EN QUE CONSISTE UN PROCESO PLAN DE EMERGENCIAS?

FGR

Por: Didier Ferney Pedreros Vega. Administrador de Empresas U.N. Especialista en Evaluacin de Riesgos y Prevencin de Desastres Uniandes. Asesor empresarial en planes de emergencias. dpedreros@gestiondelriesgo.org. Bogot, D.C., agosto de 2005.

Toda proceso plan de emergencias, entendido como proceso (Hoy llamado plan de gestin del riesgo) y no como un documento puntual que dice que hacer en caso de emergencia, comprende una serie de pasos, los cuales, no necesariamente secuenciales y que pueden tener un desarrollo paralelo, que por ningn motivo deben olvidarse o saltarse, busca que la Compaa en primera instancia, prevenga situaciones de riesgos y de emergencia, y si estos se manifiestan, sean bien atendidos y recuperados. Un plan de emergencias, como se mencion con anterioridad, es un proceso que comprende una serie de pasos, que s se siguen, garantizan que las personas que lo aplican, el rea dnde se desarrolla, no tengan prdidas tan grandes como podra ocurrir sin una correcta preparacin. Es importante entender tambin que, el plan por s mismo, as como el entrenamiento con el mismo, no garantizar salvar vidas, la no prdida de bienes o de produccin, ms bien, dan probabilidades mayores de salir avante ante la manifestacin de un evento negativo en un rea determinada. Por ende, el xito real de cualquier plan, es que dichos pasos se desarrollen de manera continua, resolviendo los inconvenientes hallados y retroalimentando todas las actividades constantemente. El no seguirlos, saltrselos, ignorarlos, no acusarles el cuidado debido, pueden generar que el plan no se desarrolle con xito. En ltimas, que las perdidas por la situacin de emergencia sean mayores, en las personas, los recursos, los procesos, el medio ambiente, entre otros. Los pasos que comprenden un plan de gestin del riesgo son: 1. Revisin de antecedentes y condiciones normales de la Compaa. Esta parte pretende describir de manera explcita y exacta, la ubicacin de la Compaa, los procesos que se desarrollan en la misma, as como la maquinaria utilizada, el personal empleado y cualquier situacin a nombrar, que pueda influir de manera positiva o negativa en el plan de emergencias. Algunas variables a incluir son:
________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

ACTION DURGENCE INTERNATIONALE REPRESENTANTE EN AMRICA

INTERNATIONAL RESCUE DOG ORGANISATION MIEMBRO ASOCIADO

Nombre de la compaa. Direccin. Nmeros telefnicos. Ubicacin exacta. Caractersticas de la zona. Descripcin de la zona. Proceso productivo y caractersticas del mismo. Listado de recursos para emergencias. Listado de personal. Planos de la Compaa. Reglamentos, internos, externos. Aspectos legales, resoluciones, decretos, leyes, otros. Normas de calidad, ambiente, salud, seguridad (ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, OSHA 29-CFR1910.119, PSM, Flor Verde, Asociaciones, API; Responsabilidad Integral, entre otras). Listado de elementos peligrosos. Emergencias ocurridas. Encargados. Servicios pblicos. Plizas de seguros. Listado de Brigadistas y Comit. Estudios de gestin del riesgo, emergencias y desastres realizados en el rea de influencia de la Compaa, como lo son el municipio, el departamento).

2. Anlisis de Amenazas, Vulnerabilidades y Riesgos. Esta parte del proceso, es un documento que bsicamente determina el qu, el cmo, el cundo, el dnde y el porqu se puede suceder una situacin o un evento (Amenaza) que genere daos en la organizacin en un momento determinado, si se llega a manifestar. Lo que pretende es detectar las razones por las cuales el evento se puede manifestar, en un tiempo dado, con una intensidad determinada. A su vez, como segundo aspecto de este tem, es especificar el por qu esa amenazas puede hacer dao a la Compaa o por que la misma no las puede enfrentar de manera adecuada (Esto se denomina Vulnerabilidad). Por ltimo se evalan las posibles prdidas que se generan a raz de la manifestacin de la amenaza, en las condiciones de vulnerabilidad evaluadas. Se busca establecer que parte de sus recursos, bienes, personal, pueden salir afectados. Un resultado importante de este documento, adems de la descripcin y ubicacin de los eventos dainos, es el establecimiento de un listado completo de las condiciones de amenaza o vulnerabilidad que la Compaa debe solucionar.
________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

Esto se puede hacer acorde a una priorizacin establecida en el corto, mediano y largo plazo, dependiendo de prioridades operativas, financieras, mediante la asignacin de recursos y estableciendo unos responsables. Estas actividades debern tener fechas de control y cumplimiento, siendo sta la nica forma de garantizar que el riesgo disminuya y en ltimas no se manifieste el evento, y si lo hace, sea bien atendido. En este aparte es importante tener en cuenta los riesgos que ms se manifiestas o ms comunes, pero tambin aquellos que siendo de baja probabilidad, pueden generar las prdidas ms grandes para la compaa. 3. Determinacin de los posibles escenarios de riesgo. Un escenario de riesgo es una construccin mental que se hace con base en las amenazas evaluadas, las vulnerabilidades detectadas y los riesgos valorados, cambiando algunas condiciones como el da y hora de ocurrencia de la amenaza, condiciones de produccin o de carga ocupacional. Este aparte busca especficamente establecer cuales seran las relaciones entre las amenazas, las vulnerabilidades, los riesgos, con la carga ocupacional, niveles de produccin, si es de da o de noche, fin de semana o festivo. Aqu se debe destacar, con base en el punto anterior, escenarios ms comunes y los menos probables, escenarios especiales, por ejemplo cuando menos personal o ms personal hay en la compaa, de forma tal que los procedimientos de gestin del riesgo, preparacin y atencin, as como rehabilitacin, busquen atacar ambos tipos de riesgo. 4. Determinacin de los niveles de decisin y accin. Un aspecto importante a tener en cuenta en el proceso plan de emergencias, es que se determinen los tres niveles jerrquicos de decisin y accin. Esto es definir quin va a mandar, quin va a determinar como se harn las cosas y alguien las debe ejecutar. A estos niveles se les denomina de manera ms conocida, el estratgico (Dice que hacer), el tctico (Define como hacerse) y el operativo (Define como hacerlo). Los dos primeros integran el denominado Comit de Emergencias, el ltimo, la brigada y los Coordinadores de Evacuacin de cada rea. En principio, el ms importante nivel es el estratgico, que es el nivel que define la poltica de seguridad y en ese marco el desarrollo de los tres primeros pasos, con los cuales se definirn el resto de pasos, de trabajo a realizar, y de objetivos y metas a cumplir.

________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

Toda accin, actividad, informe, inspeccin, deber tener como resultado un informe a este nivel, que como tomador de decisiones, tiene la batuta de desarrollar la temtica al interior de la empresa. Una vez definidos los riesgos, se determinan los integrantes de la brigada, sus alcances, forma de entrenamiento, equipos de proteccin, entre otras cosas. Una vez conformados, estos niveles debern tener capacitacin, como se explica ms adelante. 5. Diseo e implementacin del plan de emergencias. El plan de emergencias, entendido como documento, no como proceso, es una herramienta que indica de manera clara y precisa, las instrucciones de cual debe ser la reaccin de todo el personal para enfrentar los eventos que en el anlisis de amenazas, vulnerabilidad y riesgos se detectaron y se contextualizaron en el escenario de riesgos. Estas instrucciones normalmente se debern escribir y entregar por cargo y por evento. Por cargo, ya que las funciones en caso de emergencia en la compaa, no son las mismas para el gerente, que para el brigadista o que para un trabajador comn. Por evento, ya que lo que se tiene que hacer en caso sismo (p.e.) es distinto a lo que se tiene que hacer en caso de inundacin. El fin primordial del plan es que si se presenta la emergencia, sta sea controlada de una manera adecuada. El plan debe incluir adems de las instrucciones, el listado de recursos (elementos, implementos, maquinaria, y equipos) con los que la Compaa cuenta actualmente para enfrentar una situacin de emergencia, as como un listado general de aquellos necesarios, para que el listado sea enviado a las entidades de toma de decisiones de la Compaa. El documento adems debe determinar los niveles de organizacin, decisin y accin (estratgico, tctico y operativo) que en la Compaa se definen para responder de manera adecuada a una emergencia. Estos niveles deben incluir los sitios de contacto, telfonos fijos o mviles, as como la persona que lo reemplazar en caso de que no se encuentre en las instalaciones de la compaa. Adicionalmente el plan: Establece pautas para deteccin y reporte. Genera prioridad de intervencin interna. Establece procedimiento de solicitud de ayuda externa. Prioriza que hacer en cada momento.

________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

6. Establecimiento de planes de contingencias. El plan de contingencias es un instrumento de trabajo, que permite de manera anticipada y planificada definir la forma de intervencin durante una emergencia especfica, es decir, que debe definir cundo actuar, cmo actuar, quines deben actuar, qu recursos se requieren para la adecuada intervencin, dnde deben estar dichos recursos, quin los maneja y cules son los mecanismos de coordinacin en el rea de emergencia y fuera de ella. El instrumento adicionalmente se puede interpretar de dos maneras: Primero, procedimientos especficos de actuacin, como lo son escenarios de incendios en reas especficas o combustibles especficos, en elementos particulares, extraos o poco comunes, derrames o fugas, vehculos, rutas especiales, entre otras alternativas. Segundo, el plan B, es decir, si alguna instruccin se debe realizar de una manera y no sale bien, haga tal otra cosa, o si la situacin tiene una tendencia no prevista inicialmente, acte de tal forma.

7. Diseo de Procedimientos operativos Normalizados. Los PON, son instrumentos que se disean en las Compaas, con el fin de que la actuacin se haga de manera uniforme por los brigadistas, mediante la graficacin de las instrucciones y decisiones, mediante flujogramas. Estos estn estrechamente relacionados con las guas tcticas y con los procedimientos operativos de terreno, que son, respectivamente, cuadros de decisiones globales con respecto a temas particulares y los segundos son funcionamiento por reas. Los PON son una forma sencilla de esquematizar la respuesta que debe tener y el momento en que se deben tomar decisiones, o reportar a autoridades de mayor rango, en la atencin de una emergencia. En sntesis: Gua tctica: corresponde al primer nivel de actuacin y define los criterios generales de evaluacin, reas de trabajo (salud, seguridad, seguridad operativa, infraestructura e informacin) y actividades para cada tipo de siniestro. Procedimientos operativos normalizados (PON): Describen puntualmente las actividades a desarrollar en cada tipo de siniestro segn lo previsto en la gua tctica. Procedimientos operativos de terreno: funcionamiento interno de cada grupo operativo (salud, seguridad, seguridad operativa, infraestructura e informacin) y
________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

contemplan las acciones particulares en las cuales es especialista cada una de ellas. 8. Diseo e implementacin del plan de evacuacin. El plan de evacuacin es una herramienta que busca definir los sitos ms seguros dentro o cerca de las instalaciones de la organizacin, a los cuales los trabajadores, visitantes, clientes y cualquier otra persona, se desplazarn en caso de que se presente una emergencia y esta no sea controlada. As como el plan de emergencias, las instrucciones en caso de evacuacin deben tener en cuenta las amenazas, vulnerabilidades y riesgos, as como el plan de emergencias, pero tambin debe estar desarrollada por evento y por cargo. Es importante precisar que EVACUAR no siempre implica salir y es un mito que hay que superar, evacuar en un proceso ms complejo que se debe concienciar en todo el pblico que est en la Compaa. El plan de evacuacin por tanto: Define los escenarios ante los cuales sirve. Establece su forma de activacin, que generalmente se realiza luego de que la emergencia no es controlada o est fuera de control. Establecer los instructivos para dichos escenarios. Determina Niveles jerrquicos de toma de decisiones. Establece pautas para avisar y reportar. Establece recursos necesarios y por utilizar. Genera prioridad de intervencin interna. Establece procedimiento de solicitud de ayuda externa. Prioriza que hacer en cada momento.

9. Desarrollo de metodologas para la elaboracin y divulgacin de planos de evacuacin, realizacin de la sealizacin de emergencias y la forma de planear, ejecutar y evaluar simulacros de evacuacin. Esta busca bsicamente que la parte grfica del plan de evacuacin sea coherente al mismo, pero adems que los ejercicios que entrenan al personal para evacuar, sea concordantes al anlisis de amenazas, vulnerabilidades y riesgos y el plan de emergencias. Aqu es importante mencionar que a realizacin de un simulacro de evacuacin pretende, bajo CONDICIONES CONTROLADAS DE CIERTAS VARIABLES, determinar y desarrollar el comportamiento de los grupos humanos al interior de la compaa, ante una situacin de emergencia, para que en caso de una emergencia real, el comportamiento pueda ser canalizado y as evitar prdidas materiales, econmicas y humanas. Estas variables pueden ser tiempos de salida, vas, comportamiento de personas, etc.
________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

El control o descontrol de las mismas hace que sea ms o menos complejo, pero de ninguna forma un simulacro se debe hacer de forma compleja en los primeros pasos de trabajo de la Compaa. 10. Inicio de procesos de socializacin de la informacin y documentacin desarrollada. Esta actividad se realiza a los trabajadores en general y posiblemente al pblico en particular, sobre lo que la Compaa est haciendo en torno a la preparacin ante emergencias. Este punto busca definir las herramientas y metodologas que la utilizar, como lo son volantes, carteleras, sonovisos, cursillos, Internet, intranet, etc., para que permitan a los distintos grupos que frecuentan las instalaciones de la Compaa, comprender muy bien que hacer en situacin de emergencia. Implica desde el reporte, hasta acciones de autoproteccin, enfrentar el evento, evacuacin, reconstruccin, etc. 11. Establecimiento de los procesos de capacitacin del personal de la Organizacin. Esta actividad busca ensear al personal a para enfrentar emergencias que se puedan suceder al interior de la entidad. Esta actividad se puede ofrecer a varios grupos base: Brigada de emergencias, que es el grupo operativo encargado de enfrentar cualquier situacin de emergencia. Para ello la capacitacin se deber realizar en torno a temas como primeros auxilios, control de incendios, tcnicas de evacuacin. El proceso de capacitacin de brigadistas deber ir precedido de actividades de convocatoria, inscripcin, seleccin, exmenes mdicos y laborales de las personas que van a integrar las brigadas. Estas acciones se hacen mediante formatos. Comit de Emergencias, o personas encargadas al interior de la Organizacin de coordinar como se enfrentar una emergencia. Para ello debern aprender temas como manejo de emergencias, manejo de grupos, coordinacin operativa, psicologa de emergencias, etc. La capacitacin del Comit de emergencias, deber ir precedida de su convocatoria, nombramiento y aceptacin. El nombramiento y aceptacin generalmente se hace mediante actas. Tercero, personal empleado en la compaa, contratistas, que son los que con cierta frecuencia estn en las instalaciones de la compaa.

________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

Cuarto, contratistas. Es personal que efecta actividades dentro de la Compaa pero que no depende de la misma, pero que dichas actividades van en beneficio del proceso o de la Compaa. Quinto, visitantes. Es personal que tienen que visitar a la Compaa, pero que no tienen vnculo directo o indirecto con la Compaa, sin embargo est utilizando las instalaciones para cumplir con objetivos previamente discutidos. Sexto, Comunidad de alrededor de la Compaa o en su rea de influencia. Con la capacitacin de este grupo se busca que las actividades de la Compaa sean bien conocidas y bien percibidas por la comunidad, que permita un correcto funcionamiento de la misma. Tambin se busca que la comunidad se involucre con la compaa en le prevencin de emergencias, en la deteccin de riesgos y su cuidado. Si la emergencia se sucede, que la comunidad tenga una correcta actuacin.

Sptimo. Algunas empresas, con gran afluencia de pblico o cuando son muy grandes, determinan un cargo adicional en la respuesta a emergencias, que son los Coordinadores de Evacuacin o Evacuadores, que son personas con un nivel de capacitacin y entrenamiento mucho menor que los brigadistas, y que tienen por funcin principal, apoyar a los brigadistas en la evacuacin. No intervienen en atencin de pacientes, ni en control de incendios o emergencias de otros tipos. Simplemente apoyan a los brigadistas en llevar a las personas por las rutas de evacuacin ms seguras, a los puntos de encuentro determinados, de acuerdo al tipo de emergencia.

12. Insercin de la prevencin en la Cultura. Estas son actividades que buscan incorporar los procesos de gestin del riesgo en la cultura de la organizacin. Esto significa que los trabajadores sean consientes de que tienen un papel directriz en la prevencin de emergencias, y que este proceso debe ser aplicado en sus actividades tanto al interior como al exterior de la organizacin, as como en sus hogares, el colegio de sus hijos, entre otros escenarios. Es importante destacar que la insercin de la prevencin en la cultura tiene dos significados claros y precisos: 1. prevenir situaciones de emergencia y 2. Que si estas se presentan, sean correctamente atendidas. 13. Establecimiento de procedimientos de recuperacin y reconstruccin del negocio y aspectos sociales, econmicos y ambientales. Esta fase implica que es lo que la Compaa va a realizar con su personal, procesos productivos, bienes y activos, luego de ocurrida la emergencia, con el fin de que el proceso productivo no se detenga o se detenga lo mnimo posible. Aqu tambin se involucra el cobro de
________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

los seguros y reaseguros respectivos, que buscan que las prdidas sean las menores posibles y la puesta a funcionamiento de la compaa, dure lo mnimo posible. 14. Asignacin de Recursos especficos. Deber, para que el proceso sea exitoso, tenerse una destinacin de recursos especficos por parte de la Compaa. Todos los pasos anteriores incluyen la asignacin de recursos para su cumplimiento, sean estos econmicos, humanos o logsticos. 15. Entrenamiento y prcticas sistemticas. El proceso deber involucrar entrenamiento y prctica sistemticas de cada una de las actividades enumeradas anteriormente, de los instructivos, en el uso de equipos, en el manejo de comunicaciones. La capacitacin, la educacin, son procesos que se deben hacer con regularidad, ya que es lo nico que va a permitir que en condiciones controladas, el personal se entrene para una emergencia. Con la Planeacin, ejecucin y retroalimentacin de actividades y simulacros, el proceso de gestin del riesgo tcnicamente termina, pero a su vez vuelve a comenzar, con la Planeacin y ejecucin de un simulacro de evacuacin. Cundo se dice que termina, es por que es la etapa final de un proceso, dnde se pone a prueba todo aquello que se aprendi en todas las etapas y niveles, pero tambin es a su vez inicial, por que es la etapa con la cual se indica las deficiencias halladas y que son necesario mejorar y por lo tanto el punto en el cual el proceso contina. 16. Revisin, actualizacin y ajustes peridicos. Todo el proceso deber ser ajustado constantemente, cumplirse (desde el anlisis de amenazas, vulnerabilidad y riesgos, hasta el simulacro y las prcticas de las actividades), por lo menos una vez al ao, o cuando ocurre una emergencia, o cuando se hace un simulacro. Esto garantiza que situaciones normales de la compaa como la rotacin de personal, cambio de instalaciones, o externas como ubicacin de otras compaas en el sector, estn constantemente actualizadas a las condiciones de amenazas y vulnerabilidades y por ende la compaa pueda prevenirlas o est preparada por si se manifiestan. Todo el proceso se puede ver de una manera ms clara en el siguiente grfico:

________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.

VISITA

RECORRIDO GRFICA

No. 1. PROCESO DE GESTIN DEL RIESGO.

ANTECEDENTES Y ANLISIS DE AVR

Recomendaciones

Presentacin.

ROCESO DE SOCIALIZACIN.

PLAN DE EMERGENCIAS PLANES DE CONTINGENCIAS

Recomendaciones

INFORMACIN Volantes, cursos, folletos, cartillas. CAPACITACIN

Presentacin.
Comit de Emergencias Conformacin. - Manejo de Grupos - Liderazgo - Coordinacin - Psicologa para emer. - Otros temas

a macin. os Auxilios acin l de incendios cros emas

PLAN DE EVACUACIN.

EDUCACIN Prevencin de riesgos. Correcta atencin de emergencias.

DE EVACU ACIN
Recomendaciones Presentacin. Sealizacin

Diseo de: Simulacro Ejecucin.

________________________________________________________________________________________ FUNDACIN PARA LA GESTIN DEL RIESGO, FGR. NIT: 830.084.917-1 www.gestiondelriesgo.org - info@gestiondelriesgo.org RESCATE K-SAR - www.rescateksar.org Diagonal 24 No. 42 B - 78. Bogot D.C., Colombia. Telefax: (57-1) 5642131 2698619.