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GESTION DE ALMACENES

Los almacenes, Bodegas y los Centros de Distribucin constituyen un factor clave de xito para la gestin efectiva de la cadena de abastecimientos y distribucin de las organizacin que crecen en ventas, sin embargo durante el tiempo no han sido valoradas por las altas gerencias de las organizaciones modernas y con muchas falencias y oportunidades de mejoramiento en sus procesos de almacenamiento y de dimensionamiento del impacto en la operacin logstica de los centros de distribucin que habitualmente se han desarrollan sus actividades cotidianas sin un enfoque de planeacin integral, y por lo tanto, sin la aplicacin de las mejores prcticas en las actividades que son actualmente criticas como son los procesos de recibo, almacenamiento, separacin, alistamiento y despacho de mercancas, y que de conocerse y aplicarse en forma progresiva y efectiva contribuira en la generacin de valor a la operacin logstica de la empresa mediante la aplicacin efectiva de las tcnicas, metodologa, herramientas y desarrollos tecnolgicos con el fin de convertir la logstica del centro de distribucin en una ventaja competitiva para las empresas modernas y configurar un desempeo eficiente y efectivo para el aumento del nivel de servicio para los clientes internos y externos. Generalidades de los Almacenes Una bodega o almacn puede definirse como un espacio planificado para ubicar, mantener y manipular mercancas y materiales. Dentro de esta definicin hay dos funciones dominantes: el almacenamiento y el manejo de materiales.

CECOMEX ZONAFRANCA BOGOTA En algunos casos ser un punto de paso donde se descompone el flujo de materiales conformado por unidades de empaque para poder despachar las cantidades que necesitan los clientes Como punto de partida es necesario entender que las actividades fsicas que se desarrollan en el proceso de almacenamiento son: 1. Recepcin. 2. Almacenamiento. 3. Preparacin de pedidos. 4. Expedicin o despacho. Para lograr este objetivo de optimizar los procesos el jefe del centro de distribucin necesita considerar los tres elementos principales que lo constituyen, mano de obra, espacio y equipo El nivel de servicio que se proporciona a los clientes estar determinado por la eficacia y la eficiencia de los procedimientos utilizados en la recepcin, almacenamiento y despacho de productos. En trminos sencillos, el objetivo del almacenamiento es lograr la mejor combinacin entre: - Maximizacin del espacio en volumen. - Maximizacin en la utilizacin de los equipos. - Maximizacin en el acceso a todos los materiales y mercancas. - Maximizacin de la proteccin de todos los materiales y mercancas. - Maximizacin de la utilizacin de la mano de obra. Los actuales y modernos centros de distribucin se caracterizan por las siguientes series de variables y en permanente implantacin:

y manejo On line de sus inventarios encia laborales y o destrezas tcnicas para el desempeo de sus cargos almacenamiento seguridad industrial y salud ocupacional

(HUBS) Crossdocking) (Layouts)

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Principios Macros para la operacin de un Centros de distribucin 1. Los artculos de mucha rotacin cerca la salida y en arrumes 2. Artculos pesados en el primer piso y cerca a las zonas de despacho 3. Posiciones de almacenamiento de reserva cerca al rea donde est la posicin fija del mismo artculo 4. Mxima utilizacin de la capacidad cubica (mt3) del centro de distribucin 5. Facilidad de acceso del personal de operaciones y equipos de manejo de materiales 6. Proximidad de los artculos ABC a los muelles y almacenamiento en ABC segn perfil de despachos

Guas bsicas para el almacenamiento de productos en centros de distribucin 1. Identificar tipo de empresa y naturaleza de la carga 2. Configurar perfil logstico mercanca -Rotacin mercancas (determina la ubicacin en el almacenamiento) -Tamao del pedido (promedio de unidades/pedido), determina el rea y volumen en las posiciones de almacenamiento. 3. Seleccionar los equipos de manejo materiales acorde al sistema de almacenamiento 4. Disear y asignar los pasillos y flujos (30%) 5. Disear los muelles y zonas de embarque 6. Disear las reas de los patios exteriores (muelles, parqueaderos y accesos) 7. Construir civil del centro de distribucin con enfoque verde y ecolgico Factores claves en infraestructura, procesos, organizacin. A continuacin les damos unas pautas para una gestin de almacenamiento eficiente:

a unidad de almacenamiento estndar

mismo. ignar los equipos adecuados y suficientes para el manejo de producto

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de cada empleado.

detectar errores en datos digitados.

para el control de inventarios a nivel de:

ubicaciones donde se encuentra.

objetivos y promesas de servicio en cada rea.

s dentro del Centro de Distribucin

Sistemas de almacenamiento y reabastecimiento (replenishment) Factores que influencian el costo de una operacin de almacenaje. 1. La edificacin 2. El equipo 3. Personal 4. Nivel de inventario 5. Costos de operacin Cada almacn debe utilizar al mximo el volumen del edificio, definiendo el sentido del flujo de materiales con base en el tipo de operacin, con una clara zonificacin sobre la base de

CECOMEX ZONAFRANCA BOGOTA velocidad de los productos. Es necesario determinar zonas de almacenamiento de acuerdo a la velocidad de surtido de los productos y aplicar el concepto de pareto: 80\20, adems de agrupar los productos por familia. Es importante anotar que de acuerdo a como se almacene la mercanca depende el nmero de averas y deterioros que se presenten, por lo tanto, ste debe almacenarse con base en el tipo de empaque y perodo de trnsito estimado en la bodega. El almacenaje no es un sector operativo, por s mismo, pero constituye un servicio que acta a favor del sector comercial y el objetivo fundamental de dicho servicio es el de suministrar los productos necesarios en justa calidad y cantidad, en el momento preciso y con los menores costos. La funcin del almacenaje comprende el complejo de operaciones que tiene por objeto el ocuparse de los materiales que la Empresa mueve, conserva y manipula parta la consecucin de sus fines productivos y comerciales. Principios de Almacenamiento Definir: La unidad ms grande. El movimiento de productos debe hacerse en la mayor cantidad posible en cada momento. A medida que la cantidad es ms grande, menor el nmero de movimientos.

La ruta ms corta. Los recorridos constituyen el mayor componente del costo por personal

e operacin en equipos

El espacio ms pequeo. Reduccin en costo de almacenamiento

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ventario posible

El tiempo ms corto. El tiempo empleado debe ser el mnimo posible

, etc.). El mnimo nmero de manipulaciones. Tocar los productos la menor cantidad de veces posible

Menores tiempos en los procesos Cada manipulacin debe agregar valor

Agrupar y recolectar Manejo conjunto de productos y operaciones similares

La seguridad en el almacenamiento Un programa de seguridad eficaz, es un requisito indispensable de la buena administracin de las bodegas. La alta eficiencia es requerida para competir en el almacenamiento moderno, abarca los riesgos del rpido movimiento del equipo, almacenaje a gran altura y el

CECOMEX ZONAFRANCA BOGOTA manejo de una gran variedad de productos distintos. Hay que dar prioridad a la salud y la seguridad del personal en cada funcin de manejo y almacenaje. Las caractersticas principales de un buen programa de seguridad para las bodegas, son las asignaciones apropiadas del trabajo, el orden y la limpieza, los sistemas de proteccin, las practicas de seguridad, las comunicaciones eficaces y la capacitacin permanente.

Mtodos de Almacenamiento Gestin de ubicacin. Al menos debe contarse con una persona que planee el espacio del almacn o bodega, donde ubicar los materiales recibidos, como podran reordenarse los pallets ya almacenados, que ingreso de pallets se esperan, y donde sern colocados dentro de la bodega. Esta persona debe definir cuanto espacio dejar para almacenar cada uno de los tems que estn por llegar, as como definir las posiciones en que se almacenaran. Para esto se aplican diferentes criterios:

1. Clasificar los tems segn su rotacin o nivel de ventas y definir, para cada zona o posicin del almacn, que tems podr almacenar segn rotacin. As, las reas cercanas al despacho se destinaran a tems de alta rotacin y las lejanas a los de baja rotacin. De esta forma se reducirn las distancias por recorrer 2. Ubicar los materiales dando prioridad a la sencillez visual y la posibilidad de recordar marcas o tipos de productos Identificacin de ubicaciones Todas estas zonas deben estar perfectamente identificables y conocidas por el personal habilitado a entrar en el almacn. Para ello, las prcticas ms habituales son la delimitacin de las zonas por colores o la presencia de carteles con la denominacin de las zonas, colgados o posados en el suelo. En el almacn toda ubicacin debe poseer su codificacin nica que la diferencie del resto. Pueden codificarse por: Estanteras: cada estantera tiene asociado una codificacin correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques tambin estn identificados con numeracin correlativa, as como las alturas de la estantera, empezando del nivel inferior y asignando nmeros correlativos conforme se asciende de altura. Por Pasillo: en este caso, son los pasillos los que se codifican con nmeros consecutivos. En este caso, cada dos estanteras se van codificando sus bloques, ya que la relacin es de un pasillo por cada dos estanteras.

CECOMEX ZONAFRANCA BOGOTA Ejemplo de Codificacin

Identificacin y trazabilidad de mercancas Al igual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad de las mercancas almacenadas deben ser codificadas asignando identificaciones nicas por artculo. Y an ms, est codificacin debe estar relacionada con la utilizada para identificar las ubicaciones y con el resto de procesos de la empresa. El sistema numrico es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que abarca.

CECOMEX ZONAFRANCA BOGOTA ACTIVIDAD

1. Organizar grupos de 3 personas, leer e interpretar la lectura. 2. Con base en la lectura hacer una inspeccin al almacn y plantear 10 oportunidades de mejora teniendo en cuenta las variables utilizadas para la organizacin de almacenes. 3. Responder: Si usted fuera el jefe de almacn e identificar la necesidad de esp acio fsico que lugar escogera dentro de su empresa para utilizar o adecuarla para almacenar mercancas y cmo lo hara?.