Hojas de clculo

La hoja de clculo es una aplicacin que permite definir relaciones matemticas entre cada una de las celdas de una matriz. De esta forma, al cambiar el contenido de una celda, cambiarn automticamente el contenido de todas las celdas relacionadas con ella. Las hojas de clculo tienen una amplia variedad de usos, desde presupuestos familiares hasta estados financieros corporativos. La hoja de clculo trabaja bsicamente con los siguientes conceptos: Direccin de celda: es la forma de referenciar una celda concreta dentro de la matriz. Consta de una o dos letras que identifican la columna donde est situada y un nmero que identifica a la fila (a esto se le conoce como notacin A1). R Rango de d celdas ld : se denomina d i as a un grupo de d celdas contiguas. Frmulas: son expresiones que podrn asignarse a una celda, celda de forma que el programa muestre en ella el resultado de dicha expresin.
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Hojas de clculo
Las hojas de clculo existentes en el mercado incluyen en mayor o menor medida muchas funcionalidades. Aqu listamos solo unas pocas: Cuadernos de trabajo: ya no hay una sola matriz sino que en cada archivo se pueden generar mltiples hojas (en Excel al abrir un archivo nuevo se crea un libro con una hoja). Funciones: disponen de un conjunto de frmulas preestablecidas de muy diversos tipos: matemticas, lgicas, financieras, estadsticas, etc. (en Excel existen funciones para cualquier tipo de dato, que adems se completan l conforme f l escribimos). las ibi ) Tareas con grficos: pueden realizarse grficos con distintos formatos: de barras, circulares, etc. (en Excel resulta muy cmodo obtener una representacin grfica de los datos).

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Hojas de clculo
Elaboracin de informes: son operaciones que permiten obtener resultados que constituyen un resumen de los datos almacenados en las hojas (en Excel encontramos las tablas dinmicas). Anlisis de datos: realizan anlisis de hiptesis efectuando los clculos y ajustando los resultados para encontrar la solucin a un problema (en Excel encontramos un botn para analizar datos en la cinta d opciones de i d la de l ficha fi h Datos). D ) Utilizacin de Bases de Datos: permiten la importacin y exportacin de datos entre hojas de clculo l l y bases b d datos de d ( (en Excel l es muy cmodo d importar datos de Access).

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Excel 2007
Respecto a otras versiones (y al igual que el resto de componentes del paquete Office 2007), se cambi completamente la interfaz de usuario. Los mens de opciones y las barras de herramientas han sido reemplazadas por fichas y cintas de opciones (todo est mucho ms a la vista). El rea de cuadrculas es 1000 veces mayor que el de las versiones anteriores. Otras mejoras son: Tablas mejoradas Formato condicional El aspecto externo de los grficos

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Ventana de Aplicacin
Cuando abrimos un archivo nuevo de Excel, Excel la ventana de aplicacin tiene el siguiente aspecto:

Todo lo que escribamos en la barra de funciones aparecer en la celda activa (y viceversa).

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Aspectos de la Ventana de Aplicacin

La Ventana de Aplicacin es contextual (su aspecto cambia dependiendo de los objetos que estemos manipulando):

Observamos que ha aparecido una nueva ficha (Diseo) que es una herramienta para tabla (ya veremos estos objetos). Lo mismo ocurrira si aadimos, por ejemplo, un grfico (apareceran 3 fichas nuevas)

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Tipos de datos
En una celda podemos introducir cualquier tipo de dato (el formato ser General. Observe el grupo nmero de la ficha Inicio). Si obtenemos el men de contexto de la celda activa (botn derecho del ratn), y escogemos Formato de celdas:

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Tipos de datos
Tener el formato General es lo mismo que no tener formato. Los ms utilizados suelen ser nmero, fecha, porcentaje y texto. Dentro de opciones: cada formato podremos escoger diferentes

Por ejemplo, la fecha puede mostrarse de diferentes formas.

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Tipos de datos
Tambin puede cambiarse el formato de la celda desplegando la pestaa que aparece en el grupo nmero de la ficha Inicio:

Cuando d una celda ld adopta d un formato, f ste se le l aplica li a los datos que almacenamos en la misma. Pudiendo resultar sorprendente el valor que Excel muestra. Por ejemplo, escoja Porcentaje para A1 y escriba en ella 70, ver que se muestra como 70%. Sin embargo si en A2 se tiene el formato General y escribimos 0,7, veremos un 0,7. Ahora Intercambie los formatos. Ver que en A1 se muestra 0,7 ,7 y en A2 7 70%.
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Tipos de datos
La ventana de dilogo para el formato de las celdas presenta otras pestaas interesantes. Por ejemplo en Alineacin podremos establecer con el ratn que la informacin de la celda aparezca en vertical. Esto se hace moviendo la lnea q que acaba en un rombo rojo (en el cuadro Orientacin):

Adems, habremos ya observado que cuando un dato no cabe en la celda, sta lo rompe. Para evitarlo, en el grupo Control del texto, encontramos un botn de opcin Ajustar texto, que si se escoge evitar dicho rompimiento (tambin p ( podramos combinar las celdas del rango, g , y cambiar la justificacin o la sangra ).
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Tipos de datos
Otras dos pestaas interesantes de la ventana de dilogo para el formato de las celdas, son Bordes y Proteger. La primera se utiliza para remarcar las celdas, mientras que la segunda tiene que ver con la proteccin de las hojas y el libro (sobre lo que volveremos ms adelante).

En Bordes podemos escoger entre el Estilo, el color y los diferentes lados de la celda (o, si se ha seleccionado un rango de las mismas, destacar todas las lneas creando una cuadrcula).

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Copia de rangos de celdas

Normalmente los rangos son rectangulares y estn en una nica hoja (aunque Excel admite rangos de formas diversas que pueden incluir reas diferentes de una misma hoja o los llamados rangos 3D, que incluyen varias hojas). Cuando se copia un rango en otro, bastar con que nos coloquemos en la celda primera del rango destino (la de la esquina superior izquierda), y escribamos en la barra de f frmulas l =, haciendo h i d clic li a continuacin i i el l la l primera i celda del rango origen (los rangos no intersectarn):

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Copia de rangos de celdas

Despus de hacer ENTER, ENTER situamos el cursor del ratn sobre la esquina inferior derecha de la celda destino, y observaremos una pequea cruz. Bastar con que haciendo clic sobre la misma la arrastremos para abajo (con lo que copiamos la primera columna de las 17 filas) y para la l derecha, d h con lo l que completamos l t l copia. la i

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Copia de rangos de celdas

Con ello hemos completado un proceso de copia que se llama relativa. Es decir, si en E9 se tiene A1, en F9 se tendr B1, y en E10 se tendr A2, etc. La copia absoluta, absoluta (siempre se copia lo mismo), mismo) tiene 3 variedades: Absoluta total: Escribimos en la celda destino $A$1 (todas las celdas contienen el mismo valor: la de la celda p primera del rango g origen). g ) Columna absoluta, fila relativa: Escribimos $A1 (la columna es siempre la misma: la primera) Fila absoluta, columna relativa: Escribimos A$1 (la fila es siempre la misma: la primera). Como ejercicio, escriba un rango de celdas y cpielo utilizando las 4 maneras explicadas.

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Vinculacin de celdas
Cuando realizamos una copia de rangos, rangos las celdas quedan vinculadas. Esto quiere decir que si realizamos modificaciones en las celdas del rango origen, las celdas del rango destino reflejarn estos cambios (al revs no). Esto es muy til a la hora de tener varias hojas con datos. De manera que en la primera tendremos los datos de entrada, y en el resto los datos vinculados. Los datos vinculados (como veremos) debern estar protegidos, ya que, en principio, no tiene sentido escribir en ellos. Los datos de entrada (generalmente), no estarn protegidos, ya que es el medio por lo que podemos actualizar la informacin contenida en el libro.

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Vinculacin de celdas
Como ejercicio, ejercicio abra un libro en blanco y cree 4 hojas (la primera slo habr que renombrarla): Datos, Teora, Prcticas, Ligas y Tabln. Para la hoja Datos tendremos:

Una vez que completemos las distintas hojas (sin frmulas), cerraremos el libro (lo llamaremos Notas.xlsx). Ms adelante volveremos sobre el mismo.
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Series de datos
En Excel pueden escribirse cmodamente series de datos (tambin llamadas listas). Por ejemplo, si deseamos tener una tabla con un horario de clases (supongamos que comenzamos a las 8:30, y las clases duran 1 hora), nos bastar con escribir LUNES, en B1 y copiarla hasta la E1 (son 4 das). A continuacin escribimos 8:30 en A2 y copiamos hasta A7 (suponemos 5 clases y un descanso d 1 hora). de h )

Hacer el horario de la imagen como ejercicio. Esto que hemos hecho con los das de la semana y las horas, valdra para fechas o nmeros (escriba 1 en A1 y 44 en B1, seleccione A1:B1 y arrastre hacia la derecha. Encontrar una serie cuya diferencia es 43). Haga un ejercicio con fechas.
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Frmulas
Escribir una frmula en Excel es algo muy parecido a vincular celdas. Si suponemos (como es normal) que el dato de entrada est en otra celda (o rango), escribiremos un = en la celda destino de la frmula. A continuacin observaremos que q conforme escribimos la funcin, Excel nos va completando el nombre. Despus de escribir el nombre de la funcin solo restar abrir parntesis y hacer clic en la celda origen de datos. Cerramos parntesis y pulsamos ENTER. ENTER

En la E l tabla t bl de d la l imagen, i l fila la fil 3 lleva ll una serie i (en ( B3, B3 0, 0 y en C3, =B3 + PI()*10/180, es decir 10 grados). Los nmeros van con dos decimales. En B5 escribiremos =SENO(B$3), y copiamos la fila. Igual el resto.
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Completando datos de los alumnos

Volvemos a abrir el libro Notas.xlsx. Notas xlsx Nos vamos a la hoja Teora y escribimos la siguiente frmula en la celda E4: =SI(CONTAR.BLANCO(C4:D4)=2;"NP";PROMEDIO(C4; D4)). De esta manera aparecer un NP (No Presentado) en E4 si el alumno no ha entregado ningn ejercicio; en otro t caso ser la l nota t media. di Copiamos C i l frmula la f l para el l resto de filas de la columna E. El resultado debe de ser el que se muestra en la imagen:

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Completando datos de los alumnos

Repita lo mismo para la hoja Prcticas. Prcticas El resultado debe de ser el que se muestra en la imagen:

La hoja Ligas no lleva frmulas. frmulas

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Completando datos de los alumnos

La hoja Tabln es la que dedicamos para relacionar todos los datos aportados y obtener grficos que nos representen porcentajes de notas, medias, etc. Adems, ser la que se utilizara para imprimir (en formato pdf) y colgar de la web de la asignatura. Esto quiere decir que aparecen en ella las notas de teora, prcticas y la nota global. El resultado final se muestra en la siguiente imagen:

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Completando datos de los alumnos

En C4 tendremos: =SI(Teora!C4= =SI(Teora!C4="";"";Teora!C4) ; ;Teora!C4) En D4 tendremos: =SI(Teora!D4="";"";Teora!D4) En E4 tendremos: = SI (Prcticas!C4 = ""; ""; Prcticas!C4) En F4 tendremos: = SI (Prcticas!D4 = ""; ""; Prcticas!D4) En G4 tendremos:

=SI(Y(Teora!E4="NP";Prcticas!E4="NP");"";SI(L4<4,8;L4; SI(L4<5;5;SI(L4<=6,7;L4;SI(L4<7;7;SI(L4<=8,7;L4;SI(L 4<9;9;L4))))))), (ms tarde explicaremos esto). Y en H4 tendremos: =SI(Y(Teora!E4="NP";Prcticas!E4="NP");"NP";""). No olvidar l id que siempre i que escribamos ib l direccin la di i de d una celda podemos optar (lo cual es recomendable), por pulsar con el ratn en la celda correspondiente. Las celdas que estn en amarillo se utilizan para clculos intermedios (no aparecern en el documento pdf final).

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Completando datos de los alumnos

Es de recibo explicar el significado de algunas de las frmulas escritas. As, = SI(Teora!C4 = ""; ""; Teora!C4), significa que si el vnculo Teoria!C4 contiene la cadena vaca, escriba aqu la cadena vaca y, en otro caso, escriba el contenido del vnculo. Por qu no hemos escrito sencillamente = Teoria!C4? Porque al ser el formato de la celda numrico con un decimal escribira 0,0 (lo cual no queda bien si queremos mostrar a los alumnos que no se han presentado slo en teora o prcticas).

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Completando datos de los alumnos

La celda G4 donde tenemos:

=SI(Y(Teora!E4="NP";Prcticas!E4="NP");"";SI(L4<4,8;L4; SI(L4<5;5;SI(L4<=6,7;L4;SI(L4<7;7;SI(L4<=8,7;L4;SI(L 4<9;9;L4))))))), resulta ms difcil de explicar. No pondremos nada si el alumno no se ha presentado. Despus hace referencia a una celda posterior (L4) y pretende dejar la nota como est si el alumno saca menos de 4, 4,8; ; p ponerle un 5 ( (en otro caso) ) si saca menos de 5; dejarla como est si saca 6,7 o menos; ponerle un 7 si su nota es superior a 6,7 pero inferior a 7; dejarla como est si es mayor o igual que 7 y menor o igual que 8,7; ponerle un 9 si es superior a 8,7 e inferior a 9; y dejarla como est en otro caso (esto es lo que se suele denominar maquilar maquilar las notas). Por ltimo en H4 tendremos NP si no se ha presentado ni a teora ni a prcticas. prcticas

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Completando datos de los alumnos

Para calcular L4 haremos uso de las celdas que se muestran:

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Completando datos de los alumnos

En I4 tendremos: = SI( Teora!E4 = "NP"; NP ; 0; Teora!E4), es decir, la nota numrica de teora. Con J4 se tendr la numrica (anloga anterior) de prcticas. prcticas K4 es la media ponderada:

=(0,6*(I4+Ligas!C4)+0,4*(J4+Ligas!D4)). Y, por ltimo, en L4 se evitar que haga media si la teora como la prctica no superan o igualan a 4 (de esta manera, por ejemplo, no aprueba alguien que tenga un 3 en teora y un 8 en prcticas):

=SI(Y(I4+Ligas!C4>=4;J4+Ligas!D4>=4);K4;MIN(K4;4))

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Completando datos de los alumnos

Para la nota literal (que va a las actas), actas) se tendr en M4:

=(SI(H4="NP";"NP";SI(G4<5;"Suspenso";SI(G4<7; "Aprobado";SI(G4<9;"Notable";SI(G4<9,5;"Sob resaliente";"Mat.Honor")))))) Ahora nos ocuparemos de imprimir los resultados a un documento pdf. Para ello deberemos de ocultar las celdas que estn en amarillo. Para ocultar datos, basta con seleccionarlos y en el men de contexto hacer clic sobre ocultar:

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Proteccin de datos
Como ya hemos comentado, comentado las celdas vinculadas deben de ir protegidas (esto incluir a todas las frmulas). Para proteger las celdas, lo primero que haremos ser seleccionar toda la hoja (puesto que, que por defecto Excel va a bloquear todas las celdas). Esto se consigue haciendo clic en la esquina superior izquierda de la matriz de celdas:

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Proteccin de datos
Con el men de contexto (que ser para toda la hoja) obtendremos la ventana de dilogo del formato de las celdas y escogemos la pestaa Proteger:

Quitaremos la seleccin de Bloqueada y aceptamos. Ahora estar desbloqueada toda la hoja. A continuacin con el ratn y CTRL pasamos a seleccionar slo lo que vamos a bloquear.
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Proteccin de datos
Seleccionamos todo menos justo el rango C4:D15 (que no deseamos proteger):

Procedemos a obtener de nuevo la ventana de dilogo del formato de la celda, y ahora activamos la celda de opcin Bloqueada (y, si se quiere, tambin la de Oculta que evitar que se vean las frmulas y en general el contenido de las celdas bloqueadas). Ahora estarn bloqueadas las celdas que queremos.

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Proteccin de datos
El proceso termina escogiendo del grupo Cambios de la ficha revisar. Haremos clic sobre el botn Proteger hoja y procedemos a introducir una contrasea (todos la letra a):

Dejaremos la opcin por defecto (pruebe si quiere con el resto). Si ahora intenta escribir en las celdas de la hoja, comprobar que slo podr hacerlo en las desprotegidas. Proceda a proteger todos los datos que crea conveniente del libro Notas.xlsx.
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Formato condicional
Aunque el Formato condicional, ya se encontraba en anteriores versiones de Excel, en la versin 2007 ha llegado a su mayor nivel de relevancia. Se trata de utilizar herramientas grficas (diagramas de barras, colores, semforos, etc.) para visualizar mejor los datos. La verdadera potencia del formato condicional se obtiene en los llamados informes de tablas dinmicas (que veremos ms adelante). Sin embargo, con los datos normales tambin resulta interesante su utilizacin. Por ejemplo, supongamos que queremos destacar los alumnos que tienen entre un 4 y un 5 (con vistas a estudiar si vamos a subirle la nota). Abrimos la hoja Tabln del libro Notas.xlsx. Acudiremos al formato condicional para ello. Utilizamos 3 semforos (el verde son los no suspensos, el amarillo, los que nos interesa salvar, y el rojo los insalvables).

(volveremos a ver este tema en tablas dinmicas)

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Las Tablas
Anteriores versiones a la 2007 no disponan propiamente de este tipo de objetos. Las tablas son rangos rectangulares de celdas con unas caractersticas especiales. Las tablas presentan muchas mejoras respecto a los rangos de celdas. A continuacin destacamos algunas de ellas. Pestaa de filtrado por defecto Si nos vamos a la hoja Tabln, podramos convertir en tabla todo el rango de datos resumen que disponemos:

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Las Tablas
Si seleccionamos el rango (A3:M15, (A3:M15 aunque tampoco hace falta ya que basta con que nos coloquemos en cualquier celda) y hacemos clic en dar formato de tabla del grupo Estilos de la ficha Inicio, veremos que cambia el aspecto de los datos (se resaltan las distintas filas, y la primera sobre b todo). t d ) Adems, Ad veremos que obtenemos bt un cambio bi en el interfaz de usuario apareciendo una nueva ficha (herramientas de tablas). Pero lo P l importante i ahora h es que nos fijemos fij en las l pestaas desplegables que se muestran en cada celda de la primera fila (llamada cabecera). sta nos permite hacer consultas cmodamente de los datos que se nos muestran (o, si se quiere, filtrarlos). Por ejemplo: alumnos no suspensos:

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Las Tablas
Para obtener este resultado basta con que en la pestaa de Literal, filtremos a los suspensos y a los no presentados. Posibilidad de aadir fila de totales No es lgico que las tablas contengan una fila especial donde se muestren los valores resmenes (subtotales), de los datos correspondientes a cada columna? Si en el subconjunto Opciones de estilo de la tabla activamos la casilla Fila de totales, se aadir una fila con una pestaa que permite aplicar una funcin de agregado (tpicas de consultas en bases de datos) a la columna correspondiente. Por lo pronto aparece un 12 en la del campo Literal (indicando que hay 12 alumnos).

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Las Tablas
Si hacemos clic en cualquier celda de la fila de totales (por ejemplo en la del campo nota numrica), observaremos que aparece una pestaa que al desplegarse nos muestra las funciones que podemos aplicar:

Si escogemos Promedio podramos averiguar la nota media de los alumnos (max y min nos dara, respectivamente, la mejor y peor nota, etc.)

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Las Tablas
Obtenga como ejercicio las notas medias en cada uno de los ejercicios, as como la media global en teora y prcticas (hgalo tambin por titulaciones). Para elaborar informes ms completos esperaremos a ver las tablas dinmicas. Controlador de tamao aadido Excel 2007 ha aadido un controlador de tamao en las tablas, que permite cambiar el rango de las celdas muy cmodamente. Dicho controlador se encuentra en la esquina inferior derecha, y es un vrtice destacado de color verde. Para moverlo bastar con hacer clic sobre l y (sin soltar el ratn) cambiar el tamao de la tabla (el n de filas). Como ejercicio reduzca el tamao de la tabla en la hoja Tabln a los primeros 5 alumnos (observe cmo se traslada la fila de totales y los valores nuevos que aparecen en la misma). (quite el filtro anterior)
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Las Tablas
Columnas calculadas Con las tablas, para aplicar una frmula a las celdas de una columna no es necesario arrastrar el borde resaltado (con una cruz) de la que contiene la frmula al resto de celdas de la columna. La columna debe ser columna calculada de las tablas. Lo primero que haremos ser aadir una columna vaca con el controlador de tamao. A la cabecera de esta columna la llamamos terico/prctico. Lo que queremos significar es si un alumno obtiene mejor nota en teora o en prctica (si las dos son iguales escribiremos ambos). Ahora procedemos a escribir en la celda N4 la frmula que no escriba nada si en M4 hay una NP, NP , que escriba Prctico si I4 > J4, Ambos, si I4=J4, Prctico en otro caso (Comprobar que despus de escribir la frmula y pulsar ENTER, sta se escribe en todas las celdas de la columna calculada).

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Las Tablas
El resultado se muestra en la siguiente imagen:

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Las Tablas
Validacin de datos No siempre los valores introducidos en la celda son correctos. Para evitar esto, Excel permite validar estos datos antes de ser aadidos a nuestras hojas (esto se conoce en bases de datos como restricciones semnticas del modelo). Con esta tcnica, tcnica tambin podremos avisar con una ventana de dilogo mediante un mensaje, el tipo de error que se ha cometido. Como ejemplo, ejemplo supongamos que las titulaciones de los alumnos slo pueden ser DGAP y DT. Esto implicara que la columna Tit de la hoja Datos no puede contener un valor que no est en la lista: DGAP , DT .

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Las Tablas
Procederemos seleccionando las celdas (normalmente de una misma columna) que queremos validar. En este caso ser la columna B de la hoja Datos. En un siguiente paso, escogeremos en la ficha Datos del grupo Herramientas de datos el botn Validacin de datos:

Como ejercicio intente dar otro valor a la celda de la titulacin (a menos que se considere el error grave, se admiten otros valores). valores)
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Las Tablas Dinmicas

Es una de las peculiaridades de Excel que no tiene otras aplicaciones de hojas de clculo. Cabran varias definiciones (o aproximaciones) de tablas dinmicas (que tambin llamaremos, llamaremos indistintamente, indistintamente informes de tablas dinmicas): Las tablas dinmicas nos permiten ver la misma informacin de muchas formas diferentes. diferentes Las tablas dinmicas son una transformacin de tablas muy extensas en una representacin de datos con sentido. Las tablas dinmicas no son tablas normales (tiene su cinta de opciones propia). Se denominan dinmicas porque cambian cuando lo hacen los datos de las tablas que resumen (en el contexto de bases de datos esto se conoce como tablas derivas o procedentes d t de d consultas). lt )
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Las Tablas Dinmicas

Si retomamos la hoja Tabln del libro Notas.xlsx, Notas xlsx cabra que nos preguntramos, de entre los presentados, cul es el porcentaje de suspensos, aprobados, etc. Esta es una de las tpicas consultas que pueden resolverse mediante informes de tablas dinmicas. Una de las cuestiones o mejoras relevantes de las tablas dinmicas es que vamos a obtener resmenes sin utilizar frmulas (que es el mtodo habitual que venimos propugnando). Para llevar a cabo la consulta procedemos colocndonos en cualquier celda de la tabla, con lo que obtendremos la barra de herramientas de tablas. Haremos clic sobre Resumir con tabla dinmica del grupo Herramientas. A continuacin concretaremos dnde vamos a realizar el informe (mejor en un rea vaca de la misma hoja).

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Las Tablas Dinmicas

Se nos mostrar la barra de herramientas de tablas dinmicas y un panel derecho, donde fijaremos nuestra atencin. Para completar la consulta, consulta en el panel arrastraremos desde la parte superior del mismo hasta Rtulos de fila, el campo literal, y hasta valores de nuevo el campo literal (observemos que por defecto, la operacin de agrupamiento es CUENTA):

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Las Tablas Dinmicas

A continuacin, continuacin nos bastar con filtrar el valor NP, NP para quedarnos slo con los presentados. Este ejemplo tan sencillo ya nos ha dado idea de la potencia de las tablas dinmicas. dinmicas Naturalmente, las tablas dinmicas estn pensadas para manejar grandes cantidades de datos y consultas ms complejas por lo que ms adelante veremos otros complejas, ejemplos ms apropiados.

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Informe grfico y tabla dinmicos

Los grficos son inmejorables a la hora de visualizar los resultados de un informe. Aqu veremos cmo podemos generar informes grficos con tablas dinmicas. Colocados en cualquier celda de la tabla dinmica obtenida en la hoja Tabln, haremos clic en Grfico dinmico de la ficha Herramientas de tablas dinmicas. Si escogemos 3D por sectores tendremos el que se muestra:

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Informe grfico y tabla dinmicos

Todava nos cabe una pequea mejora: mostrar los porcentajes. Para ello haremos clic sobre uno de los sectores, y en el men de contexto elegimos Agregar etiquetas de datos. De nuevo haremos clic sobre una de ellas y seleccionamos Formato de etiquetas de datos y optaremos t por Porcentaje P j . Con ello nos haremos una idea cuantitativa ms precisa de los resultados (otra forma de hacer lo mismo es personalizar li l resultados los l d previamente i a % del d l total): l)

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Miscelnea
Inmovilizar paneles La inmovilizacin de paneles permite seleccionar los datos que permanecen visibles al desplazarse en una hoja (es muy til cuando se introducen una gran cantidad de datos). ) Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos: Para el panel horizontal superior (por ejemplo): Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la divisin. En el grupo Ventana, de la ficha Vista haga clic en Inmovilizar paneles, y elija la primera opcin. (como ejercicio inmovilice las tres primeras lneas de la hoja Tabln).

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Miscelnea
Plantillas Una plantilla no es ms que un libro que se utiliza para abrir otros libros (conteniendo una previa). ) Puede verse como un modelo. informacin p Un ejemplo que ilustra el uso de plantillas lo tenemos en el siguiente supuesto: supongamos que siempre queremos utilizar la misma cabecera para i imprimir i i todos d nuestros trabajos. b j L solucin La l i es crear una plantilla insertando la cabecera fija en ella, y utilizarla para los libros nuevos. Como ocurra en Word, Word en realidad ya estamos utilizando una plantilla cada vez que abrimos un libro vaco: la del libro en blanco. Podemos aplicar p otras p plantilla p predefinidas desde el botn de Office.

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Miscelnea

Donde hemos descargado de Internet una plantilla para un horario. h i

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Miscelnea

Para crear un plantilla, lo nico que tenemos que hacer es que al salvar nuestro libro, le daremos la extensin .xltx. (en vez de .xlsx). Automticamente se guardar en un directorio que utiliza Excel para nuestra plantillas. De manera que cuando queramos crear un libro nuevo:

Tendremos la nueva plantilla en Mis plantillas.

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Miscelnea

Frmulas para aplicaciones financieras El valor del dinero es temporal. As, aunque muchos insisten en cambiar un euro por 166 ptas (aprox.), otros observamos que con 100 ptas te tomabas un caf que ahora te cuesta 1 (o ms). Otro ejemplo ms claro lo tenemos al ir a pedir un prstamo a un banco: al final le devolveremos el dinero prestado ms los intereses (podemos afirmar que el dinero prestado ha perdido valor). Para este tipo de operaciones Excel dispone de una serie de funciones financieras que nos permiten automatizar estos cambios del valor del dinero. En concreto vamos a tratar con 5: PAGO, PAGOPRIN, PAGOINT, TASA y VA.

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Miscelnea

Frmulas para aplicaciones financieras La funcin PAGO La sintaxis es: PAGO(tasa; nper; vp; vf; tipo) . Devuelve el pago de un prstamo por periodo (normalmente al mes), suponiendo cantidades a pagar constantes y una tasa de inters fija. Con: tasa: porcentaje de inters/n periodos. Por ejemplo el 6% anual es 0,06/12 nper: nmero de periodos. Por ejemplo 4 aos son 48 periodos. vp: valor presente del prstamo. Si se refiere al principio ser la cantidad original del prstamo (en negativo). vf: valor futuro del prstamo (tras realizar el ltimo pago). pago) Si se omite se supone que es 0. Tipo es el nmero 0 (cero) 1 e indica el vencimiento de los pagos. (probar =pago(,06/12;48;-5000), debe salir 117,43 )
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Miscelnea

Frmulas para aplicaciones financieras La funcin PAGOPRIN La sintaxis es: PAGOPRIN(tasa; per; nper; vp; vf; tipo). Devuelve la parte principal del pago de un prstamo para un periodo dado suponiendo cantidades a pagar constantes y tasa de inters fijo Con: fijo. per: el periodo concreto. (probar =pagoprin(,06/12;1;48;-5000), debe salir 92,43 , el 79% aprox. Al principio del pago mensual) conforme aumentamos el periodo la funcin devuelve cada vez ms, con lo que al final (48 periodos) prcticamente es el 100% del pago mensual.

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Miscelnea

Frmulas para aplicaciones financieras La funcin PAGOINT La L sintaxis i t i es: PAGOINT(tasa; PAGOINT(t per; nper; vp; vf; f tipo) .Devuelve la parte de inters del pago de un prstamo para un periodo dado suponiendo cantidades a pagar constantes y tasa de inters fijo. Con: (probar =pagoint(,06/12;1;48;-5000), debe salir 25, el 21% aprox. del pago mensual: PAGOINT = PAGO - PAGOPRIN) conforme aumentamos el periodo la funcin devuelve cada vez menos, con lo que al final (48 periodos) prcticamente es el 0% del pago mensual.

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Miscelnea
Frmulas F l para aplicaciones li i fi financieras i La funcin TASA La sintaxis es: TASA(nper; pago; vp; vf; tipo; estimar) . Devuelve la tasa de inters de un p prstamo. estimar: estimacin de la tasa de inters. Normalmente se omite. (probar =tasa(48; 117,43; -5000)*12, debe salir ,06. No olvidar poner el formato de la celda correspondiente a nmero con 2 decimales) La funcin NPER La sintaxis es: NPER(tasa; pago; vp; vf; tipo) . Devuelve el nmero de periodos de un prstamo. (probar =nper(,06/12; 117,43; -5000), debe salir 48 meses) La funcin VA La L sintaxis i t i es: VA(tasa; VA(t nper; pago; vf; f tipo) ti ) . Devuelve el valor actual de un prstamo. (probar =va(,06/12; 48; -117,43), debe salir 5000,21. La discrepancia se debe a los ajustes en decimales)

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Miscelnea
Ejemplo de aplicacin: Cuadro de amortizacin de un prstamo Una cuadro de amortizacin de un prstamos es una tabla de valores que muestra diferente informacin de cada periodo de prstamo:

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Miscelnea

En C1:C4 tendremos los datos de entrada (capital, tasa, etc.) B6 contiene la fecha de inicio: 25/10/1996 I6 es el l capital it l prestado: t d = C1 C El resto de la columna A es una serie con diferencia 1 y que empieza en 0 (A6). El resto de la columna es una serie con una diferencia de 1 mes y que empieza en 25/10/1996 (B6). (B6) C7 : =PAGO($C$2*($C$3/12);$C$4;-$C$1) (pago por periodo) D7 : =D6+C7 (pagos acumulados) E7 7 : = =PAGOINT($C$2*($C$3/12);A7;$C$4;-$C$1) ($ $ ($ $3/ ); 7;$ $4; $ $ ) (parte del pago correspondiente a los intereses). F7 : =F6+E7 (intereses acumulados) G7 : =PAGOPRIN($C$2*($C$3/12);A7;$C$4;-$C$1) (parte del pago correspondiente al capital prestado) H7: =H6+G7 (principal acumulado) I7: = =I6-G7 (lo que queda por pagar del capital).

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Miscelnea
FRMULAS MATRICIALES Normalmente con los operadores aritmticos +, *, etc., los operandos son nmeros. Excel admite que los operandos sean matrices (generalmente rangos de celdas). ) Para introducir una frmula matricial, sin embargo, en vez de pulsar tan solo ENTER, hemos de introducir la secuencia CTRL+SHIFT+ENTER. Veremos q que la frmula se encierra entre llaves (las llaves no se escriben, Excel las coloca por nosotros). Como ejemplo tome la hoja Teora del libro Notas.xlsx seleccione con el puntero del ratn el rango M4:M15 y escriba =SI(e4:e15=NP;;c4:c15*0,5+d4:d15*0,5), pero en vez de presionar ENTER haga CTRL+SHIFT+ENTER. Observe que la frmula (calcular la media de notas de teora) se aplica a todo el rango M4:M15.

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Miscelnea
Tambin podramos obtener un solo valor. valor Escriba ahora en la celda N4: =PROMEDIO(si(e4:e15=NP;;c4:c15*0,5+d4:d15*0, 5)) )), p pero en vez de p presionar ENTER haga g CTRL+SHIFT+ENTER (ahora se obtendr en la celda N4 la media global). Este ltimo resultado nos lleva a una conclusin muy y interesante: si no requerimos los datos intermedios (las notas medias de cada alumno), podemos directamente obtener con una frmula matricial un valor resumen (en este caso dicho resumen es la media de las notas medias de los alumnos). alumnos)

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Tablas dinmicas elaboradas

Para completar este curso vamos a realizar informes y grficos de tabla dinmicos con un ejemplo suficientemente complejo. De esta manera comprobaremos la potencia de estas herramientas de Excel (que se traducira en que para manejar bases de datos sencillas, con Excel t tenemos ms que suficiente). fi i t ) El primer paso consistir en que descarguemos de la web de la asignatura la tabla que se muestra en la imagen:

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Tablas dinmicas elaboradas

Con estos datos cabra que nos preguntramos: Qu cliente se ha gastado ms en pedidos? Qu importe ha vendido cada empleado? O cunto vendi cada empleado a cada pas y el importe de lo vendido a los mismos? A diferencia del procedimiento habitual (crear frmulas que respondan a las preguntas; donde tal vez necesitemos clculos intermedios), con una tabla dinmica no sern necesarias dichas frmulas. Para crear un informe de tabla dinmica haremos clic li en el l botn b t resumir i con tabla t bl dinmica di i de d la l ficha de herramientas de tabla (grupo herramientas).

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Tablas dinmicas elaboradas

Siguiendo el proceso que ya se explic, para la consulta: Qu cliente se ha gastado ms en pedidos?

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Tablas dinmicas elaboradas

Para la consulta Qu importe ha vendido cada empleado?

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Tablas dinmicas elaboradas

Para la consulta cunto vendi cada empleado a cada pas y el importe de lo vendido a los mismos?

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Tablas dinmicas elaboradas

Por ltimo, ltimo digamos que tambin podremos establecer filtros en las tablas dinmicas. Por ejemplo nos podemos plantear la misma pregunta anterior pero para una cierta forma de envo. anterior, envo Bastar con aadir el campo forma de envo al Filtro de informe, y escoger una forma de envo (con la pestaa que aparece en el campo).

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