Manual de Ayuda al usuario

Procesos de Gestin del Talento Humano

Indice

INTRODUCCIN ...................................................................................................... 6 COMO INGRESAR AL SISTEMA? .......................................................................... 8 Recordar Contrasea ........................................................................................ 9 Cambio de contrasea ................................................................................... 11 Barra de navegacin ...................................................................................... 13 Ingreso a autogestin ...................................................................................... 14 DESCRIPTIVO DEL PUESTO .................................................................................... 15 RECLUTAMIENTO Y SELECCIN ........................................................................... 17 Introduccin...................................................................................................... 17 Objetivo ............................................................................................................. 17 Autogestin ....................................................................................................... 19 Solicitud de Personal ........................................................................................ 19 Puesto solicitado .............................................................................................. 20 Seleccin del puesto a solicitar ...................................................................... 21 Concursos Abiertos .......................................................................................... 24 Consultar puesto .............................................................................................. 27 PROCESO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO .................................................. 32 Efectuar el proceso de Evaluacin del Desempeo .................................. 33 Evaluar Colaboradores (Individual) ............................................................... 33 Evaluar Colaboradores (Grupal) .................................................................... 35

Autoevaluacin ................................................................................................ 38 Consulta en el proceso de gestin del desempeo ................................... 40 Respuestas de una evaluacin ...................................................................... 41 Calificaciones de empleados ........................................................................ 42

Tabla de Ilustraciones
Ilustracin 1: Ingreso al Sistema ............................................................................ 8 Ilustracin 2: Pantalla de Logeo........................................................................... 9 Ilustracin 3: Recordar Contrasea ................................................................... 10 Ilustracin 4: Formulario recordar contrasea ................................................. 11 Ilustracin 5: Cambio de contrasea ............................................................... 11

INTRODUCCIN El Sistema de Recursos Humanos cuenta con una serie de servicios (mdulos) prcticos, con caractersticas competitivas, que sirven para el manejo de las diferentes necesidades que se presentan en la incorporacin y seguimiento del personal en la empresa. Constituye una herramienta prctica para todas las Unidades de Recursos Humanos, en la definicin de los parmetros, la administracin, la motivacin y el desarrollo de los procesos de Recursos Humanos, en forma automatizada, permitiendo as, un control sobre el desarrollo del personal, no solo con miras a un mejor desempeo en el puesto sino tambin con posibilidades de ascenso. Permite el manejo de un Expediente Electrnico por empleado, aportando soluciones giles y econmicas para el registro de la informacin personal, resolviendo problemas de espacio, de extravo y del uso ineficiente o parcial de cierta informacin. Es un modelo tal que permite registrar movimientos a la nmina ya sea por: ingresos, cargas obrero-patronales y deducciones. Todo lo anterior previo a una parametrizacin inicial de dichos conceptos de pago. Tambin realiza un clculo individual o masivo de nmina, con sus respectivos reportes, consultas y generacin de archivos para las diferentes entidades gubernamentales (CCSS, INS) y para efectos de pago a las entidades bancarias. Este sistema tiene entre sus principales funciones: Facilitar el manejo de la informacin bsica del trabajador

Generalizar el proceso de generacin de nminas mediante el uso de parmetros. Proporcionar informacin detallada sobre los movimientos del personal de la empresa. Realizar clculos de ajustes de salarios, ya sea por incrementos o deducciones al mismo. Tramitar acciones de personal. Tener un historial para la consulta de los diferentes movimientos realizados por el trabajador en la empresa. Interactuar con otros mdulos para el registro oportuno de los movimientos generados por la nmina. Permite evaluar el desempeo a fin de desarrollar y motivar al personal de la empresa. Ofrecer ayuda para capacitacin del personal con el objetivo de favorecer su desarrollo y lograr as un mejor desempeo de su puesto.

Los mdulos de esta aplicacin son: Autogestin Parmetros RH Administracin de Puestos Expediente y Nmina. Recepcin de Pagos. Evaluacin del desempeo Capacitacin y Desarrollo. Estructura Salarial. Control de Marcas. Reclutamiento y Seleccin

COMO INGRESAR AL SISTEMA?

Para ingresar al sistema de Sistema de Recursos Humanos, es necesario realizar los siguientes pasos: 1. Ingresar al navegador, digitar en el campo Direccin la direccin donde se encuentra instalada la aplicacin, por ejemplo http:vtecaplicscert.itcr.ac.cr/cfmx La direccin puede variar dependiendo del IP del quipo donde se realiza la instalacin del sistema, el resto de la direccin (/cfmx), es siempre la misma. Luego es necesario presionar la tecla Enter, con el fin de aceptar la direccin y buscar en el servidor los componentes de la aplicacin.

Ilustracin 1: Ingreso al Sistema La Ilustracin 1 muestra la direccin y forma de ingresar al sistema por medio de un navegador web.

2. Una vez realizado el paso #1, se despliega la pantalla de login, en la que se solicita, la empresa a la cual se va a ingresar, el usuario que va conectarse y la contrasea de este. Una vez que se digita esta informacin se debe presionar la tecla Enter o hacer un click en el botn de Conectarse.

Ilustracin 2: Pantalla de Logeo

Recordar Contrasea
En el caso de que a un usuario se le olvide su contrasea para ingresar al sistema, solamente tiene que hacer un click en el link:

Ilustracin 3: Recordar Contrasea La imagen muestra la opcin que el usuario debe acceder en caso de haber olvidado la contrasea.

Se le desplegar un formulario, el cual tiene que llenar con el nombre de usuario y la empresa a la que pertenece, para poder obtener la contrasea. Antes de que pueda obtener la contrasea, el usuario deber de responder a una pregunta personal; la contrasea se le estar enviando por correo electrnico como recordatorio; esta contrasea no se presenta en pantalla a fin de mantener la seguridad de la aplicacin vigente en todo momento. El formulario que es necesario llenar a fin de recordar la contrasea por parte del sistema es el siguiente:

Ilustracin 4: Formulario recordar contrasea La Ilustracin 4 muestra los datos que el usuario debe completar en caso de haber olvidado su contrasea, dicha informacin es requerida para efectos de recuperar la misma.

Cambio de contrasea
En caso de que se desee cambiar la contrasea que se le ha proporcionado deber realizarlo en la opcin de Preferencias que se ubica en la parte superior de la pgina de inicio del sistema.

Ilustracin 5: Cambio de contrasea Tal como muestra la imagen para realizar esta accin el usuario debe usar la opcin de preferencias.

Una vez realizado el paso anterior, se despliega la pantalla de Mi cuenta, en ella se debe acceder a la pestaan Cambiar contrasea en la que se solicita, contrasea actual con la que se ingresa al sistema, la contrasea deseada que ser la nueva contrasea y se deber revalidar la misma en Confirme la nueva contrasea. Por ltimo se debe seleccionar una pregunta que servir de clave en caso de olvidar la contrasea. Una vez que se digita esta informacin se debe presionar la tecla Enter o hacer un click en el botn de Continuar.

Barra de navegacin
La barra de navegacin es una ayuda que se le presenta al usuario para que dirigirse en la aplicacin; la misma le mostrar la ruta por la que se ha desplazado, permitindole as, poder regresar a opciones anteriores en las que ha trabajado.

Por ejemplo si el usuario est trabajando en el mantenimiento de empleados, pero quiere regresar al men del Mdulo Expediente y Nmina, solo necesita hacer un click en ese link. Esta barra se muestra en todos los mantenimientos del sistema en la parte superior de las ventanas de la aplicacin.

Ingreso a autogestin
Una vez que usted ha ingresado al sistema le aparecer la siguiente pantalla de inicio, en ella se desplegar la opcin de autogestin que le permitir gestionar por s mismo la actualizacin y consulta de su realidad laboral. Incluye las consultas histricas de su expediente, incidencias y pagos, actualidad laboral y el expediente en s, adems de facilitar la actualizacin de los datos y la ejecucin de trmites preestablecidos

Dependiendo de los permisos que posea el usuario, as aparecern ms opciones en la pantalla de inicio.

DESCRIPTIVO DEL PUESTO

Ingresada la opcin de autogestin la informacin que se visualizar es la siguiente:

Desde esta vista usted podr consultar el descriptivo del puesto que se ubica en la opcin Mi Expediente, una vez que ingresa usted podr observar en la parte superior derecha la opcin Descriptivo del puesto.

Para consultarlo debe dar un click al botn del descriptivo del puesto y aparecer la informacin de su puesto.

RECLUTAMIENTO Y SELECCIN

Introduccin
El modulo de Reclutamiento y Seleccin ha sido creado con el objetivo de atender las diferentes solicitudes de personal; sean estas suplencias, consultas a los registros de elegibles y solicitud de concursos. Tiene como ventajas el poder realizar los siguientes trmites va digital: 1. La solicitud de apertura de un concurso 2. La consulta de concursos abiertos. 3. La aplicacin o participacin a un concurso 4. La solicitud de suplencia Constituyndose en una herramienta prctica y til para los requerimientos del programa de seleccin y reclutamiento. Lo que agiliza los distintos procesos de este programa.

Objetivo
Facilitar una gua para el usuario, que le permita realizar cualquiera de los trmites (ventajas) mencionadas anteriormente.

Autogestin
En este apartado el usuario tiene entre otras opciones: la posibilidad de solicitud de personal (solicitar un sustituto por: incapacidad mdica, por permisos con Goce de salario), o bien para proceder con el trmite de un concurso. As mismo el usuario podr observar cuales son los concursos que se tienen en promocin, y participar en los mismos.

Solicitud de Personal

En esta pantalla aparece una vieta que dice nuevo, se le da click, y nos lleva a:

Aqu el usuario(a) especfica los requerimientos: porcentaje de ocupacin (Jornada), justificacin, funciones bsicas y requerimientos adicionales y otros, el puesto que se solicita y motivo del pedimento.

Puesto solicitado
Se la da click a la opcin lista de puestos, ah despliega la lista de puestos vigente.

Seleccin del puesto a solicitar

Se ubica el cursor sobre el puesto que se requiere, se pone de color y se le da click.

Se selecciona el puesto, se completan las dems casillas o espacios correspondientes y se le da agregar.

La solicitud en guardada en el sistema. Posterior a Agregar debe dar click en aplicar, para que la solicitud sea enviada al coordinador (a) de la Unidad de Desarrollo de Personal para la distribucin correspondiente.

Una vez que la solicitud es aplicada, le aparecer al coordinador (a) para la distribucin; es decir para la asignacin de un responsable.

Concursos Abiertos
En esta opcin le permite saber cuales son los concursos que se promocionan, fecha de apertura y de cierre, requisitos y dems elementos del concurso.

Se le da click a la opcin de concursos abiertos. En esta pantalla aparecen los concursos que se encuentran abiertos o en promocin.

Se posiciona sobre el concurso que le interesa, cambia de color, y le da click para que se pueda ver: tipo de concurso, fechas de recepcin de ofertas (aplicacin al concurso); requisitos, periodo de nombramiento y hasta la descripcin del puesto si se requiere.

Consultar puesto
Al darle click a esta opcin aparece la descripcin del puesto.

Una vez que ha revisado la descripcin del puesto, puede cerrar la venta, dando click al botn rojo.

Le quedar la opcin inicial; y si lo desea puede participar en el concurso dando click en el botn inscripcin

Le aparece la opcin: Desea Inscribirse en el concurso

Marca aceptar, y el sistema lo incorpora automticamente a la lista de candidatos participantes. Le regresa a la pgina inicial de lista de concursos abiertos.

En caso que requiera aplicar en otro concurso, sigue el procedimiento anterior (desde concursos Abiertos). Una vez que el concurso cierre, no aparecer ms en autogestin y se proceder a confeccionar el acta de cierre correspondiente.

PROCESO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

El apartado de Gestin del Talento en la interfaz de Autogestin permite la ejecucin del proceso de evaluacin del desempeo de los funcionarios

de la Institucin. La imagen a continuacin muestra las diferentes opciones de este modulo.

Efectuar el proceso de Evaluacin del Desempeo

Evaluar Colaboradores (Individual)
En este vnculo, los funcionarios que tienen el rol de jefaturas pueden efectuar la evaluacin del desempeo de las personas a su cargo. Para efectuar este procedimiento es requerido ingresar a la opcin Evaluacin Colaboradores (Individual), en donde se desplegar una lista de los funcionarios por evaluar para cada uno de los procesos abiertos de evaluacin.

En este punto, se debe escoger el proceso de evaluacin requerido (Ubicndolo mediante el ttulo expuesto en la parte superior de la lista de funcionarios por evaluar) y el funcionario que se desea evaluar. Para ingresar se debe dar click en el smbolo situado al costado derecho de

la lista, en donde se desplegar el cuestionario de evaluacin.

Al efectuar la evaluacin, el usuario cuenta con la posibilidad de guardar la informacin vertida an cuando no haya finalizado con toda la evaluacin.

Al finalizar o guardar la evaluacin efectuada debe dar click al vnculo Regresar a lista en la parte inferior del cuestionario. En todo momento, antes de salir, debe guardar la informacin que gener. Al momento de volver a la lista de Evaluaciones del Desempeo Pendientes, se le presentar la lista completa de funcionarios evaluados y funcionarios por evaluar, a partir de ah puede continuar con la evaluacin de otro colaborador o salir del sistema.

En el caso que haya finalizado con la evaluacin del desempeo de un colaborador, en el costado izquierdo se activar el cuadro que le permitir marcar a los funcionarios que ya fueron evaluados y generar que el sistema proceda con el clculo respectivo al dar click a la opcin Finalizar. Con esto, el colaborador desaparecer de la lista y se generar el clculo de su nota, que se podr visualizar al consultar el sistema o generar un reporte de las calificaciones.

Evaluar Colaboradores (Grupal)

En este vnculo, los funcionarios que tienen el rol de jefaturas pueden efectuar la evaluacin del desempeo de las personas a su cargo de

forma grupal. Es importante mencionar que para utilizar esta opcin es necesario que las personas escogidas cuenten con el mismo instrumento de evaluacin del desempeo. Por otro lado, para efectuar este procedimiento es requerido ingresar a la opcin Evaluacin Colaboradores (Grupal), en donde se desplegar una lista de los procesos abiertos de evaluacin.

En este punto, se debe escoger el proceso de evaluacin del desempeo requerido y al dar click a esta opcin se desplegarn los funcionarios que se desean evaluar. Para ingresar se debe escoger la opcin Evaluar que est disponible en la parte inferior de la lista.

Al efectuar la evaluacin, el usuario cuenta con la posibilidad de valorar el desempeo de los funcionarios de forma grupal y guardar la informacin vertida an cuando no haya finalizado con toda la evaluacin.

Al finalizar o guardar la evaluacin efectuada debe dar click al vnculo Regresar en la parte inferior del cuestionario. En todo momento, antes de salir, debe guardar la informacin que gener.

Al momento de volver a la lista de Evaluaciones del Desempeo Pendientes, se le presentar la lista completa de funcionarios evaluados y funcionarios por evaluar, a partir de ah puede continuar con la evaluacin de otro colaborador o salir del sistema.

En el caso que haya finalizado con la evaluacin del desempeo de uno o varios funcionarios, en el costado izquierdo se activar el cuadro que le permitir marcar a los funcionarios que ya fueron evaluados y generar que el sistema proceda con el clculo respectivo al dar click a la opcin Finalizar. Con esto, el colaborador desaparecer de la lista y se generar el clculo de su nota, que se podr visualizar al consultar el sistema o generar un reporte de las calificaciones.

Autoevaluacin
En este vnculo, los funcionarios pueden efectuar la autoevaluacin de su desempeo. Para efectuar este procedimiento es requerido ingresar a la opcin Autoevaluacin, en donde se desplegar la lista de las evaluaciones activas por autoevaluar.

En este punto, se debe escoger el proceso de evaluacin requerido. Para ingresar se debe dar click en el smbolo la lista. situado al costado derecho de

Al efectuar la evaluacin, el usuario cuenta con la posibilidad de guardar la informacin vertida an cuando no haya finalizado con toda la evaluacin.

Al finalizar o guardar la evaluacin efectuada, se debe dar click al vnculo Regresar a lista en la parte inferior del cuestionario. En todo momento, antes de salir, debe guardar la informacin que gener. Al momento de volver a la lista de Evaluaciones del Desempeo Pendientes, se le presentar la lista completa de evaluaciones activas, a partir de ah puede salir del sistema. En el caso que haya finalizado con la autoevaluacin del desempeo, en el costado izquierdo se activar el cuadro que le permitir marcar su nombre y generar que el sistema proceda con el clculo respectivo al dar click a la opcin Finalizar. Con esto, el colaborador desaparecer de la lista y se generar el clculo de su nota, que se podr visualizar al consultar el sistema o generar un reporte de las calificaciones.

Consulta en el proceso de gestin del desempeo

Para consultar los resultados del proceso de gestin del desempeo el funcionario interesado debe ingresar a la opcin ubicada en la parte

superior de la pantalla. Al ingresar deber ubicar el mdulo Evaluaciones, el cual le llevar a la pgina donde se visualizan los diferentes reportes que se pueden consultar en el costado derecho de la pantalla. Esta se muestra a continuacin;

A continuacin, se describen las consultas que se utilizarn para generar la informacin requerida;

Respuestas de una evaluacin

Muestra las respuestas de la jefatura o del colaborador a una determinada evaluacin. Para optar por esta informacin, es importante incorporar la evaluacin del desempeo correspondiente, el nombre del colaborador y el tipo de evaluacin (Jefatura, Autoevaluacin u otros).

La imagen a continuacin detalla la informacin que despliega el reporte:

Calificaciones de empleados
Muestra un listado de las calificaciones obtenidas por un empleado durante un periodo de tiempo.

La imagen a continuacin detalla la informacin que despliega el reporte: