Manual de Protocolo

Oficina de Comunicaciones
MINISTERIO DE SALUD
Manual de Protocolo del Ministerio de Salud
OFICINA GENERAL
DE
COMUNICACIONES
2005
INDICE
INTRODUCCIN PRESENTACIN CAPTULO I CEREMONIAL Y PROTOCOLO ORGENES DEL CEREMONIAL 1. Breve evolucin Histrica del Ceremonial. a. El Ceremonial Civil y Religioso Del Antiguo Egipto. b. El Ceremonial en las Dinastas Chinas c. El Ceremonial en la poca Incaica 2. El Ceremonial Moderno a. Importancia b. Utilidad del Protocolo 3. Clases de Protocolo a. El Protocolo Oficial b. El Protocolo Social c. El Protocolo Empresarial CAPTULO II PRECEDENCIAS ORGENES DE LA PRECEDENCIA LEY DE LA DERECHA Y DE LA PROXIMIDAD PRECEDENCIA EN AUTOMVILES, AVIONES Y OTROS LA MESA DE HONOR CASOS PRCTICOS
Oficina General de Comunicaciones MINSA
CAPTULO III CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES SEGN LA ORGANIZACIN DE LA CEREMONIA 1. Organizados por el MINSA en el MINSA 2. Organizados por el MINSA en una OPD 3. Organizados por los rganos Desconcentrados 4. Organizados por instituciones externas al MINSA
ACCIONES DE PROTOCOLO 1. Invitaciones a. Al Presidente de la Repblica y otras autoridades b. Al Titular Del Sector Salud 2. Formalidad para recibir una visita 3. Regalos institucionales 4. Las presentaciones 5. Recepcin, conduccin y atencin de invitados especiales 6. El estacionamiento 7. El maestro de ceremonias 8. El Guin
CLASES DE CEREMONIAS 1. Transferencia de cargo a nuevas autoridades 2. Transferencia de cargo de Directores o Jefes de Entidades Desconcentradas o Descentralizadas del MINSA 3. Suscripcin de Convenios 4. Instalacin de Comisiones 5. Inauguracin de Obras 6. Condecoraciones y Premiaciones 7. Conferencias de Prensa 8. Presentacin de Libros
TIPOS DE EVENTOS 1. 2. 3. Panel 4. 5. Congreso 6. Conferencia 7. 8. Coloquio 9. Convencin 10. Taller 11. Asamblea 12. Reunin de Comits 13. Sesin de una Comisin 14. Subastas Comerciales-Mart 15 Taller Artesanal-Workshop 16 Visita Guiada 17 Conmemoracin de Festividades 18 Eventos Deportivos 19. Ferias de Salud EQUIPOS DE TRABAJO PARA CEREMONIAS O EVENTOS 1. Comisin de Logstica 2. Comisin de Relaciones Pblicas Y Protocolo 3. Comisin de Finanzas 4. Comisin Cultural DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS 1. Actos Inaugurales o de Clausura Seminario Forum O Foro Simposio Mesa Redonda
2. Mesas Redondas 3. En Almuerzos o cenas 4. De Homenaje 5. Generales
CAPTULO IV SMBOLOS PATRIOS E INSTITUCIONALES USO DE SMBOLOS PATRIOS USO DE SMBOLOS INSTITUCIONALES DEL MINISTERIO DE SALUD.
CAPTULO V
ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROTOCOLO
Y CEREMONIAL CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR VESTIMENTA ACTOS SOCIALES ETIQUETA 1. Comportamiento en la Mesa de Honor 2. Uso de los cubiertos 3. El brindis 4. Uso del telfono celular 5. Imagen personal
HONRAS FUNEBRES 1. En caso de fallecimiento del Ministro de Salud 2. En caso de fallecimiento de un ex Ministro de Salud 3. En caso de fallecimiento de un compaero de trabajo del MINSA 4. En caso de fallecimiento de familiar de un compaero de trabajo
ANEXOS BIBLIOGRAFA AGRADECIMIENTOS
PRESENTACIN
El Manual de Protocolo, Ceremonial y Prcticas de Comportamiento del Personal del Ministerio de Salud, tiene por finalidad lograr que las Ceremonias, Eventos Oficiales y otras actividades internas e interinstitucionales, que el Ministerio de Salud desarrolle a nivel nacional, reflejen el sentido de identidad, capacidad de organizacin, calidad operacional y calidez que deben prevalecer en todos los actos del Sector Salud. La necesidad que las ceremonias, eventos y certmenes que la Institucin realice, se desarrollen en un marco de solemnidad que proyecte y dimensione correctamente su imagen y misin, nos ha motivado a publicar el Manual de Protocolo, Ceremonial y Prcticas de Comportamiento del Personal del Ministerio de Salud, con la finalidad que los lineamientos en l esbozados sean tomados en cuenta para el xito de los mismos. Asimismo, el Manual regular el planeamiento, organizacin, coordinacin, programacin, el desarrollo y la evaluacin de las actividades internas, locales, regionales e Inter- institucionales. El presente ensayo representa el esfuerzo conjunto de la Direccin General de Comunicaciones y la red de comunicadores del Ministerio de Salud, que se pone a disposicin para presentar sugerencias y recomendaciones de los organismos y
personas que de una u otra forma estn a diario inmersos en las prcticas de Ceremonial y Protocolo.
CAPTULO I
CEREMONIAL Y PROTOCOLO
ORGENES DEL CEREMONIAL

Segn el Embajador Javier Prez de Cuellar 1, la palabra Ceremonial proviene del latn caeremonia que significa veneracin, culto religioso, lo que ha llevado a identificar equivocadamente al ceremonial con lo solemne y superfluo. As, los tratadistas especializados sostienen que el Ceremonial surgi de la necesidad de conservar la buena armona y de estrechar los vnculos entre los Estados, que se desarroll debido a la desigualdad de rango entre ellos durante la Europa feudal y se estableci a causa del sentimiento de dignidad individual que tienen las naciones, del espritu caballeresco occidental, de las costumbres de las Cortes y, en pequea medida, de algunas convenciones. Breve evolucin histrica del Ceremonial a. El ceremonial civil y religioso del antiguo Egipto. En el antiguo Egipto, el faran estaba situado en la cspide del Estado y respetaba todas las etapas impuestas por el ceremonial. El ritual religioso y el ceremonial pblico se relacionaban al igual que el Estado y la iglesia, ya que el faran contaba con la doble calidad de Dios y
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Prez de Cuellar, Javier. "Manual de Derecho Diplomtico", Fondo de Cultura Econmica, Mxico, 1997, p. 185- 186.
romano. Se realizaban ceremonias diarias, llamadas mitos de la casa por la maana, donde el Rey era baado con agua sagrada, sta simbolizaba el agua de Nun que tena la virtud de dar al monarca el nuevo nacimiento. Al mismo tiempo cantaban dos sacerdotes que llevaban mscaras y la del Dios Toth y el otro del halcn Hows.
Ambos investan al monarca con los atributos de su poder imperial y lo llevaban de la mano hasta el santuario del palacio y del templo lo introducan hasta llevarlo donde se encontraba la estatua de Ra, encerrada en la capilla. El Rey asuma la identidad del sol, rompa los orillos de arcilla de la estatua, significando ello que le abra las puertas del cielo. Posteriormente el Rey purificaba la imagen del Dios, lo despertaba, le serva alimentos, le pintaba el rostro y coloreaba emblemas reales. Luego guardaba la estatua en un santuario sellaba las puertas con arcilla y se retiraba caminando hacia atrs, borrando las huellas con hojas de palmeras. Los que cumplan con el Ceremonial eran los funcionarios de la Corte y sus principales funciones eran ser los encargados de las liturgias funerarias, ceremonias de coronacin, conmemoracin de hechos militares y diferentes celebraciones religiosas se encontraban dispuestas por los sacerdotes y funcionarios de la Corte que se encargaban del Ceremonial. Tambin se hacan responsables de la ceremonia ante la muerte de un faran. b. El Ceremonial en las dinastas chinas El ceremonial en las Dinastas Chinas tuvo origen en lo sacerdotal, gracias a una evolucin pas a ser norma en el estilo de vida, un ordenador de la sociedad, de la civilizacin. Los libros ms utilizados para ejercer el Ceremonial eran: el I- Li, el Chou-Li, el Li-Chi. El libro I-Li trata en gran parte del Ceremonial que concierne a la vida de un funcionario comn; interesa su conducta social que no es tan elevada como la categora de un prncipe.
El I-Li detalla las normas de la etiqueta, stas implican honor, nobleza y dignidad (oponindose a lo que era bajo e indigno). De las distintas artes que enaltecan a un caballero chino, el Ceremonial ocupaba el primer lugar. Era una gua para la vida diaria, para establecer contactos y para la vida en sociedad.
Adems del ceremonial los chinos requeran el conocimiento y la prctica de la msica, la arquera, la conduccin de cantos de guerra, la escritura y la aritmtica. El ceremonial perdi su alto sentido debido a que el tiempo del que se dispona y del que se cuenta ahora es diferente. Ms adelante en la civilizacin del cercano Oriente y Europa, el ceremonial rodeaba a las clases gobernantes de dignidad. China comprendi el autntico sentido del Ceremonial y as ste adquira el significado de un proceso constructivo en la vida de la futura sociedad. c. EL CEREMONIAL EN LA EPOCA INCAICA El pueblo incaico, como pueblo joven y guerrero celebraba sus triunfos a travs de rituales. El vencedor era recibido por la multitud en medio de grandes aclamaciones, bailes y cantares, ensalzando sus hazaas y dando gracias al Sol. Las canciones que componan de sus guerras y heroicidades "no las taan dice Garcilaso porque no eran cosas de damas", y Santa Cruz Pachacuti nos habla de un "fuerte cantar con ocho tambores y caxas temerarias", y a estas triunfales ceremonias se unan otras, reveladoras del mismo culto blico y heroico. En los grandes das de fiesta las momias de los grandes Incas eran sacadas a la plaza del Cuzco por sus mayordomos y mamaconas, y stos cantaban delante del Inca la loa o cantar de cada uno de los monarcas muertos, "por su orden y concierto dice Betanzos
comenzando el primero el tal cantar o historia o loa, los de Manco Cpac, y siguindoles los servidores de los reyes que le haban sucedido ". Tambin en los funerales de los Incas se cantaban los grandes hechos, y los principales actos de su reinado, como refiere Cabello Balboa en las exequias de Inca Yupanqui. En la costa del Per, segn refieren Cieza y de Las Casas, los funerales de los curacas duraban varios das, y en ellos las
"endechaderas" o huaccapucus cantaban delante del cuerpo del difunto, en la plaza principal, acompaadas por la multitud, entre flautas y aullidos dolorosos, las perfecciones y hazaas del muerto. Para celebrar las ceremonias religiosas exista una clase social especial y privilegiada, en los principios de la cultura fue el propio Inca, luego a partir de Pachactec, se eligieron personajes especialmente seleccionados y dedicados a estas labores; el jefe era el sumo Sacerdote o WILLAC UMU, debajo de l exista una jerarqua integrada por muchas personas. Para celebrar los ritos religiosos, inicialmente Manco Cpac construy un templo con el nombre de INTICANCHA, y el Inca Pachactec mand construir un gran templo y le dio el nombre de CORICANCHA. Las fiestas religiosas tenan relacin con las labores agrcolas, las principales fiestas que celebraban los Incas eran el INTI RAYMI o Pascua del Sol, que se celebraba en el mes de Junio una vez recogida la cosecha. Esta festividad fue considerada como la ms grande y solemne del Imperio Incaico que se celebraba con ms alegra y fervor religioso en la Imperial Ciudad del Cusco. Los trminos Hurin y Hanan usados en la poca incaica denuncian una diversidad topogrfica que trascendi luego en divisin social. Difieren los cronistas en la interpretacin de esta diferenciacin urbana y en sus vicisitudes histricas. El Sochantre Molina dice que los del Cuzco de arriba "se tienen por ms hidalgos y nobles" que los del Cuzco bajo, y Garcilaso, que los del Cuzco alto "fueron respetados y tenidos como primognitos
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hermanos mayores y los del bajo como segundos y, en suma, fueron respetados como el brazo izquierdo y el derecho, en cualquiera preeminencia de lugar y oficio". El Oidor Matienzo, perspicaz en matices sociales y jurdicos, declara que el curaca de Anansaya es en todos los poblados indgenas, en el siglo XVI, "el principal de toda la provincia", que el curaca de Urinsaya debe obedecerle y que en las ceremonias se sientan, "los de
anansaya a la mano derecha y los de urinsaya a la izquierda". Otra es la experiencia del folklorista Ramos Gaviln en el siglo XVII: "Los de Hurinsaya consideraban a los de Hanansaya como pobres advenedizos, sin tierra ni patria propia" . 1. El Ceremonial Moderno Actualmente, no existe dependencia pblica, empresa privada u organizacin no gubernamental que pueda estar ajena a las circunstancias de la globalizacin econmica. El Protocolo y el Ceremonial son los elementos que ayudarn a interactuar en medios crecientemente dinmicos y culturalmente variados, como parte de nuestra vida diaria. Ahora bien, Qu son estas disciplinas? El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptacin general que se observan en la prctica oficial. Est basado en el llamado principio de cortesa internacional. A todos aquellos que desarrollan labor en el campo de las relaciones internacionales, les es fundamental conocer las reglas de Protocolo para aplicarlas como mtodo y tcnica de su trabajo y as lograr que dichas relaciones se desarrollen en un ambiente transparente, moral, austero y elocuente de modo que el objetivo sea alcanzado. Ceremonial es un conjunto de formalidades que reglamentan las relaciones entre altas autoridades y personalidades de diversos Estados en ceremonias y
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actos particularmente oficiales, siguiendo el principio de igualdad jurdica, dando a cada uno de los presentes el privilegio y las inmunidades a las que tienen derecho. El Ceremonial es una conducta que se sigue para evitar fricciones y resolver eventuales divergencias.
Como complemento tenemos las reglas de orden lgico para manejar las relaciones con nuestros semejantes. En otras palabras son las reglas de cortesa y buenos modales esenciales para asegurar la relacin armoniosa entre las personas. Cuanto ms las apliquemos en nuestra actividad diaria, tanto mejor contribuirn al logro de objetivos. Toda conducta debe adecuarse al medio en que nos encontramos para potenciar nuestra imagen, contrarrestando la crisis de valores por la que atraviesa nuestro pas. El ceremonial oficial y el protocolo Estatal, Sectorial y Empresarial son instrumentos que una organizacin requiere para abonar hacia su eficiencia y particularmente en un pas como el Per que necesita trasmitir una imagen de estabilidad y desarrollo. a) Importancia Una de las funciones ms importantes de las Relaciones Pblicas modernas es la aplicacin del Protocolo y del Ceremonial Institucional, el mismo que se entiende como el conjunto de reglas que deben seguirse en el planeamiento, coordinacin, programacin, desarrollo y evaluacin de todas las actividades cvicas y sociales de las organizaciones. En instituciones como la nuestra se realizan ceremonias o actividades que, por su importancia y trascendencia, cuenta con la presencia de Altas Autoridades no slo del Ministerio de Salud, sino adems de otros Ministerios, de Alcaldes, Decanos de Universidades, Decanos de Colegios Profesionales, Asociaciones Mdicas, Organismos Internacionales, entre otras entidades.
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Es por ese motivo que las instituciones deben tener disposiciones escritas que contengan los usos y costumbres de la cultura de la empresa, que cada servidor se compromete a seguir, es decir, las instituciones deben elaborar su protocolo para que oriente el comportamiento de su personal dentro y fuera de la empresa en salvaguarda de la imagen corporativa.
Este tipo de actividades necesitan ser cuidadas en todos sus detalles, con el fin que se desarrollen sin problemas ni contratiempos cumpliendo as los objetivos del Protocolo, Ceremonial y Etiqueta Institucional que son: 1) Asegurar un comportamiento similar en los diferentes actos pblicos que realice la Institucin, en este caso particular, el Ministerio de Salud o MINSA. 2) Mantener las relaciones de la organizacin con otras. 3) Reconocer la jerarqua de las personas 4) Estructurar los cuadros de precedencia. 5) Otorgar un adecuado trato y lugar a las autoridades, funcionarios y servidores. 6) Establecer el comportamiento que debe seguir todo integrante organizacin. 7) Transmitir una cultura corporativa acorde con la identidad institucional, ante propios y extraos. b) Utilidad del Protocolo Actualmente avanzamos hacia una sociedad de servicios cuyo eje principal est constituido por las relaciones humanas y la comunicacin. Pero la automatizacin y la informacin de todos los sistemas dentro de la empresa, la despersonalizacin de las relaciones sociales que ha supuesto el uso de los telfonos mviles, Internet, facsmiles, correo electrnico minimizando el contacto directo y estrecho entre las personas, ha hecho que cuando ste se produzca, seamos evaluados de manera mucho ms estricta. Nuestro interlocutor esperar lo mejor de nosotros debido a la excepcionalidad del de una
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momento. Por ello, el conocimiento de unas normas bsicas de conducta y cortesa empresarial est siendo valorado ms que nunca. El Protocolo y la Etiqueta han de ser algo espontneo. Su finalidad es que todo el mundo se sienta cmodo independientemente del cargo que ostente. ste se encuentra
reglamentado mediante disposiciones, decretos, etc. En otras ocasiones, la persona se debe conducir siguiendo su propia intuicin, sobre todo, haciendo alarde de una buena dosis de sentido comn. En la vida diaria, vamos formando un tejido de relaciones que permite al hombre la posibilidad de manifestarse como ser autntico, poseedor de conocimiento, valores y principios ticos, desde los cuales se proyecta como ser integral, inmerso en el acontecer de sus actos desde los ms insignificantes hasta los trascendentes. Visto de esta manera, la nocin de ser integral nos lleva a reconocer, en quien la posea, la capacidad de autovaloracin, competencia, y proyeccin como factores claves en la acertada forma de relacionarnos con los dems.
2. Clases de Protocolo Pese a todo lo expuesto, el concepto de Protocolo puede resultar un tanto ambiguo si no se procede a establecer una clasificacin de las reas en las que acta. Estas son: oficial, institucional, diplomtica, empresarial, social, militar, universitaria, deportiva, taurina, etc. A continuacin una breve descripcin de las que nos ataen en este manual. a. El Protocolo Oficial Conjunto de normas que regulan la correcta ordenacin de las personas y las cosas durante la celebracin de un acto pblico oficial. A pesar que en primera
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instancia puede resultar para algunos el ms complicado, es el ms fcil de aplicar puesto que viene regulado por la ley.
b. El Protocolo Social Conjunto de acuerdos tcitos que, con el uso, se convierten en convencionalismos. c. El Protocolo Empresarial Se inspira en el protocolo oficial. Lo forman determinados cdigos de conducta que establece la propia organizacin para su uso interno y vinculacin con el exterior.
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CAPTULO II PRECEDENCIAS
La precedencia, dice Pradier Foder, es la primaca de rango, es el derecho de ocupar el primer lugar, es decir, el que entre varios se concepta ms honorfico. Las cuestiones de precedencia, por lo comn, se presentan en las entrevistas personales de los Jefes de Nacin o de los Ministros que los representan, en las visitas solemnes, en los actos de ceremonia y en los pblicos de todo gnero, y sobre todo en la redaccin y firma de los tratados. Distinciones de Ttulo, de rango, de linaje y de honores que son el fundamento nico del llamado derecho de precedencia, son el resultado de la corrupcin de las fuentes puras del derecho natural y filosfico de las naciones, motivada por prcticas ms o menos abusivas, las convenciones y los tratados ms o menos condescendientes, en una palabra, los pactos del derecho de gentes consuetudinario, amoldados al capricho y a las fastuosas pretensiones de los reyes, por la gracia de Dios. Este procedimiento es hoy en da reconocido y utilizado en el campo oficial como en el privado y en el mbito nacional e internacional.
El vocablo PRECEDENCIA, tiene varias acepciones: Prioridad en el tiempo .
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Colocacin preferencial en toda suerte de actos o desfiles, y
en eventos
honorficos a los cuales concurren autoridades de diversas latitudes y niveles. Preferencia en el encabezamiento y el presenciar ciertas solemnidades Superioridad jerrquica.
Desde este punto de vista hay entonces, varias clases de precedencias, siendo obviamente las ms importantes, las establecidas en el Cuadro General de Precedencias para Actos y Ceremonias que conciernan al Ceremonial del Estado. ORGENES DE LA PRECEDENCIA En la historia de las sociedades, pocos aspectos han sido tan complicados como el encontrar un sistema nico, uniforme y con el que todos estn de acuerdo. Los primeros problemas de ordenamiento datan de los inicios de la Edad Media, luego de la cada del Imperio Romano (siglo V). La cada de Roma da lugar al surgimiento de diversos reinos y seoros gobernados por diversas dinastas cada cual ms deseosa de detentar los ttulos y dignidades que distinguieron al Imperio Romano de Occidente. Entre la monarqua europea no exista acuerdo para ordenamientos y prelaciones. Cada rey reclamaba ser el primero en las reuniones y los argumentos jams escaseaban. A ello se agregaba las exigencias de los Embajadores y Enviados Especiales, reclamando se les otorgue las mismas prerrogativas que las dispuestas para sus representados. Uno de los ms importantes antecedentes al ordenamiento confeccionado en 1504 por el entonces Maestro de Ceremonias de la Capilla Pontificia, quien, con ocasin de una Embajada de Obediencia del Rey de Inglaterra al Papa Julio II, estableci una prelacin que ubicaba al Emperador en primer lugar, seguido del Rey de Roma y luego todos los
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dems reyes ordenados de acuerdo a la supuesta fecha en que cada casa reinante se habra convertido al cristianismo. En la vida religiosa catlica encontramos ms de un ejemplo de ceremonial y especialmente de protocolo. En el Credo se dice que "Jesucristo subi a los cielos y est sentado a la DIESTRA de Dios Padre Todopoderoso".
Pero la mxima enseanza se encuentra en la Biblia. En el Evangelio segn San Lucas, el versculo "los invitados a las bodas", relata que Jess observando como se peleaban los primeros asientos de las mesas, refiri a los convidados la siguiente parbola: "Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, no sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, est convidado por l y, viendo l que te convid a ti y a l, te diga DA LUGAR A ESTE y entonces comiences CON VERGENZA A OCUPAR EL ULTIMO LUGAR. Ms, cuando fueres convidado, ve y sintate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el que te convid te diga: Amigo, SUBE MAS ARRIBA, entonces tendrs GLORIA DELANTE DE LOS QUE SE SIENTAN CONTIGO a la mesa. Porque cualquiera que se ENALTECE, ser HUMILLADO y el que se humille ser ENALTECIDO". LEY DE LA DERECHA Y DE LA PROXIMIDAD La precedencia tiene su mxima ley en el concepto que el lugar de honor es ocupado por la mxima jerarqua en el sitial de la derecha (*), (*) ya sea en un acto, comida, visita, recepcin, etc. (*) Cuando ubicamos personas siempre debemos tener en cuenta que consideramos la derecha y la izquierda a partir de la ubicacin central, mirando desde atrs de quin ocupa este lugar y no desde la platea.
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Cuando se realice una ceremonia, debemos tener en cuenta que el lugar de honor no es la cabecera, sitio reservado para el anfitrin, sino la derecha de este. De esta forma, si tenemos que situar a tres personas en la misma fila, la ubicacin sera:
MESA DE HONOR 1 O 2
En donde 0 es la ubicacin que le corresponde al anfitrin, 1 la derecha, asignada al invitado de mayor jerarqua (lugar que tambin le corresponde al invitado de honor si existiera) y 2, lugar que ocupar el invitado que sigue a 1 en el orden de precedencia. Existen ciertas excepciones a esta normativa, especialmente las dadas por los usos y costumbres, entre las que podemos destacar a modo de ejemplo: En el caso que el invitado de honor supere al anfitrin en jerarqua, podemos invitarlo a ocupar la cabecera (o centro), desplazando al anfitrin hacia la izquierda de modo tal que el visitante principal ocupe la cabecera y a la vez se encuentre situado a la derecha del anfitrin. De esta forma podra componerse una cabecera compartida: donde 0 es la ubicacin correspondiente al anfitrin y 00 al invitado de honor (como dijimos anteriormente, de mayor jerarqua que 0).
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MESA DE HONOR (INVITADOS) O OO
En el caso del Jefe o Director de la Institucin, slo ceder su lugar al Ministro o Viceministro de Salud. As mismo har lo propio si asiste un ministro de otro sector o los presidentes de los poderes pblicos. En el caso de asistir el Seor Presidente de la Repblica, siempre ocupar la cabecera o el lugar de honor. PRECEDENCIA EN AUTOMVILES, AVIONES Y OTROS. En todo automvil, subir primero por la puerta trasera derecha la persona de mayor jerarqua. Entrarn por la puerta izquierda trasera, aqul o aqullos que en jerarqua les corresponde acompaar al personaje. Junto al conductor y por la parte delantera derecha, entrar aqul o aquellos, que siguen en jerarqua.
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Para salir del vehculo, saldr la persona sentada en el asiento delantero derecho, (Automviles). A esta persona le corresponde abrir la puerta trasera al personaje de mayor jerarqua. En el caso del Presidente de la Repblica, altas autoridades civiles, militares y eclesisticas de la Nacin, as como aquellos personajes huspedes de honor de visita al pas, es de rigor cumplir con esta norma protocolar de cortesa.
Precedencia cuando se camina: Cuando se acompaa caminando a un personaje con jerarqua, ste debe ir del lado derecho de su acompaante, pero, si son dos personas quienes acompaan al personaje, ste debe ir en el medio de sus acompaantes teniendo a su derecha al de mayor jerarqua y a su izquierda al que le sigue en jerarqua.
LA MESA DE HONOR La mesa de honor o mesa principal, debe estar ordenada con mucha anticipacin y debe denotar pulcritud, colocando los implementos bsicos: Pao (de ser el caso) Rtulos al frente del asiento con los cargos de las personas que conforman la mesa de honor (los nombres deben notarse por la parte posterior del rtulo para que los que ocupan un lugar en la mesa se ubiquen fcilmente) Vaso servido de agua a la altura de la mano derecha. Flder con material impreso, programa, listado con nombres y cargos en forma jerarquizada, de las personas que conforman la mesa. Si estuvieran presentes algunos altos funcionarios en la sala deben incluirse en la lista para que el orador les pueda mencionar.(Orden de Precedencia). Cantidad de sillas suficiente ms una o dos adicionales para los imprevistos.
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Estandartes o banderas. Banderines de mesa (Bandern Nacional e Institucional), si no han sido colocados los estandartes. Micrfono en la parte central de la mesa funcionando, (Puede ser tambin uno inalmbrico) o micrfono en el podium, la ubicacin del mismo depende del tipo de ceremonia o evento que se trate.
Si el micrfono est en el podium, entonces los estandartes debern estar detrs de aqul para que hagan el marco al orador.
Si el micrfono est en el centro de la mesa de honor y el orador hablara desde ah, los estandartes debern estar detrs de la persona ms importante de la mesa de honor.
Si la ceremonia es externa, al aire libre, el equivalente es el arreglo del estrado principal. Ubicacin adecuada de los oradores, Micrfono con parante para oradores y micrfono aparte para el Maestro de Ceremonias, podio si fuera el caso (el Presidente de la Repblica lleva su propio podio, pero requiere un silln especial). Espacios suficientes para el trnsito al interior del estrado. Una persona dedicada a la atencin del estrado.
CASOS PRCTICOS Ejemplo N 1: Ceremonia de Aniversario en el Instituto Especializado de Salud Mental (MS) (D-IESM)
Miembros de la mesa de honor: 1. Ministro de Salud 2. Director del IESM
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3. Alcalde de San Martn de Porras 4. Decano del Colegio Mdico 5. Representante de OPS Maestro de ceremonias La ubicacin sera de la siguiente manera:
(ASMP) (DCM) (OPS) (M.C.)
M.C. 4 2
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IMPORTANTE: Reiteramos que no es recomendable considerar ubicaciones pares en la Mesa de Honor. En los casos que el invitado de honor sea el Presidente de la Nacin (o similar para el acto que se lleva a cabo), este ocupar el centro, dando la derecha a la persona que le siga en jerarqua y as sucesivamente. En caso de duda del lugar que ocupan los funcionarios del Estado, se debe consultar el Cuadro de Precedencia. Los representantes del Ministro o del Vice-Ministro se ubican a la derecha del anfitrin o Jefe Establecimiento.
Ejemplo N 2: IDREH
Inauguracin de Programa Acadmico en el
Miembros de la mesa de honor: 1. 2. 3. 4. 5. Jefe del IDREH Sub-Jefe del IDREH Director General de Capacitacin Coordinador del Curso Docente (J-IDREH) (SJ IDREH) (DGFC) (CC) (DC)
M.C. 4 2
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Ejemplo N 3
Ejemplo N 3: Salud con 1. 2. 3. 4. 5.
Inauguracin de Obras en un Establecimiento de financiamiento externo (DM) (DE) (D-DISA) (D-PRONEIM) (R-Financiadora)
Ministro de Salud o Vice-Ministro Director del Establecimiento Director de la DISA Director del PRONEIM Representante de Financiadora
IMPORTANTE:
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En caso que la obra hubiera sido autofinanciada o recibiera apoyo slo del MINSA, nicamente se consideran tres ubicaciones y el Director del PRONEIM, tiene un sitio preferencial en la primera fila. En inauguraciones de obras es preferible que las autoridades estn de pie en un tabladillo cerca del lugar donde ser el corte de la cinta o la revelacin de la placa
Ejemplo N 4: 1. 2. 3. 4.
Inauguracin de un Encuentro Macro-Regional de Salud (MS) (PGR) (DIRESA) (DGSP)
Ministro de Salud Presidente del Gobierno Regional Director Regional de Salud anfitriona Director General de Salud de las Personas - MINSA
M.C. 4 2
Recordemos que en estos casos, las autoridades que suben al estrado slo deben ser tres. Si se decide que sean ms personas, debe siempre tratarse de nmero impar, de manera que el Ministro de Salud quede ubicado al centro. Si la ceremonia es de pie el Ministro ser el primero partiendo de la derecha.
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CAPTULO III
CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES
Las instituciones pblicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que organicen, sobre todo en aquellas en las que se contar con la presencia de funcionarios de la entidad; para ello requieren que estas ceremonias sean diseadas, programadas, planificadas, realizadas y posteriormente evaluadas. Los eventos son actividades, como su nombre indica, eventuales y pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser prctica de la Direccin General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma calidad de atencin en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del ms alto nivel de la institucin es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones. La Direccin General de Comunicaciones y las Oficinas de Comunicacin de los organismos desconcentrados y descentralizados del MINSA, tienen la responsabilidad de
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velar para que cada actividad institucional, en la que se tome el nombre del Ministerio de Salud y/o de sus dependencias, guarde coherencia con la imagen institucional que se debe proyectar y para ello debern conocer y hacer cumplir las normas expresadas en el presente manual. SEGN LA ORGANIZACIN DE LA CEREMONIA Segn la entidad que organice la ceremonia o acto protocolar se debern tener las siguientes consideraciones:
1. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la Oficina de Comunicaciones del Ministerio de Salud con el apoyo de otras reas de la institucin y dependencias ajenas. Estas ceremonias son de tipo institucional, por ejemplo el Aniversario del
Ministerio de Salud; transferencia de cargo de la alta direccin; inauguracin de obras de alcance institucional; reconocimientos y homenajes. El diseo y planificacin de la Ceremonia o Sesin Solemne en la que participe el Titular del Sector, ser responsabilidad de la Direccin Ejecutiva de Imagen Institucional del MINSA. 2. Ceremonias o actos oficiales realizados en los rganos descentralizados o desconcentrados En los actos que se realizan en los organismos descentralizados y
desconcentrados y en los cuales debe estar presente el Ministro de Salud, el diseo, planificacin, monitoreo y evaluacin estar a cargo de la Direccin
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Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud y su ejecucin a cargo de la entidad. 3. Ceremonias o actos oficiales realizados por los rganos descentralizados o desconcentrados Su organizacin es de responsabilidad de la Oficina de Comunicaciones de la Institucin, Direccin o Unidad directamente beneficiada, que deber asegurar se cumpla con las polticas de Imagen Institucional y de Protocolo del Ministerio de Salud. Las invitaciones estarn a cargo de las mximas autoridades de las entidades involucradas.
4. Ceremonias o actos acadmicos realizados por entidades, instituciones o empresas externas al Ministerio de Salud (organismos o agencias cooperantes, ONGS, colegios profesionales, empresas privadas u otras) En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los organismos o instituciones no dependientes del Ministerio de Salud, que invitan a presidir al Titular del Sector, la coordinacin estar a cargo de la Oficina Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud, que asegurar que la actividad se desarrolle en los estndares de calidad requeridos para la ocasin. Siendo responsabilidad de quien genera la invitacin brindar las facilidades para la coordinacin de las actividades.
ACCIONES DE PROTOCOLO 1. Invitaciones
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La invitacin puede hacerse a travs de: Tarjetas: deben contener los datos bsicos: quin invita, a quin, a qu, cundo y dnde; el deseo de contar con su asistencia y los telfonos para las confirmaciones y particularmente las excusas. Estas deben ser enviadas por lo menos 21 das antes del acto. Oficios: As se enven tarjetas, los oficios, carta o Nota son necesarios cuando se trata de Altas Dignatarios, para sustentarles la importancia de la ceremonia. Confirmaciones: es necesario asignar a alguien para recibirlas, siendo generalmente labor de equipo. Es fundamental para las precedencias. Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparn lugares preeminentes.
Base de Datos: es indispensable contar con una base de datos actualizada permanentemente para coadyuvar a la eficiente elaboracin de los sobres y tarjetas. a. Al Presidente de la Repblica y otras autoridades Si se desea invitar al Presidente de la Repblica, Presidente del Congreso de la Repblica, Ministros de Estado u otras autoridades con similar jerarqua, la invitacin debe ser realizada por una Autoridad de igual jerarqua, en este caso, por el/la Ministro/a de Salud. Las autoridades locales o regionales pueden ser invitadas por el Vice Ministro de la Institucin. A los dems invitados, se les enviar una tarjeta de invitacin, observndose cuidadosamente su redaccin y el correcto uso de escudos, lagos, colocando el telfono para excusas o confirmaciones. El envo de la
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invitacin debe ser por lo menos con una anticipacin de 15 das calendarios.
b.
Al Titular del Sector Salud La invitacin que se formula al Titular del Sector, constituye una deferencia especial por tratarse de la persona de ms alta jerarqua en el Organigrama del Ministerio de Salud. La persona de ms alto cargo de la institucin que genera la invitacin deber remitir con un mnimo de 15 das de anticipacin a la fecha de la ceremonia, el oficio o carta de invitacin al Titular del Sector, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente informacin:
Ayuda Memoria (breve exposicin) sobre el motivo de la ceremonia, detallando fecha, lugar y hora propuesta. Hoja Informativa Institucional (si fuera una entidad externa al Ministerio de Salud) Resea histrica de la Institucin (para ceremonias de aniversario) El programa del Acto (sealar tiempo de intervenciones). La relacin de invitados (especialmente citando a los de mayor nivel jerrquico para preparar el Orden de Precedencia) Un croquis sealando el recorrido que se propone efecte el Ministro dentro de las instalaciones de la Institucin (en caso de considerarse la visita de ambientes o inauguracin de pabellones u instalaciones luego de concluida la ceremonia).
2. Formalidad para recibir una visita
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La persona de mayor jerarqua de la institucin que genera la invitacin, deber recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar en donde se realizar la ceremonia. La recepcin protocolar se debe hacer siempre en la puerta, evitando que los primeros que reciban a los invitados sean el personal de seguridad o vigilancia. Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es bienvenida y por tanto brindarle hospitalidad. Despejar ascensores con antelacin refleja una excelente organizacin y si se ha previsto que la visita ser prolongada, a las bebidas de rigor para todo distinguido visitante, se debe aadir una fuente de bocaditos. En el caso de ser una visita al Despacho, son las secretarias o asistentes de los Jefes o Directores Generales, quienes recibirn a la visita, estrechndole la mano slo si ste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo contrario no.
Luego deber conducir al visitante hasta el Despacho. La secretaria siempre en primer lugar, para indicarle el camino. Llegados a la puerta del Despacho, corresponde abrir la puerta a la secretaria, anunciar al visitante, y cerrarla tras de s, dejando a la visita a solas con el anfitrin. El anfitrin, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se da debe sentarse. Si el anfitrin est ocupado a la llegada del visitante, el personal de Protocolo deber acompaarle y departir con l todo el tiempo que sea necesario, salvo que solicite expresamente privacidad. La visita deber ser esperada hasta el trmino de su reunin y conducida a la puerta de salida y despedida amablemente. la
mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde
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Finalmente, es necesario consignar los datos del visitante en una ficha o libro de huspedes ilustres, para archivo y la posteridad. Cuando despidamos a nuestra visita la acompaaremos hasta la recepcin para que la secretaria la conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene por primera vez. Si el visitante es alguien de mayor jerarqua el propio Jefe o Director debe llevarlo hasta la puerta, acompandose al efecto de su Jefe de Protocolo. 3. Regalos Institucionales Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboracin de algn funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y reconocimiento.
Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas: a. Artculos de artesana De ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen una molestia al agasajado para el traslado a su pas de origen (volumen, fragilidad del obsequio, etc.). b. Adornos en general Si la artesana no es una opcin, dependiendo del nivel y rango de la autoridad agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o tiles de oficina (relojes de mesa, cortadores de papel, portalapiceros, etc), generalmente de plata peruana. c. Obras de arte Adquirir pinturas, tejidos, esculturas pequeas con motivos peruanos.,
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d. Libros peruanos Es una buena costumbre obsequiar libros y/o videos sobre aspectos de la cultura, historia, recursos naturales, etc. del Per. e. Publicaciones de la propia institucin f. Recuerdos institucionales Solapines, medallas. g. Flores Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendr acompaado por su esposa, para, de ser el caso, prever la entrega de un ramo de flores en seal de bienvenida.
El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos por motivos de trabajo deben hacerse con sentido comn y con respeto a la dignidad de la persona a la que se desee congraciar. Un regalo institucional no debe ser ni muy caro ni muy banal. No olvidemos que este obsequio tambin forma parte de la imagen que la institucin proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella. Es importante recordar que todos los regalos tienen su momento. Si el regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de honor, ste debera entregarse en privado. Hay una caracterstica especial: si la visita es privada y las instituciones pblicas o empresas le regalan, el presente debe ir envuelto en papel de regalo (que puede llevar el logotipo de la institucin o empresa). Pero en el caso de visitas de Estado, los regalos se entregan sin envolver y posteriormente se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los regalos se agradecen y se alaban.
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En caso de que los obsequios sean para personas de otros pases hay que tener mucho tacto al momento de elegir el presente, ya que las costumbres, hbitos, religin, cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y nuestro invitado disgustarse por el regalo que le entregamos. Por ejemplo a un rabe no se le regala jams comidas o bebidas, as tambin los japoneses agradecen mucho los obsequios de marcas de lujo o exquisiteces gastronmicas. Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia mano por la persona que desea agasajar al visitante. Si por el contrario ser enviado debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia. Actualmente se sigue la costumbre de entregar los regalos institucionales debidamente envueltos en papel con el logotipo de la Institucin.
4. Las Presentaciones La presentacin es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocan anteriormente. A la hora de la presentacin debemos tener presente que el de menor rango siempre ser presentado al de mayor: El de menor rango ser presentado al de mayor rango. El de menos edad ser presentado al de ms edad. En igualdad de condiciones, el soltero ser presentado al casado. En igualdad de condiciones, el hombre ser presentado a la mujer.
Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma: El seor y la seora Campos, nunca el Seor Campos y su esposa. El esposo por su parte presenta as: Mi esposa... nunca mi seora. Si vamos a presentar a
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un visitante, lo correcto es decir seor o doctor (apellido del visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (apellido) no la Lic. Rosa o la Dra. Jimena. 5. Recepcin, conduccin y atencin de invitados La ubicacin de los invitados se har de acuerdo al orden de precedencia. Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un nmero impar de personas, conformado por las autoridades de mxima jerarqua que participen en el acto. El ordenamiento de las dems autoridades se establece alternndose de derecha a izquierda de mayor a menor jerarqua (Se entiende como derecha a aquella de la autoridad que preside la reunin). La alternancia, se observa tambin en las primeras filas. (No se debe colocar rtulos con el nombre de la persona invitada en las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la asistencia del funcionario o autoridad. Se recomienda colocar rtulos de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales).
No obstante, es recomendable que siempre se cuente con un plano de distribucin de los espacios preferentes que ayudar a la ubicacin ordenada del husped. a. Prever el ingreso con sealizacin, en caso que la distancia entre las puertas del local y la del Saln de la ceremonia sea excesiva para un solo equipo. b. Una funcin elemental del equipo de recepcin, adems de la buena atencin del invitado, es la de Averiguar con toda Discrecin su nombre y cargo y transmitirlos correctamente a los responsables Saln, de modo que situados en el quienes ubican a los invitados les otorguen la
cortesa de rigor y los oradores de orden cuenten con las referencias para que estn en aptitud de hacer las menciones que quiera realizar.
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c. En este acpite, debemos considerar la recepcin y despedida, ya sea en el lugar donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los invitados especiales. Ello involucra desde las gestiones con el personal del Saln VIP (Protocolo del Aeropuerto) hasta los aspectos administrativos del servicio (personal, transporte, carteles de identificacin, etc.).
EJEMPLO DE PLANO DE DISTRIBUCIN EN CEREMONIA INSTITUCIONAL (INTERNA) AUDITORIO
MESA DE HONOR
JEFES DE DEPARTAMENTOS JEFES DE SERVICIOS
DIRECTORES GENERALES JEFES DE SERVICIOS
DIRECTORES EJECUTIVOS JEFES DE SERVICIOS
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
6. El estacionamiento El estacionamiento, es un aspecto que muchas veces no es tomado en cuenta en el momento de organizar una actividad, quizs porque es considerado un detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo debemos procurar incluirlo en la organizacin de nuestras actividades, (grandes y pequeas) y evitar esperas innecesarias y malos ratos a los invitados. Si se ha organizado una actividad en la sede de la institucin, se debera coordinar con anterioridad con el invitado si vendr en su vehculo. De ser afirmativa la respuesta, se debe coordinar con el personal de portera, a fin reserve un lugar en el estacionamiento para el vehculo del invitado. que asigne y
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Si el nmero de personas invitadas supera la capacidad de nuestro estacionamiento, se debe coordinar con una playa de estacionamiento cercana a fin de informar a nuestros invitados sobre la direccin del lugar de estacionamiento, indicndoles que all sus vehculos tendrn la seguridad que esperan. Por otro lado, si la reunin se realiza en otra sede, se debe preguntar a los organizadores si se ha considerado la reserva de estacionamiento. Si este aspecto no ha sido considerado, la persona tomar sus precauciones y decidir oportunamente si llevar o no automvil. 7. El maestro de ceremonias (M. C.) Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de intermediario entre los Reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el Rey transmitindole las necesidades de la gente, a la que luego informaba de las decisiones tomadas por el Monarca.
En la mayora de las reuniones de importancia, plenarias, festivas, eventos, est, adems de la persona que preside, el Maestro de Ceremonias, quien deber ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigir el acto. El M.C. debe elaborar un guin el que orientar el desarrollo de la ceremonia, y deber ceirse exclusivamente a su lectura, no es adecuado que improvise, comente o que se convierta en orador. El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecunime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y slo debe realizar lo necesario durante la misma. Salvo que se le haya pedido en un inicio que efecte comentarios luego de cada intervencin deber evitarlos. Si debe comentar, deber prestar atencin a las ponencias y hacer una pequea sntesis resaltando lo principal de cada expositor.
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Recordemos que el Maestro de Ceremonias no es el centro de atencin de la actividad sino un animador que hace que las acciones sucedan en un orden lgico y sin contratiempos, por lo que su participacin deber ser imperceptible. Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta fundamental como es el GUIN. 8. El guin Refleja la estructura de la ceremonia; el guin contiene tres partes casi siempre fijas: BIENVENIDA PRESENTACIN DE AUTORIDADES DESPEDIDA
Entre la presentacin de las autoridades y la despedida, el desarrollo de la ceremonia depender de la clase que sea. A continuacin frases tiles para cada una de las partes del guin BIENVENIDA: El Ministerio de Salud se complace en brindar a todos los asistentes la ms cordial bienvenida a ste Evento, Ceremonia, Lanzamiento, Presentacin del (Ejemplo: Plan de Salud de Frontera Andino)(de la Campaa de Vacunacin preventiva de la Hepatitis A y B) (de Ayuda a las vctimas del Friaje que afecta a 13 regiones de nuestro pas), (Plan de la cooperacin no reembolsable de la Unin Europea), PRESENTACIN DE AUTORIDADES:
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Preside la mesa de honor el/la seor/a Ministro/a de Salud, Dr./Dra. Acompaado /a por................................................................................. Asimismo nos honran con su asistencia......................................... Agradecemos, igualmente, la concurrencia de................................................. Y nos place contar con la presencia de................................ Asimismo tenemos entre nosotros a reconocidos profesionales de la medicina, entre ellos............................................ Est presente, tambin un selecto pblico de intelectuales, cientficos, artistas que de una u otra forma colaboran en los mbitos de nuestra incumbencia a favor de los estamentos ms reprimidos de nuestro pas..
DESARROLLO DE LA CEREMONIA: Conectores que se utilizan entre actos: Enseguida... A continuacin Inmediatamente Seguidamente Damos paso a... Para concluir . Para cerrar con broche de oro
CLASES DE CEREMONIAS
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Existen diversas clases de ceremonias. Presentamos a continuacin, las ms frecuentes e importantes. Es preciso mencionar, antes, que cada una de estas actividades tiene un procedimiento especfico que incluye, invitacin a la ms alta autoridad, programa, guin, ubicacin de invitados entre otros. A continuacin se presenta los diferentes procedimientos segn la clase de ceremonia.
1. Transferencia de cargo a nuevas autoridades La transferencia de cargo a nuevas autoridades, es la ceremonia a travs de la cual la autoridad saliente agradece a los asistentes el tiempo compartido y el apoyo recibido para el acometimiento de logros y se presenta ante los trabajadores e invitados a la persona que asume el cargo.
Esta ceremonia puede ser de dos tipos: a. Transferencia de cargo de MINISTRO y VICEMINISTRO
CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE PROGRAMA SALUD Martes 17 de febrero de 2004 Hall Principal 1er. Piso Ministerio de Salud 11:30 am. 12:00 m 11:30 Palabras del Dr. lvaro Vidal Rivadeneyra, Ex Ministro de Salud Lectura de la Resolucin Suprema N 048-2004-PCM Palabras de la Sra. Ministra de Salud, Dra. Pilar Mazzetti Soler. Saludo Protocolar Brindis entre mximas Autoridades Fin de la ceremonia
P RO GR A M A
11:38
11:40
11:50 12:OO
12:30 Oficina General de Comunicaciones MINSA
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Los Ex Ministros de Salud y Ex Viceministros de Salud debern tener una ubicacin preferencial en el lugar donde se desarrolle la ceremonia y debern ser mencionados por las autoridades que hagan uso de la palabra.
ORDEN DE PRECEDENCIA
SRES. EX MINISTROS DE SALUD - QUE ME HONRAN CON SU PRESENCIA SRS. CONGRESISTAS DE LA REPBLICA SRS. VICEMINISTROS DE SALUD SEORES SEORES SEORES SEORES SEORES SEORES SEORES REPRESENTANTES DEL COLEGIO MDICO DEL PER AUTORIDADES DE ESSALUD REPRESENTANTES DE LAS SANIDADES DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLICIALES REPRESENTANTES DE ORGANISMOS Y AGENCIAS DE COOPERACIN DE SALUD. REPRESENTANTES DE LAS ACADEMIAS NACIONALES DE MEDICINA MIEMBROS DEL CONSEJO NACIONAL DE SALUD AUTORIDADES DE LAS UNIVERSIDADES DEL PAS.
SEORES JEFES DE ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS, DIRECTORES DE DISAS, INSTITUTOS ESPECIALIZADOS Y HOSPITALES DE LIMA Y CALLAO. REPRESENTANTES DE LA FEDERACIN MEDICA PERUANA, ASOCIACIN NACIONAL DE MEDICOS DEL MINISTERIO DE SALUD Y DE ESSALUD. REPRESENTANTES DE LA FENUTSSA, GREMIOS Y SUTAC PRONIEM, DIGESA Y DIGEMID. TRABAJADORES DEL MINISTERIO DE SALUD AMIGAS Y AMIGOS
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La Direccin General de Comunicaciones deber elaborar el orden de precedencia para el Ministro saliente y el Ministro entrante. Se deber preparar el saludo a los miembros de la mesa de honor y a las dems autoridades presentes agrupndolas por las instituciones que representan de manera que no se cometan omisiones.
CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD BIENVENIDA Muy buenos das tengan todos ustedes. Se da inicio a la ceremonia de transferencia de cargo del Despacho de Salud. PRESENTACION DE LA MESA DE HONOR Preside la mesa de honor la DRA. PILAR MAZZETTI SOLER, MINISTRA DE SALUD La acompaan el DR. LVARO VIDAL RIVADENEYRA, EX MINISTRO DE SALUD y el DR. ISMAEL NEZ SENZ, VICEMINISTRO DE SALUD. AGRADECIMIENTOS GUION Queremos agradecer la presencia de los distinguidos invitados que nos acompaan. DESARROLLO DE LA CEREMONIA ACTO 1 Se inicia la ceremonia con las palabras del Dr. LVARO VIDAL RIVADENEYRA EX MINISTRO DE SALUD. ACTO 2 Damos lectura a la Resolucin Suprema N 48-2004-PCM Lima, 16 de febrero de 2004-02-17 VISTA LA PROPUESTA DEL SEOR PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS; DE CONFORMIDAD CON EL ARTCULO 122 DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL PER Y ESTANDO A LO ACORDADO SE RESUELVE: NOMBRAR MINISTRO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SALUD A LA SEORA DOCTORA PILAR MAZZETTI SOLER. REGSTRESE, COMUNQUESE Y PUBLQUESE RBRICA DEL DR. ALEJANDRO TOLEDO PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA CARLOS FERRERO PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS ACTO 3 PALABRAS DE LA DRA. PILAR MAZZETTI, MINISTRA DE SALUD . A Y SE Oficina General de Comunicaciones MINSA ACTO 4 - SE DA POR TERMINADA LA CEREMONIA DE TOMA DE POSESION DEL/ LA MINISTRO/ PROCEDE AL SALUDO PROTOCOLAR DE ESTILO A LA MINISTRA DE SALUD, DRA. PILAR MAZZETTI SOLER. AGRADECEREMOS QUE LOS INVITADOS TENGAN A BIEN ACERCARSE A LA MESA DE HONOR POR EL LADO DERECHO.
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La Mesa de Honor deber conformarse con el Titular del Sector en el centro, el Ministro Saliente a la derecha y el Viceministro a la izquierda.
MESA DE HONOR TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD
EX MINISTRO
MINISTRO
VICEMINISTR
2.-Transferencia de cargo de Directores o Jefes de entidades desconcentradas o descentralizadas del Ministerio de Salud
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PROGRAMA
CEREMONIA DE JURAMENTACIN DEL DR. EN EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE NIO - SAN BARTOLOM Martes 20 de enero de 2004 Av. Alfonso Ugarte 825 Lima 11:00 12:00 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Himno Nacional Palabras del Director Saliente Dr. Lectura de la Resolucin Ministerial Juramentacin Palabras del Director Entrante Dr. Palabras del Seor Ministro de Salud Dr. Pisco de Honor
PALABRAS DE ESTILO
SE COMPROMETE USTED A DESEMPEAR CONFORME A LEY EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE NIO - SAN BARTOLOM OBTENIDO POR CONCURSO DE MRITOS. SUSCRIPCIN DE CONVENIO Convenio Programa de Apoyo a la Seguridad Alimentaria PASA SI entre la Delegacin de la Comisin Europea y el Ministerio de Salud del Per SI AS LO HICIERA, QUE DIOS LO PREMIE, SINO QUE L Y LA PATRIA 10 de octubre de 2003 Sala Hiplito Unanue. SE LO DEMANDEN. 9:00 a 9:30 am PROGRAMA
3.-Suscripcin de convenios 9:00 9:02

9:02 9:07
Bienvenida - Maestro de Ceremonias Breve descripcin del convenio o Lectura de PROGRAMA las principales clusulas o trminos del acuerdo a cargo del DR. Suscripcin del Convenio Programa de apoyo a la seguridad alimentaria PASA entre el Jefe de la Delegacin de la Comisin Europea, Excelentsimo Sr. Embajador MENDEL GOLDSTEIN y el SR. Ministro de Salud, Dr. Palabras del Jefe de la Delegacin de la Comisin Europea, Excelentsimo Sr. Embajador MENDEL GOLDSTEIN. Palabras del Seor Ministro de Salud,
9:07 9:09
9:09 9:14

9:14 9:24
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Para la suscripcin de convenios, deber haber adems del maestro de ceremonias, dos personas que ayuden a hacer el cambio de carpetas conteniendo el convenio o acuerdo para las firmas correspondientes y para su inmediato ulterior retiro y la entrega de los originales a cada Parte para que los Firmantes las intercambien y se concedan el saludo que marca el nuevo hito de apoyo, cooperacin entre los pases. 4.-Instalacin de comisiones
CEREMONIA DE INSTALACIN DE LA COMISIN DE ALTO NIVEL ENCARGADA
DE ANALIZAR LA PROBLEMTICA DE RECLAMOS Y DERECHOS DE LOS PACIENTES QUE RESULTEN DAMNIFICADOS EN ESTABLECIMIENTOS DE SALUD, PBLICOS O PRIVADOS
Lugar: Saln Hiplito Unanue Da: 15 de Octubre de 2003 PROGRAMA 11:00 11:03 11:03 11:10 11:10 11:20 11:20 11:30 Bienvenida Lectura de la Resolucin Suprema N 008-2003-SA Palabras del Sr. Ministro de Salud, Dr. Brindis
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5.-Inauguracin de obras
CEREMONIA DE INAUGURACIN DE OBRAS Lugar: Centro de Salud Barranca PROGRAMA Introduccin (Esta parte est a cargo del maestro de ceremonias, por lo que normalmente no se considera en el programa a ser distribuido) Himno Nacional Palabras de la mxima autoridad de la institucin beneficiada Palabras del Ministro de Salud o representante Develar Placa recordatoria Corte de cinta
Las Ceremonias de inauguracin de obras, generalmente incluyen un recorrido por las instalaciones. Este recorrido deber ser ensayado previamente (un da antes o dos) por los organizadores para prever cualquier contratiempo y medir el tiempo que tarda completarlo, considerando que no ser un recorrido libre sino acompaado por la prensa. Adjunto al programa deber presentarse el plano de recorrido y se deber mencionar a las personas responsables de las reas, oficinas o instalaciones que sern visitadas. Si se trata de un develado, entrega de placa recordatoria, etc., es necesario adoptar todas las medidas para que los materiales (placa, cobertor, botella y martillo, cinta y tijeras, obsequios, platos, placas o diplomas, etc.), estn a tiempo y adecuadamente presentados (que los nombres grabados o impresos sean los correctos).
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Si la ceremonia incluye izamiento de banderas, preparar la participacin de la Banda de Msica (sealando los momentos y las marchas a interpretar), la correcta posicin de las banderas con relacin a las drisas, y el adecuado funcionamiento de stas, etc. 6.- Condecoraciones y reconocimientos
CEREMONIA DE CONDECORACIN A LA DRA. MARIE ANDREDIOUF ROMISCH, REPRESENTANTE DE LA OPS/OMS AL TRMINO DE SU MISIN EN EL PER Paraninfo del Ministerio de Salud, 2ndo. Piso de la sede 28 de noviembre de 2002 -Himno Nacional PROGRAMA
Lectura de la Resolucin Suprema Imposicin de la Condecoracin Palabras de la Condecorada Palabras del Ministro de Salud
7.- Conferencia de prensa

CONFERENCIA DE PRENSA Tema: ACCIONES REALIZADAS POR EL MINSA, POR LA INTOXICACIN DE NIOS DEL WAWAWASI DE SAN JUAN DE LURIGANCHO. Lunes 25 de julio de 2003 Bienvenida Declaraciones de la autoridad que ofrece la conferencia. (Esta persona a su vez podr respaldarse en otro funcionario de reconocida experiencia, a fin de abundar en mayores detalles en las declaraciones sobre el tema) Rueda de Preguntas
GUIN DE CONFERENCIA DE PRENSA Seores periodistas muy buenos das, se da inicio a la Conferencia de Prensa que ofrece la Sra. Ministra de Salud sobre Palabras del/ la Sr./Sra. Ministro/a de Salud, Dr./Dra. Preguntas de los Sres. Periodistas, les agradecer centrar las preguntas en el tema que nos convoca. Agradecemos su presencia, ha concluido la Conferencia de prensa.
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2. Presentacin de libros
Presentacin del libro Lineamientos para la Accin en Salud Mental Jueves 25 de mayo de 2003 Paraninfo del Ministerio de Salud, 2ndo Piso, sede central Bienvenida Presentacin del autor de la obra (lectura de su currculum vitae) Palabras del autor de la obra o exposicin de los resultados del trabajo de investigacin Comentarios de expertos (Puede ser en un panel con la presencia de un moderador) Cierre del acto por el moderador. Pisco de Honor.
TIPOS DE EVENTOS 1. SIMPOSIO El simposio es una tcnica de participacin en la cual un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante un grupo o auditorio. Los expertos no deben pasar de 4 5. Deben ponerse previamente de acuerdo para no repetirse. Luego el coordinador o moderador los presenta ante el grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que se va a seguir. Despus cede la palabra a los expositores por orden, asignndole unos 10 minutos a cada uno. Al final del Simposio, el coordinador o moderador har un breve resumen y dirigir la plenaria. expertos y dominen el tema. Esta tcnica se utiliza en reuniones de carcter formal, aunque dinmico. Requiere que los expositores sean verdaderos
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GRAFICA DE UN SIMPOSIUM Coordinador

Expertos
Mesa para el Expositor
Auditorio
2. MESA REDONDA La mesa redonda es una tcnica de participacin en la cual un equipo de expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema, exponen ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente til para aclarar posiciones, inquietar al grupo en torno a diferentes doctrinas o corrientes, permitiendo profundizar. Lo fundamental es que los puntos de vista de los expertos sean divergentes. Los que van a exponer el tema se pueden dividir individualmente o por parejas, sin que pasen de 4 y deben tener dominio sobre el tema que les ocupa. Previamente se pondrn de acuerdo con el coordinador o moderador sobre el mtodo a seguir y sobre el orden en que hablarn y el tiempo que demandarn.
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El coordinador o moderador se sentar en el centro y a su lado los discrepantes. Los presentar primero y enfocar el tema brevemente. Luego ir dando la palabra durante unos 10 minutos a los expositores, procurando se turnen las distintas posiciones. Despus sintetizar los diversos puntos de vista expuestos y dar oportunidad a una segunda vuelta para aclarar los puntos de vista que quedaron oscuros. En seguida dar la palabra a los asistentes no para entablar polmica, sino para pedir aclaraciones o informacin. El tino, la mesura y paciencia del moderador son indispensables para un buen desarrollo. No debe dejarse llevar por simpatas y antipatas, debe ser lo ms objetivo posible para cumplir su rol dinamizador en el debate. No debe terminar en polmica.
GRAFICA DE UNA MESA REDONDA

Expertos Expertos
Coordinador
Mesa
Auditorio
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3. PANEL El panel es una conferencia donde interviene un grupo de expertos, cada uno en su materia. No exponen, sino que dialogan desde el principio. Esta es la gran diferencia que hay con la mesa redonda. Aunque su desarrollo es aparentemente espontneo, debe seguir una secuencia coherente y ordenada. Todo esto exige una preparacin cuidadosa. El coordinador o moderador selecciona a los participantes y prepara con ellos las lneas del dilogo. Aunque cabe la improvisacin en la presentacin, debe seguirse las lneas generales preparadas de antemano. Cada uno de los panelistas podr tener encima de la mesa apuntes con el desarrollo general del dilogo, all estarn indicados los momentos en que
cada uno tendr que intervenir y las ideas que deber exponer, respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros. Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierto derroche de humor para amenizar la conversacin. Algunos pasos que pueden darse: El coordinador comienza el tema, presenta a los miembros y formula una pregunta o abre simplemente la sesin. Inicia el dilogo. Debe estar atento para encaminar la conversacin, si ve que sta se sale del orden lgico preparado, o para evitar eventuales tensiones y animar el dilogo. Puede, de cuando en cuando, hacer un breve resumen de lo expuesto e iniciar otro tema con alguna nueva pregunta.
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Grfica de un Panel
Expertos
Panelistas o Panelistas
Auditorio
4. Forum O Foro El forum o foro es una tcnica de participacin en la cual todos los participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas en torno a un tema determinado, bajo la direccin de un coordinador o moderador. Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participacin. Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema. Tambin, existen otras actividades acadmicas que debemos tomar en cuenta para su eventual uso. sealaremos: 5. Congreso Tal es el caso de las que a continuacin
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Es por excelencia el evento mximo o pleno, pues busca congregar a lo ms selecto de una comunidad, colectividad o rama de profesionales a fin para evaluar, discutir y tomar decisiones en forma conjunta sobre un tema o hecho. Por ello, se dice que el congreso es deliberativo y resolutivo, pues a diferencia de otros eventos, en los cuales prima el intercambio y la propuesta; en el congreso, aparte de estas caractersticas, se adoptan acuerdos y se toma posicin sobre temas controvertidos o en discusin. Su preparacin requiere del mayor esmero, para saber disponer de la ms amplia comodidad y tranquilidad de los congresistas, quienes debern deliberar con el mayor desasosiego para concretar los mejores acuerdos. Cuando, previamente se hayan hecho eventos menores como seminarios o foros sobre un tema, y se concrete acuerdos para llevar sus ponencias a un evento ms amplio que pueda resolver las dificultades a discernir es hora de organizar el Congreso.
6. Conferencia Se trata de una reunin a alto nivel, ms restringida que el Congreso, tradicionalmente limitada a un solo tema y convocada por invitacin. La Conferencia es en principio una reunin de ndole gubernamental u oficial, en la que formalmente se abordan problemas diplomticos, polticos, econmicos. 7. Seminario El Seminario es, por naturaleza una reunin o serie de reuniones de
especialistas con diferentes habilidades pero que comparten un inters comn y que se renen con propsitos de entrenamiento o aprendizaje El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Est dividido en tres fases: fase de exposicin, cuando alguien previamente designado realiza una investigacin y lleva su aporte al
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grupo
fase de discusin, cuando el asunto en cuestin es debatido y y
analizado en todos sus aspectos en pequeos grupos o colectivamente
fase de conclusin, cuando el coordinador, polarizando las opiniones dominantes, propone a la aprobacin del grupo las recomendaciones finales del seminario. A menudo las personas que toman parte en un Seminario vienen de distintas ciudades o pases y durante el evento viven en unas especies de rgimen comunitario o por lo menos concentradas en idnticos lugares y sometidas a un severo programa de trabajo. Aunque al principio estas manifestaciones se circunscriban a asociaciones filosficas, religiosas, etc, hoy en da esferas comerciales y tcnicas recurren al Seminario como un eficaz medio de comunicacin.
8. Coloquio Este vocablo de races romanas significa en si mismo, dilogo. Se emplea frecuentemente para designar reuniones especializadas de carcter interdisciplinario que tienen el propsito de discutir sobre temas acadmicos o de investigacin y apoyar reas de inters mutuo mediante el intercambio de ideas. Trata de evitar en principio, toda clase de publicidad, se rene preferentemente en un lugar tranquilo y se rodea de un ambiente propicio a las tareas intelectuales. 9. Convencin Reunin de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, polticos, privados, particulares, religiosos o de otra ndole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente para intercambiar experiencias, tratar asuntos de inters comn y tomar decisiones al respecto, as como establecer consenso
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sobre determinadas polticas, etc., con un marcado objetivo promocional y de bsqueda de consenso. Puede afirmarse segn estadsticas y estudios solventes que, en la actualidad, han llegado a constituir el principal factor de turismo de congresos. 10. Taller Reunin de un limitado nmero de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas especficos y su aplicacin prctica.
11. Asamblea Como rgano supremo de las asociaciones, la asamblea consiste en una magna reunin en el curso de la cual se expone una situacin determinada, se debaten problemas internos y se establecen directrices para una situacin ulterior. Est exenta de motivaciones comerciales y se caracteriza por su espritu ejecutivo y funcional. Sin embargo, en la prctica se celebran asambleas profesionales cuyos trabajos se vinculan a los negocios o coyunturas particulares de un sector. 12. Comit El Comit es un rgano generalmente nombrado durante una sesin plenaria y cuyo mandato se limita a la asistencia a dicha reunin superior, salvo excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos inscritos en la Orden del Da o la Agenda de Trabajo y puede, a su vez,
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designar sub comits o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de materias especficas. 13. Comisin Con una vida ms efmera pero con un radio de accin ms amplio que el Comit, la Comisin es un rgano de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociacin u organizacin. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos. 14. Mart De origen norteamericano, esta clase de acontecimientos acredita autorizadamente en los pases ms desarrollados, compaginando las vertientes de la Convencin y Exposicin, a veces con nombres, formas y contenidos que varan ligeramente. Un MART en resumen, es una frmula comercial realizada por una organizacin profesional, cuyo objetivo es facilitar
los medios de contacto, compra y venta de servicios entre las partes interesadas. Los participantes, oferta y demanda, pueden exponer y apreciar los respectivos productos del turismo y congreso, asistir a conferencias o seminarios profesionales, contratar tcnicas y pulsar la competencia. 15. Workshop Llamada tambin Bolsa de Trabajo, en donde las grandes organizaciones ofrecen sus servicios o productos a los pequeos minoristas a fin de que ellos puedan ofrecerlos a sus clientes. En esta actividad se necesita tener Stand de exhibicin y mucha folletera, adems se puede contar con algunos artculos de merchandising para fomentar un mejor y seguro recuerdo.
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16. Visita Guiada Cuando nuestra empresa o institucin por sus caractersticas tcnicas, profesionales o econmicas, haya adquirido un determinado prestigio, el medio local y la opinin pblica se sentirn atrados por conocer nuestro proceso productivo o de entrega de servicio; para ello el departamento de RR.PP, debe prever y organizar visitas de pblico a las instalaciones de tal manera, que podamos brindar y resaltar nuestra imagen institucional. En la visita hay que mostrar lo ms resaltante de nuestras instalaciones, destacando el aporte a la economa nacional. Estas visitas deben ser guiadas por un tcnico y un miembro del Departamento de Relaciones Pblicas. Se debe mostrar la cordialidad de nuestro personal y resaltar la armona que existe entre todos los componentes de la institucin.
17. Festividades Nuestro calendario nacional, est sealado con varios das festivos de gran importancia, que no debemos descuidar, y ms bien deberamos tomar en cuenta para una programacin adecuada de nuestras actividades. As, por ejemplo, estn las fiestas patriticas, entre la que destacan las Fiestas Patrias (28 de julio), que debe constituir todo un acontecimiento, que no debe ser una baja de produccin, sino por el contrario debe servir para que nuestro personal se compenetre de una idea de nacionalidad y colectividad, que requiere de mucho esfuerzo, sacrificio y voluntad de trabajo para el bienestar de nuestras respectivas familias. Otras festividades dignas de mencin como ejemplo, lo constituyen, el Da del Trabajo (1 de Mayo), que debe ser tomada en cuenta y la institucin debe asumir la iniciativa, para de acuerdo a las circunstancias saber estimular y reconocer el gran aporte de los trabajadores a la consolidacin de la empresa o institucin. Todas estas
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fechas deben ser programadas en un Calendario de Eventos, para que se preparen las medidas adecuadas para cada caso. 18. Eventos Deportivos En nuestro medio social, el deporte, el esparcimiento y entretenimiento son elementos muy importantes, como estrategias de integracin entre los trabajadores y la institucin . Por ello, tambin es necesario incorporar dentro del programa de actividades los eventos deportivos, que requiriendo una preparacin singular necesitan que las personas enteradas y con mayores conocimientos se comprometan en estas actividades. Es bien cierto, que en mente sana, cuerpo sano, como decan los griegos; por ello para mejorar la produccin tambin se necesita trabajadores anmica y fsicamente preparados.
19. Ferias de Salud Esta constituye una de las actividades smbolo de las dependencias del Ministerio de Salud, por ello debe cuidarse mucho su organizacin. Las ferias de salud deben organizarse en lugares con capacidad de albergar a un importante nmero de personas. Se debe coordinar previamente con los organizadores los aspectos logsticos a fin de evitar contratiempos de ltima hora. (sonido, cableado, y otros). Con anticipacin deben solicitarse los permisos respectivos tanto para el uso de lugares pblicos como la seguridad del mismo.
EQUIPOS DE TRABAJO POR CEREMONIAS O EVENTOS Toda persona o grupo que asume la responsabilidad de realizar una actividad o ceremonia debe, al iniciar su trabajo, estar consciente de ciertas consideraciones generales que afectarn, de forma directa o indirecta, y en cierto grado, una o varias de
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las acciones que integran el proceso administrativo necesario para desarrollar una ceremonia o evento. Planificar implica realizar acciones, estableciendo previamente donde se est y a donde se quiere llegar, es decir, justificando la accin. Los factores principales del xito de un evento son dos: la Institucin Organizadora (anfitrin) y el Coordinador del Evento. La Institucin Organizadora es la responsable de llevar a cabo el evento. Del reconocimiento que ella tenga en el medio al que pertenece depende casi siempre la asistencia de un mayor o menor nmero de personas. El Ente Coordinador tiene por principal tarea el planificar, administrar, orientar los procesos en grupo, transcribir, preparar originales, difundir, publicar, etc.
Definicin de objetivos. Determina la meta que se persigue. Una accin inmediata es la investigacin de todos los factores positivos o negativos, pasados, presentes o futuros, internos o externos, que influirn o afectarn la materializacin de las acciones del proceso del evento.
Pre-evento. Se inicia con el anteproyecto. Cuando tenemos aprobada la idea empezamos con el proyecto, ya con los costos definidos, en los cuales se deben incluir, por supuesto, las variaciones que se puedan presentar.
Evento. Cuando ya todo lo anterior se ha cumplido y se tiene el cupo ya definido, empieza la preparacin del evento. Para el buen desarrollo y el desempeo eficaz de las actividades se aconseja separar los trabajos en grupos y designar a las personas responsables para de las tareas de cada actividad. Veamos el proceso que se implementa, das antes del evento:
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Alojamiento. Transporte (areo, terrestre). Lugar del Evento. Acto Inaugural . Desarrollo de la actividad. Logstica. Contenido de las mesas.
Post-Evento. Al concluir el evento, deber llevarse a cabo una serie de trabajos que permitirn dar por terminado el acontecimiento, tales como: 1. 2. Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolucin. Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados.
3. 4. 5. 6. 7.
Recopilar los documentos sobrantes. Enviar cartas de agradecimiento. Editar discursos, puntos de discusin, informe final, acta final y otros. Preparar lista definitiva de participantes con datos institucionales y personales. Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores.
El cierre financiero de las actividades en cualquier entidad, debe hacerse en forma minuciosa y detallada, ya que supone la presentacin del informe de la actividad. Si hacemos el evento en privado, debemos cancelar deudas y efectuar todos los pagos que hayan quedado pendientes. Es importante establecer el costo final del evento.
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1. 2.
Evaluacin: Evaluar el evento implica una doble finalidad: Mejorar, a futuro, la calidad de los eventos. Suministrar datos que permitan una mejor preparacin y administracin de los futuros eventos.
La estructura bsica en la organizacin de una ceremonia o evento: La estructura bsica en la organizacin de una ceremonia o evento gira alrededor de cuatro unidades fundamentales, mejor conocidas como comisiones de trabajo (trmino ms usado en el argot de gerencia de eventos): de logstica, de relaciones pblicas y protocolo, de finanzas y cultural. La terminologa puede variar de un comit organizador a otro, pero en esencia las tareas a desempear en cada una de ellas es la misma. Dada la diversidad y/o especificidad de las tareas, as como, el nmero de personas disponibles para llevar adelante el evento se crean subcomisiones dentro de la estructura de la organizacin.
As se tienen las siguientes comisiones: 1. Comisin de Logstica Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecucin del evento. Segn la especificidad de las tareas a ejecutar se puede clasificar en actividades o subcomisiones de: Transporte. Alimentacin. Alojamiento. secretara. apoyo tcnico-acadmico.
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apoyo tcnico-audiovisual. apoyo de servicios generales.
Es importante sealar que estas subdivisiones derivan exclusivamente de la especificidad de las actividades pero no implican que para atenderlas se requiera obligatoriamente duplicar los recursos o utilizar grupos de personas diferentes. En la prctica y en atencin a las limitaciones presupuestarias de las instituciones, una persona puede ocuparse simultneamente de dos subcomisiones o ms. Hay ciertas subcomisiones que exigen mayor tiempo y esfuerzo en una de las fases del evento y no en todas por igual. Con la combinacin de funciones se cumple con estos requisitos y con el sentido de integridad del equipo de trabajo. En resumen la divisin, clasificacin y agrupacin de funciones al realizar un evento estn sujetas al nmero de participantes que se atendern y a la cantidad de recursos humanos y econmicos disponibles para ello.
Por cuanto resulta evidente el tipo de actividad que desarrollan las subcomisiones de transporte, alimentacin alojamiento y secretara no se incluyeron aqu aclaratorias o definiciones. Las tareas que se deben cumplir en cada una de las subcomisiones se presentan ms adelante. Sin embargo, se considera necesario explicar en esta descripcin de la estructura bsica de la organizacin de un evento en qu consisten las subcomisiones de apoyo tcnico-acadmico, tcnicoaudiovisual y de servicios generales. La subcomisin de apoyo tcnico-acadmico se crea cuando el evento es de tipo Conferencia, Seminario, Taller, Congreso, Simposio o cualquier otro de esta misma ndole. Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, revisar el temario a desarrollar, seleccionar las ponencias o trabajos segn la normativa establecida;
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determinar la metodologa de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento; recopilar, ordenar la reproduccin y distribuir los materiales (ponencias) presentadas en el mismo; coordinar la elaboracin de la memoria o publicacin de los trabajos presentados en l, entre otras. La subcomisin de apoyo tcnico-audiovisual se centra en coordinar todo lo relacionado con el sonido, la grabacin, las filmaciones, fotografas y equipos necesarios para la presentacin de trabajos tales como el retro proyector, pantalla, data show, entre otros. La subcomisin de apoyo de servicios generales se encarga de coordinar lo referente a los servicios de iluminacin, telfono, ventilacin y electricidad, del local o auditorio donde tendr lugar el evento, su sealizacin, adecuacin, seguridad y vigilancia, ambientacin y la provisin o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el evento, servicio de reproduccin, manejo de computadoras, entre otros.
2. La comisin de Relaciones Pblicas y Protocolo atiende
todas aquellas
actividades que conciernen a la promocin y difusin del evento, las relaciones interinstitucionales que derivan de su ejecucin, su organizacin y la realizacin de recepciones o actividades sociales y del ceremonial que se seguir en los actos del evento en atencin a normas protocolares, que permitan proyectar adecuadamente la imagen de la institucin. Para los otros entes de la Comisin Organizadora, ms adelante se ofrece informacin detallada.
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3. La Comisin de Finanzas centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las actividades administrativas y financieras del evento, al presupuesto, su elaboracin y ejecucin. En algunas oportunidades las actividades financieras son de competencia directa del Coordinador General. No obstante, si el evento implica un presupuesto muy elevado, con diversidad de gastos y gestiones es recomendable nombrar un coordinador exclusivamente designado para estas funciones.
4. La Comisin Cultural es la encargada de elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo, Turstico y de Exhibicin que se acuerde realizar para el evento. Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario, graduacin, condecoracin, encuentro deportivo), las instituciones acostumbran organizar programas culturales que permitan promocionar las agrupaciones artsticas de la institucin, de la regin o del pas segn sea la necesidad, como medios para el descanso y la recreacin de los participantes y como recurso para el afianzamiento de valores y la proyeccin de la identidad cultural.
Para culminar con este aspecto es preciso agregar que para todo evento se debe contar con un mdico y en el mejor de los casos con una Unidad de Primeros Auxilios a objeto de poder atender cualquier emergencia. Estos recursos funcionaran dentro de la Comisin Organizadora como unidades de apoyo al evento. Conveniente resulta tambin el tomar las previsiones para la contratacin de un servicio de ambulancias que est disponible todo el tiempo durante el evento para las urgencias que pudieran presentarse.
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Como apoyo al evento se debe incluir a las personas que tramitarn los permisos si son necesarios, bsicamente para las actividades que se realicen al exterior de la Institucin, puede ser la va pblica, calles, parques o plazas.
DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS Para ofrecer un discurso en alguna actividad o ceremonia ste debe prepararse con anterioridad. Para saber qu decir, se debe conocer el tipo de acto en el que se va a intervenir y conocer qu personas conforman el auditorio. Todos estos factores condicionan el discurso o conferencia. La elaboracin de los discursos puede ser encargada, en el caso del Despacho Ministerial, a los Asesores o a las reas tcnicas. La Oficina de Comunicaciones debe asegurar la redaccin del mensaje para que ste sea entendido evitando el excesivo uso de trminos tcnicos que confunden al auditorio. La Oficina de Comunicaciones deber guardar los discursos en un archivo especial para el anuario; as mismo deber insertarlos en su pgina web, si la tuviera.
A efecto de facilitar su difusin en medios de comunicacin, antes de la ceremonia debe tener una copia del mismo para ser entregada a los periodistas que asistan a la reunin, tambin se tiene que enviar una copia a la Direccin Ejecutiva de Prensa para su difusin. 1. Actos inaugurales o de clausura . Dentro de estos actos hay que diferenciar si son actos breves (por ejemplo, inauguracin de obras) o actos ms ceremoniales como la apertura de un curso en la Institucin, etc. Los primeros sern de una
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duracin no superior a los 10 minutos y los segundos, sobre todo los del tipo acadmico no deberan pasar por ningn motivo de 30 minutos.
2. Mesas redondas. Se caracterizan por la presencia de varios ponentes. Cada una

de las ponencias puede tener una duracin distinta, todo depender de la distribucin del tiempo. (habr que conocer el tiempo total disponible y el nmero de ponentes, para hacer clculos). 3. En almuerzos o cenas. Son los discursos, generalmente muy breves, que suelen dar el anfitrin y el invitado en un determinado acto, al trmino del banquete. El anfitrin suele agradecer la visita / participacin del invitado, y ste agradece la acogida de la que ha sido objeto. 4. De Homenaje. Son los discursos en los que se expresa un reconocimiento a una persona o entidad. El organizador hace una breve introduccin, presenta a los ponentes (oradores, generalmente allegados o conocidos del homenajeado), y stos presentan su alocucin. Generalmente se resaltan las cualidades humanas y profesionales del "homenajeado". Por ltimo, habla aqul, que suele agradecer la deferencia que han tenido todos los oradores con su persona, as como, agradece al/los organizador/es el agasajo al que le han hecho merecedor (en el marco de un banquete o cualquier otro tipo de ceremonia). 5. Generales. Son los discursos pronunciados en los ms diversos actos que podamos organizar, como inauguraciones, actos acadmicos, seminarios, etc. En funcin del tipo de acto, se establece un orden de participacin de los oradores, que puede ser muy diverso: por orden de importancia, por aspecto (algunos hacen la introduccin, que posteriores oradores amplan), etc. a tratar
En el momento de los discursos la regla general suele ser de menor a mayor. Empiezan con su exposicin los invitados de menor rango, para finalizar el acto con el orador de mayor rango. Este orden necesariamente no tiene por que ser rgido aceptando modificaciones. Al momento de dirigir un discurso se debe tener en cuenta los siguientes consejos:
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No trate de dirigirse individualmente a todo el mundo, podra olvidarse de alguien creando resentimientos. . No intente dirigir un discurso en un idioma que no domine Limite el saludo al invitado de honor, al anfitrin y a algn personaje que haya identificado. No debe extenderse demasiado en su discurso, as como , tampoco debe ser demasiado breve. Si acude a un acto en el que pudiera ser invitado a dirigir unas palabras al auditorio, no estara de ms llevar unas palabras preparadas. Evite, a no ser que sea un orador excelente, un discurso improvisado y opte por el discurso ledo. Es ms seguro y no le traicionar la memoria. Si es de los ltimos en hablar, trate de ser muy breve y ameno para mantener la atencin de los oyentes. La audiencia est ms cansada y distrada que al principio y muchas de las cosas ya estn dichas.
Comn para todos los discursos: sea breve, claro y ameno.
CAPITULO IV SMBOLOS PATRIOS E INSTITUCIONALES

USO DE SMBOLOS PATRIOS
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El estandarte nacional, la bandera del MINISTERIO DE SALUD y de la institucin, debern estar presentes en todas las ceremonias oficiales que organice la institucin. Si son ceremonias internas slo estar el Estandarte Nacional y el del IDREH. (Por ejemplo) Es importante observar algunas normas: 1. Los estandartes tienen que ser del mismo tamao. 2. Si en el acto se ha previsto la colocacin de los estandartes nacional e institucional, ya no es necesario la ubicacin de banderas de mesa. 3. El Himno Nacional ser interpretado nicamente en los actos solemnes: celebracin del aniversario institucional, aniversario Patrio, presencia del Presidente de la Repblica, Ministros de Estado y al inicio de ceremonias de carcter nacional o internacional. 4. En el caso de las actividades acadmicas se deber considerar nicamente las banderas de mesa. 5. Se debe procurar tener la versin oficial del Himno Nacional interpretada por la Banda de la Polica Nacional del Per (Ex Guardia Republicana) 6. Los estandartes nunca deben estar cubiertos con plsticos durante las ceremonias. 7. Si se requiere izar la Bandera Nacional o colocar el estandarte del Per junto a la Bandera o estandarte de otro pas, La Bandera Nacional se ubicar a la Izquierda del espectador. Si est acompaada de un nmero par de pabellones extranjeros se le ubicar al centro de ellas.
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8. Si se coloca junto a un nmero impar, ocupar el primer lugar al lado izquierdo del espectador o sea el derecho de acuerdo a la colocacin de frente para que destaque. En el caso de estandartes institucionales el estandarte Nacional se ubicar al centro, el del MINSA a la izquierda del espectador y el de la entidad a la izquierda. El uso del logotipo institucional, signos distintivos y smbolos oficiales del Estado en la documentacin oficial y publicidad que emita el Ministerio de Salud (MINSA) a travs de las Direcciones de Lnea, de Apoyo, de Asesora, y los rganos Desconcentrados y Descentralizados, debe tener un captulo especial.
USO DE SIMBOLOS INSTITUCIONALES DEL MINISTERIO DE SALUD La bandera institucional del Ministerio de Salud: La tela de la bandera es de color azul con mezcla: Cyan 100%, Magenta: 60%, Amarillo 0% y Negro 0%. El logotipo institucional es de color blanco y se sita en el centro. El alto de la bandera es de 2 veces la medida de alto del logotipo y el ancho de la bandera est en una proporcin equivalente a 3 veces la medida de alto del logotipo. Cuando el logotipo es usado sobre fondos claros o blancos, el smbolo conserva su color oficial: azul cuatricroma C:100 M:69 Y:0 K:0 PANTONE Reflex Blue CVU. Cuando el logotipo es usado sobre fondos oscuros o negros, el smbolo ser de color blanco para lograr una ptima visualizacin a travs del contraste. El lema institucional o slogan Personas que atendemos Personas acompaar siempre al logotipo. La tipografa del Ministerio de Salud es Bauer Bodoni BT/Negrita. La tipografa del lema institucional es Castle T/Negrita.
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Uso del logotipo en la documentacin externa e interna del MINISTERIO DE SALUD (MINSA). DOCUMENTACIN EXTERNA como los oficios, esquelas, facsmiles, Notas u otra documentacin que se emita y/o curse a entidades pblicas y privadas, se deber consignar: Lado superior izquierdo: Escudo del Per con la inscripcin Repblica del Per, con una medida de 2 cm de alto por 2 cm de ancho. Asimismo la denominacin completa MINISTERIO DE SALUD el nombre de la dependencia, oficina u organismo que remite el documento, la direccin, telfonos y pgina web del Ministerio de Salud. Lado inferior derecho: Logotipo del Poder Ejecutivo, con la siglas Gobierno del Per, Trabajo de peruanos, con una medida de 3.14 cm. de ancho y 3.05 cm de alto. DOCUMENTACIN INTERNA como son: informes, memoranda, formatos, Ayuda Memorias y otros, deber tener las siguientes caractersticas: Lado superior izquierdo: Logotipo institucional, denominacin completa
MINISTERIO DE SALUD y lema institucional, conforme a las especificaciones del punto. Lado inferior derecho: Logo del Poder Ejecutivo, con las siglas Gobierno del Per, Trabajo de peruanos, con una medida de 3.14 cm. de ancho y 3.05 cm. de alto.
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1. rganos Desconcentrados (Direcciones de Salud, Hospitales e Institutos) y Organismos Pblicos Descentralizados. a. Documentacin Externa En los oficios, facsmiles u otra documentacin que se emita y/o curse a entidades pblicas y privadas, se deber consignar: Lado superior izquierdo: Escudo del Per con la inscripcin Repblica del Per con una medida de 2 cm de alto por 2 cm. de ancho. Asimismo la denominacin completa MINISTERIO DE SALUD, la denominacin completa y/o siglas institucionales del rgano Desconcentrado conforme con las normas de creacin; el nombre de la dependencia, oficina u organismo que remite el documento; la direccin, telfonos y la pgina web del Ministerio de Salud. Lado inferior derecho: Logo del Poder Ejecutivo, con las siglas Gobierno del Per, Trabajo de peruanos, con una medida de 3.14 de ancho y 3.05 cm de alto. b. Documentacin Interna En los informes, memoranda, formatos y otros se deber tener las siguientes caractersticas: Lado superior izquierdo: Logotipo institucional, denominacin completa y siglas institucionales del rgano Desconcentrado o del Organismo Pblico Descentralizado con su norma de creacin y la denominacin completa MINISTERIO DE SALUD. Lado inferior derecho: Logo del Poder Ejecutivo, con las siglas Gobierno del Per, Trabajo de peruanos, con una medida de 3.14 cm. de ancho y 3.05 cm. de alto.
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Las Resoluciones Lado superior derecho: deber incluir la inscripcin MINISTERIO DE SALUD en mayscula. Las Resoluciones presentan el Escudo Nacional en la parte superior central con la inscripcin Repblica del Per. Debajo del Escudo, se deber incluir Resolucin Ministerial Resolucin Vice ministerial Resolucin Directoral o Resolucin Jefatural segn sea el caso. La Publicidad Las especificaciones indicadas lneas abajo deben ser tomadas en cuenta en los materiales de difusin y promocin que realice el Ministerio de Salud, sus rganos Desconcentrados y Organismos Pblicos Descentralizados sin excepcin, a fin de lograr una identidad corporativa que fortalezca la imagen institucional. La banderola oficial para eventos: La publicidad que realice a travs de banderolas deber considerar: Parte superior central: en un rea que representa el 50% de la banderola la inscripcin Ministerio de Salud y el lema institucional o slogan Personas que atendemos Personas. Parte inferior izquierda: el logotipo del MINSA, la que estar acorde al diseo de la publicidad que se realice. Parte inferior central: el logotipo institucional del rgano Desconcentrado u OPDs la que estar acorde al diseo de la publicidad que se realice. Parte inferior derecha: el logo del Poder Ejecutivo, que estar acorde al diseo de la publicidad que se realice. ,
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Los Chalecos En el caso de la publicidad en chalecos esta debe considerar: Color del chaleco es azulino a excepcin del personal de Defensa Nacional que por la naturaleza del servicio que brinda tiene sus propias caractersticas En el anverso, parte superior izquierda, el logotipo del MINSA con la inscripcin Ministerio de Salud y el slogan Personas que atendemos Personas, acorde al diseo de la publicidad que se realice. En el anverso, parte superior derecha, el En el reverso, parte superior central: nombre de la Direccin, rgano el logotipo del MINSA con la Desconcentrado u Organismo Pblico Descentralizado. inscripcinMinisterio de Salud y el slogan Personas que atendemos Personas, acorde al diseo de la publicidad que se realice. Los Polos La publicidad que se realice a travs de polos, deber considerar: En el caso de polos institucionales: En el anverso, parte superior izquierda: el logotipo de la Direccin del MINSA, rgano Desconcentrado u Organismo Pblico Descentralizado y su tamao debe estar acorde al diseo de la publicidad que se realice. En el reverso, parte superior central: el logotipo del MINSA con la inscripcin Ministerio de Salud y el lema Personas que atendemos Personas, acorde al diseo de la publicidad que se realice. En el caso de polos con fines de promocin de la salud: En el anverso, parte central, el mensaje o smbolo de la campaa y en la parte inferior los logos del MINSA, de la Institucin o Direccin correspondiente y el del Gobierno Peruano. En el reverso, parte superior central: el logotipo del MINSA con la inscripcin Ministerio de Salud y el lema Personas que atendemos Personas, acorde al diseo de la publicidad.
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Las carpetas informativas: Las carpetas informativas constituyen detalles: En el anverso, parte inferior central: el logotipo del MINSA con la inscripcin Ministerio de Salud y el emblema Personas que atendemos Personas. En el reverso, parte inferior: el logo del organismo cooperante, logotipo del MINSA, logotipo o denominacin del rgano Desconcentrado u organismo Pblico Descentralizado y el logo del Poder ejecutivo. Los paneles de obra pblica: Para la identificacin de los carteles del MINSA, se debe considerar las siguientes caractersticas: En la Parte superior derecha: debe aparecer el logotipo del Ministerio con tamao acorde a la publicidad que se realiza. En la Parte superior central debe encontrarse la inscripcin Ministerio de Salud y el lema institucional Personas que atendemos Personas. En el Sector Superior izquierdo debemos encontrar el logotipo o denominacin y/o las siglas del rgano Desconcentrado u Organismo Pblico Descentralizado del MINSA. En la esquina inferior derecha: el Escudo Nacional con la inscripcin Repblica del Per, la que estar acorde al diseo de la publicidad que se realice. En el extremo inferior izquierdo encontraremos el logo del Poder Ejecutivo, el que lucir un tamao acorde al diseo de la publicidad que se realice. El panel debe indicar el nombre de la obra y sus especificaciones. material de difusin de la identidad corporativa de la institucin, por lo tanto deben considerar los siguientes
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Los trpticos El logo en trpticos se ubica en la parte inferior central de la contra cartula. Los afiches Respecto a los afiches, se debern considerar las siguientes caractersticas: En el ngulo inferior derecho figurar el logotipo del MINSA con la inscripcin Ministerio de Salud y el emblema Personas que atendemos Personas, acorde al diseo de la publicidad. En el sector inferior izquierdo debemos visualizar el logo del Poder Ejecutivo, que estar acorde con el diseo de la publicidad. Las tarjetas de presentacin Las tarjetas de presentacin tendrn una medida de 9 cm. de largo por 5.5 cm de ancho, conteniendo las siguientes caractersticas: Parte superior central: El Escudo nacional con la inscripcin Repblica del Per, en sello de agua. En la esquina superior derecha: Si se trata del Organismo Central el logotipo del MINSA con la inscripcin Ministerio de Salud y el emblema Personas que atendemos personas. En el caso de los rganos desconcentrados y organismos descentralizados, el logotipo correspondiente de la institucin. Nombre Completo del funcionario con tipografa amazone BT N 13. Cargo del funcionario con tipografa Amazone BT N 9.5. Parte inferior izquierda: Direccin del establecimiento, telfono, fax, correo electrnico y pagina web del MINSA con tipografa Arial N 5
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Las tarjetas de invitacin Tendrn una medida de 15.5 cm x 11 cm y sern bicolor, conteniendo entre otras las siguientes caractersticas: En la cartula ngulo inferior derecho: el logotipo del MINSA con la inscripcin Ministerio de Salud y el emblema Personas que atendemos Personas, acorde al diseo. En el mbito inferior central: el logo del rgano desconcentrado u organismo pblico descentralizado. En el caso de rganos desconcentrado y organismos descentralizados en el anverso de la tarjeta parte inferior derecha: el logotipo de la institucin. Los certificados Los certificados tendrn formato A4 vertical color azul CMYK 100/69/0/0 y negro impresos sobre cartulina blanca, con tipografa Amazone BT, con las siguientes caractersticas: En el caso del Organismo Central Parte superior izquierda: Escudo Nacional con la inscripcin Repblica del Per. Parte superior derecha: logotipo del MINSA con el lema personas que atendemos personas. En el caso de los rganos Desconcentrados y Organismos Descentralizados Parte superior derecha: logotipo de la institucin. Parte superior izquierda: logotipo del MINSA con el lema personas que atendemos personas.
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Las unidades mviles: Si el vehculo es de color oscuro, el logotipo va impreso en color blanco. Si el vehculo es de color claro, el logotipo va impreso en color azul .C:100 M:69 Y:0 y K:0 o PANTONE Reflex Blue CVU La Oficina General de Comunicaciones a travs de la Oficina de Imagen Institucional es el rgano responsable de asesorar a las dependencias del MINSA en las inquietudes que pudieran tener sobre el uso del logo.
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CAPTULO V ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROTOCOLO Y CEREMONIAL

CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR La primera atingencia es que la correspondencia protocolar de carcter institucional es diferente a la correspondencia de estilo diplomtico que se debe mantener con las Embajadas, Consulados y Misiones Especiales. A nivel institucional se tiene esencialmente: Tarjetas de Saludo, se redactan en cartulinas tamao A-5 (mitad de A-4). Deben contener el logotipo y nombre de la institucin. El texto incluye la presentacin (El Viceministro de Salud, Dr. , saluda atentamente a , el destinatario, al que generalmente nos referimos slo por su nombre y no por su rango o cargo. Se alude al motivo del saludo (y se complace en hacerle llegar su ms cordial saludo con motivo de haber sido designado/ nombrado/ elegido ), el colofn de la comunicacin o esquela podra ser como sigue(formulando votos por el xito de su gestin en la delicada misin encomendada para beneficio del pas). La despedida refiere el (nombre de quien enva el saludo,(seguido de la frase) y aprovecha la oportunidad para testimoniarle los sentimientos de su consideracin ms distinguida..) . Se concluye con la indicacin de la fecha (es mejor colocar slo el mes y el ao ms no el da). Los comunicados, oficios, cartas y otros documentos que son enviados a destinatarios ajenos a la institucin constituyen la correspondencia oficial con otros rganos del Estado, entes privados, Misiones diplomticas. Por ello, estas comunicaciones deben tener una presentacin impecable por constituir uno de los elementos que reflejan la imagen del MINSA.
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Por ello debe observarse los detalles de redaccin, ortografa y concordancia en las ideas. Es importante que los conceptos se expresen con claridad. Si no existe papel membretado de la institucin, deber hacerse en papel blanco (A4). De acuerdo a la normativa vigente (Decreto Supremo N 091 2002 PCM) se debe colocar el Escudo del Per en la parte superior izquierda de la hoja, con la frase Repblica del Per y la denominacin Ministerio de Salud: a la derecha el logo del organismo y al lado central inmediato debemos insertar la frase oficial que expresa la motivacin para todos los actos del ao en que estamos situados. Deben figurar adems, como pie de pgina, todos los datos de la institucin: nombre, direccin, telfonos, fax, correo electrnico y pgina web. La fecha deber aparecer como primera lnea en la parte superior, pudiendo variar su ubicacin (derecha o izquierda). Tres lneas abajo se deber consignar los datos del destinatario en la parte superior izquierda (nombre completo, cargo, institucin y la palabra Ciudad, si se trata de Lima). Deber considerarse un saludo de encabezamiento. Las frmulas son diversas, pero dependen del grado de amistad y confianza que se tenga mayor consideracin:. En el cuerpo del Oficio, expondremos el motivo de la comunicacin de forma clara y concisa. Nos referiremos a los puntos fundamentales por los cuales se escribe la correspondencia (reclamacin de un pago, saludo por aniversario, presentacin de una solicitud, etc). En caso que sean varios los asuntos a tratar, se mencionar cada uno en prrafos separados. La justificacin de los prrafos hacen un documento ms verstil y presentable. En la despedida y trmino de la carta, se debe utilizar una frmula acorde con la empleada en la introduccin. La frase Dios guarde a Usted es de uso habitual por la con el destinatario. As tenemos algunos ejemplos: Estimado seor, Apreciado seor, Distinguido seor, De mi
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Cancillera peruana; Quedo a sus rdenes es una despedida de empresas comerciales. Se pueden utilizar frases como las siguientes: En espera de sus gratas noticias, Sin otro particular y agradeciendo su atencin, Se despide atentamente, Un saludo, etc. No olvide que unas lneas (tres o cuatro) por debajo de esta frmula debern ir el nombre, cargo y firma del remitente. Se debe tomar en cuenta las siguientes indicaciones para una ptima presentacin de la correspondencia institucional: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Evitar faltas de ortografa, borrones, manchas, deterioro del papel, etc. Escribir las cartas por una sola cara. Si se escribe varias hojas, se deben numerar. Insertar una lnea en blanco entre prrafos. Insertar tabulaciones para hacer ms claro el contenido de la carta. La firma tiene que ser manual. El papel membretado slo se usa para la primera hoja.
No olvidar el aspecto relacionado con los sobres para la correspondencia. El logo institucional tambin debe aparecer en el sobre. El lugar apropiado es el superior izquierdo. Deben aparecer adems los datos principales de la institucin: nombre, direccin, cdigo postal y ciudad. En algunos casos tambin los telfonos.
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VESTIMENTA El uso del uniforme institucional, constituye uno de los elementos que ayudan a mejorar la imagen e identidad de una institucin, de ah la importancia de estandarizar la presentacin y los colores de los uniformes empleados por el personal del MINSA. El uso del uniforme institucional otorga a los trabajadores de una organizacin una identidad y distintivo acorde con el organismo que representan. El uniforme institucional distingue e identifica a las personas como miembros de una organizacin, por ello debe ser usado por el personal de la institucin, obligatoriamente en actos oficiales (donde asiste en representacin de su centro laboral) o en actos institucionales de ndole interno. Los colores corporativos del MINSA, son azul y blanco. El color predominante es el azul, pudiendo ser combinado con otros colores derivados del azul, por lo tanto los uniformes debern tener los colores establecidos. El diseo podr variar de acuerdo a la moda imperante y la estacin climtica, siendo lo ideal en las damas, el uso de sastres. Tanto en caballeros como en damas debe evitarse la combinacin de colores disonantes. a de trabajo y no para una reunin social. De preferencia se debe bordar el logotipo institucional en el bolsillo superior del saco, en caso contrario debe considerarse el uso de pines con el logotipo institucional.
ACTOS SOCIALES Como actividades sociales de una organizacin entendemos aquellas referidas a Almuerzos de Camaradera, Reuniones por Fiestas de Fin de Ao, Celebracin de das
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especiales como el Da del Padre, Da de la Madre, Cumpleaos del Mes y otras, en las que participa todo el personal de la Institucin y otros invitados.
Los actos o reuniones sociales son parte de las actividades que se organizan para promover la integracin entre el personal de una institucin y/o para fortalecer las relaciones interinstitucionales. En cada una de estas actividades el personal debe seguir ciertas normas que estn establecidas en los rigores de la etiqueta y los buenos modales. Durante un almuerzo de camaradera no se debera fumar. Los hbitos perjudiciales deben desterrarse de la mesa. El Protocolo moderno nos lleva a respetar el no fumar hasta terminados los postres. Si un funcionario o trabajador asiste como representante de su institucin a algn acto social, conviene informarse sobre lo que hace la empresa a la cual visita. Esto le dar las bases de los temas de conversacin y en general de la forma de comportarse. Tener una presencia agradable es un punto favorable para todos. Debe tenerse en cuenta, que la presencia no es solamente vestir adecuadamente sino saber comportarse en cuanto ademanes y lxico a utilizar. Tampoco se debe ir al otro extremo forzando algunos modales que colindan con la cursilera. Se debe ser sencillo, educado y natural. Ante cualquier situacin hay que saber guardar la compostura. Es en los momentos ms difciles donde se ve la clase de una persona. Hgalo por usted y por la institucin que representa en ese momento es un pensamiento que nos debe orientar. El tratar con respeto a las personas dejar bien puesta la imagen de la institucin que representamos y al MINSA. Lo ms importante de ello es que seremos considerados
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como personas educadas, bien presentadas y que saben como conducirse en grupos, con lo cual se abona la buena imagen de la institucin.
En los actos sociales debe guardarse el siguiente protocolo: La ms alta autoridad de la institucin preside la reunin y estar ubicada en la Mesa de Honor, junto a ella su segundo, invitados especiales y Directores Generales., segn sea el caso. La ubicacin de la Mesa Principal debe estar frente a la puerta de ingreso y el lugar de honor es siempre mirando hacia la zona de ingreso. En el caso de asistir la esposa del Ministro, Vice-Ministro, juntos. En el caso de los cnyuges de los Directores Generales y otros funcionarios se les ubicar en la misma mesa donde se encuentra su esposo (a) pero no en asientos contiguos. ETIQUETA 1. Comportamiento en la Mesa de Honor Director o Jefe Institucional deber ser ubicada en la Mesa Principal frente a su esposo. Por norma de protocolo jams se debe sentar a esposos
No hacer seas ni gestos con alguna persona que se encuentre al otro extremo de la mesa. Son los alimentos los que se llevan a la boca y no la boca a los alimentos. No se agache al comer, lo correcto es permanecer ligeramente inclinado. Si al servir los alimentos se cae algo al mantel, recjalo con el cuchillo y pngalo a la orilla del plato. No debe comerse ni recogerse con la mano.
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No se debe mostrar ansiedad por comer, el hacerlo es de psima educacin.. Levantar ligeramente la cabeza cuando se tome lquidos, de modo que no roce el vaso o copa con el rostro.
No empine las botellas ni los vasos con el fin de tomar hasta la ltima gota. Es mejor mostrarse mesurados que ansiosos. Cuando pongan o retiren el plato, apartar disimuladamente el brazo para facilitar el servicio y lo que es ms importante, seamos atentos con la persona que sirve.
No tomar lquidos en pequeos sorbos, sino una vez que se necesite. Es mala costumbre hacerlo despus de cada bocado. Una gran falta de educacin lo constituye el tomar lquido cuando se tiene la comida en la boca. No girar el plato para comer lo del otro extremo, se debe comer lo que se tenga al frente. Evitar las carcajadas en una reunin, pues denotan carencia de educacin.
Es conveniente que en los establecimientos de salud, para actividades de aniversario y fin de Ao, se forme una Comisin Especial de funcionarios y trabajadores. Su conformacin se establecer a travs de una resolucin de rango directivo. Dadas las disposiciones de racionalidad presupuestal es necesario coordinar con la Sub-Cafae el manejo financiero, para lo cual deber acreditar en la Comisin un representante. Debemos recordar que todo gasto debe ajustarse a las disposiciones vigentes a fin de evitar sanciones posteriores.
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La organizacin de otras actividades sociales estar a cargo de la Direccin General de Comunicaciones.
2. Uso de cubiertos La correcta utilizacin de los cubiertos denota, en gran medida, la buena educacin de una persona. Como regla general todos los cubiertos se cogen por el mango en su parte superior. El tenedor, utilizado en solitario se coge con la mano derecha. Se utiliza para llevar los alimentos a la boca, y para trozar alimentos blandos como verduras, tortillas y huevos. Si se utiliza con el cuchillo, el tenedor se toma con la mano izquierda. La cuchara, se toma con la mano derecha y la concavidad hacia arriba. Es utilizada para alimentos lquidos (sopas), pastosos (cremas, pur) legumbres y caldos. El cuchillo se agarra con la mano derecha. haciendo una ligera presin con el dedo ndice. La funcin del cuchillo es cortar o trocear los alimentos. La regla general para la utilizacin de los cubiertos es: la comida se lleva a la boca , no debemos agacharnos para acercarnos el alimento a ella. La cuchara se puede utilizar con el tenedor slo para servir ensalada. Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos deben reposar en el plato y no, sobre el mantel o la servilleta. Los alimentos se cortan a medida que como Se utiliza
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se van comiendo y solamente se trocea entero un alimento a los nios y personas incapacitadas o muy mayores. 3. El Brindis A la hora de brindar en estricta etiqueta no se chocan la copas, como solemos pensar, slo se levantan (a la altura de los ojos), se mira a todos los presentes y se bebe (o se hace el ademn de beber, si la persona es abstemia). Nunca se - chin con las copas, ni se dice nada como suerte, o similar. hace chin
Nunca
se
brinda con
agua; siempre con vino o similar y como se ha dicho,
si no bebe, se har el ademn. En el caso de un brindis luego de una ceremonia, se mantendr la misma desabotonar el primer botn al momento de sentarse. 5. Uso del Telfono Celular Antes de entrar a una ceremonia protocolar o a alguna reunin debe apagar el celular o ponerlo en funcin vibrador para evitar alterar y distraer al auditorio. Si est esperando una llamada urgente, notifquelo con antelacin, recbala o responda pero inmediatamente despus apague el aparato. Es una falta de respeto recibir o hacer llamadas cuando se est sentado comiendo, tanto en un restaurante como en una comida privada. En los carros es preferible hacer uso de los celulares manos libres, pues de lo contrario podemos originar un accidente provocado por el manejo y manipulacin simultnea de la conduccin del carro y atencin al celular. ubicacin
que en la Mesa de Honor. Los caballeros debern mantener el saco cerrado y slo
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Apague su telfono celular en los teatros, cines, iglesias, salas de espera, bibliotecas, bancos, restaurantes y en general, en aquellos lugares, no slo donde est prohibido sino donde se sabe que el uso del mismo puede interrumpir, alterar y perturbar.
6. Imagen Personal Al hablar de imagen personal estamos refirindonos a como luce una persona ante los dems. Cada persona tiene que cuidar su apariencia fsica ya que es lo primero que aprecian los ojos de las personas. Si la imagen personal es lo que una persona refleja como primera impresin, se debe tener en cuenta lo siguiente: Modo de hablar y Tono de voz: la voz forma parte de la personalidad, edquela, vocalice bien. No hablar en susurros que obliguen a los oyentes a pedir que se repita lo que se ha dicho. Educacin: Mantenerse informado de lo que pasa en el mundo, en el pas y con los ltimos avances cientficos. Ello ayudar a que se pueda sostener conversaciones agradables e interesantes. Buenos modales: Los buenos modales vienen de la cuna, pero tambin se aprenden. Las normas de urbanidad y buen comportamiento tienen ms de dos siglos y muchas continan vigentes. Maquillaje: Se debe utilizar un maquillaje discreto, evitando en lo posible los excesos.
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Aseo : Es importante el cuidado de la piel, dientes, uas, otros. Usar el cabello ordenado. En el caso de las damas llvelo de preferencia recogido y los caballeros con un buen corte.
Vestuario: Usar ropa de acuerdo a su contextura y tamao. Cada persona debe crear su propio estilo de vestir. Dentro de lo posible se debe tratar de mantener una apariencia saludable, es preciso hacer ejercicios, caminar, practicar deportes y dormir las horas necesarias.
HONRAS FUNEBRES El Ministerio de Relaciones Exteriores, a travs de su Direccin de Protocolo, ha normado los honores fnebres de las altas autoridades pblicas de nuestro pas. As por ejemplo, en el caso del fallecimiento de un Presidente de la Repblica est establecido lo siguiente: Se anuncia el fallecimiento con 21 caonazos, se ordena izar el pabelln Nacional a media asta en todos los edificios pblicos, se declara por Decreto Supremo das de duelo nacional y tanto el velatorio como el entierro se efecta con protocolo especial, en el que se considera la velacin, los honores pblicos y el traslado del fretro en un carruaje de tiro por caballos, etc. Igualmente se han reglamentado los honores en caso del fallecimiento del Presidente del Congreso, el Presidente de la Corte Suprema, del Cardenal etc. 1. Protocolo en caso de fallecimiento del Ministro de Salud Una vez conocida la noticia se proceder a izar el Pabelln Nacional y la Bandera del Ministerio de Salud a media asta. La Oficina de Comunicaciones, coordinar a travs de la Direccion Ejecutiva de Imagen Institucional, con la familia para definir el lugar del velatorio. Si es el Hall Principal del MINSA o en el domicilio del Ministro. Se abrir un libro de condolencias, el cual estar colocado en el Hall del MINSA durante una semana.
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Las dependencias del MINSA, conformaran delegaciones que por turnos harn guardia junto al fretro. Al da siguiente se programar una Misa de cuerpo presente Cada dependencia deber enviar al domicilio o al lugar del velatorio, aparatos florales. El personal de la Direccin de Imagen Institucional acompaara a la viuda y familiares a fin de presentar a las autoridades que le expresen sus condolencias.
Se dispondr que toas las dependencias y direcciones generales brinden sus vehculos para el traslado del personal que acompaaran el fretro hacia el Camposanto, previamente las delegaciones de las dependencias debern ser acreditadas.
El Viceministro de Salud har uso de la palabra al momento de las exequias.
2. Protocolo en caso de fallecimiento de un Ex Ministro de Salud Una vez conocida la noticia se proceder a izar el Pabelln Nacional y la Bandera del Ministerio de Salud a media asta. Se deber coordinar con la familia a fin de trasladar los restos al Hall Principal del MINSA y de ser posible realizar una Misa de cuerpo presente Cada dependencia deber enviar al lugar del velatorio, aparatos florales. El personal de la Direccin de Imagen Institucional acompaara a la viuda y familiares a fin de presentar a las autoridades al momento de expresar las condolencias. Se dispondr que todas las dependencias y direcciones generales brinden sus vehculos para el traslado del personal que acompaaran el fretro hacia el Camposanto, previamente las delegaciones de las dependencias debern ser acreditadas. El Ministro de Salud har uso de la palabra al momento de las exequias.
3. Protocolo en caso de fallecimiento de un compaero de trabajo del MINSA
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Conocida la noticia, se debe coordinar la visita del responsable de bienestar de personal o del jefe de personal o quienes hagan sus veces a la casa de la familia. Conocida la ubicacin del local donde se velarn los restos, la Institucin enva uno o varios aparatos florales. Disponer una publicacin en un diario. Asistencia al velatorio.
Protocolo del psame: El Ministro y Vice-Ministro debern personalmente expresar el psame en caso de fallecimiento de un Director General o un Asesor de Despacho y estarn acompaados del o la Directora de Comunicaciones.
Cuando sea el caso de un trabajador de los rganos Desconcentrados y Organismos Descentralizados, los Directores Generales y Jefes Institucionales deben personalmente expresar el psame a los familiares, acompaados de su Director de Comunicaciones.
El personal que desee podr asistir al velatorio, debiendo asegurar que la institucin est permanentemente representada, para lo cual se pueden formar cuadrillas por turnos, controladas por la Direccin de Comunicaciones.
Una comisin acompaar al fretro hasta el camposanto, para lo cual podrn asistir todos los que deseen previa autorizacin de su jefe inmediato superior quien se asegurar de no dejar abandonado el servicio.
Disponer el alquiler de la movilidad para el traslado de personas.
4. Protocolo en caso de fallecimiento de un familiar de un compaero de trabajo Enviar aparato floral y corona de misa. (Si es pariente directo: esposa, esposo, padre, madre, hijo) Enviar corona de misa si el familiar es hermano o abuelos.
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En el velatorio, el Director de Comunicaciones deber expresar el pesar a nuestro compaero en nombre del Director o Jefe Institucional.
ANEXOS
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LOS SMBOLOS PATRIOS

La Bandera de acuerdo a su uso o empleo tiene las siguientes denominaciones:
BANDERA NACIONAL PARA IZAR

1. DESCRIPCIN Y DIMENSIONES Es de forma rectangular, est compuesta de tres franjas de igual ancho dispuestas verticalmente: una blanca al centro y dos rojas a los extremos; no lleva Escudo y est unida a la parte superior del asta por el lado de una de las franjas rojas. Tiene una proporcin de tres para el largo y dos para el ancho. Su tamao ser proporcional al local, campamento, barco o plaza debe ser izada. El asta ser de color blanco, su longitud ser por lo menos, tres veces mayor que el largo de la Bandera (Decreto Supremo del 11 de Diciembre de 1922 y Decreto Ley N 11323 del 31 de Marzo de 1950). 2. USO (LEY N 8916 DEL 06 DE JUL.39)
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a. Obligatorio en los das de Fiestas Patrias y en las fechas que se ordene por la Ley o por Decreto Especial en todos los edificios, casas, fbricas, barcos, etc, de propiedad particular. b. Ser enarbolada en asta al tope, salvo en los das declarados de Duelo Nacional por Ley o por Decreto Especial del Poder Ejecutivo que disponga izarla a media asta. c. Los individuos e instituciones extranjeros, podrn usar la Bandera de sus respectivos pases, izndola al tope nicamente el da de su aniversario patrio, cuando su pas mantenga relaciones diplomticas o consulares con el Per. En este caso deber izar al mismo tiempo dimensiones que la extranjera correspondiente y ocupar siempre el lugar preferencial o al lado derecho (Ley N 8916 del 06 de julio de 1939 y Decreto Ley N 11323, del 31 de marzo de 1950). d. La Bandera Nacional para izar deber tener las medidas y proporciones siguientes: (DS. No. 007-82-CCFA, de 13 de oct. 82).
Consideraciones Importantes Para edificaciones que tengan una altura de 5 metros, la Bandera tendr 0.90 m. De largo por o.60 m. De ancho, con un asta de 1.80 m. Para edificaciones que tengan una altura entre 5 y 10 mts. la Bandera tendr 1.50 m. de largo por 1.40 m. de ancho, con un asta de 3 metros. Para edificaciones que tengan entre 10 y 15 metros de altura, la Bandera tendr 2.10 m. de largo por 1.40 de ancho, con un asta de 4.20 metros. Para edificaciones que tengan mas de 15 metros de altura, la Bandera tendr 2.70 m. de largo por 1.80 m, de ancho, con un asta de 5.40 m. Para edificaciones donde funcionen los Ministerios que tengan un frente hasta de 50 metros, la Bandera tendr 4.20 m. de largo por 2.80 m. de ancho, con un asta de 5.40 m. para las que tengan un frente de 50 a10 metros, la Bandera tendr 4.80 m. de largo por 3.20 de ancho, con un asta de 9.60 m. La base del asta ser proporcional a las dimensiones de la Bandera y a la altura del asta. La base del asta estar ubicada de preferencia en la parte central superior y a un metro de distancia de la fachada de edificio. La tela para la confeccin de la Bandera ser seda llana Es asta ser pintada de color blanco La Bandera debe fijarse al asta, unida por los vrtices con cintas de color rojo. La driza ser de color blanco
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PABELLN NACIONAL PARA IZAR
1. DESCRIPCIN Es la Bandera Nacional que lleva al centro de su franja blanca el Escudo de Armas (Ley del 25 de Febrero de 1825, Ley No. 8916 del 06 de julio de 1939 y Decreto Ley N 11323 del 31 de marzo de 1950). 2. USO Su izamiento es obligatorio. Todos los das de 08.00 a 18.00 horas todas las dependencias de las Fuerzas Armadas y Polica Nacional. Los das Domingos y feriados de 08.00 a 18.00 horas en los edificios del Estado. Ser enarbolado en el asta y al tope, salvo en los das declarados Duelo Nacional por Ley o por Decreto Especial del Poder Ejecutivo que disponga izarlo a media asta. Podr tambin ser enarbolado en la Baslica de Nuestra Seora de la Merced (Ley 8916 delm06 de Julio de 1939, Ley 11323 del 31 de Marzo de 1950 y Reglamento de Ceremonial Martimo, Decreto Supremo No. 8 de 1941. ESTANDARTE
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1. DESCRIPCIN Es el Pabelln Nacional, portado en su asta (Porttil). La tela y dimensiones son las mismas de la Bandera de Guerra (DL: No. 11323 del 31 de Marzo de 1950 y DS. Del 23 de junio de 1953). 2. USO Obligatorio en todos los centros oficiales de enseanza oficializados y en organizaciones oficiales distintas a las Fuerzas Armadas y Polica Nacional. Est permitido a las instituciones particulares de carcter cvico, religioso, gremial, deportivo, etc. Previa autorizacin del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, siempre que su modelo y uso no contravengan las disposiciones establecidas sobre los Smbolos de la Patria (Decreto Ley 11323 del 31 de marzo de 1950)
HIMNO NACIONAL DEL PERU

Autor de la letra o verso: don Jos de La Torre Ugarte; Autor de la msica: don Jos Bernardo Alcedo; y, Autor de la restauracin y armonizacin: don Claudio Rebagliati. Descripcin La letra del Himno Nacional, de acuerdo a la Ley No. 1801 del 26 de Febrero de 1913, es la siguiente: CORO Somos libres, semoslo siempre y antes niegue su luces el sol que faltemos al voto solemne que la patria al eterno elev. ESTROFAS I Largo tiempo el peruano oprimido la ominosa cadena arrastr; condenado a una cruel servidumbre largo tiempo en silencio gimi, mas apenas el grito sagrado Libertad! en sus costas se oy la indolencia de esclavo sacude, la humillada cerviz levant. II
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Y al estruendo de broncas cadenas que escuchamos tres siglos de horror, de los libres al grito sagrado que oy atnito al mundo, ces por doquier San Martn inflamando, libertad, libertad, pronunci, y meciendo su base los Andes le anunciaron, tambin, a una voz. III Con su influjo los pueblos despiertan y cual rayo corri la opinin; desde el itsmo a las tierras del fuego desde el fuego a la helada regin. todos juran romper el enlace que natura a ambos mundos neg y quebrar ese cetro que Espaa reclinaba orgullosos en los dos.
IV Lima, cumple ese voto solemne, y, severa, su enojo mostr, al tirano impotente lanzando, que intentaba alargar su opresin. a su esfuerzo saltaron los grillos y los surcos que en s repar, le atizaron el odio y venganza que heredera de su Inca y Seor. V Compatriotas, no ms verla esclava si humillada tres siglos gimi, para siempre jurmosla libre manteniendo su propio esplendor. nuestros brazos, hasta hoy desarmados estn siempre cebando el can, que algn da las playas de Iberia sentirn de su estruendo el terror. VI En su cima los andes sostengan la Bandera o pendn bicolor, que a los siglos anuncie el esfuerzo que ser libres, por siempre nos dio. A su sombra, vivamos tranquilos, y al nacer por sus cumbres el Sol,
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renovemos el gran juramento que rendimos al Dios de Jacob.
GLOSARIO DE TRMINOS
Anfitrin, es la persona que organiza un acto e invita agasajando a sus invitados con generosidad.
Ceremonial es una palabra derivada del latn Ceremonialis, que significa perteneciente a las ceremonias; y ceremonia es la exteriorizacin de un hecho social, por lo tanto, se define como un arreglo universal de conductas y un conjunto de formalidades, conceptos y detalles que deben guardarse por quienes participan en actos pblicos o sociales y que contribuyen al correcto desarrollo de los mismos. El Ceremonial es el conjunto de formalidades a tener en cuenta en un acto sealado y que vienen determinadas por el protocolo, formalidades para cualquier tipo de acto pblico o solemne.
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Cortesa, proviene de la expresin Corte Real. Comportamiento corts, considerado y de buena educacin, que respete las normas referentes al trato social. Afecto que se demuestra con la atencin y el respeto por alguien.
Etiqueta, es una palabra que proviene del vocablo francs Etiquette y es la expresin formal de los buenos modales, sin los cuales es imposible vivir en comunidad. Estas reglas sealan la forma como una persona debe comportarse a diario con otras personas. Las normas de etiqueta no estn diseadas para complicar la vida de nadie; al contrario, estas normas tienen un sentido y una razn de ser, para ayudarlo a mejorar las relaciones con otras personas.
Identidad Corporativa es una representacin ideolgica definida por un repertorio y caractersticas estables. Esta identidad incluye su cultura organizacional y el conjunto de atributos que la organizacin asume como propios para la composicin de su discurso. La identidad se traduce en imagen.
Imagen Institucional, es la representacin mental que se tiene de una organizacin, basado en la experiencia, informacin y cultura del receptor. La percepcin de la imagen es muy fcil de cambiar pues depender tanto de la bactuacin como de la presentacin de la institucin.
Imagen corporativa, es la poltica que define la organizacin en relacin a su identidad visual(logotipos, isotipo, colores corporativos, etc) y oral o conceptual (cultura de la empresa y sus valores operativos) para proyectarse a sus pblicos con claridad y nitidez, logrando su comprensin y confianza. Nos permite crear un concepto de nuestra organizacin
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Invitado, el que recibe una invitacin para asistir a un acto o celebracin. El invitado de honor es aquel a quien se cede la presidencia o a quien se le rinde homenaje en un acto.
Protocolo, es una palabra que proviene del latn Protocollum, su significado se asocia con la parte escrita, aquella que fija las reglas del Ceremonial. Es la normativa sobre el desempeo de las acciones del Ceremonial. Estas normas pueden ser fijadas por decreto (tal como se hace en el campo oficial) o bien tomadas de los usos y costumbres de los pueblos. Estas ltimas enriquecen a las primeras, les sirven de bases, dado que nada se inventa, nada se crea sin una slida razn que lo respalde.
El Protocolo podemos definirlo como un conjunto de reglas a seguir, ya sean de forma oficial (vinculacin por ley) o por tradicin o costumbre (vinculacin personal voluntaria).
Precedencia, Orden que guardan las personas, banderas o himnos en la escala valorativa de los organismos pblicos. Preferencia o prioridad que una persona o cosa tiene con respecto a otra.
Puntualidad, la hora de inicio de un acto o ceremonia debe ser estrictamente respetada para ello debemos llegar a la hora previamente convenida evitando en lo posible retrasos. Si se produce, debemos pedir las disculpas del caso.
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COMPONENTES QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA LA ORGANIZACIN DE UN CERTAMEN

INSTALACIN FSICA Local apropiado a requerimientos tcnicos Ambiente principal Ambientes de reuniones conexas Ambiente para coffee break Ambiente para recepciones. Cocktails, etc. Ambiente para reunin previa Ambiente para Secretara con servicio telefnico Estacionamiento. Reserva de espacios Paneles y vitrinas de exhibicin Sillas para asistentes (sillas, carpetas, mesas, etc) Papel, sobres, cartulinas, etc. para administracin y difusin Pizarra acrlica. tiles. Papelgrafo Equipos de ventilacin (Aire acondicionado /Ventiladores) Micrfonos. Con cable e inalmbricos Parantes Amplificadores y equipos conexos Grabadoras Cassettes /cintas de sonido/CDs Equipo de video. Cmaras. Cintas, Bateras. Televisores VHS Retroproyector Proyector de slides Proyector de Multimedia Ecrans (tamao standard /pantalla gigante) Computadoras / Servidores para proyeccin multimedia Equipo para teleconferencias PCs. Para reproduccin de ponencias PC para elaboracin de materias Impresoras Fotocopiadoras Artes Grficas. Fotolitos
RECURSOS FISICOS
RECURSOS TCNICOS
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SERVICIOS EXTERNOS
Difusin periodstica Agencia de publicidad Servicio de mensajera (courier) Agencia de viajes Servicio de anfitrionas Servicio de buffet Restaurantes para almuerzos / cenas de homenaje Curadores Seguros Imprenta Servicio de Interpretacin simultnea Servicio de alquiler de toldo y estrado Servicio de iluminacin y efectos especiales Servicio de decoracin
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RECURSOS HUMANOS
Artistas grficos Periodistas Redactores Publicistas (difusin externa e interna) Mecangrafos Camargrafos Sonidistas Personal para promocin y venta Personal de protocolo (diversos servicios) Expositores Moderador /relator Oficial de sala Responsables de talleres (facilitador) Secretarias Sistema de seguridad (interno /externo) Servicio de asistencia mdica. Relacin de asistentes. Inscritos, etc. Mesa de Recepcin Pao o tapete Sillas Materiales para entregar Credenciales Folders. Maletines Separatas Papel en blanco Lapiceros Programas Material promocional Materiales para inscripcin Hojas de control de ingreso Utiles de escritorio Tacho Bases de datos de pblicos Directorio actualizado Punto de informes e inscripcin. Personal, telfonos, faxes, INTERNET Folletos (trpticos, dpticos, brochures, etc) Afiches Avisos pagados Notas de prensa Especiales en medios Cartas de difusin Banderolas
SEGURIDAD
ADMINISTRACIN DE ASISTENCIA
MARKETING
DIFUSIN
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CONTENIDO DEL CERTAMEN
Programa Textos a entregar Expositores Materiales a exhibir Temas para paneles, talleres, etc. ANTES DEL EVENTO Definicin del Programa de Inauguracin Tarjetas para recepcin en Aeropuerto Alojamientos Itinerario de llegadas Personal de recepcin y/o acompaamiento en Aeropuerto Relacin de invitados. Folders Lista de confirmaciones de asistencia Orden de precedencia para mesa de honor Guin protocolar de ceremonia Carteles de separacin de asientos Tarjetas de reserva de asientos Tarjetas de invitacin Oficios a personalidades Transporte para organizadores Transporte para participantes Transporte para recursos fsicos y tcnicos Transporte para materiales a exhibir DURANTE EL EVENTO Inaugurador y Clausurador oficiales Integrantes de Mesa Maestro de Ceremonias Equipo de recepcin protocolar en evento. tiles. Fotochecks de equipo humano de apoyo Celulares o Nexteles Coffee Break Cocktail Transporte para participantes Transporte para expositores Transporte asignado a personalidades invitadas Transporte para visitas tursticas. Gua
SERVICIOS PROTOCOLARES
DESPUS DEL EVENTO Obsequios /flores Placas, platos, etc. de reconocimiento Cajas y/o papel para regalo Almuerzos Diplomas
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Manual de Protocolo del Ministerio de Salud LOGSTICA PARA ASPECTOS PROTOCOLARES Mesa Principal Pao, mantel Sillas Jarra con agua Vasos Servilletas Tarjetas de mesa (rtulos) Folders con agenda, nombres de invitados especiales, etc. Banderines de mesa Estandartes Placas, bustos, etc. Telas para cubrir placas Botella de champagne /pisco Cintas, tijeras, etc. para inauguraciones Refrigerios para personal Caja chica para gastos varios
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
ETAPA DE PREPARACION PREVIA DEL EVENTO

Asimismo, para la organizacin de un certamen es necesario tener en cuenta los siguientes recursos: RECURSOS MATERIAL DE SECRETARIA MATERIALES Planillas de entrega de material Planillas para inscripcin Carpetas Portafolios Cuadernos Lpices o bolgrafos Tajador Papel easel Plumones grueso y delgados Papel engomado Cinta adhesiva masking tape Etiquetas Regla Tizas y motas o plumones Papel blanco bond Engrapadora Clips Tijera Goma Certificados Formatos de evaluacin Instructivos Reglamento de orden interno Instrucciones de los ejercicios a realizar u hojas de trabajo Tesis de apoyo segn los temas Libros necesarios Diccionarios
MATERIAL DE APOYO
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Manual de Protocolo del Ministerio de Salud Juegos didcticos Directorio de Telfonos ms comunes Retroproyector de transparencias Transparencias Extensiones elctricas y enchufe mltiple Data show Ecran Videos que se van a proyectar Rotafolio Atril del rota folio Radio cassette Cuas radiales que se van escuchar Franelgrafo Paneles Material a exhibir en paneles Sbanas y fundas Cobijas Colchones y Almohadas MODELO DE OFICIO Camas porttilesDE INVITACION Ollas y sartenes Servicio de menaje y cubiertos Papel sanitario tiles de limpieza
MATERIAL AUDIOVISUAL
MATERIAL PARA EL ALOJAMIENTO
Lima OFICIO N Seor Doctor Director General
- 2005-OGC / MINSA
Presente
Es grato dirigir el presente para expresarle mi cordial saludo y a la vez invitarlo, por especial encargo de la Ministra de Salud, a usted a la Ceremonia de Entrega de Ambulancias que realizar PAR Salud al MINSA este mircoles 16 de marzo a las 07:30 hrs. (hora exacta) en el Frontis del Ministerio de Salud. Dado que sta es una importante actividad en la cual el Ministerio de Salud cumple con su compromiso de atender de manera ms eficaz y oportuna a la poblacin menos favorecida y de manera especial a la madre gestante y los nios recin nacidos, estar muy reconocida de que pueda acompaarnos. La Lic. Maria Teresa Andrade, Directora Ejecutiva de Imagen Institucional, es la funcionaria a cargo de esta actividad por lo que agradecer coordinar con ella cualquier consulta sobre el tema. Sin otro particular, se suscribe de usted. Atentamente,
Oficina General de Comunicaciones MINSA 106
MODELO DE OFICIO DE AGRADECIMIENTO Lima OFICIO N - 2004-DM / /MINSA
Seora IRENE RICAURTE DE NARVAEZ Presidenta ASOCIACIN DE ESPOSAS DE EMBAJADORES AYUDA CON AMOR Presente De mi especial consideracin: Es grato dirigir el presente para saludarla cordialmente y a la vez expresarle mi sincero agradecimiento por el gesto de solidaridad de la Asociacin de Esposas de Embajadores acreditados en el Per Ayuda con Amor al donar 1255 pares de botas y 600 pares de medias para los nios afectados por la ola de fro que afecta la zona sur del pas. Estas adversas circunstancias, ponen en evidencia el compromiso y la voluntad de las personas e instituciones de bien, por lo que reitero mi profunda gratitud a Usted y la digna Directiva, y todas las Embajadas que de una u otra forma han hecho posible esta valiosa colaboracin. Aprovecho la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideracin y deferencia personal. Atentamente,
PILAR MAZZETTI SOLER Oficina General de Comunicaciones MINSA MINISTRA DE SALUD
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MODELO DE OFICIO DE EXCUSA Lima OFICIO N Seora Doctora Presidenta - 2004-OGC / /MINSA
Presente De mi especial consideracin: Es grato dirigir el presente para saludarla cordialmente y agradecer la gentil invitacin que me hiciera llegar para asistir a la Inauguracin del IV Torneo de Hockey sobre Piso, clasificatorio para los Juegos Mundiales Japn 2005. Compromisos contrados con antelacin no me permitieron acompaarle en este acto, por lo que agradecer acepte mis excusas. Expresndole los sentimientos de mi especial consideracin, se suscribe de usted. Atentamente,
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2. Mesas Redondas 3. En Almuerzos o cenas 4. De Homenaje 5. Generales

ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROTOCOLO

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ANEXOS BIBLIOGRAFA AGRADECIMIENTOS

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ORGENES DEL CEREMONIAL

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El vocablo PRECEDENCIA, tiene varias acepciones: Prioridad en el tiempo .

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Colocacin preferencial en toda suerte de actos o desfiles, y

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MESA DE HONOR (INVITADOS) O OO

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Miembros de la mesa de honor: 1. Ministro de Salud 2. Director del IESM

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(ASMP) (DCM) (OPS) (M.C.)

Inauguracin de Programa Acadmico en el

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Ejemplo N 3: Salud con 1. 2. 3. 4. 5.

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Inauguracin de un Encuentro Macro-Regional de Salud (MS) (PGR) (DIRESA) (DGSP)

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CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES