MANUAL DE USUARIO SISGEDO

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIA SisGeDo

Introduccin
El Sistema de Gestin Documentaria - SisGeDo 2.0 es una aplicacin WEB desarrollada por el Gobierno Regional Lambayeque para efectuar el registro, control y seguimiento detallado y estricto de todos los expedientes que se procesan en la Institucin, tanto externos como internos. El presente documento constituye una gua prctica para que los usuarios accedan a los servicios del SisGedo en las mejores condiciones, que les permita navegar y acceder a los registros para almacenarlos o consultarlos con facilidad. El sistema est diseado en un entorno grfico web permitiendo un manejo fcil y amigable al usuario, as como la posibilidad de ser accedido desde cualquier pc con acceso a internet.

Concepcin del sistema

La operatividad del sistema ha sido estructurada de la siguiente manera: Expedientes en Proceso Todos aquellos expedientes que se encuentran registrados o recibidos en una dependencia u oficina y estn a la espera de ser atendidos. Expedientes por Recepcionar Todos aquellos expedientes que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta ltima. Una vez recibidos estos expedientes pasan a estar en el estado de Expedientes en Proceso. Expedientes Archivados/Procesados Todos los expedientes que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados. Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es decir controla cuales y cuantos son los expedientes que un usuario u oficina tiene en proceso, por recepcionar y archivados.

Opciones generales
Los diversos mdulos y pantallas del sistema se componen de objetos y pginas web cuyas caractersticas de operacin son las mismas, por tanto a continuacin detallamos algunos controles y formas de operacin que se aplicarn para cualquier mdulo donde estos se presenten.

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Men principal

Pestaa o solapa principal. Haga clic en al pestaa o solapa principal para ver el submen. Cada solapa tiene su propio submen.

Submen Identificacin del usuario en el sistema. Si es un visitante se le identifica como ANONIMO

Web inicio. Desde donde se encuentre, haga clic en este Link para ir en la pagina principal

Pantalla y operadores de bsqueda

Aparecen en las ventanas de bsquedas y son los que acompaan a los criterios de bsqueda

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Grilla y componentes prrincipales
La grilla es un objeto del sistema que se carga para mostrar registros de datos Esta apareece en todas las opciones del sistema permitiendo efectuar bsquedas y dar mantenimiento a los datos. La siguiente imagen muestra una grilla.
Paginacin. Es comn ver en las grillas el control de pginas esta se muestra en la parte izquierda superior e inferior de la grilla. Haga clic sobre el nmero para ir a la pgina directamennte. Tambin tiene las opciiones anterior y siguiente.. Botones de control para efectuar operaciones conn los registros.

Campo check de seleccin del registro, haga clic para Seleccionar. Cuando un registro esta selecionado, ste cambia de color tal como se muestra en la fiigura. Clic sobbre el check seleccionado deshace la seleccin. el check seleccionado deshace la seleccin.

Ttulo de los campos Usted puede ordenar la columna que desea al dar clic en el ttulo del campo que desea ordennar. El primer clic orden en forma ascendente, el segundo en forma descendente.

nmero de registros por pgina En la parte dereccha superiorr e inferior de la grilla el sistema muesttra el nmero de registrros que se esta visualizando.

Leyenda de datos intermitente

Para las grillas en las que aparece Leyenda en la parte inferior izquierda. Ubique el Mouse sobre este link y aparecer la leyenda de datos en el centrro de la grillla brindando informacin importante, tal como se muestra en la siguiennte imagen.

Calendario
Este elemento se muestra en los campo identifica con el siguiente icono: tipo fecha de los formularios de registro. Usted lo

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Haga clic sobre este icono para mostrar el calendario tal como se muestrra en la siguiente pantalla: Este calendario permite la seleccin de un dato tipo fecha, solo haga clic sobre el da y el sistem seleccionar la fecha Tambin puede cambiar el mes y ao solo haga clic sobre el campo correspondiente.

Control Buscar
En algunas pantallas de ingreso y edicin de datos, aparece este control Buscar.

En este control, usted puede registrar directamente el cdigo si lo conoce, puede seleccionar el dato desde el combo o tambin puede dar clic en el icono para buscar ms detalladamente. Al dar clic en este icono, segn el dato que est ingresando, presentar la siguiente ventana..

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Luego de ubicado el dato registro en esta ventana, se selecciona mediante un clic en el campo check, luego al dar clic en el botn Aceptar, el cdigo del registro selecionado es pasado a la pantalla de edicin que llam a la ventana de bsqueda, quedando de la siguiente manera.

SE OLVIDO LA CONTRASEA
Cuando se olvide la contrasea, y se quiere recuperar se enva a su correo institucional la clave.

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Ingresando al Sistema
Para ingresar al sistema, lueego de iniciar su navegador de interrnet preferiddo, debe digitar la siguieente direccin URL en la barra de direecciones. URL: www.diresancash.gob.pe Y luego hacer clic en el link Sistema de Gestin Documentaria (SISGEDO

La primera pantalla que muestra el sistema al ingresar es la siguiente:

ingreso para usuarios registrados.

Bsqueda por nmero de registro expediente del

Buscar su expediente aqu

A esta pantalla del sistema tiene acceso cualquier usuario visitante de la web que desee consultar el estado de su expediente. Si usted conoce el nmero de registro de su expediente, podr digitarlo en el cuadro de texto correspondiente y obtener el trmite y estado actual de su expediente.

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Si por alguna razn no cuenta con el nmero de registro de su expediente puede buscar su expediente teniendo en cuenta otros parmetros, para esto ingrese al link Buscar su expediente aqu y le presentar la siguiente pantalla.

Aqu podr elegir los parmetros que usted crea conveniente y luego de presionar BUSCAR el sistema mostrar una lista de los expedientes que se ajustan a sus requerimientos.

Para ver su tramite

Para seleccionar el registro que desea

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En esta lista de registros usted deber seleccionar el expediente deseado y luego dar clic en el botn ver trmite y obtendr el trmite de su expediente.

Usuario Registrado Para ingresar al sistema como usuario registrado, en la primer pantalla principal del sistema debe dar clic en el link Ingresar al Sistema, luego de lo cual el sistema le pedir sus datos de ingreso correspondientes.

El escritorio de trabajo para usuarios registrados es el siguiente:

Iconos de acceso directo para ingresar rpidamente a las opciones mas usadas del sistema

Las opciones ms usadas se encuentran en forma de iconos de acceso directo

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EXPEDIENTE EN PROCESO

EXPEDIENTE E PROCESO

Esta opcin es la misma del sub men En proceso del men Expedientes. En esta opcin tendr accesso y se mostrar todos los expedientes en proceso que tieene el usuarrio. Luego de dar clic een el icono correspondiente se mostrar la siguiente pantalla de bsqueda de expedientes.

En esta pantalla podr digitar el nmero de registro de expediente que est buscando o puede elegir el usuario del cual desea ver sus expedientes en proceso. El Sistema solo le permitir efectuar alguna operacin con estos expedientes siempre y cuando estn en su poder; es decir slo podr visualizar que expedientes tienen en proceso otros usuarios de su misma oficina, pero no podr efectuar ninguna operacinn con stos. Si usted desea procesar un expediente que fue adjuntado a otro, debe colocar el nmero de registtro que contiene al expediente deseado y dar click en el Check ver adjuntados, esto le permitir procesaar por separado cualquierr expediente adjuntado. Si desea ver todo los expeddientes en Proceso que se encuentran en su oficcina, en el combo debe selecionar la opcin Todos.

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Por defecto el sistema muestra su Nick o nombre de usuario para que al presionar en el Botn BUSCAR le muesttre slo sus expedientes en proceso en la siguientte pantalla.

Los expedientes que se mueestran en unn fondo de color verde,, nos indica que ya hann sido derivados y hace falta que se an recepcionados, los dems los tenemos en proceso y debemos efectuar la operacin correspondiente conn ellos. Las operaciones que podemos efectuar con estos registros se efectuarn mediante la siguiente barra de botones.

Editar
Luego de seleccionar un registro mediante activar el campo check de la parte izquierda, usted podr editar el registro con el fin de coreegir algn dato mal ingresado. Esto ser solo posible s y solo s usted ha registrado el expediente, de lo contrario el sistema le impedir efectuar cualquier modificacin.

Detalle
Si los datos que se muestran en la grilla no son suficientes, usted podr ver Todos los campos y detalles del expediente con este botn, previa selecin del registro que desea.

Busccar
Al da click en este botn mostrar la misma panttalla inicial de bsqueda que se muuestra cuanddo se ingressa a la opcin de Expedientes en Proceso, que ya ha sido explicada al inicio de este manual..

Derivar
Con esta opcin podr derivar sus expedientes a otras oficinas quue crea conveniente. Luego de seleccionado el registro o registros que desea derivar y dar click en este botn, se le mostrar la siguiente pantaalla.

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En la parte superior de esta pantalla aparecen los datos del expediente que ha seleccionado de manera no editable, con el fin de asegurarse que es el expediente que usted desea derivar En la parte inferior, el sistem mediante campos y objetos editables le solicita el destino o destinos que tendr este expediente. Usted debe seleccionar la forrma del expediente que derivar, si es el original o una copia del expediente; luego la dependencia a la cual derivar el expediente, sta podr seleccionarla directamente del combo o mediante la ventana de bsqueda al presionar el icono de bsqueda. Este objeto con su ventana de bsqueda se explica en el apartadoo OPCIONES GENERALES en el tema Objeto Bsqueda. En el campo detalle podr ingresar si lo desea algn detalle del destino al que deriva del expediente. Este campo por lo general deber ingresarse el dato correspondiente cuando usted derive un expediente a la ofiicina de Gestin Documentaria con el fin de que este expediente sea ramitido fuera de la insttitucin. En este campo podr detallar el destino de su expediente. Finalmmente en el campo debe indicar las acciones que deber efectuar con el expediente la oficina destino a la cual deriva el expediente. Luego de ingresados los datos antes mencionados, debe dar clic en el botn Aadir para que se aada un registro de derivacin al expediente. No obstante estos registros an no se graban en la base de datos hasta que presione el botn Grabar Derivaciones.

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Grabar Derivaciones, con el que grabar en la base de datos, las derivaciones efectuadas al expediente.

Aadir, con este botn va aadir derivaciones a la pequea lista que aparece en la base de datos.

Limpiar, con este botn, limpiar o dejar en blanco todos los campos solicitados.

Luego de efectuar las derivaciones correspondientes, presione el botn Grabar Derivaciones para su grabacin en la base de datos. Se le mostrar la siguiente pantalla.

Explorar expedientes en proceso. Se mostrar la pantalla inicial de bsqueda de expedientes en proceso en la cual podr establecer los parmetros correspondientes.

Terminar Derivacin de expediente. Le devolver a la pantalla de la grilla con sus expedientes en proceso.

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Archivar
Esta opcin le servir para archivar sus expedientes que ya los ha atendido. Luego de seleccionar el registro o registros que desea archivar, se le presenta la siguiente pantalla.

En la parte superior se muestra la lista dee registros que sern archivados y en la parte inferior, el sistema le solicita el archivador donde archivar el expediente y las ltimas acciones tomadas al archivar. Los archivadores debe crearlo en el men principal Catlogos y sub men Archivadores.

Eliminar Derivacin
Con esta opcin podr eliminar las derivaciones grabadas equivocadas. Luego de seleccionar solo los expedientes derivados, dar clic en este botn y mostrar el siguiente mensaje.

Si confirma mediante aceptar que est seguro de la eliminaciin de estas derivaciones, el sistem eliminar solo las derivaciones seleccionadas.

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Adjuntar
Esta opcin le sirve cuando desea adjuntar uno o varios expedientes en otro. Esto se efecta para aquellos expedientes que se relacionan con otros, permitiendo as que se efectan las operaciones solo ya en el expediente contenedor de todos. Luego que ha seleccionado os registros que desea adjuntar y da clic en el botn, el sistema presentar la siguiente pantallla.

En la parte superior muestra la lista de registros que se van a ajuntar y en la parte inferior el sistem le solicita el registro del expediente hacia el cual sern adjuntados los expedientes; as mismo si lo desea puede registrar las acciones tomadas con los expedientes luego procede a grabar esta operacin.

Nuevo Expediente
Con esta opcin podr ingresar un nuevo expediente al sistema para efectuar el trmite correspondiente.

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Al da clic en esta opcin se mostrar la siguiente pantalla solicitndole los datos necesarios para su nuevo expediente.

Algunos datos necesarios entenderlos y a tener en cuenta en esta pantalla son los siguientes: En la seccin ORIGEN DEL EXPEDIENTE debe seleccionar si su expediente es interno o externo; as mismo si es de tipo Personal. Usted podr notar que segn lo que elija los datos siguientes solicitados son activados, desactivados por ej. Por ej. En la pantalla anterior, el origen del expediente es interno, por tanto los campos Dependencia, Firma y Cargo no son editables ya que el sistema los asigna automticamente segn el usuario que est ingresando los datos. Si no es un expediente personal el sistema coloca el nombre del jefe o representante de la oficina, asumiendo as que el expediente que se ingresa, es institucional pertenece a la oficina, por lo tanto quien firma es el jefe de la oficina. Por otro lado, si selecciona el check indicando que es un expediente personal, el sistema cambiar los datos de quien Firma y el Cargo, colocando all los datos correspondientes al usuario que ingresa el expediente, tal como muestra la siguiente figura.

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Es importante que usted se asegure que estos datos, tanto cuando se trata de un expediente personal como un expediente institucional, sean los correctos, de lo contrario comunique al administrador del sistema. En la pantalla que se muestra a continuacin se ha activado el origen del expediente como externo.

Vemos ahora que los datos solicitados por el sistema cambian, ahora el sistema solicita la Dependencia, el Detalle, quien Firma y el Cargo de quien firma. Entonces estos datos ahora ya, cuando el expediente es externo, es necesario ingresarlos. En el campo Detalle puede digitar algunos datos adicionales o detalles de la dependencia origen del expediente. En la seccin Datos del Expediente, considere tambin que segn el origen que ha elegido, el sistema asignar el nmero correlativo de los expedientes segn su tipo. Es decir, si usted indica que el expediente que est ingresando es de origen interno, el sistema asignar el nmero correlativo en forma automtica segn el tipo de expediente que seleccione, de la misma manera ser si el expediente es de origen interno y a la vez de tipo personal. El sistema controla de forma automtica los nmeros correlativos de los expedientes segn su tipo. La primera vez que seleccione un tipo de expediente, el sistema le asignar el nmero 1, solo en esta ocasin usted podr cambiar este nmero para indicarle al sistema qu nmero le corresponde generar en ese tipo; a partir de ese momento el sistema lleva el control de los correlativos de ese expediente y ya no se le permitir modificar. Por lo tanto asegrese bien del nmero correlativo que le corresponde ingresar la primera vez segn su tipo de expediente elegido. En esta misma pantalla de ingreso del expediente, existe la seccin Destino(s) - Derivacin del expediente donde usted podr, si lo desea, derivar su expediente en el mismo momento que lo est registrando. Por lo tanto al dar por registrado su expediente ya aparecer como derivado.

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Expedientes Por Recepcionar

Expediente por recepcionar

Esta opcin es la misma del sub men Por Recepcionar del men Expedientes. Aqu usted podr visualizar y recepcionar los expedientes que hann sido derivados a su usuarios u oficina. Al dar click en esta opcin se presenta la siguiente pantalla.

Buscar,

para

buscar un expediente por recepcionar. Recepcionar, para dar por recibido a los expedientes previamente seleccionados.

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Una vez que ha seleccionado los registros que desea recepcionar, debe dar clic en el botn Receepcionar y aaparece la siguiente pantalla.

En esta pantalla debe verifica la lista de registros que sern recepcionados, luego de lo cual presiona el botn Grabar Recepcin para recibirlos y estos expeddientes pasarn a estar en sus expedientes En Proceso. Si desea Buscar un expediente por recepcionar en especial, puede dar clic para estableccer los parmetros apropiados de bsqueda.

Expedientes Archivados/Procesad os
Esta opcin es la misma del sub men Archivados del men Expedientes. Aqu usted podr visualizar loos expedientes archivados / procesados por usteed y su oficina. Al dar clic en esta opcin se pressenta la siguiente pantallla.

En esta pantalla debe seleccionar el usuario y el archivador de los cuales desea visualizar los

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expediente archivados. Luego debe dar clic en el botn Buscar y aparece la siguiente pantalla.

Todos los expedientes archivados/procesados (se incluyen aqu los que han sido adjuntados a otro expediente) se muestran en esta lista. Si desea devolve a EN PROOCESO algn expediente debe seleccionarlo lueeo dar clic en la opcin Devolver a En Procesoo y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.

Si usted confirma el proceso, los expedientes seleccionados pasan a estar nnuevamente en el estaddo EN PROCESO.

Buscar

Seleccione esta opcin para buscar expedientes segn diversos parmetros de bsqueda. Al dar clic se mostrar la siguiente pantalla qque pertenece al submen Expedientes del men princiipal Buscar.

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Al establecer los parmetros adecuados segn lo que requiera, el sistema efectuar la consulta y mostrara la lista correspondiente de los expedientes que se ajusten a sus requerimientos. En esta pantalla de resultados, podr elegir el expediente que desee y visualizar su trmite y situacin actual, al presionar en el botn Ver Trmite.

Cambiar contrasea

Cambiar contrasea

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Cada usuario que se registra en el sistema para su acceso se le asigna una contrasea . Luego que este usuario nuevo ingresa al sistema, debe cambiarr su contrasea de acceso en esta opcin, con el fin de asegurar sus datos y que su cuenta de usuario no pueda ser usada por otras personas. Al dar clic en esta opcin se presenta la siguiente panttalla.

En essta pantalla muestra los datos persoonales correespondientes al usuario, los que slo podr visualizarse. Com usuario usted debe asegurarse que estos dattos se encueentren registtrados correctamente, de no ser as comunquese con el Admministrador de Sistema. En la seccin Datos de la cueenta, usted podr modifficar su passwword o contrrasea y lueg dar clic en el botn Actualizar paara grabar os cambios efectuados. Una vez efectuada esta opeeracin, su prximo inggreso al sisteema debe sser con su nueva contrrasea.

Meen Catlogos
En este men, podr registrar y controlar sus Archivadores, Tipos de expedientes, Formas de ecepcin y Tipos de Prioridades segn las opcioones del submen que elija.

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El manejo de todos estos sub mens es el mismo. Al dar clic en cualquiera de ellos parece primero la pantalla de bsqueda, luego de lo cual, si lo desea establece algunos parmetros de bsqueda o los deja en blanco y presiona Buscar; aparece la pantalla con la lista de toddos los registtros grabadoos. En esta lista ya podr editar eliminnar o ingresaar nuevos registros.

Archivadores
En esta opcin podr crear sus archivadores que son necesarios en la opcinn Archivar de los Expedientes en Proceso en los cuales proceder a Archivar sus expedientes ya atendidos o procesados. Al dar clic en esta opcin, aparece la siguiiente pantallaa.

Si deseamos agregar un nuevo Archivador, debe dar un clic en la opcin Nuevo Archivador, entonces se presenta la siguiente pantalla, donde deber ingresar los datos solicitados.

Como puede notar, debe indicar si el archivador a crear es un archivador personal o institucional, el sistema muestra automticamente la oficina donde se crea el archivador. Usted debe ingresar la Descripcin o Nombre del archivador y el periodo al que pertenece. Luego debe presionar en el botn Registrar para que el archivador quede grabado y pueda ser usado al momento de archhivar expedientes.

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Tipos de Expedientes
En esta opcin registrar y controlar todos los tipos de expedientes que se usen en el sistema.

Formas de Recepcin
En esta opcin se registran las formas de recepcin de los expedientes.

Tipos de Prioridades
En esta opcin controlar los tipos de prioridades que se establecer para cada expediente registrado.

Men Reportes
Debe elegir este men para imprimir o visualizar reportes. Al dar un clic en esta opcin, el sistema presenta la siguiente pantalla.

En esta pantalla, en la parte derecha usted debe seleccionar el reporte que desea, luego de lo cual el sistema en la parte derecha le mostrar o solicitar los parmetros para dicho reporte. En estos parmetros, usted debe ingresar los parmetros que dese y luego presionar en el botn Imprimir para obtener su reporte.

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Una vez que se encuentra en la ventana previa del reporte, puede dar clic en el icono de la Impresora para imprimir su reporte.

Salir del sistema

Para salir del sistema o finalizar sesin, debe dar clic en cualquiera de estas opciones.

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Comunicacin con el Administrador del Sistema Web
Para cualquier sugerencia, duda o crtica constructiva, puede comunicarse directamente con el Administrador Web .

WEB-ADMIN: sisgedo@diresancash.gob.pe

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