MANUAL DE POLTICAS DE COMUNICACIN

Poltica de comunicacin En el Ministerio del Interior, la comunicacin es estratgica y est orientada a: a) Crear condiciones que garanticen la Seguridad Ciudadana y la Gobernabilidad Democrtica en el marco de los derechos humanos, b) Proyectar la imagen institucional, c) Fortalecer la visin compartida y el sentido de pertenencia en los funcionarios y; d) Lograr una gestin abierta y participativa. Para ello, el Ministerio actuar como interlocutor de su pblico interno y externo y como una entidad abierta y visible, conforme con los parmetros que establezcan sus procesos comunicacionales.

1. Comunicacin institucional La comunicacin institucional estar orientada a garantizar coherencia en la actuacin de los funcionarios pblicos con respecto a la misin institucional y al establecimiento de relaciones de dilogo y colaboracin con los altos directivos y los funcionarios. 1.1. Poltica de Alineamiento Estratgico: Se implementar un Programa de Alineamiento Estratgico que se proponga comprometer a los funcionarios con los objetivos institucionales y los resultados de la gestin, con el fin de construir visin compartida y sentido de pertenencia. Lineamiento 1: Induccin y Reinduccin. Los procesos de induccin y reinduccin, adems de proporcionarle al funcionario informacin relativa a su trabajo, debern cumplir un propsito estratgico de construccin de visin compartida. Orientaciones: 1. Todo funcionario administrativo, tcnico y operativo que ingrese al Ministerio del Interior (MDI) recibir induccin en los primeros tres meses posteriores a su incorporacin. El procedimiento de induccin ser responsabilidad de la Direccin de Gestin del Talento Humano. 2. Los funcionarios que ingresen a la administracin central del MDI sern inducidos en grupos que no superen 10 personas, y el procedimiento estar a cargo de un directivo. 3. Los funcionarios de la Direccin General de Migraciones sern inducidos por parte de un Directivo de la misma. 4. Los funcionarios y/o Agentes Policiales que conforman la Polica Nacional sern inducidos por parte de un Directivo de la misma

5. Los funcionarios que presten servicios regionales recibirn induccin en jornadas departamentales que estarn a cargo de un directivo del MDI, preferentemente de la zona regional. 6. La Direccin de Comunicaciones producir los materiales comunicativos actualizados a ser utilizados para la induccin. Asimismo tendr la responsabilidad de preparar cada ao la gua y los materiales actualizados que sern utilizados por el nivel directivo para los procesos de reinduccin, y contendrn bsicamente informacin sobre la gestin, directrices estratgicas institucionales y principios y valores ticos. 7. En todo procedimiento de induccin los responsables de llevar adelante las jornadas, establecidos previamente, comunicarn a los nuevos funcionarios la misin, la visin, los objetivos institucionales y los principios y valores ticos de la entidad. 8. La reinduccin ser responsabilidad del nivel directivo de cada dependencia ministerial, as como de la Direccin General de Migraciones y de la Polica Nacional, y estar dirigida a todos los funcionarios, debindose desarrollar en los primeros tres meses de cada ao. 9. El MDI realizar un encuentro anual de Rendicin de Cuentas con su pblico interno a fin de socializar resultados que generen confianza del sector hacia la gestin institucional y como medio para contribuir a garantizar la transparencia y eficiencia en la utilizacin de los bienes pblicos, en concordancia con las metas y objetivos institucionales. 10. Los eventos de rendicin de cuentas interna se realizarn una vez al ao, en sesiones en las que se buscar convocar a la mayor cantidad de funcionarios posible. En caso de no poder abarcar a toda la poblacin de funcionarios de la administracin central, se realizarn al menos dos sesiones por semestre, y al mismo tiempo la informacin contenida en las presentaciones estar disponible en los medios electrnicos de la entidad. Lineamiento 2: Difusin de informacin sobre la gestin. La difusin de los resultados de la gestin institucional estar destinada a lograr visin compartida y a desarrollar sentido de pertenencia y compromiso de los funcionarios con respecto a la misin del MDI. Orientaciones: 1. Peridicamente, se elaborarn materiales de difusin que contengan informacin resaltante acerca de los resultados de la gestin institucional, los cuales sern distribuidos masivamente a travs de medios organizacionales e institucionales en soporte papel y electrnico. Estos materiales sern elaborados por la Direccin de Comunicaciones en un estilo ameno, con un lenguaje agradable y sencillo, que facilite la comprensin y apropiacin de los funcionarios respecto a los resultados institucionales de la gestin del MDI. 2. Los materiales de difusin sern distribuidos por la Direccin de Comunicaciones a las dems dependencias del MDI, a fin de que sus directivos y responsables a su vez los distribuyan a los funcionarios a su cargo. En el caso de que dichas publicaciones se hagan a travs de medios

3.

4.

5.

6.

electrnicos, los directivos de las dependencias debern distribuir al menos una copia impresa de las mismas, y asegurarse de que las mismas se socialicen con todos los funcionarios a su cargo. Los directivos propiciarn la creacin de espacios para la socializacin de la informacin acerca de la gestin con todos los funcionarios, con nfasis en el grado de avance en funcin a las metas propuestas. La organizacin de dichos estar a cargo de los Vice Ministerios, y las Direcciones Generales de Gabinete, de Administracin y Finanzas y de Planificacin Estratgica, con el apoyo de la Direccin de Comunicaciones, dichos espacios se realizarn semestralmente y en ellos se deber discutir la informacin disponible respecto a la gestin institucional as como el anlisis de los niveles de cumplimiento y avance de las metas institucionales afectadas por las tareas de las dependencias, dentro del contexto global de los objetivos de la entidad. Los Vice Ministerios y las Direcciones Generales de Gabinete, de Administracin y Finanzas y de Planificacin Estratgica designarn a los responsables de sistematizar lo tratado en cada espacio de socializacin de informacin, y fomentarn la inclusin de las opiniones de los funcionarios en la realizacin de las tareas, propiciando la predisposicin para el trabajo conjunto, para facilitar el cumplimiento de las metas y los objetivos propuestos. Los documentos de sistematizacin se elaborarn al terminar cada sesin y sern puestos a conocimiento de todos los participantes en un plazo no mayor a un mes. Los documentos de sistematizacin elaborados por los Vice Ministerios y las Direcciones Generales de Gabinete, de Administracin y Finanzas y de Planificacin Estratgica debern ser enviados a la Direccin de Gestin del Talento Humano para su consolidacin y registro, a fin de monitorear la periodicidad de los espacios de socializacin de informacin y medir su impacto e influencia en el desarrollo de las tareas y los procesos institucionales.

Lineamiento 3: Promocin del trabajo colaborativo. El manejo comunicativo de todos los procesos institucionales tendr en cuenta metodologas, criterios y medios tendientes a promover el trabajo colaborativo y corporativo en torno a los planes institucionales. Orientaciones: 1. Los directivos de cada instancia de la entidad impulsarn la aplicacin de metodologas participativas en la definicin de las prcticas que guiarn la ejecucin de las tareas de cada proceso de su competencia. Para ello, se implementarn espacios de conversacin institucional mensuales entre directivos y funcionarios a fin de definir los mecanismos pertinentes para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. 2. Los directivos sern los encargados de motivar a sus colaboradores para su participacin en los espacios de conversacin institucional para el trabajo colaborativo, para lo cual debern igualmente impulsar la difusin

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

de la existencia, los contenidos a ser tratados y la periodicidad de los mismos, a travs de los medios organizacionales disponibles en la entidad. Los directivos designarn a los responsables de sistematizar lo tratado en cada espacio de conversacin institucional, y en dichos documentos sern incluidas las sugerencias de los funcionarios acerca de cmo consideran que se podran realizar las tareas para facilitar el cumplimiento de las metas y los objetivos propuestos. Los documentos de sistematizacin se elaborarn al terminar cada sesin y sern puestos a conocimiento de todos los participantes en un plazo no mayor a una semana. Los documentos de la sistematizacin elaborados por cada Direccin debern ser enviados a la Direccin de Gestin del Talento Humano para su consolidacin y registro, a fin de monitorear la periodicidad de las sesiones de conversacin institucional y medir su impacto e influencia en el desarrollo de las tareas y los procesos institucionales. La Direccin General de Planificacin Estratgica promover la identificacin de reas estratgicas de cooperacin entre las instancias, a fin de generar sinergia y afianzar la visin de sistema. La Direccin de Gestin del Talento Humano promover la creacin de espacios ldicos que faciliten y favorezcan la vinculacin e integracin entre funcionarios de diferentes reas, en funcin de los objetivos institucionales. La Direccin General de Planificacin Estratgica promover que toda informacin producida y decisin tomada por los directivos sean explcitamente vinculadas a los macroprocesos, objetivos y misin institucionales, con el fin de fomentar el desarrollo de sentido de pertenencia en todos los funcionarios del MDI. La Direccin de Comunicaciones, conjuntamente con la Direccin de Gestin del Talento Humano, desarrollar campaas permanentes de sensibilizacin sobre el sentido y los resultados de la participacin. En las campaas se priorizarn los mensajes en funcin a la oportunidad y los pblicos. Para ello se planificarn las acciones en dos fases (importancia de participar resultados de la participacin), y sistematizacin de los resultados para posteriores acciones.

Lineamiento 4: Sistema de Reconocimiento. Se incentivar a los funcionarios a travs del reconocimiento de sus mritos y aptitudes, para lo que se impulsar la creacin de un sistema confiable y participativo que haga visible la gestin para el reconocimiento. Orientaciones: 1. La Direccin de Gestin del Talento Humano implementar un sistema amplio y participativo de reconocimiento de mritos y aptitudes de los funcionarios de la entidad, a travs del cual se buscar involucrarlos y desarrollar sentido de pertenencia. 2. Las categoras que sern objeto de reconocimiento son las siguientes: a. Cumplimiento efectivo del horario de trabajo

3.

4.

5.

6.

7.

b. Excelencia en el servicio c. Logros acadmicos destacados d. Innovacin a favor de la seguridad ciudadana, gobernabilidad o la entidad Los factores que sern tenidos en cuenta en la evaluacin de los postulantes son los siguientes: a. Rendimiento laboral (capacidad de trabajo, calidad de trabajo, eficacia) b. Caractersticas Personales (trabajo en equipo, relacin con los dems, iniciativa) c. Responsabilidad (cumple disposiciones legales, buen manejo de bienes y materiales pblicos) d. Valores (aplicacin de principios y valores ticos) e. Se considerarn adems, para las categoras c y d, los logros acadmicos de los postulantes y sus aportes -productos- innovadores o extraordinarios. Los funcionarios, para acceder a las postulaciones, deben formar parte del plantel de la entidad y no registrar sanciones disciplinarias o administrativas en su legajo personal. Los postulantes podrn ser elegidos tanto por sus compaeros como por los directivos de las reas, y se recibirn postulaciones de entre uno y tres funcionarios por dependencia. Los postulantes sern evaluados por un comit que estar conformado por los Vice Ministros, el Comandante de la Polica Nacional, los Directores Generales de Gabinete, de Administracin y Finanzas, de Planificacin Estratgica y de Migraciones, a ms del Director/a Gestin del Talento Humano, utilizando un formulario que ser diseado para el efecto. Los premios para los ganadores de las categoras sern determinados en un reglamento que ser diseado por la Direccin de Gestin del Talento Humano, haciendo la salvedad de que no se otorgar dinero en efectivo a los funcionarios que accedan al reconocimiento.

Lineamiento 5: Medios Organizacionales. Los medios organizacionales estarn orientados a fortalecer el conocimiento y la comprensin de los funcionarios sobre los procesos institucionales, a proporcionarles informacin oportuna, veraz y suficiente sobre estos procesos y a servir como medios de retroalimentacin a la entidad. Orientaciones: La entidad, a travs de la Direccin de Comunicaciones, se ocupar de la elaboracin, produccin y distribucin y/o ubicacin de las siguientes publicaciones destinadas a cumplir la funcin de medios organizacionales: Peridico-mural: 1. Los contenidos de esta publicacin sern producidos semanalmente, y los mismos apuntarn a informar a los funcionarios y, en menor medida, al pblico en general, acerca de

2.

3.

4.

5.

los procesos institucionales, a fin de contribuir al proceso de apropiacin e identificacin de los mismos con la entidad, sus fines y objetivos. El mismo contar con contenidos generales de inters para todas las reas de la entidad, y otros especficos destinados a algunos pblicos o reas determinados. Para la elaboracin de los contenidos generales, los integrantes del equipo de comunicacin interna del MDI recabarn los temas que podran ser publicados y elaborarn el cronograma que se seguir para el efecto, a fin de asegurar la continuidad y unidad temtica de la publicacin. Los contenidos especficos podrn ser elaborados por las propias reas de la entidad y ubicados por ellos mismos en los espacios que sern habilitados en la publicacin, o en su defecto sern enviados con antelacin a la Direccin de Comunicaciones para su inclusin en la edicin destinada a dicha rea o dependencia. Los ejemplares del peridico-mural sern ubicados por tcnicos de la Direccin de Comunicaciones en las diferentes dependencias de la institucin, en los espacios identificados como claves para facilitar el acceso de los diversos pblicos a ellos. Al cabo de una semana, los mismos procedern a retirarlos e informarn a los responsables de cada rea acerca de ello. La Direccin de Comunicaciones habilitar canales de retroalimentacin que estarn debidamente identificados en la publicacin, a fin de propiciar mayor participacin e involucramiento de los pblicos.

EEPYPEGUA: 1. Este boletn -electrnico - de publicacin mensual tendr una masiva difusin hacia los funcionarios y, en menor medida, a los dems grupos de inters. 2. Los contenidos apuntarn a fortalecer y masificar el conocimiento acerca de los diversos procesos institucionales, y sern seleccionados y editados por la Direccin de Comunicaciones en base a la produccin primaria realizada por los miembros del equipo de comunicacin interna del MDI en estrecha colaboracin con los responsables de las reas de la entidad. 3. El boletn ser el medio a travs del cual se realizar oficialmente la difusin de informacin sobre la gestin institucional, y servir adems de canal de retroalimentacin a las polticas institucionales para los diversos grupos de inters de la entidad, principalmente los internos. 1.2. Poltica de Receptividad Institucional: Se implementar un Programa de Receptividad Institucional en el MDI, y el Centro de Reclamos Ciudadanos ser el encargado de promover la recepcin de sugerencias, comentarios, quejas, reclamos y propuestas del funcionario y del ciudadano, garantizar la confidencialidad de la informacin, y que se tomen las decisiones correspondientes, comunicarlas a los interesados y difundirlas en forma adecuada.

Lineamiento 1: Hacia los funcionarios. La receptividad institucional tendr una dimensin interna orientada hacia los propios funcionarios de la entidad. Orientaciones: 1. Se realizarn acciones tendientes a que los funcionarios conozcan el Centro de Reclamos Ciudadanos y los mecanismos que disponen para comunicarse con ella. 2. La informacin recibida a travs del Centro de Reclamos Ciudadanos ser confidencial y en ningn caso podr ser utilizada en contra del funcionario que la proporcion. 3. Habr buzones en todas las dependencias del Ministerio, de la Direccin General de Migraciones y de la Polica Nacional, para recibir las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos de los funcionarios. 4. Habr una lnea telefnica y una direccin de correo electrnico para recibir las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos de los funcionarios. 5. Aquellas sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos recibidos a travs de la lnea telefnica o direccin de correo electrnico, que requieran una atencin puntual e inmediata, sern respondidas de manera clara y oportuna, en un plazo no mayor a 5 das hbiles a partir de la recepcin de las mismas. 6. Los cargos de nivel directivo tendrn la responsabilidad de reportar por escrito al Centro de Reclamos Ciudadanos acerca de las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos que reciban de los integrantes de sus equipos en sus reuniones de trabajo y en los buzones instalados en sus dependencias. 7. Cada mes el Centro de Reclamos Ciudadanos presentar a la Direccin General de Gabinete un reporte de la informacin recibida de los funcionarios, precisando aquellos temas sobre los cuales deben tomarse decisiones. 8. Las decisiones que tome el Gabinete a partir de la informacin proporcionada por el Centro de Reclamos Ciudadanos y en el marco de la implementacin de procesos de mejora continua, sern difundidas por la Direccin de Comunicaciones, a travs de los medios organizacionales disponibles. 9. El Centro de Reclamos Ciudadanos se encargar de dar seguimiento a la aplicacin de las decisiones tomadas por el Gabinete y los resultados obtenidos, y la Direccin de Comunicaciones se encargar de difundir las experiencias recabadas a travs de los medios organizacionales disponibles. 10. La alta directiva de la institucin habilitar espacios semanales en su agenda para realizar visitas y recorridos a las distintas dependencias del MDI, con el fin de mantener entrevistas con los funcionarios.

11. La alta directiva y los directivos de las reas de la entidad recibirn peridicamente a sus funcionarios en audiencias que sern realizadas en das diferentes a los das de audiencia destinados a los pblicos externos. Lineamiento 2: Hacia el ciudadano. El programa de receptividad institucional tendr una dimensin externa orientada hacia los ciudadanos y usuarios de los servicios que presta el Ministerio, la Direccin General de Migraciones y la Polica Nacional. Orientaciones: 1. Se realizar una campaa en medios masivos y a travs de piezas comunicativas como carteles, trpticos y afiches para que los ciudadanos conozcan el Programa de Receptividad Institucional y los mecanismos de que disponen para comunicarse con el Centro de Reclamos Ciudadanos. 2. Habr buzones en todas las dependencias del Ministerio, para recibir las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos de los ciudadanos. 3. Habr una lnea telefnica y una direccin de correo electrnico para recibir las sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos de los ciudadanos. 4. Los funcionarios que en el ejercicio de sus tareas reciban quejas y reclamos relacionados con el Ministerio, tendrn la responsabilidad de reportarlos por escrito al Centro de Reclamos Ciudadanos. Para el efecto sern habilitados formularios en los cuales el funcionario podr registrar las quejas y reclamos e identificar debidamente a la persona que los formul. 5. Aquellas sugerencias, peticiones, comentarios, quejas y reclamos recibidos a travs de la lnea telefnica o direccin de correo electrnico, que requieran una atencin puntual e inmediata, sern respondidas de manera clara y oportuna, en un plazo no mayor a 5 das hbiles a partir de la recepcin de las mismas. Para ello el Centro de Reclamos Ciudadanos elaborar un protocolo que contenga un anlisis de los pasos y procedimiento para atender la queja y el reclamo. 6. Cada mes el Centro de Reclamos Ciudadanos presentar a la Direccin General de Gabinete un reporte de la informacin recibida de los ciudadanos sealando las decisiones que deben ser tomadas. 7. Las decisiones que tome el Gabinete a partir de la informacin proporcionada por los ciudadanos y en el marco de la implementacin de procesos de mejora continua, sern difundidas por la Direccin de Comunicaciones por los medios que considere pertinentes. 8. El Centro de Reclamos Ciudadanos se encargar de dar seguimiento a la aplicacin de las decisiones tomadas por el Gabinete y los resultados obtenidos, y la Direccin de Comunicaciones se encargar de difundir las experiencias recabadas a travs de medios institucionales y masivos. 1.3. Poltica de Apoyo en Comunicacin a las dependencias del Ministerio del Interior, la Direccin General de Migraciones y la Polica Nacional.: La Direccin de Comunicaciones, como instancia institucional encargada del diseo y la ejecucin

de las acciones estratgicas de comunicacin, implementar un Programa de Apoyo en Comunicacin a las dems dependencias del MDI a fin de fortalecer las capacidades, habilidades y destrezas en comunicacin al interior de la entidad, propiciando la descentralizacin y una mayor autonoma en la produccin y puesta en comn de contenidos comunicacionales. Lineamiento 1: Fortalecimiento de la Direccin de Comunicaciones. A fin de llevar a cabo las acciones del Programa de Apoyo en Comunicacin a las dems dependencias del MDI, la Direccin de Comunicaciones se fortalecer tcnica y estructuralmente, de manera permanente, a fin de asegurar procesos de mejora continua que le permitan el cumplimiento efectivo y eficiente de las metas trazadas. Orientaciones: 1. La Direccin de Comunicaciones gestionar la incorporacin de tcnicos calificados en el rea de comunicacin para fortalecer su equipo de trabajo en las reas que as lo requieran. 2. La Direccin de Comunicaciones, a travs de las dems reas e instancias vinculadas a la Comunicacin de la Direccin General de Migraciones y la Polica Nacional, promover el fortalecimiento de las redes de dinamizadores y del equipo de comunicacin interno como mtodo para descentralizar efectivamente los flujos de informacin y la comunicacin al interior de la entidad y hacia la sociedad. 3. Las dependencias ejecutoras del Presupuesto de Gastos de la entidad dotarn a la Direccin de Comunicaciones de los recursos tcnicos, tecnolgicos y financieros indispensables para la ejecucin de sus tareas, con el fin de asegurar incrementar gradual y permanentemente su capacidad operativa.

Lineamiento 2: Asesora Tcnica. La Direccin de Comunicaciones brindar asesora tcnica a las dependencias de la entidad en cuanto a temas que hacen a la comunicacin de la organizacin, principalmente aquellos que en general pueden o deben ser manejados por personal tcnico de dichas instancias, ya sea por la emergencia de ciertos casos o por las distancias geogrficas existentes, entre otras razones. Orientaciones: La Direccin de Comunicaciones asesorar en comunicacin organizacional a tcnicos o responsables de las dependencias del MDI que as lo soliciten. Los temas en los cuales se podr brindar asesora son, entre otros: - Manejo de informacin en situaciones de riesgo o de crisis. - Seleccin de medios, discursos, estilos y lenguajes comunicacionales de acuerdo a pblicos, oportunidad y tipo de mensajes. - Voceras institucionales

Lineamiento 3: Realizacin de campaas y/o materiales. A fin de fortalecer la gestin institucional en la produccin de materiales, la Direccin de Comunicaciones apoyar la realizacin de materiales comunicacionales y campaas de difusin y promocin planificadas por las dems dependencias de la entidad, a travs de colaboracin con los responsables de la ejecucin de las tareas. Orientaciones: 1. Se dar amplia difusin al interior de la institucin de la existencia del Programa de Apoyo en Comunicacin, principalmente en lo referente al apoyo en la realizacin de campaas y materiales comunicacionales. 2. La Direccin de Comunicaciones propiciar la construccin de una agenda comn con las dependencias ministeriales a fin de facilitar la elaboracin oportuna de los materiales necesarios para las campaas planificadas. 3. La Direccin de Comunicaciones brindar apoyo tcnico para la realizacin de las campaas y elaboracin de materiales estipulados en las acciones planificadas por las dependencias ministeriales, quedando a cargo de stas los costos financieros de la ejecucin de las mismas. Lineamiento 4: Formacin y fortalecimiento del capital humano. Se desarrollarn acciones orientadas a mejorar la formacin y a fortalecer las habilidades y destrezas comunicativas del capital humano del MDI. Orientacin: 1. Se priorizar la formacin de los tcnicos de la Direccin de Comunicaciones y miembros del Equipo de Comunicacin Interna del

MDI, en funcin a los requerimientos tcnicos de la comunicacin de la entidad. 1.4. Poltica de flujos internos de informacin: La informacin, entendida como insumo indispensable para el mejoramiento de la gestin institucional, ser generada por todas las reas del MDI en el marco de la gestin por procesos, a fin de asegurar la pertinencia en los contenidos y oportunidad en su circulacin, y estar orientada a hacer posible el trabajo, mejorar los servicios y generar confianza y compromiso en sus pblicos internos y externos. 2. Comunicacin pblica La comunicacin pblica que realice el Ministerio del Interior estar orientada a afianzar la visibilidad, la credibilidad y la confianza de sus grupos de inters hacia la gestin de la entidad y la construccin de la agenda pblica del sector, a travs del manejo fluido y responsable de la informacin y la comunicacin como elementos indispensables para la transparencia de sus acciones. 2.1. Poltica de Manejo de Informacin Pblica: la informacin, entendida como un bien colectivo indispensable en la gestin de la cosa pblica, ser objeto de un manejo responsable y sistemtico orientado a lograr mejor interlocucin con los pblicos externos, acceso oportuno a la informacin y transparencia en la gestin. Lineamiento 1: Registro y Sistematizacin de la informacin. La informacin de los procesos institucionales ser registrada y organizada de forma sistemtica, a fin de facilitar el acceso y la obtencin de la misma tanto para los pblicos internos como externos de la entidad. Orientaciones: 1. El Director de la Direccin de Comunicaciones, determinar los lineamientos para nombrar responsables de la integracin de la informacin en todas las reas y establecer los mecanismos de recoleccin de la informacin. 2. El funcionario responsable de la integracin de la informacin consolidar toda la informacin proveniente de las dependencias. 3. La informacin referente a recursos humanos, estados financieros, as como de documentos vinculados a la gestin quedarn registrados en la Unidad de Documentacin del MDI. 4. Las categoras en que deber organizarse la informacin son las siguientes; 4.a. normativa: la referente a disposiciones emanadas de o que afectan a la entidad o sus pblicos internos. 4.b. operativa: la que guarda relacin con la ejecucin y las formas de llevar a cabo las tareas de la entidad. 4.c. organizacional: toda aquella que afecte a la cultura de la entidad y sus prcticas. 4.d. misional: la que hace a los objetivos y misin de la entidad.

de inters general: es la que interesa tanto a los pblicos internos y externos de la entidad, grupos de inters y sociedad en general. 5. Toda la informacin registrada y sistematizada ser puesta a disposicin de los diversos pblicos a travs de los sistemas de informacin de la entidad y sus medios electrnicos. Lineamiento 2: confidencialidad de la informacin. La confidencialidad de la informacin tendr como fin asegurar el cumplimiento de los objetivos y la misin institucional y en ningn caso servir para obstaculizar la transparencia de la gestin de la entidad. Orientaciones: 1. Ser considerada como informacin confidencial o de carcter reservado toda aquella que pueda afectar el cumplimiento de los fines o el normal desarrollo de las acciones institucionales. 2. Un Protocolo de Confidencialidad aprobado por Resolucin Ministerial determinar las formas y los requisitos estndares para la clasificacin de la informacin confidencial o de carcter reservado, y establecer los plazos que regirn dicho estado de acuerdo al tipo de informacin del que se trate. 3. En ningn caso una informacin ser considerada confidencial al solo efecto del inters subjetivo o para beneficio propio. 4. Para salvaguardar el derecho a la informacin oportuna y veraz, el plazo de confidencialidad no podr exceder de 5 aos, coincidente con la duracin de cada mandato constitucional del Poder Ejecutivo, tras lo cual estas informaciones sern dadas a conocer a la sociedad en general o a los interesados particulares a travs de los medios organizacionales e institucionales, y medios masivos de comunicacin. 5. En cualquier caso, la informacin que sea considerada como confidencial o de carcter reservado deber ser clasificada como tal desde el momento de su produccin, a fin de garantizar que la misma no responda a ningn tipo de discrecionalidad y para evitar la clasificacin de la informacin de manera parcial, subjetiva o equivocada en perjuicio del acceso a la informacin pblica. 6. Ningn funcionario podr utilizar ni retener informacin de la institucin para la consecucin de fines personales o de grupos o sectores. 7. Si un funcionario revela o altera deliberada o inadvertidamente una informacin considerada confidencial, sin autorizacin previa, se expone a las sanciones previstas en la institucin y en la ley 8. Todo funcionario respetar los criterios establecidos para el manejo de informacin institucional, especialmente de aquella de carcter confidencial o reservado, manteniendo su condicin de funcionario, y por consiguiente respetando la confidencialidad de la informacin del MDI incluso en sus horas libres o fuera de las actividades institucionales. Lineamiento 3: Manejo de crisis. Ante una eventual crisis para la seguridad ciudadana o la gobernabilidad, se tendr una respuesta rpida conforme a un

4.e.

Plan de Comunicacin en Situacin de Riesgo, ya establecido para facilitar la labor informativa y reorientar para evitar rumores que puedan ocasionar reacciones adversas en la poblacin, definiendo claramente el diagnstico situacional, la utilizacin adecuada de recursos y la claridad en la informacin. Para ello se activar el Comit de Comunicacin de Riesgos, creada para tal circunstancia y conformada por los Vice Ministros, el Director General de Gabinete, el Director/a de Comunicaciones del Ministerio del Interior, el encargado/a de Comunicaciones la Direccin General de Migraciones, el Jefe del Departamento de Relaciones Pblicas de la Polica Nacional, que aplicar un manejo comunicacional que permita una rpida reaccin y la mitigacin del impacto de las mismas en la imagen de la entidad. Orientaciones: 1. Ante una situacin que amerite la declaracin de riesgo, el Ministro, los Vice Ministros y el Comandante de la Polica Nacional se reunirn y definirn si existen fundamentos para la declaracin de crisis. Si hay crisis convocar en forma inmediata al Comit de Comunicacin de Riesgos, los que se reunirn permanentemente durante toda la situacin de contingencia. El Comit de Comunicacin de Riesgos designar Vocero(s) Oficial(es), quien(es) ser(n) el/los nico(s) autorizado(s) para emitir informacin oficial y responder preguntas de los medios de comunicacin. En las ruedas y conferencias de prensa el/los vocero(s) designado(s) repetirn la informacin en mltiples formatos, comunicarn mensajes en funcin a diferentes estilos de aprendizaje y tendern siempre hacia la poblacin e Interaccin con Medios de Comunicacin, referentes, Instituciones pblicas, ONGs, etc. El Comit de Comunicacin de Riesgos evitar los vacos de informacin y comunicarn lo antes posible las acciones inmediatas que desarrollar la entidad para la solucin de la crisis. Para ello se establecer un Centro de Crisis que atienda el proceso de comunicacin y las necesidades para los grupos de inters las 24 horas del da, El Comit de Comunicacin de Riesgos establecer canales de comunicacin directa con los afectados y mantendr informados acerca de la situacin a los funcionarios de la entidad y a la comunidad. El Comit de Comunicacin de Riesgos elaborar un Plan de Accin para relanzar la imagen de la entidad apenas culmine la etapa activa de la crisis. El Comit de Comunicacin de Riesgos, monitorear el desarrollo del Plan de Accin y propondr acciones correctivas y/o de mejora de la comunicacin si fueren necesarios. Los funcionarios del Ministerio del Interior, la Direccin General de Migraciones y la Polica Nacional mantendrn en todo momento una actitud tranquila, amable y servicial. Una vez controlada la crisis, se informar a la ciudadana y al personal de las instituciones de inmediato la declaracin del levantamiento de crisis.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

2.2.

Poltica de Administracin de Medios: la comunicacin de la entidad se orientar a fortalecer los temas inherentes a la gobernabilidad y seguridad ciudadana ante la sociedad, fortalecer el conocimiento de los procesos institucionales y a la apropiacin de los mismos por parte de los funcionarios y el pblico en general, para lo cual se impulsar la utilizacin sistemtica de medios propios y de espacios en medios masivos de comunicacin. Lineamiento 1: Produccin de medios y contenidos institucionales. La produccin de medios y contenidos para su insercin en medios institucionales o en medios masivos de comunicacin apuntar a fortalecer el posicionamiento de la imagen e identidad de la entidad en el imaginario colectivo Orientaciones: 1. La produccin de medios y contenidos comunicativos contemplar los siguientes elementos: La uniformidad en la utilizacin de smbolos identificatorios del MDI. La uniformidad de criterios para la produccin de las publicaciones institucionales La utilizacin de mensajes y lenguajes adecuados al objetivo de la comunicacin. La participacin de funcionarios/as en la produccin.

Lineamiento 2: Medios Institucionales. Los medios institucionales utilizarn un lenguaje agradable, sencillo y de fcil comprensin, tratarn temas de actualidad y de inters general. Orientaciones: Todos los medios institucionales del MDI debern responder a la lnea editorial y de estilo institucional, a travs del trabajo conjunto de los responsables de cada rea de la entidad que produzca alguna pieza comunicativa o meditica y la Direccin de Comunicaciones, sea cual fuere su formato. - Lnea Editorial: Toda produccin de contenido comunicacional y/o meditico deber corresponder a la misin, la visin y los objetivos institucionales, colaborando en la generacin de confianza de la ciudadana hacia la gestin de la entidad, y estar orientada a contribuir a la transparencia de sus acciones. Toda comunicacin deber ser planificada a fin de lograr vinculacin e identificacin con el accionar institucional, apuntando a fortalecer los temas inherentes a la gobernabilidad y seguridad ciudadana en el imaginario colectivo con un carcter promocional y nunca publicitario en cada una de ellas. - Medios impresos: La produccin de materiales comunicacionales impresos ajustar sus contenidos a la lnea editorial, para lo cual los responsables de producir o de contratar a terceros para la produccin de los mismos

trabajarn de manera conjunta bajo la orientacin de la Direccin de Comunicaciones - Medios audiovisuales: La produccin de materiales comunicacionales en formatos audiovisuales (para radio y televisin, principalmente) ajustar sus contenidos a la lnea editorial, para lo cual los responsables de producir o de contratar a terceros para la produccin de los mismos trabajarn de manera conjunta con la Direccin de Comunicaciones en la elaboracin de guiones y otros elementos tcnicos necesarios. - Medios electrnicos Intranet: La Intranet es un medio con el cual es necesario familiarizar a los funcionarios buscando su incorporacin a la cultura de la entidad, para lo cual la misma ofrecer herramientas tiles y de conocimiento y acceso masivo para los funcionarios de la institucin, orientados a colaborar en la promocin del trabajo colaborativo, la construccin de visin compartida y el compromiso de los mismos con la institucin. La Direccin de Tecnologa y Comunicaciones conjuntamente con la Direccin de Comunicaciones disearn la intranet y sern responsables de la elaboracin, carga y actualizacin de los contenidos generales del medio. La administracin tcnica -soporte y funcionamiento- de la intranet estar a cargo de la Direccin de Tecnologa y Comunicaciones Cada rea de la entidad contar con un espacio de libre gestin de contenidos del cual sern totalmente responsables. La definicin de los contenidos se har conjuntamente con la Direccin de Comunicaciones. MDI Digital: el sitio web oficial del MDI ofrecer un diseo atractivo, funcionalidad de sus herramientas y canales de retroalimentacin, adems de informacin actualizada y de inters general acerca de todos los procesos institucionales, principalmente aquellas referentes al relacionamiento con organismos de control y sectores organizados de la sociedad civil, y a la rendicin de cuentas ante la sociedad acerca de las acciones institucionales. La Direccin de Tecnologa y Comunicaciones conjuntamente con la Direccin de Comunicaciones disearn el sitio web y sern responsables de la elaboracin, carga y actualizacin de los contenidos generales del medio. La administracin tcnica -soporte y funcionamiento- del sitio web estar a cargo de la Direccin de Tecnologa y Comunicaciones Cada rea de la entidad contar con un espacio de libre gestin de contenidos del cual sern totalmente responsables. La definicin de los

contenidos se har Comunicaciones.

conjuntamente

con

la

Direccin

de

- Materiales promocionales y campaas grficas Todos los materiales que sean elaborados en el marco de campaas promocionales o de difusin debern respetar las lneas grficas y de estilo. Para ello, se implementar el siguiente mecanismo, el cual propiciar el involucramiento y la creciente participacin de la Direccin de Comunicaciones en los procesos de produccin de dichos materiales: a. El equipo tcnico encargado de la elaboracin de los contenidos enviar dichos materiales a la Direccin de Comunicaciones para su revisin y ajustes. b. La Direccin de Comunicaciones, en un plazo no mayor a una semana, remitir sus sugerencias al equipo tcnico en cuanto a los ajustes que considere necesario realizar a dichos materiales. c. El equipo tcnico ajustar los contenidos teniendo en cuenta las sugerencias de la Direccin de Comunicaciones. d. La Direccin de Comunicaciones se encargar del diseo de las piezas comunicativas y de su impresin, siempre y cuando dichas tareas no hayan sido tercerizadas o concedidas a terceros a travs de contrato de prestacin de esos servicios. Lineamiento 3: Participacin institucional en medios masivos. La participacin del MDI en espacios en los medios masivos de comunicacin obedecer a criterios institucionales encaminados a fortalecer los temas de la gobernabilidad y la seguridad ciudadana frente a la ciudadana. Los criterios para los procesos de comunicacin respondern a principios y valores institucionales, y se tendrn en cuenta formatos adecuados para lograr efectividad en esos procesos comunicativos. Orientaciones: 1. Toda participacin del MDI en espacios en los medios de comunicacin tendr un carcter promocional y nunca publicitario. Se aprovecharn estos espacios para dar a conocer los resultados de la gestin, programas y proyectos de la entidad. 2. Para que los procesos de la entidad incorporen principios y valores institucionales, las acciones comunicativas tendrn en cuenta: La veracidad de la informacin La imparcialidad en el manejo de la informacin La equidad en la provisin y distribucin de la informacin El respeto a la fuente de informacin La oportunidad y pertinencia de la informacin Lineamiento 4: Relacin con directores de medios y formadores de opinin pblica, estar basada en la imparcialidad y equidad en el manejo y difusin de la informacin, y se desarrollar en el marco de la confianza, de la colaboracin

mutua y de la comunicacin bidireccional para promover el posicionamiento de la agenda institucional en la sociedad. Orientaciones: 1. La comunicacin con los directivos y formadores de opinin pblica se canalizar a travs de la Direccin de Comunicaciones. 2. Las informaciones a ser difundidas sern seleccionadas en base a criterios de oportunidad, inters colectivo y confidencialidad, definidos con anterioridad. 3. La Direccin de Comunicaciones asesorar a las diversas reas de la entidad sobre las estrategias, formatos y tiempos a ser utilizados en la elaboracin de materiales informativos. 4. Las diferentes reas de la entidad proveern a la Direccin de Comunicaciones las informaciones que requiere comunicar, o aquellas solicitadas por los medios masivos de comunicacin, en tiempo y forma oportunos. 5. La Direccin de Comunicaciones tendr la responsabilidad de ajustar la informacin provista por las diferentes reas de la entidad, segn criterios tcnicos de la comunicacin. Lineamiento 5: Instrumentos para la prctica del free press. La prctica del free press buscar posicionar los temas de inters prioritario y agendas del MDI, de acuerdo a los criterios establecidos en los lineamientos de participacin institucional en medios masivos de comunicacin. Los principales formatos a ser utilizados sern: o Conferencias de prensa o Entrevistas y reportajes o Boletines de prensa Orientaciones: 1. La Conferencia de prensa ser autorizada por la mxima autoridad ministerial y convocada por la Direccin de Comunicaciones, acorde a una agenda planificada de carcter proactivo, salvo casos de necesidad de comunicacin inmediata con la ciudadana, para lo cual se requerir de un tiempo de preparacin de al menos 24 horas. 2. Las entrevistas y reportajes podrn ser solicitados y autorizados por la mxima autoridad y/o por los directivos de las reas, y los temas que podrn ser tratados en las mismas debern ser netamente referentes a polticas de seguridad ciudadana o acciones de gobernabilidad, as como a la gestin de la entidad. 3. La Direccin de Comunicaciones ser responsable de la elaboracin de los boletines de prensa, as como de la gestin para su difusin. Lineamiento 6: Modelo de voceras institucionales. La vocera del MDI responder a los principios ticos y a la poltica de gestin y se orientar

principalmente a generar confianza en la relacin de la institucin con sus pblicos. Orientaciones: 1. La vocera institucional estar organizada y asistida tcnicamente por la Direccin de Comunicaciones, que establecer los criterios tcnicos para su manejo. 2. La mxima autoridad ministerial ser considerada el principal vocero institucional, y aquellos cargos directivos del nivel de Viceministerio y de Direccin General o Direccin implican la responsabilidad de oficiar de voceros tcnicos en temas que competan a su rea de competencia. 3. Los voceros institucionales se mantendrn actualizados acerca de las informaciones que la institucin decide difundir, y respetarn los criterios establecidos para la comunicacin con sus diversos pblicos.

Lineamiento 7: Monitoreo de medios de comunicacin. Se efectuar el seguimiento de la informacin emitida por los medios de prensa a los efectos de garantizar que la difusin se realice conforme al sentido y lenguaje establecido por las polticas de la Institucin. Orientaciones: 1. La Direccin de Comunicaciones ser la responsable del monitoreo de los medios de comunicacin radial, escrito y televisivo, sobre los temas que ataen a la Institucin. 2. El equipo de trabajo de la Unidad de Comunicacin Social, recopilar las publicaciones de los medios escritos, teniendo en cuenta las notas, entrevistas, comentarios sobre la institucin. 3. El Equipo de trabajo de la Unidad de Comunicacin Social, contar con un sistema de monitoreo de las emisiones radiales y televisivas diariamente en forma permanente. 4. Se compilar diariamente en forma impresa y digital, las informaciones referentes a la institucin. 5. Las informaciones compiladas referentes a la institucin se remitirn diariamente al Ministro, Vice Ministro, Asesores, Directores Generales y Directores. 6. El Equipo de trabajo de la Direccin de Comunicaciones, archivar cronolgicamente en forma impresa y digital, las publicaciones de la prensa escrita y las informaciones de la prensa radial y televisiva.

2.3.

Poltica de relacionamiento con grupos de inters: En su relacionamiento con los grupos de inters, el MDI promover el libre acceso a la informacin salvo en aquellos casos en los que sea considerada de carcter confidencial o reservado y dentro de los trminos estipulados para que permanezca en reserva, atendiendo a las caractersticas y necesidades especficas de cada grupo.

Lineamiento 1: Contratistas y Proveedores. La entidad garantizar a todos interesados la informacin necesaria y oportuna para los procesos de contratacin pblica, en igualdad de condiciones, as como la posibilidad de entablar una comunicacin fluida y abierta que permita mejorar los procedimientos de contratacin de bienes y servicios. Orientaciones: 1. La Direccin General de Administracin y Finanzas dar amplia difusin a las bases y condiciones establecidas en los procesos de contratacin de bienes y servicios, as como los resultados de dichos procesos. 2. La Direccin General de Administracin y Finanzas proveer a todos los interesados, en condiciones de igualdad, la informacin necesaria para la presentacin de propuestas. 3. La Direccin de Tecnologa y Comunicaciones mantendr actualizado el sitio web digital con informacin referente a procesos de contratacin en curso y finalizados. 4. Los responsables del Programa de tica Pblica, conjuntamente con la Direccin de Gabinete Tcnico, y con apoyo de la Direccin de Comunicaciones, promovern y difundirn la firma de pactos ticos con contratistas y proveedores como herramienta de transparencia y posicionamiento de la entidad.

Lineamiento 2: Ciudadana en general. Los procesos de comunicacin con la ciudadana se ajustarn a criterios de bidireccionalidad: Ciudadanos-Entidad y Entidad-Ciudadanos. Orientaciones: 1. Las reas de la entidad encargadas de la operativizacin de las polticas de Seguridad Ciudadana, as como de la Gestin de la Gobernabilidad propiciarn el involucramiento de sectores de la sociedad civil en el diseo de sus acciones, a travs de los canales habilitados por la institucin 2. La Direccin de Comunicaciones apoyar tcnicamente el despliegue de acciones comunicativas que faciliten y propicien la participacin de la ciudadana en la retroalimentacin de la planificacin institucional, a partir de la rendicin de cuentas. 3. Todos los aportes de los ciudadanos que sean incluidos en los procesos de planificacin institucional sern comunicados a los interesados, con el fin de generar mayores niveles de confianza y transparencia hacia la gestin de la entidad y mayores niveles de involucramiento de los actores sociales. 4. Peridicamente, la entidad realizar acciones que apunten a lograr mayores ndices de participacin e involucramiento de la sociedad en la gestin institucional, tales como Consultas Nacionales, convenios de trabajo conjunto y colaboracin con organizaciones de la sociedad civil, entre otras.

Lineamiento 3: Funcionarios. En el relacionamiento con sus funcionarios, la entidad privilegiar la aplicacin de criterios de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia, y asegurar la adecuada circulacin de informacin como insumo necesario para una buena gestin. Orientaciones: 1. La Direccin de Gestin del Talento Humano, conjuntamente con la Direccin de Comunicaciones, darn amplia difusin a los requisitos establecidos por la entidad para la seleccin, formacin, capacitacin, y promocin de los funcionarios. 2. El establecimiento de requisitos para la seleccin, formacin, capacitacin, y promocin de los funcionarios de la entidad ser responsabilidad de la Direccin de Gestin del Talento Humano. 3. La Direccin de Comunicaciones proporcionar el apoyo tcnico y el asesoramiento necesarios para la difusin de dichos criterios y de informacin referente a los objetivos, criterios y efectos derivados de los procesos de evaluacin del desempeo, en forma oportuna y masiva. 4. El Programa de Alineamiento Estratgico brindar a todos los funcionarios de la entidad los elementos necesarios e informacin suficiente para lograr la construccin de sentido de pertenencia, visin compartida y compromiso con la misin de la entidad. 5. El Programa de tica Pblica se encargar del desarrollo de acciones de carcter pedaggico y comunicacional para la difusin, sensibilizacin e incorporacin de los principios y valores ticos de la entidad en las prcticas institucionales de todos los funcionarios de la entidad.

Lineamiento 4: Otras Instituciones Pblicas. La entidad promover la coordinacin de acciones y cooperacin con otras instituciones pblicas, a fin de incrementar la calidad e integralidad de los servicios estatales, y a la vez se propiciar la ejecucin de acciones orientadas a facilitar y volver ms eficiente el intercambio de informacin clara, veraz y oportuna para la ejecucin de las acciones acordadas. Orientaciones: 1. La Direccin de Comunicaciones promover el relacionamiento continuo y la realizacin de acciones conjuntas con reas de comunicacin de otras instituciones pblicas, a fin de propiciar el intercambio de experiencias e informaciones. 2. La Direccin General de Gabinete, conjuntamente con la Direccin de Comunicaciones y la Secretara General de la entidad promovern el adecuado flujo de informacin estratgica y sobre la gestin para la ejecucin de acciones acordadas con otras instituciones pblicas, en el marco de la cooperacin interinstitucional. 3. La sistematizacin de las buenas prcticas del Ministerio estar orientada al aprendizaje organizacional, y su socializacin con otras entidades pblicas buscar contribuir a la modernizacin del Estado.

Lineamiento 5: rganos de Control. La entidad promover entre sus funcionarios el respeto a los bienes pblicos y su exclusiva utilizacin para los fines de la institucin como parte de los principios ticos que guan su accin, y asumir las consecuencias de sus acciones y omisiones, asegurando la aplicacin oportuna de las recomendaciones que puedan hacerse a su gestin. Orientaciones: 1. La entidad proporcionar a los rganos de Control toda la informacin requerida sobre la gestin institucional, en forma oportuna, completa y veraz. 2. Las recomendaciones efectuadas por los rganos de Control sern comunicados a la Mxima Autoridad y a las reas afectadas y aplicadas con oportunidad y diligencia, a fin de contribuir al mejoramiento continuo de la gestin de la entidad.

Lineamiento 6: Gremios Econmicos. La entidad propiciar e impulsar la creacin de espacios de discusin y concertacin orientados a lograr mayores niveles de cooperacin e involucramiento de los gremios econmicos en la planificacin y ejecucin de las acciones educativas que puedan ser de inters para ambos sectores. Orientaciones: 1. La entidad buscar lograr la colaboracin y participacin de los gremios econmicos en alianzas estratgicas basadas en la transparencia y la corresponsabilidad, a fin de que las acciones encaminadas a la seguridad ciudadana y la gobernabilidad incrementen su calidad e impacto social. Para ello la entidad propiciar la apertura de espacios permanentes de interlocucin y participacin de los gremios econmicos tanto en la planificacin como en la ejecucin de actividades del Ministerio.

Lineamiento 7: Gremios. La entidad impulsar la creacin de espacios de dilogo con los gremios a fin de generar vnculos tendientes a mejorar la interlocucin e involucramiento de estos en la gestin institucional. Orientaciones: 1. La alta directiva de la entidad, con el apoyo de la Secretara General, impulsarn el establecimiento de espacios permanentes de dilogo -rondas de consulta trimestrales, semestrales y anuales, mesas de trabajo peridicas y un cronograma de reuniones elaborado conjuntamente y de antemano- que propicien la participacin y colaboracin de los sindicatos y las asociaciones vinculadas a la seguridad interna para la definicin de acciones de la poltica pblica de seguridad ciudadana, as como en la formulacin y ajuste de planes y programas enfocados a esa rea.

2. La Direccin General de Gabinete y la Secretara General suministrarn en forma veraz y oportuna la informacin solicitada por los gremios que haga referencia a la gestin institucional. 3. Las reas administrativas de la entidad pondrn a disposicin de los gremios, de manera sistemtica, la informacin referente a los procesos administrativos y financieros de la entidad, considerando y respetando los criterios de confidencialidad, a fin de aumentar los niveles de transparencia y confianza hacia la gestin institucional. 3. Rendicin de Cuentas a la Sociedad La Rendicin de Cuentas a la Sociedad, entendida como instrumento fundamental de la transparencia con el ciudadano y el propio funcionario pblico, se sustenta en informacin clara, oportuna, veraz y suficiente sobre los procesos y resultados de la Entidad. El Ministerio del Interior desarrollar un Programa de Rendicin de Cuentas interna y externa que contribuya al cumplimiento de los objetivos institucionales, promueva el control ciudadano y garantice la transparencia y eficiencia en la utilizacin de los bienes pblicos. 3.1. Poltica de Adecuacin Institucional para la Rendicin de Cuentas a la Sociedad

Se conformar un Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas, con funcionarios representativos de todas las reas, que ser responsable de la elaboracin del informe de Rendicin de Cuentas. Lineamiento 1: Conformacin del Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas. Se conformar un Comit Tcnico representativo de todas las reas, que ser responsable del acopio, estructuracin, anlisis, interpretacin y tratamiento de la informacin, para elaborar el Informe de Rendicin de Cuentas que ser presentado a la ciudadana. Tambin se encargar de la capacitacin a la ciudadana y a los funcionarios. Orientaciones: 1. El Director de la Direccin General de Planificacin Estratgica en el mes de enero de cada ao propondr al gabinete la conformacin de un Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas que se encargar de analizar e interpretar la informacin y de elaborar el Informe de Rendicin de Cuentas para ser presentado en Audiencia Pblica a la Sociedad. El Comit estar liderado por el Ministro del Interior 2. El director de la Direccin General Estratgica incluir en la propuesta de Resolucin un grupo representativo de todas las reas y liderar la elaboracin del Informe de Rendicin de Cuentas. 3. Se incluir en la propuesta las funciones del Comit, la fecha tope de conclusin de la elaboracin del Informe de Rendicin de Cuentas y el mes de realizacin de la Audiencia Pblica para poner a conocimiento de la ciudadana los resultados de su gestin. 4. El Ministro verificar y aprobar la Resolucin de conformacin del Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas.

5. La Secretara General ser responsable del archivo del original y remitir copia de la Resolucin a los involucrados 3.2. Poltica de Estructuracin de la Informacin: La informacin sobre la gestin ser consolidada, estructurada, profundizada y documentada de manera suficiente para facilitar la toma de decisiones de la Alta Directiva respecto al enfoque que se le dar a la rendicin de cuentas. Lineamiento 1: Lectura y enfoque poltico de la informacin. El Ministro liderar el trabajo de decidir el enfoque que se le dar a la rendicin de cuentas, seleccionando los temas a ser tratados incluyendo tanto las metas de cumplimiento satisfactorio como aquellas que representan falencias o debilidades de la gestin institucional. Orientaciones: 1 El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas, analizar el Informe Ejecutivo remitido por la Direccin General de Planificacin Estratgica, en funcin a los resultados e impacto de la gestin, y centrndose en las metas sociales. 2. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas decidir, tras el anlisis realizado, el enfoque que se le dar a la rendicin de cuentas, de acuerdo a la coyuntura y a las necesidades de informacin que tiene la sociedad. 3. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas seleccionar los temas a ser tratados en las sesiones de rendicin de cuentas de acuerdo al enfoque decidido. Lineamiento 2: Obtencin y Consolidacin de la Informacin. La informacin sobre los resultados de la gestin ser aportada por los sistemas de informacin de la entidad y por el sistema de registro y organizacin de la informacin pblica, la cual ser consolidada para su posterior utilizacin en la rendicin de cuentas a la sociedad y al propio funcionario de la entidad. Orientaciones:

1. Semestralmente, cada rea e instancia ejecutora de programas de la entidad elaborar un documento consolidado parcial a travs del cual rendir cuentas de sus metas y objetivos, a modo de informe de gestin. 2. La Direccin General de Planificacin Estratgica tendr a su cargo la recepcin y recopilacin de todos los informes de gestin de las reas y programas de la entidad, as como el contraste de los mismos con la planificacin institucional, a fin de producir un informe ejecutivo de gestin de la entidad, el cual servir de insumo bsico para la rendicin de cuentas a la sociedad. 3. Los informes de gestin de las reas e instancias ejecutoras de programas sern remitidos a la Direccin General de Planificacin Estratgica 90 das antes de la fecha definida para la realizacin de la audiencia pblica de rendicin de cuentas a la sociedad.

4. La Direccin General de Planificacin Estratgica elaborar el informe consolidado de gestin de la entidad en un plazo no mayor a 15 das. Lineamiento 3: Seguimiento y documentacin de la Informacin. Partiendo de la informacin consolidada consignada en el informe de gestin de la entidad, se profundizarn y documentarn los temas para la rendicin de cuentas a fin de contar con informacin completa y suficiente para la realizacin del proceso. Orientaciones:

1. La Direccin General de Planificacin Estratgica identificar los temas que, a pesar de no estar incluidos en la planificacin anual de la entidad, pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos y las metas institucionales. 2. Cada tema se documentar de la manera ms clara y suficiente posible a fin de asegurar la pertinencia de la informacin a ser dada a conocer en los eventos de rendicin de cuentas. 3. Los temas imprevistos o no incluidos en la planificacin institucional sern consolidados juntamente con la informacin sobre la gestin, de manera semestral, y sern introducidos al informe ejecutivo de gestin de la entidad. 4. La informacin sobre la gestin referente a los procesos planificados sern profundizados y documentados siempre que los temas as lo requieran, y sern incluidos como anexos a los mismos en el informe ejecutivo de gestin de la entidad. 5. El proceso de documentacin y profundizacin de la informacin, cuyo resultado es el informe ejecutivo de gestin de la entidad, no se extender por ms de 15 das posteriores a la elaboracin del informe consolidado. Lineamiento: Reporte de la informacin al El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas: La informacin consolidada y documentada ser enviada al El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas de la entidad a fin de que la misma cuente con todos los datos para decidir el enfoque poltico que se le dar a la rendicin de cuentas. Orientaciones:

1. 60 das antes de la fecha marcada para la realizacin de la audiencia pblica de rendicin de cuentas, la Direccin General de Planificacin Estratgica contar con un Informe Ejecutivo de Gestin de la entidad que incluir toda la informacin consolidada y documentada disponible referente a la gestin institucional. 2. 60 das antes de la fecha marcada para la realizacin de la audiencia pblica de rendicin de cuentas, la Direccin General de Planificacin Estratgica contar con un documento redactado en lenguaje simple y coloquial sobre los datos consignados en el Informe Ejecutivo, y que servir para la realizacin de los materiales comunicacionales de apoyo a los eventos de rendicin de cuentas. 3. Ambos documentos se enviarn a la Direccin General de Gabinete y al Ministro, y el Gabinete a su vez remitir el segundo documento mencionado a la

Direccin de Comunicaciones para iniciar la produccin de los materiales comunicacionales de apoyo. 3.3. Poltica de Anlisis e Interpretacin de la informacin: La lectura e interpretacin de la informacin sobre la gestin de la entidad es el primer paso de carcter poltico para definir el enfoque que se le dar a la rendicin de cuentas. Est liderado por el directivo de mayor nivel jerrquico y apoyado por el Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas, y se enfoca en las metas sociales, su cumplimiento e impacto. Lineamiento 1: Planificacin y Priorizacin de los temas. La informacin se organizar en funcin a los objetivos y a las metas institucionales de acuerdo a los temas y al enfoque seleccionado por la alta directiva, para facilitar la comprensin de lo tratado en las sesiones de rendicin de cuentas. Orientaciones:

1. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas de la entidad priorizar los temas a ser tratados de acuerdo a la importancia que se les confiera y teniendo en cuenta la coyuntura y el cumplimiento e impacto de las metas sociales de la institucin. 2. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas de la entidad elaborar un plan en el cual se describir el orden en el que se desarrollarn los temas en las sesiones de rendicin de cuentas, as como los responsables de hacerlo. 3. El documento resultante de las sesiones de trabajo del Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas ser enviado a la Direccin de Comunicaciones para la produccin de los materiales necesarios para la audiencia pblica de rendicin de cuentas 3.4. Poltica de Realizacin de los Eventos de Rendicin de Cuentas: Los eventos de Rendicin de Cuentas a la sociedad se realizarn una vez al ao en sesiones dirigidas a pblicos especficos, y buscarn fomentar la participacin y el involucramiento de los funcionarios y la sociedad en el quehacer institucional, generar confianza y transparentar la gestin de la entidad. Lineamiento 1: Produccin de materiales comunicacionales. La Direccin de Comunicaciones producir los materiales comunicacionales que servirn de apoyo a los contenidos a desarrollarse en las sesiones de rendicin de cuentas. Orientaciones:

1. La Direccin de Comunicaciones producir el documento que resume la informacin a ser socializada en la rendicin de cuentas. El informe ser elaborado en un lenguaje acorde al pblico convocado y a los voceros de la entidad, y ser presentado a ms tardar 40 das antes de la audiencia pblica de rendicin de cuentas a la ciudadana. 2. La Direccin de Comunicaciones elaborar los materiales y piezas comunicacionales a ser utilizados en los eventos de rendicin de cuentas a la ciudadana (presentaciones, videos, boletines, folletos, gacetillas, trpticos, dpticos, etc.) a partir de insumos como el documento anexo al Informe Ejecutivo

de la Direccin General de Planificacin Estratgica y la planificacin, priorizacin y organizacin de los temas realizada por la alta directiva. Lineamiento 2: Rendicin de Cuentas a la ciudadana. El MDI realizar una Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la ciudadana con lo que se buscar propiciar la participacin y el involucramiento de la sociedad en la planeacin y gestin institucional, con el fin de generar confianza, legitimar los procesos institucionales ante los actores sociales y lograr su apoyo a favor de la seguridad ciudadana. Orientaciones:

1. La Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la Sociedad se realizar una vez al ao, en una sesin para la cual la Direccin General de Gabinete convocar a representantes de organizaciones de la sociedad civil, grupos de inters identificados con el quehacer de la entidad y formadores de opinin pblica. 2. La informacin acerca de la Rendicin de Cuentas estar disponible en los medios electrnicos de la entidad, a fin de que el ciudadano comn tambin pueda acceder libremente a ella, asistir en su propia representacin y participar de las Audiencias Pblicas. Lineamiento 3: Diseo y elaboracin del Reglamento de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas Se disear y elaborar el Reglamento de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas, que normar las acciones en la Audiencia Pblica y se convertir en herramienta fundamental para el adecuado desarrollo de la misma. Orientaciones:

1. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas, disear y elaborar el Reglamento de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas. 2. Se considerarn en el Reglamento las normativas y reglas bsicas para el desarrollo de la sesin. 3. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas remitir el Reglamento al Ministro para su aprobacin. 4. El Lder del proceso de Rendicin de Cuentas, solicitar la impresin y designar un responsable para la recepcin y guarda del reglamento impreso, hasta que corresponda la entrega en Audiencia Pblica. Lineamiento 4: Capacitacin de los Interlocutores de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas Se lanzarn campaas de capacitacin a los funcionarios y a la ciudadana para prepararlos sobre los alcances de la Rendicin de Cuentas. Orientaciones:

1. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas realizar el diseo pedaggico del Mdulo de Capacitacin que contemplar: La Filosofa de Enfoque de

Rendicin de Cuentas, La Metodologa de Rendicin de Cuentas y el Reglamento de las Audiencias Pblicas. 2. La Direccin de Comunicaciones realizar el diseo grfico y editorial del mdulo de capacitacin para que sea atractivo y est presentado en un lenguaje comunicativo accesible para que sea comprendido fcilmente por el ciudadano y el funcionario. 3. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas- Area de Capacitacin, se encargar de capacitar sobre los alcances de la Rendicin de Cuentas, a los Directivos, funcionarios y a los actores sociales que participarn de la Audiencia Pblica. 4. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas podr acudir a espacios radiales y televisivos con objetivo social, para promocionar el evento. Lineamiento 5: Organizacin Logstica de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas Se realizar la organizacin logstica de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas, que ser responsabilidad del Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas. Orientaciones:

1. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas, ser responsable de la organizacin logstica de la Audiencia Pblica: determinar el lugar donde se realizarn las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas, establecern la fecha y el tiempo de duracin. 2. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas deber prever el nmero de personas que asistir a la Audiencia Pblica. 3. El Comit Tcnico de Rendicin de cuentas deber establecer las necesidades de suministros (refrigerio, telfono, computador, pantalla, video, grabadora, papelera, etc.) para el adecuado desarrollo de la Audiencia. Lineamiento 6: Invitacin a Organizaciones de la Sociedad Civil. Se invitar a la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a las Organizaciones de la Sociedad Civil. Orientaciones:

1. La Direccin General de Gabinete invitar a una cantidad representativa de organizaciones de la sociedad civil, registradas en la base de datos. 2. La Direccin General de Gabinete redactar y remitir una nota invitacin y acompaar una copia impresa o en medio magntico del informe de rendicin de cuentas, el Reglamento de la Audiencia Pblica y el Formato para la inscripcin de propuestas.

Lineamiento 6: Realizacin de la Audiencia Pblica de Rendicin De Cuentas Se realizar la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas, en lugar y hora sealados y segn lo establece el Reglamento de Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas.

Orientaciones: 1. Un funcionario designado por la Direccin de Comunicaciones, distribuir a los participantes de la Audiencia Pblica, copias del Informe de Rendicin de Cuentas de publicacin anual, Reglamento de Audiencia Pblica, juntamente con un formato para sistematizar su participacin, agrupar las intervenciones y darle un orden a las explicaciones. El Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas designar un moderador, para administrar los tiempos y coordinar las intervenciones. El Ministro del Interior realizar la apertura de la Audiencia Pblica y presentar el Informe de Rendicin de Cuentas. Los ciudadanos participantes de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas, podrn presentar sugerencias, observaciones u objeciones a la informacin incluida en el Informe de Rendicin de Cuentas, en el mismo acto, por Correo Electrnico o por medio del buzn de quejas y sugerencias habilitadas en la sede del evento para ese fin. Un Funcionario designado por la Direccin de Comunicaciones, recoger durante la realizacin de la audiencia, los formatos de participacin completados con las propuestas y los entregar al Comit Tcnico de Rendicin de Cuentas, para que se organice segn temas y pueda la institucin darle un orden a las explicaciones. El Ministro del Interior podr responder en el mismo acto y/o a travs de la pgina Web a las inquietudes ciudadanas que le fueron planteadas. El lder de Rendicin de Cuentas presentar las conclusiones de la Audiencia Pblica y dar por terminado el acto. La Rendicin de cuentas podr tambin ser difundida por los medios masivos de comunicacin, as como a travs de otros medios de la SICOM, pero en todos los casos estar orientada a la participacin directa de organizaciones sociales y ciudadanas

2. 3.
4.

5.

6. 7. 8.

Lineamiento 7: Retroalimentacin a la planificacin institucional a partir de los resultados de la Rendicin de Cuentas. La Rendicin de Cuentas a la Sociedad servir como insumo para los procesos de planificacin y mejoramiento de la gestin institucional, promoviendo la transparencia a travs de la creacin de vnculos con el funcionario pblico y la sociedad. Orientaciones: 1. Las respuestas de los pblicos internos y externos hacia la Rendicin de Cuentas, luego de su sistematizacin, sern incluidas como insumos bsicos para la planeacin institucional, retroalimentndola con los aportes de la ciudadana y de los funcionarios de la entidad, a fin de orientar las acciones y los procesos hacia las necesidades por ellos expresadas, y como gua para las siguientes Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas. 2. Todo el proceso de Rendicin de Cuentas ser debidamente documentado, de modo a garantizar el registro de todos los comentarios y aportes de los pblicos a los cuales fueron presentados. La Direccin de Gabinete

3.

4.

5.

6.

7.

Tcnico documentar las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas y sistematizar la documentacin que resulte del mismo. El documento resultante y sistematizado de las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas ser distribuido a cada dependencia de la entidad, y de igual manera, a cada institucin u organizacin participante. La administracin de los medios electrnicos de la entidad habilitar un espacio a travs del cual la sociedad podr retroalimentar los eventos de rendicin de cuentas, por medio de encuestas, formularios con cuestionarios con opciones mltiples y buzones electrnicos para la recepcin de comentarios y sugerencias. Asimismo, el Centro de Reclamos Ciudadanos habilitar sus canales de retroalimentacin para recibir las respuestas del funcionario y de la sociedad a la rendicin de cuentas. Este periodo de retroalimentacin no podr superar los 60 das consecutivos. La Direccin de Gabinete Tcnico remitir a la Direccin General de Planificacin Estratgica las sistematizaciones resultantes de los eventos de rendicin de cuentas y la informacin recabada y sistematizada durante el periodo de retroalimentacin de la ciudadana a la rendicin de cuentas. La Direccin General de Planificacin Estratgica estudiar, conjuntamente con las reas involucradas, la posibilidad de incorporar en la planificacin institucional las inquietudes, opiniones y los puntos de vista de la ciudadana, previo anlisis de su factibilidad de ejecucin. La Direccin General de Planificacin Estratgica elaborar los informes necesarios que servirn de insumo a la Direccin de Comunicaciones para comunicar a los funcionarios y a la sociedad acerca de sus aportes incluidos en la planeacin institucional, a fin de que pueda dimensionarse los alcances de la participacin ciudadana en las acciones y en los procesos de la entidad.