1.

Matrcula de Estudiantes
Esta opcin permite realizar el registro o ratificacin de la matrcula de un estudiante para el presente ao acadmico. Despus de elegir la opcin de Matrcula de Estudiante mostrara la siguiente ventana principal donde se podr registrar la matricula de los estudiantes

Bsqueda por datos especficos

a.

Nueva Matrcula.- Para agregar una matrcula debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Enlace Registrar el apoderado

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Cdigo de matrcula Identifica a la matrcula. Es un nmero que es asignado por el sistema para cada ao acadmico en cada IE. El cdigo que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acpite la bsqueda y creacin de estudiantes para ser matriculados. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa tambin al momento de asociar resoluciones a las matrculas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrcula. Muestra la imagen asociada al estudiante. Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.

Cdigo de Estudiante

Fecha de matrcula:

Foto estudiante Apellidos y nombres: Condicin de Matricula

Situacin matrcula

Ingresante Promovido Repite

El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado El estudiante ha reingresado a estudiar

Reentrante Reingresante Grado

Seccin Trabaja

Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrcula es Ingresante, entonces solo se permitir el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitir el primer grado del nivel. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.

Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones I.E Procedencia Misma IE Otra IE El estudiante procede de misma IE para esta matrcula. la

El estudiante procede de una IE

diferente a la de la matrcula. Su casa Nombre I.E El estudiante no proviene de ninguna IE.

Nombre de la Institucin Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea Otra IE.

Condicion Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institucin Educativa en el mismo ao acadmico (aunque puede ser en otra IE), se mostrar la siguiente ventana indicando la I.E, el cdigo de matrcula, ao, grado y seccin como se muestra en la siguiente ventana.

Bsqueda y creacin de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrcula, requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botn de ayuda. Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones En la I.E Solo buscar los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante est asociado a su IE. Bsqueda General Realizara una bsqueda general en toda la base de datos. Esta ser ms costosa en recursos y retornar la informacin en un periodo ms largo de tiempo.

Registrar Estudiante Bsqueda dentro de la IE

Bsqueda en el archivo general de estudiantes

En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el registro el cual volver a la ventana de Registro de Matricula como se muestra en la siguiente ventana

Pulse sobre registro

el

En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la opcin Nuevo Estudiante y les mostrara la siguiente ventana:

Esta ventana permite registrar un estudiante de manera ms directa que la opcin de Registrar Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los dems datos, la ventana que queda se parece a la siguiente:

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Estudiante Cdigo Educando Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Identificador asignado por el sistema. Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Gnero masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito)

Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la informacin del apoderado que est matriculando al estudiante en el ao acadmico en cuestin. Por lo tanto se emite el siguiente mensaje:

Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la informacin del apoderado:

Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Tipo y nmero documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. de Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento

Parentesco Sexo

Grado Instruccin

Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el pas de nacimiento sea Per. Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino. Si se eligi el parentesco Madre, entonces se marcar Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcar Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive

Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Pulse la opcin Nuevo para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la informacin.

Seleccione la opcin de apoderado

Finalmente pulse el botn grabar para que guarde la informacin ingresada del apoderado. Con ello la ventana de Matrcula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrcula. Note que el nmero de estudiante que se ha creado.

b.

Modificar Matrcula.- Para modificar una matrcula primero busque el registro que desee modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificacin y pulse la opcin Buscar

Bsquedas especficas

Las bsquedas especficas permiten ubicar la matrcula de un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo matrcula, cdigo de estudiante tipo y nmero de documento luego debe de pulsar el botn Buscar y mostrara los datos de la matrcula de estudiante. Despus de encontrar el registro del estudiante pulse el botn Modificar para realizar los cambios necesarios y abrir la siguiente ventana.

Permite fotografa estudiante.

ver

la del

En la ventana encontrar los siguientes complementos: Requisitos de Matricula Registrar Apoderado

Las cuales pasamos a describir a continuacin: REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrcula y realizar un mejor control a la IE de la documentacin que se necesita para este proceso.

REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace Registrar el Apoderado, luego pulse el botn Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualizacin de los datos del estudiante. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Es apoderado Tipo y nmero documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. de Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Parentesco Sexo

Grado Instruccin

Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el pas de nacimiento sea Per. Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino. Si se eligi el parentesco Madre, entonces se marcar Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcar Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive

Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deber acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana.

Pulse el enlace para modificar el familiar

En la ventana tambin esta la opcin de Otros Datos

Ingrese a la opcin de Otros Datos

En dicha opcin encontrara reas exoneraradas reas a Cargo

Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botn modificar para que pueda ingresar la informacin

Pulse Modificar

AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas reas pulse el botn Agregar, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las reas. Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar.
Pulse grabar para guardar la informacin ingresada, caso contrario pulse salir

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseo Curricular Areas Diseo curricular nacional o plan de estudios rea genrica. No todas las reas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las reas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religin. Documento que autoriza la exoneracin del estudiante. Calendario de fecha de exoneracin Comentario u observacin referidas a la exoneracin.

Resolucin Fecha Observaciones

Despus de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmacin

Se quedara registrada el rea exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de ID

Pulse el enlace para modificar

REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo).

Dado que la situacin de esta matrcula es Promovido, se tiene la posibilidad de Registrar reas a cargo.

En la siguiente ventana se podr ingresar la informacin correspondiente a las reas a cargo que el estudiante tiene de matrculas anteriores.

Los datos que se ingresan en esta ventana son: Ao Institucin Educativa Diseo curricular Ao al que corresponde al rea a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el rea que lleva como cargo. Es la estructura curricular

Grado

rea

Es el grado al que corresponde el rea a cargo. Debe ingresarse un rea precedente del grado de matrcula. Es el rea del diseo curricular que el estudiante lleva como cargo.

Despus de pulsar el botn grabar mostrara la siguiente ventana de confirmacin

El registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventana

c.

Eliminar Matrcula.- Utilice la bsqueda especfica para ubicar el registro que desea eliminar. La eliminacin solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el estado de En proceso y no existen ninguna informacin relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.

Despus de pulsar aceptar nos mostrar la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada:

d.

Confirma matrcula. Cuando est seguro que los datos ingresados en la matrcula del estudiante son los correctos pulse el botn Confirmar Matricula; el estado de matricula que se encontraba En proceso pasara al estado Definitiva por lo tanto ya no podr realizar ningn tipo de modificacin como se muestra en la siguientes ventanas.

Pulse la opcin cuando este seguro que todos los datos estn correctos

Estado

Cuando el estado de matricula sea Definitiva no se podr realizar ninguna modificacin a los datos.

Estado paso definitiva

Para lo cual saldr la siguiente ventana:

Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecer los estudiantes que tienen su matrcula en estado DEFINITIVA.

Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventana

Si quiere ver el reverso de la ficha de matricula seleccione esta opcin

Puede visualizar la ficha de la matricula pulsando en el icono

Despus de pulsar el Ficha de matricula le mostrara el siguiente reporte

En el caso que selecciono la opcin de reverso y pulsar Ficha de Matricula mostrara la siguiente ventana.

e.

Imprimir.- Es la opcin que te permite imprimir la informacin relacionada a la matrcula, si pulsa esta opcin le abrir la siguiente ventana la cual tiene dos opciones

Si escoge la primera opcin Constancia de Matricula Estudiante le mostrara la siguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula

Al escoger la segunda opcin Relacin de estudiantes por fecha matricula mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relacin de estudiantes correspondiente al ao en curso.