PORTAL EMPRESARIAL

En primer lugar nos hacemos la siguiente pregunta: Qu es un Portal Empresarial? Un folleto ilustrado de nuestra empresa. Un arma de relaciones pblicas. Un soporte a las ventas. Una defensa ante los competidores.

Un portal empresarial es un instrumento potente e importante que ayuda a disear los procesos internos ms eficientes y optimizar las acciones de la empresa hacia afuera. Ventajas de un portal empresarial: La facilitacin rpida y optimizada de toda la informacin relevante bajo una interfaz nica. La optimizacin de los procesos y flujos laborales. La automatizacin de procesos. La integracin de nuevos servicios o aplicaciones segn las necesidades crecientes. La integracin de aplicaciones existentes y probados, lo que aumenta la aceptacin por parte de los empleados. El acceso ilimitado a toda la informacin y todos los servicios necesarios a travs de Internet y un navegador estndar. El enlace de informacin de diferentes fuentes.

El objetivo ms importante de un portal empresarial es la reduccin del caos que existe en muchas empresas en la manipulacin, el almacenamiento, la facilitacin, la transferencia y publicacin de conocimientos e informaciones. Como hemos visto, los Portales Empresariales tienen muchas ventajas, pero a la vez estos tambin tienen varias caractersticas relevantes que permiten a los empleados, clientes y socios una manera segura de acceder a toda la informacin y servicios necesarios para interactuar y colaborar con su

organizacin.

Dentro de las principales caractersticas que ofrece el Portal Empresarial se encuentran:

Caractersticas de un portal empresarial Mayor productividad Con el Portal empresarial los usuarios pueden acceder a distintos tipos de contenido e informacin desde un solo sitio, ahorrando tiempo y frustracin al no tener que estar movindose entre distintos sitios una y otra vez para obtener la informacin que necesitan para realizar su trabajo. Disponibilidad de la informacin La solucin facilita el acceso a los datos por medio de bibliotecas de documentos en las cuales los usuarios pueden acceder fcilmente a los documentos, adems cuenta un motor de bsqueda, con el cual los usuarios pueden encontrar, de manera rpida y sencilla, la informacin que necesitan, sin importar donde se encuentren. Integracin con Office 2003 La solucin est perfectamente integrada con MS Office 2003 de esta manera, es mucho ms fcil lograr que los usuarios adopten la tecnologa del Portal ya que esta se integra de manera transparente con las aplicaciones de uso cotidiano como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Adems al aprovechar los conocimientos previos de los usuarios, la capacitacin necesaria para que estos empiecen a utilizar y aprovechar el portal es muy poca. Diseo y modificacin de pginas en lnea El Portal empresarial ya que no es necesario saber programar para poder editar el contenido de una pgina; de esta manera, los usuarios pueden

agregar o modificar el contenido del las pginas del portal de manera muy sencilla, utilizando acciones tan bsicas como arrastrar y soltar y sin la necesidad de tener conocimientos de programacin. Mejor comunicacin entre los usuarios El portal cuenta con un sistema de notificaciones con el cual el usuario recibe avisos cuando alguien modifica un documento o un sitio dependiendo de las condiciones establecidas, adems, permite saber si un usuario en particular se encuentra en lnea y as poder conversar con el en tiempo real, ya sea por medio de audio y video o por mensajera instantnea. Mayor seguridad y un control administrativo ms sencillo El portal permite a los administradores del sistema asignar permisos dependiendo del rol que desempeen los usuarios en las diferentes reas del portal, en base a esto, se tiene control total sobre el contenido que puede visto y editado por un usuario. Comunidades y reas de trabajo El Portal le permite crear comunidades o reas de trabajo por ejemplo: un equipo de personas que se encuentran trabajando en un proyecto, pueden compartir ideas, documentos, informacin, dar seguimiento a reuniones, comenzar hilos de discusin, entre otras posibilidades, adems, puede otorgar a estos equipos la capacidad de disear y administrar completamente el sitio, sin requerir de la intervencin del departamento de sistemas. Creacin de Portales Personalizados El portal empresarial les da a los usuarios la posibilidad de crear un espacio en el cual estos pueden armar una pgina personal utilizando las herramientas del portal. En estas pginas personales los usuarios disponen de toda la informacin, a la que tienen acceso, contenida en el portal, con la ventaja de poder seleccionar solamente aquella que necesitan para realizar su trabajo. Las pginas personales ponen al

usuario en control de la informacin que a este le interesa ver, contribuyendo esto ltimo a la aceptacin y uso del portal de parte de los usuarios. Ya que estos pueden disear su portal personal de acuerdo a sus gustos y necesidades, y no en base al diseo general utilizado por los administradores del sitio principal.

LA IMPORTANCIA DE TENER DISEOS INTELIGENTES EN LOS PORTALES. Diseo con Estructura Inteligente

La estructura de un sitio determina que tan fcil es encontrar informacin especfica. Son mltiples los sitios que cuentan con contenidos importantes pero que difcilmente son consultados por los usuarios debido a desconocer de su existencia dificultad para encontrarlos. Mximo aprovechamiento del portal a travs de una correcta estructura de navegacin. Integracin de informacin relevante como parte de la estructura de cada pgina. Minimizacin de nmero de clicks para encontrar informacin especfica. Optima presentacin de trmites y servicios a travs de mecanismos inteligentes de clasificacin y mecanismos de bsqueda.

Diseo Inteligente

Un diseo inteligente determina la comodidad que experimenta el usuario al consultar un Portal, lo cual impacta el tiempo de visita y la frecuencia de retornos al mismo. Adecuada seleccin de tipografa y colores. Vestimenta y grficas adecuadas para facilitar la consulta de informacin.

 Congruencia en el diseo de las distintas secciones y pginas del portal.

Inteligencia en contenidos La inteligencia en contenidos considera la transmisin de informacin y conocimiento relevante y pertinente a travs de la adecuada

presentacin y contextualizacin de los activos del Portal. Frmulas de acceso inteligente a informacin en funcin de su demanda y relevancia. Transmisin de informacin implcita adicional y de alto valor agregado en funcin del formato de presentacin. Vinculacin de contenidos en distintas secciones del Portal de manera inteligente. Presentacin de contenidos en distintos formatos en funcin de la seccin o nivel de detalle deseado.

Operacin Inteligente

La operacin en un Portal evala el desempeo del sitio a travs de la adecuada actualizacin de los activos del Portal y evidencia de dicha actualizacin. Procesos de actualizacin, administracin y control de contenidos en tiempo y forma. Uso de manejadores de contenido para descentralizar y distribuir las tareas de actualizacin.