MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Cdigo: MPR.001 Revisin 01 Fecha de Revisin 00/00/2012

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADQUISICIN DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO Establecer un procedimiento que describan todas las actividades necesarias para realizar la adquisicin, registro y control de activos de forma ptima cerciorndose de que estos cumplan el fin para el que fue creado, que es la fcil identificacin dentro del almacn fsico, y permita un anlisis optimo, veraz y eficaz. ALCANCE El proceso empieza con la necesidad de adquirir el activo, solicitud de creacin de producto al no encontrarse registro de este en el sistema, la verificacin de esto, su creacin y correcto uso por los usuarios de la empresa.

RESPONSABLE

PARTICIPAN

Jefatura de Logstica.

Asistentes de Logstica, Contabilidad.

POLITICAS DE OPERACIN Prestar una adecuada y oportuna atencin a los solicitantes, cumpliendo con los tiempos establecidos. Ayudar con la fcil identificacin de los productos en el almacn fsico. Permitir un anlisis ptimo de las reas involucradas.

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TIEMPO TIEMPO HRS HRS DIAS DIAS

USUARIO USUARIO
Inicio Inicio 1 1 2 2

GERENCIA GERENCIA

JEFE JEFE DE DE ALMACEN ALMACEN JEFE CONTABILIDAD JEFE JEFE DE DE COMPRAS COMPRAS CONTABILIDAD JEFE DE DE FINANZAS FINANZAS

DIAGRAMA DIAGRAMA DE DE FLUJO: FLUJO: PROCESO PROCESO DE DE ADQUISIN ADQUISIN DE DE COMPRA COMPRA DE DE ACTIVOS ACTIVOS FIJOS FIJOS PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA
N N 1 1 2 2 DETALLE DETALLE Identificacin Identificacin de de Necesidad. Necesidad. Solicita Solicita autorizacin autorizacin de de compra compra de de Activo Activo Fijo. Fijo. Autoriza Autoriza compra. compra. Compra Compra Nacional. Nacional. Compra Compra Internacional. Internacional. Solicita Solicita Cotizacin Cotizacin a a Proveedor Proveedor (Fabricante (Fabricante Distribuidor). Distribuidor). Solicita Solicita Cotizacin Cotizacin a a Agente Agente de de Aduanas Aduanas (Costos (Costos de de Importacin). Importacin). Elabora Elabora cuadro cuadro comparativo. comparativo. Solicita Solicita Visto Visto Bueno, Bueno, Aprobacin Aprobacin de de Cotizaciones. Cotizaciones. Elige, y autoriza compra segn cuadro Elige, y autoriza compra segn cuadro comparativo comparativo (cotizaciones). (cotizaciones). Cdigo Cdigo (Item), (Item), registrado registrado en en el el Sistema. Sistema. Enva Enva Cotizacin, Cotizacin, y y Autorizacin Autorizacin de de compra compra por por parte parte de de Gerencia. Gerencia. Solicita Solicita creacin creacin de de Cdigo Cdigo en en el el Sistema. Sistema. Genera Genera Orden Orden de de compra compra en en el el Sistema, Sistema, segn segn Polticas Polticas de de Compras. Compras. Enva Enva orden orden de de compra compra a a Proveedor. Proveedor. Informa Informa y y /o /o Copia Copia Orden Orden de de compra compra a a Finanzas. Finanzas. Recepciona Recepciona producto producto verificando verificando que que cumpla cumpla con con los los especificaciones especificaciones Tcnicas Tcnicas y y polticas polticas de de Calidad. Calidad. Recepciona Recepciona O/C O/C en en el el Sistema. Sistema. Imprime Imprime nota nota de de Ingreso, Ingreso, y y junto junto con con Documentos Documentos mercantiles mercantiles entregados entregados de de Proveedor, Proveedor, los los enva enva a a Compras. Compras. Verifica Verifica Documentacin Documentacin enviada enviada por por almacn almacn y y la la congruencia de estos. congruencia de estos. Enva Enva informacin informacin y y Documentacin Documentacin al al rea rea contable. contable. Realiza Realiza el el Registro Registro Contable Contable del del Activo Activo Fijo Fijo Adquirido Adquirido (Asignacin (Asignacin de de cuentas cuentas Subsidiarias). Subsidiarias). Programa Programa forma forma de de pago pago y/o y/o realiza realiza abono abono a a cuenta cuenta de de Proveedor Proveedor de de ser ser necesario. necesario. Informa Informa a a usuario. usuario. MIN MIN

3 3 No 24 24

Si No 6 6

4 4 5 5 6 6 7 7 8 8

Si

3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9

No 10 10 Si 11 11 9 9 No Si 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 20 20 21 21 22 22 19 19 23 23 16 16 12 12

10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20
Fin Fin

21 21 22 22 23 23 24 24

2 2

2 2

11 11

3 3

4 4

2 2

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ITEM

PROCESO

RESPONSABLE
Usuario Gerencia Logstica Contabilidad Finanzas

ACTIVIDADES
Identifica la necesidad de adquirir el activo. Se solicita autorizacin a Gerencia. Gerencia aprueba la adquisicin del activo. Logstica realiza cotizacin del activo y compara las cotizaciones presentadas por los proveedores. Logstica establece si la compra es nacional o internacional. Nacional: se procede a la cotizacin de proveedores Internacional: se procede a cotizacin de proveedores incluyendo gastos de importacin. Logstica escoger una cotizacin y solicita autorizacin de compra a Gerencia. Gerencia autoriza la adquisicin del activo. Logstica verifica si el activo ya tiene un cdigo otorgado.

REGISTROS

01

ADQUISICIN DE ACTIVOS

No existe cdigo: Logstica enva cotizacin del activo autorizado y solicita creacin de cdigo del activo a contabilidad. Si existe cdigo : Logstica genera orden de compra Logstica solicita a proveedor el activo e informa a finanzas y este evala forma de pago. Logstica recibe activo en buen estado y enva documentacin a contabilidad para su registro contable.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ITEM

PROCESO

RESPONSABLE

ACTIVIDADES
Asistente contable verifica la congruencia en documentos recibidos. Si la informacin es correcta se procede a registrar el ingreso de la compra en el sistema. Si la informacin es incorrecta se solicita verificacin de documentacin a compras. Luego de ingresar la compra en el sistema se activa el bien. El asistente contable genera las subcuentas y se pide la aprobacin a jefe de contabilidad. Se registra y controla el activo fijo. Se genera el reporte peridico y se enva a Auditoria. Auditoria corrobora informacin y emite un informe.

REGISTROS

02

REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO.

Asistente contable Compras Almacn Jefe de contabilidad. Auditoria.

Revis:

Aprob:

Firma: ___________________

Firma: _______________

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