O ESCOPO DO PROJETO Outro passo importante no desenvolvimento do projeto est no detalhamento do seu escopo.

Existem inmeras maneiras de identificarmos e detalharmos o escopo de um projeto, desde a elaborao de uma lista de coisas a fazer at ferramentas eletrnicas e mtodos de orientao a objetos mais complexos. Iremos conhecer neste tpico uma ferramenta que pode ser facilmente implementada dentro de qualquer organizao: a EAP-Estrutura Analtica de Projetos (tambm conhecida em ingls como WBS - Work Breakdown Structure ou PBS - Project Breakdown Structure). A Estrutura Analtica de Projetos - EAP uma representao grfica do projeto que evidencia os seus componentes e as atividades necessrias sua concluso, como mostra a figura seguinte. Estrutura Analtica de Projetos EAP

Atividades para realizar os subprodutos do projeto at o seu resultado final

Componente A Componente C Componente B Componente D

Componentes que formam o produto final do projeto Componente A Componente C Componente B Componente D

Trabalho para integrar as atividades de desenvolvimento dos subprodutos

Os componentes vistos de forma individual

Produto final do projeto

Estrutura Analtica do Projeto -EAP

Componente A

Componente B

Componente C

Componente D

Atividades de gerenciamento

Atividades de suporte

Atividades de logstica

Trabalho para produzir os componentes individuais do produto final do projeto

Trabalho de integrao dos vrios componentes individuais produzidos

Figura: EAP o projeto decomposto em partes menores Fonte: NASA (1995)

Exemplo de EAP Construo de uma casa

Ela uma representao grfica para facilitar a visualizao global do projeto. Ela analtica por permitir a cada nvel posterior de detalhe que feito - uma viso mais especfica de cada componente do projeto. aconselhvel sermos sistemticos na construo da EAP para configurar o projeto em sua totalidade, caracterizando a inter-relao hierrquica dos distintos elementos que a compem e minimizando a possibilidade de esquecimento de atividades. A EAP no um desenho de fluxo de trabalho. o desdobramento do projeto em produtos ou em atividades. Ratificamos que a EAP consiste em uma representao grfica explodida do projeto e que evidencia os componentes do que deve ser feito e as atividades necessrias sua execuo, o que dever ser feito. Ela constitui, basicamente, um instrumento de comunicao entre todos os envolvidos no projeto. Sempre podemos identificar em cada nvel e nas caixinhas da EAP um verbo e um substantivo, caracterizando uma ao que consome tempo e recursos. Esta ferramenta consiste em um sistema de planejamento hierrquico e utilizada num procedimento top down (de cima para baixo), o que minimiza o esquecimento de atividades, mesmo que o projeto contenha um elevado nvel de inovao. Observe que a EAP normalmente desenvolvida de forma GRFICA (mais fcil a visualizao das atividades e mais fcil para a comunicao entre os membros da equipe), porm, muito comum apresenta-la na forma de TABELAS. PACOTES DE SERVIO Os pacotes de servio (ou de trabalho) so as menores unidades dentro da EAP e so utilizadas para o gerenciamento do projeto. Como chegar a elas? Utilizando um diagrama semelhante ao organograma, colocamos em seu topo o objetivo do projeto. Em seguida, identificamos os maiores sub-componentes do projeto (nvel 1). Para cada componente do nvel 1 devemos identificar seus maiores sub-componentes (nvel 2) e assim por diante, at atingirmos o nvel mais baixo, dos chamados pacotes de servio (do ingls work package). Desta forma, analisamos o projeto por um procedimento top down (de cima para baixo) e ser possvel program-lo e execut-lo de modo bottomup (de baixo para cima, dos detalhes para o todo). Exemplificando, poderamos apresentar uma EAP com 5 nveis de detalhamento sucessivos: do projeto numa srie de produtos (nvel 1) de cada produto numa srie de mdulos (nvel 2) de cada mdulo numa srie de componentes (nvel 3) de cada componente numa srie de atividades (nvel 4) de cada atividade numa srie de tarefas (nvel 5) Sabemos que chegamos a um pacote de trabalho quando o especialista (que fornece as informaes para o desdobramento da EAP), consegue identificar o prazo e os recursos a serem empregados no pacote.

Um sistema de codificao pode ser utilizado para facilitar o resumo, relao dos dados quantitativos (custos e homens hora) do projeto ou para identificar a alocao de blocos de atividades a determinados rgos funcionais, por meio dos vrios nveis da EAP. Convm observarmos alguns procedimentos para um melhor resultado da EAP: Incluir todos os elementos constitutivos do projeto: hardware, software, apoio, gerncia etc... No confundir a EAP com a estrutura orgnica da empresa que est desenvolvendo o projeto. O nmero de nveis deve ser determinado, em cada caso, segundo as especificidades do projeto e suas necessidades de controle (raramente so necessrios mais do que 6 nveis para o gerenciamento do projeto. Lembre-se: estamos trabalhando o gerenciamento do projeto e no a sua execuo). A EAP dever ser elaborada e revista com a participao dos profissionais-chave do projeto, sendo uma forma de engaj-los, alm de reduzir o risco de esquecimento de aspectos relevantes. A EAP dever ser divulgada a todos os envolvidos, cada elemento-chave recebendo uma cpia. A construo da EAP um instrumento de integrao no projeto. Deve ser identificado um responsvel para cada pacote de trabalho na EAP. No existe uma nica forma de fazer a EAP de um projeto. A percepo da forma mais adequada aperfeioada com a prtica. A vantagem - dentre outras - de uma boa EAP est numa melhor visibilidade e no comprometimento obtido tanto pelo gerente do projeto quanto pelos seus executores. A melhor maneira de desenvolver uma boa EAP com a participao dos especialistas, que conhecem os detalhes a serem imputados no projeto. As atividades que so desdobradas em pacotes menores so conhecidas como atividades-resumo. Os menores pacotes numa EAP so conhecidos como pacotes de trabalho. Assim, numa EAP temos atividadesresumo (que podem reduzir custos, horas homem, horas mquina) e pacotes de trabalho. USO DA EAP Empregar uma EAP (Estrutura Analtica de Projetos) traz diversas vantagens ao projeto. Algumas delas so: 1. Nvel de detalhes: cada nvel da EAP representa um nvel de detalhes consistente com o primeiro nvel. Este 1 nvel representa o mais geral e o nvel mais baixo (o pacote de servio), o mais especfico. A EAP auxilia a separao das diversas disciplinas do projeto. 2. Comunicao: lembre o ditado que diz uma boa imagem melhor do que mil palavras. Pelo grfico da EAP bem mais fcil detectar omisses e inter-relacionamentos do que olhando uma longa lista de atividades. 3. Estimaiva de tempo: com a EAP possvel estimar a durao das tarefas do nvel mais baixo, requerem menos conhecimento do especialistas, dada sua amplitude limitada. 4. Atribuio de tarefas e responsabilidades: feita a partir das necessidades do projeto. Cada pacote de servio pode ser objeto de uma Ordem de Servio para uma unidade funcional ou profissional da organizao (ou para uma empresa subcontratada). 5. Identificao de interfaces e eventos: a identificao de certos eventos-chave do projeto e a transferncia de responsabilidades entre unidades (interfaces) podem ser evidenciados a partir da EAP, permitindo um melhor controle. 6. Programao e controle do projeto: a montagem da rede de atividades e dos grficos de Gantt para o projeto fica facilitada com o uso da EAP. 7. Programao e controle de recursos: a EAP, como j mencionado, fornece a base natural para estabelecimento do plano de contas do projeto. A utilizao de uma codificao inteligente facilitar a emisso de relatrios consolidados. 8. Fluxo de informaes: relatrios tcnicos, relatrios de progresso e documentos em geral reportarse-o sempre EAP. 9. Instrumento de marketing: por retratar simultaneamente o projeto global e as suas partes, a EAP se constitui em melhoria da imagem do gerente do projeto junto ao cliente, que se sente mais confiante de poder manter o controle dos servios que est pagando. 10. Identificao de riscos: por permitir que os especialistas visitem o projeto antes mesmo dele ocorrer.

Lista de Atividades O passo seguinte a ser dado documentar a EAP com uma lista formal de atividades ou tarefas, que pode incluir todos os nveis de uma EAP. Ento, quando necessitarmos de uma lista de tarefas, podemos selecionar a lista de atividades, a qual descreve o nvel desejado de detalhes. Isto nos auxilia a evitar o problema de uma abordagem indevida sobre tempo de atividades estimado. Sempre que for necessria uma reviso na EAP, conveniente observarmos os passos utilizados na sua construo inicial e revisarmos todos os documentos que da advenham. Os resultados at aqui obtidos podem ser reunidos num documento que denominamos lista de atividades, como mostra a estrutura a seguir:

Relao de Precedncias As atividades identificadas na EAP e relacionadas na lista de atividades podem estar relacionadas das mais variadas formas. Os especialistas estabelecem uma relao entre elas, o que denominado de relao de precedncia. Esta relao de precedncia define como queremos que seja ou como necessita ser o relacionamento entre as atividades. Qual atividade deve vir antes do qu, isto ser definido por razes tcnicas ou pela vontade ou necessidade - do especialista ou de outro membro do projeto. Esta relao de precedncia traduz um elevado poder de interferncia tanto do gestor quanto do especialista envolvido no projeto e dependente da tecnologia disponvel que ser empregada no projeto em questo. As atividades podem ser executadas em paralelo ou seqencialmente. Isto ser definido pela relao de precedncia estabelecida para cada atividade, como mostra a tabela:

Ser muito til, a todos os projetos, que cada pacote de trabalho ou atividade apresente uma ficha de dados especfica, que detalhe todas as informaes importantes, como o modelo a seguir sugere. Esta ficha tem como objetivo armazenar informaes sobre cada pacote de trabalho do projeto.

Alguns dados deste formulrio sero preenchidos pelos clculos realizados e explicitados nos prximos pargrafos. RESUMO 1. A formao da equipe um fator muito importante no incio do projeto. Existem 4 categorias de profissionais que se envolvem desde o incio do projeto. So elas: o patrocinador, o gerente do projeto, os gerentes funcionais e os especialistas. 2. O Projeto ser bem sucedido na razo direta da sintonia existente entre o fator humano e a organizao. 3. Existem alguns critrios de departamentalizao tradicionalmente empregados nas empresas. Estes critrios so normalmente encontrados distribudos em seus vrios nveis. So eles: funcional, geogrfico, por processo, por clientes, por produtos, por perodo e pela amplitude de controle. Estas Estruturas Tradicionais apresentam algumas caractersticas marcantes: alto nvel de formalizao, unidade de comando, especializao elevada e comunicao vertical. 4. As Estruturas Inovadoras surgiram como alternativas s estruturas tradicionais. Dentre as estruturas inovadoras os critrios mais empregados para a distribuio do trabalho, defi nio de atribuies e responsabilidades so: por projeto, matricial, por centros de lucro e novos negcios. 5. A Estrutura Matricial uma forma de manter as unidades funcionais - hoje encontradas em grande parte das empresas - criando relaes horizontais oriundos de projetos que agilizam a comunicao entre elas. Numa Estrutura Matricial identificamos: baixo nvel de formalizao, multiplicidade de comando, diversificao, comunicao horizontal, vertical e diagonal 6. A Matriz de Responsabilidades um instrumento empregado pelas organizaes que trabalham com projetos para poder dividir o trabalho e aloc-lo aos diversos participantes do projeto tornando explcita a relao destes com as suas tarefas. 7. A Estrutura Analtica de Projetos (EAP) uma representao grfica do projeto que evidencia os seus componentes e as atividades necessrias a sua concluso. Empregar uma EAP nos traz diversas vantagens no projeto como: nvel de detalhes, comunicao, estimao de tempo, atribuio de tarefas e responsabilidades, identificao de interfaces e eventos, programao e controle do projeto, programao e controle de recursos, fluxo de informaes, instrumento de marketing e identificao de riscos. O passo seguinte a ser dado documentar a EAP com uma lista formal de atividades que denominamos lista de atividades. 8. As atividades identificadas na EAP e relacionadas na lista de atividades, podem estar relacionadas das mais variadas formas. Sua relao denominada de relao de precedncia.