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Noes de Arquivologia

1. Introduo Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador romano Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Na Revoluo Francesa se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Esse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; a proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; e o reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao de documentos de valor, do passado. Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; e motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos so uma fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus. Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a ideia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comeou a desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganharam o status de testemunhos da histria. Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e o planejamento da produo documental. O arquivo da instituio funciona como o guardio das informaes ali existentes. Relaciona-se ideia de arquivo, trs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento. - Informao: uma ideia ou conhecimento. - Suporte: meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. No passado, existia empregava-se amplamente o pergaminho e o papiro. Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, destacam-se: disquete, CD, DVD, Bleray e fita VHS. - Documento: qualquer informao registrada em um suporte. No momento em que o homem registra sua ideia em um suporte, d origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas que permitissem organizar esta massa

documental de forma a permitir sua imediata localizao quando necessrio. A partir de ento surgiram os arquivos. Quanto conceituao moderna, Solon Buck, assim definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro. Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo a reunio de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e que para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe ser entregue. Desse conceito importante destacar: os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual); ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, pode-se destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, podese ter uma ideia clara das atividades realizadas pelo rgo. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa. A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio. - Finalidade do arquivo: guardar os documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas; alm destas funes principais podem-se destacar outras, de relativa importncia, como a expedio da correspondncia,

criao dos modelos para documentos e criao das normas de gesto documental da instituio. Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; estar instalado em local apropriado; dispor de instalaes e materiais adequados; utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; e contar com normas de funcionamento; contar com dirigente qualificado, preferencialmente, formado em Arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Cada instituio pode ser definida como: a) Arquivo: o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos. b) Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio. c) Museu: uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Pode-se verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural , embora o arquivo tambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades. Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram testadas anteriormente. 2. Tipos de Documentos Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada.

- Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatrios, certides. - Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. - Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). - Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. - Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas e plantas. - Documentos microgrficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas. importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tipos acima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Alguns documentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmo tempo em que um documento digital, tambm um documento fotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico. 3. Classificao dos Arquivos Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente); extenso de sua atuao (setorial e central). Classificao segundo as entidades mantenedoras: os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: a) Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal. b) Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. - Classificao segundo a natureza dos documentos: a) Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. b) Arquivo especializado: aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam,

como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia. - Classificao segundo os Estgios de Evoluo: a Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos dentro da instituio. Essas fases foram definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente. a) Arquivo de primeira idade (corrente, ativo ou de movimento): constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conserva dos nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. b) Arquivo de segunda idade (intermedirio): constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase. c) Arquivo de terceira idade (de custdia ou permanente): constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitva. Estas fases so complementares, pois os documentos passam de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, por conseguinte, uma organizao adequada. Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos. Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente. 4. Valorao dos Documentos Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico. - Valor administrativo (primrio): refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um

valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado de valor funcional. - Valor histrico (secundrio): refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das Trs Idades, nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, pode-se concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou documento de 3 idade, jamais ser eliminado ou destrudo. 4.1 Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: frequncia de uso das informaes contidas; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais). O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo. 4.2 Destinao final dos Documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, deve ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao (quando o documento no tiver valor histrico); ou guarda permanente (quando o documento tiver valor histrico. natural que o candidato, a essa altura, ciente dessas informaes, se pergunte: quanto tempo um documento deve permanecer na fase corrente? Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria? Como saber se o documento tem ou no valor histrico?). 5. Tabela de Temporalidade o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade ser

elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.

No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediria, o documento poder ser eliminado sem chegar fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poder ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediria. O prazo da fase intermediria variar de documento para documento, de acordo com o definido na Tabela de Temporalidade. - 3 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 045.4: neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer por algum tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de cinco anos), sendo transferido para a fase intermediria onde cumprir novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase intermediria de dez anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que demonstra que, para a instituio em questo, tal documento tem valor histrico e jamais ser eliminado. Observa-se que a passagem do Os prazos acima variaro de acordo com o documento para a fase permanente chamada de documento, podendo haver documentos com maior ou recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, histricos so recolhidos. bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente. 6. Situaes pelas quais o Documento pode passar Pode-se verificar quatro situaes em que o documento poder passar ao ser inserido na chamada - 4 situao (exemplo do documento classificado no Teoria das Trs Idades: cdigo 010.1): neste caso, o documento ser criado na - 1 situao (exemplo do documento classificado no fase corrente, onde permanecer por determinado perodo cdigo 031.1): caso, o documento seja criado na fase (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao corrente, onde permanecer durante determinado perodo arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. (no caso, o prazo de guarda na fase corrente da Observa-se que determinados documentos podem ser Requisio de material de 2 anos) e ser eliminado sem recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem passar pelas fases seguintes. Por isso, determinados serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio). documentos podem ser eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina.

Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases no condio obrigatria para todos os documentos. Na verdade, a nica fase em todo documento, obrigatoriamente, deve passar, a fase corrente, pois nela que ele ser criado. - 2 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 023.2): neste caso, o documento criado na fase corrente, onde cumprir seu prazo de guarda na fase corrente (no exemplo este prazo de cinco anos) e, posteriormente, ser transferido para a fase intermediria, onde cumprir o prazo de guarda na fase intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia.

A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos, e seus detalhes tm sido constantemente inseridos em questes de concursos pblicos, razo pela qual recomenda-se especial ateno no assunto.

Destaque para as seguintes informaes: todo documento criado na fase corrente; a fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores; aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente); aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero eliminados; a eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente). 7. Tipos de Arquivos Correntes Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos correntes. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituio, funcionando como extenso daqueles. - Seleo de Documentos: realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao: a) Eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou por trituradoras. b) Transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde cumpriro os prazos de guarda e destinao final; c) Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico. O arquivamento tambm pode ser classificado em horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

8. Mtodos de arquivamento Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto. - Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. - Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. Pode-se identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichrios os seguintes mtodos: mtodo alfabtico simples (organiza a partir de nomes); mtodo numrico, que se divide em numrico simples (organiza por um nmero relativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgitotermimal; mtodo geogrfico (pelo local de produo); ideogrfica (pelo assunto do documento). Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvel identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamento depender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo. Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados, dificilmente sero localizados no futuro. O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos. 8.1 Mtodo Alfabtico o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica. Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande. No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabtica pode no ser to simples quanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquer mistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dos termos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadas estiverem representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras a serem consideradas. - Regras de Alfabetao: o arquivamento por nomes deve observar as regras de alfabetao: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. - Exemplo: Frank Menezes; Edson Pereira dos Santos; Marcos Roberto Arajo da Silva. - Arquivam-se: Menezes, Frank; Santos, Edson Pereira dos; Silva, Marcos Roberto Arajo da. OBS.: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. - Exemplo: Carmem Miranda; Fbio Miranda; Luciano Miranda; Veneza Miranda;

- Arquivam-se: Miranda, Carmem; Miranda, Fbio; Miranda, Luciano; Miranda, Veneza. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio. - Exemplo: Joaquim da Boa Morte; Camilo Castelo Branco; Heitor Villa-Lobos. - Arquivam-se: Boa Morte, Joaquim da; Castelo Branco, Camilo; Villa-Lobos, Heitor. 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem. - Exemplo: Ricardo Santa Rita; Joo do Santo Cristo; Jos Carlos So Paulo. - Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo; Santo Cristo, Joo do; So Paulo, Jos Carlos. 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. - Exemplo: E. Silva; Estevo Silva; Everaldo Silva. - Arquivam-se: Silva, E.; Silva, Estevo; Silva, Everaldo. 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados. - Exemplo: Pedro de Almeida; Ricardo dAndrade; Lcia de Cmara; Arnaldo do Couto. - Arquivam-se: Almeida, Pedro de; Andrade, Ricardo d; Cmara, Lcia da; Couto, Arnaldo do. - Ou ainda, Jos Ferreira Silva; Jos dos Santos Silva - Arquivam-se: Silva, Jos Ferreira; Silva, Jos dos Santos. Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes foram organizados. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. - Exemplo: Edison Miranda Jnior; Osrio Miranda Neto; Mrcio Cerqueira Sobrinho. - Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio; Miranda Jnior, Edison; Miranda Neto, Osrio. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. - Exemplo: Ministro Jorge Cardoso; Professor Carlos Fernandes; Coronel Emrson Pontes; Doutor Raimundo Torres. - Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro); Fernandes, Carlos (Professor); Pontes, Emrson (Coronel); Torres, Raimundo (Doutor). 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras 10 e 11). - Exemplos: George Walker Bush; Charles Chaplin; Adolf Hitler. - Arquivam-se: Bush, George Walker; Chaplin, Charles; Hitler, Adolf. 9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. - Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar; Maria Pereira de la Fuente; Pablo Puentes Hernandez.

- Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico; Pereira de la Fuente, Maria; Puentes Hernandez, Pablo. 10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como se apresentam. - Exemplo: Li Yutang (chins); Osama Bin Laden (rabe); Sasazaki Yonoyama (japons). - Arquivam-se: Li Yutang; Osama Bin Laden; Sasazaki Yonoyama. 11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. - Exemplo: Embratel; Antonio Silva & Cia.; Fundao Bradesco; A Tentao; The Washington Post; Companhia Petrolfera Nacional; Associao dos Jornalistas; Associao Educacional do DF; El Pas. - Arquivam-se: Antonio Silva & Cia.; Associao Educacional do DF; Associao dos Jornalistas; Companhia Petrolfera Nacional; Embratel; Fundao Bradesco; Pas (El); Tentao (A); Washington Post (The). 12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. - Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas; Quinto Congresso de Biblioteconomia; 3 Curso de Cincias Contbeis. - Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto); Curso de Cincias Contbeis (3); Encontro Nacional de Arquivistas (II). 8.2 Mtodo Numrico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples. 8.3 Mtodo Numrico-cronolgico Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor. 8.4 Mtodo Geogrfico Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico. 8.5 Mtodo Ideogrfico (Por Assunto) O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto. No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre em relao Biblioteconomia - Classificao Decimal de Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares.

A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao (suas finalidades, funcionamento etc.), alm de um levantamento minucioso da documentao arquivada por esta. O Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Desta forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidade definida na Tabela em questo. Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao, que servir para identificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um. 9. Gesto de documentos A Lei n 8.159/91, em seu pargrafo 3 define gesto de documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Assim, pode-se entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia das atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos. A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle, coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental. A gesto de documentos tem os seguintes objetivos: assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico. 9.1 Fases da Gesto de Documentos As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao. a) Produo: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papis implicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo. b) Utilizao: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para

classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. c) Avaliao e Destinao: envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos. Implica decidir quais os documentos sero eliminados e os que sero preservados permanentemente. - Diagnstico: a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como: instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar); condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); condies de armazenamento; estado de conservao do documento; espao fsico ocupado; volume documental; controle de emprstimos (frequncia de consultas); recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); acesso informao; gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos); arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados). De posse desses dados, o Arquivista est habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Gesto de documentos correntes: o estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normas visam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dos documentos ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda e conservao. O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por consequncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, e arquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes. - Gesto de documentos intermedirios: encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade, mas uma parte relativamente importante destes dever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Neste caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos que os produziram, pois estes documentos ocupariam um espao em locais onde o metro quadrado extremamente caro.

Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da informao. Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco frequente, os arquivos intermedirios: atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo de documentos para eliminao ou recolhimento; coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos. Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido. A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservao adequada do acervo documental, contra elementos que possam danific-los, como incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar. 10. Protocolo Protocolo compreende o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante. O protocolo realiza as seguintes atividades: a) Recebimento: os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas. b) Registro e autuao: o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao). c) Classificao: uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada sua classificao, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados,

pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios. d) Expedio ou distribuio: consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio. e) Controle da tramitao ou movimentao: atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes. 10. Avaliao de Documentos o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento da instituio: arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; profissionais da rea jurdica; profissional da rea financeira; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico). Com base na teoria das Trs Idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial. A avaliao possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico e diminuio dos gastos com recursos humanos e material, uma vez que no haver necessidade de se conservar tantos documentos inteis. Ademais, facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados ser menor, facilitando a busca. 10.1 Documentos sigilosos e ostensivos Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. - Graus de sigilo: segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes

categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo ultrassecreto; secreto; confidencial; e reservado. A classificao de ultrassecreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados assim aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Compreende, geralmente, documentos referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original; planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no possuam classificao inferior. A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofrequncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional. Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. 11. Microfilmagem Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha). - Microfilme: a adoo da microfilmagem exige equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documento microfilmado. A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, e poder substitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico. Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios. dispensvel dizer que o arquivo ser

acompanhado de um ndice. Por fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo, um aparelho para a leitura dos microfilmes. - Benefcios de microfilmes: possuem validade legal (a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei n 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto n 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original); reduz sensivelmente o espao; permite acesso fcil e rpido, consequncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel; traz segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reprodues com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegido de sinistros; garante a confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao; respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente. 12. Preservao, conservao e restaurao de documentos Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio. A preservao evolve as atividades de conservao, armazenamento e restaurao dos documentos. O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. Os documentos podem ser afetados pelos seguintes agentes externos: a) Luminosidade: a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural (luz solar) e ainda reproduo, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel. b) Temperatura: temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal. c) Umidade: o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribui para a acelerao do processo de envelhecimento do documento. Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a nossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos de evaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente. Todo o papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou seja, toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de umidade existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento.

A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o uso de termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendose utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos). - Cuidados gerais na conservao dos documentos: a) Documentos em papel: as estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); devese manter as mos limpas ao manusear os documentos; evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; no utilizar fitas adesivas, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado; no escrever nos documentos; no dobrar as pginas; no apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; no umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido; para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento; para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo; durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos; quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio. b) Fotografias: devem receber proteo individual de boa qualidade; devem ser manuseadas com luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; no se deve forar a separao de uma fotografia da outra; escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio. c) Dispositivos: utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees frequentes. d) Microfilmes: devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; devem ser feitas duplicatas; a sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. e) Disquetes e CD-ROM: usar disquetes de boa qualidade e mant-los em local fresco, seco e longe do computador; usar programas antivrus; proteger o CD contra arranhes e poeira. f) Caixas de arquivo: utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas; na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas autoadesivas impressas eletronicamente ou, no sendo possvel, utilizar canetas hidrogrficas ou esferogrficas. Vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento. - Limpeza do assoalho: para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do

piso com gua. A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-se que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadores como na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de p, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrio que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do acervo. Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado. Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at no pingar nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o deslocamento de sujidade de uma rea para outra. 12.1 Restaurao Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer mtodo. A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso. - Banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor. - Tecido: processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. - Silking: este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo. - Laminao: processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo.

O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo ideal. - Laminao manual: este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. - Encapsulao: utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.

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