Manual de Logistica

LOGISTICA

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INDICE
I. II. III. IV. Introduccin Convenciones y Nomenclatura Procesos de Operacin Descripcin de Mens y Ventanas

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I.

INTRODUCCION

HORIZONT Logstica es un Sistema Operacional para el rea de logstica , incluye las operaciones base de las Compras, pudiendo ser nacionales o importadas, para lo cual el sistema separa los mens en cada caso. Asimismo el manejo de las Ordenes de Servicio .

En cuanto a las compras e importaciones, el sistema tambin permite e l registro de los documentos(facturas) por proveedor, cerrando de esa forma todo el proceso de logstica y gestin del proveedor. Estos documentos aqu registros, si se tiene el mdulo contable Horizont, generan el asiento contable automticamente.

El mdulo central de logstica es el concerniente a los inventarios , que permite el control de mltiples almacenes con distinta naturaleza de productos aplicables a empresas comerciales e industriales y su control de krdex e inventario clasificado

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II.

CONVENSIONES Y NOMENCLATURA

En el siguiente compendio se detallan los pasos a seguir para el correcto funcionamiento del modulo de LOGISTICA. Barra de Botones de Operacin de mantenimientos

Este botn inserta un nuevo registro, tambin funciona con las teclas ctrol + N Este botn grabar los cambios realizados en el registro, tambin funciona con las teclas ctrol + G Este botn permite modificar el registro, tambin funciona con las teclas Ctrol + M Este botn deshace las operaciones actuales, tam bin funciona con las teclas ctrol + D Este botn permite eliminar los registros, tambin funciona con las teclas ctrol + E Este botn permite la anulacin de registros, tambin funciona con las teclas ctrol + A Este botn nos enva a la ventana de bsqueda, tambin funciona c on las teclas ctrol + B

Este botn permite la impresin de documentos, tambin funciona con las teclas ctrol + I

Este botn nos permite salir de la ventana activa, tambin funciona con las teclas ctrol + S

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Manual de Logistica Barra de Operacin de reporte s

Este botn permite exportar los datos de report es a Excel y otras aplicaciones Este botn configura la pgina en vista preliminar de impresin Este botn nos enva a una venta de impresin del reporte Este botn nos permite trabajar el reporte con reglas de impresin de Windows Este botn quita la vista preliminar del reporte y lo vuelve a presentacin normal Este botn nos enva a una ventana de seleccin de impresoras y su configuracin Este botn nos permite retroceder las pginas del reporte de uno en uno Este botn nos enva a la primera pgina del reporte Este botn nos permite ir a la ltima pgina del reporte

Este botn nos permite cerrar la ventana activa

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III.

PROCESOS DE OPERACION

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3.2

CICLO DE COMPRAS

Registro de Tablas Generales y de Ayuda Inicio

REGISTRO DEL PROVEEDOR

Reportes de Ordenes De Compra REGISTRO DE LA ORDEN (OC/OS) Pasa paraAprobacin

No

Aprobacin del Documento

Aprobado

Ingreso al Almacn Ordenes de compra y Estados

Reportes por Proveedor Reportes por Articulo Reportes por Orden de Compra/Servicio

Registro de la Factura x Proveedor

Fin

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3.3

CICLO DE IMPORTACIONES
Registro de Tablas Generales y de Ayuda Inicio

1. REGISTRO DEL PROVEEDOR

2. REGISTRO DE LA ORDEN (IMPORTACION)

Pasa paraAprobacin

No

3. Aprobacin del Documento

4. Aprobado

5. Registro de Guia de Importacin (BL o similar) 6. Ingreso al Almacn Ordenes de Importacin y Estados

Asociando a la Guia de Importacin

Reportes por Proveedor Reportes por Articulo Reportes por Orden de Importacin

7. Registro de la Factura x Proveedor

Asociando a la Guia de Importacin

Hoja de Costos

8. Valorizacin (vales de ingreso) y Liquidacin

Fin

1.- Registro del Proveedor. - Es la creacin del proveedor Men: Logstica Submen: Sistema, opcin: Proveedor 2.- Registros de rdenes de Importacin. - Es el ingreso de todas las ordenes de importacin Men: Logstica, Submen: Importaciones, opcin: Orden de Importacin

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Manual de Logistica 3.- Aprobacin del Documento. - Todas las rdenes de importacin van a una bandeja de documentos para poder ser aprobadas por el usurario quien tenga acceso a esta opcin Men: Logstica, Submen: Procesos, opcin: Aprobacin de documentos 4.- Aprobado.- Una vez que el documento ya fue aprobado pasa a o tro registro. 5.- Registro de Guas de Importacin (BL o similar). - En esta opcin se ingresa las guas de importacin ponindole un centro de costo Men: Logstica, Submen: Importaciones, opcin: Registro de Guas de Importacin 6.- Ingreso Almacn.- Una vez llegada la mercadera se hace el ingreso a almacn jalando la orden de importacin que hace referencia a la gua de importacin Men: Logstica, Submen: Inventarios, opcin: Transaccin de almacn 7.- Registro de Facturas por Proveedor. - Tanto como en contabilidad tambin en el modulo de logstica se puede provisionar las facturas de los proveedores jalando su orden de compra o con el vale de internamiento 8.- Valorizacin (vales de ingresos y liquidacin ).- En esta opcin se juntan todos los documentos de una mismo centro de costo relacionndolo a una gua de importacin

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3.3

CICLO DE INVENTARIOS
Registro de Tablas Generales y de Ayuda

Artculos Almacenes Unidades de Medida Tipos de Transacc. Almacn Otros

Inicio

El registro puede directo o mediante un documento origen (Ejm. Orden de Compra)

1. REGISTRO DEL VALE (Ingreso o Retiro)

2. Actualiza el stock automticam ente

3. Proviene de Compras o Importacines 4. Movimiento Valorizado?

Slo sern valorizados los tipos de movimientos designados a controlar valor; los dems sern valorizados con la valorizacin por periodo

5. Proceso de Valorizacin x Periodo

6. Cierre x Periodo

Fin

1.Registro de Vale .- Es el movimiento del almacn (ventana principal), se realizan principalmente 2 tipos de operacin (Ingreso y Salida), de un determinado almacn. En el Sistema .- Ir al men de Logstica, luego a Inventarios, luego a Registro de Movimiento Valorizado El tipo de producto filtra el almacn operativo Los movimientos estn clasifi cados de acuerdo a una tabla de Tipo de Transacciones de Almacn.

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Manual de Logistica 2.Actualizacin del Stock. - Se realiza de manera automtica con cada movimiento de almacn El reporte principal de stock lo ubica en: Men: Logstica, Submen: Inventario, opcin: Consulta de Stock En caso de haber variacin entre los movimientos y el stock resultante puede ejecutarse el proceso de Regeneracin de Stocks

3.Proviene de Compras o Importaciones. - Si los documentos provienen de la Orden de Compra o de Importacin jala automticamente las cantidades y los importes unitarios y totales. 5. Movimientos Valorizados. - Se valorizaran solo los movimientos que estn designados Men: Logstica Submen: Sistema, opcin: Tipo de Transaccin de Almacenes.

5.Procesos de Valorizacin x Periodo.- Este es un proceso que se corre por periodos para la valorizacin del kardex. Men: Logstica Submen: Procesos, opcin: Valorizacin de Documentos. 6.- Cierre x Periodo.- Son los cierres de almacenes , el cual genera los inventarios . Men: Logstica Submen: Procesos, opcin: Cierre y Generacin de inventarios.

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IV.

DESCRIPCION DE MENUS Y VENTANAS

Entre los sub mens estn los siguientes:

GLOBAL .- Datos generales del sistema SISTEMA.- Tablas del Sistema REQUERIMIENTOS .- Sub Mdulo de Requerimientos COMPRAS .- Mdulo de Compras y Servicios IMPORTACIONES .- Mdulo de Importaciones INVENTARIOS .- Mdulo de Gestin de Almacenes PROCESOS .- Procesos Generales del Mdulo de Lgstica REPORTES .- Reportes Generales del Mdulo de Lgstica GERENCIAL .- Reportes Resmenes de Carcter Gerencial del Mdulo de Lgstica UTILITY .- Opciones de Gestin de Datos del Mdulo

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4.1

GLOBAL

GLOBAL: En este men se encuentra los datos con los que trabajara el modulo de contabilidad.

EMPRESAS: En esta opcin se ingresa los datos generales de la empresa, que se imprimirn en la cabecera de los reportes.

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Manual de Logistica MONEDAS: En esta opcin se ingresar los tipos de moneda con que trabaja la empresa.

TIPO DE CAMBIO: En este archivo se almacena el tipo de cambio diario a utilizar. Su finalidad es facilitar el ingreso de este dato en los voucher. Adems podr exportar e imprimir.

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4.2

SISTEMA

En este men se encuentran las tablas de manejo entorno a la operacin del sistema.

TABLAS GENERALES : En esta opcin se encuentras lo s siguientes sub opciones.

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Manual de Logistica PASES : Esta opcin permite ingresar los pases, esta opcin nos ayuda a saber los lugares de procedencia de clientes as como proveedores .

DEPARTAMENTOS: Esta tabla nos permite ingresar los departamentos de un pas determinado, al dar clic en el botn aceptar se guardaran los cambios realizados.

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Manual de Logistica CIUDADES: Esta opcin nos permite registrar las ciudades que estn relacionadas a un departamento especifico de cada pas, al dar clic en el botn aceptar se guardaran los cambios realizados al registro activo .

DISTRITOS: Esta opcin nos permite registrar los distritos de una ciudad determinada, nos sirve como ubigeo, al dar clic al bot n aceptar se guardaran los datos registrados o modificados .

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TABLAS DE AYUDA GENERAL : En esta sub opcin del men se encuentra las siguientes opciones:

TIPO DE PRODUCTO: En esta opcin se especifica el tipo de clase a la que pertenecer el producto, as como su respectiva clasificacin, al dar clic en el botn aceptar se registraran los cambios segn la opcin seleccionada.

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Manual de Logistica LNEA DE ARTCULOS: En esta Opcin se ingresaran las lneas de negocio de los artculos, al dar clic en el botn aceptar se guardaran los cambios respectivos segn la opcin que Eligio.

FAMILIA DE ARTCULOS : Esta opcin nos permite registrar las diferentes familias con la que trabajaran los artculos , para su clasificacin, al dar clic en el botn aceptar se guardaran los cambios respectivos segn la opcin que Eligio.

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Manual de Logistica SUB FAMILIA DE ARTCULOS: En esta opcin del sistemas se ingresaran las subfamilias de productos la cual generara el 3 er nivel de relacin del producto, al dar clic en el botn aceptar se r egistran los cambios segn la opcin que se eligi.

CLASIFICACIN ESTNDAR: Es una clasificacin genrica para todos los artculos Ejm: Tallas, Colores, u otra similar UNIDADES DE MEDIDA: En esta opcin del sistema se registraran las unidades de medida de almacn, as como su unidad de conversin con las de nuestros proveedores.

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Manual de Logistica GRUPO DE PROVEEDORES: En esta opcin se registran, las lneas de proveedores, que servir para darles una clasificacin a nuestros proveedores.

FORMA DE PAGO : En esta opcin del sistema se registraran todas las opciones de pagos con las que trabajara el sistema ya sea en crditos o letras, etc. a su vez se especificaran los das de pagos y en cuantas formas se van a pagar los documentos asociados

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Manual de Logistica MANTENIMIENTO DE TALONARIO : En esta opcin del sistema se registraran, las numeraciones con las que comenzaran las rdenes de compra, requerimiento, pedidos y otros.

TIPO DE REQUERIMIENTO : En esta opcin se registran los tipos de requerimientos para solicitar reposiciones o abastecimiento por parte de almacn.

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Manual de Logistica AGENTE DE ADUANA : En esta Opcin se registran las agencias aduaneras con las que trabaja la empresa, para las operaciones de importacin, al dar clic en el botn aceptar, se registraran los cambios segn la eleccin que se hizo .

ALMACENES : En esta opcin se registraran los almacenes de la empresa, en ellos se registrar datos como la direccin, responsables as como el tipo de almacn que ser (productos terminado s o materia prima)

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Manual de Logistica TIPO DE TRANSACCIONES DE ALMACN : En esta opcin del sistema se registraran las operaciones o tipos de transaccin que se realizan en almacn tanto para ingresos como para salidas as mismo como para transferencias entre almacenes ,los cuales se registraran de la siguiente manera : En tipo de movimiento se debe de especificar si es ingreso, salida o Transferencias de almacn (este dato es obligatorio). En la opcin si valorizado se especifica, si desee que la transaccin se valorice al entrar a almacn ejemplo : ingreso por compras. Descuenta stock aqu se especificara si se desea que la transaccin descuente o aumente el stock del almacn. En la opcin actualiza tem x proveedor se especifica si se desea que al ingresar el vale por una orden de compra se actual ice el precio del proveedor. En la opcin valida proveedor y valida cliente especifica si UD requiere que en los vales de almacn se registren tanto proveedor como cliente.

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Manual de Logistica NIVELES DE APROBACIN : En esta opcin del sistema se registraran l os niveles de aprobacin que tengan los documentos para que sea aprobada su compra o sus ventas

APROBACIN POR TIPO DE DOCUMENTO : En esta opcin se registran los tipos de documentos que trabajaran con aprobacin, aqu se registraran los documentos el usuario que aprobara as como el nivel de aprobacin que tendr.

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Manual de Logistica MATERIA PRIMA Y PRODUCTO TERMINADO : En esta opcin del sistema se registran tanto los artculos as comos lo datos complementarios de estos en esta opcin se especificara la procedencia la clase a la que pertenece, la lnea y la familia.

ARTICULO POR CLIENTE: En esta opcin se registran los clientes relacionados a dicho artculo as como su precio, el nombre y cdigo complementario con el que el cliente desee que se le facture .

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Manual de Logistica ARTCULOS POR PROVEEDOR : En esta opcin se registran, los diferentes proveedores que nos abastecen de dicho artculo as como la unidad de medida del proveedor y el precio al cual nos lo oferta .

MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES : En esta opcin se registra ran los proveedores de la empresa, as como el pas que familia de producto nos abastece.

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Manual de Logistica EJERCICIO DE ALMACN: En esta opcin se registraran tanto los ejercicios as como los periodos con los que trabajara almacn para los cierres de inventario.

4.3 REQUERIMIENTOS
En esta opcin de Men, estn las operaciones de requisicin al rea de almacn.

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Manual de Logistica REQUERIMIENTOS A LOGSTICA: En esta opcin se registran los requerimientos, se deber de colocar el centro de costo o rea que emite la requisicin as como la persona responsable del pedido, as tambin como los materiales que solicita.

RELACIN DE REQUERIMIENTO: En esta opcin se listaran los requerimientos creados por las reas respectivas, el reporte los listara por rango de fechas espeficadas.

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4.4 COMPRAS
En la opcin compras se encuentran los siguientes tems que a continuacin se detallan:

ORDEN DE COMPRA: En esta opcin se registran las rdenes de compra a proveedores locales, en los cuales se registran todos los dat os referentes a la compra, as como poder elegir si los precios de compra llevan I.G.V o no.

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Manual de Logistica ORDEN DE SERVICIO : Las ordenes de servicio, no trabajan con almacn, son solo para registrar requerimientos de reparacin y creacin de un activo de la empresa, estas pueden tener descripciones largas . En la opcin manual automtico, se especifica si el cdigo se genera solo o si el usuario digitara el cdigo .

PENDIENTES POR PROVEEDOR : Este reporte nos muestra las ordenes de compra pendientes de despachar por los proveedores, para que aparezca el reporte deber de seleccionar los proveedores.

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Manual de Logistica PENDIENTES POR ARTCULO: En esta opcin se debern de seleccionar los artculos y se emitir un reporte de los artculos pendientes de atencin por orden de compra.

ARTCULOS ENTREGADOS POR ORDEN DE COMPRA : En este reporte se muestra todos los artculos de las rdenes de compra que han sido abastecidas por los proveedores, deber de ingresar los rangos de fechas que trabajan segn la fecha de la or den de compra.

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Manual de Logistica REPORTES: En esta opcin del sistema se encuentran los reportes que detallamos continuacin:

RELACIN DE RDENES DE COMPRA: En este reporte del sistema, se listaran las rdenes de compra creadas segn el rango de fechas seleccionado por el usuario, adems mostrara las rdenes de compra en forma consolidada as como detallada.

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Manual de Logistica RELACIN DE RDENES DE SERVICIO : En este reporte se listara las rdenes de servicio creadas segn el rango de fecha elegida por el usuario, el reporte se mostrara de forma consolidada as como detallada .

PROVEEDORES VS ARTICULO : Este reporte nos listara los artculos abastecidos y por abastecer por los proveedores, deber de seleccionar el proveedor y las fechas para que salga el listado .

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Manual de Logistica ARTCULOS VS PROVEEDOR : Este reporte nos mostrara los proveedores de los artculos seleccionados segn el rango de fechas de la orden de compra.

CATALOGO DE PROVEEDORES: Este reporte nos listara los proveedores de la empresa y algunos datos relevantes de estos.

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4.5 IMPORTACIONES
En este men estn todos los procesos relaciona dos a la importacin de mercaderas las cuales detallamos a continuacin:

ORDEN DE IMPORTACIN : En esta opcin de men se registraran todas las rdenes de compra a proveed ores del exterior.

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Manual de Logistica GASTOS POR ORDEN DE IMPORTACIN: En esta ventana se ingresaran todos los gastos supuestos en los que incurrir la importacin, para poder determinar un costeo aproximado de la operacin de la importacin.

REGISTRO DE GUAS DE IMPORTACIN : En esta opcin se ingresaran las guas de la importacin del producto, la cual servir para la liquidacin aduanera.

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4.6 INVENTARIO
En esta opcin de Men se realizan las transacciones de Almacn las cuales detallaremos a continuaci n.

TRANSACCIN DE ALMACN: En esta opcin se harn los ingresos y salidas de almacn, as como las transferencias de uno a otro almacn . Se deber de especificar el tipo de transaccin de almacn . Se deber de especificar el tipo de producto para pod er ver el listado. Se deber especificar el almacn, para los caso s de transferencia el almacn de origen y destino.

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Manual de Logistica TRANSACCIN DE ALMACN VALORIZADO : En esta opcin se harn los ingresos y salidas de almacn, as como las transferencias de uno a otro almacn de forma valorizada . Se deber de especificar el tipo de transaccin de almacn Se deber de especificar el tipo de producto para poder ver el listado Se deber especificar el almacn, para los caso s de transferencia el almacn de origen y destino.

CONSULTA DE STOCK: Esta consulta nos mostrara el stock general de los productos de los almacenes .

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Manual de Logistica STOCK X ALMACN: Este reporte nos mostrar a los stocks actuales segn el almacn seleccionado.

STOCK X ALMACENES: Este reporte nos mostrara un reporte consolidado de todos los artculos de diferentes almacenes y su stock respectivo en cada uno de estos, se podr hacer de forma consolidada y detalla da.

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Manual de Logistica STOCK DE LOTES X ALMACN: En este reporte se listaran los stocks actuales de los artculos por lotes que hay por cada almacn, para ver el listado deber de elegir un almacn y dar clic en el botn de carga de datos .

PRODUCTO POR TIPO DE STOCK : Este reporte nos mostrara el listado de los productos con cada tipo de stock ya sea stock almacn, stock comprometido, stock en transito, etc. Para sacar el reporte de be seguir los siguientes pasos: Para tener un reporte con todos los productos dar clic en todos los productos y dar clic en el botn Aceptar . Si solo desea ver de alguno s, dar clic en la opcin seleccin de productos y le mostrar un listado de productos, seleccionar los tems que desea ver y dar clic en el botn A ceptar.

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REPOSICIN POR TIPO DE STOCK : Este reporte nos mostrara los Productos que necesitan reposicin en el almacn para su distribucin .

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Manual de Logistica REPORTES X ALMACN : En esta opcin de men presenta lo s reportes de almacn.

MOVIMIENTOS DE PRODUCTOS: Para poder ver este reporte deber de elegir las fechas, luego seleccionar el almacn, una vez hecho eso aparecern los productos seleccionar los productos que desee y luego dar clic en aceptar para ver los movimientos valorizados .

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Manual de Logistica ENTRADAS VS. SALIDA DE ALMACN: Este reporte muestra todos los ingresos y salidas de los productos de un almacn por un rango de fechas especfico.

REPORTES VALORIZADOS CONTABLE: En esta opcin de men se encuentra reportes de inventarios valorizados, que trabajan en base a los cierres de inventario, los cuales los detallamos continuacin.

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Manual de Logistica KARDEX VALORIZ ADO POR PRODUCTO: Este reporte nos muestra el Kardex del producto de forma valorizada, para poder ver los datos deber de seguir los siguientes pasos : Deber elegir el ejercicio de almacn, el periodo de almacn y la clase del producto. Si desea ver todos dar clic en la opcin todos y mostrar el reporte . Si desea ver solo algunos deber dar clic en seleccin de productos y luego elegir los productos que desea ver y dar clic en aceptar.

KARDEX GENERAL VALORIZADO POR FAMILIA: Este reporte nos muestra el Kardex por familia de artculos, para ver el reporte debe de seguir los siguientes pasos: Primero debe de elegir el ejercicio y el periodo de almacn Si desea ver todas las familias debe dar clic en la opcin todos los productos y aceptar Si desea ver solo alguno dar clic en la opcin, seleccin de familias seleccionar las que desea y dar clic en aceptar .

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LIBRO KARDEX OFICIAL: Este reporte nos muestra el libro de movimientos de Kardex oficial para contabilidad .

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Manual de Logistica LIBRO INVENTARIO OFICIAL : En este reporte se listara n los libros de inventarios oficinales de contabilidad, para ver este reporte deber de seguir los siguientes pasos: Seleccionar el ejercicio, periodo y clase de producto . Si desea ver todos dar clic en la opcin todos los productos y Aceptar. Si desea ver solo alguno dar clic en la opcin seleccin de productos, seleccionar los que desea y Aceptar.

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4.7 PROCESOS
En esta opcin se encuentra todos los procesos generales de logstica los cuales detallamos.

APROBACIN DE DOCUMENTOS: En esta opcin del sistema se elegir un tipo de documento, se le seleccionara y luego se dar clic en aceptar. Segn el perfil de aprobacin del usuario este cambiara de estado puede ser a es tado autorizado o aprobado, para luego poder imprimir y ejecutar la orden de compra, en la bandeja de arriba se encuentran las ordenes de compra y otras recin generadas y en la parte inferior las autorizadas .

DESAPROBACIN DE DOCUMENTOS: Este proceso invierte el pro ceso de aprobacin de documento por si hubo alguna falla por parte del personal o por anulacin de dicha orden de compra, se deber de seleccionar solo uno y dar clic en el botn de A ceptacin.

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VALORIZACIN DE MOVIMIENTOS : Este Proceso genera la va lorizacin de las entradas y las salidas de almacn de un periodo determinado siempre que este no haya sido cerrado aun, el costo que ingresa es el costo promedio.

GENERACIN DE INVENTARIO: Este proceso genera el cierre de inventario, suma las entradas y salidas de almacn para consolidarlos en uno solo por producto, deber generar el inventario contable.

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REAPERTURA DEL PERIODO : Este proceso revierte a la opcin de cierre de inventario, permitir seguir haciendo las transacciones de un per iodo.

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4.8 REPORTES
Esta seccin del sistema agrupa los reportes generales de todo el mdulo Reporte de Tablas .- Puede obtenerse los listados de Proveedores.

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4.9 GERENCIAL
CONSULTAS DE ORDENES DE COMPRAS .- En esta opcin te muestra un listado de proveedores y todas sus ordenes de compra tienen, cuantas fueron atendidas, el detalle, los ingresos a almacenes y documentos relacionados a esa orden de compra.

STOCK DE ARTICULOS POR ALMACEN. actualizados por almacenes.

Aqu podremos ver los stock

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STOCK VALORIZADO DE ARTICULOS. costos promedios.

Este reporte muestra el stock con

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4.10 UTILITY
CAMBIAR PASSWORD.- Permite cambiar el password al usuario , para lo cual deber digitar el password a nterior y luego ingresar su nueva clave y grabarla

PARMETROS: Esta tabla es de uso del proveedor del sistema, sirve para correr procesos como: Ajuste de Diferencia del Cambio, Ajuste por Redondeo, entre otros.

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Manual de Logistica CIERRE Y APERTURA DE OPERACIONES.- Permite cerrar, las operaciones del mdulo de Logistica, una vez cerrado no pueden ingresarse documentos, este cierre podr ser parcial o por cada operacin.

CONTABILIZACION MASIVA DE FACTURAS POR PROVEEDOR. - Permite en bloque la generacin d e asientos contables de La provisiones de facturas por proveedor de un determinado mes.

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