Curso de Informática

Formadora: Andréa Aranda

Excel

1 – Introdução

O Excel é mais um dos programas do conjunto “Microsoft Office” .

Enquanto o “Word é um processador de texto, o “Excel” é uma folha de cálculo, ou seja,
permite-nos, através de fórmulas e funções, executar cálculos de uma forma fácil e
ordenada.

1 – Abrir o Excel

Tal como para todos os programas, o Excel inicia-se (ou abre-se) através do menu
programas do botão iniciar (ou através de atalho no “Ambiente de trabalho”).

Depois de aberto o Excel tem o seguinte aspecto:

Folhas do livro em Excel

Ao contrário do “Word”, este programa apresenta-se em quadrículas, chamadas de

células que são organizadas em colunas e linhas (256 colunas e 16384 linhas). Cada uma
destas células é identificada por uma letra e um número (A1, B5, C25…).

O Word abre, por defeito, o “documento 1.doc”, o Excel abre por defeito o “livro1.xls”,
ou seja, “.xls” é a extensão do ficheiro de “Excel”.

Quando abrimos ou criamos um livro no “Excel”, ele fica com 3 folhas, mas é possível
criar mais folhas para o mesmo livro, basta para isso clicar com o botão direito

Excel 1
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do rato em cima de um dos separadores de folhas, escolher inserir e na nova janela que
aparece escolher “folha de cálculo” e clicar no botão “ok”.

Assim como também é possível mudar o nome de cada uma das folhas de cálculo para
melhor se adaptar ao nosso projecto.
O procedimento é o mesmo de inserir uma nova folha, apenas devemos seleccionar a
opção “mudar o nome” em vez da opção “inserir”.
Quanto a menus e botões, quase tudo o que foi dito em relação ao “Word” aplica-se ao
“Excel”. Se repararmos bem as barras têm praticamente os mesmos botões e menus do
processador de texto (“Word”).

Barra de menus
Barra de ferramentas

Excel 2
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2 – Gravar

A forma de guardar um documento ou livro no “Excel” e igual à do “Word”, basta para

isso ir ao menu “Ficheiro” e seleccionar a opção “guardar como”, escolher o nome e
guardar o ficheiro no local pretendido.
Atenção: É muito importante guardar o documento várias vezes durante o tempo
em que se está a trabalhar, assim evita-se o risco de “perder” horas de trabalho se
acontecer algum “percalço” com o computador.

3- As folhas de cálculo:
As folhas de cálculo são um meio de organizar informação.
As células são seleccionáveis uma a uma ou em conjunto (para seleccionar mais do que
uma célula basta pressionar a tecla “shift” e clicar com o rato nas células que se
pretende).

É “dentro” de cada uma destas células que nós vamos criar o nosso projecto, bastando
para isso seleccionar a célula pretendida e começar a escrever. Quando terminamos de
escrever na célula, basta pressionar a tecla “enter” do teclado e a célula imediatamente
inferior à que escrevemos o texto fica seleccionada.
Se pretendermos alterar alguma coisa na célula onde escrevemos, basta clicar com o rato
em cima da tecla ou utilizar a tecla “F2” do teclado. (Este último caso é mais eficaz se
pretendermos fazer pequenas alterações apenas – como por exemplo uma letra mal
escrita).
Para apagar o conteúdo de uma célula basta seleccioná-la e pressionar a tecla “delete” do
teclado.

Cada célula do “Excel” é um elemento separado. Isto significa que quando escrevo um
texto ele fica dentro da célula e não passa para a célula seguinte, embora, aparentemente
isso aconteça.

Aqui parece que o texto está em 4

células, mas na verdade está apenas
na célula B6.
Se tentarmos escrever na célula ao
lado (C6) o primeiro texto escrito
ficará oculto.

Excel 3
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O primeiro texto ficou na célula B6, e ao escrever um novo texto na célula “C6” o
anterior parece desaparecer. Na verdade cada célula tem um tamanho por defeito, mas se
quisermos visualizar o texto todo contido numa célula podemos alterar esse tamanho,
bastando para isso colocar o cursor do rato na intercepção de duas células e arrastar para
aumentar o tamanho.

Assim já é possível visualizar o texto contido em cada uma das duas células.
Para copiar o conteúdo de uma célula basta seleccionar a célula pretendida, no canto
inferior direito aparecerá um quadrado, se colocarmos o rato em cima desse quadrado e
arrastarmos para as células contíguas, o conteúdo da célula será copiado para as células
seleccionadas, incluindo a formatação que tenha sido feita anteriormente ou mesmo um
função que tenha sido inserida.

As células do Excel permitem que escrevamos texto e/ou fórmulas e, é aqui, que está a
grande diferença entre o “Word e o “Excel”.
O “Excel” foi concebido essencialmente para fazer cálculos, por isso as fórmulas são
essenciais.

3.1 – Conjunto de células (intervalos)

Á medida que formos trabalhando no Excel, torna-se, por vezes, necessário considerar a
informação contida num conjunto de células e não apenas a informação de uma célula só.
Surge assim o conceito de intervalo.

Um intervalo, em “Excel”, é o conjunto de células que formam um quadrilátero, ou seja,

o conjunto que seleccionado forma um quadrado na folha de cálculo.

Excel 4
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Todo o intervalo é definido e denominado pela coordenada do seu canto superior

esquerdo e o canto inferior direito.
Na figura abaixo podemos ver representado o intervalo B5:E10 (o intervalo também
podia ser chamado de E10:B5 ou E3:B10 ou B10:E3 a ordem é indiferente desde que
estejam definidos o canto superior esquerdo e o canto inferior direito).

Intervalo com as coordenadas B5

e E10

4 - Fórmulas:

4.1 – Texto ou números:

Se inserirmos numa célula a operação completa, como por exemplo” 57+38”, o programa não
fará a operação, porque considera esta célula como sendo texto simples. O Excel considerará
todos os dados inseridos em células como texto quando o valor inserido que não for precedido do
sinal de igualdade (=) ou do símbolo cardinal (#) ou quando não consegue encontrar qualquer
critério que o faça considerar como número o valor inserido.

Para o “Excel” aqueles valores são

texto, porque não encontram
critérios que o faça considerar de
forma diferente.

Que critérios (além do valor de igualdade) podem fazer o “Excel” considerar como
números ou fórmulas os valores inseridos?
Um desses critérios é definirmos, à partida, que as células a serem escritas deverão conter
números através da formatação de células.

Excel 5
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Para formatar a células vãos à

barra de menus e clicarmos em
“Formatar” e seleccionamos a
opção “Formatar célula”, que
abrirá a janela que se pode ver
na figura ao lado.
Nesta janela seleccionamos
“Número” e clicamos no botão
“OK”

Com a formatação das células também é possível inserir moeda, data, hora, percentagem
e todas as opções disponíveis na janela.
Esta janela permite também alterar o alinhamento do texto dentro da célula, o tipo de
letra, o limite (as linhas à volta da célula), o padrão de cada célula e ainda criar uma
“password”para a célula (protecção).
Uma vez formatada a célula o valor inserido será considerado como um número. (Para
copiar a formatação basta seleccionar a célula e com as teclas “ctrl+c” – copiar - e depois
com as células “ctrl+v” - colar , ou então, utilizar os botões da barra de ferramentas) .

4.2 – Fórmulas simples:

Uma fórmula simples permite criar cálculos elementares como subtrair, somar, multiplicar e
dividir.
A fórmula deverá ser sempre precedida de um sinal de igualdade (=).
Este valor seguido da informação B4 colocará na célula o valor equivalente ao que estiver na
célula B4 (seja ele número, texto ou fórmula).
Mas para efectuar uma operação aritmética, só poderei utilizar números, porque em matemática
não se pode somar texto.
Para isso inserimos numa célula (B5) um determinado valor (por exemplo 8) e em outra célula
(C5) fazemos a seguinte operação:
=B5+6

Se fizermos “enter” premindo a tecla no teclado ou se seleccionarmos outra célula da nossa folha
a célula onde a fórmula estava inserida apresentar-nos-á o resultado da operação.

Excel 6
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O mesmo acontecerá se em vez de um sinal de adição, colocarmos uma subtracção, uma

multiplicação ou uma divisão.
Também é possível somar o valor de duas células diferentes (ou mais), basta para isso
inserirmos os valores em duas células diferentes e numa terceira colocar a operação.

Ou até fazermos operações sobre operações. Se quiséssemos poderíamos agora numa

outra célula fazer a adição dos valores de “F4” com “C5” e teríamos como valor final
14,625.
Exercícios:

1) Seleccione a célula B8
2) Seleccione o conjunto de células A1:L1
3) Seleccione o conjunto de células A1:L9
4) Seleccione as células A1, B1, C3, D8 e L9
5) Seleccione 10 células da coluna B
6) Seleccione todas da coluna A,Be L
7) Crie a seguinte tabela no intervalo de C5:H11

NOME IDADE MORADA PROFISSÃO TELEFONE E-MAIL

Susana Silva 25 Rua da Cruz 38 Enfermeira 21867953 sussilva@clix.pt
Carla Ferreira 32 Av: dos Combatentes Doméstica 229783516 ------------------
Fernando Lopes 45 R: de Costa Cabral, 5 3ºD Emp. escritório 25816789 flopes@gms.pt
Carlos Pinto 52 Trav: das Flores 1358 5F comerciante 22 689745 ------------------
Filipa Neves 18 Rua de Ceuta, 3584 estudante 252 897246 fneves@netcabo.pt
Manuel Alves 75 Rua do Amial, 587 2º Esq. Reformado 255 897645 ------------------

8) Altere o tamanho das células para que todo o texto seja visível
9) Formate para números as células da idade e do telefone
10) Alinhe o texto dos títulos da tabela ao centro e ponha-os a negrito
11) Crie três colunas à direita com os seguintes títulos:
- despesas Janeiro
- despesas Fevereiro
- despesas 2006

12) Insira valores em Euros em cada uma das linhas das duas primeiras colunas
13) Introduza na última coluna os valores das despesas totais em euros de 2006. (Faça
uma adição do valor da coluna de Janeiro com o da coluna de Fevereiro).

Excel 7
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14) Some todas as idades

15) Calcule a média de idades

4.3 – Fórmulas complexas - funções:

As funções são simplificações de fórmulas mais complexas, não deixando, por isso de serem
consideradas fórmulas. Existe mais de uma centena de fórmulas no “Excel”, para visualizar as
funções temos que ir ao menu “Inserir” e seleccionar a opção “Função”:

Ou podemos também ir à barra de fórmulas e clicar nas letras “fx”:

A caixa de diálogo abaixo apresenta-nos uma série de funções que podemos seleccionar:

Caixa de selecção onde

podemos escolher a função
que pretendemos.

Excel 8
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Podemos seleccionar a categoria da função que queremos através da procura ou clicando

na seta da caixa de selecção.
A categoria que aparece por defeito reúne o conjunto de funções que foram utilizadas
recentemente (“Recém-utilizadas”).
Regra geral a função de soma é das mais utilizadas, no entanto é possível seleccionar uma
série de funções diferentes, desde funções financeiras, a funções de trigonometria, de
base de dados, de estatística, etc.

Como exemplo vamos utilizar a função de “soma”.

A função de soma pertence à categoria da “Matemática e trigonometria”, por isso vamos
seleccioná-la (sendo a função mais utilizada a soma aparece normalmente na categoria de
“Recém-utilizadas”)
Ao seleccionar a soma surge-nos uma nova caixa de diálogo onde devemos seleccionar o
intervalo pretendido.

Na caixa de diálogo aparecem duas caixas de texto onde deveremos inserir as

coordenadas das células do intervalo seleccionado.
Imaginemos que temos uma coluna de 10 linhas com valores inseridos e queremos saber
qual a soma desses valores.

Excel 9
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Para obter o resultado poderíamos somar célula a célula (D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9,

…), mas isto levaria muito tempo. Imaginemos que tínhamos centenas de células para
somar, seria uma tarefa hercúlea. Para evitar esta situação usamos os intervalos e, neste
caso, iríamos somar o intervalo de D3:D19.
Sendo assim na caixa de dialogo da função de soma, na caixa “Num 1” escrevemos o
intervalo que queremos somar e clicamos no botão “ok”.
O resultado da operação aparece na célula seleccionada (que neste caso seria a célula
D20).

Na barra de fórmulas
aparece a operação
inserida. Podemos a
qualquer momento
alterar os valores lá
inseridos

Também é possível somar intervalos diferentes. Para isso basta escrever na caixa de texto
da função escolhida (neste caso na caixa “Num 2”)o novo intervalo pretendido ou
escrever o intervalo completo na caixa “Num 1”.

Excel 10
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Se reparamos na barra de fórmulas vemos que ficou definido o intervalo E5:F11.

O mesmo procedimento pode ser feito para o cálculo da média, apenas em vez de
seleccionarmos “soma” seleccionamos “média”.

=MÈDIA(E5:F11) – devolve o valor da média dos valores contidos no

intervalo seleccionado;
= CONTAR(E5:F11) - devolve o valor do número de células contido
naquele intervalo;
= AGORA() – devolve a data de hoje

Cálculo do IVA:
- Valor total – multiplica-se o valor da célula ou intervalo por 1.21
- Valor do IVA – multiplica-se o valor da célula ou intervalo por 21%

5 – Gráficos:

Os gráficos são muito úteis para ilustrar uma tabela com um conjunto de dados.
Eles estão sempre ligados a uma folha dinâmica, o que significa que se alterar os dados
da folha de “Excel” os dados do gráfico serão também alterados.
Para inserir um gráfico, vamos ao menu “Inserir” e seleccionamos a opção gráfico.
Aparecerá seguinte caixa de diálogo:

Excel 11
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A primeira opção apresenta-nos os vários tipos e subtipos de gráficos que podemos

seleccionar.
As opções são variadas e a escolha depende do gosto pessoal, mas também dos dados que
pretendemos inserir. (Se for um gráfico para ilustrar um conjunto de temperaturas de uma
semana, por exemplo, é melhor seleccionar o gráfico de colunas, mas se for a
percentagem de calorias consumidas em um dia, o melhor será o gráfico circular).

Podemos inserir os dados antes ou depois de criar o gráfico.

Vamos experimentar inserir antes, porque criando uma tabela torna-se mais fácil a
visualização do tipo de gráfico que pretendemos utilizar.

5.1 – Criar a tabela com os dados:

Para começar vamos criar uma tabela como a que temos abaixo:

Esta tabela representa as temperaturas médias de uma semana em 6 cidades portuguesas.

Após inserirmos os dados vamos inserir o gráfico. Na barra de menus escolhemos
“Inserir – gráfico” e na caixa de diálogo vamos seleccionar o tipo e subtipo de gráfico
pretendido.
Neste caso, seleccionamos o gráfico de colunas com as colunas agrupadas.

Atenção:
Temos sempre
informações
que nos
Descreve o que cada explicam o que
subtipo de gráfico devemos fazer
representa em cada quadro
que aparece

Aqui teremos que seleccionar o intervalo de dados da nossa folha de cálculo.

Excel 12
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Como já temos a tabela criada é só seleccioná-la.

O nosso intervalo vai do B3 ao I9. Ao seleccionarmos o nosso intervalo, o gráfico

aparece imediatamente na nossa janela.
(Se, ao vermos o gráfico, acharmos que não é suficientemente claro podemos voltar a trás
e seleccionar outro.)

A janela seguinte permite-nos colocar as legendas no nosso gráfico (o título, a legenda

dos eixos do gráfico), definir se queremos mais linhas nos nossos dois eixos, definir a
posição da legenda, etc.
A próxima janela contem a opção de inserção do gráfico numa página isolada ou na
mesma página onde temos a tabela.

Escolhemos a opção que queremos e clicamos em “concluir”. O nosso gráfico fica

inserido na folha.

Excel 13
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Se tivéssemos
seleccionado a inserção do
gráfico em outra folha
apareceria em baixo uma
folha nova com o gráfico
lá criado

Para alterar qualquer dado do nosso gráfico basta clicar duas vezes em cima do que
queremos alterar e uma caixa de diálogo aparecerá onde podemos seleccionar o que
pretendemos alterar.

6 – Imprimir

A impressão no “Excel” requer mais alguns cuidados do que no “Word”. Antes de

imprimir seja o que for é conveniente fazer uma pré-visualização ( ) para ver se
estamos a imprimir todos os dados na mesma folha.

Se estiver bem podemos seleccionar imprimir, senão podemos configurar as margens

(alterar o tamanho das margens) ou seleccionar configurar para alterar o tamanho da
folha (A4, A3, B5, letter, etc.) ou pedir para pré-visualizar as quebras de página e então
veremos a nossa folha com umas margens azuis à volta que representam as margens de
impressão. Tudo o que estiver fora da margem azul não será impresso. Estas margens são
alteráveis, bastando para isso clicar com o rato e arrastar para um lado ou para o outro,
para cima ou para baixo.

Excel 14
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Para voltar à página normal, basta ir à pré-visualizar (o botão da barra de ferramentas) e,

na janela de pré-visualização, clicar em “vista normal”.

Em relação às outras opções de impressão, elas são iguais às já previamente ensinadas

com o programa “Word”.

Excel 15