GERENCIA DE SISTEMAS SUB GERENCIA DE PROCESOS Y MTODOS

CONVENIO MARCO MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES: COTIZACIN Y COMPRAS

CONVENIO MARCO

MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES COTIZACIN Y COMPRAS Marzo de 2007

Versin 1

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INDICE
I. INTRODUCCIN ................................................................................................. II. PASOS PARA COMPRAR Y/O COTIZAR A TRAVS DEL MDULO DE CONVENIO MARCO DEL SEACE

Flujograma.. 1. Ingresar al Catlogo de Productos de Convenio Marco.... 1.1 Acceso al Catlogo de Convenio Marco.. 1.2 Fichas de Convenio Marco. 2. Configurar el Lugar de Entrega.... 3. Buscar las Fichas en el Catlogo 3.1 Bsqueda por Categoras. 3.2 Bsqueda a travs del Buscador de Productos 4. Seleccionar al proveedor y agregar productos al Carrito de Compra.. 4.1 Seleccin del proveedor. 4.2 Agregar productos al Carrito de Compra. 4.3 Visualizacin del Contenido del Carrito de Compra... 5. Generar las rdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotizacin.... 5.1 Generacin de las rdenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin 5.2 Visualizacin de las rdenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin ..... 5.3 Modificacin de datos de una Orden de Compra o de una Solicitud de Cotizacin... 6. Enviar la Solicitud de Cotizacin (a travs del SEACE)..... 7. Recepcionar la Cotizacin del Proveedor 8. Generar la Orden de Compra... 9. Enviar la Orden de Compra al proveedor (presencialmente). 10. Confirmar la recepcin de la Orden de Compra 11. Asociar el PAAC a la Orden de Compra.. 12. Registrar el Contrato.

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I. INTRODUCCIN
El presente Manual tiene por finalidad describir los pasos a seguir cuando una Entidad requiere comprar bienes o contratar servicios incluidos en el Catlogo de Productos de Convenio Marco del SEACE. El procedimiento de Compras por Convenio Marco se encuentra regulado por el Reglamento de la Modalidad Especial de Seleccin por Convenio Marco (Resolucin N 449 2006/CONSUCODE/ PRE). A continuacin se presenta algunas recomendaciones para realizar compras por Convenio Marco: 1. Examine las variables relevantes para su compra Si bien los parmetros de calidad de los bienes y servicios estn definidos en las bases de los Convenio Marco, cada proveedor puede ofrecer bienes o servicios de distinta calidad. Se sugiere revisar caractersticas como: desempeo, materiales, garantas, certificaciones, rendimiento, etc. Un mismo producto puede ser ofrecido en el Catlogo a DIFERENTES PRECIOS dependiendo de la oferta del proveedor y de las condiciones comerciales establecidas en el Convenio Marco suscrito con cada proveedor. 2. Defina claramente su requerimiento Antes de ingresar al Catlogo de Productos, defina bien su requerimiento, identifique sus especificaciones tanto tcnicas como comerciales. Los bienes y servicios disponibles son los que el Catlogo de Productos indica, si stos no cubren su requerimiento deber efectuar su compra segn los procedimientos indicados en la normativa vigente. No debe negociar variaciones a productos, condiciones comerciales, o precios con los proveedores. 3. Verifique el presupuesto disponible No inicie una compra o adquisicin si no tiene claro cul es el presupuesto disponible para satisfacer su requerimiento. Asegrese de contar con las autorizaciones y/o aprobaciones necesarias. 4. Reporte condiciones ms ventajosas Si conoce de algn bien o servicio que por coyunturas de mercado u otras circunstancias, puede ser adquirido en condiciones ms ventajosas fuera del Catlogo, informe de ello a la Subgerencia de Administracin de Procesos Especiales de CONSUCODE. 5. Compare ofertas A fin de elegir la oferta ms ventajosa, elabore un cuadro comparativo con las alternativas identificadas que satisfacen su requerimiento, incluya detalles como: precio, flete, garantas, tiempos de despacho, etc.

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II. PASOS PARA COMPRAR Y/O COTIZAR A TRAVS DEL MDULO DE CONVENIO MARCO DEL SEACE
INICIO

1. INGRESAR AL CATLOGO DE PRODUCTOS DE CONVENIO MARCO

2. CONFIGURAR EL LUGAR DE ENTREGA

3. BUSCAR LAS FICHAS EN EL CATLOGO

4. SELECCIONAR AL PROVEEDOR Y AGREGAR PRODUCTOS AL CARRITO DE COMPRA

COMPRA

COTIZA O COMPRA?

5. GENERAR LAS RDENES DE COMPRA Y/O SOLICITUDES DE COTIZACIN

COTIZA

6. ENVIAR LA SOLICITUD DE COTIZACIN AL PROVEEDOR

7. RECEPCIONAR LA COTIZACIN DEL PROVEEDOR

8. GENERAR LA ORDEN DE COMPRA

NO

COMPRA?

9. ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA (PRESENCIALMENTE)

10. CONFIRMAR LA RECEPCION DE LA ORDEN DE COMPRA

11. ASOCIAR EL PAAC A LA ORDEN DE COMPRA

12. REGISTRAR EL CONTRATO

FIN

Pasos a seguir para Comprar: 1, 2, 3, 4, 5, 9, 10, 11, 12. Pasos a seguir para Cotizar: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Pasos a seguir para Cotizar y Comprar: 1 al 12.

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1. INGRESAR AL CATLOGO DE PRODUCTOS DE CONVENIO MARCO 1.1 Acceso al Catlogo de Convenio Marco Ingrese al mdulo de Entidades Pblicas del SEACE (www.seace.gob.pe)

En la opcin Convenio Marco del men, seleccione Comprar por Conv.Marco

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A continuacin visualizar el Catlogo de Productos de Convenio Marco que contiene las Fichas electrnicas con el detalle de las caractersticas y condiciones de los bienes y servicios ofrecidos por los proveedores. Cada vez que acceda a esta pantalla, el SEACE le mostrar accesos directos a un grupo de 6 Fichas de productos de diferentes proveedores, elegidas en forma aleatoria.

1.2 Fichas de Convenio Marco Las Fichas de Convenio Marco contienen las caractersticas y condiciones de los bienes y servicios ofrecidos por los proveedores conforme a lo dispuesto en las Bases y en las propuestas tcnica y econmica presentadas en un determinado Convenio Marco. Las Fichas muestran las siguientes opciones: x x Cobertura: Informa sobre las regiones y provincias a las que puede distribuir un proveedor adems de su provincia de origen. Agregar para Comprar: El SEACE activar esta opcin cuando el proveedor est ubicado en la misma provincia que el lugar de entrega

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configurado. En este caso podr realizar la compra directamente sin requerir una cotizacin previa del costo de envo. x Agregar para Cotizar: El SEACE activar esta opcin cuando el proveedor est ubicado en una provincia distinta a la del lugar de entrega configurado pero su cobertura le permite acceder al mismo. En este caso podr generar una Solicitud de Cotizacin a enviar al proveedor para que le indique el costo de distribuir el producto en el lugar de entrega.

En el ejemplo se muestra dos Fichas de productos:

Ver detalles: Al seleccionar esta opcin acceder a una pantalla con pestaas que contienen informacin adicional que podr utilizar en el momento de seleccionar un proveedor. Visualizar la siguiente informacin:

Descripcin del Producto Presenta datos adicionales del producto como, marca, precio, stock. Encontrar tambin informacin sobre el proveedor como razn social, RUC, pgina web, datos del contacto, entre otros.

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Atributos del producto Esta pestaa muestra especificaciones tcnicas y datos complementarios sobre el uso del producto.

Informacin acerca del Convenio Marco suscrito con el proveedor Podr acceder a informacin y archivos con los trminos del Convenio Marco como nmero, nmero de renovacin, descripcin, vigencia, garanta, monto mnimo de compra.

Coberturas y Descuentos En esta pestaa observar el detalle de la cobertura y de los descuentos por monto total de compra que ofrecen los proveedores.

Promociones Informa si existen promociones ofertadas por el proveedor para el producto que va a adquirir o servicio que va a contratar.

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2. CONFIGURAR EL LUGAR DE ENTREGA

Antes de cotizar y/o comprar deber configurar el lugar de entrega de su adquisicin o contratacin

Para configurar el lugar de entrega de la adquisicin o contratacin seleccionar la opcin Elegir un lugar ubicada debajo del Carrito de Compra. Esta opcin aparecer solo la primera vez que ingresa al Catlogo.

Especificar los datos: regin, provincia y distrito Enviar.

y seleccionar la opcin

El SEACE guardar los datos configurados y aparecern cada vez que ingrese al Catlogo. Podrn ser cambiados haciendo uso de la opcin Cambiar de lugar.

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3. BUSCAR LAS FICHAS EN EL CATLOGO Para visualizar las ofertas de los proveedores que ofrecen su requerimiento, deber ubicar las respectivas Fichas en el Catlogo de Convenio Marco.
Si realiza la bsqueda de la Ficha por primera vez previamente deber haber configurado el lugar de entrega (ver punto 2)

Podr realizar la bsqueda de una Ficha de dos formas: Por Categoras o a travs del Buscador de Productos. 3.1 Bsqueda por Categoras En el Catlogo de Productos, ubicar y seleccionar la Categora Categora (de existir) a las que podra pertenecer el producto. Se muestra la bsqueda por categoras del RECORDABLE 700MB/75MIN. Se seleccion: Categora: Medios Magnticos. Sub categora: CDs. y Sub

producto: COMPACT DISC

CATEGORA

SUB CATEGORA

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Seguidamente deber hacer clic en el nombre del producto.

El SEACE mostrar las Fichas de todos los proveedores que ofertan el producto.

El SEACE activar la opcin Agregar para cotizar que le permitir solicitar cotizaciones a proveedores ubicados en una provincia diferente al lugar de entrega configurado, siempre que tal lugar se encuentre dentro de la cobertura del proveedor.

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3.2 Bsqueda a travs del Buscador de Productos En el Buscador de Productos ingresar el nombre del producto y/o nombre del proveedor y seleccionar la opcin Buscar.

BUSCADOR DE PRODUCTOS

El SEACE mostrar como resultado de la bsqueda las Fichas que coinciden con los parmetros ingresados en el buscador.

Producto: CD

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4. SELECCIONAR AL PROVEEDOR Y AGREGAR PRODUCTOS AL CARRITO DE COMPRA 4.1 Seleccin del Proveedor Evale las ofertas que presentan las Fichas de los diversos proveedores y elija comprar y/o cotizar con el que ms le conviene. La opcin Ver Detalle de la Ficha del Producto dispone de informacin que le puede ayudar a la seleccin (ver punto 1.2). Antes de realizar una compra, tenga en cuenta que puede solicitar cotizaciones a proveedores ubicados en una provincia diferente al lugar de entrega configurado, siempre que tal lugar se encuentre dentro de la cobertura del proveedor. Se recomienda que elabore un cuadro comparativo con identificadas que satisfacen su requerimiento. las alternativas

4.2. Agregar productos al Carrito de Compra Luego de haber seleccionado al (los) proveedor(es), deber agregar al Carrito de Compra los productos que va a comprar y/o cotizar. En la Ficha del proveedor elegido ingresar la cantidad requerida y seleccionar el botn Agregar para Comprar o Agregar para cotizar segn lo requiera. El SEACE confirmar que el producto ha sido agregado al Carrito de Compra. Podr seguir de esta forma agregando productos al Carrito de Compra ya sea para cotizar y/o para comprar.

SE AGREG 1 ITEM

Al ingresar a la opcin Ver Detalle de la Ficha, visualizar el botn Agregar para comprar o Agregar para cotizar segn corresponda. A travs de esta opcin tambin podr agregar productos al carrito ya sea para comprar y/o para cotizar.

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4.3 Visualizacin del Contenido del Carrito de Compra Para visualizar el contenido del Carrito de Compra deber seleccionar la opcin Ver items.

Seguidamente visualizar los tems contenidos en el carrito de compra, agrupados por proveedor en sus respectivas rdenes de compra y/o solicitudes de cotizacin en creacin (en estado: para crear) De requerirlo, podr: x Modificar la cantidad a comprar de algn tem del carrito ingresando la nueva cantidad en el recuadro respectivo y seleccionando el botn Recalcular. x Eliminar un producto: seleccionando el botn del nombre del producto. que aparece al costado

x Eliminar el contenido del carrito, eligiendo la opcin Vaciar carrito de la lista Otras acciones.

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x Imprimir el contenido del carrito seleccionando la opcin Imprimir obtendr una impresin del contenido del carrito que podr utilizar como informacin para solicitar la disponibilidad de dinero y/u obtener las aprobaciones. x Guardar el contenido del carrito a travs de la opcin Guardar carrito de la lista Otras Acciones usted puede guardar el contenido del carrito de compra y retomarlo luego.

Importante: Las rdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotizacin que muestra esta pantalla estn en proceso de creacin (en estado: Para Crear) y an no han sido generadas.

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5. GENERAR LAS ORDENES DE COMPRA Y/O SOLICITUDES DE COTIZACIN 5.1 Generacin de las Ordenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin Para generar las Ordenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin deber acceder a la pantalla que muestra el contenido del Carrito de Compra, con las rdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotizacin en estado para crear, (ver punto 4.3), y seleccionar la opcin Generar Ordenes de Compra o Generar Solicitudes de Cotizacin segn lo requiera.

Al seleccionar cualquiera de las dos opciones: Generar Ordenes de Compra o Generar Solicitudes de Cotizacin el SEACE generar la respectiva Operacin de Compra . Una Operacin de Compra agrupa a un conjunto de rdenes de Compra o a un conjunto de Solicitudes de Cotizacin contenidos en un Carrito de Compra

Si el contenido de su Carrito de Compras presenta Ordenes de Compra y tambin Solicitudes de Cotizacin, deber generar las dos Operaciones de Compra en forma separada: una Operacin de Compra para las rdenes de Compra y otra Operacin de Compra para las Solicitudes de Cotizacin.

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Inmediatamente despus de haber seleccionado Generar Ordenes de Compra o Generar Solicitudes de Cotizacin, visualizar una pantalla en la que deber asignarle un nombre y una sigla al a la Operacin de Compra. Puede elegir la sigla de la lista de siglas existentes o podr ingresar una nueva. Para finalizar la operacin seleccionar la opcin Enviar. Asgnele a la Operacin de Compra un nombre que le permita identificarla y una sigla que la diferencia de otras compras de la Entidad al igual que lo hace en los procesos de seleccin regulares. Har clic en la opcin Enviar.

El SEACE confirmar que la Operacin de Compra ha sido generada; por consiguiente sus respectivas rdenes de compra o solicitudes de cotizacin han sido creadas. Seleccionando la opcin Abrir Operacin podr visualizar las rdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotizacin creadas en la Operacin. Seleccionando la opcin Seguir comprando regresar al Catlogo de Productos para continuar agregando productos al carrito de compras.

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5.2 Visualizacin de las rdenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin Visualizacin a travs de la Operacin de Compra Podr visualizar las rdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotizacin creadas, realizando la bsqueda de la respectiva Operacin de Compra. Para esto, ingresar al portal de Entidades del SEACE y del men Convenio Marco seleccionar la opcin Operaciones de Compra.

A continuacin visualizar la lista de operaciones de compra generadas por el usuario. En la lista deber ubicar la que desea visualizar, para esto podr tambin ingresar parmetros de bsqueda : nombre de la operacin (no necesariamente deber estar completo), usuario, sigla de la operacin o ao y seleccionar la opcin Buscar. Luego de ubicar la Operacin de Compra que desea visualizar deber hacer clic sobre el nombre de la misma.

Nombre de la

Operacin

Parmetros de Bsqueda

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Seguidamente visualizar las rdenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin creadas en la Operacin de Compra y el estado de las mismas. Si requiere ver el detalle de una Orden de Compra o Solicitud de Cotizacin deber hacer clic en el Nro. de la misma.

Ver detalle

Al ser creadas las rdenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin presentan el estado: Por enviar al Proveedor.

Visualizacin a travs de las Opciones : rdenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin Tambin podr visualizar una Orden de Compra o una Solicitud de Cotizacin en forma independiente de su respectiva Operacin de Compra a travs de las opciones: rdenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin del men de Convenio Marco.

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Segn la opcin del Men elegida el SEACE mostrar la lista de rdenes de Compra o Solicitudes de Cotizacin creadas por el usuario. En la lista, deber ubicar la Orden de Compra o Solicitud de Cotizacin que desee visualizar y hacer clic sobre el nombre de la misma. En estas pantallas podr ubicar tambin una Orden de Compra o Solicitud de Cotizacin ingresando parmetros de bsqueda y seleccionando la opcin Buscar.

Parmetros de Bsqueda

Parmetros de Bsqueda

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5.3 Modificacin de Datos de una Orden de Compra o de una Solicitud de Cotizacin Para modificar los datos de una Orden de Compra o de una Solicitud de Cotizacin (generada) deber visualizarla (ver 5.2) y hacer clic en el nmero de OC (Orden de Compra) o en el nmero de SC (Solicitud de Cotizacin).

Nmero OC

A continuacin el SEACE mostrar el detalle de la Orden de Compra o Solicitud de Cotizacin creada. Podr: Modificar la cantidad a comprar y/o cotizar:: ingresando una nueva cantidad en el recuadro respectivo Agregar productos (del mismo proveedor): eligiendo la opcin Agregar Producto Eliminar productos: haciendo clic en Seleccionar a opcin Grabar para guardar los cambios efectuados. Pantalla de Modificacin de una Orden de Compra

Ingresar cantidad

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Pantalla de Modificacin de una Solicitud de Cotizacin

Ingresar cantidad

6. ENVIAR LA SOLICITUD DE COTIZACIN AL PROVEEDOR El envo de una Solicitud de Cotizacin al proveedor se realizar a travs del SEACE. Deber visualizar la Solicitud de Cotizacin creada (ver punto 5.2), hacer clic en la Casilla de Seleccin y elegir la opcin Enviar Solicitud de la lista Otras acciones.

Enviar solicitud Casilla de Seleccin

Podr anular una solicitud seleccionando la opcin Anular Solicitud de la lista Otras Acciones. No podr recuperar una solicitud anulada. Para recuperar una solicitud enviada al proveedor seleccionar Recuperar Solicitud enviada.

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A continuacin aceptar el envo de la Solicitud de Cotizacin al proveedor.

El SEACE enviar un aviso informando que se complet la accin. Seleccionar la opcin Regresar para visualizar la Solicitud de Cotizacin.

La Solicitud de Cotizacin estar en estado: Por responder.

Tenga en cuenta que la fecha que indica la Solicitud es el inicio del plazo mximo, dispuesto en el respectivo Convenio Marco, que tiene el proveedor para responder su solicitud de cotizacin. Revise la informacin acerca del Convenio Marco suscrito con el proveedor en la Ficha Electrnica opcin: Ver detalles (Ver punto 1.2)

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7. RECEPCIONAR LA COTIZACIN DEL PROVEEDOR El proveedor responder a su Solicitud de Cotizacin a travs del SEACE. Usted deber realizar el seguimiento respectivo de su Solicitud de Cotizacin visualizndola (ver punto 5.2) hasta que sta cambie del estado: Por responder a Respondida. Observar los datos Plazo de Entrega y Costo de envo sin IGV enviados por el proveedor

En caso el proveedor no responda a su Solicitud de Cotizacin, en el plazo indicado en el respectivo Convenio Marco, sta cambiar al estado No respondida y el costo de envo ser cero (0), pudiendo usted crear la correspondiente Orden de Compra con dicho valor.

8. GENERAR LA ORDEN DE COMPRA Luego evaluar la cotizacin del proveedor y en el caso decida aceptar la oferta, deber generar la respectiva Orden de Compra. Visualizar la Solicitud de Cotizacin (ver punto 5.2), har clic en la casilla de seleccin y elegir la opcin: Generar Orden de Compra de la lista Otras Acciones .

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Seguidamente deber aceptar la Generacin de la Orden de Compra.

El SEACE enviar un aviso informando que se complet la accin. Seleccionar la opcin Regresar para visualizar la Orden de Compra generada.

Al seleccionar Regresar el SEACE abrir la Operacin de Compra y visualizar la Orden de Compra generada en estado Por enviar al Proveedor.

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9. ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA (PRESENCIALMENTE) El envo de la Orden de Compra al proveedor deber ser en forma presencial, segn el procedimiento regular de cada Entidad. 10. CONFIRMAR LA RECEPCIN DE LA ORDEN DE COMPRA Inmediatamente despus que la Entidad haya obtenido la confirmacin del proveedor en la que le indique: 9 Que ha recepcionado la documentacin fsica de la Orden de Compra y , 9 Que est conforme con lo indicado en la documentacin, deber cambiar, el estado de la Orden de Compra de:Por enviar al proveedor a: Recepcionada. Para esto, visualizar y seleccionar la Orden de Compra (ver punto 5.2), y elegir la opcin Recepcionar.

Seguidamente deber aceptar la recepcin de la Orden de Compra.

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A continuacin

ingresar la fecha de recepcin de la Orden de Compra .

utilizando el botn:

Seleccionar la opcin Grabar .

El SEACE confirmar que la accin se ha completado. Deber seleccionar Regresar.

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Visualizar que el estado de la Orden de Compra ha cambiado a Recepcionada por el proveedor.

El SEACE indicar la fecha en que el proveedor ha recepcionado la Orden de Compra la misma que se considerar como inicio del plazo de entrega dispuesto en la Ficha.

11. ASOCIAR EL PAAC (PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES) A LA ORDEN DE COMPRA

Para poder registrar el contrato deber asociar los procesos del PAAC a los respectivos tems de la Orden de Compra o de ser el caso debern estar indicados como compras no programadas. Para esto, deber visualizar la Orden de Compra (ver punto 5.2) y presionar el botn PACC.

Note en la columna Cont (Contrato) la indicacin sobre los tems que faltan asociar el PAAC.

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Seguidamente deber: x Hacer clic en la casilla de seleccin del (los) tem (s) de la Orden de Compra. x Buscar en la lista de despliegue el respectivo proceso del PAAC a asociar o seleccionar la opcin No programadas. x Presionar el botn Asociar (si se est asociando un proceso del PAAC).

Aceptar la asociacin del proceso al tem seleccionado.

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Seguidamente en la parte inferior de la pantalla que se muestra, visualizar los procesos del PAAC asociados al tem de la Orden de Compra. De requerirlo podr anular la asociacin utilizando la opcin Desasociar.

Proseguir de esta forma hasta que todos los tems de la orden de compra presenten los respectivos procesos asociados y/o muestren la indicacin no programada de ser el caso. A continuacin se muestra un ejemplo:

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12. REGISTRAR EL CONTRATO

Para finalizar con la compra por Convenio Marco deber registrar en el SEACE el contrato suscrito con el proveedor para esto deber visualizar la Orden de Compra (ver punto 5.2) y presionar el botn CONT el cual estar activo luego de haber asociado el PAAC a la Orden de Compra y que sta haya sido recepcionada.

Seleccionar la opcin Crear.

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Deber ingresar en los campos los datos del contrato creado, al igual como lo hace en los procesos de seleccin, y seleccionar opcin Grabar,

Finalmente el SEACE mostrar los datos ingresados del contrato.

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