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Los libros de trabajo son los documentos donde se crean y almacenan los datos, el usuario de la
aplicación podrá determinar el número de hojas que desea en cada libro.
En el cuadro Número de hojas en nuevo libro el usuario podrá escribir el número de hojas que
desea, el número máximo de hojas de un Libro son 255.
Para activar una hoja determinada de un libro de trabajo, bastará con hacer un clic con el puntero
del ratón sobre la solapa de la hoja deseada.
Si el libro de trabajo incluye un número grande de hojas, la ventana del libro solo se visualizaran
aproximadamente las 7 primeras hojas, en este caso el usuario podrá desplazarse por las diferentes
pestañas del libro utilizando los botones de desplazamiento situados en el extremo derecho de la barra de
desplazamiento inferior. Esta barra incluye los siguientes botones.
Utilizando los botones en forma de flecha que aparecen en la parte inicial de esta barra, podemos
movernos por las distintas hojas del libro.
Para desplazar las hojas de una posición a otra dentro de un libro, haremos un clic sobre la pestaña
de la hoja que se deseamos mover y arrastraremos la misma sobre la lista de pestañas del libro, aparece un
punto en forma de triángulo que permite identificar el lugar donde se desea situar la hoja.
Mediante esta opción podremos especificar un nombre para cada una de las hojas del libro, esta
opción facilitará la identificación de la hoja con su contenido.
Haciendo un doble clic sobre la pestaña de la hoja, también podrá modificarse el nombre de la hoja.
Para insertar mas hojas en el libro, se activa la opción de menú INSERTAR + HOJA, y
automáticamente se incorpora una nueva hoja a la derecha de la hoja activa en ese momento.
Esta ventana muestra en el cuadro grande central, la relación de todas las hojas que hemos
ocultado anteriormente, deberemos seleccionar la que en estos momentos deseamos volver a ver y pulsar
en el botón Aceptar. La hoja seleccionada aparecerá de nuevo en el libro de trabajo.
Podremos inserta una imagen en mosaico en el fondo de la hoja de cálculo según la imagen de
mapa de bits seleccionada.
Para aplicar una imagen de
fondo seleccionamos la
opción
FORMATO+HOJA+FONDO
, aparece la siguiente
ventana:
Deberemos seleccionar la carpeta donde se encuentra la imagen que queremos aplicar como fondo
de nuestra hoja, una vez localizada aparecerán todas las imágenes que contiene, seleccionaremos la que
deseamos y pulsamos el botón Aceptar.
Esta ventana nos permite visualizar las imágenes antes de aplicarlas como fondo, para obtener una
imagen previa de la misma o para ayudarnos a reconocerla, para ello haremos un clic en el nombre del
fichero que contiene la imagen, y en la parte derecha de la ventana obtendremos una vista del contenido de
dicho fichero, repetiremos esta acción con todos los ficheros de imagen antes de seleccionar el que
deseemos.
CAPITULO 6: FUNCIONES
Las funciones son operaciones o formulas integradas y predeterminadas por Excel que permiten
realizar cálculos complejos.
INTRODUCCION
Ejemplo:
=MAX(A1;A5:B3;55)
=SI(A1>5;@SI@;@NO@)
Esta ventana muestra todas las funciones existentes en Excel agrupadas en categorías,
seleccionando en el cuadro de Categorías de la función la deseada, muestra en el cuadro Nombre de la
función todas las funciones incluidas en esa categoría.
Lógicas:
_ SÍ
_ NO
_ Y
_
VERDADERO
_ O
Estadísticas:
_ MAX
_ MIN
_ MEDIANA
_ MODA
_ PROMEDIO
_ VAR
Fecha y hora:
AHORA
AÑO
DÍA
HOY
MES
MINUTO
SEGUNDO
Matemáticas y trigonométricas:
ABS
COS
ENTERO
LOG
POTENCIA
PI
PRODUCTO
RAIZ
SENO
SUMA
Información.
CELDA
TIPO
N
La categoría Usadas recientemente, incluye una relación de las funciones usadas en sesiones de
trabajo anterior.
Este cuadro ofrece una pequeña descripción de la opción seleccionada, y ofrece ayuda a cerca de
los diferentes argumentos que se incluyen en la función.
6.2 AUTOSUMA
Una de las funciones mas utilizadas es la Suma, podemos activar la misma sin necesidad de
escribir la formula, activando directamente el botón Autosuma de la barra de herramientas, Estándar.
A continuación vamos a agrupar las funciones para una más fácil comprensión y utilización. Las
siguientes agrupaciones muestran las funciones mas utilizadas.
Funciones
Función Descripción
Ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo, el valor
futuro o el valor neto actual de una inversión y los valores de obligaciones y bonos.
1)Valor futuro (vf): el valor de la inversión o del préstamo una vez realizados todos los pagos.
2)Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una inversión.
3)Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo.
4)Valor actual (va): el valor de una inversión o préstamo al comienzo del período de inversión. Por
ejemplo, el valor presente de un préstamo es el importe principal que se toma prestado.
5)Interés (interés): el interés o el descuento de un préstamo o una inversión.
6)Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el período de pago, como al
comienzo o al final de mes.
Función Descripción
Podemos utilizar estas funciones para ver si una condición es cierta o falsa o, para comprobar
varias condiciones. Por ejemplo, puede utilizarse la función SI para determinar si una condición es
verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, se devolverá un valor y, si la condición es falsa, se
devolverá otro.
Función Descripción
Función Descripción
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Función Descripción
Las funciones estadísticas ejecutan análisis estadísticos de rangos de datos. Por ejemplo, una
función estadística puede proporcionar información estadística acerca de una línea recta trazada como
resultado de un conjunto de valores, como la pendiente de la línea y la intersección "y" o acerca de los
puntos reales que componen la línea.
Función Descripción
Función Descripción
Si queremos buscar valores en listas o tablas podemos utilizar las funciones de consulta y
referencia. Por ejemplo, para buscar un valor en una tabla que coincida con un valor en la primera columna
de otra tabla, usaremos la función BUSCARV. Para determinar la posición de un valor en una lista,
utilizamos la función COINCIDIR.
Función Descripción
Función Descripción
que desea encontrar.
Mediante las funciones de Cadena o de Texto podemos manipular cadenas de texto en fórmulas.
Por ejemplo, podemos cambiar o determinarse la longitud de una cadena de texto. También podemos unir o
concatenar una fecha o una cadena de texto.
Función Descripción
Podemos utilizar funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una función
como un argumento, o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Si
una función anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Microsoft Excel presentará el valor de error
#(VALOR! Por ejemplo, en la siguiente fórmula se utiliza una función PROMEDIO anidada y se compara con
el valor 50. La comparación devolverá VERDADERO o FALSO, ya que éste es el tipo de valor necesario
para el primer argumento de una función SI.
=SI(PROMEDIO(H3:H5)>50;SUMA(G2:G5);0)
Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.
Cuando creamos una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas nos ayudará a
introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la
Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de
la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
De la misma forma que una función puede contener otras funciones en su interior, una fórmula
puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas.
Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados.
CAPITULO 7: IMPRIMIR
Antes de realizar la impresión de los datos contenidos en la hoja de cálculo se deberán realizar una
serie de operaciones que permiten preparar el documento y configurar los parámetros básicos de la
impresión.
Para activar esta opción se activa la opción de menú ARCHIVO+CONFIGURAR PÁGINA. Aparece
la siguiente ventana:
Esta ventana incorpora una serie de pestañas que nos permiten realizar todas las operaciones
básicas de configuración.
MÁRGENES. Esta pestaña se activa haciendo un clic sobre el nombre de la misma. Presenta la
siguiente ventana:
En esta ventana el usuario especifica las medidas de los márgenes y los encabezados dentro de la
página.
7.2 IMPRIMIR
Esta opción permite imprimir un documento, la misma se puede ejecutar de varias forma, mediante
la opción del menú ARCHIVO+IMPRIMIR, en este caso aparece una ventana en la que se pueden modificar
algunas opciones de impresión.
En el cuadro imprimir, se especifican las áreas de la hoja que se desean imprimir. Podrán
imprimirse todas las hojas o especificar el número de páginas que se desean imprimir.
Aparece en pantalla una nueva barra de herramientas denominada Vista preliminar, con una serie
de botones que permiten realizar operaciones especificas de esta opción.
SIGUIENTE, muestra las siguientes hojas en el caso que fueran varias las hojas con contenido.
ZOOM, permite visualizar el documento con mayor o menor amplitud dentro de la vista preliminar.
IMPRIMIR, esta opción permite imprimir un documento, nos muestra la misma ventana que la
opción del menú ARCHIVO + IMPRIMIR, vista con anterioridad
MÁRGENES. Al pulsar este botón aparece un reticulado de líneas sobre la hoja, que permiten variar
los márgenes de impresión. Al posicionar el puntero del ratón sobre este reticulado el mismo adopta la
forma de doble flecha, en ese momento pulsando y sin arrastrando se modifican los márgenes, tanto del
texto como de los encabezados y pies de pagina.
Un gráfico es una representación gráfica de los datos seleccionados de una hoja de calculo,
incluyendo cualquier cabecera de filas o de columnas que interesa que aparezcan. Y que facilitan la
interpretación de los datos incluidos en la hoja.
Incrustado en la hoja, como un objeto gráfico, que se ve y se guarda en la hoja junto con los datos.
Desde la hoja podremos seleccionar su ubicación y su tamaño, modificando el mismo como deseemos.
En la hoja de Gráficos, diferente a la hoja de datos del mismo libro donde se encuentran estos, y
podremos visualizar el gráfico de forma individual.
Ambos tipos de gráficos se actualizan cada vez que se hagan modificaciones en los datos de la hoja
de calculo que lo genero y se guardan al guardar el libro de trabajo que los contiene.
Excel dispone de muchos tipos de gráficos con muchos formatos predefinidos, podremos cambiar el
tipo de gráfico de una forma sencilla y cambiar el formato del mismo, incluyendo leyenda, líneas de división,
etc.
Para la creación de gráficos Excel incorpora un asistente que marca las pautas para la elaboración
del mismo.
Desde la ventana y en el
botón Presionar para ver muestra se
puede obtener una visión preliminar
del resultado del gráfico.
En la parte inferior de la
ventana aparecen una serie de
botones que nos permiten continuar
especificando las características del
gráfico, pulsar el botón Siguiente,
aparece la siguiente ventana:
El botón Atrás que aparece en la parte inferior de la ventana, nos lleva a la ventana anterior. Pulsar
en el botón siguiente, aparece el siguiente paso del asistente:
El último
paso del asistente
solicita información
para situar el
gráfico, o bien en
una hoja nueva o
en la misma hoja de
datos donde se
esta trabajando.
Con el botón Terminar, se llega al final del asistente y el gráfico se insertará en el lugar indicado.
El primer botón Objetos del gráfico, incorpora en una lista desplegable con el nombre de todos los
elementos que forman el gráfico.
Tabla de datos,
anexa en el gráfico la
tabla numérica utilizada
para la elaboración del
mismo.
Podemos añadir texto a nuestros gráficos mediante títulos y descripciones alrededor de los ejes X e
Y, para ello, seleccionaremos en primer lugar el gráfico, y activaremos la opción de menú GRÁFICO
OPCIONES DEL GRÁFICO, aparece una ventana que presenta varias fichas, escogeremos la ficha
TÍTULOS:
En el cuadro Titulo del gráfico, escribiremos el texto que queremos como titulo de nuestro
Gráfico.
En el cuadro Eje de categorías (X), escribiremos el texto que usaremos como titulo para el eje de la
X.
En el cuadro Eje de Valores (Y) escribiremos el texto titulo del eje de la Y.
Dependiendo del tipo de gráfico seleccionado podremos añadir segundos títulos para ambos ejes.
Una vez escritos los títulos correspondientes haremos un clic en el botón Aceptar.
Cada uno de los títulos que añadimos a nuestro gráfico se convierte en un nuevo objeto dentro del
gráfico, y como cualquier otro objeto dispone de sus propiedades que podremos modificar.
Para activar las propiedades de cualquiera de los títulos deberemos seleccionar el mismo haciendo
sobre el un clic, y hacer un clic sobre el botón Propiedades de la barra de herramientas de Gráfico,
aparecerá a continuación una ventana que mostrara las propiedades del titulo.
8.3.2 ROTULOS
Si queremos mostrar los valores numéricos que representan cada una de las barras del gráfico, y
que estos valores aparezcan encima de las mismas, deberemos activar la opción de menú GRÁFICO +
OPCIONES DEL GRÁFICO, seleccionando a continuación la ficha RÓTULOS DE DATOS:
Activaremos a continuación la caja Mostrar Valor o bien Mostrar rotulo para ver los rótulos.
Pulsaremos a continuación el botón Aceptar.
Activaremos y desactivaremos las casillas de Eje de categorías y Eje de valores para mostrar u
ocultar dichos ejes en nuestro gráfico. Por ultimo pulsaremos el botón Aceptar.
Excel nos permite ver los datos de la hoja en una cuadricula alineada al eje de las X. La tabla de
datos se imprime junto con el gráfico.
En primer
lugar debemos
seleccionar el gráfico
y a continuación
activar el comando
OPCIONES DEL
GRÁFICO del menú
GRÁFICO,
activaremos la ficha
Tabla de datos.
Imagen grafica
Deberemos activar la casilla Mostrar tabla de datos para que la misma aparezca junto al gráfico
insertado.
En Excel podemos insertar imágenes de todo tipo que tendrán un tratamiento similar a los gráficos
creados con el propio programa.
En primer lugar se posiciona el cursor en el lugar donde se desea insertar la imagen. A continuación
deberemos seleccionar la opción de menú INSERTAR +IMAGEN, esta opción lleva asociada a su vez una
serie de comandos que permiten insertar imágenes desde diferentes carpetas o unidades.
Por defecto Excel incorpora una serie de Imágenes Prediseñadas, con unos dibujos específicos, al
seleccionar este comando se presenta en pantalla la una ventana que muestra una galería con todas las
imágenes disponibles.
Por ejemplo:
Estas imágenes se incorporan como un objeto dentro del documento con un borde especifico que
se podrá visualizar al pulsar sobre la imagen con el puntero del ratón.
Desde esta ventana tenemos la posibilidad de visualizar la imagen antes de insertarla en el libro,
localizando la misma en la carpeta correspondiente y haciendo un clic sobre ella. La veremos en la parte
derecha de la ventana.
Excel incorpora una barra de Dibujos, como el resto de programas del paquete Microsoft, que
contiene una serie de botones que permiten incorporar objetos y dibujos dentro de un documento.
Desde esta barra el usuario podrá incorporar en el documento diversos objetos, flechas,
rectángulos, elipses, cuadros de texto, sombras etc.
Estos elementos se incorporan en nuestra hoja como si de fueran objetos gráficos y reciben el
mismo tratamiento que el resto de los objetos gráficos.
Desde el botón Autoformas tenemos acceso a diferentes objetos gráficos que de forma automática
podemos incorporan en nuestro libro.
Flechas:
Formas básicas:
Estrellas:
La información contenida dentro de una base de datos esta estructurada dentro de una tabla en
campos y en registros. Un campo es un elemento individual de información como por ejemplo el DNI de una
persona, su nombre, etc. Un registro es un conjunto de campos asociados de manera que todos hacen
referencia a un mismo elemento de información.
En Excel podemos utilizar una lista de datos como si de una base de datos se tratara, cada campo
de la base de datos será una columna y cada registro una fila.
Por tanto una base de datos no es más que un conjunto de celdas dentro de una hoja de cálculo, la
primera fila del bloque contiene los campos de la base de datos y debajo de ella aparecen las filas con cada
uno de los registros, no debiendo dejar ninguna fila vacía entre ellas.
Los rótulos de los campos podrán contener hasta un máximo de 32.000 caracteres y ocupar más de
una línea aunque es recomendable utilizar nombres cortos.
Una vez definidos los campos introduciremos los registros que no podrán ocupar más de una línea.
Una lista de datos debe estar contenida en una única hoja de cálculo.
Una vez creada la base de datos, Excel dispone de una herramienta, denominada Formulario de
entrada de datos que facilita la entrada de registros dentro de la lista de datos creada en la hoja. Para
acceder a la misma debemos situarnos en cualquiera de las celdas de la lista y a continuación seleccionar
la opción de menú DATOS+FORMULARIO
En la parte central de la ventana aparece una barra de desplazamiento que permite visualizar el
contenido del resto de registros. Desde los botones Buscar anterior y Buscar siguiente podrán realizarse
diferentes operaciones de localización de los datos que hay en la tabla.
Los datos que introducimos en nuestra base de datos aparecen en idéntico orden en que fueron
introducidos en la misma, podremos organizar la información de nuestra lista de datos de diferentes formas
dependiendo del tipo de datos que se contengan.
Deberemos como requisito previo activar cualquiera de las celdas de ese campo, y a continuación
pulsar cualquiera de los botones de orden de la barra de herramientas Estándar.
Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del
alfabeto, el número menor o la fecha más antigua.
Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del
alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de
inserción.
Si queremos ordenar nuestra lista por uno o más campos, deberemos igualmente situarnos en
cualquiera de las celdas de nuestra base de datos y a continuación seleccionar la opción de menú
DATOS+ORDENAR, aparece la siguiente ventana:
En el apartado ordenar se selecciona la columna por la cual queremos ordenar la lista de datos.
Una vez seleccionado el campo, en los botones Ascendente y Descendente se selecciona la opción de
ordenación deseada.
En los apartados Luego por, seleccionaremos las columnas adicionales por las cuales se desea
continuar la ordenación. Una ordenación de múltiples niveles utiliza la primera columna como la columna
9.4 AUTOFILTROS
Los filtros permiten visualizar los registros de una lista de datos que cumplan unas determinadas
condiciones, mientras que ocultan el resto.
Los autofiltros son la forma más rápida de seleccionar los elementos de una lista. Para aplicar un
autofiltro deberemos en primer lugar seleccionar cualquiera de las celdas que forman parte de la lista de
datos y seleccionar la opción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO, en ese momento se incorporan
unas flechas al lado de cada uno de los campos.
Cada una de las flechas lleva asociada una lista desplegable que incorpora cada uno de los datos
que figuran en los registros de ese campo. Por ejemplo para visualizar en nuestra lista todas las personas
cuyo apellido sea López, se pulsa en la flecha asociada a dicho campo y se escoge López.
Para ocultar las flechas de filtro de todos los campos seleccionamos de nuevo la opción de menú
DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO.
En la lista desplegable que se incorpora en cada uno de los campos de la lista de datos aparece
una opción denominada Los diez mas, mediante esta opción podremos realizar filtros sobre campos de tipo
numérico mostrando todas las filas incluidas entre los límites superior e inferior especificados, según el tipo
de campo seleccionado y el rango de opciones elegido.
En el cuadro Mostrar se selecciona Superiores e Inferiores para mostrar la parte superior o inferior
de los elementos o el porcentaje de elementos del campo seleccionado de la lista.
En el cuadro apellido, en nuestro caso, se seleccionan los operadores en la lista desplegable, estos
aparecen con nombres muy ilustrativos de la operación que realizan.
Con Excel podremos realizar selecciones de registros de una base de datos mas complejas desde
la opción de Filtros avanzados, para ello deberemos como mínimo contar con al menos tres filas vacías de
la hoja que podremos utilizar como rango de criterios sobre la lista, y que deberán incluir los rótulos de
columna.
En primer lugar se copiaran los rótulos de columna de la lista correspondiente a las columnas que
contienen los valores que se desean filtrar y se pegan en la primera fila vacía del rango de criterios.
En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, se introducen los criterios que se quieren buscar,
comprobando que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y la lista.
Para filtrar ocultando las filas que no cumplen los criterios, se hace clic en Filtrar la lista sin moverla
a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, se
hace clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y por ultimo en la esquina superior izquierda
del área de pegado.
La validación de datos permite proteger zonas de la hoja de cálculo para evitar su edición.
En primer lugar para validar una zona de datos de la hoja deberemos seleccionar el rango de celdas
a las que se desea aplicar la regla de validación, a continuación se deberá seleccionar la opción
DATOS+VALIDACIÓN. Aparece la siguiente ventana:
En la lista desplegable Datos, aparecen una serie de opciones que permiten establecer mayores
restricciones sobre los valores que es posible introducir. Dependiendo de la opción seleccionada con
anterioridad podremos realizar unas acotaciones u otras. Por ejemplo si seleccionamos la opción Número
entero, podemos establecer unos valores límite, un valor máximo, etc.
Una vez seleccionadas las opciones deseadas, podremos indicar al operador mediante mensajes, el
dato que se debe introducir y en caso necesario el error en el que se esta incurriendo, para ello activaremos
la ficha Mensaje entrante de la ventana de Validación de datos:
Esta ventana presenta una opción activada por defecto, Mostrar mensaje al seleccionar la celda,
que hace posible la visualización de un mensaje en el momento en que el foco se sitúa sobre la celda a la
que se aplica la regla.
En el cuadro de estilo seleccionaremos el tipo de mensaje que deseamos que aparezca al incumplir
Limite
Advertencia
Información
En Titulo y Mensaje de error escribiremos los mensajes asociados a la ventana que nos avisa del
error.
Por ejemplo:
Para desactivar todas las reglas de validación aplicadas sobre un rango de datos, volveremos a
seleccionar los mismos y desde la ventana de Validación de datos, desactivaremos la misma pulsando en el
botón Borrar todos que aparece en la esquina inferior de la izquierda.