Guía de Capacitación - Diagnostico de Necesidades de Capacitación

G
d
e
C
a
p
a
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t
a
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Diagnsticode
necesidadesde
capacitacin
Li c.Javi erLozanoAl ar cn
SecretariodelRamo
Dr.l varoCast roEst rada
SubsecretariodelTrabajo,SeguridadyPrevisinSocial
Li c.Pat ri ci aEspi nosaTorres
SubsecretariodeDesarrolloHumanoparaelTrabajoProductivo
Dr.Jai meDomi ngoLpezBui t rn
SubsecretariodeEmpleoyPolticaLaboral
Li c.LorenzoMart nezGarza
OficialMayor
DirectorGeneraldeCapacitacin
Li c.Beat ri zPul i doCampos
DirectoradeCapacitacinTcnica
Li c.MaraGuadal upeGarcaMercado
Li c.Bet zi NarahMoral esMart nez
Investigacin,escrituraydiseopedaggico
Li c.Beat ri zPul i doCampos
Ing.Raf ael Escal ant eMart nez
Revisintcnica
Li c.Di anaMargari t aRi veraOrt ega
Li c.Di anaOl i vaLpez
DiseoGrfico
GuadecapacitacinDiagnsticodenecesidadesdecapacitacin
Segundaedi ci n:2008.
ISBNentrmite
Este programa est financiado con
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Cmara yquedaprohibidosuusopara
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SubsecretaradeDesarrolloHumanoparael
TrabajoProductivo
DireccinGeneraldeCapacitacin
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n
n n
ndice
Presentacin 7
Objetivo 9
1.Ejerciciodeautoevaluacin(inicial) 11
2.Consideracionesprevias 15
3.Definicinyclasificacin 23
4.Planeacindeldiagnsticodenecesidades 27
5.Metodologa 28
6.Mtodosytcnicasauxiliares 42
Consideracionesfinales 49
Anexos 50
Bibliografa 59
7
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin
Guade
Capacitacin
Presentacin
La Direccin General de Capacitacin y Productividad ha
elaborado la gua tcnica Diagnstico de necesidades de
capacitacin, con la finalidad de proporcionar una
metodologaquefacilitelaidentificacindelasnecesidades
queenmateriadecapacitacinexistenenlasempresas.
El diagnstico de necesidades de capacitacin es el factor
orientadorquepermiteprincipalmente:
Laestructuracinydesarrollodeplanesyprogramas.
El establecimiento de las acciones de seguimiento y
evaluacindelprocesocapacitador.
Esta gua tcnica cuenta con las caractersticas necesarias
para que el usuario pueda llevar su autoaprendizaje en
forma simple y clara. El documento incluye informacin
sobre: la definicin de necesidades de capacitacin,
actividades previas, tipos de necesidades, metodologa,
tcnicas y herramientas auxiliares. Con la informacin
anteriorelusuariopodraplicarladeteccindenecesidades
decapacitacinensuempresa.
8
Guade
Capacitacin
9
Guade
Capacitacin
Objetivo
Proporcionarloselementostcnicos
necesariosparalaaplicacindela
metodologaeinstrumentosutilizadosenel
diagnsticodecapacitacin.
10
Guade
Capacitacin
11
Guade
Capacitacin
Ejerciciodeautoevaluacin(inicial)
INSTRUCCIONES: Lea los siguientes enunciados y conteste
en forma clara, precisa y breve. Al
concluir,reviselahojaderespuestas.
1.Cundosepuedehablardelaexistenciadenecesidades
decapacitacinenunaorganizacin?
2.Culeselpropsitodel diagnsticodenecesidadesde
capacitacin?
3.Qu resultados concretos debe arrojar la investigacin
sobrenecesidadesdecapacitacin?
4.Por qu es importante determinar el nmero y
caractersticas de los trabajadores que requieren
capacitacin?
Guade
Capacitacin
13
Respuestas
Autoevaluacininicial
1.Elpuntodepartidaparaladeterminacindenecesidades
decapacitacineslaexistenciadeproblemaspresentes
y futuros en la empresa, que se suscitan por la
modificacin de estrategias, procedimientos y
tecnologas, inadecuada administracin, polticas
inoperantes, o cuando los problemas se deben a
deficiencias en los conocimientos, en las destrezas
manualesoactitudesinadecuadasdelpersonal.
2.Conocerconexactitudtantolasdeficienciasactualesdel
personalcomosusnecesidadesfuturas.
3.Nmero exacto de trabajadores que necesitan
capacitacin.
Caractersticasdelostrabajadoresquenecesitanser
capacitados.
Descripcinprecisaycompletadelasactividadesen
quenecesitansercapacitados.
Estos datos constituyen los antecedentes indispensables
paralaelaboracindecualquierprogramadecapacitacin
ysuimportanciaradicaenqueslopartiendodeellosse
puedeplanear,elaboraryaplicarconxitounprograma.
14
Guade
Capacitacin
4.Porquebrindacriteriosparadecidirlaformadeimpartir
lacapacitacin,comobaseparaestimarelcostoposible
delacapacitacinporeltiempoycantidaddepersonal,
permite tomar decisiones en cuanto a la amplitud del
contenido del programa, la seleccin de tcnicas de
instruccinydematerialesdidcticos.Adems,permite
planearlaorganizacindeloseventosencuantoaritmo
detrabajo.
Algunasdelascaractersticasimportantesquesedeben
conocerson:edad,escolaridad,experiencialaboral.
Guade
Capacitacin
15
I . Consideracionesprevias
La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales se
enfocan al mejoramiento de la calidad de los recursos
humanos y por lo tanto al logro de los objetivos de la
empresa.
La tarea del especialista en capacitacin es analizar y
enfrentar la problemtica de su entorno, determinar
alternativas de solucin, as como adelantarse y orientar
susesfuerzosalasnecesidadespresentesyfuturas.
Los responsables de capacitacin actan como agentes de
cambio, ya que al contar con los medios adecuados
moldean la conducta de los trabajadores, con el propsito
deincrementarsusconocimientos,habilidadesyactitudes
de esta manera se busca la excelencia de las
organizacionesparacontribuiralcrecimientodelpas.
A findedirigirelprocesodecapacitacinconefectividad,
oportunidadycalidad,sehaceimprescindiblesatisfacerlas
necesidades existentes en la empresa que contribuya al
logrodelosobjetivosestablecidos.
Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin se
consideralapartemedulardelproceso.Lainformacinque
brinda constituir los antecedentes indispensables para
planear, elaborar y aplicar con xito los programas
correspondientes.
16
Guade
Capacitacin
Es evidente que existe una estrecha vinculacin entre la
capacitacinyeladecuadodesempeodelasfuncionesque
se realizan en una empresa, y en este sentido es
importantedestacarquelacapacitacinesunainversiny
no un gasto de operacin, ello se debe a que sus efectos
sondelargaduracin.
El DNC, como de ahora en adelante se referir al
diagnstico de necesidades de capacitacin, forma parte
fundamental delprocesotcnicodelacapacitacin,elcual
essecuencialycclicocompuestopordiferentesfases.Cada
faseasuvezestcompuestaporprocesos,metodologasy
caractersticasparticulares.
Procesodelacapacitacin
Objetivosempresariales
Procesoproductivo
Estructuraorganizacional
Estrategias
Recursosdisponibles
Clientesyproveedores
Fuerzasydebilidades
Anlisissituacionaldelaorganizacin
Guade
Capacitacin
17
Organizacionales.
Ocupacionales.
Individuales.
Mtodosytcnicas.
Procedimientoseinstrumentos.
Objetivosdeaprendizaje.
Seleccindecontenidos.
Evaluacindeaprendizaje.
Materialdeapoyodidctico.
Tcnicasdeenseanza.
Tcnicasgrupales.
Evaluacindelaprendizaje.
Elaboracindeplanesyprogramas
18
Guade
Capacitacin
Organizacinylogstica
Coordinacinysupervisin
Seleccindeinstrumentosdeevaluacin
Seleccinyformacindeinstructores
Aplicacindeinstrumentosdeevaluacin
Evaluacindelosresultadosdecapacitacin
Anlisiseinforme
Propuestas
Anlisissituacionaldelaorganizacin
Laclavedelxitodeunabuenaadministracinempresarial
loconstituyeunaadecuadaplaneacinoperanteyefectiva,
para ello se tendr que partir del conocimiento pleno y
sistematizado de la realidad interna y externa esto es,
reconocerproblemasynecesidades,recursosdisponiblesy
caractersticas del medio que favorecen acciones o que
entorpecenyfrustranobjetivos.
Ejecucindeplanesyprogramas
Evaluacinyseguimiento
Guade
Capacitacin
19
Elrealizarunanlisissituacionaldelaempresaimplicauna
investigacin sobre la productividad de la misma, a travs
destaseanalizanproblemas,carenciasolimitaciones,as
comolascausasquelasoriginan,paraestarenposibilidad
desubsanarlas.
Se entiende por productividad al aprovechamiento
inteligentedelosrecursosdisponiblesparaproducirunbien
ounserviciodeterminado,atravsdeunprocesoordenado
ysistemticodetrabajo.
1
Reconocer que la productividad en las empresas se ve
influida por tres factores fundamentales: ambientales,
humanos y tecnolgicos, permite determinar el tipo de
problemas y deficiencias que las limitan, con base en ello
realizarun anlisis comparativodelasmetas planteadasy
losresultadosobtenidosporlaorganizacin.
El anlisis situacional debe ser realizado por personal
especializado que analice a la organizacin en conjunto,
tome decisiones, evale objetivos y establezca estrategias
deatencin.
Se puede realizar a travs de distintos procedimientos e
instrumentos elaborados para ese fin, como son:
entrevistas, cuestionarios, anlisis de informes y
expedientes,observacinquebusqueidentificarlasituacin
deproductividad,procesosdecalidad,climaorganizacional,
forma de impacto de cualquier cambio estructural, y
analizarlaplaneacinestratgicaplanteadaporlaempresa.
1
SecretariadelTrabajoyPrevisinSocial.ProgramaNacionalde
CapacitacinyProductividad.1991.
20
Guade
Capacitacin
Algunas de las tcnicas ms conocidas para realizar el
anlisis situacional es la ley de Pareto, y el anlisis de la
relacin causa efecto de problemas denominado modelo
Ishikawa. Estas tcnicas bien aplicadas son efectivas y se
usan en combinacin con otras como son: lluvia de ideas,
corrillos,encuestas,etc.
Elanlisissituacionalpermitedeterminarsicadaunodelos
problemas que se detectan son posibles de ser resueltos
con capacitacin, y entonces realizar un anlisis ms
detalladoparasuclasificacin,priorizacinytratamiento.
A travs de l se definen reas, secciones, niveles y/o
puestosocupacionalesdeatencinprioritariaylosaspectos
(contenidos) que apoyen las estrategias corporativas para
ellogrodelosobjetivospropuestos.
Sntomasposiblesquepuedanindicaro
sugerirunanecesidaddecapacitacin
I ndicador Problema
Bajaodecreciente
Altaocreciente
Excesivooenaumento
Prolongado
Produccin, normas de
rendimiento, utilizacin de
mquinasyequipo.
Tasa de accidentes,
rotacin de personal,
ausentismo,desperdicio.
Demoras, disputas, quejas
de clientes, problemas de
reclutamiento.
Tiempo para ejecutar los
trabajos o para la
utilizacin de maquinas y
equipo.
Guade
Capacitacin
21
22
Guade
Capacitacin
La capacitacin que surja de los problemas anteriores se
reconoce como capacitacin reactiva, ya que proviene de
hechosydificultadespresentes.
Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten
flexibilidadensuaplicacin,yaquesepuederealizarcomo
unarevisinperidica,semestraloanualbuscandosiempre
la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales
dependern sustancialmente de la veracidad de la
informacin.
Factoresqueprovocannecesidadesdecapacitacin.
Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras
necesidades de capacitacin, a sta se le reconoce como
capacitacinproactiva,yaqueseadelantaalosproblemas
y trata de prever los resultados que fortalecern a la
organizacin.
Expansindelaempresaeingresodenuevos
empleados.
Trabajadorestransferidosoascendidos.
Implantacin o modificacin de mtodos y
procesosdetrabajo.
Actualizacin de tecnologa, equipos,
instalacionesymaterialesdelaempresa.
Produccin y comercializacin de nuevos
productososervicios.
Guade
Capacitacin
23
2. DEFINI CINYCLASI FI CACI N
Definicin
Es un estudio especfico que se realiza en cada
puesto de trabajo para establecer la diferencia
entrelosnivelespreestablecidosdeejecucinyel
desempeorealdeltrabajador,siempreycuando
tal discrepancia sea de conocimientos,
habilidades,destrezasyactitudes.
El DNC es uno de los temas de mayor complejidad del
proceso de capacitacin, en verdad no es tarea fcil
investigarculessonlasnecesidadesrealesyprioritariasde
capacitacinqueserequierensatisfacer.
Es claro que el punto de partida para la determinacin de
necesidades de capacitacin es la existencia de problemas
presentes y prever necesidades futuras. Ello permite
determinarlasnecesidadesaresolverenuncorto,mediano
ylargoplazo.
Para que una empresa alcance con xito sus objetivos, es
necesario que su personal realice al nivel de eficiencia
requeridalastareasquelesonencomendadas.
Las necesidades de capacitacin se traducen en
conocimientos, habilidades o actitudes que deben ser
adoptados, desarrollados o modificados para mejorar la
calidad del trabajo y la preparacin integral del individuo,
(veranexo1).
24
Guade
Capacitacin
El DNC, proporciona informacin completa sobre el estado
enqueseencuentraelpersonalrespectoasushabilidades,
actitudes y conocimientos, lo que permite establecer
objetivosyaccionesconcretasenelplandecapacitacin.
LosproductosquearrojanelDNCson:
Enqucapacitar:Objetivosgeneralesycontenidos.
Aquin: Identificacin clara y precisa del
universo a capacitar y sus
caractersticas.
Cunto: Conqucantidadyprofundidadse
darnlosconocimientos.
Cundo: Con qu urgencia/ prioridad es
necesarialacapacitacin.
Esimportante enfatizar que la efectividad deun programa
decapacitacinnodependeexclusivamentedelacalidadde
los cursos, sino tambin de la forma en que se satisfacen
las necesidades de capacitacin determinadas con
anterioridad.
Engeneral,unanecesidaddecapacitacinserepresenta:
Unanecesidaddecapacitacinesladiferencia
cuantificableomediblequeexisteentrelosobjetivosde
unpuestodetrabajoyeldesempeodelapersonaque
loocupa.
Exigencia
delcargo
Menos
Desempeo
del
ocupante
Igual
a
Necesidades
de
capacitacin
Guade
Capacitacin
25
Clasificacindenecesidadesdecapacitacin
Porsuorigen
Organizacional Anlisis
situacional
dela
empresa.
Debilidadesgenerales,
se identifica en dnde
es ms necesaria la
capacitacin.
Ocupacional anlisisdel
puesto
Lo que es necesario
en trminos de
capacidad,
conocimiento,
habilidades y
actitudes.
Individual evaluacin
del
trabajador
La persona que
necesita capacitacin
yenqulanecesita.
Porlaformaenquesepresentan
Manifiestas Surgen de problemas
evidentes porque se dan de
un proceso de cambio:
mtodos,tcnicas,etc.,ycon
personaldenuevoingreso.
Encubiertas Los problemas y necesidades
que surgen de stos no se
observan fcilmente, pueden
ser de carcter moral,
organizacional y de
procedimientos.
26
Guade
Capacitacin
Porsucircunstancia
Presentes Problemticas en torno a
elementos que componen la
organizacin en el momento en
que se efecta el diagnstico de
necesidadesdecapacitacin.
Futuras Todo cambio que decide realizar
laorganizacinacorto,mediano
y largo plazo provocar
necesidades futuras pues las
transformaciones provocan
modificacinenlashabilidadesy
conductasdelostrabajadores.
Guade
Capacitacin
27
3.Planeacindeldiagnsticodenecesidades
ConlafinalidaddellevaracabosistemticamenteelDNC,
se requiere organizar un plan de trabajo bsico que tome
encuentalossiguienteselementos:
Necesidadesdecapacitacin
Identifica - problemas a resolver por
mediodecapacitacin.
Localiza - reas,personas.
Prioriza - las necesidades por orden de
urgencia.
Plandeaccin
1.Determinar el objetivo del DNC: todas las
reas crticas localizadas, algunas de ellas o
unasola.
2.Hacer elinventario delos puestos personas
queabarcarelDNC.
3.Precisar los recursos humanos, materiales,
financierosytiempoconquesecuentaparala
investigacin.
4.Definir la metodologa y tcnicas para
recopilarinformacin.
5.Elaborar el programa de actividades y
responsablesdesucumplimiento.
6.Elaborar instrumentos de control formatos,
para: registrar las actividades, los recursos y
laduracinprevista.
7.Capacitar a los recursos humanos que
fungirncomoinvestigadores.
8.Sensibilizar y comprometer a los jefes en el
proyecto.
28
Guade
Capacitacin
4. Metodologa
El diagnstico de necesidades de capacitacin es una
investigacin sistemtica, que se realiza a travs de una
metodologa especfica que permite obtener e integrar la
informacin necesaria para guiar la elaboracin de los
programasdecapacitacinyestablecereltipodeacciones
aseguir.
Unavez que el anlisis situacional dela empresa indica el
lugaryelmomentodeefectuarunDNC,entoncesseaplica
lametodologadeinvestigacincorrespondiente.
ElDNCserealizaen5fasesfundamentales:
Establecimientodelasituacinideal.Situacindelas
necesidadesocupacionales.
Definicin de la situacin real, tambin conocidas
comonecesidadesindividualesyevaluacinindividual.
Anlisiscomparativodelasituacinidealyreal.
Establecimientodeestrategias.
Informederesultados.
Situacin
ideal
Situacin
real
- Anlisis
comparativo
- Estrategias
- Informe
Metodologa
Elaboracinde
programas
Plan
instruccional
Tcnicas
grupales y de
enseanza
Recursos
didcticos
Evaluacindela
Guade
Capacitacin
29
Descripcindelpuesto
Es aquella en la que los recursos materiales son los
adecuadosysuficientes,optimizadosensuutilizacinylas
actividades laborales se desarrollan de manera eficiente
paraobtenerelmximodeproductividad.
DuranteelDNCesfundamentalobservarlasdiscrepancias
entreloqueseesperaquehagaeltrabajador,situacin
ideal,yloquehace,situacinreal,lasdesviaciones
resultantessedenominannecesidadesdecapacitacin.
Parahacerestacomparacinprimerosedefinelasituacin
ideal,estoes:(veranexo2).
Especificar las funciones que debe desempear un
trabajador y los requerimientos de capacitacin
(conocimientos, habilidades y actitudes) que se
requierenparapoderdesarrollarlaseficientemente.
Situacinideal.
Recopilacindeinformacindocumental.
Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacin.
Descripcindelpuesto.
Requerimientos de capacitacin del
puesto.
Situacinideal
30
Guade
Capacitacin
La especificacin del puesto se realiza considerando las
mejores condiciones de funcionamiento y desarrollo de la
empresa respecto a sus recursos humanos, materiales e
instalaciones,entreotros.
Existen dos procedimientos para recopilar la informacin
quedefinelasituacinideal.Esrecomendableaplicarambos
a fin de contar con la mayor cantidad de datos acerca del
puesto.
a) Revisindeladocumentacinadministrativa,enrelacin
a:
Descripcindepuestos.
Manualesdeprocedimientosydeorganizacin.
Planesdeexpansindelaempresa.
Registrodecontratacin.
Necesidadesdeproduccin(planes).
b) Recopilar informacin correspondiente del puesto por
parte del jefe inmediato, supervisores y personal
involucrado estratgicamente con el puesto. Estas
personas debern aportar datos actualizados y de
relevancia acerca de la situacin ms deseada que
esperan del puesto, deben ser datos verdicos y
viables.
En el primer procedimiento se realiza una revisin
documental y resulta sencillo obtener anotaciones,
conclusiones e informacin que defina el puesto o
aportedatoscomplementariosparaste.
Guade
Capacitacin
31
Elsegundoprocedimientoesunpocomscomplicado,
por lo que se sugiere seleccionar y aplicar tcnicas
apropiadassegnlascircunstanciasqueexistanylos
recursosconquesecuente.
Asimismo, es indispensable contar con instrumentos
(formatos) donde se vace la informacin recopilada
que permita una mayor organizacin, clasificacin y
homogenizacindeladefinicindelpuesto.
Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacinpara
determinarlasituacinideal.
Tcnicas I nstrumentos
Entrevista Guadelaentrevista.
Encuesta Cuestionario.
Anlisispordiscusindegrupos Lluviadeideas.
Binas(2personas).
Corrillos(4).
Grupos pequeos
(5).
Phillip66(6).
Observacinyanlisisdetareas Escalaestimativa.
Registroanecdtico.
Listadecotejo.
Formatoparadescripcindelperfilideal(veranexo2)
32
Guade
Capacitacin
Cualquieradelastcnicaseinstrumentosseleccionados,o
bien,lacombinacindestosdebernpermitirrevisary
analizarlasiguienteinformacin:
Actividadesfundamentalesysecundarias.
Contenidos de capacitacin requeridos, en
trminos de: conocimientos, habilidades y
actitudes.
Recursosmateriales.
Condicionesdeequipodehigieneyseguridad.
Requisitosgeneralesdelperfilquehadecubrirel
aspirante:idioma,escolaridadyexperiencia.
Evaluacindelindividuo
implica investigar lo que es y se hace en la empresa
actualmente,estoes,definiracadatrabajadorensupuesto.
Una vez que se han determinado las necesidades
organizacionales y ocupacionales, se determina qu persona
necesitaquecapacitacin.
2
2
PintoVillatoro,Roberto.Procesodecapacitacin.Mxico.1992.pp.26
Situacinreal
Guade
Capacitacin
33
Situacinreal
Revisindeinformacin.
Tcnicaseinstrumentosdeevaluacin
Evaluacinindividual.
Identificacindelpersonalparacapacitacin.
Formacindegruposconnecesidadessimilares
decapacitacin.
34
Guade
Capacitacin
La identificacin de necesidades individuales se le conoce
tambincomoevaluacin.
Es importante que en esta identificacin se determinen
caractersticasindividualescomo:
Edad.
Escolaridad.
Experiencialaboral.
Cualquier otro elemento importante para elaborar un
programadecapacitacin.
Para determinar las necesidades de cada trabajador, se
requiere evaluar su actuacin en los aspectos descritos en
lasituacinidealodescripcindelpuesto.
Si un trabajador no realiza adecuadamente una funcin o
actividaddesupuesto,onocuentaconlosconocimientos,
habilidades y actitudes que se requiere, se sugiere no
solamente especificar las deficiencias sino precisar en qu
medidanoloscumple.
(Veranexo3)
Laevaluacindeldesempeodeltrabajadorsellevaacabo
apartirdelarevisindeprocedimientosydeusaralgunas
delastcnicaseinstrumentosqueseaplicanparadefinirla
situacin ideal. Se seleccionan aqullos que resulten ms
convenientesdeacuerdoa:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: directivo,
gerenciamedia,administrativo,operativo.
Cantidad de personal al que se aplicarn los
instrumentos.
Guade
Capacitacin
35
Recursos con los que cuenta el administrador de la
capacitacin:materiales,financierosyhumanos.
Se puede agregar ala lista detcnicase instrumentos los
siguientes:
Encuantoaladocumentacinadministrativa:
Evaluacindedesempeo
Anlisisdeexpedientes.
Encuantoalarecopilacindirecta:
Exmenesdeconocimientosyhabilidades.
Autoanlisis.
Centrodeevaluacin.
Inventariodehabilidades.
Losresultadosquedebenobtenerseenestaetapason:
Nmero de trabajadores que requieren
capacitacin.
Caractersticas de los trabajadores a ser
capacitados.
Descripcin de actividades: conocimientos,
habilidadesyactitudesenquesecapacitarn.
36
Guade
Capacitacin
Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacinparadeterminarla
situacinreal.
Seleccionar Elaborar
Tcnicas I nstrumentosde
evaluacin
Entrevista Guadeentrevista
Encuesta Cuestionario
Anlisis/evaluacin por
discusindegrupos
Binas(2).
Corrillos(4).
Grupospequeos(6).
Observacin y anlisis y
evaluacindetareas
Escalaestimativa.
Registroanecdticoocarta
descriptiva.
Lista de cotejo o de
verificacin.
Autoanlisis Inventariodehabilidades.
Cuestionario, gua de
autoanlisis.
Evaluacin de
conocimientos y
habilidades
Examen terico y/o
prctico.
Guade
Capacitacin
37
Elanlisiscomparativoeselprocedimientopararealizaruna
confrontacinentrelasituacinidealylareal.Secompara
lo que se debe realizar en el puesto y lo que realiza el
individuo.
Susprocedimientosson:
Anlisiscomparativo
Situacin ideal
puesto
Situacin real
individuo
Relacionarlainformacindecadaunodelos
elementosdelperfildelpuestoconlosperfiles
delostrabajadoresqueloocupan.
Establecerlasdiferenciasporcadatrabajador
Centrarenunamatrizlosresultados
delasnecesidadesdetodoslos
trabajadoresdeunmismopuesto.
Situacinideal
Clasificar y ordenar
informacin obtenida
delperfildelpuesto
Situacinreal
Clasificar y ordenar
informacin obtenida
del trabajador en su
puesto
38
Guade
Capacitacin
Es evidente que en el perfil ideal, algunas funciones son
ms importantes que otras de acuerdo a su impacto en la
productividad del rea o de la empresa, as como de otros
factoresigualmenteimportantescomo:
Influenciaenellogrodelosobjetivosdelaempresa.
Imagendelaempresa.
Apoyoaotrasreasopuestosporcargasdetrabajo,
etc.
Porello,seestudianlasdiversasfuncionesporseparado.
Se recomienda determinarla prioridad que tienela funcin
paraelpuestoatravsdesmbolosalfabticosonumricos
queresaltensuimportanciaporejemploA,ByCo1,2y3.
Despus de realizarlo se decide qu funciones requieren
capacitacinyenqumedida.
Al trabajar sobre las funciones prioritarias o crticas
comprende otro aspecto importante, ya que determina la
secuencia adecuada de la capacitacin. Desarrollar
programas estratgicos y/o intensivos en reas crticas o
prioritarias.Concentrarlainformacinenelanexo4.
LosresultadosdelDNCpermitenconocerconobjetividad:
Quinrequierecapacitacin.
Enqusecapacitary
Cundo se debe capacitar a los trabajadores:
prioridadyorden.
Establecimientodeestrategias.
Guade
Capacitacin
39
La especificacin de las acciones clave que se desprenden
del DNC y la coordinacin de las mismas constituyen las
estrategias:
Establecerlasprioridadesdecapacitacin,deloms
alomenosurgente.
Definirloscontenidosdecapacitacin.
Los contenidos de aprendizaje deben subsanar las
necesidadesdecapacitacindetectadas.
Los contenidos junto con las caractersticas de los
participantes se desprenden aspectos tan
importantes como la duracin del evento y la
determinacin de las tcnicas de enseanza y
grupalesqueseaplicarn.
Determinarlastareasyactividadesqueserealizarn
parallevaracabolacapacitacin.
Establecerlos recursos humanos (perfil yfunciones)
y financieros (presupuesto) que se necesitan para
desarrollarlasaccionesdecapacitacin.
(veranexo5).
Elinformeeseldocumentoquepresentaelresultadodela
investigacin. Sirve de gua para tomar las decisiones que
msconvengan.
Informe
40
Guade
Capacitacin
ApartadosaconsiderarenelinformedeDNC:
Ttulo: Diagnstico de necesidades de capacitacin
deldepartamentooseccindelaempresa.
Elabor:Nombredelapersona(s)quelorealiz,el
puestoqueocupadentrodelaempresayfechadela
investigacin.
ndice: Lista de contenidos o captulos del informe,
incluyendolapaginacindecadauno.
Introduccin o antecedentes: Permite una
comprensin global de lo que va a exponer. Es
importante que se incluya una justificacin de los
motivos que dieron origen a la investigacin, en l
tambinsedebenespecificarlastcnicasymtodos
de investigacin aplicados, eluniverso que cubri el
diagnstico (puestos y/o niveles ocupacionales) y el
proceso estadstico manejado (global, muestreo,
controldevariables,etc.).
Resumen o sumario: Proporciona una rpida y
sinttica visin del resultado de la investigacin.
Abarca una explicacin breve de la investigacin
efectuadaysuresultado.
Desarrollo de la investigacin (cuerpo del informe):
Aparecerlainvestigacinclasificadapormateriaso
puntos analizados, los ttulos de stos deben ser
seleccionadosdeacuerdoconeltemacontenido.Se
recomienda que los captulos o puntos contenidos
seanlossiguientes:
Guade
Capacitacin
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- Datos generales: es conveniente partir de
informacin general del departamento,
seccin o rea donde se realiz el D.N.C.,
comoson:
a)Nmero de empleados por nivel y puesto
ocupacional.
b)Escolaridadclasificacinpornivel.
c)Antigedadenelpuesto(promedio).
d)Poblacinmasculinayfemenina.
- Evaluacin de los objetivos presentes del
departamentoydelaorganizacin,lospuntos
aanalizaryaevaluarpuedenser:causasdel
incumplimiento de los objetivos
organizacionales y de los puestos (problemas
presentes).
a)Repercusin del incumplimiento de
objetivospresentes.
b)Previsiones del sistema para alcanzar
objetivos futuros (causas de problemas
futurosyestimacindelincumplimientode
stos).
c)Clasificacinyjerarquizacindelascausas.
- Evaluacin de los individuos respecto a su
puesto: Es la poblacin objetivo para
capacitacin, de la cual se definirn las
actividades o funciones requeridas y
prioridades. Los puntos que deben
especificarseson:
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Guade
Capacitacin
a)Definicin del personal que presenta
necesidades de capacitacin, datos
administrativosycaractersticas.
b)Descripcin de los conocimientos,
habilidades y actitudes para efectuar
eficientementelasactividadesdelpuesto.
c)Presentacin de las evidencias que
justifiquen las necesidades (exmenes,
evaluacin del desempeo, cuestionarios,
etc.).
d)Jerarquizacin de las necesidades por
prioridad de atencin al puesto y a los
objetivos organizacionales, segn sea el
caso.
Conclusiones y recomendaciones: Se incluyen
deducciones desprendidas de la investigacin
efectuada, descubrimientos logrados, polticas a
seguirenelfuturo.Supone:
Propuestasdecambioomodificacinalasituacin
administrativa y de proceso de la empresa,
departamentooseccinestudiada.
Definir el plazo en que se llevar a cabo la
capacitacin y las estrategias a seguir en el
desarrollodelasacciones.
Enlistar las causas de los problemas que no se
solucionan mediante capacitacin y encauzarlos a
lasreasresponsablesparasusolucin.
Guade
Capacitacin
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5. Mtodosytcnicasauxiliares
Para aplicar la metodologa descrita o cualquier otra, es
necesario auxiliarse de mtodos, tcnicas e instrumentos
que permitanrecopilar informacin duranteladeteccin de
necesidadesdecapacitacin.
Mtodos para la deteccin de necesidades de
capacitacin.
Anlisisdeunaactividad
Una actividad es un conjunto de operaciones o
tareas productivas, educativas, recreativas, etc.
que desarrolla una persona, grupo de personas,
empresas e instituciones de acuerdo a un plan de
trabajo preestablecido. De ah que una formapara
incrementar la productividad, es establecer un
mnimo de pasos que deban realizar para producir
unartculodeservicio,llevaracabounafuncino
efectuar un proceso determinado entre otros,
procurandominimizartiempoyesfuerzo.
Anlisisdeunequipoutilizado
La renovacin, actualizacin o mantenimiento del
equipotraeconsigolanecesidaddedesarrollaruna
nuevacapacidadmanualoadquirirtambinnuevos
conocimientos por parte del supervisor y de los
trabajadores,porloquesedebeconsiderar:
Caractersticasdelnuevoequipo.
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Capacitacin
Capacidadoconocimientosadesarrollar.
Actitudesanteelcambio.
Anlisisdeproblemas.
La deteccin de necesidades puede surgir del
anlisis de un problema operacional es decir, que
no se tenga la informacin suficiente y necesaria
para manejar una situacin imprevista por lo que
serequierepreguntar:
Cul es exactamente el problema? y Quines
estnimplicados?
Anlisisdelcomportamiento
Consisteenanalizarconductasnotpicasdelindividuoodel
grupo,talescomo:
Bajaeficienciayproduccin.
Elevadonmerodeaccidentes.
Altogradodeausentismo.
Desperdiciodematerial.
Faltadecooperacin.
Resistenciaaladireccineinstruccin.
Anlisisdelaorganizacin
Los defectos de la organizacin afectan la adecuacin del
individuoydelosgruposcuando:
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Capacitacin
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Existefaltadeplaneacinadecuada.
Delegacindeautoridadconfusa.
Vaguedaddeobjetivos.
Evaluacindeltrabajo
Se sugiere realizar una evaluacin formal y
peridica de la actuacin individual en el trabajo,
con base en procedimientos especficos y
determinando los puntos ptimos de la realizacin
de las tareas que sern usadas como puntos de
comparacin.
Anlisisgrupalesoparticipativos
Seprecisaparasurealizacin:
Reunir un grupo homogneo (Ejecutivos,
superiores, ingenieros, oficinistas, obreros
calificados).
Escribir en el pizarrn una pregunta de inters
comn.
Pedir a los miembros del grupo que contesten
cualquiercosaqueselesocurra.
Anotar sus respuestas junto a la pregunta en el
ordenquesurjan.
Estableceruntiempolmite.
Cuando termine el tiempo asignado, enumerar la
listaeidentificarlospuestosque requierennuevos
conocimientos.
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Capacitacin
Listadeverificacin
Consiste en descomponer una tarea, proceso,
programa, actividad o rea responsable,
efectundose una lista detallada de sus partes o
pasoslgicos.
Anlisisydescripcindepuestos
El anlisis de puestos es el procedimiento que
permite obtener, ordenar y analizar
sistemticamente informacin de un puesto
determinado.
La descripcin de puestos es una exposicin
detallada que describe el trabajo desarrollado, las
responsabilidades involucradas, la habilidad y
capacitacin requerida, las condiciones bajo las
cualessellevaacaboeltrabajo,lasrelacionescon
otrospuestosylosrequisitospersonalesdelmismo.
Elementos que debe contener la descripcin de
puestos:
Identificacindelpuesto.
Datossobresuelaboracin.
Descripcingenricadelasactividades.
Descripcin especifica de las actividades del
puesto.
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Capacitacin
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Tcnicasparaladeteccindenecesidades
Entrevista
Conversacincaraacaraconunpropsitodefinidoque
involucrauncontinuointercambiodeinformacin.
Sus objetivos son obtener informacin, investigar y
diagnosticarabordarunproblema,motivosyconciliar.
Laentrevistapuedeserdirigidaynodirigida.
Laentrevistadirigida:enellaelentrevistadorelabora
preguntas previamente, para las cuales se esperan
respuestasfirmesdelentrevistado.
En la entrevista no dirigida, se exige un mayor
dominio, ya que el entrevistador no elabora
preguntas cerradas y, por tanto, el entrevistado
puede proporcionar informacin ms amplia que
deberestructurarseposteriormente.
Corrillos.
Consiste en dividir al grupo en pequeos equipos de
cuatroocincopersonas.Senombraaunmoderadorya
un secretario y se le entrega por escrito las
instrucciones de la tarea a realizar por el grupo, sto
tambinpuedehacerseverbalmenteyenalgunoscasos
auxiliarsededocumentosqueproporcioneninformacin
sobreeltemaatratar.
Seestableceuntiempodeterminadoparalarealizacin
delatarea,serecomiendade10a50minutos.
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Guade
Capacitacin
Los secretarios tomarn nota de las conclusiones.
Terminado el tiempo establecido, cada grupo se
reintegrar y cada moderador presentar sus
resultados. El conductor anotar las conclusiones
obtenidas,lasclasificar,ordenaryprocederadarlas
aconoceralgrupo.
Tormentadeideas
Esta tcnica permite la expresin libre de ideas
posibilitando que un tema y/o problemas se analicen
desdediferentespuntosdevista.
Las ideas ms sobresalientes se anotan a fin de
rescatar los aspectos ms importantes del problema
encuestin.
Inventariodehabilidades
Eslapresentacinordenadadeunaseriedeactitudes
en extrema conexin que permite determinar la
secuenciaenlacualsedesarrollan.
Elobservadorcolocaelordendelasaccionesconforme
las ejecuta el trabajador en el desempeo de su
puesto.
Lasntesisdelasaccionesocaractersticasregistradas
servirn de base para corregir al trabajador en los
procedimientosrealizadosporste.
Parasuelaboracinsedeberntomarencuentados
situaciones:
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Capacitacin
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Incluir el desglose general, con la probable
secuencia de las actividades que se quieren
observar.
Anotar acciones que se consideren como
negativas ya que esto permitir informar de lo
correcto o incorrecto de las acciones ejecutadas
porelobservador.
Observacionesyanlisisdetareas
Esta tcnica tiene como objeto estudiar y prestar
atencin a la forma como se realiza un trabajo, para
ello se utiliza una gua de observacin o lista de
verificacin.
Cuestionario.
Esta tcnica es la ms utilizada para determinar
necesidades, su diseo y aplicacin requiere
experiencia.
Las preguntas deben formularse de tal manera que
puedan dirigirse alos puntos que se desean conocer
se requiere de claridad y precisin en los conceptos.
Se debe contar con criterios de medicin que le den
validez.
Autoanlisis.
Debe dirigirse al personal que por su formacin
acadmicayniveljerrquicoenlaorganizacinposea
la capacidad de analizar sus propios recursos y
necesidadeslaborales.
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Guade
Capacitacin
CONSI DERACIONESFINALES.
Los siguientes aspectos permitirn realizar un adecuado
diagnsticodenecesidadesdecapacitacin:
Enfocartodoslosesfuerzosenreascrticas,endondese
puedanobtenerresultadosefectivosyunfuerteimpacto
enfuncindelosobjetivosdelaempresa.
Evaluarlosrecursos,stopermitirmedirelalcanceylas
posibilidadesdeaccin.
Analizar cuidadosamente el (las) rea (s) en donde se
aplicar el DNC, lo que facilitar definir las estrategias
factiblesyconcretasdeaplicar.
La participacin directa de supervisores y jefes, quienes
debern diagnosticar y determinar las necesidades de
capacitacin, ya que son stos quienes ms conocen los
requerimientosyproblemasdelasreasdetrabajo.
Establecer y preparar reuniones con las ms altas
autoridades de la organizacin para efectuar una ardua
labor de sensibilizacin, hasta convencerlos de los
beneficios redituables que les aportar la capacitacin.
Estas reuniones debern arrojar el consenso general
sobrelaorientacinyalcancedelplandecapacitacin.
Invertirsuficientetiempoenelplandeaccin,endefinir
la metodologa que servir de gua, as como en la
elaboracin de instrumentos, esto evitar errores,
confusiones y desperdicio de recursos. Si es posible, es
recomendable realizar una prueba piloto con los
instrumentosqueseutilizarnenelDNC.
Guade
Capacitacin
51
ANEXOS
No.1
REASODOMI NI OSDELAPRENDI ZAJE
HABILIDADES
PSICOMOTRIZ
CONCIMIENTOS
COGNOSCITIVOS
ACTITUDES
AFECTIVO
Paradesarrollar
habilidades
Paraincrementar
conocimientos
Paramodificar
actividades
Prctico Conceptual Sentimental
Poderhacer Saberhacer Sentimental
Manual Intelectual Actitud
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Bibliografa
Cinterfor.Proyecto130. Determinacindenecesidadesde
formacinprofesional.Montevideo.Ed.Mc.Gehec.
1980.223pp.
ColeccinEjecutivaExpansin.Compilacin.Cmodiseary
aplicar un programa interno de capacitacin.
Mxico.Ed.Expansin.1993.217pp.
Chiavenato, Idalberto. Iniciacin a la administracin de
personal. Mxico. Ed. McGraw Hill
Iberoamericana.1993.152pp.
Ince, Venezuela. Desarrollo de programas de
adiestramiento: identificacin de necesidades de
adiestramiento.Caracassf15pp.
PintoVillatoro,Roberto. Procesodecapacitacin.Mxico.
2.ed.Diana.1992.199pp.
Siliceo, Alfonso. Capacitacin y desarrollo de personal.
Mxico.1991.52pp.
Guade
Capacitacin
61

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