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LOS COSTOS Y LOS GASTOS

1. QU SON LOS COSTOS Y LOS GASTOS? Son todos los desembolsos y deducciones necesarios para producir y vender los productos o mercancas de la empresa o para prestar sus servicios 1.2 LA SEPARACIN DE LOS COSTOS Y GASTOS LOS COSTOS: LOS GASTOS: Son los desembolsos y deducciones Son los desembolsos y deducciones causados por causados por el proceso de la administracin de la empresa. fabricacin o por la prestacin del - sueldos y salarios del personal servicio. administrativo (gerente, secretaria, - mano de obra mensajero, aseadora) - sueldos y salarios del personal - vendedores de planta - arrendamiento de oficina - materias primas - papelera - materiales de consumo o - correo y telfono insumos - gastos de publicidad - mercancas - transporte - fletes - mantenimiento del vehiculo - arrendamiento del local de - depreciacin de muebles y enseres de planta oficina - servicios pblicos - capacitacin - depreciacin de maquinas y equipos - daos y reclamos - otros NOTA: los costos son siempre de produccin y los gastos de administracin y/o ventas. 1.3 LA CLASIFICACION DE LOS COSTOS Hay dos clases: LOS COSTOS VARIABLES LOS COSTOS FIJOS Se llaman variables porque su valor Se llaman fijos porque su valor no depende del aumenta y disminuye cada vez que la volumen de produccin. produccin aumenta o disminuye. - sueldos y salarios fijos y sus respectivas - materias primas prestaciones - insumos - alquiler del local de planta - mano de obra al destajo - mantenimiento de mquinas y equipos de - comisiones sobre las ventas produccin - empaques - otros - fletes - otros NOTA: un costo fijo se diferencia de un gasto en que el costo hace parte del producto y el gasto no.
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2. LOS COSTOS VARIABLES 2.1 QUE SON LAS MATERIAS PRIMAS? Son los materiales que se transforman en el producto terminado y quedan incorporados en l. Las materias primas siempre son un costo variable. 2.2 QUE SON LOS INSUMOS Son los materiales que se gastan en el proceso de fabricacin y no quedan incorporados en el producto. Ejemplo: pegantes, disolventes. 2.3 COSTOS VARIABLES DE LA INDUSTRIA CONFECCIONES PANADERIA EBANISTERIA CERRAJERIA CALZADO lmina de tela harina madera hierro Cuero encaje azcar bisagras varillas badana tela de resorte huevos pintura capuchinas forro hilos sal tornillos chapas argollas botones aceite clavos manijas Grupones ganchos levadura herrajes pintura Tapas marquillas almidn otros bisagras Tacones empaques maz platinas Suelas otros mantequilla tornillos Betn leche otros Tinta queso Recuo otros Hilo Otros corte, soldadura y guarnecida al destajo

OBRAMANO DE

MATERIAS PRIMAS

corte, confeccin al destajo

salario por arroba

salario por obra

salario por obra

COMISIONES SOBRE LAS VENTAS

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COSTOS VARIABLES EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS TALLER FOTOCO LABORATORI LAVANDERI DE PIAO DE AY MECANI DORA FOTOGRAFIA TINTORERIA CA MATERIALES Y REPUESTOS SERVICIOS PROFESIONA-LES

papel tinta

papel reveladores

detergentes tintes

repuestos por lo general no hay

MANO DE OBRA

no hay, generalm ente es fija

no hay, generalmente es fija

salarios por kilo o prenda

salarios por obra

no hay, generalmente es fija

LAS EMPRESAS DE COMERCIO SOLAMENTE TIENEN DOS COSTOS: - El costo de la mercanca - Las comisiones sobre las ventas 2.4 CMO CALCULAR EL COSTO VARIABLE DEL PRODUCTO a) Identifico el producto: nombre y referencia b) Determino la unidad de costeo: establezco una unidad para la cual sea fcil calcular la cantidad y el costo de las materias primas utilizadas y el costo de la mano de obra al destajo. Por ejemplo la docena de camisas, el moje de pan, el par de zapatos c) Averiguo el precio de venta: es el dinero que recibo por la venta de la unidad de costeo. Por ejemplo la venta de la docena de camisas, la venta del moje de pan, la venta del par de zapatos. d) Averiguo cuantas unidades del producto vendo cada mes. e) Lleno la siguiente hoja de costos.

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EMPRESA Nombre del producto Referencia Precio de venta $ materias primas unidad de compra costo por unidad

XXXX

Unidad de costeo Unidades vendidas en el mes

unidades utilizadas

costo total

B: C: la unidad el A: con la cual precio lista de las compro por materias primas cada unidad utilizadas en la materia de fabricacin del prima: cada producto unidad, materia metro, kilo, prima cono

D: el numero de unidades de cada materia utilizadas en la fabricacin de la unidad de costeo

E: multiplico el precio por unidad por el numero de unidades utilizadas

F: Costo Total Materias Primas: Otros Variables: mano de obra al destajo empaque comisiones por ventas Total Otros Variables: COSTO VARIABLE TOTAL Trabaje siempre con precios actualizados 3. EL MARGEN DE CONTRIBUCION

sumo la columna E

G: sumo otros variables H: sumo G+F

3.1 QUE ES EL MARGEN DE CONTRIBUCION? Es la diferencia entre el valor de la venta y el costo variable de lo vendido. En otras palabras es lo que queda de las ventas para pagar los costos y gastos fijos, y para generar la utilidad.

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3.2 COMO CALCULO EL MARGEN DE CONTRIBUCION DEL PRODUCTO? a) Calculo el margen de contribucin en pesos:

Precio de venta del producto

Costo variable del producto

Margen de contribucin en pesos

b) Calculo el margen de contribucin en porcentaje: Para calcularlo, divido el margen de contribucin en pesos, por el precio de venta del producto y multiplico el resultado por cien. Margen de contribucin en pesos

100
Precio de venta del producto

Margen de contribucin en porcentaje (%)

3.3 COMO CALCULAR EL MARGEN DE CONTRIBUCION DE LA EMPRESA: 1. Calculo el margen de contribucin en pesos de todos sus productos y/o servicios. 2. Calculo el margen de contribucin de la empresa en pesos y en porcentaje. 3. Calculo el margen de contribucin en las empresas mixtas. 3.3.1 EL MARGEN DE CONTRIBUCIN DE TODOS LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Hago la lista de los productos y/o servicios de la empresa y anoto el margen de contribucin de cada uno en pesos. 3.3.2 EL MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL DE LA EMPRESA Para calcularlo, utilizo el siguiente formato

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Ventas Precio Costo Margen de Margen de Unidades del de Venta Variable Contribucin Contribucin PRODUCTOS Vendidas Producto del del del Producto Total en en el Mes en el Producto Producto en Pesos Pesos Mes B: anoto el numero D: anoto de C: anoto el costo A: lista de los unidades el precio F: variable E: resto C G: multiplico productos de de cada de venta multiplico unitario menos D B por E la empresa producto de cada B por C del vendidas producto producto durante el mes sumo toda la TOTALES columna G divido el margen de contribucin total en pesos MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL % por el total de ventas, y el resultado lo multiplico por 100 3.3.3. EL MARGEN DE CONTRIBUCION EN EMPRESAS MIXTAS Las empresas mixtas son aquellas que tienen ms de un tipo de actividad. Por ejemplo: industria y comercio; comercio y servicios. Para calcular el margen de contribucin doy los siguientes pasos: a) Calculo el margen de contribucin en porcentaje para cada tipo de actividad por separado, como si cada actividad fuera una empresa aparte. b) Averiguo la participacin que tiene cada tipo de actividad en las ventas totales de la empresa. Para averiguarlo, divido las ventas de cada actividad por las ventas totales y multiplico el resultado por cien. c) Multiplico el margen de contribucin de cada tipo de actividad por su porcentaje de participacin en las ventas en las ventas totales. d) Sumo los dos mrgenes de contribucin total de la empresa.

4. COSTOS FIJOS Y GASTOS DE ADMINISTRACION

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4.1 LO COSTOS FIJOS DE PRODUCCION EN TODAS LAS EMPRESAS. INDUSTRIA sueldos y salarios fijos de personal de planta mantenimiento de maquinas y equipos Alquiler materiales de consumo Otros SERVICIOS sueldos y salarios fijos del personal que trabaja en la prestacin del servicio mantenimiento de maquinas y equipos alquiler otros COMERCIO

las empresas de comercio no elaboran ningn producto; por eso no tienen costos fijos de produccin

4.2 LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS EN TODAS LAS EMPRESAS Son los causados por el funcionamiento de la oficina y el manejo del negocio: INDUSTRIA sueldos y salarios fijos del personal de oficina (gerente, secretaria, vendedores, mensajero, aseadora, otros) transporte telfono y correo mantenimiento de equipos de oficina papelera elementos de aseo Seguros Otros SERVICIOS COMERCIO

sueldos y salarios fijos del personal de oficina sueldos y salarios fijos del personal de (gerente, secretaria, oficina (gerente, secretaria, vendedores, vendedores, mensajero, mensajero, aseadora, otros) aseadora) transporte telfono y correo mantenimiento de equipos de oficina papelera elementos de aseo seguros otros alquiler servicios pblicos transporte telfono y correo mantenimiento de equipos de oficina papelera elementos de aseo otros

4.3 LA DEPRECIACION El dinero se gasta, y las cosas tambin se van gastando con el tiempo hasta que llega el da en que ya no sirven ms.

4.3.1 QUE ES LA DEPRECIACION?

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La depreciacin es el valor que van perdiendo los activos finos de la empresa como consecuencia del desgaste por el uso. Recuerde que activos fijos son los bienes de la empresa que no estn para la venta. Por ejemplo: el local, la maquinaria. Este valor hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad aunque no haya salida de dinero, pues el desgaste de los ACTIVOS FIJOS es un gasto real y algn da hay que reemplazarlos. 4.3.2 ACTIVOS FIJOS QUE SE DEPRECIAN Los vehculos, se deprecian a 60 meses (5 aos) Las mquinas y equipos, se deprecian a 120 meses (10 aos) Los muebles y enseres, se deprecian a 120 meses (10 aos) Las casas y edificios terminados, se deprecian a 240 meses (20 aos) NOTA: LOS TERRENOS Y LAS EDIFICACIONES NO SE DEPRECIAN 4.3.3 COMO CALCULAR LA DEPRECIACION La ley estipula que los bienes de la empresa duran un determinado nmero de meses; sin embargo las empresas pueden depreciar sus bienes en mas o menos tiempo, de acuerdo con las caractersticas y la duracin de cada uno de ellos 4.3.4 PARA CALCULARLO DOY LOS SIGUIENTES PASOS A) Clasifico los bienes de la empresa: bicicleta camionetas motocarros Camiones carros calculadoras Mesas telfonos Sillas registradoras cortadora maquinas de coser guarnecedoras Hornos sierras etc. construcciones terminadas no se deprecian

vehculos

muebles y enseres maquinaria y equipo (produccin) casas y edificios terrenos y construcciones sin terminar

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B) AVERIGUO EL VALOR DE CADA CATEGORIA DE BIENES hago la lista de los bienes que conforman la categora averiguo el valor de cada uno de los bienes sumo el valor de todos los bienes vehculos muebles y enseres maquinaria y equipos casas y edificios terminados

su valor es igual al precio de compra; si no lo recuerdo, calculo lo que me pagaran por ellos si fuera a venderlos ahora.

el resultado es el valor total de la categora de bienes

C) CALCULO EL VALOR DE LA DEPRECIACION PARA CADA CATEGORIA DE BIENES Divido el valor total de cada categora de bienes por el nmero de meses que se pueda usar. El resultado es igual al valor de la depreciacin mensual. Ejemplo: Valor de las mquinas y equipos: $ 450.500 Duracin: 120 meses 450.50 3.75 0 = 4 120 Es muy importante sumar el valor mensual de la depreciacin a los gastos de la empresa o a los costos fijos segn si el activo est para la produccin o para el manejo administrativo. 4.4 LAS OBLIGACIONES LABORALES Son una serie de obligaciones que el empleador tiene con sus trabajadores y que han sido establecidas por la legislacin laboral colombiana. 4..4.1 Cules son las obligaciones laborales? El pago de las prestaciones sociales La afiliacin a la seguridad social 4.4.2 Qu son las prestaciones sociales? Unos pagos y beneficios que los trabajadores tienen derecho a recibir en determinadas fechas de acuerdo con el mandato de la ley 4.4.3 Cules son las prestaciones sociales? Las cesantas Los intereses a las cesantas Las vacaciones
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Las primas La dotacin NOTA: las prestaciones se liquidan teniendo como base el sueldo mas el subsidio de transporte; menos las vacaciones que son nicamente el sueldo, sin el subsidio. 4.4.4 Qu es la afiliacin a la seguridad social? Es la vinculacin de los trabajadores a una serie de instituciones creadas para su beneficio, las cuales son: El instituto de seguros sociales (ISS) Las cajas de compensacin familiar El servicio social de aprendizaje (SENA) APORTES PARAFISCALES El instituto de bienestar familiar (ICBF) NOTA: la dotacin se debe dar en especie. Es necesario hacer firmar al empleado que recibe la dotacin. Esta se debe dar cada cuatro meses en unos meses fijos previstos por la ley. 4.4.5 Cmo calcular las provisiones para las obligaciones laborales? 1. determino el salario de los trabajadores Trabajadores con remuneracin fija sumo el sueldo mensual o salario bsico mas el subsidio de transporte. Ejemplo: El trabajador recibe $60.000 mensuales de salario bsico y $5.000 de subsidio de transporte. 60.000 + 5.000 = 65.000 (salario) 2. multiplico el salario por el valor de las obligaciones laborales CONCEPTO Cesantas Intereses a la cesanta vacaciones primas I.S.S Cajas de compensacin familiar SENA I.C.B.F BASE 65.000 5.415 60.000 65.000 65.000 65.000 65.000 65.000 TOTAL PORCENTAJE TOTAL OBLIGACION LABORAL 8,33% 1% 4,17% 8,33% 13% 4% 2% 3% 5.415 54 2.502 5.415 8.450 2.600 1.300 1.950 27.685

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4.4.6 Relacin de los costos fijos y los gastos de administracin de la empresa. GASTOS DE ADMINISTRACION CONCEPTO VALOR sueldos admn. y ventas $ prestaciones sociales $ transportes y fletes $ publicidad $ depreciacin $ mantenimiento $ arrendamiento oficina $ gastos financieros $ servicios pblicos $ otros TOTAL GASTOS DE ADMON $ $

COSTOS FIJOS DE PRODUCCION CONCEPTO VALOR mano de obra $ prestaciones sociales $ servicios pblicos $ depreciacin $ arrendamiento $ mantenimiento $ transportes y fletes $ otros $ TOTAL COSTOS FIJOS $

TOTAL COSTOS FIJOS Y GASTOS DE ADMINISTRACION = $ 5. EL PUNTO DE EQUILIBRIO 5.1 Qu es el punto de equilibrio? Es el volumen de ventas necesario para sostener el negocio sin ganar ni perder dinero. Total ventas = total costos y gastos. 5.2 Cmo calculara el punto de equilibrio? 1. calculo el margen de contribucin de cada producto 2. calculo el margen de contribucin total de la empresa 3. sumos los costos fijos mensuales mas los gastos administrativos de la empresa 4. calculo el punto de equilibrio Para calcularlo, divido el total de costos y gastos fijos mensuales por el porcentaje de margen de contribucin de la empresa. COSTOS Y GASTOS FIJOS MENSUALES % MARGEN DE CONTRIBUCION

PUNTO DE EQUILIBRIO

6. LOS INVENTARIOS El inventario es el recuento y la valorizacin de los bienes que la empresa tiene para consumir, para procesar, o para vender. En otras palabras quiere decir: clasificar, contar, medir o pesar y averiguar el costo variable de un determinado conjunto de bienes. 6.1 Cmo se hace el inventario?
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A. cuento, mido o peso lo que tengo de cada producto - nmero de unidades - nmero de metros - nmero de libras, kilos o arrobas - nmero de litros galones - etc. B. Determino el costo variable de cada unidad de producto con base en la hoja de costos o en las ltimas facturas - costo variable por unidad - costo variable por metro - costo variable por libra, o por kilo o por arroba - etc. C. Determino el costo variable total de cada producto - multiplico el nmero de unidades por el costo por unidad D. Averiguo el costo variable total de todos los productos. - sumo los resultados de todas las multiplicaciones. 6.2 Hay varias clases de inventarios - inventario de mercancas - inventario de materias primas - inventario de repuestos y suministros - inventario de productos terminados - inventario de productos en proceso LOS INVENTARIOS SE HACEN CON BASE EN EL PRECIO DE COMPRA, DE LA ULTIMA FACTURA. NUNCA SE UTILIZA EL PRECIO DE VENTA. 6.3 El inventario de productos en proceso 1. Reno y cuento los productos comenzados que estn en la misma etapa del proceso de fabricacin. Ejemplo: - camisas cortadas - camisas cosidas sin mangas, puos, cuellos ni bolsillo En el caso de las empresas de servicios, se puede hablar de servicios en proceso, cuantificando el porcentaje del trabajo realizado. 2. Determino el costo variable por unidad de los productos terminados, de acuerdo con la hoja de costos Ejemplo: el costo variable de cada camisa es de $6.950 3. Calculo en cuanto por ciento estn terminados los productos en proceso Ejemplo: una camisa cosida con mangas y puos, pero sin cuello ni bolsillo esta terminada en un 90% y si se trata de la reparacin de un motor puedo calcular tambin que tanto por ciento del trabajo se ha hecho.

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4. Multiplico las unidades que tengo de los productos en una misma etapa del proceso de fabricacin por el costo variable del producto terminado y multiplico el resultado por el porcentaje de terminacin. Ejemplo: 10 camisas cosidas, sin cuello ni bolsillo 10 X $6.950 X 90% = $62.550 5. Lleno el formato INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO COSTO PORCENTAJE PRODUCTOS COSTO VARIABLE CANTIDAD VARIABLE DE EN PROCESO TOTAL POR UNIDAD TERMINACION camisa talla 16 camisa talla 16 pantalones talla 32 12 6.950 8 6.950 12 5.200 60% 80% 80% 50.040 44.480 49.920 47.800 192.240

blusas talla s 20 4.780 50% VALOR TOTAL DEL INVENTARIO EN PROCESO

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