MANUAL PARA LA ELABORACIN DEL INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL

MANUAL PARA LA ELABORACIN DEL INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL

Junio 2010
1 Interior del Parque Tangamanga II, Col. Industrial Aviacin, San Lus Potos, S.L.P. Tel. (444) 814 78 04

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INDICE 1) INTRODUCCION 2) ANTECEDENTES 3) OBJETIVO GENERAL a) Objetivos especficos 4) PROCESO PARA LA INTEGRACIN DEL INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL. a) Planeacin del informe b) Calendario de actividades y compromisos 5) ESTRUCTURA DEL INFORME a) ndice b) Introduccin c) Mensaje del C. Presidente Municipal (puede ir al principio o al final) d) Informacin General del Municipio e) Apartados o bloques temticos i) Finanzas municipales (Ingresos y Egresos) ii) Desarrollo Social iii) Desarrollo Econmico iv) Desarrollo Agropecuario v) Desarrollo Municipal o Buen gobierno vi) Seguridad vii) Retos y Compromisos viii)Agradecimientos ix) Anexos 6) Logstica y Protocolo. 7) Impresin. 8) Difusin.
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1.- INTRODUCCION: El desempeo del Gobierno Municipal y de su administracin, implica por esencia, el derecho a la informacin que el pueblo tiene frente a quienes los gobiernan; el ejercicio de la rendicin de cuentas como obligacin permanente de los mandatarios para informar a la ciudadana de los actos producto de sus obligaciones y facultades estipuladas por la ley. De tal forma, el Informe de Gobierno adems de ser una obligacin para el Presidente Municipal (Art. 70 frac. XVII de la Ley Orgnica del Municipio Libre del Estado de San Lus Potos), es un compromiso, pues en el se rinden cuentas al H. Ayuntamiento como rgano de Gobierno y a los habitantes de la Municipalidad, de los recursos, programas, proyectos, logros y tareas por realizar en el ejercicio de la Administracin Pblica. El presente documento, tiene por objeto servir de gua al personal designado por el Presidente Municipal, para administrar el proceso e integrar el Informe anual del estado que guarda la administracin municipal. Este instrumento se propone facilitar el proceso de recopilacin seleccin, formato, edicin de la informacin que por ley el Presidente Municipal debe rendir cada ao de su gestin. Consideramos que establecer una metodologa adecuada ayuda a eliminar presiones de tiempo, a mejorar la eficiencia en la informacin, pero sobretodo ayuda a organizar y definir a responsables y responsabilidades de quienes participan en su elaboracin y presentacin; enfocarse en asegurar que la informacin que se va a presentar sea expuesta de manera clara, precisa y sealando los avances e impactos que la administracin en el encargo esta cumpliendo con las expectativas de la sociedad a la que representa. As mismo, buscamos que en el proceso se contemplen adems todos aquellos aspectos que la ceremonia implica para generar las condiciones propicias para la realizacin del evento. El Informe municipal no es solo un documento que obedece al cumplimiento de una obligacin que agota la literalidad de la ley, sino que corresponde a la expresin de un acto democrtico, en el que se manifiesta la voluntad y madurez poltica de las autoridades para con su sociedad quien fue la que les otorgo el mandato. Este documento contiene el resultado de las decisiones y del trabajo colegiado del Ayuntamiento, de las acciones ejecutadas por el Presidente Municipal en cumplimiento de su responsabilidad, as como de las promesas y expectativas que se generaron durante los procesos electorales.

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2.- ANTECEDENTES El informe que por escrito deber presentar el Presidente Municipal del estado que guarda la administracin pblica municipal, es una obligacin consignada en la Fraccin XVII del artculo 70 de la Ley Orgnica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potos. Con el propsito de rendir cuentas de la mejor manera, es necesario preparar la informacin sobre las obras, acciones e impactos de las mismas, relacionadas de tal forma que se liguen a los objetivos planteados en el Plan Municipal de Desarrollo. Siendo este evento una expresin de la democracia y la transparencia del Gobierno Municipal, quienes participen en su integracin debern hacer su mejor esfuerzo para que la informacin que se presente sea sencilla, oportuna, objetiva y verificable. 3.- OBJETIVO GENERAL Proporcionar una herramienta metodolgica que contribuya a dar cumplimiento a lo establecido en el Artculo 70 Fraccin XVII de la Ley Orgnica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potos. a) Objetivos especficos: 1. Propiciar las condiciones para que el Presidente pueda presentar a la sociedad el avance en las acciones establecidas como compromiso en el plan municipal de desarrollo, es decir, que la sociedad del municipio conozca: Qu hemos hecho Como lo hemos hecho Para que lo hemos hecho

2 Establecer un proceso formal que asegure informar sobre el desempeo de la gestin pblica municipal.

4.- PROCESO PARA LA INTEGRACIN DEL INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL.

a) Planeacin del informe 1ra. Etapa Organizacin del trabajo 2da. Etapa 3ra. Etapa 4ta. Etapa Informes por Integracin de Revisin rea la Informacin correccin 5ta. Etapa y Impresin del Documento final.

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b) Calendario de actividades y compromisos. Etapa del Proceso Actividad Reunin con titulares de reas e inicio de los trabajos del Informe de Gobierno Municipal Comunicar el proceso general Definicin de la logstica del evento Presentacin preliminar de informacin por cada una de las reas Integrar informacin a una fecha determinada Objetivo Integracin de la comisin organizadora. Fecha

1ra. Etapa

2da. Etapa

3ra. Etapa

4ta. Etapa

5ta. Etapa

Establecer la mecnica de trabajo y tiempos Designacin de coordinador Seleccionar lo importante de cada paquete de informacin. Mantener un avance integral y homogneo de todas las reas de la administracin municipal. Reunir e integrar la Clarificar dudas y uniformar informacin de todas la informacin las reas Sesin de informacin Compartir con todos los de los avances sobre la responsables los avances logstica de proceso Integrar la informacin Tener un esquema de por conceptos presentacin e integracin generales de las reas del documento de manera de la administracin preliminar. municipal Presentacin al Validar los avances y Presidente Municipal programar las correcciones del documento o adiciones. preliminar Presentar avances de Validar avances y asegurar la logstica del evento detalles Impresin del Contar con el documento documento terminado para entrega a los miembros del ayuntamiento Presentacin definitiva Asegurar la realizacin del de la logstica del acto solemne evento

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Es importante que el Presidente municipal designe al responsable de coordinar los trabajos para la elaboracin del Informe, no se trata de que esta persona lo HAGA, se trata de que coordine los trabajos, que recopile la informacin, la analice y le de orden, as como de asegurarse que cada una de las reas responsables esta realizando lo correspondiente para que en las fechas que se acuerden se cumpla con los compromisos. El trabajo inicia con la recopilacin del material, registro de datos estadsticos, los resultados de las inspecciones fsicas de las obras. Es conveniente desglosar las distintas fuentes de donde puede obtenerse la informacin previo a la elaboracin del documento de informe municipal. El Secretario del Ayuntamiento, convocara por instrucciones del Presidente, a los responsables de las reas para recibir la informacin del proceso de elaboracin conforme a las etapas sugeridas en los cuadros anteriores y a partir de ese momento el Coordinador se har cargo del seguimiento y culminacin del proceso. 5.- ESTRUCTURA DEL INFORME A ndice B Introduccin C Mensaje del C. Presidente Municipal (puede ir al principio o al final) D Informacin General del Municipio E Apartados o bloques temticos E.1 E.2 E.3 E.4 E.5 E.6 F G H Finanzas municipales (Ingresos y Egresos) Desarrollo Social Desarrollo Econmico Desarrollo Agropecuario Desarrollo Municipal o Buen gobierno Seguridad

Retos y Compromisos Agradecimientos. Anexos

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A. ndice En este apartado se debe desglosar el contenido del informe de manera general, es decir el tema o titulo del capitulo y la pagina en la que se localiza. Se sugiere que sea muy indicativo y con los captulos ms relevantes. B Introduccin

B.1 Protocolo.- La introduccin ocupa un aspecto importante por lo que en esta parte introductoria ha de comprender una serie de saludos a los miembros del ayuntamiento, a las autoridades estatales, federales, personalidades y organizaciones polticas, sociales y privadas que asisten. B.2 Marco Jurdico.- En este apartado se har alusin al sustento jurdico que obliga a la presentacin de este informe conforme a lo establecido en la el Artculo 70 Fraccin XVII de la Ley Orgnica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potos

B.3 Perspectiva personal.- En este apartado el presidente expresar que adems de dar cumplimiento a la parte legal, por su voluntad y compromiso comparece ante su ayuntamiento y ante la sociedad a informar del estado que guarda la administracin municipal. B.4 Diagnostico Administrativo Municipal.- En este apartado se sugiere hacer una breve relacin de cmo se recibi la administracin del anterior gobierno, haciendo nfasis no tanto en las cuestiones polticas sino en concreto de los aspectos que ms adelante se desea resaltar. B.5 Introduccin al Informe.- En este apartado se har una semblanza del contenido del informe, es decir, la estructura que este tiene y los alcances del mismo. Se sugiere que en los apartados anteriores se procure ser conciso y objetivo para que en el contenido del informe no se repitan frases que provoquen en los asistentes una sensacin demaggica sino que invite a estar atentos a lo que sigue. C Mensaje del C. Presidente Municipa.- Es este espacio se busca sealar con vocacin poltica democrtica y apasionada decisin ciudadana, el compromiso de contribuir al bienestar del municipio y en consecuencia el del estado; citar que se ha puesto el mejor inters para el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas en este primer ao de gobierno municipal, apegados a los lineamientos que se sealan

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en el Plan de Desarrollo Municipal (puede ir al principio o al final, se recomienda que sea al final).

Informacin General del Municipio

D.1 Sinopsis municipal.- En este apartado se recomienda presentar las caractersticas principales del municipio como poblacin, clima, recursos naturales ubicacin etctera, para ubicar a quienes no son de la localidad en como es el municipio, se recomienda hacer incluso comentarios de la fundacin y el escudo. D.2 Datos estadsticos.- Se sugiere enunciar datos precisos sobre numero de comunidades cobertura de servicios edades, sexo, poblacin indgena, etc., de tal manera que se exprese un conocimiento del municipio E Apartados o bloques temticos

En este captulo se sugiere establecer cuales son los aspectos ms importantes en los que hay que agrupar las acciones, la forma de concentrarlos de tal manera que en la 1ra Etapa de la elaboracin del Informe, se informe adecuadamente a los responsables de las diferentes reas, la forma en que el coordinador espera recibir la informacin. En el Anexo se sugiere un esquema que facilite la redaccin y la informacin de manera uniforme y objetiva. E.1 Finanzas municipales (Ingresos y Egresos).- Se sugiere presentar la informacin a una fecha determinada, es decir, como inicio el 1 de enero y hasta el 30 de Agosto, detallando los ingresos Federales, estatales y los generados por el propio municipio, si es posible, hacer un comparativo con aos anteriores para resaltar en su caso lo que la actual administracin ha incrementado sus recursos. E.2 Desarrollo Social.- En este apartado se sugiere agrupar todo lo relacionado a la inversin en desarrollo social, desagregndolo tal vez en rubros como agua potable, electrificacin, caminos etc. mencionando poblacin beneficiada, monto de las inversiones, etc. E.3 Desarrollo Econmico.- Resaltar en este apartado el impulso que se ha dado al comercio, industria, servicios tursticos, empleo, etc. alusivo al tema de impacto en la economa local, abasto de productos comercializacin de los productos que ah se generan etc. E.4 Desarrollo Agropecuario.- En este apartado, que al igual que los otros es sugerido, se recomienda detallar todo lo relacionado al campo y su produccin, tambin como sugerencia incluir las acciones o inversiones en el apartado de desarrollo rural.
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E.5 Desarrollo Municipal o Buen Gobierno.- En este apartado se sugiere mencionar las acciones relacionadas con la capacitacin al personal de la administracin, las realizadas en torno a mejorar los servicios que se le brindan a la poblacin, agua, rastro, comercio, limpia, panteones, alumbrado etc., as como al desempeo del ayuntamiento en el cumplimiento de sus obligaciones conforme a la ley, mencionando las sesiones de ayuntamiento, acuerdos, etc.

E.6 Seguridad.- La sugerencia para este apartado es resaltar aquellos aspectos relacionados con la seguridad de la poblacin, nmero de elementos de polica, rondines en comunidades, operativos, capacitacin, patrullas, etc., de tal forma que se manifieste la preocupacin del actual gobierno en este tema. En todos los apartados anteriores es necesario ser concretos, objetivos y contar con la informacin soporte, de igual forma se sugiere hacer referencia a las promesas y/o expectativas que se generaron durante las campaas de tal forma que se refleje la confianza que la poblacin debe mantener con su gobierno. F Retos y Compromisos. En este apartado se recomienda que conforme a lo que se informo se mencionen de manera concreta los retos y compromisos alcanzables para el siguiente ao que sean medibles y sobretodo crebles, hacer mencin tambin en aquellos aspectos de largo plazo en los haya claridad en los alcances que la actual administracin tendr, aun cuando algunos proyectos rebasen el periodo actual de gobierno. Agradecimientos.- Finalmente en este apartado se recomienda manifestar agradecimientos a la propia familia, a los miembros del ayuntamiento, a los funcionarios que el presidente considere hacerlo tanto del orden estatal como del federal as como de organizaciones sociales, a los invitados especiales, a su equipo de trabajo y a la ciudadana. ANEXOS.- En este apartado se integraran todos aquellos documentos explicativos, tablas, diagramas, grficas, que permitan al lector consultar y faciliten la explicacin de lo que se expresa verbalmente o en texto, pero por comodidad no se integran en el cuerpo del informe, lo que resulta de mucha utilidad ya que se logra captar mayor atencin en el propio informe y posteriormente en el proceso de anlisis de la informacin.

6.- Logstica y Protocolo.- Conviene de manera paralela al proceso de integracin de la informacin, designar un responsable para la preparacin del evento es decir, lugar, fecha, horario, tipo del evento etctera, de manera que tambin se cuente con un programa de trabajo que facilite la realizacin del mismo pero sobre todo que sea realmente exitoso. Este encargado deber reportar avances al coordinador general del proceso y asistir a las reuniones con el resto del equipo para tener una comunicacin nica.
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Cabe mencionar que la definicin del lugar, el horario fecha y tipo de sesin, ser responsabilidad del Ayuntamiento quien en acta de cabildo deber definir el recinto oficial para dicho evento, pues se trata de una sesin solemne y dentro de las funciones del ayuntamiento est la de poder decidir este tipo de situaciones. Se sugieren organizar y preparar con anticipacin todos aquellos aspectos que estn en torno al evento tales como: Diseo y entrega de invitaciones Invitados (Gobernador, Funcionarios, Presidentes Municipales, Diputados Locales o Federales, Senadores, representantes de organizaciones, acadmicos, etctera). Acondicionamiento del lugar. Sonido, iluminacin, (si es de da, de tarde o de noche) Maestro de Ceremonias. Hospedaje. Atencin a acompaantes de invitados Duracin del evento Evento adicional al Informe (comida, cena o festejo).

Es por lo tanto necesario que el coordinador de esta parte elabore una lista de necesidades as como un programa de trabajo, para que mantenga informado tanto al Coordinador General como al propio Presidente Municipal de tal forma que cualquier eventualidad pueda ser resuelta. Se recomienda tener al menos una alternativa para resolver cualquier imprevisto, es decir, el PLAN B. 7.- Impresin.- Dentro de este apartado es necesario considerar: tiempos, diseo, estilo, calidad, precios, etctera, todo aquello relacionado con la presentacin del documento, para que el da del evento se cuente con los ejemplares necesarios, definiendo con anticipacin a quin se le entregaran, a quien se enviaran posterior al evento y cuantos se pretende conservar como parte del archivo municipal. Como sugerencia prctica se busca que sea un documento que impacte a la vista, con identidad propia, es decir, con detalles de la propia localidad, austero pero con buen gusto. Este documento al igual que el Plan Municipal son tarjetas de presentacin del propio municipio y ayuntamiento, por lo que se recomienda poder integrar al mismo, fotografas de los integrantes del Ayuntamiento y de los funcionarios municipales. 8.- Difusin.- Dentro de este concepto es necesario pensar y disear una adecuada estrategia de difusin, misma que permita tener ahorros pero sin dejar de informar, por lo que se sugiere planear muy bien como se va a difundir en: a) Medios de comunicacin. b) Ordenes de Gobierno. (Municipal, Estatal y Federal)
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c) Poderes Legislativo y Judicial Estatal y Federal. d) Poblacin en general, cabecera y comunidades, residentes en el extranjero. e) Otros.

(ANEXO) CONTENIDO DE LA INFORMACIN

Cada una de las reas de la administracin municipal que participan en la elaboracin del informe, debern elaborar una ficha que presente los resultados de las acciones durante el perodo que abarca del 1 de Enero al 30 de Noviembre de 2004 por separado aquellas que se concluirn o arrancaran en el mes de diciembre de tal forma que no se informen cosas que no se puedan comprobar. Esta ficha deber ser expresada de manera concreta bajo el siguiente esquema propuesto: Accin: Descripcin de la accin que se llevo o se esta llevando a cabo. Localizacin: regin, comunidad colonia, etc. Propsito: Justificacin del porque se esta realizando determinada accin. Resultados: Beneficio o impacto que se obtienen u obtuvieron de esta accin. Recursos: Monto de lo que se haya destinado para el cumplimiento de esta accin. Beneficiados: Nmero de beneficiados con la realizacin de esa accin. Ejemplo: Para abatir el rezago en el servicio de agua potable, se invirtieron 250,000.00 en la rehabilitacin de la red en la comunidad.

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