parte de trabajo u orden SAT en el que intervenga dicha mquina el sistema nos dar un aviso como podemos ver a continuacin:

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Al dar de alta o editar una mquina tendremos que seleccionar el cdigo de artculo, el nmero de serie de la mquina y el cliente propietario de la misma. Adems podemos indicar el tipo de mquina que es, es decir, si pertenece a una familia o a un genrico. Desde aqu o tambin como hemos visto anteriormente desde el filtro inicial podemos indicar si una mquina tiene contrato de mantenimiento o no con el check correspondiente. En los apartados Ficha y Cobertura especial podemos escribir todas aquellas observaciones que creamos necesarias sobre la mquina. Ms abajo observamos una serie de checks que nos indicarn la cobertura de mantenimiento que tiene dicha mquina. Adems, podemos activar una alarma para cuando se le efecte algn trabajo y tenemos un apartado para poder registrar todos los datos referentes a la configuracin de red de la mquina. Nuevo:

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Editar:

Las alarmas que escribamos en esta ficha de mquina aparecern a la hora de realizar una orden SAT o un parte de trabajo como podemos observar a continuacin:

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Garanta

Desde aqu daremos de alta todos aquellos artculos vendidos a los que se les debe dar un soporte de garanta. En la pantalla inicial tenemos un filtro por cliente, por artculo y por nmero de serie. Adems podemos acceder desde el botn Nuevo a dar de alta una nueva garanta, editarla, as como borrarla.

Para dar de alta una nueva garanta en primer lugar tenemos que pulsar Nuevo, a continuacin, los datos a rellenar son: el cliente al que se le ha vendido, el artculo en garanta, el nmero de serie de ese artculo, el proveedor al que se le compr la mquina, la fecha de compra del cliente, as como el periodo de garanta. Para el periodo de garanta se pueden usar los checks de la derecha, de forma que se cambia automticamente la fecha de fin de la garanta segn seleccionemos 6 meses, 1 ao o 2 aos. En caso de que el periodo sea diferente a estos tres tipificados se deber cambiar manualmente la fecha del fin de la garanta. Otro campo a rellenar son las unidades de ese artculo con ese nmero de serie, para ese cliente, comprados al mismo proveedor, en la misma fecha y con el mismo periodo de cobertura en garanta. Adems, desde aqu podemos insertar las observaciones que creamos convenientes a dicha garanta.

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Nuevo:

Editar:

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Cuando demos de alta una nueva orden SAT o parte de trabajo la aplicacin nos avisar de que el producto est en garanta, y adems si nos vamos a la pestaa Datos Garanta, vemos como los datos de la misma ya se han activado automticamente:

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7.1

Configuracin
Stock

Almacn por defecto: ser el almacn por defecto contra el que se realizarn las transacciones comunes del SAT, ser donde entre la mercanca en el momento de ser entregada por el cliente, donde descontaremos los repuestos etc. Almacn de Trabajos Externos: Ser el almacn por defecto contra el que se efecten las transacciones vinculadas a trabajos externos de la orden SAT. Este almacn ser donde se descontar la mercanca en el momento de entregrsela al proveedor y donde entre en el momento en que el proveedor nos devuelva la mercanca.

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7.2

Artculos por defecto

Cdigo de rechazo de presupuesto: Ser el artculo que por defecto el sistema detallar en la lnea del albarn de venta generado cuando el cliente rechaza el presupuesto de reparacin SAT. Cdigo de elaboracin de presupuesto: En el caso de que no se agreguen ni repuestos ni mano de obra el sistema insertar este artculo de elaboracin de presupuesto si se ha activado la opcin o el artculo 0 si est desactivada. Cdigo de artculo de trabajos externos: Ser el artculo que por defecto el sistema detallar en la lnea del albaran de compra generado para los trabajos externos subcontratados a un proveedor. Cdigo de artculo de corte de mano de obra: Este artculo se emplea internamente para distinguir entre artculos de repuesto y mano de obra dentro de las lneas de una orden SAT. Este artculo puede o no activarse en funcin de las necesidades de cada una de las implantaciones. Este artculo solo deber activarse en caso de necesitar el uso de formatos de impresin separando los repuestos de la mano de obra, en caso contrario no hace falta activarlo.

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7.3

Formato detalles

El formato de almacenamiento de detalles de documento indica si se almacenar el nmero de orden SAT, o si por el contrario se almacenar el cdigo de artculo y el nmero de serie al que hace referencia. Por lo tanto, para todos los movimientos realizados en Nexus, as como en todas las consultas de documentos nos aparecer la REFERENCIA segn la opcin seleccionada.

7.4

Series y numeracin

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Se debe configurar as mismo las series de los documentos vinculados a las ordenes SAT. Serie documentos venta: Esta serie se utilizar para los documentos de venta vinculados a las rdenes SAT (Albaranes de entrada, Pedidos, Ofertas, etc.) Serie documentos trabajos externos: Aqu seleccionaremos la serie de los documentos de compras vinculados a las rdenes SAT. El check de introduccin manual de nmeros de albarn sirve para que en caso de estar marcado, la aplicacin de la opcin de cambiar manualmente el nmero del albarn generado en NEXUS, si lo dejamos desmarcado siempre se generar un nmero automtico.

En caso de no escribir ningn nmero en la figura anterior, el programa tambin generar automticamente el nmero de albarn.

7.5

Tcnico por defecto

Desde aqu podemos seleccionar qu tcnico es el asignado por defecto en los partes de trabajo y ordenes SAT. Cabe destacar, que los tcnicos hay que darlos de alta como artculos.

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7.6

Fechas cierre

En caso de marcar el check la fecha de la orden SAT o el parte de trabajo quedar modificada en el momento en el que se cierre la misma, pasando a ser la fecha de apertura y cierre la misma.

7.7

Control CIF/NIF

Si marcamos el check se llevar un control exhaustivo de los CIF, es decir, solo se permitir trabajar con ese NIF en caso de que no tenga la longitud y la forma correcta. Adems, avisar en caso de que la validacin del NIF sea incorrecta.

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7.8

Tipo de reparacin por defecto

Desde aqu seleccionaremos el tipo de reparacin por defecto que aparecer en los partes de trabajo y/o en las ordenes SAT.

7.9

Orden SAT o parte trabajo

Aqu se decide qu tipo de documento se va a rellenar por defecto.

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7.10

Artculo facturable

Esta opcin de configuracin permite seleccionar un artculo por defecto tanto para la creacin de nuevos partes de trabajo como para la creacin de nuevas ordenes SAT.

7.11

Ordenacin inicial

Al acceder a la aplicacin SAT nos aparecen los partes y/o ordenes SAT previamente introducidas, desde esta pestaa decidimos en qu orden queremos visualizar dicho listado, por fecha o por nmero de incidencia.
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Anexo Revisiones

NOVEDADES REVISIONES SAT 1) Modificacin de la Descripcin y Precio. En esta nueva revisin tenemos la opcin de modificar la descripcin de la lnea, tanto en repuestos como en mano de obra, tambin tenemos la opcin de activar en las opciones de Miscelnea y dependiendo del entorno de seguridad que necesitemos con los usuarios del programa, el control de precios. Activada esa opcin adems de la descripcin de las lneas tambin podemos modificar el precio. Dichas modificaciones quedan reflejadas en los documentos Nexus con los que interacta.

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El campo Descripcin Articulo es editable.

Si adems de modificar la descripcin, queremos modificar el precio, debemos cambiar en la opcin de Miscelnea de la aplicacin, dentro de la pestaa de Control de Precios

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Debemos activar el check de Controla Precios de Venta

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El Campo Precio Unitario es editable.

Esta misma opcin tambin se aplica en la pantalla de Mano de Obra

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* Estructura de Ordenes Padre e Ordenes Hija. La incorporacin de esta arquitectura a la aplicacin SAT, nos permite, en el caso de productos o maquinas que tienen despiece, crear una Orden SAT(Orden Padre) con la maquina que inicia la intervencin SAT y crear una nueva Orden SAT(Orden Hija) de algn elemento que compone esa maquina, pero indicndole que proviene de una Orden Padre. De esta manera podremos realizar de manera independiente el envo y recepcin a Proveedor de un elemento o pieza del producto que forma parte de una maquina principal. En la pantalla inicial de consultas de SAT aparecen dos columnas nuevas, la columna Vinc. indica que esa Orden tiene otras Ordenes vinculadas y la columna IDM donde nos indica en el caso de que la orden dependa de una Orden Padre , el cdigo de la misma.

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En la pantalla inicial de consultas seleccionando la lnea de dicha Orden y cuando esta seleccionada en azul, pulsando el botn derecho del ratn nos despliega el mensaje de Ver vinculadas

Si pinchamos el mensaje de Ver vinculadas nos despliega el rbol de relacin de la Orden Padre y sus hijas.

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Este rbol es interactivo, si seleccionamos cualquier entrada de la estructura y pulsamos el botn Abrir, nos abre la Orden seleccionada y podemos actuar con ella realizando cualquier modificacin, al salir de dicha orden nos devuelve a este rbol, hasta que pulsamos el botn Cerrar

En el mantenimiento de la Orden , si esta tiene una Orden Padre, nos lo indica y nos muestra en numero de Orden Padre

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En la creacin de la Orden Sat o de Parte de Trabajo, en la introduccin de datos de cabecera tenemos un campo nuevo denominado Incidencia Maestra, es un campo desplegable donde se puede seleccionar la Orden Padre de la que depende la Orden que estamos creando. Solo aparecern Ordenes Padre si es DEL MISMO CODIGO DE CLIENTE.

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