0 Manual Operativo DPS 2012

PROGRAMA MSICA PARA LA RECONCILIACIN
CONVENIO 010 DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Y FUNDACIN NACIONAL BATUTA 2012
MANUAL OPERATIVO
BOGOT D.C. 2012

TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN ........................................................................................................................... 4 I. GENERALIDADES DEL PROGRAMA MSICA PARA LA RECONCILIACIN ................ 6 A. Objetivos del Programa..................................................................................................... 7 i. Objetivo General .............................................................................................................. 7 ii. Objetivos Especficos ....................................................................................................... 7 B. Poblacin Objeto............................................................................................................... 8 C. Cobertura Nacional ........................................................................................................... 9 D. Duracin del Programa ............................................................................................... 12 E. Funcionamiento de los centros Orquestales ............................................................... 12 F. Obligaciones de la Fundacin Batuta establecidos en el Programa ............................ 12 II. ESTRUCTURA OPERATIVA DEL PROGRAMA MSICA PARA LA RECONCILIACIN ... 16 A. Lineamientos Generales de Operacin de los Centros Orquestales del programa.......... 17 i. Municipios Tipo A............................................................................................................ 17 ii. Municipios Tipo B............................................................................................................ 19 iii. Municipios Tipo C - Discapacidad ................................................................................... 21 B. Orientaciones para la gestin administrativa ................................................................... 24 C. Actividades y requerimientos especficos al interior de los centros orquestales .............. 30 i. Plan Operativo y Cronograma del Centro Orquestal ....................................................... 30 ii. Reuniones padres y madres de Familia.......................................................................... 30 iii. Reuniones de coordinacin con las Regionales del Departamento para la Prosperidad Social (DPS) ......................................................................................................................... 30 iv. Comits de Veedura .................................................................................................. 31 v. Condiciones de Salubridad e higiene y control ambiental de los centros orquestales . 34 vi. Ruta de Atencin a los Beneficiarios ........................................................................... 34 vii. Traslado lugar de residencia beneficiarios ................................................................. 35 viii. Seguimiento y Evaluacin a la asistencia de los beneficiarios a las actividades de los ejes psicosocial y musical (indicadores) ................................................................................ 35 ix. Control de asistencia a profesores .............................................................................. 37 x. Localizacin de los Centros Orquestales del Programa .................................................. 37 D. Plan de Accin y Cronograma de Actividades ..................................................................... 38 E. Personal Vinculado al Programa ......................................................................................... 39 i. Coordinacin Musical ...................................................................................................... 39 ii. Profesional Equipo Psicosocial ...................................................................................... 39 iii. Asistente Administrativo .................................................................................................. 39 iv. Gerencia Administrativa .................................................................................................. 40 F. Manejo de Recursos............................................................................................................ 40 i. Gastos de Personal y Gastos Operativos........................................................................ 41

TABLA DE ANEXOS Anexo 1 Ficha Resumen del Programa Msica para la Reconciliacin 2012 Anexo 2 Formato Verificacin Beneficiarios Anexo 3 Hoja de Inscripcin e instructivo Anexo 4 Carta de Compromiso Anexo 5 Manual Operativo Sistema de Informacin y Gestin de Estudiantes -SIGEAnexo 6 Formato Plan Operativo y Cronograma de Actividades del Centro Orquestal Anexo 7 Formato Acta de Reuniones Centros Orquestales. Anexo 8 Matriz de Sistematizacin de Jornadas Pedaggicas Anexo 9 Listado de Asistencia de Padres y Madres Anexo 10 Formato Acta de Conformacin de Comit de Veedura y Acta de Informacin de Comit de Veedura Anexo 11 Formato Visita Domiciliaria Anexo 12 Formato Historia Familiar y Ocupacional e Instructivo Municipios Tipo A Anexo 13 Memoria de Reunin Anexo 14 Carta Remisoria Anexo 15 Formato Historia Familiar y Ocupacional e Instructivo Municipios Tipo C Anexo 16 Formato Plan Casero Anexo 17 Formato Notas de Evolucin Anexo 18 Reglamento de Higiene, Seguridad y control ambiental Anexo 19 Control de Asistencia de Profesores Anexo 20 Modelo Contrato de Comodato Anexo 21 Modelo Contrato de Comodato (pago de expensas) Anexo 22 Modelo acta de entrega Anexo 23 Modelo acta de entrega e inventario Anexo 24 Plan Operativo y Cronograma 2012 Anexo 25 Modelo de Convenio con Corporaciones Anexo 26 Manual de Caja Menor Anexo 27 Modelo contrato de transporte Anexo 28 Protocolo de comunicaciones Anexo 29 Formato de autorizacin de consignacin Anexo 30 Formato factura equivalente
PRESENTACIN El presente Manual tiene por objeto guiar el trabajo de los coordinadores, profesores, asistentes administrativos y profesionales psicosociales de los Centros Orquestales donde funciona Programa Msica para la Reconciliacin mediante del convenio 0102012 celebrado entre el Departamento para la Prosperidad Social (DPS)- y la Fundacin Nacional Batuta. Este documento rene los lineamientos, as como los acuerdos y orientaciones emanadas del Comit Tcnico Nacional1 y en particular sus recomendaciones para garantizar el cumplimiento de los objetivos, obligaciones y metas propuestos dependiendo del municipio y el centro orquestal. El presente Manual Operativo actualiza el anterior y rige para el programa del DPS Msica para la Reconciliacin en los ejes psicosocial y musical a travs de los componentes Preorquestal-coro y discapacidad. El Programa pretende prioritariamente generar acciones de atencin psicosocial para la recuperacin social y emocional de nios, nias, adolescentes y jvenes ante las condiciones causadas por el conflicto interno y la vulnerabilidad extrema mediante el ofrecimiento la formacin musical.
El Comit Tcnico Nacional est conformado por funcionarios de Departamento para la Prosperidad Social (DPS) y de la Fundacin Nacional Batuta, su funcin es la coordinacin interinstitucional y seguimiento a la ejecucin del Convenio. 4

LA FUNDACIN NACIONAL DE ORQUESTAS SINFNICAS JUVENILES E INFANTILES BATUTA La Fundacin Nacional de Orquestas Sinfnicas Juveniles e Infantiles Batuta, creada en 1991, tiene por objeto la formacin musical de nios, nias, adolescentes y jvenes y la integracin con entidades de carcter acadmico, social y cultural, para la conformacin del Sistema Nacional de Orquestas Sinfnicas Juveniles e Infantiles de Colombia. Batuta contribuye de manera integral, armnica y concertada, al logro de los propsitos establecidos por el Plan Nacional de Msica para la Convivencia, formulado por el Ministerio de Cultura, dentro del Plan Nacional de Desarrollo. Batuta aporta eficientemente al goce efectivo de Derechos de los nios, nias y adolescentes y es una estrategia de restablecimiento y atencin psicosocial con resultados evidentes. Misin La Fundacin Nacional Batuta, consiente del poder transformador de la msica y del estmulo que la educacin musical en grupo proporciona al desarrollo de las facultades del ser humano y de la sociedad, ejerce su liderazgo y responsabilidad dentro del Sistema Nacional de Orquestas Sinfnicas Juveniles e Infantiles de Colombia para fortalecer e incrementar el disfrute, la prctica y la enseanza de la msica en el pas y garantizar su positiva incidencia en el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.

I. GENERALIDADES DEL PROGRAMA MSICA PARA LA RECONCILIACIN
El programa se constituye en una de las estrategias para dar respuesta a las necesidades planteadas en la Ley 1448 de 2011 o Ley de Vctimas, la cual plantea un nuevo escenario para el desarrollo del mismo mediante el convenio 010-2012, toda vez que se ampla la poblacin objetivo a nios, nias y adolescentes vctimas del conflicto armado y vulnerabilidad extrema y ya no solamente se prioriza a la poblacin en condiciones de desplazamiento como se desarrollaba en los aos anteriores. En este contexto, el Departamento para la Prosperidad Social y la Fundacin Batuta propenden por la garanta de los derechos de nios, nias y adolescentes brindando formacin musical como medio de rehabilitacin individual y comunitaria a las vctimas de infracciones al Derecho Internacional Humanitario o violaciones graves y manifiestas a las normas internacionales de Derechos Humanos, ocurridos con ocasin del conflicto armado interno. En funcin de la situacin social particular de los municipios del pas, se identific la necesidad de implementar este programa de manera diferencial segn el municipio o ciudad identificndose tres tipos: Municipios Tipo A: donde se ha identificado que hay mayor presencia de nios, nias y adolescentes vctimas del conflicto armado que demanda una atencin integral basada en el ofrecimiento de la formacin musical y actividades psicosociales complementarias en donde adems, se busca una mayor permanencia de los beneficiarios en el centro orquestal, as como mayor vinculacin de sus familias y el fortalecimiento y consolidacin de redes de apoyo social e interinstitucional. Municipios Tipo B: aquellos en los que su realidad social es menos compleja que la de los municipios Tipo A. En estos se continuar el programa como en convenios anteriores con el ofrecimiento de dos sesiones semanales de formacin musical y algunas actividades de tipo psicosocial. Municipios tipo C (Discapacidad): Estos municipios son priorizados por el DPS con base en el Auto 006 de 2009 y la Ley de Vctimas 1448 de 2011, donde se evidencia la compleja realidad de esta poblacin que por su situacin ha sido histricamente excluida y vulnerada. El componente de discapacidad busca contribuir a la rehabilitacin de los nios, nias, adolescentes y jvenes con discapacidad vctimas del conflicto armado y cuyas familias se encuentren en un estado de vulnerabilidad extrema.

A. Objetivos del Programa i. Objetivo General Ofrecer formacin artstica musical mediante el Programa Msica para la Reconciliacin a nios, nias, adolescentes y jvenes como parte de la Atencin psicosocial Integral prioritariamente a las vctimas de infracciones al Derecho Internacional Humanitario o Violaciones graves y manifiestas a las normas internacionales de Derechos Humanos, ocurridos con ocasin del conflicto armado interno y a la poblacin ms vulnerable. ii. Objetivos Especficos Objetivos Psicosociales 1. Fortalecer habilidades sociales en los beneficiarios tales como el trabajo en equipo, el liderazgo, el respeto por la diferencia y la solidaridad. 2. Fomentar la expresin de ideas, sentimientos y pensamientos en relacin a la vivencia del conflicto, sus derechos y reparacin mediante el desarrollo de las actividades musicales. 3. Fomentar la autoestima, creatividad, resiliencia e identidad cultural en los beneficiarios del proyecto. 4. Generar espacios de reflexin sobre los impactos psicosociales producto de la violencia vivida por los beneficiarios, las familias y la comunidad participante en el proyecto, como estrategia de prevencin para la no repeticin de los hechos violentos de tal manera se invite a la poblacin victima a asumir una nueva postura frente a s misma, la sociedad y el contexto, sus deberes y compromisos de un ciudadano promotor de su propio desarrollo. 5. Fomentar la Participacin de los beneficiarios y sus familias y en los procesos sociales que propicien la rehabilitacin integral y comunitaria. 6. Fortalecer las destrezas bsicas de los nios, nias y adolescentes para mejorar su desempeo escolar. Objetivos Musicales 1. Desarrollar destrezas y habilidades motrices, rtmicas, auditivas, vocales, instrumentales y de lecto escritura musical en los nios, nias, adolescentes y jvenes 2. Propiciar la expresin musical individual y colectiva, as como ambientes para el desarrollo de la creatividad. 3. Fortalecer la identidad cultural a partir del reconocimiento y recreacin de las msicas regionales en los nios, nias y adolescentes vctimas del conflicto armado interno. 4. Desarrollar destrezas y habilidades motrices, rtmicas, auditivas, vocales y cognitivas en nios, nias, adolescentes y jvenes con discapacidad vctimas del conflicto para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida.
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Objetivos Operativos 1. Desarrollar acompaamiento psicosocial a directos y sus padres o acudientes a travs de herramientas metodolgicas como el taller, cine foro, promocin de lectura, visita domiciliaria, comits de veedura, reuniones con padres y madres, evaluaciones participativas y trabajo interinstitucional para contribuir con los procesos de rehabilitacin comunitaria desde la prctica musical. 2. Implementar y desarrollar los programas de iniciacin musical (preorquesta y coro) y de sensibilizacin musical (discapacidad) en los municipios seleccionados. 3. Implementar instrumentos de seguimiento y evaluacin que permitan evidenciar los efectos del programa en los beneficiarios y sus familias. 4. Articular el trabajo musical del centro orquestal con otros procesos musicales presentes en el municipio para fortalecer las redes sociales e incentivar la educacin/formacin musical. 5. Realizar encuentros locales o regionales en los cuales se incentive la rehabilitacin comunitaria, mediante la generacin de procesos psicosociales y musicales. 6. Implementar estrategias musicales para fortalecer la participacin de los adolescentes en el programa de pre orquesta. 7. Realizar capacitaciones del equipo de profesores, asistentes y profesionales de trabajo social. 8. Articular acciones para la atencin a las victimas con el DPS y otras instancias estatales para la construccin fortalecer tejido social. B. Poblacin Objeto Componente Preorquesta- Coros : nios, nias y adolescentes entre 6 y 17 aos en todo el Territorio Nacional, en el componente preorquestal, se disponen de 15.930 cupos prioritariamente destinados a poblacin vctima del conflicto armado y vulnerabilidad extrema en los Municipios Tipo A y Tipo B. Componente de Discapacidad: Nios, nias, adolescentes y jvenes entre 6 y 25 aos en el componente de discapacidad, se disponen de 600 cupos destinados para poblacin que presente una discapacidad sensorial, motora, cognitiva, mental y pertenezcan en un 90% a poblacin vctima del conflicto armado y un 10% a poblacin en vulnerabilidad extrema.
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C. Cobertura Nacional A continuacin se especifica la cobertura segn el tipo de municipio:
Resumen Tipo de Municipio Tipo A Tipo B Tipo C Total No. Municipios 29 47 9 75 No. Centros Orquestales 62 52 11 125 Cupos 8.680 7.250 600 16.530 Costo Cupo Nio $ 663.645 $ 437.475 $ 1.779.786 Costo Total $5.760.438.600 3.171.693.750 1.067.871.600 $10.000.000.000
Municipios y Centros Orquestales Tipo A Regional No. Batuta 1 Bogot 2 Bogot 3 Bogot 4 Bogot 5 Bogot 6 Desarrollo 7 Desarrollo 8 Desarrollo 9 Desarrollo 10 Desarrollo 11 Desarrollo 12 Desarrollo 13 Desarrollo 14 Desarrollo 15 Desarrollo 16 Desarrollo 17 Desarrollo 18 Desarrollo 19 Desarrollo 20 Norte 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Departamento Bogot Bogot Bogot Bogot Bogot Antioquia Antioquia Antioquia Antioquia Antioquia Antioquia Antioquia Huila Huila Huila Meta Meta Meta Risaralda Atlntico Atlntico Bolivar Bolivar Cesar Cesar Crdoba Crdoba Crdoba Guajira Guajira Magdalena Ciudad Bogot Bogot Bogot Bogot Bogot Apartad Bello Medelln Medelln Medelln Medelln Rionegro Neiva Neiva Neiva Villavicencio Villavicencio Villavicencio Pereira Barranquilla Barranquilla Cartagena Cartagena Valledupar Valledupar Montera Montera Montera Riohacha Riohacha Santa Marta Centro orquestal Sabio Caldas La Resurreccin Lisboa Santiago de las Atalayas Tejares Apartad El Pinal Nuevos Conquistadores Sol de Oriente Golondrinas Santo Domingo Savio La Inmaculada Armonia 9 La Alegra Panorama La Reliquia La Nohora Porfa Pereira Manuel Elkin Patarroyo El Pueblo (Antes Juan Acosta Solera) Colombiatn Villa Hermosa La Esperanza Milciades Cantillo Benposta Furatena I.E. Villa Cielo Denzil Escolar La Majayura Francisco Javier Cupos 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 9

Municipios y Centros Orquestales Tipo A No. 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 Regional Batuta Norte Norte Norte Norte Norte Norte Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Departamento Magdalena Norte de Santander Norte de Santander Norte de Santander Sucre Sucre Cauca Cauca Choc Choc Nario Nario Putumayo Putumayo Tolima Tolima Valle Valle Arauca Caquet Caquet Caquet Casanare Cundinamarca Cundinamarca Cundinamarca Guaviare Guaviare Santander Santander Santander Ciudad Santa Marta Ccuta Ccuta Ccuta Sincelejo Sincelejo Popayan Popayan Quibdo Quibdo Pasto Pasto Mocoa Mocoa Ibague Ibague Cali Cali Arauca Florencia Florencia Florencia Yopal Soacha Soacha Soacha San Jos del Guaviare San Jos del Guaviare Barrancabermeja Barrancabermeja Bucaramanga Centro orquestal Gaira Brisas de los Molinos (antes Atalaya) Los Olivos (antes El Rodeo) Camilo Daza (antes Simn Bolvar ) Policarpa Salavarrieta Batuta Sincelejo Jos Eusebio Caro Sede Norte Isaac Rodriguez Pies Descalzos La Paz Urcunina Ciudad Mocoa Los Sauces El Jardn Modelia Silo Marroqun Arauca Cristales Horizontes San Luis Yopal Compartir El Espino Maria Auxiliadora I.E. 20 de Juio I.E. Jose Celestino Mutis Comuna 1 Comuna 3 Cafe Madrid Cupos 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140
Municipios y Centros Orquestales Tipo B Regional No. Batuta 1 Desarrollo 2 Desarrollo 3 Desarrollo 4 Desarrollo 5 Desarrollo 6 Desarrollo 7 Desarrollo Departamento Amazonas Antioquia Antioquia Antioquia Antioquia Caldas Huila Ciudad Leticia Cocorn Granada Turbo Urrao Manizales Pitalito Centro orquestal C.O. Leticia Cocorn Granada Turbo Urrao Interludio Pitalito Cupos 140 140 140 140 140 140 140 10

Municipios y Centros Orquestales Tipo B No. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 Regional Batuta Desarrollo Desarrollo Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Norte Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Occidente Oriente Oriente Oriente Oriente Departamento Meta Risaralda Atlntico Bolivar Bolivar Bolivar Cesar Crdoba Crdoba Guajira Guajira Magdalena Magdalena Norte de Santander Norte de Santander Norte de Santander San Andres y Providencia Sucre Choc Nario Nario Nario Nario Nario Putumayo Putumayo Putumayo Putumayo Putumayo Putumayo Quindio Tolima Tolima Valle Valle Arauca Arauca Boyac Caquet Ciudad Granada Santa Rosa de Cabal Soledad Carmen de Bolvar Carmen de Bolvar Magangu Codazzi Montelbano Tierralta Dibulla Maicao Cinaga Fundacin Ocaa Convencin Villa Del Rosario San Andrs Centro orquestal Granada Santa Rosa de Cabal La Central El Salado Gabriel Garcia Taboada Albergue Pastrana Camilo Torres Tenorio Batuta Montelbano (antes I.E. Beln) Batuta Tierralta (antes Nuevo Oriente) Dibulla Batuta Maicao (antes Luis Carlos Galn) Batuta Cinaga (antes Enoc Mendoza) Batuta Fundacin (antes Francisco de Paula Santander) Batuta Ocaa (antes Simn Bolvar) Convencin Villa del Rosario Sarie Bay Cupos 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 140 110 140 140 140 140 140 140 140 11
Batuta Corozal (antes Liceo Corozal Carmelo Percy Vergara) Quibdo Itsmina Policarpa Policarpa Samaniego Samaniego Samaniego Alma Musical Tumaco ITPC Tumaco Ciudadela Tumac Orito Jorge Eliecer Gaitn Orito Orito Puerto Ass El Jardn Puerto Ass El Prado Valle del Guamuez Valle del Guamuez Villagarzn Villagarzn Armenia Armenia Ataco Notas de Paz Planadas Planadas Buenaventura Tangar Buenaventura Moderatto Saravena Saravena Tame Miguel ngel Martn Tunja Tunja Cartagena del Chair Cartagena del Chair

Municipios y Centros Orquestales Tipo B No. 47 48 49 50 51 52 Regional Batuta Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Departamento Caquet Cundinamarca Guaina Santander Vaups Vichada Ciudad San Vicente del Caguan Fusagasug Puerto Inrida Piedecuesta Mit Puerto Carreo Centro orquestal San Vicente del Cagun Fusagasug Inrida Guatiguar Mit Puerto Carreo Cupos 140 140 140 140 140 140
Municipios y Centros Orquestales Tipo C - Discapacidad Regional No. Departamento Ciudad Centro orquestal Batuta 1 Bogot Bogot Bogot Discapacidad Bogot 1 2 Bogot Bogot Bogot Discapacidad Bogot 2 3 Desarrollo Antioquia Medelln Medelln Discapacidad 1 4 Desarrollo Antioquia Medelln Medelln Discapacidad 2 Batuta Sincelejo 5 Norte Sucre Sincelejo Discapacidad 6 Occidente Nario Pasto La Paz Discapacidad 7 Occidente Nario Tumaco Tumaco Discapacidad 8 Occidente Putumayo Puerto Ass Puerto Ass Discapacidad 9 Occidente Valle Buenaventura Buenavista Discapacidad 10 Oriente Caquet Florencia Fundacin Luis Guanella Taller de Formacin 11 Oriente Santander Bucaramanga Musical
Cupos 50 50 60 60 50 50 50 50 50 80 50
D. Duracin del Programa 11 meses: De febrero hasta diciembre de 2012. El desarrollo de las actividades en los centros orquestales ir desde el 17 de febrero hasta el 17 de diciembre de 2012. En las vacaciones escolares se ofrecern actividades musicales y psicosociales en los Centros Orquestales. E. Funcionamiento de los centros Orquestales Tal como se define en la justificacin, el objetivo general del proyecto y en funcin de la situacin social particular de los municipios del pas, se identific la necesidad de implementar este programa de manera diferencial segn el municipio o ciudad, para tal fin, los centros orquestales estarn abiertos al pblico entre febrero y diciembre incluido el tiempo de vacaciones escolares. F. Obligaciones de la Fundacin Batuta establecidos en el Programa 1. Ejecutar el Convenio hasta su terminacin y prestar asistencia tcnica en el programa Msica para la reconciliacin de acuerdo con el objeto del convenio.
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2. Brindar atencin a 16.530 nios, nias, adolescentes y jvenes, en los centros orquestales Tipo A, B y C existentes o en nuevos centros convenidos mediante el Comit Tcnico de acuerdo con la unidad de medida nio-cupo-ao en los componentes preorquestal y discapacidad. 3. Concertar en el Comit Tcnico la poblacin participante del Proyecto y la distribucin de cupos en los centros orquestales. 4. Articular acciones con otros proyectos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social con el fin de potenciar los beneficios de estos proyectos a la poblacin vctima del conflicto interno. 5. Fomentar la participacin permanente de los beneficiarios y sus familias vinculados a la educacin musical en los dos componentes en los centros orquestales, con el fin de fortalecer aspectos psicosociales como son sus redes sociales, estimular su autoestima, fomentar el manejo adecuado del tiempo libre y fortificar la identidad cultural. 6. Presentar al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, informes mensuales de ejecucin tcnica del proyecto y registros administrativos de cada uno de los beneficiarios del proyecto visibilizando su participacin permanente, a travs de los listados de asistencia y los reportes de matrculas en cada uno de los centros orquestales (de acuerdo al indicador establecido). 7. Entregar mensualmente informacin sobre los beneficiarios (vinculacin a sistema educativo, salud, entrega de ayudas por parte del Estado y condicin familiar de vulnerabilidad). 8. Presentar al Comit Tcnico el Manual Operativo del Proyecto y el protocolo de comunicaciones para su aprobacin al inicio de las actividades. 9. Dar crdito al Departamento Administrativo de la Prosperidad Social como entidad participe de este convenio mediante divulgacin a la comunidad de las acciones desarrolladas alrededor del proyecto en procura del beneficio de dicha comunidad y del desarrollo de la regin. Siendo utilizado en todas las actividades del programa la imagen corporativa del Departamento (pendones, avisos centros, carteleras, papelera y camisetas). 10. Cumplir con las actividades establecidas en la ficha BPIN segn el tipo de centro orquestal. 11. Velar por la conformacin y operacin de las instancias locales de seguimiento y control de la inversin (comits y/o veeduras ciudadanas) y ofrecerles la informacin necesaria para el cumplimiento de sus funciones.
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12. Los Comits de Veedura deben contar siempre con la participacin de alumnos y padres de familia, deben reunirse como mnimo dos veces por semestre y deben constar las mismas a travs de actas de realizacin junto con la lista de asistencia. 13. Destinar el valor total del presente Convenio nica y exclusivamente para la ejecucin del mismo. 14. Abrir una cuenta contable exclusiva para el manejo de los recursos y un centro de costo para el convenio. 15. Poner a disposicin del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social la informacin tcnica, contable y financiera relacionada con el Convenio. 16. En todas las acciones que se celebren con cargo a los recursos (convocatorias, invitaciones, informes, pendones, vayas, carteleras informativas y circulares a los padres de los beneficiarios, entre otras), se aplicarn las normas establecidas en el Protocolo de comunicaciones y visibilidad del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. 17. La Fundacin remitir a la Direccin de Programas Especiales con copia al rea de Gestin Financiera del Departamento para la Prosperidad Social, en medio magntico y/o impreso, un informe financiero mensual, en pesos colombianos, en el que se determine el estado presupuestal y financiero de los recursos, precisando lo siguiente: a) recursos girados por el Departamento para la Prosperidad Social al Convenio, b) recursos comprometidos, c) recursos pagados y copia en medio magntico y/o impreso, de las rdenes de pago o comprobantes de egreso de los giros efectuados por La Fundacin, junto con sus soportes y copia de los contratos celebrados. Estos informes debern radicarse dentro de los 7 primeros das del mes siguiente al ejecutado. 18. La Fundacin remitir al Departamento para la Prosperidad Social la informacin financiera relacionada con ejecucin y gastos operacionales, tcnica, jurdica o de cualquier otra ndole, dentro del marco de la ejecucin del presente Convenio, que sea requerida. 19. La Fundacin brindar en los centros orquestales la educacin musical, en los componentes preorquestal y discapacidad de acuerdo con las condiciones de seguridad y salubridad establecidas en el Manual Operativo.
20. La Fundacin se obliga a presentar a los integrantes del Comit Tcnico del DPS para su aprobacin, toda la documentacin y material didctico del eje psicosocial utilizado con los beneficiarios y en las capacitaciones de los equipos encargados de los centros orquestales.
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21. La Fundacin, se obliga a manejar la informacin respetando la confidencialidad de la misma, en el sentido de no divulgarla, abstenerse de emitir copias, ni reproducirla por medio alguno o hacer uso no autorizado o abusivo de la misma, de acuerdo con las normas que regulan la materia as como lo previsto en el Cdigo Penal Colombiano, ley 1273 de 2009 y dems normas que resulten aplicables. As como deber adoptar las medidas pertinentes para proteger la informacin, frente a sus empleados y personas naturales y/o jurdicas que puedan tener eventualmente acceso a la misma, por cualquier medio permitido por la ley. 22. Las dems que se requieran para la debida y oportuna ejecucin del Convenio. Ver Anexo 1 Ficha Resumen del Programa Msica para la reconciliacin
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II. ESTRUCTURA OPERATIVA RECONCILIACIN DEL PROGRAMA MSICA PARA LA
La operacin del programa Msica para la Reconciliacin se plantea para un total de total de 11 meses con 44 semanas de actividades en los centros orquestales comprendidas entre Febrero 17 y Diciembre 17 de 2012. La estructura operativa del programa se basa en un Comit Tcnico del proyecto, encargado de la supervisin, direccin tcnica y administrativa del proyecto integrado por un equipo de personas del Departamento para la Prosperidad Social y otro equipo de personas de la Fundacin Batuta. La operacin nacional est a cargo de un Director Nacional, que gua las acciones del equipo operativo, planea y de organizar las acciones que marquen la ruta general de desarrollo del programa y cuatro direcciones funcionales de trabajo: - rea Psicosocial: Encargada del eje psicosocial, integrada por un equipo interdisciplinario (psiclogos, trabajadores sociales y terapeutas ocupacionales) quienes realizan las actividades psicosociales en los Centros Orquestales de manera regular. Las acciones desarrolladas desde est rea de trabajo buscan potenciar el efecto psicosocial del trabajo musical desarrollado por la Fundacin en el aula de clase y desarrollar otras actividades para vincular a las familias y comunidades de los nios, nias y adolescentes vctimas del conflicto armado beneficiarios del programa. - rea Musical: rea responsable del eje musical donde se planea, implementa y ejecutan las estrategias y metodologas acadmicas musicales y pedaggicas para desarrollar el proyecto a nivel nacional. Junto con su equipo de trabajo y los coordinadores musicales regionales transmiten a los profesores locales las propuestas encaminadas a desarrollar el trabajo musical y de atencin psicosocial. El equipo est integrado por msicos especializados en reas de trabajo relacionadas con la msica y la docencia y con una alta capacidad para disear, elaborar y realizar las capacitaciones necesarias para desarrollar el programa. - rea Administrativa: Su principal responsabilidad es la gestin administrativa del programa relacionada con el cumplimiento de los objetivos administrativos, financieros y operativos del programa. Igualmente garantizar el fortalecimiento y optimizacin de las acciones que incrementen los beneficios a la poblacin a la cual va dirigido el proyecto. Para desarrollar estas acciones cuenta con el apoyo de un equipo de trabajo que gestiona, apoya y realiza un adecuado manejo de los recursos, en las Gerencias Regionales, las reas de Gestin Humana, Gestin Financiera, Coordinacin de Planeacin e Informacin y Coordinacin de Recursos Fsicos e Infraestructura. - rea de Desarrollo: Cuya principal responsabilidad es coordinar e impulsar gestiones que favorezcan la articulacin, desarrollo y sostenibilidad de los centros orquestales. Est rea cuenta con un equipo de trabajo a travs del cual se coordina la planeacin y
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gestin de iniciativas y proyectos orientados al fortalecimiento de los centros orquestales. Estas actividades se realizan directamente o a travs de las gerencias regionales. Todo este equipo de trabajo se articula con el Departamento para la Prosperidad Social a nivel nacional, departamental y municipal. La estructura operativa de este proyecto tiene como objetivo principal que su accin recaiga positiva y directamente sobre los centros orquestales, es decir, sobre cada uno de los beneficiarios acogidos en los diferentes escenarios definidos para la operacin del programa Msica para la Reconciliacin. Dicha estructura, vara dependiendo del Tipo de Centros Orquestales, para tal fin se indican a continuacin los lineamientos generales de operacin de los Centros Orquestales: A. Lineamientos Generales de Operacin de los Centros Orquestales del programa i. Municipios Tipo A
En 29 municipios ubicados en las ciudades capitales y cabeceras municipales priorizados por el Departamento para la Prosperidad Social se ejecuta el programa en 62 Centros Orquestales en donde se ha identificado que hay mayor presencia de nios, nias y adolescentes vctimas del conflicto armado que demandan una atencin integral basada en una mayor permanencia de los beneficiarios en el aula y en el centro orquestal, as como mayor vinculacin de sus familias y la consolidacin de redes sociales y de apoyo interinstitucional. En los Centros Orquestales Tipo A, habr pre orquestas y coros multinivel; tendrn una oferta horaria que posibilite la participacin flexible de los beneficiarios en los distintos espacios ofrecidos para el desarrollo de las actividades, as como la asistencia de los mismos, segn se adece a su conveniencia o inters en pro del desarrollo de sus habilidades socio-musicales. Se busca garantizar la permanencia de los nios, nias, adolescentes y jvenes en el proceso. Semanalmente el beneficiario acudir como mnimo tres (3) veces a la semana a clases de una hora y media adems de las actividades psicosociales programadas. En cada centro orquestal conviven y aprenden nios, nias, adolescentes y jvenes con distintos niveles de desarrollo musical que en grupo se fortalecen mutuamente. Se parte de las potencialidades de cada persona, de su ritmo propio y de su relacin con los dems estudiantes de la agrupacin, propiciando una expresin ms libre, espontnea y flexible, en beneficio del desempeo vocal instrumental y del fortalecimiento del sentido de la responsabilidad personal referida al crecimiento y cualificacin de lo colectivo. Se llevar de manera individual por cada beneficiario un formato de seguimiento de su desarrollo musical y psicosocial en el programa que se aplicar una vez en el semestre.
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Los lineamientos generales de la operacin del Centro Orquestal en el Municipio tipo A son: Estrategias Metodolgicas Descripcin Clases de msica (preorquesta y coro) con una intensidad horaria de 5 horas semanales dividas en tres jornadas de atencin. 3 Conciertos semestrales (Semanas 6, 12 y 16). 1 Encuentro local Formato a Utilizar Cobertura
Musicales
Psicosociales
Listados y Registro de Asistencia SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Anexo 8 Matriz de Sistematizacin de 4 Cine-foros semestral para nios, Jornadas Pedaggicas. Listados y Registro de nias y adolescentes para abordar temas de formacin en valores para Asistencia SIGE la paz. Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Anexo 9 Listado de 140 4 Talleres semestrales con padres y Asistencia de Padres y beneficiarios madres con el propsito de trabajar Madres. con un cupo la recuperacin de la memoria Anexo 8 Matriz de mximo de histrica, manejo del duelo, derechos Sistematizacin de 40 y pautas de crianza. Jornadas Pedaggicas. asistentes Anexo 8 Matriz de por Sistematizacin de actividad Jornadas Pedaggicas. 4 Talleres semestrales para nios, Listados y Registro de nias y adolescentes sobre Asistencia SIGE habilidades sociales. Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Anexo 8 Matriz de Sistematizacin de 16 jornadas semestrales de Jornadas Pedaggicas. promocin de lectura como Listados y Registro de herramienta para fomentar la Asistencia SIGE expresin alternativa de las Mdulo Eventos SIGE experiencias vividas. Anexo 5 Manual Operativo SIGE 2 Comits de Veedura semestrales, Anexo 10 Formato Acta de estos son integrados por Conformacin de Comit de
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Estrategias Metodolgicas Descripcin beneficiarios, familiares y personas de la comunidad. Formato a Utilizar Veedura y Acta de Informacin de Comit de Veedura Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Anexo 11 Formato Visita Domiciliaria Anexo 12 Formato Historia Familiar y Ocupacional e Instructivo Municipios Tipo A Cobertura
20 Visitas domiciliarias a familias de beneficiarios que lo requieran. En estas visitas se busca conocer a las familias y aplicar el formato de historia familiar y ocupacional para caracterizar a los beneficiarios y sus familias en aspectos: demogrficos, composicin familiar, redes sociales y espacios de participacin Trabajo en red para favorecer prcticas sociales vinculantes con las instituciones pblicas y privadas presentes en el rea de influencia del programa. Hacer presencia en las reuniones de las regionales del DPS Articulacin interinstitucional a travs de remisiones para contribuir a la garanta de los derechos de la poblacin infantil y juvenil vctima. 1 Evaluacin participativa al ao para conocer desde la voz de los beneficiarios y sus familias la percepcin sobre el desarrollo del programa. ii. Municipios Tipo B
Anexo 13 Memoria de Reunin
Anexo 14 Carta Remisoria
Sistematizacin de la Evaluacin
En 47 municipios priorizados por el DPS que se caracterizan por tener una realidad social menos compleja que la de los municipios Tipo A, se ejecuta el programa en 52 Centros Orquestales. En estos municipios los centros orquestales mantienen el esquema de operacin que se ha implementado en fases anteriores del programa. Semanalmente el beneficiario acudir como mnimo dos (2) veces a la semana y algunas actividades psicosociales programadas.
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Teniendo en cuenta este escenario, a continuacin se describen los lineamientos generales de la operacin del centro orquestal en los municipios Tipo B. Estratgias Metodolgicas Descripcin Clases de msica con una intensidad horaria de 3 horas semanales dividida en dos jornadas de atencin Formato a utilizar Cobertura
Musicales
Psicosociales
Listados y Registro de Asistencia SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Mdulo Eventos SIGE 2 Conciertos semestrales (semana 8 y Anexo 5 Manual 16). Operativo SIGE Anexo 7 Formato Acta de Reuniones Centros Orquestales. 2 Reuniones con padres y madres para Anexo 9 Listado de abordar temas relacionados a la Asistencia de Padres y dinmica del centro orquestal y sobre el Madres. proceso musical de los beneficiarios. Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual 140 Operativo SIGE beneficiarios Anexo 10 Formato Acta con un cupo mximo de 40 de Conformacin de asistentes por Comit de Veedura y 2 Comits de veedura integrados por actividad Acta de Informacin de beneficiarios, familiares y personas de Comit de Veedura la comunidad. Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Trabajo en red con las instituciones pblicas y privadas presentes en el rea Anexo 13 Memoria de de influencia del proyecto. Hacer Reunin presencia en las reuniones de las regionales del DPS Realizar seguimiento a travs de llamadas y/o visitas domiciliarias a los Anexo 11 Formato beneficiarios que no han regresado a Visita Domiciliaria las clases, para identificar los motivos y establecer compromisos con las familias
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iii. Municipios Tipo C - Discapacidad
Los municipios donde se desarrolla el componente de discapacidad son 9: Buenaventura, Pasto, Florencia, Puerto Ass, Medelln, Bucaramanga, Bogot y Sincelejo en los mismos Centros Orquestales donde se desarrolla el programa de Pre - Orquesta. Este componente se implementar en Tumaco a partir de este ao. El componente de discapacidad busca contribuir a la rehabilitacin de los nios, nias, adolescentes y jvenes con discapacidad vctimas del conflicto armado (90% de los cupos) y en vulnerabilidad extrema (10%). Estos municipios son priorizados por el DPS con base en el Auto 006 de 2009 y la Ley de Vctimas 1448 de 2010 donde se evidencia la compleja realidad de esta poblacin que por su situacin ha sido histricamente excluida y vulnerada. El proceso con poblacin con discapacidad implica un trabajo cercano con los cuidadores, quienes son los garantes de derechos de esta poblacin y a quienes hay que fortalecer en el manejo de la discapacidad para generar procesos de autonoma en las actividades de la vida diaria de los beneficiarios, fomentar las prcticas sociales vinculantes entre las familias y con los escenarios y mecanismos de participacin ciudadana. En los casos donde se identifique que el beneficiario egresado del componente de discapacidad puede incluirse en una preorquesta regular se realizar este proceso teniendo en cuenta que para el adecuado proceso de inclusin de personas con discapacidad es necesario que los nios, nias y adolescentes sean pares en cuanto a edad cronolgica pues esto permite que la inclusin sea fluida, al igual que contemplar la asesora y acompaamiento de un profesional del rea social y/o ocupacional para sensibilizar e interactuar con todos los actores que se involucran en la Inclusin, orientar y apoyar los procesos de enseanza y aprendizaje musical del beneficiario, diseo de ayudas tcnicas para la interpretacin instrumental, entre otros. Teniendo en cuenta este escenario, a continuacin se describen los lineamientos semestrales generales de la operacin en los municipios Tipo C.: Estratgias Metodolgicas Descripcin Clases de Sensibilizacin musical, 2 horas semanales Musicales 1 muestra musical (clase abierta o concierto). 4 Talleres con padres y madres con el propsito de trabajar la recuperacin de la memoria histrica, manejo del duelo, derechos y manejo de la Formato a utilizar Listados y Registro de Asistencia SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Anexo 9 Listado de Asistencia de Padres y Madres. Anexo 8 Matriz de Cobertura
50 estudiantes por centro (4 grupos).
Psicosociales
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Estratgias Metodolgicas Descripcin discapacidad. Formato a utilizar Sistematizacin de Jornadas Pedaggicas. Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE Anexo 8 Matriz de Sistematizacin de Jornadas Pedaggicas. Cobertura
1 Taller de sensibilizacin sobre la discapacidad dirigido a los beneficiarios regulares del Centro Orquestal.
Anexo 10 Formato Acta de Conformacin de Comit de Veedura y Acta de Informacin de Comit de Veedura 2 Comits de veedura integrados por Mdulo Eventos SIGE Anexo 5 Manual los cuidadores y personas de la comunidad. Operativo SIGE Anexo 11 Formato Visita Domiciliaria Anexo 15 Formato 20 Visitas domiciliarias realizadas a los Historia Familiar y beneficiarios nuevos para conocer a Ocupacional e Instructivo las familias y aplicar el formato de Municipios Tipo C historia familiar y social Informe Psicosocial mensual SIGE Anexo 5 Manual Operativo SIGE 7 Planes caseros en las ciudades Anexo 16 Formato Plan donde haya terapeutas ocupacionales Casero para los beneficiarios que tengan u Informe Psicosocial grado bajo de funcionalidad para mensual SIGE brindar orientacin a las familias de Anexo 5 Manual cmo manejar la discapacidad en el Operativo SIGE hogar. Articulacin interinstitucional para contribuir a la garanta de los derechos de la poblacin vctima con Anexo 14 Carta discapacidad (programas de ayudas Remisoria tcnicas, hogar gestor, programas de rehabilitacin, educacin formal y no formal, recreacin, etc.) Adaptaciones bsicas de accesibilidad a los Centros Orquestales que lo Registro Fotogrfico requieran desde el enfoque RBC
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Estratgias Metodolgicas Descripcin Formato a utilizar Cobertura
Acompaamiento al proceso de Informe Psicosocial SIGE enseanza aprendizaje en las clases Anexo 17 Formato Notas de msica por parte de los de Evolucin profesionales sociales y ocupacionales
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B. Orientaciones para la gestin administrativa Siendo prioritaria la participacin de beneficiarios pertenecientes a familias vctimas del conflicto armado y en familias de vulnerabilidad extrema el proceso de convocatoria se debe realizar en articulacin con las instancias del DPS durante toda la vigencia del Programa para poder cumplir con la meta de cobertura de cada centro orquestal. A continuacin se describen las fases del desarrollo del Programa: Proceso de Convocatoria: el proceso de convocatoria se debe realizar a travs de la visita a las instancias del Estado que trabajan con poblacin vctima del conflicto armado como son: las Regionales del Departamento para la Prosperidad Social, Unidades de Atencin a la poblacin en situacin vctimas, asociaciones de personas vctimas, Centros de encuentro y operadores para la atencin integral a vctimas entre otras. Los mecanismos de convocatoria pueden ser diversos y dependen de cada municipio pero dado el xito alcanzado en las fases anteriores del Programa se proponen las siguientes: perifoneo, visitas institucionales (Gobernaciones, Alcaldas, Secretarias de Educacin, Social y Cultura Municipal, ICBF), visitas a colegios, entrega de volante del Programa, entre otros. Proceso de Inscripcin: Paralelo al proceso de convocatoria se realiza el proceso de inscripcin de los beneficiarios. An cuando el proceso de promocin de inscripciones se realiza a comienzos del primer y segundo semestre, este proceso se puede realizar durante cualquier momento del periodo de formacin dependiendo de los cupos que se puedan ofrecer. Este proceso contempla los siguientes momentos: Verificacin en el SIPOD o en la base de Datos establecida de la condicin de desplazado o de Victima posteriormente en el registro nico de vctimas: Los asistentes administrativos diligenciarn el Formato de Verificacin de Beneficiarios con la informacin necesaria para que en la Coordinacin de Planeacin e Informacin de Batuta los verifique en el SIPOD o en la base de datos establecida. Una vez el (la) encargado(a) de la Coordinacin devuelva el cuadro debidamente verificado, se entiende que estos menores quedarn inscritos en el programa. Ver Anexo 2 Formato Verificacin Beneficiarios. Para el caso de la poblacin en extrema vulnerabilidad que no es vctima, se deber tener en cuenta una asignacin de cupos as: 10% de los cupos el componente de discapacidad y 20% en preorquestal. En el caso de los coros se podrn utilizar las remisiones de las Alcaldas, las Personeras, las Escuelas, los Colegios pblicos y/o la solicitud de copias recibos de servicios pblicos de la residencia donde se confirme que pertenecen a sisben 1 y 2.
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Proceso de Inscripcin por Tipo de Municipios: Teniendo en cuenta que los beneficiarios del programa este ao deben ser nios, nias y adolescentes pertenecientes a familias vctimas del conflicto armado en Colombia y reconociendo que DPS aun no ha consolidado la base de datos de victimas sobre la cual verificar, se recomienda continuar el proceso de convocatoria enfatizando en la poblacin en situacin de desplazamiento hasta que oficialmente se haga entrega de la base de victimas. Las proporciones son en los municipios tipo A Y B son: 80% Poblacin en situacin de desplazamiento registrada en el SIPOD y 20% vulnerables y en el componente de discapacidad el 95% deben encontrarse en el SIPOD Y 5% poblacin vulnerable. El siguiente cuadro describe el procedimiento a seguir en el proceso de convocatoria y matricula de los beneficiarios del centro orquestal Paso 1. Identificar que beneficiarios antiguos siguen en el programa. Paso 2. Seguir realizando convocatoria focalizada a la poblacin en situacin de desplazamiento y matricularlos previa verificacin en el SIPOD. La verificacin en el SIPOD se realizar hasta que DPS tenga consolidada la base de datos de las vctimas del conflicto armado en Colombia. Paso 3. Si an quedan cupos libres en el C.O se pueden matricular nios, nias y adolescentes de SISBEN nivel 1 y 2.
Pasos 1 Tipo A Beneficiarios antiguos: continan en el programa Beneficiarios nuevos: revisin en el SIPOD SISBEN 1, estratos 1 y 2 Tipo B Beneficiarios antiguos: continan en el programa Beneficiarios nuevos: revisin en el SIPOD SISBEN 1, estratos 1 y 2 Proporcin 80% poblacin en situacin de desplazamiento (112 beneficiarios) 20% vulnerables (28 beneficiarios) Se exceptan: Leticia, San Andrs, Ataco, Planadas y Tunja Tipo C Beneficiarios antiguos: continan en el programa Beneficiarios nuevos: revisin en el SIPOD SISBEN 1, estratos 1 y 2 Proporcin 95% poblacin en situacin de desplazamiento (133 beneficiarios) 5% vulnerables (7 beneficiarios)
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Proporcin 80% poblacin en situacin de desplazamiento (112 beneficiarios) 20% vulnerables (28 beneficiarios)
Luego de haber realizado previamente la verificacin de los beneficiarios, los asistentes administrativos inician el proceso de inscripcin, el cual comprende el registro de la informacin bsica del beneficiario en la Hoja de Inscripcin, sta debe ser diligenciada a mano y posteriormente debern subirse los datos al SIGE. Adicionalmente, en el componente de Discapacidad se debe adjuntar, la fotocopia del documento de identidad del estudiante, del carnet de EPS y el diagnstico
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mdico cuando la familia lo tenga. Para esta ocasin se requiere hacer uso de la nueva versin de la Hoja de Inscripcin, la cual se compone de: I. Informacin del Centro Orquestal, II. Informacin del Estudiante, III. Informacin de la Vivienda, IV. Informacin Familiar, V. Informacin del Programa Musical, VI. Informacin del Convenio, VII. Compromiso. Importante: De su correcto y completo diligenciamiento se obtiene la caracterizacin de los beneficiarios y se realiza la entrega de informes mensuales al DPS. Ver Anexo 3 Hoja de Inscripcin. Todos los acudientes de los beneficiarios del Programa deben firmar la Carta de compromiso, la cual debe ser leda por los asistentes, haciendo nfasis en la asistencia de los beneficiarios a todas las actividades programadas, en el valor cupo-ao y los compromisos de las familias en el acompaamiento al proceso musical y la participacin en los talleres y reuniones. Ver Anexo 4 Carta de Compromiso. En los municipios donde la poblacin se encuentra en riesgo, se hace necesario que toda la informacin de los beneficiarios sea mantenida bajo llave y que est no se divulgue o entregue a ninguna entidad o persona sin la autorizacin de la gerencia regional respectiva. Solo podr ser ofrecida si es solicitada por el Coordinador de las Regionales del Departamento para la Prosperidad Social (DPS). Desarrollo de las clases y del acompaamiento psicosocial. Durante el desarrollo de las clases se debe ofrecer la atencin integral a travs de la msica y del acompaamiento psicosocial. Las estrategias metodolgicas utilizadas en los centros orquestales son las siguientes: Talleres musicales y ensayos: Posibilitan el desarrollo de las distintas habilidades musicales y cognitivas de los nios, nias y adolescentes. Tienen la siguiente estructura: demostracin por parte del profesor, trabajo de los estudiantes con el acompaamiento permanente del maestro, reflexin y retroalimentacin final por parte de todos, acerca de lo logrado en la jornada de trabajo. Los talleres estn en funcin de las secciones de la preorquesta y el segundo hacia el trabajo conjunto de todos los miembros de la agrupacin. Concierto: El concierto es componente sustancial de la propuesta acadmica de la fundacin Batuta y, por tanto, la realizacin de estos tiene gran importancia en el proceso formativo. Es el motor de motivacin que siempre debe estar presente como fin a corto y largo plazo. Es all donde el proceso de preparacin cobra sentido para los integrantes de las agrupaciones pre orquestales o corales, para sus familias y comunidades. Adems de lo anterior, el concierto brinda la oportunidad a las comunidades de acceder a la cultura, al tiempo que se convierte en un espacio que propicia la cohesin y la solidaridad comunitaria. Encuentros: Los encuentros de pre orquesta o coro sern prioritariamente de carcter local. Se caracterizan por convocar a varias agrupaciones en una ciudad o
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municipio, con el propsito de realizar adems de las diversas actividades musicales, jornadas de reflexin acerca del valor social de la msica y de la posibilidad de que sta se convierta en herramienta de rehabilitacin individual y comunitaria. Los encuentros constituyen un espacio nico para compartir experiencias personales y grupales relacionadas con el conflicto, adems de evidenciar el desempeo y expresin musical propios del territorio. Es en el encuentro en donde se unen las diversas manifestaciones musicales en torno a un objetivo comn, generalmente representado por el montaje conjunto de una o dos obras musicales, seleccionadas pensando en generar vnculos de unin y reconocimiento entre los integrantes de las distintas agrupaciones. Sentirse parte fundamental de estos espacios permite a los nios, nias y adolescentes que han sido vctimas, llenar su historia de experiencias nuevas que re signifiquen su proyecto de vida desde la prctica musical, ampliando su perspectiva del mundo y reorientando su concepcin de paz; adems contribuyen a minimizar el impacto generado por la vivencia del conflicto armado, favoreciendo la rehabilitacin comunitaria y la no repeticin de los hechos violentos. Talleres para beneficiarios directos o sus familias: Espacio que contribuye a la expresin de sentimientos, ideas, experiencias vividas y en donde adems se abordan temticas como la comunicacin asertiva, pautas de crianza, derechos, reconstruccin de la memoria histrica y resiliencia. Busca a travs del encuentro de saberes y experiencias, minimizar el impacto de la vivencia del conflicto desde la subjetividad y la ldica. Cine foro: Estrategia de acompaamiento psicosocial que busca abordar temas relacionados con la msica y la formacin de valores para la paz a travs de la proyeccin de pelculas, videos y audiciones musicales guiados por un profesional vinculado con el proyecto. El cine recrea e ilustra diferentes aspectos sociales, generando en el pblico una experiencia sensorial de asimilacin, rompimiento, reflexin y pensamiento crtico de la realidad. Es entonces una herramienta de modelacin ya que contribuye a la ejemplificacin de diferentes situaciones susceptibles de abordarse en beneficio de la poblacin infantil y juvenil vctima. Los participantes estn inmersos en la historia que se proyecta permitiendo a los asistentes la reflexin sobre elementos que pueden retomar en su vida. El orientador o facilitador brinda pautas que faciliten la reflexin, lo cual dirige la atencin de los participantes hacia los aprendizajes necesarios sobre derechos, la paz, la convivencia y los valores. La visita domiciliaria: Permite identificar aspectos relevantes del beneficiario y su familia para orientar el proceso de rehabilitacin y genera mayor confianza por
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parte de la poblacin vctima del conflicto, quienes en ocasiones sienten desconfianza y apata, producto de los hechos vividos en la guerra; por lo tanto la visita domiciliaria como herramienta de acompaamiento psicosocial genera una mayor confianza para la poblacin y permite hacer del diagnostico y parte del proceso de atencin una relacin ms compleja, puesto que consiente una superior comunicacin con las personas, al permitir identificar de mejor manera su cotidianidad, el aspecto relacional, sus costumbres, entre otros (Pabn y Riao 2006). Promocin de lectura: La lectura ayuda al desarrollo y perfeccionamiento del lenguaje, eleva el nivel de fluidez en la expresin oral y escrita, aumenta el vocabulario y mejora ostensiblemente la ortografa; enriquece las relaciones humanas, permite exponer el propio pensamiento, los sentimientos vividos en el conflicto, aumenta el bagaje cultural y proporciona informacin y conocimientos. Exige una participacin activa y una actitud dinmica, es decir, el lector es el protagonista de su propia lectura y facilita la recreacin de los hechos vividos en el marco del conflicto armado, de la fantasa y el desarrollo de la creatividad. Los contenidos que se abordaran con esta estrategia son: las habilidades sociales enfatizando en la expresin alternativa de los sentimientos experimentados en la guerra desde una perspectiva positiva y propositiva por eso de reforzaran la convivencia pacfica, educacin para la paz, con el propsito de generar espacios de reflexin, adems de fomentar la lectura. i. Informes de Gestin Informe de Gestin Administrativa: corresponde al informe que diligencian mensualmente los asistentes administrativos a travs del -SIGE- y comprende las actividades realizadas en el Centro Orquestal y la Gestin realizada. Informe de Asistencia: El informe de asistencia se divide en dos momentos, el primero consiste en que tanto asistentes administrativos como profesores, debern diligenciar los listados de control de asistencia de beneficiarios semanalmente y que podrn descargar del SIGE e imprimir luego de haber inscrito correctamente a los beneficiarios y haberles asignado una agrupacin, posteriormente debern ingresar dichas asistencias en el SIGE como parte del seguimiento nio a nio. Si un beneficiario de un municipio Tipo A deja de asistir al Centro Orquestal hasta por seis clases consecutivas y un beneficiario de un municipio Tipo B deja de asistir 4 veces de manera consecutiva, sin causa justa perder la oportunidad de estar en el programa y esta situacin se debe reflejar en el informe mensual de cada una de las agrupacin y dejarlo notificado en el informe individual y formato de inscripcin. En el caso de que en el Centro Orquestal no hayan cumplido con el 100% de la asistencia de los beneficiarios, debern realizar el Informe de Asistencia, el cual consiste en contestar una serie de preguntas que permitan comprender las
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dificultades en el cumplimiento de esta meta, por lo tanto, solo los Centros Orquestales que demuestren una asistencia de los beneficiarios del 100% o ms, segn los cupos establecidos, no debern diligenciar dicho informe. Informe de seguimiento individual por beneficiario: este refleja el desarrollo del beneficiario directo desde los ejes musical y psicosocial. Deber ser diligenciado de manera semestral. Informes musicales por agrupacin: corresponde al informe que deben diligenciar todos los profesores y ser diligenciado cada mes y medio. La informacin deber registrarse a travs del SIGE y revisarse por las coordinaciones musicales (centro orquestal, ciudad y departamento) y por el rea Acadmica de Batuta. De otra parte, deben registrarse de manera mensual en el Mdulo Eventos las actividades musicales tales como conciertos, encuentros locales y clases abiertas. Informe psicosocial: corresponde al informe que diligencian los profesionales del rea de gestin social en colaboracin con la asistente del centro, da cuenta de las acciones realizadas en el Centro Orquestal en relacin con el acompaamiento psicosocial de los beneficiarios y sus familias. Se realiza en dos momentos, el primero consiste en contestar una serie de preguntas que permitan identificar el trabajo de campo a travs de las visitas domiciliarias, planes caseras y el trabajo interinstitucional; en un segundo momento, se registran los Eventos o actividades de atencin psicosocial: comits de veedura, cine-foros, talleres, promocin de lectura y actividades ldicas. Este de diligenciar de manera mensual Informe Informe de Gestin Administrativa Informe de Asistencia al centro orquestal Informes Musicales y psicosociales individuales Informe Musical Grupal Informe Psicosocial Responsable Asistente Administrativo(a) Asistente y profesor Equipo de trabajo del Centro Orquestal Profesores Equipo psicosocial Periodicidad Mensual Mensual Semestral Mes y medio Mensual
Ver Anexo 5 Manual Operativo Sistema de Informacin y Gestin de Estudiantes SIGEii. Seguimiento y Evaluacin: El seguimiento y evaluacin a los equipos locales del Programa, se realiza de manera presencial o indirecta a travs de llamadas, video llamadas y visitas de acompaamiento, entre otros, con el fin de acompaar y retroalimentar los procesos musicales, administrativos y psicosociales. El seguimiento a los beneficiarios tendr como objetivo identificar el impacto del Programa en las dimensiones musical y psicosocial, teniendo en cuenta las variables de resiliencia, autoestima y liderazgo.
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C. Actividades y requerimientos especficos al interior de los centros orquestales El equipo de cada uno de los centros orquestales debe realizar las siguientes actividades durante el perodo de formacin musical dentro del Programa. i. Plan Operativo y Cronograma del Centro Orquestal
El equipo de trabajo del Centro Orquestal deber construir colectivamente el Plan Operativo y el Cronograma de actividades del Centro Orquestal, en estos formatos se contemplan convocatoria, gestin de diferentes recursos, inicio y finalizacin de clases, actividades psicosociales, comits de veeduras, reuniones, conciertos, reuniones de equipo, trabajo en red, envo de informes, legalizacin de caja menor, etc., cada equipo incluir los aspectos ms importantes que orienten las actividades del Centro Orquestal. Es importante tener presente que la planeacin de los Centros Orquestales debe responder a la Planeacin Nacional del Programa la cual ser difundida desde la Direccin Nacional de acuerdo a los indicadores establecidos por el DPS. El ejercicio de planeacin de cada centro orquestal deber ser enviado a la gerencia regional correspondiente. Ver Anexo 6 Formato Plan Operativo y Cronograma de Actividades del Centro Orquestal
ii.
Reuniones padres y madres de Familia
Las reuniones de padres y madres de familia tendrn por objeto tener contacto directo con los padres o acudientes y fomentar la participacin permanente de los beneficiarios mostrando los avances y progresos en la formacin musical de los beneficiarios directos. Estas reuniones se programarn 2 veces por semestre en los municipios A y B. De su desarrollo se dejar memoria en el acta de reunin. Ver Anexo 7 Formato Acta de Reuniones Centros Orquestales. iii. Reuniones de coordinacin con las Regionales del Departamento para la Prosperidad Social (DPS)
Los Coordinadores Musicales de cada ciudad capital y los profesionales de trabajo psicosocial debern participar en los Comits Operativos que sean citados por Regionales de Departamento para la Prosperidad Social (DPS), con el objetivo de presentar informes sobre el desarrollo del Programa y recibir informacin sobre las actividades del DPS que puedan fortalecer el trabajo de las dos entidades. Para este efecto, las reuniones deben citarse o programarse por parte de Departamento para la Prosperidad Social (DPS) con suficiente antelacin con el fin de no causar interferencia con las clases o las actividades cotidianas de los Centros Orquestales.
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Las Regionales del Departamento para la Prosperidad Social (DPS), deben participar en las siguientes actividades: Promover, motivar y convocar a la poblacin objetivo para que se inscriba y participe en el Programa. Asistir a las presentaciones de los nios, nias adolescentes y jvenes beneficiados para motivar y valorar los logros alcanzados por los alumnos y sus familias en el desarrollo del Programa. Brindar informacin pertinente y oportuna para la identificacin de los posibles beneficiarios, por ejemplo sobre la poblacin vulnerable, desplazada y victima que es beneficiaria de otros Programas. Apoyar a La Fundacin en la identificacin de los barrios o sectores dnde est ubicada la mayor parte de poblacin vulnerable, desplazada y vctima que pueda ser beneficiaria del Programa Apoyar la comunicacin entre la Fundacin Batuta y las organizaciones de desplazados y victimas o entidades que trabajan por esta poblacin. Efectuar la invitacin a los Coordinadores Musicales de Batuta a las reuniones de Comits Operativos o de Coordinacin de los diferentes programas o Programas con el fin de aunar esfuerzos en la identificacin y convocatoria de beneficiarios. Ofrecer apoyo a Batuta para conocer el directorio de instituciones con las que existe posibilidad de establecer alianzas o gestionar recursos que permitan fortalecer la ejecucin del Programa. Apoyar la identificacin y seleccin del sitio donde funcionar el Centro Orquestal, teniendo en cuenta las consideraciones para la apertura de estos. Apoyar a La Fundacin para establecer acuerdos con la institucin seleccionada para el funcionamiento del Centro Orquestal, con el fin de garantizar la disponibilidad del local seleccionado para la realizacin de las actividades propias del Programa. Apoyar a solicitud de Batuta, la conformacin de las veeduras ciudadanas para el Programa. Acordar con los coordinadores musicales del Programa en Batuta la realizacin de conciertos o presentaciones en los eventos que realice el Departamento para la Prosperidad Social (DPS). Participar en el seguimiento del Programa de acuerdo con las orientaciones acordadas por el Comit Coordinador Nacional. Informar en los diferentes espacios donde tenga presencia el Departamento para la Prosperidad Social (DPS) y La Fundacin Batuta, de la atencin que se est brindando por medio del Programa. iv. Comits de Veedura
Estos deben realizarse como mnimo dos veces por semestre y debern incluirse las fechas en los cronogramas de cada Centro Orquestal. El Comit debe estar constituido por estudiantes, padres y madres de familia y comunidad en general. Se debe llevar un acta para darle seguimiento. (Ver Anexo 10 Formato Acta de Conformacin de Comit de Veedura y Acta de Informacin de Comit de Veedura).
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Es importante resaltar que siempre deben participar representantes de los beneficiarios directos, padres de familia y alguien de la comunidad. Con el propsito de potencializar el espacio del comit de veedura, se realizar una encuesta en cada reunin para conocer la percepcin de los beneficiarios, sus familias y de la comunidad sobre el proceso, esta retroalimentacin ser consignada en el informe de gestin. El objetivo de conformar e impulsar Comits de Veedura por cada Centro Orquestal, es abrir un espacio de participacin en el cual los delegados o interesados de parte de los beneficiarios reciben la informacin del Programa, su ejecucin y las obligaciones de la Fundacin Nacional Batuta y pueden evaluar el desarrollo del programa. Pueden adems los beneficiarios hacer comentarios y sugerencias para el mejoramiento del servicio, temas que sern consignados mediante acta de cada reunin, que debe ser remitida a la respectiva Gerencia Regional. La Fundacin Nacional Batuta continuar impulsando la conformacin de las Veeduras Ciudadanas del Programa en el marco de la Ley 850 de 2003 y especficamente los artculos 1, 4, 5 y 6, como un proceso de participacin amplio, transparente y externo a la Fundacin:
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ARTCULO 1o. DEFINICIN. Se entiende por Veedura Ciudadana el mecanismo democrtico de representacin que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestin pblica, respecto a las autoridades, administrativas, polticas, judiciales, electorales, legislativas y rganos de control, as como de las entidades pblicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carcter nacional o internacional que operen en el pas, encargadas de la ejecucin de un programa, Programa, contrato o de la prestacin de un servicio pblico. Dicha vigilancia, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 270 de la Constitucin Poltica y el artculo 100 de la Ley 134 de 1994, se ejercer en aquellos mbitos, aspectos y niveles en los que en forma total o parcial, se empleen los recursos pblicos, con sujecin a lo dispuesto en la presente ley. Los representantes legales de las entidades pblicas o privadas encargadas de la ejecucin de un programa, Programa, contrato o de la prestacin de un servicio pblico debern por iniciativa propia, u obligatoriamente a solicitud de un ciudadano o de una organizacin civil informar a los ciudadanos y a las organizaciones civiles a travs de un medio de amplia difusin en el respectivo nivel territorial, para que ejerza la vigilancia correspondiente. ARTCULO 4o. OBJETO. La vigilancia de la gestin pblica por parte de la Veedura Ciudadana se podr ejercer sobre la gestin administrativa, con sujecin al servicio de los intereses generales y la observancia de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad, y publicidad. Ser materia de especial importancia en la vigilancia ejercida por la Veedura Ciudadana la correcta aplicacin de los recursos pblicos, la forma como estos se asignen conforme a las disposiciones legales y a los planes, programas, y Programas debidamente aprobados, el cumplimiento del cometido, los fines y la cobertura efectiva a los beneficiarios que deben ser atendidos de conformidad con los preceptos antes mencionados, la calidad, oportunidad y efectividad de las intervenciones pblicas, la contratacin pblica y la diligencia de las diversas autoridades en garantizar los objetivos del Estado en las distintas reas de gestin que se les ha encomendado. Las veeduras ejercen vigilancia preventiva y posterior del proceso de gestin haciendo recomendaciones escritas y oportunas ante las entidades que ejecutan el programa, Programa o contrato y ante los organismos de control del Estado para mejorar la eficiencia institucional y la actuacin de los funcionarios pblicos. ARTCULO 5o. MBITO DEL EJERCICIO DE LA VIGILANCIA. Las veeduras ejercern la vigilancia en el mbito nacional, departamental, municipal, y dems entidades territoriales, sobre la gestin pblica y los resultados de la misma, trtese de organismos, entidades o dependencias del sector central o descentralizado de la administracin pblica; en el caso de organismos descentralizados creados en forma indirecta, o de empresas con participacin del capital privado y pblico tendrn derecho a ejercer la vigilancia sobre los recursos de origen pblico. La vigilancia de la Veedura Ciudadana se ejercer sobre entidades de cualquier nivel o sector de la administracin y sobre particulares y organizaciones no gubernamentales que cumplan funciones pblicas, de acuerdo con las materias que interesen a aquellas, de conformidad con su acta de constitucin, sin importar el domicilio en el que se hubiere inscrito. ARTCULO 6o. Objetivos: a) Fortalecer los mecanismos de control contra la corrupcin en la gestin pblica y la contratacin estatal; b) Fortalecer los procesos de participacin ciudadana y comunitaria en la toma de decisiones, en la gestin de los asuntos que les ataen y en el seguimiento y control de los Programas de inversin; c) Apoyar las labores de las personeras municipales en la promocin y fortalecimiento de los procesos de participacin ciudadana y comunitaria; d) Velar por los intereses de las comunidades como beneficiarios d la accin pblica; e) Propender por el cumplimiento de los principios constitucionales que rigen la funcin pblica; f) Promocionar el liderazgo y la participacin ciudadana.
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v. Condiciones de Salubridad e higiene y control ambiental de los centros orquestales
Para el desarrollo del Programa, el presente documento establece las condiciones de higiene, seguridad y control ambiental que todos los Centros Orquestales deben garantizar: Botiqun de primeros auxilios Extintores de incendio Condiciones de higiene y servicios sanitarios Sealizacin de los Centros Orquestales Implementos de aseo (entre ello canecas diferenciales para el adecuado manejo de basuras) Seguridad en los salones
Ver Anexo 18 Reglamento de Higiene, Seguridad y control ambiental vi. Ruta de Atencin a los Beneficiarios
La ruta de atencin es un proceso que se implementa a travs de diferentes mecanismos que sirven para convocar a las familias, a los nios, nias adolescentes y jvenes que sern los beneficiarios, las acciones claves de este proceso son: Definicin de las ciudades a intervenir y cupos asignados, en el marco del Programa, por parte del Comit Tcnico, con base en el registro de poblacin desplazada por municipios, retornos y zonas de consolidacin. Comunicacin y reunin con los Coordinadores de las Regionales Departamento para la Prosperidad Social (DPS) para determinar las zonas de llegada o asentamientos de poblacin desplazada en cada municipio y establecer prioridades. Realizar reuniones de coordinacin en primera instancia con las Unidades de DPS la Personera, tambin con, las Secretarias de Gobierno o entidades relacionadas con la atencin vctimas, retornados y reubicados, para obtener informacin general de la poblacin vctima y ms vulnerable sobre su contexto y ubicacin (zonas, barrios, comunas). Realizar reuniones con Secretaras de Educacin y rectores de Colegios que reciben los nios, nias, adolescentes y jvenes de las familias desplazadas y vctimas, que faciliten informacin sobre la ubicacin de las sedes y de posibles beneficiarios, para convocarlos de manera directa en los centros de enseanza. Definicin de ubicacin de la sede e inicio de la convocatoria para inscripcin. Los Centros Orquestales se ubican en los mismos asentamientos de la poblacin desplazada o en sitios muy cercanos que faciliten el acceso de los nios, nias, adolescentes y jvenes que brinden las condiciones bsicas de seguridad y permitan el funcionamiento del Centro Orquestal. Las inscripciones se hacen con nfasis en poblacin en situacin de desplazamiento y vctimas y se les da prioridad para la asignacin de cupos.
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Usar los medios de comunicacin locales y publicidad para dar a conocer el Programa, normalmente se usan volantes, cuas radiales, perifoneo y cartas. En los sitios donde ya existen Centros Orquestales se hacen conciertos para motivar a nios, nias, adolescentes y jvenes. Articulacin con otros programas del DPS por ejemplo Familias en Accin, para entregar informacin, convocar a los nios, nias, adolescentes y jvenes y realizar conciertos para las mismas familias. Una vez los nios, nias, adolescentes y jvenes han sido inscritos en el programa se les asigna un grupo y horario e inician el proceso de formacin musical. vii. Traslado lugar de residencia beneficiarios
Cuando la familia o acudiente informe el cambio de su lugar de residencia y se traslade a un lugar del pas donde funcione el Programa, se ofrecer la posibilidad de hacer el traslado. La asistente informar a la gerencia regional a la que pertenece para hacer la remisin correspondiente. viii. Seguimiento y Evaluacin a la asistencia de los beneficiarios a las actividades de los ejes psicosocial y musical (indicadores)
El seguimiento y la evaluacin es una actividad continua que provee informacin sobre las actividades y el desarrollo dentro del programa de los beneficiarios y sus familias. Los indicadores son establecidos por la Direccin de Programas especiales del DPS y estn acorde con la ficha BPIN del DNP del respectivo programa. La asistencia a las clases de msica y a los talleres de atencin psicosocial es un indicador fundamental para la permanencia y la continuidad de los estudiantes en el proceso de formacin, por tal razn es importante tener en cuenta el mnimo de asistencia a dichas clases y actividades con el fin de dar alcance a los objetivos del Programa. En este orden de ideas, se expone a continuacin una tabla de calificacin a tenerse en cuenta para un seguimiento adecuado, donde Bueno, debe entenderse como el nivel mnimo de asistencia por estudiante: Asistencia Mensual del estudiante municipios Tipo A Corresponde al beneficiario que asiste 12 veces al mes, equivalente a 20 horas mensuales Corresponde al beneficiario que asiste 9 veces al mes, equivalente a 15 horas mensuales Asistencia Mensual del estudiante municipios Tipo B Corresponde al beneficiario que asiste 8 veces al mes, equivalente a 12 horas mensuales Corresponde al beneficiario que asiste 6 veces al mes, equivalente a 9 horas mensuales Asistencia Mensual del estudiante municipios Tipo C Corresponde al beneficiario que asiste 4 veces al mes, equivalente a 8 horas mensuales Corresponde al beneficiario que asiste 3 veces al mes, equivalente a 6 horas mensuales
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Indicador
Excelente
Sobresaliente

Indicador Asistencia Mensual del estudiante municipios Tipo A Corresponde al beneficiario que asiste 6 veces al mes, equivalente a 10 horas mensuales Corresponde al beneficiario que asiste 3 veces al mes, equivalente a 5 horas mensuales Corresponde al beneficiario que asiste 1 vez al mes, equivalente a 1,5 horas mensuales Asistencia Mensual del estudiante municipios Tipo B Corresponde al beneficiario que asiste 4 veces al mes, equivalente a 6 horas mensuales Corresponde al beneficiario que asiste 2 veces al mes, equivalente a 3 horas mensuales Corresponde al beneficiario que asiste 1 vez al mes, equivalente a 1,5 horas mensuales Asistencia Mensual del estudiante municipios Tipo C Corresponde al beneficiario que asiste 2 veces al mes, equivalente a 4 horas mensuales
Bueno
Regular
No Aplica
Malo
Corresponde al beneficiario que asiste 1 vez al mes, equivalente a 2 horas mensuales
Con el fin de dar cumplimiento a los indicadores de permanencia y continuidad de los beneficiarios en las clases de msica y las actividades psisociales, se requiere la implementacin de diferentes estrategias de seguimiento y motivacin, este seguimiento se puede realizar de diferentes maneras como el contacto telefnico, visitas institucionales y visitas domiciliarias a las familias. La visita domiciliaria es una herramienta que permite conocer la realidad en la que est inmerso el nio, nia o adolescente, acercarnos a la realidad de la familia en su contexto y comprender como este influye en el comportamiento del sujeto. La visita domicilia adems puede implementarse como estrategia de convocatoria e inscripcin, para obtener o entregar informacin, analizar conjuntamente situaciones de inters con la familia y hacer seguimiento al proceso. En el momento de inicio de la visita domiciliaria se recomienda romper el hielo a travs de una charla informal (presentacin personal y de la institucin, preguntar cmo est la familia?,), presentar del objetivo de la visita, generar acuerdos y compromisos y finalizacin de la visita (desearles lo mejor, si hay prxima reunin recordarles el da, fecha, etc. El formato diligenciado de la visita domiciliaria debe ser ubicado en el archivo fsico del estudiante. Ver Anexo 11 Formato Visita Domiciliaria
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ix. Control de asistencia a profesores
Las asistentes administrativas tienen a su cargo el registro diario de asistencia de los profesores a las clases de msica, donde deben registrar la fecha, el nombre del profesor, la nomenclatura de la agrupacin o instrumento (respondiendo a los parmetros del SIGE), la hora de llegada, la hora de salida, el nmero de horas, observaciones y firma del profesor. En el caso de no realizarse la clase o iniciarla tarde, es importante anotar en las observaciones las situaciones inusuales que incidieron en esta situacin. Cabe recordar que el procedimiento a seguir se describe en el aparte de Informes de Gestin. Ver Anexo 19 Control de Asistencia a Profesores x. Localizacin de los Centros Orquestales del Programa
Dado que el Programa contribuye a la recuperacin psicosocial de la poblacin vctima y desplazada, la localizacin de la sede del mismo debe hacerse en un lugar que facilite dicho proceso, es decir que posea una infraestructura adecuada, que permita crear un espacio agradable para el desarrollo de las clases, al cual los estudiantes asistan con gusto y se sientan cmodos; adems debe tener la dotacin que ha sido establecida para un Centro Orquestal y ser de fcil acceso para los posibles beneficiarios. Para la creacin de nuevos centros orquestales, la sede ser escogida de comn acuerdo con las Unidades Territoriales del Departamento para la Prosperidad Social (DPS) y el respectivo Gerente Regional de la Fundacin Batuta. En los lugares establecidos para el funcionamiento del Programa, debe renovarse o hacerse un Programa o comodato escrito que garantice la disponibilidad del espacio durante todo el ao. A la terminacin del contrato se debe restituir el bien, mediante la elaboracin de la correspondiente Acta de Entrega o Acta de Entrega de Inventario (cuando el inmueble cuente con mobiliario). En el caso de que el comodante solicite pago de expensas (pago de servicios pblicos, administracin, manteniendo, etc.), deber utilizar el formato de Contrato de Comodato (pago de expensas) Ver Anexo 20 Modelo Contrato de Comodato Ver Anexo 21 Modelo Contrato de Comodato (pago de expensas) Ver Anexo 22 Modelo acta de entrega Ver Anexo 23 Modelo acta de entrega e inventario
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xi. Documentacin de los beneficiarios: CONFIDENCIALIDAD
Todos los documentos que se gestionen que tengan informacin sobre los beneficiarios como lo son Hoja de Inscripcin, carta de compromiso, evaluaciones de los alumnos, permisos y autorizaciones siempre deben estar bajo llave. No se pueden tomar videos y fotografas donde se identifiquen los menores. D. Plan de Accin y Cronograma de Actividades El Plan de Accin constituye la herramienta de planeacin del Programa Msica para la reconciliacin y su permanencia es de un ao. En ste se define la cobertura a nivel nacional y el nmero de cupos asignados en las diferentes ciudades donde interviene el Programa e Indicadores. Igualmente define la forma como el Sistema Batuta se adecua para la ampliacin de cobertura con la apertura de nuevos centros, la ampliacin de cobertura en otros, la contratacin de nuevos profesores y asistentes administrativos de cada Centro, as como la dotacin de material pedaggico e instrumentos. Se establece tambin el calendario de clases del ao 2012 para los centros donde se ejecuta el Programa: Componentes preorquestal y discapacidad Inicio Actividades centros orquestales: Febrero 17 de 2012 Terminacin de actividades centros orquestales 16 de Diciembre Dentro del Plan de Accin de los centros orquestales se incluyen actividades tales como: Definicin de ciudades y cupos. Concertacin regional para la ejecucin del Programa Preparacin logstica de regionales Batuta Compra, adecuacin y reparacin de instrumentos rea de iniciacin musical Promocin del Programa e identificacin de usuarios. Seleccin y contratacin de profesores Capacitacin de profesores en metodologa BATUTA Inscripcin de nios, nias, adolescentes y jvenes en los Centros Orquestales Conformacin de veedura Reuniones de Veedura Realizacin de clases y ensayos Realizacin de conciertos Realizacin de encuentros regionales de preorquesta Comit de seguimiento
Con base en el Cronograma general se hace el cronograma de actividades de cada centro, que son remitidos a la respectiva Gerencia Regional de Batuta al iniciar las actividades de cada semestre. Ver Anexo 24 Plan Operativo y Cronograma 2012.
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E. Personal Vinculado al Programa i. Coordinacin Musical
El Coordinador musical es la persona encargada de entregar informacin general al Departamento para la Prosperidad Social (DPS) sobre el desarrollo del Programa, cuando la informacin es detallada, el Coordinador solicitar la informacin a la Coordinacin de Planeacin e Informacin de la Fundacin, donde se enviar un consolidado para los fines pertinentes. La informacin contable y financiera se maneja en Bogot y se presenta al Comit Tcnico Nacional del Programa desde la Gerencia Administrativa. La Coordinacin Musical de cada Centro Orquestal que pertenezca al Programa suscrito con Departamento para la Prosperidad Social (DPS), estar a cargo de un profesor y tendr una carga de horas adicionales por cada Centro Orquestal. Los Coordinadores con contrato laboral tendrn una dedicacin de tiempo parcial o completo, hasta 20 horas semanales, de las cuales una parte son sus propias horas de clase y las dems de coordinacin. Nota: Las condiciones de los contratos celebrados antes de la expedicin de este Manual, se mantendr en los trminos acordados con la Fundacin Batuta. De igual manera el Coordinador, responsable de las actividades musicales y administrativas del (los) centro(s) orquestal(es), debe contribuir a la implementacin de estrategias que permitan la permanente motivacin de las familias y de los estudiantes. ii. Profesional Equipo Psicosocial
Profesional del Equipo Psico-social, que ha realizado estudios en Trabajo Social o Psicologa, con nfasis social o comunitario. Se encarga de realizar en los Centros Orquestales la intervencin correspondiente al componente de trabajo social en la poblacin objetivo de acuerdo con las orientaciones impartidas por el rea de Gestin Social y el Comit Tcnico. iii. Asistente Administrativo
Como parte del servicio directo, en cada centro habr un Asistente Administrativo, encargado del proceso de convocatoria, inscripcin, seguimiento y asistencia de los nios, nias, adolescentes, jvenes y sus familias, adems de todos los aspectos operativos y logsticos propios del Centro Orquestal y el diligenciamiento de los informes de gestin; la vinculacin ser laboral de tiempo completo segn las necesidades del centro. La copia de los contratos celebrados con los Asistentes de Centro Orquestal por las Corporaciones debe ser remitida a la Direccin de Gestin Humana de Batuta para soportar el gasto.
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iv. Gerencia Administrativa
La coordinacin administrativa est a cargo de la Gerencia Administrativa de la Fundacin Nacional Batuta y los Gerentes Regionales. Los gerentes regionales sern responsables de los Centros Orquestales del Programa en articulacin con las Corporaciones Batuta 2. Con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas del Programa por parte de las Corporaciones Batuta se suscribir un Programa entre estos y la Fundacin, para el desarrollo de las actividades inherentes al Programa. Ver Anexo 25 Modelo de Programa con Corporaciones. Las Corporaciones recibirn el valor correspondiente a los gastos generados por la atencin de los cupos asignados al departamento, esto incluyen las actividades de convocatoria, administracin, operacin y seguimiento de los Centros Orquestales. Las funciones de esta coordinacin son las mismas establecidas en el Manual Operativo de un Centro Orquestal, ms los compromisos que resulten de la interlocucin con el Departamento para la Prosperidad Social (DPS) a nivel nacional y local, en particular la preparacin y presentacin de informes. F. Manejo de Recursos Los recursos del Programa son manejados por la Fundacin y asignados segn el presupuesto establecido para cada Centro Orquestal, teniendo en cuenta criterios homogneos para las todas las regiones y atendiendo a las necesidades particulares para la ejecucin del Programa en cada caso. De haber excedentes en un rubro del Programa, los recursos se redistribuirn buscando garantizar una mayor y/o mejor cobertura y eficiencia en el uso de los recursos. Dicha redistribucin se har de acuerdo con el Comit Tcnico del Programa. Los gastos previstos en este Programa son los que se han incluido en el Presupuesto de la propuesta presentada. La Fundacin se encargar de ejecutar los recursos de acuerdo con el presupuesto establecido para cada regional, una vez se cumplan los requisitos necesarios y en los periodos establecidos por la Gerencia Administrativa de La Fundacin Batuta para tal efecto. La transferencia de recursos de caja menor a los Centros Orquestales se realiza los 5 primeros das de cada mes. Las cuentas de cobro de los proveedores se tramitan en la medida que estas sean radicadas por cada Gerencia Regional, para las que se hace efectivo el pago en un promedio de 4 das luego de radicadas.
Las Corporaciones Batuta son entidades mixtas, sin nimo de lucro, articuladas al Sistema Batuta. Actualmente funcionan las Corporaciones de: Amazonas, Fundacin Batuta Caldas, Huila, Meta, Risaralda. La Fundacin Batuta es socio fundador de estas y participa de las Juntas Directivas y Asambleas. 40

i. Gastos de Personal y Gastos Operativos
Corresponde a la contratacin de profesores, el pago a proveedores sobre cotizaciones, la caja menor, la infraestructura y la dotacin, las camisetas, el transporte y los conciertos, los cuales se explican a continuacin: Contratacin de Profesores La contratacin de los profesores, as como la supervisin la realizarn la Fundacin Nacional Batuta y las Corporaciones Batuta en los departamentos donde estas existen. Para estimar la remuneracin a los profesores se tendr en cuenta la tarifa de hora clase establecida por la Fundacin Batuta, segn puntuacin de la hoja de vida y segn la tabla de valores generada para este fin. Las Corporaciones y dems ejecutores, debern enviar copia de los contratos celebrados con los profesores a la Fundacin con el fin de tener los soportes correspondientes de gasto. Los pagos estarn supeditados a la presentacin del respectivo informe mensual de actividades del profesor, en el formato establecido por Batuta. Cada profesor debe tener su cuenta bancaria, preferiblemente en Bancolombia o Banco Agrario, para consignarle en su cuenta de forma mensual. No se consignar en cuentas cuyo titular no sea el mismo beneficiario. Las funciones de los profesores, as como las de los coordinadores y asistentes son las que se establecen en la descripcin y funciones del cargo, expresadas en los contratos. Pago a Proveedores Sobre Cotizaciones Cuando la Fundacin Batuta o alguien en su nombre adquieran un bien o contrate un servicio deben tenerse en cuenta los procedimientos y disposiciones contenidos en el Manual de Contratacin de la Fundacin Nacional Batuta: 1) Solicitar tres cotizaciones originales por cada bien o servicio que se vaya a adquirir, las cuales deben hacerse llegar a la sede central en Bogot. Cada cotizacin debe tener: Nombre o razn social de proveedor. Nmero del NIT o RUT del proveedor. Direccin y telfono del proveedor. Fecha de expedicin de la cotizacin. Elementos o servicios a suministrar y cantidad. Valor de los elementos o servicios antes del IVA. Valor del IVA. Valor total de la cotizacin.
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Nota: Si el valor total de la cotizacin, antes del IVA, supera los valores sealados en el cuadro siguiente, se debe informar al proveedor en caso de ser seleccionado, que la Fundacin Batuta debe descontar el porcentaje de Retencin en la Fuente, detallado en el cuadro siguiente. En este mismo sentido se le informa que en el mes de marzo de cada ao La Fundacin expide una certificacin al proveedor, indicando el total de descuentos efectuados y su pago a la DIAN. Lo anterior aplica en el caso del que el proveedor no sea autorretenedor. Si el proveedor acredita su condicin de autorretenedor, de acuerdo con certificacin de la DIAN, no se descuenta Retencin en la Fuente. DESCRIPCIN RETENCIN EN LA FUENTE Concepto Venta de Bienes Races Contratos de construccin y urbanizacin Compra de combustible Consultora en obras pblicas Intereses o rendimientos financieros Honorarios y comisiones * Arrendamiento de bienes muebles Contratos de consultora y administracin delegada Compras Servicios en general ** Por emolumentos eclesisticos *** Servicios de transporte de carga Servicios de transporte nacional de pasajeros Servicios temporales Servicios de aseo y vigilancia Arrendamiento de bienes races Loteras, Rifas, Apuestas y similares Servicios de hoteles y restaurantes Otros ingresos tributarios Compra de productos agrcolas sin procesamiento industrial Compra de productos agrcolas con Base Uvt 0 0 0 0 0 0 0 0 27 4 27 4 27 4 4 27 48 4 27 92 27 Base pesos 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 703,000 104,000 703,000 104,000 703,000 104,000 104,000 703,000 1,250,000 104,000 703,000 2,397,000 703,000 Tarifa 1% 1% 0.10% 2% 7% 10%/11% 4% 6% 3,5% 4%/6% 3,5%/4% 1% 3.50% 1% 2% 3.50% 20% 3.50% 3.50% 1.50% 3.50%
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Concepto procesamiento industrial retenedores Compra de caf pergamino o cereza Retencin en colocacin independiente de juegos de suerte y azar 160 5 4,168,000 130,000 0.50% 3% Base Uvt Base pesos Tarifa
(*) 11% para pagos o abonos en cuenta a Personas Jurdicas y asimiladas - 11% para pagos o abonos en cuenta a las personas naturales por contratos cuyo valor superen la suma de 3.300 UVT. - 11% para pagos o abonos en cuenta a Personas Naturales, sobre el exceso de 3.300 UVT en el ao 2010 . - 10% para pagos o abonos en cuenta a las dems Personas Naturales (**) 6% para no obligados a declarar renta. 4% para personas jurdicas y personas naturales obligadas a declarar renta. (***) 4% por emolumentos eclesisticos efectuados a personas naturales declarantes de renta. 3.5% por emolumentos eclesisticos efectuados a personas naturales no declarantes de renta. Nota 1: El Uvt para el 2011 es de $25.132. Nota 2: Las bases que figuran o Uvt o 100%, significan que se aplicar la retencin sobre cualquier valor, sobre cualquier base, sobre el 100% de la operacin sin importar su monto. En las otras bases se aplicar la retencin sobre valores iguales o superiores. Por ejemplo, la retencin por compras se aplicar sobre operaciones iguales o superiores a $679.000 DESCRIPCIN RETENCIN EN LA FUENTE 2) Al solicitar la compra el proveedor debe expedir si es: EMPRESA 1. Factura de Venta a nombre de La Fundacin Batuta NIT 800.148.631600 en el que se pueda identificar: 1.1. Nmero de NIT 1.2. Nombre o Razn Social 1.3. Nmero de la Factura. 1.4. Direccin y Telfono PARTICULAR 1. Cuenta de cobro o documento equivalente a nombre de La Fundacin Batuta NIT 800.148.631-600 en el que se pueda identificar: 1.1. Nmero del NIT o cdula del proveedor, identificando el lugar de expedicin. 1.2. Nombre o razn social. 1.3. Direccin y telfono. 1.4. Fecha de expedicin de la cuenta de cobro.
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EMPRESA 1.5. En al factura debe estar impreso si es autorretenedora de acuerdo con certificacin de la DIAN. 1.6. Fecha de expedicin de la Factura 1.7. Elementos o servicios suministrados y la cantidad. 1.8. Valor de los elementos o servicios antes del IVA. 1.9. Valor del IVA. 1.10. Valor total de la factura PARTICULAR 1.5. Elementos o servicios suministrados y cantidad 1.6. Valor de los elementos o servicios. 1.7. Valor total de la cuenta de cobro. 1.8. Tener inscrito Responsable de IVA rgimen simplificado NOTA: En ningn caso una cuenta de cobro debe especificar IVA a pagar, de hacerlo debe exigirse factura de venta
Caja Menor El manejo de los recursos para atender los gastos de caja menor de cada centro del Programa Fase XIII, estar bajo la responsabilidad del Coordinador del Centro Orquestal y sern manejados por el asistente administrativo. Los fondos fijos autorizados, dependen del nmero de cupos asignados a cada centro y de acuerdo a lo establecido por la Coordinacin Financiera de La Fundacin, el valor ser revisado ao a ao, para su respectiva actualizacin. Las normas sobre el manejo y legalizacin de caja menor estn estipuladas en el Manual de Procedimiento para el Fondo de Caja Menor. En el Anexo 26 Manual de caja menor. La Fundacin no reconocer gastos mal sustentados, con soportes mal diligenciados, no correspondientes a los rubros previstos, o no destinados al funcionamiento del Centro Orquestal. Infraestructura y Dotacin Los instrumentos y la dotacin pedaggica se entregarn a los Centros Orquestales correspondientes, una vez suscrito el Programa. Las aseguradoras no se hacen responsables de las entregas no regularizadas, por lo tanto todos los funcionarios de Batuta debern tener la mayor diligencia con las Actas de entrega y el cuidado de los instrumentos y la dotacin. Otras dotaciones como: avisos, tableros, sillas, mesas, escritorios, botiquines de primeros auxilios, ventiladores y extinguidores se adquirirn en funcin de las necesidades de cada centro y para uso exclusivo del Programa, estas dotaciones sern aprobadas por los Gerentes Regionales quienes supeditan la aprobacin al Comit de Compras, en concordancia con lo dispuesto en el Manual de Contratacin de la Fundacin Nacional Batuta y suministradas por la Fundacin Batuta.
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Las reparaciones o adecuaciones locativas sern concertadas con el Gerente Regional y se tomarn decisiones con base en el anlisis de las necesidades y en el estudio de las cotizaciones. Camisetas Cada Centro Orquestal contar una dotacin de camisetas para el uso de los alumnos y profesores del Programa, en las presentaciones o eventos que se realicen. Dichas camisetas pertenecen al Programa y se lavarn y guardarn en el Centro para nuevas presentaciones. Al finalizar el Programa, la Fundacin decidir qu hacer con las camisetas que se han asignado a los Centros y que an estn en buen estado. Por lo tanto el personal del Centro ser responsable de la recuperacin de las camisetas al finalizar cada evento. Transporte El Programa de la Fundacin Batuta con Departamento para la Prosperidad Social (DPS), incluye el compromiso de asegurar transporte de los alumnos en el componente de discapacidad, en los dems casos depender de las condiciones de cada ciudad y la disponibilidad de recursos. Adems no es recomendable que La Fundacin se comprometa a ofrecer este tipo de servicio. Dado que en algunos casos es indispensable el transporte para garantizar el xito del Programa, estos deben ser analizados por el respectivo Gerente Regional y de ser necesario sern tratados por el Comit Tcnico Nacional. Para la contratacin del servicio de transporte para los eventos (Ver Anexo 27), se solicita la presentacin de tres cotizaciones cuyos proponentes cuenten con los siguientes requisitos: 1. Que el transportador tenga tres plizas de seguros: el SOAT obligatorio, una pliza de carcter contractual para garantizar las obligaciones emanadas del mismo contrato y una pliza de carcter extracontractual para cubrir hechos futuros o inciertos. 2. De igual forma el vehculo debe tener una tarjeta de operacin, en la cual sobresale el cupo de los mismos (por ejemplo 10 pasajeros) y determinar si se ajusta a las necesidades. 3. Si el transporte lo va a realizar una empresa transportadora, el vehculo debe estar afiliado a dicha empresa a travs de un contrato de vinculacin; la empresa debe encontrarse habilitada para operar. 4. Debe cumplir con toda la reglamentacin regional para prestar servicios de trasporte de nios.
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Nota: No se debe transportar alumnos que no tengan la autorizacin. De la misma forma por ningn motivo debe transportarse nios, adolescentes, jvenes o padres de familia en vehculos de la fuerza pblica, vehculos militares en general o buses del Ejrcito o la Polica. Conciertos Los conciertos tienen una funcin fundamental dentro del Programa Msica para la reconciliacin y Programa Educativo de Batuta, pues aportan al cumplimiento del objetivo de integracin y recuperacin psicosocial de los nios y jvenes y sus familias, por este motivo, es fundamental la asistencia de los padres y de la comunidad beneficiaria. Los aspectos relacionados con la organizacin logstica de los conciertos son responsabilidad del Centro Orquestal Batuta. Es fundamental tener en cuenta el permiso de los padres como condicin necesaria para la asistencia de los nios a los conciertos fuera del Centro Orquestal. Se reconocern los costos normales de los conciertos (refrigerios y transportes) segn las necesidades y la programacin suministrada por cada regional y previa aprobacin de los Gerentes Regionales de Batuta. En una carpeta se debe archivar la documentacin relativa a cada concierto as: solicitud o invitacin al concierto, si la hubo, contrato de transporte, si hubo, autorizacin para salir del centro si fue necesario y el programa del concierto. Ver Anexo 28 Protocolo de comunicaciones. Presentacin de Cuentas y Pagos Para Corporaciones Carta remisoria Factura o cuenta de cobro con el valor a cancelar, relacionando los montos y conceptos con la firma del Gerente. En el caso de pago a personas con contrato laboral, el cobro correspondiente a prestaciones sociales (Cesantas, Intereses de Cesantas, Vacaciones y prima) y seguridad social (Salud, Pensin y ARP), debe incluirse en la cuenta mensual, para este ltimo concepto se debe anexar la copia de los pagos correspondientes a seguridad social y certificacin del Revisor Fiscal donde conste el cabal cumplimiento con los pagos a Seguridad Social por parte de la entidad. En caso de cancelacin directa por parte de La Fundacin a un proveedor, anexar la factura a nombre de La Fundacin y nmero de cuenta a la cual se debe cancelar. Relacin de gastos de caja menor con la firma del responsable y fotocopia de los soportes. Los originales deben permanecer en la Corporacin.
Para Centros Orquestales Administrados por la Fundacin Batuta

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Carta remisoria con la relacin detallada de las cuentas enviadas, los conceptos y montos respectivos. Cuenta de cobro o factura equivalente de los profesores, con el visto bueno del Coordinador Musical. Relacin de gastos de caja menor con los respectivos soportes originales. En caso de cancelacin directa por parte de La Fundacin a un proveedor, anexar la factura a nombre de La Fundacin y nmero de cuenta a la cual se debe cancelar, en caso que el proveedor no tenga una cuenta bancaria donde el sea el titular deber diligenciar el formato de Autorizacin Consignacin a Terceros. Todos los pagos a proveedores deben estar soportados con facturas o cuentas de cobro originales.
Ver Anexo 29 Formato de autorizacin de consignacin Ver Anexo 30 Formato factura equivalente
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Anexo 13 Memoria de Reunin

Anexo 14 Carta Remisoria

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50 estudiantes por centro (4 grupos).

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Corresponde al beneficiario que asiste 1 vez al mes, equivalente a 2 horas mensuales

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