C.E.C.C.A.R.

FILIALA SIBIU

Audit intern
Organizarea si elaborarea procedurilor pentru controlul financiar preventiv.

CHITU COSMINA MARIA

STAGIAR AN I

DL.NICOLAE BALTES
COORDONATOR

25. Organizarea si elaborarea procedurilor pentru controlul financiar preventiv.

Controlul financiar preventiv propriu, este activitatea efectuat pentru evitarea nerespectrii prevederilor legale n vigoare ce ar genera efecte cu caracter perturbator a activitii economice, ct i pentru prevenirea pagubelor.

Controlul financiar preventiv, form a controlului financiar contabil, se exercit nainte de efectuarea operaiunii sau activitii supuse verificrii, sau nainte ca un document s fie lansat n procesul economic. Sfera activitilor care fac obiectul contractului financiar preventiv se stabilete, n funcie de natura unitii patrimoniale la care se realizeaz.

Principalele operaiuni pentru care se stabilesc obiectivele de control financiar preventive sunt: Pli, n lei sau valut, efectuate pentru produsele aprovizionate, lucrrile executate sau prestarea diverselor servicii; Plata sumelor pentru activitatea desfurat n cadrul unitii, ca i a altor drepturi cuvenite personalului; ncheierea contractelor interne sau externe de aprovizionare sau a contractelor ce au ca obiect executarea de lucrri sau prestarea de servicii; Trecerea pe seama cheltuielilor sau a rezultatelor financiare a pierderilor sau a daunelor aduse patrimoniului care nu au fost produse cu vinovie. Metodologia de control financiar-contabil se definete ca fiind un ansamblu de activiti interdependente care, prin utilizarea unor procedee i tehnici specifice, are drept scop realizarea procesului de cunoatere a unui fenomen sau a unei activiti economice prin raportarea, modului concret de manifestare a acestora la prevederile legale, normele sau instruciunile prin care au fost definite.

Acesta aste un atribut al functiei financiar-contabile din cadrul unitatiilor patrimoniale si un instrument de baza al gestiunii previzionale a patrimoniului.Controlul este un proces de msurare a performanei, de iniiere i ntreprindere a unor aciuni care s asigure rezultatele dorite. Privit prin prisme diferite controlul este considerat: funcie a managementului prin el fiecare

manager vrea s se asigure c activitatea decurge conform programului prestabilit, c resursele sunt utilizate conform destinaiei stabilite i c n final performana real va atinge sau va depi obiectivele fixate iniial . atribut al conducerii mijloc de perfecionare a activitii entitilor publice i private, exercitat sub forme diferite de structuri organizate piramidal, cu responsabiliti i obiective clar precizate de lege; metod de verificare a modului de gestionare a resurselor. Controlul se armonizeaz i se ntreptrunde cu restul procesului de management. ntre funciile de planificare ale managementului i control exist o legtur indisolubil, acestea influenndu-se una pe alta, fapt ce face s fie denumite fraii siamezi ai managementului. Form a controlului intern, controlul financiar preventiv se exercit asupra tuturor operaiunilor care afecteaz fondurile i/sau patrimoniul privat sau public Controlul financiar preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operaiuni care nu respect condiiile de legalitate i regularitate i/sau ncadrarea n limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, dup caz, i prin a cror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public i/sau fondurile publice . Din simpla observare a scopului activitii de control financiar preventiv se desprind cteva caracteristici ale acestuia: este un control cu un pronunat caracter patrimonial, fiind ndreptat spre verificarea operaiunilor generatoare de drepturi i obligaii patrimoniale; este un control anticipat se desfoar asupra proiectelor de operaiuni, nainte de a fi aprobate i efectuate; este un control de permanen se exercit n fiecare zi, n funcie de operaiuni; este un control documentar ntruct proiectele de operaiuni, supuse acestei forme de control, se verific pe baza documentelor primare n care au fost consemnate. Dac se are n vedere structura care execut controlul financiar preventiv, acesta poate fi considerat: o form a controlului intern organizat i exercitat n cadrul compartimentelor de specialitate financiar-contabil a entitilor de care aparin acestea; o form a controlului extern exercitat de Ministerul Finanelor Publice prin controlori delegai, numii de ministrul finanelor publice. Coninutul controlului financiar preventiv deriv n cea mai mare parte, din dubla autorizare bugetar conform creia orice cheltuial, pentru a fi efectuat, trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii: a. s existe baz legal (autorizare legal); b. s existe credit aprobat prin buget (autorizare bugetar); c. s respecte destinaia creditului ce urmeaz a fi imputat,potrivit clasificaiei bugetare i alocrii pe programe a resurselor (specializarea creditelor). Controlul financiar preventiv nu ar avea finalitatea dorit dac nu ar urmri aplicarea principiului bunei gestiuni financiare, al respectrii normelor procedurale de iniiere a unei operaiuni. Pentru aceasta ordonatorilor de credite le-au fost stabilite responsabiliti foarte clare, ei rspunznd de : angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor n limita creditelor bugetare repartizate i aprobate;

 realizarea veniturilor; angajarea i utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare; integritatea bunurilor ncredinate instituiei pe care o conduc etc. Totodat, entitile publice, prin conductorii acestora, au obligaia de a organiza controlul financiar preventiv propriu i evidena angajamentelor n cadrul compartimentului contabil. Regulamentul financiar al Comisiei Europene stipuleaz la art. 47 c: Fiecare operaiune face obiectul cel puin al unei verificri ex-arte, prin aceasta urmrinduse s se constate regularitatea i conformitatea cheltuielii n raport cu dispoziiile aplicabile, n special cele ale bugetului i ale reglementrilor pertinente Baza legal reprezint izvorul drepturilor i obligaiilor patrimoniale ale entitii i, totodat, baza autorizrii legale. Cum baza legal a operaiunilor patrimoniale este constituit din acte juridice (legi, ordonane, acorduri sau hotrri ale Guvernului), controlul de legalitate se va concen-tra pe verificarea existenei i respectrii prevederilor actelor juridice n cauz. Regulamentul financiar al Consiliului European nr. 1605/2002 precizeaz la art. 78 obligativitatea ordonatorului competent de a se asigura de exactitatea imputaiei bugetare, disponibilitatea creditelor i de conformitatea cheltuielii n raport cu dispoziiile tratatelor, bugetului, prezentului regulament i cu modalitile de execuie, precum i cu celelalte reglementri ca i de respectarea principiilor bunei gestiuni financiare . La baza controlului financiar preventiv exercitat n ara noastr, se afl angajamentul juridic rezultat al operaiunilor iniiate de compartimentele de specialitate, fapt ce implic asumarea i din partea conductorilor lor, a unor responsabiliti privind implicaiile operaiunilor iniiate. Astfel ei rspund pentru realitatea, regularitatea i legalitatea operaiunilor ale cror acte i/sau documente justificative le-au certificat sau avizat.n vederea exercitrii unui control preventiv ct mai complet, legiuitorul a stabilit ca anumite operaiuni s se avizeze i de ctre compartimentul de specialitate juridic. Angajamentele juridice ale entitilor publice sunt supuse deci unei duble avizri, att din partea compartimentului juridic, ct i a compartimentului financiarcontabil. Dubla responsabilitate privind efectuarea angajamentelor juridice nu exonereaz de rspundere efii compartimentelor de specialitate. Din tot ce s-a artat pn acum se poate deduce c o dat cu creterea cerinelor de utilizare economic, eficient i eficace a fondurilor publice a crescut i atenia acordat aciunilor de prevenire a abaterilor i neregulilor n alocarea i utilizarea lor. n cadrul acestora au fost incluse i aciunile de control desfurate de Ministerul Finanelor Publice, respectiv controlul financiar preventiv delegat. Controlul financiar preventiv delegat exercitat de controlori delegai numii de ministrul finanelor publice se refer la operaiuni care pot afecta execuia n condiii de echilibru a bugetelor prin angajri patrimoniale ce afecteaz un volum mare de fonduri i pentru care exist riscuri semnificative de execuie. De fapt acest control este o supraverificare a operaiunilor, pentru care s-a dat deja viza de control financiar preventiv, exercitat cu scopul de a se elimina orice risc asociat

angajrii unitii n respectivele operaiuni. ndeplinirea obiectivelor activitii de control depinde de calitatea factorului uman ce execut controlul. Elaborarea unor Coduri prin care se stabilesc anumite reguli de conduit, drepturi i obligaii pentru toi cei ce desfoar activiti n domeniul public, demonstreaz dac mai era cazul, accentul pus astzi pe creterea calitii factorului uman.

Structurat pe etape i n cadrul acestora, pe faze, metodologia de realizare a controlului financiar-contabil se prezint astfel: Etapa programarii activitatii de control financiar contabil Etapa pregatirii actiunii de control financiar conatabil Etapa efectuarii controlului financiar contabil Etapa intocmirii actelor de control financiar contabil Etapa valorificarii constatarilor inscrise in actele de control

Procedura executrii controlului financiar

A etape/faze Nr . crt . 1

Specificaie

Pregtirea echipei de control

- alegere temei - formarea echipei - instructaj

Controlul propriu-zis

- prezentarea la firm - dialogul introductiv

Pregtirea activitii de control

- informare - documentare - inspecie

B concretizarea rezultatelor 1 2 3 Note de constatare Note explicative Raport de control - proces verbal de constatare - contravenii - infraciuni - dialog cu cadrele de conducere din firm

Modalitile de control financiar

Nr. crt . 1 2

Formele Inventariere control faptic Observarea direct

Coninut - exemple - stocul de produse finite - cum funcioneaz compatrimentul financiar-contabil - se respect legea

Expertiza tehnic de laborator Controlul documentar contabil i financiar Control formal

- examenul calitii - conformitatea lor cu preul de cost - sunt verificate actele justificative ale proceselor i operaiile tehnico-economice specifice - urmrete autencitatea documentului

specific fiecrei operaiuni, conform instrumentelor financiar contabile

Formele controlului financiar

Nr. crt . 1

Specificaie Momentul

Tipologie - ex avite - concomitent - ex post (ulterior)

Funcia/cine l realizeaz/exemple - permitiv - corectiv - sancionatorie - CE din firm - serviciul (biroul) C.F.I.

Natura organului de control

- intern

- extern

- M.A.I. - C.C.

Modalitatea controlului

- tematic - parial

- gestiunea salariailor - gestiunea T.V.A. - gestiunea taxelor vamale

- general - total - direct - indirect

- ncruciat complex - total 4 Modul de concretizare - control de drept - control de fapt - conformitatea legislativ - ex. gestiunea micrii A.T.M.