Manual de Funcionalidades de La Mga

Departamento Nacional de Planeacin Repblica de Colombia
MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA MGA
Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas
Bogot D.C., Colombia Agosto de 2013
Fecha: Agosto-2013 Versin: 1.2 Pgina 2 de 34
Documento: MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA MGA Autor: Estatus: Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas Preliminar
Control de Versiones Versin 1.0 1.1 1.2 Fecha 17/Julio/2013 30/Julio/2013 2/Agosto/2013 Descripcin Elaboracin del documento Revisin del documento Revisin del documento Autores Ing. Wilson Orlando Camargo Magin. Eco. Lorena Sofia Velasco Franco Ing. Jose Manuel Rivera
Direccin de Inversiones y Finanzas Publicas-Manual de las Funcionalidades de la MGA 2
TABLA DE CONTENIDO
1 2 2.1 2.2 3 INTRODUCCIN .......................................................................4 PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA MGA 5 EXPORTACIN DE PROYECTOS. ....................................................................................... 5 IMPORTACIN DE PROYECTOS......................................................................................... 8 PASOS PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR y SUIFP-PGN11 3.1 REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA REALIZAR EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR. ......................................................................................................................................... 11 3.2 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR. ................................. 17 3.3 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-PGN. ................................. 22 3.4 RETRANSMISIN de proyectos en el SUIFP-SGR ........................................................ 25 4 PASOS PARA EXPORTAR UN PROYECTO DE LA MGA Y POSTERIOR CARGUE AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN (SSEPI) .......................................................................26 5 IMPRESIN DE PROYECTOS REGISTRADOS EN LA MGA .........31
INTRODUCCIN
La Metodologa General Ajustada (MGA) es una herramienta informtica que ayuda de forma esquemtica y modular el desarrollo de los procesos de identificacin, preparacin, evaluacin y programacin de los Proyectos de Inversin, adems de esto la herramienta contiene una serie de funciones con las cuales el usuario interacta para realizar una serie de acciones necesarias en el proceso de formulacin, ya sea como la impresin de los proyectos registrados o la exportacin o importacin de los mismos. La herramienta por medio de sus funciones cuenta tambin con una comunicacin con los bancos de proyectos nacional y territorial (SUIFP Y SSEPI), donde se registran los proyectos financiados por el Sistema General de Regalas (SGR) o por el Presupuesto General de la Nacin (PGN), El presente manual explicara todas las tareas que la herramienta MGA contiene, su uso y aplicabilidad de las mismas.
PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA MGA
2.1 EXPORTACIN DE PROYECTOS. a) Primero debe crear una carpeta donde guardara el archivo con la informacin del proyecto que exporte de la MGA. Ver siguiente imagen. (El nombre de la carpeta no debe tener ms de 8 caracteres, sin nmeros ni caracteres especiales).
b) Seleccione la opcin Exportar MGA o puede hacer uso del acceso rpido , Ver siguiente imagen.
c) El sistema despliega una ventana, donde debe seleccionar el proyecto o los proyectos que desea exportar, de clic al botn Exportar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. Ver siguiente imagen.
d) Al dar clic en el botn Exportar el sistema despliega una nueva ventana, seleccione la ruta de la carpeta creada en el paso a), donde guardara la informacin del proyecto seleccionado, de clic en botn Examinar. Ver siguiente imagen.
e) Escoja la ruta, de un nombre al proyecto que va a exportar de la MGA y de clic en el botn Guardar. (debe escribir un nombre sin espacios ni caracteres especiales). Ver siguiente imagen.
f) El sistema muestra de nuevo la ventana anterior con la ruta ya seleccionada, (de esta forma se evita errores de digitacin de la direccin), de clic en el botn Exportar. Si el proyecto tiene cargados documentos anexos, marque la casilla que encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana, para incluir los archivos adjuntos o soportes en la exportacin. Ver siguiente imagen.
g) El sistema despliega una ventana informando que el archivo fue generado correctamente. El proceso de exportar de la MGA finaliza en este paso. Ver siguiente imagen.
h) Revise que dentro de la carpeta creada se encuentre el proyecto exportado. All encontrara un archivo .DAT que ser el que debe volver a importar a la MGA cuando desee modificarlo y un archivo .ZIP que es el que contiene los archivos adjuntos al proyecto. Ver siguiente imagen.
NOTA: Si realizado el proceso anterior, el sistema No le genera el .dat, puede ser que el nivel de proteccin del antivirus de su equipo es muy alto; baje el nivel de proteccin de su antivirus e intente de nuevo. 2.2 IMPORTACIN DE PROYECTOS. a) Para importar un proyecto debe haber generado un archivo .dat y un .zip con los archivos de soporte si los incluy en la MGA, hacer lo siguiente; copie en su equipo los archivos .dat y zip, se recomienda que sea en el disco C:/ de su equipo. Ver siguiente imagen.
b) De clic en la opcin Importar MGA, o puede hacer uso del acceso rpido que se encuentra en la pantalla principal de la MGA. Ver siguiente imagen.
c) El sistema despliega una ventana donde debe seleccionar la ruta del archivo requerido, esto mediante el botn Examinar. Ver siguiente imagen.
d) De clic en el botn Examinar el sistema despliega una ventana donde debe seleccionar el archivo (.dat) del proyecto que desea importar a la MGA y de clic al botn abrir. Ver siguiente imagen.
e) Al dar clic en el botn Abrir el sistema despliega de nuevo la ventana anterior con la ruta donde se encuentra el archivo (.dat) ya seleccionada; de clic al botn Importar. Ver siguiente imagen.
f) El sistema despliega una ventana informando que el proceso fue ejecutado correctamente. Para verificar que los datos fueron cargados vaya a la opcin Proyecto/Abrir y consulte su proyecto. Ver siguiente imagen.
Aqu termina el proceso de exportacin e importacin de proyectos en la MGA. NOTA: Si realizada la importacin del .dat, el sistema le genera el mensaje informando que la importacin se realiz con xito, pero al ir a la MGA usted no encuentra el proyecto, puede ser que la ruta donde se encuentra el .dat es muy larga o el nombre del .dat tiene espacios o caracteres especiales. Cree una carpeta en su disco local C:/ y all guarde el .dat del proyecto que desee importar, recuerde darle a ese .dat un nombre sin espacios ni caracteres especiales. Intente de nuevo realizar la importacin, si no logra la importacin, por favor comunquese con la mesa de ayuda del DNP a la extensin 1299 o al mail SoporteSuifp-SGR@dnp.gov.co, ellos le darn asesora tcnica. 3 PASOS PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR y SUIFPPGN Solamente podrn cargar proyectos al SUIFP SGR las personas asignadas en las secretarias tcnicas de los OCAD y que el jefe de planeacin de dicha secretaria haya solicitado la asignacin del usuario del SUIFP-SGR al DNP Solamente podrn cargar proyectos al SUIFP-PGN las personas que pertenecen a una entidad Nacional y esta pertenezca al Presupuesto General de la Nacin y que el jefe de planeacin de dicha entidad haya solicitado la asignacin del usuario del SUIFP al DNP. 3.1 REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA REALIZAR EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR. Antes de iniciar con la transmisin de los proyectos desde la MGA al banco de proyectos SUIFP-SGR recuerde que solo se pueden transferir proyectos que pretendan ser financiados con recursos del sistema general de regalas (SGR), as mismo y para evitar inconvenientes en la transferencia de estos mismos, verifique que se cumplan los siguientes requerimientos:
a) Toda la informacin requerida est completamente diligenciada y que el proyecto se encuentren en estado completo, para eso verifique al abrir el proyecto que la casilla correspondiente se encuentre seleccionada. Ver siguiente imagen.
b) En el captulo PR-01 Seleccin del nombre del proyecto, que tenga seleccionado el tipo especfico de gasto o Programa presupuestal y el sector o Subprograma Presupuestal y que estos estn actualizados.
c) Revise en el captulo PE-07 costos de la alternativa que todas las actividades registradas, tengan asociados insumos con los valores respectivos.
d) Revise que todas las alternativas de solucin que pasan a preparacin se encuentren totalmente completas.
e) Al cargar el proyecto en el SUIFP-SGR, asegrese que el sector, la fase y el tipo de recursos solicitados, correspondan a la realidad del proyecto que se est presentando.
f) Un proyecto solo puede ser cargado por un OCAD, si, y solo si, la fuente mas representativa pertenece a ese OCAD, esta se determina por la suma de una o varias fuentes de financiacin que apliquen para cada tipo de OCAD. Ejemplo: Ocad Municipal: Registro de las Fuentes de Financiacin en la MGA correspondientes al Municipio, donde las fuentes ms representativas deben tener el siguiente esquema:
Para Fondo de Compensacin Regional (FCR) correspondientes al 40% (Especificas):
Para asignaciones directas:
Ocad Departamental: Registro de las Fuentes de Financiacin en la MGA correspondientes al Departamento, donde La fuente ms representativa debe ser asignaciones directas:
Ocad Regional: Registro de las Fuentes de Financiacin en la MGA correspondientes a los Departamentos, donde Las fuentes ms representativas deben tener el siguiente esquema:
Para Fondo de Compensacin Regional (FCR) correspondientes al 60%:
Para Fondo de Desarrollo Regional (FDR):
Ocad FCTI COLCIENCIAS: Registro de las Fuentes de Financiacin en la MGA correspondientes a los Departamentos, donde la fuente ms representativa debe ser Fondo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin:
3.2 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR. Antes de realizar el cargue de proyectos al SUIFP-SGR, recuerde primero hacer el cargue de los documentos soporte del respectivo proyecto segn corresponda a la MGA; se recomienda comprimir los archivos por un compresor Zip, si no posee este compresor, descrguelo gratuitamente del siguiente link: http://www.7-zip.org/ a) Para cargar los documentos soporte del respectivo proyecto, de clic en la opcin Archivos Adjuntos que se encuentra en todos los captulos de la MGA de los mdulos 1 y 2; all de clic en el botn para seleccionar la ruta donde se encuentran los archivos que se desean cargar a la MGA y de clic en el botn correspondientes. Ver siguiente imagen. , para guardar los archivos
b) En cada transmisin se puede transferir mximo 500 MB. Si desea transmitir mas de 500 MB, despus de transmitir el proyecto con los archivos adjuntos, borre los archivos adjuntos de la MGA con ayuda del botn , de clic en el botn guardar y vuelva a cargar los archivos faltantes en la MGA de acuerdo a los pasos anteriores y contine con el proceso. Cargados todos los documentos adjuntos a la MGA, proceda a realizar la transmisin del proyecto con sus respectivos adjuntos al SUIFP-SGR, para esto de clic en la opcin Proyectos de la MGA y seleccione la opcin Transferencia a SUIFP-SGR. Ver siguiente imagen.
c) El sistema despliega una ventana donde deber ingresar el usuario y la contrasea correspondiente, de clic en el botn Autenticar. Ver siguiente imagen.
d) Al dar clic en el botn Autenticar el sistema despliega una ventana donde primero debe seleccionar el proyecto que desea transferir al SUIFP-SGR y luego de clic en el botn Cargar Datos, para cargar la informacin referente al proyecto. Ver siguiente imagen.
NOTA: Si realizado el proceso anterior el sistema no despliega la ventana en mencin y si despliega el siguiente mensaje (ver siguiente imagen), puede ser que el usuario o la contrasea que ingreso no corresponde, verifique que estos datos sean los correctos e intente de nuevo, adems verifique su conexin a internet.
e) Seleccione el Ao de Estudio, Sector, Fase y Recursos Solicitados, con relacin al proyecto. NOTA: Si se requiere realizar alguna actualizacin o modificacin de los datos del formulador, ingrese sin salir de esta ventana al men de la MGA Proyectos\abrir, seleccione el proyecto que desea actualizar o modificar y haga clic en el botn Actualizar Datos Formulador y haga clic nuevamente en el botn Cargar Datos, para que el sistema actualizase la informacin registrada.
f) Realizado el paso anterior, de clic en el botn Validar y el sistema le habilita el botn Transferir, luego de clic sobre ese botn Transferir y si no hay errores en la formulacin, el proyecto es transferido al SUIFPSGR.
g) Terminado este proceso el sistema genera el cdigo BPIN del proyecto. En caso contrario la herramienta sugerir las modificaciones que deban realizarse. Ver siguiente Imagen.
h) Posteriormente a la generacin del cdigo Bpin, de clic en la opcin Archivos Adjuntos de la misma ventana, all puede visualizar los archivos que estn cargados en la MGA y que se van a transferir al SUIFP-SGR, de clic en el botn Cargar para transferir los archivos correspondientes al proyecto. Ver siguiente imagen.
i) Terminado el procesos de cargue de archivos, el sistema genera un mensaje informando que se han cargado los archivos adjuntos de manera exitosa. Aqu termina el proceso de transferencia de proyectos al banco de proyectos SUIFP-SGR. Ver siguiente imagen.
3.3 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-PGN. Para realizar la transmisin del proyecto al SUIFP-PGN, de clic en la opcin Proyectos de la MGA y seleccione la opcin Transferencia a SUIFP-PGN. (Ver siguiente imagen), o Haga uso del botn de acceso rpido encuentra en la parte superior de la MGA. , que
a) Al dar clic en la opcin Transferencia a SUIFP-PGN el sistema despliega una ventana donde deber ingresar el usuario y la contrasea correspondiente, de clic en el botn Autenticar. Ver siguiente imagen.
b) Al dar clic en el botn Autenticar el sistema despliega una ventana donde primero debe seleccionar el proyecto que desea transferir al SUIFP-PGN y luego de clic en el botn Cargar Datos, para cargar la informacin referente al proyecto. Ver siguiente imagen.
NOTA: Si realizado el proceso anterior el sistema no despliega la ventana en mencin y si despliega el siguiente mensaje (ver siguiente imagen), puede ser que el usuario o la contrasea que ingreso no corresponde, verifique que estos datos sean los correctos e intente de nuevo, adems verifique su conexin a internet.
c) Seleccione el Ao de Estudio y el Ao de Ejecucin, adems seleccione el Sector, y la Entidad, con relacin al proyecto. NOTA: Si se requiere realizar alguna actualizacin o modificacin de los datos del formulador, ingrese sin salir de esta ventana al men de la MGA Proyectos\abrir, seleccione el proyecto que desea actualizar o modificar y haga clic en el botn Actualizar Datos Formulador y haga clic nuevamente en el botn Cargar Datos, para que el sistema actualizase la informacin registrada.
d) Realizado el paso anterior, de clic en el botn Validar y el sistema le habilita el botn Transferir, luego de clic sobre ese botn Transferir y si no hay errores en la formulacin, el proyecto es transferido al SUIFPPGN. e) Terminado este proceso el sistema genera el cdigo BPIN del proyecto. En caso contrario la herramienta sugerir las modificaciones que deban realizarse. Ver siguiente Imagen.
f) Si el sistema genera el siguiente mensaje, (ver siguiente imagen), es porque el proyecto ya existe en el banco de proyectos SUIFP-PGN, para realizar cualquier modificacin al proyecto, usted deber ingresar a https://suifp.dnp.gov.co/Default.aspx y realizar los cambios pertinentes.
3.4 RETRANSMISIN de proyectos en el SUIFP-SGR Para retransmitir un proyecto al SUIFP-SGR, primero verifique que el estado del proyecto en el SUIFP sea Formulado para registrar o en actualizacin, de lo contrario no podr retrasmitir el proyecto. a) Para empezar debe descargar del SUIFP-SGR el .dat del proyecto que fue cargado, ya que este posee registrado el cdigo Bpin, e importarlo a la MGA, all deber realizar los ajustes que requiera hacerle al proyecto; si necesita anexarle algn documento al proyecto, diferentes a los que ya haba cargado, realice los pasos que indica este manual al inicio del punto 3.2, Terminado este proceso de ajustes se procede a realizar de nuevo la retransmisin del proyecto al SUIFP-SGR, para eso contine los pasos del numeral 3.2 pasos del numeral a, al paso g. b) Al dar clic en el botn Cargar Datos, el sistema despliega un mensaje informando que el proyecto ya cuenta con un cdigo BPIN. Esto significa que el proyecto ya se encuentra cargado en el SUIFP-SGR, y que le fue asignado un cdigo Bpin. Ver siguiente Imagen.
c) De clic en el botn Aceptar y continu con el proceso de retransmisin de acuerdo a este manual; si el sistema despliega un mensaje como el siguiente, (Ver siguiente imagen), significa que el proyecto que intenta retrasmitir al SUIFP-SGR ya existe en el banco de proyectos y no posee
cdigo Bpin; para solucionar el inconveniente y poder realizar la retrasmisin del proyecto se debe descargar el.dat del SUIFP y trabajar sobre ese.
PASOS PARA EXPORTAR UN PROYECTO DE LA MGA Y POSTERIOR CARGUE AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN (SSEPI) a) Primero debe crear una carpeta preferiblemente en C:/ donde guardara el archivo con la informacin del proyecto que exporte de la MGA para luego ser cargado al SSEPI. Ver siguiente imagen.
b) Despus de haber formulado el proyecto en la MGA se procede a exportarlo a la carpeta que acaba de crear, con la opcin que se encuentra en la parte superior izquierda del aplicativo denominada Proyectos, Seleccionamos la opcin Exportar SSEPI, o podemos hacer uso del acceso rpido que se encuentra en la pantalla principal de la MGA. Ver siguiente imagen.
c) El sistema despliega una ventana donde debe seleccionar el proyecto que desea cargar en el SSEPI y procede a dar clic en el botn Abrir. Ver siguiente imagen.
d) Al dar clic en el botn abrir el sistema despliega una ventana en la cual debe seleccionar la ruta del archivo creado en el paso a), donde guardara la informacin del proyecto mediante el botn Examinar. Ver siguiente imagen.
e) D un nombre al archivo que va a exportar de la MGA y de clic en el botn Guardar. Ver siguiente imagen.
f) El sistema vuele a mostrar la ventana anterior con la ruta ya seleccionada, de clic en el botn Exportar SSEPI.
g) El sistema despliega una ventana informando que el archivo fue generado correctamente. El proceso de exportar de la MGA finaliza en este paso. Ver siguiente imagen.
h) Para importar el archivo generado de la MGA al SSEPI hacemos uso del botn Recepcin MGA, Ubicado en la parte izquierda del men principal del SSEPI. Ver siguiente imagen.
i) El sistema despliega la ventana CARGUE DE PROYECTOS MGA, donde encontraremos dos botones; en el centro de la ventana encontramos el botn Seleccionar el archivo transmitido de MGA, el cual nos sirve para seleccionar la ubicacin del archivo exportado por la MGA; y en la parte inferior encontramos el botn Subir, el cual sube el proyecto al SSEPI. Ver siguiente imagen.
j) Al dar clic en el botn Seleccionar el archivo transmitido de MGA el sistema despliega una ventana donde debe elegir la carpeta donde guardo el archivo y seleccionar la carpeta creada para guardar el archivo exportado por la MGA, y de clic en el botn Abrir. Ver siguiente imagen.
k) El sistema despliega de nuevo la ventana CARGUE DE PROYECTOS MGA con la informacin del proyecto que va cargar al SSEPI. Ver siguiente imagen
l) Al dar clic en el botn Subir el sistema abrir algunas ventanas, donde solicitara informacin respecto al proyecto que no se encuentra en la MGA y que se necesita en el SSEPI. (Como por ejemplo que la versin utilizada no contempla el concepto de entidad ejecutora, por lo cual debemos crearla siguiendo las instrucciones que nos indica el sistema). Ver siguiente imagen.
m) Esto hasta cumplir con los requisitos o informacin que el SSEPI requiere. 5 IMPRESIN DE PROYECTOS REGISTRADOS EN LA MGA
Para realizar la impresin de algn proyecto que tenga registrado en la MGA debe realizar los siguientes pasos:
a) Primero ingrese a la opcin Proyectos que se encuentra en la parte superior de la MGA y seleccione la opcin Imprimir, o puede hacer uso del siguiente acceso rpido . Ver siguiente imagen.
b) Al dar clic en la opcin Imprimir el sistema despliega una ventana donde muestra la lista de proyectos que estn registrados en la MGA y que puede imprimir, de clic en el botn Abrir.
c) Al dar clic en el botn Abrir, el sistema despliega una ventana donde encuentra todos los captulos que conforma la MGA, seleccione el o los captulos que desee imprimir, o puede utilizar las opciones que encuentra en la parte de abajo de la ventana donde puede seleccionar
con un clic todos los captulos o nica mente la ficha EBI. Ver siguiente imagen.
d) Al dar clic en el botn Imprimir el sistema despliega un documento con la vista previa del proyecto que selecciono, para imprimir el proyecto de clic en ; si lo que desea es convertir el documento en . Ver siguiente imagen.
PDF, de clic en el botn
e) Al dar clic en el botn , el sistema despliega una ventana donde deber cambiar la extensin del documento a PDF, y darle un nombre al documento, para finalizar la operacin de clic en el botn Guardar.

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PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA MGA

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Para Fondo de Compensacin Regional (FCR) correspondientes al 40% (Especificas):

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Para asignaciones directas:

Para Fondo de Compensacin Regional (FCR) correspondientes al 60%:

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Para Fondo de Desarrollo Regional (FDR):

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