Gua Rpida del Usuario SAP

Lnea de Negocio Back Office Macro Proceso Recepcin y manejo de valores Proceso Movimientos de caja: Operaciones de Back Office

QRG - Mdulo de caja: Operaciones Back Office

Generalidades: La presente gua aborda dos funciones del Mdulo de Caja: La apertura de caja Recaudacin de valores producto de Operaciones de Back Office, es decir, recaudacin de ventas de repuestos, servicios y pago de facturas de unidades que no provengan del proceso normal de venta. Por ejemplo, una recaudacin de cobranza. Transaccin: /ZFIEH01 Prerrequisitos: Tener rol de Cajero o Supervisor de caja. Inicio 1. Ingrese /ZFIEH01 dentro del campo de comando. 2. Haga clic en para continuar. Se abre la pantalla Apertura y Cierre de caja Derco Pantalla: Apertura y Cierre de caja Derco 3. En esta pantalla ingrese el siguiente campo: N Caja Corresponde al nmero nico de las cajas que operarn en DERCO. Si no conoce el N hacer clic en Se abre la pantalla Lista de Aciertos

Pantalla: Lista de Aciertos 4. En esta pantalla seleccione la caja deseada, haciendo doble clic sobre ella. Se muestra la pantalla Apertura y Cierre de caja Derco con los datos seleccionados

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Pantalla: Apertura y Cierre de caja Derco 5. Con los datos de la caja ya seleccionados, presionar ENTER: Se habilitan las Operaciones de caja y el Status Las operaciones habilitadas dependern del Status de la caja, si est cerrada, primero deber abrirse, para despus operar. En cambio si ya est abierta se pueden hacer Operaciones Comerciales, de Back Office, de Retiro o de Cierre

Pantalla: Apertura y Cierre de caja Derco 6. Abrir la caja haciendo clic en y validar el mensaje de apertura, haciendo clic en

Verificar cambio del Status de caja

7. Despus escoger la operacin deseada: Hacer clic en

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Pantalla: Operaciones Back Office

Pantalla: Operaciones Back Office / Bsqueda de documentos para recaudacin 8. En esta pantalla, se selecciona el tipo de bsqueda: a) Bsqueda por facturas: Corresponde a la bsqueda de la factura SAP o la factura contable foliada. Ingresar los datos y presionar

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b) Bsqueda por cliente: Se busca por el cdigo de cliente o por el RUT. Ingresar los datos y presionar

c) Anticipo sin referencia: Solo se ingresa el RUT del cliente y el centro de beneficio correspondiente a la venta realizada. Ingresar los datos y presionar

d) Movimiento: La bsqueda se realiza sealando el ID de movimiento y presionando Este corresponde al nmero que le otorga SAP a las recaudaciones que fueron guardadas y/o contabilizadas (no es un documento contable).

Este ID puede verse en: El recuadro ID de Movimiento, luego de guardar o contabilizar los datos de la recaudacin

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O bien, si al momento de escoger una factura, esta ya tiene un ID de Movimiento, el sistema advierte la situacin y el ID se puede ver al final de la grilla de bsqueda

Ubicacin del ID de Movimiento en el caso antes descrito.

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Pantalla: Operaciones de Back Office

9. Secuencia para efectuar una seleccin de documentos para recaudar Bsqueda del documento Luego de hacer clic en , , , se despliegan los documentos que cumplen con los

parmetros de bsqueda en la grilla indicada por Marcar en los documentos a los cuales se les asignar la recaudacin y hacer clic en

En

se muestran los documentos seleccionados y aadidos

Pantalla: Operaciones de Back Office 10. En funcin de los documentos presentados en , ingrese los siguientes campos: Va pago Es la forma en la que se har la recaudacin. Datos de Va de pago Se deben ingresar los datos requeridos segn la va de pago seleccionada. Algunos de estos valores son presentados automticamente. Se abordarn 2 vas de pago:Efectivo y Cheque (al da o a fecha) Para otras vas de pago ver el manual

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VIA DE PAGO Tarjeta de Dbito Depsito Bancario (Efectivo) Cheque al da Depsito Bancario (Ch/da) Efectivo Vale Vista Clientes Depsito a plazo Cheque a fecha Tarjeta de Crdito

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Pantalla: Comprobante de Ingreso / Seleccin va de pago/ Efectivo

11. Ingresar: Fecha valor, Moneda, Importe, Referencia y hacer clic en

NOTA: Para el caso de va de pago EFECTIVO, en el campo Referencia, debe ingresarse el N de documento al cual se esta relacionando la recaudacin. Los datos ingresados en la va de pago se van ubicando en al grilla inferior de la pantalla (grilla de recaudacin)

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Pantalla: Comprobante de Ingreso / Seleccin va de pago/ Cheque al da

12. Ingresar: Clave de banco, Fecha emisin y vencimiento del cheque, N Cuenta corriente, Moneda, N de cheque, Plaza, RUT y nombre del titular de la cuenta corriente (puede ser de un tercero), Importe, Cdigo de Autorizacin (n que da la empresa garantizadora) y hacer clic en . NOTA: Para el caso de va de cheque a fecha, es igual salvo por la validacin de la fecha de vencimiento del cheque Si se dispone de una lectora de cheques debe seguirse el siguiente procedimiento: a) Seleccionar va de pago; Cheque al da o a fecha b) Pasar el Cheque por la maquina lectora c) Presionar Leer Cheque, esta accin trae los siguientes datos: Clave de banco Cuenta Corriente Nmero de Cheque Plaza d) Verificar el nombre y RUT del titular de la cuenta con los del cliente, si no son iguales (caso cheque de terceros), cambiarlos en el sistema. e) Ingresar Fecha de Vencimiento del cheque f) Ingresar Importe g) Presionar Verificar para obtener el cdigo de autorizacin, despues de esta accin pueden darse dos situaciones: Se obtiene el cdigo: Aparece el Cdigo de Autorizacin en el campo correspondiente No se obtiene el cdigo: El campo del Cdigo de Autorizacin queda en blanco En este caso se enva un cdigo de mensaje que indica la razn por la cul no fue asignado el cdigo de autorizacin. Por ej: Cdigos del 001 al 099 corresponden a problemas de conexin. Si esto ocurre se debe continuar segn los procedimentos establecidos para ello.

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Pantalla: Comprobante de Ingreso Para Contabilizar los datos ingresados de la recaudacin: 13. Hacer clic en , para seleccionar desde la grilla los datos (parte inferior de la pantalla).

14. Una vez seleccionados, hacer clic en Se genera un ID de movimiento (no contable) que sirve para llamar los datos de recaudacin de un documento. Por ejemplo, si se quisiera continuar recibiendo montos por ese documento (o concepto). Ver bsqueda por Movimiento Punto 8 d). Este mismo nmero se genera si se guardan los datos. La diferencia entre Guardar y Contabilizar radica en la posibilidad de editar dichos datos. Guardar: Permite edicin Contabilizar: No permite edicin Luego de contabilizar los datos, en la grilla se muestra el N de comprobante de Ingreso Contable, sealado como Ndoc. Es necesario copiar este nmero para llamar al comprobante e imprimirlo. VER CIERRE Punto 17 DE OPERACIONES:

15. Una vez hecha la contabilizacin se debe imprimir el comprobante para que se entregue al cliente una copia

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16. Impresin de Comprobante de Ingreso Contable Pantalla: Comprobante de Ingreso a) Para imprimir el comprobante hacer clic en Si se marca la lnea contabilizada y luego se picha Comprobante, trae automticamente el comprobante seleccionado en la grilla.

b) Ingresar el N de comprobante de Ingreso Contable y hacer clic en , este nmero es el Ndoc, indicado en el Punto 14.

c) Definir la impresora que se va a utilizar en Disp. salida . Si no se conoce la denominacin de la impresora se puede hacer una bsqueda presionando

d) Para ver la totalidad de las impresoras hacer clic en

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e) Escoger una de las impresoras desplegadas haciendo doble clic sobre ella.

f)

Presionar

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Vista del Comprobante

Descripcin Nmero de comprobante de Ingreso contable Datos de la sociedad y la oficina de ventas Datos del cliente Datos del documento que recibi los anticipos, su N, descripcin y monto anticipado. Adems se muestra el concepto de la recaudacin destinada a cancelar trmites Datos de los medios de pago, N de documento o referencia, fechas y montos El total del monto pagado El lugar donde el cajero debe estampar su firma y timbre para declarar que recibe los valores sealados Identificacin de la caja y el usuario

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17. CIERRE DE OPERACIONES NOTA IMPORTANTE De acuerdo a los procedimientos establecidos, y tal como se ha visto en la presente gua, se pueden recibir recaudaciones asociadas a una factura SAP, sin embargo, al momento de recibir la recaudacin que completa el valor total de esta, se debe verificar que la factura contable sea emitida. Luego se debe CERRAR LA OPERACIN e imprimir el comprobante de ingreso correspondiente. Si el cierre no se es efectuado el sistema no permitir abandonar la pantalla. Pantalla: Operaciones de back Office

a) Verificar la existencia de la factura contable sealada en c) Seleccionar los elementos de la recaudacin en la grilla

campo N Factura.

b) Verificar que los montos del documento y de los anticipos sean iguales

d) Efectuar el Cierre de Operacin, para lograr que se compensen dichos montos

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