Los procesos de organizacin Los procesos de organizacin de archivo son 3 Clasificacin, Ordenacin, descripcin.

A pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar que se entiende archivsticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atencin por parte de los encargados para aclarar sus especificaciones. En la vida cotidiana usamos utilizamos trminos como organizar y ordenar as decimos por ejemplo que es necesario organizar la casa o que es necesario ordenar la casa los cual no representa ninguna dificultad para lograr el logro propuesto, si de la misma manera dijramos que es necesario organizar un archivo o que es necesario ordenar un archivo si tendramos algunas dificultades pues tales palabras no son equivalentes cuando de archivos se trata. Otro tanto se puede decir de las definiciones ofrecidas en los diccionarios generales en los que se considera la palabra organizar, clasificar y ordenar son sinnimas: Organizacin: accin y efecto de organizar disposicin orden organizar disponer, establecer , tomar forma regular sinnimos Ordenar Clasificacin: Accin de clasificar sinnimo de reparto ordenar por clases sinnimos Ordenar Ordenacin: disposicin sinnimos arreglo Coordinacin disposicin mtodo ordenamiento Ordenar: Poner en orden sinnimo arreglar disponer en series De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes acepcione s que se dan en los diccionarios generales a las palabras claves referidas aqu, se adecuan al trabajo e n los archivos, pues tratndose de un mbito particular, denominan procesos muy especficos. Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificacin y ordenacin no admiten igu aldad de significado. Estas dos actividades, especficas y distintas, aunque complementarias y consecuti vas, constituyen lo que en archivstica se considera organizacin documental. De lo que no hay duda es que ambas van encaminadas a respetar la situacin en que se producen los documentos o a resta blecerla si aquella se ha deshecho. Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una ms amplia qu e podemos llamar

Organizacin, perfectamente diferenciadas y esenciales, en aras de la conservaci n de los documentos, de una parte, e indispensables para inventariar y catalogar, de otra.2 Organizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, ap lica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo3 Clasificacin: Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las cat egoras o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organi zacin (...)4 Organizacin: operacin archivstica realizada dentro del proceso de Organizacin que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin. De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organizacin es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificacin y en seguida, la ordenacin, si no se dan lo procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organizacin, pues se puede tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados. La organizacin ( clasificacin, ordenacin) no solo se comprueba examinando fsicamente los documentos, sta tambin se puede y se debe observar o representar en instrumentos de control ( inventarios, tablas de retencin documental de valoracin documental ) o en instrumentos de consulta( guas, catlogos.) en tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los procesos de organizacin.

ORDENACIN=CLASIFICACIN+ORDENACIN+DESCRIPCIN
HASTA DNDE LLEGA LA CLASIFICACIN? La clasificacin es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupacin documental ms grande (fondo) Y finaliza determinando la ms conformacin de series, proceso de clasificacin procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que stas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificacin es la conformacin de las series ( o subseries si es el caso).las cuales pertenecen a una unidad

administrativa( ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La clasificacin no determina como deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuales son los de cada unidad administrativa, cada funcin y cada serie Dnde comienza la ordenacin? Se puede decir que la ordenacin comienza donde ha terminado la clasificacin, es decir, se aplica a las series documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, tambin es cierto que ellas pueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relacin reciproca de sus partes, es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar, sin conexiones. Si la clasificacin se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia, la ordenacin se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los Los documentos de una serie. Dicho de otra manera, la clasificacin relaciona grupos documentales entre si en tanto que la ordenacion relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie. Si la clasificacion hace referencia a la estructura documental, la ordenacion hace referencia a la secuencia, a la relaciones de causa- efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie. EL PROCESO DE ORDENACION la ordenacion es el proceso mediante el cual se da disposicion fisica a los documentos.dicho de otra manera, la ordenacion determina que documento va primero y cuales van despues, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, asi como los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado. Sin embargo, la ordenacion no solo se una diposicion fisica coherente de documentos, tambien es el testimonio de la gestion, de los tramites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinamica administrativa( movimientos en el tiempo). Con este proceso archivstico se contribuye en primer lugar, a la organizacin administrativa merced a la organizacin documental y, en segundo lugar al

conocimiento histrico institucional. La ordenacin bien hecha facilita el acceso a la informacin gracias a la pertinente ubicacin de los documentos y a su rpida localizacin posterior; facilita la comprensin documental pues el arreglo fsico es informacin contextual y, por ltimo, al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es divido, se facilitan el estudio y los anlisis de contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensamblado o encajada, para que funcione. 1. El principio de orden original los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, segn las existencias del asunto en cuestin o segn las etapas por las que va pasando el trmite. Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a diferentes lugares.de todas maneras, los documentos se producen uno despus del otro. El principio del orden original se refiere precisamente a la reflexin sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolucin de una trmite o problema, que a su vez es una reflexin sobre la secuencia en la produccin documental. Merced a esta reflexin es posible la ordenacin fsica de los documentos que componen los expedientes y las series el principio de orden original, tambin llamado principio histrico, es una herramienta metodolgica para proceder adecuadamente en la organizacin de los archivos. El respeto al principio de orden original no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfaccin de una gestin. Es la relacin causa efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por ltimo, uno ms que concluye. Si el principio de procedencia permite saber quien produce los documentos (la unidad administrativa) y porque razones los hace (por asignacin de funciones), el principio de orden original permite saber cules son los pasos necesarios de tal produccin ( los procedimientos), para determinar con qu documento se inicia, cuales le siguen a este hasta finalizar. Se puede afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la produccin documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenacin de las series, subseries documentales y expedientes. La experiencia permite observar que en nuestro que en nuestro medio siempre se ha respetado el orden original en el transito administrativo, surgiendo de esta manera la desorganizacin, llevando consigo una fatal prdida de la razn final de

ser de los archivos que no es otra que el servicio a la sociedad. Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar las siguientes: Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina. Ausencia de manuales de procedimientos. Desconocimiento del trmite para la disposicin fsica de los documento, es el trmite o gestin es el que indica (y obliga) el orden debido. Interrupcin de los trmites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trmite est en curso o en que momentos se encuentra. Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trmites establecidos( las que se denominan series facticias), como tambin a que se formen series con expedientes desagregados( documentos de un mismo trmite repartidos en distintas series). Agrupacin por tipos documentales (solicitudes certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas. Constancias ) Incorruptos procesos de produccin y distribucin documentales ( duplicidad de documentos, mal manejo en la remisin de copias ) Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos sustantivos y documentos facultativos. Falta de herramientas de control tales como inventarios, tablas de retencin documental (TRD) tablas de valoracin documental (TVD) Uso generalizado y sin ninguna reflexin de los distintos sistemas de ordenacin Organizacin de archivos basada en la identificacin fsica de unidades de conservacin (carpetas).

Los Manuales de procedimientos Para evitar la prdida del orden original o para reconstruirlo donde este de ha perdido lo mas recomendable es consultar los manuales de procedimientos, estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una funcin. Se denomina manuales de procedimientos porque los procesos all establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre s, a travsde los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto. Los procesos se caracterizan por tener un principio y un fin, es decir, idician con determinada accin y finalizan en otra. Las instituciones para el desarrollo de sus funciones y la planificacin del

trabajo deben elaborar manuales de procedimientos los cuales permiten establecer reglas y mecanismos para la normalizar los trmites que garanticen el control de la administracin. En el proceso de ordenacin, son precisamente los manuales de procedimientos los que guan p restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmacin del principio de orden original. Las series documentales y los expedientes bien ordenados reflejan los cumplimientos de los procesos establecidos en los manuales de procedimientos.
Por ejemplo: CONCEPTOS JURIDICOS

SERIE DOCUMENTAL: FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CONCEPTOS JURIDICOS

INICIO

Solicitud concepto jurdico

RECIBE SOLICITUD SOBRE ENVIOS CONCEPTO JURIDICO

Recibe solicitud y solicita al G A J emisin de concepto jurdico

Registra solicitud en libro GAJ Fusin encargada de proyectar respuestas a solicitud Proceso con tramite de envi con el concepto emitido

Revisa proyecto de respuesta Si La solicitud fue hecha por una dependencia No Coloca VO. BO. EN concepto a enviar para personas naturales y jurdicas Firma concepto correspondient e dependencia solicitante

Copia de los conceptos emitidos

Fin

Concepto emitido

El estado, mediante la legislacin, establece procedimiento de imperiosa obligatoriedad en cada sector de la administracin pblica, que le permitan controlar manejos presupuestales, jurdicos, disciplinarias, legales, fiscales, etc que las instituciones cumplen a travs de sus funciones. 7 entre la legislacin que demanda regulacin sobre procedimientos, manuales de procedimientos de oficina de control, podemos mencionar tambin, las siguientes Decreto 2158 de 1948 adaptado como legislacin permanente por el decreto 4133 de 1948, cdigo procesal del trabajo Decreto 1400 de 1970 y 2282 de 1989, por el cual se expide el cdigo de procedimiento civil. Decreto-ley 410 de 1971, sobre el procedimiento que deben seguir los comerciantes para el debido registro de sus establecimientos lo mismo que para el registro de sus actos en los libros de comercio. Decreto 01 de 1984, por el cual se expide el cdigo contencioso administratico, entre otros establece el procedimiento a seguir para resolver los derechos de peticin. Ley 42 de 1993, sobre la organizacin del sistema de control fiscal financiero y los organismos que la ejercen. Ley 87 de 1993, sobre la organizacin del sistema de control fiscal financiero y los organismos que la ejercen Ley 87 de 1993 por la cual se establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Directiva presidencia 02 de 1994, desarrollo de la funcin de control interno en las entidades y organismos de la rama ejecutiva del orden nacional. Ley 190 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulacin, procedimientos Ley 87 de 1993, por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos de la rama ejecutiva del orden nacional Ley 190 de 1995, por la cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios, existentes en la administracin pblica Directiva presidencia 01 de 1997, sobre el desarrollo del sistema de control interno Ley 600 de 200, por la cual se expide el cdigo de procedimiento penal Acuerdo 060 de 2001 del consejo directivo del archivo general de la nacin por el cual se establecen pautas para la administracin de las

comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, Cuando no se han elaborado manual s de procedimientos no quiere decir que todo sea un caos, puede ocurr que los procedimientos se realicen de manera adecuada por costumbre, por copia de otra entidad que los realiza correctamente o por facilidad en su ejecucin. Lo que en realidad hace falta es la materializacin de esos procedimientos en los manuales, para asegurar el orden de los documentos permanentemente y garantizar su utilizacin y consulta. Si bien los documentos han sido creados respondiendo a un orden previamente acordado, dicho orden se has perdido en las propias unidades administrativas porque no han contado con normas que regulen los procesos ( manuales de procedimientos) O porque no se cumplen, esto han collevado entre otras razones a crear grupos de documentos arbitrariamente ordenados, los cuales son transferidos al archivo central en la misma forma, muchas veces sin inventario y sin identificacin que permita su recuperacin. El archivo central ubica dichos documentos junto con los cuales son transferidos al archivo central en la misma forma, muchas veces sin inventario y sin identificacin que permita su recuperacin. El archivo central ubica dichos documentos junto con los dems de la entidad, sin tener en cuenta de cual oficina proceden y mucho menos su contenido, formando lo que en la actualidad se denominan fondos acumulados, estos fondos, producto del desconocimiento de los procesos archivsticos deben organizarse sometindolos a rigorosos anlisis y trabajo de campo puntual, que bajo una metodologa muy precisa permitan el levantamiento o reconstruccin de los procesos archivsticos deben organizarse sometindolos a rigurosos anlisis de campo puntual, que bajo una metodologa muy precisa permitan el levantamiento o reconstruccin de los procesos, que conduzcan a la elaboracin que conduzcan a la elaboracin de la tabla de valoracin documental,
Para la organizacion de estos fondos es necesario, en primer lugar, reconstruir las estructuras orgnico funsionales, las funciones, la legislacion y la normatividad que incidieron en la produccion documental ( evolucion de la institucion) y, en segundo lugar, reconstruir los trmites que fueron necesarios para el desarrollo de las funciones, lo cual es bastante

complicado si se tiene en cuenta que no existieron manuales de procedimientos ni

Voy en la pag 10-30