MODELO GENERAL DE CONTABILIDAD PARA EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIOS PBLICOS EPSP1

TTULO V

NORMAS TCNICAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Junio de 2010

Coordinadores del Proyecto: Ricardo Vsquez Bernal Socio de Baker Tilly Colombia, Wilmar Franco Franco Gerente de Consultora Baker Tilly Colombia, Fernanda Prez Hernndez Senior de Consultora Baker Tilly Colombia.

Tabla de contenido

Contenido

NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD ...........................................................3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Objetivos..............................................................................................................................3 Libros de contabilidad ..........................................................................................................3 Libros principales .................................................................................................................3 Registro de los libros principales ..........................................................................................5 Formalidades de los libros de contabilidad ...........................................................................7 Documentos soporte............................................................................................................7 Comprobantes de contabilidad ............................................................................................8 Forma de llevar los libros .....................................................................................................9 Exhibicin de libros y documentos ..................................................................................... 10 Conservacin, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes..................... 12 Prdida, extravi o destruccin de los libros de contabilidad .......................................... 13

TTULO V

NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios debern llevar los libros de contabilidad para el registro de sus operaciones, de acuerdo con las normas del cdigo de comercio y del Modelo General de Contabilidad, para los entes pblicos, adems de estas normas debern acatar las normas de la Contadura General de la Nacin, los cuales podrn ser diligenciados ya sea en forma manual o sistematizada. 1. Objetivos

La informacin contenida en los libros y documentos que forman parte integral de la contabilidad persigue los siguientes objetivos: a. Permitir el conocimiento y la verificacin de los hechos financieros, econmicos y sociales, realizados por los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios. b. Conocer, ordenar y controlar las operaciones que lleve a cabo el ente prestador de servicios pblicos domiciliarios en desarrollo de su objeto social. c. Elaborar los estados financieros e informes complementarios con base en el registro de las operaciones financieras, econmicas y sociales. d. Permitir el ejercicio de las funciones constitucionales y legales que le competen a los rganos de control, inspeccin y vigilancia. e. Permitir total comprensin y verificacin de los hechos financieros, econmicos y sociales registrados por los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios. f. Controlar y conocer el movimiento de los inventarios de los bienes, ya sea por unidades o grupos homogneos. g. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos de direccin, administracin y control. 2. Libros de contabilidad

Para el registro de sus operaciones financieras y econmicas, los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios llevarn los siguientes libros: Los libros son de dos clases: Obligatorios y auxiliares. Los libros obligatorios son los necesarios para desarrollar las actividades del objeto social, son los que mnimamente exige la ley. Los libros auxiliares o facultativos son los que complementan los obligatorios y cuya tenedura es facultativa del ente prestador de servicios pblicos, sin que exista la obligacin de inscribirlos en el registro mercantil. 3. Libros principales

Libro Diario: Contiene, en los dbitos y crditos de las cuentas, el registro detallado cronolgico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad. Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos dbitos y crditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes. Libros auxiliares: Estos libros contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del catlogo de cuentas. Podrn llevarse en sistemas o mdulos de informacin diferentes al sistema contable, siempre y cuando sus saldos sean conciliados mensualmente. Los libros auxiliares contendrn una hoja control para resumir a nivel de subcuentas los registros efectuados en cada uno de los conceptos que los integran. Decreto 2649 de 1993 ART. 130. Libro de accionistas y similares. Los entes econmicos pueden llevar por medios mecanizados o electrnicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de stos en un libro auxiliar, con indicacin de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada ao calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior. ART. 131. Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus rganos colegiados de direccin, administracin y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del rgano y una numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los rganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo rgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto. Ley 222 de 1995 ART. 21. Actas. En los casos a que se refieren los artculos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes debern elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta das siguientes a aquel en que concluy el acuerdo. Las actas sern suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este ltimo, sern firmadas por alguno de los asociados o miembros. PAR. Sern ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artculo 19 de esta ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicacin simultnea o sucesiva. La misma sancin se

aplicar a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artculo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del trmino de un mes all sealado. Cdigo de Comercio Art. 48 conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo ser permitida la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin fe asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. ART. 49 Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aqullos. Libro de accionistas ART. 195.- La sociedad llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anotar por orden cronolgico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas sern firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. As mismo las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en l anotarn tambin los ttulos expedidos, con indicacin de su nmero y fecha de inscripcin; la enajenacin o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y dems gravmenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas. Libro de socios en sociedades limitadas ART. 361.- La sociedad llevar un libro de registro de socios, registrado en la cmara de comercio, en el que se anotarn el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificacin y nmero de cuotas que cada uno posea, as como los embargos, gravmenes, y cesiones que se hubieren efectuado, an por va de remate. Libro de actas ART. 431.- Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se har constar en el libro de actas. Estas se firmarn por el presidente de la asamblea y su secretario, en su defecto, por el revisor fiscal. (). 4. Registro de los libros principales

Los libros principales deben registrarse mediante la elaboracin de un acta de apertura que suscribir el representante legal del ente prestador de servicios pblicos domiciliarios, la cual debe quedar inserta en

el primer folio de los libros o en el primero que se encuentre hbil. Este requisito es indispensable para iniciar vlidamente el proceso de contabilizacin de las operaciones. Cuando los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios hayan registrado los libros principales en la Cmara de Comercio, dicho acto tendr plena validez, para todos los efectos. En el registro de los libros principales se indicar, por lo menos, el nombre del ente prestador de servicios pblicos domiciliarios, nombre del libro, fecha de registro y nmero de folios con numeracin sucesiva y continua. Slo podr registrarse un nuevo libro cuando al anterior le queden pocos folios por usar o deba ser sustituido por causa de fuerza mayor, que calificar el representante legal o quien haga sus veces. Cdigo de Comercio ART. 19.- Es obligacin de todo comerciante: (). 2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad. (). ART. 28.- Debern inscribirse en el registro mercantil: (). 7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios, as como los de juntas directivas de sociedades mercantiles. (). ART. 29.- El registro mercantil se llevar con sujecin a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios: (). 4) La inscripcin podr solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un termino especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirn efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripcin. ART. 39.- El registro de los libros de comercio se har en la siguiente forma: 1) En el libro se firmar por el secretario de la cmara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicacin de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona pertenezca, del uso a que se destina y del numero de sus hojas tiles, las que sern rubricadas por dicho funcionario. 2) En un libro destinado a tal fin se har constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.

5.

Formalidades de los libros de contabilidad

Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma espaol, diligenciarse y conservarse de forma que garanticen la autenticidad e integridad de la informacin contable. Contendrn el registro actualizado de los hechos o actividades que por su naturaleza afecten la situacin financiera y econmica del ente prestador de servicios pblicos domiciliarios, convirtindose en la fuente de informacin bsica para la elaboracin de los estados financieros e informes complementarios. El registro contable de las operaciones se efectuar, con sus dbitos y crditos, en el orden cronolgico en que se presenten, en forma individual o por resmenes mensuales. Los libros auxiliares permiten el conocimiento de las transacciones individuales. Para el registro de las operaciones, el ente prestador de servicios pblicos domiciliarios puede organizar los libros principales con hojas removibles o tarjetas. Cuando se registren las operaciones a travs del procesamiento electrnico de datos, deben grabarse copias de respaldo en medios magnticos y archivarlas de manera que garanticen su conservacin. Aquellos que hayan iniciado el registro contable de sus operaciones en libros de contabilidad, procedern al registro de los libros principales. Cdigo de Comercio ART 50.- La contabilidad solamente podr llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecin a las reglamentaciones que expide el Gobierno. ART. 52.- Al iniciar sus actividades, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. ART. 53.- En los libros se asentarn en orden cronolgico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. ART. 55.- El comerciante conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. ART. 56.- Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del gobierno. 6. Documentos soporte

Comprenden las relaciones o escritos que respaldan los registros contables de las operaciones que realizan los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios. Deben adjuntarse a los comprobantes

de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma en que se hayan expedido. Pueden ser de origen interno o externo. Son documentos soporte de origen interno aquellos que contienen operaciones que no afectan directamente a terceros, tales como, provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, asientos de cierre. Son de origen externo aquellos que contienen operaciones que involucran a un tercero, tales como, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen el registro de una operacin. 7. Comprobantes de contabilidad

Documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, y econmicas de los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios, sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Deben elaborarse en idioma espaol con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificacin se har de acuerdo con el Catlogo de cuentas. Estos comprobantes pueden elaborarse por medios manuales, mecnicos o electrnicos y conservarse de manera que sea posible su verificacin posterior. Los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios elaborarn, entre otros, los siguientes comprobantes: Comprobante de Ingreso. En l se resumen las operaciones relacionadas con la recepcin de efectivo o documento que lo represente. Comprobante de Egreso. En l se resumen las operaciones relacionadas con el pago o desembolso de efectivo o documento que lo represente. Comprobante General. En l se resumen las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integracin, tales como ajustes, correcciones y otras operaciones en las que no intervenga el efectivo o el documento que lo represente. Podrn agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las diversas reas del ente prestador de servicios pblicos. Cdigo de Comercio ART. 51.- Harn parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, as como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indicar el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarn los documentos que lo justifiquen.

ART. 59.- Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existir la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.

Estatuto Tributario ART. 775.- Cuando haya desacuerdo entre la declaracin de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo contribuyente, prevalecen stos. ART. 776.- Prevalencia de los comprobantes sobre los asientos de contabilidad. Si las cifras registradas en los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales, y pasivos exceden del valor de los comprobantes externos, los conceptos correspondientes se entendern comprobados hasta concurrencia del valor de dichos comprobantes. 8. Forma de llevar los libros

En los libros de contabilidad debe anotarse el nmero y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo. En ellos no est permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones sobre los mismos registros. Los errores de trascripcin deben corregirse mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su correccin. La anulacin de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, la fecha de la anulacin y el nombre y firma del funcionario responsable. Cdigo de Comercio ART. 57.- En los libros de comercio se prohbe: 1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren; 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos; 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros ART. 68.- Los libros y papeles de comercio constituirn plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre s, judicial o extrajudicialmente.

En materia civil, an entre comerciantes, dichos libros y papeles slo tendrn valor contra su propietario, en los que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable. Estatuto Tributario ART. 772.- La contabilidad como medio de prueba. Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. 9. Exhibicin de libros y documentos

Para los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios de naturaleza pblica, los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte, forman parte integral de la contabilidad pblica y deben estar a disposicin de la Contadura General de la Nacin y dems autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspeccin y vigilancia. Para los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios de naturaleza privada, deben sujetarse a los lineamientos del Decreto 2649/93 y el Cdigo de Comercio. Constitucin Nacional ART. 15.- INC. 3. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado podr exigirse la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos privados, en los trminos que seale la ley. Ley 222 de 1995 ART. 48. Derecho de inspeccin. Los socios podrn ejercer el derecho de inspeccin sobre los libros y papeles de la sociedad, en los trminos establecidos en la ley, en las oficinas de la administracin que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningn caso, este derecho se extender a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Las controversias que se susciten en relacin con el derecho de inspeccin sern resueltas por la entidad que ejerza la inspeccin, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de informacin, impartir la orden respectiva. Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspeccin o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirn en causal de remocin. La medida deber hacerse efectiva por la persona u rgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspeccin, vigilancia o control del ente. Cdigo de Comercio

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ART. 61.- Los libros y papeles del comerciante no podrn examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitucin Nacional y mediante orden de autoridad competente. (). Decreto Reglamentario 1354 de 1987 ART. 2.- Cuando la administracin tributaria ordene la exhibicin de los libros de contabilidad a quienes estn obligados a llevarlos, stos podrn disponer hasta de cinco (5) das hbiles para exhibirlos, contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentacin de los mismos. Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artculo ser de ocho (8) das hbiles contados a partir de la fecha de introduccin al correo de la respectiva solicitud. Cuando se trate de la prctica de pruebas, originada en el trmite de las solicitudes de devolucin del impuesto sobre las ventas de que tratan los artculos 31 y 32 del Decreto 3541 de 1983, el contribuyente deber exhibir los libros a ms tardar el da hbil siguiente al de la fecha en que se solicite por escrito su exhibicin. Estatuto Tributario ART. 654.- Hechos irregulares en la contabilidad. Habr lugar a aplicar sancin por libros de contabilidad, en los siguientes casos: c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren. (). ART. 655.- Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y dems conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sancin por libros de contabilidad ser del medio por ciento (0,5%) del mayor valor entre el patrimonio liquido y los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin, sin exceder de veinte millones de pesos ($20.000.000) (hoy ($382.065.000). Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga mediante resolucin independiente, previamente, se dar traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendr un trmino de un (1) mes para responder. PAR.- No se podr imponer ms de una sancin pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo ao calendario, ni ms de una sancin respecto de un mismo ao gravable. ART 781.- La no presentacin de los libros de contabilidad ser indicio en contra del contribuyente. El contribuyente que no presente sus libros, comprobantes y dems documentos de contabilidad cuando la administracin lo exija, no podr invocarlos posteriormente como prueba en su favor y tal hecho se

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tendr como indicio en su contra. En tales casos se desconocern los correspondientes costos, deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite plenamente. nicamente se aceptarn como causa justificativa de la no presentacin, la comprobacin plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. La existencia de la contabilidad se presume en todos los casos en que la ley impone la obligacin de llevarla. 10. Conservacin, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes

Los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios estn obligados a conservar los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte, para la justificacin y comprobacin de las operaciones que han sido objeto de registro. Para su conservacin y con el fin de prescindir del documento en papel, podrn reproducirse a travs de microfilmes o microfichas. La responsabilidad del manejo, organizacin y conservacin de los documentos relativos a los archivos corresponde a los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios; por tal razn el representante legal o quien haga sus veces, designar mediante acto administrativo el funcionario responsable de la custodia y tenencia de los libros, los comprobantes de contabilidad y los respectivos documentos soporte. Para las entidades pblicas, segn lo preceptuado en el reglamento expedido por el Archivo General de la Nacin, los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nacin; por lo tanto, aquellos que hacen parte de la contabilidad pblica debern conservarse de acuerdo con la reglamentacin que sobre el tema se expida. Cdigo de Comercio ART. 55.- El comerciante conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. ART. 60.- Los libros y papeles a que se refiere este captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos, contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta Estatuto tributario Art. 632.- Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, debern conservar por un periodo de cinco(5) aos, contados a partir del 1 de enero del ao siguientes al de su elaboracin, expedicin o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que debern ponerse a disposicin de la administracin de impuestos, cuando sta as lo requiera:

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1. Cuando se trate de personas naturales o entidades obligadas a llevar libros de contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y eterno que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos. Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnticos que contengan la informacin, as como los programas respectivos. 2. Las informaciones y pruebas especificas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y dems beneficios tributarios, crditos activos y pasivos, retenciones y dems factores necesarios para establecer el patrimonio liquido y la renta liquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes. 3. La prueba de la consignacin de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor. 4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, as como de los recibos de pago correspondientes. 11. Prdida, extravi o destruccin de los libros de contabilidad

Para los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios de naturaleza oficial o mixta debern acogerse a lo establecido por la Contadura General de la Nacin: El representante legal, quien haga sus veces o el responsable de la custodia y tenencia, denunciar ante las autoridades competentes la prdida, extravo o destruccin de los libros de contabilidad, e informarn dicha circunstancia a la Contadura General de la Nacin. Deber ordenarse, de inmediato, la reconstruccin de la informacin, en un perodo que no podr exceder de tres meses. Para ello se tomar como base los comprobantes de contabilidad, documentos soporte, estados financieros, informes de terceros, copias grabadas en medios magnticos, microfilmes, microfichas y dems instrumentos que se considere pertinentes. Para los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios de naturaleza privada debern acogerse a lo dispuesto en el Decreto 2649/93 y el cdigo de comercio. Destruccin de libros y papeles microfilmados Carta Circular 2 de 1985, Cmara de Comercio de Bogot. 1. Funcin de la cmara de comercio. Independientemente del cumplimiento de las normas sobre microfilmacin (C.Co. Art. 60; D. 252/50, D. 3354/54), la cmara de comercio est llamada a preenviar la destruccin de los libros y papeles que se hubieren microfilmado, luego de que ante ella se verifique la exactitud de la reproduccin de las copias obtenidas. 2. Cmara de comercio competente. Es competente para efectuar el mencionado procedimiento, la cmara de comercio donde fueron registrados los libros y papeles que se pretenden destruir.

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3. Documentos que se deben presentar al funcionario designado por la cmara de comercio. a) actas iniciales y finales de la microfilmacin efectuada, y b) prueba de la exactitud de la reproduccin de las copias; se pretende que, previamente a la destruccin de los libros y papeles, se garantice su exacta reproduccin, a fin de asegurar que las copias que se requieran en el futuro sean fiel reflejo de los documentos destruidos, para los fines probatorios pertinentes. Esta prueba puede consistir, por ejemplo, en certificacin expedida por la persona o representante legal de la entidad que llev a cabo el proceso de microfilmacin; certificado del revisor fiscal de la compaa o de un contador pblico independiente; etc. 4. Levantamiento del acta de destruccin. Una vez efectuada y verificada la destruccin correspondiente, el secretario designado por esta entidad, levantar un acta donde se anotarn los siguientes aspectos: Fecha y hora de la diligencia; personas asistentes; papeles y libros que se destruyeron; procedimiento utilizado para su reproduccin; medio a travs del cual se acredit la exactitud de la reproduccin de las copias, y fecha de terminacin del proceso. Dicha acta ser suscrita por el representante legal de la compaa respectiva y por el secretario de esta entidad, copia de la cual ser archivada en la cmara de comercio.

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