Gua didctica

UNIDAD

UNIDAD

Fundamentacin
Microsoft Excel 2010 es la hoja de clculo lder en el mercado. Es adems, el software ms potente, ms flexible y ms utilizado del mundo. Con Excel se pueden elaborar aplicaciones educativas, empresariales, financieras, estadsticas, etc. Esta Unidad proporciona informacin general sobre las nuevas

caractersticas de Excel 2010. Da a conocer al participante los elementos con que cuenta el entorno de la hoja de clculo, tipos de datos y mltiples formatos, para elaborar aplicaciones ingresando datos eficientemente y sobre todo presentar la aplicacin adecuadamente, tanto para su visualizacin e impresin.

Capacidad
El participante al final de esta unidad estar en capacidad de utilizar los elementos del entorno de Excel, ingresando datos y personalizando la hoja de clculo para su impresin.

Contenidos
1. Introduccin a Microsoft Excel 2010 o o o o Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010. Elementos del entorno en una Hoja de Clculo. Seleccin de celdas y rangos de celdas. Teclas de desplazamiento.

o o

Tipos de datos. Edicin y control de hojas de clculo.

2. Configuracin de la Pgina o o o o o o o Pgina, Mrgenes Encabezado y pie de pgina Vista preliminar El modo de diseo de pgina Vista previa de salto de pgina Insertar saltos de pgina Imprimir

3. Formatos de Celdas o Formatos bsicos de celdas: nmeros, alineacin, fuente, bordes, tramas. o o Formatos personalizados. Comentarios en Excel

Actividades
Las actividades a desarrollar en la Unidad son: Actividad 01: Ingresa datos a la hoja de clculo y aplica formatos tipo fuente, nmero y personalizados. Actividad 02: Prepara la hoja para su impresin.

Estrategias Metodolgicas
Para desarrollar la presente unidad llevaremos a cabo actividades: 1. Lectura Inicial de Contenidos, la realizaremos de manera ordenada, dos tipos de

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presenta los aspectos tericos. Si se presenta alguna duda se puede realizar lecturas sobre puntos especficos en la seccin de Material Complementario o en las direcciones electrnicas de tus slabos para esta Unidad 1. 2. Actividades desarrolladas, que se encuentran en el apartado de Actividades de Aprendizaje, que permiten reforzar tu aprendizaje. Recuerde que el Aula Virtual de la UCV, se emplear como medio de comunicacin entre el docente y los estudiantes, para efectos de mensajera interna, foros, evaluaciones virtuales, acciones de tutora acadmica y comunicacin de resultados de evaluacin de los aprendizajes.

Evaluacin
En esta Unidad Ud., ser evaluado en: 1. Personalizacin de la hoja de clculo utilizado formatos de fuente, de nmero y formatos personalizados. 2. Preparacin de la hoja de clculo para su impresin. Es importante que Ud., este en constante comunicacin con su docente

Tutor, ya sea para informar las dificultades presentadas en esta unidad.

Material Complementario
A fin de ampliar y profundizar conocimientos te recomendamos la

informacin que se encuentran en las carpetas: Material Complementario: Tips de entorno y formatos Formato de celdas 01 Formato de celdas 02 Videos Modulo I:

cisvirtual@ucv.edu.pe http://www.ucv.edu.pe/cis

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Introduccin a MS Excel 2010 y Formatos de Celdas

UNIDAD UNIDAD

Estructura de Contenidos:
4. Introduccin a Microsoft Excel 2010 o o o o o o Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010. Elementos del entorno en una Hoja de Clculo. Seleccin de celdas y rangos de celdas. Teclas de desplazamiento. Tipos de datos. Edicin y Control de hojas de clculo

2. Formatos de Celdas o Formatos bsicos de celdas: nmeros, alineacin, fuente, bordes, tramas. o Formatos personalizados o Comentarios en Excel 3. Configuracin de la Pgina o Pgina, Mrgenes o Encabezado y pie de pgina o Vista preliminar o El modo de diseo de pgina o Vista previa de salto de pgina o Insertar saltos de pgina o Imprimir

Introduccin

Estimado participante: En esta Unidad aprenders los conocimientos bsicos de Microsoft Office Excel 2010, que te servir para identificar su entorno y sus elementos de la hoja de clculo; para tener un mejor dominio en la administracin de los datos y tareas acadmicas y/o empresariales. Excel 2010 es la hoja de clculo lder en el mercado. Es adems, el software ms potente, ms flexible y ms utilizado del mundo. Gran parte de los programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan a Excel como motor de clculo. Casi todos muestran sus resultados en una hoja de Excel. Conoceremos el entorno y los fundamentos de manejo de la hoja de clculo, como: ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, aplicar los diversos formatos de celdas, para mejorar la presentacin de los datos y resultados obtenidos mediante el uso de frmulas. Te deseo xitos desarrollo de esta Unidad. en el

Importante: Para llegar a utilizar Excel en forma eficiente, debes prestar mucha atencin con las aplicaciones desarrolladas en cada una de las unidades y practicarlo hasta dominarlo, as como desarrollar las actividades propuestas que permiten reforzar tu aprendizaje.

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1 DEFINICIN DE MICROSOFT EXCEL 2010 Excel es un programa para analizar, compartir y administrar informacin para la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de clculo, utilizada para realizar frmulas matemticas y clculos aritmticos, o bases de datos. Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros compuestos por objetos de clculo llamados Hojas.

2 INICIANDO UNA SESIN EN MICROSOFT EXCEL 2010 Recuerda que para poder iniciar el programa debes seguir los siguientes pasos: 1. Clic en el botn Iniciar. 2. Seleccionar Programas. 3. Elegir Microsoft Office. 4. Finalmente clic en Microsoft Excel 2010.

3 ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL

El programa despus de haberse ejecutado, muestra en pantalla los siguientes elementos los cuales se mencionan a continuacin: a) Barra de acceso rpido. b) Cinta de opciones. c) Barra de frmulas. d) Libro de Excel e) Hoja de Calculo f) Celda activa. g) Barra de estado.

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Barra acceso rpido Cinta de opciones

Barra de frmulas Celda activa

Barra de Estado Hojas

Considerando la figura anterior es importante que conozcamos brevemente la utilidad de los elementos descritos. a) Barra de Acceso Rpido: Contiene las operaciones bsicas que se pueden realizar en el programa.

Nuevo (Ctrl + U)

Guardar (Ctrl + G)

Abrir (Ctrl + A)

Vista Previa de Impresin

Impresin rpida

b) Cinta de Opciones La Cinta de Opciones, est organizado en Fichas, que contiene a Grupos y estos a los diferentes comandos o herramientas a usar en cualquier aplicacin.

Algunas fichas slo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando se selecciona una imagen.

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Ficha Inicio Comand o

Grupo

A continuacin definimos cada componente: Ficha: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel. Grupo: Cada ficha tiene grupos que contienen comandos a usar. Comando: Son las rdenes que puede usar el programa para ejecutar una accin. c) Barra de Frmulas La barra de frmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en cada una de las celdas de Excel. Facilita la creacin y modificacin de frmulas, al tiempo que proporciona informacin acerca de las funciones y sus argumentos.

Cuadro de nombres

Cancelar

Insertar Funcin

Introduci r

Barra de Frmulas

d) Libro de Excel Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1. Etiquetas de hojas: Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto (Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

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Para ver una hoja de clculo, tiene que hacer clic en la etiqueta correspondiente. La siguiente figura nos ilustra grficamente lo mencionado:
Nombre del libro
Al iniciar Excel el primer libro de trabajo que se visualiza se denomina Libro1. Si abrimos un nuevo libro durante la misma sesin, Excel lo llama Libro2. Podemos tener varios libros abiertos a su vez y guardarlos posteriormente con un nombre diferente.

Hojas del libro

e) Hoja de Clculo La hoja de clculo se divide en una trama de columnas y filas. Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la columna. El rango de letras va desde A hasta XFD siendo un total de 16,384. Filas: Se asigna un nmero, mostrado en el encabezado de cada fila. El rango est comprendido desde 1 hasta 1048,576. Celdas: Es la interseccin de filas y columnas, es el espacio donde se insertan los datos.

Celda

Columna s

Fila s

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f) Celda activa Es la nica que se puede desplazar por toda la hoja de clculo. Para ello haz un clic con el mouse o usa las teclas de desplazamiento del teclado. Al hacerlo la celda se convierte en la celda activa y estaremos listos para ingresar el dato. Esta celda tiene elementos que es necesario reconocer, porque lo usaremos posteriormente.

Si ubicamos el puntero en el Borde podemos: Mover: Arrastrar el borde hacia otra posicin. Copiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a otra posicin. Si ubicamos el puntero en el rea podemos: Seleccionar: Arrastra sobre las reas deseadas. Si ubicamos el puntero en Relleno podemos: Rellenar y/o Copiar: dependiendo del valor contenido en la celda.

NOTA: Ahora que ya sabemos cmo iniciar el programa y reconocer su entorno de trabajo, debemos ingresar datos a las celdas de la hoja de clculo y as crear nuestra aplicacin.

SELECCIN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CLCULO Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las celdas que recibirn dichos formatos. Para ello tenemos diferentes casos: Seleccionar una celda: 1. Con el Mouse: Un clic en la celda deseada. 2. Observa el ejemplo cuando se seleciona la celda A2.

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Seleccionar Celdas Adyacentes: 1. Con el Mouse: Arrastrar entre las reas de las celdas deseadas. 2. Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4 hasta la celda F5.

Ampliar o reducir un rango seleccionado: 1. Debemos presionar la tecla SHIFT 2. Hacer clic en la celda hasta dnde se desea ampliar o reducir la seleccin. Seleccionar Celdas Dispersas: 1. Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11) 2. Mantenga presionada la tecla CTRL, seleccione el siguiente rango (C6:C11 y luego E6:E11). Observa el ejemplo:

Importante: MUY BIEN!: Ahora que ya sabemos seleccionar celdas, podemos aplicar formatos a las celdas.

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DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CLCULO Para desplazarte dentro de la hoja de clculo, se realiza alguno de los

siguientes procedimientos: Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse

Nos desplazamos con las barras de desplazamiento dentro de la hoja, y hacemos clic en la celda P13.

Utilizando el cuadro de nombres

Utilizando el teclado o Teclas de direccin: las utilizamos para moverse entre celdas, dentro de la hoja de clculo.
Utilizando el cuadro de nombres digitamos la referencia de celda A2 y luego pulsamos Enter.

Teclas de paginacin: las podemos utilizar para avanzar pantalla por pantalla.

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TIPOS DE DATOS

a) Texto: Cadena de caracteres (Palabras, ttulos, nombres, etc.). a continuacin se mencionan algunos ejemplos.

b) Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes: Nmeros: dentro de los nmeros mencionamos a los siguientes tipos enteros, decimales, moneda, cientfica, fraccin, porcentaje. Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como se muestra a continuacin en el ejemplo.

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c) Frmulas:

Son

expresiones

que

devuelven

un

resultado.

Las

frmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos.

INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CLCULO En una hoja de clculo se ingresan datos tipo: Textos, Nmeros (enteros, decimales, positivos, negativos, fraccin, porcentajes), fechas y frmulas. Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo: 1. Haga clic en la celda donde se ingresar el dato. Para nuestro caso A2 2. Escriba el dato y pulse la tecla Enter para ingresarlo a la celda.

Debe quedar as

3. Ahora, ingresa en las celdas A4 y A5, lo siguiente:

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Qu debemos hacer, si despus de ingresar un dato en una determinada celda nos damos cuenta que no est bien. Por ejemplo, en la celda A5 se ingres MS Excel y lo que se quera ingresar era MS Excel y SPSS, entonces en estos casos debemos editar la celda, es decir; modificar su contenido. Edicin de celdas Para editar el contenido de una celda, existen varias formas: Mtodo 01: 1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido, en este caso, en la celda A5. 2. Presiona la tecla F2 y aparecer el cursor listo para editar el contenido (se puede agregar, quitar o corregir) 3. En este caso, agrega el texto y SPSS 4. Presione Enter para aceptar

Mtodo 02: 1. Haz doble clic en la celda y en la posicin del texto a editar, en nuestro caso, en la celda A5. 2. Modifica el dato y presionar Enter.

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Mtodo 03: 1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido, en este caso, en la celda A5. 2. Haz clic en la barra de frmulas y modifica su contenido. 3. Presiona Enter para aceptar.

Contina ingresando datos tipo texto, como se muestra a continuacin:

Modificar Ancho de Columna: Como observas, algunos textos ingresados sobrepasan el ancho de la primera columna, por lo tanto es necesario ampliarla. Para ampliar el ancho de la columna A:

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Arrastra la lnea que divide las etiquetas de las columnas A y B hacia la derecha convenientemente

Ahora, ingresa datos tipo nmero. A partir de la celda B5, ingresa los siguientes datos numricos:.
Cuando se ingresa datos tipo nmero, estos pueden ser enteros, decimales, positivos o negativos, fracciones e incluso fechas. Para ingresar fracciones, primero debes ingresar el nmero entero, luego un espacio, y finalmente la fraccin. Si solamente es fraccin, como nmero entero debes ingresar 0 (cero), luego un espacio, y finalmente la fraccin.

A partir de la celda C5, ahora ingresa frmulas:

Si se desea sumar los valores 500 y 25.8, debes hacer lo siguiente: Para construir una frmula debes empezar escribiendo el signo =, luego debes hacer clic en la celda que contiene el primer dato a operar, en este caso B5 que contiene a 500, despus debes escribir el operador aritmtico suma, luego hacer clic en la celda que contiene al otro sumando, en este caso B5 que contiene a 25.8. Finalmente, debes presionar Enter para obtener el resultado.

Las frmulas nos solamente trabajan con celdas y operadores airmticos, tambin se pueden utilzar constantes. Veamos el siguiente ejemplo:

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En este caso se est calculando el 18% de 500, por lo tanto debemos multiplicar la celda B5 por 18%. El operador de multiplicacin es el asterisco *

!
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Importante: FELICITACIONES! Ahora que ya ingresaste los datos a las celdas, debemos grabar nuestro ejemplo y aplicarle los formatos de celda para cambiar su apariencia; No es muy conveniente presentarlo as.

GUARDAR UN LIBRO Ingresado los datos a la hoja de clculo, deber guardar el libro; ya que de lo contrario corremos el riesgo de perder la informacin creada hasta el momento. Para ello siga el siguiente proceso: 1. En la barra de acceso rpido (recuerdas lo vimos lneas arriba), haga un clic en el botn Guardar.

2. Tambien acceder desde Archivo y luego Guardar, a continuacin nos muestra la siguiente ventana:

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Ubicacin del archivo

Nombre del archivo

3. A continuacion ingresas el nombre (Ejercicio1) y luego indicas donde deseas guardar el archivo (Disco Local D:) 4. Finalmente clic en el boton Guardar.

NOTA: Toda modificacin realizada al archivo recientemente grabado, debe ser actualizada. Para ello deber volver hacer un clic en el mismo botn Guardar de la barra de acceso rpido. Esta orden ya no volver a mostrar la ventana de Guardar, puesto que el archivo ya tiene nombre.

EDICIN Y CONTROL DE HOJAS DE CLCULO Cambiar el nombre de una hoja de clculo: 1. Haga clic con el botn secundario del mouse en la Hoja1. 2. Clic en Cambiar nombre. Como se muestra en la imagen de la derecha.

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3. Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuacin, presione ENTRAR. Observa el ejemplo.

Agregar color a las fichas de la hoja de clculo 1. Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha Ejercicio. 2. Elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee. 3. Ahora la ficha tiene una banda del color seleccionado. 4. Haga clic en la ficha Hoja2. Observe que la ficha Ejercicio estar ahora totalmente coloreada

Insertar una hoja de clculo Se inserta una hoja de clculo de dos formas: Mtodo 01: 1. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas 2. haga clic en la opcin Insertar e Insertar hoja. Observa que se inserta una nueva hoja de clculo.

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Mtodo 02: 1. La otra opcin que tienes para insertar la hoja de clculo es desde las fichas.
Clic para insertar hoja

Eliminar una hoja de clculo Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la hoja de clculo, hacer clic en Eliminar. Se eliminar la Hoja1.

Con el clic derecho sobre la etiqueta de hoja nos permite insertar, eliminar y cambiar nombre a la hoja de clculo.

10 FORMATO DE CELDAS Entendemos por formato de celdas como El conjunto de caractersticas que afectan la apariencia de la celda y su contenido.

Como vimos anteriormente, al ingresar datos a las celdas, generalmente deben cambiar su apariencia antes de imprimir toda la informacin, es por ello que usaremos los formatos de celdas para ese objetivo.

Para aplicar un formato de celda debemos recordar los siguientes pasos: 1. Selecciona el rango de celdas. 2. En la cinta de opciones elija la ficha de Inicio y el grupo adecuado: Fuente, Alineacin, Nmero. Como se muestra a continuacin:

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Para aplicar los formatos de celdas seguiremos trabajando con nuestro ejercicio anterior.

Aplicando Formatos de Fuente: (Grupo Fuente) 1. Seleccione el rango de celdas para nuestro ejemplo ( A2) 2. Luego nos dirigimos al grupo Fuente y seleccionamos las siguientes opciones: Tipo de fuente Arial, Tamao 14 puntos, Negrita y color de fuente rojo. 3. El resultado se muestra a continuacin.

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Si se desea centrar el ttulo en relacin al ancho de la tabla de datos que est en la parte inferior, debes hacer lo siguiente: 1. Selecciona las celdas A2 hasta C2 2. Haz clic en el botn Combinar y centrar que se encuentra en el grupo Alineacin de la ficha Inicio.

3. El resultado es el siguiente:

Aplicando Formatos de Bordes y Relleno: (Grupo Fuente) 4. Ahora, aplica un color de relleno amarillo y borde de cuadro grueso.

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Para el encabezado del cuadro. 5. Selecciona el rango de celdas (A4:C4)

6. Luego, del Grupo Fuente selecciona Bordes (Todos los bordes), Color de relleno naranja, estilo Negrita, y del grupo Alineacin selecciona Centrar. 7. El resultado se muestra a continuacin.

Aplicando Bordes al resto del cuadro de datos 8. Selecciona el rango de celdas (A5:C10). 9. En el grupo Fuente, selecciona Bordes (Todos los bordes) 10. El resultado se muestra a la derecha.

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Ajustar texto Cuando se elaboran cuadros de datos, hay encabezados que estn formados por dos o ms palabras, de tal manera que sobrepasan el ancho de la columna, y los datos que van debajo de ese encabezado no justifica la ampliacin de dicha columna. Por lo tanto es necesario hacer un ajuste de texto de tal manera que sea visible dentro de una celda mostrndolo en varias lneas. 1. Ingresa el texto que se muestra a la derecha en la celda A1. 2. Como puedes observar, el texto supera el ancho de la columna A, por lo tanto no debemos ampliar el ancho de la columna ya que los cdigos a ingresar no son tan largos. Lo que debemos hacer es ajustar el texto. 3. Situ el puntero de celda en la celda A1, y en la ficha Inicio, grupo Alineacin, selecciona la opcin Ajustar texto. El resultado es ser el siguiente:

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Formatos Personalizados: (Grupo Nmero) Completa el siguiente cuadro, ampliando la columna B convenientemente y aplicando bordes.

Ahora aplica un formato personalizado que muestre los cdigos con dos ceros a la izquierda, as: 001, 002, etc.. 1. Selecciona el rango de celdas a formatear (A6:A16) 2. Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Nmero, acceda al cuadro de dilogo para personalizar el formato.

3. En la ventana de Formato de celdas: Selecciona la ficha de Nmero, la Categora: Personalizada. Escriba en Tipo: 000 (Para establecer el formato solicitado). Haga clic en el botn Aceptar, para aplicar los formatos seleccionados. 4. El resultado se muestra a la derecha:

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5. Ahora, vamos a colocar un texto que acompae a un nmero. Los aos deben mostrarse as: 25 aos, 30 aos, etc. Selecciona el rango de celdas a formatear (C2:C6) Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Nmero, acceda al cuadro de dilogo para personalizar el formato.

6. En la ventana de Formato de celdas: Selecciona la ficha de Nmero, la Categora: Personalizada. Escriba en Tipo: aos despus del formato General (Para establecer el formato solicitado).

7. El resultado ser el siguiente:

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8. Finaliza la aplicacin aplicando formatos bsicos (Negrita, centrado y color de relleno), quedando as:

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FORMATOS PERSONALIZADOS Formatos fecha y hora:

Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guin para separarlos por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocer esto como una fecha.

Si necesitas escribir una hora, escribe los nmeros, luego un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m.

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Descripcin del Formato para las fechas SMBOLO d dd ddd SIGNIFICADO Da en uno o dos dgitos (1 21) Da en dos dgitos (01 21) Da de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom) dddd Da de la semana completo (lunes-martes-mircoles-juevesviernes) m mm mmm Mes en uno o dos dgitos (2 12) Mes en dos dgitos (02 12) Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-octnov-dic) aa Ao con dos dgitos (08-09-10)

Ejemplos:

Formatos numricos: Excel alinea los nmeros al lado derecho de las celdas. Ejemplos:

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Descripcin de Formatos personalizados para nmeros: SMBOLO 0 SIGNIFICADO Marcador de dgito. Redondea el nmero hasta el nmero de dgitos indicado o rellena con ceros las posiciones que falten # Marcador de dgito. Redondea el nmero indicado pero no rellena con ceros las posiciones que falten ? Marcador de dgito. Se usa como el cero pero permite que las comas decimales se alineen , (coma) . (punto) % Separador decimal Separador de miles Porcentaje. Se multiplica el nmero por cien y se aade el smbolo % Ee Notacin cientfica para expresar el nmero en potencias de 10. Por ejemplo, el nmero 4,3E+03 significa 4,3 x 103, es decir, 4.300 "Texto" \ _ (subrayado) * @ Introduce una cadena de caracteres Introduce un carcter. No se necesita para + - / ( ) : Se salta el ancho de un carcter. Permite alinear perfectamente nmeros positivos y negativos formateados de distinta forma Repite el carcter siguiente hasta llenar a la columna Marcador de texto

Ingrese los siguientes datos:

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Ahora, si deseas mostrar las fechas en otro formato, has lo siguiente: 1. Selecciona el rango de fechas (A5:A11). 2. Ir a formato personalizado y selecciona la categora Personalizada. Luego, escribe en el cuadro Tipo: Trujillo, dd-mmmm-yyy

3. EL resultado ser el siguiente:

Ahora vamos a darle formato a los nmeros. 4. Selecciona el rango B5:B11 5. Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo monetario Soles (Per) 6. Selecciona el rango C5:C11

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7. Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo monetario el dlar ($). 8. El resultado ser el siguiente:

9. Finalmente, vamos a darle una orientacin a los encabezados de la tabla.

10. Teniendo como resultado, lo siguiente:

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11. Finalmente, aplique formatos bsicos, de tal manera que quede as:

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COMENTARIOS EN LA HOJA DE CLCULO: Una manera de incluir su documentacin en su hoja de trabajo, es mediante el uso de comentarios.

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Excel le permite insertar un comentario dentro de cualquier celda, para que acte como una nota escondida similar a un mensaje adherido. Por defecto, la celda que contiene un comentario muestra un pequeo tringulo rojo, en la parte superior derecha de la celda.

Para observar el contenido del comentario debe mover el ratn por encima de la celda para este caso B2. Cuando se mueve el ratn fuera de la celda, el comentario desaparece nuevamente. Insertar Comentarios en la Hoja de Clculo: Mtodo 01: Desde la Cinta de Opciones 1. Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario. 2. Luego clic en la ficha Revisar de la cinta de opciones. 3. En el grupo Comentario, selecciona la opcin Nuevo Comentario. Como se observa a continuacin.

Dentro de este grupo tenemos opciones como para modificar, eliminar, mostrar los comentarios de la hoja de clculo.

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Mtodo 02: Mediante el Mouse: 1. Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario. 2. Clic derecho sobre la celda y seleccione Insertar Comentario. 3. De igual forma para mostrar, modificar o eliminar el comentario lo puede realizar con el clic derecho.

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ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA: Despus de aplicar los formatos a las celdas, estos los podemos eliminar. Por ejemplo borraremos el formato de la celda A2. A continuacin se mencionan los siguientes pasos: 1. Seleccionemos la(s) celda(s) con el formato a borrar: A2 2. En la ficha de Inicio, selecciona el botn Borrar del grupo Modificar y elija Borrar formatos. 3. A continuacin se observa cmo se borran los formatos y permite ver el dato como se ingres al inicio.

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CONFIGURACIN DE LA PGINA

Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2010 permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, entre otras. Definir rea de Impresin Con esta herramienta se selecciona la informacin que se desea imprimir.

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Para ello debes seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona el rea para imprimir 2. Busca la pestaa o ficha Diseo de pgina 3. Clic en el botn rea de impresin 4. Clic en Establecer rea de impresin

Si deseas modificar otros factores como los que inicialmente mencionamos, ingresa a la ventana Configurar pgina a travs del Inicializador del cuadro de dilogo.

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En la ficha Diseo de Pgina encontramos las siguientes opciones: Mrgenes: Permite controlar los mrgenes superior, inferior,

izquierdo y derecho de las hojas. Orientacin: Determina si la hoja se visualiza e imprime

verticalmente o de forma horizontal. Tamao: Determina, a travs de la lista desplegable, el tamao adecuado para la hoja. En la actualidad el tamao A4 es un estndar para los diversos documentos. rea de Impresin: Define un rea especfica de la hoja para imprimirla. Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina. El salto de pgina se inserta encima y a la izquierda de la seleccin. Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.

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Imprimir Ttulos: Especifica las filas y columnas que se repetirn en cada en cada pgina impresa.

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DEFINICIN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA Un encabezado es una lnea o un bloque de texto impreso en la parte superior de cada pgina. Un pie de pgina es una lnea o bloque de texto impreso en la parte inferior de cada pgina. Para poder crear un encabezado y pie de pgina realiza lo siguiente: Solucin: 1. Selecciona la Ficha Diseo de Pgina. 2. Haz clic en el inicializador de cuadro de dilogo. 3. En la ventana que se muestra a continuacin, selecciona la ficha Encabezado y pie de pgina.

4. Excel incluye encabezados y pies de pgina predefinidos, para usarlos

selecciona de las listas desplegables. Caso contrario, selecciona Personalizar encabezado o Personalizar pie de pgina segn sea el caso.

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4. A continuacin, se mostrar una ventana, la cual contiene tres secciones: Izquierda, centro y derecha. En cada una de ellas, puedes escribir texto o insertar fecha, hora, nmero de pgina, etc.

En la parte superior de las secciones, se presentan algunos botones los cuales se explican a continuacin:
Inserta Ruta, Nombre del archivo y Nombre de la hoja

Inserta Nmero de Pgina

Aplica Formato al Texto

Inserta Fecha y Hora

Insertar Imagen y aplicar formatos

Otra forma de crear un encabezado o pie de pgina es a travs de la ficha Vista. Para ello realiza lo siguiente:

1. Busca la ficha Vista 2. Clic en el botn Diseo de pgina 3. Clic en el rea donde se colocar el encabezado, la cual contiene tres secciones: Izquierda, centro y derecha.

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Adems muestra el rea de impresin anteriormente seleccionada. Ahora, coloca el siguiente texto en la seccin centro.

Haz clic en la seccin izquierda del encabezado para colocar una imagen, en este caso el logo de la UCV. Luego, realiza lo siguiente: 1. Busca la ficha Diseo

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2. Clic en el botn Imagen, luego selecciona e inserta el logotipo guardado en la computadora. 3. En la seccin izquierda del encabezado se mostrar &[imagen] indicando que ya se insert la imagen seleccionada.

Pero, al hacer clic en el interior de la hoja de clculo, la imagen se muestra en su tamao real.

Por lo que es necesario redimensionarlo en forma apropiada para que se muestre dentro de la seccin izquierda del encabezado. Para ello, realiza lo siguiente: 1. Clic dentro de la palabra imagen 2. Busca la ficha Diseo 3. Clic en el botn Dar forma a la imagen

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4. Reducir el alto apropiadamente, el ancho se reduce automticamente en forma proporcional. En la parte inferior se observa su tamao original.

Finalmente, haz clic en el interior de la hoja para observar el resultado.

Como puedes observar, el logotipo de la UCV se muestra dentro de la seccin izquierda del encabezado. Ahora, vas a colocar un pie de pgina. Para ello, desplzate hacia la parte inferior de la hoja y haz clic en la seccin centro del pie de pgina y escribe lo siguiente:

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VISTA PRELIMINAR

La vista preliminar permite ver los saltos de pgina, mrgenes y el formato de la hoja antes de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente manera:

1. Selecciona el botn vista preliminar de la barra de herramientas de acceso rpido. El cual se muestra a continuacin.

Vista Previa de Impresin

2. Selecciona la ficha Archivo, la cual permitir mostrar la vista Backstage, a continuacin selecciona Imprimir. Las principales opciones se mencionan a continuacin: Imprimir Copias: Indica el nmero copias a imprimir. Impresora: Desde esta opcin, selecciona la impresora a utilizar. En la seccin de Configuracin se tiene: Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir como (hojas activas, todo el libro o seleccin). Imprimir a una cara:

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Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir. Orientacin: horizontal. Tamao: Especifica el tamao del papel. Mrgenes: Establece desde aqu los mrgenes. Escala: Indica la escala respectiva. Establece la orientacin si es vertical y

Encabezado

Pie de Pgina

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AUTOEVALUACIN: 1. Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso). b) Un libro es el archivo del Excel. c) La barra de acceso rpido puede personalizarse. d) El grupo Portapapeles puede aplicar formatos de celda. presionado la tecla SHIFT f) Insertar g) Se puede imprimir una parte de la hoja de clculo previamente determinando el rea de impresin 2. Es un comando del grupo Fuente: a) Combinar y Centrar b) Orientacin c) Aumentar y Disminuir decimales d) Color de relleno 3. Es un formato personalizado: a) Mostrar el nmero 5, como 05 b) Alineacin Izquierda un dato cualquiera c) Mostar el nmero 10, como 10% ( ) ( ( ( ( ( ) ) ) ) )

e) Para redimensionar una seleccin de un rango, debemos hacerlo Para insertar una imagen en el encabezado debemos hacer con la ficha

Bibliografa Walkenbach, J. (2008). La biblia de Excel 2007. Espaa: Editorial AMAYA MULTIMEDIA.

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Actividades de Aprendizaje

Prctica de Reforzamiento
Con la presente prctica, el alumno podr reforzar sus conocimientos en el uso de los elementos del entorno de Excel, ingreso de datos, personalizacin de los mismos y preparacin de la hoja para su impresin.

ACTIVIDAD 01: FORMATOS DE CELDAS Elaboracin de una lista de productos Ingresa los siguientes datos.

CONSIGNA: A. Combinando celdas para el ttulo 1. Selecciona el rango de celdas A2:D2 2. De la ficha Inicio, haz clic en el botn Combinar y centrar

B. Aplicando formato al ttulo Del grupo Fuente, de la ficha Inicio, Cambia el tamao de Fuente: Arial Black, Tamao:16, Borde grueso y color de relleno: Amarillo.

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C. Ajustando el texto Valor Unitario Como se puede observar, el texto Valor Unitario almacenado en la celda D4, la palabra Unitario est sobrepasando el ancho de la columna D. Una solucin sera ampliar el ancho de dicha columna, sin embargo, en muchos casos, los datos que estn debajo no justifican dicho procedimiento. En estos casos, la solucin sera ajustar el texto para que se muestre en o ms lneas dentro de la misma celda. 1. Seleccionar la celda D4 2. De la ficha Inicio, haz clic en el botn Ajustar texto

3. El resultado es el siguiente:

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D. Autogenerando los cdigos Cuando se desean ingresar cdigos alfanumricos correlativos, no es necesario ingresarlo uno por uno. Lo que se tiene que hacer en estos casos es ingresar el primer cdigo y luego proceder a copiarlo. Para ello, realiza lo siguiente: 1. Haz clic en la celda A5 2. Desde el cuadradito que se encuentra en la parte inferior derecha de la celda seleccionada, arrastra hasta la celda A14 para copiar y autogenerar los cdigos.

E. Aplicando formato personalizado al Stock Si desea mostrar los valores del stock como 22 unid., 25 unid., etc. Es decir los valores numricos acompaados de un texto, entonces realiza lo siguiente: 1. Selecciona el rango C5:C14 2. Clic en el botoncito que est ala derecha del grupo Nmero 3. Clic en la opcin Personalizada 4. Agregar entre comillas la palabra unid., luego Acepte.

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5. El resultado ser el siguiente:

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F. Aplicando signo monetario a los valores unitarios Para mostrar valores monetarios con su respectivo signo, debes aplicar el formato de nmero de contabilidad. Para ello, realiza lo siguiente: 1. Selecciona el rango D5:D14 2. En el grupo Nmero, elija en la opcin Formato de nmero de contabilidad, la opcin S/. Espaol (Per)

G. Ahora, hay que aplicar Negrita y Centrar los ttulos de la tabla y aplicar un color de relleno. 1. Selecciona el rango A4:D4 2. Clic en el botn Negrita del grupo Fuente 3. Clic en el botn Centrar del grupo Alineacin 4. Clic en el botn Color de relleno (bote de pintura) del grupo Fuente y selecciona un color teniendo en cuenta que debe tener contraste con el color de la fuente.

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H. Finalmente, selecciona toda la tabla y aplica bordes a todas las celdas. 1. Selecciona el rango A4:D14 2. De la opcin Bordes, selecciona Todos los bordes

3. Opcionalmente, centra los cdigos y los valores del stock. 4. El resultado final ser el siguiente:

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ACTIVIDAD 02: PREPARANDO LA HOJA PARA SU IMPRESIN Creando el encabezado Para esta actividad vamos a crear el siguiente encabezado:

Busca en internet el logo de Ripley, luego gurdalo en tu PC.

El procedimiento que debes seguir es el siguiente: 1. Clic en la ficha Vista 2. Clic en el botn Diseo de pgina 3. Clic en la seccin izquierda del encabezado para colocar el logotipo

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Insertando el logo 4. Busca la ficha Diseo 5. Clic en el botn Imagen, luego selecciona e inserta el logotipo de Ripley guardado en la computadora. 6. En la seccin izquierda del encabezado se mostrar &[imagen] indicando que ya se insert la imagen seleccionada.

Lo ms probable que la imagen o logotipo insertado es muy grande para que se visualice en la seccin izquierda del encabezado. Por lo tanto, tienes que redimensionarlo. Para ello, realiza lo siguiente: 5. Clic dentro de la palabra imagen 6. Busca la ficha Diseo 7. Clic en el botn Dar forma a la imagen

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8. Reducir el alto apropiadamente, el ancho se reduce automticamente en forma proporcional. En la parte inferior se observa su tamao original.

Ahora, vas a colocar el siguiente texto en la seccin central del encabezado. 1. Clic en la seccin central del encabezado 2. Escribe el texto que se muestra a continuacin, puedes aplicar formato al texto, como: tipo, tamao y color de fuente.

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Creando el pie de pgina Desplzate hacia la parte inferior de la hoja y podrs visualizar el pie de pgina. Finalmente, haz clic en la seccin central del pie de pgina y escribe lo que a continuacin se muestra:

RUBRICA DE EVALUACIN
CRITERIOS Deficiente (0) Regular (9) Bueno (18)

CASO 01: Crea cuadros o listas de datos haciendo uso de los formatos de celdas y prepara la hoja para su impresin. TOTAL ACTIVIDAD 1

No crea nada.

Usa formatos bsicos de celda pero no prepara la hoja para su impresin. 9 puntos

Usa correctamente los formatos bsicos y personalizados de celdas, y prepara la hoja para su impresin.

0 puntos

18 puntos 02 puntos

PUNTUALIDAD UNIDAD 01

http://www.ucv.edu.pe/cis/ cisvirtual@ucv.edu.pe

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