MANUAL DE CRITERIOS TCNICOS PARA LA ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTO DE LA MAQUINARIA, EQUIPOS E IMPLEMENTOS

1.- INTRODUCCION
El presente Manual se ha elaborado con la finalidad de normar, ordenar, orientar y supervisar las actividades que se desarrollan en la administracin y mantenimiento de la maquinaria transferida al Gobierno Regional. En tal sentido, se establecen las reas de trabajo y funciones del Programa de Maquinaria Agrcola, Agroindustrial y Pesada (PMAAP), como rgano de Direccin y la Direccin Regional Agraria La Libertad (DRALL). Se ha diseado la Estructura Orgnica del PMAAP en la DRALL, dividido en el Sub Programa de Maquinaria Agrcola y Agroindustrial y el Sub Programa de Maquinaria Pesada sobre la cual se desarrollar la administracin de la maquinaria. Se establecen los niveles de autoridad, coordinacin, funciones del personal y responsabilidades en la DRALL. Se definen los Procedimientos para la prestacin de servicios con maquinaria en el mbito de la DRALL. En el caso de maquinaria agrcola y agroindustrial se establece un modelo de contrato a suscribirse entre la DRALL y el Usuario, considerando una tarifa horaria que est basada en la estructura de costos que se anexa. Se ha diseado formatos para el registro, control de las actividades y manejo de la maquinaria, ordenndolos por tipo de actividad como: operacin, mantenimiento, financiero y movimiento de almacn; consolidndose la informacin general en Reportes que sern enviados a la sede del Gobierno Regional. Asimismo para la administracin de la maquinaria, se ha bosquejado un sistema de codificacin, tambin se ha elaborado cuadros de las caractersticas tcnicas y cartillas tcnicas para el servicio de mantenimiento preventivo. Finalmente, se recomienda contratar una Pliza de Seguros contra todo riesgo y de responsabilidad civil; para cubrir accidentes que puedan ocurrir en el transcurso de las labores en general.

2.-OBJETIVOS
Normar, ordenar, orientar y supervisar las actividades que se desarrollen en la administracin y mantenimiento de la maquinaria en la DRALL. Lograr la utilizacin ptima y efectiva de la maquinaria transferida al Gobierno Regional.

3.-ALCANCES
El presente manual ser de aplicacin por la DRALL, al tener asignada lo descrito en las reas de trabajo.

4.-AREAS DE TRABAJO

. Sub Programa de Maquinaria Agrcola y Agroindustrial . Sub Programa de Maquinaria Pesada

5.-FUNCIONES 5.1.- Del Gobierno Regional
1.- Normar, Ordenar, Orientar y supervisar las actividades que se desarrollan en la administracin y mantenimiento de la maquinaria, en el mbito de la DRALL. 2.- Evaluar tcnicamente las propuestas de contratacin del personal tcnico y administrativo que estar a cargo de la maquinaria en la DRALL. 3.- Supervisar a la DRALL para que cumpla con mantener la maquinaria e implementos en ptimas condiciones de operatividad (mantenimiento y reparacin), orientndolas para que dicha maquinaria sea utilizada en labores propias para la cual fueron diseadas. 4.- Formular el Plan de Asistencia Tcnica y Capacitacin a nivel regional, estableciendo niveles de capacitacin para el personal encargado del manejo tcnico-administrativo de la maquinaria, proporcionando los conocimientos administrativos, inherentes al manejo de la maquinaria. 5.- Coordinar con los rganos respectivos las acciones a tomar, en el marco del Plan de Contingencia, de modo que se cuenten con la participacin eficaz de la maquinaria, en caso de emergencia.

5.2.- De la DRALL
1.- Organizar el Frente de Trabajo, para la administracin, operacin, conservacin y mantenimiento de la maquinaria. 2.- Contratar al personal tcnico y administrativo responsable de la maquinaria, previa evaluacin del Gobierno Regional. 3.- Programar los servicios de mantenimiento acorde a los periodos establecidos por el fabricante, debiendo disponer se aperture por cada

mquina la Carpeta de Mquina y Cuaderno de Bitcora, de acuerdo a los formatos que se indican en el presente manual. 4.- Garantizar la asistencia obligatoria del personal tcnico de maquinaria en los cursos de capacitacin programados por la DRALL y el Gobierno Regional. 5.- Cumplir estrictamente con las Normas y Directivas relacionadas con la administracin de los recursos directamente recaudados por la prestacin por servicios de la maquinaria, estableciendo medidas de control administrativo para asegurar el autosostenimiento de la operacin de la maquinaria. 6.- Asignar un fondo reembolsable Caja Chica para la adquisicin y/o servicios menudos y no programables que garanticen el auxilio oportuno de las mquinas en caso de averas durante la ejecucin de labores. 7.- Realizar los inventarios necesarios para mantener actualizada la informacin acerca del estado de operatividad de la maquinaria. 8.- Reportar permanentemente al Gobierno Regional, la informacin relacionada a la maquinaria, de acuerdo a lo establecido en el presente manual. 10.- Suscribir contratos y convenios con las Instituciones Pblicas y Privadas para la participacin de la maquinaria a su cargo, en proyectos de Desarrollo Agrario y obras de desarrollo regional que requieran la participacin de la maquinaria, dndole el uso para los cuales fueron diseados. 11.- Cumplir y hacer cumplir con lo dispuesto en el presente manual.

6.- DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL PMAAP EN LA DRA LA LIBERTAD

DRALL

PROGRAMA DE MAQUINARIA AGRCOLA Y PESADA (COORDINADOR)

SUB-PROGRAMA DE MAQUINARIA AGRICOLA Y AGROINDUSTRIAL (SUPERVISOR)

SUB-PROGRAMA DE MAQUINARIA PESADA (SUPERVISOR)

Asistente de Operacin

Responsable de Mecnica

Asistente de Operacin

Ayudante de Mecnico

7.- DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL EN LA DRALL 7.1. - Del Coordinador de el Programa Maquinaria Agrcola, Agroindustrial y Pesada
1.- Reportar y mantener informado al Director Regional Agrario. 2.- Asesorar al Director Regional Agrario, sobre aspectos tcnicos de operatividad de la maquinaria. 3.- Proponer el Plan de Trabajo en relacin a la operatividad de la maquinaria, para su aprobacin por parte de la DRALL. 4.- Cumplir con la distribucin y disposicin de la maquinaria en los Frentes de Trabajo, a solicitud y en coordinacin con las Agencias Agrarias. 5.- Velar por el desarrollo de las actividades de la maquinaria en la DRALL, haciendo cumplir los lineamientos, polticas y estrategias establecidas por el Gobierno Regional a travs de la DRALL. 6.- Proponer a la DRALL, el cuadro de necesidades del personal calificado, para su evaluacin y aprobacin. 7.- Es responsable del personal administrativo y de campo relacionado con la operatividad de la maquinaria, evalundolos permanentemente. 8.- Visar los contratos o convenios de prestacin de servicios de la maquinaria, para la firma del Director Regional Agrario. 9.- Supervisar permanentemente las instrucciones. zonas de trabajo, impartiendo

10.- Visar los requerimientos presupuestales, para la atencin de las necesidades de la maquinaria en la DRALL. 11.- Autorizar el abastecimiento de combustible y lubricantes requeridos par la maquinaria. 12.- Dar conformidad a las rdenes de compra y servicios referentes a gastos ejecutados en la maquinaria, para su atencin por parte del Director de Administracin de la DRALL. 13.- Dar conformidad a los servicios de mantenimiento y/o reparacin de la maquinaria. 14.- Verificar y consolidar la informacin del tipo operacional, mantenimiento, financiero, movimientos de almacn, control de personal y otros que se generen, para su presentacin al Director Regional Agrario y posterior envo al Gobierno Regional.

15.- Llevar el control e inventario permanente de la maquinaria a su cargo, evalundola continuamente, para mantener informado a Director Regional Agrario. 16.- Proveer la documentacin e informacin que requieran las comisiones de supervisin y auditora. 17.- Informar al Director Regional Agrario, sobre el logro de los objetivos y metas alcanzadas; as como las deficiencias presentadas en el Frente de Trabajo, en el cumplimiento de sus funciones. 18.- El Coordinador del Programa asumir a su vez la responsabilidad de supervisor de uno de los Sub Programas, con el fin de administrar con criterio de racionalidad. 19.- Otras labores que le asigne el inmediato superior.

7.2.- Del Supervisor de Sub-Programa

1.- Ejecutar las directivas planificadas para el Frente de Trabajo. 2.- Efectuar la programacin diaria, a fin de brindar el servicio de maquinaria en forma oportuna. 3.- Formular los Partes de Trabajo de la maquinaria para la prestacin de servicios u otro, autorizando la salida de la maquinaria con el operador, para la atencin respectiva. 4.- Supervisar los trabajos que se ejecutan, otorgando el visto bueno en el Parte de Trabajo. 5.- Supervisar la adecuada operacin (manejo) de los operadores de cada maquinaria y equipo diverso, informando al Coordinador de la Maquinaria de cualquier anormalidad. 6.- Verificar el correcto llenado de los Partes de Trabajo y Bitcora de cada maquina. 7.- Controlar al personal de campo a su cargo verificando el cumplimiento de sus funciones. 8.- Consolidar los Partes de Trabajo, consumo de combustible, uso de repuestos y mantenimientos realizados por cada maquina en el Frente de Trabajo. 9.- Elaborar la Carpeta de Mquina de la maquinaria asignada y verificar el correcto llenado de las Bitcoras. 10.-Garantizar la operatividad de la maquinaria, en obra o campo, en el mbito que le sea asignado.

11.- Formular ante el Coordinador de la Maquinaria, los requerimientos para el mantenimiento y reparacin de la maquinaria. 12.- Supervisar el mantenimiento y/o reparacin de la maquinaria a su cargo. 13.- Coordinar e informar al Coordinador de Maquinaria, la ejecucin de las actividades en el cumplimiento de sus funciones. 14.- Otras labores que le asigne el inmediato superior.

7.3.- Del Responsable de Mecnica

1.- Planificar el reflotamiento de la mquina y equipos. 2.- Elaborar un programa de mantenimiento preventivo de la maquinaria. 3.- Mantener operativa la maquinaria e implementos del Frente de Trabajo. 4.- Efectuar el requerimiento de insumos, repuestos y herramientas, en coordinacin con el mecnico respectivo. 5.- Autorizar al mecnico la atencin de los pedidos de servicios de mantenimiento y reparacin solicitados por el operador. 6.- Llevar un control del mantenimiento efectuado a cada maquinaria. 7.- Hacer cumplir el correcto llenado de los formatos de mantenimiento. 8.- Controlar que en cada mquina cuando ingresa o sale del frente de trabajo se le efecte el inventario y evaluacin respectiva, para su registro y control. 9.- Consolidar mensualmente el mantenimiento preventivo realizado a la maquinaria. 10.- Coordinar e informar al Coordinador de la Maquinaria la ejecucin de sus actividades en el cumplimiento de sus funciones. 11.- Otras labores que le asigne el inmediato superior

7.4.- Del Asistente de Operacin

1.-Elaboracin de los requerimientos presupuestales para VB del Coordinador de Maquinaria. 2.- Orientar la previsin de necesidades de los suministros y servicios.

3.- Brindar atencin oportuna a los requerimientos y/o necesidades relacionada a la operacin de la maquinaria. 4.- Mantener actualizado el registro de proveedores que abastezcan bienes y/o servicios relacionados con maquinaria. 5.- Coordinar con la Oficia de Administracin de la DRA para apoyar en las cotizaciones de bienes y/o servicios requeridos, en concordancia con las normas administrativas vigentes. 6.- Coordinar con la Oficina de Administracin de la DRA para la elaboracin y emisin de los reportes referentes a los Recursos Directamente Recaudados por la prestacin de servicios con la maquinaria. 7.- Mantener informado al Coordinador de la maquinaria sobre los compromisos econmicos contrados para la operatividad de la maquinaria. 8.- Reportar la utilizacin de repuestos y lubricantes requeridos para la operacin, mantenimiento y/o reparacin de la maquinaria. 9.- Ordenamiento y control de los archivos propios de la Administracin. 10.- Apoyo en la servicios. elaboracin de solicitud de viticos por comisin de

11.- Revisar la documentacin sustentatoria, para la rendicin de viticos por comisin de servicios. 12.- Supervisar y evaluar las actividades de Almacenero relacionado a los movimientos de bienes efectuados en el almacn. 13.- Supervisar y evaluar las actividades del Digitador referente a la reparacin, manejo y emisin de informacin relacionada a la maquinaria. 14.- Coordinar e informar al Coordinador de la Maquinaria la ejecucin de sus actividades en el cumplimiento de sus funciones. 15.- Otras labores que le asigne el inmediato superior.

Adems se realizar la contratacin de Ayudantes de Mecnico, Operadores y/o Digitador Almacenero, de requerirse el caso y en forma temporal, los cuales tendrn las siguientes funciones:

A- Del Ayudante de Mecnico

1.- Ejecutar los programas de mantenimiento de cada mquina. 2.- Efectuar la atencin de los pedidos de servicios de mantenimientos y reparaciones menores, a la brevedad posible, solicitados por el operador. 3.- Mantener operativa la maquinaria e implementos del Frente de Trabajo. 4.- Mantener ordenado y limpio su ambiente de trabajo. 5.- Solicitar al Jefe de Taller Supervisor de Operaciones Mecanizadas, las necesidades de insumos, repuestos y herramientas. 6.- Coordinar e informar al Jefe de Taller Supervisor de Operaciones Mecanizadas, la ejecucin de sus actividades en el cumplimiento de sus funciones. 7.- Otras labores que le asigne el inmediato superior.

B.- Del Operador

1.- Recepcionar la maquinaria que se le asigne, segn inventario y firmar en seal de conformidad. 2.- Revisar diariamente el estado de su mquina segn lo indicado en el manual de mantenimiento correspondiente y de acuerdo a lo establecido en la cartilla para el operador. 3.- Mantener el record de mantenimiento, registrando diariamente los hormetros, kilometraje y ocurrencias diarias de la unidad a su cargo anotando en la Bitcora. 4.- Verificar la cantidad de combustible y lubricantes suministrado a su unidad, firmando obligatoriamente las boletas de abastecimiento. 5.- Usar correctamente la unidad asignada, brindando la atencin adecuada a cada usuario en la prestacin del servicio con la maquinaria, firmando el Parte de Trabajo en conformidad con los trabajos ejecutados. 6.- Est prohibido de efectuar trabajos no autorizados con la maquinaria a su cargo. 7.- Est prohibido de conducir la mquina en estado de ebriedad, transportar cualquier persona ajena a la institucin o que no estn autorizadas,

asimismo, no debe permitir que terceras personas utilicen y/o maniobren la mquina. 8.- Informar y solicitar al Supervisor de Operaciones Mecanizadas la atencin de cualquier falla ocurrida en la mquina a su cargo. 9.- Firmar en seal de conformidad los formatos de mantenimiento y/o reparacin realizados en la mquina a su cargo. 10.- Mantener ordenada y limpia la mquina y accesorios asignada, conservando la buena presencia, realizando los servicios diarios de engrase, ajuste de pernos y eliminacin de impurezas en el sistema de rodamiento. 11.- Cuidar y mantener las herramientas y accesorios asignados a la mquina y equipos. Cualquier perdida o extravo por negligencia ser asumida por su persona. 12.- Apoyar al mecnico en las tareas de mantenimiento y/o reparacin de la mquina asignada. 13.- Informar al Supervisor de Operaciones Mecanizadas, la ejecucin de sus actividades en el cumplimento de sus funciones. 14.- Otras labores que se le asigne el inmediato superior.

C.- Del Digitador - Almacenero

1.- Tener actualizado, toda la informacin resultante desarrolladas en el frente de trabajo. de las operaciones

2.- Elaborar la documentacin correspondiente, para el VB del Coordinador de la Maquinaria. 3.- Tener un registro ordenado actualizado del personal contratado, del Frente de Trabajo. 4.- Mantener un archivo ordenado y clasificado de todos los documentos emitidos por el Frente de Trabajo. 5.- Recepcionar los bienes provenientes de maquinaria, rechazando aquellos que se encuentran con defectos o deteriorados. 6.- Mantener ordenado y clasificado cada uno de los bienes ingresados al almacn, registrndolo en el Bincard. 7.- Dar salida a los bienes registrndolos en las tarjetas de Bincard y emitir el documento correspondiente.

8.- Realizar, por lo menos, un inventario mensual de los bienes relacionados a la maquinaria e informar al Asistente Administrativo de los saldos existentes. 9.- Llevar un registro de bienes en desuso y/o recambio indicando su procedencia y caracterstica. 10.- Suministrar el combustible y lubricantes a utilizarse en cada mquina. 11.- Coordinar e informar al Coordinador de la Maquinaria la ejecucin de sus actividades en el cumplimiento de sus funciones. 12.- Otras labores que le asigne el inmediato supervisor.

8.-

DEL PROCEDIMIENTO SERVICIOS

PARA

LA

PRESTACION

DE

8.1.- Con la Maquinaria Agrcola

1.- El uso de la Maquinaria e implementos Agrcolas debern destinarse especialmente a prestar servicios de alquiler a pequeos y medianos productores. 2.- La prestacin de servicios con la Maquinaria Agrcola est sujeta a la aplicacin de una tarifa horaria, basada en una estructura de costos que permita el autosostenimiento de la operacin de la maquinaria. 3.- Mediante Resolucin Directoral se aprobar la Estructura de Costos y Rango de Tarifas para la prestacin de servicios con la maquinaria. 4.- La DRALL emitir la respectiva Resolucin Directoral aprobando las tarifas para cada tipo de mquina, remitiendo copia de la misma al Gobierno Regional. 5.- Una vez, convenido la modalidad del servicio entre la DRALL y el usuario, se suscribir en contrato o convenio de prestacin de servicios con maquinaria en formato pre-numerado. 6.- El usuario har efectivo el pago correspondiente por la prestacin del servicio, en la Administracin de la DRALL/ Agencia Agraria / Sede Agraria, de acuerdo a lo pactado en el contrato o convenio correspondiente. 7.- El Coordinador de la Maquinaria o el Supervisor de Operaciones Mecanizadas autorizar al Operador, para la atencin correspondiente, disponindose el desplazamiento de la maquinaria al lugar concertado, para cumplir con la actividad en el tiempo pactado. 8.- Al trmino del trabajo diario, realizado por la maquinaria, el usuario firmara el Parte de Trabajo, en seal de conformidad.

8.2.- Con La Maquinaria Pesada

1.- El uso de la Maquinaria Pesada estar destinado principalmente a cubrir la demanda y necesidades de las obras que ejecuta el Ministerio de Agricultura a travs del Programa de Encauzamiento de Ros y Proteccin de Estructuras de Captacin (PERPEC). 2.- Cuando el PERPEC no utilice la totalidad de maquinaria en obras encargadas por el Ministerio de Agricultura en el mbito de la DRA La Libertad se podrn establecer convenios de Prestacin de Servicios con Instituciones Publicas, Privadas o Gobiernos Locales para ejecutar obras

que estn de acuerdo al uso de la maquinaria y de acuerdo a la aplicacin de una tarifa horaria donde se debe tener en consideracin una estructura de costos que cubra los gastos de operacin (combustible, mantenimiento, reparacin, operador, etc.) y posesin (administracin, personal, depreciacin, seguro, etc.) de la maquinaria. 3.- Mediante Resolucin Directoral se aprobar la Estructura de Costos y Rango de Tarifas para la prestacin de servicios con la maquinaria. 4.- El usuario har efectivo el pago correspondiente por la prestacin del servicio, en la Administracin de la DRALL de acuerdo a lo pactado en el convenio correspondiente. 5.- El Coordinador de la Maquinaria autorizar al Operador, para la atencin correspondiente, disponindose el desplazamiento de la maquinaria al lugar indicado, para cumplir con la actividad. 4.- Para el control de las horas ejecutadas por la maquinaria se llenar diariamente el parte diario de trabajo, visado por el operador y por el contratante y el Coordinador del Programa de Maquinaria Pesada.

9.- DE LOS FORMATOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE LA MAQUINARIA EN EL FRENTE DE TRABAJO 9.1.-De la Descripcin de los Reportes - Reporte N 01: Reporte Mensual de los Depsitos por Alquiler de
Maquinaria Agrcola (Tractores) Este reporte tiene la finalidad de informar los Recursos Directamente Recaudados por la prestacin de servicios de la Maquinaria e Implementos Agrcolas, en un mes especifico, indicndose la fecha, horas de servicio, monto recaudado, valor de venta, IGV depsito a la cuenta corriente de la DRALL. El reporte deber contar con la firma del Tesorero de la DRALL, del Coordinador de la Maquinaria, del Administrador de la DRALL y el Director Regional Agrario.

- Reporte N 02: Reporte Mensual de los Depsitos por Alquiler de

Maquinaria Agrcola del Programa 2 KR (Cosechadoras) Este reporte tiene la finalidad de informar los Recursos Directamente Recaudados por la prestacin de servicios con la Maquinaria e Implementos Agrcolas 2 KR, en un mes especifico, indicndose la fecha, horas de servicio , monto recaudado, valor de venta, IGV depsito a la cuenta corriente de la DRALL. El reporte deber contar con la firma del Tesorero de la DRALL, del Coordinador de la Maquinaria y del Administrador de la DRALL y el Director Regional Agrario.

- Reporte N 03: Reporte Mensual de Gastos de Maquinaria Agrcola

Este reporte tiene por finalidad informar, los gastos efectuados durante un mes, con los Recursos Directamente Recaudados por la prestacin de servicio de la Maquinaria, asimismo en dicho reporte se indicar la fecha de adquisicin, comprobante de pago (boleta o factura) , N O/P (Orden de Pago de la DRALL), proveedor , concepto, cantidad y gastos segn partida. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de la Maquinaria, del Administrador y el Director Regional Agrario.

- Reporte N 04: Reporte Mensual de Operaciones de la Maquinaria

Agrcola Este reporte tiene por finalidad informar, las operaciones mecanizadas, desarrolladas durante el mes, por cada una de las mquinas agrcolas; dichas operaciones estn, referidas a N de horas efectivas de servicio, N de beneficiarios, consumo de combustible y recaudacin por las horas de servicio. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de la Maquinaria y del Director Regional Agrario.

- Reporte N 05: Reporte Mensual de Operaciones de la Maquinaria Pesada

Este reporte tiene por finalidad informar las operaciones mecanizadas, desarrolladas durante el mes, por cada una de las mquinas pesadas; dichas operaciones estn referidas al N de horas maquinas trabajadas o Kilmetros recorridos y consumo de combustible. El reporte debela contar con la firma del Coordinador de la Maquinaria Pesada y de Director Regional Agrario.

- Reporte N 06: Reporte Mensual de Ubicaron y Estado de Tractores y Cosechadoras Agrcolas

Este reporte tiene por finalidad informar mensualmente la ubicacin y el estado actual (operativos e inoperativos) de todos los Tractores y Cosechadoras Agrcolas, dicha ubicacin debe ser reportada segn las marcas y modelos de los tractores y cosechadoras que estn asignadas a la Regin. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de Maquinaria y el Director Regional Agrario.

- Reporte N 07: Reporte Mensual de Ubicacin y Estado de Implementos Agrcolas

Este reporte tiene por finalidad informar mensualmente, la ubicacin y el estado actual (operativos e inoperativos) de todos los Implementos Agrcolas, dicha ubicacin debe ser reportada segn las marcas y modelos de los implementos que estn asignados a la DRALL. El reporte deber

contar con la firma del Coordinador de la Maquinaria y del Director Regional Agrario.

- Reporte N 08: Reporte Mensual de Ubicacin y Estado de Maquinaria Pesada

Este reporte tiene por finalidad informar mensualmente la ubicacin y el estado actual (operativos e inoperativos) de toda la Maquinaria Pesada; dicha ubicacin debe ser reportada segn las marcas y modelos de cada maquina El reporte deber contar con la firma del Coordinador de Maquinaria y del Director Regional Agrario.

- Reporte N 09: Reporte Mensual de Ubicacin y Estado de la

Maquinaria Agroindustrial China Este reporte tiene por finalidad informar en forma consolidada, la ubicacin y el estado situacional de toda la Maquinaria Agroindustrial China. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de Maquinaria y del Director Regional Agrario.

- Reporte N 10: Reporte Mensual de Mantenimiento Preventivo de la

Maquinaria Este reporte tiene por finalidad informar, sobre los Mantenimientos Preventivos realizados a la Maquinaria Agrcola y Pesada en el transcurso de un mes. En el reporte debe indicarse el hormetro o kilometraje (dependiendo del tipo de mquina), tipo de servicio (50, 150, 250 horas, etc.) de acuerdo a la cartilla de mantenimiento de cada mquina e indicar la fecha de realizacin y programacin del prximo servicio. El reporte deber tener la firma del Coordinador de la Maquinaria y del Director Regional Agrario.

- Reporte N 11: Reporte Trimestral del Personal Tcnico y

Administrativo Encargado de la Maquinaria Este reporte tiene por finalidad informar trimestralmente la relacin del Personal Tcnico y Administrativo encargado del manejo de la maquinaria agrcola, agroindustrial y pesada; dicha informacin debe ser reportada por Sub Programas (Agrcola y Agroindustrial y Pesada), indicando los nombres y apellidos, la formacin profesional tcnica, cargo que desempea, tiempo en el cargo, modalidad de contrato, lugar de trabajo y remuneracin mensual. El reporte deber contar con la firma del Coordinador de Maquinaria, del Administrador y del Director Regional Agrario.

9.2.- De la Descripcin de los Formatos de Operaciones - Formato N 01: Contrato de Prestacin de Servicio de Maquinaria
Mediante este formato, la Direccin Regional Agraria conviene con un determinado Usuario o Institucin Agraria la prestacin de servicios a realizarse con la maquinaria agrcola. En dicho documento debe registrarse el tipo de mquina que brindara el servicio, ubicacin del terreno, labor a realizarse, N de horas, monto total (S/.), forma de pago, entre otras obligaciones de ambas partes; siendo suscrito por el representante de la Direccin Regional Agraria y por el usuario.

- Formato N 02: Parte de Trabajo

En este formato se registra la informacin sobre la atencin a un usuario determinado con una determinada mquina; asimismo constituye la orden de trabajo en el se registra los datos previos y posteriores al servicio. El formato deber ser firmado por el usuario en seal de conformidad, al termino del servicio; firmaran adems el Operador y deber ser visado por el Supervisor.

- Formato N 03: Control Diario y Mensual de la Maquina

Mediante este formato el Supervisor de Operaciones Mecanizadas, deber consolidar todas las labores realizadas diariamente y durante el mes por cada mquina del frente en su cargo. El formato deber ser firmado por el Supervisor y debe ser visado mensualmente por el Coordinador de la Maquinaria.

- Formato N 04: Prueba de Rendimiento por Actividad (hr/ha) y

Consumo Especifico de Combustible y Lubricantes (gal/hr) . Prueba de Rendimiento por Actividad Sirve para determinar en forma precisa los requerimientos horarios para las diferentes actividades mecanizadas para cada tipo de mquina bajo diferentes condiciones: tipo de suelo, forma y dimensiones del campo de trabajo, pericia del operador, tipo de cultivo, clima y altitud. Constituye un mecanismo para evaluar y perfeccionar los mtodos de trabajo, as como para los casos de trabajo en hectreas (S/. / Ha), preferidas por un sector significativo de los agricultores. Se realizar en forma obligatoria una prueba de rendimiento por ao por cada tipo de mquina agrcola y por tipo de labor. Esta prueba estar a cargo del Supervisor.

. Prueba de Consumo Especifico de Combustible y Lubricante (gal/hr) Permite verificar y controlar el consumo real de petrleo y lubricantes para diferentes actividades mecanizadas bajo diferentes condiciones de operacin. Su importancia radica en: Detectar a tiempo fallas, desgastes y defectos de componentes cuando se observa un incremento de consumo. Prevenir y controlar el adecuado uso de combustible y lubricantes contribuyendo a evitar el uso incorrecto de recursos:

Se realizar en forma obligatoria, una prueba de rendimiento al ao por cada mquina agrcola y pesada debiendo programarse mensualmente un porcentaje del total de mquinas asignadas. Esta labor estar a cargo del Supervisor o del Coordinador de la Maquinaria. La falsedad de algn dato, constituye falta grave bajo responsabilidad de las personas que participen en la cadena de responsabilidad, siendo merecedores de las sanciones correspondiente de acuerdo con las normas vigentes.

9.3.- De la Descripcin de los Formatos de Mantenimiento - Formato N 05: Requerimiento de Servicio de Mantenimiento y/o
Reparacin Mediante este formato el Mecnico reportar las fallas, que se presenten en las mquinas a su cargo, solicitando al Jefe de Taller o Coordinador de Maquinaria su intervencin o la de empresas particulares (servicios por garanta o por especializacin) para que inspeccionen, evalan y realicen las reparaciones si fuera necesaria.

- Formato N 06: Servicio de Mantenimiento y/o Reparacin

En este formato se registraran los detalles de la inspeccin, evaluacin y reparacin efectuada a la maquina. El formato deber ser firmado por el Operador, el Mecnico que efectu la reparacin y el Supervisor o el Coordinador de la Maquinaria.

- Formato N 07: Resumen de Mantenimiento y Reparaciones

Mediante este formato el Jefe de Taller o el Mecnico, registrara en forma resumida las reparaciones realizadas a cada mquina, indicando la fecha, el tipo de intervencin, lectura del hormetro al momento de la intervencin, as como el estado de cada mquina despus de la intervencin, permitiendo

de esta forma llevar un record de los mantenimientos y reparaciones que se realizan a cada una de las mquinas.

- Formato N 08: Programacin y Control del Mantenimiento

Preventivo Sirve para registrar la programacin y posterior ejecucin de los servicios de mantenimiento preventivo de cada mquina indicando el hormetro de la ejecucin. El formato de Programacin y Control del Mantenimiento, debe ser ubicado adecuadamente en el taller de la maquinaria, as como en cada taller o local de la Agencia Agraria, Sede Agraria a fin de visualizar en forma rpida y directa la eficacia del plan de mantenimiento, facilitando la prevencin y ejecucin del mismo y las acciones de supervisin. El llenado del Formato tiene carcter obligatorio y estar a cargo del mecnico del frente, quien deber consignar en todo momento informacin real y correcta. La falsedad de algn dato, constituye falta grave bajo responsabilidad de las personas que participen en la cadena a mando, siendo merecedores de las sanciones correspondiente de acuerdo con las formas vigentes.

- Formato N 09: Lubricantes de la Mquina

En este formato se debe registrar la informacin referida a los lubricantes utilizados en la mquina y deber efectuarse en forma peridica cada 06 meses y/o cada vez que se cambie de marca o calidad del mismo. Este registro estar a cargo del Jefe de Taller o del Mecnico.

- Formato N 10: Hoja de Bitcora

Se registrar las ocurrencias diarias de importancia, que influyen o pueden afectar en forma positiva o negativa el normal funcionamiento de la mquina; se citan como ejemplo las siguientes ocurrencias: Averas de llantas que retras el trabajo. Obstculos en el terreno. Interrupciones por factores climticos. Accidentes en el traslado o ejecucin de labores. Supervisin de parte del mecnico. Mantenimiento o reparacin de la mquina, etc.

9.4.- De la Descripcin de los Formatos de Inventario y Evaluacin de Mquina - Formato N 11: Inventario y Evaluacin de Tractor Agrcola
Ser utilizado para consignar los datos del inventario efectuado a cada Tractor Agrcola, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada operario, se transfieran o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente dichos. Deber ser firmado por los Coordinadores correspondientes, segn sea el caso.

- Formato N 12: Inventario y Evaluacin de Cosechadora Combinada

Ser utilizado para consignar los datos del inventario efectuado a cada Cosechadora Combinada, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada operario, se transfieran o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente dichos. Deber ser firmado por los Coordinadores correspondientes, segn sea el caso.

- Formato N 13: Inventario y Evaluacin de Camin Volquete

Ser utilizado para consignar los datos del inventario efectuado a cada Camin Volquete, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada operario, se transfieran o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente dichos. Deber ser firmado por los Coordinadores correspondientes, segn sea el caso.

- Formato N 14: Inventario y Evaluacin de Cargador Frontal

Ser utilizado para consignar los datos de inventario efectuado a cada Cargador Frontal, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada operario, se transfieran a las DRA o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente dichos. Deber ser firmado por los Coordinadores correspondientes, segn sea el caso.

- Formato N 15: Inventario y Evaluacin de Excavadoras Hidrulicas

Ser utilizado para consignarlos datos del inventario efectuado a cada Excavadora Hidrulica, ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada operario, se transfieran a las DRA o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente dichos. Deber se firmado por los responsables correspondientes, segn sea el caso.

- Formato N 16: Inventario y Evaluacin de Tractor de Orugas

(Buldzer) Ser utilizado para consignar los datos del inventario efectuado a cada tractor de orugas (Buldzer), ya sea cuando se asigne la maquinaria a cada

operario, se transfieran o se ejecuten supervisiones e inventarios propiamente dichos. Deber ser firmado por los Coordinadores correspondientes, segn sea el caso.

9.5.- De la Bitcora de Mquina

La Bitcora constituye un elemento fundamental del programa de mantenimiento de una mquina que permita prevenir fallas mayores, evitando sobrecostos. La Bitcora debe ser conservada dentro de cada mquina, bajo responsabilidad del operador y presentada las veces que sea solicitada durante los controles o supervisiones. En la Bitcora, el operador de la mquina registra los hechos significativos que ocurran a la mquina cada da con indicacin de hormetro, fecha y hora. El llenado de la Bitcora debe ser de manera clara y precisa, debiendo el operador mantenerla al da en forma obligatoria y bajo responsabilidad. Los registros consideran: Intervenciones de mantenimientos preventivos Fallas observadas Ruidos extraos Fugas de aceite o combustible Horas de trabajo y abastecimiento de combustible Otros

El supervisor de maquinaria, verificar el correcto llenado de la Bitcora, observando si se ha dado atencin oportuna a alguna falla mecnica anotada, debiendo dejar constancia mediante su firma en el rubro de observaciones. La Bitcora es de uso obligatorio en todas las maquinas, bajo responsabilidad del Coordinador respectivo. La falsedad de algn dato, constituye falta grave bajo responsabilidad de las personas que participen en la cadena de responsabilidad, siendo merecedores de las sanciones correspondiente de acuerdo con las normas vigentes.

9.6.- De la Carpeta de Mquina

Es el file de cada mquina que contiene informacin detallada referente al record de operaciones efectuadas, el record de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo efectuados, los inventarios de mquina peridicos, transferencias internas de la DRALL, ocurrencias diarias y otros.