Operacin Microsoft Excel 2007 by JSequeiros

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CAPTULO 4. FRMULAS Y FUNCIONES
Este captulo es uno de los ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base
de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas
para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso este captulo es fundamental
para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin
de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones,
herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

Introducir Frmulas y Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular
la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes
espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":"
nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8,
as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la
frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay
funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de
base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.



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Insertar funcin con el asistente
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar
con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas.
Elegir la opcin Insertar funcin.

O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:


Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la
funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya
que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver
con la descripcin escrita.
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Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del
cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las
funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la
categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic
sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos
argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta
funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin,
donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que
hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().


En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o
rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms
pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la
celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn
izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda
del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que
existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande
automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en
la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir
automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
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En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma que
nos permite realizar la funcin SUMA de forma ms rpida.
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la
flecha de la derecha del botn.
Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser
Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx
(obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder
accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos
celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus
ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma
podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo
=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor
mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.


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Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al
tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un
"nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0
de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da
0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como
argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funcin Descripcin
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AO(nm_de_serie) Devuelve el ao en formato ao
DIA(nm_de_serie) Devuelve el da del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das entre las dos fechas
DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve un nmero del 1 al 7
FECHA(ao;mes;da) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(nm_de_serie) Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un nmero
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(nm_de_serie)
Devuelve el nmero del mes en el rango del 1
(enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(nm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo)
Convierte horas, minutos y segundos dados
como nmeros
SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59



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Funciones de texto
Una hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin
tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Funcin Descripcin
CARACTER(nmero)
Devuelve el carcter especficado por el
nmero
CODIGO(texto)
Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter
del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la
unin
DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)
Redondea un nmero pasado como
parmetro
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres
especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;n
m_inicial)
Devuelve la posicin inicial del texto buscado
ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)
Devuelve los caracteres indicados de una
cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_ini
cial)
Encuentra una cadena dentro de un texto
IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lgico (verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Devuelve el nmero de caracteres
especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a maysculas
MINUSC(texto) Convierte a minsculas
MONEDA(nmero;nm_de_decimales) Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto)
Convierte a mayscula la primera letra del
texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_
caracteres;texto_nuevo)
Reemplaza parte de una cadena de texto por
otra
REPETIR(texto;nm_de_veces) Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_
de_ocurrencia)
Reemplaza el texto con texto nuevo
T(valor) Comprueba que el valor es texto
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT(nmero) Convierte un nmero a texto tailands (Baht)
VALOR(texto) Convierte un texto a nmero
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Funciones de bsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas
diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no
buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a
una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos
en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no
lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:
Funcin Descripcin
AREAS(ref) Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas
BUSCAR(...)
Busca valores de un rango de una columna o una
fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;
indicador_filas;ordenado)
Busca en la primera fila de la tabla o matriz de
valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;
indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor en la primera columna de la
izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en
;tipo_de_coincidencia)
Devuelve la posicin relativa de un elemento
COLUMNA(ref) Devuelve el nmero de columna de una referencia
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el nmero de columnas que componen la
matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una accion de una lista de valores
FILA(ref) Devuelve el nmero de fila
FILAS(matriz) Devuelve el nmero de filas
HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombr
e_descriptivo)
Crea un acceso directo a un documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;t
ablas_dinmicas;campo1;elemento1;campo2
;elemento2...)
Extrae datos almacenados en una tabla dinmica
INDICE(matriz;num_fila;num_columna)
Devuelve el valor de una celda en la interseccin de
una fila y una columna
INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada
TRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las columnas en una matriz

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Funciones financieras.
Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros,
ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Funcin Descripcin y Ejemplo
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;me
s)
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo
especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;fa
ctor)
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo
especificado, mediante el mtodo de depreciacin por
doble disminucin de saldo
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_in
icial;periodo_final;factor;sin_cambios)
Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo
especificado, incluyendo periodos parciales
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
Calcula el inters pagado durante un perodo
especfico de una inversin
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el nmero de pagos de una inversin
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y
tasas de inters constantes
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el inters pagado por una inversin durante
periodo determinado
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el pago de un capital de una inversin
determinada
SLN(costo;valor_residual;vida)
Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un
bien durante un perodo dado
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo)
Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades
de un bien durante un perodo especfico
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
Devuelve la tasa de inters por periodo de un
prstamo o una inversin
TIR(valores;estimar)
Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin
para una serie de valores en efectivo
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_re
inversin)
Devuelve la tasa interna de retorno modificada
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversin
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el valor futuro de una inversin basada en
pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters
constante
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir
de una tasa de descuentos y una serie de pagos
futuros

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Otras funciones.
Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes
categoras que nos pueden ser de gran utilidad.
Funcin Descripcin
Funciones matemticas y trigonomtricas
ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero
ALEATORIO() Devuelve un nmero entre 0 y 1
COMBINAT(nmero;tamao)
Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero
determinado de elementos
COS(nmero) Devuelve el coseno de un ngulo
ENTERO(nmero)
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms
prximo
EXP(nmero)
Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un
nmero determinado
FACT(nmero) Devuelve el factorial de un nmero
NUMERO.ROMANO(nmero,forma)
Devuelve el nmero pasado en formato decimal a
nmero Romano
PI() Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA(nmero;potencia)
Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia
indicada
PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos
los nmeros pasados como argumentos
RAIZ(nmero) Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado
RESIDUO(nmero;nm_divisor) Devuelve el resto de la divisin
Funciones estadsticas
MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media armnica de un conjunto de
nmeros positivos
MAX(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mximo de la lista de valores
MIN(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mnimo de la lista de valores
MEDIANA(nmero1;nmero2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor que ms se repite en la lista de
valores
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media aritmtica de la lista de valores
VAR(nmero1;nmero2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de
datos
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de
datos
Funciones lgicas
FALSO() Devuelve el valor lgico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lgico Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;val
or_si_falso)
Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una
condicin
NO(valor_lgico) Invierte el valor lgico proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algn valor lgico es verdadero y
devuelve VERDADERO
Funciones de informacin
ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vaca
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lgico
ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numrico
TIPO(valor)
Devuelve un nmero que representa el tipo de datos
del valor