REPORTAJE/Costes logsticos

El conocimiento,

El ahorro de costes es una de las metas que se plantea cualquier empresa que quiere aumentar su nivel de competitividad en el mercado. Sin embargo, para que esta medida sea efectiva es fundamental mantener un nivel de servicio adecuado, algo que no siempre es fcil, pero a lo que contribuye el conocimiento de todos los factores que participan en los costes logsticos.

L
26

a determinacin de los costes logsticos es una tarea ms complicada de lo que parece a simple vista ya que, a la gran cantidad de funciones que engloban esta actividad, hay que sumar otros factores que en principio no se toman en cuenta pero que afectan a los costes finales. Los costes son muy diversos segn cada tipo de compaa -comentan fuentes de ABX Logistics-. Es difcil llegar a una homologacin, ya que son bastante concretos y claros en un operador, pero muy difusos en empresas fabricantes, donde se entrecruzan con produccin, ventas, transporte, etc. Por este motivo, pocos se atreven a

mencionar el porcentaje concreto que representan este tipo de costes dentro del total de las compaas. Algunos, como el gerente de Anlisis y Proyectos de Exel Logistics, Ricardo Martnez, hablan de un rango para la logstica secundaria (dejando a un lado el aprovisionamiento) de entre el 3% y el 7%, aunque matizando que este valor depende mucho de la mercanca. Segn algunos estudios realizados en Europa, los costes logsticos en Espaa superan ampliamente a los del resto de los pases continentales, a excepcin de en sectores como los alimentos para animales, fotocopiadoras, conservas, laboratorios farma-

cuticos, etc. La diferencia ms evidente se nota en el sector informtico, en donde Espaa triplica a la media europea, y en el de productos congelados, en el que casi la duplica. El contraste puede atribuirse a motivos como el mayor tamao de los pedidos (a pesar de que en los ltimos aos ha descendido debido al ECR y al nacimiento de las plataformas de distribucin comercial), la falta de inversin en tecnologa (sistemas de gestin, automatizacin de almacenes, etc.) o la escasa implantacin de los nuevos sistemas de comunicacin. Adems, hay que destacar que todava no existe un conocimiento real sobre lo que se conside-

clave del ahorro

ra o no como costes logsticos. Con todo, este tipo de costes depende de diferentes factores, especialmente de si slo se considera la logstica secundaria o de si tambin se toma en cuenta la logstica de aprovisionamiento. Adems, tambin hay que considerar el valor total de los productos, tanto de la materia prima como del producto terminado, el servicio solicitado, etc.; mil factores que deben estudiarse en cada caso, afirma el director de Mercancas de Gefco, Duls Daz. cficas. Concretamente, los productos perecederos exigen una atencin especial en cuanto a su rotacin, que debe seguir el modelo FIFO (First in, First out). Igualmente, la paletizacin de la mercanca incide en la optimizacin de los costes por el aprovechamiento del espacio, por lo que es importante que los productos respondan a dimensiones estandarizadas y ajustables a la paleta. Dentro de este concepto, tambin se incluye el coste de personal, correspondiente a los salarios, Seguridad Social y otros gastos relacionados con los carretilleros, preparadores de pedidos, cargadores, etc. En este coste de manipulacin hay factores que pueden favorecer la optimizacin del mismo al facilitar las labores de los operarios, como pueden ser la existencia de muelles en el almacn, un adecuado embalaje de las mercancas, sistemas de codificacin, etc. Por ltimo, dentro del coste de almacenamiento, un porcentaje muy importante pertenece al mantenimiento de stocks que, a su vez, supone dos tipos de costes directos: el del valor de los productos, que se puede determinar a travs de diferentes frmulas (ver cuadro adjunto) y el de los seguros que cubren los riesgos sobre ellos. De manera indirecta, el mantenimiento de estos stocks supone tres tipos de tareas de gestin, tambin con cargo a los presupuestos. Por un lado estn las relacionadas con las entradas de mercancas, como son su identificacin, la creacin de etiquetas, el control de calidad y cantidad, etc.; por otro, las tareas de salida y expediciones suponen la confeccin de documentos como albaranes, fac-

Factores diversos
Segn el gerente de Anlisis y Proyectos de Exel, los captulos bsicos que se consideran a la hora de valorar los costes son el almacenamiento, la manipulacin operacional y administrativa y el transporte, en donde se engloba el arrastre entre la fbrica y el almacn central, el transporte de larga distancia, la distribucin local y los retornos. En general, el almacenamiento y el transporte son las actividades que ms peso tienen en la composicin de los costes logsticos. Del primero se derivan los costes de espacio; es decir, los que tienen que ver con la utilizacin de las instalaciones y que dependen de si el amacn es propio o alquilado. A ello se unen los gastos de mantenimiento, el seguro o los impuestos. En este tipo de coste influyen de manera decisiva las caractersticas de los productos que se tratan. El nmero de referencias determina la cantidad de operaciones que se tienen que realizar y obliga a considerar diferentes tratamientos para cada familia de producto. Incluso, hay algunas mercancas que por su naturaleza requieren condiciones de almacenamiento especiales (temperatura, humedad, etc.) y, por tanto, instalaciones espe-

Los costes logsticos en Espaa superan ampliamente a los de otros pases europeos

El nmero de referencias y las caractersticas de los productos inciden de manera decisiva en los costes logsticos

27

Frmulas para establecer el coste de los stocks

FIFO (First in, First out) Considera que los artculos ms antiguos son los primeros en salir. En periodos de variaciones de coste, la valoracin de stocks se aproxima al precio de mercado, mientras que el coste de mercancas vendidas es valorado a precio ms antiguo. Este metodo es el inverso del anterior. La valoracin se basa en un valor medio. Se utiliza normalmente una media ponderada. Se utiliza un valor estndar para todas las valoraciones y que resulta, normalmente, de una media histrica. La valoracin de una referencia est en funcin del coste de reposicin de una referencia nueva. En este mtodo la valoracin es real, pero implica que se controle un nivel jerrquico por debajo de referencia que se puede llamar lote; a cada lote corresponde un precio de compra y un valor determinado.

LIFO (Last in, First out) Coste medio Coste estndar

Coste reposicin

Coste real

Fuente: Coopers & Lybrand

turas, etc.; y, por ltimo, el control de existencias implica recuentos e inventarios peridicos.

Transporte
Probablemente, la actividad que ms participa en los costes totales de la empresa es la del transporte, diferenciando en ella el de larga distancia y el de distribucin. En el primer tipo, los costes dependen directamente del peso, el volumen y la distancia que tiene que recorrer la mercanca desde el punto de origen al de destino. Adems, las tarifas varan segn el modo de transporte por el que se opte, ya sea camin, ferrocarril, barco o avin.

ractersticas de la actividad tienen un mantenimiento ms caro. Pero, en general, en los costes relacionados con el transporte hay que diferenciar entre fijos (salarios y gastos de los conductores, cargas fiscales, seguros, gastos finanEn los costes de transporte hay que incluir los gastos cieros y amortizacin de mantenimiento de los vehculos del vehculo) y variaEn cuanto al transporte de distribubles (combustible, reparaciones, recin, suele requerir una inversin mepuestos y gastos estructurales), adenor debido a que los camiones son ms de otros como los tiempos de carde menor tonelaje, pero por las caga y descarga, los tiempos muertos o

28

29

los coeficientes de retornos. Pero, adems del transporte y el almacenaje, hay otras actividades que tambin representan un porcentaje significativo dentro de los costes logsticos globales de la empresa. El reaprovisionamiento de mercanca, por ejemplo, es un proceso en el que participan muchos departamentos de la compaa: desde el personal encargado de rellenar los impresos de pedidos hasta los gastos que se pueden imputar en concepto de material de

Composicin de los costes logsticos

Resumen de 24 sectores Actividad Transporte y distribucin Gestin Proceso de pedidos Almacenaje Coste de stock Valores medios 33,4 6,6 12,2 24,4 26,4 % sobre ventas 3,03 0,6 1,11 2,22 2,14

Fuente: Manual de logstica de la distribucin comercial

Costes mnimos y mximos (en % sobre el total)

El ahorro de costes es una de las metas ms frecuentes en las compaas, pero hay que compaginarla con la calidad de servicio
oficina, informtico, contabilidad, etc. Por su parte, los costes ocultos se refieren a aquellas incidencias que implican una prdida del valor real, y que pueden generarse por el deterioro u obsolescencia de la mercanca, los robos o hurtos o los errores a la hora de hacer los inventarios. Este tipo de coste es muy complicado de determinar con antelacin, lo que puede provocar muchos proble-

Resumen de 24 sectores Actividad Transporte y distribucin Almacenaje Proceso de pedidos Gestin Coste del stock Valor mnimo 22,4 16 4,3 2,8 7,3 Valor mximo 49,1 35,4 19,2 12,1 33,7

Fuente: Manual de logstica de la distribucin comercial

mas a la hora de analizar los gastos totales. Junto a esto, no se puede olvidar, aunque pueda parecer evidente, la parte proporcional de los gastos de la empresa en servicios externos (asesoramiento jurdico, consultora, etc.) e internos (gas, agua, limpieza, etc.).

Reducir costes
El ahorro de costes es una de las metas ms frecuentes en cualquier

30

La existencia de los stocks supone un coste muy importante

compaa. Sin embargo, es complicado compaginar este objetivo con el mantenimiento de la mxima calidad de servicio. La externalizacin de las actividades logsticas es uno de los mtodos ms eficaces a la hora de reducir costes para asegurar la competitividad y viabilidad de las empresas. El outsourcing permite la transformacin de los costes fijos de la empresa en costes variables y, por tanto, la liberalizacin de activos para otras funciones. Antes de tomar la decisin de subcontratar o no, es necesario analizar de manera exhaustiva los costes logsticos de la empresa, incluyendo todos los aspectos que de una u otra manera inciden en ellos. Luego, las tarifas se convierten en fundamental. Los costes logsticos, junto con el nivel de servicio, representan el principal aspecto para la evaluacin de una propuesta logstica, afirman fuentes de Tibbett & Britten. Por tanto, el reto para los operadores se encuentra en saber compaginar ambos aspectos.