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3.1 3.2 3.3 3.4
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5.1 5.2
ABERTURA DE CHAMADO PARA OUVIDORIA TOTVS ............................................................................ 11 PROCESSO DE ATENDIMENTO DO SUPORTE TCNICO .......................................................................... 12
Suporte infra-estrutura de hardware e/ou comunicao relacionado ao LOGIX ERP: ............................................... 12 Suporte ao Banco de Dados: ......................................................................................................................................... 12
Para solicitar atendimento necessrio que seja aberta uma Ordem de Servio (OS), sendo que esta pode ser feita via Internet, por meio da nossa pgina de suporte on-line (http://suporte.logocenter.com.br) ou ainda pela nossa central telefnica (47) 2101-3100 ou pelo fone (11) 4003-0015, de segunda sexta-feira das 08:00 s 12:00 e das 13:30 s 18:00 horas. Para realizar o atendimento, o consultor avalia os itens abaixo: Os mdulos contratados; O solicitante um Usurio autorizado; O mdulo para qual a OS foi aberta homologado; Aprovao da OS quando o atendimento com negociao prvia (para OSs faturadas).
Caso alguma informao esteja invlida, o cliente orientado a procurar o analista responsvel pela implantao para sanar suas dvidas. Na indisponibilidade do analista, ser necessrio contactar o coordenador responsvel pelo acompanhamento do projeto em sua empresa, para solicitar autorizao do atendimento, junto ao coordenador responsvel pelo processo. Os critrios acima sero desconsiderados nos casos de erro no produto.
Somente os usurios previamente cadastrados no Staff podero acessar o servio de atendimento telefnico. O cadastro de Usurios credenciados a este servio de responsabilidade da rea de informtica do cliente, que dever encaminhar o MIT053 (Homologao Implantao) por fax (47) 2101 3001 para rea de Staff Operacional TOTVS unidade Joinville, para devido registro em nossos sistemas. Todo o suporte prestado pelo atendimento faturado, exceto quando identificado falha no sistema.
1.2
efetuada pelo prprio Cliente. Aps a abertura da OS o Consultor Interno recebe via e-mail um aviso sobre a solicitao do atendimento. O texto deve conter a descrio do assunto de forma clara, objetiva e com o mximo de informaes para que o atendimento seja gil e eficiente.
O acesso pgina de suporte on-line pode ser feito pelo endereo eletrnico (http://suporte.logocenter.com.br), usando o login e a senha entregue para o coordenador do projeto e rea de informtica do cliente no incio da implantao.
1.3
efetuada pelo consultor interno da TOTVS. Nos contatos feitos por telefone, o cliente far um relato das suas necessidades para que o consultor interno faa o registro da chamada e a respectiva qualificao, fornecendo o nmero da Ordem de Servio na qual o caso foi registrado. Toda solicitao gera uma OS, inclusive se o assunto foi concludo durante a narrao do caso.
O nvel de criticidade define o impacto de um problema ou dvida no ambiente operacional do Cliente. No momento da abertura da OS o Cliente no tem acesso a informar a criticidade da mesma. A criticidade ser definida junto ao Consultor Interno. O nvel de criticidade ser definido a partir dos seguintes critrios: Criticidade Mdia: Utilizada para qualificar OSs que no estejam impactando no funcionamento de nenhuma rotina importante do sistema. Ex.: Layout de relatrio com campo deslocado; Solicitao de modelos de relatrios; Listagem de uma tabela auxiliar; Problemas de navegao em telas simples; Falta de zoom em campos de domnio externo.
Meta para soluo do caso: Em at 16 horas teis aps a abertura da OS, um de nossos Consultores Internos fornecer o retorno sobre o assunto ao Cliente. Caso seja detectado um retrabalho ou melhoria este ter seu prazo definido pelo Coordenador de Desenvolvimento. Emergncia: Utilizada para qualificar OSs que necessitem de soluo imediata, relacionando problemas que impossibilitem a execuo de uma rotina fundamental do sistema. A maioria destes casos no possui soluo de contorno. Ex.: Rotina de faturamento; Rotinas de pagamento e cobrana; Apontamento de produo; No execuo da rotina de MRP; Rotina de recebimento de materiais; Rotina de folha de pagamento; Rotinas legais que esto com prazo de entrega no limite de vencimento.
Nestes casos, o Consultor Interno dever iniciar a ao imediatamente aps a abertura da OS, devendo envolver os recursos necessrios para que a soluo seja a mais imediata possvel.
Meta para soluo do caso: Em at 4 horas teis aps a abertura da OS, um de nossos Consultores Internos fornecer o retorno sobre o assunto ao Cliente. Caso seja detectado um retrabalho ou melhoria, este dever ser iniciado imediatamente e seu prazo ser determinado pelo volume de horas envolvidas pelo coordenador de desenvolvimento. Caso a Ordem de Servio necessite de uma pesquisa mais aprofundada, o Consultor Interno poder executar, com auxlio do Cliente, as seguintes aes: Recomendar a atualizao de verso e release de um ou mais programas; Solicitar a gerao e envio do DEBUG para agilizar a anlise do problema; Solicitar ao Cliente que realize um teste com alguma funo do sistema que demonstre o comportamento inconsistente; Solicitar informaes adicionais sobre o problema ao Cliente, via fax, telefone, e-mail ou outro recurso disponvel; Solicitar uma conexo remota com o ambiente operacional do Cliente, para uma anlise da emergncia. Para que a OS seja rapidamente concluda o Cliente deve comprometer-se a: Informar na abertura da OS via Internet a verso, release e modificao do programa; Disponibilizar o mximo de informaes possveis durante o relato do problema; Efetuar a atualizao das OSs Obrigatrias e Recomendveis; Disponibilizar TOTVS as informaes ou dados solicitados por fax, telefone, e-mail, ou outro recurso disponvel; Manter-se informado sobre o nmero das suas OSs, verificando o andamento das mesmas na pgina de suporte on-line (http://suporte.logocenter.com.br); Disponibilizar acesso ao seu ambiente operacional para conexo remota.
A manuteno de uma ordem de servio est contemplando as OSs que esto com situao Aguardando Retorno e Em Teste, possibilitando consultar dados, incluir texto, alterar prazos de entrega e anexar arquivos. importante que as interaes sejam mantidas via sistema e no via e-mail direcionado ao Consultor Interno responsvel pelo atendimento, para que possamos garantir seu devido registro eliminando desgastes, eventualmente motivados pela demora na leitura dos e-mails.
Todas as solicitaes devero ser feitas pelos meios acima mencionados (internet/telefone).
1.6
Ao entrar no sistema de OSs ser exibida a mensagem Existem O.S.s Aguardando Retorno. Ao acessar este link sero relaciona das todas as OSs que esto com a situao R = Aguardando Retorno e T= Em Teste, onde exibir as seguintes informaes: Prazo a data limite de retorno do Cliente para esta OS. Quando este campo aparecer em vermelho significa que a data limite foi ultrapassada; Solicitante Usurio autorizado responsvel pela abertura da OS; Nmero da OS Nmero da OS pendente; Assunto Assunto principal da OS que o Cliente solicitou; Responsvel Nome do funcionrio que responde por esta OS; E-mail do Responsvel E-mail para contato com o responsvel por esta OS.
Na parte inferior da tela h uma legenda que traz as informaes da atividade das OSs de acordo com a cor que cada uma possui: atendimento, melhoria e retrabalho. Para obter mais informaes e retornar TOTVS a respeito desta OS, o Usurio dever clicar no nmero da mesma e abrir uma tela com todas as informaes da OS selecionada e tambm as opes que o Usurio ter para o retorno: Consultar dados; Incluir Texto; Alterar Prazo; Encerrar ordem de servio; Anexar arquivos.
1.7
Na tela de incluso apresentada uma caixa de texto onde o Usurio poder incluir suas informaes sobre o retorno da OS. Todo retorno feito pelo Cliente ficar registrado no texto interno, sendo que aps a incluso o Cliente poder somente ler o texto interno existente, mas no alter-lo. Quando o Cliente efetuar o retorno da OS, automaticamente esta ficar com situao A = Em Andamento e ser enviado um e -mail ao responsvel comunicando o retorno do Cliente. Se alm do texto o Usurio pretender anexar um arquivo a essa OS, deve marcar SIM na opo Anexar Arquivo e clicar no boto Alterar. Quando a opo SIM estiver marcada abrir a tela de Anexos de Arquivo. Para incluso do anexo necessrio que exista alguma informao descrita no campo Texto Interno. Na tela de Anexo de Arquivo o Usurio dever clicar no boto Procurar, que abrir uma tela de opes de arquivos da mquina do Usurio, onde ele poder anexar apenas um arquivo. Se for necessrio incluir mais anexos, o Usurio dever compact-los gerando um nico arquivo zipado e envi-lo.
1.8
Na tela de alterao do prazo da OS apresentada uma caixa de texto onde o Usurio poder incluir uma nova data para o retorno da mesma, sendo que no pode ser menor que a data atual. Para efetivar a alterao dever clicar no boto Alterar. possvel tambm que sejam alterados os prazos de vrias OSs ao mesmo tempo se necessrio, independente da OS de atendimento estar com status R = Aguardando Retorno ou A = Em Andamento. A prorrogao de prazo para encerramento da OS seguir a seguinte poltica: OS de melhoria Ser permitida somente uma alterao que no poder ultrapassar os 30 dias teis do prazo original de encerramento. OS de atendimento Podero ser alteradas quantas vezes forem necessrias, dentro do limite de 90 dias de sua data de abertura.
1.9
Na tela de solicitao de encerramento da OS o Usurio ter a possibilidade de incluir um texto de encerramento que ser encaminhado ao responsvel da mesma. Para que o retorno seja efetivado, basta clicar no boto Enviar.
importante que o Cliente verifique diariamente seus prazos para que nenhuma OS seja encerrada automaticamente sem que seja devidamente solucionada.
2)Aprovao/Consenso: a O.S. permanece disponvel para anlise por um prazo de 07 (sete) dias para aprovao do faturamento e durante este perodo possvel o questionamento at o consenso entre as partes. No havendo manifestao, o sistema libera automaticamente a pendncia acatando a ltima considerao feita, ou seja, o aceite ou recusa do faturamento. O histrico de liberao da pendncia de atendimento poder ser analisado atravs do GIL Cliente na opo Histrico de Pendncias. 3)Faturamento: mensalmente processada a rotina que libera todas as AIs aprovadas para faturamento e as que esto com o prazo para anlise expirado, gerando os pedidos de venda e a emisso da nota fiscal. Atravs do Gil_cliente tambm possvel acessar o extrato da nota fiscal gerada para o servio de Atendimento Interno, onde o cliente poder consultar em detalhes as AIs que compe a referida nota.
Para realizar a atualizao das Ordens de Servio (OSs) necessrio acessar a nossa pgina de suporte on-line, http://suporte.logocenter.com.br. O objetivo de disponibilizar essa opo ao Cliente manter o produto atualizado por meio das OSs liberadas sejam elas Obrigatrias, Recomendveis, ou de Correo.
2.1
As atualizaes so disponibilizadas diariamente por meio de OSs. Essas OSs esto classificadas como: Obrigatrias So OSs que corrigem um BUG grave ou implementam uma alterao legal de alto impacto no sistema. indispensvel a baixa desta para funcionamento do sistema. Recomendveis So OSs que possuem mdio impacto no sistema, a atualizao destas OSs podem trazer ganho de produtividade, ou alguma funcionalidade que agregue valor ao produto. Tambm podem corrigir um BUG ou implementar uma alterao legal que afetem somente um determinado segmento de mercado. Correo So OSs de baixo impacto, que opo do Cliente realizar ou no a baixa da OS.
Tais atualizaes so enviadas a todos os Clientes via e-mail, sendo que nesse e-mail consta o resumo das OSs Obrigatrias e Recomendveis geradas no dia anterior ao do envio do e-mail. O e-mail encaminhado ao destinatrio determinado pelo Cliente, que indicado no momento da instalao e baixa do LOGIX ERP. Nesse e-mail, s constam as OSs Obrigatrias relativas ao Cliente, observando a verso instalada, os mdulos contratados e respectivos programas especficos. necessrio proceder com as baixas e testes preliminares, sempre em ambiente de testes. Para os clientes que utilizam TOTVSTec recomendamos que os programas sejam atualizados no ambiente de homologao.
Sero encaminhados e-mails de OSs Obrigatrias e Recomendveis para cada um dos ambientes cadastrados na TOTVS unidade Joinville. possvel que o Cliente, pela pgina de suporte on-line, realize uma pesquisa que permita visualizar a relao de todas as OSs liberadas no perodo, sendo que essa pesquisa pode ser feita por por OS. Esse relatrio atribui s OSs sua classificao e se a mesma j foi baixada ou no pelo Cliente. Na baixa da OS importante que a seleo seja feita somente uma vez, pois uma vez selecionado, o sistema realiza a atualizao no registro de pr-requisitos como item copiado.
Juntamente com as OSs so encaminhadas orientaes quanto s alteraes efetuadas e sua forma de instalao, essas instrues esto descritas na opo Descrio de cada OS. de suma importncia que as informaes contidas no histrico se jam repassadas aos usurios para que tenham conhecimento das alteraes liberadas, bem como a necessidade de parametrizao para o perfeito funcionamento da melhoria. Recomendamos que ao identificar alguma falha no(s) programa(s), deve ser identificado se a verso do programa est atualizada. Para verificar a ltima verso liberada o cliente dever acessar a pgina do suporte e por meio da Opo "Fontes" consultar a ltima verso disponvel. Caso a verso disponvel seja mais recente, o programa deve ser atualizado e novos testes devem ser realizados a fim de identificar se o problema foi solucionado. Se houver a permanncia do erro dever ser aberta uma O.S. atravs da Consultoria Interna. Este acesso poder ser feito via telefone ou site, sendo que o procedimento para acesso est disponvel nesse material, no item Abertura de Ordem de Servio.
Em atendimento ao previsto na clusula segunda do contrato de cesso de direito de uso e manuteno do produto LOGIX ERP, firmado entre a TOTVS e seus Clientes, detalhamos a seguir a poltica adotada para o controle e liberao de novas verses e releases do Sistema Integrado LOGIX ERP.
3.1
O que Verso?
a liberao de atualizaes do Sistema, decorrente mudanas ou evoluo tecnolgica do produto. Quando da liberao de uma nova verso, o seu nmero de referncia, para fins de controle ser alterado, como por exemplo, de "05.00" para "10.00".
3.2
O que Release?
a liberao de atualizaes do Sistema, decorrente de incluses de novas funcionalidades e desenvolvimento de novos mdulos. Novos releases somente sero liberados em nvel de mdulo ou sistema completo. Quando da liberao de um novo release, o seu nmero de referncia, para fins de controle ser alterado, como por exemplo, de "05.00" para "05.10".
RELEASES - A partir da data de liberao de um novo release, todos os desenvolvimentos adicionais (customizaes) sero sempre e somente executados sobre o ltimo release liberado.
3.3
No mesmo site do Suporte On-Line, onde esto disponveis as atualizaes, podero ser encontradas informaes sobre novas verses e releases como data de liberao, funes adicionais, caractersticas, necessidades adicionais de software e hardware, mudanas de verso de sistema operacional, Banco de Dados e linguagem, entre outras. A TOTVS recomenda que a instalao de novas verses/releases seja planejada e agendada previamente para a designao de um tcnico que far o acompanhamento de forma local ou remota. Geralmente, a instalao de uma nova verso/release envolve tambm um servio de assessoria para o treinamento dos Usurios sobre as novas funcionalidades e caractersticas do sistema.
Lembramos que todos os programas de uma nova verso/release devero ser testados e avaliados pelo Cliente em ambiente teste antes de serem liberados para o ambiente de produo.
3.4
3.4.1
Desenvolvimento Adicional
Solicitao
Todo servio de desenvolvimento adicional em relao ao LOGIX ERP dever ser solicitado por meio de OS aberta junto TOTVS. O sistema de controle de OSs pode ser acessado remotamente por todos os Clientes.
3.4.2
Oramento
Com base no levantamento detalhado, ser efetuada a anlise para o desenvolvimento, avaliado o impacto sobre a verso padro do LOGIX ERP e confeccionado o check-list. Concluda esta etapa, o material avaliado, discutido entre os coordenadores de produtos e com o Guia Suporte Cliente 9 9 9
3.4.3
Todo oramento enviado ficar aguardando aprovao por um prazo de 30 dias contados a partir da data do seu envio ao Cliente. No havendo retorno do Cliente para sua aprovao ou cancelamento neste prazo, o oramento ser invalidado do Sistema de Controle de OSs. Em casos de no aprovao do oramento, a TOTVS se reserva ao direito de faturar as horas disponibilizadas para a realizao do oramento.
3.4.4
Desenvolvimento
Recebida a aprovao do Cliente, a OS entra em execuo e o prazo de entrega contado a partir desta data.
3.4.5
As aplicaes de desenvolvimento especfico tambm ficaro disponveis para download no site do Suporte On-Line. Os procedimentos para instalao sero os mesmos adotados para atualizaes.
Lembramos que todos os programas devero ser testados e avaliados pelo Cliente em ambiente teste antes de serem liberados para o ambiente de produo.
3.4.6
Manuteno
Caso o desenvolvimento seja considerado especfico, na aprovao o cliente poder optar pela guarda e manuteno dos cdigos fontes dos programas desenvolvidos. A TOTVS poder, quando solicitada, efetuar a manuteno nesses programas, no estando, no entanto, seus custos cobertos pela taxa mensal de manuteno do Logix ERP.
A origem de um problema pode ser classificada como de ordem operacional ou a infra-estrutura de hardware e/ou comunicao relacionadas diretamente ao sistema LOGIX ERP. Se o problema estiver relacionado infra-estrutura de hardware e/ou comunicao, o assunto dever ser encaminhado para o analista de suporte da rea de informtica da empresa (caso a empresa possua) ou ento buscar suporte via telefone com a rea de Suporte Tcnico Logix, por meio do fone (47) 2101 3100 ou 4003-0015, de segunda sexta-feira das 08:00 s 12:00 e das 13:30 s 18:00horas.
5.2
O suporte ao Banco de Dados realizado pela rea de Suporte Tcnico Logix, sendo que para ser acessado o Cliente dever possuir o Contrato de Manuteno de Banco de Dados, pois caso no possua, o atendimento s poder ser feito via chamado avulso e com preo tabelado para este tipo de atendimento. Caso o cliente no possua contrato e tenha interesse em faz-lo, o cliente dever procurar o setor responsvel atravs do fone, (11) 39817398, para regularizar a situao e ento receber o suporte ao Banco de Dados. O suporte via telefone com a rea de Suporte Tcnico Logix, dever ser feito pelos fones (47) 2101 3100 ou 4003-0015, de segunda sextafeira das 08:00 s 12:00 e das 13:30 s 18:00horas.