Contabilidad Basica

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Contabilidad bsica Estudio de la conversin del acto mercantil en hecho contable

1. 2. 3. 4. Los negocios y sus transacciones Las cuentas El ciclo contable Bibliografa
Los negocios y sus transacciones 1.1. Concepto de Contabilidad El concepto de Contabilidad ha ido evolucionando con el tiempo, como un resultado de las necesidades de desarrollo de la actividad comercial y del volumen creciente de las inversiones que esta ha ido requiriendo. En sus orgenes, la contabilidad era slo una expresin de la observacin de los hechos acaecidos en el intercambio de bienes, derechos y usos diferidos, pero es a partir de la utilizacin de la informacin contable para analizar las relaciones lgicas del hombre con el flujo de la riqueza patrimonial para satisfacer sus necesidades cuando se hace distinguible el objeto de la ciencia de la contabilidad. Puede decirse que el concepto de contabilidad ha pasado por tres etapas, a saber: la Contabilidad como una tcnica, la Contabilidad como una tecnologa y la Contabilidad como una ciencia. LA CONTABILIDAD COMO UNA TECNICA: La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros para determinar el resultado del movimiento de los capitales en tiempos determinados y poder comprobar la exactitud e integridad de los juicios y apreciaciones de ndole financiera que acerca de las circunstancias y de los resultados se deduzcan. LA CONTABILIDAD COMO UNA TECNOLOGIA La Contabilidad es un sistema de informacin que permite recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que analizados e interpretados permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. LA CONTABILIDAD COMO UNA CIENCIA La Contabilidad es una ciencia aplicada cuya finalidad es la medicin de la realidad cambiante en el tiempo de los factores de riqueza en una entidad econmica, mediante mtodos especficos capaces de elaborar una informacin financiera objetiva, de inters para los usuarios externos y valida para la toma de decisiones internas. Objetivos de la Contabilidad Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, las deudas y el patrimonio que posee la empresa. Llevar un control de los ingresos y egresos Determinar las utilidades o perdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico y fundamentar la determinacin de precios, tarifas y cargas tributarias. Ofrecer en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica sobre el desenvolviendo econmico y financiero de la empresa. Servir de fuente fidedigna de informacin ante terceros (clientes, proveedores, inversionistas, bancos y el Estado). Facilitar la planeacin, organizacin y direccin de los negocios, no solo dando a conocer los efectos de una operacin mercantil, sino tambin previendo situaciones futuras. reas de Intervencin de la Contabilidad Para su mejor estudio, en la Contabilidad pueden distinguirse tres campos de accin: La Contabilstica o Tenedura de Libros, referida al arte de registrar en forma clara, ordenada y sistemtica, transacciones comerciales u operaciones mercantiles. Hay que reconocer que en cuanto exista un registro contable, la comprobacin y la revisin de los resultados permite observar con gran facilidad los acontecimientos de la riqueza, por lo que a contabil stica le puede ser atribuible una conceptualizacin de informacin contable. La Finanza, es la interpretacin de las relaciones, en cualquier momento, entre los resultados obtenidos y la situacin del capital invertido, considerando el tiempo transcurrido y siguiendo los
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procedimientos contables, establecidos por la ley. Para la bsqueda de la verdad acerca de los fenmenos patrimoniales, tiene validez el anlisis y cotejo de las relaciones para sacar conclusiones positivas acerca de las consecuencias de los hechos contables que se practiquen. La Auditoria, consiste en el examen y comprobacin de la exactitud de la informacin contable para dictaminar la calidad de las operaciones financieras efectuadas. El desarrollo de teoras de las aplicaciones de naturaleza tecnolgica con el fin de producir un laudo arbitral capaz de orientar cuestiones judiciales, administrativas, polticas, de peritazgos, auditorias, etc., hace parte de un nivel superior del conocimiento, capaz de ampliar la aplicacin de los mtodos de indagacin para opinar sobre una situacin evidenciada por los datos contables. 1.2. Concepto de Empresa Segn del Artculo 25 del Cdigo de Comercio, se entiende por empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes, o para la prestacin de servicios. Una organizacin puede ser con nimo de lucro o sin nimo de lucro. Las organizaciones con nimo de lucro se denominan empresas o negocios. Las organizaciones sin nimo de lucro se denominan Instituciones. Dentro de las organizaciones existen tres tipos de factores necesarios para realizar sus operaciones, estos son las personas que se encuentra representado por los propietarios, los gerentes, los administradores y todos los empleados que laboran en los procesos administrativos y operativos de la empresa, el capital que est constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, en mercancas, en maquinaria, en muebles, en tecnologa o en cualquier otro aporte de bienes y el trabajo que es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo primordial de la empresa que puede ser la produccin de bienes, la comercializacin de mercancas o la prestacin de algn servicio. Desde el punto de vista econmico, el capital y el trabajo son intersustitubles. En la postmodernidad, se distingue al personal de la empresa con el nombre de talento humano. Clasificacin de las empresas Las empresas se pueden clasificar segn los siguientes criterios: Por la actividad que realizan, por su tamao, por el origen de su capital, su tamao, conformacin de su capital, por la explotacin y conformacin de su capital, por los impuestos, por el nmero de propietarios, por la funcin social. POR LA ACTIVIDAD Extractivas: Son las empresas cuyo objetivo primordial es la explotacin de recursos que se encuentran en el subsuelo, como ejemplo estn las empresas de petrleos, aurferas, de piedras preciosas y de otros minerales. Comerciales: Son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos naturales, semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, obteniendo as una utilidad. Un ejemplo de este tipo de empresa es un supermercado. Industriales: Son las dedicadas a transformar la materia prima en productos terminados o semi-elaborados como las fbricas de telas, de muebles, de calzado, etc. De Servicios: Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea de salud, educacin, transporte, recreacin, servicios pblicos, seguros y otros varios. Agropecuaria: Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productos de origen agrcola y pecuario. Dentro de los ms comunes encontramos las granjas agrcolas, las granjas porcinas, avcolas, apcolas, invernaderos, haciendas de produccin agrcola etc. POR SU TAMAO Grande: Es la de mayor organizacin, posee personal especializado en cada una de las reas de trabajo, se observa una gran divisin del trabajo y las actividades mercantiles se realizan en un porcentaje elevado. Comprende las empresas con ms de 200 trabajadores y ms de 15.001 SMMLV de capital Mediana: En este tipo de empresa se observa una mayor divisin y delimitacin de funciones administrativas y operacionales. La inversin y los rendimientos obtenidos son mayores que los de la pequea empresa. Pueden tener entre 51 y 200 trabajadores y entre 5001 y 15000 SMMLV de capital. Pequeas empresas: Son aquellas que manejan muy poco capital y poca mano de obra, se caracteriza porque no existe una delimitacin clara y definida de funciones entre el administrador y/o el propietario del capital de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida divisin y especializacin del trabajo. Pueden tener entre 11 y 500 trabajadores y un capital comprendido entre 501 y 5000 SMMLV. Micro empresas: Su nmero de trabajadores esta comprendido entre 1 y 10, mientras que su capital se halla entre 1 y 500 SMMLV. Las llamadas Famiempresas son un nuevo tipo de explotacin en donde la familia es el motor del negocio convirtindose en una unidad productiva.
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POR EL ORIGEN DEL CAPITAL Oficiales o Pblicas: Su capital proviene del Estado. Privadas: Son aquellas en que el capital proviene de personas particulares. De Economa Mixta: El capital proviene una parte del Estado y la otra de personas particulares. POR LA EXPLOTACIN Y CONFORMACIN DE SU CAPITAL. Multinacionales: En su gran mayora el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes pases del mundo (globalizacin). Grupos Econmicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueos. Nacionales: El radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. Locales: Son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma localidad. POR LOS IMPUESTOS Personas Naturales Declarantes: Estn obligados a presentar declaracin del Impuesto de Renta y Complementarios. Sucesiones Ilquidas: En este grupo corresponde a las herencias y legados que se encuentran en proceso de liquidacin. Responsables del Rgimen Simplificado del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al rgimen Simplificado del IVA la sociedades y personas naturales que seale la las normas legales. Para efectos fiscales los responsables del rgimen simplificado no estn obligados a llevar libros de contabilidad, hallndose s obligados a llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias. El artculo 499 del E.T., precisa que pertenecen al rgimen simplificado del IVA, entre otras, las personas naturales comerciantes de menores ingresos, sealamiento que independientemente de su calidad de comerciantes es lo que permite atribuirles, para efectos fiscales, determinados derechos y obligaciones. El Art. 499 del Estatuto Tributario dice: "Al Rgimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, as como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan entre otras las siguientes condiciones: - Que tengan mximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen sus actividades. - Que no sean usuarios aduaneros. - Que no hayan celebrado en el ao inmediatamente anterior ni en el ao en curso -contratos de venta de bienes o prestacin de servicios gravados por valor individual y superior a sesenta millones de pesos ($60.000.000)." Es as como el artculo 506 del mismo ordenamiento, dentro de las obligaciones fiscales atribuidas a los responsables del rgimen simplificado no formula exigencia legal alguna de llevar contabilidad en los trminos y condiciones dispuestos por el Cdigo de Comercio. Una interpretacin sistemtica de las normas reguladoras del impuesto al valor agregado permite precisar claramente el manejo fiscal que la ley atribuye a los responsables del rgimen simplificado. Cuando el pargrafo del artculo 437 del E.T., previene que, a las personas que pertenezcan al rgimen simplificado, que vendan bienes o presten servicios, les est prohibido adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas, so pena de incumplir ntegramente las obligaciones predicables de quienes pertenecen al rgimen comn, con ello est delimitando las obligaciones predicables del rgimen simplificado no en razn de su calidad de comerciantes sino en razn de su actuar frente al rgimen fiscal, lo que de suyo le imprime un tratamiento especial a este tipo de responsables. Responsables del Rgimen Comn del Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al rgimen comn del IVA la sociedades y personas naturales que seale la las normas legales. Art . 437 E.T. Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellos y los importadores son sujetos pasivos, responsables del Impuesto. Son responsables del impuesto: - En las ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la fase de los ciclos de produccin y distribucin en la que actan y quienes sin poseer tal carcter, ejecuten habitualmente actos similares a los de aquellos; - En la venta de aerodinos, tanto los comerciantes como los vendedores ocasionales de stos; - Los importadores; - Los contribuyentes del Rgimen Comn del Impuesto sobre las Ventas, cuando realicen compras o adquieran servicios gravados con personas pertenecientes al rgimen simplificado, por el valor del impuesto retenido, sobre dicha transacciones.
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Empresario Gran Contribuyente: son contribuyentes que por el monto de los ingresos y patrimonio que administran, la DIAN los clasifica como grandes contribuyentes, otorgndoles ciertas competencias especiales tal como la auto retencin de IVA y otros impuestos. POR EL NUMERO DE PROPIETARIOS Empresas Individuales: denominadas tambin empresas unitarias o de propietario nico. En ellas, aunque una persona es la duea, la actividad de la empresa se extiende a ms personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Ejemplos: Almacn don PATRICIO, de propiedad exclusiva de don PATRICIO ROMERO. La empresa unipersonal, creada por la ley 222 de 1995, permite a los empresarios destinar una parte de sus bienes a la realizacin de determinados negocios, dotndolos de personera jurdica y, por ende, logrando que su responsabilidad quede limitada al monto del acervo asignado a la nueva empresa; y todo esto podr alcanzarlo sin necesidad de acudir a otras personas que colaboren como socios reales o simulados de la operacin. Cuando por virtud de la cesin o por cualquier otro acto jurdico, la empresa unipersonal llegare a pertenecer a dos o ms personas, deber convertirse en sociedad comercial. La nueva sociedad asumir, sin solucin de continuidad, los derechos y obligaciones de la empresa unipersonal. Cuando se utilice la empresa unipersonal en fraude a la ley o en perjuicio de terceros, el titular de las cuotas de capital y los administradores que hubieren realizado, participado o facilitado los actos defraudatorios, respondern solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por los perjuicios causados. En lo que no est previsto por la presente Ley, se aplicar a la empresa unipersonal, las disposiciones relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las que regulan la sociedad de responsabilidad limitada. As mismo, las empresas unipersonales estarn sujetas, en lo pertinente, a la inspeccin, vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, en los casos que determine el Presidente de la Repblica. Sociedades: Se debe hacer claridad, que la legislacin colombiana no define como tal a las sociedades de personas y a las sociedades de capital, sino que es una clasificacin que con el tiempo ha sido acogida por muchos autores la cual se ha convertido en doctrina. Se llaman sociedades de capital aquellas sociedades en las que lo que importa son los aportes econmicos, las acciones y no las personas. En este tipo de sociedades a la administracin no importa en manos de quien estn sus acciones. Entre las principales sociedades de capital, podemos mencionar: Sociedad annima Sociedad en comandita por acciones Sociedad de economa mixta En cambio, se consideran sociedades de personas, aquellas sociedades donde lo ms importante son las personas que la conforman, es decir, sus socios y, por lo general, stas sociedades son administradas por sus socios, conformados por miembros de una misma familia o por amigos muy cercanos. Entre estas, se mencionan: Cooperativas Sociedad colectiva Sociedad limitada Sociedad en comandita simple Sociedad unipersonal La legislacin Colombiana para clasificar las sociedades comerciales, toma en consideracin las alcuotas en que se divide el capital social; de ah que la codificacin comercial hace a lo largo de su articulado referencia a tres formas especificas a saber: sociedades por partes de inters, por cuotas, y por acciones, las que en su orden dicen de las fracciones en que est representado el capital de las sociedades tpicas reconocidas a saber: colectivas las primeras, de responsabilidad limitad y en comandita simple las segundas y, annimas y en comandita por acciones las ltimas. El tema de la responsabilidad de los socios en los diferentes tipos de sociedades, difiere segn el tipo de sociedad. En algunas, la responsabilidad de los socios se limita monto de sus aportes, y en otras, como en las sociedades en comandita, se pueden presentar tanto la responsabilidad limitada como la ilimitada, en la que los socios responden con su patrimonio solidaria e ilimitadamente. Colombia cuenta ahora con un nuevo tipo de asociacin empresarial. Se trata de la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), que permite su constitucin por una sola persona natural o jurdica y creada por tanto mediante acto unilateral, en el que no existe un lmite mximo ni uno mnimo y por lo tanto hace posible tener sociedades unipersonales o empresas con multiplicidad de accionistas, sin lmite en el nmero. La SAS ha sido diseada para facilitar trmites, reducir costos y tener ms flexibilidad en las organizaciones colombianas. *La ley 1258 de 2008 que dio vida a esta tipologa empresarial reza en sus tres primeros artculos: La sociedad por acciones simplificada podr constituirse por una o varias personas naturales o
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jurdicas, quienes slo sern responsables hasta el monto de sus respectivos aportes. Salvo lo previsto en el artculo 42 de la presente ley, el o los accionistas no sern responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad. Cuando una sociedad se disuelva por la reduccin del nmero de socios a uno, podr, sin liquidarse, convertirse en empresa unipersonal, En este caso, la empresa unipersonal asumir, sin solucin de continuidad, los derechos y obligaciones de la sociedad disuelta. La legislacin colombiana mediante la ley 1014 de 2006, haba creado las sociedades unipersonales como sociedades iguales a todas las dems, salvo en la circunstancia de tener un socio nico. Por su parte, el Articulo 46 de la ley 1258 de 2008 estableci para las sociedades unipersonales la obligacin de transformarse en SAS durante los seis meses siguientes a la expedicin de esta ley. Sin embargo, segn decisin de la Corte, las sociedades unipersonales constituidas durante el lapso de emisin de la ley 1014 de 2006 y la ley 1258 de 2008 no estn obligadas a convertirse en SAS. 1.3. La Actividad Mercantil La actividad mercantil o actividad comercial se refiere a los actos de comercio legalmente calificados como tales y a las relaciones jurdicas derivadas de la realizacin de estos, en trminos amplios es la rama de actividad econmica referida al ejercicio del comercio. "Se denominan comerciantes a las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona". (Art. 10 C. de Co). Las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se consideran comerciantes, pero estarn sujetas a las normas comerciales en cuanto a dichas operaciones. (Art. 11 C. de Co). Se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes casos: Cuando se halla inscrita en el Registro Mercantil. Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto y Cuando se anuncia al pblico como comerciante por cualquier medio. (Art. 13 C. de Co). OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES Matricularse en el Registro Mercantil. Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y dems documentos relacionados con sus negocios o actividades. Denunciar ante el juez competente la cesacin en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (Art. 19 C. de Co). REQUISITOS LEGALES PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL. Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la Cmara de Comercio, para poder ejercer su actividad mercantil, deben tramitar los siguientes documentos. El Registro nico Tributario (RUT) expedido por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). La Matricula de Industria y Comercio, expedida por la Tesorera Municipal. La Patente de Sanidad, expedida por la Secretaria de Salud Publica. El Certificado del Cuerpo de Bomberos. Los certificados expedidos por las oficinas de Planeacin Municipal, Obras Publicas, para lo de su requerimiento, de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante. Paz y Salvo de SAYCO y ACINPRO. Transaccin Comercial Se entiende por transaccin comercial todo hecho o acto econmico que implique la compra o venta de un bien o servicio. Una transaccin comercial es todo aquello que ocurre cuando hay una adquisicin de bienes o servicios de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma. Las transacciones comerciales, tambin llamadas financieras, producen documentos fuentes de informacin, los cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las pagadas, los recibos de caja, etc.. La informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario (o Bitcora del negocio) se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor (o Control comercial) se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etctera; esto es lo que llamamos asientos contables, por medio de los
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cuales resumimos todas las operaciones mercantiles en los comprobantes de diario y registramos en los libros de contabilidad. Las transacciones son como las necesidades que deben cumplir las organizaciones. Las transacciones comerciales ms comunes, son: Aportes de Capital Consignacin en Entidades Financieras Compra de Mercancas al Contado Compra de Mercancas a Crdito Compra a Crdito de activos diferentes a mercancas Ingresos recibidos por Anticipado Prstamos Recibidos por la empresa Gastos causados por Pagar Venta de Mercancas al Contado Ingresos corrientes Venta de Mercancas a Crdito Cargo o Dbito a Proveedores Abono o Crdito de Clientes Gastos Cargo a Obligaciones Bancarias Gastos pagados por Anticipado Prstamos Concedidos por la empresa 1.4. Los Hechos Contables Como ya ha sido mencionado, las transacciones son hechos o actos econmicos. De acuerdo a su naturaleza, los hechos econmicos deben ser apropiadamente tipificados, siguiendo para ello un plan contable previamente establecido por la empresa o institucin y una metodologa de registro de la informacin, de tal manera que se registren de modo apropiado en las cuentas adecuadas. Es as, como los hechos econmicos son transformados en hechos o actos contables. Los hechos contables pues, inician tras la incorporacin formal en la contabilidad de aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa, pero es a partir de la utilizacin de la informacin contable para analizar los cambios patrimoniales debido a los movimientos de la riqueza involucrada por los emprendimientos humanos, cuando se hacen distinguibles como el objeto de la ciencia de la contabilidad. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para transmitir correctamente la informacin contable a los usuarios de dicha informacin. Las autoridades econmicas profieren normas bsicas y normas tcnicas para regular el ciclo contable y garantizar as, que todos los hechos econmicos sean reconocidos (Art. 46 Decreto 2649 de 1993). En este contexto el ejercicio profesional de la Contadura en Colombia se rige por la Ley 43 de 1990 mientras que la practica contable la regula el Decreto 2649 de 1993. El Artculo 1. del Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1993, expresa: "De conformidad con el artculo 6 de la ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas". Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna. LA PARTIDA DOBLE La contabilizacin de los hechos contables se realiza basndose en el mtodo de la Partida Doble, el cual puede enunciarse as: todo hecho contable afecta como mnimo a dos partes o cuentas Esto significa que para anotar cualquier transaccin, por lo menos, es necesario efectuar una doble anotacin en dos partes contrapuestas (causa y efecto) que se utilizan en todo hecho contable Por ejemplo, si una persona natural inicia un negocio cualquiera aportando $ 70.000.000, esta primera transaccin que podremos llamar de Aportes de Capital dar lugar al siguiente registro contable en el Libro de Diario: Fecha 24/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Capital de Personas Naturales Debe 70.000.000 Haber 70.000.000
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Aqu, se llama Caja al lugar, parte o cuenta donde se va a depositar momentneamente el dinero recibido, mientras que se llama Capital de personas naturales al lugar, parte o cuenta que entrega la suma de dinero aportada, quedando el negocio con la obligacin de responderle a la persona aportante por tal suma de dinero para cuando la quiera retirar. Como puede verse, el mtodo de la Partida doble se basa en los siguientes principios: En todo hecho contable o transaccin, siempre hay un deudor o varios deudores, por el valor de la operacin y, un acreedor o varios acreedores por el mismo importe. En la contabilizacin de toda transaccin, el deudor es el elemento que recibe y, acreedor es aquel otro elemento que entrega. Ahora, para ser ms didcticos, podemos adoptar la analoga existente entre el esquema del manejo de una cuenta y la letra T del alfabeto:
NOTA: Observe Usted como aqu se ha considerado ms conveniente anotar los movimientos y el saldo de la cuenta en la parte superior de la T, En el modo clsico y muy del criterio personal de los contadores, los movimientos (dbito y crdito) y, consecuentemente el saldo (dbito o crdito), son anotados en la parte inferior de la T. La conveniencia pues, radica en el permanente despliegue de estos valores muy cercanos al encabezamiento de la T. Las partes de una cuenta son: el Nombre de la cuenta, el cual se anota en el encabezamiento de la T. el Nombre de las columnas de la T. En la parte superior de la columna izquierda, se anota la palabra DEBE y en la de la columna derecha se anota la palabra HABER, respectivamente. La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas, se destina a recoger los aumentos de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos estamos refiriendo a columna de la izquierda) y la otra, recoge las disminuciones de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos referimos a la columna de la derecha). los registros que se hagan en la columna del DEBE, son llamados DEBITO o CARGO, mientras que los registros en la columna del HABER, se llaman CREDITO o ABONO. la suma de los valores registrados en el DEBE de una cuenta se denomina MOVIMIENTO DEBITO, mientras que la suma de los valores registrados en el HABER se llama MOVIMIENTO CREDITO. la diferencia entre el movimiento debito y el movimiento crdito se llama SALDO DE LA CUENTA. Una cuenta tendr SALDO DEBITO cuando el movimiento debito sea mayor que el movimiento crdito y, en contrario, una cuenta tendr SALDO CREDITO cuando el movimiento crdito sea mayor que el movimiento debito. Ahora observando el registro del mismo ejemplo en cuentas T, encontraremos que tambin se cumple la norma de la partida doble; la cual se refiere a que un asiento afecta a dos cuentas como mnimo, esto es:
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Sea otro ejemplo. Supongamos que al da siguiente, como una medida de control, la empresa decida consignar el dinero recibido en una cuenta de ahorros o una cuenta corriente en un banco . En este caso podremos llamar a esta segunda transaccin como Consignacin en entidades financieras, la cual dar lugar al siguiente registro en libros: Fecha 25/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Bancos Caja Debe 70.000.000 Haber 70.000.000
En este caso, llamamos Banco al lugar, parte o cuenta donde se van a guardar los dineros recibidos, mientras que la parte o cuenta que entrega el dinero es la que anteriormente habamos denominado como Caja. Es por eso que ahora, el registro en Banco es un dbito mientras que el registro en Caja es un crdito. Volvamos a observar esto mismo con ayuda de las cuentas T. En este caso, identificamos el asiento anotndole un parntesis con el nmero de la transaccin, esto es (2):
Observamos ahora que como resultado de las dos transacciones, el lugar, parte o cuenta que hemos llamamos Caja, contiene dos registros correspondientes a un igual nmero de transacciones en que ha participado. En este ltimo registro (identificado con el nmero 2 entre parntesis), vemos que tambin se cumple la norma de la partida doble. EL PLAN UNICO DE CUENTAS Un Plan nico de Cuentas es el listado de cuentas adoptado por una empresa con su respectiva descripcin y los procedimientos para su aplicacin contable. Un Plan de Cuentas esta estructurado sobre la base de una codificacin que comprende niveles o categoras de clasificacin, as: Primer digito: CLASE Segundo digito: GRUPO Tercer y cuarto digito: CUENTA Quinto y sexto digito: SUBCUENTA Sptimo y octavo digito: AUXILIAR Segn el Decreto 2894 de 1994, el Ministerio de Hacienda determino el Catalogo de Cuentas Contables que debe usarse en el territorio colombiano, agrupndolas del siguiente modo: 1- ACTIVOS 2- PASIVOS 3- PATRIMONIO 4- INGRESOS 5- GASTOS 6- COSTOS DE VENTAS 7- COSTOS DE PRODUCCION 8- CUENTAS DE ORDEN LOS ASIENTOS CONTABLES Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles, tomando como base las cifras presentadas en los soportes de contabilidad (recibo de caja, boleta de consignacin, etc.) En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos
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Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un dbito y a un crdito. Ejemplo: el da 1 de Septiembre, el Almacn de Electrodomsticos El Yiyo, compra al contado, 10 cmaras fotogrficas por $ 15.000.000. En esta transaccin de Compras de Mercancas al Contado, las cuentas afectadas son dos: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar, se debita; y BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma escrita, el registro contable toma la siguiente configuracin: Fecha 01/09/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta De Mercancas Bancos Debe 15.000.000 Haber 15.000.000
Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms cuentas deudoras y una acreedora. Ejemplo: si en la compra anteriormente mencionada se paga la tercera parte al contado y las otras dos terceras partes se aceptan a crdito por 30 das. En esta transaccin de Compras de Mercancas a Crdito y al Contado, las cuentas afectadas son tres: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar, se debita; PROVEEDORES, cuenta de Pasivos que por aumentar, se acredita y, BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma escrita, el asiento sera entonces: Fecha 01/09/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta De Mercancas Proveedores Bancos Debe 15.000.000 Haber 10.000.000 5.000 000
Lo que en cuentas T, puede escribirse:
De lo anterior, se desprenden las siguientes dos propiedades del principio de la partida Doble: En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios elementos patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros. En cualquier momento, la suma del debe ha de ser igual a la suma del haber. En el mtodo de la partida doble, el efecto del ejercicio contable se puede hallar de dos maneras: a) Balanza = Activo Pasivo y, b) Resultado = Ingresos Gastos. LA ECUACIN CONTABLE La ecuacin contable se puede enunciar diciendo: El total del Activo (A) es igual a la suma del Pasivo (P) mas el Patrimonio (Pn ) Se llaman ACTIVOS a los recursos que posee negocio. Son ejemplos de activos el efectivo en caja, los terrenos, los edificios y los equipos de trabajo. Son PASIVOS las obligaciones que recaen sobre estos recursos del negocio. Suele decirse que reflejan los derechos de los acreedores. El PATRIMONIO refleja el compromiso del negocio con sus propietarios y representa el derecho o inversin de los dueos del negocio, que consiste generalmente, en sus aportaciones, ms las utilidades retenidas (o perdidas), ms otros tipos de supervit, como pueden ser las revaluaciones o donaciones. El Patrimonio tambin recibe el nombre de Capital Contable, para designar la diferencia que resulta entre el activo y el pasivo de una empresa. As, llegamos a siguientes expresiones fundamentales del sistema contable:
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ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO. ACTIVOS + GASTOS = PASIVO + INGRESOS VARIACION DEL PATRIMONIO = NUEVOS APORTES + UTILIDADES - RETIROS 1.5. Los Estados Financieros La contabilidad representa la situacin inicial del patrimonio de la empresa y las variaciones que ste haya experimentado a lo largo del ejercicio econmico, procediendo al final a ordenar la informacin para calcular el beneficio o prdida del ejercicio y para informar sobre el valor del patrimonio en ese momento. La informacin as obtenida se resume a una fecha o por un perodo determinado en unos documentos esencialmente numricos tambin llamados ESTADOS CONTABLES que presentan la situacin financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un perodo determinado y el comportamiento del efectivo. EL BALANCE GENERAL El Balance General muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos posedos, naturaleza y cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversin patrimonial de los propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situacin de la misma al final de un ao comercial. Los rubros del Balance General se clasifican en: Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros Capital o patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversin o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho. EL ESTADO DE RESULTADOS El estado de resultados, tambin llamado Estado de Ingresos y Gastos o de Ganancias y Prdidas. Se elabora con el fin de saber cules fueron las utilidades en un perodo determinado. Este Estado presenta el exceso de los ingresos sobre los gastos lo que da origen a la utilidad neta y al exceso de los costos y los gastos sobre los ingresos se llama prdida neta. Si el resultado es utilidad neta el capital contable de la empresa aumenta, si es una prdida disminuye. El xito de un negocio se juzga principalmente a travs de sus ganancias, no nicamente por cuanta, sino tambin por la tendencia que manifiestan. Los rubros del Estado de Resultados se clasifican en: Fuentes del ingreso de las operaciones Costos y gastos comerciales de operaciones Prdidas y ganancias operativas durante el perodo. . Provisiones para Reservas e Impuestos. . Utilidades o prdidas netas que causan efectos sobre el patrimonio de la empresa EL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO El Estado de Flujo de Efectivo puede definirse como un documento que presenta el impacto que tienen las actividades operativas de inversin y de financiamiento de una empresa sobre sus flujos de efectivo a lo largo de un perodo contable o fiscal. Su propsito es mostrar la informacin pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un perodo. Se utiliza principalmente para evaluar la habilidad de la empresa generando futuros flujos de efectivo para cumplir con sus necesidades de financiamiento; evaluar las razones de la diferencia entre las utilidades netas y los cobros y pagos de efectivo asociado. Se prepara analizando todo el movimiento concerniente a las entradas y salidas de efectivos especficos. Los rubros se clasifican siguiendo las siguientes actividades: Actividades operativas a) Efectivo recibido de clientes. b) Efectivo pagado a proveedores. c) Efectivo pagado por intereses, etc. Actividades de inversin a) Ventas de activos fijos. b) Adquisicin de activos fijos. Actividades de financiamiento. a) Prstamos pblicos. b) Emisin de acciones. c) Pago de dividendos. 1.6. La Apertura de los Negocios
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EL INVENTARIO DE BIENES Y OBLIGACIONES Un Inventario de Bienes y Obligaciones es un documento privado, posiblemente confeccionado por no contadores, que representa el primer informe que se realiza antes de constituir formalmente un negocio. El Inventario de Bienes y Obligaciones consiste en una relacin ordenada, clasificada y valorada de los Bienes y Derechos con que comienza el negocio (Activos), las Obligaciones y Derechos del negocio que son ajenas (Pasivos) y los Aportes o Derechos de los propietarios (Patrimonio o Capital Contable) Las partes del Inventario de Bienes y Obligaciones son: El Encabezamiento, el cual comprende la Razn Social conque se le piensa llamar al negocio, el nombre del Documento de que se trata y la fecha de realizacin; el Cuerpo que incluye tres subpartes o ttulos llamados Activos (A), Pasivos (P) y Capital Contable (Pn ), cuyos valores cumplen con la ecuacin patrimonial A= P + Pn; las Firmas Responsables del Dueo, Gerente o quien represente legalmente a estos y dos testigos. En todos los casos la firma del Gerente debe ser autenticada ante Notario Pblico y cuando se trate de sociedades, uno de los testigos debe ser un Contador Pblico con matrcula Profesional vigente. Las reglas ms comnmente aplicadas son las siguientes: Los bienes ms parecidos entre si, segn las funciones que desempean en el negocio, se agrupan y se les asigna un nombre que represente lo ms posible a dicho grupo de bienes, el cual no tiene porque coincidir con los nombres utilizados en el Plan de Cuentas Tanto los bienes componentes del ACTIVO como del PASIVO deben comprobarse por un recuento fsico real, de peso, cantidad o medida de cada una de las unidades que lo integran La valorizacin de esas unidades ha de ser, por regla general, la de su costo, pero si en el momento de hacer el inventario se encontraren unidades a un costo mayor del que hay en el mercado ese mismo da y tal diferencia representare una disminucin apreciable, entonces, esas unidades debern valorizarse por el precio (ms bajo, o sea el) del mercado. Todos los bienes y obligaciones inventariadas deben ser de propiedad exclusiva o endosadas a nombre de el (los) empresario (s) fundador (es), No deben incluirse las mercancas deterioradas, edificaciones destruidas y abandonadas, o cualquier otro bien carente de un valor real .Deben excluirse del inventario las mercancas recibidas en comisin o en consignacin, as como aquellas facturadas y no enviadas a los clientes, o pagos anticipados sobre contratos de compra, o esas otras mercancas que han sido remitidas en consignacin a clientes y de las cuales no se haya recibido finiquito de ventas. Debe confeccionarse un informe especial pormenorizado de los rubros con las especificaciones de cantidad, calidad, nombre completo, precio por unidad y valor respectivo, con sus valores totalizados debidamente clasificados Ejemplo: El Activo del negocio mercantil Pintura Arte y Decoracin EU est compuesto de $ 10.000.000 en Efectivo, $ 220.000.000 en Bienes Races de cuyo avalo emitido por la Lonja de Propiedad Raz de Barranquilla se incluye una Bodega de 250 mt2 a 500.000 $/mt2 cubierta en estructura metlica de dos aguas para almacenamiento de pinturas y un Lote de terreno de 1000 mt2 ubicado en Calle 17 N 30-20 de la ciudad de Barranquilla; 50 Galn de Pintura al aceite, marca Terinsa, en diferentes colores a $ 51.105 / Gl y 8 Tambor de Base acrlica para pinturas al agua, marca Barrio Montes a $ 3.750.000 / Tm. El Pasivo consta de Facturas por Pagar por Mercancas recibidas a Crdito de Terin S.A., Fact N 2830, con vencimiento en 30/09/xx por $ 1.750 y de Daro Barrionuevo, Fact N 157, con vencimiento en 12/04/xx por $ 17.000.000; en Letras Aceptadas por Pagar $ 8.000.000 a Edinson Umaa, para el 31/12/xx, tenedor actual Asesoras y Cobranzas Ltda. y .$ 5.000.000 a Hernando Celedn, Letra girada por Pagar para el 01/05/xx Adems, pesa una hipoteca sobre el inmueble del Lote de Terreno del Barrio Rebolo a nombre de Abogados Asociados. Cmo ser el Informe del Inventario de Bienes y Obligaciones y cul es el Capital Contable?
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EL RESUMEN O COMPROBANTE DE DIARIO El Resumen de Diario es un documento contable elaborado por el empresario que le permite hacerse una idea sobre la situacin de las operaciones de la empresa realizadas en el periodo. Se les denomina tambin Comprobante de Diario. Un Resumen o Comprobante de Diario es un formato que se utiliza para visualizar la lista del total de los dbitos y de los crditos de las cuentas que han tenido movimientos, refleja la contabilidad de una empresa en un determinado periodo. El objetivo final de este documento es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo est en orden, sino nicamente que la contabilidad est cuadrada.
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Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habrselo anotado a otro. En este caso el Comprobante de Diario saldr correcto y sin embargo la contabilidad estar mal realizada. Por lo general, la elaboracin del Comprobante de Diario no es de carcter obligatorio para el empresario, aunque es muy recomendable para que este pueda conocer con precisin el estado de sumas debito y crdito de cada ejercicio de operaciones contables sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboracin de las cuentas anuales. Para su elaboracin se siguen los siguientes pasos: 1. Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el nmero del comprobante, la fecha de elaboracin y el tipo de resumen, en 3 lneas, centradas. 2. Se trasladan las anotaciones del libro Diario que hayan tenido lugar durante el ejercicio en un borrador en metodologa de cuentas T. 3. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber. 4. Se trasladan estas sumas (movimientos) al formato de Comprobante de Diario en el orden numrico que indica el cdigo de cuentas. Segn la importancia de ciertas cuentas (Caja, Bancos, Clientes, Proveedores, etc.) puede convenir discriminar los sumandos originarios de cada valor. 5. Se suman las columnas Debe y Haber las cuales deben arrojar sumas iguales. EL BALANCE GENERAL DE APERTURA DE LA CONTABILIDAD El Balance de Apertura es el estado contable utilizado para registrar el primer asiento tanto en el Libro Diario, como en el Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Balances. El Balance de Apertura se construye en formato de Comprobante Diario (Ver pasos 3 y 4 del procedimiento anteriormente descrito para la elaboracin de Comprobantes de Diario) con el que tambin se inicia la numeracin consecutiva, a partir de la informacin suministrada por el Inventario de Bienes y Obligaciones. Este Inventario de Bienes y Obligaciones, se constituye como el soporte contable del Comprobante de Diario N 1. En un Balance de Apertura, tiene lugar una reclasificacin de los grupos de bienes reconocidos en el Inventario de Bienes y Obligaciones, de tal modo que puedan recibir el nombre que tienen las cuentas correspondientes de Decreto 2649 de 1990 (PUC). El siguiente es la ilustracin del Balance de Apertura Contable:
Lo que en cuentas T (representando lo que ocurre en el Libro Mayor), ser:
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1.6. Evaluacin 1.6.1. Problemas Resueltos 1- Por medio de una cuenta T, calcule el saldo dbito o crdito de la cuenta a) CAJA, cuyos registros dbito son. $ 130.000, 110.000, 170.000, 90.000 y sus registros crdito son: $ 120.000, 120.000.150.000 y 90.000 b) Proveedores NACIONALES, cuyos registros crdito son: $ 280.000, 190.000, 420.000 y dbitos: $ 160.000, 230.000. Solucin: Primero se calculan los movimientos y luego el saldo respectivo, as:
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Como puede observarse, la CAJA presenta un saldo dbito de $ 20.000.000, mientras la cuenta de Proveedores NACIONALES presenta un saldo crdito de $ 500.000.000 2- Si una empresa posee un activo total de $ 200.000.000 y su pasivo asciende a $ 60.000.000, entonces su patrimonio lquido es de $ 140.000.000. a) Cul es el capital propio?. b) Cul es el capital de terceros? c) Cul es el capital contable? Solucin: Aqu se debe aplicar la ecuacin patrimonial. El Capital Contable o Patrimonio, designa la diferencia que resulta entre el activo y el pasivo de una empresa y representa la inversin de los propietarios, que consiste generalmente, en sus aportaciones, ms las utilidades retenidas (o perdidas), ms otros tipos de supervit, como pueden ser las revaluaciones o donaciones. A P = Pn 200.000.000 60.000.000 = 140.000.000 a) Capital propio : $ 140.000.000 b) Capital de terceros: $ 60.000.000 c) Capital Contable. $ 140.000.000 3- Una empresa fue constituida con un capital social de $ 10.000.000, representado por los siguientes guarismos: Caja $ 2.500.000, Muebles y enseres: $ 4.500.000, Salarios por pagar $ 800.000, Inventario de Mercancas: $ 2.350.000, Construcciones e instalaciones: $ 5.000.000. Qu cantidad de ganancia o perdida ha tenido la empresa hasta el momento? Solucin: En primer lugar debe confeccionarse un inventario de bienes y obligaciones, as:
Al restar del Patrimonio (Capital Contable) las aportaciones del empresario (Capital de Personas Naturales), obtendremos las utilidades de ejercicios anteriores por retirar (o prdidas por reponer), ms otros tipos de supervit, como pueden ser las revaluaciones o donaciones, que en este caso se toman como no existentes: Utilidades por retirar = Patrimonio Capital de Persona natural
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= 13.550.000 10.000.000 = 3.550.000 4- David Cervantes es propietario y administrador de Asesoras Excelencia SAS. Al 31 de Diciembre la empresa tena activos por $ 452.000.000 y pasivos por $ 158.200.000. Explique sus respuestas a las siguientes preguntas: a) Cul es el capital contable de David al 31 de diciembre del mismo ao? b) Si aumentan sus activos en $ 50.000.000 y sus pasivos en $ 15.000.000, adems de que no hubo retiros ni nuevas inversiones, cual ha sido su prdida o utilidad durante el ao? c) Si aumenta sus activos en $ 9.000.000 e incrementa sus pasivos en $ 22.000.000, adems de que no hubo retiros ni nuevas inversiones, cual ha sido su prdida o utilidad durante el ao? d) Si el 31 de diciembre del mismo ao, sus activos valen $ 376.830.000 y los pasivos $ 183.030.000 adems de que no hubo retiros ni nuevas inversiones, cual ha sido su prdida o utilidad durante el ao? Solucin: Aqu se debe aplicar la ecuacin patrimonial: A P = K, para posteriormente considerar la variacin patrimonial. a) 452.000.000 158.200.000 = 293.800.000 b) (452.000.000 + 50.000.000) (158.200.000 + 15.000.000) = 328.800.000 Utilidades = Variacin del Patrimonio Nuevos Aportes + Retiros = (328.800.000 293.800.000) 0 + 0 = 35.000.000 c) (452.000.000 - 9.000.000) (158.200.000 + 22.000.000) = 280.800.000 Perdidas = 280.800.000 293.800.000 = - 13.000.000 d) (376.830.000 183.030.000) 293.800.000 = - 100.000.000 5- El Activo del negocio del seor Johnny Pies calientes, comerciante al por menor establecido en Barranquilla en la Calle 69 N 32-76, en Viernes 1 de Enero est compuesto de $ 1.440.000 en dinero (billetes y monedas); $ 24.715.384 depositados en el Banco de Bogot y $ 15.023.077 en el Banco Mercantil; 4.320 metros de Tela Estampada Coltejer a $ 4.375 cada uno, 1440 m. de Dril Naval blanco a $ 22.430 c/u, 1200 pares de Media Punto Blanco a $ 3850 c/u, 2.152 pares de Media GEF para nio a $ 3.000 c/u, 20 caja x 24 de Pauelos Pyramide a $ 53.000 c/u y 36 piezas x 1m. de Fondo para sillas Jacquard a $ 23.750 c/u; 4 Estante Metlico Moderna a $ 2.225.000 c/u, 1 Vitrina-mostrador grande Cruz y Can de $ 2.000.000 1 Registradora Canon N 4734 de $ 1.500.000 y 1 Escritorio con su silla de $ 1.665.000; adems existen facturas pendientes de pago a nombre de Pedro Yudex por $ 5.820.000, Luis Puntilla por $ 2.900.000 y Elber Rosales por $ 1.700.000. El Pasivo consta de Facturas por Pagar por Mercancas recibidas a Crdito de Torres y Torres Ltda. de Cali segn factura N 234 a 90 das por $ 7.753.846, Textileros Asociados S.A de Medelln s/fra. N 350 a 60 das, Federaltex S.A. de Valledupar s/fra. N 335 a 30 das por $ 8.360.000; Letra girada por pagar a 60 das a nombre de Juan Sarasty & Ca. Ltda. de Bogot por $ 23.260.000. Cmo ser el Informe del Inventario de Bienes y Obligaciones y cul es el Capital Contable? Solucin: se construye el Inventario de Bienes y Obligaciones del seor Johnny Piescalientes para poder conocer su Patrimonio, as:
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6- Prepare el Balance de Apertura de la empresa Rosa de Sharon S.C.A. en 30 de Junio, si la seora Rosa Mara Crespo, socia fundadora de la sociedad: a) En 01/03 del mismo ao haba adquirido un edificio por $ 100.000.000, construido sobre un terreno cuyo avalo haba sido estimado en el 15% del valor total b) En 06/04 adquiri maquinaria por valor de $ 40.000.000 habiendo dado la mitad de contado y la otra mitad en una letra a 30 das por el resto c) En 09/05 compr una extensin de tierra por $ 40.000.000 en efectivo d) En 14/06 vendi la extensin de tierra aceptando como pago $ 5.000.000 en efectivo, un camin avaluado por $ 27.000.000 y equipo de oficina por $ 8.000.000
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e) En 30/06 organizo una SCA y emiti 5.000 acciones de $ 1.000.000 que compraron entre cinco socios con la condicin de aceptar los bienes aportados por la Sra. Rosa Mara Crespo como parte de pago. Solucin: Mediante un Inventario de Bienes y Obligaciones de la seora Rosa Mara Crespo se puede conocer el valor neto de sus aportes en especie as como el valor restante en efectivo para completar la adquisicin requerida de acciones:
Siendo que a cada socio corresponden 1000 acciones con valor de $ 1.000.000 cada una, entonces a la socia Rosa Mara Crespo aun le falta por aportar la suma de (1.000.000.000 155.000.000 = $ 845.000.000) en efectivo. Entre los dems socios han de aportar la suma de $ 4.000.000.000 en efectivo. En consecuencia, el Balance de Apertura, con el cual habran de abrirse los Libros de Contabilidad de la nueva Sociedad, quedar as:
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7- Indique si cada uno de los trminos siguientes se identifica como Activo, Pasivo o Patrimonio acegiHonorarios devengados Materiales comprados Sueldos del personal Utilidades de Ejercicios anteriores Efectivo A A P Pn A bdfhjCuentas por pagar Terrenos Reservas obligatorias Cuentas Corrientes Comerciales Para obligaciones fiscales P A Pn P P
1.6.2. Problemas Propuestos 1- Cules son los tres tipos de actividades que se presentan en un Estado de Flujo de Efectivo? Indique a que actividad del Estado de Flujo de Efectivo pertenece cada una de las siguientes transacciones: a) Se recibe efectivo como nueva inversin del propietario b) Se paga en cheque por la compra de un terreno c) Se recibe efectivo como honorarios por servicios prestados d) Se paga en efectivo por gastos operacionales 2- Los recursos que posee un negocio se llaman:. a- Gastos b- Pasivos c- Ingresos d- Activos e- Costos 3- Un negocio lucrativo cuya propiedad se divide en acciones se conoce como: a- Empresa de servicios b- Corporacin c- Persona jurdica d- Sociedad e- Persona natural
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4- Por cuales de las siguientes transacciones comerciales no tendr el Contador que confeccionar asientos contables? a- La empresa vende mercanca b- La empresa contrata a un auxiliar contable c- La empresa asume el valor de la licencia de conduccin de uno de sus choferes d- La empresa firma un contrato para constituirse en distribuidora exclusiva de los zapaticos Chevrolet e- La empresa paga una infraccin de trnsito cometida por la esposa del gerente f- La empresa compra mercancas 5- Cules son los dos tipos de transacciones que aumentan el capital contable de una empresa individual?. Explique. 6- La ecuacin patrimonial est conformada por la igualdad: a) Pasivo + Activo = Patrimonio b) Patrimonio + Activo = Pasivo c) Activo Pasivo = Patrimonio d) Activo + Patrimonio = Pasivo e) Activo + Pasivo = Patrimonio 7- Si el total de Activos aumenta en $ 20.000.000 durante un periodo y el de Pasivos se incrementa en $ 15.000.000, el cambio del Patrimonio durante el mismo periodo ha sido: a- Aumentado en $35.000.000 b- Disminuido en 35.000.000 c- Aumentado en $ 50.000.000 d- Disminuido en $ 50.000.000 8- Describa el efecto de las siguientes transacciones de negocios sobre el Activo, el Pasivo o el Patrimonio (A: Aumento o D: Disminucin, y A: Activo, P: Pasivo, o P n : Patrimonio) Efectivo invertido en el negocio Retiros por parte del propietario Pago por servicios pblicos Efectivo recibido por servicios prestados Materiales comprados al contado Materiales comprados a crdito
9- Si el total de Activos aumenta en $ 20.000.000 durante un periodo y el de Pasivos se incrementa en $ 15.000.000, el cambio del Patrimonio durante el mismo periodo ha sido: e- Aumentado en $35.000.000 f- Disminuido en 35.000.000 g- Aumentado en $ 50.000.000 h- Disminuido en $ 50.000.000 10- En las cuentas que se mencionan a continuacin: Dinero en especie: $ 1.000.000 Carne de res comprada, aun sin recibir: $ 2.750.000 Una bicicleta de carreras. $ 20.000.000 Un vehculo todo terreno: $ 45.000.000 Deuda pendiente por el vehculo: $ 22.500.000 Recursos aportados por compaeros del negocio: $ 15.000.000 a) Identifique cual es el valor del patrimonio b) Cul es el valor de los bienes, c) Cul es el valor de los derechos d) Cul es el valor de las obligaciones 11- Sabiendo que ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL CONTABLE, calcule la cantidad faltante en cada una de las igualdades siguientes: a) = $ 20.500.000 + 51.700.000 b) 37.250.000 = + 12.300.000 c) 58.700.000 = 28.100.000 + 12- Construya el Inventario de Bienes y Obligaciones a 31 de Octubre de 2010 y determine el Capital Contable del Centro Comercial Snchez Escolar, con base en la siguiente informacin: APORTES AL NEGOCIO: a) En Dinero, billetes y monedas en circulacin, $ 8.750.000 b) En Cheques, de Efectivo a la orden, $ 12.644.250
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c) En Depsitos a la orden en Cuentas Corrientes en Bancos, $ 44.515.300 d) En Mercancas en existencias, as: - 100 sacos de caf excelso Manizales, de 50 Kg. c/u, comprados a $ 450.000 c/u. Precio de Mercado: $ 430.000 c/u. - 85 sacos de arroz Roa de 50 Kg. C/u, comprados a $ 70.000 c/u, - 125 sacos de harina Insuperable de 67,5 Kg. C/u comprados a $ 80.000 c/u. 12 sacos se hallan rodos por los ratones. e) Una propiedad edificada de 540 metros cuadrados en el Barrio Pasatiempo de la ciudad de Montera, a $ 600.000 el metro cuadrado, segn Escritura Pblica 2128 del 23 de Febrero de 2010 de la Notara 3 de la misma ciudad. El avalo de Camacol-Crdoba asigna al terreno el valor de 40.000.000 de pesos. f) Un pagar a cobrar el 10 de Noviembre de 2008 a cargo de Tatiana Padilla, de Sampus, por valor de $ 2.750.000. g) En diversas cuentas por cobrar por concepto de ventas a crdito, sin garanta especfica: - Molinos La Rosa S.A. de Cartagena, para el 12/11/08: $ 24.420.000 - Torres y Torres Ltda. de Cali, para el 25/11/09: $ 33.683.170 - Hijos de M. Juliao Ltda. de Barranquilla, para el 8/12/2013: $ 99.750.320 DEUDAS A CARGO DEL NEGOCIO h) En Letras aceptadas por pagar, as: - Nmero 245 de Montoya e Hijos de Ibagu, a favor del Banco Agrario de Bogot, para el 25/11/12, por $ 1.200.000 - N 330 de Parker Lee Inc. de NY, a favor del Banco de Bogot para el 8/12/12 por US$ 1214 (tasa de cambio hoy: $ 2165/US$) i) En Crditos concedidos por: - Cox and Fox Ltd. de Los ngeles, por mercancas compradas a ellos, sin garanta especfica, por valor de US$ 932 - Mavesa, de Venezuela, por la misma razn anterior, por valor de Bs. 500.000 (tasa de cambio hoy: $ 3,29 /Bs.) j) En Hipoteca a favor del Banco Ganadero de Montera, por Escritura Pblica N 2129 del 23/02/10 de la Notara 3 de la misma ciudad con vencimiento el 18/10/13 por la suma de $ 60.000.000. Una sociedad ha sido autorizada para que comience su negocio con una emisin de acciones mxima de 10.000 acciones, cada una con un valor de $ 500.000. a) Si el Sr Gutirrez compra de contado 2.000 acciones, cuanto paga? b) Si el Sr lvarez adquiere 500 acciones a cambio de un billete de lotera que el prximo 31 de Diciembre juega 5 billones de pesos. El Sr lvarez haba pagado por el billete $ 1.000.000 por el billete. Cuantas acciones cree Ud. que vale el billete de lotera?. Explique. Prepare el Balance de Apertura de la empresa Ferretera de Pedro Quijano Rueda que antes de constituirse en sociedad, su fundador, haba realizado las siguientes transacciones: a) En 06/01 compr maquinaria al contado por $ 125.000.000 y equipo de oficina a crdito por $ 20.000.000 con un plazo de 25 das para su pago. b) En 06/02 compr un edificio habiendo entregado $ 200.000.000 de contado y una letra a 90 das por $ 700.000000. Se calcula que el valor del terreno es de $ 150.000.000 c) En 08/02 se organizo la sociedad PQR SAS y emiti un total de 2.000 acciones a $ 1.000.000 cada una, cuya venta fue hecha al contado, admitiendo como parte de pago, los bienes aportados por el socio fundador. SUGERENCIA: Primero represente en cuentas T las transacciones del fundador incluyendo la transformacin en sociedad y luego, confecciones el Balance de Apertura en un Comprobante de Diario. Por medio de una cuenta T, calcule el saldo dbito o crdito de la cuenta a) COSTO DE MERCANCAS, cuyo movimiento dbito es: $ 320.000, 250.000, y 125.000 b) INGRESOS FINANCIEROS, cuyo movimiento crdito es $ 490.000, 390.000 y 190.000 Explique cul es el efecto sobre el Activo, el Pasivo y el Patrimonio, de cada una de las siguientes transacciones a) Un terreno comprado por $ 100.000.000 de los cuales se quedan debiendo $ 20.000.000 b) El terreno se vende al contado por $ 180.000.000 c) Despus de recibir los $ 180.000.000 en efectivo, el vendedor paga los $ 20.000.000 que adeudaba.
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17- Indique si cada uno de los siguientes tipos de transaccin incrementa o disminuye el capital contable: a) b) c) d) Nuevas inversiones del propietario en el negocio Mas ingresos Gastos no operacionales Retiros por parte del propietario
18- Un escritorio que cuesta $ 1.000.000 antes de temporada escolar se vende por $ 600.000 despus de esta. Si una compaa fuera a comprar este escritorio, depender el valor que le vaya a asignar al activo del momento en que haga la compra, es decir, de si antes o despus de la temporada escolar?. Explique. 19- En el siguiente cuadro de resumen del Balance General y del Estado de Resultados de cuatro empresas, aparecen algunos rubros faltantes. Srvase llenarlos con la respuesta correcta: Al principio del ao Activos Pasivo Capital Contable Durante el ao Inversin adicional Retiros del propietario Ingresos Gastos Utilidad Al final del ao Activos Pasivo Capital Contable I 950.000.000 490.000.000 220.000.000 80.000.000 120.000.000 150.000.000 47.000.000 II 180.000.000 50.000.000 75.000.000 150.000.000 140.000.000 350.000.000 190.000.000 III 900.000.000 720.000.000 500.000.000 90.800.000 80.900.000 950.000.000 820.000.000 IV 500.000.000 380.000.000 48.000.000 200.000.000 142.000.000 900.000.000 530.000.000
20- El seor Antonio Insignares se propone abrir un negocio de venta de artculos para el hogar el 30 de Agosto y empieza aportando una inversin de $ 150.000 en efectivo. Le pone como nombre el Buen Marido. Elabore un Inventario de Bienes y Obligaciones el da en que el negocio vaya a comenzar las operaciones y confeccione en un Comprobante de Diario su Balance de Apertura: a) En septiembre 2, compra muebles y enseres para el negocio por $ 900.000, cancelando $ 300.000 en efectivo y queda debiendo el resto b) En septiembre 7 compra mercancas por $ 20.000.000, cancela en efectivo $ 3.500.000 y para el resto firma 5 letras de cambio c) En septiembre 12 compra un edificio por $ 190.000.000, cancela $ 10.000.000 en efectivo y por el resto firma una hipoteca con el banco social. El valor del terreno es de $ 30.000.000 d) En septiembre 17 aparta $ 300.000 para tramitar la licencia de funcionamiento del negocio en la oficina de impuestos distritales. e) En septiembre 22 compra papelera y tiles por $ 70.000 en efectivo f) En septiembre 27 compra equipo de oficina por $ 600.000, cancelando $ 200.000 en efectivo y el resto lo queda debiendo g) Finalmente, el negocio quedo listo para empezar a funcionar el da 1 de Octubre. Las cuentas 2.1. Concepto de Cuenta Cuentas es la denominacin que la Contabilidad ha dado al lugar o parte imaginaria donde se acumulan los valores que se reciben (DEBE) y los que se entregan (HABER). La cuenta es un instrumento de representacin y medida de un elemento patrimonial que se utiliza para captar la situacin inicial de ste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en el mismo (LOPES DE SA, 2009).
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La cuenta es el componente ms elemental y bsico de la Contabilidad. Es como una ficha de anotacin individual donde se anotan todos los movimientos econmicos (contables) como sucede, por ejemplo, en las cuentas de: CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc. Al dar un nombre a una cuenta, ste debe ser tan claro, explcito y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa. Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; as mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un perodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o resultado y, cuentas de orden. CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS Las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y prdidas, y de orden. El siguiente diagrama ilustra la clasificacin de las cuentas:
Cuentas permanentes, reales o de balance: Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; son temporales, porque forman parte del balance general de la empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio. Activo: Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los vehculos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los crditos a su favor (CORAL y GUDIO, 2008). Caractersticas: Entre las principales caractersticas de los activos, tenemos Estar en capacidad de generar beneficios o servicios. Estar bajo el control de la empresa. Generar un derecho de reclamacin. Movimiento de las Cuentas de Activo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo general su saldo es debito. Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrar usted, en forma detallada, en el Plan nico de Cuentas, un poco ms adelante. Pasivo: Representa todas las obligaciones contradas por la empresa para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. (CORAL y GUDIO, 2008) Caractersticas: Entre las principales caractersticas de los Pasivos, tenemos: La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago Existe una deuda con un beneficiario cierto. Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crdito. A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprender a manejar con el Plan nico de Cuentas. Patrimonio: Matemticamente, el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueo o dueos para constituir la empresa y adems incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueos de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. (CORAL y GUDIO, 2008)
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Caractersticas: Entre las principales caractersticas del Patrimonio, tenemos: - Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos de la empresa. - Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable. - Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo. Cuentas Temporales, Nominales o de Resultado: Las cuentas nominales son llamadas tambin de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son temporales porque han de ser canceladas al cierre del perodo contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Prdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas. Ingresos: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia (CORAL y GUDIO, 2008). Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo. Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una prdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios pblicos y otros. (CORAL y GUDIO, 2008) Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es dbito. Costo de Ventas: Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta. (CORAL y GUDIO, 2008) Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es dbito. Cuentas de Orden: Las cuentas de orden reflejan hechos o circunstancias contingentes que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa. En ellas se incluyen tambin aquellos contratos sobre futuras situaciones operacionales y dems cuentas de registro para efectos de control interno o de informacin gerencial conveniente. Cuentas de orden deudoras: Los dineros, documentos y bienes que son de propiedad de la empresa pero que estn en poder de terceros, conforman el grupo de cuentas de orden deudoras y se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es dbito. Un ejemplo es la cuenta llamada: Bienes y Valores Entregados en Custodia. (CORAL y GUDIO, 2008) Cuentas de orden acreedoras: Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociacin sin ser de nuestra propiedad, constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, stas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crdito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia (CORAL y GUDIO, 2008). Es importante destacar que ambos grupos de cuentas de orden no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio, sino que representan un rol contingente, es decir, que eventualmente, podran o no, tener efectos sobre nosotros.. 2.2. Naturaleza dbito o crdito de un registro En otras palabras Cmo sabemos si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el HABER?, Por ejemplo en la cuenta de CAJA por qu el asiento 1 es un debito y porque el asiento 2 es un crdito, porque se hizo as? Todo depender del tipo de cuenta que sea. Slo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber si debemos asentar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Dentro de las cuentas que hacen parte del Balance General (las cuentas Reales o Permanentes), el Activo de naturaleza debito, mientras que las cuentas del Pasivo y del Patrimonio son de naturaleza crdito. Entre las cuentas que forman parte del Estado de Resultados (las cuentas nominales o Temporales), el Gasto y el Costo son de naturaleza debito mientras que la del Ingreso es de naturaleza crdito. Obsrvese el siguiente esquema:
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PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES: El procedimiento para registrar correctamente una operacin mercantil es el siguiente: 1. Identificar cual es el tipo de transaccin en el que se puede ubicar el asiento contable que se quiere registrar. Para ello el interrogante que nos hacemos es cul es la clase de hecho econmico que vamos a convertir en un hecho contable. Es una compra o una venta?. Es un bien o una mercanca?. Es a crdito o al contado?. Se paga en efectivo o en cheque?. Debemos recordar que anteriormente hemos establecido la existencia de 17 tipos particulares de transacciones econmicas. 2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello nos debemos preguntar si se trata de una o ms cuentas de Activos, una o ms cuentas de Pasivos, uno o ms cuentas de Patrimonio, una o ms cuentas de Gastos, una o ms cuentas de Costos, o una o ms cuentas de Ingresos. Siempre se ha de tener en cuenta que
3. Comprobar la igualdad de la suma de los dbitos y los crditos Para ello nos debemos preguntar si se trata de uno o ms asientos simples o compuestos EJERCICIO DE APLICACIN 1- El Almacn Pintura Arte y Decoracin, el Sbado 15 de Agosto, vendi mercancas al contado por valor de $ 6.300.000 Para estudiar el registro de las transacciones pasamos nuevamente al esquema del libro diario o bitcora contable: Por ejemplo, la cuenta CAJA es una cuenta de ACTIVO, as que si ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Fecha 15/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Comercio al P/M y al p/m Debe 6.300.000 Haber 6.300.000
2- El da Lunes a primera hora consigna en el Banco de Occidente la suma de $ 6.000.000 Segn el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se reflejara segn el grfico anterior. Fecha 17/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Bancos Debe 6.000.000 Haber
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Caja
6.000.000
3- El da Martes gira un cheque por $ 300.000 a nombre de Ferretera Cordilleras Ltda. por concepto de abono a deuda por mercancas Fecha 18/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Proveedores Bancos Debe 300.000 Haber 300.000
4- El da Mircoles compra a Epxicas y Acrlicas S:A: mercancas al contado por $ 500.000 que cancela con cheque de Banoccidente Fecha 19/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta De Mercancas Bancos Debe 500.000 Haber 500.000
5- El da Jueves compra mercancas a crdito a Terin S.A. por $ 400.000 Fecha 20/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta De Mercancas Proveedores Debe 400.000 Haber 400.000
6- El da Viernes vende mercancas a crdito al Colegio Marymount por $ 1.700.000 Fecha 21/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Clientes Comercio al P/M y al p/m Debe 1.700.000 Haber 1.700.000
7- La empresa obtiene un prstamo ordinario de Banoccidente por $ 3.000.000 que consigna directamente en la cuenta corriente Fecha 21/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Bancos Bancos Nacionales (pagares) Debe 3.000.000 Haber 3.000.000
8- El colegio Marymount le abona $ 250.000 a la deuda Fecha 21/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Clientes Debe 250.000 Haber 250.000
9- El Lunes 24 la empresa compra Mercancas a crdito a Panamericana S.A. por $ $ 1.050.000 Fecha 24/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta De Mercancas Proveedores Debe 400.000 Haber 400.000
10- El Martes la empresa Barrio Montes EU anuncia que para seguir atendiendo los pedidos de los clientes debern mantener un fondo permanente equivalente al 10% de su pedido promedio, por lo que la empresa le hace un giro anticipado de $ 350.000 Fecha 25/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Cuentas corrientes comerciales Bancos Debe 350.000 Haber 350.000
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11- El Mircoles gira un cheque por $ 1.000.000 al Banoccidente como abono a su deuda por el prstamo ordinario recibido Fecha 26/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Bancos Nacionales (pagares) Bancos Debe 1.000.000 Haber 1.000.000
12- El Jueves llegan los recibos de las cuentas de agua y telfonos a cargo del dueo del negocio por $ 340.000, sin embargo le es solicitado a Parmnides Sarmiento, hacer el pago mientras se perfecciona el contrato de unos negocios que se estn definiendo. Fecha 31/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Servicios Cuentas corrientes comerciales Debe 340.000 Haber 340.000
13- El Viernes recibe la propuesta de Mario Bross para ser socio, aportando la suma de $ 1.500.000, con cheque y tambin, Parmnides Sarmiento quien aporta un punto de venta cuya prima es avaluada por $ 2.000.000. Estos hechos dan lugar a la transformacin de la Empresa de Unipersonal a Sociedad Limitada. Fecha 27/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Crdito Mercantil Capital de Personas Naturales Aportes Sociales Debe 1.500.000 2.000.000 214.805.250 Haber
218.305.250
14- La empresa gira un cheque por $ 360.000 como pago de un mes de arrendamiento del local Fecha 28/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Arrendamiento Bancos Debe 360.000 Haber 360.000
15- La empresa gira otro cheque por $ 480.000 a la empresa Vigilancia del Norte por los meses anticipados de Septiembre y Octubre de servicios de seguridad nocturna. Fecha 28/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Gastos pagados por anticipado Bancos Debe 480.000 Haber 480.000
16- La empresa recibe $ 4.200.000 por concepto de utilidad en venta de equipo de minas y canteras que se encontraba abandonado y totalmente depreciado. Fecha 29/08/20xx . 17- La cadena de Ferreteras Kike anticipa la suma de $ 900.000 para que le garanticen la atencin por un nuevo contrato Fecha 31/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Ingresos recibidos por anticipado Debe 900.000 Haber 900.000 Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Utilidad en venta de propiedades Debe 4.200.000 Haber 4.200.000
QU SE HACE CON LOS ASIENTOS DE DIARIO?
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Se debe comparar la igualdad de las sumas de los dbitos y de los crditos, siguiendo el orden numrico de los cdigos de las cuentas, utilizando para ello el instrumento denominado cuentas T, as:
Los movimientos correspondientes se resumen para pasarlos al formato denominado Comprobante de Diario, antes de ser registradas en el Libro Mayor, as:
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Es muy importante mencionar aqu, que las cuentas T, como un formato didctico, tiene dos utilizaciones, la primera, que ya hemos estado trabajando, se interesa en la determinacin de los movimientos (dbito y crdito) para ser utilizados en la confeccin del Resumen o Comprobante Diario y, la segunda, que representa lo que ocurre en el Libro Mayor, se interesa en la determinacin del saldo de la cuenta arrojando los mismos valores obtenidos en la confeccin de un Balance de Comprobacin de saldos, tal como veremos ms adelante. 2.3. Dinmica de los Hechos Contables CLASIFICACION DE LOS HECHOS CONTABLES Segn las modificaciones que se produzcan en el activo, en el pasivo, el patrimonio neto o en los resultados, podemos clasificar los hechos contables en: Permutativos: Son los hechos que se pueden alterar alguno de los elementos de la ecuacin patrimonial (activo, pasivo o patrimonio) pero sin ocasionar prdidas ni ganancias. Por ejemplo el ingreso de efectivo en el banco, o la compra de un vehculo al contado. Se cambia un elemento de activo que sube por otro que baja. Aumenta un activo, disminuye un activo: Ejemplo: Deposito efectivo en el banco Fecha 17/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Bancos Caja Debe 6.000.000 Haber 6.000.000
Aumento de un pasivo, disminucin de un pasivo: Ejemplo: Documento la deuda que tena con el dueo del local Fecha 31/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Cuentas Corrientes Comerciales Costos y Gastos por pagar Debe 340.000 Haber 340.000
Disminuye un pasivo, disminuye un activo: Ejemplo: Pago en efectivo un documento por pagar
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Fecha 18/08/20xx
Cdigo
Nombre de la Cuenta Proveedores Bancos
Debe 300.000
Haber 300.000
Modificativos: Son hechos que alteran los resultados, bien aumentando o bien disminuyendo el activo o el pasivo. Por ejemplo, el pago de una reparacin al contado, o el abono de intereses de una cuenta corriente. Aumento de un activo, aumento de un ingreso: Ejemplo: Cobro parcial del nuevo contrato Fecha 31/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Ingresos recibidos por anticipado Debe 900.000 Haber 900.000
Aumento de un gasto disminucin de un activo: Ejemplo: Pago intereses por mora Fecha 28/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Gastos pagados por anticipado Bancos Debe 900.000 Haber 900.000
Mixtos: Son hechos que son a la vez permutativos y modificativos. Por ejemplo la venta de un vehculo usado por mayor o menor valor al de su valor en libros. Aumento de un activo, aumento de patrimonio: Ejemplo: Cuando recibes un activo como aporte (digamos, cierta cantidad de dinero y la prima del local comercial) Fecha 31/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Crdito Mercantil Aportes sociales Debe 1.500.000 2.000.000 Haber
3.500.000
Aumento de un gasto, aumento de pasivos y de patrimonio: Ejemplo: Cuando se crea la provisin del impuesto a la renta (33%) y de las reservas obligatorias (10%) Fecha 31/08/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Ganancias y Perdidas Para Obligaciones Fiscales Reservas Obligatorias Utilidades del Ejercicio Debe 100.000.000 Haber 33.000.000 10.000.000 57.000.000
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Una vez definido lo que son hechos contables, el prximo paso consiste en indicar la forma de registrar la historia de estas transacciones, lo cual consiste en llevar libros para estos fines. En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil o Cdigo de Comercio, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y til y las operaciones sean registradas en estricto orden cronolgico, bien sea de manera individual o por resmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilizacin de los llamados libros Diario y Mayor. Los libros de contabilidad pueden ser comprados o pueden ser mandados a hacer. Pueden ser de hojas removibles o formarse por un consecutivo de tarjetas. Tambin pueden ser guardados en medios magnticos, pero en muchos pases estas formas tecnolgicas aun no constituyen medios de prueba judicial en cuestiones mercantiles. En todo caso, sus formas impresas deben estar clasificadas, encuadernadas, forradas, foliadas, rubricadas y archivadas en orden, para garantizar su integridad y autenticidad.
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Son presentadas a la Cmara de Comercio y a la Administracin de Impuestos Nacionales, quienes registran en la primera hoja los requisitos que caracterizan a cada clase de libro e imprimiendo el sello y rubricando todas las dems paginas respectivas. El Libro Diario: En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden cronolgico, esto es, se anotan todos los actos de comercio de tal forma "como si fuera nuestro diario personal donde anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria o la bitcora de un barco, que registra la historia comentada de cada viaje". De la misma manera, el libro diario comercial es el libro del registro original y est destinado a recoger por orden cronolgico y da por da las operaciones mercantiles que ejecute el empresario y tambin todas las que puedan influir de algn modo en la situacin financiera, expresando detalladamente el carcter, las circunstancias y los resultados de cada uno de ellos. En general, el Diario consta de: a) columna para fechas, b) espacio para los nombres de las cuentas deudoras y acreedora, debajo de las cuales se explica en forma clara y precisa la operacin que las motiva, c) dos columnas para anotar en la de la izquierda los valores asumidos por las cuentas deudoras y en la de la derecha los de las cuentas acreedoras. Los negocios que efectan un nmero grande de transacciones por da, o aquellos negocios que han alcanzado un mayor nivel de organizacin en su contabilidad, emplean un Diario Multicolumnario, el cual contiene de 10 a 30 columnas. En estos Diarios Multicolumnarios se anotan diariamente los Resmenes o Comprobantes de Diario de cada da y cada vez que finalice el registro de las operaciones de un mes, se totaliza el movimiento debito y crdito de cada cuenta y, sin incluir los resmenes de apertura y de meses anteriores, estos valores se trasladan a las columnas del movimiento mensual correspondiente en el Libro Mayor (CORAL y GUDIO, 2008) La manera como cada empresa distribuye las columnas en su Diario Multicolumnario depende del movimiento de las diferentes cuentas. Aquellas cuentas que con ms frecuencia se debitan y acreditan, se les asigna dos columnas, tales como a Caja, Clientes, Proveedores, etc., en cambio, las cuentas que pocas veces se debitan tales como compras De Mercancas o cualquier otra cuenta de gastos, tendrn una sola columna (debito) y en igual forma, aquellas que pocas veces se acrediten, tales como Comercio al por Mayor y al por menor u otras cuentas de ingreso, llevara tambin una sola columna (crdito). Al final, habr una columna general para registrar los dbitos o los crditos de aquellas cuentas que no tienen columnas especiales. El Libro Mayor: El Libro mayor se inicia con los saldos de apertura y se contina con los registros mensuales de los saldos en resumen cuenta por cuenta, de los movimientos de un mes realizados y anotados en el diario. Esta informacin es la base para realizar los estados financieros. Cada final de mes, una vez totalizados el movimiento debito y crdito de cada cuenta y elaborado el Resumen o Comprobante Diario del mes correspondiente se procede a su traslado al libro mayor. Para confirmar la correccin de los pases al mayor, la suma de las anotaciones deudoras ha de ser igual a la suma de las anotaciones acreedoras. El rayado del Mayor, en su forma corriente, solo difiere del Diario en que tiene una columna de mas para anotar los saldos que se van formando luego de cada anotacin debito o crdito. Algunos movimientos de singular importancia, tales como Bancos, Clientes, Proveedores, etc., suelen dividirse en Mayores Auxiliares distribuidos en orden alfabtico o por sucursales, o geogrficamente, segn convenga. Estos auxiliares estn controlados por la cuenta del Mayor General en la que se anotan los totales resumidos, que han sido anotados en los auxiliares con ms detalles. De esta manera, el saldo del Mayor General debe ser igual a la suma de los saldos de todos los auxiliares. El Libro de Inventarios y Balances: Este libro est destinado para la anotacin de los inventarios de Bienes y Obligaciones al iniciar las operaciones del negocio, as como para los Balances de cada final de periodo. El Balance es un cuadro resumido y sinttico, que presenta los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, cumpliendo con ello la ecuacin patrimonial. Su rayado consta de columnas con espacios suficientes para anotar la cantidad, calidad, nombre, precios unitarios, valor parcial y valor total Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de orgenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia (Art. 123 del Decreto 2649 de 1993). Los estados financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes (Art. 125 del Decreto 2649 de 1993).
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Los entes econmicos deben conservar debidamente los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los soportes de los asientos de contabilidad, los comprobantes de las cuentas y la correspondencia relacionada con sus operaciones (CORAL y GUDIO, 2008). Los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte aos contados desde el cierre de los negocios. Estos podrn destruirse transcurridos los diez ao siempre y cuando sea garantizada su reproduccin por cualquier otro medio. El Balance de Comprobacin Se trata de un documento contable elaborado voluntariamente por el empresario que le permite hacerse una idea sobre el desempeo de su empresa, con base en el saldo de cada una de las cuentas (ya sea deudor o acreedor) arrojado por las operaciones del ejercicio contable, El Balance de Comprobacin de Saldos de las cuentas por filas y de las Sumas por columnas, no requiere de una periodizacin contable, ni de tener que establecer cul fue el resultado del periodo, ni mucho menos requiere hablar de cierre de la contabilidad del periodo, para su elaboracin. Es posible que el balance de comprobacin de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Este sera el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero que en su registro haya anotado dicho pago a otro. El balance sera correcto numricamente pero no contablemente. Un Balance de Comprobacin apenas permite comprobar que la contabilidad de la empresa est bien organizada y, ms bien, ser la revisin posterior de las pginas del Mayor, una por una, en comparacin con el balance de Sumas y Saldos, lo que nos d la garanta de que todo est contablemente en orden. Para su elaboracin se siguen los siguientes pasos: 1- Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha de elaboracin, en 3 lneas, centradas. 2- Se escriben los encabezamientos de las columnas, a saber: en las dos primeras columnas Balance Inicial (o del periodo anterior), en las siguientes dos columnas Movimientos (del ejercicio) y en las dos columnas finales Balance Final (o actual). 3- Los movimientos registrados por el Comprobante de Diario, del ejercicio de operaciones bajo consideracin, se anotan horizontalmente en la lnea correspondiente de cada cuenta, en estricto orden numrico indicado por el cdigo de cuentas. De ser necesario, se insertaran nuevas lneas para las cuentas que no haban sido relacionadas, teniendo que desplazar las cuentas del Balance del Periodo anterior ya anotado en las dos primeras columnas. 4- Se obtiene el Balance Final o actual, sumando horizontalmente los movimientos correspondientes de cada cuenta incluidos las anotaciones del Periodo anterior ms la del ejercicio en consideracin. Para obtener el resultado horizontalmente en cada cuenta de Activos o de Gastos, se suman dbitos ms dbitos y se restan los crditos. En caso de ser cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman crditos ms crditos y se restan los dbitos. 5- Se suman las columnas Debe y Haber resultantes, las cuales deben arrojar sumas iguales.
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Lo cual en cuentas T (representando al Libro Mayor), ser:
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2.6. Evaluacin 2.6.1. Problemas Resueltos 1- Frente a cada una de las cuentas que se relacionan a continuacin, escriba una A si es de Activo, una P si es de pasivo, una K si es de patrimonio, una I si es de Ingreso, una G si es de Gasto y una C si es de Costo
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Caja General Ventas Proveedores Nacionales Terrenos Urbanos Servicios pblicos Gastos pagados por anticipado Impuesto sobre ventas por pagar Compras Clientes nacionales Ingresos recibidos por anticipado
A I P A G A P C A P
Capital suscrito y pagado Edificios Retencin en la fuente Costo de Ventas Depreciacin acumulada Crdito mercantil Devoluciones en compras Equipo de procesamiento de datos Reservas obligatorias Depreciaciones
Pn A P C A A C A Pn G
2- Confeccione los asientos de diario de las siguientes transacciones de la empresa HIJ S.A. y prepare un Resumen o Comprobante de Diario a) En noviembre 1 emite acciones por la suma de $ 800.000.000, cuyo pago fue recolectado as: $ 600.000.000 en efectivo y $ 200.000.000 en maquinarias. b) Ese mismo da consigna en el Banco Davivienda el efectivo recolectado. c) En noviembre 2 compr equipo de oficina a Danaranjo, a crdito por 60 das, al valor de $ 15.000.000 d) En noviembre 3 hizo un desembolso de $ 1.000.000 para mantenimiento y reparacin e) En Noviembre 9 recibi una factura por $ 110,000,000 de la empresa XYZ por la recepcin de pedidos del almacn f) En noviembre 10 envi una factura por $ 15.000.000 a la empresa OPQ por mercancas despachadas del almacn g) En Noviembre 19, pag salarios por $ 6.000.000 h) En Noviembre 26, carg a la deuda con la empresa XYZ la suma de $ 90.000.000 i) En Noviembre 29, obtuvo del Banco popular un prstamo de $ 40.000.000 respaldado por un pagar j) En Noviembre 30. pag arrendamiento del mes de Noviembre por $ 2.000.000 k) En Noviembre 30 pago sueldos por $ 8.000.000 l) En Noviembre 30, pago $ 15.000.000 con cargo a Danaranjo. Solucin: Tras el paso intermedio de elaboracin del Resumen o Comprobante de Diario, se hacen las anotaciones en el Libro Mayor: a) Esta primera transaccin de Aportes de Capital dar lugar al siguiente registro contable en el Libro de Diario: Fecha 01/11/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Caja Maquinaria y Equipo Capital suscrito y pagado Debe 600.000.000 200.000.000 Haber
800.000.000
b) La consignacin bancaria, da lugar al siguiente asiento: Fecha 01/11/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Bancos Caja Debe 600.000.000 Haber 600.000.000
c) Tenemos aqu, una compra de muebles y enseres a crdito: Fecha 02/11/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Equipo de Oficina Cuentas corrientes comerciales Debe 15.000.000 Haber 15.000.000
d) Una transaccin por Gasto de mantenimiento Fecha Cdigo Nombre de la Cuenta Debe Haber
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03/11/20xx
Mantenimiento y Reparaciones Bancos
1.000.000 1.000.000
e) Una transaccin por Compra de mercancas a crdito Fecha 09/11/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta De Mercancas Proveedores Nacionales Debe 110.000.000 Haber 110.000.000
f) Fecha 10/11/20xx
Una transaccin por Venta de mercancas a crdito Cdigo Nombre de la Cuenta Clientes Comercio al P/M y p/m Debe 15.000.000 Haber 15.000.000
g) Una transaccin por Salarios de Personal operativo Fecha 19/11/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Gastos de Personal Bancos Debe 6.000.000 Haber 6.000.000
h) Una transaccin por Cargo a deudas Fecha 26/11/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Proveedores Nacionales Bancos Debe 90.000.000 Haber 90.000.000
i) Fecha 29/11/20xx
Una transaccin por Prstamo recibido Cdigo Nombre de la Cuenta Bancos Nacionales Debe 40.000.000 Haber 40.000.000
j) Fecha 30/11/20xx
Una transaccin por Gasto de arrendamiento Cdigo Nombre de la Cuenta Arrendamiento Bancos Debe 2.000.000 Haber 2.000.000
k) Una transaccin por Sueldos de personal administrativo Fecha 30/11/20xx Cdigo Nombre de la Cuenta Gastos de Personal Bancos Debe 8.000.000 Haber 8.000.000
l) Fecha 30/11/20xx
Una transaccin por Compra de mercancas a crdito Cdigo Nombre de la Cuenta Cuentas Corrientes Comerciales Bancos Debe 15.000.000 Haber 15.000.000
3- Resuelva los siguientes ejercicios hasta obtener el Balance de Comprobacin: a) La empresa Miscelnea, dedicada al negocio de ropa inicia operaciones el 1 de Enero, con los siguientes valores: Caja $ 3.000.000, Bancos $ 450.000, Mercancas $ 2,500.000,
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Clientes $ 600.000, Equipos de oficina $ 500.000, Proveedores $ 680.000, Acreedores Varios $ 1.500.000 b) En enero 4 compra mercancas por $ 900.000, se cancela $ 225.000 con cheques y el resto se queda debiendo c) En enero 5 un cliente cancela la suma de $ 300.000 d) En enero 5, se consigna en el Banco $ 750.000 e) En enero 8, se abona a los proveedores la suma de $ 380.000 f) En enero 10, se compra papelera y tiles por $ 20.000 que se cancelan en efectivo g) En enero 15 se recoge una letra a cambio de un cheque por valor de $ 500.000 Solucin: En este ejercicio se comienza con el Balance de Apertura o Balance Anterior, luego siguen los Asientos de Diario y su Resumen o Comprobante de Diario, antes de completar la confeccin del Balance de Comprobacin de saldos, as: a) Balance Anterior
b) Asientos de Diario Fecha 04/01/20xx Cdigo 6205 1110 2205 Nombre de la Cuenta De Mercancas Bancos Proveedores Nacionales Debe 900.000 225.000 675.000 Haber
Fecha 05/01/20xx
Cdigo 1105 1305
Nombre de la Cuenta Caja Clientes
Debe 300.000
Haber 300.000
Fecha 05/01/20xx
Cdigo 1110 1105
Nombre de la Cuenta Bancos Caja
Debe 750.000
Haber 750.000
Fecha
Cdigo
Nombre de la Cuenta
Debe
Haber
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08/01/20xx
2205 1110
Proveedores Nacionales Bancos
380.000 380.000
Fecha 10/01/20xx
Cdigo 5195 1105
Nombre de la Cuenta Diversos Caja
Debe 20.000
Haber 20.000
Fecha 15/01/20xx
Cdigo 2380 2305
Nombre de la Cuenta Acreedores Varios Cuentas Corrientes Comerciales
Debe 500.000
Haber 500.000
c) Comprobantes de Diario
d) Balance de Comprobacin
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4- La concesionaria Samsung Ltda. fue organizada el 1 de Abril y su negocio consiste en la reparacin de electrodomsticos de marca. Confeccione los asientos de diario de las siguientes transacciones de la empresa durante la primera semana del mes y prepare un Resumen o Comprobante de Diario: a) La sociedad se constituyo con un capital de $ 1.000.000.000 mediante aportes por partes iguales entre los socios Rafael Valadon, Pedro Infante, Helena Vargas, Miguel Meja y Gina Lollobrigida b) La empresa consign la mitad en el Banco de Crdito y la otra mitad en el Banco de Bogot. c) Alquil una oficina en el Parque Central y otra en el Country Plaza, pag respectivamente $ 400.000 con cheque del Banco de Crdito y $ 600.000 con cheque del Banco de Bogot, por la primera semana de arrendamiento, d) Compr a Ferretera Kike 5 kits de reparaciones a domicilio nuevos a $ 210.000 cada uno, pagando el 30% al contado y el resto a 60 das y tambin, a Panamericana S.A. equipo de oficina, entregando $ 1.000.000 en efectivo y una letra por $ 3.000.000, ambos con cheque del Banco de Bogot. e) Pag sueldos de $ 600.000 al Jefe de Taller y $ 700.000 al Jefe de Ventas, contrato publicidad con el Heraldo y Telecaribe por tres millones cada uno a 90 das y pag $ 1.000.000 al primero y $ 2.000.000 al segundo con cheques del Banco de Crdito f) Abri una cuenta en Supertaxis Ejecutivo Calle 53 y otra en Taxi Paraso. Estas prestaran servicios a los cinco tcnicos de mantenimiento electrnico, todo por un costo de $ 400.000 mensuales anticipados cada una g) Hizo dos reparaciones durante el da cuarto y recibi por ello $ 300.000 en efectivo. A excepcin del transporte, la empresa cobra $ 75.000 fijos por el diagnostico, limpieza y ajustes y los dems gastos del servicio (materiales, repuestos, etc.) los paga el cliente. h) Prest servicios de mantenimiento a la CUC y la Unisimonbolivar por valor de $ 2.300.000 a cada una, donde fueron enviados 4 tcnicos por dos das.. Estos convenios establecen el pago cada final de mes. i) La compra de repuestos a la Samsung Bogot, tuvo un costo de $ 960.000, pagados con cheque del Banco de Bogot. j) Prest tres servicios domiciliarios el sexto da y recibi por ello $ 405.000, incluyendo la colocacin de repuestos por $ $ 180.000 k) Pag la segunda semana al Jefe de Taller y al Jefe de Ventas con cheques del Banco de Crdito l) Pag $ 125.000 de cuota de seguridad y aseo por cada uno de los locales con cheque del Banco de Crdito. Solucin: En este ejercicio se ilustra la utilizacin de subcuentas y auxiliares a) Esta es una transaccin de Aportes de Capital, as: Fecha 01/04/20xx Cdigo 1105 3115 310505 31050501 31050502 31050503 31050504 31050505 Nombre de la Cuenta Caja Aportes sociales Cuotas o partes de inters social Rafael Valadon Pedro Infante Helena Vargas Miguel Meja Gina Lollobrigida Debe 1.000.000.000 Haber
200.000.000 200.000.000 200.000.000 200.000.000 200.000.000
Observe que la anotacin de las cifras tiene lugar al nivel catalogado con el mayor numero de dgitos. b) Esta es una transaccin de consignacin en entidades financieras, as: Fecha 01/04/20xx Cdigo 1110 111005 11100501 Nombre de la Cuenta Bancos Moneda nacional Banco de Crdito Debe Haber
500.000.000
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11100502 1105
Banco de Bogot Caja
500.000.000 1.000.000.000
c) Esta es una simple transaccin de Gastos, as: Fecha 02/04/20xx Cdigo 5120 1110 111005 11100501 11100502 Nombre de la Cuenta Arrendamientos Bancos Moneda nacional Banco de Crdito Banco de Bogot Debe 1.000.000 Haber
400.000.000 600.000.000
d) Esta es una transaccin de Compra a crdito de activos diferentes a mercancas: Fecha 02/04/20xx Cdigo 1520 1524 1110 111005 11100502 2305 230501 230502 Nombre de la Cuenta Maquinaria y Equipo Equipo de Oficina Bancos Moneda nacional Banco de Bogot Cuentas Corrientes Comerciales Ferretera Kike Panamericana S.A. Debe 1.050.000 4.000.000 Haber
1.315.000 735.000 3.000.000
e) Esta es una transaccin de Compra a crdito de activos diferentes a mercancas: Fecha 03/04/20xx Cdigo 5105 5205 5235 1110 111005 11100501 2305 230511 230512 f) Fecha 03/04/20xx Nombre de la Cuenta Gastos de Personal Gastos de Personal Servicios Bancos Moneda nacional Banco de Crdito Cuentas Corrientes Comerciales El Heraldo Telecaribe Debe 600.000 700.000 6.000.000 Haber
4.300.000 2.000.000 1.000.000
Esta es una transaccin de Gastos pagados por anticipado: Cdigo 5105 510501 510502 1110 111005 11100501 Nombre de la Cuenta Gastos pagados por anticipado Supertaxi Ejecutivo Taxi Paraiso Bancos Moneda nacional Banco de Crdito Debe 400.000 400.000 Haber
800.000
g) Esta es una transaccin de Venta y reparacin de efectos personales y electrodomesticos al contado: Fecha 04/04/20xx Cdigo 4135 4235 1105 Nombre de la Cuenta Comercio al P/M y al p/m Servicios Caja Debe 150.000 150.000 300.000 Haber
h) Esta es una transaccin de Venta de servicios a crdito:
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Fecha 04/04/20xx
Cdigo 4235 1305 130501 130502 i)
Nombre de la Cuenta Servicios Clientes CUC Unisimonbolivar
Debe 4.600.000
Haber
2.300.000 2.300.000
Esta es una transaccin de Compra de mercancas al contado: Cdigo 6105 1110 111005 11100501 Nombre de la Cuenta De Mercancas Bancos Moneda nacional Banco de Bogot Debe 960.000 Haber
Fecha 04/04/20xx
960.000
j) Fecha 07/04/20xx
Esta es una transaccin de Venta de Mercancas y reparaciones al contado: Cdigo 4105 4235 1105 Nombre de la Cuenta De Mercancas Servicios Caja Debe 180.000 225.000 405.000 Haber
k) Esta es una transaccin de Gastos al contado: Fecha 07/04/20xx Cdigo 5105 5205 1110 111005 11100501 l) Fecha 03/04/20xx Nombre de la Cuenta Gastos de Personal Gastos de Personal Bancos Moneda nacional Banco de Crdito Debe 600.000 700.000 Haber
1.300.000
Esta es una transaccin de Gastos al contado: Cdigo 5135 1110 111005 11100501 Nombre de la Cuenta Servicios Bancos Moneda nacional Banco de Crdito Debe 125.000 Haber
125.000
5- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Seor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboracin diaria de resmenes y balances de comprobacin. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobacin, sabiendo que durante el primer da de labores en lunes 4 de enero el negocio del seor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones: Asiento de Diario N 1 OPERACIONES EFECTUADAS por el Seor Johnny Piescalientes el Lunes 4 de Enero, para ser contabilizadas por los estudiantes Lunes 4 de Enero Asiento de Apertura de los Libros del empresario Johnny Piescalientes en el libro diario, soportado con el Inventario General de Bienes y Obligaciones y, en el Libro mayor con soporte del Comprobante Diario N 001 Lunes 4 de Enero
Valores
131.353.661
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2 3 4
8 9 10
Pagamos abono anticipado a la Factura 335 de Federaltex Pagado el arrendamiento del local con cheque N 001 del Banco de Bogot Venta al contado de lo siguiente: 400 m. tela estampada Coltejer a $ 7000/m. 2.800.000 300 m. de dril naval blanco a $ 33645/m. 1.009.350 80 pares medias GEF para nios a $ 5400 432.000 20 cajas de pauelos Pyramide a $72080 1.441.600 Consignado hoy en los Bancos: Banco de Bogot 2.400.000 Banco Mercantil 1.600.000 Compra a Pedro Castro, Bucaramanga, Fact. N 176 300 pares de zapatos Corona a $ 39000/par, pagaderos, la mitad con cheque N 002 del Banco de Bogot a la fecha y el resto a 60 das. Compra a lvaro Vargas de un Software Contable Comodn N 47345 para uso de las oficinas y pagada con cheque del Banco Mercantil N 001 por suma de Cancel Pedro Yudex Factura 88 con descuento 2% Consignacin en la fecha en Banco de Bogot y Banco Mercantil por mitades la suma de Pagado en efectivo a Telecaribe por el aviso publicado
448.269 3.000.000 5.682.950
4.000.000
11.700.000
218.000
5.820.000 5.500.000 954.681
Solucin: En este ejercicio se ilustra la opcin de los comerciantes de hacer imprimir libros diarios con tres columnas, en cuyo caso, las anotaciones sobre las subcuentas y auxiliares, son efectuadas en la columna de Parciales.
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La evaluacin se distribuye entre evaluaciones individuales en clase y la presentacin de un panel acerca de una situacin problmica. 2.6.2. Problemas Propuestos 1- La partida doble tiene fundamento cuando una persona: a) Vende y otra compra b) Recibe y anota las mercancas c) Entrega un recibo, otorga una factura d) Sale favorecido, reclama un premio e) Encuentra un recibo, va a pagarlo 2- En un asiento contable compuesto participan: a) Dos cuentas que se acreditan b) Dos cuentas que se debitan c) Tres cuentas que se debitan d) Ms de dos cuentas e) Una se debita y dos se acreditan 3- Cuentas reales son las que aparecen en el: a) Estado de Flujo de Efectivo b) Estado de Situacin Financiera c) Estado de Resultado d) Balance General 4- Cada una de las partidas siguientes se encuentra en los Estados Financieros. Indique en cual (B: Balance General, R: Estado de Resultados, o F: Flujo de Efectivo) Gasto de publicidad Inventario de ACPM Iva por pagar Venta de gasolina Gastos de fundacin Inversiones Ttulos valores Cuentas por pagar Gasto operacional Ctas. Ctes. Ciales. Propiedad Planta y E Gastos pag anticipad Obligaciones Financ. Ingresos Financieros Prstamo a emplead
5- El Capital de personas naturales es una cuenta de: a) Activo b) Pasivo c) De orden
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d) Reserva e) Patrimonio 6- Los Activos se encuentran conformados por las siguientes cuentas: a) Disponible, capital, reservas b) Disponible, deudores, utilidad c) Disponible, inventarios y capital d) Disponible, deudores, inversiones e inventarios e) Disponible, clientes y proveedores 7- Cada una de las partidas siguientes se encuentra en los Estados Financieros. Indique en cual (B: Balance General, R: Estado de Resultados, o F: Flujo de Efectivo) Gasto de publicidad Inventario de ACPM Iva por pagar Venta de gasolina Gastos de fundacin Capital de pers. nat. Efectivo Inventario de materiales Inversiones Ttulos valores Cuentas por pagar Gasto operacional Ctas. Ctes. Ciales. Honorarios ganados Terrenos Pago por servicios pblicos Propiedad Planta y E Gastos pag anticipad Obligaciones Financ. Ingresos Financieros Prstamo a emplead Salarios por pagar Pago de sueldos Compra de material de consumo
8- Si hubo ingresos por $ 50.000.000, gastos por $ 35.000.000 y retiros del propietario por $ 10.000.000, la utilidad o prdida operacional del negocio ser: a) $ 45.000.000 b) 15.000.000 c) 35.000.000 d) 5.000.000 9- Jorge Noriega administra su propio negocio de restaurantes. A continuacin se muestra un resumen del mes de Agosto en forma de ecuacin. Cada rengln indica el efecto de una transaccin sobre la ecuacin. Describa a que pudo haberse referido cada transaccin.
10- Indique el efecto de cada uno de los siguientes hechos contables sobre la ecuacin contable, escribiendo a la derecha de cada hecho la letra correspondiente tomada de la siguiente lista: A) Aumento de un activo y disminucin de otro B) Aumento de un activo y de un pasivo C) Aumento de un activo y del capital contable D) Disminucin de un activo y de un pasivo E) Disminucin de un activo y del capital contable
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Los hechos contables fueron: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Cargo de un cliente que paga en efectivo la suma de $ 630.200 Abono a acreedores por $ 380.000 Inversin adicional del propietario por $ 250.000 en efectivo Pago de publicidad por $ 437.500 en efectivo Cargo a clientes del servicio de encomienda por $ 29.000 Materiales de consumo comprados al contado por $ 750.000 Causacin del alquiler actual y pago del siguiente mes por $ 250.000 Efectivo recibido de clientes por $ 900.000 Efectivo entregado al propietario para su uso personal El inventario de materiales de consumo en existencia al final de mes fue de $ 300.000, por consiguiente se haban utilizado $ 450.000
11- En 2 de Marzo se abri un negocio comercial denominado La Especial. Confeccione los asientos de diario de las siguientes transacciones y prepare un Resumen o Comprobante de Diario, con base en los siguientes valores: a) El Balance de Apertura muestra la cuenta de Caja $ 180.000, Bancos $ 600.000, Mercancas $ 6.000.000, Clientes $ 1.200.000, Equipo de oficina $ 1.330.000, Proveedores $ 1.200.000 y Cuentas por Pagar $ 1.330.000 b) En marzo 5 compra a crdito nuevo Equipo de Oficina por $ $ 1.500.000 c) En marzo 8, un cliente cancela la suma de $ 500.000 d) En marzo 11, se consigna en el banco la suma de $ $ 522.000 e) En marzo 15 se recoge una letra de cambio por $ 630.000 f) En marzo 18 se compra un vehculo para uso de la empresa por $ 90.000.000, habiendo pagado15.millones en cheque y cinco letras bimestrales cada una por igual valor g) En marzo 21 se compran al contado, tiles de oficina por $ 60.000.000 h) En marzo 31, el propietario del negocio aporta otros $ 15.000.000 en efectivo i) Ese mismo da, se consignan en el banco la suma de $ 15.000.000 12- Partiendo del Balance de Apertura del Centro Comercial Snchez Escolar estudiado en la unidad anterior y sabiendo que ha realizado durante el mes de Septiembre las siguientes transacciones, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobacin. a) Septiembre 1: los socios efectan nuevos aportes mediante Escritura Pblica No. 4868 de la Notara Quinta de Barranquilla con los siguientes datos: El socio JAVIER SANCHEZ aporta $ 2.500.000 con cheque No. 8543381 del Bancolombia segn Recibo de Caja No. 0001 y muebles para oficina por valor de $ 1.800.000, segn Factura No. LB 450 La socia IVANOVA ESCOLAR aporta mercanca por valor de $ 1.200.000 segn Factura No. 320 y $ 2.000.000 con cheque No. 239045 del BBVA segn Recibo de Caja No. 0002. b) Septiembre 4: La empresa adquiere a crdito una motocicleta para el reparto de mercancas, con la empresa china Jing Cheng, con domicilio en Barranquilla, por valor de $ 5.200.000, mediante la Factura CH 569, a 20 meses de plazo sin recargo de financiaciones. c) Septiembre 4: Tiene lugar la primera consignacin oficial en la cuenta 1576 del Banco Popular, a nombre de la empresa, por valor de $ 1.287.530. d) Septiembre 10. Compra a crdito de Harina Yacuanquer, a la empresa Distrinar S.A. , 20 sacos a $ 77310 cada saco, segn Factura No. 7980 e) Septiembre 10. La empresa obtiene un prstamo bancario para adelantar trmites oficiales, por valor de $ 500.000 al 3% mensual, intereses anticipados. f) Septiembre 10. Se recibe la Nota Dbito del Banco Popular por valor de los intereses anticipados del primer mes del Prstamo. g) Septiembre 15. Se realiza la primera venta que hace el negocio, en efectivo, de 4 sacos de caf, con un margen de ventas del 23 %
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h) Septiembre 15. Se recibe un pedido de 4 sacos de caf, pagado por anticipado por valor de $ 2.150.000 de parte del Hotel Ambassador. i) Septiembre 15. Aceptacin del compromiso con Aseo Tcnico S.A. para que se encargue de la vigilancia y el aseo de la empresa, por $ 300.000. El pago se har los das 30 de cada mes. j) Septiembre 22. Tiene lugar la primera venta a Crdito de 25 sacos de arroz a Hipervianda, mediante Factura No. 3467, a 30 das de plazo. k) Septiembre 22. Se paga la primera cuota de la moto, por $ 260.000 a Jing Cheng S.A., segn cheque No 007 del Banco Popular. l) Septiembre 23. Hipervianda abona la suma de $ 1.000000 a su Factura No 3467. m) Septiembre 24. Compramos al contado 400 litros de aceite de oliva, nueva lnea de productos, a Los Olivares SCA y se paga con cheque No. 009 del Banco Popular n) Septiembre 24. Las ventas por catlogo convenidas con Yanbal S.A, proporciona los primeros $ 600.000 de ingresos por comisiones del 10% en ventas o) Septiembre 28. Se adquiere el programa Fomplus de Contabilidad sistematizada a la empresa Computer Ltda, por valor de $ 3.000.000 amortizables a 20 meses, segn su Factura No. 01 y pagamos con cheque No. 011 del Banco Popular. p) Septiembre 28. El Trabajador Elkin Rada, requiere apoyo de la empresa por valor de $ 4.500.000, para atender calamidades ocasionadas por un tornado en su lugar de residencia en la poblacin de Baranoa. q) Septiembre 30. La empresa decide pagar la totalidad del prstamo recibido del Banco popular. 13- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Seor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboracin diaria de resmenes y balances de comprobacin. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobacin, sabiendo que durante el primer da de labores en martes 5 de enero el negocio del seor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:
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14- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Seor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboracin diaria de resmenes y balances de comprobacin. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobacin, sabiendo que durante el primer da de labores en mircoles 6 de enero el negocio del seor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:
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15- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Seor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboracin diaria de resmenes y balances de comprobacin. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobacin, sabiendo que durante el primer da de labores en jueves 7 de enero el negocio del seor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:
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16- Son tan numerosas las transacciones del negocio del Seor Johnny Piescalientes que para su mejor control requiere la elaboracin diaria de resmenes y balances de comprobacin. Partiendo del Balance de Apertura estudiado en la unidad anterior, elaborar: los asientos de diario, el Comprobante de Diario y el Balance de Comprobacin, sabiendo que durante el primer da de labores en viernes 8 de enero el negocio del seor Johnny Piescalientes ha realizado las siguientes transacciones:
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17- La Lavandera La Automtica presenta el siguiente Balance de Apertura:
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Adems, durante el resto del mes de Enero efectu las siguientes transacciones: a) Enero 9: Pag $ 1.500.000 por concepto de arrendamiento por el mesen curso, b) Enero 10: Recibi $ 1.000.000 por concepto de servicios de lavandera vendidos, c) Enero 12: Pag $ 800.000 por concepto de gastos de propaganda, d) Enero 12: Pag $ 75.000 por concepto de Materiales para el consumo de la lavandera, e) Enero 14: Envi una Factura a la Ca Solar por $ 1.200.000 por servicios prestados, f) Enero 15: Pag $ 400.000 por concepto de salarios, g) Enero 20: Recibi $ 300.000 por concepto de servicios a la Ca Lunar, h) Enero 22: Recibi el dinero que la Ca Solar le adeudaba, i) Enero 24: Recibi $ 1.100.000 en efectivo de la Ca Venusiana por concepto de servicios, j) Enero 28: Envi factura a Marte Ltda. por concepto de servicios por $ 1.300.000, k) Enero 31: Pag $ 700.000 por concepto de salarios, l) Enero 31: Pag $250.000 por concepto de servicio telefnico. Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de Diario, Libro Mayor (cuentas T), Balance de Comprobacin. 18- El Balance General de la Ca Picapiedra S.A. despus del cierre en 30 de Abril fue:
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Durante el mes de Mayo, la Compaa hizo las siguientes transacciones: a) Mayo 1: Pag un mes de alquiler del almacn por $ 3.000.000 b) Mayo 5: Vendi a XYZ Mercancas a Crdito por $ 8.000.000 c) Mayo 10: Compr Mercancas en efectivo por $ 5.500.000 d) Mayo 15: Vendi Mercancas en Efectivo por $ 3.000.000 e) Mayo 2 0: Pag los $ 2.000.000 de impuestos a la Renta f) Mayo 25: Pag varias cuentas del mes anterior por $ 12.000.000 g) Mayo 31: Compr a DEF Mercancas a Crdito por $ 9.000.000 Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de Diario, Balance de Comprobacin. 19- Partiendo del Balance General de la Ca Picapiedra S.A. obtenido en el problema anterior, confeccionarlo al siguiente mes despus de las siguientes transacciones:: a) Junio 2: Cobr varias cuentas por $ 15.000.000 b) Junio 7: Pag a DEF la ltima factura anterior c) Junio 12: Compr en efectivo tiles de Oficina por $ 1.500.000 d) Junio 17: Hizo ventas en efectivo por $ 14.000.000 e) Junio 22: Compr Mercancas en Efectivo por $ 8.500.000 f) Junio 26: Pag Telfono por $ 350.000 g) Junio 28: Pag Publicidad a El Heraldo por $ 1.400.000 h) Junio 30: Pag Salarios por $ 5.000.000 Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de Diario, Balance de Comprobacin. 20- En 30 de Abril, despus de cerrar los libros, el libro Mayor de la Ca. CURRAMBA DE ELECTRODOMSTICOS S.A. tena las siguientes cuentas:
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Las transacciones de esta compaa durante el mes de Mayo se pueden resumir as:
Se requiere: Hacer los asientos para registrar las transacciones que se describen en los numerales 1 al 6, haciendo un asiento compuesto para cada numeral. a) Se pide hacer los Asientos de Diario, Comprobante de Diario, Balance de Comprobacin. El ciclo contable 3.1. El Periodo Contable
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El periodo contable es uno de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y se refiere a que las operaciones econmicas de una empresa se deben registrar y reconocer en un determinado tiempo. Los ingresos, gastos, costos e impuestos deben registrarse en el perodo econmico en que ocurren y reconocerse en el periodo contable en que se causan. La existencia del periodo contable, hace que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad, al permitir la comparacin de los desempeos que ha tenido la empresa en diversos periodos. Es esta comparacin la que permite analizar la informacin contable, para con base a ella tomar las decisiones econmicas y financieras. Los anlisis contables comparativos, adems de ayudar al conocimiento de la realidad de la empresa como diagnostico, permite proyectarla con base a los antecedentes que seala el periodo contable. El periodo contable tambin guarda relacin con el periodo fiscal de la regulacin tributaria. En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retencin en la fuente es de periodo mensual. Claro est que en el caso de que existan errores, estos se pueden corregir mediante los respectivos ajustes aplicados al periodo o ao en que se adviertan. Los ingresos, gastos e impuestos de perodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al perodo econmico en que se detecten, con el fin de dejar en claro que es lo correspondiente de cada periodo y para no desfigurar los resultados que pueden afectar los anlisis y dems estudios que se requieran hacer. Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un ao, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del ao, caso el cual, el periodo ser desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo ao. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo ao, en cuyo caso el periodo, tanto contable como fiscal, corresponde desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidacin del ente. 3.2. Asientos de Ajustes Se entiende por Ajuste, el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Debemos utilizar asientos de ajuste siempre que cualquier transaccin afecte los ingresos o los gastos durante ms de un periodo contable, estos asientos se podran hacer de forma diaria, pero por asuntos prcticos estos deben hacerse mejor cada final de periodo. El nmero de ajustes que se pueden hacer al finalizar el mes son innumerables, pero los ms importantes caen dentro de cuatro categoras: AJUSTES PARA DESGLOSAR EL INGRESO CAUSADO Este es el clsico ejemplo de ventas hechas por anticipado, en el que los ingresos recibidos por adelantado representan un pasivo diferido. Por ejemplo, en el caso de las contratos de obra, cuando se le ha cancelado el total de la obra al contratista sin haberla terminado, en cada periodo posterior, este tiene que considerar como ingreso del periodo nicamente la parte proporcional del avance efectuado y, el saldo de dichos ingresos, continuara registrado en la cuenta de pasivos diferidos hasta la total culminacin de la obra. Ejemplo: Si el 28 de Agosto de 20xx la empresa Vigilancia del Norte SCS., recibe del Almacn Tierra Santa Ltda., la suma de $ 360.000 por concepto de los servicios de seguridad nocturna de los meses de septiembre, octubre y noviembre, este da, la empresa receptora de los dineros, registra el siguiente asiento: Fecha 28/08/20xx Cdigo 1105 2705 Nombre de la Cuenta Caja Ingresos Rec. por Anticipado Debe 360.000 Haber 360.000
Ejemplo: Hacer el asiento de ajuste al vencimiento del primer mes de contratacin. Si el 28 de agosto de 20xx el valor de $ 360.000 recibidos por la empresa Vigilancia del Norte SCS., corresponden a tres meses de seguridad nocturna sobre el local del almacn Tierra Santa Ltda., el valor causado por la prestacin de los servicios durante el primer mes es:
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Fecha 30/09/20xx
Cdigo 2705 4155
Nombre de la Cuenta Ingresos Rec. por Anticipado Actividades Inmobiliarias
Debe 120.000
Haber 120.000
AJUSTE PARA REGISTRAR EL NO PAGO DE UNA OBLIGACION Ahora, en contrario, as como una empresa puede recibir dineros anticipado, tambin puede pagar anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Cuando la empresa ha devengado un ingreso y no se ha cobrado, el valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debe realizar un ajuste por el valor correspondiente, debitando una cuenta de Activos denominada Ingresos por Cobrar y acredita la cuenta del ingreso respectivo. Otro caso muy comn para este tipo de ajuste es el de las ventas que ya se han efectuado a los clientes, pero que aun no han sido cobradas, generalmente se trata de ventas que se han hecho sobre una cuota inicial como es el caso de los artefactos elctricos u otros tipos de insumos. Ejemplo: La empresa Pedro Picala e Hijos Ltda., presta el servicio de arrendamiento de fotocopiadoras a otras empresas. Si al finalizar el periodo contable, la empresa Pinturas Arte y Decoracin Ltda. no ha cancelado el valor de un mes del servicio por $ 500.000, el arrendador efecta el siguiente asiento: Fecha 31/08/20xx Cdigo 1345 4220 Nombre de la Cuenta Ingresos por Cobrar Arrendamientos Debe 500.000 Haber 500.000
AJUSTES PARA REGISTRAR LOS GASTOS ACUMULADOS El ejemplo ms comn de este tipo de asiento de ajuste son aquellos por los cuales una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa y debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. Para ello, debita la cuenta del gasto correspondiente y acredita la cuenta de Costos y gastos por pagar. Ejemplo: Al finalizar el mes de septiembre, a la Urbanizadora Vista al Mar Ltda., no le han llegado las cuentas de cobro por los servicios pblicos por cuya razn hace un estimado de las cuentas pendientes de pago as: AAA S.A. por servicios de Agua $ 488.300, Telmex por servicios de telfono $ 125.000 y Electricaribe por servicios de energa $287.200 y registra: Fecha 31/09/20xx Cdigo 5135 2335 233521 233522 233523 Nombre de la Cuenta Servicios Costos y Gastos por pagar AAA S.A, Telmex S.A. Electricaribe S.A. Debe 900.500 Haber
488.300 125.000 287.200
Ejemplo: Si el dia 4 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de AAA S.A. por valor de $ 480.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste:
Fecha 04/10/20xx
Cdigo 2335 233521 5135 1110
Nombre de la Cuenta Costos y Gastos por pagar AAA S.A, Servicios Bancos
Debe 488.300
Haber
8.300 480.000
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Ejemplo: Si el dia 7 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de Electricaribe S.A. por valor de $ 300.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste: Fecha 07/10/20xx Cdigo 2335 233523 5135 1110 Nombre de la Cuenta Costos y Gastos por pagar Electricaribe S.A, Servicios Bancos Debe 287.200 12.800 300.000 Haber
Ejemplo: Si el dia 10 de Octubre se recibe la cuenta de cobro de Telmex S.A. por valor de $ 125.000, la empresa Urbanizadora Vista al Mar debe hacer el siguiente ajuste: Fecha 10/10/20xx Cdigo 2335 233522 1110 Nombre de la Cuenta Costos y Gastos por pagar Telmex S.A, Bancos Debe 125.000 125.000 Haber
AJUSTE PARA DESGLOSAR EL COSTO CAUSADO Una compra (o costo) que beneficiar a la empresa durante ms de un periodo contable, por ejemplo, cuando una empresa adquiere un seguro, inicialmente debe considerar la totalidad del gasto pagado como un activo e, ir reconociendo, ejercicio tras ejercicio, como gasto del ejercicio, nicamente la parte proporcional de la adquisicin efectuada y, el saldo de dicho gasto continuara registrado en la cuenta de activos diferidos hasta su consumo total. Los activos diferidos comprenden los Gastos pagados por anticipado y los Cargos diferidos. Los Gastos pagados por anticipado representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada, contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelera, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. Los Cargos diferidos, representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organizacin, instalacin, montaje y puesta en marcha, adems de los gastos de inversin y estudio de proyectos. Ejemplo de la amortizacin de diferidos: Al llegar el extracto bancario, la empresa Pintura Arte y Decoracin Ltda., apenas se entera que el 21 de Agosto de 20xx BANOCCIDENTE haba descontado directamente del prstamo la suma de $ 225.000 por intereses anticipados de un trimestre. Calcular el ajuste de amortizacin a 30 de junio. Asiento de correccin Fecha 31/08/20xx Cdigo 1705 1110 Nombre de la Cuenta Gastos pagados por anticipado Bancos Debe 225.000 Haber 225.000
Inters del trimestre $ 225.000, inters mensual $ 75.000 Tiempo de amortizacin: Lapso entre el 21 y el 31 de agosto: 10 das Valor de la amortizacin en 10 das: $ 25.000 Asiento de ajuste Fecha 31/08/20xx Cdigo 5305 1705 Nombre de la Cuenta Financieros Gastos pagados por anticipado Debe 25.000 25.000 Haber
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Ejemplo de la depreciacin: En la apertura del negocio en ocho de agosto de 20xx la empresa Pinturas Arte y Decoracin Ltda. contaba con un edificio por 220.000.000 de los cuales 95.000.000 corresponden al valor del terreno. El valor de salvamento del edificio es de $ 5.000.000. Se pide el clculo de la depreciacin anual, mensual y a 31 de Agosto, de cada bien depreciable. Solucin: La depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida til. Puede estimarse que el activo se va consumiendo totalmente durante su vida til o puede considerarse que al final conserva un valor residual, cuota de rescate o salvamento, teniendo en cuenta el valor que tendr el activo al final de su vida til. Vida til es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuyan a la generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario considerar una vida til tcnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fbrica, la obsolescencia por avances tecnolgicos, el desgaste debido al nmero de unidades producidas, el deterioro por el tiempo, o a veces se toma como vida til legal aquella reglamentada por el estatuto tributario. El terreno no es un bien depreciable, mientras que la edificacin, la maquinaria, el equipo de oficina y los vehculos si lo son. De Acuerdo con la legislacin tributaria colombiana, el tiempo de vida til y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciacin anual, son los siguientes: ACTIVO DEPRECIABLE construcciones y edificaciones maquinaria y equipo equipo de oficina equipo de computacin flota y equipo de transporte VIDA UTIL 2O aos 10 aos 10 aos 5 aos 5 aos DEPRECIACION ANUAL (%) 5% 10% 10% 20% 20%
En este caso, la alcuota por depreciacin de la edificacin, se calcula as: Valor que se registra en Edificio $ 220.000.000 - 95.000.000 5.000.000 = 120.000.000
Asiento de ajuste por la depreciacin del edificio: Fecha 31/08/20xx Cdigo 5160 51601604 1592 Nombre de la Cuenta Depreciaciones Bodega 250 mt2, Rebolo Depreciacin Acumulada Debe 383.333,00 383.333 Haber
Ejemplo del juego de Inventarios: El 31 de Agosto de 20xx, la empresa Pinturas Arte y Decoracin Ltda., realiza un inventario fsico de la mercanca y encuentra las siguientes existencias:
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El inventario es, por lo general, el activo mayor en los balances generales, y las erogaciones por inventarios, llamadas Costo de Mercancas Vendidas, son usualmente el rubro mayor en el estado de resultados del ejercicio. Existen dos sistemas de manejo del inventario: el sistema de inventario peridico y el sistema de inventario permanente. El sistema peridico es conocido tambin como sistema fsico, porque se apoya en el conteo fsico real del inventario. En el sistema de inventario peridico el negocio registra las compras que se efectan durante el presente periodo en la cuenta De Mercancas (como cuenta de costos). En esta cuenta De Mercancas no se incluye la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Costo de Mercanca Vendida. En el sistema peridico, las existencias de mercancas en inventario son registradas en la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa. El valor inicial de esta cuenta, que hace parte del Balance General del periodo anterior, sigue llevando el mismo valor durante todo el periodo. Sin embargo, al finalizar el presente perodo, la cuenta Mercancas no Fabricada por la Empresa debe ser actualizada en los Estados Financieros mediante un conteo fsico del inventario disponible a sus respectivos costos de adquisicin. sta es la cifra que se utiliza para calcular el costo de las mercancas vendidas y que aparece como Inventario en cada nuevo Balance General. La tcnica del clculo del Costo de la Mercanca Vendida se conoce como Juego de Inventarios, la cual se efecta del siguiente modo: Saldo Inicial +Compras (Nuevas adquisiciones. Bajo el sistema perpetuo significa los incrementos del inventario) - Saldo Final (Conteo fsico del inventario disponible. Bajo el sistema perpetuo significa el costo del saldo que arrojan las tarjetas de inventario en cualquier momento) = Costo de la Mercanca Vendida En el ejemplo que nos atae, podemos obtener el Costo de la Mercanca Vendida, as:
Inventario Inicial (aqu representado por el valor de $ 32.555.250) significa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el periodo contable. En la cuenta De Mercancas, se incluyen las mercancas compradas durante el periodo contable con el objeto de venderlas. El Inventario Final (o actual, aqu representado por el valor de $ 27.203.040) corresponde al inventario fsico de la mercanca realizado al finalizar el periodo contable de la empresa con su correspondiente valoracin. Al relacionar la suma de estas cuentas con el inventario final se obtendr el Costo de las Mercancas Vendidas. As entonces, los asientos de ajuste por el juego de inventarios peridicos, son: Fecha 31/08/20xx Cdigo 1435 6205 1435 6135 Nombre de la Cuenta Mercancas no Fab. por la emp. De Mercancas Mercancas no Fab. por la emp. Comercio al P/M y al p/m Debe Haber 32.555.250 800.000
27.203.040 6.152.210
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En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artculo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. As, el negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que hacer un conteo del inventario fsico ni tener que contabilizar nuevos valores del inventario. Ejemplo: Suponiendo que la empresa Pintura Arte y Decoracin Ltda., haya adoptado el sistema de inventario permanente y sabiendo que en 13 de septiembre de 20xx, vendi $ 2.700.000 en mercancas al contado, cuyo costo dado por las tarjetas de inventario era de $ 1.620.000, se pide hacer los asientos correspondientes: Fecha 13/09/20xx Cdigo 1105 4135 6135 1435 Nombre de la Cuenta Caja Comercio al P/M y al p/m Comercio al P/M y al p/m Mercanca no fab. por la empresa Debe 2.700.000 1.620.000 1.620.000 Haber 2.700.000
Como veremos ms adelante, los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros en cualquier momento que sea necesario, ya sea diaria, mensual, trimestral o provisionalmente. En el sistema de Inventario Permanente o perpetuo, al comparar el valor total del inventario fsico de mercancas, que como mnimo debe efectuarse una vez por ao por exigencia de las autoridades tributarias, con el saldo en libros, puede ocurrir que el inventario fsico resulte mayor que el valor en libros, en cuyo caso, debe realizarse un ajuste por la diferencia del sobrante, debitando la cuenta de Mercancas no Fabricada por la Empresa y acreditando la cuenta de Costo de la Mercanca Vendida. Generalmente esto ocurre por defectos del registro en libros. De ocurrir lo contrario, se debita el Costo de la Mercanca Vendida y se acredita la cuenta de Mercancas no fabricadas por la empresa, Por lo general se atribuyen los daos de la mercanca o faltantes al manejo irresponsable de los inventarios Al igual que cualquier otro ejercicio, se debe elaborar un resumen o Comprobante Diario de los asientos de ajuste, as como el que se muestra a continuacin:
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3.3. Los Asientos de Cierre del Periodo Contable Por regla general, el periodo contable es de un ao, comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre, aunque en la prctica puede resultar conveniente trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc. Este principio supone que las operaciones econmicas, as como los efectos derivados de ellas, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el perodo econmico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el perodo a que stas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio econmico. El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado econmico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una prdida o una ganancia. Recordemos que la ganancia o utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la prdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. El resultado final de la cancelacin de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida se disminuir el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementar. ASIENTOS CONTABLES DE CIERRE Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelacin de las cuentas de resultado contra la cuenta de prdidas y ganancias. Al finalizar el ao, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cuentas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelacin se registra en los comprobantes de cierre. Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905 Ganancias y Prdidas, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas
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en ceros. Estas cuentas para su cancelacin se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado. Ejemplo: Sea la empresa Pintura Arte y Decoracin Ltda. cuyos ingresos estn constituidos por ventas de mercancas y alguna utilidad en venta de propiedades. La eliminacin de estas cuentas procede de la siguiente manera: Fecha 31/08/20xx Cdigo 4135 4245 5905 Nombre de la Cuenta Comercio al P/M y al p/m Utilidad en venta de prop, p y e Ganancias y Prdidas Debe 8.000.000 4.200.000 Haber
12.200.000
Por ser las cuentas de ingreso de saldo crdito, su cancelacin se efecta mediante anotaciones por su mismo valor en el debito y utilizando como contracuenta la 5905 Ganancias y Perdidas Del mismo modo, la cancelacin de los gastos y costos de la empresa Pinturas Arte y Decoracin se realiza mediante la contracuenta 5905 Ganancias y Prdidas, as:
Fecha 31/08/20xx
Cdigo 5905 5120 5135 5160 5305 6135
Nombre de la Cuenta Ganancias y Perdidas Arrendamientos Servicios Depreciaciones Financieros Comercio al P/M y al p/m
Debe 7.760.543
Haber 860.000 340.000 383.333 25.000 6.152.210
Aqu vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crdito de $ 4.439.457 [esto es, Crdito: 12.200.000 Dbito: 7.760.543], saldo que tambin debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio. El saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, por lo tanto, la cuenta 5905 la cancelamos contra las cuentas 3605 Utilidad del Ejercicio, 3305 Reservas Obligatorias (10%) y 2615 Para Obligaciones Fiscales (35%): Fecha 31/08/20xx Cdigo 5905 3605 3305 2615 Nombre de la Cuenta Ganancias y Perdidas Utilidad del Ejercicio Reservas Obligatorias Para Obligaciones Fiscales Debe 12.200.000 Haber 7.760.543 2.441.701 443.946 1.553.810
Al igual que cualquier otro ejercicio, se debe elaborar un resumen o Comprobante Diario de los asientos de cierre del periodo, as:
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De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al hacer el cierre contable, slo nos quedan las cuentas de balance activos, pasivos y patrimonio. Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el cierre se incorporan al patrimonio como utilidad o como prdida. En conclusin, lo que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 3605 o la 3610, segn sea el caso. LOS PAPELES DE TRABAJO Con el advenimiento de los recursos informticos al servicio del procesamiento de datos y clculos numricos con diversas variables, en rapidez y volumen apreciable, la tecnologa contable continuar progresando en su espectro de aplicaciones. (LOPES DE SA, 2008). Sin embargo, en contextos sociales de escaso desarrollo tecnolgico, los medios mecnicos de forma columnaria como las llamadas hojas o papeles de trabajo y los libros de contabilidad, seguirn en uso por mucho ms tiempo en numerosas micros y pequeas empresas en la que logran ubicarse laboralmente muchos de nuestros contadores. La forma columnaria, para organizar ordenadamente la informacin contable que se necesita para la preparacin de los asientos de ajustes, los asientos de cierre y los estados peridicos, permite sumar cmodamente los datos incluidos en los asientos de ajustes y cierre y, comprobar la igualdad de la suma de saldos de los estados peridicos. El procedimiento para preparar una Hoja de Trabajo es el siguiente: 1) Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha de elaboracin, en 3 lneas, centradas. 2) Se escriben los encabezamientos de las columnas, a saber: Balance de Comprobacin, Asientos de Ajustes, Balance de Prueba Ajustado, Ingresos y Gastos, Balance General 3) Se anotan los datos del Balance de Comprobacin. 4) Se anotan los asientos de ajustes tomados del Comprobante Diario correspondiente. El concepto de cada ajuste est indicado al pi de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece tambin junto a los dbitos y crditos de las columnas de ajustes. 5) Se obtiene el Balance de Prueba Ajustado, sumando horizontalmente los movimientos correspondientes de cada cuenta. Para obtener el resultado horizontalmente en cada cuenta de Activos o de Gastos, se suman dbitos ms dbitos y se restan los crditos. En caso de ser cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman crditos ms crditos y se restan los dbitos. De ser necesario, se insertaran nuevas lneas para las cuentas necesarias teniendo que desplazar las cuentas del Balance del Periodo anterior ya anotado en las dos primeras columnas. Se suman las columnas Debe y Haber resultantes, las cuales deben arrojar sumas iguales. 6) Se anotan las partidas de ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos. Se totalizar las columnas del Estado de Ingreso.
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7) Se calcula y se anota el ingreso neto (o prdida neta). 8) Se lleva el ingreso neto al crdito de las columnas del Balance General. 9) Se trazan lneas dobles debajo de los ltimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Balance General. Estas lneas muestran que todo el trabajo se concluy y se asume que este correcto. Las hojas de trabajo sirven como base para preparar: El Estado de Resultado El Balance General Clasificado Los asientos de ajuste del diario Los asientos de cierre del diario
3.4. Control de Inventarios Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
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Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Ventas Devoluciones en ventas Inventario (final)
Inventario inicial: Es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un conteo fsico. Compras: En el sistema de inventario permanente no se utiliza la cuenta de compras (De Mercancas), sino que las mercancas adquiridas entran directamente a la cuenta de inventarios (Mercancas no Fabricadas por la Empresa). En ambos sistemas, el control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancas, antes de llegar a su almacenamiento dentro de la empresa, tales como fletes, recargos, etc., hacen parte integral del costo de adquisicin de la mercanca. Las Devoluciones en compra, reflejan toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras. Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Devoluciones en Venta; la cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. Inventario final: Es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable. Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histrico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de venta de las mercancas. El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de compras, ms el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras est en trnsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancas estn disponibles para la venta. EL SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO Tal como ya ha sido mencionado anteriormente, en el sistema de inventario peridico, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancas mediante la realizacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual se denomina inventario inicial o final segn sea el caso. El sistema peridico es generalmente utilizado para contabilizar los artculos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Para usar el sistema peridico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspeccin visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueo o administrador pueden visualizar las mercancas existentes para saber si pueden atender tal pedido o no. En el sistema peridico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos). Sin embargo, al final del perodo, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros mediante conteo fsico. Estos asientos pueden realizarse como ajustes o en el proceso de cierre. EL SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancas denominado "krdex", en el cual se registra cada artculo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancas. Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo fsico, por que los movimientos de compra y venta de mercancas se registran directamente en el momento de realizar la transaccin a su precio de costo. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
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En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compaa registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancas vendidas. La compaa carga tambin a costo de mercancas vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancas vendidas llevan un saldo actual durante el periodo. 3.5. Mtodos para la fijacin del costo de la mercanca Los mtodos de costeo de inventarios son: costo de primeras en entrar primeras en salir (PEPS), costo de ltimas en entrar primeras en salir (UEPS) y costo del promedio ponderado. COSTO DE PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR (PEPS) Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, la compaa debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancas vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras ms recientes. Ejemplo: Sea una empresa con un inventario inicial de 15 unidades con valor unitario de $ 20.0000, luego efecta compras por 25 unidades a valor unitario de $ 30.000. Posteriormente obtiene pedidos por 40 unidades. Se pide fijar el costo de la mercanca a vender y el precio de venta si se desea lograr un margen de utilidad del 60%. Explicar la aplicacin de cada uno de los mtodos para la fijacin del costo de mercancas en el inventario. Concepto Inventario Inicial Compras Total disponible para las ventas Ventas Inventario Final Cantidad 15 25 40 35 5 Vr. Unitario $ 20.000 30.000 Costo $ 300.000 750.000 1.050.000
El Costo de la Mercanca Vendida se obtiene mediante la aplicacin del Juego de Inventarios que muestra el cuadro anterior. Al vender 35 unidades bajo el mtodo PEPS, ha de tomar las 15 del inventario inicial ms 20 tomadas de la primera compra, esto es: 15 Unds. x $ 20.000 c/u + 20 Unds. x $ 30.000 c/u = $ 900.000. De este modo en el inventario final solo quedaran 5 unidades valoradas al costo de la ltima compra: Valor del inventario final = 5 Unid. x $ 30.000 = $ 150.000 El Precio de Venta se calcula aplicando la frmula del margen de utilidad: Precio de Venta del lote = Costo / (1-margen) = 900.000 / 0,40 = $ 2.250.000 COSTO DE ULTIMAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR (UEPS) El mtodo ltimas entradas, primeras salidas dependen tambin de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. Aqu se toman 25 unidades de la ltima compra y tan solo 10 del inventario inicial. Aplicando la misma lgica del mtodo anterior, tendremos: Unidades Vendidas: 25 Unds. x $ 30.000 c/u + 10 Unds. x $ 20.000 c/u = $ 950.000. El inventario final queda valorado al costo que tenia la mercanca en el inventario inicial. Valor del inventario final = 5 Unid. x $20.000 = $ 100.000 Precio de Venta = 950.000 / 0,40 = $ 2.375.000 Las principales ventajas del sistema de inventario permanente se notan en la oportunidad de la informacin las siguientes decisiones: 1. En la mayora de los negocios comerciales, el grueso de la mercanca es guardada en secciones diferentes a los almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la
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mercanca disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicar oportunamente la disponibilidad de dicha mercanca. 2. Los sistemas del registro perpetuo son capaces de alertan al negocio sobre el bajo nivel de las existencias. 3. Con los registros de inventario perpetuo, no es necesario un conteo fsico a cada momento; sino que ello solo se hace una vez al ao para verificar la exactitud de los registros. COSTO DEL PROMEDIO PONDERADO El mtodo del costo promedio ponderado, llamado a menudo mtodo del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el perodo. Este mtodo pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancas disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el nmero de unidades disponibles.
Calcule el inventario final y el costo de mercancas vendidas, multiplicando el nmero de unidades por el costo promedio por unidad. El valor promedio del costo por artculo resulta ser de $ 26.250 Unidades Vendidas: 35 Unds. x $ 26.250 c/u = $ 918.750. El inventario final queda valorado al costo promedio mercanca en existencia, esto es: Valor del inventario final = 5 Unid. x $26.250 = $ 131.250 Precio de Venta = 918.750 / 0,40 = $ 2.296.875 Al analizar los tres mtodos se puede sacar como conclusin que la valoracin ms baja es la obtenida con el PEPS, la ms alta con el UEPS y una valoracin intermedia con el promedio. Ejemplo de Inventario Permanente: Si en determinada empresa, el costo de las mercancas disponibles para la venta es de $90,000 y estn disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artculo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de las mercancas vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000). Sabiendo que el margen de utilidad sobre ventas es del 25% y que la empresa otorga un descuento del 10% por ventas al contado, hacer el asiento de dicha venta. Solucin: Se requiere conocer el precio de venta, as: Precio Unitario de Venta = Costo / (1-margen) = 1.500 / 0,75 = $ 2.000 / und. El valor de la venta ha sido entonces. 40 unidades x $ 2.000 / und. = $ 80.000 El asiento para registrar la venta con descuento al contado, es:
Fecha 05/07/20xx
Cdigo 1105 5305 530535 6135 1435 4135
Nombre de la Cuenta Caja Financieros Descuentos comerciales condic. Comercio al P/M y p/m Mercancas no fabricadas p/e Comercio al P/M y p/m
Debe 72.000 8.000 60.000
Haber
60.000 80.000
Otro Ejemplo de Inventario Promedio: El 31 de Enero de 20xx, la empresa Atomizadores del Norte S.A., tena la existencia de 300 unidades de atomizadores de 300 ml., a un costo de adquisicin de $ 10.000 cada unidad. En 2 de Febrero la empresa adquiere otras 200 unidades a un costo de $ 12.500 por unidad, las cuales pago con un cheque del Banco de Bogot.. Suponiendo que la empresa utiliza un sistema de inventario permanente bajo mtodo del promedio ponderado, confeccionar los asientos de compra y de la
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venta tambin al contado del 9 de febrero de 400 unidades suponiendo un margen de utilidad sobre el precio unitario de venta del 45% Solucin: El asiento de la compra se efecta en los siguientes trminos:
Fecha 02/02/20xx
Cdigo 1435 143566 1110 111005 11100502
Nombre de la Cuenta Mercancas no Fab. p/Empresa Empaques atomizadores 300 ml Bancos Nacionales Banco de Bogot
Debe 2.500.000
Haber
2500.000
Para vender 400 unidades bajo el mtodo del Promedio Ponderado, se requiere calcular el costo promedio de las existencias, as: Inventario actual: 300unidades x $ 10M + 200 unidades x $ 12,5M = $ 5.500 M
Precio Unitario de Venta = Costo / (1-margen) = 11.000 / 0,55 = $ 20.000 / und. El asiento para registrar la venta a crdito, es: Fecha 05/07/20xx Cdigo 1105 6135 613566 1435 143566 4135 413566 Nombre de la Cuenta Caja Comercio al P/M y p/m Venta de Empaques Mercancas no fabricadas p/e Empaques atomizadores 300 ml Comercio al P/M y p/m Venta de Empaques Debe 8.000.000 4.400.000 4.400.000 8.000.000 Haber
3.6. Evaluacin 3.6.1. Problemas Resueltos 1- La empresa la Poderosa S.A. cierra sus libros mensualmente, paga en 1 de Febrero la suma de $ 40.000.000 a Telecaribe por una campaa publicitaria que tiene una duracin de 8 meses, se requiere: a) El asiento para registrar el pago en 1 de febrero b) El asiento de ajuste requerido al respecto en mayo c) Por cuanto aparecer la cuenta de Gastos pagados por anticipado en el balance general a 31 de mayo? d) Si la empresa la Poderosa S.A. hubiera cargado todos los $ 40.000.000 a Gastos en Publicidad del primer mes, cul sera el efecto de ello sobre la ganancia neta en cada uno de los ocho meses siguientes comenzando en 1 de febrero? Solucin: Este es un tpico ejercicio de ajuste para desglosar el costo causado, mes a mes, as: a) El asiento para registrar el pago anticipado es: Fecha 01/02/20xx Cdigo 1705 170540 17054060 Nombre de la Cuenta Gastos pagados por anticipado Servicios Publicidad y promocin Debe Haber
40.000.000
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1110 111005 1110502
Bancos Moneda Nacional Banco de Bogot
40.000.000
b) Antes de la confeccin del asiento de ajuste, se requiere el clculo de la alcuota de costo, as:
Fecha 01/02/20xx
Cdigo 5235 523560 1705 170540 17054060
Nombre de la Cuenta Servicios Publicidad, Propaganda y Prom. Gastos pagados por anticipado Servicios Publicidad y promocin
Debe 5.000.000
Haber
5.000.000
c) Al mes de mayo, han transcurrido 4 meses, por lo tanto se tiene: Costo causado: 4 meses x $ 5.0000 / mes = $ 20.000.000 Costo por causar: $ 40.000.000 - $ 20.000.000 = $ 20.000.000 d) Si la empresa hubiese cargado la totalidad de la suma pagada durante el primer mes, estara afectando la ganancia del primer mes por un costo que no le corresponde a ella sola, mientras que por el contrario, la ganancia de los dems meses se vera favorecida (inflada) debido a no tener que sufragar un costo que en realidad es de su causalidad. 2- La Cooperativa Wayunaki posea un inventario a 31 de diciembre del ao anterior avaluado en $ 164.000.000. Sus compras durante el ao ascendieron a $ 493.000.000. Si su inventario a 31 de diciembre del presente ao fue avaluado en $ 201.000.000, cual es el costo de la mercanca vendida?. A cmo debieron venderse tales 5.700 mochilas guajiras para obtener una ganancia bruta sobre las ventas netas del 36%? Solucin: Este es un ejercicio de ajuste llamado Juego de Inventarios, el cual requiere previamente el clculo del costo de la mercanca vendida, as:
Los asientos de ajuste por el juego de inventarios, son: Fecha 31/08/20xx Cdigo 1435 6205 1435 6135 Nombre de la Cuenta Mercancas no Fab. por la emp. De Mercancas Mercancas no Fab. por la emp. Comercio al P/M y al p/m Debe Haber 164.000.000 493.000.000
201.000.000 456.000.000
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Precio Unitario de Venta = Costo / (1-margen) = 80.000 / 0,64 = $ 125.000 / und. 3- El Balance de Comprobacin de la Ca. Ganimedes Ltda. realizado el da Viernes 28 de Julio, muestra los siguientes guarismos:
El Informe de los Gastos Causados incluyendo el da feriado Lunes 31 de Julio consiste de: a) Ingresos por Servicios de Entretenimiento Prestados aun sin cobrar : $ 800.000 b) Intereses devengados por la Cdula de Capitalizacin: $200.000 c) Intereses acumulados sobre los Papeles Comerciales: $ 300.000 d) Salarios Causados: $ 1.200.000 e) Impuesto predial causado sobre el Terreno: $ 40.000 f) Se decretaron las Participaciones Sociales del mes: $ 600.000 Se requiere: Asientos de Ajuste en el Diario y su Comprobante de Diario, Balance de Prueba Ajustado, Asientos de Cierre en el Diario y su Comprobante de Diario, el Estado de Ingresos y Gastos y el Balance General. Solucin: Este es un ejercicio completo de ajuste y cierre, el cual se convierte en un proceso repetitivo cada final de periodo: a) El asiento para registrar el ingreso obtenido durante el da feriado es: Fecha 29/07/20xx Cdigo 1345 134525 13452540 4170 417040 Nombre de la Cuenta Ingresos por cobrar Servicios Entretenimiento y Esparcimiento Actividades de Serv. Comunitario Entretenimiento y Esparcimiento Debe Haber
800.000 800.000
b) El asiento para registrar los intereses generados por la Cedula, es:
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Fecha 29/07/20xx
Cdigo 1345 134510 13451002 4210 421005
Nombre de la Cuenta Ingresos por cobrar Intereses Banco de Bogot Financieros Intereses
Debe
Haber
200.000 200.000
c) El asiento para registrar los intereses adeudados por la financiacion, es: Fecha 30/07/20xx Cdigo 5305 530520 2335 233505 23350501 Nombre de la Cuenta Financieros Intereses Costos y Gastos por Pagar Gastos financieros Banco de Crdito Debe 300.000 Haber
300.000
d) El asiento para registrar la causacin de los salarios, es: Fecha 30/07/20xx Cdigo 5105 510512 2505 250505 Nombre de la Cuenta Gastos de Personal Jornales Salarios por Pagar Pedro Yudex Debe 1.200.000 1.200.000 Haber
e) El asiento para registrar la causacin del impuesto predial, es: Fecha 31/07/20xx Cdigo 5215 521515 2416 241601 f) Fecha 31/07/20xx Nombre de la Cuenta Impuestos Gasto de impuesto a la prop. raz Otros impuestos Impuesto a la propiedad raz Debe 40.000 40.000 Haber
El asiento para registrar la causacin de la distribucin de utilidades, es: Cdigo 3705 370505 2195 219520 Nombre de la Cuenta Utilidades o excedentes acum. Utilidades por repartir Otras Obligaciones Con Socios y Accionistas Debe 600.000 600.000 Haber
El Comprobante de Diario de los asientos de ajuste es como sigue:
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Los ingresos de la compaa Ganimedes estn constituidos por ventas de servicios. Por ser las cuentas de ingreso de saldo crdito, su cancelacin se efecta mediante anotaciones por su mismo valor en el debito y utilizando como contracuenta la 5905 Ganancias y Prdidas. La eliminacin de estas cuentas procede de la siguiente manera: Fecha 31/07/20xx Cdigo 4170 4210 5905 Nombre de la Cuenta Actividades de serv. comunitario Financieros Ganancias y Prdidas Debe 17.800.000 200.000 Haber
18.000.000
Del mismo modo, la cancelacin de los gastos y costos de la compaa Ganimedes se realiza mediante la contracuenta 5905 Ganancias y Prdidas, as: Fecha 31/07/20xx Cdigo 5905 5105 5120 5135 5215 5235 5305 Nombre de la Cuenta Ganancias y Perdidas Gastos de Personal Arrendamientos Servicios Impuestos Servicios Financieros Debe 17.240.000 Haber 13.200.000 1.000.000 700.000 40.000 2.000.000 300.000
La cuenta 5905 queda con un saldo crdito de $ 560.000 [esto es, Crdito: 17.800.000 - Dbito: 17.240.240], el cual corresponde a una utilidad, por lo tanto, la cuenta 5905 la cancelamos contra las cuentas 3605 Utilidad del Ejercicio, 3305 Reservas Obligatorias (10%) y 2615 Para Obligaciones Fiscales (35%): Fecha 31/07/20xx Cdigo 5905 3605 Nombre de la Cuenta Ganancias y Perdidas Utilidad del Ejercicio Debe 18.000.000 Haber 17.240.000 418.000
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3305 2615
Reservas Obligatorias Para Obligaciones Fiscales
76.000 266.000
El Comprobante de Diario de los asientos de cierre nos permitir trasladar estos movimientos de las cuentas temporales a los Papeles de Trabajo y al Libro Mayor:
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4- En el inventario de Marzo 1 de la empresa Drogas Apacibles S.A., se encontraron 70 unidades de inyecciones analgsicas para enfermos terminales con un valor total de $ 2.800.000. Las compras de este medicamento fueron durante el mes las siguientes: a) 06.03._ 60 unidades a $ 41.000 c/u b) 14.03._ 80 unidades a 41.200 c/u c) 23.03._ 40 unidades a $ 41.400 c/u d) 28.03._ 60 unidades a 41.300 c/u Las ventas del medicamento fueron las siguientes: A) 03.03._ 20 unidades B) 10.03._ 40 unidades C) 15.03._ 30 unidades D) 24.03._ 80 unidades E) 29.03._ 70 unidades Se pide: Prepare la tarjeta de existencias para el medicamento, aplicando el mtodo PEPS de valuacin de inventarios. Solucin: En los ejercicios con tarjeta de inventario, las compras no ofrece ninguna dificultad pues siempre se conoce el precio de adquisicin de las mercancas. El problema lo plantean las requisiciones de mercancas del almacn, las cuales requieren del clculo del costo a la que son retiradas:
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Tomando como ejemplo, el retiro de mercancas del 15/03 mostrada en el siguiente cuadro tendremos: En esa fecha se tena la existencia de 150 unidades las cuales consistan en: 10 unidades x $ 40.000 + 60 unidades x $ 41.000 + 80 unidades x $ 41.200 = $ 6.156.000 Para vender 30 unidades bajo el mtodo PEPS, se requiere tomar: 10 unidades x $ 40.000 + 20 unidades x $ 41.000 = $ 1.220.000 De este modo en el inventario final solo quedaran 120 unidades valoradas, as: 40 unidades x $ 41.000 + 80 unidades x $ 41.200 = $ 4.936.000 5- La empresa Buses y Camiones S:A., inicia operaciones con 300 chasises de 30 toneladas, cada uno con un costo de $ 40.000.000. Las importaciones que hizo de este tipo de chasises durante el mes de Julio fueron: a) 03.07._ 600 unidades a $ 43.000.000 b) 14.07._ 600 unidades a $ 43.800.000 c) 22.07._ 800 unidades a $ 45.250.000 Las ventas de estos chasises fueron: a) 05.07._ 700 unidades b) 18.07._ 700 unidades c) 21.07._ 50 unidades d) 28.07._ 560 unidades Se pide: 1) Preparar la tarjeta de existencias de los chasises suponiendo que la empresa utiliza un sistema de inventario permanente bajo mtodo UEPS. 2) Confeccionar el asiento de la venta a crdito del 5 de Julio suponiendo un margen de utilidad sobre el precio unitario de venta del 63% Solucin: La tarjeta del movimiento de las mercancas se muestra en el siguiente cuadro:
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En 05/07 se tena la existencia de 900 unidades las cuales consistan en: 300 unidades x $ 40MM + 600 unidades x $ 43MM = $ 37.800 MM Para vender 700 unidades bajo el mtodo ueps, se requiere calcular el costo de las existencias retiradas, as: 600 unidades x $ 43MM + 100 unidades x $ 40MM = $ 29.800 MM
Precio Unitario de Venta = Costo / (1-margen) = 42,57 MM / 0,37 = $ 115 MM / und. El asiento para registrar la venta a crdito, es: Fecha 05/07/20xx Cdigo 1305 130505 13050533 6135 613502 1435 143567 4135 413502 Nombre de la Cuenta Clientes Nacionales N.N. Comercio al P/M y p/m Venta de Vehculos Automotores Mercancas no fabricadas p/e Chasises para colectivos Comercio al P/M y p/m Venta de Vehculos Automotores Debe Haber
80.540.540.540 29.800.000.000 29.800.000.000 80.540.540.540
3.6.2. Problemas Propuestos 1- La empresa Urbanizadora Anobia Ltda.,, dedicada a la construccin de vivienda social, recibe un avance de $ 300.000.000 en 6 de mayo. Esta empresa cierra sus libros cada trimestre (mayo 31, Junio 30, etc...) y en 31 de mayo estima que sus gastos en obras hasta esa fecha ascienden a $ 60.000.000. El contrato termin en Junio 31, fecha en la que el Contratante acept cargar otros $ 90.000.000, es decir que la obra cuesta en total $ 390.000.000. Se requiere: a) El asiento para los $ 300.000.000 recibidos como avance en 6 de mayo b) Los asientos requeridos en mayo 31 y junio 30 c) Todos los asientos requeridos al final del contrato. 2- Elabore los siguientes asientos de ajuste necesarios en 31 de diciembre prximo, teniendo en cuenta que los libros se cierran solo una vez al ao: a) En 1 de octubre del mismo ao, se compro una pliza de seguro a 3 aos por la suma de $ 3.000.000 y se carg a Gastos pagados por anticipado
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b) Los materiales de consumo comprados dentro del ao costaron $ 9.400.000, los cuales se cargaron a Materiales, Repuestos y Accesorios. Esta cuenta tena un saldo de $ 2.600.000 en 1 de Enero y al tomar el inventario en 31 de diciembre arroj un valor de $ 2.000.000 c) En 1 de Noviembre se pago por anticipado el alquiler de 6 meses por un valor de $ 5.400.000, lo cual se cargo a Gastos pagados por anticipado d) Hasta 31 de diciembre se han devengado $ 230.000 por concepto de intereses sobre una Letra por Cobrar, lo cual aun no ha sido cobrado e) En 31 de diciembre se deben salarios acumulados por $ 17.000.000 f) Del total de $ 39.000.000 acreditados a Ingresos recibidos por anticipado, durante el ao, $ 10.000.000 fueron devengados hasta 31 de diciembre g) La empresa deprecia sus edificios en 20 aos. El saldo de la cuenta de Construcciones y edificios en 1 de enero era de $ 408.000 y el de la Depreciacin acumulada de edificios de $ 72.000.000. El 1 de julio la empresa adquiere otro edificio por un costo total de $ 140.000.000 de los cuales $ 20.000.000 se asignaron a la cuenta de Terrenos. 3- A continuacin aparece el Balance de Comprobacin de la Compaa Manos a la Obra S.A., correspondiente al 31 de Diciembre de 2006. Esta Compaa cierra sus libros cada ao en esta misma fecha:
Se requiere: Asientos de Ajuste, Comprobante de Diario y Balance de Prueba ajustado teniendo en cuenta los siguientes ajustes: a) Salarios Acumulados a 31/12/xx: $ 1.000.000 b) Inters devengado y no cobrado sobre Letras por Cobrar $ 150.000 c) En 31/12/xx haba Materiales en existencia por valor de $ 6.250.000 d) El edificio tiene una vida til estimada de 25 aos e) Se recibi un depsito de $ 3.000.000 de la Compaa Quintal S.A. para servicios futuros, cuya suma fue registrada como ingresos por servicios. En 31/12/xx an no se haba comenzado este trabajo. 4- Usando los datos que aparecen abajo, se pide hacer los Asientos de Cierre, Comprobante de Diario, Estado de Ingresos y Gastos y Balance General:
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Sabiendo QUE: a) Los INGRESOS durante el mes fueron de $ 52.000.000 b) Los EGRESOS fueron: - Alquiler $ 8.000.000, - Salarios: $ 20.000.000, - Gastos diversos: $ 13.000.000. Adems, se repartieron $ 4.000.000 en dividendos 5- Con la siguiente informacin prepare los papeles de trabajo para la Ca GIOVANNA S.A. del mes de Enero de 20xx:
Informacin adicional: a) Inters acumulado sobre Letras por Cobrar. $ 100.000 b) Materiales utilizados en Enero: $ 2.000.000 c) Depreciacin de Equipo de Oficina: 20% por ao d) Inters Acumulado sobre Letras por Pagar: $ 200.000 e) Salarios Acumulados por Pagar: $ 4.000.000 f) Impuesto Predial Acumulado por Pagar: $ 1.000.000 g) Alquiler Pagado por Anticipado en 31 de Enero: $ 2.000.000 h) El seguro se compr en Octubre 1 del ao anterior por dos aos i) El Inventario de Mercancas en 31 de Enero vala $ 70.000.000 6- A partir del Balance de Comprobacin obtenido para la Lavandera Automtica del problema 17 del captulo anterior y los siguientes datos de ajuste construir un Balance de Comprobacin ajustado, los asientos de cierre necesarios en el Diario y el Mayor, el Estado de Ingresos y
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Egresos y el Balance General, teniendo en cuenta que los libros de la compaa se cierran cada mes: a) En 15 de Enero se compr una pliza de seguros a 3 aos por la suma de $ 7.500.000, b) Al hacer un inventario se encontr que haban sobrado $ 25.000 en Materiales de consumo de la lavandera. c) El 31 de Enero pag $ 4.500.000 por pago adelantado de 3 meses de arrendamiento. d) Hasta 31 de Enero se han causado $ 180.000 por concepto de intereses sobre la deuda comercial sin haberlos recibido todava. e) Del total de los $ 6.100.000 acreditados en Cuentas Corrientes Comerciales el da 31 del mes fueron entregados $ 1.000.000, f) La Compaa deprecia los Equipos de Oficina a 10 aos y los vehculos a 5 aos. 7- A partir del Balance de Comprobacin del mes de Junio obtenido para la Compaa Picapiedra S.A. en el problema 19 del captulo anterior y los siguientes datos de ajuste construir el prximo informe semestral que deber remitir a la casa principal: Los asientos de ajuste para el ltimo bimestre han de ser: a) En el mes de Junio expiraron $ 375.000 de Gastos de Seguros pagados por anticipado b) Deveng renta adicional por intereses sobre inversiones en certificados a trmino c) El camin de reparto se deprecia en 5 aos d) La Provisin del Impuesto de Rodamiento del bimestre fue de $ 18.500 e) En 30 de Junio se haba consumido el 10% de los tiles de oficina f) El valor del Inventario de Mercancas en existencias al 30 de Junio fue de $ 31.000.000 Hacer los ajustes necesarios en el Diario y confeccionar el Comprobante Diario de estos ajustes, el Balance de Comprobacin ajustado, los asientos de cierre necesarios en el Diario y el correspondiente Comprobante de Diario, el Estado de Ingresos y Egresos y el Balance General 8- A continuacin aparece el Balance de Comprobacin de la Ca. Jpiter S:A: correspondiente a 31 de Diciembre de 20xx. Esta Compaa cierra sus libros una vez al ao en esta fecha:
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DATOS PARA LOS AJUSTES: a) Salarios Acumulados por Pagar en 31 de Diciembre de 20xx: $ 5.500.000 b) Los edificios se deprecian a 20 aos y la maquinaria a 10 aos. No se compraron edificios ni maquinarias durante el ao. c) El Inters acumulado sobre las Letras por Pagar a 31 de Diciembre/xx es de $ 10.000.000 d) El Inters acumulado sobre las Letras por Cobrar es de $ 8.000.000 e) En 31 de Diciembre an no se haban cancelado $ 3.000.000 del saldo de la cuenta de Ingresos por Servicios Recibidos por Anticipado f) El Valor del Seguro Pagado por Anticipado que aparece en el Balance de Comprobacin corresponde a una pliza de seguro contra incendio a 3 aos, cuya vigencia se cuenta a partir del 1 de Abril de 20xx. g) Se decretaron $ 10.000.000 de Dividendos Hacer los ajustes necesarios en el Diario y su Comprobante de Diario, el Balance de Comprobacin ajustado, los asientos de cierre necesarios en el Diario y su Comprobante de Diario, el Estado de Ingresos y Egresos y el Balance General Cul habra sido el asiento de Depreciacin para la maquinaria en 31 de Diciembre si los $ 120.000.000 que aparecen en el Balance de Comprobacin provinieran de: Saldo a 01/01/99: $ 90.000.000, Compra de Maquinaria en 11/07/99: $ 30.000.000? - Cul habra sido el asiento para el gasto de seguro si la suma que aparece en el Balance de Comprobacin hubiese sido una pliza a cinco aos comprada en 1 de Mayo/05? 9- Las cuentas que aparecen abajo estn en el libro Mayor de la Compaa Delantal S.A., en 30 de Abril de 20xx:
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Durante el mes de Mayo la Compaa Delantal S.A. tuvo las siguientes transacciones: a) En mayo 1 Compra de Mercancas a Crdito por $ 190.000.000 b) En Mayo 1 Compra de Muebles de Oficinas al Contado por $ 1.200.000 c) En mayo 3 Venta de Mercancas a Crdito por $ 92.000.000 d) En mayo 6 Venta de Mercancas a Crdito por $ 71.000.000 e) En mayo 7 Cobro a Clientes por $ 125.000.000 f) En mayo 10 Cobro a Clientes por $ 129.000.000 g) En mayo 11 Pago a Proveedores por $ 136.000.000 h) En mayo 12 Venta de Mercancas al Contado por $ 62.000.000 i) En mayo 14 Compra de Mercancas al Contado por $ 73.000.000 j) En mayo 15 Pago de la 1. Quincena a trabajadores por $ 90.000.000 k) En mayo 20 Propaganda del Heraldo por $ 5.000.000 l) En mayo 22 Gastos de Correos por $ 1.000.000 m) En mayo 23 Ventas a Crdito por $ 169.000.000 n) En mayo 26 Ventas a Crdito por $ 171.000.000 o) En mayo 27 Cobro a Clientes por $ 362.000.000 p) En mayo 31 Pago de la 2. Quincena por $ 102.000.000 q) En mayo 31 Pago a Proveedores por $ 54.000.000 Datos para los ajustes: A) Depreciacin de Edificios $ 7.000.000/mes. B) Depreciacin de Equipos de Oficinas $ 5.000.000/mes. C) Impuesto predial causado en Mayo $ 1.000.000 D) Gasto de Seguros causado en Mayo $ 2.000.000 E) Inventario de mercancas en existencias en 31 de Mayo. $ 195.000.000 Se requiere: 1) Hacer asientos de diario, su Comprobante de Diario y Balance de Comprobacin, 2) Hacer asientos de diario de ajuste y de cierre a 31 de Mayo con sus respectivos Comprobantes de Diario, 3) Preparar el Estado de Ingresos y Gastos y el Balance General. 4) Preparar los papeles de trabajo del mes de Mayo,
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10- Con la siguiente informacin calcule el costo del inventario a 31 de diciembre: a) Inventario Inicial de mercancas a 1 de Enero: $ 90.440.000 b) Compras del ao: $ 308.020.000 c) Fletes de entrada. $ 12.000.000 d) Devoluciones en compras: $ 22.060.000 e) Ventas del ao: $ 454.400.000 con ganancia bruta sobre ventas del 37,5% 11- Registre por los sistemas de inventario peridico las siguientes operaciones realizadas por la empresa Comercial Andina, de Cali. a) Compra mercancas al contado a Mercosur Ltda. de Cali por $3,850,000; se paga con cheque. b) Devuelve 20% de la mercanca comprada en el literal a. c) Vende mercancas a crdito a Margarita Mariel, del rgimen simplificado, por $1.650.000. d) La cliente del literal c paga anticipadamente su cuenta y le conceden 3% de descuento por pronto pago sobre el valor de la mercanca. e) Compra mercanca al contado a Disvalle Ltda. de Cali, por $5.342.000 con descuento de 5%, pago con cheque. f) Vende mercancas al contado a Talabartera Castillo Ltda., de Armenia, por un valor de $1.839.000. g) Compra mercancas a crdito a Marquetera Ruz & Ca. de Pereira, por $876,400. h) Devuelve la mercanca comprada en el literal anterior porque no corresponde al pedido. Se pide: Registre por los sistemas de inventario permanente las mismas operaciones realizadas por la empresa Comercial Andina, dadas por el problema anterior. Utilice, cuando sea necesario, 62,5% como factor de costo 12- Registre en tarjetas krdex, utilizando los tres mtodos de valuacin de inventarios, las siguientes operaciones realizadas al contado por la empresa Jabones El Oso de la ciudad de Barranquilla. Inventario inicial: 30.000 unidades a $4.000 c/u a) 03.01._ Compra 50.000 unidades, factura No.830 a $4.500 c/u b) 05.01._ Vende 20.000 unidades, factura No.910 a $4,000 c/u c) 07.01._ Vende 20.000 unidades, factura No.020 a $7,000 c/u d) 10.01._ Vende 40.000 unidades, factura No.021 a $6.800 c/u e) 12.01._ Devolucin 10.000 unidades vendidas con factura No.021 13- La Ferretera El Yunque compra y vende a crdito lminas corrugadas de acero Ref. BG4830 y cdigo: 14350522. Registre los asientos por el sistema de inventario permanente, elabore las tarjetas de krdex por el mtodo UEPS. a) 01.10._ Inventario inicial: 3 unidades a $720,000 c/u b) 03.10._ Compra 7 unidades, factura No.850, a $750,000 c/u c) 05.10._ Vende 4 unidades, factura No.150 a $1,200,000 c/u d) 07.10._ Devuelve 2 unidades compradas segn factura No.580 e) 10.10._ Vende 4 unidades, factura No.151, por $1,260,000 14- Registre los asientos por el sistema de inventario permanente y elabore las tarjetas de krdex, utilizando el mtodo Promedio ponderado, los movimientos de mercancas que se relacionan a continuacin: radio marca Fnix, referencia: E-10, cdigo: 14350520, localizacin: vitrina No.20, mximo: 20, mnimo: 3, proveedor: Distrison de Cali, telfono 9645020 a) 01.07._ Inventario inicial: 15 unidades a $20,000 c/u b) 05.07._ Compra, factura No.450, por 1o unidades a $22,000 c/u c) 07.07._ Venta, factura No.120, por 5 unidades a $28,000 c/u d) 10.07._ Compra, factura No.830, por 12 unidades a $25,000 c/u e) 15.07._ Venta, factura No.121, por 3 unidades a $30,000 c/u f) 20.07._ Compra, factura No.850, por 8 unidades a $26,500 c/u g) 25.07._ Devolucin, compra, factura No.850, por 2 unidades h) 28.07._ Venta, factura No.122, por 25 unidades a $32,000 c/u
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i)
30.07._ Devolucin venta, factura No.122, por 7 unidades
15- La empresa XYZ emplea el mtodo de valuacin de inventario peridico y cierra sus libros cada 31 de Diciembre. En 30 de mayo tuvo un incendio habiendo recuperado tan solo una cantidad de mercancas valorada en $ 15.000.000. La firma de seguros admite pagarle el 76% del inventario perdido. Normalmente, la poltica de precios de la empresa se basa en obtener una ganancia bruta sobre las ventas netas del 40%. Calcular cunto recibir la empresa del seguro contraincendios si el reclamo se basa en la siguiente informacin: f) Inventario Inicial de mercancas a 1 de Enero: $ 9.440.000 g) Compras del ao hasta la fecha del incendio: $ 718.820.000 h) Ventas del ao hasta la fecha del incendio: $ 960.000.000 i) Fletes de entrada. $ 24.000.000 j) Devoluciones en ventas: $ 18.900.000 k) Devoluciones en compras: $ 12.600.000 16- En enero 1, la empresa Wendy S:A. tena un inventario de 800 camisas de cuello duro, cuyo costo unitario era de $ 25.000. Las compras de estas camisas efectuadas durante el ao fueron: 19.02._ 400 unidades a $ 26.000 04.04._ 250 unidades a $ 27.000 09.07._ 180 unidades a $ 27.500 26.09._ 350 unidades a $ 27.500 14.11._ 300 unidades a $ 29.000 La empresa aplica un sistema de inventario permanente. En 31 de diciembre se toma el inventario fsico arrojando una existencia de 600 camisas. Cul es el valor que se debe asignar al inventario siguiendo la metodologa a) peps b) ueps Bibliografa 1- AMAT O. (2008). Contabilidad y finanza para no financieros. Bogot: Grupo Planeta. 2- BALLESTEROS N. (1985). Fundamentos de contabilidad. Mxico: Interamericana 3- BEJARANO J. (1999) Contabilidad I. Bogot: Politcnico Grancolombiano. 4- CALVACHE J. (1995). Contabilidad General. Bogot: Unisur 5- CARRILLO G. (1987). Fundamento de contabilidad para profesionales no contadores. Bogot: Continental. 6- CARVALHO j. (2009). Estado de Resultados. Medelln: Universidad de Medelln 7- CASHING J. (1984) Contabilidad. Mxico: McGraw Hill. 8- CORAL L., GUDIO E.. (2008). Contabilidad Universitaria. 6 Ed. Bogota: McGraw-Hill. 9- DE SOUZA l. (2009). Contabilidade ao alcance de todos. 6 Ed. Curitiba: Juru 10- DELGADO L. (1976). Nueva tcnica moderna de la ciencia contable. Bogota: Ed Kelly. 11- FIERRO A. (2011) Contabilidad del patrimonio. Bogot: ECOE 12- FIERRO A. (2009). Contabilidad de Pasivos. Bogot: ECOE. 13- FIERRO A. (2007) Contabilidad de Activos. Bogot: ECOE 14- GUAJARDO G. (2004) Fundamentos de contabilidad. Bogot: McGraw Hill. 15- GUZMAN A. (2006) Contabilidad financiera. Bogot: Universidad de Rosario. 16- HARGADON B. (1982). Principios de contabilidad. Cali: Ed. Norma. 17- HURTADO A. (1982) Manual de contabilidad comercial. Bogota: Ed Presencia. 18- LARA E. (1983). Primer curso de contabilidad. Mxico:: Trillas 19- LOPES DE SA A. (2009). Pratica e teora da contabilidade geral. Curitiba: Juru 20- LOPES DE SA A. (2008). Fundamentos da contabilidade geral. Curitiba: Juru 21- MARULANDA O. (2005) Contabilidad. Medelln: Centro Nal. de Medios para el Aprendizaje, Unad. 22- MINHACIENDA. Decreto 2649 de 1993. Reglamento General de la Contabilidad. 23- MINHACIENDA. Decreto 2650 de 1993. Plan nico de Cuentas. Bogot. 24- ORTIZ A. (2009). Como aprender y ensear contabilidad. Barranquilla: Educosta 25- ORTIZ A. (2008). Pedagoga problmica, significativa y vivencial. Barranquilla: Educosta. 26- PALLEROLA J. (2011). Aplicaciones contables con Microsoft Excel. Bogot: Ed. de la U. 27- RINCON C. (2009). Contabilidad siglo XXI. Bogot: ECOE.
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ROJAS D. (1983) ABC de la contabilidad. Bogota: McGraw Hill. TELESE M. (2008). Haciendo contabilidad. Bogota: Intermilenio TELESE M. (2006). Conociendo la contabilidad. Bogota: Intermilenio. TORRES M. (2006). Contabilidad. Manizalez: Universidad de Caldas. WARREN C., REEVE J., FESS P..(2000) Contabilidad Financiera, 7a Ed. Mxico: International Thompson Editor.
Autor: Samuel Lenidas Prez Grau sammy975603@gmail.com

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Contabilidad bsica Estudio de la conversin del acto mercantil en hecho contable

Lo que en cuentas T, puede escribirse:

Lo que en cuentas T (representando lo que ocurre en el Libro Mayor), ser:

QU SE HACE CON LOS ASIENTOS DE DIARIO?

Nombre de la Cuenta Proveedores Bancos

Lo cual en cuentas T (representando al Libro Mayor), ser:

Mantenimiento y Reparaciones Bancos

Cdigo 1105 1305

Nombre de la Cuenta Caja Clientes

Cdigo 1110 1105

Nombre de la Cuenta Bancos Caja

Proveedores Nacionales Bancos

Cdigo 5195 1105

Nombre de la Cuenta Diversos Caja

Cdigo 2380 2305

Nombre de la Cuenta Acreedores Varios Cuentas Corrientes Comerciales

200.000.000 200.000.000 200.000.000 200.000.000 200.000.000

Banco de Bogot Caja

1.315.000 735.000 3.000.000

4.300.000 2.000.000 1.000.000

h) Esta es una transaccin de Venta de servicios a crdito:

Cdigo 4235 1305 130501 130502 i)

Nombre de la Cuenta Servicios Clientes CUC Unisimonbolivar

448.269 3.000.000 5.682.950

5.820.000 5.500.000 954.681

5- El Capital de personas naturales es una cuenta de: a) Activo b) Pasivo c) De orden

17- La Lavandera La Automtica presenta el siguiente Balance de Apertura:

Cdigo 2705 4155

Nombre de la Cuenta Ingresos Rec. por Anticipado Actividades Inmobiliarias

488.300 125.000 287.200

Cdigo 2335 233521 5135 1110

Cdigo 5905 5120 5135 5160 5305 6135

Haber 860.000 340.000 383.333 25.000 6.152.210

Cdigo 1105 5305 530535 6135 1435 4135

Debe 72.000 8.000 60.000

Cdigo 1435 143566 1110 111005 11100502

1110 111005 1110502

Bancos Moneda Nacional Banco de Bogot

Cdigo 5235 523560 1705 170540 17054060

b) El asiento para registrar los intereses generados por la Cedula, es:

Cdigo 1345 134510 13451002 4210 421005

El Comprobante de Diario de los asientos de ajuste es como sigue:

Reservas Obligatorias Para Obligaciones Fiscales

80.540.540.540 29.800.000.000 29.800.000.000 80.540.540.540

30.07._ Devolucin venta, factura No.122, por 7 unidades

Autor: Samuel Lenidas Prez Grau sammy975603@gmail.com

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