XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 06 a 08 de novembro de 2006.

Elaborao do manual da qualidade: Experincia em uma indstria de produtos de limpeza

Elizangela Veloso elizangelaveloso@yahoo.com.br Carlos Antonio Pizo (UEM) capizo@uem.br

Resumo A comercializao de lcool em embalagem plstica at 5 litros exige, por resoluo do INMETRO, que a embalagem seja certificada. O processo de certificao destes produtos exige a elaborao do manual da qualidade. O presente artigo apresenta o processo de elaborao e o acompanhamento da implantao do manual da qualidade em uma indstria de produtos de limpeza de pequeno porte e voltada ao mercado hospitalar. Por desconhecimento, nem todas as empresas trabalham com produtos com certificao compulsria determinada pelo INMETRO por acharem que o processo oneroso e este artigo tenta apresentar o contrrio. Palavras-chave: Qualidade; Gesto da Qualidade; Manual da Qualidade.

1. Introduo A Portaria n 15 do INMETRO, de 29/01/2001 institui, no mbito do Sistema Brasileiro de Avaliao de Conformidade - SBAC, a certificao compulsria de embalagens plsticas, de at cinco litros destinadas ao envasilhamento de lcool, comercializadas no Pas. Estas embalagens devem ostentar a identificao da certificao reconhecida pelo SBAC, em conformidade com a Norma Brasileira NBR 5991:1997 (quanto aos requisitos e desempenho) e com a RDC n 46 de 20/02/2002 da ANVISA (quanto aos requisitos de rotulagem) e outras regras especficas que esto anexadas portaria. Para o atendimento destas regras a portaria relaciona um conjunto de documentos complementares que contribuem para que a empresa possa atender as exigncias estabelecidas. Entre outros documentos, esto relacionados a NBR ISO 8402:1994 - Gesto da Qualidade e Garantia da Qualidade Terminologia e a NBR ISO 9002:1994 - Sistemas da Qualidade Modelo para Garantia da Qualidade em Produo, Instalao e Servios Associados. A meno destas normas da ISO e a estrutura do documento que estabelece as regras especificas para a portaria 15 conduz para que a empresa elabore o Manual da Qualidade para os produtos que se enquadrem nesta portaria. Paladini (2004) afirma que o Manual da Qualidade deve consolidar os padres de qualidade e o estgio de maturidade da organizao, devendo ser lido e entendido pelo pessoal envolvido at um nvel que permita um controle consistente da qualidade. Sales (2000) reafirma esta condio colocando que a estrutura administrativa da organizao, seus recursos, suas responsabilidades, seus procedimentos e seus processos devem estar documentados no manual atravs das unidades organizacionais responsveis, de modo que possam ser bem entendidos pelo pessoal apropriado e garantindo, assim, a manuteno do seu sistema da Qualidade no nvel adequado.

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Segundo Mello et al. (2002), essencial que a empresa defina formalmente a sua poltica e os seus objetivos para a qualidade, tornando-os conhecidos e complementados em todos os seus nveis, identificando e delegando responsabilidades para todos os seus funcionrios. Segundo Paladini (2004), todas as atividades e o sistema de qualidade da organizao, que compem o Manual da Qualidade, devem expressar de maneira clara e objetiva os requisitos da qualidade adotados pela organizao e o seu compromisso com a qualidade, tendo como base para sua elaborao a norma ISO 9001:2000. No manual devem constar a poltica da qualidade da organizao, os detalhes da organizao, um resumo das atividades relacionadas com a qualidade, um compndio dos procedimentos internos alinhados com a norma ISO 9001:2000, alm de vrias atividades de preveno, como ensaios em laboratrios. De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia (INT, 2005), rgo Federal credenciado para desenvolver atividades de certificao compulsria de produtos no mbito do SBAC, o manual da qualidade deve ser composto por um conjunto de requisitos que abrange diversas instncias da organizao e de procedimentos, que so: responsabilidade da administrao, anlise crtica pela direo, sistema de gesto da qualidade, anlise crtica do contrato, controle de documentos e dados, aquisio, controle de produtos fornecidos pelo cliente, identificao e rastreabilidade do produto, inspees e ensaios, controle de dispositivos de medio e monitoramento, controle de produtos no-conforme e preservao do produto. Para isso a empresa deve nomear para estas atividades um responsvel que deve possuir autoridade, recursos humanos, materiais e habilidade necessria para garantir a manuteno da eficcia do sistema. Ele deve estabelecer tambm um programa de revises constantes do sistema, de forma a detectar desvios e/ou irregularidades e sugerir melhorias (MELLO, et al., 2002). 2. Manual da Qualidade A empresa, em que foi elaborado e implantado o Manual da Qualidade, trabalha com produtos para limpeza, principalmente na rea hospitalar, entre os quais se relacionam os produtos lcool 62,4INPM e o de 92,8 INPM. O interesse da indstria pela elaborao do manual surgiu aps uma notificao feita pelo INT, onde estabelecia que a mesma deveria obter a certificao da embalagem destes produtos de acordo com as normas exigidas pelo INMETRO para que fosse possvel sua comercializao. A certificao seria realizada pelo INT em auditoria onde o auditor compara o seu plano, estabelecido pela norma ISO 9001:2000 de acordo com as exigncias do INMETRO, com os itens presentes no manual da qualidade da organizao. Para este trabalho os auditores do INT assinam um "Termo de Confidencialidade e de Iseno de Conflito de Interesses", que tem como objetivo manter respectivamente o sigilo das informaes colhidas durante o processo de certificao e a independncia de suas atividades para cada cliente (ISO 9001:2000). Para a elaborao do manual da qualidade realizou-se o trabalho de identificao e planejamento das atividades necessrias de acordo com as normas ISO 9001:2000. A seqncia das atividades est representada na Tabela 1.

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Tabela 1- Atividades Item Atividades Coleta de informaes sobre todos os funcionrios da empresa, especificando escolaridade, idade e funo. Atribuies e identificaes de cargos e responsabilidades. Realizao documentao treinamentos. Avaliao treinamento. e de do Mtodo

Tais informaes foram adquiridas atravs de entrevistas com os funcionrios.

Para realizao deste item foram realizadas reunies com o diretor administrativo e a diretora de qualidade. Nesta atividade foi utilizado o organograma da empresa. Os treinamentos de qualidade foram realizados na prpria empresa atravs de vdeos e palestras. Para documentao desta atividade foi utilizado formulrio para levantamento de treinamento e a plano de treinamento. Para esta atividade foi utilizado um formulrio de avaliao de treinamento e foi realizada pela diretora da empresa.

D E F

Elaborao da poltica da qualidade. Planejamento do sistema da qualidade. Esta atividade foi realizada atravs de um plano de qualidade do lcool e foi documentada. .Os documentos so mantidos atualizados e disponveis para o uso apropriado do pessoal envolvido com a atividade do sistema da qualidade. Tais documentos so arquivados em pastas com nome e numerao. Os documentos so: certificado do INT, contas pagas ao INT, controle de aprovao e distribuio de documentos da qualidade, cursos e comprovao de freqncia na escola dos funcionrios, anlise crtica, cadastro de clientes, reunies, rastreamento de lotes vendidos, anlises do lcool, inspees da matria-prima, transporte, placas, data de entrega e nome do motorista. A direo da empresa realiza esta atividade em reunies, trimestrais com a presena de todos os funcionrios. As crticas positivas ou negativas so feitas pelos funcionrios e pela alta direo. Estas reunies so documentadas em atas. Os tanques de lcool foram removidos para locais mais seguros e isolados da fbrica, conforme as normas dos bombeiros. Esta atividade e realizada por meio de inspees que verificam a qualidade do material adquirido pela empresa. As matrias-primas utilizadas para a produo do lcool 62,4 INPM e 92,8 INPM so: lcool, caixa de papelo, rtulo, tampas e material plstico. Assim que o lcool chega feita uma anlise para constatao do teor alcolico. Se o teor alcolico for menor que o mnimo, o material no descarregado e sua troca imediata. O produto feito em tanques e analisado e posteriormente envasado. A empresa possui dois tanques de 15.000 litros e de 30.000 litros. So realizados os seguintes testes: vedao, rompimento do lacre, volume, queda livre. Este teste realizado na prpria empresa pelo engenheiro qumico responsvel, so recolhidas 35 amostras de embalagem de lcool, em cada

Controle e registro de documentos

Anlise crtica.

Adequao da infraestrutura da organizao. Processo de aquisio da matria-prima.

Anlise do lcool. Definio do processo de produo. Definio do processo das inspees das amostras do lcool

L M

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envasado. N Definio do processo de armazenamento. Verificao, adequao e registro do processo, desde a reciclagem do material utilizado na fabricao da embalagem at a comercializao do produto.

tamanho do lote produzido. As caixas so colocadas em estrados de madeira e colocadas em prateleiras metlicas, onde ficam armazenadas at o momento da venda. As caixas so de papelo reciclado e so fornecidas por uma indstria de papelo.

A verificao feita atravs de planilhas, que so arquivadas junto ao manual.

Aferio e registro dos instrumentos.

As aferies so realizadas a cada 24 meses nos seguintes instrumentos: densmetro de vidro de massa especfica, proveta graduada de 1000 ml, termmetro de vidro. As aferies so realizadas no Laboratrio de Anlises Qumicas da Cooperativa dos Produtos de Aguardente de Cana de Acar do Estado de So Paulo. So inspecionados os seguintes materiais: caixa de papelo, rtulos, tampas e o material plstico utilizada para confeco das embalagens. Todos os tens inspecionados, sejam matria-prima ou o produto acabado, quando apresentam no-conformidade so documentados. Nesta atividade so documentos todos os pedidos, que so feitos semanalmente ou mensalmente por telefone ou fax. Os clientes possuem um cadastro eletrnico que relata a razo social, telefone, cidade e CNPJ. Os clientes so em sua maioria hospitais e clnicas.

Registro de inspees. Registro dos procedimentos adotados para controle de produtos no conforme.

Clientes.

Registro dos localizao.

lotes

Todos os lotes possuem anlise e so rastreados atravs do seu nmero, data, quantidade e anlise. Os transportes de cargas at 2000 litros so realizados com veculos prprios da empresa e para cargas acima de 15.000 litros utiliza-se o servio de frete realizado por caminhes. As reunies so mensais com a presena de todos os funcionrios e seu principal objetivo a correo de conduta e a organizao na empresa.

Registro de veculos utilizados para o transporte do lcool. Reunies.

3. Estrutura do Manual da Qualidade De acordo com o processo do produto e as normas ISO 9001:2000, o manual da qualidade foi elaborado com base na seguinte estrutura:
Tabela 2- Estrutura do Manual da Qualidade

Captulo
Captulo I Captulo II

Descrio
Descrio do manual e seus objetivos. Apresentao da poltica da qualidade. Para definio da poltica da empresa foram necessrias vrias reunies com a diretoria da empresa para sua elaborao. Apresentao da empresa, quando foi fundada, os produtos que fabrica e sua localidade. Este captulo teve quatro itens que apresentaram: o diretor administrativo, a diretora financeira e gerente de qualidade, o comprometimento da direo e apresentao dos cargos e funcionrios, recursos humanos e as

Captulo III

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responsabilidades Sistema da qualidade. Este captulo abordou quatro itens: os requisitos gerais estabelecidos pela ISO 9001:2000, os objetivos da qualidade, as anlise crticas da direo. A definio do sistema da qualidade foi um processo demorado e a colaborao da direo da empresa foi essencial. Infra-estrutura. Neste captulo foi relatado o ambiente de trabalho e sua descrio fsica. Algumas mudanas no layout da empresa foram necessrias para atender os requisitos de segurana: movimentao dos tanques de lcool e o local de armazenamento do produto final. Realizao do produto. Foi abordado: o mtodo de avaliao das embalagens, procedimento de fabricao das embalagens, descrio da matria-prima utilizada, o procedimento de manuteno e limpeza da sopradora e a descrio do rtulo. O procedimento de avaliao das matrias-primas e manuteno das mquinas j era realizado o que faltava era a documentao dos mtodos utilizados. Procedimento de produo. O captulo abordou a procedimentos de: envase e tampas com lacres, inspees nas amostras de lcool envasado e o do estoque das caixas. Fornecedores. Neste captulo foi descrito os processo de anlise das matriasprimas utilizadas e qual o procedimento no caso de matrias-primas noconformes. Clientes. O captulo apresenta os mtodos de controle dos clientes e como os pedidos so feitos. Descrio de como o produto identificado e comercializado. Apresenta a forma que realizado o transportado dos produtos comercializados. Descreve como so realizadas as reunies e quais so seus objetivos. Esta atividade teve incio no perodo de elaborao do manual, porm atualmente uma atividade de rotina da empresa. Apresenta a concluso do manual da qualidade, suas vantagens e as dificuldades enfrentadas pela organizao.

Captulo IV

Captulo V

Captulo VI

Captulo VII

Captulo IX

Captulo X Captulo X Captulo XI Captulo XII

Captulo XIII

4.2. Metodologia A empresa agora trabalha com a certeza que o seu produto, lcool 62,4 INPM e 92,8 INPM, segue todas as normas exigidas pelo INMETRO, assegurada pela certificao do INT. O perodo em que a empresa elaborou o manual da qualidade e se adequou as exigncias do INMETRO, foi um perodo enriquecedor no que se refere ao conhecimentos adquiridos em relao ao sistema de gesto da qualidade, porm as dificuldades enfrentadas pela empresa foram inmeras. Sendo as principais delas: adaptao da infra-estrutura, conscientizao dos funcionrios e adequao do processo s normas. Aps a elaborao do manual da qualidade e adequao da empresa as exigncias do INMETRO, foi realizada a auditoria e atravs dela a empresa obteve a certificao do INT da embalagem do lcool.

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5. Concluso Pela pesquisa, observou-se que antes de iniciar qualquer ao no sentido de implantar e documentar o sistema de Qualidade, a organizao deve compreender e entender o Sistema de Gesto da Qualidade e os requisitos da norma ISO. Para melhores resultados no processo de certificao, a organizao deve iniciar suas etapas de planejamento atravs de palestras e treinamentos para os funcionrios. De modo que, eles tenham conhecimento da importncia de sua atividade e da nova etapa que ter incio na organizao. O manual da qualidade, deve apresentar uma descrio do Sistema de Gesto da Qualidade, contemplando todos os requisitos exigidos pela Norma, que devem ser adaptados de acordo com a necessidade da organizao e com a cultura organizacional. Sendo que o manual da qualidade deve estar acessvel a todos os funcionrios da organizao, de modo que possa ser consultado por qualquer funcionrio em qualquer momento. Visto que o manual um roteiro do processo de produo da organizao que deve ser seguido e respeitado. Em caso de mudanas no processo de produo, essas devem ser registradas e justificadas no manual, o ideal que o responsvel pela produo faa essas alteraes e justificaes. Todas as organizaes devem ter conscincia que a certificao o resultado de um processo, que em muitas vezes pode ser lento e envolve a participao de todos na organizao, inclusive a alta direo. Apesar da adequao da organizao as normas ser um perodo turbulento, em que normalmente mudanas so necessrias um perodo extremamente enriquecedor e os benefcios alcanados atingem todos os setores da sociedade, desde quem fiscaliza, passando por quem fbrica e principalmente chegando at quem recebe. Referncias
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS; Referncias Bibliogrficas, NBR ISO 9001. Rio de Janeiro, 2000. VELOSO,Elizangela. Elaborao do manual da Qualidade. Trabalho de Concluso de Curso (Graduao) Departamento de Engenharia Civil, Universidade Estadual de Maring, Maring-PR, 2005. MELLO, Carlos Henrique Pereira, et al; ISO 9001:2000: Sistema de Gesto da Qualidade para Operaes de Produtos e Servios. 1. Ed. So Paulo. Atlas. 2002. PALADINI, Edson Pacheco;Gesto da Qualidade: teoria e prtica. 2. Ed. So Paulo. Atlas.2004. SALES, Marily Tavares; Glossrio da Qualidade. http: www.unibero.edu.br/download/glossario_qualidade.doc. Consultado na INTERNET