UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA UNEB CURSO DE PS-GRADUAO EM GESTO PBLICA MUNICIPAL POLO UAB IBOTIRAMA

A RELAO ENTRE O CICLO PDCA E O PROCESSO ADMINISTRATIVO E SUA IMPORTNCIA EM UMA ORGANIZAO PBLICA.

Edvaldo Lima dos Santos Gildete Rodrigues de Souza Ribeiro de Carvalho Joyce Roque Pereira Joclio Hrcules Corneau Rubens Carlos Queiroz Silveira

IBOTIRAMA, 2011

Edvaldo Lima dos Santos Gildete Rodrigues de Souza Ribeiro de Carvalho Joyce Roque Pereira Joclio Hrcules Corneau Rubens Carlos Queiroz Silveira

A RELAO ENTRE O CICLO PDCA E O PROCESSO ADMINISTRATIVO E SUA IMPORTNCIA EM UMA ORGANIZAO PBLICA.

Texto apresentado ao Curso de PsGraduao em Gesto Pblica Municipal Projeto PNAD da Universidade do Estado da Bahia UNEB, como requisito parcial concluso da disciplina Processos Administrativos.

Orientadora: Prof. Maruza Souza

IBOTIRAMA, 2011

SUMARIO

1.

INTRODUO ................................................................................................................... 4

2. 3.

DESENVOLVIMENTO (Conceitos - Exemplos).................................................6 CONCLUSO...............................................................................................................13

1. INTRODUO O mundo j no gira mais, como nos anos anteriores, a sua economia dinmica, seus mercados so mutveis, sua forma de comunicao est em constante evoluo e suas necessidades diversas em um movimento sem precedentes em nossa histria, hoje tudo globalizado, e muito diferente da poca de nossos avs. Com isso, essas inmeras transformaes que tm levado aos governantes e seus governos a adotarem diversas estratgias diferenciadas e inovadoras para elevar ou mesmo a manter a qualidade de vida de suas populaes, e dessa forma, o tipo de gesto pblica que se fazia em um passado recente, no mais satisfatria para acompanhar todo esse cenrio de constante mudana. Como toda e qualquer transformao que se requer algum tipo de alterao em seus sistemas, seja ele poltico institucional, tcnico econmico ou mesmo cultural, de pequena ou grande envergadura ou mesmo independentemente do tempo que se faz necessrio, uma coisa certa, para qualquer tipo de inovao preciso da vontade e da competncia por parte de todos os envolvidos, em prol de um objetivo principal. Mas esses atributos no so suficientes para melhorar o nvel de um servio ou produto, preciso aplicar as modernas tcnicas administrativas hoje existentes no mundo moderno gerencial empresarial, e como estamos tratando de uma gesto pblica, esses conceitos so tambm aplicados em uma administrao pblica, onde os resultados obtidos so alcanados em funo do tipo dos procedimentos a serem adotados, em referncia ao que for estabelecido como meta e objetivo. E por melhor e mais eficaz que sejam as tcnicas a serem aplicadas, em prol de uma melhoria organizacional, o que se presa no so mais as mquinas e sim o potencial humano que as desenvolve e que criam e inovam suas atividades cotidianas (FERREIRA, Michelle Karen de Brunis 2009) Buscar sempre fazer mais com menor recurso, o maior desafio de um gestor pblico, pois a organizao que ele gerencia, no visa lucro, mas sim, otimizao, e isto se faz atravs de um gerenciamento com eficcia, eficincia e efetividade, e neste contexto, a implantao de um Ciclo de um PDCA associado a uma gerncia por Processo Administrativo, tem tudo para alcanar os resultados almejados, pois essas

tcnicas de gerenciamento h muito tempo j so adotadas em muitas organizaes privadas e tambm pblicas. Contribuir para a melhoria da qualidade dos servios pblicos prestados aos cidados e para o aumento da competitividade do pas tem sido a finalidade do Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao GESPBLICA, que passou a ter essa denominao em 23 de fevereiro de 2005, por intermdio do Decreto Federal n. 5.378, onde ocorreu juno dos Programas PQSP e Desburocratizao e desde ento as organizaes pblicas passaram a ter esse programa como suporte para orientar na implantao de um Modelo de Excelncia em Gesto Pblica, modelo esse, que adota procedimentos da norma de qualidade do ISO 9.000 dentre outras. Dessa forma, ter qualidade na prestao de um servio, e principalmente em um servio pblico, que est diretamente relacionado com as questes scio-econmicas de nosso Pas, a implantao de uma gesto por controle de processo classificada como a essncia do gerenciamento em todos os nveis hierrquicos da instituio, conforme afirma Campos (1992), e ainda que esse gerenciamento deva ser participativo, criando condies para que cada envolvido no processo possa assumir suas prprias responsabilidades, pois a estrutura de uma organizao pode ser definida simplesmente como a soma total das maneiras pelas quais o trabalho dividido em tarefas distintas e, depois, como a coordenao realizada entre essas tarefas, e os elementos da estrutura deve ser selecionada para a obteno de uma consistncia ou harmonia interna, bem como uma consistncia bsica como a situao da organizao. (Mintzberg - 2003 pg.12). Portanto, s a aplicao do conhecimento agrega valor, pois a nica forma de eliminar a misria e a pobreza e mudarmos de fato nosso Pas so iniciar pela mente e pelo corao de cada um de ns. (Campos, Vicente Falconi , Belo Horizonte 1998) Esse texto tem o propsito de evidenciar a relao entre duas tcnicas administrativas, o PDCA e o Processo Administrativo, demonstrando a sua importncia dentro de uma organizao pblica, e conseqentemente demonstrando os seus resultados alcanados.

2. DESENVOLVIMENTO

2.1. DEFINIES O ciclo PDCA um mtodo gerencial para a promoo da melhoria contnua e reflete, em suas quatro fases, a base da filosofia do melhoramento contnuo, podendo consolidar a padronizao de prticas. Uma das aplicaes mais usuais do ciclo PDCA utiliz-lo na anlise e na soluo de problemas, permitindo a realizao do controle da qualidade em toda a empresa. preciso que este mtodo gerencial seja dominado por todos na organizao, j que promove o tratamento adequado de problemas, e padronizao da melhoria contnua e o desenvolvimento de oportunidades. (Apresentao GESTO DA QUALIDADE - FAFIJAN JANDAIA DO SUL PR PROF. MS. JONAS MORALES AZOLINI). O Ciclo PDCA, tambm conhecido como Ciclo de Shewhart, Ciclo da Qualidade ou Ciclo de Deming, uma metodologia que tem como funo bsica o auxlio no diagnstico, anlise e prognstico de problemas organizacionais, sendo extremamente til para a soluo de problemas. Poucos instrumentos se mostram to efetivos para a busca do aperfeioamento quanto este mtodo de melhoria contnua, tendo em vista que ele conduz a aes sistemticas que agilizam a obteno de melhores resultados com a finalidade de garantir a sobrevivncia e o crescimento das organizaes

(QUINQUIOLO, 2002). A denominao PDCA vem do termo ingls Plan, Do, Check e Action, ou seja, planejar, fazer, checar e agir. Dessa forma O Plan representa a componente de planejamento do ciclo, a organizao deve estabelecer as metas que pretende atingir e dissemin-las para todas as pessoas diretamente envolvidas no contexto de construo da nova realidade pretendida. Para tanto, necessrio que sejam estabelecidos, paralelamente, os mtodos que definiro os padres de conduta que permitam atingir aquelas metas traadas anteriormente, o Do, que indica o fazer, estabelece que a organizao necessite envidar esforos no sentido de aumentar o grau de capacitao das pessoas, por meio de uma combinao entre as aes de educar e treinar, o Check, responsvel pela

checagem, a organizao pode executar um processo de auto-avaliao de todo o trabalho realizado e, a partir dessa anlise crtica, estabelecer os caminhos que permitiro direcionar, manter ou redirecionar os rumos, se necessrio e por fim, mantendo o giro na ferramenta, chegamos ao Action, que significa ao e, nessa fase, a organizao poder estabelecer as linhas de ao evidenciadas anteriormente.

Fonte: Mendona, CAPES: UAB, 2010. P. 83

O Gerenciamento de Processos o conjunto de pessoas, equipamentos, informaes, energia, procedimentos e materiais relacionados em atividades para produzir resultados especficos, baseados nas necessidades e desejos dos consumidores. Tudo isto num compromisso contnuo e incessante que promove o aperfeioamento da empresa, trabalhando com atividades que agregam valor ao produto.

O Gerenciamento de Processos uma metodologia para definir, analisar e melhorar os processos crticos da organizao. Estas so as trs fases desta metodologia, segundo Pinto (2005) , e como tem sido utilizadas e detalhadas a seguir. Fase 1: Definio do Processo - o grupo de atividades inter-relacionadas e caracterizadas por um conjunto de entradas especficas, com tarefas que agregam valor e que produzem um conjunto de resultados especficos.

Etapa 1: Comprometimento - identificam-se os processos crticos da organizao, estabelecendo-se os responsveis e respectivos grupos de trabalho para promoverem a melhoria destes processos. Etapa 2: Caracterizao dos Clientes - destinada a agrupar todos os dados j existentes mais os adicionais, para mostrar as necessidades do cliente. Etapa 3: Mapeamento dos Processos Crticos - o grupo de trabalho deve organizar as informaes sobre o processo atual, descrevendo e classificando as funes por ele desempenhadas.

Etapa 4: Urgncia - Baseando-se na continuidade de outros processos dentro da organizao, deve-se medir o processo crtico para compar-lo, visando definio de prioridades de melhoria do mesmo.

Fase 2: Anlise do Processo - o entendimento do processo produtivo, levando em considerao seu consumidor imediato em termos de custo e valor agregado ao produto. Etapa 5: Comparao (Benchmarking) - Uma vez conhecido o processo, o prximo passo a anlise do processo numa comparao com as melhores prticas existentes. Etapa 6: Alternativas de Solues - A anlise profunda do processo ir identificar as causas de um mau desempenho, necessitando da gerao de idias criativas para melhor-lo. Etapa 7: Aprovao - Uma vez pronto o plano de melhoramento do processo, os membros do grupo de trabalho renem-se com os participantes do processo para assegurarem-se de que as mudanas propostas atendero seus requisitos.

Fase 3: Melhoria do Processo - Concluda a Fase 2 possvel avaliar a situao atual do processo e promover planos de melhoria. Se a soluo no resolver o problema, ou o nvel de correo for insatisfatrio, o grupo de trabalho dever voltar ao incio da anlise do processo para desenvolver uma nova abordagem alternativa. Se o plano for bem sucedido, o grupo dever preparar um relatrio para finalizar o plano de melhorias. Etapa 8: Verificao - Para completar a anlise do processo, o grupo de trabalho finaliza seu plano de melhoramento, revisando-o com o responsvel pelo processo ou com a alta gerncia. Etapa 9: Implantao - Aps obter-se a adeso, de todos os envolvidos no processo e definir-se o plano de melhorias possvel implantar a soluo tima. Etapa 10: Reincio - Por ser o Gerenciamento de Processos uma jornada de melhoria contnua, no se deve parar na Etapa 9. os processos devem ser periodicamente analisados. O Gerenciamento de Processos oferece muitas vantagens, entre as quais se pode citar: - uma viso mais ampla e horizontal do negcio da organizao; - entendimento profundo do processo geral; - metodologia de anlise dos processos;

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- implementao mais fcil para mudanas; - maior envolvimento de funcionrios em todos os nveis. - maior conscientizao dos impactos ambientais causados pelos processos da organizao.

2.2. EXEMPLOS A Associao para Promoo da Excelncia do Software Brasileiro desenvolve a Gesto do Conhecimento com o objetivo de rever, organizar as polticas, processos e ferramentas de gesto e tecnolgicas, frente a uma melhor compreenso dos processos de gerao, identificao, validao, disseminao, compartilhamento e uso dos conhecimentos estratgicos para gerar resultados econmicos para a empresa e seus colaboradores (SOFTEX, 2005). Neste contexto, o Ciclo PDCA utilizado para o acompanhamento do processo de Gesto do Conhecimento, conforme pode ser visualizado na figura abaixo.

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O Sistema de Gesto Integrada da Embasa, utiliza o mtodo PDCA (Planejar, Executar, Verificar e Agir), no desempenho operacional e ambiental das atividades, processos, produtos e servios da empresa, conforme Figura 15.

O Sistema de Abastecimento de gua representado na Figura 13 mostra todos os processos operacionais e os requisitos bsicos, que devem ser obedecidos pelo sistema de Santo Antnio de Jesus. Com a implementao do processo de certificao foram introduzidos 18 procedimentos gerenciais, cujas atividades tm suas responsabilidades e autoridades definidas no conjunto de procedimentos documentados do sistema, constitudos pelo Programa de Gesto Integrada, Procedimentos Gerenciais (PGs), Procedimentos Operacionais Padro (POPs), Plano de Ao Emergencial (PAE), Planos de Aes, Planos de Monitoramento, dentre outros.

O escopo certificado do SGI SAJ denominado de Sistema de Abastecimento de gua da cidade de Santo Antnio de Jesus, envolvendo os processos de Captao, Aduo, Tratamento de gua e seus Efluentes, e se encontra representado no organograma da Embasa, conforme disposto na figura 13.

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3. CONCLUSO importante frisar que, a execuo criteriosa de um ciclo PDCA por parte de uma organizao, permite identificar as variveis que estejam comprometidas na execuo dos processos, de forma que levar a comprometer o resultado, facilitando a identificao das mesmas, objetivando sanar os gargalos existentes e conseqentemente, alcanar o resultado desejado/pretendido. Uma anlise sistmica, sob as premissas do mtodo de melhoria do PDCA, permite um melhor gerenciamento das ferramentas gerenciais e de execuo (insumos e material humano) disponveis, a fim de alinhar esforos para a melhoria contnua de

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todo a organizao, buscando maximizar o uso do capital humano, melhor dizendo, da Gesto de Pessoas, que o principal bem da empresa. Conseguir estabelecer uma melhoria contnua dos processos, utilizando esse substancial instrumento que o ciclo PDCA, certamente, eliminaremos perdas da varivel humana e proporcionando melhoria no ambiente inter e externo.

4. REFERNCIAS

CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: Controle da Qualidade Total (no estilo japons). Rio de Janeiro: Block Ed., 1992. COSTA, Nbel Argello Affonso, PINTO, Jane Gaspar Coelho, MACHADO, Janete Gaspar, RADOS, M. Gregorio Varvakis, POSSAMAI, Osmar Paulo, SELIG, Maurcio. - GERENCIAMENTO DE PROCESSOS - METODOLOGIA BASE PARA A MELHORIA CONTNUA, - Pesquisadores da UFSC - Depto. EPS - Grupo de Anlise do Valor GAV - Florianpolis - SC. FEIJ, Jos Eduardo de Oliveira, SILVA, Maria Ceclia da. - Capital Humano, a vantagem competitiva da Petrobras. - SEGet Simpsio de Excelncia em Gesto e Tecnologia 2009. FERREIRA, Michelle Karen de Brunis. - As novas configuraes da Gesto Pblica: comunicao, conhecimento e pessoas FAAC/UNESP- Bauru/SP. 2008. GARCIA, Marcos Antnio, PACHECO, Ana Paula Reusing, POSSAMAI Osmar, Dr. SALLES, Bertholdo Werner. - O CICLO PDCA NA GESTO DO CONHECIMENTO: UMA ABORDAGEM SISTMICA - PPGEGC Universidade Federal de Santa Catarina. GONALVES, Jos Ernesto Lima - AS EMPRESAS SO GRANDES COLEES DE PROCESSOS - RAE - Revista de Administrao de Empresas Jan./Mar. 2000 So Paulo, v. 40 n. 1 p. 6-19 v. 40 n. 1 Jan./Mar. 2000. MINTZBERG, H.; QUINN, L.B. O processo da estratgia. 3. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. MENDONA, Ricardo Silveira de, Processos Administrativos/Ricardo Rodrigues Silveira de Mendona Florianpolis: Departamento de Cincias da Administrao/UFSC; (Braslia): CAPES: UBA, 2010.

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PINTO, Jane Gaspar Coelho. Gerenciamento de Processos nas Indstrias de Mveis. Dissertao de mestrado. EPS, UFSC, 1993. SANTOS, Hosana Gaspar dos - Braslia, 2008. 226 p.: il. Dissertao de Mestrado. Centro de Desenvolvimento Sustentvel, Universidade de Braslia, Braslia. Universidade Estadual de Feira de Santana, UEFS. Certificao Ambiental 2. Licenciamento.