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Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en la tabla dinmica:
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora hacindolo con Excel para dejar claro el concepto.
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.
Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.
Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.
Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.
Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del rea Valores.
Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:
Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.
De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.
En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:
Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.
Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.
Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.
Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.
Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.
Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.
Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma). Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Mx. Obtiene el valor numrico ms alto. Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo. Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de texto ser ignorado. Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico. Desvest. Obtiene la desviacin estndar. Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.
Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:
De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del grfico dinmico:
Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja donde ser colocado.
Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.
Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.