CASO LA GRAN CASA

AUTORES: CAMILO ANDRES NINO JULIAN DAVID ORTIZ DANIEL PERDOMO JORGE ROQUE VILLAMIZAR

PROFESOR: FLORENTINO MORENO SALCEDO

UNIVERSIDAD DE AMERICA GESTION GERENCIAL BOGOTA D.C 2013

1. Identifique y analice los tipos de cambios presentados en la empresa Cambio en las polticas, controles y reglas para el rea de finanzas y almacenamiento:

Este cambio se realiz debido a que la organizacin perdi el control del surtido, el cambio de reglas es un tipo de cambio planeado ya que se hace con el fin de mejorar el funcionamiento de la empresa respecto a dicha problemtica, lograr cumplir las metas y objetivos de la organizacin. Cambio del manejo de informacin de medios fsicos a electrnicos:

Este cambio surge con el fin de agilizar el movimiento de compras y ventas, para as mejorar la productividad y organizacin de las asociadas frente a sus clientes, este es un tipo de cambio planeado debido a que esta es una innovacin a nivel estructural lo que har que el manejo de la informacin sea ms practica haciendo la organizacin ms competitiva. Cambio manejo de productos de manual a automatizado:

Este cambio se debe a que con el fin de mejorar la productividad de la empresa se decidi implementar una banda seleccionadora la cual empacara y facturara cada pedido, este es un tipo de cambio planeado debido a que se realiza una innovacin en la organizacin lo que creo una nueva ventaja frente al manejo de los productos Cambio de personal y de entrenamiento de personal:

Este cambio que se dio en la organizacin surgi con la aplicacin del cambio anterior debido a que se modificaron las zonas y distritos regionales, donde hubo la necesidad de re-entrenar al personal con el fin de que pudiera realizar otras funciones dentro de la organizacin, a la vez que hubo la necesidad de reducir la empresa debido a la implementacin de maquinaria automatizada. Otro de los cambios que tambin se realizaron a nivel de personal fue el cambio de las asociadas las cuales no cumplan con las metas de ventas impuesta por la organizacin, este tipo de cambio planeado debido a que se hace con el fin de mejorar el funcionamiento del personal frente a la organizacin. Cambio de la solidaridad social:

Este cambio se debe a decisin de la fundadora donde se va a destinar el 5% del importe de ventas a causas sociales, este se hace con el fin de realizar una obra social cada tres aos, este es un tipo de cambio adaptador debido a que se adecuan a polticas del capitalismo donde se debe impulsar el bienestar social atendiendo las necesidades de los sectores menos favorecidos. 2. Aplique los pasos en el proceso de cambio. Cambio manejo de informacin:

Necesidad de cambio: Cambiar de un formato impreso a un formato donde toda la informacin se encontrara de manera de forma electrnica . Objetivos: Optimizar recursos Agilizar las operaciones Manejar el inventario adecuado Disminuir errores en la entrega de los productos

Variables relevantes Dao en los equipos Poca informacin sobre el uso de los equipos electrnicos Perdida de informacin

Tcnicas de cambio Educacin y comunicacin: Con esta tcnica podemos ayudar a que las personas que pertenecen a la organizacin vean la lgica del cambio. Facilitacin y apoyo: Cuando los empleados sienten que los que administran el cambio estn atentos a sus preocupaciones, se hallarn ms dispuestos a aceptar el cambio.

Planificar la implementacin del cambio Digitalizar los documentos impresos Asignar cdigos de barras para los productos Hacer capacitaciones acerca del uso del equipo electrnico Hacer simulacros en los distritos con el equipo electrnico

Implementacin

Se asigna un equipo electrnico a cada una de las asociadas de la organizacin Evaluacin y seguimiento Se hace una evaluacin peridica en cada una de las zonas de cmo ha sido el progreso despus de haber implementado el equipo electrnico, como han mejorado las operaciones, adems de cmo ha sido el comportamiento de los equipos frente al uso de las asociadas. Por medio de encuestas se puede conocer cmo se sienten los empleados frente al cambio y al uso del nuevo equipo electrnico, si se han facilitado las ventas y el manejo de las cuentas de sus clientes o por el contrario el cambio no funcion. Cambio en el manejo de escoger y seleccionar los productos

Necesidad de cambio: cambiar la seleccin de los productos de una manera manual a una automatizada donde se facture y se empaque de una manera ms eficiente Objetivos: Optimizar recursos Agilizar las operaciones Disminuir la devolucin de productos defectuosos

Variables relevantes Dao en los equipos Poca informacin sobre el uso de los equipos Poca disponibilidad de productos Demora en la seleccin de los productos

Tcnicas de cambio Educacin y comunicacin : con esta tcnica podemos ayudar a que las personas que pertenecen a la organizacin acepten el cambio brindndoles informacin, para que as sus dudas sean aclaradas Facilitacin y apoyo: Cuando los empleados sienten que los que administran el cambio estn atentos a sus preocupaciones, se hallarn ms dispuestos a aceptar el cambio.

Participacin: con esta tcnica se tendra en cuenta las opiniones que tienen los empleados acerca de la implementacin del cambio as los empleados aceptaran el cambio de una manera ms fcil

Planificar la implementacin del cambio Asignar cdigos de barras para los productos Hacer capacitaciones acerca del uso del uso de la banda seleccionadora Hacer simulacros en los distritos con la banda seleccionadora Mantenimiento a las bandas seleccionadoras Horarios de trabajo para los empleados que trabajaran en las bandas seleccionadoras

Implementacin Se asigna una banda seleccionadora electrnico a cada uno de los distritos Evaluacin y seguimiento Se hace una evaluacin peridica en cada uno de los distritos de cmo ha sido el progreso despus de haber implementado la banda electrnica, como ha disminuido el tiempo de operacin con esta nueva tecnologa, y como ha aumentado o disminuido la productividad de cada uno de los distritos Cambio en las polticas, controles y reglas para el rea de finanzas y almacenamiento:

Necesidad de cambio: este cambio se dio principalmente por la prdida del control en el surtido, debido a que haban faltantes de algunos productos de alta demanda, haba mala captura de los pedidos, errores ya se en la facturacin o en la entrega. Objetivos: Tener un balance de los productos que se venden en la organizacin Mejorar la operacin Manejar el inventario adecuado Disminuir los errores ya se d levantamiento, facturacin y entrega

Variables relevantes No aceptacin de los empleados de las nuevas reglas

Poca informacin acerca de las nuevas reglas

Tcnicas de cambio Educacin y comunicacin : con esta tcnica podemos ayudar a que las personas que pertenecen a la organizacin vean la lgica del cambio y lo acepten de tal manera que su aplicacin se mas fcil Facilitacin y apoyo: Cuando los empleados sienten que los que administran el cambio estn atentos a sus preocupaciones, se hallarn ms dispuestos a aceptar el cambio. Negociacin: Mostrar de qu manera el cambio de reglas har que el proceso de cambio se vea ms atractivo para los empleados, para as estos lo apliquen y el cambio sea exitoso

Planificar la implementacin del cambio Dar a conocer con tiempo los cambios que se realizaran Implementar las nuevas normas en grupos de trabajo para ver su reaccin respecto a estas

Implementacin Implementar las nuevas reglas en las reas ya especificadas

Evaluacin y seguimiento Se hacen evaluaciones peridicas donde se observe si los problemas que venan ocurriendo han desaparecido o han disminuido con la implementacin de estas nuevas reglas. 3. Identifique el poder formar y personal y cada uno de sus componentes en el caso. Poder formal Poder de las recompensas ya que las asociadas se encargan de vender y en la parte de ventas siempre se ve asociado este.

Poder legtimo debido a que por ser presidenta de la empresa tiene la autoridad sobre todas sus asociadas. Este tambin se ve evidenciado en las coordinadoras ya que guan y son de mayor jerarqua que las asociadas.En los gerentes de la empresa se denota el poder legtimo ya que estos tienen muchas personas a cargo. Poder de informacin ya que gracias al curso tomado por la presidenta de la organizacin pudo obtener ideas que le ayudaron para hacer cambios de manera correcta en la empresa. Adems tambin lo presentan las coordinadoras debi a que ellas tienen el conocimiento de los productos, as como de las ventajas y bondades de la firma. Tambin se observa el poder de informacin en la mercadologa ya que tiene conocimientos que nadie ms posee y por esto l reporta directamente y no depende del gerente general de ventas. Les falta poder de informacin a las asociadas ya que estn dejando de vender productos por el desconocimiento de las bondades y manejo de estos. El encargado de personal cuenta con el poder de informacin ya que este tiene la funcin de capacitar y formar profesionalmente a las coordinadoras.

Poder personal Poder de expertos se evidencia en las coordinadoras ya que tienen experiencia en ventas y asesora a amas de casa. De esta misma forma se da en los distribuidores ya que cumplen con los aspectos nombrados anteriormente. El encargado de personal cuenta con el poder de expertos ya que debido a su experiencia capacitan a las coordinadoras y las forman profesionalmente. Poder carismtico se ve presente en las asociadas ya que deben tener facilidad de palabra y de esta manera se da buena armona a las hora de las ventas y las charlas acerca de los productos, tambin porque forman a las asociadas a travs de los valores. Tambin se presenta en las asociadas ya que tienen actitud de servicio a la comunidad. El poder de referente se evidencia en los distribuidores o empresarios ya que han surgido de la misma organizacin y debido a estos son la motivacin y el siguiente paso para muchos de los trabajadores de la empresa.

4. Identifique y analice las decisiones programadas y no programadas. Decisiones programadas: Son aquellas que se toman tan rutinariamente, que al tomarlas se piensa que no se est tomando ninguna decisin.

 Cada persona contratada debe tener caractersticas especiales segn el cargo que va a ocupar. Distribucin del nmero de egresos. Realizar un programa anual de capacitacin para un distrito. Decisiones no programadas: Son aquellas que se dan de manera imprevista y no se informan a los dems, se toman por la experiencia. Fijar una serie de polticas y controles para solucionar lo concerniente a contabilidad y finanzas para solucionar la concerniente a contabilidad y finanzas. El rea de almacn fijo reglas junto con los encargados de distribucin. Se establecieron en cada distrito controles especiales. Encontrar un sistema obligatorio para todos. Se determin pedir que una persona estudiara la factibilidad de hacer un sistema de cmputo y que todos los datos se convirtieran en informacin electrnica y se viera la posibilidad de utilizar cdigo de barras para agilizar las operaciones. Utilizar todos los adelantos en la computacin e internet. Cada asociada debe contar con una computadora de bolsillo conectada a una red nacional para levantar los pedidos y llevar el estado de cuenta de cada uno de sus clientes. Reducir el nmero de asociadas. Se fij el objetivo de construir cada tres aos una obra social significativa, a lo cual destina un 5% del importe de sus ventas. Se estableci como cuota mnima de venta por asociada 12 000.000 dlares 5. Proceso de toma de decisiones aplicado al caso Se debe primero hacer una identificacin del problema: Este se genera debido al progresivo y excesivo crecimiento que ha sufrido la empresa con el correr del tiempo, lo cual ha generado la vinculacin de 10000 asociadas a la empresa que hace del mtodo de control y manejo existente anteriormente, algo insuficiente para el manejo de tanto personal. Por lo que se debe estudiar la propuesta planteada por el caso y tomar la decisin en base a su viabilidad o si se debe tener en cuenta otra solucin alterna. La posible solucin que indica el caso es la implementacin de nuevos sistemas tecnolgicos por medio de computadores portables que utilice cada asociada lo cual hara que los distintos procedimientos regulares que sigue la

empresa como el pedido de productos y el seguimiento en las cuentas de los cliente se hicieran de una manera virtual. Tambin indica esta posible solucin la sustitucin permanente del sistema anterior de zonificacin y control por distritos para poder llevar a cabo la implementacin del cambio que generara dicha red de cmputos y traera tambin consigo una merma en el tamao de la empresa debido a las diversas capacitaciones que se deberan hacer al personal respecto a otros puestos a ocupar. Otra opcin alterna que plantearamos seria reforzar el manejo por zonas y distritos capacitando tambin al personal para generar ms garantas en su implementacin. Entrando a analizar esta propuesta, encontramos como grupo que es una propuesta viable ya que agilizara de manera considerable todas las operaciones y/o procedimientos que hace la empresa respecto al sus productos. El caso indica que abra una reduccin en el personal debido a su capacitacin para la ocupacin de otros puestos: en nuestra opinin este factor no debera frenar la visin de cambio que posee la empresa ya que en ningn momento se expresa que dentro de la empresa exista un espritu conservador de mantener lo que hay. Por ltimo, consideramos que este cambio impartira una nueva manera de administracin ms simple ya que en nuestra opinin, el manejo por zonas es una manera muy compleja para el manejo de empleado si no se posee la suficiente experiencia o cobertura. Respecto a la segunda propuesta realizada por nosotros, creemos que podra llegar a funcionar ya que la empresa posee la experiencia y conocimiento suficiente acerca de este tipo de manejo pero se generara incertidumbre sobre cmo podra ser la manera ms viable de reforzar este mtodo. Consideramos entonces en base a lo anterior que la mejor opcin es la que el caso seala: La implementacin de una red por medio de computadores portables que agilice las operacin y procedimientos realizados dentro de la empresa para as adaptarse de la manera ms exitosa al cambio generado internamente. Quedara para finalizar implementar este cambio, hacer una evaluacin continua de cmo se progresa y resultados que se van consiguiendo para determinar si es necesario un nuevo apoyo o que modificacin hacer para un desarrollo ptimo en la empresa.

6. Barreras en el proceso de toma de decisiones aplicado al caso

Quedar la incertidumbre inevitable de saber si la decisin tomada en el punto anterior es o no la adecuada y beneficiara a la empresa.

La posible falta de experiencia e informacin de la presidenta quien es la persona encargada en este caso de tomar la decisin. La no completa integracin de las asociadas en los avances y nuevos planes que emprende la empresa para mejorar las ventas debido a que segn como lo expone el caso, no habra total compromiso por parte de ellas para asistir a las juntas y hacer demostraciones de los productos que ofrece la empresa. El no dimensionar que a con el paso el paso del tiempo, la empresa crece ms y esto agrandara ms el problema por lo que no se tiene perspectiva futura del problema (Percepcin tarda). Los recursos con los que cuenta la empresa tal vez no sean suficientes econmicamente hablando.

7. Para que todo el programa de capacitacin se d un 100% del personal, fijar polticas y defina estrategias a aplicar utilizando conocimientos aprendidos en clase. Polticas: Personal: Los guas o coordinadoras deben tener un mnimo de edad de 25 aos. Deben tener experiencia en ventas y tener conocimiento de asesorar a las amas de casa (principalmente). Tener un conocimiento claro del producto, as como de las ventajas y bondades de la firma. Los guas o coordinadoras deben tener Estudios: Preparacin mnima con estudios de contabilidad y administracin. La asistencia al curso de induccin es obligatorio para prospectos de la asociada. Llegada puntual a los cursos. Excelente presentacin personal.

Estrategias: Formar y capacitar profesionalmente al personal se debe cumplir los siguientes pasos Asistir prioritariamente al curso de induccin para prospectos de la asociada.

El orden de enseanza del curso debe ser de la siguiente manera: Motivacin, superacin personal, Sistema de ventas, formacin de las coordinadoras e induccin a las nuevas asociadas. Motivacin: Se imparte este primero con el fin de motivar al personal para no tener altibajos ya sea psicolgico o laboral, y tener claro lo que se quiere llegar a cumplir con el curso. Superacin personal: Se quiere dar claridad a las metas y objetivos a lograr tanto para el desarrollo personal como para la empresa. Sistema de ventas: Dar un conocimiento claro del mtodo de ventas de la empresa con el fin de entender lo principal y ms importante de la empresa en cuanto a la relacin de su labor en esta misma. Formacin de las coordinadoras: Se explica su labor y acciones a ejecutar ya que su trabajo es de suma importancia para la empresa, es decir, es la pieza clave para los ingresos y formacin econmica de la empresa misma. Induccin a las nuevas asociadas: Finalmente se imparte este curso con el objetivo de asimilar y entender el acoplamiento de sus ramas de organizacin, la de su ejecucin de funciones principales y de sus actividades administrativas que generalizan bsicamente la esencia misma de las asociadas. Enfocar al personal a trabajar en las que se les presente ms dificultades con el fin de afianzar las debilidades presentes en los cursos.

8.

Definir la visin, misin y 5 valores corporativos de la Gran Casa.

Misin: Vender y promocionar productos plsticos de cocina para el hogar a travs de catlogos con el fin de suplir la necesidad del transporte y conservacin de los alimentos en las familias colombianas. Visin: En 5 aos mantener la disponibilidad de los productos en todo el territorio nacional innovando con materiales de calidad, diseo y a precios asequibles. Valores: Tener una actitud de servicio a la comunidad. Aprecio a la actividad empresarial con productividad por medio de labor del individuo.

Establecer relaciones con lderes sociales y servidores pblicos para llevar a cabo labor social con la comunidad. Lealtad, honradez, integridad y tolerancia tanto para el cliente como para la empresa con el fin de consolidar un espritu slido para ambos mbitos a tratar. Rentabilidad de negocios con la promocin de reuniones de demostracin en ventas de productos con el fin de dar a conocer los mismos.