CENTRO DE GESTION Y DESARROLLLO AGRO INDUSTRIAL ARAUCA SEDE TAME

TECNOLOGIA GESTION DE TALENTO HUMANAO PROYECTO PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DISEO, PLANEACIN, IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DE PROCEDIMIENTOS ENCAMINADOS A LA EFICACIA EN EL REA DE GESTIN HUMANA DE LAS ORGANIZACIONES DEL MUNICIPIO

SABRINA PARADA, NATALIA CABALLERO, CLAUDIA OVIEDO, DIANA MORENO, ANGE VERA Y DIANA MARCELA QUIROGA

INSTRUCCTOR DANNY URIEL SANCHEZ MAZUERA

2013

Direccin: Carrera 16 N 13-92 Barri Sucre Pedidos: 316 8205189

DEDICATORIA

Dios, por habernos permitido nuestra existencia y enrumbado por el camino de la Fe. A nuestros Padres, los mejores amigos y guas, que con su amor y comprensin, han sabido llevarnos por el sendero de la verdad y la justicia. Que con su tenacidad para salir adelante, han sido el vivo ejemplo de sacrificio, en el que hemos proyectado todos nuestros ideales.

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AGRADECIMIENTO

A cada una de nuestras familias, que con su apoyo incondicional, han sido el empuje que ha fortalecido muestro espritu. Sabemos que con ellos podemos contar en todo momento. A muestro instructor gua. DANNY URIEL SANCHEZ MAZUERA y el Supervisor De Formacin Profesional (FPI). CESAR RENE MENESES HERNANDEZ, que han puesto todos sus conocimientos a nuestro alcance, para poder desarrollar este proyecto. Al SENA (Servicio nacional de aprendizaje), de la cual llevamos las mejores enseanzas de aprendizaje y superacin. A todos ellos, mi eterna gratitud.

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DECLARACION DE RESPONSABILIDAD

SABRINA PARADA, NATALIA CABALLERO, CLAUDIA OVIEDO, DIANA MORENO, ANGE VERA Y DIANA MARCELA QUIROGA

DECLARO QUE: El proyecto de grado titulado DISEO, PLANEACIN, IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DE PROCEDIMIENTOS ENCAMINADOS A LA EFICACIA EN EL REA DE GESTIN HUMANA DE LAS ORGANIZACIONES DEL MUNICIPIO , ha sido desarrollado con base a una investigacin exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan al pie de las pginas correspondientes, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografa. Consecuentemente en este trabajo de muestra autora. En virtud de esta declaracin, nos responsabilizamos del contenido, veracidad y alcance cientfico de este proyecto de grado.

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CERTIFICADO Instructor DANNY URIEL SANCHEZ MAZUERA

CERTIFICAN Que el proyecto titulada DISEO, PLANEACIN, IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN DE PROCEDIMIENTOS ENCAMINADOS A LA EFICACIA EN EL REA DE GESTIN HUMANA DE LAS ORGANIZACIONES DEL MUNICIPIO, realizada por el grupo de trabajo SABRINA PARADA, NATALIA CABALLERO, CLAUDIA OVIEDO, DIANA MORENO, ANGE VERA Y DIANA MARCELA QUIROGA, ha sido dirigida y revisada peridicamente y cumple con las normas estudiantiles del SENA, en el Reglamento de Los aprendices. Debido a que la informacin que se presenta en este trabajo no contiene datos confidenciales, se recomienda su publicacin. El mencionado trabajo consta de un documento empastado y un disco compacto, el cual contiene los archivos en formato porttil de (PDF). Para que se entregue al instructor DANNY URIEL SANCHEZ MAZUERA, Coordinador de la tecnologa gestin de talento humano. SENA

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INDICE CARTULA..................................................................................................I DEDICATORIA............................................................................................II AGRADECIMIENTO...................................................................................III DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD................................................IV CERTIFICACIN..................................V INDICE........................................................................................................VI INTRODUCCINVII OBJETIVO DEL MANUAL...VIII ANTECEDENTES HISTORICOS...IX MISION Y VISION...X ORGANIGRAMAXI OBJETIVOS Y FUNCIONES.XII FLUJO DE PROCESO.XIII FORMATOS...XIV GLOSARIO DE TERMINOSXV

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INTRODUCCIN

El presente manual de organizacin de la DISTRIBUIDORA GASEOSA LLANO GRANDE, tiene como propsito el de plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal. Este documento es de observancia general, como instrumento de informacin y consulta, en todas las reas que conforman la empresa distribuidora LLANAO GRNADE. El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgnica y con los diferentes niveles jerrquicos que conforman esta Organizacin. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las reas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las lneas de comunicacin y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le permitirn finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deber ser actualizado cada ao, o en su caso, cuando exista algn cambio orgnico funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las reas que la integran, debern aportar la informacin necesaria para este propsito.

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OBJETIVO Proporcionar la informacin necesaria a las reas que conforman la empresa distribuidora LLANAO GRANDE, con el fin de dar a conocer la forma de la organizacin, los objetivos, funciones y niveles de responsabilidad de la unidad administrativa. Adems ampliar los conocimientos tcnicos que hemos adquirido en nuestro proceso para la elaboracin y actualizacin de manuales de funciones, mediante el establecimiento y divulgacin de la metodologa bsica para la integracin de estos instrumentos administrativos.

1. OBJETIVOS ESPECFICOS a) Aplicar una metodologa estndar que facilite la elaboracin de los perfiles de cargos tipo de la planta de personal. b) Elaborar el mapa funcional de cada una de las reas o dependencias. c) Desarrollar la desagregacin de niveles del anlisis funcional, hasta identificar la funcin de cada cargo.

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d) Elaborar la matriz que cruce el ltimo nivel identificado, con los cargos existentes en cada rea, haciendo los ajustes correspondientes segn requerimientos de cada perfil. e) Identificar las funciones esenciales de cada cargo tipo, segn el rea o dependencia en donde se encuentre. f) Identificar las contribuciones individuales de cada cargo tipo, segn las funciones esenciales que le corresponden. g) Establecer los criterios de desempeo de cada cargo tipo que correspondan a las contribuciones individuales establecidas. h) Sealar los conocimientos esenciales que cada cargo tipo requiere y se encuentren directamente relacionados con las funciones esenciales identificadas. i) Elaborar las conductas asociadas y los niveles de competencia a las competencias comunes o transversales, propias de la empresa. j) Identificar las competencias especficas por niveles jerrquicos (xxx niveles) con sus respectivas conductas asociadas y niveles de competencia. k) Identificar las demandas ocupacionales del empleo con la respectiva descripcin fsica, mental y perceptual l) Identificar los factores de riesgo ocupacional tanto fsicos descripcin) psicosociales (con su descripcin) carga fsica descripcin) y carga mental (con su descripcin) (con su (con su

m) Presentar el informe final y el proyecto de Manual Especfico de Funciones por Competencias Laborales en medio fsico y en mdulo de Base de Datos n) Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que proporcional la DISTRIBUIDORA DE GASEOSA LLANO GRANDE mediante la formalizacin y estandarizacin de los mtodos y procedimientos. o) Incrementar las habilidades de los trabajadores de las dependencias de la DISTRIBUIDORA DE GASEOSA LLANO GRANDE para la elaboracin o actualizacin de manuales de funciones mediante asesora tcnica y asistencias personalizadas.

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RESEA HISTORICA La DISTRIBUIDORA AUTORIZADA DE GASEOSA LLANO GRANDE, fue constituida el 16 de JUNIO de 2013__ en el municipio de Tame Arauca por el seor Ezequiel Cosme Hoyos , abriendo mercados y lanzando nuevos productos y marcas como la gaseosa Glacial en sus sabores naranja pia, uva, naranja, manzana, frutos tropicales, mango , agua pura y con gas. Se encuentra ubicado en el centro del municipio de Tame, en un establecimiento de un rea constituida 15x 20 metros en bodega y en otros rea de 10x 12 metros, donde se desenvuelven las reas de Administracin, rea Comercial y venta de la gaseosa Glacial, la planta fsica est distribuida dela siguiente manera: bodega de productos y suministros y el rea administrativa.

MISIN Ser la Compaa lder en el mercadeo de bebidas refrescantes no alcohlicas, para satisfacer los gustos y necesidades de los consumidores de la poblacin araucana, superando sus expectativas mediante la calidad y un excelente servicio, mostrando el talento humano idneo y organizado en un equipos alrededor de los procesos con el fin de ser mas competitivos y generando oportunidades de desarrollo empresarial en la regin.

VISION Ser la mejor empresa distribuidora dentro del sector de bebidas refrescantes en el 2015 en la regin araucana , con el fin de mantener un continuo mejoramiento a la satisfaccin del cliente y que sea lder en el mercado de distribucin de bebidas por su calidad de producto teniendo una mayor salida y abriendo mercados con nuevos productos de diferente categora. OBJETIVO GENERAL

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Aumentar la rentabilidad y la productividad de la distribuidora a travs de la mejora de los procesos, productos, servicios y un alto mejoramiento del talento humano, para que conlleven a la satisfaccin de los clientes, consumidores, y contribuir al progreso desarrollo econmico de la regin araucana.

VALORES CORPORATIVOS Devocin por la satisfaccin del cliente. Devocin permanente por la innovacin y excelencia. Compromiso con el desarrollo de la regin

ORGANIGRAMA DISTRIBUIDORA LLANO GRANDE

GERENTE EZEQUIEL COSME HOYOS

YERALDINN VILLARRAGA

SECRETARIA

VENDEDORA

AUXILIAR DE BODEGA

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ORGANIGRAMA OPCIONAL DISTRIBUIDORA LLANO GRANDE

GERENTE

JEFE DE MERCADEO PUBLICIDAD Y VENTAS

AUXILIAR CONTABLE

MERCADERISTA

SECRETARIA

DOS VENDEDORES

AUXILIAR DE BODEGA

PERSONAL OFICIOS VARIOS

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CARGOS NMERO DE PERSONAS EN EL CARGO 1 1 1 1 2 1 1 1 9

DENOMINACIN DEL CARGO

Gerente Jefe de mercadeo, publicidad y ventas Mercaderista Secretaria Vendedor Bodeguista Auxiliar Contador Personal oficios varios TOTAL

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MANUAL DE FUNCIONES. Los cuadros presentan los manuales de funciones de los cargos que existirn en la Empresa DISTRIBUIDORA AUTORIZADA DE GASEOSA .LLANO GRANDE .

Manual de Funciones Gerente DESCRIPCIN DEL CARGO Denominacin del Cargo: Jefe Inmediato: Nmero de Personas en el Cargo: FUNCIONES Dirigir y representar legalmente a la empresa. Organizar, planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos productivos de la empresa; la ejecucin de las funciones administrativas y tcnicas; la realizacin de programas y el cumplimiento de las normas legales de la Empresa. Asignar y supervisar al personal de la empresa los trabajos y estudios que deben realizarse de acuerdo con las prioridades que requieran las distintas actividades e
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Gerente

Uno (1)

impartir las instrucciones necesarias para su desarrollo. Evaluar de manera constante los costos de los producido y ofertado al medio, apoyndose en anlisis de sensibilidad. Elaborar plan de mercadeo para los vendedores. Controlar la administracin de mercadeo. Autorizar y ordenar los respectivos pagos. Elaborar presupuestos de ventas mensuales. Presentar polticas de incentivo para los vendedores. Realizar el cierre de negocios que presenten los vendedores. Supervisar, controlar y medir la eficiencia del personal de ventas. Entrenamiento. Procesos y Procedimientos de Recursos Humanos en la organizacin, conocimiento de los colaboradores de la compaa, plataforma estratgica. Clima y cultura organizacional. Capacitacin. Normatividad vigente en seguridad social y derecho laboral. Todo lo que compete al mejoramiento desde la perspectiva de la personalidad, grupos, couchin, desarrollo de personal y competencias personales. Requisitos de Educacin: Formacin Acadmica: Bachiller ( ) Tcnico ( ) Especializacin ( X ) Profesional (X )

Maestra ( ) Doctorado ( ) Otro ( X ) Cul? Profesional en ciencias humanas y especializacin o Gerencias de recursos Humanos o afines.

Requisitos de Experiencia: Otros Requisitos: RIESGOS DEL CARGO FISICO ERGONOMICO BAJO BAJO

Dos (2) aos de experiencia en cargos administrativos. Excelente calidad humana y trato interpersonal.

MEDIO MEDIO

ALTO ALTO

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SEGURIDAD PSICOLABORAL

BAJO BAJO

MEDIO MEDIO

ALTO ALTO

Manual de Funciones Jefe de Mercadeo, Publicidad y Ventas DESCRIPCIN DEL CARGO Denominacin del Cargo: Jefe Inmediato: Nmero de Personas en el Cargo: FUNCIONES Coordinacin de las actividades destinadas al la promocin, venta, mercadeo de la empresa y servicio al cliente. Determinar las polticas de ventas y controlar que se cumplan. Sugerir sistemas para la fijacin de precios y disear programas promocionales. Estudiar solicitudes de crdito y pre aprobar aquellas que cumplan con las condiciones exigidas. Atencin personal y telefnica de los clientes. Demostraciones a los clientes de los productos de la Empresa. Preparar informes de cierre de negocios captados al finalizar cada semana para ser presentados a la gerencia. Evaluar de manera constante junto con la gerencia los costos de los producido y ofertado al medio, apoyndose en anlisis de sensibilidad. Elaborar plan de mercadeo para los vendedores junto con la gerencia. Presentar informes a la gerencia mensualmente. Elaborar presupuestos de ventas mensuales junto con la gerencia. Realizar el cierre de negocios que presenten los vendedores. Supervisar, controlar y medir la eficiencia del personal de ventas. Jefe de Mercadeo, Publicidad y Ventas. Gerente.

Uno (1)

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Sugerir a la gerencia las polticas de incentivo para los vendedores. Controlar la administracin de mercadeo. Las dems funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. Profesional en mercadeo y ventas o carreras afines. Formacin Acadmica: Requisitos de Educacin: Bachiller ( ) Tcnico (X ) Especializacin ( ) Maestra ( ) Requisitos de Experiencia: Otros Requisitos: RIESGOS DEL CARGO FISICO ERGONOMICO SEGURIDAD PSICOLABORAL BAJO BAJO BAJO BAJO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO ALTO ALTO ALTO ALTO Doctorado ( ) Profesional (X ) Otro ( ) Cul?

Un (1) ao de experiencia en cargos similares.

Manual de Funciones Contador DESCRIPCIN DEL CARGO Denominacin del Cargo: Jefe Inmediato: Nmero de Personas en el Cargo: Auxiliar Contable Gerente.

Uno (1)

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FUNCIONES Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones establecidas para el manejo de la contabilidad. Estar al da en las disposiciones tributarias emanadas por el Gobierno Nacional, departamental y municipal. Ejercer estricta vigilancia y cumplimiento en las obligaciones de la empresa de tipo legal tales como: IVA, Retencin en la fuente, Impuestos, Parafiscales, etc. Actuar con integridad, honestidad y absoluta reserva de la informacin de la empresa. Mantener actualizada la informacin la cual se ejecutar a las exigencias de la normatividad en materia fiscal y tributaria. Estar atento a las entradas y salidas de dinero de la empresa. Mantener en aviso al gerente sobre el presupuesto que gasta o que necesita peridicamente la empresa. Orientar la elaboracin de los estados financieros peridicamente y la presentacin de esta informacin de manera clara y precisa. Contador pblico con tarjeta profesional. (SENA) Formacin Acadmica: Requisitos de Educacin: Bachiller ( ) Tcnico ( x) Especializacin ( ) Maestra ( ) Requisitos de Experiencia: Otros Requisitos: RIESGOS DEL CARGO FISICO ERGONOMICO SEGURIDAD PSICOLABORAL BAJO BAJO BAJO BAJO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO ALTO ALTO ALTO ALTO Doctorado ( ) Profesional ( ) Otro (x) Cul?

Dos (2) aos de experiencia en cargos similares. Excelente calidad humana y trato interpersonal.

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Manual de Funciones Mercaderista DESCRIPCIN DEL CARGO Denominacin del Cargo: Jefe Inmediato: Nmero de Personas en el Cargo: FUNCIONES Cumplir con el horario asignado. Realizar las funciones asignadas por el jefe inmediato (Jefe de Mercadeo, Publicidad y Ventas). Informar al Gerente o a quien corresponda, de cualquier anomala que se presente. Participar en las reuniones de personal cuando considere necesario su presencia. Llevar al da los registros requeridos para el control de las ventas. Promocin, venta y mercadeo de los productos elaborados por la empresa. Formacin Acadmica: Requisitos de Educacin: Bachiller ( ) Tcnico ( ) Especializacin ( ) Maestra ( ) Requisitos de Experiencia: Doctorado ( ) Profesional ( ) Otro ( ) Cul? Mercaderista. Gerente.

Dos (2).

Tres ( 3) aos de experiencia en cargos similares. Carnet certificador de manipulador de alimentos expedido por la Secretaria de Salud, excelente capacidad de trabajo en equipo.

Otros Requisitos:

RIESGOS DEL CARGO FISICO ERGONOMICO BAJO BAJO MEDIO MEDIO ALTO ALTO

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SEGURIDAD PSICOLABORAL

BAJO BAJO

MEDIO MEDIO

ALTO ALTO

. Manual de Funciones Personal Oficios Varios DECRIPCIN DEL CARGO Denominacin del Cargo: Jefe Inmediato: Nmero de Personas en el Cargo: FUNCIONES Cumplir con el horario asignado. Realizar las funciones asignadas por el jefe inmediato (Gerente). Mantener en condiciones ptimas de aseo las instalaciones de la empresa (Zona Administrativa, Zona de Produccin, etc.). Velar por el orden y aseo del lugar. Personal oficios varios. Gerente.

Uno (1).

Formacin Acadmica: Requisitos de Educacin: Bachiller ( X) Especializacin ( ) Maestra ( ) Requisitos de Experiencia: Otros Requisitos: RIESGOS DEL CARGO
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Tcnico ( ) Doctorado ( )

Profesional ( ) Otro ( ) Cul?

Un (1) ao de experiencia en cargos similares.

FISICO ERGONOMICO SEGURIDAD PSICOLABORAL

BAJO BAJO BAJO BAJO

MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

ALTO ALTO ALTO ALTO

Manual de Funciones Secretaria DECRIPCIN DEL CARGO Denominacin del Cargo: Jefe Inmediato: Nmero de Personas en el Cargo: FUNCIONES Digitar y redactar oficios, memorandos, informas, as como tambin lo tratado en reuniones y conferencias dadas por el Gerente. Realizar y recibir llamadas telefnicas y transmitir los mensajes a las personas correspondientes. Atender al pblico para dar informacin y concertar entrevistas, responder por los documentaos a su cargo. Participar activamente en la organizacin de eventos, reuniones y programas sociales relacionados con su cargo, para el mejoramiento de su actividad y ejecucin del trabajo. Mantener actualizada la cartelera de las instalaciones administrativas, mediante publicaciones de memorandos, circulares o cualquier comunicacin que se desee hacer conocer por este medio. Recopilar y procesar la informacin originada en Produccin para la obtencin de los datos estadsticos.
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Secretaria. Gerente.

Uno (1)

Verificacin, grabacin e impresin diaria de la plantilla de ingresos, comprobantes de egreso y notas de contabilidad. Archivar diariamente la documentacin contable. Llevar manualmente el libro de bancos, retencin den la fuente y libro de personal. Entregar cheques pro cancelacin de cuentas, previa identificacin y firma de comprobantes de recibo por parte del acreedor. Entregar al Gerente los cheques que ste debe firmar, adjuntando comprobantes, facturas y orden de compra correspondientes, previo visto bueno. Las dems funciones relacionadas con el cargo, que por disposicin legal, emergencia econmica o necesidades del servicio sea necesario asignarle. Ttulo de Secretaria Ejecutiva egresada del SENA, Nivel de ingls intermedio. Requisitos de Educacin: Formacin Acadmica: Bachiller ( ) Tcnico (X ) Especializacin ( ) Maestra ( ) Requisitos de Experiencia: Otros Requisitos: RIESGOS DEL CARGO FISICO ERGONOMICO SEGURIDAD PSICOLABORAL BAJO BAJO BAJO BAJO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO ALTO ALTO ALTO ALTO Doctorado ( ) Profesional ( ) Otro ( X) Cul?

Dos (2) aos de experiencia en cargos similares. Excelente calidad humana y trato interpersonal.

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FLUJO DE PROCESOS

INICIO

11

Verificacin de inventario en bodega

Se hace la relacin en la suma de peso del producto en inventario para hacer pedido.

Se llama a la empresa para solicitar el producto.

Llega el producto al rea de bodega.

Se verifica las cantidades de producto con factura en mano.

Se carga el producto de entrada y se realiza empalme con el inventariado.

Se organiza el producto antiguo para darle salida primero y se almacena el nuevo.

Se organiza el producto surtindolo por diferentes sabores para ser embolsados.

Consumo y venta de producto al mercado

6 Direccin: Carrera 16 N 13-92 Barri Sucre Pedidos: 316 8205189

FORMAROS

FORMATOS DE SALIDA

FECHA:____________________________ FORMATO SALIDA

UNIDADA CANTIDAD CODIGO N. DE LA FACTURA DESCRIPCION DEL ARTICULO ORDEN DE COMPRA COSTO POR UNIDAD COSTO TOTAL

ENTRGADO POR: RECIBIDO POR: OBSERBACIONES:

Este formato se elabora en el departamento o seccin del despacho del almacn o bodega y su objetivo fundamental es registrar las salidas de la mercanca de la compaa. Este documento debe elaborarse una vez llega almacn una copia de un pedido de un cliente almacn o una copia de la factura aprobada por el departamento de crdito y despus de surtir la departamento de crdito y despus de surtir la mercanca solicitada por el cliente. Su objetivo fundamental es registrar la salida de mercanca del almacn.

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Este documento contiene los siguientes datos: Entregado a: Nombre de la persona o empresa a quien se enva la mercanca es decir el comprador. Cantidad: Nmero de unidades vendidas. Unidad: Unidad de medida vendida. Cdigo: Nmero de identificacin del artculo. Descripcin del artculo. Caractersticas de la mercanca comprada. Orden de compra: Nmero de orden de compra enviada por el cliente. Factura No: Nmero de factura elaborada por el cliente. Costo por unidad: Costo del artculo vendido. Costo total: Costo total de las unidades vendidas. Autorizado por: Nombre de la persona quien autoriza la salida de la mercanca del almacn. Entregado por: Nombre de la persona de la bodega quien entrega la mercanca. Recibido por:
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Nombre de la persona quien recibe la mercanca por parte del comprador. Registrado por: Nombre de la persona quien registra la salida de la mercanca del almacn CONTROL DE EXISTENCIAS

FECHA:____________________________

CONTROL DE EXISTENCIAS
ARTICULO CODIGO UBICACION UNIDAD MINIMO MAXIMO PROVEEDOR COMPROVANTE CANTIDAD PRECIO UNITARIO MONTO TOTAL

En el momento de efectuar una remisin, el auxiliar o almacenista de la bodega procede a dar salida a la mercanca en la tarjeta de control de existencias .El objetivo fundamental de este documento es disponer de un control permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artculos, con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la venta. El diseo de estas tarjetas no es estndar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que se utilice, es un buen control con informacin suficiente para los efectos administrativos y contables. Se requiere de una ficha de control de existencias que contenga los siguientes tems: nombre del artculo, cdigo, unidad, ubicacin, mnimo, mximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades, precio unitario y monto, cantidades, precio unitario. Se destina una tarjeta para cada clase de artculo y en ella se anota: Artculo. El nombre de la mercanca. Cdigo. Nmero de referencia o cdigo asignado. Ubicacin. Se escribe el lugar de ubicacin que le corresponde a ese artculo en el almacn Unidad.
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Se refiere a la unidad de medida del artculo, como por ejemplo: bulto, caja. Juego, estuch, docena, galn, kilo, etc.

Mnimo. Se seala la cantidad menor del artculo en existencia con la cual se pueden servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes. Mxima. Seala la cantidad mayor de ese artculo que debe existir sin sacrificar espacio en el ni abultar innecesariamente. Proveedores. Lugar para anotar el nombre y direccin del proveedor del artculo. Fecha. Columna para anotar la fecha en que se llev a cabo la operacin. Comprobante Espacio para registrar el nmero del comprobante que respalda la operacin realizada. Cantidad. Seccin que comprende a su vez tres columnas: la primera es para registrar las entradas, segunda es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia despus de cada operacin. Precio unitario. Seccin con dos columnas: en la primera se anota el Precio unitario. De las entradas. Y en la segunda el de las salidas de cada una de las unidades en referencia. Monto total. Seccin que comprende tres columnas, en l debe se registra el costo de las unidades entran, en l haber se asienta el costo de las unidades que salen segn el mtodo empleado, en entran, columna de saldo se anota el costo del movimiento y representa el costo de la existencia de ese artculo.

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ENTRADA DEL ALMACEN

FECHA: ____________________________

FACTURA No.

ENTRADAS ALMACEN
RECIBIDO DE CANTIDAD UNIDAD CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO ORDEN DE COMPRA

ENTRGADO POR: RECIBIDO POR: OBSERBACIONES:

Este formato se elabora en el departamento o seccin de recepcin del almacn o bodega y su objetivo fundamental es registrar la entrada de la mercanca a la compaa. Este documento debe llegar con las copias a los siguientes lugares: Departamentos de compras Departamento de contabilidad Seccin de pagos Encargado de las tarjetas de control de inventarios Encargado de procesamiento electrnico de dato s Cada compaa tiene su propio sistema, pero normalmente este documento se coteja con la orden de compra y la factura del proveedor. Este documento contiene los siguientes datos:

Recibido de:

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Nombre de la persona que enva la mercanca es decir del proveedor o el comprador. Cantidad. Nmero de unidades compradas. Unidad. Unidad de medida comprada. Cdigo. Nmero de identificacin del artculo. Descripcin del artculo. Caractersticas de la mercanca comprada. Orden de compra. Nmero de orden de compra. Factura No. Nmero de la factura enviada por el proveedor. Recibido por: Nombre de la persona quien recibe el pedido. Registrado por: Nombre de la persona quien registra el pedido. Observaciones: Descripcin de las condiciones especiales para el recibo y almacenamiento de la mercanca.

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ORDEN DE COMPRA
FECHA DE PEDIDO:
No.
NOMBRE DEL CLIENTE
DIRECCION DEL CLIENTE NOMBRE DEL ORDENADOR DESCRIPCION DEL ARTICILO

FIRMA RESPONSABLE:_________________________________________

Es una solicitud formal de bien o servicio. Contiene informacin sobre el producto que se desea comprar y las condiciones con las que se acepta la negociacin. El objetivo de la orden es dejar constancia del compromiso del cliente de comprar un bien o servicio especfico en determinadas condiciones. Contiene la siguiente informacin:

Nmero. Se lleva la orden consecutiva y permite que el comprador controle e identifique rpidamente los diferentes pedidos. Nombre del cliente. Persona natural o jurdica interesada en la compra. Fecha de pedido. Da, mes y ao en que se hace el de pedido. Direccin del cliente.
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Lugar donde debe enviarse la mercanca o servicio. Nombre del ordenador. Persona natural o jurdica. Descripcin del objeto. Cantidad, descripcin, precios, descuentos, recargos y valor total. Firmas responsables. Comprador y vendedor.

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SITUACIN DEL SECTOR EN TRMINOS LOCALES

Mercado (tamao, tendencias, segmentos, caractersticas, etc.)

Clientes (hbitos de compra y de uso, tipologa, cantidad, etc.)

Competidores (Identificacin, posicionamiento, cuotas de mercado, resultados econmicos, estrategias de xito. Para completar este anlisis, utilizar el Cuadro Esquema de Anlisis de la Competencia que ms adelante se incluye).

Canales de distribucin (canales existentes, lneas de descuento sobre PVP y ayudas al canal, etc.)

Proveedores (datos sobre los principales, niveles de concentracin, costes, condiciones de compra, etc.)

Otras variables a tener en cuenta.

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GLOSARIO DE TRMINOS

ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por unapersona o unidad administrativa como parte de una funcin asignada. . ANLISIS: Examen detallado de los hechos para conocer sus elementosconstitutivos, sus caractersticas representativas, as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo. REA: Parte de la institucin en la que se subdivide y a la cual se asigna una responsabilidad. AUTORIDAD: Facultad de mando conferida a una institucin o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal: la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y, la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo. CADENA DE MANDO: Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente desde el rea del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento. CARGA DE TRABAJO: Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupacin. COMUNICACIN: Transmisin y recepcin de informacin para el logro de una mayor eficiencia en el trabajo y el mejoramiento de las relaciones interpersonales dentro de una organizacin. COORDINACIN: Es el proceso de integracin de acciones administrativas de una o varias instituciones, rganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas reas de trabajo la unidad de accin necesarias para contribuir al mejor logro de los objetivos, as como armonizar la actuacin de las partes en tiempo, espacio,

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utilizacin de recursos y produccin de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas. DELEGACIN DE AUTORIDAD: Acto de facultar a un subordinado para tomar decisiones, emitir instrucciones y hacer que se cumplan compartindola responsabilidad correspondiente. DELEGACIN DE FUNCIONES: Acto bilateral mediante el cual un superior jerrquico confiere funciones especficas y responsabilidades a un subalterno y, en algunos casos, otorga la autoridad que necesita cuando va a desempear tales funciones. FUNCIN SUSTANTIVA: Conjunto de acciones que se desarrollan, derivadas directamente de las atribuciones de la dependencia. JERARQUIZACIN (JERARQUA ORGNICOFUNCIONAL): Es el nivel que se asigna a un puesto dentro de una organizacin, por el grado de autoridad asignado. LINEAMIENTO: Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han de realizarse las actividades y tareas asignadas. MANUAL DE ORGANIZACIN: Documento que contiene informacin detallada referente a los antecedentes, marco jurdico administrativo, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin; asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin. MTODO: Conjunto de operaciones ordenadas con que se pretende obtener un resultado. NORMA: Regla, disposicin o criterio que establece una autoridad para regular los procedimientos que se deben seguir para la realizacin de las tareas asignadas. OBJETIVO: Es el enunciado del propsito que se establece para realizarse en un perodo determinado. ORGANIGRAMA: Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen, los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin, as como lneas de mando. PROCEDIMIENTO: Gua que seala la secuencia cronolgica ms eficiente para obtener mejores resultados en una accin concreta.

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PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: Sucesin ordenada de acciones concatenadas entre s, que se constituye en funcin de una tarea especfica. El procedimiento implica actividades del personal, determinacin de tiempo para realizarlas, uso de recursos materiales y tecnolgicos y un mtodo de trabajo y de control para lograr oportunamente el resultado. PROGRAMA: Instrumento mediante el cual se desagrega y detalla ordenadamente las actividades a realizar para lograr las metas y objetivos establecidos. PROYECTO: Intencin para hacer algo o plan para realizarlo. Redaccin odisposicin provisional de un tratado, ley, etc. PUESTO: Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes especficos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede contener una o ms plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparacin y experiencia. STAFF: Son los rganos que tienen por objeto, asesorar e informar al personal de mando, en aquellas actividades que requieren conocimientos y experiencia tcnica especializada. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Los rganos cuyas funciones sustantivas son de carcter meramente acadmico, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre s, conformada pon una estructura orgnica especfica y propia, cuyas atribuciones especficas se instituyen en el instrumento jurdico correspondiente, como es el caso de las escuelas, centros y unidades pertenecientes al Instituto. UNIDAD RESPONSABLE: Unidad administrativa perteneciente a una estructura bsica de una dependencia facultada para ejercer gasto con el fin de llevar a cabo actividades que conduzcan al cumplimiento de objetivos y metas establecidas en los programas de una dependencia o entidad. PROCEDIMIENTO: Es una sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que tienen por objeto la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de tiempos de realizacin, el uso de materiales y tecnologas, y la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. DIAGRAMAS: Son modelos grficos que representan en forma esquemtica y simplificada el procedimiento, mediante el uso de smbolos ANSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (BLOQUE).

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PROCESO: Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolucin, con caractersticas de accin concatenada, dinmica y progresiva, que concluye con la obtencin de un resultado. El proceso implica la utilizacin de recursos para transformar elementos de entradas en resultados de valor o tiles para el usuario interno o externo. FORMATO: Es un documento de comunicacin administrativa formal, impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproduccin grfica. En algunos casos contiene, adems de informacin, instrucciones para llenarse

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