04 M O DG Completo

O.P.D.
HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA

Manual de Organizacin Direccin General
MANUAL DE ORGANIZACIN ESTRUCTURA DE DIRECCIN GENERAL
Fecha de Elaboracin:
Septiembre de 2007
Departamento de Planeacin y Desarrollo
O.P.D. HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA

MANUAL DE ORGANIZACIN ESTRUCTURA DE DIRECCIN GENERAL
Elabor
Reviso
Present
Aprob
Mtra. Norma A. Espinosa Limn
Dr. Carlos A. Silva Maciel
DEPLADE DEPLADE Departamento de Planeacin y Desarrollo
Dr. Miguel R. Kumazawa Ichikawa Coordinador de DEPLADE
Dr. Jaime Agustn Gonzlez lvarez 2 Director General

DIRECTORIO DE FUNCIONARIOS
Dr. Jaime Agustn Gonzlez lvarez Director General Mtro. Lucio Castellanos Oregel Contralor General Interno Dr. Hctor Ral Prez Gmez Director del Antiguo Hospital Civil de Guadalajara Fray Antonio Alcalde
Dr. Benjamin Glvez Glvez Director del Hospital Civil de Guadalajara Dr. Juan I. Menchaca Lic. Hugo Cruz Gonzlez Subdirector General Administrativo Dr. Antonio Luevanos Velsquez Subdirector General de Enseanza e Investigacin Dr. Miguel R. Kumazawa Ichikawa Departamento de Planeacin y Desarrollo Lic. Andrs lvarez Politron Departamento de Asuntos Jurdicos Lic. Claudia Fonseca Segovia Departamento de Comunicacin Social

NDICE Introduccin Historia Misin Visin Valores Marco Jurdico Administrativo Atribuciones Generales del Organismo Estructura Organizacional Organigrama Funciones Especficas Junta de Gobierno Integracin y Atribuciones de las Comisiones Integracin y Atribuciones de los Comits Consultivos Consejo de Administracin General Comit de Adquisiciones y Enajenaciones Contralora Atribuciones de Direccin General 1 4 7 8 9 10 11 14 15 16 18 21 24 25 27 29

Atribuciones Subdireccin General Administrativa Atribuciones Subdireccin de Enseanza e Investigacin Atribuciones Departamento de Planeacin y Desarrollo Atribuciones Departamento de Asuntos Jurdicos Atribuciones Departamento de Comunicacin Social Atribuciones de las Unidades Hospitalarias
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INTRODUCCIN
Los sistemas estructurales y administrativas en las organizaciones pblicas, se han modificado en los ltimos aos con el propsito de atender de manera ms rpida y eficiente las necesidades sociales.
A partir de los aos ochentas surgen cambios estructurales en la Administracin Pblica en Mxico, a travs de la Desconcentracin, Descentralizacin y creacin de Empresas Paraestatales. La Administracin Descentralizada, significa el traspaso efectivo del poder, perdiendo el gobierno central toda la jurisdiccin y atribuciones sobre los entes locales, segn Martnez Omaa, Mara Concepcin (1994).
El Plan Nacional de Desarrollo 1995-2001, descentraliza los Servicios de Salud en Mxico, a travs de la consolidacin de programas a nivel central y despus los transfiere a catorce estados. En 1995 se dieron los primeros pasos hacia la
descentralizacin presupuestal de la Secretara de Salud, impulsando la modernizacin y simplificacin administrativa. En Jalisco el Plan Estatal de Desarrollo Jalisco 1995-2001 define las instancias que otorgarn los servicios de salud a la sociedad jalisciense; lo que conlleva a consolidar el proceso de descentralizacin de los Servicios de salud, con el establecimiento de mecanismos de modernizacin y financiamiento. Para tales efectos se firma el Acuerdo de Coordinacin para la Descentralizacin de los Servicios de Salud el siete de marzo de mil novecientos noventa y siete donde se establecen como Organismo Pblico Descentralizado siendo
encargados de proporcionar los servicios de salud demandantes por la poblacin abierta y donde se establece lo siguiente:
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Tendrn personalidad jurdica y patrimonio propio, y las atribuciones de servicio y las de autoridad a que se refiere este Acuerdo; las que posteriormente se convengan, as como las que le otorgue el instrumento de su creacin y dems disposiciones legales aplicables; Uno de los Organismos pblicos descentralizados ser denominado Servicios de Salud Jalisco, el cual, adems de los miembros sealados en el prrafo anterior, en su rgano de gobierno incluir tambin a un representante de la SSA y otro de los trabajadores que ser designado por el Comit Ejecutivo Nacional del SNTSSA. El Organismo Pblico estar a cargo y bajo la direccin del Secretario de Salud del Estado. A dicho Organismo se integrar el Hospital Psiquitrico de Jalisco. El otro Organismo pblico descentralizado ser denominado Hospital Civil de Guadalajara, mismo que adems de los integrantes referidos en el primer prrafo de esta clusula, en su rgano de gobierno incluir a quien se seale en su acuerdo de creacin. El 31 de marzo de 1997, el Gobernador firma el Decreto de creacin del Organismo Pblico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara, en el que queda establecido que se conformara por dos Unidades Hospitalarias Fray Antonio Alcalde y Nuevo Hospital Civil de Guadalajara. Aunque el Organismo, en los aos noventas adquiri la autonoma jurdica y administrativa para otorgar los servicios de salud a la poblacin abierta, sus actividades las desempeaba desde el ao 1792; y el Nuevo Hospital Civil de Guadalajara se crea en 1988.

Tras estas modificaciones en el entorno nacional, la institucin en su interior y para la mejor operatividad organizacional y dar continuidad con el proceso de modernizacin administrativa presenta su estructura organizacional, en la que se proporciona una radiografa clara de la institucin, las unidades hospitalarias que la integran as como todos los elementos que la configuran, donde a travs de la grafica se puede identificar de un vistazo la distribucin de funciones, la relacin de mando y poder entre los miembros as como la comunicacin. La estructura organizacional se integran en est Manual de Organizacin y representa de forma ordenada y sistemtica la informacin y/o las instrucciones sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes histricos, organizacin, funciones del organismo, constituyndose como un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre los elementos de la estructura organizacional.
Este documento es producto de la planeacin organizacional realizada en el Departamento de Planeacin y Desarrollo, en Coordinacin con la Direccin General del Organismo, creado para identificar de manera transparente las acciones emprendidas por la Institucin y con ello dar respuestas eficientes a toda persona que requiera consultar la estructura organizacional de la institucin

HISTORIA
La mstica de servicio del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara tiene una historia de ms de 200 aos, se inici con la llegada a la Nueva Espaa de un hombre de grandeza excepcional, un ser humano visionario, que am a su prjimo, y en vida supo interpretar el dolor humano.
Fray Antonio Alcalde y Barriga, contaba con ms de 70 aos cuando arrib a la Nueva Galicia, actualmente Guadalajara, ciudad que sufra peridicamente los embates de epidemias y hambre que dejaban muerte y desolacin.
Muchas fueron las acciones benficas que el Fraile de la Calavera realiz en nuestra ciudad, su preocupacin por la salud y la educacin de los pobladores de la Nueva Galicia gui sus pasos para la construccin, no slo de Iglesias, sino de la Real y Literaria Universidad de Guadalajara y el Hospital de San Miguel de Beln.
Para 1792, antes de que finalizara la construccin del Hospital, Fray Antonio consagr la Institucin A la Humanidad Doliente, filosofa que hasta nuestros das gua la actividad mdico asistencial de los nosocomios que ahora conforman el Hospital Civil de Guadalajara.
Muchos han sido los cambios polticos, religiosos, econmicos y sociales por los que ha atravesado el Hospital, sin embargo, con la finalidad de brindar servicios ms dignos y sobre todo de mayor calidad y calidez a los pacientes que menos tienen, la Institucin se fue modificando su estructura y su capacidad asistencial para dar respuesta a las demandas de atencin.

Como resultado de lo anterior en Febrero de 1988 se inaugur la Unidad denominada Nuevo Hospital Civil de Guadalajara, hoy Hospital Civil Dr. Juan I. Menchaca, en honor de unos de sus ms importantes precursores.
Este nosocomio fue producto del empeo de varias generaciones de profesionales de la medicina egresados de la Universidad de Guadalajara, quienes aspiraron a contar con un centro clnico moderno y funcional, que ofreciera la oportunidad de formar recursos humanos para la salud con una clara visin de servicio y deseo de superacin.
Posteriormente, ya en los 90s entr en funciones como parte de la Infraestructura del Hospital Civil de Guadalajara, la Torre de Especialidades, edificio anexo que viene a ampliar y desahogar la gran demanda de servicio y atencin especializada que exiga la poblacin ms desprotegida, no slo de Jalisco sino de la regin centro-occidente del pas.
Los dos Hospitales Civiles han permanecido unidos, no slo por la mstica de servicio, sino por su orientacin hacia la formacin de recursos humanos para la salud, considerados Hospital Escuela y su vinculacin con la Universidad de Guadalajara.
Ambas unidades refrendaron su hermandad en Abril de 1997, fecha en la que se constituy el Organismo Pblico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara, entidad con personalidad jurdica y patrimonio propio que dirige el ejercicio de lo que ahora constituye una sola Institucin enfocada a la poblacin de ms escasos recursos.
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Los Hospitales funcionan como un campo acadmico - asistencial interrelacionado con la Universidad de Guadalajara, a travs del Centro Universitario de Ciencias de la Salud, donde se forman recursos humanos desde su etapa de pregrado hasta la de postgrado y en donde stos participan en forma dinmica con los especialistas de cada servicio en las diferentes actividades acadmico - asistencial y de investigacin, con lo que se genera un proceso de actualizacin contina.
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MISIN
Brindar servicios integrales de Salud hospitalaria de segundo y tercer nivel fundamentalmente a la poblacin que no pertenece a ningn rgimen de seguridad social buscando en la prestacin de servicios la generacin de conocimientos y la formacin de recursos humanos de excelencia en las ciencias de la salud.
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VISIN
Conformar un centro asistencial de segundo y tercer nivel otorgando servicios de salud oportuno, con calidad y eficiencia. Ser hospital escuela lder y de vanguardia en la enseanza e investigacin que impulse en nuestro estado una nueva cultura par la salud.
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VALORES
Universalidad
Humanitarismo
tica y Profesionalismo
Vocacin de Servicio
Creatividad y Autocrtica
Eficacia y Eficiencia
Congruencia
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MARCO JURIDCO - ADMINISTRATIVO
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos 5 de Febrero de 1917 Reforma Diciembre 03 de 1985
Ley General de Salud Diario Oficial de la Federacin 07 de Febrero de 1984
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal 29 de Diciembre de 1976 Reforma 21 Enero de 1985
Acuerdo de Coordinacin para la Descentralizacin de los Servicios de Salud 07 de Marzo de 1997
Ley Orgnica del Organismo Pblico Descentralizado 25 de Junio de 1998
Reglamento de la Ley del Organismo Pblico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara 25 de Junio de 1998
Condiciones Generales de Trabajo
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ORGANISMO PBLICO DESCENTRALIZADO "HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA"
ATRIBUCIONES DECRETO Nmero 16527. El Congreso del Estado Decreta: El Hospital Civil de Guadalajara es un organismo pblico descentralizado de la administracin pblica estatal, con personalidad jurdica y patrimonio propios, el cual tendr por objeto prestar servicios de salud a la poblacin en los trminos que se establecen en el presente ordenamiento, en las Leyes General y Estatal de Salud, y se sujetar a lo establecido en el Acuerdo de Coordinacin para la Descentralizacin Integral de los Servicios de Salud, entre los Ejecutivos Federal y el de esta Entidad Federativa. As tambin, fungir como hospital-escuela de la Universidad de Guadalajara para las funciones de docencia, investigacin y extensin en el rea de salud, cuyos programas acadmicos se desarrollarn de conformidad con la normatividad de esta Casa de Estudios. El organismo se conformar con dos unidades hospitalarias: El Antiguo Hospital Civil de Guadalajara y el Nuevo Hospital Civil de Guadalajara. Para los efectos de la presente Ley, deber entenderse por: Organismo: Organismo Pblico Descentralizado denominado "Hospital Civil de Guadalajara". Acuerdo de Coordinacin: Acuerdo de Coordinacin para la Descentralizacin Integral de los Servicios de Salud, entre los Ejecutivos Federal y el del Estado de Jalisco. El organismo tendr a su cargo las funciones que en la presente Ley se determinan, para dar cumplimiento a su participacin en la consolidacin del Sistema Estatal de Salud a la Poblacin, conforme a las disposiciones legales aplicables y al Acuerdo de Coordinacin.
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El Hospital Civil de Guadalajara tendr las siguientes funciones: Organizar y operar servicios de atencin mdica, fundamentalmente a poblacin abierta. Colaborar en la organizacin del Sistema Estatal de Salud en los trminos de las Leyes General y Estatal de Salud, as como en lo que establece el Acuerdo de Coordinacin. Realizar todas aquellas acciones tendientes a garantizar el derecho a la proteccin de la salud de los habitantes del Estado. Conocer y aplicar la normatividad general en materia de salud, tanto nacional como internacional, as como, proponer adecuaciones a la normatividad estatal y esquemas que logren su correcto funcionamiento. Establecer las polticas especficas que en materia de salud debern llevar a cabo las unidades hospitalarias que lo integran, para dar cumplimiento a los programas que se deriven de la Secretara de Salud Jalisco y del Acuerdo de Coordinacin. Proponer las medidas, procedimientos y condiciones que se estime necesario para mejorar la calidad en la prestacin de la atencin mdica de las unidades hospitalarias a su cargo, y para un cumplimiento pleno de las funciones asistenciales y docentes. Apoyar los programas en materia de salud, que para tal efecto determine la Secretara de Salud Jalisco. Impulsar, apoyar y capacitar en materia de salud a los profesionales, especialistas y tcnicos que desempeen sus labores en el organismo; Llevar a cabo actividades de investigacin cientfica y docencia en el rea de la salud, de conformidad con la normatividad de la Universidad de Guadalajara y los convenios que esta Casa de Estudios tenga celebrados; Integrar un acervo de informacin y documentacin que facilite a las autoridades e instituciones competentes, en la investigacin, estudio y anlisis de ramas y aspectos especficos en materia de salud. Difundir en general entre la poblacin de la Entidad y en especial entre las autoridades correspondientes, mediante publicaciones y actos acadmicos, los resultados de los trabajos de investigacin, estudio, anlisis y de recopilacin de informacin, documentacin e intercambio que realiza.
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Administrar los recursos humanos, materiales y financieros que reciba de los sectores pblico, social y privado, con sujecin al rgimen legal que le corresponda. Vigilar la aplicacin de la normatividad en materia laboral en beneficio de sus trabajadores. Las dems que esta Ley y otras disposiciones legales le confieran para el cumplimiento de su objeto.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
I. Junta de Gobierno
1.1. Comisiones; 1.2. Comits Consultivos; y 1.3. Contralora.
II. Direccin General
2.1 Subdireccin General de Enseanza e Investigacin; 2.2 Subdireccin General Administrativa; 2.2.1 Coordinacin General de Finanzas 2.2.2 Coordinacin General de Recursos Humanos 2.2.3 Coordinacin General de Adquisiciones 2.2.4 Coordinacin General de Servicios Generales 2.3 Departamento de Asuntos Jurdicos; 2.4 Departamento de Planeacin y Desarrollo; 2.5 Departamento de Comunicacin Social; 2.6 Consejo de Administracin General; y 2.7 Comit de Adquisiciones y Enajenaciones.
III. Direccin Unidades Hospitalarias
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JUNTA DE GOBIERNO
COMISIONES
CONSEJO DE ADMINISTRACIN GENERAL
COMIT DE ADQUISICIONES Y ENAJENACIONES
CONTRALORA COMITS CONSULTIVOS
DIRECCIN GENERAL
SUBDIRECCIN GENERAL DE ESEANZA E INVESTIGACIN
DEPARTAMENTO DE PLANEACIN Y DESARROLLO
SUBDIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURDICOS
CORDINACIN GENERAL DE FINANZAS
DEPARATAMENTO DE DIFUSIN Y DISEO
CORDINACIN GENERAL DE ADQUISICIONES
CORDINACIN GENERAL DE SERVICIOS GENERALES
CORDINACIN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIN HOSPITAL CIVIL FRAY ANTONIO ALCALDE
DIRECCIN HOSPITAL CIVIL DR. JUAN I. MENCHACA
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JUNTA DE GOBIERNO
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INTEGRACIN DE LA JUNTA DE GOBIERNO
La Junta de Gobierno es el mximo rgano de gobierno del "Hospital Civil de Guadalajara", estar integrada por los siguientes miembros, quienes nombrarn a sus suplentes:
El Presidente que ser el Titular del Poder Ejecutivo del Estado, o quien designe El Director General del Organismo; El Secretario de Salud; El Secretario de Finanzas; El Secretario de Administracin; El Rector General de la Universidad de Guadalajara; El Rector del Centro Universitario de Ciencias de la Salud; El Director de la Divisin de Disciplinas Bsicas, del Centro Universitario de Ciencias de la Salud ; El Director de la Divisin de Disciplinas Clnicas del Centro Universitario de Ciencias de la Salud; y El Director de la Divisin de Disciplinas para el Desarrollo, Promocin y Preservacin de la Salud del Centro Universitario de Ciencias de la Salud.
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FUNCIONES ESPECFICAS
La Junta de gobierno tendr las siguientes funciones:
Definir, en congruencia con los planes y programas nacionales y estatales, las polticas en materia de salud a seguir por el Organismo. Aprobar los proyectos de programas del organismo y en su caso, presentarlos a consideracin de la Secretara de Salud Jalisco para su trmite ante los gobiernos Estatal y Federal. Evaluar el debido cumplimiento de los programas tcnicos aprobados. Vigilar la correcta aplicacin de los recursos asignados al organismo. Aprobar la estructura orgnica bsica del organismo, as como las modificaciones que procedan. Analizar, y en su caso aprobar, los informes peridicos que rinda el Director General. Aprobar el Reglamento de la Ley y el manual de organizacin del organismo; Aprobar la creacin de nuevas unidades de investigacin, capacitacin y servicio. Autorizar la creacin de comits consultivos y de apoyo, y determinar las bases de su funcionamiento. Discutir, y aprobar en su caso, los proyecto de inversin que se propongan.
Examinar, discutir, y en su caso aprobar, los planes de trabajo que se propongan, as como los informes de actividades presupuestales y estados financieros que se presenten a su consideracin. Aprobar, de acuerdo con las leyes aplicables y el Acuerdo de coordinacin, las polticas, las bases y programas generales que regulen convenios, contratos y acuerdos que deba celebrar el organismo con terceros.
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Invitar a representantes de otras instituciones que guarden relacin con el objeto del organismo, quienes asistirn con voz pero sin voto. Las dems que sean necesarias para el adecuado ejercicio de las funciones sealadas. Son funciones de la Junta de Gobierno, adems de las establecidas en la Ley del Organismo Pblico Descentralizado "Hospital Civil de Guadalajara", las siguientes: Designar al Contralor, a propuesta del Director General del "Hospital Civil de Guadalajara"; Emitir de conformidad con la Ley de Adquisiciones y Enajenaciones del Gobierno del Estado y el captulo XIII del presente ordenamiento, las bases y lineamientos para la contratacin de sus adquisiciones o recepcin de servicios, tomando en cuenta la naturaleza, fines y metas del "Hospital Civil de Guadalajara"; Autorizar las modificaciones a la organizacin y funcionamiento de las Unidades Hospitalarias; Emitir las bases que regulen los concursos de oposicin a que se refiere el presente ordenamiento; y Las dems que con el mismo carcter le confieran otras disposiciones legales.
El "Hospital Civil de Guadalajara", a travs de sus Unidades Hospitalarias, conducir sus actividades en forma programada y con base en las polticas de salud, para contribuir al logro de los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Estatal de Desarrollo y de los Sistemas Nacional y Estatal de Salud.
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COMISIONES PERMANENTES
LA DE PLANEACIN, PROGRAMACIN Y EVALUACIN
LA DE EDUCACIN
LA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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INTEGRACIN DE LAS COMISIONES PERMANENTES
Las Comisiones Permanentes se conformarn con: Cinco miembros, las cuales estarn integradas y sern presididas por quien determine la Junta de Gobierno La de Educacin ser presidida por el Rector General de la Universidad de Guadalajara o por quien l designe; sesionarn mensualmente y contarn con un Secretario, fungiendo como tal el Secretario Tcnico de la propia Junta.
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INTEGRACIN Y ATRIBUCIONES DE LAS COMISIONES Son Comisiones Permanentes: La de Planeacin, Programacin y Evaluacin; La de Educacin; La de Normas y Procedimientos; y Las dems que la Junta decida crear. Las Comisiones Especiales sern las que la Junta de Gobierno determine crear con un objeto y temporalidad especficos. Las Comisiones Permanentes se conformarn con cinco miembros, las cuales estarn integradas y sern presididas por quien determine la Junta de Gobierno, excepto la de Educacin que ser presidida por el Rector General de la Universidad de Guadalajara o por quien l designe; sesionarn mensualmente y contarn con un Secretario, fungiendo como tal el Secretario Tcnico de la propia Junta. Las Comisiones Permanentes y Especiales quedarn instaladas desde el momento en que la Junta de Gobierno designe a sus integrantes. En las Comisiones Permanentes y Especiales sus integrantes tendrn voz y voto, el Presidente tendr voto de calidad en caso de empate. Estas funcionarn de forma anloga a la Junta de Gobierno.
Las Comisiones Permanentes en general tendrn las siguientes atribuciones Presentar al Pleno, los resultados de sus estudios, dictmenes, proyectos de acuerdos sobre los asuntos que le sean turnados, proponiendo alternativas de solucin, en cada uno de ellos, lo cual harn por conducto de su Presidente. Proponer a la Junta de Gobierno los planes, programas y todas aquellas medidas o acciones tendientes al mejoramiento de sus reas; Establecer los criterios para el seguimiento de los acuerdos de la Junta de Gobierno; y
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las dems que la propia Junta de Gobierno les otorgue La Comisin de Planeacin, Programacin y Evaluacin tendr las siguientes atribuciones Proponer las polticas operativas que en materia de salud regirn en el "Hospital Civil de Guadalajara" Analizar y emitir recomendaciones sobre los proyectos que en materia de planeacin, programacin y evaluacin de los servicios otorgados por el Organismo, se propongan Analizar la programacin del Organismo, conforme al anteproyecto anual del presupuesto y emitir el dictamen correspondiente; y Evaluar la productividad contra los gastos financieros ejercidos y presentar el informe respectivo a la Junta de Gobierno
La Comisin de Educacin tendr las siguientes atribuciones Elaborar propuestas de desarrollo de los programas acadmicos, buscando el ms alto beneficio en la ejecucin de los programas de servicio social, enseanza de pre-grado, post-grado e investigacin, atendiendo el cumplimiento de la Ley Orgnica de la Universidad de Guadalajara y los reglamentos que de ella emanen Conocer del desarrollo de los programas de educacin e investigacin que se efecten en el "Hospital Civil de Guadalajara", contando para tal efecto con las apreciaciones emitidas por las dependencias universitarias involucradas Impulsar estrategias que permitan el mejor desarrollo de las funciones docentes asistenciales del "Hospital Civil de Guadalajara"; Proponer al Pleno de la Junta de Gobierno, cuando as lo amerite, en materia de exmenes por oposicin o concurso, requisitos mnimos, tablas de evaluacin en materia de capacitacin mdica e integracin de jurados, entre otros temas relacionados con docencia, investigacin y capacitacin; y
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La Comisin de Normas y Procedimientos tendr las siguientes atribuciones: Analizar los ordenamientos y emitir un dictamen de las modificaciones al Reglamento Interior, para su aprobacin en la Junta de Gobierno Analizar y dictaminar las modificaciones que se requieran realizar a la estructura orgnica y funcional del Organismo y de sus Unidades Hospitalarias, propuestas por el Director General Opinar respecto de los convenios de orden gremial que se propongan a la Junta de Gobierno para su aprobacin, as como de los acuerdos celebrados con Secretaras del Poder Ejecutivo del Estado; y Formular recomendaciones para elevar la productividad y la racionalizacin de estructuras, procedimientos y funcionamiento de las Unidades Hospitalarias.
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COMITS CONSULTIVOS
Comit de Administracin Hospitalaria
Comit Docente Asistencial
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INTEGRACIN Y ATRIBUCIONES DE LOS COMITS CONSULTIVOS

La Junta de Gobierno contar con dos Comits Consultivos: el de Administracin Hospitalaria y el Docente Asistencial, los cuales sesionarn mensualmente. Los cargos que se desempeen en dichos Comits sern honorficos y por su desempeo no se percibir retribucin alguna. Todos los miembros tendrn voz y voto. Los acuerdos de los Comits se tomarn por mayora, y en caso de empate el Presidente tendr voto de calidad. Los integrantes de los Comits Consultivos nombrarn a un suplente, quien tendr voz y voto en caso de ausencia del propietario. Los Comits Consultivos designarn de entre sus miembros a un Secretario. Los Comits Consultivos funcionarn de forma anloga a las Comisiones de la Junta de Gobierno. El Comit de Administracin Hospitalaria, ser presidido anualmente en forma alternada entre el Secretario de Salud y el Director General del "Hospital Civil de Guadalajara", siendo integrado de la siguiente forma: El Secretario de Salud y Director General de Servicios de Salud Jalisco; El Secretario de Finanzas; El Secretario de Administracin; El Contralor del Estado; El Director General de Pensiones del Estado; El Director General del "Hospital Civil de Guadalajara"; Los Directores de las Unidades Hospitalarias del "Hospital Civil de Guadalajara"; El Rector del Centro Universitario de Ciencias de las Salud de la Universidad de Guadalajara; y El Secretario del Sindicato nico de Trabajadores del Hospital Civil.
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El Comit de Administracin Hospitalaria tendr las siguientes atribuciones:
Proponer medidas que contribuyan a mejorar el desempeo de cada una de las instancias que integran el "Hospital Civil de Guadalajara" Realizar recomendaciones para eficientar los procesos administrativos Opinar sobre la organizacin de los servicios de atencin mdica Realizar recomendaciones sobre el diseo y mantenimiento del sistema general de informacin del "Hospital Civil de Guadalajara" Proponer polticas y lineamentos para la programacin, presupuestacin y evaluacin institucional Proponer el desarrollo de reas prioritarias de conformidad con el Plan Nacional y el Plan Estatal de Salud; y Proponer estrategias para la vinculacin interinstitucional con la Secretara de Salud y otros organismos afines al "Hospital Civil de Guadalajara".
El Comit Docente Asistencial se integrar de la siguiente forma: EL Secretario de Salud y Director General de Servicios de Salud Jalisco; El Director General de Salud Pblica de Servicios de Salud Jalisco; El Rector General de la Universidad de Guadalajara, quien la presidir; El Rector del Centro Universitario de Ciencias de la Salud de la Universidad de Guadalajara; El Subdirector General de Enseanza e Investigacin del "Hospital Civil de Guadalajara"; y Los Directores de las Unidades Hospitalarias del "Hospital Civil de Guadalajara".
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El Comit Docente Asistencial tendr las siguientes atribuciones:
Proponer polticas institucionales de investigacin Opinar sobre el desarrollo de la docencia en el "Hospital Civil de Guadalajara" Proponer estrategias de apoyo para la actualizacin permanente del personal del Organismo Realizar recomendaciones sobre el uso de nuevas tecnologas Promover la integracin y actualizacin permanente de una base de datos sobre recursos humanos, materiales y de produccin cientfica en materia de salud; y Realizar recomendaciones sobre la adquisicin y actualizacin del acervo bibliogrfico.
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CONSEJO DE ADMINISTRACIN GENERAL
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INTEGRACIN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN GENERAL
El Director General contar con un rgano colegiado de planeacin denominado Consejo de Administracin General, mismo que estar integrado por El Director General del "Hospital Civil de Guadalajara", quien lo presidir; El Contralor; Los Directores de las Unidades Hospitalarias; Los Subdirectores Generales; El Jefe de Departamento de Comunicacin Social; y El Jefe de Departamento de Planeacin y Desarrollo.
Atribuciones
Proponer el Plan de Desarrollo del "Hospital Civil de Guadalajara" Fungir como instancia analtica, propositiva, de decisin y seguimiento en las funciones del Organismo Sugerir estrategias para llevar a cabo los procesos de planeacin, programacin y evaluacin del "Hospital Civil de Guadalajara" Opinar sobre criterios para promover el desarrollo institucional en relacin con las necesidades de la poblacin Recomendar estrategias para el funcionamiento armnico de las instancias que integran el "Hospital Civil de Guadalajara"; y Las dems que le sean asignadas por el Director General del "Hospital Civil de Guadalajara
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COMIT DE ADQUISICIONES Y ENAJENACIONES
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INTEGRANTES DEL COMIT DE ADQUISICIONES Y ENAJENACIONES

El Comit de Adquisiciones y Enajenaciones del "Hospital Civil de Guadalajara" se integrar con lo siguientes miembros Un representante de la Cmara Nacional de Comercio de Guadalajara; Un representante de la Cmara Regional de la Industria de la Transformacin; Un representante de la Confederacin Patronal de la Repblica Mexicana; El Contralor del Estado, slo con voz; Los Directores de las Unidades Hospitalarias del "Hospital Civil de Guadalajara"; El Subdirector General Administrativo del "Hospital Civil de Guadalajara", slo con voz, quien fungir como Secretario Ejecutivo del Comit. El Comit tendr un Presidente el cual ser electo cada ao por sus miembros titulares. Los cargos en el Comit sern honorficos
Atribuciones: Integrar el padrn general de proveedores del "Hospital Civil de Guadalajara" y vigilar su actualizacin; Resolver sobre la adquisicin de bienes muebles e inmuebles, enajenacin de bienes muebles, arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, contratacin de obra, de servicios y manejo de almacenes, de conformidad con las polticas, bases y lineamientos que para el efecto emita la Junta de Gobierno del "Hospital Civil de Guadalajara" Emitir su resolucin sobre las mejores formas de calidad, servicio, precio, pago y tiempo de entrega ofertada por lo proveedores, con motivo de las solicitudes de aprovisionamiento; Elaborar programas indicativos y formular recomendaciones al Director General;
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Asesorar al Director General sobre las condiciones que rigen en el mercado para la adquisicin de bienes muebles e inmuebles requeridos por el "Hospital Civil de Guadalajara" Emitir recomendaciones para el manejo de almacenes; y Las dems que se establezcan en otras leyes o reglamentos. El Comit de Adquisiciones y Enajenaciones, se sujetar a los lineamientos de la Ley de Adquisiciones y Enajenaciones del Estado de Jalisco, en su caso, a la Ley Federal de Adquisiciones y Obras Pblicas y a lo que establezca la Junta de Gobierno, adems de los siguientes Slo podrn celebrarse pedidos o contratos con proveedores inscritos en el padrn y cuyo registro se encuentre vigente, con las excepciones que para el efecto establezca la Junta de Gobierno; En materia de adquisiciones, sern preferidos como proveedores, en igualdad de circunstancias, las empresas establecidas en el Estado de Jalisco; en el mismo sentido, sern preferidos los materiales, equipos, sistemas y servicios que tengan incorporada tecnologa nacional Las compras que se realicen en el extranjero, debern ser evaluadas y slo podrn realizarse cuando en la localidad o en territorio nacional no se encuentren bienes que renan las caractersticas tcnicas y el respaldo suficiente en cuanto al servicio, refacciones, precio y calidad Cada Unidad Hospitalaria contar con un Consejo de Administracin, mismo que estar integrado por el Director de la Unidad Hospitalaria, quien lo presidir y los Subdirectores de la Unidad respectiva. Dichos Consejos tendrn las mismas atribuciones que el Consejo de la Administracin General en el mbito de su competencia. El "Hospital Civil de Guadalajara" contar con las comisiones y comits previstos en la Ley General de Salud y aquellos que se desprendan de otros ordenamientos aplicables al mismo.
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CONTRALORA
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INTRODUCCIN
Este manual de organizacin presenta de manera general la estructura organiza del rgano de Control Interno del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara, as como fundamentos legales, atribuciones, funciones y objetivos que le competen y que tienen asignados por Ley.
El presente documento muestra cual es la ubicacin del Organo de Control Interno dentro de la estructura organiza del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara, as mismo describe de manera detallada las atribuciones que tienen asignadas en el Reglamento de la Ley de O.P.D; describe las funciones y actividades que realiza y el objetivo que persigue al desarrollar su procesos de revisin y vigilancia de todas las reas que integran el organismo.
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ANTECEDENTES HISTRICOS
La contralora General Interna de este Organismo Pblico Descentralizado denominado Hospital Civil de Guadalajara, se crea a partir de la aprobacin de la Ley del propio organismo que se efectu en la segunda reunin ordinaria celebrada el da 25 de junio de 1988 por la Junta d Gobierno, quien es la mxima autoridad de este Organismo.
De igual manera en dicha reunin se present por parte del Director General de O.P.D. Hospital Dr. Ral Vargas Lpez, la propuesta ante la Junta de Gobierno de la C.P.A. Martha Montao Ayala como Contralor General Interna del Organismo, propuesta que fue aprobada por unanimidad por lo cual se designo la primer Contralora General Interno del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara
permaneciendo en el cargo hasta el mes de enero de 2004.
En la segunda reunin extraordinaria celebrada el da 20 de enero de 2004, el C. Leobardo Alcala Padilla, Director del O.P.D. present a la Junta de Gobierno la propuesta del nuevo Contralor General Interno el Mtro. Lucio Castellanos Oregel, propuesta que fue aprobada por unanimidad.
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OBJETIVOS
Ofrecer una visin integral de las diferentes reas que conforman este rgano de Control Interno, as como ubicacin dentro de la estructura orgnica del Organismo. Precisar las atribuciones que tiene establecidas este rgano de control interno de acuerdo al Reglamento de la Ley del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara. Describir de manera general las funciones que realizan cada una de las reas que integran este rgano de control interno, las cuales estn orientadas al cumplimiento de las atribuciones establecidas en el Reglamento de la Ley.
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CONTRALORA
Atribuciones: Revisar, controlar y evaluar las actividades administrativas y recursos asignados, que requieren las funciones del "Hospital Civil de Guadalajara", as como los aspectos de situacin patrimonial, en el mbito de sus facultades Elaborar el programa anual de trabajo y los programas especficos para las auditorias y revisiones, con base en las normas y lineamientos aplicables a la materia; Organizar y coordinar el Sistema Integrado de Control del "Hospital Civil de Guadalajara", vigilando que los instrumentos se apliquen eficientemente; Aplicar las normas que determine la Contralora del Estado, segn su competencia para la operacin y desarrollo de sus actividades; Ejecutar revisiones a travs de auditorias a todas las instancias que integran el "Hospital Civil de Guadalajara", tendientes a: Verificar que sus actos se ajusten a las disposiciones legales administrativas aplicables Comprobar su informacin financiera; Supervisar el desarrollo eficiente y eficaz de sus funciones, as como la congruencia de su organizacin, sistemas, procedimientos, recursos, atribuciones y acciones, con sus objetivos y responsabilidades; y Investigar y comprobar, en la va administrativa, las irregularidades en que incurran los servidores pblicos de las mismas. Formular, en base a los resultados de las auditorias y evaluaciones realizadas, observaciones y recomendaciones a las instancias que integran el "Hospital Civil de Guadalajara", con el objeto de eficientar sus operaciones, pudiendo practicar visitas de verificacin y seguimiento a las mismas, a efecto de constatar la debida observacin de las instrucciones
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Proponer medidas tendientes a incrementar la eficiencia y congruencia administrativa en la actuacin de las Unidades Hospitalarias que conforman el "Hospital Civil de Guadalajara" Informar a la Junta de Gobierno y al Director General, el resultado de las revisiones, inspecciones y evaluaciones efectuadas, as como de las irregularidades que advierta en el ejercicio de sus atribuciones, para la instrumentacin de acciones y medidas correctivas pertinentes Proponer al Director General la suspensin en el manejo, custodia o administracin de fondos y valores propiedad o al cuidado del "Hospital Civil de Guadalajara", por los servidores pblicos presuntos responsables de irregularidades, interviniendo conjuntamente con la Subdireccin General Administrativa Turnar al Director General las actas relativas a la investigacin y auditorias practicadas. Asimismo, derivar al Departamento de Asuntos Jurdicos los expedientes integrados con motivos de las mismas y de los cuales se desprendan hechos que puedan ser constitutivos de responsabilidad de algn servidor pblico, debiendo sealarse en tal caso quienes son los presuntos responsables, y adjuntar los documentos probatorios con el objeto de que se proceda conforme a derecho Controlar, registrar y verificar, las declaraciones de situacin patrimonial de los servidores pblicos del "Hospital Civil de Guadalajara", obligados a ello, en los trminos de la Constitucin Poltica y Ley de Responsabilidades para los Servidores Pblicos, ambas del Estado de Jalisco Proponer a la Junta de Gobierno, cuando considere conveniente, la designacin de auditores externos, adems de controlar y evaluar su actuacin; y Las dems que sealen las leyes, reglamentos o le confieran la Junta de Gobierno del "Hospital Civil de Guadalajara".
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ORGANIGRAMA CONTRALORA GENERAL INTERNA
CONTRALOR GENERAL INTERNO
SECRETARA
COORDINADOR REA CONTABLE FINANCIERA
COORDINADOR REA AUDITORIA JURDICA
SUPERVISOR
SUPERVISOR
AUDITOR
AUDITOR
AUDITOR
AUDITOR
AUDITOR
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Contralor General Interno
Funciones: Revisar, controlar y evaluar las actividades administrativas que realice el Organismo en todas la reas Revisar, controlar y evaluar los recursos presupuestales que le son asignados al Organismo, como los ingresos propios que generen por cuotas de recuperacin Elaborar el programa anual de trabajo y los programas especficos para efectuar auditorias y revisiones en todas las reas del Organismo, cumpliendo con las normas y procedimientos de Auditoria. Ordenar la practica de auditorias a todas las instancias que integran el Hospital Civil de Guadalajara, tendientes a: Verificar los actos que se realicen en el Organismo se ajusten a las disposiciones legales y administrativas que le sean aplicadas. Comprobar que la informacin financiera que elaboran las reas de Recursos Financieros sea correcta, confiable y elaborada de manera oportuna. Supervisar el desarrollo eficiente de las funciones que realiza el Organismo y que estas sean congruentes con los objetivos y responsabilidades. Investigar y comprobar en la va administrativa las presuntas irregularidades en que incurran los servidores pblicos que ejercen o que tengan bajo su resguardo Recursos del Organismo. Formular con base a los resultados de las actividades y evaluaciones realizadas informes con observaciones y recomendaciones a las reas auditadas para eficientar los procesos operativos. Dar seguimiento a los informes de auditorias para efecto de verificar y comprobar que fueron atendidas nuestras observaciones y recomendaciones y se aplican las acciones y medidas correctivas que se hayan realizado.
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Proponer a la Junta de Gobierno y al Director General, los resultados de las auditorias practicadas, as como de las irregularidades que se hayan detectado, informando tambin de las acciones y medidas correctivas que se hayan realizado. Proponer al Director General la suspensin en el manejo, custodia o administracin de fondos y valores propiedad del Organismo, de los servidores pblicos que sean presuntos responsables por irregularidades, actuando de manera conjunta con la Subdireccin General Administrativa. Turnar al Director General las actas relativas a la investigacin y auditorias practicadas, haciendo del conocimiento del Departamento de Asuntos Jurdicos. Llevar el control y registro de las declaraciones de situaciones patrimonial de los servidores pblicos de la institucin que tiene obligacin de presentar informes. Proponer a la Junta de Gobierno, cuando lo considere conveniente la designacin de auditorias externas as como controlar y evaluar la actuacin de los mismos. Las dems que sealen las Leyes, Reglamentos o le confieran la Junta de Gobierno del Hospital Civil de Guadalajara.
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Coordinador del rea Contable Financiera
Funciones: Programar y Coordinar las revisiones que se realicen en todas las reas que integran el Hospital Civil de Guadalajara. Apoyar en la elaboracin del Programa Anual de Trabajo de este rgano de Control Interno. Revisar los informes iniciales que elaboran los auditores como resultado de las revisiones practicadas a las dos unidades hospitalarias y el O.P.D. Presentar los informes de auditoria al C. Contralor para su revisin y aprobacin, correspondiente y su posterior envo a las reas revisadas. Coordinar los seguimientos de las auditorias, verificando y comprobando que se haya aplicado las recomendaciones correspondientes. Coordinar las respuestas de los informes de las dependencias revisoras, como son la Contralora del Estado y la Auditoria Superior del Estado de Jalisco, verificando que los soportes documentales sean suficientes y confiables para solventar las observaciones. Coordinar las Entrega-Recepcin orientando y apoyando a las diversas reas que integran el Organismo en el llenado de los formatos as como la elaboracin del Acta correspondiente. Coordinar la ejecucin del Programa de Trabajo de todos los auditores asignados a este rgano de Control Interno, verificando mediante avances el cumplimiento del mismo. Revisar y analizar la correspondencia oficial que se recibe en este rgano de control interno en lo que corresponde a lo contable financiero y administrativo, elaborando oficios de respuesta. Apoyar en cualquier otra actividad que designe el C. Contralor.
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Coordinador del rea Jurdica Funciones: Asistir a travs de consultas jurdicas al Contralor General Interno Indagar a travs de procedimientos de investigacin, la legalidad de los procesos Administrativos, sus resultados y consecuencias; Analizar los procesos implementados para la adjudicacin de contratos; Estructurar sugerencias y reformas de las bases de licitaciones y los concursos, Revisar los contratos y su cabal cumplimiento; Orientar jurdicamente a las diferentes reas del Organismo; Proporcionar a los responsables de las auditorias, conceptos y criterios legales; Intervenir por instruccin del Contralor General Interno ante el Comit de Adquisiciones y Enajenaciones; Intervenir por instruccin del Contralor General Interno ante el Comit de Obra Pblica; Participar en la solucin de inconformidades Federales y Estatales; Atencin y aportacin de criterios legales para solventar observaciones de auditoria; Intervenir en la resolucin y aplicacin de sanciones sobre conductas emanadas de auditorias; Evitar a travs de una Auditoria Propositiva, el desconocimiento e indiferencia de la Ley; Consolidar acciones con la Coordinacin de Auditoria Administrativa y Financiera par ala estructura de proyectos e implementacin de medidas de auditoria; Gestionar e impulsar la reforma de nuestros ordenamientos y; Los dems que surjan con motivo de su encarto.
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Auditores Funciones: Efectuar revisiones al OPD y las dos Unidades Hospitalarias de cuerdo al Programa Anual de Auditores de este rgano de control interno; Elaborar Informes de Auditoria de las revisiones efectuadas de acuerdo normas y procedimientos de auditoria; Efectuar seguimientos de auditorias verificando y comprobando que se haya aplicado las recomendaciones correspondientes al seguimiento; Elaborar papeles de trabajo debidamente referenciados con marcas de auditoria as como del soporte suficiente y competente de las revisiones que se hayan realizado; Revisar los Fondos Fijos asignados a las Unidades Hospitalarias y el O.P.D. as como arqueos de caja; Verificar y evaluar el control interno de cada una de las reas revisadas en las dos Unidades Hospitalarias Realizar operativos sorpresivos Hospitalarias y el O.P.D. de revisin en ambas Unidades
Efectuar verificaciones fsicas sorpresivas en las reas de trabajo, para comprobar la asistencia y permanencia del personal; Participar en los procesos de baja de activos fijos y la venta de chatarra de ambas Unidades Hospitalarias y el O.P.D. Apoyar y orientar en la elaboracin de los formatos para las EntregaRecepcin, as como la elaboracin de Actas correspondientes; Participar en los procesos de baja de papelera y archivo muerto del O.P.D. y las dos Unidades Hospitalarias; Efectuar operativos sorpresivos en los almacenes y farmacias de las dos Unidades Hospitalarias para verificar que los kardex estn actualizados y que no existan diferencias de artculos y medicamentos; Apoyar y realizar actividades en cualquier otra actividad que designe el C. Contralor
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DEFINICIN DE TRMINOS
Adjudicaciones: Declarar que una cosa corresponde a una persona conferrsela en satisfaccin de algn derecho. Analizar: Hacer el anlisis de algo. Atribucin: Facultado o poder de una persona por razn de su cargo. Auditoria: Revisin de los libros contables, registro y comprobantes para determinar su grado de exactitud. Comprobar: Verificar, confirmar una cosa cotejndola contra o repitiendo las demostraciones que la prueban o acreditan como cierta. Controlar: Comprobar, intervenir, inspeccionar. Consolidar: Fusionar, unir en uno solo varios elementos. Criterios: Juicio o discernimiento aclaratorio sobre algn tema. Custodia: Accin y efecto de custodia. Evaluar: Fijar valor a una cosa. Financiero: Relativo a las Finanzas. Funcin: Ejercicio de un empleo, facultad u oficio. Fundamento: Principio o base de una cosa, motivo o razn principal, frecuentemente jurdico para actual o decidir. Gestionar: Hacer diligencias para resolver o conseguir algo. Inconformidades: Recurso que puede interponer una persona para defenderse de algunos actos de autoridad que consideren violatorios de sus derechos. Indagar: Tratar de llevar al conocimiento de algo, preguntar, investigar. Informe: Accin y efecto de informar.
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Investigar: Indagar, averiguar accin de realizar actividades tendientes a descubrir algo. Intervenir: Tomar parte de un asunto, imponer uno su autoridad. Jurdicamente: Relativo al derecho, la justicia o las leyes. Legalidad: Conforme a Ley, que tiene su fundamento origen o justificacin en una Ley. Objetivo: Fin, propsito, meta hacia donde se pretende llegar. Observaciones: Advertencia, indicacin anotacin o comentario. O.P.D.: Organismo Pblico Descentralizado Organizacin: Elementos del Sistema o proceso administrativo que pretende coordinar en tiempo y espacio los recursos humanos, materiales y tcnicos. Procedimientos: Mtodo para hacer algo. Proceso: Secuencia de operaciones que deben realizarse para obtener un fin determinado. Recomendacin: Accin indicacin anotacin o comentario. Resolucin: Accin y efecto de resolver, decisin de una autoridad. Revisar: Examinar nuevamente una cosa, generalmente para cerciorarse de su veracidad o exactitud. Sanciones: Pena establecida para el que infringe la Ley, castigo para una accin mal hecha. Seguimiento: Ir despus o detrs de alguien o algo. Verificar: Accin de comprobar o examinar la veracidad o exactitud de una cosa.
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DIRECCIN GENERAL
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ATRIBUCIONES DE LA DIRECCIN GENERAL

El Director General es la mxima autoridad ejecutiva del "Hospital Civil de Guadalajara" y representante legal del mismo. Dirigir, programar, coordinar y evaluar las acciones que el "Hospital Civil de Guadalajara" deba realizar para el debido cumplimiento de las funciones que le competen, de conformidad con lo establecido en su Ley de creacin y otros ordenamientos correlativos; Celebrar y otorgar toda clase de actos y documentos inherentes a su objeto; Conferir poderes generales y especiales, con las facultades que le competan, sin perder el ejercicio de stas, inclusive las que requieran autorizacin o clusula especial, as como sustituir y revocar dichos poderes; Delegar en los funcionarios del "Hospital Civil de Guadalajara", las atribuciones que expresamente determine, sin menoscabo de conservar su ejercicio directo Rendir informes cuatrimestrales y anuales a la Junta de Gobierno, los anuales debern presentarse dentro de los tres primeros meses del ao siguiente, que contendrn el informe de actividades y los estados financieros del ejercicio correspondiente Ejercer el presupuesto anual de egresos del "Hospital Civil de Guadalajara" de conformidad con los ordenamientos y disposiciones legales aplicables Nombrar y remover libremente a los funcionarios del Organismo con las excepciones establecidas en el artculo 21 fraccin III de la Ley del Organismo Pblico Descentralizado "Hospital Civil de Guadalajara" y en el presente ordenamiento Nombrar a los funcionarios de las Unidades Hospitalarias a propuesta del Director respectivo proponer a la Junta de Gobierno, las Condiciones Generales de Trabajo del "Hospital Civil de Guadalajara", escuchando la opinin del Sindicato, y conforme al Acuerdo de Concertacin Labora
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Presentar ante la Junta de Gobierno, para su aprobacin el Manual de Organizacin del "Hospital Civil de Guadalajara", e informarle sobre la expedicin del Manual de Procedimientos y de los instrumentos de apoyo administrativo necesarios, para el funcionamiento de la entidad Certificar los documentos y constancias que obren en los archivos del "Hospital Civil de Guadalajara" Dictaminar las actas que se levanten al personal, aplicando las medidas disciplinarias que procedan, inclusive la terminacin de los efectos del nombramiento, conforme a las disposiciones aplicables Presentar a solicitud de la Junta de Gobierno los informes que sta solicite Resolver los casos de duda que se susciten con motivo de la interpretacin o aplicacin del presente Reglamento, as como los casos de conflictos sobre competencia y los no previstos en el mismo, y Las dems atribuciones que no estn expresamente conferidas a otra autoridad del "Hospital Civil de Guadalajara" y aquellas que se establezcan en la normatividad aplicable.
NOTA: FALTA INCLUIR LA ESTRUCTURA INTERNA DE DIRECCION GENERAL
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SUB DIRECCIN GENERAL DE ENSEANZA E INVESTIGACIN
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INTRODUCCIN La organizacin de los hospitales es de las ms complejas, se conjuga una gama de funciones aparentemente distintas que dispuestas en forma ordenada, logran satisfacer eficientemente las necesidades de atencin mdica al paciente. En la etapa el proceso administrativo relativo a la organizacin, se debe indicar el que, cmo, cuando, y donde de cada una de las actividades rutinarias. Los manuales de organizacin son instrumentos administrativos de consulta obligatoria, que contribuyen al mejoramiento de las estructuras y funciones del organismo, establece la misin, sistemas de coordinacin y comunicacin entre las reas normativas administrativas. El manual de organizacin de la Subdireccin General de Enseanza e Investigacin es un instrumento administrativo fundamental que se elabora con el fin de que se cuente con un documento que permita presentar una visin global del Organismo, su misin, su estructura organizacional funcional. Sirve as mismo como un documento para proporcionar la induccin al puesto de al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin al servicio para lograr proporcionar una atencin de calidad tanto al usuario interno como al externo. El presente documento se conforma de 8 apartados bsicos: introduccin, antecedentes histricos, misin, atribuciones, fundamento legal, estructura orgnica, organigrama y descripcin de funciones. Por lo que el presente documento, pretende ser un instrumento administrativo, dinmico, flexible y de fcil comprensin, que optimice los sistemas
organizacionales que el hospital requiera para cumplir con su misin y objetivos estratgicos, por lo que se deber revisar anualmente con el objeto de llevar a cabo las adecuaciones correspondientes y tener un documento operativo vigente.
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El 3 de mayo de 1794, se inaugura el Hospital Civil de Guadalajara con capacidad para 1,000 pacientes, gracias a Fray Antonio Alcalde Barriga, obispo de Guadalajara. El 17 de Mayo de 1975 el hospital Civil se adhiere al Instituto Jalisciense de Asistencia Social. El 24 de mayo de 1987 en el Diario Oficial del Estado de Jalisco se publica el Reglamento del Complejo Mdico Hospital Civil, quedando como una institucin pblica dependiente del Gobierno del Estado de Jalisco con carcter de Organismo Descentralizado, el Complejo Mdico estar estructurado por las siguientes unidades: El Nuevo Hospital Civil de Guadalajara El Hospital de Especialidades, mismo que incluir, La Unidad de Oftalmologa La Unidad de Ontologa La Unidad Materno Infantil El Instituto de Investigacin Biomdicas El Centro Cultural de la Salud
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Por situaciones especiales no entra nunca en vigor, sin embargo es hasta el 11 de abril de 1997 que se publica la Ley de Creacin del Hospital Civil de Guadalajara, como un Organismo Pblico Descentralizado de la Administracin Pblica Estatal, con personalidad jurdica y patrimonio propio, el cual tendr por objeto prestar servicios de salud a la poblacin de los trminos que se establecen ele presente ordenamiento, en las Leyes Generales y Estatales de salud, y se sujetara a lo establecido en el Acuerdo de Coordinacin para la Descentralizacin Integral de los Servicios de Salud, entre los Ejecutivo Federa y el de esta Entidad Federativa. As tambin fungir como hospital escuela de la Universidad de Guadalajara para las funciones de docencia, investigacin y extensin en el rea de salud, cuyos programas acadmicos se desarrollarn de conformidad con la normatividad de esta Casa de Estudios. El Organismo se conformar con dos unidades hospitalarias: El Antiguo Hospital Civil de Guadalajara y el Nuevo Hospital Civil de Guadalajara. En el ao 200 a 300 aos del nacimiento de Fray Antonio Alcalde, en sesin de cabildo el Congreso decide dar el Nombre al Antiguo Hospital Civil, el de Antiguo Hospital Civil de Guadalajara Fray Antonio Alcalde. Es sin duda importante mencionar que la atencin a los pacientes va ligada estrechamente a la adquisicin de nuevos conocimientos, de ello se da cuenta desde los inicios de la presentacin de servicios y sin duda la estrecha relacin por siempre existente con al Escuela de Medicina de la Universidad de Guadalajara, donde podemos encontrar un rico historial referente a la enseanza e investigacin, algunos datos encontrados referentes a los programas de enseanza documentada a la ctedra e obstetricia donde en septiembre de 1883 el Dr. Fortunato Arce desarrolla un plan de actividades en maniques para leva un curso completo de partos segn el tratado de caseux, donde adems se contaba
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con un curso real de complicaciones purprales y enfermedades de los nios, donde desde entonces marco adems la importancia de la realizacin sistemtica de autopsias a los pacientes peditricos. Otro connotado mdico lo fue el Dr. Perfecto Bustamante quien con sus innovaciones en 1888 mdico sensiblemente los procesos de educacin mdica en el hospital, en ese mismo ao de 1888 y segn lo establecido el artculo 5 correspondiente a los estudios prcticos en el hospital, quedaron sometidos al sistema acadmicos que se desempeaban como mdicos en las
correspondientes salas de atencin correspondiente. Sin embargo no fue hasta 1948 cuando siendo subdirector del hospital el Dr.,Armando Ruiz, distinguido estudiante, mdico y animado por un espritu invaluable del progreso por primera vez se instituyeron las residenciaturas de tiempo completo para lo cual requeran verdadera vocacin de servicio y dedicacin de tiempo completo, siendo aceptados 9 brillantes estudiantes que al paso del tiempo se convertiran en grandes maestro en cada una de sus reas los cuales fueron: Dr. Arturo Blackaller, Dr. Fancisco Ramos Villalobos, Dr. Ignacio Villaseor Villaseor, Dr. Fernando Orozco Loreto, Dr. Arnulfo Aguilar Snchez, Dr. Ricardo San Miguel Peralta, Dr. Ral Campos Fuentes, Dr. Guillermo Orozco Sahn, Dr. Carlos Ramrez Esparza, maestro muy querido y respetado por toda la comunidad mdica actual y que an comparte sus experiencias vividas en este bello y majestuoso hospital. Otros grandes mdicos han dejado un legado importante de enseanza de entre los cuales destacaremos a algunos, no sin antes mencionar que es injusto omitir a todos y cada uno de los actuales maestros que se desempean en todas las reas el hospital y que da a da vierten sus conocimientos en el estudiante de medicina especializada y porque no decirlo, algunas veces sin retribucin econmica alguna, slo por el hecho de ser grandes acadmicos y grandes profesionistas universitarios dotados de un alto espritu de servicio.
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MISIN
Mejorar el nivel acadmico, de la poblacin del personal en reas de la salud y afines, promoviendo y otorgando enseanza oportuna, con calidad y humanismo, para lograr el bien comn, en forma honesta, equitativa y eficiente, mediante la organizacin y coordinacin del sistema estatal de salud.
Promover y desarrollar un modelo de investigacin en salud y educacin orientada a resolver los principales problemas en salud que aquejan a la poblacin aplicando el conocimiento generado por dichos procesos en su conjunto.
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VISIN
Conformarse en un servicio de valores firmes, ticos, morales, con capacidad profesional, calidad y eficiencia, adiestramiento actualizado e iniciativa slida.
Siendo un servicio lder y de vanguardia en la enseanza e investigacin que impulse en el hospital una nueva cultura para la salud. Orientndolos hacia la construccin y el fortalecimiento de un hospital escuela, el cual ser lder vanguardista, en la enseanza e investigacin, que nuestra Universidad de Guadalajara y el occidente del pas demande a corto y mediano plaza.
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VALORES
VALOR: Algo en lo que se basa el actuar de una persona. Algo en lo que cree. Fray Antonio Alcalde, nos lega la frase: La Salud del Pueblo es la Suprema Ley UNIVERSALIDAD: La Unidades Hospitalarias prestarn sus servicios mdico asistenciales a la poblacin que lo demande, sin considerar su situacin socioeconmica, religin, afinidad poltica, en respeto al derecho a la atencin de la salud de todo ciudadano. VOCACIN DE SERVICIO: Los integrantes del O.P.D. Mantendrn la mstica de servir a la poblacin ms desprotegida. HUMANITARISMO: Atender a los pacientes con sensibilidad y calidez y respeto a su situacin de enfermo. TICA: La atencin del paciente bajo los principios morales que no atenten contra su dignidad, integridad y pudro. PROFESIONALISMO: Todo el personal que integra el O.P.D. prestara sus servicios con altos niveles de competitividad, siempre pensando en recuperar y preservar la salud en bien de paciente y de la comunidad. CREATIVIDAD: Las acciones mdico asistencial y administrativa, que se desarrolle en las unidades hospitalarias, debern contener un alto sentido de creatividad asertiva, para la resolucin de problemticas en torno a la salud. AUTOCRITICA: La practica mdica administrativa, se auto evaluar en un ambiente constructivo que permita el crecimiento y el desarrollo de quienes lo integren. EFICACIA Y EFICIENCIA: Las acciones en la atencin mdico asistencial desarrolladas por los diferentes grupos de trabajo del Organismo, estarn encaminadas a la mejora constante, imprimiendo den ellas una relacin costo efectividad, que propicie elevar los niveles de calidad en los servicios que prestamos. CONGRUENCIA: Reflejar en los hechos, la coherencia del actuar y el pensar cotidiano ante los compromisos asumidos.
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OBJETIVO
Formacin de Recursos Humanos para la atencin en salud, ligada a la generacin de conocimiento cientfico aplicable al proceso salud enfermedad.
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FUNDAMENTO LEGAL
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos (5 de Febrero de 1917, Reforma Diciembre 3 de 1985). Ley General de Salud (Diario Oficial de la Federacin 7 de Febrero de 1984) de acuerdo a lo sealado en los artculos fraccin I y VII, XII, XIII, apartado A Fraccin II y apartado 13 fraccin VII y XXV. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal (0.0.29 de Diciembre de 1976, Reforma 0.0. 21 de enero de 1985). Ley General de Salud del Estado de Jalisco. Reglamento de la Ley General de Salud en materia del prestacin de atencin mdica artculos 4, 7 y 10 fracciones y captulos IV y V (07 de Febrero de 1984) Reglamento Interior de la Secretara de Salud (19 de Agosto de 1995) Reglamento de la Ley del Organismo Pblico Descentralizado denominado Hospital Civil de Guadalajara (21 de Octubre 1997)
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1.- Subdireccin General de Enseanza e Investigacin 2.- Subdireccin de Enseanza e Investigacin de Unidad Hospitalaria 3.- Coordinacin de Investigacin 4.- Coordinacin de Posgrado y Pregrado 5.- Coordinacin de Enseanza en Enfermera 6.- Coordinacin de Capacitacin 7.- Unidades de Informtica Clnica 8.- Unidades de Investigacin Vinculadas Unidad de inmunologa y Reumatologa Unidad de Biologa Molecular en Medicina Unidad de Neurociencias Unidad de Estudios de alcoholismo y Adicciones Unidad de Estudios Metablicos Unidad de Estudios de Nutricin Infantil Unidad de Medicina basada en Evidencias Unidad de Investigacin y Entrenamiento de Ciruga de Mnima Invasin Unidad de Investigacin sobre Hipertensin
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ORGANIGRAMA SUBDIRECCIN GENERAL DE ENSEANZA E INVESTIGACIN
Subdireccin General de Enseanza e Investigacin
Subdireccin de Enseanza e Investigacin JIM Coordinacin de Investigacin
Subdireccin de Enseanza e Investigacin FAA
Coordinacin de Postgrado y Pregrado Coordinacin de Enseanza en Enfermera Unidad de Informtica Clnica
Unidades de Investigacin Vinculadas JIM Unidad de Inmunologa y Reumatologa Unidad de Biologa Molecular en Medicina Unidad de Neurociencias FAA
Unidad de Estudios de Nutricin Infantil Unidad de Medicina Basada en Evidencias Unidad de Investigacin y Entrenamiento de Cirug. Unidad de Investigacin sobre Hipertensin
Unidad de Estudios de alcoholismo y Adicc. Unidad de Estudios Metablicos
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Manual de Organizacin DE LA SUBDIRECCIN Direccin General GENERAL DE ENSEANZA E INVESTIGACION
Atribuciones: Atribuciones del Subdirector General de Enseanza e Investigacin, las siguientes: Coordinar y supervisar el desarrollo de los programas de enseanza, capacitacin e investigacin que se desarrollen en el "Hospital Civil de Guadalajara" Participar activamente en las comisiones y programas acadmicos y asistenciales que les sean encomendados por el Director General Apoyar la planeacin y programacin de las actividades cientficas, clnicas y culturales de las Unidades Hospitalarias, as como impulsar la actualizacin de tcnicas de enseanza, capacitacin e investigacin Integrar el programa nico de rotacin de alumnos de post-grado y pregrado de acuerdo a los programas acadmicos de la Universidad de Guadalajara y a lo dispuesto en el Sistema Estatal de Salud Colaborar con las instituciones de nivel superior, en el cumplimiento de los requisitos exigidos, para el otorgamiento de becas para los estudiantes de pre-grado y post-grado Conforme a los programas acadmicos de la Universidad de Guadalajara, contribuir a establecer los mecanismos de evaluacin de la enseanza, capacitacin e investigacin que se imparten, as como coordinar su evaluacin en las actividades docentes, de investigacin y de extensin Promover la produccin de material educativo; Proponer los mecanismos de divulgacin para la informacin mdica y paramdica emanada de las acciones de enseanza, capacitacin e investigacin; Integrar el acervo bibliohemerogrfico promoviendo su uso en la comunidad hospitalaria Establecer mecanismos para el desarrollo de investigaciones conjuntas entre el "Hospital Civil de Guadalajara", la Universidad de Guadalajara y la Secretara de Salud
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Promover convenios de vinculacin con instituciones nacionales e internacionales afines a los servicios que ofrece el "Hospital Civil de Guadalajara" Rendir anualmente al Director General un informe de las actividades realizadas por las instancias a su cargo; y Las dems que se establezcan en otros ordenamientos o le encomiende el Director General
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Coordinacin de Posgrado y Pregrado Objetivo: Coordinar las actividades de enseanza de los alumnos de pos grado para la obtencin de resultados de excelencia en la preparacin acadmica.
Funciones Posgrado: Participar en el diseo de los programas de residencias mdicas del hospital. Participar en el diseo de los programas de doctorados en ciencias mdicas que se imparten en el hospital. Participar en el diseo de los programas de doctorados en ciencias mdicas que se impartan en el hospital. Evaluar el desarrollo terico prctico de los residentes. Integrar las actividades acadmicas del hospital. Seleccionar a los aspirantes a las residencias mdicas, para llevar a cabo los estudios de postgrado en el hospital. Facilitar el material didctico requerido para el desarrollo de las especialidades y sub especialidades impartidas en el hospital, ejemplo: hemerotecas, sistemas computarizados de informacin, etc. Participar en el diseo de los programas de doctorados en ciencias mdicas que se imparten en el hospital. Elaborar informes peridicos correspondientes.
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Funciones Pre grado: Participar en el diseo de los programas de internado del Hospital Civil de Guadalajara. Seleccionar a los aspirantes a las internos, para llevar a cabo estudios de pre grado en el hospital. Evaluar el desarrollo terico prctico de los internos Integrar las actividades acadmicas del hospital. Facilitar el material didctico requerido para el desarrollo de la preparacin de pre grado, impartida en el hospital, ejemplo: hemeroteca, sistemas computarizados de informacin. Elaborar informes peridicos requeridos.
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Unidad de Informtica
Objetivo: Apoyar la bsqueda de informacin mediante medios electrnicos.
Funciones: Realizar la bsqueda de informacin a peticin de os miembros del hospital, sobre temas mdicos especficos, apoyando as la formacin de recursos humanos, la actualizacin y la investigacin.
Coordinacin de Educacin Contina
Objetivo: Facilitar la preparacin contina del recurso humano para la atencin en salud.
Funciones: Participar en el diseo de los programas de actualizacin continua hospitalaria en forma anual. Rendir informe correspondiente.
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Unidad de Capacitacin Objetivo: Facilitar la preparacin continua del recurso humano para la atencin en salud.
Funciones Participar en el diseo de los programas de actualizacin continua hospitalaria Impartir ecuacin continua Participar en el diseo de los programas de maestras en ciencias mdicas que se imparten en el hospital. Participar en el diseo de programas de maestra en ciencias mdicas que se imparten en el hospital. Participar en el diseo de programas de doctorado en ciencias mdicas que se imparten en el Hospital Integrar las actividades acadmicas del Hospital Facilitar el material didctico requerido para el desarrollo de las especialidades y sub especialidades impartidas en el hospital, ejemplo hemerotecas, sistemas computarizados de informacin, etc. Elaborar los informes peridicos requeridos.
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Divisin de Investigacin Objetivos: Facilitar y propiciar el desarrollo de investigacin original y de vanguardia dentro de la Unidad Hospitalaria. Funciones: Coordinar, supervisar y evaluarlos protocolos de investigacin a realizar en el hospital. Vigilar que los proyectos de investigacin que se realicen, total o parcialmente en algn servicio del hospital, sean registrados. Avalar las resoluciones del comit de investigacin y tica del hospital. Realizar un seguimiento sistematizado de los proyectos registrados hasta sus productos finales. Promover el ingreso de investigadores o el ascenso dentro del escalafn local y nacional. Difundir entre los investigadores, posibles fuentes de financiamiento a sus proyectos o de beca. Promover la investigacin multidisciplinaria o inter departamental. Coordinar los trmites para la obtencin de estmulos a la productividad de los investigadores.
Unidad de Investigacin
Objetivo: Generar conocimiento nuevo, en base la investigacin
Funciones: Realizar investigaciones en el campo de la salud.
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Divisin de Extensiones
Objetivo: Establecer una red de instituciones afiliadas, comunicadas por los medios ms avanzados.
Funciones: Implementar los recursos de alta tecnologa que permita el enlace con otras instituciones, como telemedicina, transmisin de imgenes va satlite. Desarrollar recursos humanos especializados en el manejo de estas tecnologas. Identificar y instituciones. establecer convenios de colaboracin con otras
Planear conjuntamente con las jefaturas de los servicios, divisiones y subdirecciones los programas que permitan establecer las polticas de intercambio cientfico. Programar eventos de talla nacional e internacional donde se expongan los avances obtenidos en los modelos de comunicacin. Llevar registro de convenios, contratos y acuerdos. Participar en los comits institucionales que sean requeridos.
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Vinculacin:
Objetivo: Establecer una red de instituciones afiliadas, comunicadas por los medios ms avanzados.
Funciones:
Divulgacin de programas sobre actividades diversas Realizacin de cursos Creacin de materiales de apoyo a la enseanza Entrenamiento bsico de acadmicos y alumnos Proporcionar elementos de trabajo didctico
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Difusin
Objetivo: Apoyar y fomentar las publicaciones de los trabajos cientficos, planes y proyectos.
Funciones:
Participar en la difusin y promocin de los trabajos cientficos del Hospital Dar apoyo tcnico a los trabajos cientficos del Hospital Mantener actualizadas las normas y/o lineamientos especficos de las revistas cientficas Revisar que los trabajos a publicar cumplan con las normas y/o lineamientos requeridos por las revistas cientficas. Asesorar a las reas de investigacin
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SUB DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA
NOTA: FALTA ESTRUCTURA INTERNA DE LA SUBDIRECCION, MISIN, VISIN, OBJETIVO, FUNCIONES
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Atribuciones del Subdirector General Administrativo: Proponer al Director General, el anteproyecto de presupuesto anual y el programa operativo del Organismo, as como integrar los anteproyectos de las Unidades Hospitalarias Proporcionar y regular el ejercicio del presupuesto de las Unidades Hospitalarias, adems de las transferencias, ampliaciones y modificaciones que se requieran Vigilar y controlar el sistema de contabilidad del Organismo, as como conservar durante el plazo legal los documentos comprobatorios de las operaciones financieras Difundir y vigilar el cumplimiento de las normas, polticas y procedimientos que regulan los sistemas de adquisicin, almacenamiento, distribucin y control de bienes, para la prestacin de servicios generales; V. Realizar las funciones de Secretario del Comit de Adquisiciones y Enajenaciones, as como vigilar el cumplimiento de sus acuerdos y recomendaciones Integrar el programa anual de adquisiciones y suministros en coordinacin con las Unidades Hospitalarias Proponer a la Direccin General polticas para la prevencin, conservacin y rehabilitacin de los bienes muebles e inmuebles de las Unidades Hospitalarias; Regular y, en su caso, otorgar los servicios de correspondencia, archivo, reproduccin, intendencia, mantenimiento y rehabilitacin de bienes muebles e inmuebles, transporte de personas, as como de seguridad y vigilancia que sean necesarios; Proponer al Director General el Sistema de Cuotas de Recuperacin, de conformidad con los Acuerdos de Coordinacin celebrados entre los Ejecutivos Federal y Estatal y dems normas relativas; Presentar al Director General y a los Directores de las Unidades Hospitalarias, reportes del ejercicio del gasto en forma mensual y acumulada; Vigilar el cumplimiento de las Condiciones Generales de Trabajo del "Hospital Civil de Guadalajara";
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Organizar y coordinar el sistema nico de nmina del "Hospital Civil de Guadalajara, de conformidad con la normatividad aplicable; Implementar conjuntamente con las instancias correspondientes, mecanismos para la seleccin, capacitacin y control de los recursos humanos, as como intervenir en todas las cuestiones relacionadas con la administracin del personal del "Hospital Civil de Guadalajara"; Atender los conflictos de carcter individual que se susciten con los trabajadores y notificar oportunamente a las instancias competentes de los asuntos colectivos para desahogo con la representacin que corresponda; Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y aquellos que le sean sealados por delegacin de facultades; Tramitar, en coordinacin con el Departamento de Asuntos Jurdicos, los convenios y contratos en los que el "Hospital Civil de Guadalajara" sea parte y que afecten a su presupuesto Rendir al Director General el informe anual de las actividades de la Subdireccin a su cargo; Llevar el registro de nombramientos, firmas y rbricas de funcionarios al servicio del "Hospital Civil de Guadalajara" y el de aquellos que lo representen, en coordinacin con el Departamento de Asuntos Jurdicos; Integrar, operar y mantener actualizado el Programa Interno de Proteccin Civil para el personal, instalaciones, bienes e informacin correspondiente al Organismo; y Todas aquellas que seale el presente reglamento, otros ordenamientos o que le sean encomendadas por el Director General
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COORDINACIN GENERAL DE FINANZAS
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INTRODUCCIN
El presente Manual de Organizacin figura como elemento para identificar la estructura funcional de la Coordinacin General de Finanzas, del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara, facilita la descripcin clara del perfil de puesto de cada una de las reas que la instituyen.
La elaboracin de este documento se suma a las acciones desprendidas, avala el compromiso de la Coordinacin General de Finanzas para fortalecer sus tareas administrativas y de servicios, as como eficaz integracin con las dems coordinaciones y Unidades Hospitalarias, esto permitir lograr para el desarrollo del Organismo el mejor sistema financiero dentro del marco de legalidad y transparencia.
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OBJETIVOS Los objetivos de este manual de servicios en su calidad de instrumento administrativos son:
Describir los servicios vitales de la Coordinacin, as como difundirlos entre los usuarios. Proporcionar las reas encargadas de atender a proveedores trpticos que sirven de gua para informar y orientar correcta y oportunamente a los usuarios de los servicios. Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan en el seguimiento presupuestal y procesos de otorgar los servicios.
Delimitar las responsabilidades operativas para la ejecucin, control y evaluacin de las funciones del personal. Definir estndares de calidad de los procesos de trabajo.
Establecer las polticas y lineamientos generales que debern observarse al otorgar los servicios.
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MARCO JURDICO ADMINISTRATIVO
Ley de Impuesto sobre la Renta Cdigo Fiscal de la Federacin Ley del Impuesto al Valor Agregado Ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Pblico del Estado de Jalisco Reglamento de la Ley del Organismo Pblico Descentralizado Normatividad Emitida por la Direccin General y Subdireccin General Administrativa. Boletines Ley de Obra
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COORDINACIN GENERAL DE FINANZAS
Funciones: Planificar, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con el control seguimiento y desarrollo de los recursos financieros asignados al Organismo en coordinacin con los Departamentos de Recursos Financieros de ambas Unidades Administradoras, bajo la normatividad establecida. Coordinar el desarrollo de proyectos de presupuesto de ambas Unidades Hospitalarias considerando los parmetros establecidos para su proyeccin. Presentar al a Subdireccin General Administrativa la formulacin del anteproyecto operativo anual de los recursos financieros. Estudiar y proponer para su autorizacin y difusin los lineamientos para el manejo de los recursos asignados a las Unidades Hospitalarias basndose en la normatividad establecida por el Estado y la Federacin. Proponer y establecer las rutinas de trabajo para la coordinacin de recursos financieros, as como para las Unidades Hospitalarias, a travs de los Jefes de Recursos Financieros. Disear y proponer los sistemas de informacin contable y financiera que permitan un adecuado control y seguimiento de los ingresos y egresos de ambas Unidades Hospitalarias, unidad responsable, programa, proyecto y partida presupuestal, conforme lo establece la normatividad para presupuesto. Estudiar, analizar, retroalimentar el comportamiento financiero global y por Unidad Hospitalaria con el objeto de vigilar la posicin financiera del Organismo. Coordinar y vigilar el flujo documental para la afectacin presupuestal por Unidad Hospitalaria. Presentar la consolidacin de los Estados Financieros en coordinacin con la Unidades Hospitalarias y la Contralora General Interna del Organismo. Analizar, coordinar, vigilar y controlar la afectacin presupuestal por hospital, transferencias, ampliaciones y modificaciones que se requieran. Efectuar conjuntamente con la Coordinacin General de Recursos Humanos el seguimiento de gasto y pagos a terceros por concepto de remuneraciones al personal. Verificar que los egresos cuenten con el correcto soporte documental para la conformacin del archivo del gasto.
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Desarrollar el sistema de pago a proveedores que finiquiten en tiempo y forma los compromisos de pago, establecidos por el Comit y los Hospitales a travs de su compra directa. Asesorar y retroalimentar a las reas financieras de los hospitales para el correcto seguimiento presupuestal. Presentar a la Subdireccin General Administrativa los informes que sean requeridos. Ejecutar las dems funciones que le sealen sus superiores jerrquicos, as como las que les confiere las disposiciones jurdico administrativas en la esfera de su competencia.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONA I. Junta de Gobierno
1.1. Comisiones; 1.2. Comits Consultivos; y 1.3. Contralora.
II. Direccin General
2.1 Subdireccin General de Enseanza e Investigacin; 2.2 Subdireccin General Administrativa; 2.2.1 Coordinacin General de Finanzas
2.2.1.2. Jefe de Seguimiento Presupuestal 2.2.1.3. Jefe de Validacin Presupuestal 2.2.1.4. Jefe de Contabilidad
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ORGANIGRAMA COORDINACIN GENERAL DE FINANZAS
COORDINADOR GENERAL DE FINANZAS
SECRETARA
SECRETARA
JEFE DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
JEFE DE CONTABILIDAD
JEFE DE VALIDACIN PRESUPUESTAL
JEFE DE CAPTURA
JEFE DE ARCHIVO
SECRETARIA
AUXILIAR 1
AUXILIAR 2
RECEPCIN DOCUMENTAL
VALIDACIN PRESUPUESTAL
REVISIN DOCUMENTAL
CAPTURISTA 1
AUXILIAR 1
AUXILIAR
AUXILIAR
AUXILIAR 2
CAPTURISTA 2
AUXILIAR 2
AUXILIAR 2
AUXILIAR 3
AUXILIAR 2
AUXILIAR 2
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Secretaria:
Funciones: Recibir llamadas telefnicas que derivan al Jefe Inmediato. Archivar los documentos enviados y recibidos. Recibir la documentacin derivada a la Coordinacin Elaborar oficios y otros documentos que le sean solicitados. Recibir facturas para trmite de reembolso a funcionarios o empleados de las Unidades Hospitalarias y Direccin General que remitan por oficio a la Coordinacin General. Recibir solicitudes de aprovisionamiento y entregarlas al rea de captura. Elaboracin de cheques para pago a terceros. Elaboracin de cheques de fondo revolverte de Unidades Hospitalarias. Reportes de facturacin el sistema si@na Telmex en forma mensual Actualizar pliza de fidelidad del personal que maneja fondos y valores en las Unidades Hospitalarias. Solicitar y turnar a cada Unidad Hospitalaria las plizas de seguros de automvil del parque vehicular del Organismo.
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Jefe de Seguimiento Presupuestal
Funciones Llevar seguimiento del presupuesto que se asigna al O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara, para el cumplimiento de su misin, emisin de los cheques para pago a proveedores, supervisar y asesorar a cada una de las reas a su cargo. Funciones de seguimiento de informacin financiera que afecta a la aplicacin presupuestal del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara. Informar a las Unidades Hospitalarias el avance presupuestal a travs de reportes mensuales, siendo estos los siguientes: Avance presupuestal por objeto del gasto Avance presupuestal por objeto del gasto mensual Avance presupuestal Recurso Federal Emitir cheque en forma semanal para pago a proveedores a partir de lo registrado en las bases de datos electrnicas, tomando como base para la integracin del mismo, la fecha de programacin y pago, la cual se genera con base al vencimiento que arca el documento a pagar. Entregar al rea de archivo listado de los documentos soporte que integran el ago emitido para su extraccin concentracin en un consecutivo, de acuerdo al folio de ingreso del documento. Generar pliza contable del pago emitido, desglosando el gasto por Unidad Hospitalaria y partida presupuestal. Elaborar oficios y recibirlos para solicitud de recursos mensuales a la Secretara de Finanzas del Gobierno del Estado, en base a las claves presupuestales por nmina estatal y federal y proveedores, as como recursos especiales para programas especficos. Dar seguimiento en base de datos de los recursos solicitados y los radicado por nmina estatal, federal y proveedores, as como para programas especficos, registrando lo solicitado, lo radicado y fecha de ingreso del recurso. Controlar los pagos directos a partir de la captura en una base de datos, concentrando la informacin capturada. Elaborar un corte mensual del presupuesto ejercido por Unidad Hospitalaria entregando el reporte en forma impresa y electrnica a las respectivas reas de Recursos Financieras. Registrar en los reportes de seguimiento de transferencias presupustales necesarias de cada Unidad Administradora. Registrar en los reportes de seguimiento las ampliaciones presupuestales otorgadas o recursos para programas especiales otorgados al Organismo.
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Registro de informacin de seguimiento de recursos federales otorgados Al Organismo. Realizar trimestralmente para la Secretara de Finanzas del Gobierno del Estado el informe de avances programtico del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara. Realizar semestralmente el informe de avance de la Gestin Financiera par la Auditoria Superior del Estado de Jalisco. Proporcionar informacin relacionada a revisiones efectuadas por rganos de Control Interno y externos.
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Jefe de Captura
Funciones: Generar una base de datos mediante un sistema implementado por el rea de informtica con la informacin que permita conocer el comportamiento que se genera en el presupuesto otorgado a cerca Unidad Hospitalaria del Organismo, as como pago a proveedores. Supervisar y asesorar a los responsables de captura de informacin. Revisar y recibir los documentos que se hayan capturado Elaborar y entregar los reportes a la Jefatura de seguimiento presupuestal.
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Capturista
Funciones: Llevar a cabo la captura de datos de los diferentes documentos que se reciben como son Solicitudes de Aprovisionamiento Pedidos (orden de compra directa) rdenes de Compra Ordenes de Trabajo Ordenes de Obra Facturas (Divididos en pagos directos y programados) Farmacia (recetas, medicamentos subrogados) Revisar que toda la documentacin recibida para captura, cuente con los requisitos para seguir el trmite correspondiente.
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Capturista-Asistente
Funciones:
Apoyar en los procesos operativos a la Jefatura de seguimiento presupuestal Recepcin del rea de captura los documentos para trmite de pago por va directa, as como las devoluciones de documentos remitidos por el rea de revisin documental. Registro de informacin de pago directo en forma electrnica y entrega de paquetes de documentos soporte al rea de archivo. Realizacin de devoluciones de documentos a las reas correspondientes. Elaboracin de hoja electrnica para emisin de cheques por va directa. Con relacin a la emisin de cheques semanal, se registran los folios correspondientes en las bases de datos. Actualizar el padrn de proveedores con base a la informacin proporcionada de movimientos efectuados en el registro de proveedores que realiza la Coordinacin General de Adquisiciones. Imprimir semanalmente un listado de los cheques emitidos para pago a proveedores integrando la informacin de: padrn de proveedores, nombre de proveedor, nmero de cheque e importe, para se enviada con los cheques a firma del Subdirector General Administrativo y del Director General. Emitir electrnicamente por cuenta bancaria una relacin con el nmero de cheque y el importe del mismo, para la realizacin de liberacin de cheques por el rea de contabilidad. Emisin de listados de cheques pendientes de entregar para cotejar en fsico con el rea de Caja General. Elaboracin semanal del listado de pago a proveedores el cual integra los cheques por entregar en poder de Caja General, con la siguiente informacin: padrn de proveedores, nombre del proveedor, contra recibo, factura, nmero de cheque e importe del mismo, tomando como fuente de informacin las bases de datos electrnica. Recibir de Caja General las plizas de los cheques entregados a proveedores en el pago semanal correspondiente y se registra su entrega en la base de datos electrnica, entregando nuevamente las plizas al rea de Caja General para su resguardo.
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Llevar a cabo el control electrnico de devoluciones de documentos de pago directo por no cumplir con los lineamientos establecidos por el rea de revisin de documental, en una base de datos que integra los datos generales del documento, motivo de la devolucin, Unidad Hospitalaria correspondiente o persona encargada del fondo. Respecto a las observaciones realizadas por el rea de Caja General durante el pago, se realiza las correcciones de errores en captura. Realizar un respaldo electrnico de las bases de trabajo que integran los archivos de la jefatura. Se proporciona informacin al rea de Caja General y archivo sobre el estatus de documentacin en trmite de pago. Elaboracin de oficios de respuesta de informacin solicitada.
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Jefe de Caja General Funciones: Pagar a proveedores, actualizar la carta poder de los proveedores, llevar el control y seguimiento de caja chica. Ordenar los cheques en su respectiva carpeta para ser enviados a firmar del Subdirector General Administrativo y Director General del Organismo. Verificar que regresen los cheques firmados e integrarlos en la carpeta correspondiente, para su pago. Entregar cheques a proveedores, solicitando el contra recibo para verificar en la pliza de cheque que el nmero y los datos de la factura pagada, sean los correctos. Al finalizar el pago acomodar las plizas pagadas por nmero progresivo y entregarla a seguimiento presupuestal para su registro en la base de datos. Efectuar el descuento en la relacin de control de cheques pagados y finalmente se archivan. Atender a los proveedores que acudan a solicitar informacin sobre sus pagos. Entregar los formatos para la elaboracin de cheques de pagos a terceros. Entregar y resguardar los cheques de pagos a terceros, entregando al rea de contabilidad las plizas de cheques de pagos. Llevar estricto control de caja chica, a travs del pegado de facturas en hojas blancas, codificarlas, elaborar relacin as como recibo de caja y entregar para su revisin y emisin de cheque. Elaboracin de cheques de recurso federal, as como cheques urgentes que se pudieran requerir despus de la emisin de pago.
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Archivo Funciones: Recibir paquetes de facturas de las dos Unidades Hospitalarias Proveer al personal de las diversas Coordinaciones, Direccin General y Subdireccin General Administrativa, el material y equipo necesario para el desempeo de sus funciones. Apoyar en la elaboracin y envo a firma de resguardos de material captulo 5000. Recepcin y revisin diaria de documentacin para derivar a captura. Separar la documentacin por Unidad Hospitalaria y forma de pago en paquetes, mismos que son entregados al personal encargado de cada Unidad Hospitalaria para recabar firmas, revisando nuevamente en conjunto los datos antes mencionados. Recepcin de paquetes de documentos en original firmados, revisando que cumpla con los requisitos necesarios para su trmite. Llevar el control de archivo de los documentos recibidos. Localizar y proporcionar documentos de resguardo en archivo a quien lo solicite para alguna aclaracin; volviendo a colocarlos en su lugar cuando sean regresados. Recepcin, revisin y archivo de folios de pago directo. Elaboracin de solicitudes de material de oficina al rea del almacn as como la entrega del mismo al personal de la Coordinacin General de Finanzas y de la Subdireccin General Administrativa cuando as se requiera. Llevar el control de kardex del material de oficina. Llevar el control del resguardo de equipos (cmaras, caones, computadoras personales) as como proporcionarlo en calidad de prstamo cuando sea requerido mediante el vale correspondiente. Sacar copias fotostticas de facturas por compra de material de captulo 5000. En base a relacin entregada por la jefatura de Seguimiento Presupuestal se procede a documentar el pago y se realiza archivo electrnico en base al escaneo de los documentos soporte de cada pago. Realizar compras de material de limpieza y despensa para Direccin General, Coordinaciones y Subdireccin General Administrativa. Comprar y surtir pedido de papelera que requieren las Coordinaciones y la Subdireccin General. Llevar control de insumos autorizados y surtidos a Direccin General, Subdireccin General Administrativa.
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Recepcin a proveedores de material e insumos solicitados as como la entrega de los mismos a los solicitantes. Llevar el inventario de stock de papelera necesaria para el desempeo de actividades del personal que labora en la Subdireccin General Administrativa. Apoyo en el control del captulo 5000 de Direccin General consistente en la elaboracin de resguardos, recabar la firma correspondiente, archivo y acomodo de los mismos en su respectiva carpeta.
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Jefe de Validacin Presupuestal Funciones: Controlar la disponibilidad del presupuesto estatal para gastos de operacin que asigna la Secretara de Finanzas del Gobierno del Estado al O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara, para el cumplimiento de su misin adems de los ingresos propios utilizados para el mismo fin. Supervisar y asesorar a cada una de las reas a su cargo. Validar rdenes de compra, obra y rdenes de trabajo, emitidas por la Coordinacin de Adquisiciones y la Coordinacin General de Servicios Generales. Pasar dichas rdenes a firmas de autorizacin de la Subdireccin General Administrativa (adjudicacin directa o invitacin restringida) y Coordinacin General de Finanzas (licitacin y concurso) Atencin a proveedores para el seguimiento de las rdenes de compra, obra o trabajo de los concursos por la Subdireccin General Administrativa, as como de los documentos regresados de trmite de pago. Elaborar los documentos de Comit de Administracin Hospitalaria, Junta de Gobierno, y Avances del Presupuesto de ambas Unidades Hospitalarias y apoyar en nuevos documentos que requiera la Coordinacin General de Finanzas y la Subdireccin General de Finanzas. Vigilar el correcto desempeo del personal a cargo del rea de Validacin Presupuestal.
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Validacin Presupuestal Funciones: Revisar rdenes de compra, obra y de trabajo. Recibir fsicamente las rdenes de compra por la Coordinacin General de Adquisiciones y las rdenes de obra y trabajo por la Coordinacin General de Servicios Generales, junto con la informacin electrnica de las mismas y una relacin impresa. Comparar los datos de la relacin con la informacin electrnica para dar validez del contenido. Procesar el contenido electrnico a la base de datos de Validacin Presupuestal, revisando que se respeten los datos que requiere cada campo de registro. Revisar los datos de las rdenes y verificar que estn firmadas por el Coordinador General de Adquisiciones y de Servicios Generales segn corresponda. Regresar a la Coordinacin correspondiente las rdenes que contengan datos incorrectos, incompletos o que no estn firmadas. Entregar al Jefe de Departamento de Validacin Presupuestal las rdenes recibidas al da y que no tuvieron errores para efectuar el proceso de validacin. Recibir las rdenes validadas o no validas por el Jefe de Validacin Presupuestal, revisando que se encuentren firmadas y validadas por la Subdireccin General Administrativa o or la Coordinacin General de Finanzas. Entregar las rdenes validadas y no validadas a la Coordinacin General que corresponda junto con su relacin impresa y electrnica. Archivar las relaciones recibidas y entregadas para dejar constancia de las rdenes validas y no validadas. Recibir de captura una copia y original de las rdenes ya registradas en el sistema de informacin de la Coordinacin General de Finanzas y archivar por folio consecutivo cada una de las mismas.
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Recepcin de Documentos
Funciones:
Recibir documentos que los proveedores entregan para trmite de pago. Recibir documentacin original con las copias correspondientes para tramitar el pago, se folian las facturas y las copias, entregando una copia al proveedor con el nmero de folio de recepcin. Notificar a los proveedores la fecha de entrega del contra recibo Capturar en la base de datos electrnica, las facturas recibidas del da y se archiva una copia por nmero de folio de recepcin. Capturar las observaciones emitidas por la revisin de documentos
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Jefe de Divisin Documental
Funciones:
Revisar que los documentos para pago cumplan con los requisitos fiscales, llevar control de servicios, pago de servicios (Luz, gas, telfono, celulares) pago de seguros de vehculos, control de ellos sobre tenencias, control del fondo revolvente de las Unidades Hospitalarias. Supervisar y asesorar en las actividades del personal que tiene a su cargo. Revisar y validar los documentos del rea Elaborar informes y reportes a la Jefatura de Control Presupuestal
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Auxiliar de Revisin Funciones:
Revisar paquetes de facturas para trmite de pago a proveedores Recibir documentos para su revisin por parte de recepcin de documentos para el pago a proveedores y de archivo de paquetes que son de reembolso para las Unidades Hospitalarias. Se revisa cada uno de los documentos recibidos de acuerdo a las leyes fiscales vigentes (ISR, Cdigo Fiscal de la Federacin y sus Reglamentos) y la normatividad establecida. Entregar al rea de captura los documentos revisados, al igual que los paquetes de fondos revolventes con o sin devoluciones. Entregar al rea de recepcin documental las devoluciones de los documentos por no cumplir con los requisitos de las leyes fiscales vigentes y/o con los lineamientos establecidos para ser entregados a los proveedores y regularicen el problema. Registrar de manera electrnica y se archivan los pagos de servicios
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Jefe de Contabilidad
Funciones: Elaboracin mensual de Estados Financieros consolidados, arqueos de caja, pango mensual de impuestos, transferencias bancarias entre cuentas propias, pagos a terceros del organismo y pago matico de nmina. Elaboracin mensual de los Estados Financieros Consolidados con los Jefes de Recursos Financieros de las Unidades Hospitalarias. Consultar los saldos de las cuentas bancarias del Organismo. Transferencias de pagos electrnicos por pago matico para nminas, proveedores y entre cuentas propias. Registro y verificacin de ingresos federales y estatales. Conciliacin de ingresos y egresos propios con Recursos Financieros de Unidades Administradoras. Seguimiento de deudores diversos. Realizar informes financieros y contables que sean de utilidad a la coordinacin. Seguimiento para la recepcin de subsidio del recurso federal y estatal. Validacin con la Secretara de Salud la entrega de recurso por subsidio, previamente autorizado por la Secretara de Finanzas del Gobierno del Estado. Determinar los pagos provisionales de las obligaciones fiscales de este Organismo. Arqueo de fondos fijos revolventes otorgados por la Coordinacin General de Finanzas. Atender los requerimientos de informacin contable por auditoria interna ye externa. Apoyar para la elaboracin de contestacin a las observaciones emitidas por auditorias interna o externas. Elaboracin del documento de Entrega-Recepcin.
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Auxiliar Contable
Funciones: Elaboracin y captura de plizas, consultar movimientos bancarios, conciliacin de ingresos propios con Unidades Hospitalarias, registro de radicaciones estatales y federales liberacin semanal de pago a proveedores y quincenal para pago de nmina, conciliacin bancaria. Capturar y codificar los movimientos contables (plizas de ingresos, egresos y diario) Consultar los saldos de las cuentas bancarias y actualizacin de Estados de cuentas con movimientos bancarios. Elaborar registro de los ingresos obtenidos por actividades propias como enseanza, dilisis, cuatas de recuperacin, segn popular y gastos catastrficos, as como el archivo de recibos emitidos por las Unidades Hospitalarias. Registro de ingresos por radicaciones estatales y federales. Solicitud de transferencia de ingresos por intereses. Actualizar registro de base de retenciones por honorarios realizadas a prestadores de servicios. Registrar la nmina en base de datos, de acuerdo a la informacin procesada y remitida por rea de informtica y el registro de la misma en Contabilidad. Conciliar los importes de gasto de nmina con la Coordinacin General de Recursos Humanos (servicios personales, crditos al salario y reducciones). Elaborar control de folios de cheque, as como su liberacin y bloqueo de cheques no cobrados, cancelados y no devengados. Preparacin mensual de carpetas para estados financieros consolidados. Registrar pago a proveedores y nmina. Elaboracin de conciliaciones bancarias. Realizar informes financieros y contables que sean de utilidad a la coordinacin.
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Glosario Avance Presupuestal: Progreso del gasto financiero, informe de disponibilidad por partida presupuestal. Base de Datos: Archivo electrnico que se genera para el registro de informacin Financiera de Ordenes de Compra, Factura y Cheques. Conciliar: Comparacin entre las reas de Informtica Financiera, Contable y Bancaria. Codificar: Imponer por escrito en facturas el nmero de Unidades Administrativas Comprometido: rdenes de compra que se encuentran capturadas en la Coordinacin pendientes de que ingresen facturas a trmite de pago. Consecutivo: Archivo de documentos en forma cronolgica y numrica. Cuotas de Recuperacin: Ingresos por concepto de consultas y servicios pagados por usuarios. Detallado: Forma clara, precisa y minuciosa en la que se captura informacin de las rdenes de compra o de factura. Fondeados: Cubrir o erogar un gasto a una partida presupuestal especfica o cuenta especfica del Organismo. Fondo Revolvente: Fondo asignado a las Unidades Hospitalarias para cubrir los gastos emergentes, por subrogaciones o bien por necesidades propias de las Unidades Hospitalarias. Gastos Catastrficos: Gastos que reembolsa el Seguro Popular por enfermedades catastrficas (Cncer, leucemia, cardiovasculares, renales y hepticas). rdenes de Compra, Obra y Trabajo: Documentos formulados para entregar al proveedor del bien o servicio y se emplea como soporte documental de la factura. Pago Directo: Pagos que se efectan en forma directa a proveedores o trabajadores por reembolso que derivan de adquirir un bien o servicio de manera urgente y que no integran orden de compra, orden de trabajo u orden de obra.
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Pagos a terceros: Pagos efectuados a empresas. Asociaciones o fundaciones que prestan un servicio a trabajadores de manera independiente al Organismo. Partida Presupuestal: Nmero o cdigo impuesto por el Gobierno del Estado para clasificacin de adquisicin de bienes y servicios. Por Objeto del Gasto: Informe exclusivo o definido del recurso gastado o pagado a proveedores. Programado: Registro de rdenes de compra, trabajo y obra con facturas pendientes de pago de acuerdo a la fecha sealada en las condiciones de pago y es variable. Radicado: Suministro, proporcin o adjudicacin al Organismo. Recurso: Bien (material o financiero). Solicitud de Aprovisionamiento: Documento que se elabora previo a las rdenes de compra para provisin de insumos a las Unidades Hospitalarias. Transferencia Presupuestal: Traspaso de recurso que se asigna o destina a otra partida para fondear pagos a proveedores o bien a cuenta interbancaria cuando refiere pagos a terceros.
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COORDINACIN GENERAL ADQUISICIONES
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INTRODUCCION
Ante la urgente necesidad de realizar una descripcin de funciones que, ligado a los procesos administrativos vigentes, nos permita eficientar y optimizar en los tiempos para la adquisicin de insumos hospitalarios de este Organismo Pblico Descentralizado, se ha elaborado la presente descripcin de funciones operativas de la Coordinacin General de Adquisiciones.
Este documento tiene como eje los Lineamientos Normativos para las Adquisiciones y la Ley de Adquisiciones del Gobierno del Estado.Suministrado de manera oportuna y eficiente los insumos al Organismo para cubrir las necesidades del paciente, aprovechando al mximo los recursos disponibles para otorgar servicios de salud de primer nivel comprando materiales de calidad.
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Desde sus orgenes, el Hospital Civil de Guadalajara se ha dedicado fundamentalmente a la prestacin de servicios asistenciales en el rea de la salud. Esta institucin siempre ha trabajado al servicio de la sociedad como un Hospitalescuela, aqu se forman los recursos humanos de todas las disciplinas de las ciencias de la salud al integrar de manera cotidiana la asistencia y docencia como funciones sustantivas de Nuestra Mxima Casa de Estudios la Universidad de Guadalajara.
La mstica de servicio del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara tiene una historia de ms de 200 aos, se inici con la llegada a la Nueva Espaa de un hombre de grandeza excepcional, un ser humano visionario, que am a su prjimo, y en vida supo interpretar el dolor humano. Fray Antonio Alcalde y Barriga, contaba con ms de 70 aos cuando arrib a la Nueva Galicia, actualmente Guadalajara, ciudad que sufra peridicamente los embates de epidemias y hambre que dejaban muerte y desolacin. Muchas fueron las acciones benficas que el Fraile de la Calavera realiz en nuestra ciudad, su preocupacin por la salud y la educacin de los pobladores de la Nueva Galicia gui sus pasos para la construccin, no slo de Iglesias, sino de la Real y Literaria Universidad de Guadalajara y el Hospital de San Miguel de Beln. Para 1792, antes de que finalizara la construccin del Hospital, Fray Antonio consagr la Institucin A la Humanidad Doliente , filosofa que hasta nuestros das gua la actividad mdico asistencial de los nosocomios que ahora conforman el Hospital Civil de Guadalajara.
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Como resultado de lo anterior en Febrero de 1988 se inaugur la Unidad denominada Nuevo Hospital Civil de Guadalajara, hoy Hospital Civil Dr. Juan I. Menchaca, en honor de unos de sus ms importantes precursores .Ambas unidades refrendaron su hermandad en Abril de 1997, fecha en la que se constituy el Organismo Pblico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara, entidad con personalidad jurdica y patrimonio propios que dirige el ejercicio de lo que ahora constituye una sola Institucin enfocada a la poblacin de ms escasos recursos.
Al mismo tiempo se form la Coordinacin General de Adquisiciones y Suministros que tiene como finalidad proporcionar de manera oportuna y eficiente los insumos al Organismo para cubrir las necesidades del paciente, aprovechando al mximo los recursos disponibles para otorgar servicios de salud de primer nivel comprando materiales de calidad, fungiendo como Coordinadores:
DR. CARLOS ALFREDO BAUTISTA LPEZ (1997-1998) DR. VCTOR MANUEL LARA VLEZ (1999-2001) DR. SERGIO GARCA ROCHA (2001-2007) LIC. JOSE LUS ALVAREZ TORRES (2007- a sta fecha)
Hoy en da el proceso de compra en su mayora es a travs de licitaciones pblicas nacionales mismas que fueron iniciadas en ste departamento a partir del ao 2004 representando con esto un ahorro considerable al hospital ya que el precio de los productos y su calidad es respetado durante un ao.
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MARCO JURIDICO- ADMINISTRATIVO
Ley del organismo Pblico descentralizado Hospital Civil de Guadalajara Reglamento de la ley del Organismo Pblico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico del Estado de Jalisco Reglamento de la ley del Presupuesto , Contabilidad y Gasto Pblico Ley de adquisiciones de Jalisco Reglamento de la Ley de Adquisiciones Lineamientos Normativos para las Adquisiciones y Enajenaciones de OPD Clasificador de Objeto del Gasto Ley de responsabilidades de servidores pblicos Ley de transparencia e Informacin Pblica Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
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OBJETIVOS GENERALES
Optimizar los recursos de las Unidades Hospitalarias
Reducir tiempos de abastecimiento de insumos
Inducir a una cultura de planeacin en las adquisiciones
Lograr un mayor control en los tiempos de adquisiciones
Asegurar la transparencia en los procesos dentro de la coordinacin, as como el ahorro en el manejo de los recursos
Crear una cultura de planeacin y programacin de las Adquisiciones
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ATRIBUCIONES
I. Integrar El Padrn General de Proveedores del Hospital Civil de Guadalajara y vigilar sus actualizaciones.
II. Resolver sobre la adquisicin de bienes muebles e inmuebles, enajenacin de bienes muebles, arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, contratacin de obre deservicios y manejo de almacenes, de conformidad con las polticas, bases y lineamientos que para el efecto emita la junta de Gobierno del Hospital Civil de Guadalajara.
III. Emitir su resolucin sobre las mejores formas de calidad, servicio, precio, pago y tiempo de entrega ofertada por los proveedores, con motivo de las solicitudes de aprovisionamiento.
IV. Elaborar programas indicativos y formular recomendaciones al Director General.
V. Asesorar al Director General sobre las condiciones que rigen en el mercado para la adquisicin de bienes muebles e inmuebles requeridos por el Hospital Civil de Guadalajara
VI. Emitir recomendaciones para el manejo de almacenes.
VII. Las dems que se establezcan en otras leyes o reglamentos.
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Es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente que cada individuo debe cumplir y el modo de comunicacin entre cada miembro de la coordinacin contemplando todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinacin de las mismas. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. Una estructura organizativa es eficaz si permite la contribucin de cada individuo al logro de los objetivos de la coordinacin.
Una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtencin de los objetivos deseados con el mnimo costo posible.
La organizacin formal: Es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propsito de establecer un objetivo especfico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerrquica que ordenan las relaciones entre sus miembros. A continuacin se detallan las funciones
especficas de cada Unidad de Compras con los procedimientos a seguir en el proceso de Adquisiciones. Cabe mencionar que en algunas Partidas
Presupuestales se lleva a cabo el proceso Licitacin Pblica Nacional y/o Concurso, stos se determinan dependiendo del monto, en el caso de algn articulo que no haya sido licitado y/o concursado, el procedimiento para la adquisicin es el mismo, tratando de evitar el desbasto de algn insumo.
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ORGANIGRAMA COORDINACIN GENERAL DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
CORDINACIN GENERAL DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS SECRETARIA
JEFE DE DEPARTAMENTO
SUPERVISOR
VENTANILLA
ARCHIVO Y PADRN DE PROVEEDORES (2)
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE RDEN DE COMPRA
UNIDAD DE COMPRA DE MEDICAMENTOS (2)
UNIDAD DE COMPRA DE MATERIAL DE CURACIN (2)
UNIDAD DE COMPRA MATERIAL DE LABORATORIO
UNIDAD DE COMPRA ALIMENTO Y ASEO
UNIDAD DE COMPRA EQ. INSTRUM. MDICO Y VARIOS
INFORMTICA
RESP. OBSERV. SANCIONES ADMVAS. DE PROV.
COMPRAS URGENTES
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Coordinador General de Adquisiciones y Suministros Funciones:
Coordinar, analizar y evaluar el proceso de adquisicin de insumos. Coordinar los recursos humanos y materiales para el ptimo desarrollo de los procesos de adquisicin. Presentar ante el Comit de Adquisiciones bases y anexos para su validacin. Llevar a cabo el programa de adquisiciones incluyendo Licitacin Federal Atender mediante las unidades de atencin solicitudes de aprovisionamiento ordinarias de ambas Unidades Hospitalarias, y urgentes. Gestionar mejores condiciones de servicio calidad y precio de insumos para las Unidades Hospitalarias. Atender a proveedores para aclarar dudas. Presentar informes de devoluciones, consumos, cotos, insumos, cancelaciones y varios. Supervisar cuadros comparativos y asignacin de los proveedores adjudicados. Llevar a cabo visitas domiciliarias a Proveedores inscritos en el padrn. Realizar investigaciones de mercado. Como Coordinador tendr una importante participacin dentro del desarrollo y resoluciones a las que se lleguen dentro del proceso de licitacin y concurso.
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Jefe de Departamento
Funciones:
Elaborar calendario de reuniones a comit, para presentacin a la Subdireccin General Administrativa. Elaborar diagnsticos situacionales de la coordinacin de adquisiciones. Llevar el control de las incidencias del personal, (vacaciones, permisos, faltas, retardos.) Dar seguimiento a los oficios por marca de algn insumo. Contestar correspondencia interna, tratndose de solicitudes, rdenes de compra, faltantes de insumos en los almacenes y oficios. Establecer la comunicacin con las unidades hospitalarias sobre los status de solicitudes y rdenes de compra de licitacin y concurso. Verificar y establecer modificaciones a los formatos de la coordinacin. Participar en el proceso de licitacin y concurso de los insumos. Revisar las solicitudes de aprovisionamiento de compra urgente para verificar su procedencia. Dar seguimiento para informar a las unidades hospitalarias, si lo requieren el estatus de su solicitud ya sea urgente u ordinaria. Emite informes de devoluciones, consumo, conteos e insumos. En ausencia del Coordinador establecer reuniones con las unidades hospitalarias para verificar abasto de insumos. Calendarios de concursos y licitaciones. Revisar pre-costeo de Solicitudes de Aprovisionamientos, elaboradas por esta coordinacin. Dar seguimiento al proceso de auditorias. Dar seguimiento a la actualizacin del manual de la Coordinacin General de Adquisiciones y Suministros Verificar el escrito apego alas penalizaciones a los proveedores Dar respuesta y revisar toda la documentacin que se genera y entra a la coordinacin. Y adems que le sean conferidas por el Coordinador
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Secretaria
Funciones:
Recibe de la Coordinacin General de Finanzas las solicitudes de aprovisionamiento. Turna a los encargados de unidad, las solicitudes de aprovisionamiento recibidas para su trmite. Controla Agenda del Coordinador. Atiende y canaliza a la coordinacin a los proveedores que lo solicitan. Controla y distribuye a los responsables de unidad los formatos de rdenes de compra. Organiza y maneja el archivo de documentos de la oficina de Coordinacin. Proporciona Solicitudes de aprovisionamiento urgentes de las unidades hospitalarias y tambin las ordinarias. Elabora las Actas de Anlisis de los procesos de Concursos y Licitaciones de la Coordinacin General de Adquisiciones.
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Supervisor Funciones: Revisa las compras de cada encargado de unidad. Sirve de apoyo para cada encargado de unidad de compra, para las distintas actividades que realiza, como son invitaciones a proveedores, cancelacin de claves, revisin de expedientes de solicitud de aprovisionamiento, etc. Da apoyo a las labores del jefe del departamento. Aclara al proveedor las dudas que tenga, respecto a los procesos o requisitos para participar en la Adquisicin de insumos. En proceso de compra ordinaria, urgente y concurso revisa proveedores invitados y solicita el Vo.Bo. del Coordinador General de Adquisiciones. Atiende a los proveedores sobre cualquier duda que tengan acerca de sus rdenes de compra. Recibe las necesidades enviadas por cada unidad hospitalaria a la Coordinacin General de Adquisiciones y Suministros y prepara los anexos para las bases. Se costean los anexos y de acuerdo al monto se determina si se realizar una licitacin y/o concurso, segn sea el caso. Apoya a todos los encargados de partida en la preparacin de sus bases para licitacin y/o concurso. Realiza la calendarizacin de los eventos de concurso y licitacin. Hace una revisin final de las bases, y realiza las observaciones pertinentes. Apoya al Coordinador del rea en el evento de presentacin de bases y calendario ante el comit, para cualquier duda que surja. Determina conjunto con el Coordinador del rea y los encargados de partida el listado de empresas que sern invitadas para los procesos de Concurso. Participa activamente en todo el proceso licitatorio y/o concurso como apoyo al Coordinador de Adquisiciones para la resolucin de cualquier imprevisto. Coordina la revisin de propuestas presentadas por las empresas participantes en los procesos de compra, y monitorea la realizacin de todo el proceso de revisin hasta la realizacin de las actas correspondientes. Prepara conjuntamente con los encargados de partida el fallo de licitacin. Facilita al Coordinador toda la informacin que necesite para el desarrollo del proceso licitatorio y/o concurso.
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Recepcin (Ventanilla) Funciones:
Atiende a proveedores en ventanilla: entrega invitaciones a cotizar, rdenes de compra y recibe oficios de cancelacin con sus respectivas rdenes de compra. Atiende el conmutador interno y derivar las llamadas. Controla el acceso de proveedores y el personal ajeno a esta Coordinacin General de Adquisiciones. Recibe correspondencia para esta Coordinacin General de Adquisiciones y se turna a la Secretaria del Coordinador General de Adquisiciones. Entrega listado al responsable de Ventanilla posteriormente imprime invitaciones a cotizar y notifica a los proveedores va telefnica para que pasen a recogerlas. Recepcin de cotizaciones: recibe cotizaciones verificando los siguientes requisitos: datos del proveedor, razn social, domicilio, telfono, y numero de proveedor; as como la razn social del Hospital, dirigido al Coordinador general de Adquisiciones, No. De solicitud, Unidad Hospitalaria, No. de partida presupuestal, posteriormente se registra la fecha en el reloj checador y es firmada por el responsable de Ventanilla o personas autorizadas, y despus se entregan a cada encargado de unidad. Entrega ordenes de compra y/o expedientes al responsable de ventanilla, con una relacin impresa y electrnica. Organiza las rdenes de compra por proveedor, y les llama por telfono para que pasen a recogerlas. Entregar rdenes de compra ordinaria y urgente a los proveedores. Elabora reporte diario de las rdenes de compra recibidas por los proveedores (copia verde) ordinaria y se les enva una relacin impresa y electrnica a cada Unidad Hospitalaria. Entrega rdenes de compra (copia azul) ordinaria para el consecutivo al rea de informtica de esta Coordinacin con una relacin impresa. Entrega ordenes de compra (copia amarilla) ordinaria al rea de Control y Seguimiento con una relacin impresa. Lleva el registro de manera electrnica de los oficios recibidos en esta Coordinacin, se escanean y se relacionan. Elabora pedidos de insumos de papelera para las necesidades esta Coordinacin, derivados a la Subdireccin General Administrativa y/o al Almacn. Escanea los documentos de las Licitaciones y Concursos. Recibe Solicitudes de Aprovisionamiento de la Subdireccin General Administrativa y checa por el reloj chocador y las turna a la Secretaria del departamento. Entrega oficios a los proveedores.
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Responsable del Padrn de Proveedores
Funciones:
Recibe y revisa la documentacin entregada por los proveedores para su registro y/o refrendo en el padrn de proveedores de la Coordinacin. Ordena los documentos segn formato de revisin de expedientes de proveedor. Acepta los documentos entregados por el proveedor en caso de estar completos y en regla. Rechaza aquellos expedientes que no cuenten con la totalidad de los documentos solicitados y no estn en regla. Captura en el sistema los proveedores actualizados y/o registros nuevos. Elabora listado de proveedores que realizan registro o refrendo en el padrn de proveedores y lo enva tanto fsica como electrnicamente a la Coordinacin general de Finanzas. Elabora oficio dirigido a la coordinacin de finanzas de los expedientes actualizados y lo enva junto con el listado arriba mencionado. Elabora y entrega credenciales de los proveedores que se registran y/o refrendan. Da seguimiento para el registro y/o actualizacin de aquellas empresas que son adjudicados con uno o mas progresivos en licitacin y/o concurso. Da seguimiento para el refrendo de proveedores activos cada ao. Elabora y enva oficios de invitacin a proveedores que no estn registrados y/o refrendados y que interesan que provean a la Coordinacin General de Adquisiciones por calidad, precio y servicio ofrecido en el suministro de sus productos. Coordina y entrega informacin a la contralora del estado cuando esta lo solicita para su revisin. Da informes bimestrales a sus superiores de la situacin del padrn de proveedores. Informa a sus superiores las irregularidades y/o percances que se suscitan en el desarrollo de la labor. Sella y archiva.
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Responsable del rea de Revisin y Control Documental
Funciones: Recibe relacin y expedientes con disquete, de los responsables de las unidades de compra de la Coordinacin General de Adquisiciones. Revisa expedientes: numero de solicitud, unidad hospitalaria, orden de compra, partida y folio, invitaciones, cotizaciones, facturas con RB por parte del almacn y/o oficio de estatus de la orden de compra, cuadro comparativo, observaciones (circulares, notas u oficios) y mes de suministro. Revisa que en el cuadro comparativo las asignaciones sean las correctas, segn el precio mas bajo u observaciones hechas en el mismo. Regresa expedientes incompletos a cada responsable de unidad de compra. Cuando ya estn revisados y completos los expedientes los archiva por consecutivo y unidad hospitalaria. Al termino de cada ao se envan a archivo muerto los expedientes por consecutivo y unidad hospitalaria, marcando en cada caja el contenido para su mayor control y para facilitar su localizacin. Pasa al archivo general el nmero de cajas que le corresponden a cada unidad de compras. Tiene en su custodia todos los documentos de las licitaciones que se lleven a cabo. Resguarda y maneja formatos en blanco a utilizar en el ao en curso por la Coordinacin General de Adquisiciones y La Coordinacin de Servicios Generales, tales como Solicitudes, rdenes de compra, rdenes de Obra, rdenes de Trabajo y Flder en blanco para la conformacin de expedientes. Entrega a los almacenes de las Unidades Hospitalarias, a los encargados de partida y a la Coordinacin de Servicios Generales la documentacin solicitada para el desarrollo adecuado del proceso de compra del hospital
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Control y Seguimiento de las rdenes de compra Responsable de Control y Seguimiento
Funciones: Recibe copia orden de compra Visita diario a los almacenes de farmacia almacn general y alimentos de cada Unidad Hospitalaria recaba copias fotostticas de las facturas con las ordenes de compra que ya fueron surtidas. Control y seguimiento; captura el numero de factura y fecha de recepcin de la mercanca por parte del almacn de cada Unidad Hospitalaria de las ordenes de compra en el Sistema de Compras de la Coordinacin General de Adquisiciones. A la informacin recibida se le da seguimiento, una vez que el proveedor entrega totalmente la orden de compra y se registra en el Sistema de Compra de esta Coordinacin General de Adquisiciones, se elabora un listado por partida y se entrega al rea de Penalizaciones para que registre los das de retraso de cada proveedor y despus entregar a cada encargado de partida, para finiquitar el expediente y proporcionarlo al archivo. Mensualmente informa al encargado de partida el atraso de las rdenes de compra sin surtir o en parcialidad de cada unidad hospitalaria. Recibe del proveedor las rdenes de compra originales con la justificacin por escrito del motivo de su devolucin por la cual solicita su cancelacin y se proceder de inmediato a registrar en la base de datos, as como localizar su copia amarilla en el archivo para turnarla al encargado de unidad de compra correspondiente. Una vez vencidos los plazos de entrega del mes anterior de todas las ordenes de compra que no han sido surtidas o que estn con parcialidades se har el cierre para que se notifique a la Subdireccin General Administrativa y Coordinacin General de Finanzas
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Responsable de la Unidad de Compra Funciones: Compras Ordinarias de renglones desiertos: Recepcin de solicitudes Captura de solicitudes Elaboracin de invitaciones a proveedores Notificacin a los proveedores invitados Elaboracin de expediente Recepcin de las invitaciones y cotizaciones Apertura de sobres: Se elabora oficio para la apertura de sobres a la Contralora Interna Cartas de Distribucin Captura de cotizaciones Elaboracin de cuadros comparativos: Elaboracin de rdenes de compra: (FORMATO TIPO B) La orden de compra debe cumplir con todos los requisitos que se solicitan en el formato. Antes de imprimir las rdenes se revisan en pantalla para detectar cualquier error, una vez revisada se imprime y se anota el nmero en el cuadro comparativo. Cuando la solicitud se trabaj con copia, es necesario que una vez que se cuente con el original, se capture en el sistema el folio de finanzas y se mecanografi el mismo en la orden de compra. Cancelacin de ordenes de compra: cuando se est generando la orden de compra y al imprimir se detecta un error, se cancela en el programa, y al formato se le plasma el sello de cancelado especificando el motivo (informacin o impresin) del error y firma de la persona que elabor, posteriormente se entrega al rea de Validacin la Original, la copia verde, rosa y blanca, firmando en la copia azul de recibido y se anexa al expediente correspondiente, la copia amarilla se entrega al rea de Informtica de esta Coordinacin. Elaboracin de Oficios: por algunos de los siguientes motivos: Incumplimiento del Proveedor, Error en Precios, Sustituciones de Ordenes de Compra, Cambio de Domicilio, cuando vienen en partida presupuestal equivocada , o bien estar licitada solicitarlo como desierto. etc. Entrega al rea de Informtica: Las rdenes de compra se entregan al rea de Informtica.
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ORDENES DE COMPRA
Recepcin de Ordenes de compra: Entrega de Expedientes al Archivo Reportes Adicionales al Expediente La responsable de unidad de compras verifica que la mercanca haya sido entregada dentro de tiempo estipulado en la orden de compra, si no fue as se saca una copia a la orden de compra y factura entregndose al rea de penalizaciones para su apercibimiento administrativo A continuacin se enlista las partidas correspondientes a este apartado: PARTIDA DESCRIPCIN 2101 MATERIAL DE OFICINA 2102 MATERIALES DE LIMPIEZA 2106 ACCESORIOS, MATERIALES Y TILES DE EQUIPO DE COMPUTO ELECTRNICO 2204 UTENSILIOS PARA EL SERVICIO DE ALIMENTACIN 2302 REFACCIONES, ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS 2401 MATERIAL DE CONSTRUCCIN Y REPARACIN 2402 ESTRUCTURAS Y MANUFACTURAS 2404 MATERIAL ELCTRICO 2503 MEDICINAS Y PRODUCTOS FARMACUTICOS 2506 MATERIAL Y SUMINISTROS MDICOS 2507 MATERIAL SUMINISTROS DE LABORATORIO 2701 VESTUARIO, UNIFORMES Y BLANCOS 2702 PRENDAS DE PROTECCIN 3207 SUBROGACIONES 5000 BIENES MUEBLES E INMUEBLES 2202 ALIMENTACIN PARA INTERNOS
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Para el abasto de insumos Licitados y Concursados: Recepcin de solicitudes: Elaboracin de expediente Elaboracin de ordenes de compra: (FORMATO TIPO A) La orden de compra debe cumplir con todos los requisitos que se solicitan en el formato. Antes de imprimir las rdenes se revisan en pantalla para detectar cualquier error, una vez revisada se imprime y se anota la hoja de observaciones Cancelacin de ordenes de compra: en el programa, y al formato se le plasma el sello de cancelado especificando el motivo (informacin o impresin). Elaboracin de Oficios: Mediante oficios la cancelacin de artculos no atendidos por los proveedores, as como cancelaciones varias de ordenes de compra validadas por algunos de los siguientes motivos: Incumplimiento del Proveedor, Aumento en Precios, Sustituciones de Ordenes de Compra, Cambio de Domicilio, cuando vienen en partida presupuestal equivocada, etc.. Entrega al rea de Informtica: Las rdenes de compra se entregan al rea de Informtica para que realicen la relacin correspondiente en forma impresa y electrnica para ser entregada al rea de Validacin. Entrega de Expedientes al Archivo: Recepcin de Ordenes de compra
Licitaciones y Concursos (BASES):
Los responsables de unidad contribuyen a la elaboracin, revisin de Bases, Anlisis de Junta Aclaratoria, Presentacin de Propuestas, Anlisis Tcnico y Econmico y fallo de Adjudicacin. As como de la elaboracin de dos carpetas recabando toda la documentacin necesaria de la licitacin o concurso correspondiente. Verificando que los anexos, actas de anlisis, tablas de anlisis y fallos que integran la carpeta se encuentren debidamente firmados por el Comit Tcnico y por el Secretario Ejecutivo del Comit de Adquisiciones. Control y Seguimiento de claves: Cada responsable de unidad se ocupara de llevar un registro de modificaciones en los fallos de adjudicacin de licitaciones o concursos.
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rea de Informtica Funciones: Se encarga de crear sistemas informticos de apoyo, as como dar soporte tcnico a los distintos equipos de la Coordinacin. El mantenimiento del equipo de cmputo. Recibe de parte de la secretaria del coordinador expedientes trabajados por las distintas unidades tales como medicamentos, laboratorio, material de curacin entre otros para ser validados una vez recibidos se procede a revisarlos y marcarlos en el sistema de compras electrnico para que este Emite un reporte con dichos expedientes con los datos necesarios que la Coordinacin de Finanzas requiere para su validacin, el reporte se da impreso y electrnicamente, la entrega de ordenes de compra a validar es diaria por el flujo de las solicitudes. Lleva el control de rdenes de compra en el sistema de cmputo ya sea en estado activo o cancelado. Se escanean todas las ordenes de compra en formato .jpg en orden descendente a si como lleva una relacin general de todas las ordenes de compra en un archivo .xls En las licitaciones, se le pasan los anexos para que este rea realice el copiado de discos que se entregaran a los licitantes. Se encargara de realizar un reporte de los costos mensuales o anuales de las compras por capitulo 5000, subrogaciones y eventos diversos. Reasignacin de claves Licitadas y/o Concurso a segunda opcin y/o Cancelacin Total. Asignar claves a productos nuevos. Responsable del respaldo diario del sistema de compras.
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Responsable de observaciones a sanciones administrativas de proveedores
Funciones Se aplica la penalizacin cuando el proveedor incumple a lo que especifican las Bases de Licitacin y/o Concurso. (ORDENES DE COMPRA TIPO A) El responsable de las Penalizaciones contara con un archivo electrnico en donde retroalimentara y resguardara la informacin de las penalizaciones detalladamente. Tambin contara con un archivo documental con los oficios generados por Subdireccin General Administrativa por proveedor de las penalizaciones. El encargado del seguimiento de rdenes de compra entrega por medio de una relacin la copia amarilla de la o.c. y la factura con el sello de recepcin y RB correspondiente. NOTA: Si el proveedor incumpli en alguna clave por cancelacin de algn artculo, el encargado de la Unidad proporcionara los documentos necesarios al responsable de las penalizaciones, para su registro en la base correspondiente. El responsable de las penalizaciones elabora un reporte de las rdenes de compra que fueron turnadas por el encargado del seguimiento de rdenes de compra. El listado de las rdenes de compra, especifica los datos de la solicitud de aprovisionamiento, de la orden de compra, as como las fechas de recepcin de la o.c. y de la mercanca. Elabora un oficio a la Subdireccin General Administrativa, con Atencin a la Coordinacin General de Finanzas, para que determinen la calificacin y cuantificacin de los incumplimientos. En el caso de alimentos y desiertos se aplica la penalizacin cuando el roveedor incumple de acuerdo a lo especfica el Contrato impreso al reveso de la orden de compra original. (ORDENES DE COMPRA TIPO B). 1. Para los artculos Desiertos del 2007 el tiempo de entrega se toma en cuenta y partir de la cotizacin y compromiso descrito por el mismo proveedor se levanta un apercibimiento exonerando al proveedor a cumplir con las entregas en tiempo y forma. 2. En caso de Alimentos las penalizaciones sern a partir de que el servicio solicitante de cada unidad hospitalaria notifique por escrito a esta Coordinacin General de Adquisiciones el incumplimiento en tiempo de entrega programada y/o mala calidad. Ser responsabilidad del servicio solicitante la notificacin de dicho incumplimiento a esta Coordinacin y soportar el mismo incumplimiento.
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Responsable de Compra Urgente
Funciones: Definicin: Se entender como urgente toda compra que de su adquisicin dependa la vida de un ser humano, o que obstaculice la adecuada operacin de la unidad hospitalaria. Deber realizarse en el marco de la Ley de Adquisiciones del Estado de Jalisco y la normatividad vigente de este Organismo Pblico. La solicitud de aprovisionamiento urgente se entrega en la Coordinacin General de Adquisiciones y esta verifica que los insumos solicitados no pertenezcan a algn proceso licitatorio y/o concurso, de ser as se regresa la solicitud de aprovisionamiento por medio de una ficha de devolucin y/o oficio para que elabore una solicitud de aprovisionamiento ordinaria. Si el insumo solicitado esta adjudicado en Licitacin o Concurso, pero lo solicita la otra Unidad Hospitalaria se comprara al proveedor al mismo costo. Verifica en el Sistema de Compras, si el insumo se compro anteriormente (ya sea por compra urgente y/o ordinaria NOTA: Se podr adquirir el insumo sin cotizaciones en los siguientes casos: Justificacin por medio de un oficio por el servicio solicitante. (Asignacin directa a un proveedor). Cuando solamente se obtenga una o dos respuestas de los proveedores invitados a cotizar. Formatos de Compra Urgente: Las Unidades Hospitalarias de Almacn y/o Farmacia debern enviar a la Coordinacin General de Adquisiciones los pedidos de forma urgente por medio del formato SOLICITUD DE APROVISIONAMIENTO URGENTE
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DEFINICIN DE TRMINOS Para efectos de este documento se entender por: Adquisiciones: Las operaciones a travs de las cuales se Incorporan al patrimonio institucional bienes Muebles para las actividades cotidianas, que Representan una erogacin para el Instituto. Comits: Los Comits Institucional, Delegacionales y de las Unidades Mdicas de Alta Especialidad de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. H. Consejo Tcnico: El rgano de Gobierno, representante legal y Administrador del Instituto. Junta de Gobierno: Las Juntas de Gobierno de las Unidades Mdicas de Alta Especialidad a que se refiere el artculo 142A del Reglamento de Organizacin Interna del Instituto. Licitacin: La licitacin pblica es un procedimiento administrativo que consiste en una invitacin a contratar de acuerdo a bases previamente determinadas con la finalidad de obtener la oferta ms beneficiosa para la Administracin.Reglamento: El Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. Servicios: En general, los servicios de cualquier naturaleza cuya prestacin genere una obligacin de pago y que no estn regulados en forma especfica por otras disposiciones legales. SFP: La Secretara de la Funcin Pblica. Reunin: Sesin de los comits en la que dictaminarn los asuntos que se sometan a su consideracin. Subcomit: Subcomit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
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COORDINACIN GENERAL DE SERVICIOS GENERALES
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INTRODUCCIN
Ante la urgente necesidad de realizar una descripcin del proceso de operacin, que ligado a los procesos administrativos vigentes, nos permita eficientar y optimizar en los tiempos para la contratacin de los servicios que requieren las unidades hospitalarias, de este Organismo Publico Descentralizado, se han elaborado la presente descripcin normativa del proceso de administracin y operacin de la Coordinacin General de Servicios Generales, este documento tiene como eje normativo la Ley de Adquisiciones del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara y la Ley de Obras Pblicas del Estado.
El desarrollo de este documento contempla desde la generacin de la solicitud de aprovisionamiento por esta coordinacin solicitada por las Unidades Hospitalarias, hasta la entrega recepcin de los servicios al proveedor asignado describiendo en cada una de sus partes los factores que se involucran en los procesos particulares para obtener la contratacin de los servicios que debido a su complejidad, debe ser sujeto a constantes revisiones, mismas que debern identificar el correcto suministro de los servicios para obtener la claridad y transparencia que el proceso requiere, reconocemos que, en el desarrollo del proceso ser fundamental para concluir de manera optima, eficiente y transparente la adjudicacin y la resolucin de un requerimiento de las unidades de servicio que conforman las unidades hospitalarias de este Organismo Pblico Descentralizado.
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MISIN
Suministrar y supervisar de manera oportuna y eficiente los servicios para cubrir las necesidades de las Unidades Hospitalarias, aprovechando al mximo los recursos disponibles para otorgar servicios de salud de primer nivel.
VISIN
Contratacin y supervisin de servicios con calidad para una mejor atencin al paciente, aplicando los recursos eficientemente.
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OBJETIVOS: Garantizar el suministro de servicios. Contratar los servicios necesarios bajo las condiciones mas favorables para la institucin que cumplan los criterios de calidad, oportunidad y precio. Servir eficientemente en la contratacin y supervisin de servicios indispensables para la prestacin del servicio, a fin de mantener a la institucin competitivamente en operacin. Lograr la unificacin de lenguajes y criterios de las Unidades Hospitalarias en conjunto con las Divisiones de Servicios Generales, para la optimizacin de los servicios, siempre apegados al ejercicio de la normatividad administrativa y las necesidades del rea mdica. Atencin inmediata y oportuna a todas las necesidades de servicios requeridos ya sean programados o urgentes. Establecer actividades de prevencin primaria y secundaria para la contratacin de servicios y as evitar caer en slo realizar acciones correctivas. Supervisar y control de los servicios contratados en conjunto con las divisiones de servicios generales. Supervisar y control de las remodelaciones contratadas a travs del rea de supervisin y control de obra. Definir las actividades que correspondan desarrollar la coordinacin como parte desprograma de calidad total del hospital. Solicitar y vigilar el cumplimiento de los contratos asignados. Apoyar al comit de adquisiciones enajenaciones de la institucin, con la elaboracin y supervisin de los diferentes procesos, en caso de una licitacin pblica.
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La Coordinacin General de Servicios Generales se divide en tres unidades de atencin de acuerdo al tipo de procesos que se requieren:
rea Administrativa rea de Proyectos rea de Control y Supervisin de Obra
Esta Coordinacin se rige a travs de sus lineamientos internos, que son los aspectos normativos que deber observar cada uno a de sus reas para la realizacin de sus labores ordinarias con la finalidad de unificar procesos. Cada rea de atencin cuenta con encargado de rea , que es la persona responsable de la atencin oportuna de las solicitudes/necesidades que se requieran. El personal adscrito a la Coordinacin General de Servicios Generales, deber observar los siguientes lineamientos.
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ORGANIGRAMA COORDINACIN GENERAL DE SERVICIOS GENERALES
Coordinador General de Servicios Generales Asistente
Jefe de Divisin Servicios Generales
Encargado Administrativo Servicios Generales
Encargado Supervisin y Control de Obras, Proyectos
FAA Ropera Camillera Transportes Vigilancia Mantenimiento Intendencia
JIM Lavandera Camillera Transportes Vigilancia Mantenimiento Intendencia
Recepcin Captura Concursos Archivo Mensajera
Proyectos Supervisin y Control Supervisor de Instalaciones
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Encargados de las reas de atencin
Recibir las solicitudes emitidas ya sea por la Direccin General, las Direcciones o Divisiones de Servicio Generales de las unidades hospitalarias, para su trmite inmediato. Elaborar los proyectos Una vez elaborado y autorizado el proyecto el rea de control y supervisin de obra, realizar el presupuesto base necesario el cual contienen el total de conceptos a concursarse. El rea administrativa recibir el presupuesto base autorizado, con el cual se elaborarn las solicitudes de aprovisionamiento. En caso de contratacin de servicios, el rea administrativa elaborar las solicitudes de autorizacin, generados por el Jefe de la Divisin de Servicios Generales, de la Unidad Hospitalaria. La Invitacin a participar para los proveedores, se realizar por el rea administrativa previa autorizacin del Coordinador General, en base al padrn de proveedores del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara y/o padrn de proveedores de la Secretara de Desarrollo Urbano. El encargado del rea, deber solicitar con anticipacin las necesidades de formatos (contratos, recibos, ordenes de compra directa, ordenes de trabajo, ordenes de obra, solicitudes de aprovisionamiento, etc.) as la Coordinacin General de Adquisiciones. El encargado del rea administrativa, revisara que las invitaciones a cotizar contengan la descripcin especfica de los servicios solicitados, cotejando con la solicitud de aprovisionamiento, especificando unidad de medida, cantidad y concepto. Las cotizaciones sern recibidas dentro del tiempo lmite estipulado en la invitacin a cotizar
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Los cuadros comparativos debern ser debidamente requisitazos cumpliendo con toda la informacin que se solicita en el formato incluyendo monto total asignado por solicitud, especificando la cotizacin mas alta en el cuadro comparativo, lo que origina un indicador de ahorro en la cotizacin, adems deber verificar que las cantidades en la suma y el calculo del IVA sean adecuadas. La orden de trabajo y la orden de obra, en el espacio de observaciones, deber especificar tiempo de entrega, condiciones de pago, as como observaciones particulares, deber especificar el rea quien recibir el servicio, de acuerdo a la solicitud de aprovisionamiento, as como especificar el mes de atencin correspondiente, las ordenes de compra debern llevar la razn social completa de quien factura, as como el domicilio fiscal de acuerdo al Acta Constitutiva. Las rdenes de compra canceladas, invariablemente debern enviarse por medio de oficio a la Coordinacin General de Finanzas para su registro correspondiente. El expediente deber ser recopilado en carpeta de argollas, rotulado en la cartula para facilitar su archivo, consulta o localizacin. El encargado del rea administrativa deber verificar que los expedientes a presentar al comit de adquisiciones y enajenaciones estn completos y correctamente elaborados. El encargado de supervisin y control de obra ser quien reciba y verifique la realizacin de los trabajos a los proveedores mediante el formato de estimacin si es remodelacin o el formato de orden de servicios recibido en caso de ser servicio, el cual deber contener. La firma del Jefe de rea que recibi el servicio, la del Jefe de la Divisin de Servicio Generales en caso de ser servicio. La firma del encargado de supervisin y control de obra y del Coordinador General de Servicios Generales en caso se ser estimacin de obra. Invariablemente todas las facturas que se autoricen para pago debern contar con la firma del Jefe de Servicios Generales, segn la unidad hospitalaria que recibi el servicio y la del Coordinador General de Servicios Generales.
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Ser el personal de rea administrativa quien extienda los contra reciboscorrespondientes a cada factura que se ingrese para su autorizacin de pago. El rea administrativa solicitar a la Subdireccin General Administrativa contratos correspondientes por cada servicios solicitado mediante concurso, asignacin directa o autorizados por personal de la Contralora General Interna y Coordinacin Jurdica. Ser el rea administrativa quien solicite a los proveedores asignados por contrato, las finanzas correspondientes a: garanta de anticipos, vicios ocultos, cumplimiento de contrato, segn corresponda. El resguardo de los expedientes originales corresponder al rea administrativa. Ser el rea de proyectos quien resguardar todos los originales as como archivos electrnicos de los proyectos. El rea de supervisin y control de obra ser el responsable del resguardo de originales de bitcoras, generadores y fotografas relacionadas con las remodelaciones. Es responsabilidad del encargado del rea administrativa el recibo e ingreso a reloj chocador de los sobres que contienen cotizaciones para los concursos.
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Seguimiento de Documentos Seguimiento de los presupuestos base: Previo a llevar a cabo cualquier concurso/licitacin se debe contar con un presupuesto base. ste documento es responsabilidad de las divisiones de servicios generales, para en caso de contratacin de servicios. En caso de obra, ser responsabilidad del rea de proyectos y supervisin y control de obra, generar dicho presupuesto. Una vez que se cuente con estos documentos se entregaran a la coordinacin general de servicios generales para su aprobacin. La funcin del presupuesto base contar con un importe base para tenerlo como parmetro en la toma de decisiones de adjudicacin.
Seguimiento de orden de trabajo y orden de compra
El rea administrativa se encarga de la elaboracin y trmite de validacin correspondiente de la orden de trabajo/obra requeridas. Una vez validada la orden de trabajo el rea administrativa se pondr en contacto con el proveedor para solicitar fianza y factura para su tramite de anticipo en caso de requerirlo o para indicar el proceso de pagos. Tambin el rea administrativa ser la responsable de llevar el control de los pagos realizados a fin de no rebasar los importes de las rdenes de trabajo expedidas. Ser responsabilidad del rea de supervisin y seguimiento el cumplimiento a los plazos estipulados en los contratos y las propuestas recibidas y aceptadas, a fin de que se cumplan dentro del plazo.
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Ser el rea de supervisin de obra quien reporte al rea administrativa las ampliaciones o modificaciones a los contratos y las propuestas recibidas y aceptadas, a fin de que se cumplan dentro del plazo. En caso de no agotarse el importe de la orden de trabajo generada, en rea de supervisin control de obra, solicitar al rea administrativa el acta de terminacin correspondiente a la cual anexar los conceptos no ejecutados para que esta reporte el importe a cancelar a la Coordinacin General de Finanzas. En caso de existir cancelacin de ordenes de trabajo/obra, ser el rea administrativa quien regresar el original y todas sus copias a la Coordinacin General de Finanzas para su registro.
Seguimiento de Contrato
Ser el rea administrativa quien solicite a la subdireccin general administrativa la expedicin de contratos, adems modificaciones y escapatorias, siendo esta la responsable de entregar toda la documentacin necesaria para la elaboracin del mismo. rea administrativa llevada a cabo la revisin de los contratos expedidos para verificar su correcto contenido. Ser el rea administrativa quine supervise el cumplimiento de los servicios contratados de acuerdo a su vigencia. Ser quien reporte a la Subdireccin General Administrativa el incumplimiento tanto en tiempo como en calidad de los servicios contratados. El rea administrativa quien lleve un archivo de copias de todos los contratos requeridos, as{i como de contar con una base de datos relevantes del contrato.
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Autorizacin de Solicitudes y Fondeos:
El rea administrativa solicita a la Subdireccin General Administrativa/coordinacin General de Finanzas, su autorizacin a las solicitudes as como la indicacin de fondeo asignado, para poder llevar a cabo el concurso de licitacin asignacin directa correspondiente.
Seguimiento a las Solicitudes de Aprovisionamiento
Ser el rea administrativa quien expida y realice el trmite de firmas tanto de la subdireccin como de Direccin de cada Unidad Hospitalaria, segn corresponda y en caso de fondeos autorizados por Direccin General, ests sern tramitadas a travs de la Subdireccin General Administrativa y finalmente en Direccin General. Una vez autorizadas las solicitudes el rea administrativa se encargar de realizar el trmite para el concurso/licitacin/asignacin directa, de los conceptos de las mismas. Las solicitudes de aprovisionamiento una vez formadas y autorizadas se envan a la Coordinacin General de Finanzas para su registro y folio. Finalmente las solicitudes de aprovisionamiento quedarn bajo resguardo del personal del rea administrativa de la Coordinacin General de Servicios Generales.
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Seguimiento de Estimacin de Obra
Una vez que fueron autorizados los trabajos el proveedor inicia los trabajos reportando para su pago oportuno al rea de supervisin y control de obra la estimacin correspondiente, la cual deber contener:
Formato Oficial de Estimacin Nmeros Generadores Anlisis de Precios (slo en caso de contener precios no concursados) Croquis Fotografas
Tambin ser responsabilidad del rea de supervisin y control de obra el registro oportuno de las amortizaciones de los anticipos as como vigilar que se realicen los descuentos en cada estimacin hasta agotar el importe entregado por el Organismo. El rea de supervisin y control de obra entregar al rea administrativa las estimaciones autorizadas por el encargado de la misma, la cual deber contener su firma en la cartula, para que dicha rea tramite la firma del Coordinador General. Posteriormente las estimaciones autorizadas son entregadas debidamente formadas al proveedor para su ingreso ala Coordinacin General de Finanzas para su trmite de pago. El rea administrativa conservar una copia de los formatos autorizados, los cuales incluir en el expediente correspondiente. El rea administrativa conservar una copia de los formatos autorizados, los cuales incluir en el expediente correspondiente.
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Seguimiento de Proyectos
Una vez autorizado el proyecto a ejecutar, el rea de proyectos ser quien realice los levantamientos necesarios para el desarrollo del mismo siendo supervisado por el encargado del rea. Al contar con la mejor propuesta del proyecto a realizar, el encargado del rea de proyectos a realizar, el encargado del rea de proyectos solicitar la autorizacin del coordinador general para llevar a cabo el desarrollo del proyecto ejecutivo el cual sonta de:
o Ubicacin o Demolicin o Cimentacin o Viguera o Hidrosanitas o Albailera o Elctricas o Aire Acondicionado o Hidrulico o Acabados o Pinturas o Pisos o Plafones o Detalles de Carpintera o Puertas y Ventanas
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Se entregar un juego del proyecto al encargado de supervisin y control de obra, el cual ser utilizado par ala elaboracin del catalogo de conceptos a concursar, desarrollo de la remodelacin supervisin de la misma. Ser el parea de proyectos quien se responsabilice tanto por los archivos electrnicos como de los impresos de los proyectos.
Seguimiento de bitcoras:
El rea de supervisin y control de obra ser quien se responsabilice tanto de la apertura, seguimiento y autorizacin de bitcora. Ser tambin el rea de supervisin y control de obra quien se responsabilice del archivo de las bitcoras originales.
Seguimiento de Contra recibos:
El rea administrativa, a travs de recepcin, ser responsable de la expedicin entrega y devolucin de los contra recibos, los cuales se expedirn por cada factura que ingrese a la coordinacin para su trmite de autorizacin para pago. Ser tambin la responsabilidad del rea administrativa quien lleve el control de los documentos expedidos.
Seguimiento de actas circunstanciadas y acta de recepcin de servicios Una vez terminados los trabajos de remodelacin, el encargado del rea de supervisin y control de obra, solicitar al rea administrativa la expedicin del acta circunstanciada correspondiente Al trmino de cada contrato el rea administrativa elabora el acta de recepcin de servicios, como constancia del cumplimiento.
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Ser el encargado de supervisin y control de obra, quien tramitar las firmas necesarias en acta de terminacin y el para administrativa la expedicin del acta circunstanciada correspondiente. Una vez autorizada el acta, se entrega un original al proveedor, con la cual este solicitar la fianza correspondiente a vicios ocultos El rea administrar ser la responsable de archivar las actas de terminacin y actas circunstanciadas. en los expedientes correspondientes.
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Seguimiento de Facturados
Por pago de servicios contratados: Para la autorizacin del pago por servicios las empresas contratadas entregarn factura original a la Coordinacin General de Servicios Generales. Las facturas una vez capturadas y autorizadas se entregarn al proveedor para si ingreso a trmite de cheque en la Coordinacin General de Finanzas. Una copia de cada factura se integrar el expediente correspondiente.
Por Servicios Directos
De acuerdo a los contemplado en la Ley de Adquisiciones y Enajenaciones, se tiene una autorizacin para compras directas de hasta 1,300 salarios mnimos. Estas compras se realizan como su nombre lo dice directas sin ningn proceso con comit, solicitando al proveedor que una vez que le hayan recibido el servicio entregue la factura junto con la orden de servicio para su autorizacin en la Coordinacin General de Servicios Generales. Una vez capturadas y autorizadas las facturas se devuelven al proveedor para su ingreso a pago en la coordinacin General de Finanzas. Solamente aquellas facturas por servicios urgentes o que el proveedor no otorgue crdito al Organismo se liquidar del fondo revolvente que tiene asignado la Coordinacin General de Servicios Generales.
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Seguimiento a la Orden de Trabajo/Obra:
Por cada concurso, licitacin o asignacin directa autorizada, se deber expedir una orden de trabajo/*obra, segn corresponda. Las rdenes de trabajo/obra contienen la informacin del expediente a que corresponden y del servicio contratado. La funcin de la orden de trabajo/obra es que la Coordinacin General de Finanzas comprometa a los recursos que se contratan. Las rdenes de trabajo/obra se elaboran, tramitan firmas y validacin por rea administrativa de la Coordinacin General de Servicios Generales. Una copia de caja orden de trabajo/obra se almacena en el consecutivo y otra en el expediente correspondiente.
Seguimiento de Finanzas:
El rea administrativa ser la que solicite al proveedor la fianza requerida segn sea el caso: fianza por garanta de anticip, fianza por cumplimiento de contrato, fianza de vicios ocultos. Tambin el rea administrativa reportar a la Coordinacin General de Finanzas todas las finanzas expedidas para su control. Los originales de las fianzas quedan bajo resguardo del rea administrativa.
Seguimiento de las bases de concurso/licitacin: Por cada expediente que se genera para concurso con invitacin a cuando menos 6 proveedores o licitacin, se debern elaborar las bases.
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En las bases de concurso se debern especificar claramente tanto el seguimiento de los procesos propios del concurso/licitacin, descripcin del servicio solicitado. Estas bases se elaboran en el rea administrativa de la Coordinacin General de Servicios Generales, y se pone a consideracin y autorizacin del comit de adquisiciones o de obra segn corresponda. Una vez autorizadas se proceder a llevar a cabo el proceso que corresponda. Un juego completo de las bases ser entregada al concursante y otra deber anexarse al expediente del concurso/licitacin.
Archivo: Ser responsable de la custodia, clasificacin y actualizacin del archivo de la Coordinacin, relacionando a expedientes concursados, el rea administrativa. Ser responsabilidad de la custodia, clasificacin y actualizacin del archivo de la Coordinacin relacionada a proyectos el rea de proyectos. Ser responsable de la custodia, clasificacin del archivo de la coordinacin y actualizacin del archivo de la Coordinacin, relacionada con estimaciones, fotografas, bitcoras, generadores, el rea de supervisin y control de obra.
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Presentaciones de expedientes al comit de adquisiciones:
La Coordinacin General de Servicios Generales, a travs de los encargados cada unidad hospitalaria, sern responsables de presentar al comit del comit de adquisiciones, los expedientes completos, que debern ser relacionados con consecutivo considerando la unidad hospitalaria procedente, nmero de solicitud proveedor ganado y cantidad asignada. Para su correcta revisin no se recibirn expedientes por servicios, para su captura y presentacin a comit con menos de siete das hbiles antes de la fecha de reunin del comit de adquisiciones. Los expedientes para presentar a comit debern estar debidamente elaborados conforme a los lineamientos internos, tanto en el exterior de la carpeta como en los contenidos: cotizaciones, cuadros comparativos (especificando observaciones, cuando as se requiera).
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Introduccin
A continuacin se detallan las funciones especificas de cada rea con los procedimientos a seguir en el proceso de contratacin de los servicios, cabe mencionar que las Unidades Hospitalarias a travs de la divisin de Servicios Generales tiene que proveer en sus solicitudes de aprovisionamiento los servicios requeridos para establecer el proceso a seguir (concurso y licitacin publica) y en el caso de remodelaciones ser por peticin de los directores de las Unidades Hospitalarias o del Director General.
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Coordinador General de Servicios Generales Funciones: Coordinar, analizara y evaluar el proceso de contratacin de los servicios y remodelaciones. Atender mediante las unidades de atencin y las divisiones de Servicios Generales, las solicitudes de contratacin de servicios de ambas unidades hospitalarias. Coordinar los recursos humanos y materiales para el ptimo desarrollo de los procesos de adquisicin. Revisar y validar la lista de invitados a cotizar. Supervisar cuadros comparativos. Presentar ante el comit de adquisiciones los expedientes elaborados para su validacin. Atender a proveedores para aclarar dudas. Desarrollar el programa anual de contratacin de servicios. Gestionar mejores condiciones de servicio, calidad y precio de insumos para las Unidades Hospitalarias. Mantener una constante comunicacin con los Jefes de la Divisin de Servicios Generales, a fin de evaluar la calidad de los servicios que se presentan. Llevar a cabo visitar diarias a las diferentes remodelaciones para constatar su avance y calidad en las mismas. Llevar a cabo juntas con los Directores de Unidad Hospitalaria y Director General, a fin de presentar avances en la prestacin de los servicios generales. Llevar a cabo juntas con el Director General y Directores de Unidad Hospitalaria de los avances en remodelacin y/autorizacin de proyectos. Supervisar los avances en proyectos evaluando funcionalidad, factibilidad, costos, desarrollo y tecnologa.
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Mantener estrecha comunicacin con el rea mdica a fin de conocer las necesidades de las diferentes reas y de los hospitales en general. Realizar recorridos constantes por las instalaciones de los hospitales a fin de evaluar la calidad de los servicios generales y sus necesidades. Evaluar y supervisar todos los documentos que requieren autorizacin para pago. Mantener un contina comunicacin con la Subdireccin General Administrativa y la Coordinacin General de Finanzas, a fin de ver factibilidad de fondeo, agilizacin de validacin de expedientes, agilizacin de pagos y modificaciones a procesos.
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Encargado del rea de Proyectos
Funciones:
Tener estrecha comunicacin con el Coordinador General de Servicios Generales, a fin de programar y dar seguimiento a los proyectos requeridos por las Unidades Hospitalarias. Coordinar al personal a su cargo para la elaboracin y supervisin de proyectos. Llevar control de incidencias de personal a su cargo. Supervisar diariamente el avance y correcto desarrollo de las remodelaciones. Mantener una estrecha comunicacin con los proveedores a fin de coordinar los trabajos de remodelacin con apego al proyecto. Llevar a cabo juntas con el rea mdica, para recabar las necesidades requeridas y aplicarlas al proyecto. Supervisar que el archivo de planos y archivos electrnicos se mantengan en estricto orden y actualizacin contina.
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Encargado de Supervisin y Control de Obra
Funciones:
Elaboracin de catlogos de conceptos con apego a los proyectos autorizados. Elaboracin de presupuesto base de los conceptos del proyecto. Supervisin diaria y continua de las remodelaciones. Tener constante comunicacin con los proveedores de las remodelaciones para optimizar tiempos, vigilar la calidad de los trabajos y calidad de los insumos. Autorizar modificaciones de las remodelaciones en proceso en la bitcora que deber tener cada remodelacin. Mantener el resguardo de los archivos de bitcoras, estimaciones originales, nmeros generadores, anlisis de precios unitarios y fotografas. Coordinar al personal a su cargo para atender para la revisin de estimaciones o en caso de no contar con personal llevar a cabo la revisin para la autorizacin de las estimaciones. Firma de las estimaciones que fueron revisadas Llevar el control de incidencias del personal a su cargo. Tener comunicacin constante con el Coordinador General a fin de reportar el desarrollo de las remodelaciones.
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Encargado del rea Administrativa
Funciones: Mantener una estrecha comunicacin con el Coordinador General, con el fin de informar avances en los procesos administrativos y desarrollo de los mismos. Supervisar los presupuestos bases/catalogo de conceptos, entregados tanto por los Jefes de Divisin de servicios generales como del rea de supervisin y control de obra, para iniciar el proceso de concurso. Supervisar las solicitudes de aprovisionamiento, su elaboracin como contenido para su trmite de autorizacin y concurso. Supervisin de entrega de invitaciones oportuna a los diferentes proveedores concursantes. Recibo e ingreso al reloj chocador de sobres de concurso. Supervisar de cuadros comparativos en su llenado con apego a los concursos. Elaboracin de proyectores para juntas ante el comit de adquisiciones. Integracin de los diferentes documentos que debe contener cada expediente para su presentacin al comit de adquisiciones y enajenaciones. Supervisin de la elaboracin oportuna y eficiente de las rdenes de compra directa, orden de trabajo y orden de obra. Supervisin de elaboracin oportuna y eficiente de los contratos por cada expediente presentado, ya sea por servicios o por remodelacin. Vigilar el proceso de validacin de expedientes a fin de no retrazar el inicio de los trabajos/servicios solicitados.
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Llevar estados financieros de las diferente ordenes de trabajo y ordenes de obra, con el registro de facturas tramitadas par apago ya sea por anticipo, avances, etc. Supervisar el estricto orden y actualizacin de los archivos de expedientes. Archivo y actualizar toda la correspondencia de la Coordinacin General. Vigilar que los consecutivos de ordenes de trabajo, ordenes de compra directa, ordenes de obra oficios recibidos, oficios enviados, numeracin de oficios, consecutivos de contra recibos, contratos, fianzas y actas de terminacin. Mantener estrecha comunicacin con las divisiones de servicios generales a fin de vigilar los avances y desarrollo de los contratos. Mantener estrecha comunicacin con los proveedores a fin de supervisar el pago oportuno de sus facturas y el trmite a tiempo de sus expedientes. Coordinar y llevar a cabo las tareas especificas de apoyo a la subdireccin General Administrativa para el desarrollo de las licitaciones publicas como son: Revisin de bases y recabar comentarios con los Jefes de Divisin de Servicios Generales, as como los Jefes de reas. Coordinar y elaborar actas de recorrido a las instalaciones. Coordinar y contestar con los Jefes de Divisin las preguntas de la junta de aclaraciones. Llevar a cabo en conjunto con los Jefes de Divisin la revisin, la revisin de propuestas tcnicas y econmicas, as como la elaboracin de las actas. Proporcionar a la Subdireccin General Administrativa el contenido exacto de los datos que debern contener los contratos. Atender y dar respuesta a la correspondencia recibida en la Coordinacin con el Coordinador General. Llevar el control de incidencias del personal a su cargo (vacaciones, permisos, faltas, retardos. Etc.)
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Atender las peticiones y reportes de las divisiones de servicios generales correspondientes a los servicios contratados. Mantener comunicacin constante con la Coordinacin General de finanzas en cuanto validacin de expediente, pagos y modificaciones en los procesos. Vigilar la vigencia y aplicacin de las finanzas otorgadas al organismo en caso de ser necesario.
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Secretara del Coordinador General de Servicios Generales
Funciones:
Recibir, turnar las llamadas al Coordinador General. Llevar la agenda del Coordinador General Apoyar la presentacin de expedientes ante el comit de adquisiciones y enajenaciones. Apoyar en la elaboracin de cuadros comparativos de expedientes Apoyar en la elaboracin de rdenes de trabajo. Elaboracin de contratos y tramite de firmas de visto bueno y autorizacin Llevar el consecutivo de los contratos al da y actualizarlos
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Secretara del rea Administrativo
Funciones: Elaboracin de las solicitudes de aprovisionamiento, su elaboracin como contenido para su trmite de autorizacin y concurso. Elaboracin de invitaciones y oportuna a los diferentes proveedores concursantes. Elaboracin de cuadros comparativos en su llenado con apego a los concursos. Llevar a cabo el proceso de validacin de expedientes a fin de no retrazar el inicio de los trabajos/servicios solicitados. Llevar en orden y actualizados de los archivos de expedientes. Llevar el control de la vigencia de las finanzas otorgadas al organismo. Llevar a cabo la elaboracin de actas de terminacin. Solicitud y trmite de recibo de vales de gasolina Checar facturas de proveedores de servicio. Pasar a firma las factura y llevar control electrnico Entrega de facturas a proveedores, a ya autorizados. Elaboracin y trmite de oficios para autorizacin de solicitudes y reportes de faltas de los servicios.
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rea de Recepcin Funciones: Atencin a proveedores y visitantes, el control de ingreso de personas ajenas a la Coordinacin para su correcta canalizacin al interior, con el responsable de las reas, as como la atencin del conmutador interno. Atencin del conmutador interno, derivando las llamadas al interior. Tambin es su responsabilidad la expedicin y control de contra recibos, as como la entrega de facturas al rea correspondiente. La entrega de invitaciones a cotizar, recabando: nombre, firma y fecha de recibido del proveedor. Se encarga de llamar a los proveedores para que asistan por sus invitaciones, recibo de facturas autorizadas y ordenes de trabajo. Recibo y registro de los oficios turnados a la coordinacin. Elaboracin de los formatos ordenes de servicio y pedido por servicio solicitados por la coordinacin. Elaboracin solicitudes de aprovisionamiento.
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Arquitectas de Apoyo Funciones:
Una vez que llega la comisin de un proyecto, se entrevista al mdico encargado del rea. Se hace un levantamiento completo incluyendo instalaciones del rea propuesta en donde se va a realizar el proyecto y se digitaliza. Se profundiza indiferentes arquitectnica y se presenta. fuentes, se hace una propuesta
Una vez que es realizada y revisada la propuesta arquitectnica y se presenta. Esta propuesta es revisada y estudiada por todo el equipo de mdicos que conforman esa rea, directores del hospital y equipo de taller de proyectos. Se revisan y se ajustan los cambios necesarios. Una vez aprobado y firmado el proyecto arquitectnica por los mdicos del rea se comienza el proyecto ejecutivo que consta de planos de ubicacin, demolicin, cimentacin y viguera, hidrosanitario, azoteas, proyecto, albailera, elctrico hidrulico, aire acondicionado, acabados, plafn, pisos y pinturas, as como de detalles de carpintera herrera, aluminio, tabla roca. Etc. A la par de ir haciendo el proyecto ejecutivo, se va cotizando con distintos proveedores, para cotizar con distintos proveedores, para encontrar el mejor resultado e cuanto a costo, rapidez y calidad en la obra. Una vez terminado el proyecto ejecutivo, se pasa al rea de presupuestos. Se tiene un resguardo digital e impreso de cada uno de los proyectos. Una vez que comienza la obra se supervisa.
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COORDINACIN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
NOTA: NO SE CUENTA CON INFORMACION DE LA ESTRUCTURA ORGNIZACIONAL DE LA COORDINACIN
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DEPARTAMENTO DE PLANEACIN Y DESARROLLO
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INTRODUCCIN
El
Organismo
Pblico
Descentralizado
Hospital
Civil
de
Guadalajara
representado por la Direccin General, para la realizacin de sus funciones y dar cumplimiento eficiente en el desempeo asistencial y administrativo se integra con diferentes reas de trabajo, entre las cuales se encuentra el Departamento de Planeacin y Desarrollo.
El Departamento de Planeacin y Desarrollo constituye un rea estratgica y de desarrollo institucional, a partir de 1998 inicia operaciones legalmente en la estructura del Organismo Pblico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Ley del Organismo.
La estructura organizacional al interior del departamento se haba establecido conforme surgan las necesidades institucionales, sin que se tuviera una definicin clara de los puestos y funciones.
Derivado de ello, surge la necesidad de crear un documento de fcil acceso que permita conocer y detallar cada una de las reas del departamento que trabajan directamente en el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias hospitalarias.
El Manual de Organizacin, es un documento que describe las atribuciones, integracin, estructura organizacional y funciones generales del Departamento de Planeacin y Desarrollo.
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Los nuevos esquemas administrativos exigen, no solo proporcionar servicios eficientes y con calidad sino, establecer e implementar los documentos necesarios para la operatividad efectiva de la administracin hospitalaria. Para dar seguimiento y cumplimiento a tal encomienda, se crea este documento a fin de coadyuvar a los logros y objetivos institucionales y de gestin administrativa.
Este manual pretende servir como una gua prctica de consulta, que permita al consultor identificar cada una de las reas, acciones y puestos que integran el Departamento de Planeacin y Desarrollo.
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MISIN DEL DEPARTAMENTO
Asesorar a la alta direccin mediante la recopilacin de informacin, evaluacin, anlisis y propuestas de solucin de problemas asistenciales a travs de la elaboracin de planes y programas estratgicos y de trabajo de acuerdo a las polticas institucionales que la Direccin General y las dos unidades hospitalarias establezcan.
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VISIN DEL DEPARTAMENTO
Conformarse en un rea estratgica de asesora en el desarrollo y polticas institucionales que satisfaga las necesidades de las autoridades de la alta direccin, del usuario interno y externo, que proporcione las directrices para que se generen los indicadores estratgicos, planes y programas basados en los valores institucionales y la calidad.
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OBJETIVO GENERAL
Proporcionar estrategias de planeacin, programacin y evaluacin, que contribuyan con los requerimientos de infraestructura y desarrollo institucional y garantizar se cubran las necesidades de servicios asistenciales a la poblacin abierta, as como coordinar la informacin estratgica que permita generar indicadores para la toma de decisiones de los directivos del organismo.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Dirigir y Coordinar los procesos de planeacin, programacin organizacin y registro de los sistemas de informacin institucional.
Evaluar y dar seguimiento a los programas y objetivos establecidos por la institucin en apego a las directrices establecidas por la Direccin General.
Coadyuvar y garantizar la calidad de los servicios asistenciales de salud a travs de la planeacin efectiva en el desarrollo institucional.
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POLTICAS
I. El Jefe del Departamento de Planeacin y Desarrollo adems de las atribuciones conferidas por la normatividad vigente, estar facultado para gestionar la informacin estadstica necesaria y generar los informes e indicadores que permitan la toma de decisiones de la alta direccin. II. Las acciones del personal del Departamento de Planeacin y Desarrollo favorecern la comunicacin entre las unidades hospitalarias y otras dependencias. III. La planificacin ser la herramienta bsica e indispensable del Desarrollo Institucional, que garantizar la proyeccin futura constante, congruente, racional y armnica de acuerdo a las necesidades de servicios asistenciales de la poblacin. IV. El Departamento de Planeacin y Desarrollo, ser quien evalu los proyectos internos de cada unidad hospitalaria, analizando la viabilidad de
implementacin,
garantizando que stos cumplan con los objetivos de
desarrollo institucional. V. La evaluacin de los proyectos y procesos se realizar sobre la base de los indicadores estratgicos de gestin o desempeo de calidad de los servicios y satisfaccin de los usuarios. VI. Los responsables de los proyectos debern establecer las lneas de accin de los mismos y sern quienes vigilen su cumplimiento. VII. Las actividades que se realicen en el rea se elaborarn con una visin de la mejora continua de los procesos. VIII. La gestin de informacin para generar los indicadores estratgicos se disear basada en los sistemas de informacin efectivo y que conlleven a tomar decisiones adecuadas para el desarrollo e innovacin de los servicios asistenciales de salud.
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ORGANIGRAMA COORDINACIN GENERAL DE SERVICIOS GENERALES
Director General
Coordinador DEPLADE
Planeacin, Programacin y Evaluacin
Informacin Estadstica Institucional
Desarrollo Institucional
Soporte Tcnico Y Apoyo
Calidad Organizacional Y Humana
Secretara Ejecutiva
Secretara de Apoyo
Apoyo Administrativo Y Mensajera
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DESCRIPCIN FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO
Definir, establecer y coordinar los lineamientos para programar las metas y acciones que permitan integrar el Plan de Trabajo del Organismo, basados en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo y en el Plan Estatal de Desarrollo.
Coordinar, supervisar y validar la integracin de los Manuales de Organizacin de la institucin, as como los Manuales de Procedimientos especficos que permitan mejorar la prestacin de los servicios
administrativos y hospitalarios.
Coordinar y proponer criterios que permitan unificar los procesos y procedimientos en materia de organizacin.
Coordinar, analizar, proporcionar y publicar la informacin estratgica de los servicios mdicos, de enseanza e investigacin, as como de recursos materiales, humanos y financieros.
Coordinar la emisin del informe de avance y cumplimiento de las metas definidas en Plan Dinmico Universitario 2001-2010, para su revisin y anlisis al Cuerpo de Gobierno y otros rganos de Gobierno.
Plantear alternativas para la solucin, integracin, organizacin y control de las propuestas de los Proyectos Especiales que conlleven indicaciones surgidas en las sesiones de Gobierno y que requieran de un particular sistema de seguimiento y evaluacin.
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Coadyuvar en la integracin y formulacin de los informes para la Junta de Gobierno, informe de Gobierno, Secretara de Salud y Sistema Integral de Informacin.
Analizar e integrar los criterios que garanticen el desarrollo Institucional acorde a las necesidades de servicios asistenciales demandadas por la poblacin.
Apoyar en el desarrollo administrativo y organizacional, asesorando metodolgicamente a las reas o servicios que lo requieran, a fin de garantizar la efectividad en la implementacin de los planes y programas institucionales.
Promover la realizacin de funciones que mejoren y simplifiquen los procesos internos en observancia a las normas y polticas institucionales.
Participar y apoyar en la coordinacin para la implementacin de sistemas de gestin de calidad, as como en los estudios de percepcin de calidad de los servicios.
Participar y apoyar en la coordinacin de cursos de capacitacin en los servicios que se encuentren el proceso de certificacin o re-certificacin
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hospitalaria cuando as lo requieran.
Informar y evaluar peridicamente a travs de la generacin de indicadores estratgicos acerca del desarrollo y cumplimiento de los programas y proyectos.
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Apoyar en el desarrollo y elaboracin de un control estadstico de seguimiento y medicin de los sistemas de gestin de la calidad implementados.
Coordinar las actividades para validar la informacin que deber ser de acceso pblico a travs de la pgina de internet del Organismo en su apartado de transparencia.
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Coordinador Departamento de Planeacin y Desarrollo
Funciones: El Reglamento de la Ley de Organismo Pblico Descentralizado define claramente las atribuciones que justifican las acciones y funciones.
Apoyar al Director General en la coordinacin de los procesos de planeacin, programacin y evaluacin general del "Hospital Civil de Guadalajara", realizando las actividades y servicios tcnicos que dichos procesos requieran. Sistematizar y proponer criterios sobre normas y procedimientos en materia de organizacin. Elaborar el Manual de Organizacin del "Hospital Civil de Guadalajara", as como los de sistemas, procedimientos y de servicios que correspondan al mismo. Integrar en forma conjunta con la Subdireccin General Administrativa, la Subdireccin General de Enseanza e Investigacin y los Directores de las Unidades Hospitalarias, el Plan de Desarrollo del "Hospital Civil de Guadalajara". Coordinar el seguimiento de las actividades de ejecucin del Plan de Desarrollo, de los programas de mediano y largo plazo, as como de los programas operativos anuales. Integrar, procesar y difundir entre las instancias del "Hospital Civil de Guadalajara", en coordinacin con la Subdireccin General Administrativa, la informacin para las tareas de planeacin, programacin y evaluacin institucional. Proponer lineamientos y criterios para promover la congruencia entre el desarrollo del "Hospital Civil de Guadalajara" y las necesidades de servicios asistenciales de la poblacin de Jalisco.
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Prever conjuntamente con la Subdireccin General Administrativa, los requerimientos de infraestructura, as como de bienes y servicios necesarios, para el desarrollo del "Hospital Civil de Guadalajara". Proponer mecanismos de evaluacin para elevar la calidad de la atencin mdica. Normar e impulsar el Programa de Modernizacin del Organismo e informar a la autoridad correspondiente sobre su avance. Participar con la Direccin General y con el Departamento de Asuntos Jurdicos, en la modificacin del Reglamento Interior, para lo cual proveer lo necesario para su actualizacin permanente. Organizar, dirigir y controlar los recursos para los programas, proyectos, polticas y normas con la finalidad de optimizar los recursos que conlleven a un adecuado desarrollo de su rea de adscripcin. Supervisar el correcto ejercicio de los procedimientos en el rea administrativa a su cargo. Apoyar al Director General en lo relativo a la coordinacin, integracin y control de los presupuestos y programas administrativos. Informar peridicamente a las autoridades instituciones sobre las actividades realizadas. Supervisar que los informes sean elaborados conforme a las normas establecidas. Verificar que se cumpla con los convenios celebrados, tanto de carcter normal como especiales. Supervisar las normas y procedimientos necesarios, para la adecuada administracin de los recursos humanos, financieros y materiales en su rea de adscripcin. Las dems que le sean asignadas por la normatividad aplicable y las que le encomiende el Director General.
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Planeacin, Programacin y Evaluacin Funciones: Establecer los lineamientos correspondientes al ejercicio de sus funciones relacionadas con la planeacin, programacin y evaluacin del organismo. Apoyar y coordinar la integracin del Plan de Desarrollo del Hospital Civil de Guadalajara. Gestionar la informacin necesaria para la sistematizacin en el seguimiento y evaluacin del Plan Estratgico Operativo Anual, vigilando y coordinando la inclusin en el presupuesto de los proyectos prioritarios. Establecer y proponer los sistemas metodolgicos de evaluacin de los proyectos institucionales. Supervisar, evaluar y corregir los proyectos institucionales, a efectos de validar la viabilidad de implementacin. Organizar y coordinar las actividades derivadas de la Unidad de Transparencia. Organizar, coordinar y participar en las actividades relacionadas con Seguridad Clnica y hospitalaria. Proporcionar las herramientas metodolgicas necesarias para la sistematizacin de proyectos. Establecer vinculacin del Departamento de Planeacin y Desarrollo con las Unidades Hospitalarias en lo que respecta a sus funciones. Participar en los procesos de calidad que ambas unidades hospitalarias realicen. Apoyar en las reuniones del O.P.D. referentes a proyectos de las unidades hospitalarias. Participar en la elaboracin y seguimiento de los proyectos prioritarios de las Unidades Hospitalarias para su presentacin ante la Federacin, Gobierno del Estado y Organismos no Gubernamentales. Participar en las mesas de la Gran Alianza por Jalisco con la elaboracin del Proyecto de Seguridad Clnica. Participar como Auditor y/o evaluador en las auditoras internas o micro certificaciones para los procesos de Certificacin y Acreditacin Hospitalaria.
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Participacin en las Reuniones de CYMA para los procesos de Certificacin y Acreditaciones Hospitalarias. Participacin en los procesos de Gestin de la Calidad y Mejora Continua en conjunto con la Gerencia de Calidad. Participacin en la Elaboracin de Planes y Programas de acuerdo al Plan Estratgico y a las Polticas Institucionales.
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Informacin Estadstica Institucional Funciones: Elaborar indicadores para evaluar los programas institucionales. Realizar anlisis estadsticos con la informacin proporcionada por Informtica Mdica y elaborar estudios, presentaciones, pronsticos escenarios, tendencias y proyecciones para la toma de decisiones. Recopilar datos estadsticos estratgicos, para procesarlos y generar informacin relevante para la toma de decisiones de la alta direccin. Elaborar reportes para dar respuesta y seguimiento a peticiones de informacin del INEGI y SSJ o bien, de otras entidades gubernamentales. Proporcionar informes estadsticos de indicadores estratgicos para los informes institucionales. Disear y supervisar el Sistema Institucional de Indicadores. Elaborar informe de productividad y desempeo hospitalario para la Alta Direccin. Concentrar y gestionar la informacin estratgica de ambas unidades hospitalarias. Elaborar y Actualizar el Manual de Conceptos para el correcto uso e interpretacin del Tablero de Mando Integral (TAMI). Efectuar un anlisis y revisin continua de los indicadores establecidos en el TAMI a fin de garantizar su operatividad. Actualizacin contina de la funcionalidad operativa del TAMI para su fcil manejo e interpretacin. Integrar la informacin de desempeo hospitalario de ambas unidades hospitalarias y procesar la informacin. Elaborar reportes comparativos del desempeo hospitalario, as como del TAMI por mes y por ao. Elaborar un reporte mensual de avances de las actividades realizadas. Apoyar en el mantenimiento y reparacin del equipo de cmputo que se ubica en el Departamento. Proporcionar en las reas que lo requieran cursos de capacitacin y asesora en software. Actualizacin constante en software. Participar en las reuniones de trabajo al interior del Departamento. Las dems que por naturaleza de su funcin le correspondan. Realizar todas aquellas encomendadas por el Jefe Inmediato
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Desarrollo Institucional
Funciones: Elaborar y analizar proyectos de innovacin y modernizacin administrativa de la institucin Elaborar propuestas de proyectos para la actualizacin y control de los procedimientos administrativos de la institucin. Analizar los procesos de gestin administrativa en materia econmica para definir nuevas propuestas de mejora. Participar en la elaboracin del presupuesto de ingresos anual, vigilando y coordinando la inclusin en el presupuesto de los proyectos prioritarios. Analizar la metodologa necesaria que permitan su aplicacin y desarrollo en la formulacin e implementacin de proyectos. Apoyar y asesorar a las reas de la institucin para la elaborar los Manuales de Organizacin y Procedimiento. Apoyar y colaborar en la asesora en materia de normatividad laboral y de competencia institucional. Apoyar al Jefe del Departamento en las reuniones de trabajo concernientes a la elaboracin del Programa Operativo Anual. Efectuar diferentes anlisis comparativos con otras instituciones que permitan establecer escenarios adecuados de implementacin de proyectos en la institucin. Apoyar en la Gestin Administrativa del Departamento as como en el control de documentos del personal. Elaborar de los diferentes documentos electrnicos que sean solicitados Concentrar la informacin necesaria para su anlisis y que permita generar documentos informativos eficientes y estratgicos. Participar en las reuniones de trabajo al interior del Departamento. Realizar todas aquellas actividades encomendadas por su Jefe Inmediato.
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Soporte Tcnico y Apoyo Funciones: Coordinar y dar seguimiento a todas las actividades que se desprenden de los procesos realizados en la Unidad de Transparencia e Informacin. Generar informes mensuales con informacin estratgica y relevante de transparencia. Asistir las reuniones que le sean encomendadas y convocadas por el ITEI. Asistir a cursos de capacitacin y actualizacin en materia de transparencia. Anlisis y asesora de informtica para el equipo de cmputo asignado al Departamento de Planeacin y Desarrollo. Anlisis y asesora de multimedia para la elaboracin de trabajo y proyectos a desarrollar en el Departamento. Asesora y apoyo en la realizacin y presentacin de proyectos. Capacitacin y actualizacin en los avances tecnolgicos inherentes en sistemas y programas de cmputo. Elaboracin y desarrollo de documentos aplicables en sistemas. Proporcionar soporte tcnico en sistema y equipo de cmputo. Establecer el control y registro de los inventarios fsicos del Departamento. Todas aquellas actividades solicitadas por el Jefe Inmediato.
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Calidad Organizacional y Humano
Actividades Realizadas Elaborar proyectos encaminados a la investigacin y diagnostico del clima laboral de los diferentes servicios que integran la institucin. Realizar la aplicacin de las encuestas para medir el clima laboral en los diferentes servicios de la institucin. Interpretar los resultados obtenidos en la encuesta del clima laboral. Elaborar propuestas de mejora que garanticen un buen clima laboral de los servicios. Participar en el Comit de Calidad y Mejora del Organismo. Integrante del Comit Tcnico del Comit de Calidad en Salud (COTECAS). Asistir a cursos para capacitacin de Auditores lderes en ISO dentro del Hospital. Elaborar propuestas de proyectos de capacitacin para el personal de la institucin en materia de Relaciones Humanas, Desarrollo Humano y Desarrollo Personal. Participar en las reuniones de trabajo al interior del Departamento. Participar en las reuniones de trabajo convocadas por CYMA para los procesos de certificacin y acreditacin hospitalaria. Fomentar la realizacin personal del personal que labora en la institucin. Gestin de potencial humano de la institucin.
20
183

Secretara Ejecutiva
Actividades Realizadas: Elaborar y controlar la Agenda de reuniones. Programar y revisar las citas a fin de dar seguimiento para su cumplimiento. Dar seguimiento a los acuerdos realizados en la agenda de trabajo, derivando a quien corresponda la responsabilidad para su cumplimiento. Proporcionar atencin a los asuntos recibidos va telefnica adecuada a los diferentes asuntos derivados al Jefe Inmediato. Derivar llamadas telefnicas al Jefe Inmediato. Elaborar oficios y establecer los controles necesarios para la buena administracin de los oficios emitidos por el Departamento. Elaboracin de los diferentes documentos electrnicos que le sean encomendados. Establecer y coordinar los controles necesarios de la correspondencia enviada y recibida. Llevar un control especfico en los documentos derivados de reuniones de trabajo, especficamente presentaciones y anexos. Efectuar revisiones y correcciones a presentaciones y documentos de trabajo. Llevar un control de los asuntos pendientes as como darle seguimiento para su oportuno cumplimiento. Participar en las reuniones de trabajo al interior del Departamento. Todas aquellas actividades encomendadas por el Jefe Inmediato.
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Secretara de Apoyo Actividades Realizadas: Recibir y registrar toda la documentacin recibida. Derivar al Jefe Inmediato Superior toda la documentacin recibida. Analizar en coordinacin con el Jefe Inmediato la documentacin recibida para su derivacin y seguimiento. Agendar las reuniones de trabajo que derivan de invitaciones recibidas, Agendar reuniones de trabajo a peticin de Secretaria de Salud y rganos de Gobierno. Atender las llamadas telefnicas que recibe el Departamento. Archivar correspondencia, o cualquier otro documento de manejo delicado bajo los sistemas adoptados por el Departamento. Atender a toda persona que solicite atencin del Jefe Inmediato. Controlar las necesidades para el abastecimiento de materias y/o accesorios de oficina y papelera, que se requieran en el Departamento. Reportar desperfectos en los equipos de oficina. Apoyar administrativamente a su rea en funciones derivadas del puesto. Mantener alto grado de discrecin en documentos e informacin de carcter confidencial. Participar en las reuniones de trabajo al interior del Departamento. Realizar todas las funciones que se le encomienden relacionadas con su actividad.
185

Apoyo Administrativo y Mensajera
Actividades Realizadas Realizar actividades de apoyo administrativo, como son copiado, engargolado, enmicado, etc. Realizar actividades de mensajera requeridas por el Departamento. Apoyar en las actividades necesarias para la dotacin de papelera para el Departamento. Recibir la papelera solicitada en la Subdireccin General Administrativa. Trasladar al Jefe del Departamento a las diferentes reuniones a realizarse fuera de la institucin. Participar en las reuniones de trabajo al interior del Departamento. Realizar todas aquellas tareas encomendadas por el Jefe del Departamento.
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GLOSARIO DE ABREVIATURAS EMPLEADAS EN EL MANUAL DE ORGANIZACIN
O.P.D. .- Organismo Pblico Descentralizado
SSJ.- Secretara de Salud Jalisco
INEGI.- Instituto Nacional de Estadstica Geografa e Informtica
DEPLADE.- Departamento de Planeacin y Desarrollo
COTECAS.- Comit Tcnico de Calidad en Salud
CYMA.- Calidad y Mejora Continua
ITEI.- Instituto de Transparencia e Informacin
UTI.- Unidad de Transparencia de Informacin
TaMI.- Tablero de Mando Integrado
187

DEPARTAMENTO JURDICO
188

INTRODUCCIN
El presente manual de organizacin, tiene como finalidad otorgar servicios jurdicos especializados destinados a la prevencin y atencin de asuntos jurdicos hospitalarios, logrando que la institucin obtenga liderazgo en el sector salud, lo que nos permita ser una Coordinacin vanguardista.
189

La
Coordinacin
Jurdica,
desde
el
nacimiento
del
Organismo
Pblico
Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara, ha sido un elemento indispensable para el buen desempeo de las actividades asistenciales de la institucin, toda vez que en los ltimos aos ha sido de suma relevancia que los asuntos jurdicos, as como los asuntos mdico-hospitalario, se realicen de acuerdo a aspectos normativos que con anterioridad no se generaban.
190

OBJETIVO
Prevenir eventos que pudieran desencadenar un problema legal. Atender aquellos que se generen con una filosofa de excelencia y justicia. Mantener a nuestra institucin en la vanguardia, con los mejores servicios jurdicos. Sostener investigacin jurdica que permita generar nuevas alternativas en la solucin de conflictos.
191

MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO
Artculo 2, fraccin II Artculo 3, 30, y 31 del Reglamento de la Ley del Organismo Pblico Descentralizado Hospital Civil de Guadalajara.
192

ATRIBUCIONES
Dadas las actividades de la Coordinacin Jurdica, se cuenta con atribuciones de: Actuar como rgano de consulta jurdica, asesorar al Director General y dems autoridades del O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara, en asuntos del mbito de competencia del organismo. Fijar, difundir y revisar los lineamientos y requisitos legales que se deben sujetar a los acuerdos, convenios y contratos que celebre o expida el Organismo Pblico Descentralizado y dictaminar sobre su interpretacin, suspensin, rescisin y dems aspectos jurdicos. Auxiliar al Titular del Organismo en la comulacin de los instrumentos normativos que debern regir en la Institucin. Compilar estudios, difundir y aplicar en el mbito de su competencia las leyes, reglamentos, decretos convenios de coordinacin, acuerdos, resoluciones, circulares y rdenes de carcter federal y estatal vinculadas con el O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara. Comparecer y representar al O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara y a sus servidores cuando sean parte de un juicio u en todo procedimiento judicial por actos derivados del servicio. Coadyuvar con la Procuradura General de la Republica y del Estado en la integracin de las averiguaciones previas en el trmite de los procesos que afecten al O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara o en los que ste tenga inters jurdico. Representar al Director General en todo litigio o conflicto laboral relativo al personal de O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara. Realizar los diversos trmites jurdicos que sean necesarios para el buen funcionamiento de la institucin. Asesorar y en su caso, levantar las actas administrativas con motivo del incumplimiento de los trabajadores a sus obligaciones laborales y con apego a las disposiciones legales aplicables y Las dems que se deriven de las leyes y reglamentos, as como aquellas que le confiera el Director General.
193

Coordinador de Jurdico Jefe de Oficina Profesional Especializado en Salud Mecangrafo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Afanador
194

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO JURDICO
Coordinador Jurdico
Jefe de Oficina
Profesional Especializado
Mecangrafa
Auxiliar Administrativo
195

DEPARTAMENTO JURDICO Funciones: rgano de consulta jurdica, asesora legal al Director General, Directores de Unidad Hospitalaria y dems autoridades del Organismo Pblico. Fijar, difundir y revisar los lineamientos legales a que se deban sujetar los acuerdos, convenios y contratos que celebre o expida la institucin, as como dictaminar sobre su interpretacin, suspensin rescisin y dems aspectos jurdicos. Auxiliar al Titular del Organismo Pblico en la formulacin de los instrumentos normativos que debern regir en la institucin. Comparecer y representar al Organismo Pblico y a sus servidores pblicos, cuando resulten ser parte en un procedimiento judicial por actos derivados. Capacitar en el rea legal a las instancias medulares en el funcionamiento de la Institucin, como son Subdirectores y Jefes de los Servicios que administren a atencin mdica. Asesorar a los jefes de rea de la institucin, sobre medidas tiles para prevenir conflictos jurdicos. Instruir al personal del rea mdica de la obligacin de proporcionar informacin. Dar a conocer a todo el personal de la institucin sus derechos y obligaciones como servidores pblicos. Instruir al personal mdico sobre los requisitos de las cartas de consentimiento bajo informacin: que es, en que casos se utiliza, quien lo debe utilizar, para que sirve, como debe hacerse a quien beneficia. Instruir al persona mdico sobre los requisitos que debe reunir el expediente clnico y su importancia. Asesorar a las diferentes reas de Recursos Humanos en lo que respecta al orden jurdico. Involucrar al rea de Trabajo Social para que oriente con precisin al pblico en general, adems sobre la documentacin requerida. Presentar denuncias ante el Ministerio Pblico, respecto de menores abandonados, menores maltratados, ancianos abandonados, robos dentro de la institucin. Notificar oportunamente rdenes judiciales de la libertad de pacientes. Levantar actas de inconformidad y quejas. Tramitar la expedicin de constancias de nacimiento para el Registro Civil y DIF Tramitar el llenado de formatos aseguradoras.
196

Remitir copias certificadas de expedientes clnicos a las agencias del Ministerio Pblico, Juzgados Civiles, Familiares, Penales, Mercantiles del Distrito, Juntas de Conciliacin y Arbitraje en el Estado de Jalisco, Juntas Federales de Conciliacin y Arbitraje, H. Tribunal de Arbitraje y Escalafn en el Estado de Jalisco, Procuradura de la Defensa del Trabajo, y dems dependencias de Gobierno como: La Comisin Nacional de Arbitraje Mdico, La Comisin de Arbitraje Mdico en el Estado de Jalisco. La Comisin Nacional de Derechos Humanos. La Comisin de Derechos Humanos de Jalisco. Recibir y dar trmite a las diversas peticiones de apoyos institucionales solicitados por las autoridades judiciales y administrativas, adems remitir informes mdicos que soliciten. Asistir a eventos sociales que tienen relacin con el objetivo del Hospital Recibir y dar tramite a los oficios enviados por los diferentes mandos del Organismo Pblico, tales como la Direccin General, Direccin de las Unidades Hospitalarias, Coordinaciones, Jefaturas de Recursos Humanos, Subdirecciones Mdicas, Jefes de Divisin, Jefes de Servicio. Comparecer a las reuniones de trabajo convocadas por el Director General, Directores de Unidad Hospitalaria, Coordinaciones, jefaturas de Recursos Humanos, Subdirecciones Mdicas, Jefes de Divisin, Jefes de Servicios, etc. Participar en la elaboracin de las Condiciones Generales de Trabajo de la Institucin. Efectuar los procedimientos administrativos, investigaciones administrativas, instaurados a los empleados del Organismo Pblico, por reporte por faltas de probidad y honradez cometidas dentro del desarrollo de sus actividades. Brindar asesora legal a los trabajadores que sean citados ante las diversas instancias de justicia. Proporcionar plticas a los diversos servicios mdicos, enfermera, etc. Acerca del marco legal de sus funciones de acuerdo al profesiograma de puestos administrativos y mdicos dar plticas a los diversos servicios mdicos. Brindar atencin al pblico en general. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por pacientes, sobre mala atencin por parte del personal, para de ser necesario instaurar los procedimientos administrativos que marca la normatividad y proponer segn el caso, la sancin correspondiente a aplicar. Asesorar a los mandos directivos de la institucin respecto de todos los contratos, convenios, que celebren como representantes del Organismo. Recibir solicitudes para nombrar profesionales de las especialidades con que cuenta el Organismo, para que puedan fungir como peritos a juicio de las diversas autoridades peticionarias.
197

Atender todas las demandas promovidas en contra del Organismo, llmese civiles, mercantiles, familiares, laborales fiscales, administrativos, desde comparecer a audiencias, contestar demandas, ofrecer pruebas, hacer promociones, desahogar pruebas, en suma representar la institucin en todas las etapas procesales que se originen con motivo de los juicios que se promueven en su contra. Promover amparos directos o amparos indirectos en los juicios que as lo amerite. Atender las denuncias penales que se promuevan en contra de los Servidores Pblicos, con motivo del trabajo que desarrollan en el nosocomio o por responsabilidad profesional. Comparecer ante las Instancias Administrativas como son la Procuradura de la Defensa del Trabajo, la Comisin Nacional de Arbitraje Mdico, la Comisin de Arbitraje Mdico en el Estado de Jalisco, la Comisin Nacional de Derechos Humanos y la Comisin Estatal de Derechos Humanos en Jalisco, PROFEPA. Comparecer ante la Procuradura de Justicia en el Estado de Jalisco en el Estado para la prestacin de las denuncias sobre los robos ocurridos en la institucin, acompaar al personal que es citado a declarar. Asistir a nombre da la institucin en los foros, congresos y otros eventos del sector salud y de diferentes instituciones gubernamentales. Representar a la institucin en los Juzgados Penales (Puente Grande) para ratificar recibos que se extienden por las cajas que reciben cuotas de recuperacin y acompaar al personal de ste Organismo que es citado en esta instancia. Elaborar convenios o finiquitos segn sea el caso cuando el trabajador del Organismo por su propia voluntad da por terminada su relacin de trabajo.
198

DEPARTAMENTO DE DIFUSIN Y COMUNICACIN SOCIAL
NOTA: NO SE CUENTA CON INFORMACION DE LA ESTRUCTURA INTERNA
199

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIN SOCIAL
Son atribuciones del Jefe de Departamento de Comunicacin Social las siguientes: Proponer al Director General la poltica institucional en materia de comunicacin social; Ser conducto del "Hospital Civil de Guadalajara", para informar a la poblacin respecto de las funciones, programas y campaas que se emprendan en materia de salud Difundir y promover a travs de los medios de comunicacin, las actividades que el "Hospital Civil de Guadalajara" realiza, as como de los servicios que proporciona en beneficio de la poblacin Elaborar los boletines informativos que se distribuyan a los medios masivos de comunicacin; Organizar las ruedas de prensa que el Director General requiera para solicitar la difusin de la informacin deseada por el "Hospital Civil de Guadalajara"; Establecer, coordinar y mantener las relaciones con los representantes de los medios de comunicacin; Analizar y remitir a las autoridades de las Unidades Hospitalarias la informacin publicada en los diversos medios periodsticos, relacionados con el mbito del "Hospital Civil de Guadalajara" Clasificar y registrar el monitoreo de noticiarios radiales y televisivos, en su aspecto de spots o cpsulas informativas, relacionados con el mbito del "Hospital Civil Guadalajara"; Elaborar un banco de informacin periodstica y documental sobre la actividad en materia de salud; y Las dems que le encomiende el Director General;
200

DIRECCION ANTIGUO HOSPTIAL CIVIL FRAY ANTONIO ALCALDE
NOTA: NO SE CUENTA CON INFORMACIN DE LA ESTRUCTURA INTERNA DE DIRECCIN DE UNIDAD HOSPITALARIA
201

DE LAS UNIDADES HOSPITALARIAS

El Organismo Pblico Descentralizado "Hospital Civil de Guadalajara", cuenta con dos Unidades Hospitalarias denominadas: Hospital Civil de Guadalajara y Hospital Civil "Dr. Juan I. Menchaca". El Director de la Unidad Hospitalaria es la autoridad responsable del funcionamiento de la Unidad a su cargo Son atribuciones del Director de Unidad Hospitalaria: Dirigir la Unidad Hospitalaria; Planear, coordinar, supervisar y evaluar cada una de las instancias que integran la Unidad Hospitalaria; Planear, coordinar, supervisar y evaluar las actividades asistenciales, de docencia, investigacin y extensin que se desarrollen en la Unidad Hospitalaria; Establecer, con base a los resultados de la supervisin o informes de evaluaciones de los Jefes de Divisin, los medios de mejoramiento y medidas preventivas, para prestar con mayor eficiencia y calidad los servicios que otorga la Unidad Hospitalaria; Formular anualmente el programa de trabajo y el presupuesto de egresos de la Unidad Hospitalaria para ponerlo a consideracin de la autoridad correspondiente; Ejecutar los acuerdos y disposiciones de la Junta de Gobierno y del Director General Difundir entre el personal a su cargo los ordenamientos dictados por las autoridades para un mejor cumplimiento en la prestacin de los servicios Cumplir y hacer cumplir las polticas, lineamientos y disposiciones que en materia de salud se emitan Certificar los documentos y constancias que obren en los archivos de la Unidad Hospitalaria a su cargo
202

Mantener la disciplina y el respeto dentro de la Unidad Hospitalaria; Rendir mensual y anualmente al Director General un informe general de las actividades de la Unidad Hospitalaria, sin perjuicio de rendir otros informes que le sean requeridos; Rendir anualmente o cuando lo solicite el Director General un informe del estado financiero que guarda la Unidad Hospitalaria Elaborar el manual de organizacin y procedimientos de la Unidad Hospitalaria Nombrar a los integrantes de las Comisiones y Comits previstos en la Ley General de Salud y en otros ordenamientos aplicables al "Hospital Civil de Guadalajara", as como vigilar su funcionamiento Desarrollar sus actividades en coordinacin con las adems dependencias del "Hospital Civil de Guadalajara", y Las dems que se deriven de otros ordenamientos o le encomiende el Director General.
203

DIRECCION HOSPTIAL CIVIL DR.JUAN I. MENCHACA

NOTA: NO SE CUENTA CON INFORMACIN DE LA ESTRUCTURA INTERNA DE DIRECCIN DE UNIDAD HOSPITALARIA
204

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HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA

MANUAL DE ORGANIZACIN ESTRUCTURA DE DIRECCIN GENERAL

Departamento de Planeacin y Desarrollo

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MANUAL DE ORGANIZACIN ESTRUCTURA DE DIRECCIN GENERAL

Mtra. Norma A. Espinosa Limn

Dr. Carlos A. Silva Maciel

DEPLADE DEPLADE Departamento de Planeacin y Desarrollo

Dr. Miguel R. Kumazawa Ichikawa Coordinador de DEPLADE

Dr. Jaime Agustn Gonzlez lvarez 2 Director General

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MARCO JURIDCO - ADMINISTRATIVO

Ley General de Salud Diario Oficial de la Federacin 07 de Febrero de 1984

Acuerdo de Coordinacin para la Descentralizacin de los Servicios de Salud 07 de Marzo de 1997

Ley Orgnica del Organismo Pblico Descentralizado 25 de Junio de 1998

Condiciones Generales de Trabajo

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ORGANISMO PBLICO DESCENTRALIZADO "HOSPITAL CIVIL DE GUADALAJARA"

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1.1. Comisiones; 1.2. Comits Consultivos; y 1.3. Contralora.

II. Direccin General

III. Direccin Unidades Hospitalarias

Departamento de Planeacin y Desarrollo

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CONSEJO DE ADMINISTRACIN GENERAL

COMIT DE ADQUISICIONES Y ENAJENACIONES

CONTRALORA COMITS CONSULTIVOS

SUBDIRECCIN GENERAL DE ESEANZA E INVESTIGACIN

DEPARTAMENTO DE PLANEACIN Y DESARROLLO

SUBDIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURDICOS

CORDINACIN GENERAL DE FINANZAS