MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Decreto Ordenanzal 0331 de 1987 Gobernacin de Santander Proceso: GESTION DE CALIDAD Y MEJORA

UNIPAZ

Cdigo: GCME-CCA-P02 Fecha de aprobacin: 26-07-2007

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Nombre del documento: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTRO

1. OBJETIVO Asegurar que los registros que proporcionan evidencia objetiva de la conformidad del SGC, se encuentren debidamente identificados, almacenados, protegidos y sean fcilmente recuperables. 2. ALCANCE El presente procedimiento es aplicable a todos los registros que se generen en la implementacin de los procedimientos del Sistema de gestin de la Calidad. 3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN Coordinacin de Calidad Instancias acadmicas y administrativas de UNIPAZ

4. DEFINICIONES Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeadas. Legibilidad: Que pueda leerse la informacin contenida en el registro. Identificacin: Nombre cdigo con el que se reconoce cada registro (Formato) Almacenamiento: Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentra fsicamente el registro Proteccin: Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo til. Recuperacin: Facilidad de acceso a los registros y a la informacin contenida en ellos, tomando en cuenta su localizacin y su clasificacin. Tiempo de retencin: Periodo de tiempo en que se tendrn los registros dentro de un archivo de papel o medio electrnico, ya sea el establecido por la ley o el establecido por la organizacin de acuerdo a sus necesidades de operacin. Disposicin: Destino final de los registros. Guarda permanente o eliminacin.

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Coordinador de calidad Comit de calidad

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5. DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento para el control de documentos GCME-CCA-P01 Gua para elaboracin de documentos GCME-CCA-G01

6. FUNDAMENTOS LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS No aplica 7. RESPONSABLE Y APOYO El responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento es el Coordinador de Calidad. 8. CONDICIONES GENERALES Todos los registros del Sistema de Gestin de la Calidad, deben ser legibles y almacenarse de tal manera que se conserven y consulten con facilidad. Los registros proporcionan evidencia objetiva sobre el funcionamiento del SGC, por lo tanto el responsable de cada proceso, debe asegurar el buen estado de los mismos evitando el deterioro o dao por condiciones del medio en el sitio de archivo. El personal que participa en los procedimientos debe cumplir con los lineamientos establecidos en el presente documento para la generacin, manejo o custodia de los registros que se generen en el desempeo de sus actividades. El Coordinador de calidad debe tener actualizada la Tabla de Control de Registros. El archivo de los registros, para asegurar su recuperacin inmediata puede ser almacenado: a. Alfabeticamente b. Numericamente c. Alfanumericamente d. Cronologicamente Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se debe evitar realizar cualquier tipo de enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces, dobleces, maltratos, etc. a los registros, que pudieran dificultar su lectura. El tiempo de retencin y disposicin final de los registros est documentado en el listado maestro de registros y durante ese tiempo, el responsable de su control cumple con los lineamientos indicados en el presente documento.

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9.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

9.1. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

IDENTIFICACION: La identificacin de los registros en algunos casos se realiza de acuerdo a la Gua para elaboracin de documentos, considerando que un formato se convierte en un registro cuando contiene datos que evidencian el trabajo realizado.

Para el caso de registros generados por sistemas de informacin y registros electrnicos, estos se identificaran por el nombre sin necesidad de contar con un cdigo. Una vez identificado el documento se registra en la Tabla de control de registros. ALMACENAMIENTO: El almacenamiento de los registros se efecta en carpetas, folders, o cualquier otro medio que garantice su conservacin y fcil recuperacin y se mantienen en archivadores o escritorios PROTECCIN: Los registros en papel se mantienen en lugares limpios y en condiciones apropiadas que no permitan su deterioro, esto es, libre de polvo, humedad o cualquier elemento que afecte su legibilidad y conservacin. Para el caso de registros electrnicos estos se mantienen en sitios libres de polvo, humedad y campos electromagnticos. RECUPERACION Los registros deben ser almacenados fsicamente en archivadores y/o en formatos digitales, en folders y/o carpetas debidamente marcadas, en reas que tengan las condiciones ambientales que los registros requieren, con la finalidad de asegurar su proteccin y recuperacin.

Coordinador de calidad

Tabla de control de registros

Personal involucrado

Personal involucrado

Personal involucrado

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REGISTRO

ETAPAS

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION FINAL

El tiempo de retencin y disposicin final de los registros se define en la tabla de control de registros

Personal Involucrado

Tabla de control de registros

10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Figura 1. Control de registros 11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA 08-06-2007 VERSION 0 APROBADO MEDIANTE Resolucin Rectora REC-322-07 DESCRIPCIN DEL CAMBIO Emisin del documento

Se eliminan las siguientes condiciones generales: El Coordinador de calidad debe tener actualizada la Tabla de Control de Registros. Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se establecen las siguientes especificaciones: 26-07-2007 1 Resolucin Rectora REC-380-07 b. En caso de necesitar corregir algn dato al momento de su llenado, se deber marcar ste con una diagonal, escribir el dato correcto y firmar a un lado por el responsable del registro. c. Aquellos espacios que queden en blanco en los registros, debern cruzarse con una diagonal. El tiempo de retencin y disposicin final de los registros est documentado en el listado maestro de registros y durante ese tiempo, el responsable de su control cumple con los lineamientos indicados en el presente documento.

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