SISTEMA UNICO DE PLANILLAS

MODULO DE MESA DE AYUDA COMPONENTE MANTENIMIENTO DE TERCEROS

MANUAL DE USUARIO

Mdulo de Mesa de Ayuda

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Mdulo de Mesa de Ayuda MDA Versin: 1.0.1

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 2 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 03/06/2013 Versin 1.0.1 Descripcin Elaboracin de Manual Autor YCV Revisor LV

Iniciales YCV

Autor(es) Nombres Yajaira Canal Vega

Iniciales LVA

Revisor(es): Nombres Luis Velsquez Alvarez

Iniciales GCG

Autorizado por: Nombres Grover Cerquera Guevara

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 3 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Tabla de Contenidos
1. OBJETIVO DEL SISTEMA 2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA 2.1. MANTENIMIENTO DE TERCEROS 3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA 3.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE 3.2. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE 4. DICCIONARIO DE TERMINOS

5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS POR ETAPAS 5.1. ESQUEMA GRAFICO 5.2. DESCRIPCION POR ETAPAS 6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 6.1. ACCESO AL SISTEMA 6.2. BUSQUEDA DE UNA ENTIDAD TERCERA 6.3. MODIFICACION DE REGISTROS 6.3.1 6.3.2 6.3.3 MODIFICAR UNITARIAMENTE LA ENTIDAD TERCERA MODIFICAR MASIVAMENTE ASIGNAR UGEL

6.4 CREACION DE UN TERCERO QUE NO EXISTE EN LA BASE DE DATOS LOCAL PERO SI EXISTE EN LA CENTRAL 6.5 CREACION DE UN TERCERO NUEVO

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 4 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El Mdulo de Mesa de Ayuda - MDA versin 1.0.1 (versin desktop), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del Ministerio de Educacin para ser utilizado por la Mesa de Ayuda -Soporte Nivel 1 de la Sede del Ministerio de Educacin, siendo de mbito nacional donde cuentan con acceso al Sistema nico de Planillas instalado El Mdulo MDA versin 1.0.1 es un software de apoyo para dar soporte en el Sistema nico de Planillas a Nivel Nacional. El mdulo en esta Etapa permite el registro y modificacin de manera descentralizada a nivel nacional de los atributos de las Entidades Terceras gestionadas por el Sistema nico de Planillas, el uso del aplicativo est a cargo de la Mesa de Ayuda Soporte 1

2. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El Mdulo de Mesa de Ayuda - MDA versin 1.0.1 cuenta con las siguientes opciones:

2.1

MANTENIMIENTO DE TERCEROS
Opcin diseada para Crear Terceros, Modificar Terceros (vigencias, ruc), agregar UGELS segn convenio por empresa, tipo de planilla y UGEL. Esta opcin del mdulo slo es accesible y administrada por Soporte Nivel 1 de la Mesa de Ayuda del Ministerio de Educacin.

3. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

Para la implementacin del Mdulo de Mesa de Ayuda MDA versin 1.0.1 se requiere contar con la siguiente especificacin de requerimiento mnimo:

3.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Computadora personal. Conexin de su red LAN con la red WAN del Ministerio de Educacin (mediante Lnea Dedicada o VPN)

3.2 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

Sistema Operativo Windows 32 bits Sybase 11.5 (Open Client)

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 5 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

4. DICCIONARIO DE TERMINOS
Entidad Tercera Es el nombre o la razn social de la entidad que suscribe convenio con la DRE/UGEL para descuento por planillas a los trabajadores del Sector Educacin Convenio Es el acuerdo suscrito por escrito (tipo contrato) entre la Entidad Tercera y la DRE/UGEL Vigencia Es el periodo de tiempo por el cual se suscribe un convenio entre la Entidad Tercera y la DRE/UGEL Inicio Es el periodo de Inicio (ao y mes) en el cual entra en vigencia un convenio Termino Es el periodo de Trmino (ao y mes) en el cual caduca la vigencia de un convenio Glosa Es el Nombre corto de un convenio. Nombre abreviado Empresa Represente la codificacin del Centro de Proceso o Regin donde se encuentra instalado el Sistema nico de Planillas Planilla Es el Tipo de Planilla (Activo o Cesante) al cual se cuenta convenio UGEL Es la identificacin de La Unidad de Gestin Educativa Local Documento Identifica el documento sustentatorio para la creacin o modificacin de Entidad Tercera con el Mdulo MDA

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 6 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS POR ETAPAS

El proceso contempla 05 etapas

5.1 ESQUEMA GRAFICO

A continuacin se describe grficamente las etapas del Mdulo de Entrada / Salida de docentes Ley de Reforma Magisterial ESLRM versin 1.0.1

DRE/UGEL (Parte Administrativa - Documental)

OFIN-MED

DRE/UGEL

ETAPA 1

ETAPA 2

ETAPA 3

ETAPA 4

ETAPA 5

Firma de CONVENIO

Arma Expediente

Enva Documentaci n a UPER y OFIN

MAD SOPORTE1

Proceso de Planillas

5.2 DESCRIPCION POR ETAPAS

Las actividades a efectuar en cada etapa se describen a continuacin: ETAPA 1 A 3 (Parte Administrativa - Documental) ACCIONES RESPONSABLE Firma de Convenio DRE/UGEL Armar Expediente para remitir a UPER Envo de documentacin a UPER y OFIN

ETAPA 4 Validacin de datos ACCIONES Bsqueda, seleccin, modificacin y/o creacin de entidades terceras con el Mdulo RESPONSABLE SOPORTE1 MED-OFIN

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 7 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

ETAPA 5 Proceso de Planillas ACCIONES Lectura y Carga de Terceros, procesamiento y produccin de planillas RESPONSABLE DRE/UGEL

6. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

6.1 ACCESO AL SISTEMA
Para acceder al mdulo, se hace necesario efectuar la instalacin del aplicativo Posterior a ello se acceder mediante el uso de credenciales de acceso al MAP, las cuales sern las mismas con que cuentan actualmente.

Al ingresar al sistema se podr visualizar la ventana principal y elegimos Mesa de Ayuda

Dentro de Mesa de Ayuda se selecciona Mantenimiento de Terceros

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 8 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

6.2 BUSQUEDA DE UNA ENTIDAD TERCERA

Al ingresar a la opcin de Mantenimiento de Terceros se abrir la siguiente ventana en donde podremos realizar la bsqueda del tercero puede ser por Nombre de la Entidad, Cdigo de la Entidad y por ltimo se puede realizar la bsqueda por Ruc de la Entidad

Por ejemplo vamos a realizar la bsqueda por Cdigo de Entidad Tercera. La primera bsqueda que realiza es en el mismo Centro de Proceso, en el caso que lo encuentre le saldr una ventana que dice Encontrado en Base de Datos Local

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 9 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En el caso que el tercero no se encuentre en la Base de Datos Local mostrara la siguiente ventana donde indica que No encontrado en Base de Datos Local

Al no encontrar el tercero realizara la bsqueda en la Base de Datos Central como muestra en la siguiente ventana

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 10 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

6.3 MODIFICACION DE REGISTROS

Despus de realizar la bsqueda del tercero procedemos a realizar la modificacin de la fecha de vigencia.

Pulsamos el botn Aceptar y nos mostrara la siguiente ventana:

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 11 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

6.3.1 MODIFICAR UNITARIAMENTE LA ENTIDAD TERCERA Pulsamos el boton Modificar Unitarimente, esta opcion nos va permitir modificar la fecha de vigencia y el documento con el cual estan solicitando dicha modificacin por registro en decir uno a la vez.

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 12 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En la parte inferio se va habilitar lo campos que vamos a modificar para esto primero seleccionamos el registro. Solo la parte que esta en amarillo es modifcable

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 13 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Pulsamos el boton Modificar para realizar lo cambios respectivos y pulsamos el boton Grabar Detalle

Como se puede observar en la parte superior se puede ver los cambios realizados

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 14 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En el caso que el RUC este de color celeste se ingresa el RUC correcto, pulsamos el botn Grabar Maestro lo har tanto en la Base de Dato Local como Central. Este mismo procedimiento se realizara para la Fecha de Convenio, se podra editar siempre y cuando la fecha no sea una fecha vigente.

6.3.2 MODIFICAR MASIVAMENTE

Despus de pulsar el botn Modificar Masivamente nos va mostrar en la parte inferior los campos que son editables.

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 15 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Se pulsa el botn Modificar, en la parte izquierda se muestra la empresa y a la derecha el tipo de planilla el cual podemos seleccionar ambas o solo una planilla, en los campos que estn de amarillo tenemos que poner la fecha de inicio y la fecha der trmino del convenio as como el Documento de referencia.

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 16 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Despues de ingresar los datos pulsamos Grabar Detalle

Se puede observar en la parte superior se realiz la modificacin masivamente a todos los registros

6.3.3 ASIGNAR UGEL

Ahora vamos a ver la asignacin de las ugeles, para esto seleccionamos la opcin Asigna Ugel

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 17 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En la parte inferior podemos observar el listado de las ugeles

Pulsamos el boton Seleccionar Ugel y nos ponemos en el registro de la ugel que vamos asignar , en la parte superior aparece los datos de la ugel en color rojo, ingresamos la fecha de inicio y termino del convenio asi como el documento.

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 18 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Pulsamos el boton Asignar Ugel y se puede observar que la ugel se ha asignado en la parte superior como se muestra en la siguiente imagen.

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 19 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En el caso que quieran realizar una asignacion a la empresa 103 que es una Municipalidad, le mostrara la siguiente ventana en donde indica que no se puede realizar para Municipios.

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 20 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

6.4 CREACION DE UN TERCERO QUE NO EXISTE EN LA BASE DE DATOS LOCAL PERO SI EXISTE EN LA CENTRAL Al buscar la entidad tercera lo vamos a encontrar en la base de datos central

Se va habilitar el boton Nuevo el cual pulsamos . En la parte superior de la ventana salen los datos de la entidad tercera que han sido traidos da la base central, en el caso que no tenga Ruc lo ingresamos y pulsamos el boton Grabar Maestro

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 21 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Se habr grabado tanto en el local como en la central. Ahora lo que tenemos que hacer es asignar las ugeles, ingresamos el periodo de vigencia, as como el documento de referencia, seleccionamos la ugel y pulsamos el botn Agregar

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 22 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En la parte de inferior se mostrara la ugel que hemos asignado. En el caso que tengamos que asignar ms ugeles los datos de la fecha de vigencia y el documento de referencia quedan pegados y solo seleccionaramos la ugel y pulsamos el botn Agregar

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 23 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En el caso que se hayan equivocado de asignar la ugel, seleccione la ugel y pulse el botn Quitar

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 24 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Cuando salga de la ventana y busque la entidad tercera ya lo podr visualizar

6.5

CREACION DE UN TERCERO NUEVO

Cuando el tercero es nuevo, lo primero que realizamoes es la busqueda para asegurarnos que no se haya creado en otro Centro de Proceso, como no ha encontrado el tercero en la base da datos local ni en la base de datos central se va habiliar la opcion de Nuevo

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 25 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Ingresamos los datos del concepto de la parte superior de la ventana y luego pulsamos el boton Grabar Maestro

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 26 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En el caso que al momento de grabar el RUC ya exista nos mostrara la siguiente ventana.

Despus del pulsar grabar Maestro se habr autogenerado el Nro del casillero

Ahora lo que toca hacer es agregar la ugel, para esto pulsamos el botn Asignar UGEL y mostrara todas las ugeles de este Centro de Proceso.

Ingresamos el periodo de vigencia, asi como el documento de referencia y seleccionamos la ugel como muestra la siguiente ventana y pulsamos el botn Agregar

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 27 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Despus de pulsar el botn Agregar, se habr agregado la ugel en la parte inferior como muestra la siguiente ventana.

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 28 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

En el caso que se requiera agregar mas ugeles, sin salir de la ventana, los datos generales se quedan pegados para que puedan seguir asignando ugeles.

En el caso que se hayan equivocado en la asignacion de la ugel. Seleccione el registro y pulse el boton quitar.

Al cerrar la ventana, y buscar al tercero ya podra visualizar la entidad tercera nueva:

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 29 de 30

MANUAL DE USUARIO

MINEDU - OFIN Fecha: 03/06/2013

Mdulo de Mesa de Ayuda

AOP rea de Operaciones

Pgina 30 de 30