Control o Inter No Empres As 19122004

TTULO
O Controlo Interno nas Empresas

Autor:
Russo, Joo: Mestre em Contabilidade e Finanas pela Faculdade de Economia da
Universidade de Coimbra. T.O.C. n28091, gestor de empresas. Trav. Dr. Primitivo
Lopes Lt.3, 2410-162 Leiria, Tel: 244836651; joaorustil@sapo.pt.

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O Controlo Interno nas Empresas

1. INTRODUO

A partir da anlise do conceito Controlo Interno no mbito da Auditoria e da
explicao das diferentes perspectivas do Auditor Interno e do Auditor Externo (das
Demonstraes Financeiras), so apresentados neste artigo, caractersticas, objectivos,
vantagens e fraquezas, procedimentos e medidas de Controlo Interno, bem como
diversas consideraes acerca da sua importncia e utilidade na boa gesto das empresas.
Atravs dos elementos apresentados, analisar-sede que forma a implementao
de um bom Sistema de Controlo Interno acrescenta valor aos negcios das empresas.

2. O CONTROLO INTERNO NAS EMPRESAS

2.1.Conceito e Importncia do Controlo Interno

O Controlo Interno uma consequncia do crescimento das empresas. A sua
importncia aumentou significativamente com a globalizao dos mercados e a
intensificao da concorrncia entre empresas, obrigando-as a melhorar e aperfeioar os
processos de gesto dos seus negcios, de forma a poderem sobreviver em mercados
cada vez mais exigentes.
Os novos cenrios de competitividade exigem maior capacidade de adaptao s
mudanas rpidas que se processam nos mercados, obrigando muitas vezes a ajustes que
alteram as estruturas organizacionais, as normas e procedimentos, as maneiras de agir e
os sistemas de informao das empresas.
Estas alteraes afectam a eficincia dos seus sistemas internos de controlo, o que
obriga a rev-los e a prestar-lhes uma ateno permanente.
Uma das ferramentas que as empresas devem utilizar para controlarem e gerirem
melhor as suas actividades e os seus activos , precisamente, o Controlo Interno.
Entende-se por Controlo Interno como o conjunto de normas, procedimentos,
instrumentos e aces, usados de forma sistemtica pelas empresas/organizaes

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nos seus sistemas de processamento de transaces e sistema contabilstico, que
devem ser permanentemente ajustados para assegurar:
O cumprimento das normas legais e regulamentos internos.
A proteco dos Activos e da informao.
A economicidade, eficincia e eficcia de gesto.
A adequada contabilizao e divulgao das operaes e da situao
econmica e financeira.
O Controlo Interno deve garantir a eficincia operacional e permitir a melhoria
dos processos empresariais e dos seus resultados. Acompanhando a permanente
adaptao da empresa s mudanas ocorridas no seu meio ambiente, o Controlo Interno
assegura a sua funo.
A importncia do Controlo Interno traduz-se nos seguintes aspectos:
Quanto maior a empresa, mais complexa tende a ser a organizao da sua
estrutura administrativa e funcional. Para o controlo eficiente das transaces a
administrao necessita de informaes, relatrios e anlises concisas, em tempo
til e fiveis, que reflictam a situao da empresa.
Como responsvel pela salvaguarda dos activos da empresa, a
Administrao/Gerncia deve facilitar a criao de um sistema de Controlo
Interno adequado s necessidades da sua organizao.
Um Sistema de Controlo Interno eficiente a melhor medida de preveno contra
falhas humanas propositadas (de fraude ou irresponsabilidade) e involuntrias.
Como tal, deve prever rotinas de verificao e reviso que reduzam a
possibilidade de erros ou de manipulaes encobertas, aumentando assim a
fiabilidade das informaes recebidas pela Administrao.

2.2. O Controlo Interno na ptica da Auditoria Interna

Segundo a definio do Institute of Internal Auditors, a Auditoria Interna uma
actividade independente, de segurana objectiva e de consultoria, destinada a
acrescentar valor e a melhorar as operaes das organizaes.
O objectivo da Auditoria Interna o de auxiliar os membros do rgo de gesto
no desempenho eficaz das suas responsabilidades, devendo debruar-se sobre a
avaliao da adequao e eficincia do Sistema de Controlo Interno da

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organizao. Para que tal possa ser realizado, os auditores internos devem exercer as
suas funes de forma independente e objectiva dentro das organizaes. Os auditores
internos devero ser considerados como um elemento do staff da
Administrao/Gerncia, dependendo desta directamente, considerando-se aceitvel que
o rgo de Gesto lhes d uma orientao geral quanto ao trabalho a desenvolver.
Os auditores internos devem actuar no contexto de cada um dos cinco objectivos do
Controlo Interno, visando assegurar:
1) A confiana e integridade da informao, atravs da anlise e avaliao dos
sistemas de informao para a gesto e, quando necessrio, assegurarem-se que
os registos e relatrios financeiros e operacionais contm informao adequada,
segura, oportuna, completa e til, assim como certificarem-se de que os
controlos sobre os registos e relatrios so adequados e eficazes.
2) O cumprimento das polticas, planos, procedimentos e legislao aplicvel
Sendo da responsabilidade do rgo de Gesto a implementao de sistemas
que assegurem o cumprimento destes requisitos, cabe aos Auditores Internos a
responsabilidade de avaliar a adequao e eficcia dos mesmos e se as
actividades auditadas esto ou no a cumprir com os requisitos apropriados.
3) A custdia dos activos - os auditores internos devem rever os meios utilizados
para salvaguardar os activos de vrios tipos de prejuzos, tais como o furto ou o
incndio. Assim, e quando necessrio, os auditores internos devem, entre outros
procedimentos de auditoria, efectuar inspeces fsicas dos activos.
4) A utilizao econmica e eficiente dos recursos os Auditores Internos devem
ainda ter a responsabilidade de verificar se na utilizao dos recursos postos
disposio do rgo de gesto (que so limitados), foram estabelecidos padres
operacionais que possam medir a sua economicidade e eficincia, se os ditos
padres operacionais so compreensveis e se so cumpridos, se os desvios em
relao aos mesmos esto identificados, analisados e comunicados queles que
tm a responsabilidade de tomar aces correctivas e se essas aces correctivas
so realizadas.
5) A realizao dos objectivos e metas estabelecidas para as operaes ou
programas - Os auditores internos devem assegurar-se se os objectivos e metas
definidos pelo rgo de gesto esto de acordo com os da empresa e se esto ou
no a ser atingidos. Podero ainda colaborar com os gestores encarregues de
estabelecer esses objectivos, metas e sistemas, verificando se os seus

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pressupostos de base so apropriados, se a informao utilizada relevante,
oportuna e precisa, e se so estabelecidos controlos adequados para as operaes
e programas definidos.

2.3. O Controlo Interno na ptica da Auditoria Externa

O Sistema de Controlo Interno de grande utilidade no s para a Auditoria
Interna, mas tambm para o trabalho da Auditoria Financeira ou Externa.
O objectivo da Auditoria Externa no se confunde com o da Auditoria Interna na
medida em que o primeiro, segundo a definio do IFAC, visa permitir ao auditor
expressar uma opinio sobre se as demonstraes financeiras esto preparadas, em
todos os aspectos significativos, de acordo com uma estrutura identificada de
relato financeiro.
A avaliao do Sistema de Controlo Interno (SCI) existente numa
empresa/organizao a base do trabalho do Auditor Financeiro, a partir do qual este
estabelece a extenso dos procedimentos de auditoria a realizar e o momento da
sua aplicao, efectuando recomendaes aos responsveis sobre as deficincias
detectadas e a sua eliminao. Se a avaliao confirmar que o Sistema adequado,
haver uma reduo no nmero e na extenso dos testes, por haver uma maior confiana
quanto exactido dos registos contabilsticos e veracidade dos documentos e
informaes. Se o Sistema tiver fraquezas ser preciso intensificar os testes.
Apesar de prosseguirem objectivos diferentes, existe complementaridade entre
Auditoria Interna e Externa, na medida em que a existncia da primeira vem dar maior
segurana ao Auditor Externo, a qual ser confirmada (ou no) pelos testes prvios a
que este ter de proceder para determinar o nvel de confiana que o Sistema de
Controlo Interno lhe merece. Essa confiana imprescindvel ao auditor das
demonstraes financeiras como guia para aferir a quantidade de comprovaes, visto
no ser vivel examinar todas as transaces.
Nesta perspectiva, o auditor financeiro examinar, sem ideias preconcebidas, os
procedimentos em vigor na empresa e os elementos fornecidos pela
Administrao/Gerncia, para julgar a sua exactido e determinar o grau de pormenor a
observar na execuo do exame. O auditor financeiro dever tambm certificar-se do
empenho efectivo da Administrao/Gerncia para que o SCI seja operacional e

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eficiente. Podemos assim concluir que a reviso e avaliao final do sistema de controlo
interno (SCI), pelo auditor financeiro, tem por fim o seguinte:
Identificar os pontos fortes e fracos da empresa, para decidir sobre o mbito da
sua actuao e estabelecer o programa de controlo das contas.
Determinar se ele suficiente como base para exprimir a sua opinio sobre as
demonstraes financeiras.
Servir de base como meio de prova da ineficincia ou solidez das operaes
desenvolvidas e como guia da quantidade de trabalho e respectivo detalhe.

2.4. Tipos de Controlo Interno

O A.I.C.P.A. (American Institute of Certified Public Accountants) caracteriza o
Controlo Interno em sentido lato, em dois TIPOS de CONTROLO:
1) Controlo Interno Contabilstico compreende o plano da organizao, os registos e
procedimentos relativos salvaguarda dos activos e confiana que inspiram os
registos contabilsticos, que proporcionem uma razovel certeza de que:
As transaces so executadas de acordo com uma autorizao geral ou
especfica do rgo de Gesto.
As transaces so registadas de modo a manterem o controlo sobre os activos e
permitirem a preparao de Demonstraes Financeiras em conformidade com os
Princpios Contabilsticos Geralmente Aceites ou outros critrios tambm
aplicveis.
O acesso aos activos apenas permitido de acordo com autorizao do rgo de
Gesto.
Os registos contabilsticos dos activos so periodicamente comparados com esses
mesmos activos, sendo tomadas aces apropriadas sempre que se encontrem
quaisquer diferenas.
De um modo geral, o controlo contabilstico traduz-se em:
Segregao de funes independncia entre funes de execuo,
contabilizao e de direco dos activos patrimoniais.
Sistema de autorizao mtodo de aprovaes para controlo das operaes
de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos.

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Sistema de registo de classificao de dados de acordo com uma estrutura
formal de contas.
Este controlo o primeiro a merecer a ateno dos auditores interno e externo.
2) Controlo Interno Administrativo engloba o plano de organizao e os
procedimentos e registos que se relacionam com os processos de deciso e que
conduzem autorizao das transaces pelo rgo de Gesto. Esta autorizao est
associada capacidade de alcanar os objectivos da organizao e o ponto de partida
para o Controlo Interno Contabilstico sobre as transaces.
Para existir controlo administrativo necessrio:
Pessoal qualificado.
Normas para cumprimento dos deveres e funes.

2.5. Princpios Fundamentais de Controlo Interno

O Sistema de Controlo Interno deve seguir um conjunto de princpios bsicos e
medidas, de forma a estar alinhado com os objectivos do rgo de Gesto:
a) Definio de autoridade e delegao de responsabilidades:
A autoridade deve ser delegada de acordo com a orientao do rgo de
gesto. Quando no existe uma clara delegao de autoridade, o Controlo
ineficiente.
As transaces devem ser realizadas mediante autorizao directa da
Administrao/Gerncia ou da Direco a quem aquela tenha delegado esse
poder. o rgo de gesto que define as condies em que se executam as
transaces.
As instrues devem ser feitas por escrito: as empresas devem ter manuais de
normas, procedimentos e instrues operacionais escritos para evitar os erros
de execuo e garantir a qualidade dos processos.
b) Segregao, separao ou diviso de funes:
A execuo das transaces (funo operacional) deve estar separada dos
respectivos registos contabilsticos (funo contabilstica), isto , um
empregado no deve ter ao mesmo tempo o controlo fsico das transaces
e/ou dos activos e o seu registo. A segregao de funes deve fazer-se no s
entre Seces como entre empregados da mesma Seco. Mesmo com
sistemas informatizados, em que a introduo dos dados nos sistemas

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operacionais e de informao feita pelo departamento que realiza as
transaces, o controlo do registo contabilstico da responsabilidade da rea
de Contabilidade.
Nenhum empregado da empresa deve ter sob o seu controlo todo o ciclo de
uma operao/transaco comercial. As operaes devem ser organizadas de
modo a que pelo menos duas ou mais pessoas ou reas participem das
transaces, de modo a que o trabalho de um seja a prova do trabalho do
outro, o que permite aumentar a eficincia das operaes e localizar
rapidamente os erros (intencionais ou involuntrios).
Deve haver rotao entre empregados na execuo de determinadas tarefas,
para reduzir a possibilidade de ocorrncia de fraudes, aumentar o estmulo de
inovao e de aplicao de novos mtodos e processos, aumentar a
qualificao tcnica e profissional dos empregados e eliminar a dependncia
de especialistas que reservam o saber todo para si.
Todos os empregados devem ausentar-se das suas funes nos perodos de
frias determinados: alm de tal ser necessrio para reposio de energias e
evitar que mais tarde em caso de sada da empresa o trabalhador exija as
frias no gozadas, a sada para frias torna mais difcil o encobrimento de
erros e fraudes porventura cometidos por esse empregado.
c) O controlo das operaes:
A sequncia Autorizao/Aprovao/Execuo/Registo/Custdia, deve ser
respeitada. Por exemplo, numa operao de Venda a Crdito, a sequncia a
seguinte:
-Autorizao: rgo de Gesto.
-Aprovao da venda: Dir.Administrativo-Financeiro / Dir.Comercial.
-Execuo da venda: Seces de Facturao e Expedio.
-Registo da venda: Seco de Contabilidade.
-Custdia do Activo resultante da venda: Seco de Tesouraria guarda um
exemplar da Factura/Recibo at data de vencimento, para se proceder respectiva
cobrana.
d) Os meios electrnicos/informticos de registo automtico das transaces (a
conservao da informao):

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Devem ser privilegiados uma vez que permitem a realizao e registo
simultneo de vrias operaes e aumentam consideravelmente a eficincia
do controlo das mesmas.
e) A numerao sequencial e tipogrfica/informtica:
A numerao sequencial tipogrfica/informtica deve obrigatoriamente ser
utilizada em todos os documentos (Facturas, Recibos, Ordens de Compra,
Guias de Entrada, Listas ou Tales de contagem...), para permitir detectar
quaisquer utilizaes menos apropriadas dos mesmos.
Um documento que seja anulado no deve ser destrudo mas sim arquivado
como prova da sua no utilizao.
O controlo numrico de todos os documentos impressos, informtica ou
tipograficamente, devem assegurar a sua entrada ao servio sequencialmente.
f) A utilizao de provas e conferncias independentes:
Permitem actuar sobre o Sistema de Controlo implementado e sobre o
trabalho de cada empregado, de forma a minimizar as falhas/erros.
necessrio utilizar provas independentes para comprovar que as operaes
esto registadas de forma adequada, verificando se as transaces registadas
na Contabilidade correspondem s existentes nos sistemas operacionais das
diversas reas da empresa e se esto documentadas.
g) Seleco e adequao dos empregados s funes:
Todos os empregados, especialmente os das actividades de controlo devem
ser cuidadosamente seleccionados (avaliando o seu perfil e as
referncias/currculo apresentado) e treinados (para se obter maior eficincia
operacional e a racionalizao de custos).
Os empregados responsveis pela custdia de valores em numerrio e outros
activos (cheques...) devem ter seguros e estar informados que esses seguros
s sero accionados e daro lugar a indemnizao depois da empresa
comunicar s autoridades policiais a ocorrncia de desvios ou
desaparecimento de valores e forem apuradas as devidas responsabilidades. O
objectivo, neste caso, ser o de proteger os activos da empresa e inibir as
aces danosas contra o patrimnio.

2.6. O ambiente em que se exerce o Controlo Interno


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O ambiente de controlo representa a atitude geral, a consciencializao e as
aces do rgo de Gesto a respeito do seu Sistema de Controlo Interno, que
determinam a importncia deste na empresa e influenciam a conscincia de controlo dos
seus colaboradores. Propicia o clima no qual os empregados desempenham as suas
actividades e assumem a responsabilidade pelo exerccio do controlo.
Em suma, a eficcia do controlo interno depende de:
I. Importncia que a Administrao atribui ao controlo interno.
II. Organizao e estrutura da empresa.
Quanto ao ponto I., o exerccio da actividade de controlo ser tanto mais
compreendido e prosseguido pelas chefias e empregados quanto maior for a relevncia
que os administradores atribuam a essa actividade. Essa atitude da Administrao
traduzir-se- no seguinte:
Filosofia da direco e estilo operacional ao agir de modo tico e honesto a
Direco estimula o mesmo comportamento nos seus empregados. Ao
demonstrar averso pelo controlo e pelo rigor, influencia negativamente a atitude
dos seus colaboradores.
Formas de delegao de autoridade esta deve ser formalmente estabelecida,
bem como as relaes hierrquicas, a especializao e a cultura existentes na
empresa, recorrendo formalizao em procedimentos escritos. Contudo, nas
pequenas organizaes estas realidades so mais informais, dada a proximidade
do proprietrio das actividades da empresa.
Formas de controlo de gesto mantm a Administrao/Gerncia informada
sobre se as aces ocorreram de acordo com os planos estabelecidos e reforam o
controlo interno, porque relevam a sua importncia e detectam os erros.
Utilizao da auditoria interna e/ou externa o recurso aos auditores para
verificarem e certificarem os ciclos, os mtodos, os processos, os sistemas,
refora a eficincia das polticas e procedimentos estabelecidos.
Quanto ao ponto II., de referir que nas empresas de menor dimenso possvel
obter um adequado ambiente de controlo recorrendo a um sistema contabilstico e
controlos sobre certas operaes e activos, de modo simplificado
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. J numa mdia ou
grande empresa, pela sua maior complexidade organizativa, so necessrias formas mais

1
As PME podem no dispor de muitos controlos formais e escritos, mas, em alternativa, podem
desenvolver uma cultura que reforce a importncia do comportamento tico atravs da comunicao oral
e pelo exemplo da Direco e do(s) Gestor(es).

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sofisticadas de controlo, nomeadamente uma organizao formal da empresa que defina
uma adequada delegao de autoridade, baseada nos seguintes elementos:
Estrutura organizacional h que definir claramente e atribuir a autoridade
adequada aos responsveis pela gesto da empresa (direces, chefias) para
efeitos de planeamento, execuo e controlo das transaces.
Metodologia de desenvolvimento / aquisio de sistemas as polticas e
procedimentos so exercidas atravs de sistemas operacionais e de informao.
Nas actividades comuns a todas as empresas (contabilidade, facturao,
recebimentos, pagamentos...) podero ser suficientes os sistemas adquiridos a
terceiros (fornecedores de software). No caso de actividades especficas da
empresa os sistemas podero ser desenvolvidos pela empresa. A escolha da
melhor opo ter de ter em conta a importncia das necessidades em causa, a
adequao das solues escolhidas, o volume das operaes, a perspectiva de
crescimento das actividades, a relao custo / benefcio e os aspectos de
segurana dos sistemas.
Polticas e prticas de recursos humanos adoptadas a motivao, a formao e a
competncia dos recursos humanos, influencia positivamente a eficcia do
sistema de controlo interno. Empregados incompetentes, mal formados, com
fraca experincia profissional, insatisfeitos ou desmotivados tendem a
desenvolver trabalho de menor qualidade, com baixo desempenho. Empregados
mal intencionados que procuram fraquezas na organizao tendero, se lhes for
facilitado, a procurar formas de concretizar a fraude.

2.7. Os Procedimentos do Controlo Interno

Os procedimentos do controlo interno englobam as polticas e procedimentos
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que ajudam a assegurar que as directivas da gesto so executadas.
Estes visam assegurar os seguintes aspectos:
Autorizao e Validao das transaces de acordo com as normas definidas
pelo rgo de Gesto.

2
Consistem em anlises de desempenho, processamentos da informao, controlos fsicos e na
segregao de funes.


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Totalidade, isto , assegurar que todas as transaces esto reflectidas nas
Demonstraes Financeiras.
Registo adequado das transaces de acordo com os princpios contabilsticos.
Salvaguarda/proteco dos Activos e da Informao.
Reconciliao, que visa assegurar a execuo de operaes de controlo e
deteco entre os dados reais e os registados.
Nas PME, devido sua dimenso reduzida, os procedimentos de controlo a
implementar podero ser menos formais do que nas grandes empresas, na medida em que
os controlos sejam assegurados atravs da aco directa dos responsveis da gesto.

2.8. A Contabilidade como instrumento de Controlo Interno

A contabilidade como instrumento de registo e de informao sistemtica,
normalizada, objectiva, sobre as transaces, bens, direitos e obrigaes resultantes da
actividade empresarial, constitui um elemento importantssimo para o funcionamento do
controlo interno.
Desde logo, o facto da contabilidade registar todas as transaces que as vrias
reas da empresa executam, permite o exerccio da sua fiscalizao atravs da
certificao de que as rotinas e procedimentos estabelecidos foram respeitados. Tem
ainda a grande vantagem de permitir que as transaces (atravs do seu registo) sejam
controladas de forma independente das reas e empregados que as realizaram. Como
exemplo, temos as seguintes formas de controlo na contabilidade:
A existncia de datas limite de encerramento contabilstico mensal incentiva
as vrias reas da empresa a estabelecerem prazos para fornecerem informao
contabilidade, respeitando os prazos determinados pela Administrao/Gerncia.
Registo e classificao das transaces de acordo com os princpios e planos
contabilsticos - quanto mais completos e correctos esses registos, mais fivel
ser a informao sobre os bens, direitos, obrigaes e resultados da empresa.
O respeito pelas formalidades legais, pela numerao sequencial e
cronolgica na utilizao de documentos contabilsticos deve ser conhecido
por todos e ser condio indispensvel para merecer a aceitao pelo rgo de
Gesto. Os documentos contabilsticos que tiverem de registar operaes em

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conjunto (Ex: Provises do Exerccio), devem basear-se em suportes documentais
do tipo extra-contabilstico.
Conciliar regularmente os registos contabilsticos e os sistemas ou razes
auxiliares onde se registam com maior detalhe as transaces. Ocorrendo
divergncias de valores entre uns e outros, deve ser procurada a sua causa
atempadamente e tomadas as medidas adequadas para a sua resoluo.
Realizar as conciliaes bancrias regularmente e analisar e rectificar as
situaes pendentes e/ou divergentes.
Efectuar regularmente as contagens fsicas dos activos e compar-las com os
registos contabilsticos (Ex: Contar o dinheiro em caixa, inventariar os stocks e o
activo imobilizado).
Confirmar periodicamente os saldos das operaes com terceiros na n/
contabilidade, confrontando-os com os registos efectuados na contabilidade dos
terceiros (clientes, fornecedores, bancos, emprstimos/financiamentos...).

2.9. O Sistema de Controlo Interno (SCI)

O SCI consiste numa combinao de polticas, sistemas operacionais, de
informao e de outros instrumentos, mantidos pela Administrao/Gerncia.
Preferencialmente, devem ser estes a estabelec-lo, de modo a atingir os seus objectivos
eficazmente.
Na implementao do controlo interno as empresas devem satisfazer as seguintes
caractersticas, conforme j referenciado:
a. Fiabilidade da informao para a execuo das operaes, em conformidade
com as decises que a Administrao/Gerncia deseja tomar.
b. Preparao tempestiva de informao credvel as informaes devem ser
actuais e correctas, pois so necessrias no momento da tomada das decises.
c. Salvaguarda de activos - Esta condio abrange no s os activos fsicos
(mercadorias, bens de imobilizado...) como os activos no fsicos (valores a
receber, crditos sobre terceiros, ttulos, documentos, etc.).
d. Utilizao ptima dos recursos para se evitar a duplicao de esforos e
actividades e desencorajar o uso ineficiente de recursos da empresa.
e. Preveno e deteco de roubos e fraudes.

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Apesar de cada empresa ter as suas caractersticas prprias, possvel identificar
uma estrutura bsica para a implementao de um sistema de controlo interno, comum
a todas as empresas, sendo necessrio:
A criao de um organigrama que defina as relaes organizacionais e
funcionais das diversas reas da empresa, o que facilita a delimitao de funes
e actividades em cada uma delas.
Elaborar manuais de normas e procedimentos, onde se define claramente um
sistema de autorizaes, de aprovaes, de linhas de autoridade e o
estabelecimento de rotinas e prticas operacionais.
Ter uma estrutura contabilstica adequada, com recurso a tcnicas
contabilsticas, oramentais, de custos, de acompanhamento e execuo fiscal,
planos de contas comentados e fluxos contabilsticos.
Seleccionar e formar os empregados de modo a terem qualificaes
compatveis com as rotinas e prticas operacionais a realizar.
A estrutura do sistema de controlo interno deve ser determinada e adaptada de
modo a assegurar a conduo eficaz e a execuo eficiente das actividades operacionais.
Isso significa que:
No pode gerar morosidade e burocracia mas sim obter uma relao custo-
benefcio vantajosa, cuja medida pode ser determinada atravs da comparao
entre os custos decorrentes da operacionalidade de um sistema de controlo e os
custos/perdas resultantes das falhas que a sua ausncia pode originar.
H que avaliar a probabilidade de ocorrncia dos erros e determinar se devemos
perder tempo a control-los ou se, pelo contrrio, a pouca probabilidade de
ocorrncia nos permite assumir o risco de no controlar.
Pior que a falta de controlo ter um mau controlo pois, acrescenta ao custo do
desvio dos erros/falhas o custo da existncia de um sistema inadequado, sem
resultados.
Deve ser periodicamente revisto e avaliada a sua eficcia. Esta avaliao do
sistema de controlo interno tanto pode ser realizada por auditores internos como
auditores externos
3
.

3
Os auditores externos (designados como Revisores de Contas, em Portugal), especialmente no incio da relao com a empresa
cliente, com vista a determinar o grau de extenso dos trabalhos de auditoria a realizar, procedem ao levantamento do sistema
contabilstico e de controlo interno, avaliao do grau de segurana dos mesmos, e ao apuramento da natureza, extenso e
profundidade dos procedimentos de auditoria, bem como o momento mais adequado para a sua aplicao.

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2.10. A Informatizao das Actividades Empresariais e do Sistema de Controlo
Interno

A informatizao bem implementada aumenta a eficincia e produtividade das
actividades operacionais das empresas.
Desde logo, a automatizao de procedimentos idnticos, possibilitando o
tratamento de grandes volumes de transaces e a elaborao de registos a baixos custos,
aliados maior produo de informao de gesto em tempo til, representam alguns dos
ganhos mais significativos, resultantes da informatizao das actividades empresariais.
Mas esta opo no apresenta s vantagens, pois obriga a investimentos vultosos
e regulares em equipamentos, programas, formao de pessoal, devido acelerada
evoluo tecnolgica que origina a rpida obsolescncia dos sistemas informticos.
Envolve tambm maiores riscos no que concerne possibilidade de acesso aos
programas de suporte da informao e prpria informao, com fins fraudulentos ou
no, por pessoas no autorizadas/habilitadas para o efeito. Paralelamente a esta questo
da segurana da informao, coloca-se tambm o da fiabilidade da mesma, que h que
testar, sobretudo na fase de implementao/actualizao dos sistemas informticos,
momento em que, no raras vezes, se detectam erros relevantes na informao de gesto
e contabilstica.

2.11. O desenvolvimento Planeado de Sistemas de Informao e a sua influncia
no Controlo Interno

Pode-se identificar a existncia de uma dicotomia entre o que se designa de
Sistemas Naturais e Sistemas Planeados de informao: os primeiros so os que
resultam da criao de procedimentos isolados, avulsos, desenvolvidos por este ou
aquele departamento para responderem s suas necessidades conjuntas, dando lugar
criao de formulrios, fichas, relatrios, procedimentos, que no foram pensados em
termos de planeamento global. Nos sistemas naturais abundam situaes de
dificuldade nas ligaes entre departamentos, entre pessoas, ineficincias, procedimentos
e documentos desnecessrios, no se questionando os resultados finais produzidos.


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Do ponto de vista do controlo interno, os Sistemas Naturais tm
inconvenientes:
Viso parcial ou mesmo ausncia total de viso sobre as necessidades de outras
reas da organizao relativamente informao que o sistema deve gerar. Por
exemplo, no contemplar no sistema de compras e pagamentos os impostos que
incidem sobre as diversas aquisies.
Falta de integrao entre o sistema natural e os outros sistemas da empresa. Por
exemplo, a no integrao do sistema natural de compras com os stocks e a
contabilidade, originando duplicaes de esforos e divergncias entre os vrios
sistemas.
Dificuldades na manuteno e utilizao de sistemas naturais por falta de
documentao, excesso de dependncia dos empregados especialistas que
detm o conhecimento exclusivo dos sistemas. Dificuldades na formao de
novos empregados nas funcionalidades do sistema devido ausncia de
documentao ou pouca vontade dos funcionrios que o conceberam.
Utilizao ineficiente ou inadequada dos meios informticos, falta de
desenvolvimento de programas durante a elaborao do sistema, dimenso
desajustada dos equipamentos informticos.
Ausncia de procedimentos de segurana para proteco dos programas, arquivos
de dados e de acesso s funcionalidades do sistema de informao.
Os sistemas naturais obrigam a uma reviso mais complexa do sistema de
controlo interno por parte do Auditor Externo, tornando os trabalhos e
procedimentos de Auditoria mais profundos e extensos, para que este tenha
condies para emitir a sua opinio. Os sistemas naturais, alm de encarecerem
a Auditoria, tornam-na morosa e geram maiores dificuldades na resposta s
solicitaes de informao provenientes do Auditor.
Em vez de sistemas naturais prefervel criar Sistemas Planeados de
informao, que tm a vantagem de atender s interligaes entre reas funcionais e/ou
sistemas, melhorando a eficincia do Controlo Interno.
Os Sistemas Planeados podem ser desenvolvidos pela empresa ou adquiridos
externamente. As suas principais caractersticas so as de usarem procedimentos
operacionais e fluxos de processos lgicos e recursos de processamento de dados
adequados aos volumes de transaces.

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A implementao de um Sistema Planeado de Informao pelo contabilista e
pelo auditor interno deve satisfazer os seguintes requisitos:
O contabilista deve avaliar a fiabilidade das informaes geradas pelo Sistema,
definindo os procedimentos do registo contabilstico, verificando o suporte
documental das transaces a processar, a adequao legislao e a coerncia e
compreenso do processo operacional.
O auditor interno deve avaliar o nvel de segurana de movimentao dos activos,
verificando os aspectos de Controlo Interno relativos ao processamento e
segurana dos dados, dos programas, funes e sistema.
Os Sistemas Planeados de Informao apresentam as seguintes Vantagens do
ponto de vista do Controlo Interno:
So desenvolvidos tendo em conta as necessidades operacionais e informativas
das diversas reas da empresa/organizao.
Esto integrados com outros Sistemas, o que evita a duplicao de esforos e
minimiza os trabalhos de conciliao contabilstica.
Por estarem adequadamente documentados, so operacionais e de fcil
manuteno.
Utilizam adequadamente os meios informticos.
Reduzem as possibilidades de realizao de operaes por pessoas no
autorizadas e de manipulao ou acesso indevido a informao restrita.
A verificao e reviso dos Sistemas de Controlo Interno pelo Auditor no
exigem procedimentos complexos nem testes alternativos ou suplementares.

2.12. Limitaes do Controlo Interno

O facto de existir um Sistema de Controlo Interno (SCI) no significa que esteja
operacional ou que funcione bem. Por outro lado, a empresa no imune ocorrncia de
erros humanos, irregularidades ou fraudes.
Os SCI tm pois as suas fraquezas e apenas podem assegurar um razovel grau de
segurana para o alcance dos objectivos da empresa.
Podem-se enumerar as seguintes Limitaes:

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O no interesse por parte do rgo de Gesto na manuteno de um bom
Sistema de Controlo. Por vezes este no se sente motivado a garantir um bom
Sistema de Controlo Interno para no ter tambm de o cumprir.
A anlise custo/benefcio - O custo de um procedimento de controlo interno no
pode ser desproporcionado relativamente perda potencial resultante de uma m
utilizao de recursos, ineficincia, fraude ou erro.
Dificuldade de controlo de operaes no rotineiras - a maioria dos controlos
incidem sobre actividades, transaes rotineiras, mas aconselhvel que o
sistema de Controlo Interno alcance tambm operaes pontuais, pouco usuais, o
que mais difcil. Ex: Venda de desperdcios.
O Controlo Interno no pode prever todos os potenciais erros, falhas,
incompetncias ou fraudes decorrentes das actuaes humanas.
O Controlo Interno no resiste ao conluio interno (de empregados, chefias ou
membros da Administrao/Gerncia) ou externo (um empregado e um
fornecedor).
O Controlo Interno no pode evitar abusos de autoridade por parte de um
empregado com responsabilidades sobre certas transaces ou controlos ou que
este ignore os controlos.
As mudanas no meio envolvente da empresa (no seu mercado, na
concorrncia) e na prpria empresa (na sua dimenso, na estratgia...) podem
tornar inadequados os procedimentos e rotinas usados no Controlo Interno, pelo
que devem ser verificados e revistos regularmente.
A utilizao da informtica a sua crescente utilizao e o acesso a ficheiros
informticos de programas e bases de dados, constitui importante factor a ter em
considerao aquando da implementao do Sistema de Controlo Interno.
A dimenso da empresa e o seu nmero de empregados - A implementao de
um Sistema de Controlo Interno mais difcil numa empresa grande com
reduzido nmero de pessoal pois a a segregao de funes ser mais difcil de
assegurar.
A competncia das pessoas e o seu grau de falha depende tambm da no
compreenso das instrues e da prtica de erros de apreciao e julgamento.


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2.13. Formas de Recolha/Levantamento e Registo do Sistema Contabilstico e de
Controlo Interno

O rgo de Gesto responsvel pela implementao de Sistemas
Contabilsticos e de Controlo Interno adequados, delegando esta tarefa nos seus quadros
especialistas em Organizao e Mtodos, em Auditores Internos ou no Director
Administrativo-Financeiro, coadjuvado por outros responsveis da empresa.
Alternativamente, o rgo de Gesto poder encarregar consultores externos para
realizarem esta funo. Contudo, da sua responsabilidade aprovar os Sistemas que
forem desenvolvidos por qualquer um dos intervenientes mencionados.
Embora a interveno do Auditor Externo se verifique geralmente noutro
contexto - o da emisso de um parecer sobre as Demonstraes Financeiras - tambm lhe
interessa que a empresa disponha de bons Sistemas Contabilsticos e de Controlo Interno
pois, tal como est determinado nas normas de auditoria do AICPA, da IFAC, da UEC e
da OROC, relativamente ao trabalho de campo, necessrio o estudo e avaliao
apropriados do controlo interno existente, determinando a base de confiana que o
mesmo merece, bem como para determinar a extenso dos procedimentos de
auditoria.
Para o efeito, os Auditores Externos devero comear por analisar:
Os organigramas.
O manual de descrio de funes.
Os manuais de polticas e procedimentos contabilsticos e das medidas de
controlo interno.
Outras informaes (instrues de servio, memorandos internos...) que definam
aspectos do controlo administrativo e contabilstico.
Frequentemente estes documentos no existem ou esto desactualizados, no
passando muitas vezes de instrues verbais, pelo que o Auditor Externo sempre ter de
complementar a leitura da documentao existente com entrevistas a responsveis de
seco e eventualmente aos executantes das tarefas e tambm com a observao da
execuo das tarefas e do tratamento da documentao respectiva.
Para ficar com prova deste trabalho, o auditor tem ao seu dispor quatro formas
documentais para registar os Sistemas Contabilstico e de Controlo Interno:

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Questionrios padronizados (check-list) incidem sobre um conjunto de
procedimentos contabilsticos e de medidas de controlo interno, que se pretende
saber se esto em efectividade na empresa.
Narrativas descrio detalhada dos procedimentos contabilsticos e das
medidas de controlo interno existentes em cada uma das reas operacionais da
empresa.
Fluxogramas representao grfica por meio de simbologia prpria, dos
procedimentos contabilsticos e medidas de controlo interno das vrias reas
operacionais. Esta tcnica de registo facilita a representao de forma simples,
clara e concisa, de procedimentos complexos. Existem dois tipos:
-Fluxogramas verticais apresentam a sucesso de procedimentos de forma
geralmente descendente, com nfase nos documentos em detrimento das seces
envolvidas.
-Fluxogramas horizontais a sucesso de procedimentos atravessa duas ou mais
colunas, cada uma delas representando as seces envolvidas. So mais
adequados ao trabalho do auditor externo, por permitirem uma viso mais
sinttica.
Forma mista (fluxograma/narrativa) necessria em casos de dificuldade de
representao por fluxograma simples, por ser difcil a sua interpretao.

2.14. Medidas de Controlo Interno

De todos os activos da empresa, as disponibilidades so as mais vulnerveis e
sujeitas a utilizaes indevidas.
O exame da movimentao das contas CAIXA e DEPSITOS ORDEM
devem merecer uma ateno maior por parte do Auditor, de forma a identificar e
averiguar manuseamentos fraudulentos. Nomeiam-se, em seguida, os aspectos mais
significativos:

CAIXA/DEPSITOS ORDEM
Pagamentos em dinheiro:
As empresas apenas devem efectuar pequenos pagamentos em dinheiro, devendo
os pagamentos normais serem realizados atravs dos Bancos (por cheque ou
transferncia). Para fazer face s pequenas despesas deve funcionar uma (ou mais) caixa

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pequena em sistema de Fundo Fixo de Caixa, reposto periodicamente, por exemplo,
semanalmente. O mesmo consiste em:
- Fixar um montante suficiente para as necessidades de caixa e entreg-lo a um s
responsvel.
- Em cada pagamento, o responsvel da caixa pequena verifica a autenticidade
do documento que o origina e se foi devidamente aprovado, aps o qual far o seu
registo, colocando a indicao de PAGO.
- Efectuar a reposio peridica do fundo, emitindo cheque nominativo ordem
do responsvel do fundo fixo, mediante a entrega dos documentos pagos, que ento sero
levados s respectivas contas de custos.
O fundo fixo de caixa tem as Vantagens de limitar o valor em caixa a um
mnimo, evitando que haja tentaes para cometer irregularidades e facilita a verificao
do saldo em qualquer altura por um responsvel independente.
S pode haver um responsvel por cada caixa pequena, para evitar que, no
caso de irregularidades, haja conflitos e acusaes mtuas.
Pagamentos atravs dos Bancos:
As empresas devem fazer os seus pagamentos normais a terceiros sobre uma das
trs seguintes formas, respeitando determinadas regras:
a. Pagamentos por Cheque
- Devem estar a cargo de um empregado responsvel, ficando este com uma
cpia de cada cheque emitido.
- Os cheques devero ser emitidos nominativamente e cruzados.
- Os cheques s devem ser assinados na presena dos documentos originais
respectivos de suporte, previamente conferidos.
- De preferncia devero ser necessrias duas assinaturas de pessoas com
funes independentes, por cheque, para este poder ser sacado, o que diminui
a probabilidade de emisso indevida.
- Os cheques em branco devem estar guarda de pessoa responsvel,
guardados em lugar seguro.
- Os cheques anulados devero ser arquivados, devidamente inutilizados.
- No devem ser assinados cheques em branco. Em caso de necessidade
absoluta, deve-se minimizar o risco de uso inapropriado cruzando o cheque e
apondo o nome do beneficirio.
b. Pagamentos por transferncia bancria ou por conta a conta

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Apresentam algumas Vantagens, nomeadamente:
- Podem ser feitos atravs de carta padro, tipogrfica ou de computador,
remetida ao Banco. Actualmente tambm se podem realizar pagamentos via
on-line (Internet), pelo que importante que a ordem s tenha possibilidade
de ser validada no computador com acesso a passwords de acesso restrito
apenas por quem pode assinar os cheques ou as ordens dadas por carta/fax.
- Podem abranger no mesmo dbito em conta vrios beneficirios a creditar,
pelo que s se torna necessrio assinar/validar uma vez vrios pagamentos (na
mesma ordem de transferncia). Neste caso, bastar tambm um s
lanamento contabilstico em vez de um por cada cheque.
Nota: Os cuidados a ter com as assinaturas nas ordens de transferncia
devero ser idnticos aos da emisso de cheques.
c. Ordens permanentes de pagamento
- Tm vantagens no pagamento de servios repetitivos (gua, electricidade,
telefone, fax, rendas, seguros, quotas, assinaturas de jornais...).
Recebimentos:
- Todas as importncias recebidas devem ser diria e integralmente
depositadas nos Bancos, o que impede a acumulao e as irregularidades.
- No se devem fazer pagamentos com as quantias recebidas, para melhor
controlo e esclarecimento do saldo de caixa.
- Para evitar que haja apropriao indevida de fundos por parte de
empregados que a eles tm acesso, estes no devem ter, ao mesmo tempo,
funes de entrega de mercadoria, de envio de facturas, de autorizao de
crdito, de reconciliao bancria, que lhes permita ocultar as irregularidades
mediante a supresso de facturas, omisso de registos ou a sua emisso
fraudulenta.
- Os recebimentos em cheques ps-datados devem estar devidamente
guardados/registados at serem depositados.
a. Valores recebidos pelo correio
- A correspondncia deve ser aberta preferencialmente por um empregado que
no tenha funes nas seces de Contabilidade e Tesouraria (por exemplo
uma Secretria-Recepcionista) e registada no livro de correspondncia.
- Deve ser emitida uma listagem diria dos valores recebidos (cheques, vales
de correio...) com indicao do nome do cliente, data, n do vale/cheque,

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valor e Banco sacado, sendo o original para a Tesouraria, o duplicado
conferido e assinado para devolver a quem abriu o correio, o triplicado
entregue ao Director Financeiro/Auditor Interno, para poderem confirmar se
foi feito o depsito no mesmo dia.
- Os cheques devero ser cruzados, levar o carimbo vlido s para depsito
ou para levar em conta, de modo a assegurar que sejam apenas depositados.
- Aps a conferncia dos valores, efectua-se o seu depsito bancrio, cuja
autenticao dever ser posteriormente verificada, bem como a emisso dos
Recibos em trs vias (original para o cliente, duplicado para a Contabilidade e
triplicado para o arquivo). O registo contabilstico do pagamento poder ser
efectuado com base no duplicado do talo de depsito.
Nota: Os Recibos devem estar guardados em lugar seguro (Ex: cofre).
b. Valores recebidos atravs de colaboradores/cobradores
- Deve-se manter em dia um registo, que pode ser extra-contabilstico, dos
Recibos em poder dos colaboradores, cujos originais entregaro aos clientes
aps o recebimento.
- Periodicamente (se possvel, diariamente), os cobradores devero prestar
contas dos valores recebidos e entreg-los, em seguida, na tesouraria da
empresa.
- As importncias recebidas devem ser prontamente depositadas nos Bancos.
c. Valores recebidos directamente na Tesouraria, de clientes
- Devero ser respeitados procedimentos idnticos aos dos valores recebidos
pelo correio.
d. Valores recebidos de Vendas a Dinheiro (V.D.)
- S se emitem V.D. para pagamentos imediatos de vendas ao balco. O
rgo de Gesto deve definir a poltica relativa aceitao de cheques para
pagamento de V.D., mas aconselhvel que os mesmos s sejam aceites
mediante identificao do portador/emissor do cheque e da assinatura aposta
no mesmo.
- Deve-se preferenciar o uso de tales de mquinas registadoras como prova
dos recebimentos, cuja conferncia deve ser realizada por pessoa no
directamente relacionada com o recebimento ou com o seu posterior depsito
bancrio.
e. Cobranas realizadas pelas sucursais

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- Devem efectuar os depsitos de valores em conta bancria que apenas a
sede possa movimentar, evitando assim a possibilidade de fraudes/erros.
Elaborao das Reconciliaes bancrias:
Estas devem ser realizadas mensalmente, por pessoa que no pertena
Tesouraria e que, na seco de Contabilidade, no tenha acesso s contas correntes. De
preferncia, este trabalho deve ser realizado pelo Auditor Interno, se existir, e visado
pelo Chefe da Contabilidade ou Director Financeiro.
Havendo desfasamentos temporais nos lanamentos contabilsticos que
dificultem o trabalho de reconciliao bancria, esta deve ser realizada previamente com
o registo extra-contabilstico da posio diria dos Bancos. Detectados itens/movimentos
pendentes, estes devem ser prontamente averiguados e regularizados (pedido de
documentos bancrios em falta, cancelamento de cheque de pagamento extraviado no
correio, entre outros).

O CONTROLO DAS COMPRAS DE BENS E SERVIOS
O processamento da Compra:
A actividade de compra desencadeada por uma necessidade materializada
normalmente numa requisio.
O processo de aquisio compreende trs Fases (preparao, realizao e
execuo/controlo da compra).
As compras a realizar de mercadorias devem ser determinadas pelo nvel de
stock pretendido com base nas previses de vendas do Departamento Comercial. O
Sector de Gesto de Stocks dirige Seco de Compras um pedido de compra com a
quantidade, especificaes do artigo e prazo para entrega, em triplicado: O original para
a Seco de Compras, o duplicado para ser devolvido ao Sector de Gesto de Stocks
quando a compra for lanada, e o triplicado para o arquivo do Sector de Gesto de
Stocks. Da posse do pedido de compra a Seco de Compras inicia o processo de
aquisio:
1) A preparao da compra - Corresponde ao estudo da compra a realizar. Esta
desenvolve-se segundo duas vertentes, a interna que visa satisfazer uma necessidade de
bens/servios, a outra, externa, relativa ao mercado onde se adquirir o bem/servio.
2) A realizao da compra - Compreende as seguintes etapas:
-A consulta dos ficheiros por artigo ou por fornecedor da Seco de Compras
(que esta deve manter com as condies de aquisio actualizadas) ou o contacto

24
directo/ /prospeco de fornecedores. Nas instituies de carcter pblico ou em
grandes empresas normal lanar concursos pblicos para aquisies de vulto.
-A comparao das propostas dos vrios fornecedores contactados.
-A seleco/escolha da melhor proposta apresentada pelos fornecedores
consultados, aps negociao com os mesmos.
Depois da seleco do fornecedor, a Seco de Compras emitir a ordem de
compra, nota de encomenda ou requisio (ou eventualmente um contrato de
fornecimento) com as especificaes da compra, validadas pelo responsvel desta
Seco e do responsvel financeiro, que agendar o pagamento da factura no seu plano
de tesouraria.
Cada ordem de compra deve ser emitida em 4 vias: o original para o
fornecedor, o duplicado para a contabilidade conferir com os outros documentos da
compra (guia de entrada, guia de remessa, factura...), o triplicado para os servios de
recepo conferirem e registarem o material recepcionado e o quadruplicado para o
arquivo temporrio da Seco de Compras, que passar a arquivo definitivo aps entrada
do artigo.
3) A execuo e controlo da compra
-A vigilncia da encomenda em curso importante para controlar os prazos de
entrega e outros elementos.
-A recepo de existncias deve ser independente da Seco de Compras,
Armazns e Contabilidade (diviso de funes), para melhor controlo. Esta fase
compreende dois aspectos:
A recepo quantitativa o responsvel pela recepo deve proceder
verificao do documento de transporte da mercadoria recepcionada e realizar a
contagem fsica/pesagem dos bens, assegurando-se de que existe conformidade com os
dados da encomenda no que concerne quantidade, estado do artigo e o seu
acondicionamento. Havendo conformidade, deve ser emitida uma guia de recepo e
assinado o talo de recepo do documento de transporte (Guia de Remessa),
confirmando as quantidades entregues. importante que a verificao seja imediata, no
momento em que os bens ficam guarda da empresa, que o local de recepo seja
diferenciado dos armazns e que o pessoal tenha meios adequados para proceder a
recepo correcta dos bens.
A recepo qualitativa pretende-se que o Departamento de Controlo de
Qualidade verifique se os bens tm as qualidades e aptides pretendidas. Quando a

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recepo est ligada ao armazm, a guia de recepo pode servir de guia de entrada em
armazm. Porm, se houver uma separao entre Seco de Recepo e Armazns, a
guia de recepo deve ser emitida em quatro vias, o original para a Contabilidade, o
duplicado para o armazm respectivo, o triplicado para a Seco de Compras e o
quadruplicado para os arquivos da Seco de Recepo.
-O controlo da compra efectuar-se- atravs da verificao e conferncia da
factura do fornecedor, para confirmar se esta est de acordo com as especificaes da
encomenda e os bens recepcionados e tambm para verificar se os clculos dos valores
facturados esto correctos. A documentao prvia - duplicado da ordem de compra,
original da guia de remessa do fornecedor e da guia de recepo/guia de entrada em
armazm - devero ser anexados Factura respectiva e serviro para confirmar os
valores nela inscritos. Aps conferncia, a Factura dever ento ser contabilizada.

O CONTROLO DAS DVIDAS A PAGAR AOS FORNECEDORES
O controlo das dvidas a terceiros efectua-se por escriturao de fichas
individuais para cada terceiro e por cada tipo de conta corrente (fornecedor,
outros credores...). Se houver compras em divisas, elas so escrituradas nessa
moeda e em Euros.
Mensalmente devero ser elaborados balancetes dos terceiros a pagar
(fornecedores c/c, credores de imobilizado...), que contenham a informao dos
dbitos/crditos mensais e acumulados e os respectivos saldos devedores ou
credores.
Os balancetes de ttulos a pagar devem basear-se no livro de registo, contendo a
seguinte informao por sacador: o nmero do ttulo, data de emisso, data de
vencimento e valor.
Deve-se verificar se o somatrio dos balancetes das vrias contas subsidirias
coincide com o saldo da conta principal.
Para apoio ao planeamento da tesouraria, ser recomendvel o uso de balancetes
por idade/antiguidade de saldos, para melhor controlo.
Deve-se manter um controlo contabilstico, ou extra-contabilstico, que permita
adequar as datas de pagamento a prazos que beneficiem dos descontos
financeiros concedidos pelos fornecedores, se a tesouraria da empresa o permitir.


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O CONTROLO DOS CUSTOS COM O PESSOAL
A Seco de Pessoal deve possuir um processo e uma ficha por indivduo. Essa
ficha deve estar permanentemente actualizada, contendo todos os dados de
identificao, de residncia e contacto, informao curricular, o registo histrico
e actual da categoria profissional, vencimentos e outras regalias, ausncias e seus
motivos, entre outras informaes.
O controlo das horas trabalhadas pode ser feito, por exemplo, atravs de livro de
ponto ou carto de ponto. Nas empresas industriais ou de prestao de servios
so tambm indispensveis registos em fichas individuais de produo para
controlo das horas efectivamente trabalhadas e respectivos nveis de
produtividade. Mensalmente, dever ser feita a reconciliao entre os totais de
ambos os registos.
As folhas de vencimentos devem ser elaboradas na Seco de Pessoal, de acordo
com registos sua guarda, que comprovem em como os valores pagos conferem
com as horas trabalhadas e com a legislao aplicvel. As folhas de vencimento
devero ser aprovadas pelo chefe da Seco de Pessoal e por outro responsvel
(Ex: o Director Financeiro) que, em empresas com muitos trabalhadores, dever
fazer testes aos valores a pagar, verificando a respectiva documentao de
suporte.
Os pagamentos ao pessoal no devem ser realizados em numerrio, mas sim
atravs dos Bancos (por cheque ou transferncia), e contra a assinatura do
respectivo recibo. Um pagamento em dinheiro ter de ser levantado por cheque
(o valor lquido) ordem do Caixa (Tesoureiro).
Os ordenados no levantados devero ficar retidos em envelopes guarda do
Caixa/Tesoureiro durante pouco tempo. Se no forem levantados devero ser
depositados/mantidos em conta bancria da empresa, creditando as contas
correntes dos empregados beneficirios. Quando estes reclamarem os seus
ordenados emitir-se-o os respectivos cheques ou transferncias.
Para mais fcil controlo, ser conveniente usar apenas uma conta bancria para
pagamento de salrios.
A poltica de autorizao e concesso de adiantamentos ou vales a empregados
deve estar perfeitamente definida e no caso de no serem regularizados no
mesmo ms devem ser registados nas contas de terceiros.

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Nas grandes empresas, com elevado nmero de trabalhadores, devem ser usadas
tcnicas de amostragem para comprovao peridica de que os trabalhadores que
so remunerados esto ao servio, evitando eventuais negligncias ou conluios na
atribuio de remuneraes indevidas.
A elaborao do Balano Social bastante til pois o seu contedo d-nos
informao importante para o controlo das actividades dos recursos humanos da
empresa, em matria de caracterizao dos empregados, remuneraes e encargos
sociais, condies de higiene e segurana no trabalho, formao profissional,
relaes de trabalho e aco social.

EXISTNCIAS E CUSTO DAS EXISTNCIAS VENDIDAS E CONSUMIDAS
A entrada no armazm das existncias compradas:
Quando a recepo est directamente ligada ao armazm, no se justifica a
emisso de guia de entrada em armazm, utilizando-se a prpria guia de recepo. Se
for utilizada Guia de Entrada em armazm, esta deve ser emitida em quatro vias: o
original para o registo de quantidades na Seco de Controlo de Existncias, o duplicado
para a Contabilidade, o triplicado para a Seco de Compras e o quadruplicado para o
armazm.
Em Sistema de Inventrio Permanente, a Guia de Entrada em Armazm deve ser
valorizada a partir da cpia da Ordem de Compra ou da Guia de Remessa do fornecedor.
A armazenagem, movimentao e sada de existncias:
As existncias adquiridas e conferidas tm de ser arrumadas em armazm,
devidamente ordenadas, referenciadas e protegidas, sob a superviso de um responsvel.
Este procedimento facilita o controlo e reduz as possibilidades de furto. Nas empresas
industriais ser conveniente a existncia de um armazm distinto para matrias-primas,
subsidirias e de consumo, e outro para produtos acabados, o primeiro prximo da
Seco de Recepo e o segundo junto da Seco de Expedio.
As sadas de armazm devem ter origem em documentos internos (requisies de
produo, ordens de expedio da facturao...). O armazm deve emitir uma Guia de
Sada de Armazm em quatro vias: o original para a Seco de Controlo de Stocks
registar as quantidades sadas, o duplicado para Contabilidade, o triplicado para a seco
requisitante e o quadruplicado para o arquivo do Armazm. Em empresas de dimenso
reduzida pode-se substituir a guia de sada por um exemplar da guia de remessa. Nas

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empresas industriais as movimentaes de existncias nas vrias fases de produo
devero ser efectuadas com base em guias de transferncia, relatrios/folhas de
produo.
O controlo fsico das existncias:
Este controlo faz-se atravs da inventariao/contagem peridica (uma ou mais
vezes ao ano) das existncias, qualquer que seja o sistema de inventrio (intermitente ou
permanente).
A importncia deste aspecto tanto maior quanto maior for o peso dos stocks nos
resultados do exerccio das empresas.
Em sistema de inventrio intermitente a contagem fsica obrigatoriamente
realizada no final do ano, para valorizao das existncias em armazm em 31 de
Dezembro e posterior clculo do Custo das Existncias Vendidas e Consumidas
(C.E.V.C). Devido sua periodicidade, no possvel determinar os Resultados da
actividade ao longo do ano, entre dois inventrios. Para se proceder contagem
necessria a paragem da actividade, no fim do ano ou nos primeiros dias do ano seguinte.
Deve-se, no entanto, preferenciar a criao de fichas de inventrio permanente
para todas as existncias. O cumprimento deste procedimento facilitar a deteco dos
desvios de existncias, dada a maior informao de controlo sobre as compras/produo.
O sistema de inventrio permanente permite conhecer a quantidade e valor de
existncias em armazm, a qualquer momento, sem necessidade de proceder sua
contagem fsica. Contudo, para certificao de que as informaes do sistema so
fidedignas, convir inventariar ciclicamente (pelo menos uma vez por ano), realizando
com maior frequncia contagens das existncias mais valiosas, seleccionadas atravs de
uma anlise ABC. Estas contagens cclicas no necessitam de paragem da produo ou
da actividade e podem ser repartidas ao longo do ano, o que ajuda a impedir o furto, e a
determinar a obsolescncia, a deteriorao e a rotao das existncias, assuntos que
devem ser objecto de relatrios dirigidos ao rgo de Gesto e Directores competentes.
Instrues escritas para a realizao das contagens fsicas de stocks:
O inventrio deve ser preparado e realizado com base em instrues escritas
dirigidas ao pessoal envolvido, a transmitir em reunio preparatria (dias antes),
organizada pelo responsvel do inventrio (Director Financeiro, Administrativo,
Contabilista...). As instrues referidas devem conter as seguintes indicaes:
-Datas/horrio e locais de contagem (especificao dos armazns).
-Existncias a serem inventariadas.

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-Procedimentos pr-inventrio (de limpeza, arrumao por referncia,
separao dos bens pertena de clientes, ainda no levantados...).
-Criao das equipas de contagem devem ser constitudas por um
trabalhador do armazm que procede contagem e outro da seco de
contabilidade (que no tem funes de manuseamento de existncias), que efectua o
registo. Devem tambm estar presentes, um ou mais conferentes nas contagens,
provenientes da seco de contabilidade, para fazerem verificaes percentuais. Podero
igualmente comparecer os auditores com os seus prprios testes.
-Forma de realizao do inventrio definio do percurso a seguir nos
inventrios nos armazns e formas de marcao dos bens contados.
-Anotao das contagens em fichas ou listas numeradas sequencialmente, para
melhor controlo.
-Cuidados especiais de separao ou cortes das existncias que devem ser e
no devem ser contadas. Para evitar distoro dos resultados do inventrio h que ter em
ateno os seguintes problemas:
a) Artigos recebidos dos fornecedores antes da data de inventrio, includos
neste, mas apenas contabilizados aps aquela data.
b) Artigos contabilizados data do inventrio mas ainda em trnsito, no
contados.
c) Transferncias entre seces ou fases da produo no correctamente
documentadas e controladas, podendo originar duplicaes de contagens.
d) Artigos cuja venda foi contabilizada antes do inventrio, em que a expedio
se realizou aps.
e) Artigos expedidos antes do inventrio e apenas facturados aps este.
Para evitar estes problemas, todas as Guias de Entrada e de Sada de artigos
devem ser carimbadas com a indicao processado antes de inventrio e processado
depois do inventrio trs ou quatro dias antes e aps o inventrio.
-Procedimentos ps-inventrio (aps contagens e conferncias) h que
proceder comparao das quantidades contadas com as registadas. As divergncias
encontradas devem ser analisadas e investigadas de imediato, procedendo-se s
respectivas correces, devidamente autorizadas, nas listas/tales de contagem ou nos
registos contabilsticos, conforme o caso. Aconselha-se que no se deixe para tratar as
diferenas para dias depois porque se torna mais difcil obter esclarecimentos. Estes

30
procedimentos ajudam a reduzir o risco de perda de existncias ou que erros sejam
registados e encobertos.
O controlo contabilstico das existncias:
Este assegurado pelo sistema de inventrio permanente, que permite saber em
qualquer momento as quantidades de stock existentes e ainda o C.E.V.C. Para isso
necessrio registar diariamente todas as entradas e sadas de armazm a preo de custo.

IMOBILIZAES
A importncia do controlo destes bens resulta dos elevados montantes que estes
representam nos activos de muitas empresas.
De um modo geral, todos os aspectos j referidos para a aquisio de Existncias
(ver O processamento da compra), se aplicam igualmente na aquisio/compra de
Imobilizado.
Do ponto de vista contabilstico e de controlo interno recomendvel que haja
um manual do Imobilizado Corpreo, que pode ser um sub-captulo do manual dos
Procedimentos Contabilsticos e das medidas de Controlo Interno. Entre outros aspectos,
deve contemplar:
A definio da poltica de capitalizao.
Os procedimentos relativos ao Imobilizado construdo pela prpria empresa.
A classificao contabilstica das facturas dos fornecedores.
O arquivo especfico e separado da documentao do Imobilizado.
A definio da poltica de amortizao e dos procedimentos para os abates.
Os procedimentos para os bens ao servio totalmente amortizados (passveis por
exemplo de reavaliao).
A codificao dos bens e a existncia de um ficheiro do Imobilizado.
As instrues para a contagem fsica dos bens e sua comparao com o ficheiro.
A comparao dos dados do ficheiro com os registos contabilsticos (incluindo as
Amortizaes).
Os procedimentos contabilsticos relativos ao Leasing (locao financeira).
A cobertura de seguros.
Alguns destes aspectos merecem anlise mais detalhada:
A definio da poltica de capitalizao:

31
Na aquisio de um bem, a empresa tem de decidir se este deve ser capitalizvel
(imobilizado) ou no (custo), tendo em conta a durao e a sua materialidade. Em
regra, um bem deve ser classificado como Imobilizado se a sua vida til for superior
ao ciclo ou perodo operacional da empresa (que geralmente de 1 ano). Neste caso,
bens de durao inferior a um ano devem ser custos. Quanto materialidade, se esta no
for relevante (se o bem tem um valor de aquisio pouco significativo para a
empresa), o bem no deve ser imobilizado mas sim levado a custos, mesmo que dure
mais de um ano. Isto resulta do facto de no se justificar controlar um bem cujo valor de
aquisio seja inferior ao custo em que se incorrer com o seu controlo.
Existncia do ficheiro de Imobilizado:
Cada bem imobilizado tem de estar obrigatoriamente registado
4
em ficha
apropriada, que deve conter:
o Dados de identificao e localizao do bem, data de aquisio, nome do
fornecedor, identificao da factura.
o Data de entrada em funcionamento.
o Vida til estimada, data de incio da amortizao e taxa anual aplicada.
o Custo de aquisio, acrescido de eventuais encargos adicionais.
o Impostos suportados (IVA).
o Classificao contabilstica do bem, referncia, data de lanamento.
o Amortizaes e reavaliaes efectuadas, datas e detalhe destas ltimas e critrio
utilizado; registo de grandes reparaes realizadas.
o Seguros (dados identificativos), contratos de assistncia.
o Controlo dos activos e do seu estado de conservao e operacionalidade.
o Outras informaes de acordo com o Art51 do CIVA.
o No caso de bens construdos na prpria empresa, deve mencionar informao
sobre a sua construo (conforme folha de obra da empresa).
Periodicamente, os Servios Administrativos devem verificar aleatoriamente a
correspondncia entre os bens que existem fisicamente e operacionais e as fichas de
imobilizado. Devem igualmente confrontar os valores das fichas com os valores inscritos
na Contabilidade.
Cobertura de seguros:

4
Conforme disposto no Art51 do C.I.V.A.

32
Todos os bens devem estar abrangidos por seguros contra os riscos mais usuais
(incndio, inundaes, roubo...). A aplice de cobertura deve ser periodicamente revista,
aproximando-se, tanto quanto possvel, ao valor actual dos bens de imobilizado.

VENDAS E PRESTAES DE SERVIOS E DVIDAS A RECEBER
A aprovao da Venda (a crdito):
Iniciada com um telefonema, uma ordem de compra, nota de encomenda ou
requisio, recebida na empresa ou atravs de um vendedor, esta deve ter forma
escrita, assinada pelo comprador. Se assim no se verificar, a empresa fornecedora
poder igualmente certificar as condies de satisfao da encomenda por escrito,
pedindo que o cliente devolva uma via assinada do documento que confirma a
ordem/aceitao da encomenda. De posse da ordem de compra, esta ser sujeita a dois
tipos de aprovao:
Aprovao da Seco de Vendas aps anlise dos stocks dos artigos
encomendados e verificao da possibilidade de satisfao dos mesmos.
Aprovao da Seco de Crdito quanto concesso de crdito. No caso de
um cliente antigo, j deve existir previamente aprovado o limite de crdito
atribudo, pelo que bastar consultar a conta corrente e outras responsabilidades
do mesmo (letras, cheques ps datados...), para confirmar se a encomenda est
dentro dos limites aprovados e verificar atravs da antiguidade dos saldos em
aberto se este tem os pagamentos em dia, relativamente s facturas vencidas. No
caso de um cliente novo, o crdito s deve ser aprovado depois de obtidas
informaes comerciais favorveis do cliente em causa
5
.
Os documentos relacionados com a Venda:
Aps a aprovao da venda, devem ser emitidos pela seco de Facturao:
Ordem de Expedio traduz a ordem de sada das mercadorias para venda. O
original vai para o armazm e o duplicado para o arquivo da Seco de
Facturao. Este documento pode ser suprimido pela existncia de um
quintuplicado da Guia de Remessa.
Guia de Remessa (G.R.) O original e o duplicado acompanham os bens para o
destinatrio, sendo o duplicado para as entidades fiscalizadoras, se o solicitarem.

5
Existem vrias possibilidades de pesquisa, nomeadamente o recurso compra de informaes a
empresas especializadas (Mope, D&B, entre outras) e a recolha de informaes junto de terceiros
(Bancos, fornecedores, vizinhana, etc.)

33
O triplicado para o arquivo da Facturao e o quadruplicado para a Seco de
Contabilidade. Fiscalmente basta processar em triplicado. O original da G.R.
deve ter um talo (ou uma via) destacvel de comprovao do recebimento das
mercadorias, a ser assinado pelos servios de recepo do cliente, que servir de
prova de entrega, a arquivar na Seco de Contabilidade. Do ponto de vista de
controlo interno, ser til que a G.R. contenha tambm elementos da transaco
como o preo unitrio, o valor total, descontos, impostos e o n da ordem de
compra.
Factura Emitida de acordo com os requisitos do Art.35 do C.I.V.A., o seu
original destina-se ao cliente, o duplicado para a Seco de Contabilidade para
suporte da respectiva contabilizao, o triplicado segue para a Seco de
Controlo de Cobranas para arquivo por datas de vencimento e por ordem
alfabtica e o quadruplicado destina-se ao arquivo da Seco de Facturao.
Fiscalmente, apenas so exigidas facturas em duas vias, ou trs vias se estas
tambm servirem de documento de transporte.
Do ponto de vista do controlo interno, a factura deve incluir mais dados do que os
fiscalmente exigidos, nomeadamente a data e nmero da ordem de compra do
cliente e as condies de pagamento.
No dia da expedio da mercadoria, a Seco responsvel deve emitir uma guia
de Expedio, em quadruplicado, sendo o original para a Seco de Gesto de Stocks dar
a sada do artigo, o duplicado para a seco de Contabilidade, o triplicado para a Seco
de Facturao e o quadruplicado para o arquivo da Seco de Expedio. Com este
documento, a Facturao emite de imediato a factura que, depois de ser devidamente
conferida por empregado diferente do que a emitiu (quanto concordncia das
quantidades, referncias dos bens, preos, descontos, clculo de valores facturados, de
imposto, etc.), enviada de seguida para o cliente. A prova da conferncia da factura
deve ficar evidenciada no duplicado da factura. Aps concluso do processo, a
Contabilidade arquivar a ordem do cliente, o quadruplicado da guia de remessa, o
duplicado da guia de expedio, o talo (ou via) destacvel do original da G.R. e o
duplicado da factura. Estes procedimentos constituem a prova da venda para efeitos de
auditoria interna ou externa.
O controlo das contas e ttulos a receber:
Neste controlo, aplicam-se procedimentos idnticos aos referidos para o controlo
das dvidas a pagar. Alternativamente s fichas individuais, pode-se usar o sistema de

34
open file. Neste sistema separam-se os arquivos das facturas por receber das j pagas,
pelo que, medida dos pagamentos, estas vo transitando de uma pasta para a outra.
No final de cada ms devero ser elaborados Balancetes de todas as contas
subsidirias das contas de Clientes e Outros Devedores, incluindo os de ttulos a receber
(estes ltimos com base no respectivo livro de registo). O somatrio dos saldos dos
Balancetes dever coincidir com o saldo da conta principal, mas se tal no suceder tem
de ser prontamente averiguado e regularizado.
Periodicamente devem ser comparados os saldos e movimentos registados na
nossa Contabilidade com os do cliente, preferencialmente por pessoa que seja
independente da Tesouraria/Caixa, Cobranas ou do Controlo das contas correntes.
No controlo dos prazos de pagamento dos clientes, relativamente s datas de
fornecimento e de vencimento (Cobranas), devem ser usados Balancetes de Contas
Correntes por idade de saldos, que ajudam a planear os recebimentos previstos a curto
prazo (Tesouraria) e as Provises para cobranas duvidosas (Contabilidade).
A emisso de Notas de Crdito, porque constituem diminuies ao valor
anteriormente facturado, seja por devoluo de mercadoria, desconto suplementar, bnus
promocional em falta, correco de erros e omisses, etc., deve ser controlada e sujeita a
autorizao de pessoa com responsabilidade para tal. Qualquer Nota de Crdito deve ser
justificada por outro documento (guia de devoluo, entrada em armazm com indicao
do estado de conservao do bem ou instruo fundamentada para a sua emisso, por
exemplo, na sequncia de reclamao de um cliente).

3. CONCLUSO

No actual cenrio de negcios em que as empresas actuam, as mudanas e as
alteraes no seu meio envolvente do-se a um ritmo cada vez mais rpido.
As empresas para sobreviverem e prosseguirem com sucesso os seus objectivos
tm de se adaptar rapidamente. Para que as mudanas sejam bem sucedidas, necessria
uma viso integrada do negcio da empresa, que possibilite tomar decises de gesto
correctas, no momento oportuno.
A implementao e melhoria contnua de um Sistema de Controlo Interno
facilitam essa viso integrada do negcio, identificando os pontos de controlo para as
transaces e contribuindo para a melhoria do ambiente de controlo.

35
O Controlo Interno no apenas responsabilidade dos Auditores e Contabilistas
mas de todos, incluindo Empregados, Chefias, Gerncia/Administrao.
Todavia, o Auditor Interno e o Tcnico Oficial de Contas tm, neste tema, um
papel importante, assegurando o funcionamento eficiente e adequado dos sistemas
contabilstico e de controlo interno e alertando a Administrao/Gerncia para as
limitaes dos mesmos, evitando-as ou minimizando-as.
Desta forma ser acrescentado valor aos negcios da empresa.
A Administrao/Gerncia, como primeira responsvel pela salvaguarda dos
activos da empresa e como principal interessada na preveno contra o mau uso dos seus
recursos, deve pois estimular e promover aces que fortaleam o Sistema de Controlo
Interno.

4. BIBLIOGRAFIA:

CD-Rom da Cmara dos Tcnicos Oficiais de Contas; Dezembro de 2004.
Costa, A. (2001). Controlo Interno. Apontamentos e matrias facultadas na cadeira
de Auditoria, 3 trimestre do Mestrado de Contabilidade e Finanas na E.S.T.G. de
Leiria.
Costa, C. B. (2000). Auditoria Financeira - Teoria e Prtica. Lisboa: Editora Rei dos
Livros, 7 Edio.
Directrizes de Reviso/Auditoria 410. Maio 2000. Controlo Interno. Manual do
Revisor Oficial de Contas.
Nabais, C. (1993). Noes Prticas de Auditoria. Lisboa. Editorial Presena, Lda, 2
Edio.
Norma Internacional de Reviso/Auditoria 400 Avaliaes do Risco e Controlo
Interno. Manual do Revisor Oficial de Contas.
Peleias, I. R. (2000a). Falando sobre Controle Interno 1 Parte Agosto/Setembro
2000 in Jornal do Tcnico de Contas e da Empresa, n419/420, pp. 236 a 239.
Peleias, I. R. (2000b). Falando sobre Controle Interno 2 Parte Outubro 2000 in
Jornal do Tcnico de Contas e da Empresa, n 421, pp. 264 a 267.

4.1. Recursos Onlinee Web-sites consultados:


36
www.cidadevirtual.pt/oroc (Ordem dos Revisores Oficiais de Contas).
www.gesbanha.pt .
www.theiia.org (The Institute of Internal Auditors).


Control o Inter No Empres As 19122004

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