Bienvenidos a la leccin 4: Comunicacin efectiva de proyectos pblicos

En esta leccin estudiaremos la estrategia 2-3-15. Esta propuesta est pensada para subsanar las deficiencias de la retrica clsica aplicada a la comunicacin contempornea y, en especial, a la comunicacin de proyectos pblicos. Primero estableceremos algunas premisas fundamentales de la comunicacin contempornea en una sala de juntas, despus haremos una breve introduccin general a la estrategia 2-3-15 y finalmente analizaremos cada uno de sus componentes. Terminaremos sealando la importancia de 2-3-15 para la comunicacin en general.

Para una mejor comprensin, los contenidos de esta cuarta leccin se dividirn en: (a) Premisas fundamentales (b) Introduccin a la estrategia 2-3-15 (c) La preparacin (d) El 2 (e)Transiciones lgicas entre cada etapa. (f) El 3 (g) El 15 (h) 2-3-15 como estrategia general de comunicacin.

La primera premisa es que hay muchos elementos que demandan la atencin de la audiencia. Imaginemos que estamos por presentarnos ante un auditorio, una sala de juntas o en alguna reunin informal y que los asistentes, sean muchos o pocos, platican entre s, hablan por telfono, leen, o simplemente estn abstrados pensando en otras cosas que tienen que hacer. Ese nivel de energa no nos es til para poder transmitirles eficazmente un mensaje. La tecnologa ha facilitado enormemente las comunicaciones, pero igualmente ha llenado de distractores nuestro entorno. Los telfonos celulares, las laptops y el internet dificultan tambin la concentracin. Obsrvelo la prxima vez que est en una reunin. Al presentar nuestras ideas o productos ante los dems, nos encontraremos con esta condicin negativa de distraccin 99 de cada 100 veces. Podemos decir que el nivel de energa de la audiencia se encuentra unos grados ms abajo del que necesitamos para que puedan absorber y adoptar en su totalidad el mensaje o idea que queremos transmitir.

La segunda premisa es que, debido precisamente a esa gran cantidad de elementos que demandan la atencin de la audiencia, el tiempo que pueden dedicarnos para escuchar nuestras propuestas es muy limitado. La situacin se torna ms complicada si tenemos que exponer frente a un lder. Independientemente de si se trata de un lder poltico, un lder empresarial, un lder social o un lder religioso, la constante es que un lder no tiene tiempo para escuchar datos e informacin que no necesitan. No slo eso: cuanto mayor es el liderazgo tienen muchas ms opciones que contemplar adems de la nuestra, tienen ms asuntos que resolver e incluso hay que competir contra distractores tecnolgicos ms sofisticados. El tiempo es un elemento muy valioso para la audiencia y, para lderes a muy altos niveles, es indispensable aprovecharlo al mximo, por ello, la estrategia para comunicarnos con un lder, para venderle algo o, a final de cuentas, convencerlo, comienza presentndole un mensaje estructurado de forma concisa y sumamente atractiva. As tendremos una mejor oportunidad de expresar argumentos posteriores, teniendo la completa atencin de nuestro receptor.

Tenemos 2 minutos para impactar. Este es un momento crtico de la presentacin ya que ser nuestro paso con el pie derecho para comenzar el recorrido. Debemos lograr atrapar por completo la atencin de nuestro pblico, causar impacto, conseguir conectarnos y atraer no slo sus miradas, sino sus mentes y corazones. En esta etapa resulta importante apelar primero al sentimiento y luego a la razn, dicindoles o mostrndoles algo muy cercano a sus experiencias personales que requiera solucin, precisamente la solucin que nosotros tenemos. Apuntemos directo a ese nervio, ya que la atencin emocional deja, la gran mayora de las veces, una huella ms perdurable, adems de que nos abrir la puerta a la parte racional de nuestros receptores y su inters total.

Son 3 minutos para vender o proponer. Dado que hemos logrado establecer con xito una conexin con los de enfrente, podremos explicar en qu consiste nuestra propuesta, las ventajas que presentamos y sobre todo la solucin que ofrecemos teniendo ahora toda la confianza de ser escuchados. Pero que hayamos conseguido la atencin de la audiencia no significa que sea posible disminuir el ritmo o bajar la guardia. En estos 3 minutos ser importante mostrar de manera rpida lo que resulta relevante y til para nuestro pblico debido a que as tomarn lo que est ah y no se desconectarn de nuestras palabras. En estos minutos debemos ser directos, concisos y claros. Para lograrlo, hay que evitar a toda costa centrarnos en los detalles, en asuntos marginales o colaterales, sin entrar de lleno en el tema o problema que queremos tratar. No se trata de deslumbrar a la audiencia con nuestra palabrera, sino simplemente de entregar la parte ms importante del mensaje al principio de nuestra exposicin. Una vez que estamos seguros que nuestra idea central, nuestra visin, ha quedado clara para todos, es cuando podremos pasar a los detalles.

Son 15 minutos para argumentar a favor de las bondades de nuestra propuesta. Una vez que hayamos llegado a este punto el mensaje habr sido captado por nuestra audiencia y podremos entrar en los pormenores, que sern muchos e igualmente importantes para nuestra presentacin. De todo lo que ya te dije y que te gust, los detalles son los siguientes Eso ser lo que transmitiremos durante esos 15 minutos. Aqu cabrn nuestros argumentos, la informacin relacionada con nuestra experiencia, nuestros xitos, los proyectos en los que hemos trabajado, lo que hemos aprendido del pasado. Si lo pensamos un momento, es totalmente lgico que este tipo de datos se muestren al final y slo entonces, pues es ah cuando los beneficios estn claros en la mente de la audiencia y resultan mucho ms atractivos al ser ornamentados por esta charla de cierre.

Sin embargo, hay que recalcar que si no se hacen bien el 2 y el 3, podemos olvidarnos del 15. En caso de que se nos permita llegar a ese tiempo, ya no tendr efecto; si el 2 y el 3 son llevados a cabo de buena forma, podemos despreocuparnos del 15. Esos minutos se vern multiplicados debido al inters de la audiencia sobre nuestro mensaje, cualquiera que sea. La estrategia 2-3-15 deber transmitir al pblico un mensaje claramente estructurado, ya sea de manera meramente verbal, es decir, sin elementos de apoyo, o a travs de una presentacin grfica en una sala de juntas, o a travs de un documento que alguien va a leer. El mensaje debe estar totalmente enfocado en nuestra audiencia y sus necesidades, debe ser conciso para lograr atraparlos y atractivo para vendrselo.

Al realizar una presentacin, cualquiera que sea su naturaleza, podemos partir de cero confiando slo en nuestro mensaje, en la preparacin que llevamos a cabo y lo que tenemos que ofrecer. Pero si la etapa de planificacin no incluy el conocimiento previo del terreno que pisaremos, podramos estar en graves problemas. Siempre ser necesario conocer lo mejor posible a quienes estarn frente a nosotros aunque nunca en nuestra vida los hayamos visto. El expositor habitual suele incurrir en el error de intentar abordar a su audiencia de la misma manera que lo hizo en el pasado, sin reconocer la individualidad de cada uno de ellos. Tal como hemos venido remarcando, los intereses personales y profesionales, el gusto, el carcter, la personalidad e incluso la forma de comunicarse con el mundo y aprender de l varan de persona a persona. Algunas personas prefieren los canales visuales, otros los auditivos y algunos ms la va quinsica, es decir, el movimiento corporal y el contacto fsico. De este modo, deberemos elaborar una estrategia nica, apuntando al nervio que necesitamos tocar, dependiendo del pblico al que nos enfrentemos, el mensaje o idea que tengamos, as como del objetivo especfico que nos hayamos planteado.

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Cada vez que exponemos nuestras ideas lo haremos frente a audiencias diferentes. Por ello, sin importar que presentemos el mismo mensaje, producto o servicio en cada ocasin, nuestra preparacin deber llevarnos a identificar especficamente qu mueve a esta audiencia particular, cul es el nervio que debemos tocar en cada caso para generar un impacto real y duradero. Es natural tomar todo esto en cuenta puesto que a cada uno de nosotros le motivan cosas distintas.

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Para lograr anticiparnos a lo que ocurrir en nuestra presentacin, resulta imprescindible realizar una investigacin previa de las personas a las que les expondremos nuestro mensaje. Para poder conducirnos de la manera adecuada y disear una presentacin a la medida, debemos ser capaces de identificar cmo llegarle a cada audiencia, cmo aproximarnos a cada persona, saber cul es la mejor forma de comunicarnos. Todos somos distintos, por lo que ser muy importante tener una estrategia de acercamiento especfica segn la persona o grupo a la que nos dirijamos. No intentaramos llegarle a alguien utilizando slo palabras cuando es del todo sabido que esta persona es preeminentemente visual. Una preparacin adecuada de nuestra exposicin incluir por fuerza la investigacin relacionada con la audiencia. Deberemos ser capaces de reconocer sus personalidades, saber qu los mueve, qu les molesta, cmo se conducen, cul es su ambiente. Lo cierto es que adems de tener en cuenta los rasgos de personalidad, conocer el ambiente en el que se desenvuelve la audiencia ser de gran utilidad. Son personas de familia? Se conducen en un entorno glamoroso? Son empresarios o ejecutivos? Estn vinculados con la poltica? Quines son sus amigos? Sobre quines influyen? Quines los influyen?

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La era digital que nos toc vivir ofrece una gran cantidad de ventajas y facilidades para la investigacin. Cuando se trata de personas no es la excepcin. Debemos aprovechar al mximo las herramientas que los motores de bsqueda tienen para nosotros. El internet es un aliado muy poderoso en nuestra carrera hacia la anticipacin. Los recursos disponibles en internet nos permitirn conocer de manera rpida y sencilla mucho ms acerca de quien nos interesa. Internet est aqu y debemos aprender a utilizarlo para aprovecharlo constantemente. Por supuesto, no todo es tecnologa. La investigacin previa acerca de alguien se ha dado a lo largo de toda la historia. Podemos apoyarnos en otras personas ms cercanas a nuestra audiencia para comprender mejor su mente y su corazn. Tambin podemos consultar notas en peridicos o revistas. La variedad de formas de conocer de antemano a la audiencia es muy amplia.

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El 2 es el primer paso de nuestra presentacin. Dentro de l se viven momentos vitales, ya que desde los primeros segundos la audiencia se forma una imagen de nosotros determinando si les interesa lo que ven y deciden si siguen o se desconectan. En los primeros momentos de acercamiento que tengamos con los dems debemos modificar el estado de nimo de la sala para tener su atencin completa y as aproximarnos genuinamente a ellos. Esto debe realizarse lo ms rpido posible. Recordemos que nuestras premisas fundamentales son que hay muchos elementos compitiendo por la atencin de nuestra audiencia y que, en consecuencia, debemos captar su atencin y presentar rpida pero efectivamente nuestro mensaje.

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Cmo podemos aproximarnos genuinamente a la audiencia de una manera rpida? A travs de elementos de cercana emocional. Nuestro mensaje puede ser de lo ms importante, una de las ms grandes verdades de la vida o una declaracin que cambiara al mundo, pero si no somos escuchados, sin importar su relevancia y trascendencia, el mensaje pasar inadvertido relegndose a un segundo plano. Para poder comunicarlo debemos lograr atraer la atencin con la estrategia correcta. Con el objetivo de generar este impacto debemos buscar la manera adecuada en que nuestra presentacin, sin importar la naturaleza que tenga, primero toque las fibras sensibles de quines nos escuchan y despus muestre los datos relacionados con ello. Nunca hay que partir de los nmeros y la estadstica; eso se mostrar despus para dar el sustento necesario a las palabras. Comencemos con las emociones. Resulta vital comprender lo poderosas que son las emociones en nuestra vida diaria y, ms especficamente, en el cumplimiento de nuestro objetivo de persuasin como comunicador o vendedor. El secreto del 2 consiste precisamente en lograr impactar al conectarnos con las emociones y la mente de la audiencia. En el 2 no van los datos ni las clsicas palabras de bienvenida prefabricadas. El 2 es emocin, impacto y fuerza. Un 2 bien llevado prepara a nuestra audiencia para realmente involucrarse en lo que estamos a punto de exponer, mostrar o platicar. A partir de l, lo que se establezca en nuestro mensaje podr ser bien recibido y nuestras probabilidades de xito se multiplicarn. El 2 con el que iniciamos nuestra presentacin debe ser un mazazo a la audiencia, el golpe de un tren, un impacto fortsimo que los haga voltear hacia donde estamos. Esta ser la manera en que estableceremos contacto con quines nos escuchan, por lo cual debe hacerse de forma fuerte y rpida. Nuestro 2 debe ser inmediato, claro, directo y emotivo. Siempre deberemos evitar caer en la tentacin de pronunciar largas e interminables formalidades introductorias ya que no atraeremos a nadie de esta manera y perderemos a aquellos que intentaban poner atencin. Puede ser complicado lograr conectarnos con las emociones de la gente dado que no se trata simplemente de, por ejemplo, contar la triste historia del perro que perdimos cuando ramos nios y que nos afect tanto, pensando en que conmoveremos al pblico. Debemos pensar un poco como los maestros del marketing y el espectculo. Ser necesario presentar ante los dems un show completo que los haga reaccionar. Nos enfocaremos en lograr ser escuchados y no slo odos, observados y no slo vistos. Nuestro mensaje debe sentirse.

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Para lograr ese impacto emocional es muy recomendable auxiliarnos siempre que se pueda con material audiovisual. El material audiovisual ser un valiossimo aliado en el establecimiento del punto y, en este caso especfico, como un elemento fortalecedor del 2 de nuestra presentacin. Los videos introductorios cortos son una excelente opcin para iniciar con el pie derecho y captar la atencin de los dems antes de llegar a nuestro mensaje. Este tipo de recursos, al incluir elementos dinmicos y atractivos, sirven para inspirar, mover conciencias y principalmente para atraer a la gente y sacarla del ensimismamiento en el que se encuentran antes de que empecemos a hablar. Para ello puede ser til recurrir a la ayuda de profesionales en el ramo de las comunicaciones o la publicidad.

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Otra gran forma de tocar las fibras sensibles para lograr el mximo efecto posible sobre la audiencia consiste en la utilizacin de frases fuertes, impactantes y reflexivas. Tambin conocidas como ideas fuerza, este tipo de declaraciones hacen un llamado implcito a la accin, ya sea por la energa con que se pronuncian, por lo directo y hasta crudo de su contenido, la profundidad que encierran o el respaldo emocional que guardan. Las citas clebres son una buena opcin para incluir ideas fuerza en nuestra presentacin. Albert Einstein nos leg muchas frases fuertes, por ejemplo: La imaginacin es ms importante que el conocimiento. No s cmo ser la Tercera Guerra Mundial, slo s que la cuarta ser con piedras y lanzas. Al utilizar ideas fuerza en una presentacin ser necesario elegirlas cuidadosamente e identificar claramente el momento correcto para incluirlas. Toma algo de tiempo y prctica obtener esta habilidad. Lo importante ser tener muy claro nuestro objetivo final, conocer a la audiencia y sus puntos sensibles, as como planear a profundidad la estrategia que emplearemos.

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Aunque poseamos un talento natural para hacer rer a los dems no estamos justificados para mostrarlo en una presentacin. Por ms gracioso que sea el comentario que queramos hacer para generar una ambiente ms confianza, corremos el grave riesgo de perder el aire de profesionalismo que debe envolver nuestra presentacin. Esto puede poner en peligro nuestra credibilidad e impactar negativamente en la percepcin de la audiencia a la que nos enfrentemos porque la prioridad para los de enfrente no radica en escuchar chistes o pensar que somos agradables. Vine a hacer negocios no a or chistes, podramos leer en las expresiones faciales o incluso escuchar en palabras del de enfrente. A ellos les interesa saber qu es lo que tenemos para ellos, cul es la solucin que ofrecemos. Enfoquemos nuestros esfuerzos en ello y conduzcmonos con profesionalismo.

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Un efecto similar al del humorista fallido se obtiene cuando encontramos a un expositor del tipo platicador. Un platicador es aquel que quiere hacer conversacin acerca de cualquier tema para fomentar la soltura, la confianza, y mostrarse como alguien ms cercano. Pero hay que tener mucho cuidado de no hacer esto. Al actuar de esta manera puede que incurramos en la falta de desperdiciar el tiempo de los dems, que seamos percibidos como personas con dificultad para concentrarse y terminemos desesperando a los dems.

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Es obvio que despus del 2 sigue el 3; lo que no es tan obvio es la manera en cmo debemos realizar la transicin. El modo de realizarla ser determinante para lograr mantener el ritmo y el nivel de energa que hemos logrado para que la audiencia sea lo suficientemente receptiva al contenido de nuestro mensaje. Debemos evitar a toda costa hacer que la presentacin caiga en un bache al pasar del 2 al 3 dentro de la estrategia 2-3-15. Nuestra exposicin tendr que mostrar una continuidad bien elaborada y no causar la impresin de que cambiamos radicalmente de tema o de que cortamos bruscamente el elemento emocional del 2 para hablar ahora de datos. Por tanto, es necesario mantener y aprovechar la emocin del 2 en el 3 a travs de un vnculo bien llevado. Imaginemos que se trata de las velocidades de un automvil, el cambio de una a otra debe ser suave y armnico. No iremos de primera velocidad a reversa, ni tampoco intentaremos un cambio muy forzado a segunda, eso puede estropear la caja o nuestra presentacin, segn sea el caso. Visualicemos la exposicin de nuestro mensaje como un canal continuo y estable donde, por supuesto, existen momentos de impacto y fuerza, pero estn enlazados de forma muy bien estructurada. La mejor manera de hacer esta transicin con lgica y sentido es a travs de responder a la pregunta Por qu? Responder esta pregunta dentro del 2 nos permitir realizar una conexin adecuada estable con el 3 de nuestra presentacin, pues al decisor le interesa saber por qu debe escucharnos, por qu es importante para l lo que decimos. Debemos impactarlo y decirle por qu le conviene seguir escuchando nuestros argumentos y entrar en materia. Para pasar del 3 al 15 debemos aplicar los mismos principios de transicin tersa y gradual, pero esta vez respondiendo claramente en 3 la pregunta Qu proponemos? Esto dar la pauta para la introduccin de los argumentos que presentaremos en 15.

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Ya contamos con la atencin de la audiencia gracias a un 2 bien llevado y nuestras palabras les interesan. La parte de los 3 minutos en la estrategia 2-315 nos permitir abordar de manera concreta nuestro mensaje. En esos minutos responderemos a la interrogante Qu?, esto es, en ese momento decimos qu proponemos, qu vendemos, qu ofrecemos.

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Comuniquemos la parte ms importante del mensaje justo al comenzar los tres minutos. Por supuesto, al referirnos a lo ms importante debemos entender que se trata de lo ms importante para la audiencia. La parte medular de su presentacin se orientar a mostrar en con pocas palabras para qu les sirve lo que proponemos. Ser clave no alargar esta explicacin. De momento puede parecernos complicado exponer brevemente algo en lo que somos expertos o que conocemos muy bien. La respuesta a la pregunta Qu soluciona lo que propongo? debe ser tan concisa que quepa en un post it. Al escribirla ah, nos ser ms fcil identificar lo que es realmente fundamental del mensaje para no extendernos innecesariamente. Comuniquemos siempre con pasin, claridad y mucha concrecin. La contundencia y la precisin son fundamentales al tratar de explicar nuestra propuesta. Al explicar correctamente qu ofrecemos, nuestras palabras adquieren mayor impacto y mantenemos conectados a los miembros de la audiencia, aumentando enormemente las posibilidades de xito de nuestra presentacin. La audiencia no tiene por qu ser paciente. Ellos estn ah para escuchar algo concreto y no tienen la necesidad de ser corteses y esperar hasta que no puedan ms para externar su molestia ante un hablar disperso. Debemos estar muy alerta. Nuestra presentacin debe estar diseada de tal forma que lleguemos al punto importante para ellos de manera casi inmediata, en esos 3 minutos dentro de los cuales proponemos, vendemos y empezamos a convencer. Al establecer nuestro punto medular debemos estar seguros de exponer la importancia de nuestro mensaje y dejar claro por qu deben seguir ponindonos atencin. La claridad es fundamental. No debemos intentar ornamentar de ms nuestra idea. Si realmente tenemos un buen producto, algo que le es til al decisor, no hace falta filigrana para demostrar su importancia: basta conocer las necesidades de nuestro interlocutor y hacerle saber que podemos satisfacerlas. Para hablar el mismo lenguaje que la audiencia es importante no suponer que todos entienden los trminos tcnicos que nosotros empleamos y que nos son tan familiares. Tengamos esto muy en cuenta, ya que al mostrar por qu es importante lo que tenemos para ellos, debemos estar seguros de que la audiencia lo ha comprendido en su totalidad antes de pasar a los detalles de la presentacin. De no ser as, podemos ir despidindonos de esta oportunidad. Si no somos directos ante un decisor, el xito se aleja muchsimo.

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Para los dems, nosotros debemos ser una solucin. Productos, proveedores y profesionistas hay muchos, pero debemos hacer nfasis en que nosotros somos la respuesta a lo que necesitan. En nuestra exposicin tendremos que destacar precisamente eso, la solucin que representamos va el producto que tenemos. Enfoqumonos en vender este esquema de conflictosolucin.

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Sabemos que nuestra propuesta es de gran calidad y es precisamente eso lo que debemos comunicar en unos pocos minutos. Es necesario traducir todo eso que conocemos de nuestro producto a beneficios tangibles para su cliente. Cuando se trata de vender una idea, un servicio o un producto, es necesario mostrar toda la gama de beneficios que se relacionan con ste. Por lgica elemental, si buscamos convencer a alguien sobre un tema especfico hay que ensearle todas las bondades y ventajas al respecto. Una gran forma de ampliar el abanico de ventajas relacionado con nuestra idea o producto, consiste en enmarcarlo dentro de una estrategia de amplio alcance. Esto puede hacerse resaltando tanto el tiempo de influencia como el impacto que se genera. Si tenemos claro en qu consiste el producto y cules son sus caractersticas, as como las necesidades de nuestro cliente, podremos ofrecerle una SOLUCIN. Ahora, adems de las ventajas obvias, inmediatas y directas, qu podemos ofrecer? Adelantmonos y mostrmosles ms de lo que pensaban, esa puede ser la diferencia. Las personas tendrn la certeza de que hay muchas opciones y, por ende, que es posible encontrar sustitutos para productos o servicios como los nuestros. Debemos demostrar lo contrario mediante un mensaje directo e impactante. Debemos transmitir que nuestra estrategia es nica, que la solucin que la audiencia tendr en sus manos trascender los beneficios obvios, que hay ms para ellos de lo que les puede ofrecer alguien ms. Cmo se logra resaltar estas virtudes de nuestra propuesta? Al presentar nuestra propuesta, debemos decirle a la audiencia que, adems del gran beneficio inicial del que ya le hemos hablado, habr muchos otros vinculados, y cmo es que stos podrn conservarse con el tiempo. Casi siempre es posible identificar beneficios generados directa o indirectamente por la solucin que presentamos a los que podemos llamar beneficios accesorios o cadena de ventajas. Hay beneficios que la audiencia quiz ni siquiera haba imaginado. Nuestra tarea es reconocerlos y destacarlos. Para poder visualizar claramente esta cadena de ventajas es necesario pensar ms all de lo evidente. De nueva cuenta entra en juego el conocimiento previo que tengamos de nuestros clientes. Conociendo la situacin actual del cliente, sus necesidades y expectativas, podremos disear una estrategia adecuada e incluyente dentro de una visin de largo alcance. Una vez que destacamos el beneficio principal podemos analizar qu otros se desprenden de l a corto, mediano y largo plazo. Este anlisis nos lleva a una situacin donde las ventajas de nuestra propuesta se extienden. As es posible comparar dos escenarios, uno donde se aplica nuestra propuesta contra otro donde no se aplica.

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Adems de mostrar las ventajas relacionadas con nuestra idea o producto, sean inmediatas o ms bien a largo plazo, es muy importante vincular la propuesta con elementos generales de identificacin, es decir, lograr enmarcarla en algo superior, es decir, anclar nuestra propuesta a ideas y conceptos mucho ms amplios, donde el factor emocional contextual es clave para lograr convencer a quien nos escucha. Estos elementos permiten que el mensaje que comunicamos gane fuerza mediante la inclusin de factores emocionales que lo envuelven. La meta principal es vincular nuestro producto con una estructura emocional y de percepcin ms comprehensiva, algo parecido al estilo de vida que proponen ciertas marcas comerciales. Muchas marcas no slo venden un producto ni presentan meras soluciones, sino que enmarcan el mensaje en elementos generales a los que la audiencia aspira o con los que se identifica. Cuando planeemos nuestra estrategia preguntmonos si nuestro producto o idea cuenta con un respaldo definido en este sentido. De no ser as, debemos pensar cmo pueden impulsarse con alguno de estos elementos generales de identificacin o aspiracin. Algunos de los ms comunes son el status, la innovacin, la tradicionalidad, el dinamismo, el bienestar, los valores familiares, la capacidad intelectual, el xito. Sin embargo, hay que estar alerta. Si en un principio pareca que tenamos que incluir mucha informacin en la presentacin acerca de nuestra propuesta, parece que hay todava mucho ms que comunicar una vez que logramos identificar las ventajas y beneficios a largo plazo y ubicamos nuestra propuesta en un marco superior. No obstante, el tiempo que tendremos disponible para exponer nuestro mensaje sigue siendo el mismo, al menos en la oportunidad inicial para emplear la estrategia 2-3-15. Debemos apegarnos a un diseo estricto donde podamos destacar lo ms importante desde el comienzo mismo.

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Entramos ahora al ltimo tercio de la estrategia 2-3-15. Cuando finalmente hemos logrado establecer una conexin real gracias al uso de herramientas con impacto emocional, cuando ya explicamos concisa y claramente la solucin que tenemos para quien nos escucha y los efectos positivos relacionados, es momento de entrar en los detalles. Este es el 15 de nuestra presentacin. Por qu 15 minutos? Porque aqu es donde abundaremos en datos e informacin relacionada con lo que se explic anteriormente. Los puntos centrales de nuestra propuesta se entregaron en tan slo cinco minutos debido a la velocidad con que debemos mostrar lo que les interesa. Ahora es momento de profundizar y dar sustento al ncleo de nuestro mensaje, a lo que ya dijimos. Pues bien, en el 15 este tipo de datos s tiene sentido. A estas alturas datos, cifras, estadsticas, tablas y otros detalles tcnicos ya resultan interesantes y mantienen la atencin. Los 15 minutos finales de la estrategia debern ser consagrados al convencimiento, a lograr conseguir nuestro objetivo inicial proporcionando el sustento necesario a aquello previamente expuesto. Debemos ser completamente claros en este punto: convencer no se trata de engaar o manipular, sino de ser coherentes con nuestra presentacin y aferrarse a la solucin que proponemos, a destacarla. Con esto convertiremos nuestra propuesta en acciones. Durante esta etapa final tendremos la oportunidad de interactuar ms con la audiencia; resolveremos dudas y habr dilogo. Esto invariablemente nos permitir enriquecer la presentacin. Estos ltimos minutos son los decisivos.

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Los ltimos 15 minutos de la estrategia 2-3-15 efectivamente estn enfocados en exponer detalles, interactuar, mostrar elementos relacionados y profundizar. Pero esto no quiere decir que debamos comenzar a impartir ctedra. Utilizar un tono rgido y complejo es una de las barreras contra la comunicacin efectiva. No queremos sonar como un manual tcnico donde todo est definido de una forma preestablecida y fra, en el que se emplean conceptos confusos y enredados que si no se dominan no dicen absolutamente nada. Por el contrario, deberemos conducirnos siempre con naturalidad y simplicidad. Debemos tener siempre en cuenta que el no expresarnos como cientfico no quiere decir que no tengamos el conocimiento tcnico necesario, sino que ste se maneja tan bien que uno es capaz de explicarlo de manera sencilla, cmoda y bien dirigida. No se trata entonces de preparar una presentacin donde nosotros hablamos y los dems toman notas. Lo importante es mostrarles qu hay para ellos. Para hacerlo existen muchos recursos a nuestra disposicin, como los audiovisuales, que sern un poderoso aliado. Cada vez que se pueda debemos involucrar a la audiencia, en vez de ubicarlos en un pupitre imaginario desde el que tomen clase. Queremos comunicarnos y que nos entiendan a la perfeccin. Debemos ser claros y no suponer que los dems entienden todos los conceptos que nosotros manejamos. Debemos utilizar un lenguaje directo y sencillo para transmitir nuestra propuesta. Si tenemos una solucin realmente til para la audiencia, buscaremos que comprenda la idea en su totalidad para que termine hacindola suya. Si dominamos un tema, por ms complicado que sea, podremos pensar en una manera de explicarlo ms fcilmente. Para el que sabe no hay nada difcil de explicar. Mediante pocas palabras se puede abarcar mucho contenido. Al hacerlo transmitiremos, adems, una naturalidad y confianza prcticamente imposible de fingir.

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El hecho de que hayamos llegado a la etapa final de la presentacin, la etapa en la que se exponen datos, detalles y por lo general se resuelven dudas, no quiere decir que perdamos la estructura y dejemos de tener un orden de ideas. De hecho es necesario mantener la estrategia 2-3-15 incluso en momentos que pareceran totalmente casuales y nada planeados. Los ltimos quince minutos sern un proceso cclico donde exponemos, argumentamos, recibimos retroalimentacin y respondemos. La manera en que llevemos nuestra respuesta determina en buena medida la reaccin de la audiencia. Aplicar la estrategia 2-3-15 dentro de los 15 minutos finales de nuestra presentacin nos ayudar a mantener una sala receptiva y emocionada. Si a la audiencia le ha gustado nuestra propuesta, esta ltima etapa bien llevada lograr que su inters crezca y haya un 99% de probabilidades de que la acepte. El 15 de nuestra presentacin por lo general tendr un alto grado de interaccin entre la audiencia, por una parte, y el expositor, por otra. Habr preguntas, dudas y probablemente refutaciones, as que lo importante ser que las respuestas que demos y los argumentos que empleemos se hagan teniendo el 2-3-15 siempre en mente. El elemento emocional debe ser explotado a lo largo de toda la presentacin. Hay que recordar que primero sentimos y luego pensamos, que las emociones mueven a la accin en una proporcin mayor a lo que lo hace la razn. Si tuvimos unos primeros 5 minutos bien llevados, la energa de la sala estar justo donde la queremos al inicio de los ltimos 15. Ser muy importante mantenerla as y seguir generando impacto emotivo con cada argumento. Una buena manera de hacer esto es ejemplificar nuestras respuestas con historias y ancdotas. Es decir, si nos hacen una pregunta concreta acerca de nuestra propuesta, muchas veces podremos recurrir a una situacin similar que se ajuste al comentario o duda especfica que le planteen. Si incluimos historias en la presentacin podremos mantener la atencin sobre nosotros, a la vez que nuestros argumentos se vuelven ms slidos y memorables. Cuando utilicemos el 2 dentro del 15 debemos esforzarnos por mantener la emocin de la audiencia. Hay que impactar con cada respuesta y comunicar siempre con pasin. Aunque el 15 sea la etapa ms larga de la estrategia, debemos mantenernos muy enfocados y con las ideas bien ordenadas. Nuestros argumentos e historias deben ser concisos y debern llevar a una respuesta clara. En pocas palabras, es necesario evitar dar informacin redundante o detalles innecesarios y terminar divagando. La ancdota o relato puede ser fascinante y divertidsimo, pero lo realmente importante es que sta ilustre y responda. El 3 debe estar en el 15 en el sentido de que en todo momento est clara nuestra propuesta. Finalmente, en el 15 nunca debemos dejar lugar a dudas respecto a lo que expusimos o a las respuestas que dimos cuando nos hicieron preguntas. Debemos ser muy explcitos y abundar en los puntos de mayor inters para la audiencia que nos escucha.

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Una presentacin brillantemente llevada, que cuente con todos los elementos que conforman a la estrategia 2-3-15, tendr muchas ms posibilidades de ser exitosa. Cuando la presentacin llega a su fin slo se requerir cerrar con broche de oro para que podamos terminar de convencer a quien nos escucha y as lograr que haga suya la idea o producto que pusimos sobre la mesa. Para entonces la propuesta habr sido escuchada, asimilada y calculada en su totalidad por la audiencia. Dado que conocemos el beneficio concreto para l, ya lo habremos transmitido y comunicado con la emocin y energa adecuadas. Incluso si nuestra propuesta no fuera aceptada, lo que en este caso sera motivado por elementos fuera de nuestro alcance, ni la audiencia ni nosotros habramos perdido el tiempo. Siempre se agradecer una exposicin bien estructurada. Lo que debe quedar claro es que al emplear correctamente la estrategia 2-3-15 nuestras probabilidades de xito aumentan dramticamente. El cierre es un elemento de gran relevancia en la presentacin. El cierre consiste en una parte sumamente memorable que cuenta con el respaldo de toda la presentacin. Por esta razn puede ser bien utilizado empleando un tono emotivo e impactante. Preguntmonos entonces qu queremos que la audiencia recuerde y cmo podemos incluir ideas fuerza para lograrlo. Para cerrar de manera impactante es entonces recomendable recurrir nuevamente a las emociones y no tanto a los aspectos tcnicos de la propuesta. Es decir, hay que hacer nfasis en los beneficios que se obtendrn, en las ventajas perifricas, en la forma como nuestra propuesta se enmarca en algo superior, ya sea con respecto al tiempo o al alcance.

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2-3-15 hace referencia a los minutos que debe dedicarse a cada tarea (impactar, proponer, argumentar), pues considero que una presentacin oral ideal consta de 20 minutos y ese fue mi modelo inicial para la propuesta. Sin embargo, la estrategia aplica por igual a documentos escritos y, en general, a cualquier acto de comunicacin, independientemente de su duracin. Debemos dividir nuestra propuesta en tres partes generales, todas igualmente importantes. La inicial, que abarca el 10% de la presentacin, asegura la atencin del interlocutor apelando a su factor emocional. Antes de decirle en qu consiste la propuesta o por qu es mejor que otras, hay que comunicarle que lo que se le propondr tendr consecuencias vitales para l. En esta primera etapa se lanza un grito: Escucha! Lo que diremos va a interesarte! El grito ser efectivo slo en la medida que previamente hayamos respondido la pregunta Por qu es importante nuestro mensaje para el de enfrente? La segunda parte, que consta del 15% del total de la presentacin, consiste en exponer la propuesta como tal una vez que se ha asegurado la atencin de la audiencia o quien leer nuestro escrito. En esta parte se responde a la pregunta Qu proponemos? La tercera parte de la presentacin consta del 75% restante. En esa parte, una vez que se ha asegurado la atencin y se ha dicho cul es la propuesta, se argumenta a favor de ella, diciendo cules son sus ventajas y beneficios tanto a corto como a largo plazo, diciendo tambin cules son las ventajas para quien tomar la decisin. La pregunta que se responde en esa etapa es Por qu el de enfrente debe hacer suya nuestra propuesta? Todo lo que hemos dicho acerca de la actitud, la preparacin y el uso de apoyos visuales tambin debe aplicarse en otros actos comunicativos. Aplicada de manera constante, la estrategia 2-3-15 se convierte en una disciplina que nos ayuda a comunicarnos mejor, lo que contribuye a lograr nuestros objetivos en cualquier mbito de la vida.

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En esta leccin estudiamos la estrategia 2-3-15. Primero establecimos dos premisas fundamentales de la comunicacin contempornea en una sala de juntas: que una audiencia est sometida a diversos estmulos que demandan su atencin y, por ello, tenemos poco tiempo para presentarle nuestras ideas. Despus hicimos una breve introduccin general a la estrategia 2-3-15 y finalmente analizamos cada uno de sus componentes: si hablamos de una presentacin oral tpica, tenemos 2 minutos para impactar, 3 minutos para proponer o vender y 15 minutos para argumentar. Terminamos sealando la importancia de 2-3-15 para la comunicacin en general, esto es, indicando que la estructura 10% inicial para impactar, 15% siguiente para presentar la propuesta y el 75% restante para argumentar aplica no slo para presentaciones orales tpicas, sino tambin para presentar documentos escritos y en general cualquier acto comunicativo, independientemente de su duracin total.

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