Evapro3 3

EVALUACIN, PLANIFICACIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
usando Excel y Project
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RECURSOS HUMANOS ASIGNADOS A LAS TAREAS
OPCION AVANZADO
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NOTAS
Permite dejar NOTAS relacionadas con la tarea o actividad elegida. TRABAJO ASOCIADOS A OTROS PROGRAMAS Esta opcin adems nos permite conectarnos con otros programas de aplicacin. Para asignar un Presupuesto de Materiales a una Tarea por ejemplo, podemos utilizar EXCEL, el cual permitira mantener actualizado el costo de sta tarea cuando hay cambios en precios unitarios y/o cantidad de materiales o insumos utilizados en el proyecto. *****
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5.15.
Plan esquemtico del Proyecto
5.16. TAREAS RESUMEN y subtareas

Las tareas de resumen son ttulos generales con tareas subordinadas incluidas en ellas. Las tareas resumen ofrecen una estructura de esquema que identifica las grandes fases del proyecto. Como en todo esquema, cada nivel de subordinacin representa un nivel adicional de detalle para la tarea. Se crea una tarea de resumen, cuando se incluye una tarea en ella ( o aplica sangra ). Se elimina la estructura del esquema cuando se anula la sangra de las tareas incluidas bajo la tarea de resumen. Cada tarea de resumen es programada automticamente para que comience en la fecha ms temprana de todas las fechas de inicio de las tareas; su fecha final es la ltima fecha final de las tareas.
DURACION DE UNA TAREA RESUMEN
COMANDOS PROJECT
En ste Tema
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TAREA RESUMEN
SUBTAREAS
HITOS
Consejo
PARA HACER UN PLAN DEFINA TODAS LAS TAREAS Y DE UN ORDEN LGICO COMO FASES DEL PROYECTO. DEFINA LOS HITOS IMPORTANTES
La duracin de una tarea de resumen es el tiempo de trabajo total que hay entre la fecha inicial ms temprana y la final ms tarda de las tareas que incluye; la duracin de una tarea de resumen no es la suma de las duraciones de todas las tareas. Las tareas resumen tambin contienen informacin total de trabajo en duracin y costos. 5.17. DEGRADACION DEL PLAN DE PROYECTO Es el modo en el que se establece una estructura de esquema para el plan del proyecto. Las tareas degradada que se encuentran bajo una tarea , se convierte en una tarea de resumen.
SIMBOLOS DE ESQUEMAS
+ se utiliza para identificar una TAREA RESUMEN = se utiliza para identificar tareas SIN SUBTAREAS.
PREPARACIN PLAN DE PROYECTO

Puede resumir el plan o esquema para mostrar nicamente las tareas de resumen y ocultar las tareas ms detalladas. Tambin, se puede expandir las tareas de resumen para que sean mostradas todas las subtareas del plan. Al resumir y expandir tareas de resumen especificas o todas las tareas de resumen del proyecto, se puede visualizar e imprimir la cantidad de detalle que se requiera.
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5.18. INTRODUCCIN DE TAREAS E HITOS
( PLAN DE PROYECTO ESQUEMATIZADO Y VINCULADO )
5.19. USO DE COMANDOS PROJECT ( PARA CREACIN DE UN SUBPROYECTO)
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Parte
Gestin de recursos y horarios
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Definicin de Fondo de Recursos y Asignacin

6.1.
RECURSOS HUMANOS, FISICOS, MATERIALES Y COSTOS
FONDO DE RECURSOS
La gente, grupos de personas, equipos, maquinas, materiales,

En ste Tema
instalaciones, etc., constituyen el FONDO DE RECURSOS para el proyecto. La manera ms rpida de asignar recursos es seleccionar una tarea o grupo de tareas. Cuando se asigna un nuevo recurso a una tarea, se puede aadir detalles opcionales sobre el recurso como: costos horarios o tarifas, cdigo, capacidad mxima, etc. Cuando se asigna un nuevo recurso a una tarea, su nombre se agrega en forma automtica al fondo de recursos. Una vez que el recurso es agregado al fondo de recursos, se puede asignar a cualquier otra tarea introduciendo su nombre o seleccionndolo de la lista de nombre de recursos del fondo.
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FONDO DE RECURSOS COSTOS
CALENDARIO DE TRABAJO PRESUPUESTO O FLUJO DE CAJA
ADICIN AL FONDO DE RECURSOS Introducir recursos en el fondo de recursos, cuando se le asignan a las tareas es efectivo y conveniente para proyectos pequeos o cuando no se est seguro de los recursos que necesita el proyecto. Tambin, se puede se puede introducir directamente al fondo antes de asignarlo a alguna tarea. Se utiliza ste mtodo, si se encuentra trabajando en un gran proyecto para el cual tiene un grupo concreto de recursos o para anticipar el uso de los mismo grupo de recursos, para proyectos futuros. De este modo, puede asignar recursos existentes a las tareas. Se debe tener presente que slo necesita especificar aquellos recursos que necesitan gestin, coordinacin o planificacin en el proyecto. EJEMPLO DE RECURSOS Pintores, electricistas, carpinteros, instaladores, camioneta, camin, mquina, etc.
Consejo
EN UN PROYECTO DEFINA PRIMERO EL FONDO DE RECURSOS, HORARIO DE TRABAJO Y ASIGNE LOS COSTOS FIJOS Y/O VARIABLES.
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INFORMACION ACERCA DE RECURSOS Puede introducir informacin adicional sobre un recurso, como por ejemplo: iniciales, nombre de grupo o cdigo, costos e informacin de calendario. Completar esta informacin es opcional, dependiendo del proyecto. Sin embargo, es conveniente completar sta informacin para obtener informes del proyecto, posteriormente : EJEMPLO: RECURSOS Ingenieros tcnicos pintores instaladores
INICIALES ING TEC PIN INT
GRUPO ASESORIA TECNICA CONTRATADO EXTERNO
CODIGO 200-001 200-002 200-003 200-004
FONDO DE RECURSOS Y ASIGNACION
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6.2. conjunto de recursos y grupos de recursos Normalmente, un conjunto de recursos consiste en una serie de recursos que comparten las mismas aptitudes o atributos y que pueden asignarse a las mismas tareas. Por ejemplo, si est planeando asignar cinco pintores a tres tareas de pintura, puede crear el conjunto de recursos Pintores y asignar el conjunto tres veces en vez de asignar cada pintor individual a las tres tareas de pintura por separado. As, slo tendr que hacer 3 asignaciones en vez de 15. (Aunque tambin puede asignar menos de cinco pintores del conjunto a la tarea.) Un conjunto de recursos se crea asignando un nombre al conjunto, por ejemplo Pintores, en el campo Nombre del recurso y escribiendo despus un nmero en el campo Capacidad mxima en la tabla Entrada de la vista Hoja de recursos. El valor de este campo es generalmente x veces 100%, donde x es igual al nmero de recursos del conjunto. Por tanto, un conjunto de recursos que tenga cinco pintores, tendr un valor de 500% en el campo Capacidad mxima. Por otro lado, un grupo de recursos puede constar de cualquier combinacin de recursos individuales y conjuntos de recursos, y se utiliza normalmente para categorizar recursos de forma que se puedan realizar el seguimiento y los informes de los mismos. Por ejemplo, puede agrupar los conjuntos de recursos Pintores, Fontaneros y Electricistas. Junto con un experto en iluminacin, en el Grupo- Contratistas, de forma que pueda ver o crear peridicamente un informe que muestre los costos del contratista. Un grupo de recursos tambin puede ser un departamento o una organizacin. Para crear un grupo de recursos, escriba el nombre en el campo Grupo, que se encuentra en la tabla Entrada de la vista Hoja de recursos.
UNIDADES Las unidades indican el porcentaje de tiempo que un recurso trabajar en una tarea. Por ejemplo, si asigna a una persona para que trabaje en una tarea a tiempo completo, habr asignado a esa persona al 100% de unidades. Si desea que esa persona trabaje en la tarea slo una cuarta parte de su tiempo disponible, asigne esa persona al 25% de unidades. Cuando asigna un conjunto de recursos a una tarea, el 100% de unidades significa que ha asignado a uno de los recursos del conjunto para que trabaje en la tarea a tiempo completo, 200% significa que ha asignado a dos recursos del conjunto y as sucesivamente
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6.3. INFORMACIN GENERAL DEL RECURSO
6.4. COSTOS ASOCIADOS AL RECURSO
120
6.5. tipos de costos, tasa horaria y hora extra

Antes de que Project pueda calcular con precisin los costos de tareas y recursos, es necesario especificar los costos de los componentes y los mtodos de clculo de costos que se desea que utilice Project. A continuacin, se enumeran los posibles tipos de costos, los mtodos de clculo y otros factores que pueden afectar a los costos calculados: 1. Los costos de recursos basados en tasas son los costos de los recursos de trabajo, como personas o equipos, a los que se han asignado tasas estndar y (si es necesario) tasas de horas extra, normalmente por hora. Cuando se asigna un recurso a una tarea. Project calcula el costo total del recurso utilizando las tasas de recursos por horas que se han especificado y el tiempo de ejecucin de la tarea. Costo de recurso basado en tasas = Tasa de pago x Tiempo trabajado Ejemplo; Costo de pintor = $ 3000 /hora x 8 horas = $ 24.000
2. Los costos de materiales basados en tasas : son los costos de los
recursos materiales consumibles, como suministros o materiales de construccin, a los que se han asignado tasas estndar. Las tasas de los recursos materiales se asignan por unidad de material, como tasa por metro o tasa por tonelada. Cuando se asigna un recurso material a una tarea, Project calcula los costos totales de material utilizando la tasa del recurso material que se ha especificado y la cantidad de material necesaria para completar la tarea. Costo de material basado en tasas = Costo / unidad x Cantidad de unidades utilizadas Ejemplo : Costo de combustible = $ 400 /litro x 40 litros = $ 1.600 Los costos de horas extra : son los costos imputados al volumen de trabajo correspondiente a una asignacin programado para su realizacin fuera de las horas laborables normales asignadas a un recurso y que se carga a la tasa de horas extra del recurso. Project no calcula automticamente las horas adicionales como horas extra, a menos que las horas adicionales se asignen de forma especfica como horas extra. Adems, Project slo aplica tasas de horas extra a los recursos de trabajo, pero no a los recursos materiales. Costo horas extra = Tasa de hora extra x tiempo trabajado Ejemplo : Costo de horas extra de un pintor = $ 4.500 /hora x 3 horas = $ 13.500 3. Los costos por uso : son tarifas definidas y nicas para el uso de un recurso como un equipo. No dependen nunca del volumen de trabajo que se ha de realizar, y se asignan cada vez que se utiliza el recurso. Pueden especificarse costos por uso adems de los costos basados en tasas. Por ejemplo, el arriendo de un
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equipo puede suponer un costo por entrega o de instalacin cada vez que se utilice, adems de un cargo por hora. Costo por uso = Tarifa fija por cada uso de un recurso de trabajo o de un recurso de material Ejemplo: Costo del arriendo de un equipo de pintura = $ 10.000 El costo por uso de un recurso material se aplica realmente una sola vez. En los recursos de trabajo, el costo por uso depende del valor del campo Unidades en el cuadro de dilogo Informacin de la asignacin. Por ejemplo, si la asignacin de un recurso es del 50%. slo se aplica el 50% del costo por uso. Si la asignacin del recurso es del 200% el costo por uso se multiplica por 2. 4. Los costos fijos : son los costos establecidos para una tarea que permanece constante, independientemente de la duracin de la tarea o del trabajo realizado por un recurso. El costo de un recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea requiere ms tiempo, pero un costo fijo nunca aumenta. ( por ejemplo : el costo de un pintor que cobra por horas el trabajo de pintar una casa es mayor si tarda 2 das en lugar de 1 da. Sin embargo, las cantidades de pintura y dems materiales necesarias para el recubrimiento sern las mismas, independiente del tiempo de ejecucin de la tarea. Si no desea especificar una lista detallada de materiales por tarea basta con que especifique el costo total de todos los materiales como un costo fijo. Pueden asignarse costos fijos a una tarea y aadirse a costos basados en tasas. Costo fijo = Costo que permanece constante aunque cambie la duracin de la tarea Ejemplos : Costo de pintura = $ 2.000 /lata x 10 latas = $ 20.000 Costo del arriendo de un equipo de pintura = $ 10.000 ASIGNACIN Y ADMINISTRACIN DE COSTOS Las tasas de recursos son los costos por hora de los recursos de trabajo y los recursos materiales por unidad. Estas tasas se almacenan y se pueden especificar en tablas de tasas de costo. Una tabla de tasas de costo es un conjunto de hasta 25 fases con distintas tasas de recursos. Se pueden utilizar los diferentes niveles para especificar cambios futuros de tasas, como aumentos de tasas de pago o mejoras de materiales, y especificar la fecha en que deben entrar en vigor esos cambios. Por ejemplo, si sabe que un recurso va a tener un aumento costo dentro de 6 meses, puede especificar que Project comience a utilizar la nueva tasa automticamente a partir de la fecha que determine. Las tablas de tasas de costo pueden incluir tasas estndar, tasas de horas extra y costos por uso.
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Ejemplos : Tasa para un pintor Tasa de horas extra para un pintor
= $ 3.000 /hora = $ 4.500 /hora
Tasa para pintura = $ 2.000 /lata Costo del arriendo de un equipo de pintura = $ 10.000 El mtodo de acumulacin de costos es el mtodo que se utiliza para determinar cundo se deben contabilizar los costos de recursos y tareas. Si el flujo de caja es un factor importante en su proyecto, existe la posibilidad de cambiar el mtodo de acumulacin de costos en las tareas individuales para asegurarse de que se acumulan cuando se dispone de capital necesario para pagarlos. Excepto en el caso de los costos por uso, que siempre se acumulan al comienzo de la tarea, Project prorratea los costos de forma predeterminada y calcula la acumulacin de costos de acuerdo con el porcentaje de realizacin de una tarea, distribuyndola a lo largo de la duracin de la misma. Sin embargo, tambin puede tener acumular los costos al principio o al final de una tarea. En resumen, el costo total de una tarea puede estar formado por una parte o la totalidad de los costos de componentes descritos anteriormente. La ecuacin general para el clculo del costo de una tarea viene expresada por :
Costo total de una tarea =
Suma de los costos basados en tasas de los recursos asignados a la tarea + Suma de los costos basados en tasas de los materiales utilizados en la tarea
+ Suma de los costos de horas extra de los recursos asignados a la tarea + Suma de los costos por uso de los recursos y materiales utilizados en la tarea + Suma de los costos fijos (aadidos a los costos por uso) asociados a la tarea
EJEMPLO : Se contratan los servicios de un pintor para pintar la fachada de una casa. La duracin estimada de esta tarea es 8 horas. La tasa normal del pintor es $ 3.000 /hora y la tasa de horas extra es $ 4.500 /hora por cada hora de trabajo adicional a la jornada normal de 8 horas diarias. Tambin hay que cargar una tarifa estndar de $ 10.000 por el uso de la escalera y otros equipos , as como una tarifa independiente para el combustible de la pistola de pintura accionada por motor, que asciende a $ 4.000. Para el recubrimiento de la facha se necesitan 10 galones de pintura, con un costo de $ 2.000 cada una. La duracin del trabajo fue finalmente de 11 horas :
El costo total de la obra de pintura de la casa sera : + Costo basado en tasas del pintor = $ 3.000 /hora x 8 horas : + Costo basado en tasas de combustible = $ 400 /litro x 10 litros: + Costo de horas extra del pintor = 4.500 /hora x 3 horas : + Costo del alquiler del equipo de pintura y escalera + Costo fijo de la pintura : TOTAL $ $ $ $ $ 24.000 4.000 13.500 10.000 20.000
$ 71.500
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6.6. METODOS DE ACUMULACIN DE COSTOS DE RECURSOS

Existen 3 mtodos de acumulacin de costos, para los recursos: INICIO : Se utiliza ste mtodo, si los costos se acumulan tan pronto como comienza la tarea
que usa el recurso.
FIN : En ste caso, los costos se acumulan hasta que la tarea finalice. Los costos fijos para
las tareas siempre son acumulados al final de cada tarea.
PRORRATEO : Se utiliza cuando los costos se acumulan de acuerdo al avance de la tarea

que utiliza el recurso, basndose en el trabajo ejecutado. Este es el mtodo, que funciona en forma predeterminada.
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6.7. USO DE EXCEL Y PROJECT PARA LISTA DE MATERIALES
6.8. ASIGNACION DE PREMIOS Y MULTAS

Consiste en asignar premios y multas en $ que se asigna a la administracin del proyecto ( generalmente usada en proyectos de mediana a larga duracin. Ej. en el sector de la construccin ). Ser ideal terminar el proyecto en la fecha establecida segn la programacin entregada al cliente. Si la fecha de trmino de un proyecto fuera por ejemplo, 20 semanas, una tabla de asignacin de premios y multas podra ser, por ejemplo :
TERMINO PROYECTO PREMIO $ MULTAS $
24 semanas 23 22 21 20 19 18 17 16
$ 30 60 90 120
$ 120 90 60 30 -
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6.9. DEFINICIN DE CALENDARIO DEL PROYECTOS Y JORNADA

LABORAL Definicin de Horarios
MODIFICACION DEL HORARIO LABORAL
El programa calcula una planificacin predeterminada, la cual utiliza un estndar de 8 horas al da desde las 8 14HRS y 15 -17HRS, 40 horas a la semana. Como no todos los recursos de un proyecto se adaptarn siempre a sta planificacin, se debe modificar el calendario para ajustar el horario de trabajo para todo el proyecto a para un grupo especifico de recursos. Tambin se puede ajustar el horario de trabajo para un recurso individual.
DIAS TRABAJO, JORNADAS Y CALENDARIOS
Existen dos tipo de calendarios en el programa de computacin: - CALENDARIO BASE (estndar o del proyecto) - CALENDARIO DE RECURSOS
Calendario base
Este define el trabajo comn del proyecto, los das y horas de descanso del proyecto o de un grupo de recursos. Utiliza una semana de trabajo de lunes a viernes, desde las 8 de la maana a las 5 de la tarde con una hora de descanso a medio da y sin vacaciones Debe especificarse todos los das de descanso, as como las fiestas nacionales y oficiales. Se puede crear diversos calendarios y usarlos en el proyecto para diferentes grupos de recursos. Utilice los calendarios asignado para un grupo de recursos ( ej. personal tcnico, administrativo, etc.) Cuando edita un calendario , todos los cambios que se realizan son reflejados en los calendarios de recursos que dependen de ese calendario . Los cambios que ejecuta en el calendario estndar afectan nicamente al proyecto actual, de modo que cada proyecto puede tener su propio conjunto de calendarios.
6.10. Calendario de recursos del proyecto

Define los das de trabajo y descanso de un recurso especifico cuya disponibilidad no concuerda con el calendario del proyecto. Un calendario de recursos contiene excepciones al calendario del proyecto para un recurso individual. Permite ajustar el calendario de recursos para planificar vacaciones individuales, medias jornadas u horas extras. Utilice un calendario de recursos para especificar horarios de trabajo para recursos individuales. Aunque los calendarios de recursos comienzan siendo copia exacta del calendario estndar, puede seleccionar un calendario diferente y personalizar fcilmente cada calendario de recursos para mostrar las vacaciones personales del recurso, el tiempo fuera de la oficina, u horas de trabajo individuales. En el caso de un recurso equipo, el calendario de recursos puede reflejar el mantenimiento planificado, horario de concesin o cualquier excepcin de uso.
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CALENDARIO DE UN RECURSO Y SU APLICACIN
6.11. ASIGNACIN DE EQUIPOS DE TRABAJO
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RESUMEN FINAL PROYECTO EQUIPO CON RECURSOS ASIGNADOS
DIAGRAMA PERT DEL PROYECTO
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RECURSOS Y SUS TASAS DE COSTOS $
129
COSTOS $ Y USO DE LOS RECURSOS
TRABAJO DEL RECURSO ( duracin recurso )
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6.12. FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO ( PRESUPUESTO )
131
Parte
Programacin y cargas de trabajo
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Tipos de programacin
7.1.
TIPOS Programacin condicionada por el esfuerzo ( mtodo predeterminado para asignar recursos ) Cuando se asignan o se quitan personas en una tarea, el programa MS-Project amplia o reduce su duracin para adaptarla al mayor o menor numero de recursos, pero no cambia el trabajo total de la tarea. Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total permanece inalterado. Sin embargo, si cambia la cantidad de trabajo que se distribuir entre los recursos asignados a la tarea. La programacin condicionada por el esfuerzo slo es aplicable a los recursos que se agregan o quitan en una tarea. No se aplica a las reglas de clculo que emplea MS-Project para cambiar los valores de TRABAJO, DURACION y UNIDAD de los recursos que ya estn asignados a las tareas.
En ste Tema
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PROGRAMACIN DE LAS TAREAS RECURSOS SOBREUTILIZADO RESTRICCIN DE TAREAS
LINEA BASE DEL PROYECTO
Consejo
DESPUS DE PLANIFICAR Y DEPURAR EL PROYECTO, GRABELO EN LINEA BASE PARA QUE PROJECT PUEDA REALIZAR LAS COMPARACINES REAL vs PLANIFICADO.
Cuando se trabaja con programacin condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo siguiente : Los clculos CPEE slo sern efectivos despus de asignar el primer recurso a la tarea. Una vez que se aplica un recurso a la tarea, el valor del trabajo, no cambiar con la asignacin de nuevos recursos ni la reduccin de stos. Los clculos CPEE no se aplican a la asignacin simultnea de varios recursos cuando estos sean las primeras asignaciones en una tarea. No obstante, tras esta asignacin inicial de diversos recursos, el valor del trabajo no cambiar al asignar nuevos recursos ni quitarlos. TIPO DE PROGRAMACION DE LA TAREA Existen 3 alternativas : UNIDADES FIJAS
DURACION FIJA TRABAJO FIJO
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1. UNIDADES FIJA Si el tipo de tarea asignado es unidades fijas, asignacin de recursos adicionales reducir la duracin de la tarea.
la
2. DURACION FIJA Si el tipo de tarea asignado es duracin fija, la asignacin de recursos adicionales, reducir los valores unitarios individuales de los recursos. 3. TRABAJO FIJO En ste caso, la asignacin de recursos adicionales, reducir la asignacin la duracin de la tarea. Nota : La opcin CPEE no puede estar activada para las tareas de resumen, ni para los proyectos insertados.
7.2. RECURSOS SOBREUTILIZADOS Y SU DETECCIN

En toda programacin o planificacin de un proyecto, se debe gestionar recursos que han resultado ser sobreutilizados o sobrecargados produciendo conflictos de recursos por "sobrecarga de trabajo". Se debe ajustar las cargas de trabajo de stos recursos e identificar y resolver esperas, causadas cuando asigna un recurso a demasiadas tareas programadas a la vez.
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RESOLUCIN DE CONFLICTOS EN RECURSOS SOBREUTILIZADOS Los conflictos de recursos tienen lugar cuando la cantidad de un recurso particular requerido para un tiempo dado, excede las unidades mximas especificadas para ese recurso. Ejemplo: si se asignan 16 tcnicos a una determinada tarea y el numero mximo de unidades disponible de ste recurso en el proyecto es de 15, entonces el RECURSO TECNICO esta SOBREUTILIZADO. Los conflictos de recursos no tienen lugar siempre en la misma tarea. Resulta comn asignar el mismo recurso a ms de una tarea. Si las tareas se superponen el recurso se sobrecargar de trabajo. Por ejemplo, en un proyecto se tienen 2 pintores asignados para pintar la sala A, simultneamente, se asignan 3 pintores para pintar la sala B. Sin embargo, slo se tienen 4 pintores para el proyecto y se necesitan 5 pintores para terminar ambas tareas. Se trata de un conflicto de distribucin de recursos , ya que el numero de pintores requerido supera a la disponibilidad del recurso. DETECCIN DE RECURSOS SOBREUTILIZADOS
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DETECCIN EN LA HOJA DE RECURSOS DEL PROYECTO
7.3. REDISTRIBUCIN DE RECURSOS

El programa computacional muestra un mensaje cuando encuentra un conflicto de recursos. Aunque se puede seguir con el plan , se requiere REDISTRIBUIR los recursos de modo que el plan refleje con exactitud los recursos requeridos para completar todas las tareas. Redistribuir recursos, significa asegurar que la utilizacin mxima de un recurso particular, nunca exceda el nmero mximo de unidades disponible para ese recurso. METODOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS DE RECURSOS Para resolver los conflictos de recursos en un proyecto, se puede utilizar algunos de stos mtodos:
Usar, la opcin redistribuir recursos manualmente, si el proyectos necesita el uso de varias estrategias para redistribuir los recursos. Esto permite probar una gran cantidad de ajuste en las asignaciones de recursos o en la programacin de las tareas, de acuerdo con las necesidades especificas del proyecto. Puede utilizar la orden de redistribucin de recursos y dejar que el programa resuelva los conflictos entre recursos. Estas ordenes resuelven el conflicto retrasando las tareas superpuestas que causan el conflicto.
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1. RESOLUCION MANUAL DE CONFLICTOS ENTRE RECURSOS Se puede utilizar algunas de stas alternativas o una combinacin de ellas: Aumentar la capacidad mxima disponible de un recurso: (cap. mx) Si tiene recursos adicionales disponibles, introduzca y aumente la capacidad mxima del recurso, en cuadro "Informacin del recurso" o en la "hoja de recursos". Asignar un recurso diferente a la tarea sobrecargada: Analice en su proyecto, si dispone de un recurso comparable que pueda realizar el trabajo. Por ejemplo, asignar a un tcnico a una tarea, podra liberar al ingeniero para otra tarea. Ajustar las relaciones entre tareas (y/o restricciones fechas): Cuando 2 tareas superpuestas provocan un conflicto de distribucin, se debe reprogramar una tarea de modo que una empiece antes que la otra.
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Permitir tiempo extra : En ste caso, se introducen horas extras en el trabajo para el recurso en el campo "trab h extra" del formulario de tareas o del formulario de recursos. La hora extra se paga con la tasa de hora extra. Extender los das de trabajo y las horas en el calendario de recursos: En lugar de introducir horas extras, extender los das y horario de trabajo en el proyecto. USO DE HERRAMIENTA DE GESTIN DE RECURSOS La barra de estado muestra un mensaje cuando un recurso del proyecto se sobrecarga. Para saber si hay otros recursos sobrecargados utilice Hoja de Recursos. Mostrar el(los) recurso(s) en rojo. MODIFICAR LA CAPACIDAD MAXIMA DE UNIDADES En la "hoja de recursos" se puede seleccionar la celda Cap mx para el recurso y modificar la cantidad deseada de recursos disponibles. S tras aumentar el numero de unidades mxima del recurso, ste permanece sobreutilizado, se deber intentar otras alternativas de redistribucin de cargas. GRAFICOS DE RECURSOS El grfico de recursos muestra una representacin grfica del uso de los recursos en funcin del tiempo. Se puede utilizar ste tipo de grfico para ver un perfil de la distribucin del recurso y determinar cuantas horas sta sobreutilizado el recurso. VISUALIZACION DE ASIGNACIN DE TAREAS Para detectar cuales son las tareas que han sido asignados recursos sobreutilizados, se utiliza la presentacin ASIGNACIN DE RECURSOS. Esta es una representacin combinada que consiste en la presentacin Uso de recursos sobre la presentacin Gantt de retrasos. 2. REDISTRIBUCION AUTOMATICA DE RECURSOS Si la mejor solucin para redistribuir recursos es retrasar las tareas superpuestas ( tareas que tienen lugar a la vez) se puede hacer que el programa computacional resuelva los conflictos entre recursos mediante una orden Redistribuir recursos. Esta puede ser manual o automtica. Redistribucin manual : Se debe solucionar los conflictos entre recursos en forma manual. Redistribucin automtica: Se redistribuyen los recursos sobreutilizados en el momento que estos se sobrecargan.
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7.4. RESTRICCION DE TAREAS. DELIMITACIN
Cuando se utiliza el programa computacional para programar tareas y redistribuir recursos sobrecargados, las tareas son programadas para comenzar tan pronto como sea posible. No obstante, tan pronto como sea posible no se adapta siempre a los requerimientos del proyecto.
RESTRICCIN DE FECHAS DE COMIENZO Y FIN DE UNA TAREA Las restricciones o delimitaciones se sitan en tareas individuales y afectan a la fecha de comienzo y de fin de las tareas. Todas las delimitaciones (excepto Lo antes posible y lo ms tarde posible) se basan en una fecha especifica. Se debe utilizar las restricciones de fecha para reflejar plazos limites y disponibilidad de recursos. Por ejemplo, si algunos materiales esenciales no estarn disponibles hasta una fecha especifica , se puede programar la tarea con la restriccin no comenzar antes del y entonces especificar una fecha. Las fechas de restriccin no varan con otros cambios en el plan: otras tareas son programadas para acomodarse a la fecha de restriccin. Con ese tipo de delimitaciones aplicada a una tarea el sistema crea una programacin de proyecto que cumple con las realidades del proyecto. En cuadro de dilogo "INFORMACIN acerca de la tarea", se debe utilizar DELIMITAR TAREA de la opcin AVANZADO para aplicar restricciones a tareas individuales o a grupos de tareas. Se puede, aplicar cualquiera de stas 8 delimitaciones de tareas individuales :
7.5. TIPOS DE DELIMITACIONES
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En un proyecto que se encuentre programado de principio a fin, las restricciones de tareas por omisin es LO ANTES POSIBLE. En un proyecto que est de FIN A INICIO, la delimitacin de las tareas por omisin es LO MAS TARDE POSIBLE. RESOLUCION DE CONFLICTOS ENTRE RESTRICCIONES Las restricciones pueden afectar a la fecha de finalizacin del proyecto o crear conflictos con otros requerimientos de programacin. Si existe un conflicto, aparece un mensaje, informando el conflicto o el posible conflicto que sta restriccin ocasionara en el proyecto. En el asistente de planificacin, puede seguir el consejo del asistente y no realizar ninguna modificacin en las restricciones o se puede seguir adelante con la delimitacin sin tener en cuenta el conflicto y ajustar la programacin por si mismo.
7.6.
CREACION DE UNA LINEA BASE
Despus de resolver los conflictos entre recursos del plan, ste constituye el PLAN ACTUAL y representa la mejor estimacin de como podra ser llevada la ejecucin del proyecto. Por lo tanto, ahora se debe guardar esta informacin del proyecto como una LINEA BASE para comparaciones con el AVANCE REAL DEL PROYECTO. Se almacena ( Seguimiento) como una copia de la informacin de tareas y recursos. Esta informacin es congelada y utilizada nicamente con propsito de referencia en relacin a la informacin real del proyecto.
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Anlisis de informes de la gestin del Proyecto

7.7.
INFORMES DE GESTION Y PRESENTACIONES

al equipo resulta imprescindible al momento de llevar a cabo la ejecucin del proyecto. El programa de computacin ofrece varias alternativas para presentar informacin del proyecto para aquellos que necesitan conocer el proyecto. Imprimir presentaciones en un mtodo rpido para conseguir una copia fsica de lo que aparece en la pantalla. Tambin, se puede elegir las presentaciones y los informes para conseguir la informacin que necesita en el formato que se requiera. FILTRADO DE INFORMACIN Los esquemas permiten ver diferentes niveles de detalle del proyecto. Como ver nicamente las tareas que se desee mediante la aplicacin de FILTROS. A medida que aumenta el numero de tareas del proyecto, podra encontrar til mostrar nicamente ciertas tareas de inters en un momento dado. Los filtros facilitan la administracin del proyecto mostrando o destacando nicamente la informacin que se requiere. Por ejemplo el FILTRO HITOS muestra nicamente las tareas hitos, junto con las tareas resumen asociadas. Todas las otras tareas son ocultas temporalmente. Permiten introducir criterios especficos como fechas o mostrar informacin dentro de un rango de valores. Tambin existen FILTROS DE TAREAS y FILTROS DE RECURSOS para centrar el anlisis slo en sta informacin. Hay dos maneras de mostrar la informacin presentada por un filtro. Por omisin, los filtros muestran nicamente la informacin que cumple los criterios; ocultan la informacin que no los cumple. Tambin se puede usar un filtro que destaque la informacin que cumple los criterios. Puede seguir viendo la informacin que no cumple los criterios.
Comunicar los planes y el avance del proyecto
En ste Tema
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FILTROS
INFORMES DE GESTION ESTADSTICA DEL PROYECTO PROYECTOS MULTIPLES
Consejo
PARA DAR A CONOCER EL AVANCE DEL PROYECTO, OBTENGA INFORMES QUE LE PERMITAN TOMAR DECISIONES PARA ASEGURAR UN TERMINO EXITOSO DE LA GESTION.
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7.8. FILTRADO DE INFORMACIN
DEFINICION DE ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA EN INFORMES Un encabezado es el texto que aparece en la parte superior de cada pgina: un pie de pgina es el texto que aparece en la parte inferior de cada pagina. Se puede incluir la siguiente informacin - Nombre de la empresa - Fecha actual del proyecto - Titulo del proyecto - Ultima fecha guardada - Nombre del filtro - Nombre del responsable - Nombre de la representacin - Fecha del sistema - Nombre del archivo - Hora del sistema - Fecha inicio proyecto - Nombre del informe - Numero de pginas
PRESENTACION PRELIMINAR DE INFORMES En un INFORME , la informacin de proyecto es resumida y organizada de manera que mejor comunique un aspecto especifico del proyecto. Se debe imprimir un informe en lugar de una presentacin cuando se desea transmitir ms detalles de los que aparece en una presentacin. El programa computacional le ofrece 5 categoras de informes: cada categora contiene varios tipos de informes, entre los que se puede elegir:
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Categora de informes : General Descripcin: Presenta la informacin seleccionada en toda la duracin del proyecto, como tareas de resumen, tareas criticas, hitos y programas. Tipo de informes: Resumen proyecto, tareas nivel superior, tareas criticas, hitos, das laborales. Categora de informes : Actividades actuales Descripcin: Presenta informacin de tareas seleccionadas, como tareas sin comenzar, en progreso o finalizadas, tareas bajo programacin o que empezarn pronto. Tipo de informes: Tareas sin comenzar, Tareas que comienzan pronto, tareas en curso, tareas ejecutadas, tareas que deberan haber comenzado y tareas pospuestas. Categora de informes: Costos Descripcin: Presenta informacin seleccionada sobre costos, como el presupuesto para todas las tareas durante todo el proyecto, tareas y recursos que se salen del presupuesto y costos por tareas mostradas en perodos de una semana. Tipo de informes: Presupuestos, tareas con presupuestos sobrepasados, Recursos con presupuesto sobrepasado y valores $ acumulado. Categora de informes : Asignaciones Descripcin : Presenta informacin de asignacin de recursos seleccionada, como programacin de tareas para todos los recursos durante todo el proyecto, tareas y recursos especficos y recursos sobreasignados. Tipo de informes: Tareas y recursos humanos, tareas, recursos humanos y fechas, lista
semanal de tareas y recursos sobreasignados.
Categora de informe: Carga de trabajo Descripcin : Informes de tablas cruzadas que presentan informacin de uso de tareas y de recursos. Tipo de informes: Uso de tareas y uso de recursos.
7.9. Creacin de Filtros : En extremo superior derecho haga clic FILTROS. Vea columnas.
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TIPOS DE PROGRAMACIN DE PROYECTOS
ESTADSTICA DEL PROYECTO
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7.10. PROYECTOS INSERTADOS

Mediante la insercin de archivos de proyectos individuales en un proyecto existente, se puede ver , imprimir o cambiar informacin de los proyectos con los que se sta trabajando, como si se tratase de un slo proyecto. Ejecute esta opcin en : INSERTAR/ PROYECTO Opciones : 1. VINCULAR proyecto ( con el proyecto origen ) 2. Si no desea que los cambios en el proyecto insertado modifique el proyecto origen. ( SOLO
LECTURA )
3. OCULTAR SUBTAREAS ( desactivar si se desea ver las tareas del proyecto insertado ) TRABAJAR CON VARIOS PROYECTOS. TEORA. Si la vida fuera fcil, seguramente slo tendra que administrar un proyecto cada vez, creando un archivo de proyecto y punto. Sin embargo, por lo general, la vida no es tan fcil. A menudo, necesitar administrar varios proyectos simultneamente. Aunque es fcil crear un archivo de proyecto independiente para cada proyecto, la cuestin es: cul es la mejor manera de administrarlos todos ? Si est administrando pocos proyectos y todos ellos relativamente pequeos, puede administrarlos como proyectos independientes en archivos diferentes. No obstante, puede que sta no sea siempre la mejor solucin. En muchas ocasiones, es preferible combinar varios archivos de proyecto en un archivo de proyecto consolidado. Disponer de un archivo de proyecto consolidado es como tener un centro de control y dominio personal. Dentro de una ventana se puede ver una serie de proyectos simultneamente. Al igual que un solo proyecto en su propio archivo de proyecto, en un archivo de proyecto consolidado puede ver y modificar las tareas, recursos y asignaciones individuales de cada proyecto. Puede administrar todos los proyectos en un solo archivo de proyecto.
Adems de la consolidacin de proyectos, existe otra forma de trabajar con varios proyectos simultneamente. Si dispone de varios archivos de proyecto que abre con frecuencia y en los que trabaja simultneamente pero prefiere mantenerlos separados, puede ahorrar tiempo abrindolos todos a la vez. Para realizar esta operacin puede crear un rea de trabajo.
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Trabajar con muchos proyectos en un solo archivo de proyecto: consolidar proyectos
Administrar un nmero reducido de proyectos independientes es fcil: slo es necesario crear un archivo de proyecto independiente para cada uno de ellos. Sin embargo, si normalmente trabaja con varios proyectos relacionados, puede administrarlos ms fcilmente si los consolida. Cuando se consolidan proyectos, se insertan en un solo archivo de proyecto, de manera que se pueden ver todos los proyectos insertados por separado en la misma ventana. En la vista Diagrama de Gantt cada proyecto est representado como una tarea de resumen. Puede mostrar la tarea del proyecto sola o expandirla para que se vean las dems tareas que componen el proyecto. Adems, ahora podr ver una nica ruta crtica entre todos los proyectos insertados. Sin embargo, despus de consolidar los proyectos, sus recursos permanecen separados. No se pueden asignar los recursos de un proyecto a otro proyecto en el archivo de proyecto consolidado. En la vista Hoja de recursos puede observar que incluso los recursos que tienen el mismo nombre se enumeran en listas individuales.
Puede insertar hasta un mximo de 1.000 proyectos en un archivo de proyecto consolidado.
Estudie la posibilidad de consolidar proyectos en las siguientes situaciones: Si dispone de un proyecto largo y complejo que necesita dividir en otros ms pequeos y manejables, pero desea mantener la relacin de la programacin entre los proyectos insertados. Si los proyectos insertados de un proyecto grande se actualizan con frecuencia y desea que los cambios se reflejen automticamente en el proyecto grande. Si administra varios proyectos que comparten los mismos recursos y utiliza un fondo de recursos. Si est realizando un seguimiento de varios proyectos separados pero relacionados. Si desea crear informes que incluyan informacin de varios proyectos. El archivo de origen de un proyecto insertado permanece como un archivo independiente. De forma predeterminada, este archivo de origen se vincula con el archivo consolidado. Cualquier cambio que se efecte en el archivo de origen aparece automticamente en el proyecto insertado correspondiente del archivo consolidado y viceversa. De este modo, tanto el archivo de origen como el proyecto insertado se actualizan cuando se actualiza cualquiera de ellos. No obstante, tenga en cuenta que los cambios de formato no se transmiten entre archivos de proyecto originales y consolidados.
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Project proporciona dos mtodos para consolidar varios proyectos. Elija el que mejor se adapte a sus necesidades. Consolidar proyectos abiertos rpidamente. Con este mtodo, Project determina el orden en el que van a aparecer los proyectos insertados en el archivo de proyecto consolidado y los vincula automticamente con sus archivos de origen. Personalizar a medida que consolida los proyectos. Este mtodo permite especificar el orden y la ubicacin de los proyectos insertados dentro del proyecto consolidado, as como otros factores. CONSOLIDAR RPIDAMENTE ARCHIVOS DE PROYECTO ABIERTOS Cuando trabaje con varios archivos de proyecto que haya abierto en diferentes ventanas, podr consolidar estos archivos a la vez mientras que Project crea automticamente un archivo de proyecto consolidado.
> Para consolidar archivos de proyecto abiertos
1. Abra todos los archivos de proyecto que desee consolidar. 2. En el men Ventana, haga clic en Nueva ventana. 3. En la lista Proyectos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en los archivos de proyecto que desee consolidar. 4. Para que el proyecto consolidado aparezca en una vista diferente a la que se muestra actualmente, haga clic en otra vista en el cuadro Vista. DIVIDIR UN PROYECTO GRANDE EN PROYECTOS PEQUEOS Por lo general, resulta relativamente fcil desarrollar, controlar y administrar proyectos que contengan varias docenas o incluso varios cientos de tareas. Sin embargo, los proyectos muy grandes (los que incluyen muchos cientos o incluso miles de tareas), pueden reducir las posibilidades de administrarlos bien. Si esta administrando un proyecto muy grande, especialmente si se trata de uno que se componga de partes o fases independientes o que implique la participacin de varios jefes de proyecto, puede dividirlo en proyectos ms pequeos que se combinen en un proyecto consolidado.
> Para dividir un proyecto grande en proyectos pequeos
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el ttulo de la fila de cada tarea que desee dividir como un proyecto insertado. 3. Haga clic en Cortar tarea . 4. Haga clic en Nuevo
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5.En el cuadro Fecha de comienzo, escriba la fecha en la que desee que comience el proyecto insertado y luego haga clic en Aceptar. 6. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la primera fila. 7. Haga clic en Pegar 8. Haga clic en Guardar A 9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto insertado y despus haga clic en Guardar. 10. En el men Ventana, haga clic en el proyecto en el que desee insertar el nuevo archivo de proyecto. 11. En el men Insertar, haga clic en Proyecto. 12. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicacin de Internet que contenga el archivo de proyecto que desea insertar. 13. En la lista de carpetas, haga clic en el archivo de proyecto que desee insertar. 14. Haga clic en Insertar. 15. Repita los pasos del 2 al 14 por cada archivo de proyecto que desee insertar en el proyecto consolidado. VINCULAR TAREAS ENTRE PROYECTOS Algunas veces, cuando administre varios proyectos, es posible que algunos de ellos estn relacionados y que las fechas de comienzo y de fin de las tareas de uno de ellos dependan de las de otro. Por ejemplo, si los proyectos insertados de un archivo consolidado representan fases del proyecto, quizs la primera tarea de una de las fases no pueda comenzar antes de que finalice la ltima tarea de la fase precedente. Al dividir un proyecto muy grande, lo normal es que desee ver las dependencias entre los proyectos insertados. El sentido de este proceso radica en que los proyectos insertados son normalmente partes relacionadas de un proyecto grande. Las dependencias se muestran ordenando los proyectos insertados de forma lgica (por ejemplo, la fase 1 ir antes que la fase 2, etc.), situndolos en el nivel de esquema adecuado (por ejemplo, la subfase A bajo la fase 1) y vinculando las tareas individuales entre los proyectos para que se muestren las dependencias de programacin (por ejemplo, la tarea 9 de la fase 1 debe finalizar antes de que pueda comenzar la tarea 6 de la fase 3). Los proyectos que se encuentran en un archivo consolidado no son los nicos que pueden tener dependencias. Pueden existir dependencias entre dos o ms proyectos independientes. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que un recurso asignado a tareas en dos proyectos diferentes no tenga que trabajar en ambos proyectos al mismo tiempo. Debera asegurarse de que una tarea no comience antes de que finalice la otra. Para mostrar las dependencias entre los proyectos de un mismo archivo consolidado o entre diferentes archivos de proyecto, puede vincular las tareas entre proyectos. Los vnculos entre proyectos funcionan de la misma manera que los vnculos entre las tareas de un mismo proyecto.
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De forma predeterminada, el siguiente procedimiento establece una dependencia de fin a comienzo entre las tareas. No obstante, despus de haber vinculado las tareas, puede cambiar el vnculo por uno de comienzo a comienzo, de fin a fin o de comienzo a fin. Tambin puede especificar un tiempo de adelanto o de posposicin.
Para vincular tareas entre proyectos
1. Abra ambos proyectos. 2. En el men Ventana, haga clic en Nueva ventana. 3. Mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en los proyectos que contengan las tareas que desea vincular y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 5. Site el puntero en la barra de Gantt de la tarea predecesora y arrastre hacia la tarea sucesora del otro proyecto. Se crear una dependencia de tareas de fin a comienzo. Si las tareas que ha vinculado no estn en un proyecto consolidado, se agregar una tarea predecesora extema al proyecto que contiene la tarea sucesora y una tarea sucesora extema al proyecto que contiene la tarea predecesora. Se pueden vincular tareas entre proyectos individuales escribiendo "nombre de proyecto\ Identificador " en el campo predecesor (donde nombre de proyecto es el nombre de archivo del proyecto que contiene la tarea que se va a vincular e Identificador es el identificador de dicha tarea). Si la fecha de comienzo o de fin de un proyecto completo depende de la fecha de comienzo o de fin de otro proyecto completo y no slo de una tarea del proyecto, puede vincular un proyecto con el otro. > Para vincular dos proyectos 1. Abra ambos proyectos. 2. En el men Ventana, haga clic en Nueva ventana. 3. Mantenga presionada la tecla CRTL, haga clic en los proyectos que desee vincular y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 5. Site el puntero en la barra de Gantt de la tarea de resumen del proyecto y arrastre hacia la barra de tareas de resumen del proyecto sucesor. Se crear una dependencia de tareas de fin a comienzo. Esta dependencia de tareas se puede
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cambiar por otra diferente.
7.11. FONDO DE RECURSOS COMPARTIDOS

Si dispone de varios proyectos, la administracin de los recursos puede resultar complicada si intenta administrarlos por separado segn el proyecto. Si utiliza algunos de los recursos en proyectos diferentes, Project simplifica la administracin de recursos ya que permite compartir los recursos entre proyectos. Para hacerlo, es necesario crear un fondo de recursos, un archivo de proyecto que contiene informacin sobre un grupo de recursos compartidos por varios proyectos. Al crear un fondo de recursos puede: Compartir recursos entre una serie de proyectos. Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rpidamente. Revisar fcilmente el uso y los costos de los recursos en todos los proyectos sin abrir todos y cada uno de los archivos de proyecto individuales. Identificar y resolver los conflictos que puedan surgir cuando los recursos se encuentren asignados a ms de un proyecto. Actualizar determinada informacin sobre un recurso, por ejemplo, la tasa del recurso, su calendario o su costo, en todos los proyectos a la vez en lugar de hacerlo uno a uno. Imprimir los informes de recursos que proporcionen detalles sobre el uso de los recursos en los proyectos. Cuando se crea un fondo de recursos, toda la informacin del recurso que resida en el fondo aparecer en todos los archivos de proyecto que lo comparten, puesto que el fondo de recursos est vinculado a todos los proyectos. Cada vez que cambie alguna informacin en el fondo de recursos, como la tasa del recurso, puede transmitir este cambio a todos los proyectos vinculados. Del mismo modo, si actualiza informacin de un recurso en un proyecto, puede transmitir este cambio al fondo de recursos. Administrar las cantidades de trabajo de los recursos que trabajan en varios proyectos resulta mucho ms fcil cuando se crea un fondo de recursos.
De forma predeterminada, la informacin del fondo de cursos tiene prioridad, por tanto, la informacin que ya est en el fondo de recursos no se puede sobrescribir con la informacin que se agregue ms adelante procedente de los proyectos que compartan el recurso. Sin embargo, se puede especificar que el proyecto insertado tenga prioridad, pero no es una prctica recomendada.
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Los recursos se pueden compartir entre proyectos que estn o no consolidados. Si sabe de antemano que una serie de proyectos van a compartir los mismos recursos, no necesita escribirlos en cada uno de ellos individualmente. Por el contrario, puede crear un fondo de recursos que contenga slo informacin de los recursos (sin tareas ni informacin de tareas) y que todos los proyectos relacionados los utilicen. La creacin de un proyecto que slo incluya recursos pero no tareas es la mejor opcin. Sin embargo, si despus de crear varios proyectos que incluyan tareas y recursos observa que tienen muchos recursos en comn, puede designar uno de los proyectos como el fondo de recursos de todos ellos. CREAR UN FONDO DE RECURSOS INDEPENDIENTE Antes de crear varios proyectos que utilicen los mismos recursos, puede ahorrar tiempo creando un archivo de proyecto que contenga slo informacin de recursos. Cuando se crea un fondo de recursos independiente, la informacin de los recursos se indica slo una vez para todo el grupo de proyectos que vayan a compartir dichos recursos. A continuacin, se vincula cada proyecto con el archivo del fondo de recursos. > Para crear un fondo de recursos independiente 1. Abra un nuevo archivo de proyecto. Este archivo contendr el fondo de recursos. 2. Escriba la informacin de cada recurso que se encuentre asignado a los proyectos que vayan a compartir el fondo de recursos. 3. Haga clic en Guardar . 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo del fondo de recursos y, a continuacin, haga clic en Guardar. 5. Cree los proyectos que vayan a compartir el fondo de recursos. 6. Abra los proyectos que vayan a compartir el fondo de recursos. 7. Cambie a uno de los archivos de proyecto abiertos. 8. En el men Herramientas, elija Recursos y despus haga clic en Compartir recursos. 9. Haga clic en Utilizar recursos y, a continuacin, haga clic en el archivo del fondo de recursos en el cuadro de. 10. Repita los pasos del 7 al 9 por cada proyecto que vaya a compartir el fondo de recursos. ACTUALIZAR INFORMACIN EN UN FONDO DE RECURSOS Cada vez que cambie la informacin de la asignacin de recursos en un proyecto que comparta un fondo de recursos, debe actualizar el fondo con el fin de que la ltima informacin de asignacin est disponible para los dems proyectos que compartan el fondo. > Para actualizar informacin en un fondo de recursos 1. Abra el proyecto que comparte el fondo de recursos y abra el fondo de recursos cuando se le solicite. 2. En el men Herramientas, elija Recursos y despus haga clic en Actualizar fondo de recursos.*****
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Parte
Seguimiento y Control de avance del Proyecto
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8.1.
El control
del
Proyecto
Despus de guardar una lnea base del proyecto, la cual

incluye el presupuesto, costos de los recursos y otra informacin, los pasos que se deben seguir son los siguientes: Cuando el proyecto avanza o progresa y el plan es ajustado, se puede comparar el plan de trabajo con la lnea de base y si es necesario, ajustar el plan.
En ste Tema
1 2
REDUCCIN DE COSTOS PANTALLA DE CONTROL
LINEA DE FECHA ACTUAL Se fija la fecha actual para reflejar el paso del tiempo hasta el momento programado para el inicio del proyecto. Con la nueva informacin que se ha determinado desde que se fijo el plan, se puede actualizar la programacin y comparar esta informacin con la que se haba planeado originalmente.
FORMATO/ CUADRICULA / fecha de Hoy
COSTOS El costo de un recurso se calcula con la informacin del costo por unidad del recurso (tasa estndar, horas extras, por uso y mtodo de acumulacin ) que introduce para el recurso. Los costos del proyecto se visualizan en VER/ TABLA DE COSTOS.
ESTADISTICA GENERAL DEL PROYECTO

Para visualizar como han afectado los cambios al costo del proyecto, se debe revisar la opcin PROYECTO/ INFORMACION DEL PROYECTO/ ESTADISTICA.
COMPARACION DE COSTOS USANDO : VER -TABLA COSTOS Consejo

CONTROLE
PERMANENTEMENTE
Esta tabla ofrece informacin detallada de los costos de cada tarea. Se observa la comparacin del costo actual, el de la lnea base y el real. Para ver costos de recursos se aplica en una presentacin de recursos.
EL PRESUPUESTO ASIGNADO AL PROYECTO. SI ES NECESARIO REPROGRAME A PARTIR DE LA FECHA ACTUAL
8.2. TCNICA REDUCCION DE COSTOS
Se utilizan los filtros e informes, para centrar la atencin en

las tareas y recursos que exceden el presupuesto. Cuando se observa una presentacin de tareas, el filtro "COSTO MAYOR que el presupuestado" muestra las tareas cuyos costos exceden los costos planificados. Si se encuentra en una presentacin de recursos, el filtro muestra los recursos cuyo costo final excede los costos planeados.
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METODOS PARA REDUCIR los costos de las tareas. ( sugerencias )
Sustituir costos altos con recursos ms eficientes

Por ejemplo, un Tcnico con mayor experiencia podra tener costos ms altos, pero trabajara mucho ms rpido que un Tcnico con menos experiencia. Como un recurso ms eficiente trabaja "menos" horas al da en una tarea en particular, se puede pagar una tasa horaria ms alta y reducir el costo del recurso asignado.
Cambiar costos de equipos por costos de trabajo

Si agregar ms equipos permite al recurso humano trabajar ms rpido, se puede ahorras ms en tiempo de trabajo, que los que se gasta en equipos extras. Ejemplo, si slo se tiene arrendado un computador, podra arrendarse otro para acelerar el trmino de la tarea.
Sustituir por un recurso de menor costo

Otra manera de reducir los costos es, asignar un recurso ms barato, pero igual de efectivo. Por ejemplo un Ayudante que cobre slo $ 1.000 la hora, podra ser asignado para asistir en parte el trabajo de un Ingeniero que cobra $ 3.000 la hora. Para mostrar las tareas que exceden el presupuesto se debe usar FILTRO MAYOR. COSTO
154
8.3. PANTALLAS TIPICAS PARA EL CONTROL Y AVANCE DEL PROYECTO
$ 96.000
$ 64.000
$ 1.000/h
155
Seguimiento de avance del Proyecto

8.4.
Seguir el avance del proyecto significa actualizar y analizar la

En ste Tema
ejecucin del proyecto una vez que se encuentra en la fase de la ejecucin real. Antes de comenzar el proyecto, se crea una LINEA BASE, que es una copia del plan original, la cual no se modifica. Durante el proyecto se compara la programacin actual con la lnea de base. En sta fase del proyecto se puede utilizar la BARRA DE HERRAMIENTA SEGUIMIENTO, sta contiene los botones preciso para ejecutar el seguimiento del proyecto. Para realizar el seguimiento del avance del proyecto, se trabaja con 3 tipos de informacin: Lnea base, vigente y actual.
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INFORMACION
SEGUIMIENTO
RUTA CRITICA
INFORMACIN EN LINEA BASE

REDUCCIN DURACIN TAREAS
ANALISIS VALOR ACUMULADO AVAC
Este es el plan fijo como debera ser llevado el proyecto. Tambin conocido como INFORMACIN PLANIFICADA. Esta informacin no cambia a no ser que se especifique que desea modificar la lnea de base. Ej: arrendar equipo 27/sep/xx para 2 das a costo fijo de $ 40.000.-
INFORMACIN VIGENTE
Consejo
SIEMPRE DEBE ESTAR ACTUALIZANDO EL PROYECTO CON LA INFORMACIN REAL. DE NO SER ASI, LA INFORMACIN OBTENIDA NO ES CONFIABLE
Es el plan cambiante de trabajo para las prximas tareas una vez que se esta realizando el proyecto. La programacin podra cambiar conforme recibe nueva informacin y efecta ajustes. La informacin revisada es la informacin vigente de la tarea. Ej: El equipo resulta estar disponible a partir del 28/sep/xx y ahora a un costo de $ 50.000.-
INFORMACION ACTUAL
Se refiere a las tareas ya estn en avance o que han finalizado. Cuando introduce fechas actuales para tareas ya finalizadas, las fechas de comienzo y de fin de las restantes tareas son automticamente actualizadas. Ej: La tarea finalizo con una duracin de 3 das y no 2. A partir de sta tarea la programacin se actualiza.
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MODIFICACION DE LA PROGRAMACION CON INFORMACIN ACTUAL

Actualizar el proyecto es un proceso continuo de modificacin de la programacin vigente (para las prximas tareas) y de introduccin de informacin actual (para las tareas que ya han comenzado. Debido a que las tareas previas afecta a la fecha de comienzo y fin de futuras tareas, el programa computacional recalcula la programacin para futuras tareas. El plan final cambia, pero la lnea de base comparativa no se modifica. Se recomienda en sta fase utilizar la pantalla dividida :
$ 3.900
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8.5. identificacin de la RUTA CRITICA y reduccin de costos
Las tareas que provocan un retraso en la fecha de trmino del proyecto, si no son ejecutadas
segn lo programado, se dice que forman parte de la ruta critica. Las tareas de la ruta critica se denominan tareas criticas . Cuando aumenta la duracin de una tarea critica, el proyecto se retrasa. De igual forma, acortar la duracin de una tarea critica , permite que el proyecto termine antes.
Estrategias para reducir las duracin

de tareas criticas del proyecto
MODIFICAR LAS VINCULACIONES ENTRE TAREAS Esta estrategia reduce la ruta critica sin que se deba "agregar recursos o extender las horas de trabajo". Definir las relaciones entre tareas de un modo ms realista, puede resultar el mtodo ms econmico de acortar la ruta critica. Se debe probar sta alternativa. PROGRAMAR HORAS EXTRAS Este
mtodo considera adicionar tiempo extra y por lo tanto se acorta la duracin del proyecto. Se deber extender la jornada laboral en el calendario de recursos para el recurso asignado a la tarea o en el calendario de grupo, si hay varios recursos asignados a las tareas cuya duracin se requiere acortar.
8.6. REDUCCIN DE DURACIN DE ACTIVIDADES MS RECURSOS

la duracin de las tareas dirigidas por recursos. Un proyecto podra seguir requiriendo que se agreguen recursos a una tarea critica para cumplir con su plazo. Es posible que se presenten conflictos de recursos sobreutilizados cuando se asigne ms recursos a una tarea.
AL PROYECTO Esta estrategia reduce
ELIMINAR TAREAS PREDECESORAS INNECESARIAS

Se eliminan los retrasos causados por los predecesoras que no afectan a la tarea. Se debe estar seguro de que todos los predecesores de las tareas criticas, son esenciales. *****
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SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DEL PROYECTO El plan del proyecto es de gran ayuda a la hora de organizar y almacenar la informacin del proyecto. Sin embargo, sta es slo una parte de los beneficios que puede conseguir si disea un plan de proyecto. Obtendr el mayor partido del plan si lo utiliza para controlar el progreso del proyecto. Actualizar el plan del proyecto con frecuencia le ayudar a realizar un seguimiento del progreso y ajustar la programacin. Al realizar un seguimiento del progreso podr: Mantener el proyecto actualizado con datos reales.
Comparar los datos de la lnea base con los reales para poder identificar y resolver los problemas a medida que suceden. Generar informes de estado para la administracin y los participantes en el proyecto. Conservar datos histricos que permitan planear proyectos futuros de una forma ms precisa.
Aunque Project permite controlar el progreso fcilmente, se requiere cierta diligencia. Para que el plan del proyecto sea una herramienta eficaz y valiosa, es necesario actualizar el plan con regularidad y coherencia. La mejor forma de hacerlo es actualizar el plan a intervalos establecidos, por ejemplo, das, semanal, quincenal o mensualmente. El progreso se puede controlar con diversos niveles de detalle. Si slo le interesan las fechas programadas, puede controlar solamente las fechas de comienzo y de fin de las tareas. Si le interesan otros aspectos del proyecto, como los costos y el uso de los recursos, puede controlar el proyecto con un mayor grado de detalle. El control eficaz es un proceso de dos pasos. Actualizar peridicamente la programacin para que refleje el progreso del proyecto. Comparar la programacin actualizada con la lnea de base para determinar hasta qu punto el progreso del proyecto se cie al plan original. Si compara la programacin actual con el plan previsto de forma regular, puede identificar las discrepancias entre el avance planeado y el real. Estas discrepancias se denominan variaciones. Si detecta las variaciones en un primer momento del proceso, puede solucionar los problemas de la programacin antes de que sean ms graves.
8.7. OBTENCIN DE LA INFORMACIN PARA ACTUALIZAR

La clave para realizar un seguimiento del avance es precisar los datos de las tareas, recursos y costos. Se necesita informacin como el porcentaje en que est ejecutada cada tarea, el trabajo restante, quin realiz las tareas y cundo, as como los costos de las tareas hasta el momento. Si el proyecto es pequeo, puede recopilar los datos del progreso de las tareas personalmente. Esto permite comprobar la precisin de los datos a medida que los recopila. Asimismo, podr tener un mayor control del momento en el que se recibe la informacin, puesto que no tendr que esperar a que otros se la enven. En proyectos ms complejos, los responsables individuales de cada tarea o rea podrn informarle del avance, ahorrndole una tarea que lleva mucho tiempo .Adems, las personas que estn implicadas en el trabajo conocen mejor el estado de las tareas en las que estn trabajando.
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En un proyecto grande, probablemente slo podr obtener informacin procedente de otras personas. Por otro lado, cada persona tiene un estilo propio de crear informes, aadiendo elementos subjetivos, por ejemplo, un porcentaje completado del 50% segn una persona puede ser del 40% segn otra. Es necesario realizar comprobaciones al azar de la informacin recibida para constatar su exactitud. Adems, es posible que algunas personas no enven los informes de estado cuando los necesita y se pueden producir retrasos en la recepcin e incorporacin de la informacin actualizada. Cuanto ms fciles sean los mtodos de recopilacin de datos, ms posibilidades tendr de obtener la informacin que necesita en el momento adecuado. Simplifique el mtodo de creacin de informes tanto como lo permitan las necesidades del proyecto. Para simplificar la tarea, utilice Project Central, un producto complementario que permite a los miembros del grupo de trabajo, los administradores y otros participantes planificar el proyecto en colaboracin mutua. A travs de Microsoft Project Central, los miembros del grupo de trabajo pueden intercambiar informacin en un sitio Web de una intranet o del Word Wide Web, y esta informacin actualiza automticamente Project. QU INFORMACIN DEBE ACTUALIZAR ? Una vez creada la programacin y establecida la lnea de base, puede actualizar la programacin con la frecuencia que desee. Para actualizar la programacin, evale el estado de cada tarea e indique en la programacin la informacin relacionada. Se puede controlar cualquier informacin que se incluya en la lnea de base, a grandes rasgos o en detalle, en una vista. Slo tiene que elegir la informacin que desea actualizar. Si va a realizar un seguimiento del progreso, lo mejor es empezar por controlar las fechas reales de comienzo y de fin de cada tarea. Al comparar las fechas reales de comienzo y de fin con las de la lnea de base, se puede predecir si el proyecto va a finalizar a tiempo. Cuando se realiza el seguimiento de un proyecto con cierto grado de detalle, se recopila la informacin para controlar el progreso de las tareas, los costos y el plan del personal del proyecto. Esta informacin se puede utilizar para planear proyectos futuros de forma ms eficaz. Para controlar la programacin al detalle, puede realizar un seguimiento de algunas o todas las variables del proyecto que se citan a continuacin:
Para realizar un seguimiento de Datos en el campo
Las fechas de comienzo de las tareas Las fechas de fin de las tareas El porcentaje completado de cada tarea Duracin de las tareas El costo de las tareas Trabajo
Comienzo real Fin real Porcentaje ejecutado Duracin real Costo $ real Trabajo real
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8.8. ACTUALIZACIN FECHAS, PORCENTAJES Y TRABAJO

Las tareas que comienzan o finalizan despus de lo previsto pueden desorganizar la programacin al retrasar las tareas relacionadas. Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otras tareas de la programacin. Las fechas de comienzo y de fin de las tareas deben ser prioritarias, puesto que pueden producir un efecto importante en el proyecto. ^ Para escribir las fechas reales de comienzo y de fin de una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desea actualizar. 3. En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Actualizar tareas. 4. En Estado real, escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin. Si una serie de tareas comenzaron y finalizaron a tiempo, puede establecer la informacin de las fechas reales de comienzo y de fin de dichas tareas a la vez. > Para escribir las fechas reales de comienzo y fin de varias tareas a la vez 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que comenzaron y finalizaron a tiempo. 3. En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Actualizar proyecto. 4. Haga clic en Actualizar trabajo completado al o en Reprogramar trabajo restante desde, escriba la fecha correspondiente y, a continuacin, haga clic en Tareas seleccionadas. ESPECIFICAR LA DURACIN REAL DE UNA TAREA El progreso se controla indicando la cantidad de tiempo (la duracin) que se ha trabajado en una tarea. Cuando se introduce la duracin real de la tarea, Project actualiza la fecha de comienzo real, el porcentaje de la tarea que se ha completado y la duracin del trabajo restante de la tarea en la programacin. Si utiliza la programacin condicionada por el esfuerzo, no cambie la duracin programada ni la real de las tareas. En su lugar, ajuste la cantidad de trabajo del recurso o sus unidades. Si la duracin real de la tarea es mayor que la duracin programada, escriba la cantidad real de trabajo de esa tarea. Cuando lo haga, Project cambiara la fecha de fin real y aumentar la duracin de la tarea. Si especifica una duracin real en vez de una cantidad real de trabajo, Project actualizar la duracin programada de la tarea para igualarla a la duracin real, cambiar la duracin restante de la tarea a cero y marcar la tarea como ejecutada al 100%. > Para indicar la duracin real de una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee especificar la duracin real. 3. En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Actualizar tareas. 4. En el cuadro Duracin real, indique la duracin real de la tarea. Si cree que la tarea va a finalizar antes o despus de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duracin restante.
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ESPECIFICAR EL PROGRESO DE UNA TAREA EN FORMA DE PORCENTAJE
Puede indicar el progreso de una tarea mediante la introduccin del porcentaje de la duracin total de la tarea que se ha completado. Para tareas que tengan una duracin relativamente corta, no es necesario realizar un seguimiento del progreso con tanto detalle. Sin embargo, en las tareas de duracin ms extensa, la indicacin del porcentaje de la tarea que se ha completado servir de ayuda para controlar el grado de progreso real frente al plan previsto. Una tarea con un 0% realizada significa que no ha comenzado y una tarea con un 100% realizada significa que ha concluido.
Project calcula el porcentaje realizado de una tarea de resumen segn el grado de progreso de sus subtareas.
> Para indicar el progreso de una tarea en forma de porcentaje 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desea actualizar. 3. Haga clic en Informacin de la tarea ii y, a continuacin, elija la ficha General. 4. En el cuadro Porcentaje completado, escriba un nmero entero comprendido entre O% y 100%. De manera predeterminada, Project indica el porcentaje de la tarea que se ha completado en forma de una lnea delgada y negra horizontal justo en medio de cada barra de tarea en la vista Diagrama de Gantt. ACTUALIZAR EL TRABAJO EJECUTADO EN UNA TAREA Si programa las tareas en funcin de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualizacin del trabajo realizado en una tarea. Si utiliza este tipo de actualizacin, puede controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos. Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha realizado en una tarea, Project calcula automticamente el trabajo restante restando el trabajo real efectuado por el recurso del trabajo total que el recurso tiene programado. > Para actualizar el trabajo ejecutado en una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas 2. En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Seguimiento. 3. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver el campo Costo real. 4. En el campo Costo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duracin para el recurso asignado bajo la tarea para la que desea actualizar el valor del trabajo real. Si no importa qu recursos asignados a la tarea realizan el trabajo, escriba un valor para el trabajo combinado en el campo Trabajo real correspondiente a la tarea. Project divide el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en funcin de dnde estn en la tarea y del trabajo restante de cada asignacin. ACTUALIZAR EL TRABAJO REAL DIARIAMENTE En algunas ocasiones, es necesario realizar un seguimiento minucioso del trabajo real. Por ejemplo, puede que tenga una fecha lmite importante que deba controlar. Para realizar un seguimiento del trabajo real diariamente, puede utilizar los campos de fase temporal de la
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vista Uso de recursos. Debido a que se puede indicar informacin de un da concreto en la programacin, los campos de fase temporal permiten mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente. Las vistas con campos de fase temporal se pueden utilizar de la misma forma que una hoja de control de horas trabajadas. > Para actualizar el trabajo real diariamente 1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos. 2. En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Trabajo. 3. En el men Formato, seleccione Detalles y, a continuacin, haga clic en Trabajo real. 4. Para indicar los valores reales de un recurso, seleccione la columna del da que desee y escriba un valor en el campo del recurso. Para indicar los valores reales de una asignacin de tarea, seleccione la columna del da que desee y escriba un valor en el campo de la tarea. Si desea escribir datos reales del proyecto en el transcurso del tiempo y realizar un control del mismo da a da, puede utilizar los campos de trabajo real y costo real de fase temporal en las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.
8.9. ACTUALIZACIN COSTOS RECURSOS, MATERIALES Y TRABAJO

Project actualiza automticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, segn el mtodo de acumulacin que haya definido. Primero debe desactivar la actualizacin automtica de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignacin de recurso, podr hacerlo cuando el trabajo restante sea cero. > Para actualizar los costos reales de una asignacin de recurso 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo. 2. Desactive la casilla de verificacin Project siempre calcula los costos reales. 3. Haga clic en Aceptar. 4. En la Barra de vistas, haga clic en uso de tareas 5. En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Seguimiento. 6. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver el campo Costo real. 7. En el campo Costo real, escriba los costos reales de las asignaciones cuyos costos desea actualizar. Algunas veces, los costos de la asignacin de recursos incluyen un costo por uso, como en el caso de gastos de equipamiento, de instalacin, entrega o alquiler, adems de una tasa estndar. Puede cambiar la cantidad fija que se carga a cada recurso cada vez que se le asigna una tarea escribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Uso del recurso cuyo costo por uso desee cambiar. ACTUALIZAR LOS COSTOS REALES DE LOS MATERIALES Si esperaba que el costo de los materiales se mantuviese constante a lo largo de la tarea pero ese costo ha cambiado, puede actualizar el costo real de los materiales necesarios. Cuando cambia un costo de tarea fijo, Project utiliza el costo actualizado para volver a calcular el costo programado.
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> Para actualizar los costos reales de los materiales 1. En el men Ver, haga clic en Ms vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y, a continuacin, en Aplicar. 3. En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en Costo. 4. En el campo Costo fijo, cambie el valor de cada tarea cuyo costo fijo haya cambiado. ACTUALIZAR LOS COSTOS REALES DIARIAMENTE Puede realizar un seguimiento de los costos reales diariamente utilizando las vistas de Project que dispongan de campos de fase temporal. Debido a que se puede indicar informacin de un da concreto en la programacin, las vistas con campos de fase temporal permiten mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente. Por ejemplo, se puede indicar lo que ha costado cada tarea cada uno de los das que ha durado. Project actualiza automticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, segn el mtodo de acumulacin que haya definido. Primero debe desactivar la actualizacin automtica de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignacin de recurso, podr hacerlo cuando el trabajo restante sea cero. > Para actualizar los costos reales diariamente 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo. 2. Desactive la casilla de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales. 3. Haga clic en Aceptar. 4. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas 5. En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Seguimiento. 6. En el men Formato, seleccione Detalles y, a continuacin, haga clic en Costo real. 7. Para indicar los valores reales de una tarea, seleccione la columna del da que desee y escriba un valor en el campo de la tarea. Para indicar los valores reales de una asignacin de recurso, seleccione la columna del da que desee y escriba un valor en el campo del recurso. ACTUALIZAR EL TRABAJO RESTANTE EN UNA TAREA A medida que realiza un seguimiento del progreso de una tarea, puede que observe que hay ms o menos trabajo restante en una tarea del que Project ha calculado. En otras palabras, puede que observe que la tarea va a durar ms o menos de lo previsto. Por ejemplo, supongamos que ha indicado una estimacin inicial de 30 horas de trabajo en una tarea. Cuando se hayan realizado 20 horas de trabajo en la tarea. debe especificar 20 horas de trabajo real. Project calcula el trabajo restante en 10 horas. Sin embargo, descubre que esta tarea slo necesita 5 horas ms para completarse. Cambie el trabajo restante de 10 a 5 horas y Project recalcular el trabajo total en 25 horas (el trabajo real permanece constante).
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> Para actualizar el trabajo restante en una tarea 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Trabajo. 3. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver el campo Restante. 4. En el campo Restante de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo restante que desee. Project recalcula el trabajo total necesario para completar la tarea y muestra el nuevo valor del trabajo total en el campo Trabajo.
INSERTAR UNA DIVISIN ENTRE EL TRABAJO REAL Y EL TRABAJO RESTANTE
Project inserta una divisin automtica entre el trabajo real y el trabajo restante de una tarea. De forma predeterminada, la divisin es invisible en el Diagrama de Gantt puesto que no hay ninguna interrupcin entre el trabajo real y el trabajo restante. Si algunos recursos han interrumpido su trabajo en una tarea y necesita reprogramar el trabajo restante para una fecha posterior, puede crear una interrupcin entre el trabajo real y el trabajo restante de una tarea moviendo la parte restante de la tarea. > Para insertar una divisin entre el trabajo real y el trabajo restante 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En la parte del diagrama de la vista, coloque el puntero sobre la parte incompleta de la tarea que desea dividir. 3. Arrastre la barra de tareas hacia la derecha para dividir la tarea de forma que una parte de la misma comience ms tarde. No arrastre la parte finalizada de la tarea. Si lo hace, mover toda la tarea.
REPROGRAMAR EL TRABAJO SIN COMPLETAR, PARA QUE COMIENCE EN LA FECHA ACTUAL
Si desea asegurarse de que no hay ningn trabajo programado para fechas que ya han pasado, puede reprogramar el trabajo no completado para que comience en la fecha actual en las tareas seleccionadas o en todo el proyecto. Esto puede ser til si el proyecto va retrasado con respecto a lo programado y desea que refleje con precisin la cantidad de trabajo que es necesario realizar para completarlo. La reprogramacin del trabajo restante puede quitar las delimitaciones de tareas. Por ejemplo, si una tarea tiene una delimitacin Debe finalizar el y la reprogramacin del trabajo restante en la tarea desplaza la fecha de fin ms all de la fecha de delimitacin, Microsoft Project redefnir la delimitacin a Lo antes posible. Si existiesen otras delimitaciones de tarea que deseara conservar, tendra que reprogramar el trabajo restante manualmente. En el caso de tareas que estn parcialmente finalizadas, Project divide automticamente la tarea en trabajo realizado y trabajo restante. La reprogramacin del trabajo restante en una tarea parcialmente finalizada puede crear una interrupcin entre las dos partes de la tarea, que aparecera en el Diagrama de Gantt como una tarea dividida.
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> Para reprogramar el trabajo sin completar para que comience en la fecha actual 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee reprogramar. Si desea reprogramar todo el trabajo restante del proyecto, no seleccione ninguna tarea. 3. En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Actualizar proyecto. 4. Haga clic en Reprogramar trabajo restante desde y, a continuacin, escriba la fecha a partir de la cual desea reprogramar todo el trabajo restante. 5. Para reprogramar todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo. Para reprogramar solamente las tareas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas.
EVALUAR LA VARIACIN ENTRE LOS DATOS REALES Y LOS PREVISTOS
Al crear un plan previsto y actualizar la programacin, puede comparar el plan previsto con el progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las reas del proyecto que no se estn desarrollando como estaba planeado. A continuacin se muestran algunas variaciones que deben buscarse al comparar la programacin actualizada con el plan previsto: Las tareas que no comienzan ni finalizan en su debido momento. Las tareas que no progresan al ritmo esperado. Las tareas que precisan ms o menos trabajo del programado. Las tareas que cuestan ms o menos que lo estimado. A medida que el proyecto progresa, puede identificar las variaciones de los costos comparando los costos previstos con los costos programados. Los costos programados reflejan la cifra del ltimo costo del proyecto. Puede utilizar esta informacin para realizar una estimacin de los costos y observar los posibles desfases en los costos antes de que se agraven. Las variaciones en la programacin pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo del tipo y la gravedad de la variacin. El hecho de que una tarea empiece o termine antes de lo programado, por ejemplo, es normalmente una buena noticia, pero tambin puede indicar que los recursos no estn asignados de la forma ms eficaz. Las variaciones se pueden observar mediante las lneas de progreso, que representan visualmente el progreso del proyecto. Tambin puede realizar un anlisis del valor acumulado para identificar variaciones de costos, como la diferencia entre los costos estimados y los costos reales de una tarea. El anlisis del valor acumulado mide el resultado del proyecto. Indica qu cuanta del presupuesto se debera haber gastado, en vista de la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto para la tarea, asignacin o recurso. Cuando encuentre variaciones en la programacin o en los costos, dispondr de muchas formas de realizar ajustes para acomodar las diferencias entre las estimaciones originales y el progreso real. Teniendo esto en cuenta puede, por ejemplo:
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Ajustar las vinculaciones entre tareas.

Asignar horas de recursos adicionales. Reasignar los recursos. Eliminar o combinar algunas tareas. Ajustar el presupuesto. Aumentar las estimaciones de la duracin de tareas. Posponer las fechas lmite.
8.10. VISUALIZACIN LNEA DE PROGRESO DEL PROYECTO

Si desea crear una representacin visual del progreso del proyecto, puede mostrar lneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Las lneas de progreso conectan las tareas que estn en curso o que deberan haber comenzado con una lnea vertical que representa la fecha de progreso. Las tareas completadas o programadas para que comiencen despus de la fecha de la lnea de progreso no se encuentran conectadas con la lnea de progreso. Al conectar la lnea de progreso con una tarea individual, aparece una V alargada inclinada hacia un lado. Si la V seala a la derecha, significa que la tarea va por delante de la programacin. Si seala a la izquierda, significa que la tarea va retrasada con respecto a la programacin. Si en vez de parecerse a una V la lnea aparece totalmente recta y vertical, significar que la tarea progresa segn la programacin. La longitud de la V indica el adelanto o el retraso de la tarea en relacin con la fecha en que se ha establecido la lnea de progreso. Al ver la lnea de progreso es posible determinar rpidamente si el proyecto progresa o no segn lo programado. Hgase la siguiente pregunta: hay ms V hacia la derecha o hacia la izquierda? Es posible ver varias lneas de progreso a la vez. Para ello, puede insertarlas manualmente o verlas como intervalos establecidos automticamente. Para mostrar las lneas de progreso en el proyecto 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Lneas de progreso. 3. Haga clic en la ficha Fechas e intervalos. 4. Active la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso actual. 5. Para mostrar el progreso respecto a la fecha de estado del proyecto, haga clic en la fecha de estado del proyecto. Para mostrar el progreso respecto a la fecha actual, haga clic en En la fecha actual. 6. Para mostrar el progreso segn un plan previsto, haga clic en Plan previsto bajo Mostrar lneas de progreso en relacin con el. VER CAMPOS DE LNEA DE BASE Cuando se establece una lnea de base, Project copia los datos de los campos programados actualmente en los campos de lnea de base. El mejor mtodo para realizar un seguimiento es comparar los datos previstos con los datos reales o actuales. Sin embargo, antes de hacerlo puede
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que desee mostrar y revisar los datos de la lnea de base. > Para ver los campos de lnea de base 1. En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento 2. En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en Ms tablas. 3. En la lista Tablas, haga clic en Lnea de base y, a continuacin, elija Aplicar.
COMPARAR LAS ESTIMACIONES DE LA LNEA DE BASE CON LOS DATOS REALES
La esencia de controlar el progreso radica en comparar las estimaciones originales previstas con los datos reales recopilados durante el proyecto. Si se observan diferencias, o variaciones, entre los datos previstos y los reales, se podr juzgar hasta qu punto se ha desviado el progreso real del plan original. La evaluacin de estas variaciones permite realizar los ajustes necesarios para que el proyecto siga su curso. > Para comparar las estimaciones de la lnea de base con los datos reales 1. En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento 2. En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Variacin.
DETERMINAR SI LAS TAREAS ESTN COMENZANDO Y FINALIZANDO SEGN EL PLAN
Para que el proyecto se desarrolle de acuerdo con la programacin, es necesario asegurarse de que, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. Por supuesto que siempre habr tareas que no comiencen o terminen a tiempo, o duren ms de lo previsto. Es importante encontrar lo antes posible aquellas tareas que se desven del plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas lmite. Para poder consultar la informacin de variacin es necesario haber guardado una lnea de base. > Para determinar si las tareas estn comenzando y finalizando segn el plan 1. En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento 2. En el men Ver, seleccione Tabla y, a continuacin, haga clic en Variacin. 3. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos de variacin.
DETERMINAR SI LAS TAREAS CUESTAN MS O MENOS DE LO PRESUPUESTADO
Si administra los costos del proyecto, va sea mediante la asignacin de costos fijos a las tareas o la asignacin de salarios a los recursos, probablemente le interese averiguar si las tareas acumulan un costo superior al presupuestado. Al llevar un control exhaustivo de los costos del proyecto, podr detectar con antelacin los costos que se desven de lo previsto y ajustar su programacin o su presupuesto en consecuencia. Una vez introducidos los costos de las tareas y los recursos y asignados los recursos a las tareas, Project calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada tarea y recurso, y el costo total del proyecto. Todos estos costos se consideran costos programados o estimados. Los costos programados reflejan la cifra del ltimo costo a medida que el proyecto progresa. Project
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calcula tambin los costos restantes. El costo restante es el costo programado menos el costo real.
> Para determinar si las tareas cuestan ms o menos de lo presupuestado 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en Costo. 3. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos Costo total y Costo previsto. 4. Compare los valores de los campos Costo total y Costo previsto. 4. Para conocer la variacin del costo, consulte el valor del campo Variacin. 8.11.
ANALISIS VALOR ACUMULADO
( avac )
ANALIZAR LOS COSTOS DEL PERODO TRANSCURRIDO
Cuando desee comparar el avance esperado con el avance real hasta la fecha de las tareas que tengan recursos asignados, realice un anlisis de valor acumulado. Este anlisis es un mtodo para medir el progreso del proyecto. Indica qu cuanta del presupuesto se debera haber gastado, en vista de la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto para la tarea, asignacin o recurso. Al valor acumulado se le denomina tambin costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). POR QU DEBE REALIZARSE EL ANLISIS DEL VALOR ACUMULADO Cuando se realiza un anlisis del valor acumulado, se obtienen respuestas fiables a preguntas clave como "Queda dinero suficiente en el presupuesto para completar el proyecto ?" y "Queda tiempo suficiente en la programacin para terminar el proyecto a tiempo?" Los indicadores del valor acumulado expresan el progreso del proyecto en trminos de costo y programacin. Si desea saber si se quedar sin dinero antes de completar el trabajo en el proyecto (o si se va a generar un excedente presupuestario), una de las formas de encontrar la respuesta es realizar un anlisis del valor acumulado. CLCULO DEL VALOR ACUMULADO CRTR: consulte el costo real del trabajo realizado (CRTR) Para realizar cada tarea, el anlisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales: el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), el costo real del trabajo realizado (CRTR) y el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). El CPTP es la porcin del costo que se planea gastar en una tarea entre la fecha de comienzo y la fecha de estado. Por ejemplo, la cuanta total presupuestada para una tarea de 4 das de duracin, (comenzando un lunes) es de $ 100.000 . Si se establece la fecha de estado en el mircoles prximo, el costo presupuestado del trabajo programado ser de $ 75.000 El CRTR es el costo total real derivado de la realizacin del trabajo en una tarea durante un perodo dado. Por ejemplo, si de una tarea de 4 das de duracin se deriva un costo de $ 35.000 durante cada uno de los primeros 2 das, el CRTR de este perodo ser de $ 70.000 , pero el CPTP seguir siendo de $ 50.000
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El CPTR es el porcentaje del presupuesto que se debera haber gastado en un porcentaje dado del trabajo realizado en una tarea. Por ejemplo, si en dos das se ha completado el 60% del trabajo en una tarea, puede esperar haber gastado el 60% del presupuesto total de la tarea, o $ 60.000 De estos tres valores fundamentales, se deducen varios otros valores clave. Los ms comunes y tiles son:
8.12. FORMULAS Y VARIACIN DE COSTOS Y PROGRAMACIN

Variacin de costo (VC) que es la diferencia entre el costo estimado de una tarea y su costo real. VC = CPTR CRTR Variacin de programacin ( VP ) que es la diferencia entre el progreso real y el progreso programado de una tarea en trminos de costo.
8.13. FORMULAS Y VARIACIN DE COSTOS Y PROGRAMACIN

VP = CPTR CPTP ndice de rendimiento de costos ( IRC ) que es el resultado de dividir los costos presupuestados entre los costos reales. IRC = CPTR/CRTR. ndice de rendimiento de la programacin ( IRP ) que es el resultado de dividir el trabajo realizado entre el trabajo programado. IRP = CPTR/CPTP INTERPRETAR EL VALOR ACUMULADO Los indicadores de valor acumulado aparecen como variaciones o como relaciones. Los indicadores de valor acumulado que son variaciones, como variacin de costo, pueden ser positivos o negativos. Una variacin positiva indica que va adelantado con respecto a la programacin o por debajo del presupuesto. Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacin de dinero y recursos de tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones negativas.Una variacin negativa indica que va retrasado con respecto a la programacin o por encima del presupuesto. Si una tarea o un proyecto tiene una variacin de costo ( VC ) negativa, puede que tenga que aumentar el presupuesto o aceptar mrgenes de beneficio reducidos. Los indicadores de valor acumulado que son relaciones, como el ndice de rendimiento de costos ( IRC ) y el ndice de rendimiento de la programacin ( IRP ), pueden ser mayores que 1 o
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menores que 1. Un valor que es mayor que 1 indica que va adelantado con respecto a la programacin o por debajo del presupuesto. Un valor que es menor que 1 indica que va retrasado con respecto a la programacin o por encima del presupuesto. Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que slo se ha utilizado el 67% del tiempo planeado para completar una parte de una tarea en un perodo de tiempo determinado, y un IRC de 0,8 significa que se ha gastado un 25% a ms de lo presupuestado para un perodo de tiempo determinado. Puede mostrar estas cantidades del valor acumulado en Project: Costo real del trabajo realizado (CRTR) Costo presupuestado al finalizar (CPF) Costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) Costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) Variacin de costo (VC) Costo estimado al finalizar (CEF) Variacin de programacin (VP) Variacin al finalizar (VAF)
Puede calcular estas cantidades del valor acumulado: ndice de rendimiento de costos ( IRC) IRC acumulado ndice de rendimiento de programacin ( IRP )
CUNDO UTILIZAR LA TABLA VALOR ACUMULADO En Project, la tabla Valor acumulado muestra, en trminos de costos de recursos, el porcentaje de cada tarea completado realmente. Tambin puede utilizar la tabla Valor acumulado para prever si la tarea finalizar con arreglo al presupuesto o por encima o por debajo de ste, segn los costos en que se ha incurrido a medida que avanza la tarea. Por ejemplo, si la tarea est ejecutada al 50% y el costo real hasta la fecha es de $ 200 mil, puede ver si $ 200 mil es ms, menos o lo mismo que el 50% del costo previsto o presupuestado. > Para analizar los costos del perodo transcurrido con la tabla Valor acumulado 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en Ms tablas. 3. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y, a continuacin, elija Aplicar. 4. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver todos los campos de valor acumulado. Tambin puede ver los datos de valor acumulado diariamente. > Para ver los datos de valor acumulado diariamente 1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas . 2. En el men Formato, haga clic en Estilos de detalle y, a continuacin, en la ficha Detalles de uso. 3. En la lista Campos disponibles, para cada campo que desee mostrar, haga clic en el campo y elija Mostrar. 4. Al lado de la lista Mostrar estos campos, haga clic en las flechas Mover hasta que los campos se ordenen como desea.
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INTERPRETAR EL VALOR ACUMULADO costos $
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8.14. ANEXO FORMULAS : AVANCE FISICO Y FINANCIERO INDICADORES Otros indicadores de control utilizados en el avance del proyecto, son los que a continuacin se definen : 1. ACTIVIDADES CRITICAS EJECUTADAS IACE = [ ( dur. act. criticas ejecutadas ) / ( dur. act. criticas total ) ] *100 2. ACTIVIDADES PROGRAMADAS EJECUTADAS IAPE = [ ( dur. act. ejecutadas ) / ( dur. act. total ) ] * 100 3. ACTIVIDADES PROGRAMADAS ADELANTADAS IAPA = [ ( dur. act. adelantadas ) / ( dur. act. totales ) ] * 100 4. ACTIVIDADES PROGRAMADAS ATRASADAS IAPR = [ ( dur. act. atrasadas ) / ( dur. act. totales ) ] * 100 5. INDICE DE COMPARACIN IC = [ ( dur. act. adelantadas )/ ( dur. act. atrasadas ) ] * 100 Si : IC > 1 significa proyecto adelantado, Si : IC < 1 significa proyecto atrasado, ideal IC = 1 6. INDICE DE ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS IANP = [ ( dur. act. no programadas )/ ( dur. act. totales ) ] * 100 ideal < 1 % 7. INDICE DE ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS Y EJECUTADAS IANPE = [ ( dur. act. no programadas y ejecutadas ) / ( dur. act. no programadas ) ] * 100 8. INDICE DE SITUACIN FINANCIERA ISF = ( DR/ DP ) * ( CP/ CR ) Ejemplo : Un proyecto tiene una duracin planificada de 40 das a un costo de $ 2.000.000 . Al ejecutarse el proyecto, ste se demora slo 30 das a un costo de $ $ 1.500.000. El ndice de situacin financiera del proyecto ser : ISF = ( 30 DIAS/ 40 DIAS ) * ( $ 2.000.000 / $ 1.500.000 ) = 1 Ideal ISF = 1
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DEFINICIN DE ALGUNOS TERMINOS COMUNES EN PROYECTO

ACUMULACION DE COSTOS : FORMA DE ASIGNAR LOS COSTOS A LAS TAREAS. ESTOS SE PUEDEN ACUMULAR AL PRINCIPIO O FINAL DE LA TAREA O PRORROTEAR DE ACUERDO AL AVANCE DEL PROYECTO. AREA DE TRABAJO : CONJUNTO DE ARCHIVOS DE PROYECTOS, QUE PUEDEN SER ABIERTOS EN FORMA SIMULTANEA. CALENDARIOS : PERMITE DEFINIR DIAS Y HORAS EN QUE LOS RECURSOS HUMANOS Y FISICOS ( PERSONAS Y EQUIPOS) SE ENCUENTRAN DISPONIBLES PARA (O DEBEN EN EL PROYECTO) TRABAJAR. CALENDARIO BASE : ESTE SE APLICA A TODOS LOS RECURSOS DEL PROYECTO. CALENDARIO DE RECURSOS : ESTE SE APLICA A RECURSOS ESPECIFICOS. CONSOLIDACIN : ES UNA OPCIN DEL PROGRAMA QUE PERMITE COMBINAR LA INFORMACIN DE VARIOS PROYECTOS. CONTRAER : EN UN PROYECTO ESQUEMATIZADO, ES EL PROCESO DE OCULTAR UNA TAREA BAJO UNA TAREA RESUMEN DE MODO QUE SOLO SE VEA LA TAREA RESUMEN. COSTOS FIJOS : SON LOS COSTOS QUE PERMANECEN CONSTANTES Y SON INDEPENDIENTE DE LA DURACIN DE LA TAREA. COSTOS VARIABLES : SON LOS COSTOS QUE VAN AUMENTANDO A MEDIDA QUE AVANZA O PROGRESA EL PROYECTO. DEGRADACION : EN UN PROYECTO ESQUEMATIZADO, ES EL PROCESO DE APLICAR UNA SANGRA A UNA TAREA PARA MOSTRAR UNA RELACIN JERARQUICA CON LA TAREA DE ORDEN SUPERIOR. DELIMITACIONES : SON LAS RESTRICCIONES DE PLANIFICACIN APLICADAS A TAREAS INDIVIDUALES QUE AFECTAN A LAS FECHAS DE COMIENZO Y FIN DE LAS TAREAS. DIAGRAMA PERT : ES LA REPRESENTACION GRAFICA DE LAS RELACIONES ENTRE TAREAS LAS CUALES SON REPRESENTADAS COMO CUADROS QUE CONTIENEN INFORMACIN RELATIVA A LA TAREA. DIAGRAMA GANTT : ES UNA REPRESENTACION GRAFICA DE LA PROGRAMACION DEL PROYECTO EN FORMA DE BARRAS LAS CUALES REPRESENTAN LA DURACION DE CADA TAREA (LOGITUD DE LA BARRA). DURACION : ES LA CANTIDAD DE TIEMPO REQUERIDO PARA TERMINAR UNA TAREA. UNA DURACION PUEDE SER DADA EN TIEMPO DE TRABAJO (EL TIEMPO NO LABORABLE NO ES INCLUIDO) O EN TIEMPO GLOBAL ( INCLUYENDO TIEMPO LABORABLE Y NO LABORABLE). ESCALA TEMPORAL : ES LA UNIDAD DE TIEMPO QUE UTILIZA LA PROGRAMACION DEL PROYECTO MOSTRADO EN PANTALLA. LA ESCALA TEMPORAL CONTIENE DOS UNIDADES DE MEDIDAS: ESCALA TEMPORAL PRONCIPAL Y ESCALA TEMPORAL SECUNDARIA. LAS ESCALAS TEMPORALES SE UNEN CON DIFERENTES COMBINACIONES, COMO MESES, SOBRE SEMANAS, SOBRE DIAS, O DIAS SOBRE HORAS, ETC. ESQUEMA : ES UNA OPCION DE FORMATO EN LA PRESENTACION DEL DIAGRAMA DE GANTT EN LA QUE SE ESTABLECE UNA ESTRUCTURA JERARQUICA PARA EL PROYECTO. EN UN PROYECTO ESQUEMATIZADO, SE LE APLICA UNA SANGRIA A LAS TAREAS DE DETALLE (SUBTAREAS) QUE SE SUMERGEN BAJO UN NIVEL SUPERIOR, LAS TAREAS GENERALES ( TAREAS RESUMEN). EXPANDIR : ES EL PROCESO QUE HACE VISIBLE TODAS LAS TAREAS DETALLES QUE SE ENCUENTRAN BAJO UNA TAREA RESUMEN. FILTRO : ES UNA HERRAMIENTA QUE REVISA EL PROYECTO PARA ENCONTRAR LAS TAREAS O RECURSOS QUE CUMPLEN CON UNO O VARIOIS CRITERIOS DETERMINADOS. LAS TAREAS O RECURSOS QUE CUMPLEN CON EL CRITERIO SON LISTADAS DESTACADAS. HITO : ES UNA TAREAS QUE REPRESENTA LA FINALIZACIN DE UNA FASE IMPORTANTE DEL PLAN DEL PROYECTO. SIEMPRE LA DURACION DE UN HITO ES DE CERO (0d). INFORMACION PLANIFICADA : ES UN TERMINO QUE SE REFIERE TANTO A LAS FECHAS COMO A LOS COSTOS DEL PROYECTO BASADO EN EL PLAN ORIGINAL ANTES QUE SE PONGA EN MARCHA LA PROGRAMACION. INFORMACION PROGRAMADA : ES UN TERMINO QUE SE REFIERE TANTO A LAS FECHAS COMO A LOS COSTOS DEL PROYECTO PARA TAREAS FUTURAS, BASANDOSE EN INFORMACIN OFRECIDA POR EL USUARIO UNA VEZ QUE SE HA INICIOADO LA PROGRAMACION DEL PROYECTO. INFORMACION REAL : ES UN TERMINO QUE SE REFIERE TANTO A LAS FECHAS COMO A LOS COSTOS PARA TAREAS QUE HAN COMENZADO BASANDOSE EN INFORMACIN INTRODUCIDA POR EL USUARIO. LINEA DE FECHA : ES UNA LINEA VERTICAL DISCONTINUA MOSTRADA POR EL DIAGRAMA DE GANTT QUE REPRESENTA LA FECHA DEL COMPUTADOR COMO LA FECHA DE HOY INTRODUCIDA EN LA FICHA PROYECTO DE LA OPCION RESUMEN. METODO DEL CAMINO CRITICO ( CRITICAL PATH METHOD, CPM) : ES EL PROCESO QUE DETERMINA LAS FECHAS DE COMIENZO Y DE FIN DE TAREAS INDIVIDUALES CREANDO UN CAMINO CRITICO ( ORUTA CRITICA) PARA EL PROYECTO. ORGANIZADOR : ES UN CUADRO DE DIALOGO CON FICHAS QUE SE UTILIZA PARA COPIAR UTILIDADES PERSONALIZADAS EN OTROS ARCHIVOS DE PROYECTOS, COMO PRESENTACIONES, TABLAS, INFORMES, CALENDARIOS, FICHAS O MACROS. PLAN LINEA BASE : ES EL PLAN ORIGINAL DEL PROYECTO. SERVIRA PARA COMPARAR EL AVANCE DEL PROYECTO CON SU LINEA BASE.
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PLANTILLA : ES UN FORMATO DE ARCHIVO DE MSPROJECT QUE SE PUEDE UTILIZAR PARA NUEVOS PROYECTOS. EN ESTA PLANTILLA SE INCLUYE LAS TAREAS Y LA INFORMACION DE RECURSOS, OPCIONES PERSONALIZADAS Y EL FORMATO. PLANTILLA GLOBAL : ES UNA ARCHIVO QUE CONTIENE LAS UTILIDADES POR OMISION Y PERSONALIZADAS QUE PUEDE UTILIZAR MSPROJECT INCLUYENDO PRESENTACIONES, TABLAS, INFORMES, BARRAS DE HERRAMIENTAS, MENUS Y MACRO TAMBIEN CONTIENE LAS OPCIONES ESPECIFICADAS CON LA OREDENES OPCIONES. EN MSPROJECT LA PLANTILLA SE LLAMA GLOBAL.MPT. TAREA PREDECESORA : ES UNA TAREA QUE DEBE PRECEDER A OTRA. PRESENTACION : FORMATOS QUE SON UTILIZADOS PARA INTRODUCIR Y MOSTRAR INFORMACION DE PROYECTOS. PRESENTACION COMBINADA : SE MUESTRA UNA PRESENTACION EN LA PARTE SUPERIOR DE LA PANTALLA Y OTRA EN LA PARTE INFERIOR. LA PRESENTACION DE LA PARTE INFERIOR MUESTRA INFORMACION DETALLADA DE LA TAREA O RECURSO QUE SE SELECCIONA EN LA PARTE SUPERIOR DE LA PANTALLA. PROGRAMACION DEPENDIENTE DE RECURSOS: ES UNA TIPO DE PROGRAMACION EN LA QUE LA DURACIN, LA FECHA DE COMIENZO, Y LA FECHA FINAL DE UNA TAREA DEPENDE DE LA CANTIDAD Y UTILIZACIN DEL RECURSO. PROGRAMACION DE DURACION FIJA : ES UN TIPO DE PROGRAMACION EN LA QUE LA DURACION DE UNA TAREA ESPECIFICA ES INDEPENDIENTE DEL TRABAJO DEL RECURSO. ES DECIR, EL NUMERO DE RECURSOS NO INCIDE EN LA DURACIN DE LA TAREA. PROMOCIONAR : ES EL PROCESO QUE DESPLAZA UNA TAREA DETALLE A UN NIVEL SUPERIOR, LLEVANDOLA A LA IZQUIERDA. RECURSOS : LA GENTE, GRUPOS DE PERSONAS, MATERIAL , EQUIPOS O FACILIDADES REQUERIDAS PARA EJECUTAR UNA TAREA. LOS NOMBRES DE TODOS LOS RECURSOS UTILIZADOS EN UN PROYECTO SE ALMACENA ENL FONDO DE RECURSOS. REDISTRIBUCION DE RECURSOS : ES EL PROCESO PARA RESOLVER LOS CONFLICTOS ENTRE RECURSOS ASEGURANDO QUE EL USO MAXIMO DE UN RECURSO NUNCA EXCEDA EL NUMERO MAXIMO DE UNIDADES DISPONIBLE DE ESE RECURSO. SOBREASIGNACION : SE PRODUCE CUANDO SE ASIGNAN MAS TAREAS A UN RECURSO DE LAS QUE PUEDE LLEVAR A CABO EN EL TIEMPO DE TRABAJO DISPONIBLE. LA UTILIZACIN DEL RECURSO EXCEDE LA CANTIDAD MXIMA DE UNIDADES DEL RECURSO. SUBPROYECTO : ES UN PROYECTO ENLAZADO OTRO PROYECTO POR UNA TAREA EN COMUN. CON SUBPROYECTOS, SE PUEDE DESCOMPONER UN GRAN ARCHIVO DE PROYECTO EN ARCHIVOS DE PROYECTOS MAS PEQUEOS Y MANEJABLES. SUBTAREAS : ES UNA TAREA DETALLE QUE SE ENCUENTRA SUBORDINADA A UNA TAREA RESUMEN. SUCESORA : ES UNA TAREA QUE LE SIGUE A OTRA TAREA. TAREA REPETITIVA : ES UNA TAREA QUE TIENE LUGAR A INTERVALOS REGULARES DURANTE EL PROYECTO, COMO UNA REUNION SEMANAL O UNA INSPECCIN MENSUAL, ETC. TAREAS CRITICAS : SON AQUELLAS TAREAS QUE SI SE RETRASAN PROVOCAN UN RETRASO EN EL PROYECTO. SI SE REDUCE LA DURACION DE UNA O VARIAS TAREAS DEL CAMINO CRITICO EL PROYECTO TERMINA ANTES. LAS TAREAS CRITICAS SOLO SE ENCUENTRAN EN EL CAMINO CRITICO. TAREAS DE RESUMEN : SON TODAS LAS TAREAS GENERALES QUE TIENEN TAREAS SUBORDINADAS (SUBTAREAS). LAS TAREAS RESUMEN OFRECEN UNA ESTRUCTURA ESQUEMATIZADA QUE IDENTIFICA LAS GRANDES FASES DEL PROYECTO. CADA NIVEL DE SANGRADO REPRESENTA UN NIVEL ADICIONAL DE DETALLE PARA LA TAREA. TIEMPO DE ADELANTO : ES LA CANTIDAD DE SUPERPOSICIN ENTRE LA FINALIZACIN DE UNA TAREA Y EL COMIENZO DE UNA TAREA SUCESORA. TIEMPO DE POSPOSICION : ES LA CANTIDAD DE RETRASO ENTRE LA FINALIZACION DE UNA TAREA Y EL COMIENZO DE SU SUCESORA. UNIDAD : ES UN RECURSO SIMPLE ASIGNADO A UNA TAREA. VINCULAR : ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE ESTABLCE LA SECUENCIA DE LAS TAREAS DE UN PLAN DE PROYECTO. LA LINEA QUE UNE LAS BARRAS DE GANTT DE LAS TAREAS VINCULADAS RECIBE EL NOMBRE DE LINEA DE VINCULO. *****
FIN
EVALUACIN, PLANIFICACIN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ASAASSS
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BIBLIOGRAFA
MANUAL DE USUARIO MICROSFT PROJECT 2000 Microsoft , ao 2005-2006 FINANZAS EN ADMINISTRACION J.F. Weston y E.F. Wrigham , edicin Universidad de Chile Facultad de Economa 2003 PREPARACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN Nassir Zapag y Reinaldo Zapag, Editorial U de Chile, ao 1984. Escuela de Economa y Administracin GESTIN DE PROGRAMACIN Y COSTOS DE PROYECTOS PROJECT Microsoft Ms-Project, Microsoft edicin ao 2000 MANUAL DE PROYECTOS Y NEGOCIOS Daniel Henrquez Santana, Librera Universitaria, ao 2003 U de Chile CONTABILIDAD BASICA Bosch y Vargas , ao 1984. EDICION INFORMATICA USUARIOS Leasing Andino, edicin ao 1997 PARADIGMA EN ADMINISTRACIN Facultad de Economa y Administracin Universidad de Chile, ao 1995 GESTION BANCARIA Joaqun Lpez Pascual y Altina Sebastin Gonzlez, editorial Mc-GrawHill, ao 1999 PROGRAMACION Y CONTROL DE PROYECTOS Nassir Sapag Chain y Reinaldo Sapag Chain, Universidad de Chile F. Economa y Administracin Ao 1998 ***

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5.18. INTRODUCCIN DE TAREAS E HITOS

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5.19. USO DE COMANDOS PROJECT ( PARA CREACIN DE UN SUBPROYECTO)

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6.4. COSTOS ASOCIADOS AL RECURSO

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6.5. tipos de costos, tasa horaria y hora extra

2. Los costos de materiales basados en tasas : son los costos de los

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Ejemplos : Tasa para un pintor Tasa de horas extra para un pintor

= $ 3.000 /hora = $ 4.500 /hora

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6.6. METODOS DE ACUMULACIN DE COSTOS DE RECURSOS

PRORRATEO : Se utiliza cuando los costos se acumulan de acuerdo al avance de la tarea

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6.7. USO DE EXCEL Y PROJECT PARA LISTA DE MATERIALES

6.8. ASIGNACION DE PREMIOS Y MULTAS

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6.9. DEFINICIN DE CALENDARIO DEL PROYECTOS Y JORNADA

MODIFICACION DEL HORARIO LABORAL

6.10. Calendario de recursos del proyecto

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CALENDARIO DE UN RECURSO Y SU APLICACIN

6.11. ASIGNACIN DE EQUIPOS DE TRABAJO