ASSURER des SYSTMES de DISTRIBUTION SRS ET FIABLES dans les PAYS EN DVELOPPEMENT, dans le CONTEXTE DU VIH/SIDA ET de la PRVENTION DE LA TMF

PLANIFICATION DES ACHATS: politiques, systmes, capacit, contrle des prix

VUE DENSEMBLE DE LA PRSENTATION

Introduction

Les bons principes prludant lachat de produits pharmaceutiques

Principes oprationnels pour effectuer de bons achats pharmaceutiques Considrations importantes pour planifier lachat dapprovisionnements lis la lutte contre le VIH Prix, contrle des prix Conclusion

OBJECTIF DES ACHATS

Cest le processus par lequel on se procure - la quantit quil faut - des bons produits de sant - de la qualit quil faut - pour le bon client - au bon moment - de la manire la plus efficace, la plus sre et la moins onreuse possible.

INTRODUCTION:

Lachat de produits pharmaceutiques a une histoire..

Un personnel du secteur public sans grande ou sans aucune exprience des situations du march; un manque de personnel form aux achats Une absence de politiques et de rglementations en matire dachats, et de structures de conformit aux normes auxquels sont soumis les produits pharmaceutiques Un financement insuffisant des gouvernements; une incohrence des rglements rgissant les achats chez le bailleurs de fonds Une politique dachats fragmente aux niveaux dcentraliss (province, district, etc) Une absence dinformations neutres sur la situation du march, etc

LE CYCLE DES ACHATS

Passer en revue le choix des mdicaments

La gestion des approvisionnements de mdicaments: deuxime dition

Dterminer les quantits requiss

Runir les informations sur La consommation

Mettre en parallle besoins et ressources

Distribuer les approvisionnements

Choisir les mthodes dachat

Effectuer les paiements

Reprer les fournisseurs et en faire la liste

Recevoir les approvisionnements et les vrifier

Vrifier o en est

tablir les termes du contrat

OBJECTIFS STRATGIQUES

Pour une bonne politique dachat de produits pharmaceutiques Se procurer les mdicaments les plus conomiques, en quantit suffisante
toute les institutions charges deffectuer des achats devraient avoir une liste de produits essentiels, de manire sassurer quelles se procurent seulement les produits les plus conomiques toutes les procdures ncessaires devraient tre en place pour prvoir avec prcision la commande des bonnes quantits et pour assurer un approvisionnement continu

Choisir des fournisseurs fiables de produits dexcellente qualit

les fournisseurs de produits de qualit doivent faire lobjet dune prslection des systmes actifs dassurance qualit doivent tre en place

STRATEGIC OBJECTIVES
for Good Pharmaceutical Procurement Ensure timely delivery
procurement and distribution systems must ensure timely delivery of appropriate products, in appropriate quantities, when and where they are needed

Achieve the lowest possible cost

controlling the actual purchase price of products manage hidden costs due to poor product quality, poor supplier performance or short shelf life inventory holding costs at various levels of the supply system, and operating costs and capital loss by management and administration of the procurement and distribution system

OPERATIONAL PRINCIPLES
for good pharmaceutical procurement
EFFICIENT AND TRANSPARENT MANAGEMENT 1
Procurement functions and responsibilities should be divided among different offices, committees and individuals, each with the appropriate expertise and resources for the specific function Procurement procedures should be transparent, following written procedures throughout the process, using explicit criteria to award contracts Procurement should be planned properly, performance should be monitored regularly, monitoring should include an annual external

1 audit

OPERATIONAL PRINCIPLES
for good pharmaceutical procurement
DRUG SELECTION AND QUANTIFICATION 1
Public sector procurement should be limited to an essential list, or a national/local formulary drugs

Procurement and tender documents should list pharmaceuticals by their INN ( generic ) name Order quantities should be based on reliable estimates of needs

OPERATIONAL PRINCIPLES
for good pharmaceutical procurement
FINANCING AND COMPETITION 1
Mechanisms should be put in place to ensure reliable financing for procurement. Good financial management procedures should be followed to maximise the use of financial resources

1 Procurement should be effected in the largest possible quantities in order to achieve economies of scale; this applies to both centralised and decentralised systems 1 Procurement of public sector goods should be based on competitive procurement methods, except for very small emergency orders Procurement of all contracted items should be from the supplier that holds the contract for the respective items

OPERATIONAL PRINCIPLES
for good pharmaceutical procurement
SUPPLIER SELECTION AND QUALITY ASSURANCE 1
Prospective suppliers should be pre-qualified, and selected suppliers should be monitored through a process which considers product quality, service reliability, delivery time and financial viability Procurement procedures/systems should include all the assurances that the pharmaceuticals purchased are of high quality, according to international standards

ASSURER des SYSTMES de DISTRIBUTION SRS ET FIABLES dans les PAYS EN DVELOPPEMENT, dans le CONTEXTE DU VIH/SIDA ET de la PRVENTION DE LA TMF

Achats des approvisionnements lis la lutte contre le VIH PLANIFIER VOS ACHATS

Battling HIV/AIDS. A Decision makers Guide to the Procurement of Medicines and Related Supplies. World Bank 2004

Elements of a Comprehensive HIV Care Programme

ARVs Palliative Care Drugs and consumable medical supplies Drugs, consumables to treat STI, OI TB Detection Diagnostic Agents and lab supplies HIV STI TB OIs

ART

Treatment

Prevention Contraceptives, condoms, lubricants, gloves, protective gear Health Sector Goods

DIVERSES POSSIBILITS SONT OFFERTES (produits)

Produits relevant de la sant:
- Produit Pharmaceutiques - Laboratoire - Dispositifs mdicaux

Biens
quipements de bureau, climatiseurs, vhicules, etc

DIVERSES POSSIBILITS SONT OFFERTES (services)

Services
Contrats de sous-traitance, engagement de conseillers techniques, responsables de llaboration des systmes de gestion de linformation, pharmacies, mdecins, soigneurs, animateurs, scurit, travaux dvaluation, autres spcialits et socits dexperts, etc...

Works
Rnovations de bureaux, tagres, installations, petits
travaux de gnie civil

MTHODES UTILISES POUR LES ACHATS

Demande de prix Plus souple et informelle

Invitation a soumissionner Utilis dans la prestation de services et lachat de biens complexes (par ex. Lorsquon ne peut pas dfini de cahier des charges fonctionnel) Source unique/passation de marchs par entente directe/drogation au principe de concurrence Il ny a pas de march concurrentiel pour ce qui est demand, ou un appel doffres na pas abouti

MTHODES UTILISES POUR LES ACHATS

Appel doffres
Appel doffres national avec valuation pralable de la qualit Appel doffres international avec valuation pralable de la qualit Appel doffres international limit

Consultation de fournisseurs lchelle internationale

MTHODES UTILISES POUR LES ACHATS

Recours des fournisseurs internationaux bas prix ou aux Nations Unies

Recours des achats groups

Are we using the most effective procurement method in the HIV/AIDS market place ?

PLANIFICATION DES ACHATS

1. 2. 3. 4. 5. 6. Identifier les conditions pour initier et mener bien la procdure tablir un chancier des tches tablir un chancier des achats Identifier et grer les cots standard Identifier les lments relevant du chemin critique Excuter: le produit est prt tre utilis

COMMENT CETTE ACTIVIT VA-T-ELLE TRE GNRASILE LCHELLE SUPRIERURE?

1600

Estimated vs real enrollement

1400 1200 1000 800 600 400 200 0

M th on 1 M th on 2 M th on 3 M th on 4 M th on 5 M th on 6 M th on 7 M th on 8 M th on 9 M th on 10 h 1 1 h 12 nt nt o o M M

T reatment period

Estimate Real

Place order

Stock arrive

ASSURER des SYSTMES de DISTRIBUTION SRS ET FIABLES dans les PAYS EN DVELOPPEMENT, dans le CONTEXTE DU VIH/SIDA ET de la PRVENTION DE LA TMF

Achats des approvisionnements lis la lutte contre le VIH CONTRLE DES PRIX

PRIX DES TRAITEMENTS ANTIRTROVIRAUX -

effect de la concurrence intertype

D4t+3TC+NVP lowest world price/year

MSF: Untangling the web of price reductions 7th ed, Feb 2005

CONTRLE DES PRIX

moins de traitements pour le mme prix
MSF: Untangling the web of price reductions 7th ed, Feb 2005

PRIX DES TRAITEMENTS ANTIRTROVIRAUX est-ce que a vaut le peine de rechercher les meilleurs prix ?
PRICE DATA FEB 2005 d4T + 3TC + NVP
600 500 400 300 200 100 0

USD per year

MSF: Untangling the web of price reductions 7th ed, Feb 2005

Au r

ob in da C ip la G PO H et R ero an ba x St y rid es

rig

in at

or

LACCS AUX TRAITEMENTS ANTIRTROVIRAUX

Achats, logistique, infrastructure ..

CONCLUSION

CHALLENGES
1 1 1

in ensuring reliable procurement for programmes

Need for coordination, particularly in scaling up Integration into existing strategies Integration into existing (non-functioning) systems Synchronising availability of supplies with programme launch/roll out Selection of and specifications for commodities Quantification of needs Access to basic essential drugs lacking Challenges with storage and distribution, etc Monitoring and evaluation / Operational research

STREAMLINING your PROCUREMENT

What is critical to have ???

PROCUREMENT STRATEGY
need a drug supply strategy at facility level ordering interval, recognising lead times from industry need to have an idea of stocks in the system, information on expiry dates enrolment rates by your implementing programme need to be able to redistribute as needed

HIV/AIDS care

PROCUREMENT and SUPPLY MANAGEMENT in the context of

Patient compliance & adherence Product quality & efficacy Procurement reliable & affordable
We expect a lot from users, but products and suppliers have to perform equally