MANUAL DE FORMACION

MICROSOFT EXCEL

Santo Domingo, D.N., 2007

Manejador De Excel NDICE CAPITULO I MICROSOFT EXCEL

Objetivo: Al finalizar el tema, l o la participante ser capaz de identificar y manejar el entorno de MS-EXCEL, correctamente.

1.1 EXCEL..Pg. -11.2 MENU PRINCIPAL DE EXCEL.Pg. -11.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 ARCHIVO EDICIN VER INSERTAR FORMATO HERRAMIENTAS

1.3 AYUDA..Pg. -41.3.1 CONTENIDO 1.3.2 INDICE CAPITULO II MANEJO DE BARRAS DE HERRAMINETAS
Objetivo: Al finalizar el tema, l o la participante ser capaz de identificar las barras de herramientas, correctamente.

2.1 BARRAS DE HERRAMIENTAS.Pg. -72.1.1 BARRA ESTANDAR 2.1.2 BARRA DE FORMATO

CAPITULO III LA HOJA ELECTRONICA

Objetivo: Al finalizar el tema, el o la participante ser capaz de manejar una hoja electrnica, correctamente.

3.1 MANEJO DE HOJA DE CLCULO...Pg. -83.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA DE CALCULO INTRODUCCION DE DATOS BORDES GUARDANDO LA HOJA DE TRABAJO ABRIENDO UNA HOJA DE CLCULO INSERTANDO FILAS Y COLUMNAS ELIMINANDO FILAS Y COLUMNAS CAMBIANDO EL ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS

3.2 CREANDO UNA HOJA DE TRABAJO.Pg. -153.2.1 EDITAR Y BORRAR DATOS 3.2.2 RANGOS 3.2.3 REPRODUCIENDO UN RANGO DE CELDAS

3.3 TRABAJANDO CON FORMULAS....Pg. -183.3.1 OPERADORES ARITMETICOS Y SU JERARQUIA 3.3.2 INTRODUCIENDO UNA FORMULA PARA CALULAR UN VALOR 3.3.3 FUNCIONES

3.4 OPCIONES DE EXCEL COMO HOJA DE CLCULO...Pg. -193.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 FORMATO DE CELDAS ESTILO BUSQUEDA Y REEMPLAZO INSERTAR OBJETOS EN LAS HOJAS DE CALCULO IMPORTANDO DATOS

CAPITULO IV IMPRESIN DE LA HOJA DE TRABAJO

Objetivo: Al finalizar el tema, l o la participante ser capaz de imprimir la hoja de trabajo, correctamente.

4 IMPRESIN DE LA HOJA DE TRABAJOPg. -274.1 CONFIGURAR LA PGINA...Pg. -274.2 VISTA PRELIMINAR Pg. -284.3 IMPRIMIENDO UN LIBRO DE TRABAJO.Pg. -29-

CAPITULO V MANEJO DE GRAFICAS

Objetivo: Al finalizar el tema, l o la participante ser capaz de manejar grficas, correctamente.

5.1 GRAFICAS...Pg. -315.2 TIPOS DE GRAFICAS..Pg. -315.3 PARTES DE UNA GRAFICA...Pg. -325.4 CREANDO UNA GRAFICA..Pg. -335.5 MODIFICANDO UNA GRAFICAPg. -34CAPITULO VI CONCEPTOS DE MACROS

Objetivo: Al finalizar el tema, l o la participante ser capaz de manejar los conceptos de macros, correctamente.

6.1 MACRO..Pg. -356.2 EJECUTANDO UNA MACRO.....Pg. -35-

CAPITULO I MICROSOFT EXCEL 1.1 Excel.

Es un programa del grupo de las hojas de clculos diseado especialmente para procesar datos de tipos numricos y obtener a partir de estos datos resmenes estadsticos, grficos, etc. Una hoja de calculo esta formada por un conjunto etiquetadas con letras desde la A hasta la Z y de aqu en adelante por combinacin de letras y por un conjunto de filas enumeradas desde el 1 en adelante formando una especie de malla. El programa EXCEL se ejecuta al igual que las dems aplicaciones bajo Windows: desde el icono en la ventana principal o a travs de la opcin programa en el men de inicio. Cuando se carga el programa EXCEL aparece la siguiente ventana.

Barra de Men: Contiene el conjunto de todas las operaciones y funciones del

programa Excel agrupadas segn el tipo de operacin que realizan. Barra Estndar: Contiene todas las operaciones para el manejo general del documento representadas por figuras llamadas iconos. Barra de Formato: Contiene las opciones para formatear del texto dentro del documento.

1.2 MENU PRINCIPAL DE EXCEL.

Contiene el conjunto de todas las opciones y funciones de EXCEL agrupadas por categora de acuerdo a la funcin que realizan.

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Pg.

1.2.1 ARCHIVO.
Agrupa todas las operaciones para el manejo general de la hoja de clculo como archivo. Por ejemplo: guardar, abrir, imprimir, vista preliminar, Etc.

1.2.2 EDICIN.
Contiene el conjunto de operaciones para el manejo de filas y columnas en la hoja de clculo as como operaciones de reproduccin de informacin. Ejemplo: copiar, pegar, eliminar, reemplazar, etc.

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Pg.

1.2.3 VER.
Contiene el conjunto de opciones que permiten cambiar la visualizacin de la hoja de clculo as como la activacin de las barras de herramientas, barra de formulas, etc.

1.2.4 INSERTAR.
Contiene las opciones que permiten modificar la estructura de la hoja de clculo insertando elementos en ella como son: filas, columnas, grficas, imgenes, etc.

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Pg.

1.2.5 FORMATO.
Aqu aparecen el conjunto de opciones que permiten cambiar el formato de presentacin de los datos contenidos en las celdas de una hoja de clculo, as como las dimensiones de las filas y columnas.

1.2.6 HERRAMIENTAS.
Contiene el conjunto de opciones para definir el lenguaje de ortografa de Excel, as como opciones de configuracin del programa en general.

1.3 AYUDA.
EXCEL proporciona una ayuda interactiva que asiste al usuario en un momento determinado que se presente un problema del que no se tenga mucha informacin a mano. Adems Excel tiene un asistente de ayuda que nos permite localizar informacin referente a un tema con solo escribir el tema y presionar el botn Buscar''.

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Pg.

Pasos para activar el asistente de ayuda:

1. 2.

Active el men ?''. Seleccione la opcin Ayuda de Microsoft Excel''.

3.

Aparece el asistente para autoayuda. Selecciones la pestaa ndice.

4. Escriba el tema del que solicita la ayuda. 5. Presione el botn Buscar.

1.3.1 CONTENIDO.
Adems de esta forma Excel tiene su informacin de asistencia contenida en un libro de ayuda clasificada de acuerdo al tema que trate. Pasos para activar el contenido de ayuda:

1. Active el Men Ayuda ?.

2. Seleccione la opcin Ayuda de Microsoft Excel. 3. Seleccione la opcin Contenido. Aparece el dialogo de contenido con una lista identificada con iconos en formato de libro.

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1.3.2 INDICE.
Adems del asistente y de la lista de contenido EXCEL proporciona una forma de bsqueda a travs de un ndice. En esta forma usted escribe la palabra sobre la que desea obtener ayuda y el asistente localiza la informacin relativa a sta. Pasos para activar el ndice de ayuda:
1. Active el men ?.

Aparece la ventana de contenido. 2. Seleccione el recuadro ndice. 3. Escriba la palabra sobre la cual desea obtener ayuda.

4.

Presione el botn Buscar.

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Pg.

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Pg.

CAPITULO II MANEJO DE BARRAS DE HERRAMINETAS

2.1 BARRAS DE HERRAMIENTAS.

EXCEL incluye un conjunto de barras de herramientas que proporcionan un acceso directo a las principales opciones o comando del programa. Estas barras contienen las opciones agrupadas segn el tipo de operacin que se ejecuta en ellas.

Las principales barras de herramientas son:

Estndar

Formato

CAPITULO III LA HOJA ELECTRONICA 3.1 MANEJO DE HOJA DE CLCULO.

Como ya sabemos una hoja de clculo est formada por un conjunto de columnas y filas. La interseccin de las columnas con las filas es lo que se denominan CELDA Microsoft Excel Pg. 8 de la y cada celda recibe el nombre nico o direccin que est formado por la letra columna y el nmero de fila. As por ejemplo la interseccin de la columna B con la fila 5 forman la celda B5.

3.1.1 DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA DE CLCULO.

Existe un grupo de combinaciones de teclas que facilitan el despliegue por la hoja de clculo.

TECLA
HOME Ctrl + Home Ctrl + Fin Av. Pg. Ret. Pg. Flechas del Cursor

DESCRIPCION
Mueve el cursor a la primera fila de la columna actual. Mueve el cursor a la primera columna y la primera. Mueve el cursor a la ltima celda que posee informacin. Mueve 16 filas hacia abajo (una pagina) Mueve 16 filas hacia arriba Mueve el cursor una posicin en la direccin del cursor.

3.1.2 INTRODUCCION DE DATOS.

EXCEL permite introducir varios tipos de informacin.

TEXTO (ALFANUMERICOS). NUMEROS. FECHA Y HORAS. FORMULAS.

DATOS DE TEXTO (ALFANUMERICOS): Son aquellos datos que pueden contener letras, nmeros y caracteres especiales, pero el primer carcter debe ser una letra. Sirven como etiquetas en la hoja de clculo. Ejemplo NOMBRE, SUELDO, IMPUESTO/RENTA, YMTS102 Los datos de tipo texto se alinean automticamente a la izquierda. En una celda con datos alfanumricos se pueden introducir hasta 255 caracteres. Si el texto es ms largo que la celda activa ste se supone en las celdas vacas a la derecha. DATOS NUMERICOS: son datos constantes que se utilizan para realizar clculos matemticos. Los datos numricos se identifican porque comienzan con un digito (0-9) o con un signo operacional.

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Pg.

Ejemplo 5432,-233,8734 Si el nmero es ms largo que el ancho de la celda, EXCEL lo representa en forma de notacin cientfica, Ejemplo 1, 000,000 = IE + 06. en caso de que el valor no pueda ser representado en formato cientfico, los despliega como una serie de signos de nmero (###). La siguiente pantalla muestra una hoja de trabajo con datos de texto y datos numricos.

DATOS DE FECHAS Y HORAS: EXCEL reconoce diferentes formatos de fechas y horas. Para introducir datos de tipo fecha puede utilizar los siguientes formatos: 12:15PM 10:45:30PM 7:30 5:45:10 22:00 Puede utilizar (-) o (/) para separar das, meses y aos. Usted puede introducir ambos tipos de datos, Fecha y Hora en una celda utilizando el siguiente formato: 24/10/6512:00 Inserte espacio para separar los indicadores AM o PM de la hora. FORMULAS: Es la combinacin de operndos y operadores que dan solucin a un problema determinado. Las frmulas se introducen para realizar clculos que van desde simples sumas hasta clculos financieros, estadsticos o cientficos. Cuando usted utiliza en una frmula un valor que est contenido en una celda, nunca coloque el valor propiamente dicho, sino la direccin de la celda, de esta forma si usted altera el valor de la celda EXCEL automticamente altera el resultado de la frmula. Ejemplo.

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+ B5 + C9 + D14 * A2 =A10*0.5

3.1.3 GUARDANDO LA HOJA DE TRABAJO. Una vez que usted ha elaborado una hoja de clculo, est debe ser guardada para que no se pierda la informacin al apagar la computadora. Adems, si por alguna razn usted no termina el trabajo en este momento puede continuarlo luego.
Pasos para guardar una hoja de trabajo: 1. Active el men Archivo. 2. Seleccione la opcin Guardar.

Aparece la ventana de guardar como.

3. Donde dice Nombre de Archivo escribir el nombre de la hoja de

clculo. 4. Presione el Botn Guardar.

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Si la hoja ha sido previamente grabada, EXCEL utiliza ste mismo nombre para guardarla.

3.1.4 ABRIENDO UNA HOJA DE CLCULO.

Una vez que usted ha grabado una hoja de trabajo puede desear abrir esta ya sea para hacerle algunas correcciones o simplemente para continuarla. Pasos para abrir una hoja de trabajo:
1. 2.

Active el men Archivo. Seleccione la opcin Abrir.

Aparece el dilogo para abrir archivos. Donde dice Buscar en: seleccionar la unidad de disco en donde se guard la hoja. 4. Donde dice Nombre de Archivo escriba el nombre de su hoja de trabajo. Si no recuerda el nombre puede buscarlo en la lista de archivos colocada en el centro de la ventana y seleccionarlo. 5. Presionar el botn Abrir.
3.

3.1.5 INSERTANDO FILAS Y COLUMNAS.

Puede darse el caso que cuando est trabajando con una hoja de clculo se da cuenta que le falt una fila o una columna, no tendr que mover la informacin que tiene, solo deber insertar la fila o columna que necesita. Pasos para insertar una fila: 1. Seleccione una o ms filas. 2. Active el men Insertar. 3. Seleccione la opcin Filas.

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Pasos para insertar una columna:

1. Seleccione una o ms columnas, tantas como las que desee insertar. 2. Active el men Insertar. 3. Seleccione la opcin Columnas.

3.1.6 ELIMINANDO FILAS Y COLUMNAS.

En otras ocasiones usted incluye filas o columnas de ms en el medio de la informacin y desea eliminarlas. Pasos para eliminar filas: 1. Seleccione el conjunto de filas que desee eliminar. 2. Active el men Edicin. 3. Seleccione la opcin Eliminar.

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Pasos para eliminar columnas: 1. Seleccione el conjunto de columnas que desee eliminar. 2. Active el men Edicin. 3. Seleccione la opcin Eliminar.

3.1.7 CAMBIANDO EL ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS.

Las columnas y las filas en EXCEL pueden cambiar de tamao para ajustarse al tamao de los datos que ellas contengan. Pasos para cambiar el ancho de una columna. 1. Coloque el puntero sobre la lnea que separa las letras de las dos columnas hasta que aparezca una flecha doble cabeza. 2. Arrastre el ratn en la direccin deseada, a la derecha para aumentar o a la izquierda para disminuir.

EXCEL muestra en un cuadro amarillo el ancho actual de la columna. Resultado

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Pg.

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Pasos para cambiar el ancho de una fila:

1. Coloque el puntero sobre la lnea que separa los nmeros de las dos
filas hasta que aparezca una flecha doble cabeza. 2. Arrastre el ratn en la direccin deseada, hacia abajo para aumentar o hacia arriba para disminuir.

Resultado

3.2 CREANDO UNA HOJA DE TRABAJO.

Crear una hoja de clculo consiste en introducir los datos o valores necesarios y crear las frmulas que permiten obtener los resultados deseados. Luego de introducirlos los datos podemos dar a estos el formato de presentacin que est acorde al tipo de dato que estemos representando. Para introducir un dato en una celda basta con colocar el cursor sobre la celda deseada inmediatamente comenzar a escribir.

3.2.1 EDITAR Y BORRAR DATOS.

Consiste en la correccin de los datos despus que han sido introducidos en las celdas. Para corregir el contenido de una celda realice los siguientes pasos:
1. Seleccione la celda que desea corregir. 2. Presione la tecla de funcin F2. 3. Lleve el cursor hasta la posicin en donde desea corregir.

4. Haga los cambios necesarios.

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3.2.2 RANGOS.
Un rango es la seleccin de un conjunto de celdas de una hoja de clculo que pueden estar adyacentes o no. Un rango puede ser establecido por una hoja, una columna, una fila o varias celdas. La diferencia de celdas de un rango consiste en las direcciones de la celda de inicio y La ltima separadas por dos puntos (:). La seleccin de un rango de celdas se puede hacer de varias formas: Seleccionando un rango con el ratn: 1. Haga clic en la celda inicial del rango. 2. Presione y sostenga el botn izquierdo del botn. 3. Mueva el ratn en la direccin deseada para marcar el rango.

Seleccionando un rango con el teclado:

1. Coloque el cursor sobre la celda inicial. 2. presione y sostenga la tecla MAYSCULA (SHIFT). 3. Use las teclas de flecha del cursor para ir seleccionando rangos.

3.2.3 REPRODUCIENDO UN RANGO DE CELDAS.

Esta es una de las opciones ms utilizadas de EXCEL ya que nos permite reproducir un rango de celdas tantas veces como sea necesario sin tener que repetir lo mismo. Antes de usted proceder a reproducir un rango ste debe estar seleccionado.

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Pasos para reproducir un rango:

1.

Seleccione un rango de celdas.

2. 3.

Active el men Edicin. Seleccione la opcin Copiar.

4. Seleccione las celdas en donde desea reproducir el rango. 5. Active el men Edicin. 6. Seleccione la opcin Pegar.

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3.3 TRABAJANDO CON FORMULAS.

Una formula es una ecuacin que analiza los datos en una hoja de clculo. Las frmulas pueden emplear funciones matemticas, estadsticas y lgicas para realizar operaciones como sumar, dividir, restar, multiplicar, obtener totales, promedios, etc. con valores de la hoja de clculo. Ejemplo. = (b5+b9)/SUMA (d5:d8) Las frmulas se introducen en las celdas y aparecen visualizadas en barra de frmulas.

3.3.1 OPERADORES ARITMETICOS Y SU JERARQUIA.

Los operadores son los signos que se utilizan para estructurar operaciones o frmulas. Entre ellos estn los aritmticos que son utilizados para realizar operaciones matemticas y los de comparacin que son los utilizados para producir valores lgicos. Tabla de operadores aritmticos segn su jerarqua. Operador () ^ *y/ +yOperacin Agrupacin de operaciones Funcin Exponencial Multiplicacin y Divisin Suma y Resta

3.3.2 INTRODUCIENDO UNA FORMULA PARA CALULAR UN VALOR. 1. Haga clic en la celda que desea introducir la frmula.
2. Escriba el signo igual (=). 3. Introduzca la frmula. 4. Presione la tecla ENTER. Si la frmula introducida est mal construida, EXCEL presenta un mensaje de error en la celda activa, esta mensaje comienza con el signo #.
Tabla posibles mensajes de error:

Error #!DIV/0! #!NULO! #N/A ###### #!VALOR! #!REF!

Definicin Este mensaje indica que se est tratando de dividir entre cero. Especifica una interseccin no valida entre dos reas. Indica que no hay ningn valor en alguna de las celdas utilizadas en la frmula. Indica que el resultado no cabe en la celda. Indica que el valor de una celda no es valido. Indica que una referencia de una celda no es valido.

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3.3.3 FUNCIONES.
EXCEL contiene un conjunto de frmulas predefinidas o integradas llamadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. LA funcin ms comn en las hojas de clculo es la funcin SUMA que se utiliza para sumar rangos de celdas.
Pasos para aplicar auto suma:

1. Seleccione el rango de celdas dejando la ltima celda seleccionada

vaca. aqu se almacena el resultado.

2. Haga clic sobre el botn autosuma que est sobre la barra estndar y
se identifica con el siguiente smbolo

3.4 OPCIONES DE EXCEL COMO HOJA DE CLCULO.

Estas opciones se utilizan para el manejo de la hoja de trabajo y para la representacin de los datos en el formato requerido.

3.4.1 FORMATO DE CELDAS.

A las celdas y los datos contenidos en las mismas dentro de una hoja de clculo se le puede asignar caractersticas especficas como son: color, alienacin, tipos de letras, bordes entre otros. Algunas de estas opciones encuentran un atajo en la barra de herramientas formato adems se encuentran en el cuadro de dialogo de FOTMATO.

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Pasos para acceder al dilogo de formato de celdas. 1. Seleccione el rango de celdas que desea formatear. 2. Active el men Formato.

3. Seleccione la opcin Celda.

Aparece el dilogo de formato con diferentes recuadros: Recuadro nmero: Permite dar formato a los nmeros de la celda o rango de celdas seleccionadas, permitiendo especificar la categora a la que corresponde dichos datos.

Recuadro Alineacin: Permite especificar la alineacin vertical u horizontal al contenido de las celdas y la 0rientacin del texto en las celdas permitindoles dar un giro en el grado seleccionado.

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Recuadro Fuente: Permite modificar el tipo de letra, tamao, color y permite efectos especiales a las mismas.

Recuadro Bordes: En este recuadro se selecciona el tipo de bordes que desea utilizar para su tabla o rango de datos, el estilo de lnea a utilizar para los bordes y color de la misma.

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Los bordes a las celdas tambin se pueden aplicar desde la barra de herramientas formato. 1. Seleccione las celdas a las que desea agregar bordes. 2. Haga clic en la flechita que aparece junto al botn borde. 3. Seleccione el estilo de borde deseado. Recuadro Trama: Aqu se selecciona el color de sombreado a utilizar dentro del rango de celda o tabla seleccionado y permite insertar un diseo de trama.

3.4.2 ESTILO.
Nos permite modificar o definir el formato bsico de presentacin de los datos por defecto. Paso para modificar el estilo de las celdas:
1. 2.

Active el men Formato. Selecciones la opcin Estilo.

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La opcin estilo incluye los siguientes elementos.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Nmeros. Fuentes. Alineacin. Bordes. Trama. Proteccin.

Para modificar o aadir uno de estos elementos selecciones el nombre del estilo desde la lista desplegable, haga clic sobre el cuadro de chequeo y presione el botn modificar. Aparece la siguiente ventana. Modifique los elementos deseados y presiones el botn Aceptar.

3.4.3 BUSQUEDA Y REEMPLAZO.

Permite encontrar la informacin deseada y al mismo tiempo cambiar sta por otra informacin. Para buscar y reemplazar ejecute los siguientes pasos:
1. 2.

Active el men Edicin. Seleccione la opcin Reemplazar.

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3.

Aparece la siguiente ventana.

4. 5. 6. 7.

Escriba el valor o texto que desea buscar. Escriba el valor con que se desea reemplazar. Seleccione las opciones de bsqueda que desea que EXCEL aplique. Seleccione el tipo de bsqueda que desea realizar.

EXCEL realiza el reemplazo segn las opciones que se especifiquen.

3.4.4 INSERTAR OBJETOS EN LAS HOJAS DE CLCULO.

EXCEL incluye una serie de objetos que pueden ser insertados en su hoja de trabajo con el objetivo de hacer nuestra hoja ms presentable u amigable al usuario. Pasos para insertar un objeto:
1. 2.

Active el men Insertar. Seleccione la opcin Objeto.

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Pg.

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3.

Aparece la siguiente ventana.

4. Seleccionar de la lista el tipo de objeto que desea insertar. 5. Presione el botn Aceptar. Aparece el programa que permite crear el

objeto del tipo seleccionado.

3.4.5 IMPORTANDO DATOS.

Esta opcin es una herramienta muy importante y til de EXCEL ya que nos permite extraer datos desde otros sistemas de archivos y colocarlos en una hoja de clculo. La importancia de datos se realiza automticamente cuando usted trata de abrir un archivo de otro sistema en una hoja de clculo. Pasos para importar un archivo:
1. 2.

Active el men Archivo. Seleccione la opcin Abrir.

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3.

Aparece el dilogo de abrir archivos.

Donde dice Tipo de Archivo seleccione el tipo de archivo desde donde desea importar los datos. 5. Especifique el nombre del archivo. 6. Presione el botn Abrir.
4.

Los datos del archivo importando sern transformados y colocados dentro de su hoja de clculo actual con el nuevo formato de EXCEL.

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CAPITULO IV IMPRESIN DE LA HOJA DE TRABAJO 4 IMPRESIN DE LA HOJA DE TRABAJO.

Es una de las funciones principales cuando se elabora una hoja de clculo ya que se necesita el trabajo impreso en el papel para presentarlo al usuario que lo requiere.

4.1 CONFIGURAR LA PGINA.

Antes de imprimir una hoja de clculo usted debe configurar la pgina para colocar el cuadro en la forma deseada respecto a su pgina. Pasos para configurar la pgina:
1. 2.

Active el men Archivo. Seleccione la opcin Configurar Pgina.

3.

Aparece el siguiente dilogo.

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Pg.

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4.2 VISTA PRELIMINAR.

Antes de que imprima su trabajo, EXCEL le permite tener una vista preliminar para que vea como aparecer su hoja en forma impresa. Podr entonces hacerle los cambios necesarios y salvar la hoja de trabajo antes de que la imprima.

Pasos para hacer una vista preliminar:

1. Active el men Archivo. 2. Seleccione la opcin Vista preliminar.

O tambin puede presionar el icono que tiene la pgina en blanco con la lupa dentro , que est ubicado en la barra de estndar.

4.3 IMPRIMIENDO UN LIBRO DE TRABAJO.

EXECL nos proporciona un conjunto de opciones para imprimir su libro de trabajo o porciones de ste. Para configurar la impresin ejecute los siguientes pasos:
1. 2.

Active el men Archivo. Seleccione la opcin Imprimir.

3. Indique el nombre de impresora por donde desea imprimir su trabajo.

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4.

Seleccione el intervalo de pginas. (Opcional).

5. Seleccione el nmero de copias. (Opcional). 6. Presione el botn Aceptar.

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CAPITULO V MANEJO DE GRAFICAS 5.1 GRAFICAS.

Utilizar la caracterstica de grficas de EXCEL, le permite transformar los valores de las filas y las columnas de una hoja de trabajo en una grfica atractiva y profesional. Una grfica es la representacin visual de dos o ms conjuntos de datos de forma tal que sea ms fcil su interpretacin por parte del usuario. Los conjuntos de datos se representan en un cuadro de ejes llamado ejes cartesianos. En el eje de las equis (X) se representan los distintos elementos que se van a graficar y en el eje de las (Y) se representan los valores correspondientes a cada uno de los elementos.

5.2 TIPOS DE GRAFICAS.

En EXCEL tenemos diferentes tipos de graficas de las cuales debemos seleccionar la que mejor se ejecute a nuestra situacin y a los datos que deseamos representar. Los tipos de datos ms utilizados son los siguientes:

TIPO DE GRAFICAS Columnas Anillos Barras Radial Lneas Superficie Circular Burbujas XY (Dispersin) Cilndrico reas Piramidal

Ejemplos:

5.3 PARTES DE UNA GRAFICA. Microsoft Excel Pg. 31

Una grfica est compuesta por un conjunto de elementos que se detallan a continuacin.

PARTE
EJE Y EJE X Serie de Datos Rotulo categora de

DESCRIPCION
Este es el eje vertical o mejor llamado eje de valores ya que representa los valores de la informacin tratada. Este es el eje horizontal o eje de elementos. Contiene la clasificacin d elementos que se desean graficar. Son los puntos de datos agrupados que corresponde a los valores en las celdas de la hoja de trabajo. Describe las categoras que se encuentran bajo el eje horizontal y provienen de los encabezados de las columnas de datos. Consiste en las barras, lneas u otros elementos que representen la serie de datos dentro de un grafico. Esta compuesta por rtulos de la serie del grafico que sirve como0 clave para identificar los elementos del grafico. Al crear un grafico la leyenda aparece en el lado derecho de los datos y puede ser colocada posteriormente en la parte superior, inferior o la izquierda del mismo. Son lneas punteadas utilizadas para analizar los de datos con mejor precisin. Hay tres tipos de lneas de divisin de divisin: Horizontales, verticales y combinadas.

rea de trazado

Leyenda

Lneas divisin

5.4 CREANDO UNA GRAFICA.

Para crear una graficas ejecute los siguientes pasos:

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Pg.

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1.

Seleccione el rango de datos que desea graficar.

2. 3.

Active el men Insertar. Seleccione la opcin Graficar. En este momento aparece el asistente para graficas que nos guiar a travs de cuatro pasos. PASO 1: Tipo de grfico seleccione el tipo de grafico de la lista desplegable as como el subtipo en el cuadro de al lado. Presione el botn Siguiente.

PASO 2: Datos de origen muestra una vista previa de la grfica, as como de los rangos de datos utilizados. Presione el botn Siguiente.

PASO 3: Opciones de grficos muestra el cuadro de las opciones para el grfico en donde se colocan los ttulos y se configura el grfico con las opciones necesarias. Presione el botn Siguiente.

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Aqu se completan las opciones del grfico como son: ttulos, ejes, lneas de divisin, leyendas, rtulos, etc.

PASO 4: Ubicacin de grfico aqu se indica la ubicacin del grfico, que puede ser en la misma hoja de clculo o en una hoja separada. presione el botn Terminar.

5.5 MODIFICANDO UNA GRAFICA.

Una vez que se ha creado una grfica usted puede necesitar cambiar alguno de los elementos que la constituye, estos elementos se pueden cambiar separadamente. Pasos para modificar una grfica:

1. Haga clic con el botn secundario (derecho) dentro del rea de la

grfica. Aparece un men de opciones que pueden ser modificados. 2. Seleccione la opcin que desea modificar. 3. Realice las correcciones de lugar. 4. Presione el botn Aceptar.

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CAPITULO VI CONCEPTOS DE MACROS

6.1 MACRO.
Una macro consiste en una serie de comandos y funciones de EXCEL que se almacenan en un mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba la igual que se graba la msica en un cassete. Antes de grabar una macro planifique los pasos y los comandos que se va a ejecutar ya que si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn las correcciones que se realicen. Cada vez que se graba una macro, sta se almacenar en un mdulo adjunto a un libro. Con el editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, cambiar el nombre a los mdulos que almacenan los macros o cambiar de nombre a los macros. Algunos usos tpicos de la macro. Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos. Combinar varios comandos. Hacer que una opcin de un cuadro de dilogo sea ms accesible. Automatizar series de tareas complejas.

6.2 EJECUTANDO UNA MACRO.

Una vez grabada, una macro puede ejecutarse en Microsoft EXCEL o desde el editor de Visual Basic. Normalmente se ejecutar la macro en EXCEL. Pasos para ejecutar una macro:

1. Active el men Herramientas. 2. Seleccione la opcin Macro.

Aparece la siguiente ventana.

3. Seleccione el nombre de la macro que desea ejecutar. 4. Haga clic en el botn Ejecutar.

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