ADMINISTRACION DE ALMACENES

Gestin de Existencias QU? CUNTO? CUANDO?

Gestin de Almacenes DNDE? CMO?

DEBE SER ALMACENADO?

QU ES UN ALMACN?

Es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar todos los bienes de una empresa, comportndose como una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de la empresa .

Una organizacin eficiente en un almacn se basa fundamentalmente en estos dos criterios: 1. Maximizar el volumen del que disponemos en trminos de metros cbicos. 2. Minimizar las operaciones de manipulacin y transporte interno. Los recursos empleados en un almacn los podemos agrupar de la siguiente manera: Recursos humanos: Que engloba el empleo de mano de obra directa (con la que fsicamente se manipula el producto), y mano de obra indirecta (direccin, mantenimiento, supervisin y control de equipos y procesos productivos. Recursos de capital: Utilizacin de la nave industrial, maquinaria y equipos de mantenimiento en general, es decir, la infraestructura necesaria para realizar los procesos productivos que se materializan en forma de gastos de alquiler y amortizaciones. Recursos energticos y consumibles.

1.

SEMEJANZA FSICA. Los artculos con caractersticas fsicas parecidas se agrupan en un rea. SEMEJANZA FUNCIONAL Se pueden guardar juntos los artculos relacionados funcionalmente .

2.

3. DEMANDA En este sistema, los artculos con movimiento intenso se guardan cerca de las reas de recepcin y de embarque y a los que tienen movimiento lento se les asigna espacios mas alejados. 4. SEPARACIN DE LAS EXISTENCIAS DE RESERVA. Todas las existencias de trabajo se mantienen juntas en una zona compacta, de donde sea fcil tomarlas. Las existencias de reserva, de zonas exteriores, reabastecen las existencias de trabajo cuando haya necesidad.

5.

ALMACENAMIENTO ALEATORIZADO. Da ahorros considerable en las necesidades de espacio en la bodega.

6.

ALMACENAMIENTO DE ALTA SEGURIDAD Si hay artculos muy valiosos y sujetos a robos frecuentes como el oro, se podra necesitar un rea que este bajo llave y otras medidas de seguridad.

rea de recepcin de mercanca y control. rea de almacenaje. Zonas de pincking. reas de preparacin de pedidos. reas de expedicin y carga en los vehculos. .
REA DE RECEPCIN ACTIVIDADES DEBERES Recibir del departamento de compras una copia de cada pedido para archivarla por orden alfabtico con base en el nombre del proveedor. Recibir los materiales del proveedor. Estibar en el rea de recepcin. Confrontar la copia del pedido con la nota de remisin del Proveedor. Revisar la mercanca en cuanto a cantidad y calidad. Firmar de conformidad el original de la nota de remisin del proveedor y entregrselo al proveedor. Hacer una nota de entrada para cada una de las notas de remisin. Entregar el original y las copias de la nota de entrada junto con la copia de la nota de remisin, a los departamentos de contabilidad y compras. Archivar la copia de la nota de entrada y la copia del pedido en el archivo del rea de recepcin. Entregar la mercanca, la copia de la nota de entrada y la copia de la nota de remisin al almacn que corresponda. Transportar los materiales al almacn correspondiente.

RECEPCIN

REVISIN

ELABORACIN DE LA NOTA DE ENTRADA

ENTREGA

REA DE ALMACN DE MATERIALES ACTIVIDADES DEBERES Recibir los materiales, la copia de nota de remisin y la copia de la nota de entrada del rea de recepcin. Confrontar la documentacin con los materiales y revisar su cantidad y calidad. Dar al encargado del control de existencias la documentacin. Entregar al auxiliar del almacn la mercanca para que la acomoden segn su localizacin. Registrar las entradas y salidas en tarjetas de existencia o Kardex .Anotar la informacin sobre la localizacin de los materiales que han de almacenarse o retirarse para satisfacer pedidos o requisiciones. Llevar un control de los materiales comprometidos para surtir rdenes de produccin. Informar a contabilidad sobre las entradas y salidas. Poner al tanto a produccin a compras respecto de de las existencias. Clasificar y codificar los materiales. Determinar la planeacin del almacn y la localizacin de los materiales en zonas, estantes, etc. Colocar los materiales en sus lugares. Recibir las requisiciones, listas de materiales para rdenes de produccin, vales de almacn u otra documentacin de salida. Revisar toda la documentacin de salida es decir, observar que traiga todos los datos y especificaciones necesarias y reconocer la firma autorizada. Transportar el material al departamento solicitante. Revisar lo que se entrega confrontando con la Documentacin de salida. Entregar el material al departamento solicitante.

RECEPCIN

CONTROL

ALMACENAMIENTO

DESPACHO

REA DE ALMACN DE PRODUCTOS TERMINADOS DEBERES Tomar los productos de produccin. Recibir los artculos devueltos por los clientes RECEPCIN Confrontar la documentacin de entrada con la mercanca Y firmar de conformidad. Registrar el movimiento de entradas y salidas en tarjetas de existencia. Anotar la localizacin de los productos que han de REGISTRO almacenarse o retirarse, en notas de entrada, requisicin notas de salida. Informar a contabilidad acerca del movimiento diario en el almacn y a ventas sobre las existencias. Determinar la planeacin y localizacin de los productos en zonas, estantes, etc. ALMACENAMIENTO Transportar los artculos al lugar de almacenamiento Segn su localizacin. Colocar los productos segn su localizacin. Recibir los pedidos de clientes, requisiciones u otra documentacin de salida. Revisar la documentacin de salida es decir verifica que tenga DESPACHO todos los datos y especificaciones necesarias y la autorizacin respectiva. Localizar los productos y surtir los pedidos. Transportar los productos a la zona de empaque. Revisar el despacho de mercadera confrontando el pedido INSPECCIN con los productos surtidos. Empacar los pedidos locales y los forneos. Elaborar guas de embarque, notas de salida y EMPAQUE Documentacin de transporte. Estibar a embarque. ACTIVIDAD

SESION 7

CENTRALIZACIN DE ALMACENES.

ALMACENES CENTRALIZADOS

Cuando la fabrica o empresa rene en su propio local o sede todos sus almacenes.

- Mejor inspeccin o control. - Son necesarias menos personas para custodiar, despachar y controlar los materiales. - Todo el personal del almacn se familiariza con todos los materiales almacenados. La ausencia temporal de un empleado supone menos trastornos que en uno descentralizado. - El servicio de almacn es ms eficiente, ya que el trabajo se distribuye mejor entre el personal y hay menos retrasos en las entregas a los departamentos. - Puede mantenerse ocupado al personal. comprobando materialmente las existencias, surtiendo los pedidos con anticipacin al plazo de entrega, arreglando los materiales en las estanteras. - Se tiene una mejor disposicin de los espacios de almacenamiento y utilizacin ms eficiente de casilleros y estanteras. - Menos espacio total ocupado , menos artculos rezagados en almacn y mayor rapidez en la ubicacin - Ms fcil comprobacin peridica de inventarios. - Mejor control sobre las existencias. - Todos los registros de almacn estn en el mismo sitio y funcionan bajo el control directo del Jefe de Almacn. - Se reducen los costos Administrativos del almacenamiento.

DESCENTRALIZACIN DE ALMACENES
- Rapidez en el surtido de materiales a las lneas de produccin. - Eliminacin de retrasos debido a la falta de materiales en las lneas. - Los materiales estarn siempre a la mano de quienes lo utilizan, sin tener demoras a causa de las adquisiciones y bsqueda de su autorizacin. - Los subalmacenes podrn suministrar los materiales durante el primer, segundo y tercer turno por lo que el almacn central permanecer cerrado al terminar el primero. - El subalmacn reduce los costos de manejo de materiales ya que es abastecido una sola vez para un periodo corto de produccin, como turnos, das o semanas y elimina los constantes y frecuentes viajes al almacn durante cada turno para alimentar las lneas de produccin. - En el departamento de contabilidad se hace un traspaso de almacn central a subalmacen de materiales en proceso.

ALMACENES DESCENTRALIZAD OS

ALMACN DE MATERIAS PRIMAS ALMACN DE MATERIAS AUXILIARES ALMACN DE MATERIALES EN PROCESO ALMACN DE PRODUCTOS TERMINADOS TIPOS ALMACEN ALMACN DE HERRAMIENTAS O EQUIPOS ALMACN DE REFACCIONES ALMACN DE MATERIALES DE DESPERDICIO ALMACN DE MATERIALES OBSOLETOS ALMACN DE DEVOLUCIONES

CARACTERSTICAS

ALMACENAMIENTO CERRADO

ALMACENAMIENTO AL AIRE LIBRE

ALMACENAMIENTO EN COBERTIZO

ALMACENAMIENTO ESPECIAL.

Para productos que requieran mayor control.

Para material que por su peso y volumen o su propia naturaleza necesitan el aire libre.

Combinacin de los dos anteriores

Para materiales peligrosos como explosivos, qumicos, corrosivos.

CONOCIENDO FORMATOS UTILIZADOS

GUIA DE REMISION

ORDEN DE COMPRA

NOTA DE REQUISICIONES

KARDEX

FORMATOS

NOTAS DE ENTRADA

NOTA DE SALIDA

GUA DE REMISIN

Es el documento que sustenta el traslado de mercaderas dentro del territorio nacional .

QUIN LA EMITE ?

La empresa o persona natural en la movilizacin de mercaderias.

QUEN LA IMPRIME ?

Imprentas autorizadas .

CUL ES LA INFORMACIN BSICA QUE DEBE CONTENER

-Remitente de la mercaderia. Destinatario. Descripcin

NOTA DE REQUISICIN

Una requisicin es un formulario escrito que generalmente la enva el departamento de compras y surge de la necesidad de materiales o suministros.

QUIN LA EMITE ?

Departamento de produccin Departamento de compras

 QUEN LA IMPRIME ?
Las requisiciones de compra estn generalmente impresa segn las especificaciones de cada compaa.

CUL ES LA INFORMACIN BSICA QUE DEBE CONTENER

- Numero de requisicin - Nombre del departamento o persona que solicita - Cantidad de artculos solicitados - Descripcin del artculo - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Firma autorizada.

SESIN 2 CONOCIENDO FORMATOS DE ORDENES DE COMPRA Y NOTAS DE ENTRADA Y SALIDA DEL ALMACEN.

ORDEN DE COMPRA
ES
Una solicitud escrita enviada a un proveedor, originada por una requisicin o necesidad de materiales y suministros.

SE ENVIA CUANDO
Se ha convenido un precio, especificaciones de los trminos de pagos y entrega; la orden de compra autoriza al proveedor a entregar los materiales o suministros y a emitir la factura.

ORDEN DE COMPRA
AR E A S O L I C I T A N T E PROVEEDOR: FECHA DE ELABORACIN FECHA DE PEDIDO PARTIDA No. TERMINOS DE ENTREGA FECHA EN QUE SE REQUIEREN LOS BIENES CANTIDAD UNIDAD COSTO UNITARIO APROXIMADO COSTO TOTAL APROXIMADO No. HOJA __________ DE____________

D E S C R I P C I N

SOLICITANTE

Vo.

Bo.

Vo. Bo. DIRECTOR ______________________________

AUTORIZACIN _____________________________

____________________________ NOMBRE Y FIRMA

_____________________________ NOMBRE Y FIRMA

NOTA DE ENTRADA
Es utilizada por el encargado de bodega, cuando recibe los materiales y suministros solicitados los desempaca y los cuenta, revisa los materiales para tener la seguridad de que no estn daados y cumplan con las especificaciones y requisitos dados en la orden de compra y cantidad solicitada, el original es manejado en contabilidad y la copia es archivada por el encargado de bodega, quien debe emitir un informe de entradas ya sea de forma semanal, quincenal o mensual.

ENTRADA A ALMACEN RECIBIDO DE _________________________________FECHA_____________________

CANTIDAD UNIDAD

DESCRIPCION DEL ARTICULO

ORDEN DE COMPRA N

RECIBIDO POR:_______________________REGISTRADO POR _____________________

NOTA DE SALIDA DEL ALMACN SALIDA DE ALMACEN

ENTREGADO A :___________________________________FECHA____________________ CONCEPTO DE SALIDA_______________________________________________________
CANTIDAD PEDIDO SURTIDO

CODIGO

ARTCULO

UNIDAD

AUTORIZO

Vo. Bo.

Vo. Bo.

RECIBE

NOMBRE Y FIRMA JEFE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES JEFE DE DEPARTAMENTO SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA

KARDEX
Elemento de control y custodia de los recursos de Mercaderas de una entidad. Mediante la que se administra cantidad y valor de Mercaderas.

SESION 3 , 4
LLENANDO LOS FORMATOS APRENDIDOS EN UN CASO PRCTICO REALIZA LAS SIGUIENTES TAREAS:
LLENA, RECIBE, SELLA, Y ARCHIVA LA NOTA DE REQUISICION PROPORCIONADA POR LOS PROVEDORES AL ENTREGAR BIENES ADQUIRIDOS POR LAS EMPRESAS. LLENA LA GUIA DE REMISIN Y LA ORDEN DE COMPRA Y CONTRASTALAS. REGISTRA EN LAS NOTAS DE ENTRADAS Y SALIDAS LAS EXISTENCIAS DEL ALMACEN. LLENA UN KARDEX DE ALMACEN.

A continuacin tienes algunos ejemplos.

SESION 8

La Seguridad e Higiene en el trabajo abarca una serie de normas encaminadas a evitar los accidentes laborales y las enfermedades profesionales. Los accidentes laborales, son lesiones corporales causadas por hechos imprevistos durante el trabajo. Las enfermedades profesionales se contraen a largo plazo por la exposicin continuada del trabajador a las condiciones ambientales. Es obligacin de la empresa planificar acciones preventivas a partir de una evaluacin inicial de los riesgos y la salud de los trabajadores.

NORMAS DE HIGIENE Y PROTECCIN PERSONAL

No consumir alimentos donde se almacenan sustancias txicas. Para la limpieza de manos no emplear gasolina ni disolventes sino jabones adecuados. Usar ropa adecuada. Emplear guantes de cuero cuando se manipule materiales abrasivos o piezas punzantes Evitar situarse en lugares donde puede haber desprendimientos o cada de objetos.

NORMAS DE HIGIENE AMBIENTAL.

Mantener limpios y operativos los ambientes de trabajo. Respetar y hacer buen uso de las instalaciones. Mantener la limpieza, iluminacin, ventilacin, humedad, y temperatura adecuada en su ambiente de trabajo.

NORMAS CON RESPECTO A LA MANIPULACIN DE CARGAS

No cargar nunca un peso mayor que el que permite las propias fuerzas, para levantar cargas pesadas desde el suelo hacerlo flexionando las piernas. Emplear gras o carretillas para la elevacin y transporte de cargas. El paso para el transporte estar libre de obstculos y se dar aviso alas personas para que se retiren de la trayectoria. No depositar piezas o paquetes en lugares que impidan el libre acceso a los extintores y bocas de riego contra incendio. Para el desplazamiento de los vehculos dentro del taller no poner el motor en marcha si no hay ventilacin adecuada por el monxido de carbono que puede intoxicar.

NORMAS SOBRE EL ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIN DE PRODUCTOS INFLAMABLES

El almacenamiento y manipulacin incorrectos de productos inflamables como: combustibles, lubricantes, disolventes, pinturas son el principal riesgo de incendios, los cuales pueden evitarse siguiendo las siguientes instrucciones: El almacn debe estar aislado, debidamente ventilado y con las ventanas protegidas de los rayos solares. Las entradas al local deben sealizarse con indicadores de peligro y cuadros de instrucciones. Dentro del almacn esta terminantemente prohibido fumar, utilizar llamas, realizar soldaduras, encender estufas. Las latas y bidones que contengan o hayan contenido productos inflamables deben estar cerrados y apartados.

NORMAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL MANEJO DE MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS.

Bajo ningn concepto se har uso de maquinaria sin previo consentimiento. Preveer obstculos y mantener el piso libre de sustancias como aceites, virutas para evitar el resbalamiento. Usar ropa ajustada sin pliegues. Mantener las herramientas aseguradas.

NORMAS DE SEGURIDAD EN EL USO DE EQUIPOS ELCTRICOS.

-Mantener los cables y enchufes de conexin en perfecto estado. -Usar lmparas adecuadas y empuarlas por el mango. -En el caso de incendio de conductores o equipo elctrico apagarlos con extintores nunca con agua.

PROPSITO Proporcionar los lineamientos de prevencin de accidentes y disminuir los riesgos en materia de seguridad e higiene y medio ambiente laboral.

OBJETIVO Establecer las medidas necesarias de prevencin de los accidentes y enfermedades de trabajo y lograr que el trabajo se desarrolle en condiciones de seguridad, higiene y medio ambiente adecuados y seguros para los trabajadores.

RESPONSABILIDAD Es responsabilidad de todo el personal conocer y aplicar las normas y medidas de seguridad e higiene para salvaguardar su integridad fsica y mental.

USO DE MATERIALES Y EQUIPOS DE SEGURIDAD

MATERIAL Y EQUIPO

Extintores Regaderas Equipo contra incendios. Proteccin respiratoria y auditiva cascos, guantes, calzados de seguridad, gafas, pantallas, mascarillas, mandil. Equipo de alarmas y evacuacin. Equipo de primeros auxilios.

SESION 9

SEALIZACIN DE ZONAS DE EMERGENCIA.

Es una herramienta ms de la prevencin para evitar riegos de accidentes. SEALES EN FORMA DE PANEL. SEALES DE ADVERTENCIA. SEALES PROHIBITIVAS.