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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
¿dónde queremos estar? ¿qué necesitamos hacer?
¿qué podemos hacer?
ESTRATEGIAS
¿qué hacer para lograr lo que queremos
Etapa
¿Cómo lo hacemos?
Operativa PROGRAMAS DE ACCIÓN
Tareas a realizar para alcanzar la Misión
CONTROL
Indicadores de gestión
MONITOREO ESTRATÉGICO
Seguimiento del Plan Estratégico 11
II.- PRINCIPIOS
Los CORPORATIVOS
principios corporativos son el conjunto de
valores, creencias y normas que regulan la vida
de una entidad.
Constituyen auténticas reglas de conducta que
conforman la cultura organizacional.
Importancia de los valores institucionales
Los valores integran los principios corporativos;
dan
sentido ético al trabajo; muestran convicciones de
que “tal o cual forma de conducta es la preferible”.
Los valores deben ser transmitidos a todo el
personal y deben ser reforzados, por los Sistemas
Administrativos para lograr un “compromiso
compartido”. 12
Principales valores que influyen en instituciones
exitosas
• Liderazgo: sentimiento de querer ir adelante.
• Calidad: hacer que el usuario se sienta satisfecho con
un servicio de calidad.
• Servicio: atención esmerada al usuario pues la
institución se debe a él.
• Creatividad : capacidad de tener ideas nuevas.
• Innovación: capacidad de ponerlas en práctica
• Comunicación: Líneas abiertas para todos.
• Respeto: aprecio por el trabajador de la institución
como hacedor del trabajo físico e intelectual
• Crecimiento y Beneficios: Crecer para que los
trabajadores evolucionen con ella.
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Cultura organizacional
• Es la representación de los valores
compartidos por los miembros de una
institución: valores internos, creencias,
rituales, estilo operativo y la atmósfera
política y social de la institución.
• El componente básico de la cultura
institucional son sus valores.
• La cultura organizacional esta en clara
concordancia con los principios
corporativos, forma parte de ellos.
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Factores determinantes de la creación y
consolidación de una cultura organizacional
• Razones de creación (para qué se creó)
• El Estilo de dirección. (decisiones, comunicación)
• Claridad de los Principios Corporativos.
• Estructura organizacional. (vertical, horizontal)
• Sistema de apoyo. (equipamiento, tecnología)
• Sistemas de evaluación y promoción (recompensas,
reconocimiento y sanciones)
• El Estimulo al riesgo. (temor vs riesgo calculado)
• El talento humano. (educación, reconocer la
experiencia)
• La satisfacción personal. (respeto al ser humano, a la
dignidad, rem. equitativa, oportunidades de desarrollo15 )
III.- VISIÓN CORPORATIVA
Es la declaración clara sobre dónde queremos que la
institución esté dentro de un plazo determinado.
La visión debe mostrarnos:
• Dónde queremos ir
• Cómo seremos cuando lleguemos ahí.
La misión debe tener las siguientes propiedades:
• Asimilable por los líderes (principales y
colaboradores)
• Formulada por directivos (alto niv, asesores y
gerentes)
• Dimensión en el tiempo (plazos)
• Integradora (deben conocerla todos)
• Realista (posible y realizable)
• Consistente (con los principios y valores)
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• Difundida al interior y exterior (en términos claros)
Preguntas que ayudan a formular la visión.
• ¿Cómo se encontraría la institución dentro de 5 ó 10
años si se contara con los medios necesarios?
• ¿Cuáles serían los logros más importantes dentro de
5 o 10 años?
• ¿Qué innovaciones se deberán realizar?
• ¿Cuáles serán los avances tecnológicos a incorporar?
• ¿Qué necesidades o expectativas se podrá satisfacer
dentro de 5 o10 años?
• ¿Qué personal se necesitará?
• ¿Qué se deberá innovar en general y en sus
diferentes gerencias?
• ¿Qué tipo de personal y que especialidades se
requerirá en las diferentes áreas dentro de 5 o 10
años? 17
Especificidades de la visión
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Visión y planificación, importancia
La visión y la planificación tienen una relación
recíproca. La planificación sirve para tomar
decisiones, pero hace falta tener una idea
clara del destino al cual deseamos llegar, es
decir una visión, para tomar las decisiones
adecuadas.
Una institución no puede elegir su camino si no
sabe a dónde va. La visión es importante por
que muestra claramente la meta final), con
ello se pueden distinguir los caminos que van
hacia dicha meta y diferenciarlos de los que
van en otra dirección.
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IV.- MISIÓN CORPORATIVA
• La misión es la proyección a largo plazo de
una institución precisando qué quiere ser y
a quién desea servir. Describe su propósito,
los usuarios, los servicios, el ámbito de
acción y los medios.
• Mientras los principios y valores expresan
nuestras convicciones y aquello en lo que
creemos la misión expresa qué es lo que
pretendemos lograr con estos principios
establecidos filosóficamente. 20
La definición clara de la misión permite:
• Asegurar consistencia y claridad de
propósitos en toda la institución.
• Definir un punto de referencia central para
las decisiones de planificación y desarrollo de
la misma..
• Obtener el conocimiento y la lealtad de los
usuarios y público en general a través del
conocimiento de sus objetivos y metas.
• Servir de soporte a la consolidación de la
imagen corporativa de la institución, tanto
interna como externamente.
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Visión y Misión
• La misión debe estar en estrecha relación con la visión
para lo cual debe ser dinámica e inductora de
compromisos de todos sus trabajadores para lograr los
objetivos de la institución.
• Algunos especialistas la califican como la “mano
invisible” o el “hilo común” que guía a toda la
comunidad institucional en el desarrollo de sus
actividades.
• La misión contesta a la pregunta central “¿cuál es
nuestra actividad?” que es como preguntar “¿cuál es
nuestra misión?”
• Ello se debe a que la misión es la base de las
prioridades, estrategias, planes y asignaciones de
trabajo. Es el punto de partida para diseñar los puestos
gerenciales y, sobre todo, para diseñar las estructuras
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Características de la misión.
• Orientada hacia el exterior: hacia las necesidades de la
sociedad en general y de los individuos en particular
• Dirigida hacia el largo plazo: buscar el cambio en
lugar de esperar reaccionar frente a él.
• Ser creíble: para que los líderes de la institución la
prediquen con el ejemplo y para que motive a los
trabajadores.
• Ser clara, directa, corta y precisa: declaraciones largas
y muy adornadas son a menudo las más ineficientes.
• Ser original: es decir, única, ajustada a los criterios y
valores de la institución a la que pertenece.
• Sujeta a revisión constante.
• Atender los requerimientos de todos: los principales
grupos involucrados con la institución: los directivos,
los empleados, los usuarios y la comunidad.
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¿Cómo formular la misión?
• Se formula por los directivos, en juntas de trabajo
contestando las siguientes preguntas:
• ¿Cuál es la razón de ser de la institución?
• ¿Cuáles son los elementos que tipifican a la institución?
• ¿Quienes son los usuarios?
• ¿Cuáles son los servicios presentes y futuros?
• ¿Cuáles el ámbito presente y futuro? (local, regional,
nacional)
• ¿Cómo llegar a los usuarios?
• ¿Cuáles son los objetivos de la institución?
• ¿Cuáles son las prioridades?
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V.- ANALISIS INTERNO
• El análisis interno o Auditoría Organizacional
es el estudio de todos los elementos que se
encuentran bajo el control de la gestión gerencial
de la institución que pone en evidencia las
fortalezas o debilidades.
• Las DEBILIDADES o puntos débiles: Son
aquellos elementos propios de la institución que
hacen más difícil avanzar hacia el cumplimiento
de su misión o que la ponen en desventaja
comparativa con otras similares
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Elementos a utilizar para identificar
debilidades
• No hay una dirección estratégica clara.
• La población no conoce la misión de la
institución.
• Falta profundizar el talento dirigencial.
• Falta “capacidad de gobierno”.
• Abundan los problemas operativos internos.
• Roles difusos de las unidades orgánicas y equipos
de trabajo
• Descripción de cargos desactualizada
• Insuficiencia de mecanismos de capacitación y
motivación del personal.
• Débil desarrollo del sistema de planificación,
seguimiento y evaluación. 26
Las FORTALEZAS o puntos
Son fuertes
los atributos internos de una institución que
contribuyen y la apoyan en el logro de sus metas.
Elementos que pueden utilizarse para identificar
fortalezas:
• Capacidades fundamentales en áreas claves.
• Buen equipamiento
• Recursos financieros adecuados.
• Buena imagen de la institución.
• Buenas estrategias de las áreas funcionales.
• Buena tecnología bien aplicada.
• Mística, motivación.
• Habilidades para fa innovación de procedimientos.
• Personal idóneo.
• Buen clima organizacional. 27
Identificación y evaluación de
fortalezas y debilidades
Las fortalezas y debilidades se identifican y evalúan
formulando el Perfil de Capacidad Interna PCI.
El PCI examina las siguientes cinco capacidades:
Directiva, Competitiva. Financiera. Tecnológica.
Talento Humano.
Estas capacidades se disponen en una matriz de
evaluación en la que se cruzan con las fortalezas y
debilidades calificándolas según su grado: alto
medio o bajo, valorando luego su impacto con los
mismos grados de medición.
Pese a que es altamente subjetivo, el PCI es un medio
para examinar la posición estratégica de una
institución en un momento dado y para establecer
las áreas que necesitan atención.
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TABLA DE CALIFICACIÓN DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS
Calificación DEBILIDADES FORTALEZAS IMPACTO
Directiva
Competitiva
Financiera
Tecnológica
Talento
Humano
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Proceso para la Formulación del PCI
1. Obtener y procesar información directa o
indirec de las cinco capacidades incluidas en el
PCI.
2. Conformar grupos estratégicos (por estructura
Orgánica)
3. Identificar Fortalezas y Debilidades (mediante
lluvia de ideas)
4. Priorizar factores (por cada grupo estratégico)
5. Calificar los factores (alto, medio, bajo)
6. Calificar el Impacto de c/factor (alto,medio,
bajo) 30
VI.- ANÁLISIS EXTERNO
Consiste en analizar para determinar las Amenazas y
Oportunidades por elementos externos, no
controlables
por la entidad, que pueden condicionar su desempeño
apoyando su gestión o frenando la consecución de
Resultados (también se le llama Auditoría del
Entorno)
Este análisis da respuesta a cuatro interrogantes
básicas:
¿Cuáles son las oportunidades y amenazas del medio
externo en que opera de la institución?
¿Cuál es la importancia relativa de cada oportunidad
y amenaza para el desempeño institucional?
¿Representa cada amenaza u oportunidad un asunto
clave o menor?
¿Cuál es el resultado evaluativo del medio externo? 31
Componentes del análisis externo
El análisis externo comprende el macroanálisis y el
microanálisis.
El Macroanálisis es el estudio de los acontecimientos
que ocurren en los grandes sectores de la sociedad
que pueden convertirse en amenazas u
oportunidades. Pueden ser:
• económicas;
• sociales, culturales demográficas y ambientales;
• políticas, gubernamentales y legales;
• tecnológicas; y otras similares.
Para el análisis hay que elaborar una lista breve de
oportunidades que se podrían aprovechar y amenazas a
eludir, identificando las de mayor importancia o
impacto, para responder a través de estrategias que
posibiliten aprovechar las oportunidades y reducir al
mínimo las consecuencias de las amenazas. 32
• El microanálisis Se encarga de estudiar
al conjunto de personas y organizaciones
que están en relación directa con la
institución, es decir, los usuarios
directos e indirectos que como actores
influyen en la eficiencia de la prestación
de sus servicios por la institución.
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¿Qué son amenazas?
Las amenazas son los eventos, hechos o tendencias del
entorno que inhiben, limitan o dificultan el desarrollo
operativo o que pueden debilitar, hacer retroceder o
destruir a la institución.
Algunos elementos que pueden representar amenazas
potenciales de una institución son, por ejemplo:
• La vulnerabilidad frente a las tendencias económicas.
• Marco legal considerado como ambiguo y restrictivo
por las instituciones.
• Procedimientos obsoletos o inapropiados.
• Limitaciones legales para la aceptación de recursos
externos.
• Cambios frecuentes en las políticas de gobierno o con
relación al sector al que pertenece la institución
• Cambio incremento en las necesidades de los usuarios.
incremento de los mismos 34
¿Qué son las oportunidades?
Son los “eventos, hechos o tendencias del entorno de
una institución que podrían facilitar su desarrollo si
los aprovecha en forma oportuna y adecuada”
Pueden ser oportunidades para la institución, por
ejemplo:
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Ejemplo de hoja de trabajo
FORTALEZAS DEBILIDADES
•Creación de la unidad de •Dificultades financieras
Investigación y Desarrollo •Insuficiente “capacidad de
•Servicios de alta calidad gobierno”
•Autonomía presupuestaria •Falta proyecciones de largo
•Liderazgo regional plazo
•Exceso de carga laboral
OPORTUNIDADES AMENAZAS
•Buena opinión del público •Ámbito de operación
•Posibilidad de mejorar restringido
equipamiento •Resistencia interna al cambio
•Acceso al crédito •Política centralista y
internacional frecuente cambio de legislación
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Matriz de impacto
Impacto Impacto
(listado) (listado)
Impacto Impacto
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Características de una buena declaración de
estrategias
P.E.
Operativa Unidades Unidades Unidades Unidades
Operativas Operativas Operativas Operativas
INDICES DE GESTIÓN
MONITOREO ESTRATÉGICO
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Contenido de los planes o programas de acción
Se formula una ficha que debe incluir lo siguiente:
• Tipo de actividad (preferible codificada)
• Definición o explicación que refleje la acción
concreta
• Especificar el responsable o los responsables de la
acción
• Indicar la fecha prevista (programada) de
cumplimiento de la meta y la fecha de
cumplimiento real para notar la magnitud del
desfase en el plazo, en caso de haberlo.
• Especificar el costo previsto (programado) el costo
real en el momento de la culminación.
• Indicar el resultado o meta prevista y la meta real
alcanzada al finalizar la acción. 60
Ficha modelo para un programa de acción
Unidad Estratégica Nº
Etapa Programa de acción orientado al Objetivo
Nº
Unidad Orgánica Responsable Fecha
del Programa
Objetivo (descrito) ………………………………………
Etapa Acción Responsable Fecha Costo Resultado
(Meta)
prev real prev real prevista real
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XI.- ÍNDICES O INDICADORES DE GESTIÓN
• Los indicadores o índices de gestión, son herramientas
que posibilitan a la alta dirección contar con
información sintética y pertinente sobre la marcha de
la institución .
• Son unidades de medida del avance de las actividades de
la institución hacia el cumplimiento de sus objetivos y
metas y también son un elemento de medida de las
responsabilidades de sus directivos y personal en
general.
• Para controlar y monitorear la ejecución presupuestal
cada institución debe definir una metodología e
implementarla adecuadamente en cada uno de los
niveles. Hay que precisar:
1. Los rubros que deben ser monitoreados.
2. El nivel de desagregación de los montos (asignaciones)
presupuestales por unidad de ejecución.
3. La metodología de control y periodicidad del análisis.62
Clases de indicadores
• Indicadores de eficacia: miden el rendimiento
obtenido con relación a los recursos utilizados. Por ej:
S/. Realmente utilizados en relación a S/. previstos
• Indicadores de eficiencia: miden el grado en el que se
alcanzaron los objetivos o metas de una institución, sin
tener en cuenta los recursos empleados. Por ej: Nº de
prestaciones sobre unidades de tiempo.
• Indicadores de equidad: mide la justicia, igualdad o
imparcialidad con que una institución retribuye a sus
grupos de interés: sociedad y Estado. Constituyen
componentes fundamentales del balance social de las
instituciones. Por ej: Inversión en capacitación;
inversión en programas sociales y comunitarios;
cumplimiento de obligaciones sectoriales.
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Indicadores de impacto: son demostrativos del éxito
de las actividades de la institución. Son de dos tipos:
• Fundamentales o competitivos: por ej: la
rentabilidad.
• Causales: factores internos o externos que influyen
sobre los indicadores fundamentales, provocan
insatisfacción en el usuario; por ejemplo: altas tasas
de interés bancario que obligan a subir los precios
de un servicio.
• Indicadores de actividad: facilitan la coordinación
y aseguran el seguimiento de las decisiones. Por ej:
Nº de juntas directivas o comités planeados vs.
realizados; Nº de visitas a usuarios planeadas vs.
realizadas 64
Aspectos básicos de evaluación
Los aspectos que es relevante medir, son los
siguientes: calidad, cobertura, costo y eficiencia.
• Calidad: Es el grado de satisfacción que obtiene el
usuario, por los servicios prestados por la entidad.
• Cobertura: Es la magnitud de atención de las
necesidades de servicios del ámbito de acción, que
deben ser ofertados por la institución. Ej: Pob.
objetivo/total de pob. atendida.
• Costo: Son los recursos financieros incluidos en la
producción de los servicios. Ej: Porcentaje de
incremento en los costos del proyecto respecto del
presupuesto inicial.
• Eficiencia: Relación entre la producción de los
servicios ofertados y los insumos que se utilizan para
alcanzar ese nivel de producción. Ej:
Nºdeprestaciones/unidad de tiempo. 65
Requisitos de los indicadores de gestión.
Deben satisfacer los siguientes requisitos
básicos:
• Pertinencia: adecuados a los servicios que
presta la institución.
• Independencia: responder en lo fundamental
a las acciones desarrolladas por la institución.
• Medición: Los datos básicos deben poder ser
medidos al menos semestralmente.
• Control: Los datos básicos deben sustentarse
en sistemas que puedan ser auditados.
• Costo razonable: La información debe ser
recolectada y procesada a un costo razonable. 66
Metodología para la construcción de
indicadores de gestión
Como requisito principal, la institución tiene
que tener un Plan Estratégico.
La formulación sigue estos pasos:
1. Utilizar el plan estratégico de la entidad.
2. Identificar los objetivos correspondientes al
año a ser evaluado, en el plan estratégico.
3. Seleccionar los objetivos estratégicos más
importantes para la entidad y priorizarlos.
4. Analizar los objetivos estratégicos priorizados
y los ámbitos de calidad, cobertura, costo y
eficiencia, está cubriendo cada objetivo.
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5. Seleccionar aproximadamente cinco objetivos
estratégicos que cubran los cuatro ámbitos de
gestión señalados y que a su vez sean
importantes para la entidad.
6. Definir indicadores de gestión para cada
objetivo estratégico.
7. Definir las metas para el periodo en
evaluación.
8. Definir los indicadores continuos y
específicos.
9. Definir la fuente de información para cada
uno de los indicadores planteados
10. Definir la forma de cálculo del indicador y
los períodos de medición 68