CARATULA

DEDICATORIA

Dedico esta tesis principalmente

a mi familia por apoyarme

cuando lo necesite, y que siempre estuvo ah ante cualquier situacin.

A mis padres, por ayudarme econmicamente para poder finalizar esta gran etapa en mi vida.

A maestra vida por ensearme las bondades de Dios y enlazarme con la naturaleza de los seres que amo: mi Madre, mi Padre, mis hermanas y hermanos, mis familiares y amigos; a la sabidura y el conocimiento logrado gracias a disfrutar la vida con ellos.

PRESENTACION

El dinmico mundo actual, exige un alto nivel de competitividad, a travs de una elevada capacidad de respuesta; en cuanto a ello, al consultar con diferentes gerentes de prestigiosas empresas, con respecto de cual es su principal herramienta en la toma de decisiones, muchos coinciden en que es la informacin. La informacin se obtiene por medio de la comunicacin, verbal o escrita; esta implica el uso de un cdigo y un medio. La tecnologa actual, ha permitido una gran evolucin en los medios, desde el telgrafo, pasando por las microondas y satlites, hasta el lser. Sin embargo, los cdigos no han evolucionado con la misma rapidez, trayendo como consecuencia ruido en la comunicacin, evidenciado a travs de ciertos mensajes de error. Ahora, supongamos una situacin en que un alto gerente de una empresa se encuentra con un caso crtico, en la que debe reemplazar una lnea de produccin o a un especialista, y se encuentra en el mercado con el hecho de que en las credenciales de los aspirantes o en las especificaciones tcnicas de los equipos, se usan indistintamente los trminos eficiencia, eficacia y efectividad, el tiempo para tomar la decisin es crtico y no se puede consultar a cada fabricante o aspirante cual es su concepto sobre estos trminos. La situacin anterior, evidencia de que a pesar que la gerencia de la empresa pudo conseguir la informacin en centsimas de segundo, por medio de ordenadores o sistemas de telemtica, no la pudo interpretar por la falta de un cdigo universalmente aceptado, tal como se lo es el alfabeto o el sistema decimal. En el mbito administrativo y gerencial, los trminos eficiencia, eficacia y efectividad son utilizados frecuentemente. Sin embargo, la mayora de las veces, la interpretacin de los mismos, obedece a breves reseas de algunos especialistas que no son de uso cotidiano, por lo que pueden ser sujetas a interpretacin, especialmente cuando se da por sentado que la instruccin ha sido entendida, basados en el hecho de que se habla en el mismo idioma. Se parte en la formulacin de un hecho no comprobado, pero insistentemente debatido por expertos y profanos, y que puede reducirse a estos trminos.

MARCO TEORICO Antes de considerar algunos elementos en torno a la priorizacin de las acciones orientadas a enfrentar estos problemas, vamos a sealar otros asuntos que han incidido en este contexto y que, ms bien, provienen del entorno social y nacional. El sector pblico est dotado de una serie de leyes y mecanismos de regulacin que, necesarios bajo los parmetros del desarrollo nacional que hemos tenido, debern repensarse en los aos siguientes, en busca de una mayor eficiencia del sector. Por ejemplo, las siguientes leyes: Ley para el Equilibrio Financiero del Sector Pblico, N 6955, y sus reformas, Ley de la Administracin Financiera de la Repblica, N 1279, y sus reformas, Ley de Contratacin Administrativa, N 7494, Ley de Planificacin Nacional, N 5525, y sus reformas, Ley General de Administracin Pblica, N 6227, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, N 7428. De diferente manera, el cumplimiento con estas leyes ha provocado muchas veces entrabamiento, lentitud en la decisin y ejecucin de acciones, y mala calidad en los servicios estatales a la poblacin. Este es un factor que tambin condiciona las posibilidades de la eficiencia en la universidad pblica. Por ejemplo, la Ley General de la Administracin Financiera, aunque necesaria siempre ha conspirado contra la eficiencia de las universidades e instituciones pblicas. Construida sobre la base de la desconfianza en la accin del funcionario pblico, ha establecido una coleccin compleja de procedimientos administrativos para el manejo de los dineros pblicos. Lo mismo se aplica a la gestin de la Contralora General de la Repblica, si bien necesaria y til para lidiar con la corrupcin y los malos manejos, debe reformarse substancialmente. Hace poco tiempo, por ejemplo, el exministro de Obras Pblicas y Transportes, Rodolfo Silva, denunciaba con gran detalle cmo el sistema existente atenta contra la accin en la atencin de las mismas emergencias, que por su naturaleza debe ser rpida y muy eficiente. La utilizacin del presupuesto pblico demanda procedimientos previos y posteriores que representan un gran
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esfuerzo administrativo si se suman estas acciones en cada institucin. Procedimientos que deberan ser ms rpidos y eficaces (por ejemplo para comprar equipo), con un esfuerzo mnimo de profesores y unidades acadmicas y de la institucin, se complican. En asuntos donde el tiempo (rapidez de procesos y resultados) es importante (compra de computadoras, por ejemplo), las consecuencias son mayores. Aunque la Ley de

Administracin Financiera se ha mejorado en los ltimos aos (disminuyendo, por ejemplo, los tiempos para la decisin por funcionarios), sigue siendo un tema a atacar en la reforma del sector pblico.
Todos estos marcos jurdicos, de cara al futuro, debern colocarse en une nueva perspectiva dentro de un nuevo estilo de desarrollo, y dentro de un replanteo de lo pblico y privado. Por ejemplo, as como en la reforma del sector de energa y telecomunicaciones se plante la existencia de instituciones estatales con trabajadores pblicos bajo un ordenamiento privado (un rgimen laboral mixto o comn), deber pensarse en orientaciones similares en otras dependencias del Estado. Las piedras de toque de esta reforma debern combinar la descentralizacin institucional, la fiscalizacin por objetivos realizados con intervenciones de precaucin cientficamente establecidas, el aumento de la responsabilidad y la discrecionalidad de accin. Para las universidades pblicas no es posible evadir el ordenamiento general del sector pblico, pero s preparar cambios sintonizados con las tendencias que dominarn en una perspectiva de mejoramiento de la eficiencia del sector. Ms an, la universidad pblica puede contribuir notablemente en estos temas, as como en la reconceptualizacin de la misma autonoma universitaria, para as empujar leyes que, por lo menos para stas, permitan una mayor agilidad (por ejemplo, para una real y efectiva descentralizacin).

Hay muchos otros asuntos propiamente internos que inciden en la eficiencia de la accin universitaria: las complicadas y rgidas estructuras para la toma de decisiones, los numerosos tiempos docentes y administrativos destinados a las elecciones de puestos de mando acadmico o institucional, la debilidad en los mecanismos de control de calidad del trabajo, la relativa poca utilizacin de recursos tecnolgicos modernos para la administracin, etc. Las autoridades y comunidades universitarias han confrontado estos problemas en los pasados aos e impulsado ciertas reformas. Algunas instituciones han tenido mayor
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xito que otras. Pero los problemas, en su conjunto, no han sido resueltos. Sin duda, todos ellos estarn presentes en la agenda de las discusiones universitarias de los prximos aos.
En el largo plazo, la demanda de la sociedad es por eficacia y calidad en los fines y en la misin universitaria histricamente establecidos. Esto es lo decisivo: lo estratgico. Sin embargo, en el corto plazo, los problemas de eficiencia pueden debilitar la percepcin de la sociedad sobre la universidad y, tambin, sus posibilidades de servirle a la misma. Polticamente, un plan de accin deber contener objetivos para mejorar la eficiencia sin perder de vista la perspectiva general. Se debe hacer cambios y stos generarn reacciones adversas: es inevitable. Ahora bien, la resistencia social en las comunidades universitarias para preservar la inercia no resultar igual con todas las medidas. Los profesores son ms sensibles a los cambios organizativoacadmicos y curriculares de fondo (reformar la departamentalizacin), el replanteo de la investigacin y los posgrados, las opciones de educacin permanente, etc. Por otra parte: disminucin de los tiempos de graduacin, una perspectiva de rea, flexibilidad y libertad de seleccin acadmicas, y otras medidas en esta direccin, no parecen posibles objetos del rechazo estudiantil. Todo lo contrario. Los estudiantes son ms sensibles a aumentos en la exigencia acadmica y a variaciones en los precios de la matrcula y servicios universitarios. Para los no docentes, cambiar la relacin docentes no docentes, modificar la forma de ofrecer algunos de los servicios y, dentro de este marco, los cambios en la estructura salarial (equilibrio salarios gastos de operacin), pueden generar una reaccin contestataria. Para los profesores, probablemente haya opiniones divididas en torno a la eliminacin de anualidades y mecanismos salariales automticos. Sin embargo, este sector posee ms conciencia del significado e implicaciones de los desequilibrios entre salarios y gastos de operacin (su propia prctica se ve afectada directamente). Para los administrativos no partcipes directos de la labor acadmica y enfrentados a cambios que les pueden afectar la estabilidad misma de su trabajo, es probable que las reformas por eficiencia sean vistas con una ptica de preocupacin y rechazo. Es de este sector universitario del que ms resistencia se puede esperar frente a este tipo de cambios. Y en esto ser importante la actividad que desplieguen los sindicatos universitarios. [133] En cada universidad estatal, el peso y las perspectivas del sindicato son diferentes y, por eso, los conflictos que se den no tendrn necesariamente las mismas caractersticas y desenlaces. La posibilidad que se potencien las respuestas sindicales depender en parte de que las 6

reacciones colectivas ante otras medidas en los sectores estudiantiles o docentes puedan converger con las administrativas. La bsqueda de la eficiencia obligar a acciones en varias dimensiones del quehacer de la universidad pblica: un plan. Pero, tal vez, es ms importante su incorporacin como premisa en la cultura laboral de manera permanente en cada actividad: como expresin del compromiso con la sociedad y el pas que la nutre. Un requisito para un mundo complejo y competitivo, sin el cual ni nuestra academia ni nuestra nacin podrn aspirar al progreso.

1.- EFICACIA Y EFICIENCIA Eficacia y eficiencia constituyen elementos bsicos para cumplir con los objetivos propuestos en las organizaciones y su adecuada dosificacin es condicin fundamental para un liderazgo exitoso. Mucho se ha escrito sobre el tema y muy diversos los enfoques que se le han dado. Este trabajo intenta contribuir a una utilizacin apropiada de estos elementos, adecundolos a cada situacin, en la permanente bsqueda de una mejora continua del desempeo de las organizaciones De las definiciones circulantes, se eligen las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en funcin de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visin que se ha definido Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.

Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medicin de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia.

Los resultados ms eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las
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normas

de

calidad

requeridas.

Segn Peter Drucker, un lder debe tener un desempeo eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aun ms decisiva. Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia. Seala errores bsicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son: No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno. La controversia entre popularidad y eficacia directiva.

En sntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados Stephen R. Covey dice que sus Siete Hbitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los mximos beneficios posibles a largo plazo. Establece que estos principios marcan la relacin equilibrada entre Produccin (eficacia) y Capacidad de Producir (eficiencia) y lo ejemplifica con la conocida fbula de Esopo de La Gallina de los Huevos de Oro que narra la historia de una gallina que un da comenz a poner huevos de oro. La codicia del dueo lo llev a matar la gallina para sacarle todos los huevos de una sola vez, pero descubri que estaba vaca. Tarde descubri que haba matado a la gallina de los huevos de oro. Esto reafirma que la efectividad se encuentra en el equilibrio entre la produccin de los resultados deseados (los huevos de oro) y la capacidad de produccin (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro)

Segn Edward de Bono tiempo atrs slo era necesaria la eficiencia para conducir las organizaciones porque la economa creca. Hoy la eficiencia no alcanza. La base econmica se ha estabilizado y en algunos casos decrece. Se necesitan conceptos, actividades y estrategias para agregarlos a la eficiencia en los negocios 3.- EFICIENCIA: Consiste en la medicin de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados ms eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas 4. EFICACIA: Eficacia mide los resultados alcanzados en funcin de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visin que se ha definido. Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia. La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la produccin de los resultados deseados y la capacidad de produccin. 5.- ANLISIS DE CONCEPTOS La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logsticos o cualquier rea en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimizacin; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misin an a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias
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prricas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificacin, pero es conocido que la planificacin debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podran producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificacin del cumplimiento de la meta, no importa si sta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificacin, es decir, la hiptesis que produca la solucin idnea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la asertividad, palabra sta, que no se encuentra en el diccionario. 6.- DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA EFICIENCIA nfasis en los medios Hacer las cosas correctamente Resolver problemas Ahorrar gastos Cumplir tareas y obligaciones Capacitar a los subordinados Asistir al templo (iglesia) Enfoque reactivo EFICACIA nfasis en los resultados Hacer las cosas correctas Lograr objetivos Aumentar creacin de valores Obtener resultados Proporcionar eficacia a subordinados Practicar los valores religiosos Enfoque proactivo

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(Del pasado al presente) Pregunta principal

(Del futuro al presente)

Cmo podemos hacer mejor lo que Qu es lo que deberamos estar hacemos? haciendo?

7.- ERRORES DE LA EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES Segn Peter Drucker, un lder debe tener un desempeo eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es an ms decisiva. Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia. Adicional, Drucker seala errores bsicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son: No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona. En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno. La controversia entre popularidad y eficacia directiva. En sntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados. Stephen R. Covey dice que sus Siete Hbitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los mximos beneficios posibles a largo plazo. 8.- EFICIENCIA Y EFICACIA DENTRO DE UNA ORGANIZACIN. A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organizacin dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:

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Puede hacerse un anlisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organizacin funcione debe tener, al menos, un mnimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos. Lo peor que le puede ocurrir en una organizacin es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de defuncin est en marcha. No tiene posibilidades de competir. Tampoco es lgico pensar que se puede desenvolver normalmente la organizacin donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio). La adrenalina ser altsima, pero cuando se mide el costo de alcanzar los objetivos trazados, muchas sonrisas se transformarn en muecas. Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no pasar nada extraordinario o fuera de lo normal (hacer la plancha) pero esto tambin puede conducir a la desaparicin, aunque sin demasiado ruido, de la organizacin. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones para poder perdurar en globalizado va a desaparecer prolijamente. Lo peor que puede ocurrir en una organizacin es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. No tiene posibilidades de competir. No es lgico pensar que se puede desenvolver normalmente la organizacin donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Sin duda una situacin donde el Management de la organizacin se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos
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este mundo

altamente

planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su mximo responsable. La bsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe formar parte de la visin de la organizacin y formar parte vital de la misin de sus lderes. Un lder se considerar satisfecho de haber cumplido su funcin y deber ser reconocido su xito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia en su gestin. No slo a nivel personal, sino trasmitindola a todos los componentes de su grupo de trabajo. La composicin de un equipo de trabajo debe procurar que sus integrantes estn conformados por una adecuada dosificacin de eficacia y eficiencia a travs de sus actitudes y aptitudes.

Cuando logramos un resultado con menos recursos, somos ms eficientes es decir, se incrementa la distancia relativa entre el valor producido y lo que nos ha costado obtenerlo. Y estos recursos pueden consistir en tierras, vehculos, maquinarias, instalaciones... o tiempo, aunque en el imaginario popular este ltimo es el que se percibe ms inmediatamente asociado a la nocin de eficiencia. No es extrao que esto suceda, porque parece existir una percepcin intuitiva acerca de la importancia de este recurso, cuyas caractersticas nicas lo alejan de cualquier otro que pudiramos tener en cuenta.

A partir de este razonamiento podramos concluir que es necesario asegurar eficacia antes de comenzar a gestionar la minimizacin de los recursos invertidos. A sustentar esta teora contribuye el hecho de que, indudablemente, cualquier cosa que se invierta en algo que no deba hacerse es un despilfarro total y constituye una ineficiencia infinita: sirvi para lograr... cero. Solo un producto requerido, en cualquier grado

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que se obtenga, puede tomarse en cuenta para evaluar la eficiencia del proceso responsable. Sin embargo, la planificacin incluye una programacin es decir, el acoplamiento de lo planificado con un cronograma que forma parte de los criterios de medicin de la eficacia, pero que tambin integra los de evaluacin de la eficiencia. Ambos parmetros comparten ese elemento en forma indisoluble y sufren directamente las consecuencias de nuestra (in)competencia para gestionarlo. Con ningn otro recurso ocurre esto.

Quien desperdicia el tiempo es ineficiente y tambin ineficaz. Utilizar ms que el previsto para hacer algo resulta en una menor eficacia (porque en el tiempo planificado se logr menos de lo esperado) y tambin en una inferior eficiencia (porque la produccin consumi una cantidad mayor de ese recurso).

Hacer cosas no planificadas reduce la cantidad disponible para realizar lo que s planificamos en caso de haberlo hecho. Y si no, la improvisacin multiplica el tiempo necesario para hacer cualquier cosa, quitndolo tambin del que se nos obsequia en idnticas dosis, da tras da y en forma incondicional. Es el nico recurso totalmente gratuito y absolutamente perecedero del cual disfrutamos. Por qu lo valoramos tan poco?

El tiempo no se recupera, no es posible almacenarlo ni se puede pedir prestado. No existe replay del tiempo. Solo puede administrarse en forma responsable y disciplinada, con una actitud madura a partir de la cual podamos, por fin, aspirar a gestionar la eficacia y la eficiencia de nuestras organizaciones con algn xito.

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9.- CARACTERISTICAS DE LA EFICACIA Cuando una empresa es incapaz de ejecutar su estrategia,

generalmente la primer solucin que se les ocurre a los ejecutivos es reorganizar.

Las 17 caractersticas de la eficacia organizacional

1. Lugar 1: Todos tienen una idea clara de las decisiones y las acciones por las que son responsables. 2. La informacin importante sobre el entorno competitivo llega rpido a casa matriz. 3. una vez tomadas las decisiones rara vez se cuestionan. 4. la informacin fluye libremente entre las fronteras organizacionales. 5. los empleados en la lnea y en terreno normalmente cuentan con la infomacin que necesitan para comprender cmo sus decisiones cotidianas impactan en los resultados finales. 6. los gerentes de lnea tienen acceso a los indicadores que necesitan para medir los impulsores clave de sus negocios. 7. los gerentes mas arriba en la jerarqua participan en decisiones operacionales. 8. rara vez se envan mensajes contradictorios al mercado. 9. el proceso de evaluacin del desempeo individual distingue entre los empleados de alto desempeo y los de bajo desempeo. 10. la capacidad de cumplir metas de desempeo influye fuertemente en el desarrollo profesional y la compensacin. 11. es ms exacto describir la cultura organizacional como una persuade y convence que una que manda y controla. 12. el papel principal del personal corporativo es apoyar a las unidades de negocios en lugar de auditarlas. 13. los ascensos pueden ser laterales (de un puesto al otro en el mismo nivel de la jerarqua) 14. los empleados en rpido ascenso pueden esperar ser promovidos ms que una vez cada 3 aos.
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15. en promedio, los ejecutivos de nivel medio tienen cinco o ms subordinados. 16. si la empresa tiene un mal ao, pero una divisin especfica tiene un buen ao, el jefe de la divisin de todos modos recibe una bonificacin. 17. adems de los sueldos, hay muchos otros factores que incentivan el buen trabajo de un empleado. Asegurndose de que las personas entiendan realmente de qu son responsabilizables y quien toma qu decisiones, y luego proporcionndoles la informacin que necesitan para cumplir con sus responsabilidades, podr establecer dos pilares fundamentales para solventar la eficacia

rganizacional. 10. EFICACIA Y EFICIENCIA DE LA EMPRESA ACTUAL En esta oportunidad quiero referirme al tema de la eficiencia aplicado a la empresa. La eficiencia es definida por Stoner, Freeman y Gilbert Jr. en su texto Administracin como capacidad de reducir al mnimo los recursos utilizados para alcanzar los objetivos de la organizacin; y en las palabras de Peter Drucker sera Hacer correctamente las cosas, lo que yo personalmente afirmara como el lograr las metas propuestas con el nivel de calidad deseado al menor costo posible. El concepto anterior siempre se relaciona y establece la diferencia de su antecesor que es la eficacia, y la llamo antecesor ya que primero debemos ser efectivos para luego ser eficientes, tan as que el mismo Drucker afirma que podemos llegar a ser los ms eficientes posibles pero soportados siempre en la eficacia, y que la misma es la clave del xito para las organizaciones. Sin poder lograr por lo menos lo que nos proponemos, no seremos eficaces y sin esto no pueden sobrevivir las empresas a lo largo del tiempo. En los tiempos actuales las empresas que an continan en los diferentes mercados han logrado un grado de eficiencia, pero a su vez, a medida que avanza el desarrollo se introducen ms competidores, y si a la vez se suma entre otros factores la situacin de crisis que estamos
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viviendo, se requiere no slo que debemos ser eficaces, sino tambin que importa mucho el ser eficiente y mantener una mejora continua. Ms an, podramos asegurar que en trminos generales, aquellas empresas que no lleguen a ser eficientes sostenidamente en medio de cualquier crisis econmica y mundial, permanecern poco tiempo en el mercado. Si hacemos como empresa solamente lo que otras hacen llegaremos a ser como ellas pero la meta es ser mejores lo cual se logra maximizando los beneficios. La empresa eficiente aprovecha toda oportunidad de mejora y cada vez trabaja para que el beneficio se incremente. Nos dice Peter Drucker que la mejor forma de predecir el futuro es crendolo. El sentarnos a esperar que las cosas cambien no es una forma estratgica para ser exitosos sino el ponernos a crear el futuro buscando mejores formas de alcanzar los resultados. La eficiencia no slo debe ser aplicada en el rea operativa de la empresa, sino tambin, en todas las dems reas, es decir, hacerlo eficientemente; en donde no slo se debe controlar los materiales, herramientas e insumos sino tambin el impacto en la operacin del negocio como por ejemplo: El tiempo que dura la produccin parada. La eficiencia yo la relaciono tambin con lo que describe Thomas Friedman en la conclusin de su libro La tierra es plana, refiriendo a David Rothkopf para nosotros, la cuestin no radica en lo que ha cambiado, sino en darnos cuenta de lo que no ha cambiado. Esto claramente expresa que no debemos enfocarnos solamente en el pasado, sino tambin en lo que falta por cambiar que es el futuro. Es decir, que debemos enfocarnos en lo que no ha cambiado para predecir los cambios futuros, lo cual se puede hacer al establecer mediciones, tendencias y acciones correctivas, lo cual generara una actitud proactiva y que tomara en cuenta lo que es ser eficiente y evitar situaciones de crisis o adelantarse a ellas. Para ser eficiente una empresa que haya sido exitosa no debe quedarse contemplando ese xito sino que debe monitorear el mercado y su nivel

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de participacin en el mismo constantemente, para innovar y mantener o incrementar su participacin en el mismo. Para explicar ms claramente algunos conceptos anteriores pondremos un ejemplo: Imaginemos el caso de un suplidor de equipos de cmputos. Suponiendo que el encargado de la tienda no se asegura de que se verifican los equipo al recibirlos de la fbrica o de su proveedor, y los despacha sin verificarlos, cuando los clientes los adquieren, al momento de proceder a utilizarlo se dar cuenta de que no funciona correctamente y vamos a suponer que es debido a que se ha dejado algn accesorio desconectado internamente, la accin inmediata ser devolver el equipo para que sea reemplazado por otro, causando esto un gran retraso en el proceso de ventas y de servicios de soporte, ya que se tendran que dedicar esos recursos a lo que sera un retrabajo y afectando tambin la reputacin del negocio. Mientras que la accin eficiente y proactiva evita todo esto ya que se realizan inspecciones y pruebas previas a entregar el artculo al comprador mediante una accin proactiva para garantizar la satisfaccin del cliente y a la vez maximizar Una de las prioridades es buscar formas de eficientizar ms los procesos y esto debemos hacerlo ya sea con recursos internos o contratados. Hay muchas formas de ser ms eficientes pero esto lo dejaremos a cada empresa en particular. Es muy relevante para la gerencia el saber en qu direccin va la empresa y particularmente la eficiencia debe ser uno de esos parmetros crticos y estratgicos para lograr y mantener el xito.

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CONCLUSIONES

La eficacia es la capacidad de un sistema para obtener resultados, sin preocuparse por los recursos que deba invertir para ello. La eficiencia es la relacin entre los resultados que logra y el costo de los recursos necesarios. En una imagen aproximada, eficacia es a cuntos kilmetros por hora corre un vehculo; eficiencia es cuntos kilmetros hace por litro de combustible, a esa velocidad. En el campo poltico-social , eficacia es incrementar grandemente las probabilidades de que ocurra algo improbable; eficiencia es la relacin entre ese cambio de probabilidad de un resultado y los costos que ello implica. La actuacin de un gobierno se mide finalmente en trminos de eficiencia: no slo nos interesa saber cuntas probabilidades hay de que un gobierno logre un resultado sino tambin a qu costo. La excepcin es cuando las circunstancias obligan a adoptar una poltica de emergencia, es decir, centrarse en una sola meta preponderante, en un solo valor, como puede ser, por ejemplo, rechazar la agresin de un invasor externo. En esas emergencias vitales se acta slo con criterios de eficacia. Pero esto tiene lmites en su duracin y en la naturaleza de la situacin. La prctica de gobernar permanentemente con criterios de emergencia distorsiona el comportamiento de los grupos y del mismo gobierno, corrompiendo finalmente a la sociedad.

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RECOMENDACIONES La empresa debe considerar la eficacia y eficiencia de manera conjunta. La eficacia porque es la manera de llegar a los resultados esperados. Algunos ejemplos de la empresa: - hacer correctamente las cosas - resolver problemas - cumplir con las tareas y obligaciones - capacitar a los empleados - conservar las mquinas La eficiencia es la manera de llegar a esos resultados con la utilizacin de menos recursos. Ejemplos dados por la empresa: - nfasis en los resultados - hacer las cosas correctas - lograr los objetivos - utilizar los insumos de manera ptima - obtener buenos resultados - mquinas disponibles

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VARGAS, A & SIEGUEL, H. ISO 9000: la llave de entrada a la competitividad internacional. Bogot: Previ-Atep, s.f.

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ANEXOS

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INDICE

DEDICATORIA ........................................................................................................................... 2 PRESENTACION ....................................................................................................................... 3 MARCO TEORICO..................................................................................................................... 4 1.- EFICACIA Y EFICIENCIA ............................................................................................... 7 3.- EFICIENCIA:.................................................................................................................. 9 4. EFICACIA: ....................................................................................................................... 9 5.- ANLISIS DE CONCEPTOS .......................................................................................... 9 6.- DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA .................................................. 10 7.- ERRORES DE LA EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES................................... 11 8.- EFICIENCIA Y EFICACIA DENTRO DE UNA ORGANIZACIN. .......................... 11 9.- CARACTERISTICAS DE LA EFICACIA ..................................................................... 15 10. EFICACIA Y EFICIENCIA DE LA EMPRESA ACTUAL .......................................... 16 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 19 RECOMENDACIONES............................................................................................................ 20 WEBGRAFIA ............................................................................................................................. 21

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