INTRODUCCIN.

La planificacin de proyectos nos permite organizar y analizar las tareas previamente a su ejecucin, racionalizar y distribuir los recursos eficientemente as como establecer las mejores estrategias para la realizacin eficaz de dichas acciones. Todo proyecto independiente de su magnitud requiere de una planificacin eficiente para minimizar los riesgos y la incertidumbre de sus resultados, de esta forma asegurar el xito del proyecto y por tanto de la organizacin para la cual ha sido diseado. Es por esto que MS PROJECT 2010 le permitir al usuario crear los proyectos con sus actividades, asignar recursos y costos a fin de obtener la informacin necesaria y suficiente para el control y seguimiento de cada proyecto.

Cabe destacar que este Programa permite al usuario realizar simulaciones de determinadas etapas del proyecto de modo de seleccionar la mejor alternativa y combinacin de tiempos y recursos que se incorporaran al proyecto definitivo.

Ingresar al programa.
Se accede igual que todos los programas de Microsoft.
Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Project 2010

Por defecto, MS Project presenta como pantalla de inicio la vista Diagrama de Gantt , la cual est compuesta por la Tabla de Entrada (zona izquierda) y el rea grfica de barras Gantt (zona derecha).

Entorno de trabajo
En la siguiente figura se muestra la ventana principal de Proyect 2010 identificando cada una de sus aplicaciones.

Entorno de trabajo
En la figura anterior se pueden apreciar los elementos principales de Proyect 2010: Barra de acceso rpido: Aplicaciones de office que las incluye en todos sus programas, las cuales sirven para manipular el proyecto en forma directa y simplificada. Fichas o pestaas de men: Proyect 2010 presenta 5 tipos de pestaas de men (Archivo, Tarea, Recurso, Proyecto, Vista, formato.), cuya finalidad es facilitar el trabajo de planificacin al usuario. Cinta de opciones: Tiene por finalidad es facilitar el trabajo de planificacin. Escala de Tiempo: Muestra las indicaciones de variaciones de tiempo, le ayuda al usuario a interpretar la duracin de cada tarea del proyecto.

Por defecto, MS Project presenta como pantalla de inicio la vista Diagrama de Gantt, la cual est compuesta por: Hoja de clculo: est al lado izquierdo de la Vista. Se puede usar de hoja de clculo para introducir, editar y ver informacin sobre el proyecto.
Lnea de divisin: lnea que divide la hoja de clculo y el rea de diagrama.

rea de diagrama: en esta rea se desplazan las barras que indican la duracin, vinculacin y programacin de las tareas.

Las columnas o campos que conforman la tabla de entrada: Identificador de tarea Es el cdigo numrico que asigna Ms. Project automticamente a las actividades durante su creacin. Este cdigo se ubica en la primera columna de la hoja de tareas (color plomo) y no es editable. El identificador de tarea aparece automticamente cuando se crea una tarea cualquiera. Indicadores (i) Es la columna de la hoja donde se ofrece distinta informacin acerca del estado de una tarea o recurso. No es posible editarla. Ejemplos: indicador de completado, indicador de notas e indicador de delimitacin.

 Nombre de la tarea Es la columna donde se ingresa el nombre de las tareas, hitos y tareas resumen del proyecto. Duracin Es la columna donde se ingresa el tiempo necesario para culminar la actividad seleccionada. Al crear una actividad, Ms. Project, por defecto, asigna una duracin de un da. Comienzo Es la columna donde se visualiza la fecha de inicio de la actividad.

 Fin Es la columna donde se visualiza la fecha de fin de la actividad. Cabe indicar, que esta columna es un campo calculado (se calcula automticamente), el cual se obtiene al adicionar la duracin de la actividad a su fecha de inicio.
Predecesora Es la columna donde se indican los cdigos de las actividades realizadas anteriormente, el tipo de dependencia (CC,FF,CF,FC) y la postergacin.

Nombre de los recursos Es la columna donde se visualiza los nombres de los recursos asignados a la actividad. Adicionalmente, nos muestra entre corchetes la cantidad de recursos establecidos.

Pestaas de men
Las pestaas de men tienen en su interior una serie de comandos que estn agrupadas de acuerdo a la funcin que cumple cada una de ellas. A continuacin le presentaremos cada uno del men que presenta el Project. Tarea: El men tarea se divide en 8 grupos:

Ver Porta papeles Programacin Tareas Insertar Propiedades Edicin

Recurso: El men recurso se divide en se divide en 5 grupos:

Ver Asignacin Insertar

Propiedades. Redistribucin.

Proyectos: El men proyectos se divide en 6 grupos:

Insertar Propiedades Programacin

Estado Informes Revisin

Vistas: El men vistas se divide en 7 grupos:

Vista por tareas Vista por recursos Datos Zoom

Vista de dos paneles Ventana Macros

Formato: El men formato se divide en 5 grupos:

Formato Columnas Estilo de Barra

Mostrar u ocultar Dibujos

Configuracin del proyecto.

Configuracin inicial del proyecto.
El objetivo de la configuracin del proyecto es introducir al Project toda la informacin principal del proyecto y configurarlo de acuerdo a sus caractersticas. Para tal efecto se debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al men Archivo

2. Luego, abrir la pestaa Informaciones

3. Clic sobre Informacin de proyectos 4. Clic sobre Propiedades avanzadas

 Men Archivo

Pestaa Informaciones

Dentro del cuadro de dialogo Propiedades de Proyecto abrir la opcin Resumen.

Con todo ello, concluimos y salimos de este cuadro de dialogo prosiguiendo con la configuracin inicial del proyecto.

 Opciones.
Ahora se debe ingresar a la ventana Opciones, para ello se debe seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar al men Archivo 2. Abrir la ventana Opciones

3. Clic sobre la pestaa General y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo, en ella, se puede cambiar las configuraciones predeterminadas que por defecto vienen con el Project.

4. Luego, hacer clic sobre mostrar, y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

5. Una vez configurado la pestaa Mostrar, continuamos con la tercera pestaa que es programacin hacemos clic sobre ella y se desplaza el siguiente cuadro:

Definir fecha de Inicio del proyecto

Para definir la fecha de inicio del proyecto se debe ingresar en el men Proyectos. Aqu se programa la fecha de inicio del proyecto, para ello hay que hacer clic sobre la opcin Informacin del proyecto, tal como se observa en la figura siguiente:

Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

Para predeterminar el calendario a utilizar, se puede elegir la que se adapte mejor al proyecto, lo ms usual y recomendado es usar el calendario estndar.

 Definir calendario laboral del proyecto. El Microsoft Project nos permite establecer un calendario laboral especfico para el proyecto, a travs de ello, se puede programar el horario laboral diario, los das no laborables por feriado, y cualquier otra excepcin que ocurra dentro del periodo de ejecucin del proyecto. Ajustar el horario laboral diario. Para ajustar el horario laboral del proyecto se debe ingresar al men Proyectos, luego, hacer clic sobre la opcin cambiar calendario de trabajo.

Una vez hecho todo ello, se desplaza el siguiente cuadro de dilogo:

Para definir el horario laboral se debe seguir los siguientes pasos:

1. En la parte de abajo del cuadro seleccionar semanas laborables.

2. Luego, poner el cursor sobre predeterminado y luego hacer clic sobre la opcin detalles (ver figura siguiente).
3. Seleccionar el da que se desee cambiar el horario en el lado izquierdo del cuadro del dialogo.

4. Seleccionar la tercera alternativa mostrada en cuadro de dialogo, es decir, establecer da en estos periodos laborables especficos. 5. Vera usted, que con la seleccin de la tercera alternativa en la tabla de abajo se habilitara los espacios de las horas de trabajo. 6. Introducir manualmente el horario de trabajo deseado, en este caso se establecer el horario de 8:30 a 12:30 y de 14:30 a 18:30. Finalmente, para concluir con la configuracin se debe hacer clic en aceptar en los dos cuadros de dilogos.

Establecer das no laborables El Microsoft Project 2010 tambin nos presenta la posibilidad de definir das no laborables dentro del proyecto, estas se pueden dar por feriados, o por cualquier otro motivo que el proyecto considere necesario preverlo.

Para ello, debemos ingresar al mismo cuadro de dialogo estudiado en el anterior acpite, es decir men cambiar tiempo de trabajo

Con todo ello, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

Aqu se debe seguir los siguientes pasos: 1. En la parte de abajo del cuadro seleccionar Excepciones. 2. Luego, poner el cursor sobre la fecha especifica que se quiera establecer como da no laborable, en este caso definiremos el 6 de Agosto como da no laborable. 3. En la parte inferior del cuadro, en la columna de nombre poner el motivo por el cual se considera esa fecha como no laborable, en este caso, diremos que el 6 de Agosto.

4. El da programado como no laborable tiene un color de fondo diferente a los dems, eso nos indica que se es un da de excepcin (no laborable).
5. Finalmente para guardar las modificaciones realizadas hacer clic sobre aceptar.

Opciones de Project
Antes de definir y asignar recursos, es importante configurar el software para que presente la informacin de manera adecuada. Principalmente, debe configurar las Unidades monetarias y las unidades de asignacin de recursos: Unidades Monetarias: Ir a Archivo, Opciones, Mostrar, Opciones de moneda para este proyecto, en Smbolo $. Elegir tambin el nmero de decimales que debe mostrar Project en los costos.

Unidades de Asignacin de Recursos (Unidad, no %): Ir a Archivo, Opciones, Programacin, Programacin, en Mostrar las Unidades de Asignacin como elegir Valores Decimales.

Puede suceder que al abrir su archivo en otra PC esta configuracin haya variado. As que configure la nueva PC siguiendo estos mismos pasos.