Actas Notariales

ESCUELA MILITAR DE INTERVENCIN Curso de Perfeccionamiento en Notara Militar
ACTAS Y TESTIMONIOS NOTARIALES

SU DELIMITACIN Y EFICACIA COMO INSTRUMENTOS PBLICOS
Teniente Coronel Interventor ALBERTO MALLOL LVAREZ
ESCUELA MILITAR DE INTERVENCIN
Curso de Perfeccionamiento en Notara Militar
ACTAS Y TESTIMONIOS NOTARIALES

SU DELIMITACIN Y EFICACIA COMO INSTRUMENTOS PBLICOS
Teniente Coronel Interventor ALBERTO MALLOL LVAREZ
MADRID, MAYO DE 2010
CATLOGO GENERAL DE PUBLICACIONES OFICIALES http://publicacionesoficiales.boe.es
Edita:
Autor y editor 2011 Fecha de edicin: junio, 2011
NIPO: 075-11-180-0
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CURSO DE PERFECCIONAMIENTO EN NOTARA MILITAR
SUMARIO
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I. LOS INSTRUMENTOS PBLICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Concepto y fundamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Escrituras, plizas intervenidas y actas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Testimonios, legalizaciones y otros documentos notariales . . . . . . . 4. Documentos electrnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Requisitos de los documentos pblicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1. Requisitos internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2. Requisitos externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3. Requisitos formales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Las copias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1. La copia electrnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2. La copia simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . II. ACTAS NOTARIALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Clasicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Requisitos comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. Lmites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Ecacia de las actas notariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Tipos de actas notariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1. Actas de presencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2. Actas de exhibicin de cosas y documentos . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.1. Legalizacin de rmas mediante acta de exhibicin de cosas y documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3. Actas de subasta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.4. Actas de publicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.5. Actas de protocolizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 6 8 8 9 10 11 11 13 14 17 20 21 22 22 24 24 26 28 28 28 29 30 32 33 33
6.6. Actas de depsito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.7. Actas de entrega de documentos, efectos, dinero u otras cosas y de ofrecimientos de pago . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.8. Actas de remisin de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.9. Actas de noticacin y requerimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.10. Actas de referencia o manifestaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.11. Actas de notoriedad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7. La revista administrativa o de comisario, su posible consideracin como acta notarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . III. NOTARIA MILITAR EN ZONA DE OPERACIONES. NOTAS PRCTICAS EN RELACIN CON LAS ACTAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Actas de invitacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Actas en caso de fallecimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IV. LOS TESTIMONIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Algunas cuestiones terminolgicas previas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Clases de testimonio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. Testimonio por exhibicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Testimonio por vigencia de leyes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Testimonio de legitimacin de rmas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7. Documentos extranjeros en Espaa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. Requisitos comunes a los testimonios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. Requisitos formales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10. Valor del testimonio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11. Testimonio de documentos extranjeros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12. Archivo de testimonios: el Libro Indicador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V. LEGALIZACIN DE FIRMAS NOTARIALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Naturaleza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Procedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. La apostilla de La Haya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. Legalizacin de documentos extranjeros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VI. OTROS DOCUMENTOS NOTARIALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VII. NOTARA EN ZONA DE OPERACIONES. NOTAS PRCTICAS EN RELACIN CON LOS TESTIMONIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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INTRODUCCIN
Documento procede de documentum que a su vez procede de docere, es decir, ensear. Un autor ya clsico como Nez Lagos dena el documento como una cosa que ensea, que docet, que hace conocer. Se hace necesario, sin embargo, precisar el concepto, porque muchas veces nos encontramos con trminos como instrumento, acta, certicado, escritura, documento o diploma utilizados como sinnimos. En otras ocasiones, en cambio, su utilizacin adquiere un sentido y un alcance muy determinados. No signica lo mismo acta para un historiador que para un jurista. Escribanos y notarios aparecen en el siglo XIII y se inicia un proceso de tipicacin del lenguaje jurdico. As, testamentum e instrumentum utilizados indistintamente hasta el momento, adquieren un signicado preciso: el testamento volver a ser exclusivamente una disposicin de ltima voluntad y a los documentos notariales se les designar como instrumentos. Tambin escritura o scriptura era utilizado como sinnimo de documento hasta que se convierte en un tipo especco de documento notarial. En el siglo XIX, el desarrollo de la ciencia jurdica, la codicacin y en denitiva, las necesidades derivadas de la creciente demanda de seguridad jurdica, de dar certeza a relaciones y derechos, impulsa la concrecin de los conceptos jurdicos. El documento notarial adquiere su denitiva especicidad frente al documento administrativo o judicial. Gonzlez Palomino, en sus Instituciones de Derecho Notarial, dice que los cuatro puntos cardinales del quehacer del Notario son: 1. Redactar el instrumento pblico. 2. Autorizar el instrumento pblico. 3. Conservar el instrumento pblico. 4. Expedir copias del instrumento pblico.
La funcin notarial es esencialmente una funcin documental. El Notario redacta documentos, de acuerdo con las leyes, que se denominan instrumentos pblicos. A esta funcin documental se le aade una funcin de conservacin, de archivo, de estos documentos, encaminada a garantizar su autenticidad. Pero el archivo notarial tambin cumple con otra funcin, en absoluto desdeable, la de constituirse en fuente documental historiogrca. El presente trabajo pretende ser una aproximacin al concepto y ecacia del acta y del testimonio notarial dentro del marco ms amplio de los instrumentos pblicos, apuntando, as mismo, el impacto que en estos documentos han producido las nuevas tecnologas, la necesaria colaboracin con las Administraciones pblicas y las funciones de jurisdiccin voluntaria, todo ello consecuencia de recientes reformas legislativas. Se incluyen, adems, unas notas de carcter prctico con la idea de facilitar la labor de aquellos interventores que se hallen destacados en zona de operaciones. Quiero, por ltimo, agradecer a D. Antonio Domnguez Mena, Notario de Madrid, su paciencia e inestimable ayuda como tutor en la elaboracin de este trabajo.
I. LOS INSTRUMENTOS PBLICOS

1. Concepto y fundamento El Reglamento Notarial nos dice en su art. 144 que conforme a la Ley del Notariado son instrumentos pblicos las escrituras, las plizas intervenidas, las actas y en general todo documento que autorice el notario, bien sea original, en certicado, copia o testimonio. La doctrina, no obstante, reserva la calicacin de instrumento pblico para las escrituras y actas en razn de la necesaria protocolizacin de estos documentos frente a los testimonios y otros documentos notariales. Por lo tanto el instrumento pblico sera el documento notarial que necesariamente se protocoliza y sus copias. La pliza intervenida, al poder conservarse, de acuerdo con el art. 17.1.6 de la LN, en el protocolo o en el denominado Libro-Registro tambin encajara dentro de la categora de instrumento pblico. Rodrguez Adrados (2007) considera, no obstante que las plizas intervenidas no son en s mismas documentos protocolares, porque el que puedan conservarse en el protocolo ordinario no altera su naturaleza. Esta diferente naturaleza vendra dada por la redaccin del documento. En escrituras y actas el Notario necesariamente redacta el instrumento, se hace autor del mismo. En la pliza intervenida la redaccin por parte del Notario no slo no sera consustancial sino que estara excluida en el caso de las plizas presentadas por entidades dedicadas a la contratacin en masa. Tanto las escrituras pblicas como las actas, plizas intervenidas, los testimonios y dems documentos notariales son documentos pblicos. Como dice el art. 1216 del Cdigo Civil, son documentos pblicos el autorizado
por un Notario o empleado pblico competente, con las solemnidades requeridas por la ley. La doctrina notarial ms tradicional, basndose en el art. 1218 del Cdigo Civil, se limitaba a subrayar el carcter eminentemente probatorio del instrumento pblico. El documento notarial constituira una prueba preconstituida que aporta enorme seguridad a las relaciones jurdicas evitando pleitos. Esta idea queda reejada en la frase tantas veces repetida de Joaqun Costa: Notara abierta, juzgado cerrado. Autores ms modernos han considerado que el concepto y alcance de instrumentos y documentos notariales va ms all de ser una mera prueba preconstituida. Para Gonzlez Palomino el instrumento pblico es, adems de prueba, la forma del negocio jurdico, el revestimiento que adopta en el trco. Forma que siempre es forma de valer y en algunos supuestos forma de ser, es decir elemento esencial o constitutivo de negocio jurdico. Para Nez Lagos la teora de la forma es insuciente y sostiene que mediante el instrumento pblico se produce una autntica renovatio contractus,un efecto novatorio que sustituye a todo lo que anteriormente hubieran pactado las partes. La teora de la prueba preconstituida sirve perfectamente de fundamento para las actas y los testimonios. Pero como dice Gom Salcedo (1992), la de Gonzlez Palomino puede aplicarse tambin a las escrituras de pura elevacin a pblico de documentos privados. Pero se hace necesario recurrir a Nez Lagos para estructurar tericamente las escrituras de reconocimiento especial o novatorio y, sobre todo, las escrituras constitutivas.
2. Escrituras, plizas intervenidas y actas Como se ha dicho ms arriba slo deberan considerarse como instrumentos pblicos aquellos documentos que son objeto de protocolizacin, es decir escrituras, plizas intervenidas y actas. Pero el Reglamento Notarial utiliza un concepto amplio de instrumento pblico que lo hace prcticamente sinnimo de documento notarial. La escritura pblica es el documento notarial por excelencia y de acuerdo con el art. 17 de la LN y el 144 del RN su contenido especco lo constituyen
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las declaraciones de voluntad, los actos jurdicos que impliquen prestacin de consentimiento, los contratos y los negocios jurdicos de todas clases. Las plizas intervenidas, segn el art. 17 y el 144.2 del RN, tienen como contenido exclusivo los actos y contratos de carcter mercantil y nanciero que sean propios del trco habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes, quedando excluidos de su mbito los dems actos y negocios jurdicos, especialmente los inmobiliarios. La diferencia fundamental con la escritura radica en que en numerosas ocasiones la redaccin de la pliza no la efecta el Notario ya que el texto, reejo de la contratacin en masa, viene predeterminado por una de las partes. Adems las plizas no se conservan normalmente en el protocolo sino en el denominado Libro Registro de Operaciones Mercantiles. Por ltimo, en la pliza intervenida el control de legalidad se expresa, al rubricar el documento, con la frmula CON MI INTERVENCIN en lugar del tradicional DOY FE. Las actas notariales, conforme al art. 17 de la LN y al art. 144.4 del RN, tienen como contenido la constatacin de hechos o la percepcin que de los mismos tenga el Notario, siempre que por su ndole no puedan calicarse de actos y contratos, as como sus juicios y calicaciones. El art. 145.6 del RN recoge el principio de respeto a las formas documentales en virtud del cual el Notario deber denegar su funcin cuando se pretenda formalizar un acto o contrato bajo una forma documental que de acuerdo al art. 114 del RN deba tener un contenido distinto.
3. Testimonios, legalizaciones y otros documentos notariales En esta categora se incluyen todos aquellos documentos notariales que la doctrina estima no deben ser considerados instrumentos pblicos aunque el art. 144 del RN lo haga as. En todo caso tienen un contenido tasado porque como dice este precepto en su prrafo nal los testimonios, certicaciones, legalizaciones y dems documentos notariales que no reciban la denominacin de escrituras pblicas, plizas intervenidas o actas, tienen su delimitacin, en orden al contenido, la que este Reglamento les asigna. Se trata de actuaciones notariales que normalmente tienen un carcter muy simple y usualmente se efectan sobre documentos privados. De acuerdo con el Reglamento Notarial podemos distinguir los siguiente tipos:
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testimonios legalizacin de rmas notariales certicacin de saldo certicacin de asiento en libro registro.
4. Los documentos electrnicos Baste una breve referencia a estos documentos introducidos en la Ley del Notariado por la Ley 24/2001, de 27 de diciembre. El art. 17 bis.1 nos dice que los instrumentos pblicos no perdern dicho carcter por el slo hecho de estar redactados en soporte electrnico con la rma electrnica del Notario, y en su caso de los otorgantes e intervinientes, obtenida la de aqul de conformidad con la Ley reguladora del uso de la rma electrnica por parte de notarios y dems normas complementarias. Pero aunque los documentos electrnicos sean verdaderos documentos no por ello dejan de presentar una serie de peculiaridades que los separan de los documentos en soporte papel. No son menores la posibilidad de la existencia del mismo documento en distintos soportes electrnicos sin posibilidad de distinguir entre original y copias ni la grafa que es binaria y no alfabtica. Pero como hace notar Rodrguez Adrados (2007), la diferencia esencial es que la llamada rma electrnica no es una rma sino el mensaje que se va enviar cuando ha sido codicado con el dispositivo de creacin de rma. La rma electrnica lo que consigue es cifrar un mensaje para hacerlo ilegible. No acredita realmente la identidad del rmante puesto que puede haber sido sustituido por otro. Los documentos electrnicos presentan en la actualidad unos problemas de custodia y de autenticidad que estn lejos de resolverse. Por ello y de momento, los documentos originales de escrituras, actas y plizas intervenidas slo pueden extenderse en soporte papel. As, la Disposicin transitoria undcima de la Ley 24/2001 establece que hasta que los avances tecnolgicos hagan posible que la matriz u original del documento notarial se autorice o intervenga y se conserve en soporte electrnico, la regulacin del documento pblico electrnico se entender aplicable exclusivamente a las copias de las matrices de las escrituras y actas as como, en su caso, a la reproduccin de las plizas intervenidas.
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Al estudiar las copias se har una mencin ms detallada de la copia electrnica.
5. Requisitos de los instrumentos pblicos Podemos distinguir entre los requisitos internos, formales y externos del instrumento pblico segn afecten al contenido, forma y custodia del mismo.
5.1. Requisitos internos Los requisitos internos son los que deben observarse, de acuerdo con la norma aplicable en cada caso, en la comparecencia, otorgamiento y autorizacin del instrumento pblico. De forma resumida, los requisitos internos que deben cumplirse en los instrumentos pblicos son: identicacin de los otorgantes utilizando aquellos medios previstos legalmente; juicio sobre la capacidad natural, de obrar y legitimacin representativa ya sea voluntaria, orgnica o legal de los otorgantes; control de legalidad sobre el fondo y la forma del hecho, acto o negocio documentado; rma del documento notarial mediante la emisin de un consentimiento libre e informado. Un consentimiento libre e informado signica que no se presta viciado (por error o intimidacin, por ejemplo) y que ha sido debidamente asesorado por el Notario en cuanto a sus efectos jurdicos. La lectura previa del instrumento es un requisito esencial para la validez del consentimiento. Su falta puede determinar la nulidad del instrumento mediante el ejercicio de la denominada excepcin de documento no ledo o exceptio schedula non lecta.
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Todos estos requisitos quedarn acreditados por el Notario en el momento de autorizar el documento notarial mediante la expresin tradicional DOY FE. El art. 145 del RN resume perfectamente lo anterior cuando dice que la autorizacin o intervencin del instrumento pblico implica el deber del notario de dar fe de la identidad de los otorgantes, de que a su juicio tienen capacidad y legitimacin, de que el consentimiento ha sido libremente prestado y de que el otorgamiento se adeca a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes e intervinientes. Y el art. 195 del RN, en concordancia con el anterior, establece que el notario a continuacin de las rmas de los otorgantes y testigos autorizar la escritura y en general los instrumentos pblicos, signando, rmando y rubricando. Deber estampar a al lado del signo el sello ocial de la Notara. El instrumento pblico se cierra, por tanto, con la clsica expresin DOY FE seguida de la rma, rbrica, signo y sello del Notario con lo queda autorizado el documento. La autorizacin es la clusula por la que el Notario asume, se proclama autor del documento, el cual queda convertido en instrumento pblico. La autorizacin es un requisito totalmente diferenciado del otorgamiento realizado por las partes. Mientras el otorgamiento se reere nicamente al contenido del negocio documentado, la autorizacin se reere al instrumento. La autorizacin, de acuerdo con el art 19 de la LN, la efecta el Notario con su rma y con la rbrica y signo que propongan y se les d al expedirles los ttulos de ejercicio. El signo es un aadido a la rma y rbrica y sirve, como dice Rodrguez Adrados (2007), para poner de relieve el carcter notarial del documento y adems le distingue de los documentos particulares rmados por el mismo Notario. Firma, signo y rbrica han de ser autgrafos porque como dice el art. 195.4 RN a ningn notario se conceder autorizacin para ni signar, ni para rmar con estampilla. La autorizacin se complementa con el sello de la Notara que debe tener la forma establecida reglamentariamente. En todos los instrumentos pblicos en soporte papel la autorizacin debe efectuarse con rma y rbrica, signo y sello, ya sean escrituras, actas, plizas o testimonios. No as en los documentos electrnicos que se autorizarn con la rma electrnica reconocida.
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De todo lo anterior se deduce que la actuacin notarial va fundamentalmente dirigida al control de legalidad del negocio o hecho documentado y ese control se materializa en la denegacin de su funcin en los casos de actos y negocios ilegales. Pero el control de legalidad ha de combinarse con la funcin notarial de asesoramiento. Cuando el Notario no pueda proporcionar a los interesados los medios jurdicos ms adecuados para la consecucin de sus nes dentro de la Ley, ser entonces cuando rechazar documentar el acto o negocio. Ntese, por ltimo, que algunos documentos pblicos son de gran simplicidad como es el caso de la mayora de los testimonios, consistentes en un breve texto y en la autorizacin notarial. Queda, por tanto, atenuada la exigencia de determinados requisitos como pueden ser los de identicacin o los de capacidad y libre consentimiento, al no prestarse consentimiento alguno.
5.2. Requisitos externos Para los documentos protocolizables el ltimo requisito es el de su inclusin en el protocolo. La custodia en el protocolo no tiene slo una nalidad de mera conservacin sino que es fundamental para la ecacia del instrumento pblico, ecacia que se basa en el hecho de que el original queda en poder del Notario y por tanto a salvo de la prdida, deterioro o alteracin de la copia. El protocolo es, de acuerdo con el art. 17.1.9 de la LN, la coleccin ordenada de escrituras matrices autorizadas durante un ao y se formalizar en uno o ms tomos encuadernados, foliados en letra y con los dems requisitos que se determinen en las instrucciones del caso. La redaccin de este precepto es defectuosa porque no incluye las actas, que tambin son documentos protocolares. Por lo tanto podramos decir que el protocolo es la coleccin ordenada y encuadernada de actas y escrituras matrices. La encuadernacin, que tiene su origen en la Pragmtica de Alcal de 1503, aade seguridad a la conservacin y es una peculiaridad de los sistemas notariales espaol e hispanoamericano. Los originales de las plizas intervenidas, documento que la doctrina considera un escaln por debajo de la escritura pblica, se conservan normalmente en el Libro-Registro aunque, como seala el art. 17.6 de la LN, puedan conservarse en el protocolo.
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Cuando se trata de testimonios el Notario devuelve el documento original al interesado conservando una copia del mismo en el Libro Indicador. El Notario tiene una cierta discrecionalidad a la hora de decidir que copias de testimonios conserva pero la funcin del Libro Indicador es anloga a la del protocolo: permitir comprobar si se han introducido alteraciones en el documento original mediante su cotejo con la copia.
5.3. Requisitos formales La redaccin del instrumento pblico ha de cumplir con una serie de requisitos en relacin con la forma que ha de ofrecer el documento pblico: Encabezamiento Deber incluir nmero de protocolo, lugar y fecha, nombre, residencia y Colegio del Notario autorizante. Lenguaje El art. 148 del RN reitera una frmula clsica cuando dice que los instrumentos pblicos habrn de redactarse con estilo claro, puro, preciso, observando la verdad en el concepto, la propiedad en el lenguaje y la severidad en la forma. Idioma De acuerdo con el art. 149 del RN los instrumentos pbicos se redactarn en el idioma ocial del lugar del lugar de otorgamiento que los otorgantes hayan convenido. En consecuencia, en aquellas regiones en que haya lenguas coociales, los otorgantes podrn solicitar que el instrumento se redacte en la que estimen conveniente. Si hay discrepancia entre los otorgantes respecto al idioma a utilizar, el instrumento se redactar en las lenguas ociales existentes mediante el sistema de doble columna.
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Por ltimo el art 149 nos dice que las copias se expedirn en el idioma ocial del lugar pedido por el solicitante. Este precepto da lugar a un problema porque una traduccin, por perfecta que sea, no es una copia al no poder trasladar elmente el contenido de la matriz o de la pliza y si no es una copia no tendr el valor de esta, por ejemplo el del ttulo ejecutivo del art. 517 de la LEC. El problema se salva si el instrumento ha sido redactado a doble columna porque podr expedirse una copia parcial en el idioma solicitado. Dos notas adicionales en relacin con los idiomas ociales de los instrumentos pblicos: En primer lugar, el instrumento puede solicitarse en cualquier idioma coocial con independencia de las circunstancias del solicitante. As, un madrileo en Bilbao podr solicitar que una escritura se redacte en vasco. El Notario debera cerciorarse de que el otorgante conoce sucientemente el idioma porque de lo contrario quedara viciado el libre otorgamiento del consentimiento. En segundo lugar, el Notario estar obligado a redactar el instrumento en el idioma coocial que se le solicite aunque lo desconozca. Si esto sucede, se ver seguramente en la necesidad de contratar los servicios de un intrprete cuyos costes no podr repercutir en los interesados segn doctrina establecida por la Direccin General de Registros y del Notariado. A sensu contrario en Madrid slo estar obligado a redactarlo en castellano porque es la nica lengua ocial de esta comunidad. Idioma extranjero Como consecuencia del incremento del trco cada vez son ms los extranjeros en Espaa que acuden en solicitud del ejercicio de la funcin notarial. Reconociendo las dicultades que presenta el conocimiento de lenguas extranjeras el art. 150 del RN arbitra una serie de soluciones partiendo siempre del uso de idioma espaol en la redaccin del instrumento pblico, uso que reitera la circular 13/2006 del Colegio Notarial de Madrid en respuesta a
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una consulta sobre la legalidad del otorgamiento de instrumentos pblicos espaoles exclusivamente en idioma extranjero. El documento se redactar exclusivamente en espaol si el Notario conoce el idioma extranjero y hace constar que ha traducido verbalmente el mismo a los interesados. Como forma alternativa se puede a peticin del requirente extranjero utilizar el sistema de doble columna. Cabe tambin utilizar los servicios de un intrprete si el Notario no conoce sucientemente el idioma extranjero. Estos extremos habrn de expresarse tanto en la comparecencia como en la autorizacin y el intrprete rmar el instrumento declarando que su traduccin es conforme al original. Tras la reforma del Reglamento el intrprete es elegido por el requirente. Grafa El Reglamento permite escribir a mano, a mquina o por cualquier medio de reproduccin. En cualquier caso los caracteres deben ser perfectamente legibles y los tipos marcados en el papel de forma indeleble. El art. 25 de la Ley prohbe las abreviaturas, los guarismos y los espacios en blanco. La nalidad de este precepto es evitar confusiones y posibles manipulaciones en los instrumentos pblicos. El art. 151 del RN modera esta prohibicin al permitir espacios en blanco al nal de la lnea de un prrafo, pero debiendo cubrirlos con una lnea de tinta. Tambin se admite el uso de abreviaturas usuales y de guarismos siempre y cuando expresen cantidades que no afecten al valor o precio del contrato. No obstante, la regla prctica ms segura, que no debe soslayarse, prescribe que todas aquellas cantidades que tengan trascendencia jurdica o econmica a efectos del ejercicio de derechos deben ponerse siempre en letra. Para las actas y plizas mercantiles el art. 151 deja a eleccin del Notario el uso de letras o de guarismos en la expresin de cantidades. En el caso de las actas se justica por la menor importancia que tienen las cantidades en comparacin con las escrituras. Pero aqu tambin la prudencia aconseja expresarlas en letras.
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Adiciones, apostillas e interlineados El art. 152 del RN regula la forma de salvar adiciones, apostillas, interlineados, entrerrenglonaduras y raspaduras, es decir, lo que con carcter genrico se conoce como errores, debiendo hacerse siempre antes de las rmas. La norma se justica para aquellos documentos redactados a mano o mediante medios mecnicos. Pierde su aplicacin prctica cuando se utilizan medios electrnicos porque permiten una correccin casi automtica. Papel El art. 154 del RN establece que el tipo de papel a emplear es el timbrado especco para documentos notariales regulando adems el espacio reservado para mrgenes nmero de lneas por plana y de slabas por lnea y la numeracin de hojas o pliegos. En circunstancias excepcionales se permite el uso de papel comn sin seal o numeracin que lo identique sucientemente. En este supuesto los otorgantes y los testigos debern rmar todas las hojas. Redaccin con minuta de los interesados La minuta puede denirse como un proyecto de documento que los interesados entregan al Notario. Como regla general las minutas se reeren a la parte dispositiva de una escritura donde se recogen las estipulaciones de las partes. La nalidad terica de la minuta es que el texto del instrumento se ajuste lo ms posible a sus declaraciones de voluntad. Pero la pretensin de los otorgantes no releva al Notario de ejercer sus funciones de asesoramiento y sobre todo de control de legalidad. Si el Notario apreciase que la minuta no se ajusta a derecho podr denegar su funcin de acuerdo con lo establecido en el art 145 del RN sin perjuicio del recurso que los interesados puedan interponer ante la Direccin General de Registros y del Notariado.
6. Las copias El Notario, dice el art. 17.1 de la LN, expedir copias.
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El sistema de copias, que tiene su origen en la Pragmtica de Alcal de 1503, tiene como nalidad el dar publicidad, dentro de unos lmites, a los instrumentos pblicos conservados en el protocolo. La copia es la reproduccin el (literal) de un instrumento protocolizado autorizado por Notario competente expedida con las formalidades exigidas por por las leyes. El valor de la copia es el del instrumento pblico segn se deduce del art. 221del RN cuando dice que se consideran escrituras pblicas, adems de la matriz, las copias de esta misma. Pero como dice Gom Salcedo, en realidad el valor de la copia depende de su delidad al original, delidad que puede ser discutida. La cuestin se resolver en juicio mediante el trmite procesal de cotejo. Las copias de las plizas intervenidas recibirn la denominacin de testimonios cuando aquellas se conserven en el Libro-Registro y de copias cuando lo hagan en el protocolo. Con anterioridad a la reforma de 2006 de la Ley del Notariado, el Notario intervena varios originales de la pliza, conservando uno. En la actualidad no circula el original sino su copia o testimonio. Las copias slo las puede expedir el Notario que legalmente est a cargo del protocolo, ya sea como titular o como sustituto. Si el instrumento se encuentra en el archivo de protocolos por haber transcurrido el tiempo reglamentario, expedir la copia el Notario Archivero. El derecho a obtener copias est limitado por el art. 224 del RN ya que slo podrn obtenerlas los otorgantes de las escrituras, las personas a cuyo favor resulte algn derecho de la escritura y quienes acrediten tener inters legtimo en el documento. Este derecho es an ms limitado en el caso de poderes y en el de los testamentos en vida del testador. Es imposible dar un concepto de inters legtimo por la multitud de situaciones que se dan en la realidad. En la prctica su apreciacin queda a la discrecin del Notario teniendo en cuenta el secreto del protocolo y el posible perjuicio a los otorgantes. Pero esta apreciacin no es arbitraria porque cabe recurso ante la Direccin General de Registros y del Notariado de acuerdo con lo que establece el art. 231 del RN. La copia se encabeza con el nmero de protocolo, reproducir literalmente el texto de la matriz del instrumento y no constarn las rmas de los
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otorgantes. Se seguirn las reglas generales respecto a clase de papel, grafa, mrgenes, lneas y slabas propias de los documentos matrices. La copia concluye, de acuerdo con el art. 241 del RN, con una clusula de suscripcin en la que, aparte de expresarse la el correspondencia con la matriz, se indica: si es primera o segunda copia la persona a cuyo favor se expide y el fundamento de su inters legtimo el nmero de folios o pliegos de que se compone la copia, su clase y numeracin el lugar la fecha el signo, rma y rbrica del Notario y el sello, debindose adems rubricar y sellar todas las hojas de la copia. De la expedicin de la copia se tomar nota en la matriz, autorizndola el Notario con media rma. Clases de copias Copias totales o parciales La distincin se basa en la reproduccin total o parcial de la matriz. De acuerdo con el prrafo tercero del art. 237 del RN, en el caso de las copias parciales el Notario aseverar, bajo su responsabilidad, que en lo omitido no hay nada que ample, restrinja, modique o condicione lo insertado en la copia. Primeras o segundas copias Las primeras son a las que tienen derecho cada uno de los otorgantes o cualquier persona con inters legtimo en el documento. Las segundas son las expedidas a favor de quien ya ha obtenido una primera.
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La distincin tena su importancia dese el punto de vista del carcter ejecutivo de la copia ya que con anterioridad a la reforma de la Ley del Notariado las primeras copias tenan siempre este carcter. Sin embargo, la nueva redaccin del art. 17.4 de la Ley establece que se considerar ttulo ejecutivo aquella copia que el interesado solicite con tal carcter ya sea primera o segunda copia. No obstante la distincin mantiene su ecacia a efectos de la aplicacin del art. 1221 del CC.
6.1. Copia electrnica Ya se ha dicho que de momento no es posible documentar electrnicamente las matrices u originales de escrituras, actas o plizas intervenidas. S, en cambio, las copias de estos instrumentos, de acuerdo con la Disposicin transitoria undcima de la Ley 24/2001. La copia electrnica presenta una serie de limitaciones de acuerdo con el art. 224.4 del RN: Una muy relevante consiste en que slo pueden ser remitidas a otro Notario o a un Registrador o a cualquier rgano judicial o de las Administraciones pblicas y siempre en el mbito de su respectiva competencia y ocio. Esta norma no afecta en absoluto a la legitimacin para solicitar copias y nicamente el interesado con derecho a obtenerla es el que la pueda pedir en soporte electrnico para su remisin a los destinatarios mencionados. Los rganos judiciales y administrativos slo podrn solicitar copia electrnica en los supuestos previstos para la copia papel. Como puede deducirse, la copia electrnica tendr gran aplicacin prctica para las inscripciones registrales o la remisin de poderes, va otro Notario. Una segunda limitacin viene dada por su plazo de caducidad que es de sesenta das desde su remisin. Por ltimo, slo el Notario receptor podr realizar el traslado a papel cuando as se solicite. El traslado se comunicar al Notario emisor para que tome nota en la matriz.
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6.2. Copia simple De acuerdo con el art. 224.2 del RN, los notarios darn tambin copias simples sin efectos de copia autorizada, pero solamente a peticin de parte con derecho a sta. En ningn caso podr hacerse constar en la copia simple la rma de los otorgantes. El valor de la copia simple es simplemente informativo.
BIBLIOGRAFA
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II. ACTAS NOTARIALES

Antecedentes La Ley Orgnica del Notariado no regulaba, en su redaccin original, el acta notarial, contemplando nicamente las escrituras y sus copias. El Reglamento de 1862 ya introduce el acta para reejar actuaciones referidas a hechos y no a negocios jurdicos pero obligaba a reejar en este instrumento toda actuacin notarial que no requiriese escritura pblica. El Reglamento de 1874 establece la protocolizacin de las actas e introduce al mismo tiempo el libro indicador. Con las modicaciones producidas las actas vienen a diferenciarse de los testimonios, adquiriendo estos ltimos sustantivo como documentos notariales.
1. Concepto El Reglamento Notarial, tras la reforma aprobada por Real Decreto 45/2007, de 19 de enero, ampla el concepto de acta. El art. 144 del RN establece en su nueva redaccin que las actas notariales tienen como contenido la constatacin de los hechos o la percepcin que de los mismos tenga el Notario, siempre que por su ndole no puedan calicarse de actos y contratos, as como sus juicios y calicaciones. Es decir, que frente al concepto tradicional del acta como instrumento donde slo se reejan hechos, aparece uno ms moderno donde se nos dice que la funcin notarial no slo se limita a la esfera de los hechos sino que se extiende a la emisin de juicios y calicaciones.
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Distincin entre acta y escritura En el propio art. 144 del RN encontramos el criterio de distincin entre acta y escritura. Mientras el acta consigna hechos o juicios del Notario, la escritura pblica tiene como contenido propio las declaraciones de voluntad, los actos jurdicos que impliquen la prestacin de consentimiento y los negocios jurdicos de todas clases. Pero no faltan autores que niegan existan diferencias entre la escritura y el acta, considerando que existe un nico instrumento adaptable segn las circunstancias. Nez Lagos (1950), por ejemplo, admite una identidad entre escritura y acta: Acta y escritura, en el fondo esencial, son el mismo instrumento pblico; uno, el acta, en su simplicidad emprica; el otro, la escritura, en su complicacin legal. La escritura es un acta en la que se implican el consentimiento y el Derecho, y por complicada deviene diferenciada. En la actualidad, sin embargo, la mayora de autores efecta una distincin entre ambos documentos basndose en que la escritura tiene como objeto una declaracin de voluntad negocial y el acta un hecho o juicio del Notario. Podramos aadir, siguiendo la terminologa de Nez Lagos, que en el acta el Notario se limita a narrar lo que ve oye o percibe con sus sentidos. En la escritura su actividad es ms compleja: indaga la voluntad del otorgante, la ajusta a Derecho y redacta el instrumento. Aunque el art. 198.1 del RN establezca que en las actas slo se consignarn aquellos hechos y circunstancias que por su naturaleza no sean materia de contrato, pueden darse situaciones en las que el acta reeja una declaracin de voluntad como es el reconocimiento de una obligacin. Podemos encontrarnos, incluso, con un acta de manifestaciones que contenga una oferta de venta y una aceptacin de la misma. En teora el acta nicamente reconoce el hecho de haber emitido la oferta y la aceptacin. Pero en la prctica produce los efectos de una escritura y puede ser reconocida judicialmente como prueba del la existencia del negocio jurdico y as ha sucedido con una sentencia del Tribunal Supremo de 14 de junio de 2006. De ah la necesidad de vigilar cuidadosamente el contenido de las actas con objeto de evitar que se soslaye el principio de especialidad formal y, sobre todo, el control de legalidad inherente a la funcin notarial.
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2. Clasicacin Una clasicacin tradicional de las actas diferencia nicamente entre actas de presencia y actas de notoriedad. En las actas de presencia el Notario dara fe de un hecho que ve, oye o percibe por sus sentidos. En el acta de notoriedad, en cambio, el Notario da fe de algo que no percibe por sus sentidos. Se tratara de un juicio del Notario sobre la evidencia de un hecho, evidencia que no es absoluta sino relativa o local porque si la evidencia fuese absoluta o universal no sera necesaria su prueba y por lo tanto el acta. Siguiendo la clasicacin ms sistemtica de Rodrguez Adrados (2007) se puede distinguir entre: Actas de mera percepcin o de presencia. Actas especiales o de control donde el Notario garantiza ciertas actuaciones como pueden ser las actas de sorteo, de publicidad o de subasta. Actas de hechos propios del Notario como son las de noticacin o entrega de documentos, de protocolizacin de documentos y las de depsito. Actas de calicaciones jurdicas en las que el notario emite un juicio como es el caso de las actas de notoriedad. Actas de manifestaciones o de referencia en las que el notario reeja las declaraciones efectuadas por una persona. En realidad todas las anteriores, excepto las actas en las que se emite un juicio de efectos jurdicos, se pueden subsumir en la categora general de actas de presencia porque en denitiva acreditan lo mismo, lo que el Notario ve, oye o percibe por sus sentidos.
3. Requisitos comunes a las actas El art. 198 del RN detalla los requisitos que son de aplicacin a todo tipo de actas.
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En primer lugar se establece el principio general de que toda acta se extender a instancia de parte, lo que no es sino reejo del carcter rogado que tiene la funcin notarial y que tiene escassimas excepciones. Como regla general en la comparecencia no hace falta dejar constancia de la identicacin, capacidad, ni de la legitimacin del requirente, sin perjuicio de que el Notario se cerciore de estos extremos. Pero esta regla encuentra sus excepciones (que se justican por el necesario control de legalidad) en determinadas actas por razn de su contenido o que sirven para ejercer un derecho. Se requerir entonces fe de conocimiento y un juicio de capacidad y legitimacin. En el acta no hay otorgamiento propiamente dicho puesto que el requirente, en principio, no presta su consentimiento. Por lo tanto no sera estrictamente necesaria su rma. No obstante, el art. 198 del RN establece que las actas se rmarn por el requirente, salvo que no supiera o no pudiera rmar, en cuyo caso se dejar constancia. Tambin quedan exceptuados aquellos supuestos de urgencia libremente apreciados por el Notario. Si el acta incorpora diligencias posteriores, stas podrn suscribirse por los interesados en el caso previsto en el art. 198.4 del RN. Segn este precepto, cuando la diligencia se extienda en el lugar donde se practique, invitar el Notario a que la suscriban los que en ella tengan inters, as como cualquiera otra persona que est presente en el acto. Tambin debe leerse el acta. En sentido estricto, se proceder a la lectura de aquellas actuaciones que se entiendan con el requirente, no as de las diligencias posteriores en las que no ha participado. En todo caso el acta, como todo instrumento pblico, deber ser rmada, signada y rubricada por el Notario y as lo establece el art 19.1 de la LN. Es necesario subrayar que de acuerdo con el art. 27.3 de la LN, la falta de la rma, rbrica y signo del Notario determina la nulidad del acta. Un requisito indispensable en la escritura pblica es el de la unidad de acto entendida como unidad negocial, de contexto e instrumental. La unidad de acto negocial o sustantiva signica que todo el negocio jurdico debe celebrarse en un solo momento porque de lo contrario sera nulo. Este era el sistema propio del Derecho romano. En la actualidad, en nuestro Cdigo Civil slo subsiste para el testamento abierto. La unidad de contexto o formal signica que cada escritura contiene un texto clausurado y autnomo.
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La unidad instrumental determina que todo documento deba cerrarse con una clusula de suscripcin especca y separada. En las actas, de acuerdo con el art. 198.1.3 del RN no es necesaria ni la unidad de acto ni la de de contexto. S es necesaria, en cambio, la unidad instrumental. No es necesaria la unidad de contexto o formal porque las actas puedenser extendidas en el momento del acto como por ejemplo en el acta de depsito o consistir en la rogacin o requerimiento previo al que se incorporan mediante diligencias las actuaciones posteriores. Tampoco es requerida la unidad de acto entendida como unidad sustantiva o negocial puesto que el acta no tiene por objeto negocios jurdicos. Aunque no se formule expresamente en el art. 198.1.3 del RN, s se requiere unidad instrumental porque el mencionado precepto exige cada texto o diligencia diferente que forme parte del acta expresar la hora y el sitio e incluir clusula de suscripcin especial y separada.
4. Lmites El Notario no podr realizar actas en el interior de establecimientos pblicos sin solicitar autorizacin al responsable o persona que juzgue ms idnea. Si le es denegada se limitar a hacerlo constar as. Por establecimiento pblico debe entenderse aquellos de naturaleza comercial, industrial o profesional abiertos al pblico. Pero tiene una gran trascendencia prctica la discusin suscitada en torno a si es correcta la actuacin del Notario cuando desde la va pblica reeja en acta lo que acontece en el interior de un establecimiento pblico. Para Antonio Domnguez Mena (2006) no es contrario a la ley, la constatacin en acta de presencia de cuanto acontece en el interior de un establecimiento mercantil, que por su disposicin, deja ver desde la calle lo que ocurre en la zona de atencin a los clientes.No se est violando el domicilio pues se trata de un establecimiento abierto al pblico de forma voluntaria y el Notario no debe identicarse pues la diligencia no se entiende con una persona concreta y adems se trata de constatar hechos perceptibles por cualquier persona desde la va pblica, no desde el interior del establecimiento. El Notario nicamente est obligado a identicarse en los supuestos del art. 202 del RN (actas de noticacin y requerimiento) y art 198.9 (actos pblicos).
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Pero, como dice Domnguez Mena, sera mucho ms discutible la posibilidad de prestar la funcin notarial cuando se pretenda consignar en acta lo que se perciba desde la calle y acontece en un domicilio privado. Los edicios de titularidad pblica, en principio, quedan fuera de la competencia funcional del Notario. En los establecimientos dependientes del Ministerio de Defensa la autorizacin de actas estara atribuida a los miembros del Cuerpo Militar de Intervencin de acuerdo con lo establecido en el art. 38.1 de la Ley 39/2007, de 19 de noviembre, de la carrera militar. Aqui tendra su enaje el supuesto previsto en el art. 62 de la Ley de Contratos del Sector Pblico. En los actos pblicos ser necesario ponerlo en conocimiento de la persona que presida el acto, pero stas no podrn oponerse al ejercicio de la funcin notarial una vez cumplido este requisito sin perjuicio de que el Notario haga constar su oposicin. Por actos pblicos debe entenderse tanto los ociales como los regulados por Derecho privado como es el caso de las juntas de accionistas, comunidades de propietarios, etc. Segn el art. 198.1.9, el Notario se limitar a reejar las incidencias que surjan durante el desarrollo del acto, no el acto completo porque se sobrepasaran los lmites determinados por el inters legtimo del requirente y adems se invadiran las funciones propias del secretario del acto. Caso distinto es que alguna norma requiera la presencia del Notario para levantar acta completa del desarrollo del acto. Las actas no podrn, de acuerdo con el art. 198.7 del RN, recoger en ningn caso conversaciones telefnicas por la imposibilidad de identicar a las partes, pero s los mensajes de texto o los correos electrnicos porque s es posible la identicacin del remitente. Por algn autor se ha suscitado la posibilidad de levantar actas de videoconferencias. Tampoco podr efectuar preguntas porque no tiene competencias para investigar hechos, slo para reejarlos. Cualquiera que sea el tipo de acta, el Fedatario pblico habr de comprobar que el contenido de la misma y de los documentos a los que haga referencia no es contrario a las leyes y al orden pblico. Es sta una cuestin importante por cuanto las actas, a diferencia de los negocios jurdicos cuyo contenido est ms o menos tipicado y son susceptibles de un control relativamente sencillo, reejan multitud situaciones que escapan a toda generalizacin. Como sealan Carlos Sols Villa y Francisco Javier Morillo (2007), dos
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mbitos son especialmente delicados: el de la posible injerencia en derechos fundamentales mediante requerimientos ms o menos sutiles y el de las actas que impliquen el uso de soportes informticos porque stos no se prestan al control por los sentidos con la misma facilidad que una situacin convencional o un documento en soporte papel.
5. Ecacia de las actas La ecacia del acta es eminentemente probatoria, de prueba preconstituida de acuerdo con lo establecido en el art. 1218 del Cdigo Civil. sta es la ecacia tradicional que la doctrina ha venido atribuyendo a los instrumentos pblicos tanto escrituras como actas. Pero el valor de los instrumentos pblicos ha venido siendo matizado por autores ms modernos. El acta puede perfectamente fundamentarse en la teora de la prueba preconstituida de hechos. En la escritura se est acreditando algo ms. No slo se acredita el hecho de haberse emitido determinadas declaraciones sino tambin su contenido, en denitiva su alcance negocial o contractual. Sin perjuicio de efectuar las salvedades oportunas cuando se estudien los diferentes tipos de actas y en particular el acta de notoriedad, baste sealar aqu que la ecacia del instrumento pblico como prueba preconstituida es muy fuerte al estar amparada por la fe pblica notarial pudiendo slo ser atacada si se demuestra su falsedad.
6. Tipos de actas notariales 6.1. Actas de presencia Las actas de presencia, de acuerdo con el art. 199 del RN, son aquellas que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorizacin, lo que el Notario ve, oye o percibe por sus sentidos. Pero es ste un concepto que en realidad puede predicarse de todas las actas. Como dice la doctrina, el acta de presencia sera el gnero y los diferentes tipos de acta, las especies. En la prctica, las actas de presencia constituyen una categora general donde se incluyen todas aquellas actas que no encajan en alguna de las restantes categoras a las que nos hemos referido ms arriba.
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Podran citarse como actas de presencia en sentido estricto las siguientes: Las que acreditan la existencia de una persona, previa identicacin. Tambin se puede utilizar el testimonio para esta nalidad pero ntese que el art. 203 del Reglamento del Registro Civil slo admite el acta notarial de presencia como medio de acreditar la vida de una persona. Las actas electorales. Las de la Juntas Generales de Sociedades o la de las Juntas de comunidades de propietarios. Las de presencia en relacin con algn hecho relacionado con un archivo informtico.
6.2. Actas de exhibicin de cosas y documentos Son actas de presencia. Su nalidad fundamental es hacer constar en el protocolo la existencia de cosas o documentos que estn en poder de una persona o en un lugar determinado. Cuando el acta tiene como objeto una cosa, sta se describir aadiendo las circunstancias que la identiquen. La descripcin puede completarse con fotografas, fotocopias o planos que se incorporan a la matriz. Tambin pueden aadirse las manifestaciones de peritos u otras personas. En relacin con las manifestaciones de peritos el art. 199 del RN establece que la percepcin del Notario no podr extenderse a hechos cuya constancia requiera conocimientos periciales. Este precepto debe interpretarse, de acuerdo con Carlos Sols Villa y Francisco Javier Morillo (2007), en el sentido de que el Notario redactar el acta segn lo que presencie o perciba por sus propios sentidos, lo cual excluye que su percepcin pueda resultar mediatizada por la valoracin que de los hechos pudiera realizar un perito. Cuestin distinta es que en el acta pueda tambin intervenir un perito que emite su valoracin de los hechos, la cual tendr el alcance que proceda. En la prctica el resultado es un acta mixta de presencia y de referencia cuyo requisito bsico es que la actuacin notarial y la del perito estn claramente diferenciadas.
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Cuando se trate de un documento, se transcribir en todo o en parte segn indique el requirente. As mismo este tipo de actas se emplean para posibilitar el testimonio de legitimacin de rmas en determinados documentos. Son las actas previstas en el art. 207 del RN y a las que con detalle nos vamos a referir a continuacin. 6.2.1. Legitimacin de rmas mediante acta de exhibicin de cosas y documentos El acta de exhibicin de cosas y documentos tambin se utiliza para legitimar las rmas de documentos que han de surtir efectos en el extranjero y para el reconocimiento de rmas de aquellos documentos de contenido negocial que por excepcin pueden legitimarse (los del prrafo 2 del art. 259 del RN) pero cuya rma ha sido puesta antes de comparecer ante el Notario. Como se ver en su momento, la legitimacin de rmas se realiza mediante el testimonio y no por acta. Pero para los documentos mencionados el Reglamento establece necesariamente que la legitimacin de las rmas se efecte en virtud de acta notarial. El art. 258del RN nos dice que slo pueden ser objeto de testimonio de legitimacin de rmas los documentos y certicaciones que hayan cumplido los requisitos de la legislacin scal, siempre que estos documentos no sean los comprendidos en el art. 1280del CC o en cualquier otro precepto que exija la escritura como requisito de existencia o de ecacia. Queda a salvo lo dispuesto en el art. 207 de este Reglamento. Las razones hay que buscarlas en la necesidad de evitar la confusin con el sistema notarial anglosajn en el que el Notario es un mero legitimador de rmas y no entra a conocer el contenido el documento. La consecuencia es que se evita el control de legalidad que es consustancial a la funcin notarial en Espaa. En esencia, lo que impide el art. 258 del RN, cuestiones scales aparte, es la legitimacin de las rmas de aquellos documentos que deban constar en escritura pblica ya sea porque sta constituye un elemento esencial del negocio jurdico o porque la escritura permite su publicidad o ecacia frente a terceros y ello porque la escritura pblica es el documento notarial por excelencia que permite al Notario ejercer plenamente su funcin de asesoramiento y de control de legalidad.
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Por otra parte, en los pases ajenos al sistema notarial latino, sobre todo los anglosajones, se produce un rechazo hacia las copias notariales al aparecer nicamente la rma del Notario y no la de los otorgantes. Para salvar esta contradiccin entre sistemas notariales es por lo que el art. 207.2.2 del RN permite la legitimacin de rmas de documentos de contenido negocial que han de surtir efectos en el extranjero mediante un acta de exhibicin de cosas y documentos que se asemeja por su contenido a una escritura. Esta acta, por tanto, contiene una identicacin de los interesados que declararn que las rmas son las suyas si el documento ha sido rmado con anterioridad, que conocen el contenido del documento y que quieren que produzca efectos que le sean aplicables conforme a lo previsto por leyes extranjeras. Asimismo el acta debe incluir juicio de capacidad y suciencia de facultades y se le unir un ejemplar del documento, original o fotocopia. Una vez autorizada el acta y como consecuencia de la misma, se procede a extender el testimonio de legitimacin de rmas en el documento privado, basndose la legitimacin en haber sido puestas las rmas ante el Notario o en el reconocimiento que hace el rmante. En el testimonio se har breve resea del acta. A su vez en el acta se expresar, literalmente o en relacin, el texto del testimonio de legitimacin. Existe una segunda excepcin a la limitacin establecida para la legitimacin de rmas en documentos de contenido negocial. Se trata de los documentos recogidos en el prrafo 2 del art. 259 del RN: letras de cambio y dems documentos de giro, plizas de seguro y reaseguro y en general, los documentos utilizados en la prctica comercial o que contengan declaraciones de voluntad. Se pueden citar, entre estos ltimos, el documento de adopcin, determinados poderes para actuar ante la administracin tributaria, la compraventa de aeronaves construidas en el extranjero, nombramiento de cargos societarios, transmisin de derechos sobre la propiedad intelectual o industrial y en general todos aquellos no comprendidos en el art. 1280del CC o en algn otro precepto que exija la escritura pblica como requisito de validez o de ecacia. Pues bien, si la rma ha sido puesta en presencia del Notario para la legitimacin bastar el simple testimonio. Pero cuando en estos documentos la rma ha sido puesta antes de comparecer ante el Notario es necesario realizar el acta a la que se reere el art. 207.2.3 del RN.
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El RD 45/2007debera haber sido ms cuidadoso en su redaccin porque el art. 207.2.3 nos dice que el acta a la que nos venimos reriendo ser utilizable para efectuar, conforme al art. 262 de este Reglamento, el reconocimiento de propia rma puesta con anterioridad en un documento que, a juicio del Notario quedar sucientemente reseado o unido a sta, original o por fotocopia. Pero la referencia que se hace al art. 262 es errnea ya que en realidad se trata del prrafo 2 del art. 259. En esta acta tambin se deben observar los requisitos de identicacin del interesado, juicio de capacidad, legitimacin y suciencia de facultades en caso de que sea un apoderado. El contenido del acta se referir a la percepcin que el Notario tiene del reconocimiento que el requirente hace de su rma. En el acta se resear el documento o se le unir un ejemplar del mismo, original o en fotocopia. Una vez autorizada el acta se extender el testimonio en el documento.
6.3. Actas de subasta La nalidad del acta de subasta notarial es consignar la adjudicacin al mejor postor de una cosa o derecho, mueble o inmueble. Por su nalidad puede clasicarse como acta de control por parte del Notario. El Reglamento Notarial regula el acta de subasta en el art. 220, precepto que de momento ha quedado sin efecto al ser anulado por una sentencia del Tribunal Supremo de 20 de mayo de2008. Carlos Sols Villa y Francisco Jos Morillo (2007) sealaban que el RD. 45/2007 introduca una extensa regulacin de este tipo de actas donde, frente a la regla general en este tipo de instrumentos, las exigencias de fe de conocimiento, juicio de capacidad y legitimacin llegan a su mxima exigencia. Se hace necesaria una legitimacin especial: ser propietario de la cosa a subastar o tener un derecho de disposicin sobre ella (caso del acreedor pignoraticio).De todo ello se infera la aproximacin del acta de subasta a una verdadera escritura. Indicar, por ltimo, que el acta de subasta no constituye, en el caso de bienes inmuebles ni en aquellos otros supuestos as establecidos por la ley, ttulo para adquirir la cosa. Ser necesario otorgar por parte del requirente una escritura a favor del adjudicatario en el plazo que se establezca en el
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pliego de condiciones. Pero en el resto de los supuestos, por ejemplo bienes muebles, la copia del acta servir de ttulo al adjudicatario. El acta contiene dos declaraciones de voluntad, la oferta del requirente y la aceptacin del adjudicatario lo que constituye una excepcin a la regla general sobre el contenido de las actas.
6.4. Actas de publicidad Se incluyen por el art. 199 del RN dentro de las de presencia pero es ms correcto clasicarlas dentro de la categora de especiales o de control al haber intereses en juego, en este caso de los consumidores y usuarios. Por ello el Reglamento ha introducido la posibilidad de denegar el Notario su intervencin cuando considere que se puede inducir a confusin. Existen adems otras dos limitaciones en el uso de esta acta: el Notario aprobar previamente los textos e imgenes en que la publicidad se concrete y que en los mismos no aparezca su nombre.
6.5. Acta de protocolizacin El acta de protocolizacin es clasicada por el Reglamento como un acta de presencia aunque sera ms propio incluirla dentro de las actas de hechos del propio notario. Su objeto es unir un documento al acta propiamente dicha de forma que queda protocolizado con sta. El contenido del acta de protocolizacin es simple: La solicitud del requirente solicitando la protocolizacin del documento o bien la providencia judicial que lo ordena. El examen del documento por parte del Notario y su descripcin. La declaracin del Notario de que el documento se incorpora a la matriz del acta y en consecuencia al protocolo. Un supuesto relevante de protocolizacin, contemplado en el art. 213 del RN, es el de expedientes judiciales. Normalmente constituye su objeto los expedientes de aprobacin judicial de testamentos no notariales, es decir,
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los testamentos abiertos excepcionales, el testamento cerrado, el testamento olgrafo y los testamentos militar y martimo. La protocolizacin se efectuar por el Notario a requerimiento de cualquier persona que entregue el expediente con el auto judicial en el que se ordene la protocolizacin. Pero tambin el juez puede ordenar directamente la protocolizacin (supuesto del art. 693 del CC) por lo que se puede mantener que el acta no tiene requirente en sentido estricto. Pero se mantiene el principio de rogacin porque el Notario no acta de ocio. Otro supuesto de protocolizacin es el de documentos privados cuyo contenido sea el de acto o contrato. Su nalidad es la de evitar el extravo y dar autenticidad a la fecha por aplicacin de lo dispuesto en el art. 1227del CC. Pero como dice el art. 215 del RN, la protocolizacin se efecta sin ninguno de los efectos de la escritura pblica. Adems y para evitar la posible prescripcin del impuesto no podrn protocolizarse documentos sujetos al Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurdicos Documentados o al Impuesto de Sucesiones y Donaciones si en ellos no consta nota del previo cumplimiento de estas obligaciones scales. Queda la duda con respecto a aquellos documentos que estn sujetos a IVA. Un efecto aadido es la imposibilidad de extraer el documento incorporado al protocolo salvo cuando existan indicios de constituir cuerpo del delito y slo se podr hacer en virtud de providencia judicial.
6.6. Actas de depsito Este tipo de actas, que el Reglamento Notarial regula en el art. 216, acreditan que el Notario ha recibido una cosa en depsito. La nalidad del depsito puede ser de mera custodia, de garanta o acreditar fehacientemente la entrega de una persona a otra de una cosa. El depsito, adems de gratuito, tiene carcter voluntario por lo que el Notario podr imponer las condiciones que estime oportuno o rechazarlo. Puede no obstante que el depsito venga dispuesto por alguna ley, el denominado depsito legal, en cuyo caso habr que estar a lo dispuesto en la norma que lo regule, por ejemplo la Ley 2/1994 sobre subrogacin y novacin de prstamos hipotecarios.
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No deja de armarse que al tratarse el depsito de un contrato, el lugar adecuado donde debera reejarse sera una escritura y no un acta. Pero tambin se arma que, dado el principio de imparcialidad que debe informar la funcin notarial, sera contradictorio que el Notario como parte contratante redactase el documento. Rodrguez Adrados considera que estaramos ante un acta que no documenta contrato alguno, sino un hecho jurdico propio del Notario consistente en recibir en depsito, en determinadas condiciones, documentos, dinero u objetos. En el mismo sentido se puede aducir que la relacin jurdica que se establece es ms propiamente administrativa que civil como lo prueba el carcter no remunerado del depsito y que el depsito subsiste aunque un Notario sustituto se haga cargo del protocolo. En conclusin, el acta de depsito debe considerarse un acta en sentido estricto y por lo tanto no podr utilizarse la anterma POR M Y ANTE M que es la propia de las escrituras en las que el mismo Notario autorizante contrae obligaciones o se extinguen o posponen derechos constituidos a su favor. El acta se formaliza en un slo texto, sin necesidad de diligencias adicionales, donde constar el requerimiento o rogacin, la aceptacin en su caso y el hecho de recibir el depsito y las condiciones del mismo. Aunque el Reglamento no lo diga es muy importante sealar el plazo de duracin el depsito. En el depsito de talones bancarios es usual estipular la destruccin de los mismos si en un plazo determinado no han sido recogidos. No parece que el art. 216 del RN establezca un numerus clausus de cosas que puedan ser objeto de depsito pero su admisin tiene carcter voluntario para el Notario salvo en los supuestos en que por excepcin la ley disponga lo contrario. El objeto usual del depsito vendr constituido por valores, cantidades, o documentos, admitindose los extendidos en soporte informtico. stos se regulan de forma detallada en el art. 216.3, debiendo researse en el acta fecha, formato, extensin, unidad de medida y dems caractersticas tcnicas que permitan su identicacin. Habr de vigilarse especialmente la legalidad de su contenido dadas las dicultades de control de este tipo de soportes. De ah que el Notario pueda rechazar el depsito si se trata de programas informticos cuyo contenido no pueda ser razonablemente conocido, a no ser que el requirente depositante manieste que el contenido no es contrario a la ley o al orden pblico. Se
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trata de una solucin de compromiso ya que el examen del programa por un perito comprometera el secreto que se pretende con el depsito. Respecto a los depsitos en efectivo el art. 217 del RN dice, corroborando su carcter gratuito, que el Notario no podr obtener para s, el depositante o tercero rendimiento de las cantidades de las cantidades depositadas. Deber abrirse una cuenta especca no remunerada, sin que el Notario pueda desempear funciones de gestin respecto de dicho efectivo, cheques o fondos. Por motivos de seguridad el depsito puede conservarse en una caja de seguridad bancaria pero esta circunstancia le ser comunicada al requirente y consignada en el acta. La devolucin de la cosa depositada se efectuar de acuerdo con las condiciones establecidas en el acta y se reejar en la misma mediante nota rmada por el interesado, por el tercero designado o por sus representantes legales o voluntarios y autorizada por el Notario. Indicar, por ltimo, que El Reglamento Notarial recoga el denominado depsito sin acta pero con la reforma de 2007 desaparece su regulacin.
6.7. Actas de entrega de documentos, efectos, dinero u otras cosas y de ofrecimientos de pago Estas actas se encuadran por el Reglamento dentro de las actas de presencia pero pueden clasicarse de forma ms sistemtica dentro de las actas de hechos propios del Notario. El art. 200 del RN nos dice que el texto del acta comprender en lo pertinente, la transcripcin del documento entregado, la descripcin completa de la cosa, la naturaleza, caractersticas y notas individuales de los efectos. La nalidad de esta acta es posibilitar la entrega por parte del Notario del objeto a un tercero.La norma no aclara el rgimen jurdico aplicable a la tenencia del objeto por parte del Notario.Al ser una tenencia meramente instrumental,debe entenderse limitada en al tiempo estrictamente necesario para materializar la entrega.La custodia anterior y el traslado al lugar de la entrega sera responsabilidad del requirente que deber ponerla a disposicin del Notario en el momento y lugar de practicar la diligencia.Slo entonces el Notario estara sujeto,en principio, al art. 1094 del CC que establece
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que el obligado a dar alguna cosa lo est tambin a conservarla con la diligencia de un buen padre de familia.
6.8. Actas de remisin de documentos Las actas de remisin, de acuerdo con el art. 201 del RN, hacen constar el simple hecho del envo de cartas u otros documentos por correo ordinario, procedimiento telemtico, telefax o cualquier otro medio idneo y acredita el contenido de la carta o documento, la fecha de la entrega en la ocina postal o al funcionario de correos y en su caso la expedicin del reguardo de imposicin como certicado y la recepcin por el Notario del aviso de recibo. Las sucesivas actuaciones a las que hace referencia el precepto se documentan mediante diligencias. Se tratara de una verdadera acta de presencia y no de actos propios del Notario porque su actuacin se limitara a presenciar y constatar el hecho del envo pero no a efectuarlo materialmente. Se diferencian de las de noticacin y requerimiento en que estas actas no coneren al destinatario derecho a contestar. El Notario debe comprobar que el contenido de la carta o documento no es contrario a las leyes o al orden pblico. De ah que art. 201 indique que no admitir requerimientos para envos de sobre cerrado cuyo contenido no aparezca reproducido en el acta.
6.9. Actas de noticacin y requerimiento El Reglamento regula las actas de noticacin y requerimiento dentro de las de presencia pero la doctrina discrepa de este criterio considerando ms adecuado clasicarlas como de actos propios del Notario ya que requieren una cierta actividad por su parte. Son actas de uso frecuente. De acuerdo con el art. 202 del RN, las actas de noticacin tienen como objeto transmitir a la persona noticada una informacin o decisin del que solicita la intervencin notarial y las de requerimiento, adems, intimar al requerido para que adopte una determinada actitud.
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En numerosas ocasiones tienen por nalidad el ejercicio de derechos; tanteo, retracto, denegacin de prrrogas, etc. En estos supuestos y frente a la regla general, en la rogacin ser necesario identicar, apreciar la capacidad y en su caso la legitimacin del requirente. Fuera de estos casos bastar apreciar la capacidad natural y el inters legtimo. La rogacin se documenta mediante acta que abre el correspondiente nmero de protocolo. No deben confundirse el ejercicio de derechos con las declaraciones de voluntad negocial. Como supuesto prctico muy caracterstico se cita la posibilidad de la revocacin de poderes mediante acta de noticacin. Dado que la revocacin de poderes tiene naturaleza negocial es necesario subrayar que no puede realizarse mediante un acta de noticacin, debindose reejar en escritura pblica. Existe una limitacin derivada de la competencia funcional de los notarios. Ya que los notarios slo tienen competencia en el mbito extrajudicial no podrn, de acuerdo con el 206.2 del RN, aceptar requerimientos dirigidos a las Autoridades pblicas, Judiciales, Administraciones y funcionarios, sin perjuicio de que puedan dejar constancia en acta notarial de presencia de la realizacin por los particulares de acciones o actuaciones que le competan conforme a las normas administrativas. Tambin la competencia territorial en su doble mbito, municipal y de Distrito, supone una limitacin para el Notario. Una vez efectuada la rogacin o requerimiento, se practicar la noticacin que se reejar en la correspondiente diligencia donde se consignarn las particularidades e incidencias. En esencia, la noticacin consiste en transmitir una determinada informacin con independencia del conocimiento efectivo que de la misma llegue a tener el destinatario. La noticacin puede efectuarse, aunque no sea lo usual, mediante cdula enviada por correo certicado con acuse de recibo. La cdula contiene el texto literal de la noticacin o requerimiento y adems contiene un texto que explica la funcin noticadora. Ser suscrita por el Notario con media rma. Normalmente el requirente solicita que la noticacin se efecte mediante personacin del Notario lo que garantiza la fehaciencia de todo el proceso.
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Baste anotar aqu brevemente que el correo certicado no hace prueba fehaciente de su entrega al destinatario, ni del contenido del documento remitido. El destinatario de la noticacin o requerimiento tiene derecho a contestar de acuerdo con lo que establece el art. 204 del RN dentro de la misma acta en el plazo improrrogable de dos das hbiles. No podr efectuar a su vez otros requerimientos o noticaciones porque debern ser objeto de otra acta. Los gastos de contestacin son de cuenta del requirente, pero si su extensin excediera del doble del requerimiento o noticacin iniciales, el exceso ser de cargo del que contesta. Se podr realizar la contestacin en el mismo acto cuando la noticacin se efecta por el propio Notario o bien en una comparecencia posterior. Por ltimo, leyes especiales pueden establecer requisitos especcos para la prctica de las actas de noticacin y requerimiento.
6.10. Actas de referencia o manifestaciones Son actas de referencia aquellas en que el Notario acredita, a requerimiento de una persona, las manifestaciones lcitas que esta persona u otra hagan espontneamente en su presencia. Las actas de referencia deben clasicarse como de presencia aunque el Notario, como dice el art. 208 del RN redacte el texto usando las mismas palabras en cuanto fuere posible. Estas actas tienen una ecacia especca siendo necesario diferenciar entre: Las armaciones de hechos efectuadas por el Notario que estn protegidas por la fe pblica notarial y que slo puede ser atacada mediante querella de falsedad. Las manifestaciones efectuadas por el compareciente constituyen slo un principio de prueba por escrito y en consecuencia puede ser libremente apreciada por el juez. El Tribunal Supremo viene manteniendo en su doctrina que el acta de manifestaciones no suple la prueba testical y slo prueba que las manifestaciones han sido hechas ante Notario pero no garantiza su veracidad.
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En todo caso, en la redaccin de este tipo de actas debe tenerse presente la limitacin contenida en el art. 145.3.6 del RN en virtud de la cual no se puede formalizar un acto o contrato bajo una forma documental que no se corresponda. Es decir, que cualquier declaracin de voluntad que constituya, modique o extinga un negocio jurdico debe hacerse constar en escritura o pliza intervenida.
6.11. Actas de notoriedad El Reglamento dene en su art. 209 el acta de notoriedad como aquella que tiene por objeto la comprobacin y jacin de hechos notorios sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales y patrimoniales con trascendencia jurdica. La peculiaridad de las actas de notoriedad reside en que contienen un juicio o una calicacin. Los restantes tipos de actas tienen, en cambio, un contenido objetivo porque se limitan a reejar la percepcin sensorial que el Notario tiene de un hecho. Mediante el acta de notoriedad el Notario enjuicia, calica un hecho como notorio. Como dice Gom Salcedo (1992) el objeto de esta acta no es el hecho notorio sino la notoriedad del hecho. Se tratara adems de una notoriedad relativa, circunscrita a un grupo de personas o a una localidad o zona determinada, porque si la notoriedad fuese universal no necesitara acreditacin alguna. La doctrina discute la naturaleza del acta de notoriedad. Algunos consideran que, por su similitud con la instruccin de un sumario o expediente, se trata de un documento que queda fuera de los lmites de la funcin estrictamente notarial. As, un autor clsico como Gonzlez Palomino mantiene que se tratara de una actuacin propia de la jurisdiccin voluntaria. Esta tesis, minoritaria, se ha visto reforzada ltimamente con las reformas introducidas por la Ley 36/2006 en el art. 17 de la LN y por el Real Decreto 45/2007 en el art. 144 del RN al aadir que el contenido de las actas puede incluir los juicios y calicaciones del Notario. Sin embargo, la mayor parte de los autores considera que el acta de notoriedad es un acta en sentido estricto. Su peculiaridad radica nicamente en que el juicio del Notario no est amparado por la fe pblica y por lo tanto puede ser atacado mediante prueba en contrario.
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Las actas de notoriedad tienen multitud de aplicaciones prcticas y as se utilizan para la acreditacin de estado civil (soltero, viudo, divorciado), el uso de nombre y apellidos, el ejercicio de una profesin, la declaracin de herederos ab intestato, etc. La legislacin hipotecaria acude al acta de notoriedad para la reanudacin del tracto sucesivo, el registro de los excesos de cabida o para complementar un ttulo pblico de adquisicin conforme al art. 205 de la Ley Hipotecaria. No obstante, el Tribunal Supremo ha declarado nulo, en virtud de sentencia de 20 de mayo de 2008, el art. 210 del RN que desarrollaba el procedimiento especco de tramitacin del acta de notoriedad en este ltimo supuesto. Tambin leyes especiales de algunas Comunidades Autnomas recurren al acta de notoriedad para acreditar una situacin concreta como puede ser la convivencia de hecho de parejas no casadas. De acuerdo con el art. 209 del RN, en la tramitacin del acta de notoriedad deben observarse los siguientes requisitos: 1. Requerimiento por parte de la persona con inters legtimo en el hecho cuya notoriedad se pretenda acreditar. 2. Prctica por parte del Notario de cuantas pruebas estime necesarias lo que se har constar por medio de diligencias. Las pruebas documentales se incorporarn al acta ya sea en original o por testimonio. Por ejemplo en el supuesto del acta para declaracin de herederos abintestato se aportarn pruebas documentales como son el Libro de Familia del causante y los certicados de defuncin y del Registro General de Actos de ltima Voluntad. Deber constar, as mismo, una prueba testical consistente en la declaracin de dos testigos que conrmarn, entre otras circunstancias, la relacin de parentesco de personas que pretenden ser declarados herederos. 3. Juicio de notoriedad tras el examen y calicacin de las pruebas. El Real Decreto 45/2007 modic la tramitacin de este tipo de actas al introducir el sistema de doble acta con un acta inicial que se reserva para el requerimiento y una segunda que incluye las sucesivas diligencias con las pruebas practicadas y el juicio de notoriedad. En efecto, el art. 209 establece que el requerimiento al que se reere el requisito primero se formalizar mediante acta con la fecha y el nmero de protocolo del da del requerimiento. Concluida la
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tramitacin del acta se incorporar al protocolo como instrumento independiente en la fecha y bajo el nmero que corresponda en el momento de su terminacin, dejando constancia de la misma en el acta que recoja el requerimiento. Para los que sostienen que el acta de notoriedad es un expediente de jurisdiccin voluntaria el sistema de doble acta permitira instruir un expediente que concluira con un juicio de notoriedad equivalente a una resolucin judicial. El acta inicial incluira el requerimiento y las diligencias con las pruebas practicadas. La segunda acta contendra el juicio de notoriedad en base a los hechos que se consideren probados y a los fundamentos de Derecho aplicables. El art. 209 del RN establece que el juicio o declaracin de notoriedad es rme y ecaz por s slo sin necesidad de trmite o aprobacin posterior. Dos resoluciones de la Direccin General de los Registros y el Notariado de 11 de marzo y 18 de junio de 2003 conrman esta circunstancia y subrayan el carcter singular de este tipo de acta.
7. La revista administrativa o de comisario, su posible consideracin como acta notarial La revista administrativa o de comisario tiene como objeto, vericar la existencia en el servicio de cuantos sirven en la Armada, como principio en que se funda el derecho al percibo de sueldos, asignaciones, graticaciones y dems haberes personales. As lo establece el art. 1 de la Real Ordenanza de 1 de enero de 1885 por la que se regula la revista administrativa en la Marina. En el Ejrcito de Tierra la normativa al respecto la establece el Reglamento aprobado por Real Decreto de 7 de diciembre de1892. En el Ejrcito del Aire la regulacin se contiene en el Reglamento aprobado por Orden Circular de 15 de noviembre de1940. Todas estas disposiciones continan en vigor a la espera del desarrollo de la Disposicin Final nica del Reglamento de Retribuciones del Personal de las Fuerzas Armadas.
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La revista de comisario ofrece, aparentemente por las formalidades que rodean su desarrollo, algunas analogas con las actas de presencia y las de notoriedad, por cuanto unas permiten acreditar la existencia de una persona y las otras la notoriedad de un hecho en el cual fundamentar algn derecho. Pero una serie de diferencias nos permiten cuestionar estas semejanzas: En primer lugar la actuacin notarial tiene carcter rogado. Como dice el art. 3.1. del RN, el Notario no podr actuar nunca sin previa rogacin del sujeto interesado excepto en casos especiales legalmente jados. No ocurre as con la revista de comisario que normalmente se desarrolla de ocio. Por otra parte las actas se archivan y custodian en el protocolo notarial, lo que no ocurre con la revista de comisario. Pero la diferencia esencial, desde mi punto de vista, radica en en la nalidad de uno y otro documento. La nalidad del acta es acreditar un hecho o, en el supuesto del acta de notoriedad, la notoriedad del mismo. Con la revista de comisario lo que se pretende es la vericacin o comprobacin de algo (la existencia de personal en servicio) que en principio ya viene acreditado por la relacin nominal del personal que se va a proceder a revistar. Por todo lo anterior, la revista de comisario debera considerarse mucho ms como un acto de scalizacin, de defensa de los derechos de la Hacienda Pblica que un ejercicio de la fe pblica en el mbito castrense. Por lo tanto, su fundamento legal debe buscarse ms en la Ley General Presupuestaria que en la Ley o Reglamento Notariales.
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III. NOTARIA MILITAR EN ZONA DE OPERACIONES. NOTAS PRCTICAS EN RELACIN CON LAS ACTAS
1. Notas El fundamento legal para el ejercicio de la funcin notarial en campaa por parte de los fedatarios militares debe buscarse en el Decreto de 25 de septiembre de 1941 que en su art. 1 establece que sin perjuicio de lo dispuesto en el Cdigo Civil respecto a los testamentos, los espaoles que formen parte de fuerzas expedicionarias y mientras estn en campaa, podrn otorgar toda clase de actos y contratos que requieran intervencin notarial ante el Jefe u Ocial Interventor de la Unidad superior a que pertenezcan. Este precepto subraya, adems, el amplio carcter de la Notara Militar en campaa frente al muy limitado en tiempo de paz. Sin perjuicio de la amplitud que puede llegar a alcanzar la funcin notarial en campaa, nunca deber el Interventor en el desarrollo de esta funcin utilizar el trmino Notario ya que ste se reserva exclusivamente para los notarios civiles. En efecto, el art. 22.3 del RN establece que El nombre y ttulo de Notario slo podr usarse por los que integran el Cuerpo Notarial, sin que pueda utilizarse por otras personas aunque la legislacin vigente d a su actuacin carcter notarial. Por ello deber optar por denominaciones como Fedatario Militar, Interventor encargado de la Fe Pblica Militar o Interventor encargado de la Notara Militar entre otras. Las notas que se dan a continuacin pretenden facilitar el ejercicio de la funcin en zona de operaciones.
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Requisitos formales En la redaccin de las actas debern observarse todos los requisitos formales previstos en la normativa notarial en cuanto al encabezamiento con nmero de protocolo, grafa, espacios en blanco, mrgenes, nmero de lneas por plana o correccin de errores. Por lo que respecta al papel, las notaras militares carecen del papel especial para documentos notariales. En consecuencia y como medida de seguridad los documentos autorizados por los Fedatarios Militares debern realizarse, salvo circunstancias excepcionales, en papel ocial, numerando, rubricando y sellando con el sello de la Notara Militar todas las hojas. Idioma Las actas se redactarn en castellano o espaol pues este es el nico idioma ocial en las Fuerzas Armadas. Requisitos internos Es esencial el control de legalidad en el contenido de las actas por lo que no deben aceptarse en depsito, protocolizarse o remitirse sobres o documentos sin que previamente se haya comprobado su contenido. Por la misma razn, si el acta se reere a algn documento redactado en lengua que el Interventor desconoce, deber venir acompaado por su traduccin ocial. Si conoce la lengua deber consignarlo as. Debe tenerse tambin en cuenta, en lo que respecta al contenido, la nalidad instrumental que pretende el acta por lo que, de acuerdo con el art. 145.3.6del RN, deber evitarse documentar mediante este instrumento declaraciones de contenido negocial cuyo encaje apropiado es la escritura pblica. A la hora de ejercer su funcin el Fedatario Militar tendr presente los lmites derivados del respeto a los derechos fundamentales, sobre todo teniendo en cuenta que se est actuando dentro de un recinto militar, en muchas ocasiones prcticamente aislado y donde, en consecuencia, la lnea de separacin entre lo pblico y privado est muy difuminada.
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Lectura del acta y rma del requirente Las actas tambin debern ser ledas y rmadas por el interesado en todo aquello que le concierne. En un acta de presencia, por ejemplo, el requerimiento al menos deber ser ledo y rmado por el requirente. En el caso de que se practiquen diligencias complementarias, el Fedatario Militar invitar a que se suscriban por los interesados y por cualquier otra persona que est presente, nicamente cuando se extiendan en el lugar donde se practiquen. En cambio, cuando se trate, por ejemplo, de un acta de depsito o de manifestaciones, el requirente rmar una vez leda y antes de la autorizacin puesto que ha de dar su conformidad al contenido del documento. Ntese que en supuestos de urgencia libremente apreciados por el Fedatario Militar, el acta podr autorizarse sin la rma del requirente, lo que no afectar a la validez del acta. Autorizacin El acta debe ser autorizada por el Fedatario Militar con su rma, rbrica y sello de la Notara Militar. Lo mismo se har con las diligencias complementarias si el acta conlleva la prctica de las mismas. Protocolizacin La matriz u original del acta necesariamente habr de protocolizarse. El protocolo, de acuerdo con lo que establece el art 3 del Decreto de 25 de septiembre de 1941, ha de permanecer en zona de operaciones durante el ao natural por lo que ser el Interventor que se halle destacado a 31 de diciembre de ese ao el que remitir el protocolo completo a territorio nacional. El mencionado precepto dice textualmente que el Jefe u Ocial Interventor remitir a n de ao el Protocolo que hubiera formado a la Direccin General de Registros y del Notariado por conducto del Ministerio del Ejrcito (en la actualidad Ministerio de Defensa). Copias La copia slo puede ser suscrita por el Fedatario Militar, nunca por el requirente o interesados aunque se haga referencia a que sus rmas estn en
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la matriz con expresiones siguen las rmas o estn las rmas. Adems, en la clusula de suscripcin se deber hacer constar su el correspondencia con la matriz, requisito ste que no resulta evidente de la lectura del art. 241 del RN, donde se regula el contenido de esta clusula. Actas ms usuales Las actas ms frecuentes en zona de operaciones suelen ser las de presencia y dentro de las de presencia las de exhibicin de cosas. Normalmente estas actas tendrn como nalidad reejar el estado en que se encuentra un determinado objeto ya sea tras un accidente, traslado, etc. Se iniciarn normalmente a requerimiento de la autoridad competente, practicndose a continuacin las diligencias pertinentes. La labor de redactar las diligencias con una adecuada descripcin del objeto queda hoy en da enormemente facilitada con la posibilidad de incorporar fotografas ya sea en original o en copia. En este ltimo supuesto debern ser debidamente testimoniadas por el propio Fedatario Militar. Tampoco es necesario que se redacten en el lugar del hecho pues normalmente se carecer de medios para ello. Bastar que se tomen notas sucientes para luego efectuar la diligencia en la ocina de Intervencin. El art. 199 del RN nos dice que el acta de presencia no podr extenderse a hechos cuya constancia requiera conocimientos periciales. En realidad lo que quiere decirse es que la constatacin de los hechos no puede resultar mediatizada por la valoracin que de los mismos pueda hacer un perito. En la prctica se dan actas mixtas de presencia y de manifestaciones en las que a la pura percepcin del hecho se aaden las declaraciones de un perito. Por ejemplo en un acta se acredita por el Fedatario la existencia de unos daos y por parte del perito se hace una valoracin del alcance de los mismos, valoracin que tendr el alcance que proceda. En todo caso la actuacin del Fedatario y la del perito deben quedar claramente diferenciadas. Tambin se puede solicitar del Interventor que asista a la destruccin de material obsoleto o deteriorado por el uso. Son actas de presencia pero que implican una cierta actividad de control por parte del Fedatario Militar. Su realizacin no supone mayor dicultad.
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Tampoco son infrecuentes las simples actas de manifestaciones o de referencia en las que el Fedatario Militar recoge las manifestaciones, siempre lcitas, del requirente o de una tercera persona. Deber advertirse al autor de las declaraciones del alcance de las mismas. Un supuesto particular del acta de manifestaciones son las denominadas actas de invitacin a las que nos referimos a continuacin con cierto detalle.
2. Las denominadas actas de invitacin Las cartas de invitacin son declaraciones de particulares, asegurando costear todos los gastos relativos al alojamiento de extranjeros que pretendan acceder a territorio nacional por motivos de carcter turstico o privado y su nalidad es servir como documento de apoyo de la solicitud de visado ante los Consulados espaoles. La carta se formalizaba mediante un acta de manifestaciones o de referencia, tambin conocida como acta de invitacin. Pero la Orden de Presidencia de Gobierno 1283/2007, de 10 de mayo, por los que se establecen los trminos y requisitos para la expedicin de la carta de invitacin de particulares a favor de extranjeros que pretendan acceder a territorio nacional por motivos de carcter turstico o privado atribuye a las Comisaras de Polica la operativa relativa a estas cartas. No es infrecuente que en zona de operaciones se efecten requerimientos para realizar dichas actas. El Fedatario Militar debe denegar su actuacin en razn a lo sealado anteriormente: la competencia ha sido transferida a las Comisaras de Polica por lo que ha terminado la actividad notarial en esta materia.
3. Actas en caso de fallecimiento. Desgraciadamente, puede ocurrir que con ocasin del fallecimiento de miembros de los contingentes desplazados en zona de operaciones se requiera el ejercicio de la funcin notarial. Por Real Decreto nm 2394/2004 de 30 de diciembre de 2004 (BOE de 15 de enero) se aprueba el Protocolo para la recuperacin, identicacin,
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traslado e inhumacin de los restos mortales de los miembros de las Fuerzas Armadas, Guardia Civil y Cuerpo Nacional de Polica, as como de cualquier otro ciudadano espaol o del personal contratado individualmente por la Administracin espaola, que participe en tales operaciones. En el mencionado Real Decreto se regula con detalle el procedimiento a seguir en la recuperacin de restos mortales, su identicacin, traslado a territorio nacional, honras fnebres y apoyo a los familiares as como la documentacin preceptiva que debe reejar las actuaciones mencionadas. Esta documentacin incluye el atestado del instructor, el inventario de los efectos personales del fallecido levantado por el Jefe de la unidad, el Informe mdico del Ocial Mdico que incluya causa de la muerte e informe de identicacin inicial, el certicado mdico de defuncin en el caso que la identicacin haya sido posible, entre otros. El Real Decreto 2394/2004 no hace mencin expresa a lo que denominaramos auxilio notarial en ninguno de sus apartados. En la prctica, sin embargo, es norma que se requiera al Fedatario Militar para que reeje en acta cualquiera de las actuaciones contempladas en el citado Real Decreto. El acta ser simplemente de presencia cuando se trate de documentar la entrega de restos mortales o el inventario de los efectos personales del fallecido. Ser mixta de presencia y de manifestaciones cuando se trate de la identicacin de restos mortales porque se incluir el informe mdico que es en denitiva una declaracin pericial. En el caso de fallecimiento en la Unidad Sanitaria espaola de personal militar extranjero se efecta un acta muy sencilla documentando la entrega de los restos mortales, redactada a doble columna en espaol e ingls, rmada por el ocial mdico Jefe de la Unidad Sanitaria y la autoridad competente extranjera y autorizada por el Fedatario Militar.
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IV. LOS TESTIMONIOS

Antecedentes En el momento de su promulgacin la Ley Orgnica del Notariado nicamente regulaba las escrituras. De los documentos en los que constaban hechos se entregaba el original a los interesados y el Notario efectuaba una simple anotacin en un libro similar al Libro Indicador actual. Los Reglamentos de 1862 y 1874 ya contemplan aquellos documentos notariales que slo se reeren a hechos, es decir actas y testimonios, diferencindose unos y otros por la necesaria protocolizacin del acta. El testimonio, en cambio, no se protocolizaba devolvindose el original al interesado.
1. Concepto El ms tradicional se reere al testimonio como la armacin fehaciente, estampada en un documento que es copia o traslado de otro, segn la cual ste es completamente el a su original. Ms recientemente se dene el testimonio como aquel documento que entraa una dacin de fe sobre la concordancia de un documento con su original o de la pertenencia de una rma manuscrita o electrnica a determinada persona. Pero tampoco esta denicin es exacta porque los testimonios tambin pueden referirse a juicios realizados por el notario como es el caso del testimonio de vigencia de leyes o incluso a traducciones efectuadas por el Notario si conoce el idioma en que est redactado el documento.
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Siendo difcil dar una denicin omnicomprensiva del testimonio, incluso el Reglamento evita hacerlo, es mejor concretar el mbito de aplicacin de este documento notarial acudiendo a su contenido, contenido que por otra parte est sujeto a numerus clausus. En efecto, el artculo 144 del Reglamento Notarial en su ltimo prrafo dice: Los testimonios, legalizaciones y dems documentos notariales que no reciban la denominacin de escrituras pblicas o actas, tienen como delimitacin, en orden al contenido, la que el Reglamento les asigna.
2. Algunas cuestiones terminolgicas previas El art. 144 del RN. considera tanto a los testimonios como a las legalizaciones como instrumentos pblicos. Sin embargo la mayora de los autores estima que esta denominacin debe reservarse para aquellos documentos que se protocolizan, es decir escrituras y actas. Por cierto que las copias de las plizas mercantiles cuando estas se custodian en el Libro-Registro reciben la denominacin de testimonios lo que puede inducir a confusin. Tambin se hace necesario claricar la utilizacin que del trmino legalizacin se hace en la Administracin militar. Aunque gramaticalmente legalizacin signica comprobacin y conrmacin de un documento, notarialmente la legalizacin se dene como la certicacin que asegura la autenticidad de la rma y rbrica de un Notario. En el mbito castrense el trmino legalizacin se emplea como sinnimo de testimonio. As se habla de legalizacin de copias, rmas, etc. Algo similar ocurre con el empleo del trmino compulsa, muchas veces utilizado como sinnimo de testimonio. La Resolucin de la Subsecretara de Defensa de fecha 22 de abril de 1998, dispuso que en tanto se dictara la norma reglamentaria a que se reere el art. 46 de la Ley de Rgimen Jurdico y del Procedimiento Administrativo Comn, que los encargados de los Registros, tanto centrales como perifricos, del Ministerio de Defensa tienen capacidad para certicar en el ejercicio de su funcin y bajo la forma de compulsa, la coincidencia plena entre el documento original y su fotocopia, contenida en expediente que se les entrega cuando el interesado solicite conservar en su poder el documento original.
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El art. 8 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, vino a desarrollar lo previsto en el art. 46 para la Administracin General del Estado en el mismo sentido que la Resolucin mencionada, sealando que las ocinas de registro no estn obligadas a compulsar las copias de documentos originales cuando dichas copias no acompaen a solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano y que para el ejercicio de derecho de cotejo el ciudadano ha de aportar una copia del mismo. De todo lo anterior podemos deducir que la compulsa, aunque participa de la misma naturaleza del testimonio, se diferencia de ste en que es realizada por un funcionario titular de la fe pblica general y no de la especial, en que el funcionario no deja constancia en su archivo del acto realizado y en que el cotejo se efecta slo cuando las copias han de acompaar solicitudes, escritos o comunicaciones. Diferencia con escrituras, plizas y actas La diferenciacin con escrituras, plizas y actas tambin nos ayudar a delimitar el concepto de testimonio. La escritura incorpora una declaracin de voluntad. Pero el Notario no transcribe literalmente esa declaracin de voluntad sino que la modela o mejor dicho, la adeca, al redactar la escritura. La pliza intervenida tiene un contenido similar al de la escritura pero referido exclusivamente a actos y contratos mercantiles. En el acta se reejan, sin alterarlos, hechos, no declaraciones de voluntad. Exige asimismo una participacin activa del Notario ya que ste, como dice Nez Lagos, procede a narrar lo que ve, oye o percibe con sus sentidos. La actuacin del Notario en el testimonio puede decirse que es ms pasiva, no crea el documento. Acredita algo que ya le viene dado. Gom Salcedo (1992) nos dice que el contenido de testimonios y actas es sustancialmente idntico aunque el testimonio se caracteriza por la brevedad y simplicidad de la declaracin que formula el Notario. Adems, el contenido del testimonio es un contenido tasado. Como hemos visto ms arriba el art. 144 del RN nos dice que los testimonios tendrn el contenido que el Reglamento les asigne. En cambio las actas tienen un contenido ms amplio puesto que pueden referirse a aquellos hechos que por su naturaleza no puedan calicarse de actos y contratos.
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Por ltimo, y esta es una diferencia fundamental a la que ya se hecho referencia, las actas, plizas y escrituras se protocolizan, los testimonios, no.
3. Clases de testimonio I. Los testimonios se pueden clasicar por su forma en: a) Totales o parciales En los parciales se reproduce nicamente una parte del documento original Hacindose constar que en lo omitido no hay nada que ample, restrinja, modique o condicione lo transcrito. b) Literales o en relacin Los primeros implican una reproduccin literal del documento que se exhibe al notario, mientras que el testimonio en relacin contiene un extracto del original. II. De acuerdo con su regulacin reglamentaria los testimonios pueden ser: Testimonios por exhibicin. Testimonios de vigencia de leyes. Testimonios de legitimacin de rmas.
4. Testimonio por exhibicin Como indica el art. 251 del RN, mediante el testimonio por exhibicin los notarios efectan la reproduccin autntica de los documentos originales que les son exhibidos a tal n o dan fe de la coincidencia de los soportes grcos que les son entregados con la realidad que observen. Es decir, la diligencia del testimonio puede extenderse (al pie o al dorso) en la reproduccin del documento original pero tambin en fotocopias, fotos o planos, de los que se arma que concuerdan con el original reproducido, (por ejemplo, un objeto que se le muestra al Notario). Por ltimo, el testimonio por exhibicin puede ser utilizado para dar fe de la presencia de una persona ante el Notario (art. 251 in ne). Este es el tpico testimonio de fe de vida.
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Existe una gran coincidencia por lo que se reere al objeto de este tipo de testimonios y las actas de exhibicin de cosas y documentos. En la prctica la eleccin entre uno y otro documento vendr determinada por el inters de su conservacin en el Protocolo ya que este garantiza una mejor acreditacin del hecho en cuestin. En todo caso hay que hacer notar que el art. 363 del Reglamento del Registro Civil slo admite el acta como medio de acreditacin de la existencia de una persona. Lmites No se pueden testimoniar por exhibicin, segn el art. 252 del RN, los siguientes documentos: 1. Matrices, lo que es evidente porque de documento matriz slo se pueden expedir copias. 2. Los redactados en lengua no ocial en el lugar de expedicin del testimonio y que el Notario desconozca, salvo que se les acompae traduccin ocial. 3. Los documentos privados que debindose presentar ante la Administracin Tributaria, no lo hayan sido.
5. Testimonio por vigencia de leyes De acuerdo con lo dispuesto en el art. 255 del RN, el objeto de esta clase de testimonios es acreditar en el extranjero la legislacin vigente en Espaa o el estatuto personal del requirente. La mencin al estatuto personal del requirente debe relacionarse con la aplicacin del art. 9 del CC; la acreditacin de un estatuto personal determinar la ley personal aplicable. Ms que de un juicio de capacidad del requirente se trata de determinar las circunstancias legales que le son aplicables y de las cuales resultar su capacidad. La naturaleza del testimonio de vigencia de leyes es discutible. En realidad y aunque el testimonio contenga la frmula DOY FE, el Notario se ve obligado a realizar una labor de averiguacin como profesional del Derecho, ms prxima a la elaboracin de un dictamen que a la pura funcin
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notarial. Lo mismo se puede decir respecto a la acreditacin del estatuto personal. Si se considera el testimonio de vigencia de leyes como un juicio de carcter tcnico-jurdico, como un dictamen segn Gonzlez Palomino, su ecacia no es estrictamente la de un documento pblico por lo que puede ser atacado en el juicio pertinente mediante prueba en contrario.
6. Testimonio de legitimacin de rmas Segn el art. 256 del RN la legitimacin de rmas es un testimonio que acredita el hecho de que una rma ha sido puesta a presencia del Notario, o el juicio de ste sobre su pertenencia a persona determinada. El Notario no asumir responsabilidad por el contenido del documento cuya rma legitime aunque debe conocer el contenido del documento y abstenerse en su caso. Si el documento est en lengua extranjera y el Notario la desconoce, deber acompaarse traduccin efectuada por intrprete jurado. Procedimientos utilizables para la legitimacin de rmas El art. 259 del RN indica que el notario podr basar el testimonio de legitimacin en el hecho de haber sido puesta la rma a su presencia, en el reconocimiento hecho en su presencia por el rmante, en su conocimiento personal, en el cotejo con otra rma original legitimada o en el cotejo con otra rma que conste en el Protocolo o Libro Registro. En la diligencia del testimonio se debe resear expresamente el procedimiento utilizado. Como vemos, el art. 259 recoge tres tipos de procedimientos: el presencial, el reconocimiento hecho ante notario y los indirectos o no presenciales. El prrafo segundo del art. 259 exige para legitimar las rmas de letras de cambio y dems documentos de giro, plizas de seguro y reaseguro y en general, las de los documentos utilizados en la prctica comercial o que contengan declaraciones de voluntad, que sean puestas o reconocidas en presencia del Notario. El reconocimiento de la propia rma ante Notario es una novedad introducida por la reforma de 2007 que no deja de suscitar controversia pues parece ms adecuado en este caso la utilizacin del acta de exhibicin de documentos
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prevista en el art. 207.2.3 y que no ha sido modicado ni derogado por la mencionada reforma. Gom Lanzn (2007) es partidario de una solucin eclctica que llevara a admitir como regla general el reconocimiento directo sin acta salvo, por prudencia, en los supuestos contemplados en el prrafo segundo del art. 259 por tratarse de declaraciones de voluntad o documentos mercantiles. Tambin se discute por la doctrina si el art. 259 contiene un numerus clausus de procedimientos o si la inclusin por el legislador del trmino podr permite considerar lo dispuesto por este precepto como una lista abierta. La discusin es relevante por cuanto afecta a la posibilidad de utilizar el DNI o el pasaporte como medio de cotejar la rma cuya legitimacin se pretende. La opinin mayoritaria es favorable a considerar que el actual Reglamento no establece una lista cerrada de medios legitimadores y que por tanto es factible el cotejo con el pasaporte o DNI. En denitiva tanto en el DNI como en el pasaporte las rmas se ponen en presencia de un funcionario, titular de fe pblica general, por lo que se puede fcilmente sostener que dichas rmas han quedado sucientemente acreditadas. En apoyo de esta tesis puede citarse adems el art 1.2 del RD 1553/2005 que establece que el Documento Nacional de Identidad acredita los datos personales consignados en el mismo. Ms difcil resulta mantener que las rmas que aparecen en otros documentos como pueden ser el carn de conducir o la tarjeta de identidad militar (TIM) sirvan como instrumentos de cotejo ya que no han sido puestas en presencia de funcionario pblico al ser tramitados. Supuestos especiales de legitimacin de rmas Pueden considerarse como supuestos especiales la legitimacin de rmas de funcionarios en el ejercicio de sus cargos y las legitimaciones de la huella digital y de la rma electrnica. De acuerdo con el art. 257 del RN, la nota de visto y legitimado, con la fecha y todos los elementos de autorizacin notariales puestas al pie de cualquier documento ocial, o expedido por funcionario pblico en el ejercicio de su cargo es testimonio de que el notario considera como autnticas, por conocimiento directo o identidad con otras indubitadas, las rmas de los funcionarios autorizantes y hallarse stos, segn sus noticias, en el ejercicio de sus cargos a la fecha del documento.
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Este testimonio produce un doble efecto: no slo se acredita que la rma pertenece a una determinada persona sino que esta persona es un funcionario que se halla en el ejercicio de su cargo. La especialidad del de legitimacin de huella digital, regulada en el art. 261 del RN, viene dada por su carcter excepcional. Slo se dar cuando el que hubiere de suscribir el documento no pueda o no sepa escribir y la impresin de la huella dactilar se har necesariamente en presencia del Notario. El art. 261 del Reglamento, modicado por la reciente reforma, contempla la posibilidad de legitimar rmas electrnicas. Esta legitimacin, adems de tener las mismas limitaciones que para los documentos en soporte papel, requiere que la rma se ponga en presencia del Notario y que se compruebe la vigencia del certicado electrnico. Documentos cuya rma no puede ser legitimada El art. 258 del RN dispone que slo pueden ser objeto de testimonios de legitimacin de rmas los documentos y las certicaciones que hayan cumplido los requisitos establecidos por la legislacin scal, siempre que estos documentos no sean de los comprendidos en el art. 1280 del CC, o en cualquier otro precepto que exija escritura pblica como requisito de existencia o de ecacia. Queda a salvo lo dispuesto en el art. 207 de este Reglamento. Aade el art. 258 que no podrn ser objeto de dichos testimonios la prestacin unilateral de garantas, ni los contratos de carcter mercantil que el art. 144 de este Reglamento dene como propios de las plizas cuando exista pluralidad de partes con intereses contrapuestos. Las limitaciones son, por tanto, de un doble carcter: scal y de forma. La limitacin de carcter scal tiene como nalidad el evitar la prescripcin del impuesto que grave el documento en cuestin. En efecto, por aplicacin del art. 1227 del CC, el notario como funcionario que acta por razn de su ocio da una fecha cierta al legitimar la rma, momento en el que empieza a correr el plazo de prescripcin. La limitacin por la forma del documento nos viene dada por el art. 258 cuando nos dice que slo pueden legitimarse las rmas de los documentos no comprendidos en el art. 1280 del CC o en cualquier otro precepto que exija la escritura pblica como requisito de existencia o ecacia. Esta limitacin encuentra su fundamento en un control de legalidad que es consustancial
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a la funcin notarial. Cuando el Notario redacta una escritura procura que las declaraciones de voluntad de los particulares se ajusten a Derecho lo que tiene, en denitiva, un efecto cautelar o preventivo. Se consigue la proteccin de intereses evitando disputas judiciales debido al extraordinario efecto probatorio que tiene la escritura pblica. Se consigue por otra parte limitar la penetracin del sistema notarial anglosajn en virtud del cual los notarios son meros legitimadores de rmas desentendindose completamente de la redaccin del documento. Cualquier disputa sobre el contenido del mismo debe ser solventada ante el juez, que lo valorar libremente. Denegacin de la legitimacin de rmas segn la forma exigida para el documento La forma es un requisito en cierta manera implcito a toda declaracin de voluntad negocial ya que consiste en el medio utilizado para que conste en el trco. La escritura puede exigirse de dos formas: constitutiva o de ecacia. Como forma de ser o como forma de valer en la terminologa de Gonzlez Palomino. La forma constitutiva es un elemento esencial del negocio jurdico, es forma de ser del mismo. No puede existir sin escritura, es nulo. Cuando la escritura se exige como forma de ecacia, como forma de valer, el negocio jurdico es vlido pero no ser ecaz frente a terceros mientras no se eleve a escritura pblica. La regulacin que nuestro ordenamiento jurdico hace de la forma como elemento negocial es confusa. Es necesario recordar que el art. 1280 del CC, a pesar de su aparente carcter taxativo, no exige la escritura como elemento esencial, como forma de ser del negocio jurdico y as lo ha reiterado la jurisprudencia en numerosas ocasiones. Tampoco ayuda a aclarar mucho ms la cuestin el prrafo primero del art. 258 del RN cuando se reere, sin mayores precisiones, a cualquier otro precepto que exija la escritura pblica como requisito de existencia o de ecacia. La escritura pblica tiene carcter tiene de elemento esencial o constitutivo en los denominados negocios solemnes como son el testamento cerrado y abierto, en la emancipacin, donacin de inmuebles, capitulaciones matrimoniales, enteusis y derecho real de hipoteca.
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Pues bien, en aquellos casos en los que la escritura sea requisito esencial, se deber denegar la legitimacin de rmas porque estaremos ante un negocio nulo, inexistente. En los supuestos en los que la forma es forma de valer la cuestin sera ms discutible puesto que el negocio jurdico es vlido con independencia de la forma utilizada si bien su reejo en escritura pblica, adems de proporcionar control de legalidad, tiene otras ventajas aadidas (inscripcin registral, prueba plena, carcter ejecutivo).Existen, sin embargo, opiniones favorables a la posibilidad de legitimar las rmas puestas en documentos privados, legitimacin que vendra justicada por la necesidad de agilizar el trco jurdico. Sin embargo, una mayora de autores coincide en la necesidad de restringir la legitimacin de rmas en aquellos negocios jurdicos para los que alguna norma y no slo el art. 1280, exija la escritura pblica aunque no sea requisito esencial para su validez y en este sentido es como debe interpretarse el primer prrafo del art. 258 del RN. Todo ello, porque como dice Vallet de Goytisolo (1979) la seguridad jurdica negocial mediante la actuacin notarial plasmada en la redaccin cualicada y autenticada de la escritura pblica alcanza su logro en el mximo grado posible. La nalidad ltima del art. 258 es evitar la confusin entre los sistemas de notariado anglosajn y latino. El notario anglosajn es un mero legitimador de rmas y no se responsabiliza del contenido del documento. En caso de disputa ser necesario acudir a los Tribunales. El sistema latino en cambio tiene un carcter cautelar o preventivo. El Notario espaol al responsabilizarse de la redaccin del instrumento pblico asegura la realizacin espontnea del Derecho sin necesidad de acudir a la tutela judicial. Legitimacin de rmas y acta de exhibicin de documentos En determinadas circunstancias y para ciertos documentos el Reglamento notarial establece una excepcin: necesariamente la legitimacin debe venir precedida por la tramitacin de un acta de exhibicin de cosas y documentos. Se trata de los documentos privados que han de surtir efectos en el extranjero y de aquellos de contenido negocial que por excepcin pueden legitimarse(los del prrafo segundo del art. 259) pero cuya rma ha sido puesta antes de comparecer ante el Notario.
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Para el supuesto de documentos que han de surtir efectos en el extranjero el acta a la que hacemos referencia viene regulada en el art. 207.2.2 del RN. Se trata de una excepcin prevista en el art. 258 al principio general de prohibir la legitimacin de rmas de documentos privados cuando la forma exigible es la escritura pblica. Como dice Gom Salcedo (1990) en los pases anglosajones son a veces acogidas con recelo las copias autorizadas de escrituras pblicas, generalmente poderes, porque estn acostumbrados a examinar el original rmado por el interesado. En los pases de sistema anglosajn la norma es admitir poderes extendidos en documento privado si la rma est legitimada por el notario y en cambio se miran con suspicacia las copias notariales sin rma. Como sabemos, en los sistemas latinos las copias no son rmadas por los otorgantes y nicamente aparece la autorizacin del Notario. Por ello y para posibilitar la ecacia en el extranjero de documentos privados el Reglamento permite la legitimacin de las rmas mediante un acta que tiene incluso elementos de una escritura pues debe contener el juicio de capacidad y la fe de conocimiento adems de la declaracin de los interesados de que conocen el contenido del documento. Para los documentos de contenido negocial en los que el interesado ha puesto su rma antes de comparecer ante el Notario el art. 207.2.3 del RN tambin regula un acta que posibilita su legitimacin. Su contenido se reere bsicamente a la percepcin que el Notario tiene del reconocimiento que de su propia rma efecta el requirente.
7. Documentos extranjeros en Espaa Se trata de una caso inverso al contemplado en el art. 207.2 del RN. Cada vez son ms frecuentes, debido al incremento del trco, la presentacin de documentos otorgados en el extranjero, usualmente poderes, redactados por el propio interesado y en los cuales la actuacin del notario extranjero se limita a una legitimacin de las rmas. El problema fundamental reside en delimitar la admisibilidad de estos documentos en territorio nacional, cuando hemos visto que el principio general que informa nuestro ordenamiento es el de la primaca de la escritura pblica sobre el documento privado. Frente a la postura de algunos autores
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partidarios de una amplia exibilidad, la mayor parte de la doctrina se inclina por la teora de la equivalencia de formas en virtud de la cual en todo documento extranjero habra que exigir al menos una identicacin y un juicio de la capacidad del compareciente, as como la legitimacin efectuada por el Notario del pas de que se trate. Cuestin distinta, que se estudia en otro lugar, es la de la legalizacin de la rma del Notario extranjero.
8. Requisitos comunes a todos los testimonios De acuerdo con el art. 262 del RN, adems de los requisitos formales que luego veremos, debe existir inters legtimo del solicitante y conocimiento del contenido de los documentos testimoniados a efectos de apreciar el inters legtimo y que dicho contenido no es contrario a las Leyes o al orden pblico. El concepto de inters legtimo, seala Gom Salcedo (1990), resiste toda sistematizacin por las variadas situaciones que presenta la vida prctica. Su apreciacin queda a discrecin del Notario, sobre todo ponderando el posible perjuicio a terceros. Se sostiene, por ejemplo, que slo el fotograado tiene inters legtimo para que se testimonie su fotografa o que se podr denegar la autenticacin de un DNI al que no sea su titular. Pero la decisin del Notario no puede ser arbitraria y por tanto puede ser objeto de recurso. La exigencia de que el contenido del documento no sea contrario a las leyes y al orden pblico parece estar en contradiccin con el objeto del testimonio. En los testimonios lo que se acredita es un hecho sin conexin alguna con la causa que lo origina y de ah que el art. 256 del RN para el testimonio de legitimacin de rmas indique que el Notario no asume ninguna responsabilidad por el contenido de los documentos cuyas rmas legitime. No obstante una de las funciones caractersticas del Notariado es el de asegurar la legalidad de hechos, actos y negocios jurdicos. De ah que en los testimonios al Notario se le encomiende mantener un control de legalidad dirigido en el caso de los testimonios a velar, sobre todo, por el cumplimiento de la normativa de carcter penal.
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9. Requisitos formales Como requisitos formales el art. 262 establece que el testimonio se extender en el propio documento. De no ser posible, la diligencia del testimonio se realizar en folio de papel timbrado exclusivo para documentos notariales que se unir al documento testimoniado. Si el testimonio se extendiese en folios de papel exclusivo para documentos notariales se resear su numeracin en la diligencia. En la diligencia ha de constar el lugar y la fecha y deber autorizarse con signo, rma, rbrica y sello del notario y el de seguridad creado por el Consejo General del Notariado. Los testimonios se caracterizan por su simplicidad y por ello en la prctica se tiende a efectuar diligencias con un texto muy breve cuando, por ejemplo, se testimonian fotocopias. El art. 271 del RN permite usar cajetines o medios de impresin adecuados para los testimonios de legitimidad de rmas de funcionarios y particulares y las legalizaciones notariales. Por ltimo indicar que en la diligencia se resear, en su caso el nmero que corresponda a la anotacin del documento en el Libro Indicador.
10. Valor del testimonio Un documento privado testimoniado no se convierte en pblico aunque adquirir fecha cierta frente a terceros por aplicacin del art. 1227 del CC. Sin embargo el testimonio por s mismo es un documento pblico por lo que le ser de aplicacin el art. 1218 del CC que dice que los documentos pblicos hacen prueba del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de ste. Es decir, que el testimonio coincida con el documento original en una fecha determinada. Cuando se testimonian copias de copia, el testimonio no presupone la coincidencia entre sta y su original. Otra cuestin que tiene un alcance prctico muy importante es si el testimonio puede valer como sustituto del documento original. Segn Rodrguez Adrados (1974), la regla general es que el testimonio tiene valor sustitutorio respecto al original. Es decir, que una fotocopia autenticada puede sustituir en las esfera administrativas y del trco al original al estar ampara63
da por la fe pblica. Esto es muy frecuente en la tramitacin de expedientes administrativos donde los originales son reemplazados por fotocopias. Pero la regla general tiene numerosas excepciones porque en muchas ocasiones no es slo necesaria la existencia del documento, sino tambin su posesin. En el caso, por ejemplo, del carnet de conducir o del permiso de armas que pueden haber sido retirados por la autoridad competente, la fotocopia testimoniada slo valdr como un principio de prueba. Un supuesto que tiene gran trascendencia prctica es el del valor sustitutorio de los testimonios de poderes. En la actualidad est plenamente reconocida la doctrina de la legitimacin formal en virtud de la cual es necesaria la exhibicin del ttulo (la copia autorizada por el Notario) para poder acreditar el poder. En consecuencia, la exhibicin de un testimonio no basta al apoderado para ejercer las facultades que correspondan. Todo ello sin perjuicio de sealar, si el poder ha sido revocado, los perjuicios que puede causar al poderdante la existencia de testimonios al crear una apariencia jurdica de subsistencia. Tambin podemos preguntarnos qu valor tienen los testimonios de legitimacin de rmas en los casos en que stas no han sido puestas a presencia del Notario. Aqu nos encontramos con un supuesto anlogo al del testimonio de vigencia de leyes. Se tratara de una opinin subjetiva del Notario prxima incluso al dictamen de carcter grafolgico. Sin embargo, como dice Gom Salcedo (1990), se crea una fuerte presuncin de autenticidad, similar a la que se da en el juicio de capacidad o en la fe de conocimiento, que slo podr ser destruida mediante una prueba rigurosa ante el Tribunal correspondiente. Incluso podramos discutir la fehaciencia del testimonio basado en la rma puesta ante Notario ya que un requisito previo como es la identicacin del rmante tambin es un juicio subjetivo del notario y como tal juicio no absolutamente fehaciente. La legitimacin de rmas no hace que el documento privado deje de serlo. Pero como ya se ha dicho, adquiere certeza en cuanto a la fecha, que empezar a contar frente a terceros en virtud de lo dispuesto en el art. 1227 del CC. Tampoco impide ejercitar la excepcin de documento no ledo, la denominada exceptio schaedula non lecta. Lo que se pretende con esta excepcin es alegar desconocimiento o un error sobre el contenido del docu64
mento privado que se ha rmado. Se trata, en denitiva, de alegar un vicio del consentimiento, uno se los elementos esenciales del negocio jurdico. En efecto, el art. 1265 del CC dispone que ser nulo el consentimiento prestado por error, violencia, intimidacin o dolo. Esta excepcin no es posible en el caso de escrituras y actas porque el notario da fe de la lectura del instrumento notarial y por tanto de que el interesado tiene conocimiento del contenido del documento. En el caso de los documentos mercantiles, como por ejemplo las letras de cambio, la legitimacin impide ejercer la tacha de falsedad de la rma en el juicio ejecutivo.
11. Testimonio de documentos redactados en otros idiomas Tras la reforma de 2007 el art. 252 del Reglamento prohbe realizar testimonios de documentos que estn redactados en lengua que no sea ocial en el lugar de expedicin del testimonio y que el Notario desconozca salvo que le acompae su traduccin ocial. Con anterioridad a la reforma de 2007, el mismo art. 252 permita testimoniar por exhibicin documentos en dialecto o lengua desconocida por el Notario en el entendimiento que la fe notarial se refera a la exactitud de la copia material de las palabras y no a su contenido. La dicultad para diferenciar la forma del signicado del texto daba lugar a fraudes. De ah la prohibicin contenida en el actual art. 252.2, prohibicin que adems debe ponerse en relacin con lo sealado en el prrafo primero del art. 262 que establece la obligacin de conocer el contenido del documento testimoniado a efectos de que el mismo no sea contrario a las Leyes o al Orden Pblico, obligacin que en denitiva deriva del necesario control de legalidad inherente a la funcin notarial. Cabe inferir, a sensu contrario, a tenor de la redaccin dada al art. 252.2, que si el Notario conoce el idioma o dialecto en el que est redactado el documento podr efectuar el correspondiente testimonio. Este precepto debera adems interpretarse analgicamente con lo dispuesto en el art. 150 del RN que permite al Notario que conozca un idioma extranjero, traducir los documentos escritos en el mencionado idioma, que precise insertar o relacionar en el instrumento pblico.
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Por ltimo sealar que la circular 30/2002 del Colegio de Notarios de Madrid se anticipaba a la mencionada reforma del art. 252.2 al establecer que el Notario deber dejar constancia en la diligencia en virtud de la cual efecta el testimonio de que conoce la lengua en que est redactado el documento o bien que ha conocido su contenido mediante la traduccin que lo acompaa.
12. Archivo de testimonios: el Libro Indicador El Libro Indicador es un reejo del sistema notarial anterior a la promulgacin de la Pragmtica de Alcal. Los notarios entregaban a los otorgantes el documento original conservando nicamente una nota resumen del mismo. La Pragmtica de Alcal crea el moderno Protocolo al disponer que la escritura original se extienda en un libro encuadernado que queda en poder del Notario, entregndose a los otorgantes nicamente copias de aquella. En la actualidad el Libro Indicador queda reservado para los testimonios. Con la reforma del Reglamento de 2007 se le ha dado, adems, mayor relevancia al incorporar una segunda seccin. El art. 264 del RN establece que los notarios llevarn un Libro Indicador para cada ao natural, integrado por dos secciones, en la primera pgina de cada de una de las cuales pondrn nota de apertura y en la nal otra de cierre, ambas autorizadas con rma entera. Segn el art. 264, la seccin primera se llevar mediante asientos numerados consecutivamente para cada anualidad. Los asientos se autorizan con media rma y contendrn la fecha y las circunstancias que permitan identicar la actuacin que motiva el asiento. La seccin segunda, segn el mismo precepto, se llevar incorporando hojas numeradas en las que se reproduzcan los documentos testimoniados. El mismo artculo permite al Notario, eso s, bajo su responsabilidad, excluir la incorporacin de los testimonios por exhibicin que tengan por objeto documentos sucientemente identicables. Por sucientemente identicables entiende Gom Lanzn (2007) aquellos documentos originales que son de fcil cotejo. La incorporacin de la reproduccin al Libro Indicador tiene un efecto importante ya que presupone la dacin de fe por parte del Notario de la coincidencia respecto del documento testimoniado.
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Transcurrido un ao desde el cierre de las secciones el Notario podr reproducirlas en un archivo informtico que garantice su conservacin y reproduccin, procediendo en tal caso a la destruccin del soporte papel correspondiente.
BIBLIOGRAFA
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V. LEGALIZACIN DE FIRMAS NOTARIALES

1. Concepto Para que la rma de un Notario espaol sea universalmente reconocida es preciso que sea legalizada y que dicha legalizacin ofrezca garantas sucientes. La legalizacin puede denirse como la declaracin de que el signo, rma y rbrica son los que acostumbra usar el Notario y que ste se halla en el ejercicio de su cargo en la fecha del instrumento. Los documentos notariales no legalizados no hacan fe fuera de la provincia de residencia del notario hasta que la Ley de 19 de diciembre de 1985 vino a establecer su fehaciencia en todo el territorio nacional sin necesidad de legalizacin. Subsiste este requisito para aquellos documentos que ha de surtir efectos fuera de territorio nacional, la denominada legalizacin diplomtica.
2. Naturaleza de la legalizacin de rmas notariales Por parte de la doctrina se ha planteado si la legalizacin no es una legitimacin de rma especial en razn de la rma que se legitima. El Reglamento regula la legalizacin en Seccin distinta de la de los testimonios pero la incluye dentro del Captulo dedicado a otros documentos notariales. La opinin mayoritaria se inclina por considerar la legalizacin como un certicado administrativo y no un documento notarial en sentido estricto como lo son las legitimaciones de rmas. Todo ello en razn en que normalmente se efecta por un Notario no actuando en calidad de tal sino como miembro de una corporacin pblica.
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3. Procedimientos El Reglamento Notarial establece dos procedimientos para la legalizacin de rmas notariales: la realizada por el cnsul del pas en el que el instrumento va a tener efecto y la legalizacin a travs de rganos espaoles. La legalizacin por el Cnsul del pas respectivo viene amparada por el art. 268 del RN, pero encuentra dicultades de aplicacin prctica, porque como dice Gom Salcedo (1992), los cnsules extranjeros a veces preeren no asumir esa responsabilidad o no se estiman facultados por su legislacin interna. La realizada por rganos espaoles sigue los siguientes trmites: la rma del Notario ser legalizada por el Decano del Colegio Notarial o en su caso por el Decano accidental. A su vez la rma del Decano ha de ser legalizada por la Direccin General de Registros y del Notariado en el Ministerio de Justicia y por ltimo se aadir la legalizacin del Ministerio de Asuntos Exteriores.
4. La apostilla de La Haya El Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 busca soslayar los inconvenientes prcticos derivados de la complejidad de los trmites previstos en el procedimiento diplomtico de legalizacin de rmas. En virtud del Convenio los pases rmantes han de sealar los rganos internos competentes para legalizar documentos con validez internacional. Fue raticado por Espaa mediante Instrumento de 10 de abril de 1978. El art. 269 del RN se remite al Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, donde se determinan las autoridades competentes para realizar la apostilla o legalizacin prevista en el Convenio de La Haya. Es necesario indicar que el Convenio no ampara nicamente los documentos notariales sino tambin los judiciales y administrativos. En el mbito notarial las autoridades competentes para efectuar la legalizacin son los Decanos de los correspondientes Colegios Notariales estampando en el documento una apostilla o clusula que debe ajustarse a un modelo ocial y que tiene la forma de un cuadrado de nueve centmetros de lado. La apostilla se est convirtiendo en el procedimiento usual de legaliza69
cin ya que cada vez son ms numerosos los pases adheridos al Convenio y sobre todo aquellos con los que Espaa mantiene un mayor trco jurdico. Subrayar que la tendencia actual en las relaciones internacionales se orienta hacia la supresin del trmite de legalizacin, incluso de la apostilla de La Haya, como ha ocurrido en el mbito judicial tras la rma del Convenio de Bruselas de 16 de septiembre de 1988 sobre reconocimiento y ejecucin de resoluciones judiciales. La doctrina notarial es contraria a la supresin del trmite de legalizacin por la prdida de garantas que ello supone.
5. Legalizacin de documentos otorgados en el extranjero La legalizacin de los documentos otorgados en el extranjero la realiza el cnsul espaol en el pas correspondiente. El Reglamento Notarial no es muy claro en esta cuestin ya que el art. 24 del Anexo II slo faculta a los cnsules para legitimar rmas. El Reglamento de la Carrera Diplomtica s faculta para legalizaren cualquier caso el problema de la legalizacin consular quedara soslayado para aquellos documentos otorgados en pases signatarios del Convenio de La Haya.
BIBLIOGRAFA
GOM SALCEDO, J.E. (1992). Derecho Notarial (p. 219) Madrid: Dykinson. VARIOS AUTORES. (2007): Legislacin Notarial. Contestaciones urgentes al programa de las oposiciones al ttulo de Notario, adaptado al nuevo Reglamento Notarial. Madrid: Colegio Notarial de Madrid.
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VI. OTROS DOCUMENTOS NOTARIALES

Dentro de esta categora se incluyen: La certicacin de saldo, que es un documento fehaciente en el que el Notario comprueba que el saldo jado por una entidad nanciera se corresponde con lo pactado por las partes en el ttulo ejecutivo, todo ello a efectos de lo dispuesto en el art. 572 de la LEC. Aunque el art. 218 del RN lo denomine documento fehaciente de liquidacin, se trata de una verdadera acta de control que tiene por objeto acreditarla liquidacin del propio crdito del requirente. El Notario comprobar y har constar el sometimiento expreso de las partes al art. 572 de la LEC y que la liquidacin se ha efectuado en la forma pactada por las partes en el ttulo ejecutivo. Este documento se acompaar al ttulo ejecutivo, ya sea escritura o pliza intervenida, para presentar la demanda de ejecucin. La certicacin de Libro-Registro, que es usada para acreditar el contenido de ste a efectos de la ejecucin. Slo sirven para la ejecucin de aquellas plizas intervenidas antes de la reformas de la Ley y del Reglamento notariales introducidas por la Ley 36/2006 y Real Decreto 45/2007.Segn la Disposicin transitoria 2 del RN se seguirn rigiendo por el RD1251/1997, de julio. Con anterioridad a la Ley 36/2006 la pliza en circulacin era era el documento original y no la copia. En consecuencia, el ttulo ejecutivo era ese documento original en poder del acreedor ms la certicacin notarial de conformidad con el asiento respectivo del Libro- Registro que garantizaba que la pliza no haba sido alterada.
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En la actualidad el sistema ha cambiado totalmente pues la pliza original se archiva en el LibroRegistro o en el protocolo y lo que circula es la copia que es un traslado autntico del original custodiado con lo que se hace innecesaria la presentacin de la certicacin. El sistema de certicaciones subsiste para las plizas intervenidas con anterioridad a la reforma.
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VII. NOTARA MILITAR EN ZONA DE OPERACIONES, NOTAS PRCTICAS EN RELACIN CON LOS TESTIMONIOS
De los diferentes tipos de testimonios el ms utilizado en zona de operaciones es el testimonio por exhibicin. Ser muy frecuente que se solicite del Fedatario Militar el testimonio de documentos militares, diplomas acreditativos, documentos nacionales de identidad, fotos, planos, etc. El procedimiento ms usual consistir en estampar la diligencia del testimonio en una fotocopia del documento original. No es aconsejable testimoniar fotocopias de fotocopia puesto que en esta ltima puede haberse introducido alteraciones respecto al original. Si se solicita testimoniar por exhibicin un documento redactado en idioma que se desconozca deber ir acompaado por la correspondiente traduccin, lo que no debera ofrecer en principio gran dicultad al disponer los contingentes militares espaoles de sus propios intrpretes. La traduccin debe estar suscrita por el traductor. Si el Fedatario Militar conoce el idioma en el que est redactado el documento lo har constar as en la diligencia. Menos usuales sern los testimonios por vigencia de leyes que tienen por objeto acreditar en el extranjero la legislacin vigente en Espaa o la del estatuto personal del requirente. Su naturaleza se aproxima ms a la de un dictamen que a una actuacin notariales conveniente subrayar que la acreditacin del estatuto personal es un verdadero testimonio por vigencia de leyes y no un juicio de capacidad. Se trata de la averiguacin de las circunstancias legales aplicables al requiren73
te derivadas de su vecindad civil o nacionalidad y las cuales determinarn su capacidad de obrar. No suele ser tampoco frecuente que en zona de operaciones se soliciten testimonios de legitimacin de rmas. Los ms usuales seran los de rmas de puestas en documentos militares o los de huellas digitales. Puede que ocasionalmente se inste la legitimacin de algn contrato de compraventa de bienes muebles o de un poder formalizado en documento privado. El Fedatario Militar debera en cualquier caso restringir la realizacin de estos testimonios por las razones que se expusieron al estudiar este tipo de documentos notariales y que son fundamentalmente de ndole scal y de seguridad jurdica. De ndole scal porque puede pretenderse la prescripcin de un impuesto por aplicacin del art. 1227 del CC. Al legitimar la rma del documento privado, el Fedatario Militar le est dando fecha cierta, momento en el que empieza a correr el plazo de prescripcin. El mismo efecto puede intentarse de forma indirecta mediante la remisin del documento por correo certicado con acuse de recibo por lo que tambin el Fedatario habr de denegar su actuacin. Razones de seguridad jurdica determinan que la Ley establezca el documento pblico como elemento formal de numerosos negocios jurdicos. La escritura pblica al ser un documento redactado por el propio Fedatario Pblico es mucho ms perfecto que el documento privado con rmas legitimadas y cuya redaccin ha sido efectuada la mayor parte de las veces por particulares sin formacin jurdica. Como ejemplo prctico puede citarse la discusin sobre la posibilidad de legitimar la rma de poderes extendidos en documento privado. Ya el art. 1280.5 del CC excluye esta posibilidad en gran nmero de supuestos al establecer que debern constar en documento pblico: el poder para contraer matrimonio, el general para pleitos y los especiales que deban presentarse en juicio; el poder para administrar bienes y cualquier otro que tenga por objeto un acto redactado o que deba redactarse en escritura pblica o haya de perjudicar a tercero. Se admiten en cambio para determinados trmites administrativos y en este sentido puede entenderse el art. 32.3 de la Ley 30/92 de Rgimen Jurdico y Procedimiento Administrativo Comn.
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La regla prctica ms segura es, sin embargo, extender el poder en escritura pblica siguiendo el principio general del art. 258 del RN. Cuando haya de cotejarse la rma mediante algn documento de identidad los medios ms seguros de cotejo son el DNI o el pasaporte. No as la tarjeta militar de identidad (TIM) o el permiso de conduccin ya que sus rmas no suelen ser puestas en presencia de los funcionarios encargados de su tramitacin. No es posible, por tanto, tener certeza de la veracidad de las rmas que aparecen en estos documentos. Por lo que respecta a las huellas digitales, la legitimacin deber hacerse preferentemente con la impresin de uno de los dos dedos ndices de acuerdo con lo dispuesto en el art. 191 del RN. Tambin debe evitarse realizar testimonios de poderes porque est plenamente reconocida la doctrina de que el poder se acredita mediante la exhibicin del ttulo (la copia del poder autorizada por el Notario).Por lo tanto el testimonio del poder no tiene valor sustitutorio suciente para ejercitar las facultades correspondientes. El poder puede revocarse mediante la retirada de la copia, pero si el apoderado dispone de testimonios se crea una apariencia jurdica que puede redundar en perjuicio del poderdante. En todos los testimonios deber apreciarse inters legtimo en el solicitante y que el contenido del documento no sea contrario a las leyes o al orden pblico. En caso contrario el Fedatario Militar podr denegar su actuacin. El Fedatario Militar no dispone del papel timbrado numerado exclusivo para documentos notariales propio de las notaras civiles. No obstante, como medida de seguridad, los testimonios, cuando no se efecten en el documento original como es el caso del testimonio de legitimacin de rmas, debern realizarse en papel ocial, rubricando, numerando y sellando con el sello de la Notara militar cada una de las pginas si son varias. La diligencia se extender en la ltima pgina dejando constancia del nmero de pginas y del nmero del asiento correspondiente en el Libro Indicador. Aunque la Instruccin n1/2006 no lo seale, el Fedatario Militar debera llevar en zona de operaciones un Libro Indicador separado del protocolo en el que se conservarn los testimonios realizados. Como
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los testimonios no forman parte del protocolo, es conveniente y necesario conservar alguna referencia de los mismos por si es preciso contrastar su veracidad. El Libro Indicador tiene carcter anual y en territorio nacional se conserva en la ocina de la Notara, no remitindose al Archivo de Protocolos. Sin embargo, dadas las especiales circunstancias que se dan en las zonas de operaciones, una vez transcurrido el ao los Libros Indicadores de las notaras militares deberan remitirse al Ministerio de Defensa para su conservacin y custodia. El Libro Indicador constar de dos secciones, en la primera pgina de cada una de las secciones se extender nota de apertura y en la nal otra de cierre. Las notas de apertura y cierre han de autorizarse con rma entera. En la primera seccin se registrarn mediante asientos numerados consecutivamente para cada anualidad las actuaciones realizadas y se consignarn las circunstancias necesarias para su identicacin. En la segunda seccin se incorporarn mediante hojas numeradas las reproducciones de los testimonios realizados. Una ltima nota en relacin con el Libro Indicador. El Reglamento Notarial deja cierta discrecionalidad en relacin a las copias de los testimonios que han de incorporarse al mismo. El art. 264 del RN permite al Fedatario, bajo su responsabilidad, excluir la incorporacin de los testimonios por exhibicin que tengan por objeto documentos sucientemente identicables. Por sucientemente identicables deben entenderse aquellos que son de fcil cotejo como puede ser el caso del documento nacional de identidad o de los documentos que forman parte de un expediente administrativo. En todo caso recordar que el precepto es restrictivo y que la exclusin se har bajo la responsabilidad del Fedatario Militar. Por ltimo, cabe preguntarse qu sentido tiene la legalizacin prevista en la Instruccin n1/2006 de la Intervencin General de la Defensa y que reeja lo dispuesto en el art. 2 del Decreto de 25 de septiembre de 1941. La Instruccin establece en el punto 2 del apartado correspondiente al ejercicio de la Notara militar que las copias de los documentos expedidos por el Interventor destacado autorizante debern estar legalizadas por el Jefe de la Plana Mayor de Mando de las Fuerzas expedicionarias. Se tratara de una legalizacin anloga a la de las rmas notariales, es una declaracin que
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efecta el Jefe de la Plana de que la rma corresponde al Fedatario Militar destacado y de que ste se halla en el ejercicio de su cometido en la fecha del documento. Esta legalizacin tendra el carcter de una certicacin administrativa, no notarial, consecuencia de la Fe Pblica General que corresponde al Jefe de la Plana Mayor de Mando.
BIBLIOGRAFA
INTERVENCIN GENERAL DE LA DEFENSA. (2007): Fe Pblica en las Fuerzas Armadas, Prontuario.
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I. LOS INSTRUMENTOS PBLICOS

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6. Las copias El Notario, dice el art. 17.1 de la LN, expedir copias.

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II. ACTAS NOTARIALES

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